Analiza stării actuale a pieței mondiale sed. Gestionarea electronică a documentelor în regiunile Federației Ruse. EDMS în sănătate

PIAȚA EDM RUSĂ: PROBLEME ȘI PERSPECTIVE PENTRU MARCAREA SISTEMULUI DE FURNIZARE ELECTRONICĂ: PROBLEME ȘI PERSPECTIVE DE DEZVOLTARE

Mashchenko I.S., Chernysheva N.V.

Institutul de Management Sud-Rus - o ramură a Academiei Ruse de Economie Națională și Administrație Publică

Mashchenko I.S., Chernysheva N.V.

Institutul de Management al Rusiei de Sud - filiala prezidențialei ruse

Economia Națională și Administrația Publică

Rezumat: Articolul analizează problemele și perspectivele dezvoltării pieței EDMS din Rusia. Conceptele de sisteme electronice de gestionare a documentelor, scopul și actualizarea acestora în lumea modernă, prezintă date statistice privind dezvoltarea și utilizarea sistemelor specifice de gestionare a documentelor electronice, atât în ​​structura comercială, cât și în sectorul public. Se fac concluzii cu privire la problemele EDMS și la necesitatea dezvoltării, îmbunătățirii și utilizării acestora în organizații și agenții guvernamentale pentru a le crește eficiența și eficacitatea.

Cuvinte cheie: management electronic de documente, sistem electronic de gestionare a documentelor, piață EDMS, funcționalitate EDMS, EDMS în sectorul public.

Adnotare: Articolul analizează problemele și perspectivele dezvoltării pieței sistemului de cifră de afaceri electronică din Rusia. Următoarele noțiuni sunt vizate: sistemele de rotație a documentelor electronice, obiectivele și actualizarea acestora în lumea modernă, datele statistice privind dezvoltarea și utilizarea sistemelor concrete de rotație a documentelor electronice sunt date atât în ​​structura comercială, cât și în sectorul public. Se fac concluzii cu privire la problemele sistemelor de rotație electronică, necesitatea dezvoltării lor îmbunătățite și folosite în organisme și organe de stat pentru creșterea eficienței și rezultativității acestora.

Cuvinte cheie: cifra de afaceri electronică a documentelor, sistemul cifrei de afaceri electronice a documentelor, piața sistemelor de cifrare electronică a documentelor electronice, sistemele cifrei de afaceri a documentelor electronice din sectorul public.

În lumea modernă, dezvoltarea tehnologiilor și introducerea lor pe scară largă au condus la faptul că gestionarea documentelor electronice și activitatea de arhivare ocupă o poziție de lider în comparație cu omologul lor pe hârtie. Astăzi putem observa o creștere a numărului și volumului de documente utilizate în lume. Mai mult, raportul dintre documentele electronice și pe hârtie se modifică în timp în favoarea acestora din urmă.

În 2014, piața EDMS a sărbătorit cea de-a 20-a aniversare. Originea și formarea sa au fost cauzate în primul rând de necesitatea automatizării activității agențiilor guvernamentale - prima sisteme casnice managementul documentelor electronice a fost creat în conformitate cu comenzile lor.

Un sistem electronic de gestionare a documentelor (EDMS) este un sistem organizațional și tehnic care asigură procesul de creare, control al accesului și distribuție a documentelor electronice în rețelele de calculatoare, precum și asigurarea controlului asupra fluxului de documente într-o organizație.

EDMS pe piața tehnologiei informației rămâne printre cele mai solicitate sisteme, deoarece permite:

Sporiți eficiența managementului companiei oferind conducerii toate informațiile necesare pentru luarea deciziilor;

Optimizați munca angajaților cu documente;

activele companiei (informații care pot fi pierdute ca urmare a disponibilizărilor sau disponibilizărilor angajaților), adică pentru a asigura continuitatea activității sau a proceselor de afaceri.

În 2013, piața rusă EDMS, inclusiv serviciile de implementare, a crescut cu 20% față de 2012, până la 30,72 miliarde RUB. A menținut rate de creștere ridicate din 2011 până în 2013: de la 20 la 35%. Spre deosebire de alte segmente ale pieței de software de afaceri, unde, potrivit TLew1Beg, a început o ușoară scădere (sisteme B1) sau creștere oprită (sisteme BIR), piața EDMS ar trebui să prezinte o creștere de două cifre până la sfârșitul anului 2014: principalul motor al acestei piețe este sectorul public, unde proiectele din domeniul automatizării gestionării documentelor electronice sunt implementate cu intensitate ridicată. În ceea ce privește numărul de proiecte, ponderea sectorului public pe piața EDMS este de până la 25%, în termeni monetari - până la 40%. ...

Dinamica pozitivă a pieței în 2013 este confirmată de datele privind veniturile integratorilor. Printre acele companii care au prezentat date privind veniturile pe piața EDMS, inclusiv serviciile de implementare (în ruble, TVA inclus), creșterea în 2013 față de anul precedent a fost de 15% sau mai mult pentru majoritatea companiilor. (Tabelul 1) .

Tabelul 1. Venitul integratorilor de sisteme pe piața EDMS din

Rusia, 2012-2013, mii de ruble

Venituri companie 2013 Proiecte 2013 Proiecte 2012 Proiecte 2012 Creștere venituri 2012-2013

1C (toți francizații) 1 240 742 103 3 1 041 691 948 19,1%

Logică de afaceri 760.000 88 534 900 86 42,1%

KRO K 545 970 51 473 553 50 15,3%

EOS 516 029 777 3 263 997 - 95,5%

InterTrust 420 864 478 406 759 289 3,5%

ID Management Technologies 380 970 - 238 035 - 60%

Lani t 188.000 80 180.000 70 4,4%

ELM A 56.000 105 38.000 - 47,4%

Transport 50 54 28 49 73,6%

mont (Holemont) 000 800

0 FTS (FCS) 38.000 9 34.500 5 10,1%

1 CERE 23 237 57 17 600 35 31,8%

Total 4.219.775 3.257.835 29,5%

Cea mai activă implementare a EDMS în Rusia este implementată în sectorul public, în primul rând, acest lucru se aplică autorităților, dar și companiilor cu participare de stat.

Printre companiile de stat pentru perioada de la începutul anului 2013 până în septembrie 2014 se remarcă din punct de vedere al scalei, sistemul electronic de gestionare a documentelor din cadrul GAS Justice, care funcționează pe baza platformei Delo (EOS) (peste 67 mii utilizatori), precum și implementarea EMC Documentum în Rosatom (30 mii) și introducerea Etlas (EDM) în Departamentul de Sănătate și Dezvoltare Socială din regiunea Oryol pentru 10 mii stații de lucru. În sectorul comercial, cel mai mare proiect EDMS este implementarea DocsVision în Sberbank din Federația Rusă; replicarea sistemului este încă în curs: conform băncii însăși, acum 100 de mii de angajați ai băncii lucrează în EDMS pe această platformă (Tabelul 2 ).

Tabelul 2. Top-5 proiecte EDMS / ESM în sectorul public al Rusiei după numărul de utilizatori din 2013 - primele trei trimestre ale anului 2014

GAS Justice EOS Cazul 67 835

Integrator sistem de clienți Număr de utilizatori

Rosatom EMC Documentum CROC 30 000

Departamentul de sănătate și dezvoltare socială a regiunii Oryol Etlas (EDO) Etlas-Soft (AtlasSoft) 10.000

Procuratura Generală a Federației Ruse AIK Supravegherea EOS 9 123

Cazul Guvernului Regiunii Rostov (EOS) EOS 7 639

O situație paradoxală s-a dezvoltat în industria EDMS: de obicei

legislația este o frână în calea aplicării noilor tehnologii. Azi cadrul legislativînaintea capacităților tehnice ale majorității sistemelor implementate. Pe de altă parte, capacitățile platformelor ECM în sine, pe care sunt construite EDMS (atât importate, cât și interne), permit, în principiu, rezolvarea tuturor problemelor noi. Astăzi, dezvoltarea este împiedicată de lipsa de competență a clienților funcționali care încă aderă la puncte de vedere conservatoare asupra fluxului de documente.

Evident, la nivel sistemic, există o înțelegere a importanței acestei sarcini: prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 09/06/2012 N 890 „Cu privire la măsurile de îmbunătățire a fluxului electronic de documente în organismele guvernamentale”, a fost a stabilit că tranziția la EDM în organismele guvernamentale trebuie finalizată până la 31 decembrie 2017

Dar situația actuală lasă loc de îndoială - investiții la scară largă în TIC în sectorul public, mai mult de 1 trilion. ruble, până când dau un rezultat practic tangibil.

Din păcate, astăzi nu există un serviciu public semnificativ din punct de vedere juridic care să implice efectuarea oricăror acțiuni semnificative din punct de vedere juridic - emiterea unui document, schimbarea statutului unui cetățean etc. - transferate în formă electronică. Toate serviciile furnizate la EPGU au doar scop informativ.

Sistemele EDMS vizează îmbunătățirea activităților unei organizații, dar fiecare dintre ele are o funcționalitate largă, care include o serie de caracteristici. În timpul cercetării am fost

■ Directum ■ Docs Vision ■ Globus Professional

■ PayDox ■ 1C: flux de documente * Șef referent

■ AFACERI ■ EVFRA T ■ MOTIV

Au fost identificate 9 sisteme. Vom arăta echipamentele lor funcționale, pe baza cărora vom evidenția avantajele și dezavantajele sistemelor (Fig. 1,2). Orez. 1. Capacitățile tehnice ale EDMS moderne

Orez. 2. Costul licențelor pentru 100 de utilizatori, cu excepția costului SGBD, a modulelor suplimentare și a reducerilor

Atunci când se compară funcționalitatea EDMS, se adoptă următoarele denumiri: „+” - oportunitatea este implementată; „+/-” - opțiunea este disponibilă în cadrul funcționalității limitate sau este necesar un software suplimentar; „-” - oportunitatea nu a fost implementată.

Conform funcției „Lucrul cu documente”, pozițiile de conducere sunt ocupate de EDMS precum: Boss-assistant, Delo și Efrat. Nivelul de bază a fost ocupat de PayDox (Tabelul 3).

DOCUMENTE DE LUCRU CU Directum DocsVision Globus PayDox 1C: Document Boss - CASE EVFRAT MOTIV

Instrumente încorporate

vizualizați fișierele atașate

Schimbarea atașamentelor

Lucrul cu proiecte de documente / - / - / -

Tabelul 3. Lucrul cu documente

Conform dezvoltării funcției „Căutare și analiză a informațiilor”, liderii sunt EDMS precum: Efrat, Delo și DocsVision. Ultimele poziții sunt ocupate de 1C, Directum, GlobusProfessional (Tabelul 4).

CĂUTAREA ȘI ANALIZA INFORMAȚIILOR Directum DocsVision Globus PayDox 1C: Dokument Boss-referent CASE EVFRAT MOTIV

Căutare atribute (căutare după detalii document)

Căutați sarcini și sarcini (inclusiv în termenele limită, executanți, controlori)

Căutare text integral ținând cont de morfologia limbii rusești / - / - / - / - / -

Implementarea diferitelor tipuri de căutări într-o singură cerere / -

Tabelul 4. Găsirea informațiilor de analiză

Tabelul 5. Securitatea informațiilor

SIGURANȚA INFORMAȚIILOR Directum DocsVision Globus PayDox 1C: Dokument Boss-referent CASE EVFRAT MOTIV

Suport pentru diferite metode de autentificare / - / - / - / - / - / - / -

Atribuirea drepturilor utilizatorului

Atribuirea drepturilor grupurilor de utilizatori

Suport pentru roluri personalizate

Conform dezvoltării funcției de securitate a informațiilor, pozițiile de conducere sunt Boss-Referent, Efrat, Delo și DocsVision. În ultimele poziții: 1C și GlobusProfessional (Tabelul 5).

Pe baza analizei efectuate, se pot distinge mai multe EDMS cu cele mai mari echipamente funcționale. Acestea includ: Eufrat, care este liderul incontestabil, de asemenea, Delo și DocsVision. Din 9 EDMS, 1C, Globus Professional, PayDox s-au remarcat prin echipamente funcționale insuficiente. Restul EDMS a ocupat nișa de mijloc.

În concluzie, putem spune că EDMS este necesar în lumea modernă și îmbunătățirea sa constantă este, de asemenea, un criteriu important. Sistemele electronice de gestionare a documentelor sunt bine cunoscute pe piața rusă. Astăzi, implementările lor au devenit răspândite și au atins un vârf de productivitate. Creștere suplimentară

piața este posibilă nu prin creșterea numărului de utilizatori ECM, ci prin îmbunătățirea funcționalității acestora. Astăzi, printre principalele motive pentru înlocuirea soluțiilor existente se numără problemele de performanță, lipsa funcționalității, costul ridicat de dezvoltare și suportul soluției actuale, codul platformei închise, interfața incomodă, problemele cu distribuția și integrarea teritorială, precum și legarea la software-urile învechite și platforme hardware.

Bibliografie:

1. Mansurova NA, Veselov PS Condiții preliminare și etape de implementare a sistemului electronic de gestionare a documentelor pentru întreprinderile mici și mijlocii // Cercetare economică 2010 № 1 - P. 2

2. Gaisinsky I.E., Vostrikova T.V., Perova M.V. Fluxul electronic de documente în sistemul de instruire și formare avansată a specialiștilor // Management de stat și municipal. Note științifice ale SKAGS. 2009. Nr. 4. P. 66-75

3. [Resursă electronică]. URL: http://www.tadviser.ru/index.php

4. [Resursă electronică]. URL: http://www.tadviser.ru/index.php

5. [Resursă electronică]. URL: http://www.tadviser.ru/index.php

6. Hasheva I. A. Practica utilizării tehnologiilor informației și comunicațiilor în furnizarea de servicii publice// Administrația de stat și municipală. Note științifice ale SKAGS. 2009. Nr. 4. P. 99-108

7. Bakushev V.V., Grigoriev E.S. Tehnologii electronice în activitățile de gestionare sistemică-politică și sistemică a aparatelor: evaluarea condițiilor prealabile // Managementul de stat și municipal. Note științifice ale SKAGS. 2009. Nr. 1. S. 56-61.

8. [Resursă electronică]. URL: http://www.tadviser.ru/index.php

Analiștii IDC observă următoarele tendințele de dezvoltare ale pieței globale EDMS :

1. Dezvoltare ulterioară piață, consolidarea acesteia, apariția de noi participanți pe piață, diferențierea ofertelor participanților la piață. Pe piața EDMS, fuziunile și achizițiile continuă și, în mare măsură - de către firme IT de renume mondial (Oracle, Microsoft, SAP, Baan etc.) care au intrat într-un nou domeniu de activitate.

2. Integrarea EDMS cu aplicații corporative comune. Integrarea datelor și aplicațiilor întreprinderii este una dintre cele mai mari provocări cu care se confruntă întreprinderile astăzi și va continua să fie o problemă în viitor. În era e-business-ului, analiștii IDC consideră că numai întreprinderile cu formularea cea mai inteligentă a strategiilor lor de Management al informațiilor pentru întreprinderi (EIM) vor reuși în era e-business-ului. Scopul unei strategii EIM pentru orice întreprindere este de a oferi acces ușor și rapid la toate cunoștințele și datele corporative și capacitatea de a gestiona informațiile corporative de oriunde (trebuie să fie relevantă și accesibilă în toate contextele). Aceste întreprinderi vor avea nevoie de o integrare profundă a tuturor aplicațiilor lor de întreprindere care comunică între ele.

În acest sens, este deosebit de relevantă posibilitatea integrării EDMS cu alte aplicații corporative (atât ale noastre, cât și ale altor dezvoltatori). În ciuda recesiunii economice actuale, analiștii IDC consideră că întreprinderile vor continua să participe la proiecte de integrare din următoarele motive:

· Integrarea aplicațiilor corporative permite o mai bună utilizare a sistemelor complexe;

· S-a păstrat necesitatea unei lucrări comune a sistemelor vechi cu aplicații noi;

· Procesul continuu de fuziuni și achiziții pe piața globală IT forțează întreprinderile să integreze aplicații în sistemele lor informaționale corporative.

Industria IT abordează în mod activ problemele de unificare a dezvoltării EDMS și integrarea acestora cu sisteme de operare comune, aplicații și diverse medii de interfață. Metodele de integrare oferite de furnizorii de soluții de integrare se schimbă, de asemenea. În prezent, stratul principal de integrare (virtualizare) este API-ul furnizat de unic furnizor infrastructură de gestionare a conținutului corporativ. Cu toate acestea, în viitor, este de așteptat să se treacă de la integrarea prin API-uri la integrarea omniprezentă prin servicii web bazate pe comunicare prin mesaje XML folosind vocabulare și protocoale independente de sistem. Acest lucru va elimina dependența întreprinderii de un singur furnizor, deși va necesita crearea de noi standarde.

3. Cerere puternică de sisteme OMS. Cererea de sisteme OMS pe termen mediu va rămâne puternică, deoarece majoritatea utilizatorilor de sisteme ERP nu doresc să aibă probleme cu formarea și realizarea diverselor rapoarte și documente. Un anumit impuls pentru dezvoltarea sistemelor OMS va fi, de asemenea, dat de răspândirea în continuare a afacerilor electronice, care este foarte solicitantă în ceea ce privește disponibilitatea generației distribuite de documente de ieșire în sistemele de informații ale întreprinderilor.

4. Schimbări tehnologice în industria IT:

· Acum a venit să înlocuiască EDMS cu o arhitectură pe două niveluri de tip „client-server” sisteme cu arhitectură pe trei niveluri, care sunt mult mai ușor de integrat cu alte aplicații corporative prin API (deși rămân capabilitățile interfețelor CORBA, COM / DCOM etc.),

· Managementul documentelor simplificat în multe EDMS.

IDC prezice că viitorul va vedea o schimbare a focalizării de la ERMS pur la tehnologii de colaborare cu gestionarea electronică a documentelor, gestionarea cunoștințelor și soluții de gestionare a conținutului și informațiilor (portaluri). Acum, în majoritatea covârșitoare a EDMS, pentru a atinge atractivitatea pieței, acesta este implementat multilingvism.

5. Modificări ale preferințelor consumatorilor. Funcționalitatea sporită a EDMS este acum în multe cazuri pur și simplu nu este cerută de consumatori. Un număr destul de mare de EDMS este pur și simplu suprasaturat cu funcționalități care de multe ori nu sunt necesare într-o întreprindere obișnuită. Datorită acestei circumstanțe, funcționalitate ieftină de gestionare a documentelor de bază(implementat, de exemplu, într-o serie de produse software de la Microsoft, Lotus, Oracle etc.) devine din ce în ce mai atractiv pentru consumatori.

În același timp, piața rămâne în cerere pentru soluții complexe EDMS verticale pentru produse farmaceutice, construcții, asigurări și alte industrii. O serie de industrii (cum ar fi producția de echipamente medicale, construcții aerospațiale, transporturi, jurisprudență etc.) necesită, în general, un control deosebit de strict asupra anumitor documente și conținutul acestora.

Analiștii prezic cerere intensă pentru tehnologiile fluxului de lucruîn principal pentru utilizarea lor în integrarea aplicațiilor și automatizarea proceselor de afaceri.

Ideea de a cumpăra EDMS de la companii mici de către utilizatori corporativi devine din ce în ce mai puțin populară. Ca rezultat, există oportunități favorabile pentru dezvoltarea rapidă pe această piață a furnizorilor mari și cunoscuți din industria de dezvoltare. software.

6. Dezvoltarea EDMS orientat pe internet. Condiția cheie pentru succesul EDMS pe piața mondială este orientarea lor către web. Sistemele de gestionare a conținutului web încep să joace un rol central și vor deveni mai funcționale doar în viitor. Dezvoltarea EDMS bazată pe web va fi, de asemenea, facilitată de popularitatea crescândă a accesului la internet mobil - pentru livrarea unei varietăți de conținut prin intermediul acestor sisteme către dispozitive mobile. Prin urmare, aceste sisteme implementează acum funcțiile de acces mobil. În plus, continuarea specializării și integrării industriei va accelera evoluția sistemelor de gestionare a conținutului web.

Există, de asemenea, o trecere treptată de la tehnologiile de gestionare a conținutului la tehnologiile de gestionare a cunoștințelor.

7. Schimbare rapidă în orientarea către piață a dezvoltatorilor EDMS. O schimbare dinamică în orientarea către piață a dezvoltatorilor de EDMS a devenit în ordinea lucrurilor, dar sarcina lor principală rămâne să rezolve problemele de gestionare a informațiilor corporative critice.

8. Oferirea de către principalii dezvoltatori EDMS a soluțiilor universale pentru întreprinderile mari pentru a-și gestiona toate informațiile corporative. Furnizorii EDMS oferă servicii de la livrarea de soluții de birou până la implementarea unei soluții corporative complete (de la procesarea e-mailurilor primite la conținut Intranet / Extranet și Internet). Analiștii din industrie observă că proiectul impresionant de a crea o întreprindere „pe deplin colaborativă” (toți angajații care utilizează capacitățile EDMS) rămâne în continuare la nivelul unei idei frumoase. Europa de Vest este acum cea mai apropiată de implementarea sa.

9. Creșterea intensității activităților dezvoltatorilor de software pentru a crea și promova soluții comune

10. Dezvoltarea comună a standardelor industriei. Aceasta este o tendință constantă în dezvoltarea industriei IT. Este demn de remarcat, în special, lucrul la crearea unui protocol deschis de sincronizare a datelor SyncML, la care participă companii precum IBM, Lotus Development, Motorola, Nokia, Palm, Psion și Starfish Software.

11. Dezvoltarea ulterioară a conceptului ECM- Enterprise Content Management („gestionarea conținutului corporativ”, nu gestionarea managementului documentelor electronice corporative), care a devenit din ce în ce mai popular din 2001.

Din perspectiva analistului, conceptul ECM oferă multe avantaje de afaceri. Un sistem ECM care integrează toate conținutul și tehnologiile orientate spre proces în cadrul întreprinderii, oferă o infrastructură comună pentru gestionarea fluxului său de lucru, minimizând necesitatea de a implementa și a sprijini mai multe tehnologii pentru a implementa diferite funcții de afaceri. .

Esența acestei abordări (denumită infrastructură) este că conținutul corporativ nu ar trebui să aparțină doar unei singure aplicații sau sistem - ar trebui să fie disponibil pentru mai multe aplicații și redistribuit liber între ele.

ECM este o infrastructură strategică și arhitectură tehnică pentru a sprijini o singură ciclu de viață informații nestructurate (conținut) de diferite tipuri și formate. Sistemele ECM constau din aplicații care pot interacționa între ele și pot fi utilizate și vândute independent. Următoarele componente cheie sunt implementate în sistemele ECM moderne:

· Gestionarea documentelor - export / import, control versiuni, servicii de securitate și bibliotecă pentru documente comerciale;

· Gestionarea imaginilor documentelor (Document Imaging) - captarea, transformarea și gestionarea documentelor pe hârtie;

· Gestionarea înregistrărilor (sau, în conformitate cu cea mai recentă traducere a standardului IEEE 15489 - GOST R ISO 15489-1-2007, „gestionarea documentelor”) - arhivarea pe termen lung, automatizarea politicilor de păstrare și conformitatea cu reglementările, asigurând conformitatea cu prevederile legale și reglementările din industrie;

· Managementul fluxului de lucru (workflow) - suport pentru procesele de afaceri, transferul de conținut de-a lungul rutelor, atribuirea sarcinilor și stărilor de lucru, crearea jurnalelor de audit;

· Web Content Management (WCM) - automatizarea rolului de webmaster, gestionarea dinamică a conținutului și interacțiunea cu utilizatorul;

· Gestionarea conținutului multimedia (DAM) - gestionarea fișierelor grafice, video și audio, diverse materiale de marketing, de exemplu, bannere flash, reclame;

· Managementul cunoștințelor (Knowledge Management) - suport de sisteme pentru acumularea și furnizarea de informații relevante pentru afaceri;

· Interacțiune orientată spre documente (Colaborare) - partajarea documentelor de către utilizatori și asistență pentru echipele de proiect.

O proprietate importantă a infrastructurii ECM este proprietatea sa independența față de un singur depozit universal de conținut. Infrastructura ECM integrează numeroase magazine de date specializate, incluzând dar fără a se limita la magazinele de documente electronice ale produselor, e-mail-ul, magazinele de conținut Web, sistemele de fișiere și chiar DBMS-urile.

În plus, cu ajutorul infrastructurii ECM, astfel de servicii de gestionare a conținutului corporativ sunt implementate ca personalizare, control acces, gestionarea drepturilor utilizatorilor etc. (ceea ce simplifică administrarea și întreținerea sistemului ECM).

Capacitățile sistemelor ECM pot fi împărțite în mai multe categorii principale:

· funcții generale de gestionare a conținutului, care este înțeleasă ca abilitatea de a gestiona o varietate de obiecte electronice (imagini, documente de birou, grafică, desene, conținut Web, e-mail, video, audio și multimedia). Sistemul ECM oferă un depozit pentru toate aceste tipuri de obiecte electronice cu diverse servicii de bibliotecă (profilarea conținutului, controlul versiunilor, istoricul reviziilor, securitatea accesului la documente etc.), precum și capacitatea de a gestiona aceste obiecte pe tot parcursul ciclului lor de viață;

· funcții de control al procesului, care este înțeleasă ca abilitatea de a automatiza și gestiona procesele de afaceri și fluxurile de lucru;

· integrarea cu alte sisteme ECM, implicând capacitatea de a integra sistemele ECM cu sisteme ERP externe, aplicații de birou, depozite de conținut și alte EDMS. Integrarea se poate face folosind o varietate de abordări, inclusiv utilizarea de interfețe orientate obiect (cum ar fi EJB), conectori, API-uri, tehnologii de integrare a aplicațiilor întreprinderii EAI (Enterprise Application Integration) si etc.

Până în prezent, ECM există doar ca concept, iar infrastructura ECM de astăzi este în mare măsură doar o privire asupra perspectivelor dezvoltării pieței EDMS.

12. Dezvoltarea tehnologiilor de gestionare a documentelor și cunoștințelor. Conceptul de sisteme de management al cunoștințelor, conform IDC, implică dezvoltarea și utilizarea tehnologiilor noi și cunoscute pentru gestionarea informației și a cunoștințelor (în ordinea descrescătoare a importanței):

Transmiterea mesajelor,

· E-mail,

Managementul documentelor,

Instrumente de căutare,

Portaluri de informații corporative,

Stocare a datelor,

Instrumente de lucru în echipă,

Tehnologii de flux de lucru,

· Instruire bazată pe web.

Direcția de dezvoltare a tehnologiilor de gestionare a documentelor și cunoștințelor este prezentată după cum urmează (în ordinea crescătoare a priorității de implementare):

Infrastructura de comunicații (oferă transfer de mesaje, baze de date partajate, cataloage, cărți de referință, formulare electronice documente, securitate),

Gestionarea fluxului de lucru (pentru formularele de rutare și documentele de intrare prin e-mail, monitorizarea proceselor de afaceri, furnizarea de instrumente de colaborare),

Instrumentele de căutare și gestionarea documentelor (pentru căutarea și recuperarea documentelor din surse interne și externe de informații),

· Mijloace de gestionare a interacțiunii cu clienții - sisteme CRM (pentru implementarea managementului vânzărilor, asistență pentru clienți, personal de teren, marketing, comerț electronic).

Astfel, EDMS și ISUD fac parte dintr-un concept mai larg de gestionare a cunoștințelor, care presupune o consolidare constantă a rolului informației și expertizei pentru a atinge patru obiective de afaceri: inovație, competență, eficiență, receptivitate. Documentele conțin o parte semnificativă a cunoștințelor organizației, iar managementul acestora asigură utilizarea eficientă a cunoștințelor și experienței.

Piața rusă EDMS are, de asemenea, propriile sale caracteristici.Necesitatea întreprinderilor și organizațiilor rusești de a-și optimiza fluxul de lucru rămâne ridicată și continuă să crească. Pe anul trecutîn Rusia, au apărut zeci de companii care se ocupă cu dezvoltarea și furnizarea de EDMS, atât străine, cât și cu design propriu. Primele implementări EDMS la scară largă (în principal cele pilot) sunt deja în vigoare în Rusia. Se poate considera că s-au format bazele pieței rusești pentru software-ul de gestionare a documentelor.

Perspectivele pieței EDMS din Rusia sunt îmbunătățite prin adoptarea legii privind semnătura digitală electronică, care creează Bază legală pentru diseminarea EDMS în timpul interacțiunii intercorporate.

Trebuie remarcat faptul că dimensiunea redusă observată în prezent a pieței EDMS din Rusia este asociată nu în ultimul rând cu importanța relativă a ponderii fluxului de documente electronice în fluxul total de documente al întreprinderilor și organizațiilor rusești (care își pot permite să achiziționeze costuri EDMS de la mai mulți zeci la câteva sute de mii de dolari). În majoritatea covârșitoare a cazurilor, documentele domină la întreprinderile rusești. Această circumstanță se explică nu numai prin tradiții și un anumit conservatorism, ci și prin starea financiară și tehnică dificilă a majorității întreprinderilor și organizațiilor rusești.

Conform clasificării IDC, majoritatea EDMS interne aparțin clasei de sisteme axate pe procese de afaceri (adesea cu elemente de control al fluxului de lucru). În diverse surse se remarcă faptul că în majoritatea EDMS interne sunt implementate următoarele funcții:

· Prelucrarea / stocarea documentelor;

· Managementul fluxului de lucru (transfer de documente între interpreți);

· Controlul executării documentelor;

· Căutare documente după atribute și căutare text complet;

· Lucrați cu documente conexe;

· Reglementarea drepturilor de acces;

· Eliminarea documentelor;

· Integrare cu sisteme de e-mail externe etc.

Principalul avantaj al EDMS intern este luarea în considerare a specificului și tradițiilor rusești de a lucra cu documente, care au fost inițial încorporate în logica lor de afaceri.

Principalul tendințele de dezvoltare ale pieței EDMS din Rusia :

1. intrarea pe piața internă EDMS a companiilor IT multidisciplinare(tabelul 5) .

Tabelul 5 - Sisteme electronice de gestionare a documentelor

Continuarea tabelului 5.

Sfârșitul tabelului 5.

Printre sute de companii IT ruse care își ocupă ferm locul pe piața IT internă, o serie de companii mari diversificate iau în serios piața EDMS și își diversifică activitățile, oferind soluții proprii în domeniul automatizării fluxului de documente. Aici putem menționa companii precum IBS, Aquarius (filiala sa Aquarius Consulting), R-Style, Lanit, IT etc.;

2. lucrări comune privind standardizarea EDMS.

O serie de companii rusești (STC IRM, InterTrust, EOS) lucrează împreună în domeniul standardizării protocoalelor de interacțiune EDMS. În aprilie 2002, au creat un „Grup de lucru de standardizare a protocolului” permanent dedicat în acest scop;

3. interes crescând pentru piața rusă a dezvoltatorilor și furnizorilor de EDMS străini . Acest interes se manifestă prin intrarea furnizorilor străini de EDMS pe piața rusă prin intermediul companiilor partenere. Un exemplu este firma canadiană Hummingbird, care acționează prin intermediul partenerului său, compania rusă HBS, pentru a promova sistemul Open / Fusion DOCS, sistemul de management al cunoștințelor Fulcrum, instrumentul de integrare a datelor Genio și portalul EIP Hummingbird. FileNet a intrat, de asemenea, pe piața rusă (în special, cu ajutorul Galaktika, care a devenit partener al FileNet în promovarea Panagon EDMS pe piața rusă);

4. dezvoltarea de soluții integrate. Prezența a câteva zeci de EDMS pe piața rusă îi obligă pe dezvoltatori să creeze instrumente pentru integrarea lor. Un exemplu în acest sens este lansarea de către IT Co. a unui gateway XML în EDMS BOSS-Referent, care va permite combinarea EDMS construit pe diferite platforme și utilizarea diferitelor formate de date într-un singur spațiu informațional;

5. cooperarea și promovarea comună a soluțiilor integrate. Unele companii rusești își oferă EDMS sub formă de versiuni OEM preinstalate pe computerele ansamblului partenerului lor. Un exemplu în acest sens este cooperarea companiilor rusești IT Co. și Inel-Data, care oferă clienților lor o soluție integrată, care este o versiune OEM a BOSS-Referent EDMS preinstalată pe un computer personal Excimer.

Principalele cerințe pe care trebuie să le îndeplinească sistemul electronic de gestionare a documentelor:

• Depozitare sigură și recuperare ușoară a documentației.
• Sprijinirea și implementarea sarcinilor clericale.
• Control în timp util asupra executării documentelor și a direcționării acestora.
• Crearea de rapoarte analitice.
• Asigurarea securității informațiilor.

EDMS-ul modern are, de asemenea, funcții pentru interacțiunea cu clienții, procesarea cererilor acestora și instrumente utile suplimentare care vă permit să rezolvați multe probleme aplicate.

Tipuri de sisteme electronice de gestionare a documentelor

Există diferite tipuri de clasificare a sistemelor electronice de gestionare a documentelor, dar cea mai indicativă clasificare este împărțirea EDMS după funcționalitatea titlului. Orice EDMS este poziționat de dezvoltatorul său ca fiind destinat în primul rând pentru îndeplinirea unui anumit tip de sarcină. Aceasta nu înseamnă că nu prevede nicio tehnologie suplimentară inerentă majorității „fraților”. Doar că setul de instrumente al fiecărui sistem electronic de gestionare a documentelor are propriile sale puncte forte și laturile slabe... În clasificarea după funcționalitatea titlului, se iau în considerare punctele forte ale EDMS.

Deci, arată așa:

• EDMS conceput pentru a crea și a lucra cu documentație electronică, precum și analogi digitali ai documentelor pe hârtie.
• Sisteme de contabilitate care automatizează înregistrarea evenimentelor și a documentelor pe tot parcursul ciclului lor de viață (dulapuri electronice).
• EDMS, a cărui sarcină principală este de a automatiza lucrul cu depozite mari de informații corporative.
• Sisteme de gestionare a arhivelor electronice cu documentație.
• EDMS, a cărui funcționalitate este specializată în extragerea informațiilor necesare din arhive și alte surse electronice.
• Sisteme care gestionează procesele corporative, procesarea documentelor și activitățile angajaților organizației care sunt implicați în lucrul cu documentele comerciale.
• EDMS informaționale care controlează dispozitivele pentru stocarea datelor.

Există, de asemenea, o scurtă clasificare a EDMS după țara de origine, utilizată numai în Rusia. Potrivit acestuia, sistemele electronice de gestionare a documentelor din țara noastră sunt împărțite în interne, de import și rusești, dezvoltate pe platforma externă Lotus / Domino. Revizuirea noastră conține exemple de doar două EDMS străine - EMC Documentum și Lotus Domino.Doc. Toate celelalte EDMS au „cetățenie” a Rusiei.

TOP-10 sisteme electronice de gestionare a documentelor

Am evaluat sistemele electronice de gestionare a documentelor, concentrându-ne pe compararea a cinci parametri, care sunt decisivi la alegerea unui EDMS pentru automatizarea circulației documentelor la o întreprindere. Scara este de zece puncte.

Notă: evaluarea finală a sistemului din tabel nu pretinde a fi obiectivitate sută la sută și reflectă opinia autorului pe baza unei analize profunde a acestui subiect. Această revizuire a sistemelor electronice de gestionare a documentelor se face numai printre produsele software de înaltă calitate pe care le puteți alege în siguranță pentru utilizare tipuri diferite Afaceri.

O AFACERE

Acest sistem electronic de gestionare a documentelor este un lider recunoscut pe segmentul său pe întreg spațiul post-sovietic. În acesta, atât cele mai mari exploatații, cât și corporațiile și întreprinderile mici desfășoară cu succes fluxul de documente și lucrările de birou. În raport cu acest sistem, este adecvat să se aplice tautologia: „BUSINESS” își cunoaște afacerea. Într-adevăr, acest software este ideal pentru automatizarea și fluxul de lucru.

pro

• Capacitatea de a urmări toate etapele de mișcare ale oricărui document electronic.
• Simplitate și comoditate în crearea proiectelor de documentare.
• Depanare generală și funcționalitate a sistemului.

Minusuri

• Dezavantajele „tensionate” includ o interfață oarecum arhaică și o anumită dificultate în masterizare.

Care este pretul?

Prețul unei licențe de utilizare a sistemului DELO într-un singur loc de muncă (DBMS - Oracle) depinde de numărul total planificat al acestor locuri și variază de la 11.000 ruble (201-500 ruble / m) la 13.400 ruble (1-5 ruble / m ). Dacă organizația utilizează SGBD Microsoft SQL Server, atunci o licență pentru un singur loc de muncă va costa de la 7200 la 9500 ruble, respectiv.

Logică

Până în 2012, programul „Logic EDMS” s-a numit „Boss-Referent” și a fost unul dintre cele mai populare sisteme de gestionare a documentelor electronice rusești, un competitor serios al EDMS „Delo”. Schimbarea numelui nu a afectat calitatea acestui lucru produs softwareși continuă să fie un sistem robust și robust pentru gestionarea înregistrărilor în companii de toate tipurile și dimensiunile.

pro

• Capacitatea de a construi rute complexe pe mai multe niveluri pentru aprobarea documentelor.
• Nivel ridicat de protecție a datelor utilizatorului.
• Ușurința relativă de a stăpâni principalele componente ale sistemului.
• Procese de procesare a documentelor flexibile și modificabile.

Minusuri

• Diferențierea incomodă a drepturilor de acces în caz de schimbare gravă a personalului.
• Nu este cea mai conștiincioasă muncă de asistență tehnică.
• Interfață arhaică.

Care este pretul?

Costul unei licențe de utilizare a acestui program depinde de numărul de angajați conectați la acesta. Dacă numărul lor nu depășește 49 de persoane, atunci prețul va fi de 5.900 pentru fiecare loc de muncă; de la 50 la 199 de angajați conectați - 5.200 de ruble; și dacă există mai mult de 200 de locuri de muncă, atunci prețul unei licențe va fi minim - 4900 ruble.

Eufrat

Acest sistem electronic de gestionare a documentelor a fost dezvoltat în deplină conformitate cu cerințele standardului de calitate ISO 9000 și GOST-urilor rusești în domeniul activității de birou. „EVFRAT” diferă de „colegii săi din magazin” prin prezența multor dezvoltări software proprii unice care nu pot fi găsite în EDMS concurente. Pur tehnologic, acest sistem este unul dintre cele mai „avansate” de pe piața modernă EDMS din Rusia.

pro

• Setul de livrare al acestui sistem include un SGBD încorporat „Nika”, care eliberează automat organizația utilizatorilor de achiziționarea de software suplimentar.
• Interfață prietenoasă cu un design plăcut și memorabil.
• Mecanism de rol încorporat pentru gestionarea drepturilor de acces.

Minusuri

• Destul viteza mica funcționează, în special pe computerele slabe.
• Întreruperi periodice în muncă și asistență tehnică lentă.

Care este pretul?

O licență standard cu instalarea sistemului pe propriul server al unei organizații costă de la 5200 la 7300 ruble pe loc de muncă, mai mulți utilizatori - un preț mai mic. Cu toate acestea, există și opțiunea de a plasa componenta serverului pe echipamentul producătorului. În acest caz, se aplică un sistem de taxe de abonament - patru tarife, care costă de la 10.000 la 95.000 de ruble pe lună.

1C: Arhivă

Este unul dintre cele mai bune și cu siguranță cel mai versatil software de gestionare a documentelor pentru o întreprindere. „1C: Archive” oferă stocarea fiabilă și, cel mai important, centralizată a documentelor comerciale de diferite formate, cu acces la aceasta de către personal autorizat care poate edita fișiere.

pro

• Algoritm depanat pentru găsirea rapidă a datelor necesare.
• Capacitatea de a stoca documente de orice tip - de la text și grafică la fișiere audio și video.
• Cele mai largi opțiuni de scalabilitate care vă permit să utilizați cu succes acest software atât în ​​întreprinderi mari, cât și în întreprinderi mici.
• Principalul avantaj al 1C: Archive, care distinge acest program de concurenții săi, este combinația optimă dintre prețul produsului și capacitățile funcționalității acestuia.
• Suport pentru integrare cu aplicații externe.

Minusuri

• Consumând o mulțime de resurse de sistem.
• Complexitate crescută de învățare, chiar și pentru utilizatori cu experiență.

Care este pretul?

Prețul „asamblării” acestui program variază între 12.000 și 57.000 de ruble, iar prima sumă va trebui plătită exclusiv pentru actualizarea versiunii anterioare a 1C: Archive.

DIRECTUM

EDMS DIRECTUM simplu și funcțional va fi o soluție excelentă pentru întreprinderile mici și mijlocii. Datorită acestui sistem, gestionarea electronică a documentelor poate fi combinată cu succes cu lucrarea tradițională pe hârtie, astfel încât ulterior să transfere „fără durere” complet organizația pentru a lucra în DIRECTUM. Tehnologia avansată de flux de lucru asigură automatizarea eficientă a fluxurilor de lucru de birou.

pro

• Disponibilitatea instrumentelor software specializate care simplifică maxim căutarea și identificarea documentației.
• Oportunități ample de auto-modificare a sistemului pentru sarcini specifice.
• Integrare avansată cu alte programe.

Minusuri

• Sistemul este axat pe personalul de conducere al întreprinderii - este mai dificil pentru grefierii obișnuiți să lucreze în el.
• O politică de prețuri oarecum confuză și netransparentă.

Care este pretul?

Licențele pentru utilizarea acestui EDMS sunt achiziționate atât separat, cât și ca parte a ofertelor de pachete. Cea mai ieftină licență de bază pentru client costă 7.800 de ruble. Costul pachetelor de licență începe de la 148.200 ruble (bază pentru 20 de angajați) și crește până la 2.010.000 ruble (pentru 200 de angajați).

OPTIMA-WorkFlow

Acest sistem electronic de gestionare a documentelor este un puternic țăran mijlociu din segmentul său. Se află într-o dezvoltare constantă și până acum nu poate concura în condiții egale cu mastodonii recunoscuți de pe piață. Cu toate acestea, OPTIMA-WorkFlow are o serie de „trucuri în mânecă” - tehnologii unice care îl diferențiază de fundalul general.

pro

• Implementarea funcției de intrare în serie a acelorași tipuri de documente și a informațiilor de înregistrare a acestora.
• Scanare cu un program antivirus.
• Indexarea opțională a documentelor obișnuite și criptate.
• Interfață utilizator multilingvă.

Minusuri

• Dezavantaje ale funcționalității tipice, care sunt eliminate definitiv de actualizările viitoare.

Care este pretul?

Soluțiile tipice bazate pe această platformă costă de la 55.000 la 75.000 ruble.

Documentul EMC

Această platformă pentru automatizarea proceselor de flux de lucru a fost dezvoltată de liderul mondial în industria IT, EMC. Funcționalitatea puternică, combinată cu personalizarea flexibilă a instrumentelor individuale, fac din EMC Documentum cel mai bun EDMS străin disponibil pe piața rusă.

pro

• Un grad ridicat de ușurință în gestionarea documentelor de proiectare.
• Implementarea unui mecanism de check-in / check-out care vă permite să gestionați distribuirea drepturilor de acces.
• Prezența unei funcții care vă permite să implementați procedura de aprobare la mai multe niveluri.
• Suport pentru scanarea și recunoașterea documentelor.

Minusuri

• Funcționează numai cu browserul Internet Explorer.
• Lipsa documentației tehnice și practice disponibile publicului pe sistem.
• „Frâne” frecvente și întârzieri la sarcină ridicată a sistemului.

Care este pretul?

Nu există prețuri fixe pentru utilizarea acestei platforme. Costul implementării sale este discutat individual cu fiecare client.

LanDocs

Dezvoltată în 1997 de compania internă „LANIT”, această platformă de automatizare a gestionării documentelor rămâne în prezent cerută de multe întreprinderi și instituții. LanDocs vă permite să creați un mediu confortabil de lucru la birou și flux de lucru, oferind tuturor categoriilor de utilizatori setul de instrumente necesare pentru gestionarea acestuia.

pro

• Disponibilitatea instrumentelor de protecție criptografică integrate.
• Capacitatea de a include angajați de la sucursale la distanță în procesul fluxului de lucru.
• Disponibilitatea funcției de scanare în lot a documentelor pe hârtie.

Minusuri

• Aceasta este o problemă de performanță destul de comună.
• Oportunități slabe pentru extinderea funcționalității.
• Dificultate în stăpânirea sistemului de la zero.

Care este pretul?

Prețul licenței de server variază de la 30.000 la 216.000 ruble. Licențele de utilizator pot fi achiziționate la prețuri cuprinse între 5.600 și 8.400 de ruble.

CompanyMedia

CompanyMedia este un set de soluții software concepute pentru a automatiza procesele de afaceri, fluxul de lucru și munca de birou. Acest EDMS diferă de concurenții săi prin flexibilitatea de neegalat a setărilor și prin prezența modulelor independente care pot fi instalate separat.

pro

• Posibilitatea funcționării cu succes a sistemului la întreprinderile cu o structură corporativă complexă și o structură teritorială.
• Fiabilitate fără precedent a sistemului, care îi permite să funcționeze activ non-stop, 365 de zile pe an.
• Suport automat pentru lucrul cu mai multe tipuri de locuri de muncă.
• Diferențierea drepturilor de acces, în funcție de structura ierarhică a organizației.

Minusuri

• Interfața web are un sprijin limitat pentru unele browsere, în special FireFox.
• Accentul sistemului se concentrează în principal pe întreprinderile mijlocii și mari.

Care este pretul?

Prețul final al acestui software constă în mai multe componente, inclusiv instruirea personalului, instalarea de module suplimentare și transferul drepturilor de utilizare a sistemului. Limita superioară a sumei totale este de 99.000 de ruble. Cel mai ieftin modul tematic va costa 4000 de ruble.

Lotus Domino.Doc

Acest EDMS este o aplicație pentru binecunoscuta platformă Notes / Domino, care are un sistem de securitate a datelor la nivel înalt. De asemenea, Lotus Domino.Doc are o arhivă electronică avansată care vă permite să implementați un stoc mare de documente corporative.

pro

• Disponibilitatea sistemelor de replicare unice concepute pentru a aborda în mod cuprinzător sarcinile de gestionare a fluxului de documente într-un mediu distribuit.
• Capacitatea de a căuta documente în părți separate ale stocării informațiilor.
• Directoarele LDAP se redresează la nivelul întreprinderii.

Minusuri

• Dezavantajele acestui sistem provin în principal din originea sa occidentală - există anumite întrebări despre interfața și implementarea unor funcții.

Care este pretul?

Costul licențelor de utilizator și server este calculat individual pe site-ul platformei.

În cele din urmă

Rezumând o anumită linie în cadrul revizuirii, aș dori să remarc o nuanță importantă: introducerea unui sistem electronic de gestionare a documentelor în afacerea dvs. nu garantează deloc o creștere instantanee a profitabilității sale și, în unele cazuri, poate face dăuna. Dacă organizația dvs. funcționează cu succes și realizează profit, lucrând fără EDMS, atunci gândiți-vă de o mie de ori înainte de a decide cu privire la implementarea lor. Nu este nevoie să urmăriți „moda progresivă” și să instalați aceste sisteme fără a fi nevoie de ele. Cu toate acestea, odată cu extinderea afacerii și cu volumul ridicat de muncă al angajaților, sistemul electronic de gestionare a documentelor poate deveni un fel de linie de salvare care va ajuta compania să iasă din vâltoarea documentelor.

Piața rusă a sistemelor EDMS / ECM demonstrează o dezvoltare calmă și intră în stadiul de consolidare. Dinamica pozitivă continuă datorită susținerii proiectelor, precum și a modernizării și scalării sistemelor. Această lucrare analizează piața rusă a sistemelor electronice de gestionare a documentelor. Se iau în considerare dinamica creșterii, motoarele dezvoltării, sunt prezentate opiniile experților. Sunt prezentate valorile de piață curente și prognozate. Se ia în considerare problema stării pieței rusești a sistemelor electronice de gestionare a documentelor în condițiile crizei. Un fapt incontestabil este necesitatea implementării sistemelor electronice de gestionare a documentelor în organizații de orice dimensiune. Cele mai populare EDMS utilizate în Rusia sunt luate în considerare și caracteristicile lor sunt determinate.

gestionarea documentelor electronice

tehnologia de informație

Piața rusă EDMS.

1. Prezentare generală a pieței sistemelor electronice de gestionare a documentelor 2017 [Resursă electronică] - Mod de acces http://www.sfx-tula.ru/news/infoblog/9046/ (data de acces 25.12.2017).

2. Starea pieței rusești a sistemelor electronice de gestionare a documentelor într-o criză [Resursă electronică] - Mod de acces:

3.https: //interactive-plus.ru/ru/article/81006/discussion_platform (data tratamentului 25.12.2017).

4. Piața EDMS din Rusia - 2016 [Resursă electronică] - Mod de acces: http://www.doc-online.ru/tags/rynok_sed/ (data tratamentului 25.12.2017).

5. EDMS (piața Rusiei) [Resursă electronică] - Mod de acces: http://www.tadviser.ru/index.php/% D0% A1% D1% 82% D0% B0% D1% 82% D1% 8C % D1% 8F:% D0% A1% D0% AD% D0% 94 _ (% D1% 80% D1% 8B% D0% BD% D0% BE% D0% BA_% D0% A0% D0% BE% D1% 81% D1% 81% D0% B8% D0% B8) (data accesului 25 decembrie 2017).

6. Liderii pieței SED / ECM din Rusia [Resursă electronică] - Mod de acces: http://www.cnews.ru/news/line/2016–11–30_lidery_rossijskogo_rynka_sedecm_pokazyvayut_vpechatlyayushchij (data accesului 25.12.2017).

7. Pur și simplu despre gestionarea documentelor electronice [Resursă electronică]. - Mod de acces: https://ecm-journal.ru/mustknow (data tratamentului 25.12.2017).

În prezent, cantitatea de informații corporative interne în organizații crește rapid, ceea ce implică necesitatea procesării și stocării unei cantități uriașe de documente pe hârtie. Drept urmare, acest proces devine dificil și ineficient. Pentru a rezolva această problemă, sisteme automatizate managementul documentelor electronice (EDMS). Acest lucru a făcut posibilă trecerea la un nou nivel de dezvoltare a afacerii, sporind eficiența lucrului cu documente fără a pierde informații.

Un sistem electronic de gestionare a documentelor este un sistem organizațional și tehnic care vă permite să creați și să distribuiți documente electronice în rețelele informatice ale unei organizații, să controlați fluxul de documente în funcție de rutele stabilite și de distribuția ierarhică a utilizatorilor. În același timp, tehnologia EDMS vizează asigurarea unui management extrem de eficient al activităților documentare ale organizației la diferite niveluri de management, precum și menținerea controlului calității fluxului de documente și optimizarea proceselor de afaceri.

EDMS include multe producții, caracteristici structurale, cerințe și standarde corporative. Alegerea unui sistem electronic de gestionare a documentelor care este optim pentru muncă depinde de un anumit număr de documente pe hârtie din organizație, de necesitatea gestionării operaționale a fluxurilor de lucru, de prezența sarcinilor speciale, precum și de capacitatea de a căuta informații, asigura securitatea datelor etc.

În ciuda situației economice dificile din Rusia, piața internă a sistemelor electronice de gestionare a documentelor (EDMS / ECM) continuă să se dezvolte. Unele companii specializate în dezvoltarea și implementarea unor astfel de soluții prezintă o creștere foarte semnificativă.

Conform datelor Tadviser, care au fost publicate la sfârșitul anului 2017, în 2016 a rămas dinamica pozitivă a pieței sistemelor rusești EDMS / ECM. La fel ca în anul precedent, în 2015, acesta s-a ridicat la 10%, în timp ce volumul pieței în ruble a crescut la 41,6 miliarde de ruble.

Creșterea continuă a pieței este influențată atât de redresarea economică generală, cât și de factorii individuali. Pentru sfera EDMS / ECM, acesta este un proces în creștere de substituție a importurilor, un curs către economia digitală, mobilitate sporită și dezvoltarea rapidă a noilor tehnologii.

Potrivit TAdviser, la sfârșitul anului 2017, dinamica va rămâne la nivelul anului 2016.

Dinamica pieței ruse a sistemelor electronice de gestionare a documentelor, miliarde de ruble

Majoritatea participanților la piața rusă EDMS / ECM, la sfârșitul anului 2016, au arătat o tendință pozitivă a veniturilor din proiectele din acest domeniu. Doar două companii din 16 au avut indicatori negativi. Liderul a fost din nou compania „Business Logic”, ale cărei venituri din proiectele EDMS / ECM au crescut cu 25,7% și au ajuns la 1,86 miliarde de ruble. Aproape o treime din această sumă a fost reprezentată de vânzările de licențe, iar două treimi - de implementare și servicii de asistență. Printre cei trei lideri au fost incluse și companiile Croc și TerraLink.

Înlocuirea importurilor a pătruns adânc în industria IT și impactul acestui proces se simte în toate segmentele sale. În domeniul sistemelor EDMS / ECM, înlocuirea soluțiilor străine cu produse interne este unul dintre principalii factori.

Statul se străduiește în mod constant să se asigure că registrul software-ului intern este pe deplin operațional. Presiunea asupra companiilor care ignoră registrul este în creștere. Drept urmare, din ce în ce mai multe organizații încep să utilizeze sisteme ECM interne.

Furnizorii de soluții EDMS observă o creștere a cererii de platforme interne, asociată, în primul rând, cu consolidarea legislativă a tranziției către soluțiile rusești pentru organizațiile de stat și organismele guvernamentale. Lansarea Ministerului Telecomunicațiilor și Comunicațiilor de Masă din Federația Rusă a registrului de software intern pentru a sprijini produsele care înlocuiesc importurile au contribuit mult la acest lucru - sistemele IT incluse în acesta sunt recomandate pentru achiziționarea în organizațiile de stat.

Companiile mari din industrie cu participare de stat - principalii clienți ai sistemelor EDMS - presupun că, în viitorul apropiat, vor trebui să abandoneze și platformele străine în favoarea soluțiilor rusești. În această privință, multe companii IT rusești își dezvoltă propriile platforme pentru EDMS.

Un alt factor evident al pieței EDMS este dezvoltarea rapidă a tehnologiilor digitale pentru afaceri în Rusia.

Utilizarea instrumentelor moderne pentru stocarea și prelucrarea datelor în EDMS (blockchain, Big Data, AI) extinde funcționalitatea soluțiilor în domeniul prelucrării, standardizării și analizei datelor (BI), iar EDMS este din ce în ce mai utilizat ca depozite de date corporative. Instrumentele de vizualizare a datelor apar în sisteme.

Dezvoltarea pieței este impulsionată de plecarea totală a activității către telefonul mobil. Astăzi, 4,8 miliarde de oameni - mai mult de jumătate din populația lumii - sunt utilizatori activi de dispozitive mobile și se poate prezice că până în 2020 această cifră va crește la 6 miliarde. În mod natural, tabletele și smartphone-urile devin un element comun al infrastructurii IT de companii. V în prezent Cel mai popular este conceptul de BYOD (Bring Your Own Device), care implică faptul că angajații își folosesc propriile dispozitive pentru sarcini de lucru - conducerea companiei nu trebuie să cheltuiască bani pentru achiziționarea de echipamente mobile.

Incertitudinea politică a crescut riscurile utilizării soluțiilor străine în Rusia, plus că acestea au devenit foarte costisitoare. Dacă până în 2016 EDMS cloud, inclusiv cele importate, s-au dezvoltat rapid ca serviciu, acum există o problemă a utilizării acestora în Rusia (și a celor rusești în străinătate). ...

Multe companii părăsesc piața, iar cele care rămân - reduc investițiile și controlează strict finanțele. Mulți încep pentru prima dată să evalueze eficacitatea proceselor lor de afaceri, să caute modalități de a le optimiza. Iar mijloacele pentru aceasta sunt sistemele EDMS \ ECM. Dar pentru a lansa un nou proiect IT în astfel de condiții, este necesar să se dovedească eficacitatea acestuia în detaliu. Prin urmare, sunt solicitate doar acele sisteme care măresc cu adevărat eficiența afacerii - spune el.

În mod ciudat, dar substituția importurilor poate fi, de asemenea, o barieră pe piață. nevoia de a implementa urgent sprijinul pentru infrastructura internă face dificilă investiția în inovații promițătoare, cum ar fi inteligența artificială.

Un alt exemplu de barieră este procesul de implicare a contrapartidelor în FED. Companiile care au ajuns să înțeleagă și nevoia de a utiliza FED se confruntă cu reticența de a utiliza FED de către contrapartide. În acest sens, companiile sunt obligate să implementeze proiecte separate pentru implicarea și motivația lor.

Principala barieră în calea pieței este lipsa unui standard unic, reglementări și unificarea insuficientă a sistemelor electronice de gestionare a documentelor în companiile rusești. Astfel, angajații întreprinderilor industriale sunt obișnuiți, pe lângă rapoartele standard, să folosească o mulțime de documente tehnice: de exemplu, desene în AutoCAD. Acest lucru complică trecerea la un sistem electronic de gestionare a documentelor.

În 2016-2017, au avut loc modificări legislative importante care vor schimba fundamental abordarea implementării IT în agențiile guvernamentale. În 2016, a fost emis un ordin al Guvernului Federației Ruse din 26 iulie 2016 nr. 1588-r, prin care se obliga trecerea la software de birou intern. Organisme federale puterea executivă și fondurile extrabugetare de stat. În plus, un impuls foarte puternic pentru piață a fost dat de cerințele suplimentare pentru software-ul de birou, aprobat prin Decretul Guvernului Federației Ruse nr. 325 din 23 martie 2017 și de recomandările metodologice care au urmat în iulie același an privind tranziția organismelor de stat la software intern, aprobată de Ministerul Telecomunicațiilor și Comunicațiilor de Masă.

Cursul către economia digitală oferă pieței IT din Rusia în general și pieței sistemelor EDMS / ECM în special un potențial imens și multe noi oportunități.

Fluxul electronic de documente, furnizarea de servicii publice în formă electronică, dezvoltarea portalurilor - toate aceste domenii sunt de fapt elemente ale economiei digitale, iar în Rusia aceste tehnologii sunt destul de consistente cu lumea. Cursul către economia digitală va aduce în continuare schimbări. Predicțiile sunt evidente: aceasta este o creștere asemănătoare unei avalanșe în volumul și varietățile informațiilor digitale, implicarea tuturor angajaților în comunicații electronice intensive, digitalizarea „hârtiei” și activarea proceselor de afaceri conexe.

Referință bibliografică

ÎntrebăriPCSăptămâna răspunde Konstantin Istomin, director executiv al companieiDIRECTUM. Întrebările au fost puse ca parte a anchetei de 20 de ani PC Week / RE.

Când segmentul sistemelor EDMS / ECM a început să se formeze în Rusia, care sunt punctele cheie și etapele dezvoltării sale?

Începutul formării segmentului poate fi numit 1995, când primele sisteme de circulație axate pe munca de birou au devenit vizibile. Eufratul și Delo sunt exemple de astfel de sisteme. Tradiția rusă a circulației verticale a documentelor, în care un document, înainte de a ajunge la contractant, trebuie să treacă prin manual, a determinat caracteristicile primelor sisteme de automatizare. Principalele sarcini de automatizare au fost înregistrarea și controlul executării documentelor, pregătirea rapoartelor. Munca în astfel de sisteme s-a bazat pe carduri de înregistrare. Este prea devreme pentru a vorbi despre managementul conținutului întreprinderii în această etapă, dar așa a fost indicat chiar începutul dezvoltării segmentului.

În etapa următoare, care a durat între 1997 și 2000, au apărut arhive electronice de documente pe piața rusă. Unul dintre reprezentanți este sistemul DOCS Open. Această direcție nu a avut prea multă dezvoltare în Rusia atunci, din nou datorită tradiției specifice a lucrărilor de birou și a gestionării documentelor.

În aceeași perioadă, au apărut primele sisteme de flux de lucru, acestea au avut drept scop pur automatizarea interacțiunii și au funcționat izolat de procesele de gestionare a documentelor. Un exemplu este sistemul rusesc OPTIMA WorkFlow și Western Staffware.

Sistemele complexe au apărut în 2002-2003. Au combinat mecanismele fluxului de lucru și posibilitățile de organizare a arhivelor electronice de documente. Tocmai în această etapă, putem vorbi despre apariția unor sisteme electronice complete de gestionare a documentelor, care au făcut posibilă funcționarea, inclusiv cu conținutul documentelor. O etapă tehnologică în acest moment a fost crearea propriilor noastre platforme de dezvoltare bazate pe capacitățile Microsoft SQL Server și / sau Oracle DBMS. O ilustrare bună a acelei perioade a fost expoziția și conferința DOCFLOW 2004. La acea vreme, evenimentul semăna mai degrabă cu o expoziție: participanții s-au adunat pentru a vedea Jukebox-uri răspândite în străinătate, scanere industriale puternice ... interesul practic în utilizarea soluțiilor este vizibil. Docsvision și DIRECTUM au devenit reprezentanți de seamă ai sistemelor rusești complexe, iar sistemul Western Documentum a început promovarea activă în Rusia. În plus, sistemele interne bazate pe Lotus Notes au fost dezvoltate activ ca o ramură separată.

2006 poate fi numit anul formării sistemelor ECM moderne, care combina funcționalitatea gestionării documentelor și a interacțiunii. În același timp, compania de cercetare Gartner a formulat criteriile pe care trebuie să le îndeplinească sistemele ECM. Noile versiuni ale sistemelor complexe rusești reflectă, de asemenea, noul concept ECM. De asemenea, în această perioadă, au început să fie dezvoltate activ diferite soluții de afaceri, concepute pentru a închide o varietate de sarcini ale companiilor pe baza unei platforme ECM.

Din 2011 până în prezent, în ECM, ca în întregul domeniu IT, a apărut o tendință clară de orientare către utilizator: sistemele devin mai ușor de utilizat, accentul este pus pe crearea de interfețe intuitive. Soluții mobile sunt dezvoltate peste tot, care în ultimii ani au devenit nu o tendință, ci o condiție necesară pentru existența sistemelor ECM moderne. Tendința de dezvoltare a produselor cloud se dezvoltă, piața semnalează disponibilitatea clienților pentru soluțiile SaaS și în domeniul fluxului de lucru. Deși aici Rusia rămâne în urma senzațiilor pe piețele occidentale de 2-3 ani.

Cum a supraviețuit acest segment al pieței IT crizelor din 1998 și 2008?

În 1998, piața rusă EDMS / ECM ca atare nu exista încă (era foarte mică). Principala caracteristică a crizei poate fi numită refuzul utilizatorilor din sistemele occidentale - implicit afectat cu toate consecințele sale.

În 2008, a existat o creștere activă a segmentului EDMS / ESM, un mare interes al clienților. Prin urmare, odată cu recesiunea economică generală din industria IT, acest segment a suferit cel mai puțin. Volumul vânzărilor a scăzut, dar nu au existat șocuri grave, recuperarea a durat aproximativ un an.

Cum diferă situația de cea observată în timpul crizelor din 1998 și 2008? Care sunt perspectivele acestui segment de piață pentru viitorul apropiat?

Situația actuală este similară cu criza din 2008, cu manifestări de criză „obișnuite”. Există o scădere generală a activității comerciale, dinamica vânzărilor a scăzut.

În general, situația actuală diferă semnificativ față de 2008.

În primul rând, actuala criză pare a fi prelungită, deoarece motivele fundamentale pentru Rusia - prețurile petrolului și sancțiunile - este puțin probabil să se schimbe rapid, recuperarea va dura 2-3 ani.

În al doilea rând, astăzi piața ECM și-a atins maturitatea: clienții știu de ce au nevoie sistemele, sunt prezentate cerințe destul de clare pentru soluții. În general, abordarea automatizării s-a schimbat: eficiența a devenit un indicator tangibil. Și dacă clientul vede „în număr” avantajele implementării unui sistem ECM, el ia o decizie pe deplin conștientă, bine luată în considerare.

Ca și până acum, companiile mari au o nevoie reală de automatizare, pentru care economiile de scară permit o mai bună evaluare a beneficiilor implementării soluțiilor ECM. Principalii stimulatori ai pieței sunt reprezentanții industriei de petrol și gaze, industria de apărare și corporațiile de stat, precum și întreprinderile orientate spre export.

Poziția activă a statului în raport cu sectorul IT este, de asemenea, susținută: barierele din calea utilizării documentelor electronice au fost reduse semnificativ, tendința substituirii importurilor pe fondul creșterii cursului de schimb al dolarului și a sancțiunilor occidentale crește șansele de dezvoltatori autohtoni.

În viitor, se așteaptă ca o creștere suplimentară a pieței EDMS / ECM să fie mult mai mare decât piața IT în ansamblu, în timp ce rata de creștere în perioada de criză va depinde de starea economiei. În principal, tendința de creștere va continua în întreprinderile mari, companiile mijlocii vor acorda preferință soluțiilor mai ușoare, gata făcute și ieftine. În această parte, tehnologiile cloud arată benefice. Se așteaptă o recesiune mai mare în organismele guvernamentale din cauza reducerilor bugetare puternice. Piața fluxului de lucru intercorporat, care este puțin diferită de ECM, dar este legată de aceasta, se află acum în primele etape ale formării sale, se așteaptă o creștere accentuată, ceea ce creează noi oportunități.