Stundenzettel-Programm. Zeiterfassungssoftware, einschließlich kostenloser. Präsenz am Arbeitsplatz

Das Arbeitsrecht verpflichtet Arbeitgeber, die Arbeitszeit der Arbeitnehmer zu erfassen. Organisationen sollten die geleisteten Arbeitsstunden unabhängig vom Rechtsstatus berücksichtigen und Einzelunternehmer... Speziell dafür hat Goskomstat die Formulare der Stundenzettel N T-12 und N T-13 entwickelt und freigegeben.

Wir geben Anweisungen zum Ausfüllen, die helfen, die Daten richtig widerzuspiegeln und den Stundenzettel rationell zu verwenden.

Wozu dient ein Stundenzettel?

Das durch die Verordnung des Staatlichen Statistikausschusses vom 01.05.2004 Nr. 1 genehmigte Arbeitszeitblatt hilft der Personalabteilung und der Buchhaltung des Unternehmens:

• Berücksichtigen Sie die gearbeitete oder nicht gearbeitete Zeit angestellter Arbeiter;
• Überwachung der Einhaltung des Arbeitszeitplans (Anwesenheit, Nichterscheinen, Verspätung);
• über offizielle Informationen über die Arbeitszeit jedes Mitarbeiters für die Lohnberechnung oder die Erstellung statistischer Berichte verfügen.

Er wird dem Buchhalter helfen, die Rechtmäßigkeit der Abgrenzung oder Nichtabgrenzung von Gehältern und Vergütungen für jeden Mitarbeiter zu bestätigen. Personalbeauftragter - um die Beteiligung zu verfolgen und gegebenenfalls die gegen den Mitarbeiter verhängte Strafe zu rechtfertigen.

Der Stundenzettel bezieht sich auf die Formulare von Dokumenten, die dem Arbeitnehmer bei der Entlassung zusammen mit Arbeitsmappe auf seinen Antrag (Artikel 84 Absatz 1 der Abgabenordnung der Russischen Föderation).

Es ist zu beachten, dass die einheitlichen Formen der Arbeitszeitnachweise N T-12 und N T-13 vom 1. Januar 2013 für die Verwendung nicht erforderlich sind. Arbeitgeber sind jedoch verpflichtet, Aufzeichnungen zu führen (Artikel 91 Teil 4 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation). Organisationen und Einzelunternehmer können andere Methoden verwenden, um die Zeit zu kontrollieren, die Mitarbeiter an ihren Arbeitsplätzen verbringen. Tatsächlich ist das von Gostkomstat entwickelte Format des Formulars jedoch recht praktisch und wird weiterhin überall verwendet.

Wer verwaltet den Stundenzettel in der Organisation?

Gemäß den Richtlinien für die Verwendung und das Ausfüllen von Formularen für primäre Rechnungslegungsdokumente:

• der Stundenzettel für 2019 wird von einer bevollmächtigten Person erstellt und geführt;
• der Abteilungsleiter und der Mitarbeiter unterschreiben das Dokument Personalservice;
• Danach wird es an die Buchhaltung weitergeleitet.

Wie wir sehen, legen die Regeln nicht die Position des Mitarbeiters fest, der den Stundenzettel führt. Die Geschäftsführung hat das Recht, eine Person mit dieser Aufgabe zu beauftragen. Dazu wird ein Auftrag mit Angabe der Position und des Namens des Verantwortlichen erteilt. Wird der Auftrag zur Bestellung eines solchen Mitarbeiters nicht erteilt, so ist die Aufzeichnungspflicht in Arbeitsvertrag... Andernfalls ist es rechtswidrig, von einem Mitarbeiter die Führung von Aufzeichnungen zu verlangen. In großen Organisationen wird in jeder Abteilung ein solcher Mitarbeiter ernannt. Er füllt innerhalb eines Monats ein Formular aus, gibt es dem Abteilungsleiter zur Unterschrift vor, der seinerseits nach Prüfung der Daten das Formular an den Personalreferenten weiterleitet. Ein Mitarbeiter der Personalabteilung prüft die Angaben, füllt auf dieser Grundlage die für seine Arbeit notwendigen Unterlagen aus, unterschreibt den Stundenzettel und leitet ihn an den Buchhalter weiter.

In kleinen Firmen wird eine so lange Kette nicht befolgt - der Stundenzettel hält Personalarbeiter, und leitet es dann sofort an die Buchhaltung weiter.

Was ist der Unterschied zwischen N T-12 und N T-13 Formen des Stundenzettels?

Zwei zugelassene Themenformen unterscheiden sich, eine davon (T-13) wird in Institutionen und Unternehmen eingesetzt, in denen ein spezielles Drehkreuz installiert ist - automatisches System Kontrolle der Anwesenheit der Mitarbeiter. Und das Formular T-12 gilt als universell und enthält zusätzlich einen zusätzlichen Abschnitt 2. Es kann Lohnzahlungen an Arbeitnehmer widerspiegeln. Aber wenn das Unternehmen Abrechnungen mit Personal als getrennte Arten Buchhaltung, Abschnitt 2 bleibt einfach leer.

Ausfüllen des Stundenzettels

Es gibt zwei Möglichkeiten, den Stundenzettel auszufüllen:

• feste Füllung - täglich werden alle Anwesenheiten und Fehlzeiten protokolliert;
• Ausfüllen von Abweichungen - nur verspätete Anreise, Nichterscheinen werden vermerkt.

Zum Beispiel geben wir Anweisungen zum Ausfüllen des T-13-Formulars mit der kontinuierlichen Füllmethode.

Schritt 1 - Name der Organisation und Struktureinheit

Geben Sie oben den Namen des Unternehmens (vollständiger Name der IP) und den Namen der Struktureinheit ein. Dies kann eine Verkaufsabteilung, eine Marketingabteilung, eine Produktionsabteilung usw. sein.

Schritt 2 - OKPO-Code

OKPO - Allrussischer Klassifikator Unternehmen und Organisationen. In den Datenbanken von Rosstat enthalten, besteht aus:

• 8 Stellen für juristische Personen;
• 10-stellig für Einzelunternehmer.

Schritt 3 - Dokumentennummer und Erstellungsdatum

• Die Dokumentnummer wird der Reihe nach vergeben.
• Das Erstellungsdatum ist in der Regel der letzte Tag des Berichtsmonats.

Schritt 4 - Berichtszeitraum

Der Stundenzettel wird für einen Monat ausgehändigt – in unserem Fall der Zeitraum vom ersten bis zum letzten Augusttag.

Schritt 5 - Mitarbeiterinformationen

Für jeden Mitarbeiter der Abteilung wird eine eigene Zeile ausgefüllt.

• Seriennummer im Zeugnis.
• Name und Position des Mitarbeiters.

• Jedem Mitarbeiter ist eine Personalnummer zugeordnet, die in allen internen Buchhaltungsbelegen verwendet wird. Es wird vom Arbeitnehmer für die gesamte Arbeitszeit in der Organisation aufbewahrt und nach der Entlassung mehrere Jahre lang nicht auf eine andere Person übertragen.

Schritt 6 - Informationen zu Anwesenheiten und Stundenanzahl

Um Informationen über An- und Abwesenheit von Mitarbeitern auszufüllen, werden abgekürzte Symbole verwendet. Eine Liste davon finden Sie am Ende des Artikels in einem separaten Absatz. In unserem Beispiel für den Mitarbeiter Petrov A.A. 4 verwendete Abkürzungen:

• I - Anwesenheit (bei Anwesenheit wird die Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden in der unteren Zelle erfasst);
• An einem Wochenende;
• K - Geschäftsreise;
• OT - Urlaub.

Schritt 7 - die Gesamtzahl der Tage und Stunden für den Monat

• Geben Sie in der 5. Spalte die Anzahl der Arbeitstage und -stunden für jeden halben Monat an.

• In der 6. Spalte - die Gesamtzahl der Tage und Stunden pro Monat.

Schritt 8 – Informationen zur Gehaltsabrechnung

Der Lohnartencode definiert eine bestimmte Art der Barauszahlung, verschlüsselt in Zahlen. Volle Liste Codes finden Sie am Ende des Artikels. Das verwendete Beispiel:

• 2000 - Gehalt (Löhne);
• 2012 - Urlaubsgeld.

• Entsprechendes Konto - ein Buchhaltungskonto, von dem die Kosten der angegebenen Vergütungsart abgeschrieben werden. In unserem Fall ist das Konto für die Abschreibung von Gehältern, Reisekosten und Urlaubsgeld gleich.

• Spalte 9 gibt die Anzahl der geleisteten Arbeitstage oder Arbeitsstunden für jede Lohnart an. In unserem Fall enthält die obere Zelle die Anwesenheitstage und Dienstreisen und die untere die Urlaubstage.

Wenn eine Vergütungsart (Gehalt) für alle Arbeitnehmer während des Monats gilt, werden der Code der Zahlungsart und die Kontonummer oben geschrieben, die Spalten 7 und 8 bleiben leer und geben nur die geleisteten Arbeitstage oder Stunden an in Spalte 9. So:

Schritt 9 - Informationen über die Gründe und den Zeitpunkt des Nichterscheinens

Die Spalten 10-12 enthalten den Code des Abwesenheitsgrundes und die Anzahl der Abwesenheitsstunden. In unserem Beispiel war der Mitarbeiter 13 Tage abwesend:

• 3 Tage - aufgrund einer Geschäftsreise;
• Ich war 10 Tage im Urlaub.

Schritt 10 - Unterschriften der Verantwortlichen

Das Zeugnis wird am Ende des Monats unterschrieben:

• der für die Wartung zuständige Mitarbeiter;
• Abteilungsleiter;
• Personalarbeiter.

So markieren Sie Urlaub in der Arbeitszeittabelle

Bevor Sie den Urlaub im Stundenzettel markieren, ist es wichtig, folgende Punkte zu kennen:

• welche Art von Urlaub soll man ablegen;
• urlaubszeit - von welchem ​​​​Tag bis zu welchem ​​​​Tag ruht sich der Mitarbeiter aus;
• mit welcher Methode der Stundenzettel ausgefüllt wird - solide oder nur Abweichungen werden registriert.

Im Zeugnis sind verschiedene Urlaubsarten mit folgenden Abkürzungen gekennzeichnet:

Bei beiden Methoden zum Ausfüllen des Stundenzettels wird das Urlaubssymbol für jeden Tag der Abwesenheit des Mitarbeiters angebracht. Nur werden bei der kontinuierlichen Methode die restlichen Tage mit Anwesenheiten gefüllt (Bedingungscode "I"), und bei der Berücksichtigung von Abweichungen bleiben sie leer.

Andere Bezeichnungen und Codes im Zeugnis

Lass uns geben Buchstabenbezeichnungen in der Arbeitszeittabelle in Form von Tabellen verwendet.

Präsenz am Arbeitsplatz:

Abwesenheit vom Arbeitsplatz:

Wir geben nur grundlegende digitale Codes der Lohnarten(Die vollständige Liste befindet sich in der Verordnung des Föderalen Steuerdienstes Russlands vom 13.10.2006 N SAE-3-04 / [E-Mail geschützt]):

Ausgefüllter Beispielstundenzettel

Zeiterfassungsprogramme konzentrieren sich hauptsächlich auf moderne Unternehmen die die Produktivität ihrer Mitarbeiter verbessern wollen. Solche Programme, die von in- und ausländischen Entwicklern präsentiert werden, unterscheiden sich erheblich in Bezug auf Funktionalität, Kosten und Zielgruppe.

Mein Terminplan

Der Cloud-Dienst „My Schedule“ ist mit einer komfortablen Gesichtserkennungstechnologie von VisionLabs ausgestattet. Es verfolgt die Ankunfts- und Abfahrtszeiten der Mitarbeiter mit ihren persönlichen Telefonen und Wlan Router... Identifiziert Mitarbeiter durch Aussehen, registriert ihre Bewegungen innerhalb des Büros.

Geltungsbereich: Einzelhandel, Gastronomie, Dienstleistungssektor, Servicezentren, Apotheken, medizinische Einrichtungen.

Preis: ab 1.390 Rubel / Monat für die ersten 50 Mitarbeiter. Für jeden weiteren 20 Rubel / Monat.

Die Berichte werden in einer übersichtlichen Tabelle dargestellt

BüroMETRICA

Die Anwendung erfasst die Start- und Endzeiten des Arbeitstages, Mittagspausen, Arbeitspausen. Überwacht die Aktivität des Mitarbeiters bei der Verwendung des Computers, registriert Klicks, Cursorbewegungen, Scrollen und die auf verschiedenen Websites verbrachte Zeit. Die erhaltenen Daten werden in analytischen Tabellen und Grafiken zusammengefasst.

Anwendungsbereiche: kleine und mittelständische Unternehmen.

Kosten: für 5 Arbeitsplätze - 4.250 Rubel, für 10 - 7.565 Rubel, für 20 - 14.240 Rubel, für 30 - 18.690 Rubel.

Großer Bruder

Die Anwendung richtet sich an Mitarbeiter mit flexiblen Arbeitszeiten. Fixiert die Länge des Arbeitstages, vermerkt Abweichungen von der vorgegebenen Norm im Zeugnis. Direkt aus der Arbeitszeittabelle können Sie auf die persönliche Seite des Mitarbeiters gehen, um die Struktur der geleisteten Stunden zu analysieren. Fasst Daten in Tabellen und Diagrammen zusammen. Ermöglicht Ihnen, die Arbeit von Mitarbeitern von Remote-Standorten zu kontrollieren.

Zielgruppe: Mitarbeiter mit flexiblen Arbeitszeiten, Mitarbeiter entfernter Struktureinheiten.

MitarbeiterCop

Das Programm ermöglicht es Ihnen, die Start- und Endzeiten der Mitarbeiter und ihre Aktivitäten auf Computern anzuzeigen. Die Informationen werden in bunten PDF-Berichten mit Tabellen und Diagrammen zusammengefasst, die täglich an die E-Mail des Vorgesetzten gesendet werden. Der Inhalt der Berichte und der Zeitpunkt ihrer Zustellung werden vom Manager selbst bestimmt. Das Programm kann verwendet werden, um Stundenzettel und Gehaltsabrechnungen zu erstellen.

Zielgruppe: private und staatliche Unternehmen mit 5 bis 25.000 Mitarbeitern.

Kosten: unbefristete Lizenz für 5–25 Computer - 4.200 Rubel, für 12 Monate - 2.970 Rubel, für 6 Monate - 1.732 Rubel, für 3 Monate - 990 Rubel.

Yaware

Das Programm funktioniert sowohl im offenen Modus als auch im Inkognito-Modus. Es wird mit dem Computer gestartet und heruntergefahren. Legt den Beginn und das Ende des Arbeitstages fest, macht Pausen, berechnet die Gesamtarbeitszeit. Gruppiert Websites und Programme nach dem Grad ihrer Produktivität. Erinnert sich an die Abwesenheit des Mitarbeiters am Arbeitsplatz und lädt ihn ein, einen kurzen Bericht für das Management zu schreiben. Angepasst an die Bedürfnisse bestimmter Mitarbeiter und Struktureinheiten.

Zielgruppe: Unternehmen jeder Größe, die Remote-Mitarbeiter beschäftigen, Freiberufler.

Kosten: Bis zu 5 Mitarbeiter sind kostenlos. Mehr als 5 Mitarbeiter - von 150 bis 450 Rubel / Monat.

Die mobile Anwendung Yaware.Mobile wurde entwickelt, um die Arbeitszeit von Mitarbeitern mit Reisetätigkeit zu verfolgen. Die Anwendung ist installiert auf Handy Angestellter. Es kann verwendet werden, um ein- und ausgehende Anrufe, SMS-Nachrichten und die Nutzungszeit zu steuern mobile Anwendungen und Websites, die vom Spezialisten verwendet werden.

Zielgruppe: mobiles Personal.

Preis: 380 Rubel / Monat für jeden mobilen Mitarbeiter.

MitarbeiterZähler

Anwendungsmonitore aktuelle Aktivitäten Mitarbeiter, die Computer, Laptops, Tablets und Telefone verwenden. Analysiert die Benutzeraktivität, gruppiert die verwendeten Programme und Sites nach dem Grad der Nützlichkeit. Verfolgt die Aktivität der Tastatur, Maus, macht Screenshots des Monitors, zeichnet Geräusche vom eingebauten Mikrofon auf, zeichnet die Kommunikation in Messengern auf, verfolgt Bewegungen auf der Karte, Arbeitspausen. Funktioniert im Stealth-Modus. Generiert automatisch Berichte über die Arbeit des Personals, Grafiken der Produktivitätsdynamik.

Zielgruppe: Organisationen jeden Profils und jeder Größe.

Preis: 69 Rubel / Monat für einen Mitarbeiter beim Kauf von bis zu 10 Lizenzen 65 Rubel / Monat. beim Kauf von 11 bis 90 Lizenzen und 59 Rubel / Monat. pro Mitarbeiter beim Kauf von 91 bis 500 Lizenzen.

Jahresurlaub

Ziel des Systems ist es, die Abwesenheit von Mitarbeitern am Arbeitsplatz zu koordinieren und zu überwachen sowie die damit verbundenen Kosten zu berechnen. Mitarbeiter können über das System Urlaubsanträge stellen, Vertreter des Personaldienstes können diese genehmigen oder ablehnen, Berichte darüber erstellen, wie viele Tage und aus welchen Gründen der Mitarbeiter im Jahr nicht am Arbeitsplatz war.

Zielgruppe: Unternehmen mit bis zu 1.000 Mitarbeitern.

Kosten: individuell mit jedem Kunden verhandelt.

CrocoTime

Die Zeiterfassung dient der Erfassung von Arbeitszeiten und der Beurteilung der Auslastung der Mitarbeiter. Der Vorteil des Trackers ist die Synchronisation mit IP-Telefonie, Drehkreuzen und Kalender. Dank dieser nützlichen Funktion erhält die Unternehmensleitung ein vollständiges Bild vom Arbeitstag der Untergebenen. Ein Bericht über Fehlzeiten, Verspätungen und vorzeitiges Verlassen des Arbeitsplatzes wird an die Geschäftsleitung gesendet.

Zielgruppe: jedes Unternehmen, unabhängig von Profil und Größe

Die Kosten für die Cloud-Version für einen Arbeitsplatz betragen 250 Rubel / Monat. Die lokale Version ist zu individuellen Bedingungen verfügbar.

Zeit Doktor

Das Programm überwacht die vom Mitarbeiter verwendeten Websites und Anwendungen. Zeigt die Arbeitszeitstruktur anhand von Diagrammen an ( grüne Farbe- Arbeit am Computer, gelb - Ausfallzeiten, blau - mobiles Arbeiten). Das Programm überwacht die Aktivität von Tastatur und Maus, erstellt in regelmäßigen Abständen Screenshots des Bildschirms. GPS-Tracking ist für die Verwaltung von Außendienstmitarbeitern unverzichtbar.

Zielgruppe: Unternehmen mit Mitarbeitern, die vor Ort arbeiten (Lieferung von Pizza, Blumen, Korrespondenz).

Preis: 600 Rubel / Monat für eine Arbeitsplatz.

Umschalten

Der Hauptvorteil des Dienstes ist seine Einfachheit. Der Dienst konzentriert sich auf die unabhängige Kontrolle: Der Benutzer schreibt den Namen der Aufgabe auf, startet den Timer und stoppt ihn am Ende der Arbeit. Er kann eine Liste der erledigten Aufgaben anzeigen, Aufgabendiagramme erstellen und deren Fortschritt überwachen.

Zielgruppe: Freiberufler, Einzelunternehmer, Privatanwender.

Kostenlos. Für 5 US-Dollar können Sie die Funktionalität des Programms erheblich erweitern.

Mit Hilfe der aufgeführten Programme ist es möglich, die Arbeitszeitstruktur der Mitarbeiter zu optimieren und deren Produktivität durch Reduzierung von Verspätungen, vorzeitigen Abgängen und Ausfallzeiten zu steigern. Software ermöglicht Management- und Personalvertretern, wichtige Mitarbeiter und Außenstehende zu identifizieren, die Vergütung effektiver zwischen ihnen zu verteilen und auch zu kontrollieren Arbeitszeit Personal entlegener Strukturabteilungen und Mitarbeiter mit Reisetätigkeit und flexibler Arbeitszeitgestaltung.

Jede Organisation muss täglich Aufzeichnungen über die Verfügbarkeit von Mitarbeitern an ihren Arbeitsplätzen führen, dazu verwendet die Personalabteilung eine einheitliche Form eines Stundenzettels in Form von T-13. Es ermöglicht Ihnen, ihre Anwesenheit, Verspätung und Abwesenheit aufzuzeichnen, deren Gründe aus verschiedenen Gründen auftreten können, sowohl gültig als auch nicht gültig. Auf Basis des Datenblattes am Monatsende berechnet die Buchhaltung Löhne Arbeitnehmer, insbesondere solche Arbeitnehmer, deren Lohn sich nach der Zeit der Anwesenheit am Arbeitsplatz richtet.

Der Stundenzettel spielt eine wichtige Rolle in der Arbeit des Unternehmens, von der Erfassung der Anwesenheit der Mitarbeiter am Arbeitsplatz bis zur Berechnung ihres Lohns. Für jedes Ereignis wurde ein spezieller Code eingegeben, der die Uhrzeit des Arbeitstages, Krankheit, Dienstreise, Urlaub, einschließlich Verspätung und Abwesenheit eines Mitarbeiters bei der Arbeit, widerspiegeln kann. Darüber hinaus können Sie mit diesem Dokument die Normen der Arbeitswoche verfolgen und bestimmte Anpassungen am Workflow vornehmen.

So kann der Vorgesetzte anhand des Datenblatts bestimmte Entscheidungen treffen, um die Arbeitswoche des Mitarbeiters zu ändern, wenn Überlastung auftritt, kann dies nicht selten mit einem Gleitzeitplan oder der Vertretung eines kranken Mitarbeiters geschehen. Außerdem können Sie auf der Grundlage des Datenblatts eine Entscheidung treffen, sowohl über Boni und Anreize für einen Mitarbeiter als auch über De-Boni und die Verhängung einer Strafe.

Bitte beachten Sie, dass der erste Teil des Stundennachweises für die erste Monatshälfte der Buchhaltung zur Berechnung des Lohnvorschusses vorgelegt wird und aufgrund eines vollständig ausgefüllten Stundennachweises eine vollständige Lohnberechnung erfolgt.

Beispiel für das Ausfüllen des Stundenzettels

Das Zeugnis kann auf zwei Arten ausgefüllt werden, Sie sollten diejenige wählen, die am bequemsten und verständlichsten ist:

1. Die Daten werden täglich eingegeben - das Formular enthält Daten über die Anwesenheit der Mitarbeiter zur Arbeit und die Abwesenheit, wenn eine solche Tatsache festgestellt wurde.
2. Nur bei Abweichungen von den normierten Werten werden Daten in das Formular eingetragen, beispielsweise wenn ein Mitarbeiter plötzlich nicht zur Arbeit kommt, in diesem Fall wird seine Abwesenheit vermerkt.

Legende im Stundenzettel

Lohnartencode im Stundenzettel

• Gehalt und Reisekostenzuschüsse - 2000
• Vergütung an Arbeitnehmer aus zivilrechtlichen Verträgen (ohne Lizenzgebühren) - 2010
• Urlaubsgeld - 2012
• Zahlung bei vorübergehender Arbeitsunfähigkeit - 2300

Formular t-13 Probenfüllung

Das Ausfüllen des Stundenzettels ist nicht besonders schwierig, dafür wählen Sie eine für Sie bequeme Abrechnungsoption und tragen die entsprechenden Daten und Codes ein:

• V "Spalte 1" es ist notwendig, die nächste Seriennummer anzugeben.
• V "Spalte 2"- personenbezogene Daten für jeden Mitarbeiter der Organisation, entsprechend, Position und vollständiger Name.
• "Spalte 3" enthält Personal Nummer Angestellter.
• V "Spalte 4" unter Verwendung von Buchstabencodes für jeden Mitarbeiter werden die Daten für jeden Tag des Sklaven eingegeben, in der oberen Zelle der entsprechende Code und in der unteren Zelle die Arbeitszeit des Arbeiters. Wenn also ein 5/2-Zeitplan festgelegt ist, beträgt der Arbeitstag 8 Stunden und der Arbeitstag mit einem 2/2-Zeitplan 11 Stunden. Die Daten für die erste Monatshälfte und für die zweite werden in getrennten Spalten eingetragen. Oben - für die erste und unten für die zweite Hälfte. Bei Überlastung muss der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die übermäßig überlastete Zeit entweder in bar oder durch Freizeit entschädigen.
• V "Spalte 5" Die Gesamtzahl der geleisteten Arbeitsstunden wird für die erste Hälfte und getrennt für die zweite Monatshälfte angegeben.
• "Spalte 6" enthält den Gesamtwert der geleisteten Arbeitsstunden (die Summe aus Spalte 5).
• V "Spalte 7" Daten zum Lohnschlüssel werden eingegeben.
• "Box 8" enthält Kontodaten Buchhaltung die Lohnkosten widerzuspiegeln.
• Spalten 10-13 werden verwendet, um die Abwesenheit von Mitarbeitern zu berücksichtigen, wobei der entsprechende Code und die Anzahl der Tage angegeben werden.

Nicht-Standard-Situationen

Unbezahlter Urlaub

Nach der Gesetzgebung können folgende Arten solcher Ferien unterschieden werden:

• Aus familiären Gründen - "DO"
• Unbezahlter Urlaub nach dem Arbeitsgesetzbuch der Russischen Föderation, zum Beispiel anlässlich einer Hochzeit - "OZ"
• Aufgrund einer Entscheidung über einen Tarifvertrag oder einer Branchenentscheidung - "DB"

Wenn in den Ferien Feiertage sind

Wenn vorhanden Ferien während des zugeteilten Urlaubs, gem Produktionskalender für das laufende Jahr sind diese nicht mit einem „B“-Code gekennzeichnet. Wenn beispielsweise ein Mitarbeiter vom 9. bis 16. Juni in den Urlaub ging und in dieser Zeit am 12. Juni ein Feiertag ist, muss anstelle des Codes (OT) der Code „B“ geschrieben werden. Dieser Tag ist nicht im bezahlten Urlaub enthalten.

Krankheit während des Jahresurlaubs

Wenn der Arbeitnehmer während des Urlaubs erkrankt ist und einen Krankenstand zur Bestätigung vorgelegt hat, muss anstelle des Codes „OT“ der Code „B“ entsprechend dem Krankheitsurlaub notiert werden. In diesem Fall wird der Urlaub um die Dauer der Krankheit verlängert.

Stundenzettel- dient als Grundlage für die Berechnung der Gehälter der Arbeitnehmer. Dieses Dokument enthält Informationen über die Anwesenheit von Mitarbeitern an ihren Arbeitsplätzen oder über deren Abwesenheit mit Angabe des Grundes. Zum Ausfüllen können Sie das einheitliche Formular T-13 oder das Formular T-12 verwenden. Im Rahmen dieses Artikels werden wir uns die Funktionen des Ausfüllens des Stundenzettels des T-13-Formulars genauer ansehen, wir geben ein Beispiel für das Ausfüllen des Stundenzettels am Beispiel des T-13-Formulars. Alternativ können Sie unten beide Formulare herunterladen.

Das Arbeitszeitblatt ist eine Tabelle, in der An- und Abwesenheiten für jeden Mitarbeiter des Unternehmens berücksichtigt werden. Die Gesamtzahl der pro Monat gearbeiteten Tage und Stunden wird angezeigt. Darüber hinaus werden Codebezeichnungen der Abwesenheitsgründe angegeben.

Stundenzettel Formular T-13 - Probefüllung

Zunächst ist zu beachten, dass das Ausfüllen des Formulars auf zwei Arten erfolgen kann:

• alle Anwesenheiten, Nichterscheinen bei der Arbeit werden täglich vermerkt;
• nur Fehlzeiten, Verspätungen und sonstige Abweichungen vom normalen Arbeitstag werden vermerkt.

Unser Beispiel-Stundenzettel verwendet die erste Zeiterfassungsmethode.

Zunächst müssen Sie Daten zu den Austritten von Mitarbeitern während des Monats in die Arbeitszeittabelle eingeben. Das Formular T-13 enthält hierfür eine Tabelle, in der für jeden Mitarbeiter eine eigene Zeile ausgefüllt wird.

In Spalte 2 und 3 werden der vollständige Name, die Position des Mitarbeiters und seine Personalnummer eingetragen.

Spalte 4 gibt die Anwesenheit und Abwesenheit am Arbeitsplatz an. Für jeden Kalendertag des Monats - eine separate Zelle, die Codebezeichnung wird oben unter der Anzahl der an diesem Tag gearbeiteten Stunden angezeigt. Die Option ist möglich, wenn die untere Zelle nicht gefüllt ist, während die Arbeitszeit in Tagen erfasst wird.

Codes finden Sie auf der Titelseite des T-12-Stundenzettels.

Im folgenden Beispiel zum Ausfüllen des T-13-Formulars wurden die folgenden Buchstabencodes zur Erfassung der Arbeitszeit verwendet:

• Ich - der Tag ist vollständig ausgearbeitet;
• B - freier Tag;
• K - einen Mitarbeiter auf einer Geschäftsreise finden;
• B - im Krankenstand;
• OT - im Urlaub.

Am Ende des Monats sollte die Anzahl der Tage und Arbeitsstunden in der ersten und zweiten Hälfte des Monats gezählt werden, dazu hat die Arbeitszeittabelle die Spalten 5, 6. In der fünften spiegelt die obere Zelle die Anzahl der Tage wieder gearbeitet für die erste und zweite Hälfte des Monats, in der unteren Zelle - die Anzahl der Arbeitsstunden für jede Monatshälfte. Im sechsten wird die Anzahl der geleisteten Arbeitstage (obere Zelle) und Stunden (untere Zelle) für den gesamten Monat angegeben. Die folgende Abbildung zeigt ein Beispiel für das Ausfüllen von Spalte 1-6 der Arbeitszeittabelle.

Ein Beispiel für das Ausfüllen der Spalte 1-6 des Stundenzettels (Formular T-13)

Die Spalten 7-9 des Formulars T-13 enthalten nützliche Informationen.

Für jede Lohnart gibt es eine eigene Codebezeichnung, zum Beispiel:

• 2000 ist der Code für Löhne und Reisekostenzuschüsse;
• 2012 - Code des Stundenzettels für die Zahlung des Urlaubsgeldes;
• 2300 - Code bei der Zahlung von Krankenstand usw.

Unser Beispiel für das Ausfüllen einer Arbeitszeittabelle enthält die oben genannten drei Codes.

Wird für alle Mitarbeiter nur eine Vergütungsart verwendet, sind folgende Daten auszufüllen:

• Lohnartencode - in der oberen Spalte 7-9 für alle Mitarbeiter gleich;
• Korrespondenzkonto - ein Konto, auf das sich die Kosten dieser Art von Vergütung beziehen;
• 7, 8 Spalten bleiben leer;
• 9 - die Anzahl der Arbeitstage (Stunden) pro Monat für jeden Arbeitnehmer.

Wenn mehrere Lohnarten verwendet werden, müssen Sie alle drei Spalten ausfüllen: 7, 8, 9.

Im siebten wird der Lohncode eingetragen, im achten - das Konto für die Kostenzuordnung für diese Zahlungsart, im neunten - die Anzahl der Tage oder Stunden, die dieser Zahlungsart entsprechen. Diese Daten werden für jeden im Arbeitszeitblatt angegebenen Mitarbeiter ausgefüllt.

Die restlichen Spalten der Tabelle enthalten Informationen über die Gründe für Abwesenheiten und Verspätungen von Mitarbeitern.

Es hat auch eigene Codes für die Gründe für das Nichterscheinen, zum Beispiel:

• K - Geschäftsreise;
• B - Krankenstand;
• OT - Urlaub usw.

Neben der Angabe des Ursachencodes wird die Anzahl der Stunden oder Tage der Abwesenheit des Mitarbeiters aus diesem Grund angegeben. Das Ausfüllen des Stundenzettels obliegt in der Regel den Abteilungs- oder Bereichsleitern oder den Mitarbeitern der Personalabteilung.

Ausfüllen des Stundenzettels gemäß Formular T-13 (Spalten 7-13)

Der Autorenkurs von Olga Likina (Buchhalterin M.Video Management) eignet sich hervorragend zur Organisation von Personalakten im Unternehmen für angehende Personalreferenten und Buchhalter ⇓

Stundenzettel herunterladen (Formular T-13). Muster und Briefpapier in Excel

Unten können Sie ein Zeiterfassungsformular auf einem Blatt herunterladen und als Beispiel unten sehen Sie ein ausgefülltes Beispieldokument.

Videolektion „Arbeitszeitzeugnis. Formular T-13"

Dieses Video-Tutorial zeigt ein detailliertes Beispiel für das Ausfüllen eines Stundenzettels mit dem T-13-Formular.

Das Arbeitszeitblatt dient dazu, Informationen über die tatsächlich geleistete Arbeitszeit von Mitarbeitern von Organisationen zu erfassen. Ich muss sagen, dass der Stundenzettel nicht zwingend vorgeschrieben ist - im Prinzip kann er willkürlich sein, dh es steht jedem Unternehmen frei, seinen eigenen Stundenzettel zu verwenden, wenn ein solcher Bedarf entsteht. Das Formular wurde jedoch vom Staatlichen Statistikausschuss der Russischen Föderation entwickelt und zur Verwendung empfohlen und wird bevorzugt.

Dateien

Wer füllt den Stundenzettel aus

Das Formular wird entweder von einem Mitarbeiter der Personalabteilung oder vom Leiter ausgefüllt bauliche Einheit, oder ein speziell für diese Funktion eingestellter Zeitnehmer. Basierend auf den eingegebenen Informationen berechnen die Spezialisten der Buchhaltung den Mitarbeitern der Organisation Löhne und andere Zahlungen. Tatsächlich ist der Stundenzettel eines der wichtigsten Buchhaltungsdokumente. Und wenn kleine Unternehmen darauf verzichten können, dann große Unternehmen v verpflichtend Führen Sie solche Zeitaufzeichnungen.

Abhängig von dem im Unternehmen eingeführten Personalaktensystem kann der Stundenzettel entweder für alle Mitarbeiter der Organisation erstellt oder in jedem Bereich separat geführt werden.

Die Arbeitszeittabelle ist ein reguläres Dokument, dh Sie müssen jeden Monat eine neue Kopie erstellen, damit die Seriennummer der Arbeitszeittabelle der Seriennummer des Monats entspricht, in dem sie erstellt wurde. Der Zeiterfassungszeitraum umfasst alle Tage des Monats.

Sie können den Stundenzettel sowohl elektronisch als auch schriftlich ausfüllen. Nach Eingabe aller notwendigen Angaben muss er jedoch noch für die Unterschriften der Verantwortlichen ausgedruckt werden.

Formular T-13. Formularfunktionen

Beginnen wir mit dem T-13-Formular, das jetzt viel häufiger verwendet wird, um einen Stundenzettel zu führen.

Den Mitarbeitern der Personalabteilung ist das einheitliche Formular T-13 bzw. der elektronische Stundenzettel bekannt. Dies ist nicht die einzige, aber definitiv die gebräuchlichste Methode zur Erfassung der geleisteten Arbeitsstunden. Wenn Sie Aufzeichnungen manuell führen, sollten Sie das Formular T-12 verwenden.

Timesheet ist ein bekanntes Tool zur Verfolgung der Mitarbeiteranwesenheit. Mit dem Formular T-13 können Sie die Gründe für das Nichterscheinen zur Arbeit detailliert erfassen, einschließlich Studienurlaub während der Session, Weiterbildung und verschiedene Arten von Behindertenurlaub. Der Zeitraum, für den das Dokument ausgefüllt wird, kann weniger als 31 Tage betragen.

Das ausgefüllte T-13 ist die Grundlage für die Berechnung der Gehälter.

Format zum Ausfüllen des Stundenzettels in T-13

Im Gegensatz zu beliebigen Tabellen mit ähnlichem Inhalt enthält T-13 Daten über das Unternehmen, einschließlich der Eigentumsform und OKPO. Die Belegnummer wird gemäß den internen Vorgaben zur Pflege von Stundenzetteln angebracht.

Der Name der Abteilung wird auch oben angezeigt. Es sei daran erinnert, dass der Leiter dieser Abteilung (auch wenn das Ausfüllen des Stundenzettels nicht in seiner Verantwortung liegt) das ausgefüllte Formular unterschreiben muss.

Die Reihenfolge der Mitarbeiter wird durch die Entscheidung des Verantwortlichen bestimmt. Die gebräuchlichste Sortierung ist wie in unserem Beispiel alphabetisch, jedoch ist die Sortierung nach Personalnummer möglich (Spalte 3).

In Spalte 4 setzen wir Markierungen nach Tag:

ICH BIN- (Anwesenheits-) Arbeitstag,
V- freier Tag,
VON- Ferien,
RP- Beteiligung am arbeitsfreien Tag (Arbeitspause),
ZU- Geschäftsreise,
PC- die Weiterbildung,
Verfügen über- Studienurlaub mit Anruf von einer Bildungseinrichtung,
B- Krankenstand mit Krankenstand,
T- unbezahlter Krankenstand ohne Krankenstand.

Unter der Markierung habe ich die Anzahl der Stunden angegeben, die an diesem Tag gearbeitet wurden. In Spalte 5 fassen wir die Anzahl der I in der Zeile und die Anzahl der Stunden zusammen. Wir erhalten 4 Werte für 2 Monatshälften. In Spalte 6 fassen wir die Werte zusammen und erhalten die endgültige Zahl für die Arbeit für den Monat.

Die Stundenzahl für C, OT, K, B und andere Fälle wird in der vierten Spalte nicht angegeben. Dafür gibt es die Spalten 10-13.

Abrechnung von Krankheits-, Urlaubs- oder sonstigen Fehlzeiten

Bezeichnungscodes können unterschiedlich sein (zB numerisch). Die konkrete Form der Befüllung ist gesetzlich nicht vorgeschrieben.

Die X-Bezeichnung zeigt, dass wir diesen Tag nicht berücksichtigen: Der Monat ist der Einfachheit halber in zwei Zeilen mit ungleichen Werten unterteilt. Für Monate mit 30 Tagen (z. B. November sieht die Spalte so aus (der Einfachheit halber ist die „nicht vorhandene“ 31. Zahl rot markiert):

T-13 für November

Analog wird T-13 für Besuche im Februar ausgefüllt.

Die Spalten 7-9 geben den Zahlungscode, die Anzahl der Tage und die Art der Gebühren an. Unser Beispiel verwendet Codes:

• 2000 - gemeinsamer Arbeitstag,
• 2300 - Krankenstand (Behindertengeld),
• 2012 - Ferien.

Alternative Lösung

Einige Unternehmen genehmigen eine leicht vereinfachte Version des Stundenzettels, ohne den Grund für die Auslassungen anzugeben. Spalte 4 zeigt nur 2 Codes an:

• ICH BIN- Arbeitstag,
• h- arbeitsloser Tag.

Diese Methode kann umständlich sein, da keine Krankenstände erfasst werden.

Sonderfälle

1. Wie fülle ich die T-13 für Mitarbeiter aus, die an Konferenzen und anderen Schulungsveranstaltungen teilnehmen?

Hängt von der Position des Unternehmens ab. Diese Tage können als Arbeiter (I) oder als Weiterbildung (PC) gezählt werden. Auch die Zahlungsrate kann variieren.

2. Kann Code I einen Wert für mehr als 8 Stunden haben?

Jawohl. Vielleicht, wenn es eine Sonderregelung zu verlängerten Arbeitszeiten gibt. Im Laufe der Zeit kann mit der Bezeichnung C gekennzeichnet werden.

3. Was ist der Unterschied zwischen T-12- und T-13-Stundenzettel?

Das erste ist ein manuelles Anwesenheitsformular. Der zweite ist elektronisch. Viele Buchhaltungsabteilungen haben inzwischen auf T-13 umgestellt, da es mit einem speziellen Programm automatisch gesammelt werden kann.

Formular T-12

Zuallererst müssen Sie wie in jedem anderen Dokument der Personalakten zunächst die Details der Organisation in die Arbeitszeittabelle eingeben: ihren vollständigen Namen mit dem OKPO-Code (diesen müssen Sie den Registrierungsunterlagen entnehmen), organisatorischer und rechtlicher Status (IP, LLC, CJSC, OJSC) sowie die Struktureinheit (Abteilung), für die die Zeugnis gegeben(Falls benötigt).

Dann müssen Sie in der entsprechenden Spalte die Nummer des Dokuments für den internen Dokumentenfluss eingeben und auch angeben Berichtszeitraum die den angegebenen Stundenzettel berücksichtigt.

Numerische und alphabetische Codes in der Arbeitszeittabelle

Dieser Teil des Stundenzettels enthält alphabetische und numerische Codes, die verwendet werden, um die erforderlichen Informationen zu den Mitarbeitern sowie deren Entschlüsselung einzugeben. Sie müssen im Hauptteil des Stundenzettels eingetragen werden, um die tatsächlich am Arbeitsplatz verbrachte Zeit des einen oder anderen Arbeitnehmers sowie die Gründe für seine Abwesenheit kurz und deutlich wiederzugeben. Wenn die Spezialisten der Personalabteilung in dieser Form des Zeugnisses zusätzliche Codes eingeben müssen, können diese eigenständig entwickelt und in diese Tabelle eingegeben werden.

Zeiterfassung in T-12

Dieser Abschnitt in der Arbeitszeittabelle ist der wichtigste - darin wird die Arbeitszeit erfasst. Zuerst müssen Sie die Seriennummer des Mitarbeiters in die erste Spalte dieses Abschnitts eingeben, dann in die zweite - seinen vollständigen Namen (vorzugsweise den vollständigen Namen und das Patronym, damit es nicht zu Verwechslungen und Fehlern kommt). In der dritten Spalte müssen Sie die ihm während der Beschäftigung zugewiesene Personalnummer des Mitarbeiters eingeben (sie ist individuell und wird nie wiederholt).

Im Zeugnis gibt es für jeden Mitarbeiter zwei Zeilen – sie enthalten verschlüsselte Informationen über die An- oder Abwesenheit des Arbeitsplatzes an jedem Kalendertag des Monats. Darüber hinaus ist unverzüglich der Grund für das Nichterscheinen am Arbeitsplatz anzugeben, sofern ein solcher festgestellt wurde.

Der Grund wird in der oberen Zeile gegenüber dem vollständigen Namen des Mitarbeiters und in der unteren Zeile angezeigt - die Anzahl der tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden, und wenn der Mitarbeiter nicht am Arbeitsplatz erschienen ist, kann die untere Zelle leer gelassen werden.

Der nächste Schritt besteht darin, die Gesamtzahl der tatsächlich geleisteten Stunden und Tage für zwei Wochen zu berechnen und am Ende der Tabelle das Ergebnis der Berechnungen für den Monat.

Gleichzeitig sollten Sie sorgfältig überwachen, dass die Gesamtzahl der Kalendertage in einem Monat mit der für jeden Mitarbeiter angegebenen Arbeits-, Ruhe- und Feiertagsmenge übereinstimmt.

Es sei darauf hingewiesen, dass manchmal die für das Ausfüllen des Stundenzettels verantwortlichen Personen nur diejenigen Informationen eingeben, die sich auf die Tage beziehen, an denen der Arbeitnehmer vom Arbeitsplatz abwesend war. Diese Möglichkeit kann jedoch zu personellen und buchhalterischen Fehlern führen, sodass von deren Nutzung abgeraten wird.

Datum und Unterschriften der Verantwortlichen

Nach dem Ausfüllen des Stundenzettels muss der dafür verantwortliche Mitarbeiter seine Position angeben und sich auch in den entsprechenden Zellen mit einer obligatorischen Entschlüsselung anmelden. Der Stundennachweis muss auch vom Leiter der Struktureinheit oder vom Direktor des Unternehmens genehmigt werden – ebenfalls mit Angabe der Position und einer Unterschrift mit Entschlüsselung. Als letztes geben Sie das Datum ein, an dem der Stundenzettel ausgefüllt wurde.