Administraatori tööülesanded kontoris. Kontorijuhi tööülesanded. Kontori personalijuhtimine

Kontorijuht on üks kõige vajalikumaid töötajaid mis tahes töös kaasaegne ettevõte... Suur vastutusala hõlmab organisatsioonilise kontrolli spetsialisti ülesandeid. See ühendab samaaegselt kuni kolm täievolilist esindajat: sekretär, hooldaja, administraator. Kontorijuhi kohustused hõlmavad peamiselt suurt vastutust ja suurt pühendumist.

Nõuded spetsialistile

Kontorijuhi tööjuhend sisaldab vajalikke ettekirjutusi tööle võtmiseks ja selle rakendamiseks tulevikus. Esimene asi, mille taotleja seda positsiooni, on vastav haridus ja kutseoskused. Töötajal peab olema keskerihariduse, mittetäieliku kõrg- või kõrghariduse omandamise diplom.

Oskused peaksid hõlmama teadmisi kontori struktuuri ja selle töö iseärasuste kohta. Ruumi tsoneerimine on funktsionaalsuse oluline tegur. Kui kontorijuht tunneb tegevuste korraldamise põhimõtteid, on tal lihtne üksikuid tööpositsioone kontrollida. Töötajad tuleks oma ametikohtadele määrata vastavalt nende kohustustele, et muud tööd ei segataks. Kontorijuht peab teadma iga spetsialisti töömahtu ja vastutuse astet.

Kontori administraatori kohustused

Juht on kohustatud korraldama optimaalse mugava tootmise kontoriruumides. Lisaks tsoneerimisele peab juht juhtima töötajaid nii, et iga kaadri kõiki funktsioone täidetaks järjepidevalt. Administraator kehtestab büroo põhitõed järgmistes punktides:

• Spetsialistide valik ja paigutus.
• Planeerimisstrateegia ja taktika tööl.
• Büroo organisatsioonilise struktuuri ülesehitamine.

Kontoris stabiilse tööseisundi tagamiseks peate tagama, et iga personal on oma tegevuses edukas. Positiivseid töötulemusi realiseerivad motivatsioonimeetodid ja strateegia juhtimine. Progressiivsete lähenemisviiside väljatöötamine ja rakendamine kvaliteedi parandamiseks ja tootlikkuse suurendamiseks on kontorijuhi ülesanne.

Ärikommunikatsioon töökollektiivis põhineb moraalil ja professionaalne eetika... Kontorijuht on inimene, kes näitab eeskuju viisakast toonist ja töötajate austamisest.

Sisekontroll

Kõik tehtud otsused peab haldaja ise kontrollima. Kontroll viiakse läbi järgmistel kutsealadel:

• Sisemiste tööeeskirjade tutvustamine ja säilitamine.
• Vastavus konkreetsetele kommunikatsiooninormidele ettevõttes.
• Kontroll klientide ja äripartneritega suheldes kõnekultuuri üle.
• Riietuskood on ettevõtte töös oluline punkt. Töötajad peavad kandma sobivat vormiriietust, mis on sätestatud ärikeskkonna standardites ja ettevõtte põhikirjas.

Kontori juhataja, tööülesanded mis hõlmab personalijuhtimist ja tegevuste kontrolli, peab välja töötama oma töö kvaliteedi hindamise korralduse ja struktuuri jaoks oma metoodika. Igale töötajale kohaldatakse distsiplinaarvastutust tööeeskirjade ja tööeetika rikkumise korral. Juht ise kannab seda vastutust. Administraator töötab välja rikkumiste ärahoidmise meetmete süsteemi, juhtkonna ja teiste töötajatega konfliktide lahendamise viisid, moraalsete stiimulite meetodid.

Juhi kohustused

Juhi ülesandeid saab täita ka kontorijuht. Sellisel juhul peab ta varustama töötajaid ja ruume vajalike kulumaterjalidega. Igal töötajal peab olema märk ja visiitkaardid, et tema isikut, nime, ametikohta, kontaktandmeid oleks alati võimalik ära tunda ja õigesti käsitleda. Spetsialisti nägu on kontori ja ettevõtte nägu.

Kirjatarbeid tarnitakse regulaarselt ja nende eest vastutab büroojuht. Koostatud majanduslikud plaanid kaupade tarnimiseks, võttes arvesse ettevõttele tarnitud toodete kogust, kulu hulgiostud ja allahindlussüsteemid. Kontorimaterjalide, sealhulgas paberi ja seadmete tarbekaupade korrapärane tarnimine toimub tehingute sõlmimisel tarnijate ja teenindusettevõtetega, otseselt kontorijuhi osalusel. Kauba kättesaamist kontrollivad makse- ja raamatupidamisdokumendid. Kirjatarvete ja tarvikute väljastamine personalile toimub vastutavate isikute määramisega ning majandusväärtuste jaotamise skeemide ja menetluste olemasoluga.

Kogu varustust juhib tarnejuht, antud juhul kontorijuht. Kohustuste hulka kuulub tehnoseadmete, side hea korrasoleku jälgimine. Seadmete ja masinate rikke korral kutsutakse teenindusettevõte või remondispetsialist ja kontrollitakse tema töö tulemusi. See kontroll toimub ka tarnimisel. uus tehnoloogia kontorisse.

Seadmete inventar ja Tarvikud teostab kontorijuht, kontrollides perioodiliselt majandusomandi kättesaadavust ja tehnilist seisukorda raamatupidamisandmetega.

Majandustoetuste haldaja juhib omal vastutusel büroole eraldatud vahendeid ettevõttele vajalike kaupade ostmiseks ja ruumide tehniliste vajaduste täiendamiseks. Varustusjuht korraldab konsultatsioonide, konverentside, läbirääkimiste materiaalset ja tehnilist varustamist.

Sekretär ja tema ülesanded

Kõik loetletud võtmetähtsusega protsessid juhi töös ja tema otsustes peavad olema ametlikult fikseeritud ning seetõttu hõlmavad büroojuhi, sekretäri ülesanded ühes isikus organisatsioonilist tegevust. Igal dokumendil on olenevalt eesmärgist oma vorm ja struktuur. Alles siis on vastuvõetud otsusel või plaanil õiguslik alus ja see tähendab kõigi punktide ranget rakendamist. Nii ehitatakse üles selge ja hästi koordineeritud ettevõtte tegevus.

Koostöö ja integratsioon

Sekretär-juhataja korraldab külaliste kohtumise ja vastuvõtu. Delegatsioonid ja komisjonid, partnerid, kliendid on ettevõtte olulised külastajad. Nendest sõltub otseselt ettevõtte tegevus ja selle areng. Suhtlemine toimub äritasandil, kasutades ametlikku sõbralikku eetikat ilma üleminekuta isiklikele sidemetele ja suhtlemisele - ainult tööle. Kontorijuht peaks sümboliseerima kultuuri ja austust mitte ainult juhtiva pressiesindajana, vaid ka ettevõtte tervikuna. Kontaktandmete vastuvõtmise ja edastamise viib läbi otse sekretär. Koostööks ja oluliste interaktsiooniküsimuste lahendamiseks vahetatakse visiitkaarte, neid analüüsitakse ja säilitatakse osakonnas. Ärikirjavahetus partnerite ja filiaalidega on kontorijuhi kohustus. Nad saadavad vajalikku materjali elektrooniliselt ja kulleriga, võtavad vastu ja analüüsivad teavet, peavad ärilist kirjavahetust.

Juhtimisstruktuuri juht

Enamasti on juht otseselt allutatud peadirektor ettevõte ja kõrgem juhtkond. Vastutused ja õigused määravad ülemused, kes jälgivad nende täitmist. Kontorijuhi tööülesanded CV -s hõlmavad aruandlust tehtud sisemise korralduse, tootlikkuse tulemuste saavutamise ning töös ja tegevuste toetamisel tekkinud raskuste kohta. Nad teevad ettepanekuid seadmete ja materjalide ostmise, ümberpaigutamise, edutamise ja töötajate vallandamise tingimuste, majandus- ja majandusküsimuste parandamiseks. Distsiplinaarkaristused ja väljapaistvate spetsialistide preemiad antakse üle kaalumiseks.

Spetsialisti juhendamine

Uue juhi palkamisega kaasneb kohustuste, õiguste ja kohustuste kogumi koostamine ja vastuvõtmine. Kontorijuhi juhend sisaldab täielik nimekiri kõigist ülalkirjeldatud töö- ja korralduseeskirjadest hõlmab see ka administraatorile alluvaid isikuid või ametikohti.

Karjääriredel

Juhi karjäär põhineb sisemisel arengul ja professionaalsel kasvul, mis seisneb oskuste parandamises. Mõju muutus toimub koos autoriteedi suurenemise või vähenemisega alluvate ja teiste töötajate silmis. Ametikoha vertikaalset positiivset liikuvust kinnitab edu ettevõtte seatud eesmärkide saavutamisel, algatusvõime ja suhtlemisomadused, uuenduslikud võimed ja tõhusad töömeetodid.

Kontorijuht on üks nõutumaid ameteid. Tõhus spetsialist peab pöörama olulist tähelepanu inimressurssidele, selle nõude eest vastutab büroojuht resümee eest. Õigesti valitud sisemiste juhtimisomaduste ja kõrgelt kvalifitseeritud personali järgi avaldab positiivset mõju ettevõtte arengu dünaamikale.

Halduskompleksi juhi ametikohale võetakse isik, kellel on keskeriharidus ja vähemalt 1 -aastane töökogemus majandusteenuste alal või esmane kutseharidus ja töökogemus majandusteenuste alal vähemalt 3 aastat. 1.3. Halduskompleksi juht peab teadma: - dekreete, korraldusi, korraldusi, muid kõrgemate ametiasutuste korraldus- ja regulatiivdokumente, mis käsitlevad organisatsiooni majandusteenuseid; - teenindava personali töö mehhaniseerimise vahendid; - ruumide kasutamise reeglid; - parkla töö korraldamise kord; - ruumide üürnikega töötamise reeglid; - ülekannete korraldamise eeskirjad; - töökorralduse alused; - tööseadusandlus; - sisemised tööeeskirjad; - töökaitse reeglid ja normid. 2.

Tähelepanu

Seega on büroojuhil majandusüksuse alluvad töötajad: leibkonnapea, autojuhid, koristaja. Samuti on talle allutatud ettevõtte kullerteenus.

Kontori administraatori töö kirjeldus

Oluline

Administraator kehtestab büroo põhitõed järgmistes punktides:

• Spetsialistide valik ja paigutus.
• Planeerimisstrateegia ja taktika tööl.
• Büroo organisatsioonilise struktuuri ülesehitamine.

Kontoris stabiilse tööseisundi tagamiseks peate tagama, et iga personal on oma tegevuses edukas. Positiivseid töötulemusi realiseerivad motivatsioonimeetodid ja strateegia juhtimine.

Progressiivsete lähenemisviiside väljatöötamine ja rakendamine kvaliteedi parandamiseks ja tootlikkuse suurendamiseks on kontorijuhi ülesanne. Ärikommunikatsioon töökollektiivis põhineb moraalil ja kutse -eetikal.

Info

Kontorijuht on inimene, kes näitab eeskuju viisakast toonist ja töötajate austamisest. Sisekontroll Kõiki tehtud otsuseid peaks haldaja ise kontrollima.

Kontorijuhi ametijuhend

Kontroll viiakse läbi järgmistel kutsealadel:

• Sisemiste tööeeskirjade tutvustamine ja säilitamine.
• Vastavus konkreetsetele kommunikatsiooninormidele ettevõttes.
• Kontroll klientide ja äripartneritega suheldes kõnekultuuri üle.
• Riietuskood on ettevõtte töös oluline punkt. Töötajad peavad kandma sobivat vormiriietust, mis on sätestatud ärikeskkonna standardites ja ettevõtte põhikirjas.

Kontorijuht, kelle tööülesannete hulka kuulub personalijuhtimine ja järelevalve, peab välja töötama oma organisatsioonilise metoodika ja struktuuri töö kvaliteedi hindamiseks.

Igale töötajale kohaldatakse distsiplinaarvastutust tööeeskirjade ja tööeetika rikkumise korral. Juht ise kannab seda vastutust.
Ma kiidan heaks [organisatsiooniline ja juriidiline [ametikoht, allkiri, täisnimi, vorm, juhataja nimi või muu ametlik organisatsioon, ettevõte] ametijuhendi kinnitamiseks volitatud isiku] [kuupäev, kuu, aasta] MP Halduskompleksi juhi (haldusdirektori) ametijuhend [organisatsiooni, ettevõtte nimi jne] See ametijuhend on välja töötatud ja heaks kiidetud vastavalt sätetele Tööseadustik Venemaa Föderatsioon ja muud reguleerivad määrused töösuhe. 1. Üldsätted 1.1. Halduskompleksi juht kuulub juhtide kategooriasse, võetakse tööle ja vabastatakse sellest ettevõtte juhi korraldusel, kellele ta on oma töös otseselt alluv. 1.2.

Ettevõtte juhi ametijuhend

Esitage ettevõtte juhtkonnale ettepanekud organisatsiooni parandamiseks ja tema tehtud töömeetodite täiustamiseks. 3.7. Taotleda dokumente, materjale, tööriistu jne, mis on vajalikud nende ametikohustuste täitmiseks. 3.8. Muud tööseaduses sätestatud õigused. 4. Vastutus Halduskompleksi haldaja vastutab: 4.1.
Mitte täitmise või ebaõige esitus nende tööülesannetega, mis on ette nähtud käesolevas ametijuhendis - Vene Föderatsiooni kehtivate tööseadusandlustega määratud piirides. 4.2. Tööandjale materiaalse kahju tekitamise eest - Vene Föderatsiooni kehtivate töö- ja tsiviilõigusaktidega määratud piirides. 4.3.

Sekretäriülesannetega ametijuhendaja

Kontorijuhi kohustuste hulka võib kuuluda koostöö kommunaalteenused, kontoritehnikat teenindavate organisatsioonide esindajatega. Peamine ja oluline erinevus kontorijuhi ja kontorihalduri vahel peitub juhtimisvolitustes - administraator reeglina ei juhi kontoritöötajaid, vaid on vaid üks neist ja teeb oma tööd koostöös kontoritöötajatega.

Kontorijuhil ja büroo administraatoril peab selline olema isikuomadused suhtlemisoskusena, energiana, oskusena oma mõtteid selgelt ja selgelt väljendada, enesekindlust, veenmisoskust, enesekorraldusvõimet (administraatorile) ja meeskonna juhtimise oskust (juhile), teadmisi võõrkeel jne. I. Üldsätted 1. Kantselei administraator kuulub kutsekategooriasse.

Teeb kontoritööd. 4. Hoiab sissetulevate ja väljaminevate dokumentide registreerimist ja arvestust. 5. Võtab vastu ja saadab e-kirju vähemalt 2 korda päevas.

Kontrollib organisatsiooni jaoks posti saatmist postkontorist ja organisatsiooni kirjade kohaletoimetamist postkontorisse. 6. Korraldab külastajate vastuvõttu, edendab töötajate taotluste ja ettepanekute kaalumise tõhusust. 7. Vormib juhtumeid vastavalt heakskiidetud nomenklatuurile, tagab organisatsiooni dokumentide, sealhulgas töötajate aruannete ohutuse ja esitab dokumendid õigeaegselt arhiivi. 8. Annab kontrolli materiaalse vara ohutuse üle. 9. nõustab külastajaid pakutavate teenustega seotud küsimustes. Võtab meetmeid konfliktiolukordade vältimiseks ja kõrvaldamiseks. 10. teavitab juhtkonda olemasolevatest puudustest külastajate teenindamisel, nende kõrvaldamiseks võetud meetmetest.

Kontorijuhi tööülesanded

Tagab kontoriruumide nõuetekohase hoolduse ja töö vastavalt tööstusliku sanitaar- ja tulekaitse eeskirjadele. 9. Korraldab lennu- ja raudteepiletite tellimist kontoritöötajatele, lähetades sõidukeid. Korraldab kontoritööd, saabuvate kõnede vastuvõtmist ja väljaminevate kõnede haldamist. 11. Korraldab külastajatele tõhusaid ja kultuurilisi teenuseid, tagab neile mugavate tingimuste loomise, nõustab neid haldusküsimustes, annab teavet ja muid materjale (visiitkaardid, hinnakirjad, brošüürid jne). Oluline Valmistab ette materiaalse ja tehnilise baasi keerulisteks läbirääkimisteks partnerite, klientide ja muude külastajate kategooriatega. 13. Jälgib külastajaid. 14. Võtab meetmeid konfliktiolukordade ärahoidmiseks ja kõrvaldamiseks. viisteist.
Müügibüroo juhataja nimetatakse ametisse ja vabastatakse ametist kehtiva tööseadusandlusega kehtestatud korras Ettevõtte peadirektori korraldusega. Taotlejalt struktuuriüksused organisatsioonidele ja sõltumatutele spetsialistidele ametiülesannete täitmiseks vajalikku teavet. 4.

Nõudke organisatsiooni juhtkonnalt sobivaid töötingimusi ja Vene Föderatsiooni töökoodeksi sätete järgimist. Kontorijuhi vastutus Kontorijuht vastutab järgmistel juhtudel: 1.

Käesoleva ametijuhendiga ettenähtud ametikohustuste ebaõige täitmise või täitmata jätmise eest Vene Föderatsiooni tööseadusandlusega kehtestatud piirides.

Kontorijuht allub otse peadirektorile 1.4. Autojuht, kuller ja koristaja alluvad kontorijuhile 1.5.

Büroojuhi äraoleku ajal lähevad tema õigused ja kohustused üle teisele ametnikule, mis teatatakse organisatsiooni korralduses 1.6. Kontorijuhi ametikohale määratakse isik, kes vastab järgmistele nõuetele: haridus - kõrgem, mittetäielik kõrg- või keskeriharidus, sarnase töö kogemus aastast, kontoriseadmete (faks, koopiamasin, skanner, printer) tundmine, Microsoft Kontoriprogrammid (Word, Excel), kontoritöö 1.7. Kontorijuht juhindub oma tegevuses: - Vene Föderatsiooni õigusaktidest; - ettevõtte põhikirjast, sisemistest tööeeskirjadest ja muudest ettevõtte eeskirjadest; - juhtkonna korraldustest ja juhistest; - käesolevast ametijuhendist. . 2.
Korraldab töötajatele tööreise: tellib lennu- ja rongipileteid, broneerib hotelle 2.8. Korraldab kontori varustamist kirjatarvete, kulumaterjalide ja muude kontorisse vajalike inventaritega.

Korraldab nende vastuvõtmise, arvestuse, ladustamise ja tarnimise 2.9. Teostab kontoritehnika, side nõuetekohase korrasoleku kontrolli; kontoriseadmete ja muude seadmete rikete avastamisel kutsub spetsialistid läbi viima renoveerimistööd ja muud hooldustüübid 2.9. Koordineerib ja kontrollib juhi tööd: (sõiduauto taotluste vastuvõtmine ja ettevõtte sõidukite kasutamise ajakava koostamine); kuller (taotluste vastuvõtmine ja ajakava koostamine); koristajad.

3. Kontorijuhi õigused Kontorijuhil on õigus: 3.1. Saate teavet, sealhulgas konfidentsiaalset teavet, ulatuses, mis on vajalik määratud ülesannete lahendamiseks 3.2.

1. Üldsätted.

1.1. Töökirjeldus määratleb funktsionaalsed kohustused, administraatori õigused ja kohustused.
1.2 Administraator kuulub professionaalide kategooriasse.
1.3 Kontori administraator nimetatakse ametisse ja vabastatakse ametist kehtiva tööseadusega kehtestatud korras ettevõtte direktori korraldusel.
1.4. Halduri ametlik alluvus:

1.5. Halduri tegevust reguleerivad dokumendid:

1.5.1 Välisdokumendid: seadusandlikud ja määrused seotud tehtava tööga.
1.5.2 Sisemised dokumendid: ettevõtte harta, juhtkonna korraldused ja juhised, administraatori ametijuhend, sisemised tööeeskirjad.

2. Kvalifikatsiooninõuded.

2.1. Keskeriharidus.
2.2. Töökogemus vastaval ametikohal on vähemalt 1 aasta.

3. Ülesanded ja kohustused.

Kontori administraator täidab järgmisi ülesandeid ja kohustusi:

3.1. Telefonikõnede vastuvõtmine, teabe salvestamine ja edastamine ettevõtte töötajatele, kõnede suunamine osakondadesse, sõltuvalt taotlustest.
3.2. Esmane klientide konsultatsioon sissetulevate kõnede osas.
3.3. Sissetulevate ja väljaminevate dokumentide, lepingute, kirjade jms registreerimine ja arvestus.
3.4. Teksti, kommertspakkumiste ja muu dokumentatsiooni sisestamine.
3.5. Kuulutuste meediasse paigutamise tööde teostamine ja värbamisagentuurid töölevõtmise kohta struktuuriüksuste juhtide palvel. Esmase vestluse läbiviimine vabale kohale kandideerijatega.
3.6. Töötage saidi hooldamisega (ajakohastatud teabe sisestamine).
3.7. Ajatabeli pidamine.
3.8. Kontorile määratud sõiduki marsruudi planeerimine.
3.9 Ettevõtte kontoriseadmete kirjatarvete ja tarbekaupade ostmise taotluse vormistamine.

Administraatoril on õigus:

4.1 Tegutseda ettevõtte nimel, esindada ettevõtte huve suhetes teiste äriühingutega nende ametikohustuste raames.
4.2 Suhelda ettevõtte teiste töötajatega oma pädevuse raames.
4.3. Teha ettepanekuid ettevõtte tegevuse parandamiseks.

5. Vastutus.

Administraator vastutab:

5.1 Käesoleva ametijuhendiga ettenähtud ametikohustuste ebaõige täitmise või täitmata jätmise eest - kehtivate tööseadusandlustega ettenähtud piirides.
5.2 Süütegude eest, mis on toime pandud nende tegevuse käigus - kehtivate haldus-, kriminaal- ja tsiviilõigusaktide piirides.
5.3 Ettevõttele tekitatud materiaalse kahju eest - kehtivate töö- ja tsiviilõigusaktide piirides.

6. Peab teadma.

Administraator peaks teadma:

6.1. Ettevõtte korraldamise alused.
6.2. Positsioonid ja suundumused müügiturul reklaamiteenused.
6.3. Ettevõtte pakutavate reklaamiteenuste valik.
6.4. Hinnakord.
6.5. Äripindade loomise vahendid vastaspooltega.
6.6. Eetika ärisuhtlus ja läbirääkimisi.
6.7. Teenuste praegune hinnakiri.
6.8. Tehnoloogia alused ja tootmise korraldus trükitooted ja välireklaami tooted.
6.9. Tööseadusandluse alused.
6.10. Töökaitse, ohutuse, tööstusliku kanalisatsiooni ja tulekaitse reeglid ja eeskirjad.
6.11. Väljavaated uuenduslikuks ja investeerimistegevus ettevõtetele.
6.12. Töö arvutite, telekommunikatsiooni ja sidega.

7. Muud sätted.

7.1. Ametijuhend on koostatud kahes eksemplaris, millest ühte hoitakse ettevõttes, teist töötaja juures.
7.2.Lõikeid "Ülesanded ja kohustused", "Õigused" ja "Vastutus" saab selgitada seoses muudatustega struktuuriüksuse juhtimisstruktuuris, ülesannetes ja funktsioonides.
7.3.Muudatused ja täiendused selles ametijuhendis tuleb teha peadirektori korraldusel.

Tutvus juhistega: "___" ___________ 2013