Der Arbeitgeber hat den Arbeitsvertrag verloren, was zu tun ist. Wiederherstellung von Personaldokumenten. Der Arbeitnehmer bat darum, ihn mit einer Kopie des Arbeitsvertrags zu bescheinigen. So machst du es richtig

Frage

Während des Personalaudits stellte sich heraus, dass Arbeitgeber und Arbeitnehmer keinen einzigen unterzeichneten Arbeitsvertrag mit Arbeitnehmern hatten. Wie wird es jetzt sein, die Personaldokumentation wiederherzustellen und mit allen Arbeitsverträge und Arbeitsaufträge abzuschließen?

Antworten

Das Verfahren zur Wiederherstellung eines Arbeitsvertrags ist nicht durch Rechtsverordnungen festgelegt.

Es wird empfohlen, einen neuen Arbeitsvertrag abzuschließen. Geben Sie in diesem Fall das Datum des Vertragsabschlusses und das Datum des Beginns des Arbeitsverhältnisses an - wann der Arbeitnehmer in die Organisation aufgenommen wurde. Zur Wiederherstellung der Dokumentation wird dem Arbeitgeber empfohlen, eine Anordnung über den Verlust von Dokumenten, eine Liste der verlorenen Dokumente, den Zeitpunkt ihrer Wiederherstellung und die Angabe der Person zu erteilen, die für die Wiederherstellung der Personaldokumentation verantwortlich ist. Diese Anordnung kann auf der Grundlage des Dienstes oder des Memorandums der verantwortlichen Person erteilt werden, in dem das Fehlen von Arbeitsverträgen festgehalten wird.

Rechtfertigung

Die Fragen der Organisation der Aufbewahrung, des Erwerbs, der Buchhaltung und der Verwendung von Dokumenten werden durch das Bundesgesetz vom 22. Oktober 2004 N 125-FZ (in der Fassung vom 18. Juni 2017) "Über Archivangelegenheiten in der Russischen Föderation" geregelt. Die rechtliche Regelung des Verfahrens und der Aufbewahrungsfristen von Personaldokumenten erfolgt auf der Grundlage der Liste der im Rahmen der Tätigkeit staatlicher Stellen, lokaler Behörden und Organisationen erstellten Standard-Verwaltungsarchivdokumente mit Angabe der Aufbewahrungsfristen, genehmigt durch die Verordnung des russischen Kulturministeriums vom 25.08.2010 N 558. Abschnitt 8 „Personalsicherheit“ der angegebenen Liste enthält Informationen über die Aufbewahrungsfrist von Personalakten, einschließlich Kopien von Bestellungen von Mitarbeitern. Organisationen sind verpflichtet, die Sicherheit von Archivdokumenten, einschließlich Personaldokumenten, während der durch Bundesgesetze und andere behördliche Vorschriften festgelegten Aufbewahrungsfristen zu gewährleisten Rechtsakte Russische Föderation, sowie Dokumentenlisten nach Art. 23 des Bundesgesetzes N 125-FZ. Diese Dokumente haben eine Speicherdauer von 75 Jahren. Die Aufbewahrungsfrist beträgt 1 Jahr für den Urlaubsplan und 3 Jahre für sonstige Urlaubsdokumente.

Im Falle des Verlustes von Personaldokumenten mit Unterschriften von Arbeitnehmern sollte der Arbeitgeber diese daher wiederherstellen, da die geltende Gesetzgebung dem Arbeitgeber die Verpflichtung auferlegt, die Sicherheit der Personaldokumente zu gewährleisten.

Das Verfahren zur Wiederherstellung eines Arbeitsvertrags ist nicht durch Rechtsverordnungen festgelegt.

Zur Wiederherstellung der Dokumentation wird dem Arbeitgeber empfohlen, eine Anordnung über die Gründe für den Verlust der Dokumentation, eine Liste der verlorenen Dokumente, den Zeitpunkt ihrer Wiederherstellung und die Angabe der Person zu erteilen, die für die Wiederherstellung der Personaldokumentation verantwortlich ist. Diese Anordnung kann auf der Grundlage des Dienstes oder Memorandums der verantwortlichen Person erteilt werden, in dem das Fehlen von Arbeitsverträgen (und, falls möglich, der Grund für deren Verlust) festgehalten wird.

Nach Ansicht von Spezialisten der Regulierungsbehörden (vgl. Frage: In unserem Büro brannte es und alle Personaldokumente gingen verloren. Mit der Wiederherstellung der Arbeitsbücher haben wir das Problem gelöst. Und wir wissen nicht, wie man Kopien von Arbeitsverträgen wiederherstellt. Die Situation wird durch den Verlust von Kopien der Arbeitsverträge durch einige Mitarbeiter erschwert. Was sollten Sie in einer solchen Situation tun? ("Personalabteilung Handelsorganisation", 2014, N 2) (BeraterPlus)), wenn der Arbeitsvertrag in elektronischer Form aufbewahrt wurde, muss ein Duplikat des Arbeitsvertrags ausgestellt werden. Gleichzeitig muss das Duplikat des Dokuments alle Anforderungen erfüllen, die für die Durchführung eines Arbeitsvertrags gelten, und mit den verlorenen Kopien des Arbeitsvertrags identisch sein. Wenn elektronisches Formular Besteht kein Arbeitsvertrag, empfehlen sie den Abschluss eines neuen Arbeitsvertrages. Geben Sie in diesem Fall das Datum des Vertragsabschlusses und das Datum des Beginns des Arbeitsverhältnisses an - wann der Arbeitnehmer in die Organisation aufgenommen wurde. Darüber hinaus empfehlen wir Ihnen, im Text des Arbeitsvertrags anzugeben, dass dieser als Ersatz für den verlorenen Vertrag abgeschlossen wurde.

Die sicherste Variante für den Arbeitgeber ist unserer Meinung nach die zweite Variante, da die Möglichkeit, ein Duplikat eines Arbeitsvertrags auszustellen, im aktuellen Arbeitsrecht nicht unmittelbar vorgesehen ist (wie z ein Arbeitsbuch).

Wir empfehlen: Machen Sie sich zusätzlich mit dem im ATP ConsultantPlus veröffentlichten Material vertraut - Frage: Was kann der Arbeitgeber bei Verlust von Personalaufträgen mit Unterschriften der Arbeitnehmer (insbesondere bei Urlaub und Personalversetzungen) tun? Wie ist die Reihenfolge ihrer Wiederherstellung? Ist es notwendig, solche Anordnungen für entlassene Arbeitnehmer wiederherzustellen? (Expertenberatung, 2012) (ConsultantPlus)

Alle sind verloren Arbeitsverträge... Wie kann ein Arbeitgeber sie wiederherstellen? Wie erstellt man ein Duplikat eines Arbeitsvertrags richtig? Wird der Arbeitsvertrag neu abgeschlossen? Der Arbeitnehmer bat darum, ihn mit einer Kopie des Arbeitsvertrags zu bescheinigen. Wie beglaubigt man diese Kopie richtig? Mit welchen Sanktionen muss ein Arbeitgeber rechnen, wenn er dem Arbeitnehmer keine Kopie seines Arbeitsvertrags aushändigt?

Alle Arbeitsverträge sind verloren gegangen. Wie kann ein Arbeitgeber sie wiederherstellen?

Das Arbeitsrecht regelt das Verfahren zur Wiederherstellung von Arbeitsverträgen nicht direkt. Daher kann der Arbeitgeber es individuell für sein Unternehmen selbst entwickeln. Erstellen Sie beispielsweise ein separates lokales Regulierungsgesetz zu diesem Thema, fügen Sie die entsprechende Spalte in die Anweisung zu . ein Personaladministration ().

Es kann im Voraus festgelegt werden, dass bei Verlust des Originals des Arbeitsvertrags aus irgendeinem Grund ein Duplikat erstellt wird (GOST R 7.0.8-2013). anhand welcher Dokumente die Registrierung erfolgt und in welchem ​​Zeitraum.

Übrigens kann der Arbeitgeber folgende Vorgehensweise festlegen: Verloren gegangene Originale von Arbeitsverträgen können anhand der Kopien in den Händen der Arbeitnehmer wiederhergestellt werden. Wenn also dieses Recht des Arbeitgebers in der Betriebsordnung des Unternehmens festgelegt ist, ist es innerhalb von drei Werktagen ab dem Zeitpunkt der Feststellung des Schadens rechtmäßig, von den Arbeitnehmern ihre Arbeitsverträge zu verlangen. Der Arbeitgeber wird sie verwenden, um Duplikate zu erstellen und Kopien an die Arbeitnehmer zurückzugeben. Solche Aktionen sollten auf einen bestimmten Zeitraum begrenzt werden. Zum Beispiel verpflichtet sich ein Arbeitgeber oder ein Personalreferent als sein Vertreter, während der Arbeitswoche alles zu tun.

Beachtung!

Das Arbeitsrecht legt keinen Zeitrahmen für die Erstellung eines Duplikats eines Arbeitsvertrags fest. Die Laufzeit kann daher beliebig sein, aber in vernünftigen Grenzen und nicht über lange Monate gestreckt.

Der Arbeitgeber kann zusätzlich seine Arbeitsvertragskopien in die elektronische Datenbank eintragen. Dann können Sie in einem lokalen Regulierungsgesetz vorschreiben, dass Papierduplikate von Verträgen auf der Grundlage von elektronische Dokumente... Dies bedeutet, dass Sie keine Kopien davon von Mitarbeitern verlangen müssen, was dazu beiträgt, den Papierkram erheblich zu reduzieren.

Wie erstellt man ein Duplikat eines Arbeitsvertrags richtig?

Wenn beide Kopien des Arbeitsvertrags verloren gehen, wie können Sie seine Duplikate ordnungsgemäß erstellen?

Lassen Sie uns wiederholen, dass die Gesetzgebung keine etablierte Ordnung Registrierung eines Duplikats eines Arbeitsvertrags. Der Arbeitgeber behält sich das Recht vor, es durch Eintragung in ein lokales Regulierungsgesetz unabhängig zu erstellen.

Bei der Erstellung eines Verfahrens zur Ausstellung von Duplikaten sollte der Personalreferent folgende Umstände nicht vergessen:

Nach den Regeln wird das Original des Arbeitsvertrags in schriftlicher Form in zwei Kopien abgeschlossen, auf die jede der Parteien ihre Unterschrift setzt (). Dies bedeutet, dass auch Duplikate von verlorenen Dokumenten erstellt und in ähnlicher Weise befestigt werden sollten. Darüber hinaus muss der Arbeitnehmer das Duplikat des Arbeitgebers unterschreiben und den Erhalt seiner Kopie des Dokuments mit dieser Unterschrift bestätigen.

Beachtung!

Die Angaben im Duplikat müssen dem Inhalt des verlorenen Originals des Arbeitsvertrags entsprechen. Die für die Erstellung eines Arbeitsvertrags erforderlichen Informationen und Bedingungen sind im Arbeitsgesetzbuch festgelegt.

Der Arbeitgeber kann diese Informationen und Bedingungen auch anhand der Arbeitsaufträge neu erstellen, indem er sie aus dem Arbeitsbuch, der Personalkarte oder anderen Dokumenten des Arbeitnehmers übernimmt.

Wird der Arbeitsvertrag neu abgeschlossen?

In der Personalabteilung des Werks ging der Arbeitsvertrag mit dem Mitarbeiter verloren, auch der Mitarbeiter fand seine Kopie nicht. Kann ein Arbeitsvertrag ohne Duplikate wieder abgeschlossen werden?

Die Antwort ist ja. In Ermangelung von Rechtsvorschriften zur Wiederherstellung verlorener Arbeitsverträge ist der Arbeitgeber bei der Lösung eines solchen Problems frei. Selbst wenn beide Kopien verschwunden sind, kann der Vorgesetzte durchaus einen neuen Arbeitsvertrag mit dem Arbeitnehmer erstellen und abschließen, ohne auf ein Duplikat zurückgreifen zu müssen, wobei jedoch die Informationen und Bedingungen nicht vergessen werden, die im ersten verlorenen Dokument aufgeführt waren (Artikel 57 des Arbeitsgesetzbuch der Russischen Föderation).

Das tatsächliche Datum setzen wir zum Zeitpunkt des Vertragsabschlusses und der Vertragsunterzeichnung und als gesonderten Absatz das Datum der Einstellung des Mitarbeiters. Es wird dringend empfohlen, in den Text der neuen Vereinbarung einen Vermerk aufzunehmen, dass sie abgeschlossen und unterzeichnet wurde, um die verlorene zu ersetzen.

Ein Arbeitnehmer, der seine Kopie verloren hat, bittet den Arbeitgeber, ihm eine Kopie des Arbeitsvertrags auszuhändigen. Ist das Unternehmen verpflichtet, dem Verlangen des Arbeitnehmers nachzukommen?

Es ist gesetzlich festgelegt, dass der Arbeitgeber verpflichtet ist, dem Arbeitnehmer auf seinen schriftlichen Antrag Kopien von Dokumenten im Zusammenhang mit der Arbeit auszustellen (). Da die Liste dieser Papiere offen ist, hat der Arbeitnehmer das Recht, eine Kopie des Arbeitsvertrags zu verlangen. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, dem Arbeitnehmer innerhalb von drei Werktagen nach Antragstellung eine solche Kopie völlig kostenlos zur Verfügung zu stellen.

Rat

So kann es vorkommen, dass in der Personalabteilung durch ein Missverständnis aus Versehen Geld vom Arbeitnehmer für die Anfertigung einer Kopie des Arbeitsvertrages abgenommen wurde. Geben Sie den Betrag sofort mit einer Entschuldigung zurück.

Der Arbeitnehmer bat darum, ihn mit einer Kopie des Arbeitsvertrags zu bescheinigen. Wie macht man es richtig?

Das Verfahren zur Beglaubigung von Kopien () ist gesetzlich festgelegt, was bedeutet, dass eine dem Arbeitnehmer ausgestellte Kopie des Arbeitsvertrags ordnungsgemäß beglaubigt werden muss ().

Um eine Papierkopie ordnungsgemäß zu sichern, ist es notwendig, nach allen eingegebenen Informationen das Wort "Wahr" (ohne Anführungszeichen und andere Satzzeichen) unten auf das Blatt zu schreiben, die Position der bevollmächtigten Person anzugeben, die die Kopie beglaubigt hat, bitten Sie ihn zu unterschreiben und zu transkribieren, das Datum der Beglaubigung des Dokuments anzubringen ().

Ob es sich lohnt, eine Kopie des Vertrags mit einem Siegel zu versehen, ist Sache des Arbeitgebers, aber das Dokument vorzulegen rechtliche Bedeutung, die Kopie ist mit einem Stempel versiegelt.

Der Arbeitgeber hat das Recht, die Aufforderung des Arbeitnehmers, ihm eine notariell beglaubigte Kopie des Arbeitsvertrags auszuhändigen, abzulehnen. Nach dem Arbeitsrecht (Artikel 62 des Arbeitsgesetzbuches der Russischen Föderation) ist er überhaupt nicht verpflichtet, solche Dokumente auszustellen, es sei denn, dies ist natürlich in einem lokalen Verordnungsgesetz festgelegt. Wenn eine solche Aufzeichnung vorliegt, muss der Arbeitgeber dem Antrag des Arbeitnehmers nachkommen und gleichzeitig die Notardienste aus eigener Tasche bezahlen (Artikel 62 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation).

Mit welchen Sanktionen muss ein Arbeitgeber rechnen, wenn er dem Arbeitnehmer keine Kopie des Arbeitsvertrags aushändigt?

Der Mitarbeiter wurde eingestellt, er unterzeichnete zwei Kopien des Arbeitsvertrags, woraufhin die Dokumente zur Genehmigung an den Manager übergeben wurden. Es verging einige Zeit, aber der Mitarbeiter erhielt seine Vertragskopie nicht zurück. Droht dies dem Arbeitgeber mit Strafe?

Der Arbeitsvertrag wird in zweifacher Ausfertigung erstellt. Und wenn sich ein Dokument in der Obhut des Arbeitgebers befindet, wird das zweite sicherlich dem Arbeitnehmer ausgehändigt ().

Das Arbeitsrecht ist bindend. Verstößt der Arbeitgeber willentlich oder unwillentlich gegen die bestehende Vorschrift, kann ihm eine Verwaltungsstrafe (Art. 5.27 des Gesetzes über Ordnungswidrigkeiten) auferlegt werden.

Für ein solches Vergehen droht eine Geldstrafe, denn Beamte- In Höhe von 1.000 bis 5.000 Rubel kann eine Organisation, mit Ausnahme einer Geldstrafe von 30.000 bis 50.000 Rubel, einer administrativen Aussetzung der Aktivitäten für bis zu 90 Tage unterliegen.

Ein Beamter, der einem Arbeitnehmer seine Kopie des Arbeitsvertrags nicht übertragen hat und zuvor eine ähnliche Straftat nach diesem Artikel begangen hat, kann für einen Zeitraum von ein bis drei Jahren disqualifiziert werden.

Beachtung!

Unter der Begehung einer ähnlichen Straftat wird nicht nur das wiederholte Versäumnis, dem Arbeitnehmer seine Kopie des Vertrages auszuhändigen, sondern auch die Begehung eines anderen Verstoßes gegen das Arbeitsrecht verstanden.

Ein Arbeitsvertrag ist eine Vereinbarung zwischen dem Arbeitgeber und dem Arbeitnehmer, gemäß der sich der Arbeitgeber verpflichtet, dem Arbeitnehmer Arbeit für eine bestimmte Arbeitsfunktion bereitzustellen, um die Arbeitsbedingungen zu gewährleisten, die durch das Arbeitsrecht und andere Gesetze, die Normen enthalten, vorgesehen sind Arbeitsrecht, Tarifvertrag, Vereinbarungen, örtliche Vorschriften und diese Vereinbarung, dem Arbeitnehmer das Gehalt fristgerecht und vollständig zahlen, und er wird das durch diese Vereinbarung festgelegte Gehalt persönlich erfüllen Arbeitsfunktion, die für diesen Arbeitgeber geltenden internen Arbeitsvorschriften einhalten (Artikel 56 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation). Die Pflicht zum Abschluss eines Arbeitsvertrages ist in Art. 16, 56, 57, 67 des Arbeitsgesetzbuches der Russischen Föderation.
Das Verfahren zur Wiederherstellung eines Arbeitsvertrags ist nicht durch behördliche Erlasse festgelegt, daher ist unseres Erachtens, wenn der Arbeitsvertrag in elektronischer Form aufbewahrt wurde, ein Duplikat des Arbeitsvertrags ausgestellt. In diesem Fall muss das Duplikat des Dokuments alle Anforderungen erfüllen, die für die Durchführung eines Arbeitsvertrags gelten, und mit den verlorenen Kopien des Arbeitsvertrags identisch sein.
Liegt keine elektronische Form eines Arbeitsvertrages vor, empfehlen wir den Abschluss eines neuen Arbeitsvertrages. Geben Sie in diesem Fall das Datum des Vertragsabschlusses und das Datum des Beginns des Arbeitsverhältnisses an - wann der Mitarbeiter in die Organisation aufgenommen wurde. Darüber hinaus empfehlen wir Ihnen, im Text des Arbeitsvertrags anzugeben, dass dieser als Ersatz für den im Zusammenhang mit dem Brand Verlorenen abgeschlossen wurde.

Sehr oft haben in Unternehmen nicht alle Arbeitnehmer einen schriftlichen Arbeitsvertrag, obwohl diese Anforderung in Artikel 67 des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation verankert ist. Sie sind möglicherweise nicht vorhanden oder veraltet - ohne die erforderlichen Informationen oder Änderungen im Prozess Arbeitstätigkeit Angestellter. Es kommt vor, dass ein Mitarbeiter seine Kopie eines Arbeitsvertrags verloren hat und um ein Duplikat bittet.

Weder das Verfahren zur Ausstellung eines Duplikats noch zur Wiederherstellung eines Arbeitsvertrags ist gesetzlich geregelt. Der Arbeitgeber stellt jedoch die erforderlichen Unterlagen aus. Wie macht man es richtig?

Wenn es sich um die Wiederherstellung eines Arbeitsvertrags handelt, der nicht besteht, wird empfohlen, den Arbeitsvertrag mit dem aktuellen Datum zu erstellen und darin die gesamte Chronologie ab dem Datum des Beginns des Arbeitsverhältnisses anzugeben: wann der Mitarbeiter wurde eingestellt, in welcher Position, in welcher Organisation, mit welchem ​​Gehalt usw. .d. Beim Ändern des Namens der Organisation wird angegeben, ab welchem ​​Datum sich diese geändert hat. Gab es Überweisungen, Zahlungsänderungen und andere Bedingungen, ist es auch ratsam, dies im Arbeitsvertrag anzugeben. Wenn der Arbeitgeber keine Daten hat und sie nirgendwo zu bekommen sind, werden sie natürlich nicht angezeigt. Außerdem muss im Vertrag die Arbeitsposition angegeben werden, die der Mitarbeiter jetzt einnimmt, und das ist alles zwingende Bedingungen, derzeit durch das geltende Arbeitsrecht festgelegt.

Eine andere Möglichkeit besteht darin, einen Arbeitsvertrag mit aktuellem Datum mit Angabe des Datums der Einstellung des Arbeitnehmers (das tatsächliche Datum der Aufnahme) und der aktuellen Bedingungen jetzt - entsprechend der Position des Arbeitnehmers und den Anforderungen der geltenden Gesetzgebung - abzuschließen. Ohne die gesamte Chronologie ab dem Aufnahmedatum.

Wenn mit einem Arbeitnehmer vor Inkrafttreten des Arbeitsgesetzbuchs der Russischen Föderation (zum Beispiel im Jahr 2000) einmal ein Arbeitsvertrag abgeschlossen wurde, der später vom Arbeitnehmer verloren ging und kein Vertrag selbst besteht, sondern schriftlichen Vereinbarungen können Sie ein Duplikat ausstellen.

Anders als bei einem Arbeitsbuchduplikat, dem gesetzlich vorgesehenen Verfahren zur Ausstellung, ist das Verfahren zur Ausstellung eines Duplikats eines Arbeitsvertrags gesetzlich nicht geregelt, daher gibt es keine klaren Anweisungen. In der Praxis wird ein Arbeitsvertrag auf unterschiedliche Weise wiederhergestellt.

Ein dupliziertes Dokument ist eine Kopie davon. Änderungen an der Kopie sind nicht akzeptabel, daher ist es bei der Ausstellung eines Duplikats eines Arbeitsvertrags wichtig, diesen ordnungsgemäß zu beglaubigen. Wenn der Arbeitnehmer bittet, ihm ein Duplikat des Arbeitsvertrags auszuhändigen, muss darauf angegeben werden: "Duplikat des Arbeitsvertrags Nr. __ vom 00.00.0000, dann das tatsächliche Ausstellungsdatum des Duplikats angeben"

Bei der Ausstellung eines Duplikats sind etwaige Zusatzvereinbarungen und Anlagen zum Arbeitsvertrag nicht zu korrigieren oder zu vernichten, sondern 75 Jahre aufzubewahren, da sie die Originalunterschriften des Arbeitnehmers und des Arbeitgebers aufweisen.

Wenn der Name der Organisation während der Gültigkeitsdauer der Arbeitsbeziehungen geändert wird, ist es korrekt, den vorherigen Namen des Arbeitgebers im Duplikat des Arbeitsvertrags anzugeben - ohne Änderungen am Dokument vorzunehmen, mit der Beglaubigung des Duplikats durch das Siegel der neuen Organisation mit direktem Hinweis auf das Duplikat, wann und welche Art der Reorganisation juristische Person war und auf der Grundlage welcher Dokumente.

Zur Wahrung der Interessen des Arbeitgebers empfiehlt es sich bei fehlenden Arbeitsverträgen, deren Abwesenheit zunächst durch eine Urkunde abzusichern, in der angegeben ist, welcher der Arbeitnehmer keinen Arbeitsvertrag hat.

Wenn der Arbeitnehmer seine Kopie des Arbeitsvertrags und zusätzlich verloren hat. Vereinbarungen, er hat nur gescannte Versionen, was soll ich tun? Warum braucht ein Arbeitnehmer möglicherweise einen ursprünglichen Arbeitsvertrag? Welche Dokumente (neben dem Arbeitsvertrag) kann er seine Berufserfahrung im Unternehmen bestätigen?

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