Sistem automat de gestionare electronică a documentelor SED. Sistemul electronic de management al documentelor (EDMS): ce este, caracteristici și recomandări. Inițiative guvernamentale în jurul „Documentului electronic”

"," Teza "și 1C: Fluxul documentelor. Ponderea acestor soluții în baza TAdviser depășește 60%.

Mai mult, pentru Anul trecut au apărut în ea informații despre 600 de noi proiecte. În 2019, baza TAdviser a fost de cele mai multe ori completată cu informații despre implementările sistemelor Elma, Thesis, DirectumRX și 1C: Document Management.

Dacă luăm în considerare implementările în funcție de furnizor, luând în considerare toate deciziile unei anumite companii legate de EDMS / ECM, atunci în acest caz Top 5, de la sfârșitul anului 2019, va arăta astfel: Directum, Elma, Doxvision și Haulmont ...

2018

Conform datelor din decembrie 2018, baza de date a proiectelor EDMS/ECM a TAdviser includea informații despre peste 5,1 mii de implementări. Din decembrie 2017, i.e. de la publicarea raportului anterior, acesta a crescut cu aproape 700 de proiecte noi și arhivate.

Jumătate din toate proiectele, despre care informații sunt disponibile pe site, cade pe 5 sistemele casnice- Directum, Elma, Docsvision, Delo și Thesis.

Dacă ne uităm la implementările tuturor produselor de clasă EDMS / ECM ale anumitor furnizori, atunci, după numărul de proiecte, primii cinci lideri vor arăta astfel: Directum, Elma, Electronic Office Systems (EOS), Doxvision și Haulmont.

2017

Cele mai populare sisteme EDMS / ECM

Conform datelor de la începutul lunii decembrie 2017, baza de date a proiectelor EDMS/ECM a TAdviser includea informații despre aproximativ 4440 mii de implementări. Din noiembrie 2016, i.e. de la publicarea raportului anterior, i-au fost adăugate 460 de proiecte noi și arhivate.

Mai mult de jumătate din toate proiectele, despre care informații sunt disponibile pe site, se încadrează pe 5 sisteme domestice - Directum, Docsvision, ELMA, Delo și 1C: Document Management.

Dacă ne uităm la implementarea tuturor produselor de clasă EDMS / ECM ale anumitor furnizori, atunci după numărul de proiecte primele cinci, ca acum un an, vor arăta astfel: Directum, Electronic Office Systems (EOS), ELMA, Doxvision și 1C.

2016

Cele mai populare sisteme EDMS / ECM

De la începutul lunii noiembrie 2016, baza proiectelor TAdviser includea informații despre 3980 de implementări ale sistemelor EDMS / ECM în diverse industrii. Conform acestor date, cel mai mare număr de proiecte a fost finalizat folosind Directum (677 proiecte), ELMA (446), Delo (430), DocsVision (428) și 1C: Document Management (164).

Desigur, aceste cifre sunt departe de numărul real de implementări, deoarece, de exemplu, doar pe site-ul 1C există informații despre peste 1,5 mii de implementări ale 1C: Document Management. Cu toate acestea, datele sondate fac posibilă înțelegerea ce sisteme sunt cele mai des utilizate în Rusia.

Doar două soluții străine sunt prezentate în top zece dintre cele mai frecvent implementate sisteme - Documentum și SharePoint. Acest lucru se explică, în primul rând, prin faptul că proiectele în care se folosesc produse străine se iau în volum, nu în cantitate.

Furnizori după numărul de implementări EDMS / ECM

Graficul de mai sus arată implementările totale ale tuturor sistemelor anumitor furnizori care aparțin clasei EDMS / ECM. Dacă într-un proiect au fost utilizate două sau mai multe soluții ale aceluiași furnizor, care în baza TAdviser sunt clasificate ca EDMS (ECM), atunci implementarea fiecărei soluții a fost luată în considerare separat.

2015

Cele mai populare sisteme EDMS / ECM

Potrivit TAdviser, sistemul electronic de management al documentelor Delo este lider în numărul de implementări. În baza TAdviser pe toată perioada de observație sunt 418 proiecte executate folosind această soluție. Au fost implementate puțin mai puține proiecte cu DocsVision - 416 implementări. De asemenea, cei cinci lideri în termeni cantitativi includ sistemele ELMA, Directum și 1C: Document Management 8 - 393, 368 și, respectiv, 124. În total, baza TAdviser, din noiembrie 2015, conține informații despre peste 3,3 mii de proiecte.

Dintre toate proiectele finalizate în 2014, și există aproximativ 500 dintre ele în baza de date TAdviser, cel mai mare număr de implementări a căzut pe ELMA, Directum, Delo, DocsVision și

Lucrul cu documentația necesită partea leului din timpul și resursele oricărei organizații, deoarece documentele însoțesc toate etapele activitate antreprenorială... Eficientizarea proceselor fluxului de lucru crește imediat dramatic eficiența managementului și contabilității, deficiențele sistemului de circulație a documentelor creează multe probleme afacerii.

Automatizarea a afectat și această latură a antreprenoriatului.

• Luați în considerare caracteristicile creării și funcționării unui singur sistem organizațional la întreprindere, care asigură circulația documentelor în formă electronică,
• vom discuta despre cum să alegem cel mai potrivit sistem,
• haideți să facem cunoștință cu cele mai populare EDMS.

Esența sistemelor EDMS

Fluxul documentelor- un termen care caracterizează toate procesele la întreprindere asociate cu fixarea diferitelor acte sub formă de documentare:

• scrierea sau primirea inițială;
• înregistrare;
• asigurarea executarii actiunilor corespunzatoare asupra documentului;
• control asupra executiei;
• contabilitate;
• arhivare;
• depozitare;
• reutilizare;
• Anchetă;
• corespondență.

REFERINŢĂ! Fluxul de lucru include și procesul de organizare a tuturor activităților de mai sus. Este important să se facă distincția între documente și munca de birou: ultimul concept este mai larg, denotă întreaga industrie de afaceri legată de documentare și o include pe prima.

Multă vreme, procesul de flux de lucru s-a desfășurat exclusiv pe hârtie, dar tehnologii moderne vă permit să automatizați acest sistem și să treceți la o opțiune complet fără hârtie sau să reduceți semnificativ fluxul de documentație pe hârtie.

Există mai multe opțiuni pentru denumirea unui astfel de automat sistem electronic lucrați cu documentația:

• EDMS - sistem electronic de gestionare a documentelor;
• SEDD - sistem de gestionare electronică a documentelor și muncă de birou;
• SAD - sistem de automatizare de birou;
• SEDO - sistem electronic de gestionare a documentelor;
• SADO este un sistem de automatizare a fluxului de documente.

Cea mai comună abreviere este SED.

O componentă obligatorie a EDMS este utilizarea semnatura electronica- identificatorul documentului electronic, care garanteaza autenticitatea acestuia (joaca rolul unei vize personale pe un document hartie).

Avantajele implementării EDMS

Cel mai evident avantaj al utilizării gestionării electronice a documentelor într-o întreprindere este abilitatea de a evita cu bucurie multe probleme care sunt aproape inevitabile în forma tradițională de hârtie de birou. Acestea includ:

• eroare umana;
• pierderea documentului solicitat;
• timpul petrecut căutând hârtia necesară;
• probleme cu trimiterea, livrarea și primirea documentației;
• dificultăți, dacă este necesar, de a face duplicate;
• acțiuni suplimentare legate de depozitarea, arhivarea și distrugerea documentelor acumulate;
• costuri de papetărie;
• un grad mai scăzut de protecție împotriva contrafacerii și a posibilelor vătămări etc.

Calitățile pozitive ale EDMS, care afectează dramatic eficiența proceselor de afaceri, provin din principiile utilizării acestui sistem.

1. Identificare unică- in format electronic, documentul se inregistreaza o singura data, dupa care poate fi identificat cu usurinta automat.
2. Operații în paralel- în formă electronică, puteți interacționa cu mai multe documente aproape simultan, crescând astfel eficiența și reducând costurile de timp.
3. Unitatea bazei documentare- toate documentele sunt reunite într-un sistem agreat, în urma căruia nu sunt duplicate sau pierdute.
4. Căutare ușoară- sistemul de identificare automată vă permite să găsiți rapid documentul solicitat la un minim de date inițiale.
5. Posibilitate de atașare- unul sau mai multe fișiere pot fi atașate oricărui document în formă electronică, ceea ce vă permite să-i furnizați aplicațiile și atributele necesare.
6. Raportare avansată- formularul electronic vă permite să grupați documentele în funcție de temeiurile necesare, ceea ce vă permite să controlați toate etapele deplasării documentelor și să asigurați o contabilitate completă și fiabilă a factorilor necesari.
7. Adaptare flexibilă- gestionarea electronică a documentelor este ușor de adaptat rapid oricăror nevoi de producție.

NOTĂ! Pentru a oferi toate avantajele notate ale EDMS, personalul care lucrează cu documentația va trebui să se recalifice și să învețe noi abilități.

Ce sunt EDMS-urile

Un produs software conceput pentru a îndeplini funcțiile de automatizare a fluxului de documente diferă în setul de funcții încorporate în acesta.

1. EDMS universal(sunt numite și „ambalate” sau „cutie” - sisteme standardizate care asigură funcții de bază de birou.
   • funcționalitate relativ mică;
   • inadaptarea la specificul firmei;
   • disponibilitatea și ușurința instalării și implementării;
   • cel mai ieftin din punct de vedere al costurilor.

ATENŢIE! La introducerea unui EDMS universal într-o întreprindere, angajatorul va trebui să obțină o licență pentru noi locuri de muncă care sunt introduse.

2. EDMS de dezvoltare individuală- sisteme realizate special pentru a satisface nevoile unui anumit client. Aceste produse se caracterizează prin:
   • personificare maximă;
   • cheltuieli suplimentare pentru recalificarea angajaților și achiziționarea de echipamente;
   • preț mare;
   • necesită mai mult timp pentru dezvoltare, instalare și implementare.
3. EDMS combinat- pe baza platformei universale, sunt introduse suplimente individuale suplimentare. Instalarea unui astfel de sistem vă permite să rezolvați următoarele sarcini:
   • pe deplin potrivite pentru a răspunde nevoilor organizației;
   • costurile de dezvoltare, instalare și punere în funcțiune sunt reduse;
   • modulele de bază vă permit să stăpâniți rapid sistemul și să instruiți personalul;
   • poate interacționa cu alte produse software;
   • clientul primește drepturi depline asupra produsului software.

În funcție de configurație, capacitățile unuia sau altuia EDMS asigură automatizarea diferitelor domenii de activitate de producție, care pot fi combinate în diferite moduri:

1. Munca de birou.
2. Circulația generală a documentelor.
3. Gestionarea contractelor.
4. Arhivare.
5. Management de proiect.
6. Documentatie speciala.
7. Interacțiunea cu documentația primită.

Cum să alegi un EDMS potrivit

Pentru a alege cea mai bună opțiune pentru automatizarea fluxului de documente al unei organizații dintr-o gamă destul de largă de produse de pe piață, trebuie să știi la ce parametri ar trebui să fii atent.

Factorii cheie în selecție sunt următoarele puncte specifice organizației:

• disponibilitatea de a înlocui documentația pe hârtie cu omologul său electronic („maturitatea” fluxului de documente);
• obiective implementarea EDMS;
• posibilitatea de dezvoltare ulterioară;
• resursele alocate pentru implementare (timp și bani).

Să luăm în considerare fiecare factor mai detaliat:

1. Maturitatea fluxului de lucru original. Cu cât fluxul de lucru pe hârtie este mai bine organizat în companie, cu atât este mai ușor să implementați EDMS, deoarece va înlătura imediat toate dificultățile, oferind în schimb beneficiile unui lucru de birou mai eficient. Va dura relativ puțin timp și bani pentru a instala sistemul și pentru a instrui personalul. La nivelurile inferioare ale managementului documentelor, va trebui mai întâi să cheltuiți energie pentru formalizarea principalelor procese de management al documentelor, apoi să le traduceți în formă electronică.
2. Obiective de implementare. Alegerea este dictată de un set de funcții care vor fi furnizate de unul sau altul EDMS. În fiecare caz specific, managementul sitelor, indiferent dacă caracteristicile de bază vor fi suficiente sau va fi necesară personificarea.
3. Rezerve... Atunci când automatizarea este necesară pentru procesele deja formalizate, există o probabilitate mare de specificitate a acestora. Dezvoltarea organizației prevede schimbări în fluxul de lucru, de care sistemul ar trebui să fie capabil. Prin urmare, având în vedere rezervele de dezvoltare, EDMS implementat ar trebui să fie cât mai flexibil posibil.
4. Resurse... Valoarea în termeni de timp și bani este în cele din urmă componenta investiției. Prin urmare, trebuie să țineți cont nu numai de preț. softwareși instalarea lui, dar și cât va costa deținerea acestui sistem. Costurile suplimentare pot fi fonduri pentru „upgrade-ul” unui EDMS deja funcțional, recalificarea angajaților etc.

O scurtă prezentare a mai multor EDMS populare

Pe piața modernă a Rusiei de astăzi, sunt utilizate aproximativ 20 de EDMS diferite. Să analizăm cele mai frecvent utilizate dintre ele, care s-au dovedit cu succes în îmbunătățirea eficienței managementului întreprinderii.

1. "Practică".În 2012, Ministerul Telecomunicațiilor și Comunicațiilor de Masă a introdus acest sistem ca principal pentru circulația documentelor, având aproximativ 4 mii de clienți. Sistemul este folosit de majoritatea agentii guvernamentale Moscova. Acest program poate fi folosit în versiunea cloud sau server. Costul unei taxe de abonament pentru o organizație este relativ scăzut; se face o plată suplimentară pentru fiecare utilizator suplimentar.
2. „Naumen DMS”- dezvoltare bazată pe NauDoc (în trecutul recent unul dintre cele mai populare EDMS), dar într-o versiune îmbunătățită și augmentată. O parte din mai mult sistem larg managementul proceselor de afaceri.
3. "Directum"- un sistem care se concentrează pe principiile interacțiunii colective. Conține mecanisme convenabile pentru crearea bazelor de date pentru documentare, organizarea de conferințe, interviuri, întâlniri etc.
4. CompanyMedia- dimpotrivă, oferă o personificare maximă. Cu ajutorul acestui EDMS, este ușor să creați locuri de muncă personale și să asigurați funcționarea acestora.
5. "O afacere"- un produs lider care ocupă aproape jumătate din piața EDMS din Federația Rusă, care este utilizat de Banca Centrală, Sberbank, Rostelecom și alte organizații mari.

Astăzi, majoritatea companiilor trec de la fluxul de lucru pe hârtie la cel electronic. Acest lucru economisește timp și bani pentru organizație. Gestionarea electronică a documentelor elimină documentele. Puteți face schimb de informații 24 de ore pe zi de la birou sau din orice alt loc. Trebuie doar să ai un computer cu semnatura electronica si acces la internet. În plus, sistemul electronic de management al documentelor face posibilă monitorizarea în timp real a progresului muncii.

Ce este managementul electronic al documentelor

Dacă vorbim în cuvinte simple, managementul documentelor electronice este schimbul de documente electronice prin rețea locală, Internet sau alte canale. Fluxul de documente electronice poate avea loc atât în ​​cadrul unei organizații, cât și între companii.

EDF vă permite nu numai să faceți schimb de documente, ci și să organizați munca fără a utiliza suporturi de hârtie: căutarea documentelor, întocmirea rapoartelor, întreținerea unei arhive și multe altele.

Circulația electronică a documentelor se realizează prin sistemul operatorului EDM inclus în rețeaua de încredere a Serviciului Fiscal Federal al Rusiei. O companie trimite un alt document electronic. Destinatarul îl primește în câteva secunde pe computerul său. În acest moment, operatorul efectuează o verificare automată a semnăturii electronice cu care este avizat documentul și dacă formatul documentului respectă cerințele legale. Cu ajutorul stărilor, expeditorul poate vedea cum se mișcă documentul.

Tipuri de documente electronice

Aproape fiecare document poate fi tradus în vizualizare electronică... De obicei, companiile trec la contracte electronice, facturi, diverse facturi, rapoarte și multe altele.

Documentele electronice se împart în documente neformalizate și documente formalizate.

Acte neformalizate - scrisori, contracte, imputerniciri, documentatii tehnice si alte documente, sunt exceptate de la reglementarea stricta de catre stat.

Documentele formalizate au cerințe stricte pentru format și regulamentele de transfer. Document formalizat - un document care a fost creat în formatul Serviciului Fiscal Federal, de exemplu, un act de acceptare a muncii. Documentele formalizate afectează corectitudinea calculelor fiscale, prin urmare, respectarea tuturor procedurilor de transfer este esențială pentru acestea.

Rețineți că documentele electronice neformalizate pot fi în orice format: doc, xlsx, pdf, jpg și altele, în timp ce documentele formalizate pot fi doar sub forma unui fișier cu extensia xml.

Funcțiile sistemului electronic de gestionare a documentelor

Sistemul electronic de management al documentelor îndeplinește următoarele funcții:

• înregistrarea unui document;
• controlul executării documentelor;
• crearea de cărți de referință;
• controlul deplasarii documentelor pe hartie si electronice, pastrarea istoricului muncii cu documente;
• crearea și editarea detaliilor documentelor;
• generarea de rapoarte privind fluxul de documente al întreprinderii;
• import de documente din sistemul de fișiere și de pe internet;
• crearea unui document direct din sistem folosind un șablon;
• lucrul cu versiuni de documente, documente complexe multi-component și multiformat, atașamente;
• distribuirea electronică a documentelor;
• lucrul cu documente în mape;
• obținerea de documente prin scanare și recunoaștere;
• reducerea costului accesării datelor și procesării documentelor.

Opțiuni EDF

Există două moduri de a organiza un sistem electronic de gestionare a documentelor. În primul rând, este posibilă încheierea unui acord privind gestionarea electronică a documentelor cu contractanții și schimbul de documente care vor fi semnate cu semnătură electronică prin e-mail.

În al doilea rând, puteți organiza EDI printr-un operator special. În acest caz, trebuie să vă alăturați regulilor pentru schimbul de documente electronice. După aceea, este disponibil un schimb cu contrapărțile atât cu documente formalizate, cât și cu cele neformalizate.

Automatizarea managementului documentelor electronice. Avantaje și dezavantaje ale EDF

Managementul electronic al documentelor este un întreg sistem de informații care include software specializat, e-mail, internet, o rețea locală și multe altele.

Fluxul de documente electronice în comparație cu hârtie arată mult mai atractiv. Să evidențiem principalele avantaje ale EDF.

• cel mai simplu - costurile asociate cu costurile hârtiei sunt reduse;
• economisește timp - angajații petrec mai puțin timp pentru a găsi un document pe hârtie;
• transparența activității interne a companiei crește - sistemul electronic de gestionare a documentelor face posibilă urmărirea stării documentului;
• se păstrează un istoric personal al fiecărui dosar și documentele însoțitoare - în orice moment le puteți deschide pe toate Documente necesare care conțin cerințe legate de diverse tipuri de relații dintre companie și entitățile externe;
• rapoartele organizației sunt întocmite cu promptitudine;
• securitate crescută a datelor.

Printre minusuri, se remarcă costul ridicat al software-ului și costurile asociate cu pregătirea angajaților și digitizarea tuturor documentelor disponibile.

Ce este necesar pentru a trece la gestionarea electronică a documentelor

Pentru a introduce circulația electronică a documentelor, este necesară elaborarea și aprobarea procedurii de circulație electronică a documentelor; numiți cei responsabili cu întreținerea acestuia; organizează o arhivă electronică a documentelor primite și trimise; prescriu în politica contabilă regulile de creare, primire și stocare a documentelor electronice; desemnează responsabili cu formarea și semnarea documentelor electronice.

Toți angajații care sunt autorizați să semneze documente trebuie să aibă semnătură electronică.

Algoritmul aproximativ al acțiunilor:

• se elaborează o misiune tehnică;
• este selectată o soluție IT;
• sunt descrise procesele de afaceri;
• se întocmesc estimări, grafice, liste de resurse necesare și plan general de lucru;
• EDF este în curs de introducere;
• programul este testat;
• este lansat sistemul electronic de management al documentelor;
• se monitorizează utilizarea sistemului.

Sistem electronic de gestionare a documentelor

Orice sistem EDI poate conține proprietățile categoriilor enumerate mai jos, totuși, cele mai multe dintre ele au o orientare specifică asociată cu poziționarea produsului.

1. Arhiva electronică este un sistem EDM, care are ca scop stocarea și recuperarea eficientă a datelor.

2. Sisteme electronice de gestionare a documentelor cu instrumente avansate de flux de lucru - asigură deplasarea unor obiecte pe o anumită cale, care este stabilită în prealabil. În fiecare etapă, obiectul se poate schimba, motiv pentru care se numește cuvântul general „muncă”. Documentele sunt atașate lucrării, însă nu sunt obiectele principale aici. Datorită acestor sisteme, anumite lucrări sunt organizate.

3. Sisteme EDI, care sunt axate pe sprijinirea managementului organizației și acumularea de cunoștințe. Acestea sunt sisteme care combină proprietățile sistemelor descrise mai sus. Aici elementul de bază poate fi orice - o lucrare sau un document. Aceste sisteme sunt folosite de agențiile guvernamentale, companiile mari, unde există anumite reguli și proceduri pentru circulația documentelor.

4. Sisteme EDF care sunt axate pe susținerea colaborării - astfel de sisteme diferă de cele anterioare și nu au o ierarhie clară în organizarea și formalizarea fluxului de lucru. Sarcina unui astfel de EDF este de a asigura munca angajaților din companie, oriunde s-ar afla, și de a păstra rezultatele muncii depuse.

5. Sisteme EDM care au dezvoltat servicii suplimentare. Un prim exemplu este serviciul de management al relațiilor cu clienții (CRM). Aceste tipuri de servicii sunt variate și pot include seturi diferite de servicii.

Orice companie, mai devreme sau mai târziu, se gândește la optimizarea și creșterea eficienței proceselor de afaceri, care pot fi stabilite cu ajutorul sistemelor electronice de gestionare a documentelor (EDMS).

EDMS permite rezolvarea problemelor de automatizare a lucrului cu documente ale întreprinderilor de diverse scări și domenii de activitate, inclusiv cele distribuite geografic. Sistemele software din această clasă asigură organizarea fluxului de documente semnificativ din punct de vedere juridic al companiei, menținerea unei arhive de documente, automatizarea activității biroului (înregistrarea corespondenței de intrare și de ieșire, scanarea documentelor și comunicarea cu executanții în formă electronică), monitorizarea disciplina executiva, acordarea contractelor si platilor, coordonarea si monitorizarea executiei organizatoric - documente administrative, prelucrarea si stocarea documentatiei contabile primare, precum si automatizarea proceselor specializate pentru diverse domenii de activitate. În plus, o caracteristică a celor mai moderne EDMS este suportul pentru dispozitive mobile și capacitatea de integrare cu platformele de informații existente ale întreprinderii.

Pe piața rusă există o mare varietate de sisteme electronice de gestionare a documentelor și, pentru a facilita alegerea companiilor, am compilat o selecție de astfel de soluții. Toate sunt exclusiv de producție internă, respectă cerințele legislative, de reglementare și metodologice în domeniul managementului documentelor ca rus cadrul de reglementareși standarde internaționale precum și cerințele de securitate IT. Separat, trebuie remarcat faptul că aproape toate produsele enumerate mai jos sunt incluse în registrul software-ului autohton și sunt recomandate pentru utilizare în departamentele și organizațiile guvernamentale ale Federației Ruse, precum și în companiile care implementează proiecte în cadrul programului de înlocuire a importurilor de software. .

1. „Dialog”. Dezvoltator: Întreprinderea Unitară de Stat „Crimea Technologies” (cu sprijinul Ministerului Politicii Interne, Informației și Comunicațiilor din Republica Crimeea).
2. Sistem electronic de management al documentelor corporative CSED 3.0. Dezvoltator: Regiunea KROK.
3. Sistem electronic de gestionare a documentelor „SED-Sirius”. Dezvoltator: Center tehnologia Informatieiși sistemele autorităților executive (CITiS).
4. Sistem de automatizare a proceselor pentru organizațiile de construcții de drumuri „Epyura” (construit pe baza platformei „1C: Enterprise”). Dezvoltator: Armen Rafikovich Arakelyan.
5. EDMS „Sinkopa-document”. Dezvoltator: compania Kuban-Inform-Holding-Yug.
6. Pachetul software „Sistem modular deschis de gestionare a documentelor electronice și control asupra executării comenzilor” (SEDKP). Dezvoltator: FGAU GNII ITT "Informika".
7. Sistem electronic de management al documentelor Directum. Dezvoltator: compania Directum.
8. Produs software „STEK – Document Management”. Dezvoltator: JSC STC STEK.
9. „Platforma roșie de gestionare a documentelor”. Dezvoltator: compania Red Soft.
10. Sistemul „Birocrat”. Dezvoltator: SRL „Birocrat”
11. Sistem informatic „Munca electronică de birou și managementul documentelor”. Dezvoltator: compania Breeze Plus.
12. Sistem Komita Courier JE. Dezvoltator: societate pe actiuni„Comita”.
13. Modulul „Flux de documente” (furnizat ca parte a sistemului ERP „Busola”). Dezvoltator: Compania Compass.
14. EDMS WSS Docs (bazat pe platforma Microsoft SharePoint). Dezvoltator: WSS-Companie de consultanță.
15. Sistem automat de muncă secretă de birou AS SDP. Dezvoltator: SRL „Center for New Technologies” Impulse „.
16. Sistem de automatizare a fluxului de documente organizatorice și administrative (munca de birou) al întreprinderilor „Lotsman: ORD”. Dezvoltator: ASKON-Design Systems LLC.
17. Sistemul EOS pentru SharePoint (construit pe baza platformei Microsoft SharePoint). Dezvoltator: Compania Electronic Office Systems (EOS).
18. Sistemul informatic EtaxReport. Dezvoltator: Electronic Business Systems Company.
19. EDMS „Aurora: Fluxul documentelor”. Dezvoltator: Aurora Digital Group LLC.
20. Sistem electronic de gestionare a documentelor Comsoft Docs. Dezvoltator: Komsoft JSC.
21. Sistemul EDS Comindware (construit pe baza Comindware Business Application Platform). Dezvoltator: Comindware.
22. Sistem Express Document. Dezvoltator: Electronic Express LLC.
23. Codex: Pachetul software de gestionare a documentelor. Dezvoltator: Consorțiul Kodeks.
24. Sistem automat "Gosekspertiza". Dezvoltator: Ekomash info LLC.
25. Sistem electronic de gestionare a documentelor securizat „Stack-Trust”. Dezvoltator: grup de companii Stack.
26. EDMS OPTIMA-WorkFlow. Dezvoltator: grupul de companii Optima.
27. EDMS LanDocs. Dezvoltator: grupul de companii Lanit.
28. Complex software „Flux de documente”. Dezvoltator: Întreprinderea unitară de stat federală „Centrul principal de calcul de cercetare” al Oficiului Președintelui Federația Rusă(FSUE „GlavNIVTs”).
29. Soluție SEDO. Dezvoltator: ID - Management Technologies LLC.
30. Sistem electronic de gestionare a documentelor pentru organizațiile guvernamentale și afaceri „Praktika”. Dezvoltator: Compania „Document Management Systems”.
31. EDMS DoXLogic. Dezvoltator: compania BFT.
32. Sistem Alpha Dock. Dezvoltator: Alpha Doc.
33. Sistem extern. Dezvoltator: SKB Kontur.
34. Sistem electronic de gestionare a documentelor securizat

În alegerea unui sistem electronic de management al documentelor companiile moderne sunt ghidate de o strategie generală de dezvoltare, obiective, prezența unui mediu competitiv, structura dorită și așteptată efect economic din implementarea unei astfel de soluţii. Obiectivele introducerii EDMS includ îmbunătățirea controlului asupra disciplinei performanței, reducerea numărului de documente pierdute; reducerea timpului de aprobare; reducerea numărului de erori în lucrul cu documente standard.

Există o serie de cerințe cheie pentru funcțiile ECM. Succesul în continuare al optimizării fluxului de lucru al companiei depinde de conformitatea sistemului cu aceste cerințe. Procesele de aprobare a documentelor și de atribuire a sarcinilor sunt efectuate mai rapid atunci când sunt transferate de la „hârtie” la formularul electronic, timpul de procesare a documentelor și comenzilor este, de asemenea, redus și devine posibilă urmărirea progresului muncii cu documentul. Atunci când lucrează cu sistemul, executanții sunt notificați automat cu privire la noile documente, iar momentul procesării lor este sub control. Pentru acces rapid la documente, căutare ușoară și siguranță a documentelor, este organizată o stocare electronică.

Este important ca drepturile de acces la datele protejate să fie delimitate. Reduce semnificativ timpul de lucru și umplere automată secțiuni ale documentelor standard privind datele de referință existente. Este important ca un manager să aibă mijloace convenabile de a monitoriza termenele limită pentru finalizarea sarcinilor și raportarea consolidată. Pentru a menține conținutul informațional în activitatea companiei, EDMS ar trebui să fie ușor integrat cu sistemul de corespondență existent și cu sistemele de contabilitate existente în companie (sisteme de management al personalului, financiare, contabile și de producție.

De asemenea, tot mai multe organizații acordă atenție posibilității de lucru de la distanță în sistem. Printre criteriile importante de evaluare a sistemului se numără capacitatea de a genera rapoarte privind documentele, performanții, stările documentelor etc.; implementarea rapidă a sistemului; costul instalării și întreținerii sistemului; ușurința dezvoltării sistemului; capacitatea de a utiliza software-ul de sistem pentru rezolvarea sarcinilor suplimentare.

Și cerințe suplimentare:

• prezența intrării în flux a documentelor în sistem, capacitatea de a lucra cu un scanner;
• modul de gestionare a contractelor preconfigurat;
• versiunea tabletă;
• clienții mobili.

Comparaţie

Să luăm în considerare modul în care aceste funcții sunt implementate în Docsvision, Directum, ELMA ECM +, Optima WorkFlow și 1C: Sisteme de management al documentelor 8. Toate aceste sisteme sunt unite printr-un concept comun bazat pe o combinație de EDMS clasic și instrumente de management al proceselor de afaceri. Combinând avantajele managementului electronic al documentelor și ale sistemelor BPM, companiile dezvoltă procese și cresc eficiența activităților operaționale.

Functionalitate si capacitati de integrare

Directum

Beneficiile funcționale ale sistemului Directum includ mai mult decât un catalog extins de soluții de afaceri. Dintre funcțiile utilizate în fiecare zi în muncă, se pot evidenția mementouri convenabile, capacitatea de a personaliza numărătorii și de a lucra cu etichete cu coduri de bare. Prezența unei previzualizări a fișierelor atașate, stocări de fișiere, o selecție largă de cărți de referință finalizate în configurația de bază, vrăjitori interactivi pentru crearea documentelor.

Laturile negative ale acestui EDMS: lipsa de ieșire pagină cu pagină a obiectelor din inventarul documentelor și din rezultatele căutării, incapacitatea de a utiliza stiluri suplimentare în inventarul documentului.

Aceste funcții sunt implementate în Docsvision. Orice pagini web și rapoarte personalizate sunt afișate în fereastra principală a aplicației. Documentele arhivate sunt mutate în tabele separate din baza de date. Utilizatorii sistemului pot alege o opțiune de autentificare. Transformarea XSLT se aplică la descrierea XML a cardului de înregistrare.

ELMA

Sistemul ELMA se distinge printr-o linie extinsă de soluții de afaceri. Printre acestea se numără modulul ECM + (o combinație a funcțiilor sistemului BPM și clasicului EDMS), Projects + - funcții standard pentru managementul proiectelor plus managementul proceselor; ELMA CRM + - implementează o abordare orientată către client prin implementarea proceselor end-to-end. Și o soluție KPI pe care Directum nu o are.

În ceea ce privește posibilitățile de integrare, ELMA ECM + și alte două soluții au un plug-in pentru lucrul cu MS Outlook. În plus, ELMA poate fi integrat cu ușurință cu 1C: Enterprise (cu toate versiunile actuale).

Pentru a nu fi confundate într-un număr mare de dosare cu amendamente și modificări, documentele din aplicație pot avea un număr nelimitat de versiuni, dar numai una poate fi alocată celei efective. Întregul istoric al modificărilor documentelor este colectat pe cardul documentului.

Tot instrumentele necesare pentru a lucra asupra documentului și a controla disciplina de performanță a lucrului cu aceste documente sunt la îndemâna utilizatorului.

Dacă documentul a fost primit de companie în formă de hârtie, acesta este salvat automat după scanare.

Managerul poate vizualiza raportul despre situația actuală de performanță, iar utilizatorilor li se oferă o serie de filtre pentru a modela rezultatele după cum consideră de cuviință.

Aplicația ECM + poate fi personalizată în funcție de nevoile întreprinderii individuale și de structura organizatorică a acesteia.

Pentru a accelera crearea documentelor, puteți crea șabloane. Este disponibil oricărui utilizator, chiar și fără cunoștințe de programare.

Puteți configura inserarea automată a unui cod de bare în șablon pentru recunoașterea instantanee în sistem.

Toate sistemele luate în considerare în această recenzie au propriile lor sisteme aplicatie mobila pentru a opera funcțiile sistemului printr-o tabletă sau un dispozitiv mobil. Acest lucru permite managerilor de top să ia parte la activitățile operaționale ale companiei de oriunde cu o conexiune la Internet. Clienții mobili sunt compatibili cu toate sistemele de operare mobile.

Optima WorkFlow

Avantajele sistemului includ posibilitatea de a folosi stiluri suplimentare în lista de documente, afișarea imaginilor în lista de documente și zona de vizualizare. Este posibilă filtrarea listei încărcate de documente. Optima WorkFlow acceptă configurarea rubricilor în jurnalele de documente, configurarea zonei de vizualizare a unei înregistrări selectate în lista de documente. Personalizarea cardului de înregistrare a comenzii funcționează. Aplicațiile web ale terților pot fi încorporate în fereastra principală. Există integrare cu IBM WebSphere MQ. Pentru a automatiza activitățile departamentelor de arhivă, a fost dezvoltat un modul special Arhiva.

1C: Fluxul documentelor 8

Principalele domenii de lucru ale acestei soluții sunt munca de birou, fluxul general de documente, managementul activităților contractuale, arhiva electronică și lucrul cu solicitări. Funcționalitatea poate fi extinsă folosind plugin-uri. La procesarea rutelor documentelor, puteți atașa fișiere și ulterior le puteți modifica. Există o înregistrare Windows Explorer.

Puteți configura crearea, înregistrarea și trimiterea automată pe traseu a documentelor din diverse surse (dosar, e-mail, web).

Dezavantaje: nu există poștă internă. Nu puteți crea sarcini pentru grup și foldere cu comenzi. În plus, această soluție nu are un modul de management de proiect. Nu se poate înregistra din MS Office, Open Office. Lucrul cu documentația QMS nu este acceptat. De asemenea, nu există nicio modalitate de a menține folderele personale ale utilizatorului.

Interfețe

Directum

Interfețele tuturor modurilor de operare din sistemul Directum sunt unificate; puteți configura regulile de procesare a documentelor și sarcinilor. În modul de substituție, sistemul își păstrează conținutul informațional. Lucrul cu fișiere este posibil online. Drepturile de acces la un fișier separat sunt distribuite, fiecare dintre ele fiind descris atributiv. De asemenea, puteți observa transparența proceselor fluxului de lucru. Sarcinile sunt adăugate în calendarul MS Outlook. Avantajul sistemului este șabloanele de căutare personalizabile și mecanismele convenabile de filtrare după coloanele de listă.

Dar există o serie de dezavantaje: nu există posibilitatea de paginare a elementelor (în Win32). Setări minime pentru efecte vizuale. Este imposibil să localizați numele cerințelor în diferite limbi. Cardul nu poate fi redimensionat. Când creați legături între documente electronice, nu puteți adăuga comentarii pentru a descrie relația. Interfața este supraîncărcată.

Orez. 1. Interfața sistemului Directum

Docsvision

Docsvision folosește teme preconfigurate, iar panglica de comandă este personalizabilă. Legăturile dintre documente sunt afișate într-o vizualizare arborescentă. Linkurile pot fi adnotate. Există posibilitatea de a proiecta carduri de sarcini. Bara de instrumente este personalizabilă. Căutarea full-text dintr-o singură linie funcționează, există șabloane de căutare personalizabile, designul formularelor de căutare este de asemenea personalizabil.

În același timp, dezavantajele sistemului sunt că nu este posibilă atașarea automată a unui document unei sarcini. Procesele nu sunt transparente, mementourile funcționează numai când MS Outlook este pornit.

Orez. 2. Interfața sistemului Docsvision

ELMA

Extern, interfața ELMA ECM + este o stocare standard a fișierelor, un utilizator fără experiență cu astfel de sisteme putând naviga cu ușurință independent.

Înregistrarea documentelor se realizează într-un expert special în mai mulți pași succesivi. Când intrați în sistem, trebuie doar să indicați detaliile necesare ale documentului și să atașați versiunea electronică, sistemul generează automat un card de document cu toate datele de pe el.

Toate informațiile despre organizație sunt conținute în portalul intern. Toate instrumentele de care aveți nevoie pentru a lucra sunt într-un singur loc: o arhivă de documente, sarcini, calendar, flux de mesaje, rapoarte, documente web.

Operațiunile pot fi simplificate sau extinse în timpul personalizării.

Orez. 3. interfata ELMA

Optima WorkFlow

Sistemul are o interfață intuitivă. Sistemul configurează stilurile aplicației, iese în lista de documente și este disponibilă zona de vizualizare a detaliilor și imaginilor, se aplică stilurile de desenare a listei de documente (font, umplere, pictogramă).

Este de remarcat căutările convenabile în câmpurile-liste de carduri de înregistrare, prezența controlului vizual al completării obligatorii a câmpurilor, capacitatea de a lucra cu fișiere, link-uri și mișcarea documentelor într-o singură fereastră.

Este convenabil să lucrați cu fișiere atașate - lucrul se desfășoară online într-o singură fereastră, în modul de check-in și check-out. Legăturile end-to-end dintre documente sunt redate ca un arbore.

Puteți crea un card de temă atunci când creați o temă.

Dezavantaje: utilizatorii nu pot crea jurnale noi, seturi de documente, setările nu sunt salvate în baza de date. În cardul de înregistrare, este imposibil să personalizați bara de instrumente, să localizați numele cerințelor. Dimensiunea cardului este neschimbabilă. Mecanismele de glisare și plasare nu sunt implementate. Nu există funcții de bază ale selecției interfeței cardurilor pentru comunicare. Un alt dezavantaj este opacitatea procesului la crearea unei sarcini; nu puteți configura mementouri pentru executanți.

Orez. 4. Interfață Optima WorkFlow

1C: Fluxul documentelor 8

Interfața este personalizabilă pentru tipurile de utilizatori. Puteți vizualiza lista utilizatorilor conectați în prezent în sistem. Există instrumente de proiectare pentru RKK (designer), capacitatea de a extinde și personaliza RKK, în timp ce puteți utiliza elemente complexe - tabele, structuri.

Dezavantaje: fără vizualizatoare încorporate pentru fișierele atașate, fără vizualizare a sarcinilor de grup, fără atribuirea unui executor ca lider al grupului.

Orez. 5. Interfața 1C: Gestionarea documentelor 8

Funcții de căutare

Directum

Avantajele sistemului includ disponibilitatea căutării full-text pentru documente și detaliile cardurilor de înregistrare (RK). Șabloanele de căutare pot fi personalizate în funcție de detaliile RK. Filtrul listei de documente după valorile coloanei este în vigoare. Funcții convenabile pentru personalizarea șabloanelor de căutare. Pot fi create foldere de căutare.

Calități negative: este imposibil să distribuiți drepturi de acces la căutările configurate; nu au fost configurate căutări de client web; nu există posibilitatea de a crea interogări de căutare complexe, nu există o ieșire pagină cu pagină a obiectelor în lista de documente și rezultatele căutării, stiluri suplimentare nu sunt aplicate în lista documentului.

Docsvision

Docsvision acceptă crearea de interogări de căutare complexe folosind XML, precum și distribuirea drepturilor de acces la căutare.

Defect- acțiunea lentă a panoului de vizualizare.

ELMA

ELMA ECM + colectează documente într-o singură arhivă electronică. Căutarea documentelor se efectuează rapid și convenabil, nu numai după nume, ci și după detaliile cardului de document sau RK. Rezultatele căutării sunt afișate numai dacă aveți permisiunea de a accesa documentele. Parametrii de căutare sunt salvați într-un format de filtru, în viitor puteți căuta rapid documente după parametrii salvați.

Defect: lipsa căutării full-text în documente.

Optima WorkFlow

O interogare directă în baza de date este aplicată pentru a forma o interogare de căutare complexă în jurnalele de documente. Se efectuează o căutare integrală pe conținutul documentului și se efectuează o căutare folosind un eșantion de card de înregistrare (nu este nevoie să personalizați șabloanele de căutare). Puteți introduce interogări de căutare după detaliile cardurilor de înregistrare. Filtrele sunt aplicate tuturor jurnalelor de documente disponibile.

Dezavantajul sistemului este incapacitatea de a salva șabloane de căutare personalizate. Nu există o căutare integrală pentru detaliile cărților de înregistrare ale documentelor. Utilizatorii nu pot crea dosare de căutare și căutări complexe. Nu există o căutare integrală după detaliile cardului de înregistrare.

1C: Fluxul documentelor 8

Se efectuează o căutare atributivă în funcție de detaliile documentului. Puteți crea modele de căutare, stocarea lor este ierarhică și clasificată. Pe baza rezultatelor căutării, sunt generate rapoarte.

Într-o singură cerere este imposibil de realizat tipuri diferite căutare. Nu există nicio setare a unui set de cerințe pentru căutarea automată a documentelor duplicate în timpul înregistrării.

Setări administrative

Directum

Sistemul vă permite să mențineți simultan structura organizatorică a mai multor companii. Sunt furnizate informații detaliate despre departamente și angajați, acestea putând fi extinse. Dacă este necesară înlocuirea (complet sau de către un asistent), folderele „in/out” sunt create automat. Filtrul subșirurilor și căutarea cu crawling funcționează.

Dezavantaje: Afișarea OShS nu este vizuală, nu există posibilitatea de sortare a elementelor într-o anumită ordine, este dificil să creați și să completați directoare, nu există localizarea intrărilor din director. Setări minime aspectși comportamentul RK.

Orez. 6. Apariția legitimațiilor de înregistrare în sistemul Directum

Docsvision

Docsvision sprijină gestionarea OShS pentru mai multe companii simultan. Există funcții de substituție (înlocuitor permanent sau temporar). Filtrul subșirului funcționează. Dezavantajele dublează parțial proprietățile Directum: nu afișarea vizuală a OSH, nu există o sortare a elementelor într-o anumită ordine, nu puteți păstra un istoric de directoare, nu puteți crea directoare tastate, crea directoare ierarhice, nu există o „Nomenclatură de directorul cazuri”. Performanță scăzută a designerului.

Orez. 7. Directorul angajaților din sistemul Docsvision

ELMA

Este convenabil să monitorizați situația în sucursalele companiilor mari. Mai multe sisteme sunt combinate într-o singură fereastră, organizând una singură Sistem informatic divizii și schimb de informații de înaltă calitate. Utilizatorul are toate informațiile necesare despre sistemul extern fără a părăsi pagina sa. Este convenabil să comutați între paginile diviziilor companiei. În plus, sunt disponibile informații despre desfășurarea activităților, știri de actualitate, vizualizarea documentelor, lansarea execuției proceselor de afaceri.

Orez. opt. Configurarea paginilor de filiale în ELMA

Informațiile generale despre toate filialele și diviziile sunt disponibile șefului. Datele despre departamente și angajați pot fi extinse.

Înlocuirile angajaților se efectuează într-o secțiune specială. Înlocuirile se anulează automat la sfârșitul mandatului. Când este instalat un proces care înlocuiește, sarcinile după proces sunt transferate automat către acesta. Sistemul informează despre o sarcină unică și despre absența unui anumit angajat, oferindu-se să aleagă un alt executant.

Orez. nouă. Configurarea secțiunii „Înlocuire” în ELMA

O secțiune specială „Program de absențe” afișează o listă a angajaților care lipsesc de la locul de muncă pentru o anumită perioadă.

Optima WorkFlow

Sistemul acceptă întreținerea OShS a mai multor companii, structura este afișată clar. Sunt implementate funcții de înlocuire (înlocuitor permanent/temporar), există o căutare care rulează după primele litere. Articolele pot fi sortate în ordinea specificată; completarea destul de simplă a cărții de referință, crearea cărților de referință ierarhice, stabilirea perioadei de valabilitate a evidenței cărții de referință.

Există un designer de șabloane pentru carduri de înregistrare, dimensiuni personalizabile, fundaluri, marcaje, câmpuri, fonturi, scripturi sunt folosite pentru evenimentele cardului de înregistrare.

Dezavantaje: nu există posibilitatea de a menține istoricul directorului, nu există informații în oglindă despre înlocuire. Informațiile despre departamente și angajați sunt minime. Nu puteți crea cărți de referință dactilografiate, nu puteți menține un istoric al cărților de referință, nu puteți localiza înregistrări de referință. Nu există nicio funcție de verificare a sintaxei codului de script, nu există câmpuri de tip „buton radio”.

Orez. zece. Adăugarea unui nou angajat la structura organizațională în Optima WorkFlow

1C: Fluxul documentelor 8

Desktop-ul utilizatorului este personalizat în funcție de rolul acestuia. Oferă acces rapid la date despre angajați, o listă de numere de telefon, recomandări pentru redactarea corespondenței etc. Pentru șeful de departament, puteți configura un panou pentru căutarea full-text a documentelor de orice scop, managerul are la dispoziție un panou pentru acces rapid la rapoarte. Informațiile sunt distribuite în funcție de drepturi de acces. Structura organizationala organizațiile și rolurile de interpreți pot fi utilizate pentru a selecta interpreți pentru procesele de afaceri.

Subsistemul „Sarcini și procese ale angajaților” conține instrumente pentru crearea și gestionarea proceselor de afaceri, precum și configurarea adresei pe roluri a sarcinilor, configurarea unei matrice pentru înlocuirea/înlocuirea angajaților.

Modelarea proceselor de afaceri

Directum

Sistemul implementează funcții de modelare convenabile. Depanarea diagramei rutei este implementată pas cu pas. Platforma are încorporat un limbaj de programare la nivel înalt IS-Builder. Este posibil să vă creați propriile funcții și scripturi folosind propriul API. Editorul de rapoarte este implementat în limbajul IS-Builder. Minus: numărul de blocuri de bază este insuficient.

Orez. unsprezece. Modelarea proceselor de afaceri în sistemul Directum

Docsvision

Sistemul are funcții convenabile pentru modelarea și proiectarea unei scheme de traseu fără utilizarea instrumentelor software. Vă puteți dezvolta propriile funcții. Este posibil să creați scripturi folosind propriul API, apelați servicii web. Instrumente - MS Reporting.

Defect: este necesar să înlocuiți un grup de blocuri simple cu un bloc de script pentru optimizare.

Orez. 12. Modelarea proceselor de afaceri în sistemul Docsvision

ELMA

Modelarea proceselor de afaceri se realizează într-un editor grafic special „ELMA Designer” cu o interfață grafică simplă și intuitivă. Notația pentru descrierea proceselor de afaceri este BPMN 2.0, care este convenabilă pentru descrierea lanțurilor de lucru și conține aproape toate primitivele necesare. Un analist de afaceri poate proiecta procese de afaceri fără ajutorul unui programator. Puteți dezvolta un model de management într-o companie și puteți modifica procesele din mers, fără a opri sistemul.

Mișcarea documentelor în companie poate fi organizată pe rute de orice complexitate. Traseul documentului reflectă prin ce angajați vor trece acest document, precum și ordinea și natura lucrărilor planificate asupra acestuia. Un model grafic al procesului este creat prin tragerea blocurilor necesare de operații din paletă cu mouse-ul, după care operațiunile sunt conectate prin tranziții. Puteți adăuga comentarii la tranziții.

Orez. 13. Traseul documentului descris ca proces de afaceri în ELMA EDMS

Optima WorkFlow

Sistemul are un proiectant de modele de procese de afaceri, sunt utilizate scripturi.

Orez. paisprezece. Modelarea proceselor de afaceri în Optima WorkFlow

Configurarea proprietăților blocurilor este simplă. Se realizează crearea de scripturi folosind propriul API, crearea de funcții și blocuri proprii, descărcarea obiectelor într-un format de schimb. Instrumente - Crystal Reports 11.0.

Este posibilă personalizarea aspectului aplicației, personalizarea listei de documente (vizibilitate și ordinea coloanelor, sortare), personalizarea notificărilor.

Mecanismele de modelare sunt incomode, funcțiile de configurare a logicii de afaceri sunt minime, devine necesar să se scrie scripturi pentru procesarea documentelor, nu există designer cicluri de viață documente.

1C: Fluxul documentelor 8

Sistemul creează rute standard pentru deplasarea documentelor, există suport pentru ramuri de rută și tranziții condiționate. Există, de asemenea, un designer de formulare de raportare.

Orez. 15. Diagrama bloc a unui proces de afaceri în 1C: Fluxul documentelor 8

Securitatea datelor și acțiunilor

Directum

Protecția datelor în sistem se realizează folosind o parolă de conectare și conturi Windows. Puteți crea grupuri de utilizatori și roluri. Există un model de control al accesului discret și bazat pe roluri, precum și capacitatea de a emite permisiuni și privilegii. Diferențierea drepturilor de acces se realizează la nivel de folder, RK, fișier și carte de referință. Puteți configura transferul de drepturi. Se folosesc criptarea și EDS.

Dezavantaje ale sistemului: nu există nicio distribuție a drepturilor de acces la căutări personalizate, nu există căutări personalizate în clientul web și nu pot fi create interogări de căutare complexe.

Performanța panourilor de vizualizare este destul de lentă.

Docsvision

Avantajele sistemului în ceea ce privește securitatea datelor sunt următoarele: disponibilitatea controlului accesului obligatoriu, diferențierea drepturilor de acces la toate nivelurile; stabilirea transferului de drepturi. Aplicarea criptării și semnăturii digitale.

ELMA

Orice utilizator de oriunde cu acces la Internet își poate introduce numele de utilizator și parola și se poate conecta la sistemul ELMA. Această autentificare este configurată implicit pentru toți utilizatorii, dar există trei moduri principale de a proteja autentificarea:

1. Conectați-vă numai prin dispozitive de încredere. Dacă vă conectați de pe un computer sau dispozitiv mobil, care nu se află în lista de încredere, sistemul va informa despre imposibilitatea de a intra.
2. Conectați-vă prin simbol. Un token este un dispozitiv care este asociat unui cont de utilizator și îi va corespunde numai acestuia. În plus, un utilizator individual are propriul PIN. Mai multe chei-containere electronice pot fi scrise într-un simbol simultan - pentru a intra sisteme diferite, și nu numai în ELMA, pentru ca utilizatorul să nu poarte o grămadă întreagă de chei.
3. Autentificare prin certificat. Mecanismul funcționează aproape în același mod. Utilizatorul leagă certificatul de contul său. Puteți intra în sistem cu un certificat doar de la un anumit loc de muncă. Această funcție este disponibilă numai în browsere. Mozilla Firefoxși Internet Explorer.

Pentru aprobarea, semnarea unui document sau a versiunii acestuia, se utilizează o semnătură digitală electronică. În același timp, niciun alt utilizator, chiar dacă a aflat parola, nu va putea să fie de acord sau să semneze documentul.

ELMA permite setarea drepturilor de acces la diferite obiecte ale sistemului. În centrul managementului drepturilor se află rolul elementelor structurii organizaționale și al utilizatorilor individuali ai sistemului, procesul de configurare constă în afișarea grafică a posturilor, departamentelor și diviziilor și repartizarea responsabilităților.

Optima WorkFlow

Protecția datelor se realizează folosind login / parola, contul Windows. Sunt create grupuri de utilizatori și roluri, precum și un model de control al accesului discret și bazat pe roluri. Este posibilă eliberarea de puteri, diferențierea drepturilor de acces la nivel de folder, configurarea drepturilor de acces relative în funcție de structura organizatorică a organizației, utilizarea unui EDS.

Nu puteți atribui drepturi de acces unui singur fișier. Nu există nicio previzualizare a fișierului.

1C: Fluxul documentelor 8

Sunt software controlul integrității documentelor, suport căi diferite autentificare. Utilizatorului i se acordă drepturi pentru momentul executării comenzii sau documentului. Documentele semnate de EDS sunt trimise cu informații de salvare despre semnături. Drepturile de acces sunt atribuite în funcție de poziția utilizatorului, rolul acestuia, gradul de participare la procesele de afaceri, ștampila sau individual. Drepturile sunt setate pentru foldere și tipuri de documente și se aplică și fișierelor atașate, ele pot conține restricții de citire sau scriere. Accesul la rapoarte este, de asemenea, limitat - doar rapoartele sale sunt disponibile pentru angajat, iar rapoartele departamentului său sunt disponibile pentru manager.

Nu există nicio diferențiere a drepturilor de acces pentru părți ale documentului (câmpuri din formularul de înregistrare, fișiere atașate). Nu există un sistem de instrumente de backup și recuperare a datelor.

Concluzie

Companiile care aleg EDMS se confruntă cu aceeași problemă - trebuie să combine pentru o lungă perioadă de timp sistemul achiziționat și procesele de afaceri existente ale organizației. Pentru a optimiza munca întregii companii, este important să construiți procese de flux de lucru în procesele principale - end-to-end, iar cu cât o astfel de fuziune are loc mai devreme, cu atât mai bine. Cu toate acestea, această activitate consumatoare de timp necesită timp, experiență și comunicare constantă a tuturor angajaților a căror activitate este legată de documente. Într-o măsură sau alta, sistemele, folosindu-și funcțiile, pot accelera acest proces. Rezumând și evaluând rezultatele, ELMA ECM +, 1C: Document Management 8 și Directum corespund în primul rând cerințelor cheie.