Typer av affärsautomationssystem. Optimering av företags affärsprocesser. Organisation av företagets verksamhet
Ett ganska stort antal myter, stereotyper och fördomar har utvecklats kring begreppet "affärsautomatisering". Till exempel är den automatiseringen endast nödvändig för bokföring, och till exempel kan hanteringsprocesser inte automatiseras. Eller att automatisering endast är nödvändig för stora företag, och små affärer det är fullt möjligt att klara sig utan det. Eller att automationssystem är extremt dyra, och det är långt ifrån säkert att kostnaderna någonsin kommer att löna sig. För den här artikeln har vi samlat frågor som företagare ofta ställer om automatisering, förberett förståeliga svar på dem och illustrerat dem med verkliga fall.
Verklig automatisering - vad är det
Affärsautomation är ett företags övergång från arbetskrävande manuell drift till användning av modern informationsteknik i operativt arbete. Automatisering avser också implementeringen modern teknik där de inte användes tidigare.
I små företag används automatisering vanligtvis i två fall:
i att stödja processer som inte direkt påverkar inkomstökningen, men som är obligatoriska för företag - till exempel redovisning och rapportering;
i de huvudsakliga affärsprocesserna - detta kan till exempel vara försäljningsautomatisering eller automatisering av interaktion med kunder (det är också implementering av CRM).
Följaktligen kan motiven och målen för automatisering vara olika - i det första fallet är det nödvändigt att säkerställa affärsstabilitet och minska tid och resurser, i det andra - för att öka företagets lönsamhet, få konkurrensfördelar, förbättra servicen, attrahera och behålla kunder, förbättra effektiviteten osv.
"Vattendelaren" mellan dessa två grupper av affärsprocesser visar bara skillnaden mellan "redovisningsautomatisering" och verklig automatisering: den första hjälper till att uppfylla företagets skyldigheter gentemot staten och dess skattemyndigheter till minimal kostnad, den andra hjälper företaget att spendera mindre , tjäna mer och utvecklas mer effektivt. Så automatisering är inte begränsad till enbart redovisning, dess tillämpningsområde är mycket bredare.
Vad är automationssystem
Automationssystem är just de program och tjänster som används för att gå från manuellt arbete till informationsteknologi. Med andra ord är både ett heltäckande ERP-system för företagsresurshantering och en "moln"-tjänst för en webbutik ett automationssystem.
Varje affärsautomationssystem tillhandahåller flera nyckelprocesser: insamling (inmatning) av data, bearbetning av data och tillhandahållande av den insamlade och bearbetade informationen i den form, volym, format som den behövs av en chef eller en specialiserad specialist.
Till exempel, om du anger information om kontakter med potentiella kunder i systemet, ange i vilket skede förhandlingarna med var och en av dem är, anger noggrant data om resultaten av förhandlingarna och om genomförda transaktioner, sedan i ett bra försäljningsledningssystem kan omedelbart få en "försäljningstratt", och med ackumulering av viss statistik - och en försäljningsprognos, beroende på hur intensivt dina chefer arbetade idag.
På samma sätt fungerar automationssystem för andra processer. Chefen kan omedelbart få information om läget i företaget: hur mycket pengar finns i redovisningen, hur mycket du är skyldig och hur mycket du är skyldig, vad är kostnadsstrukturen och lönsamheten för projektet, hur många kalla samtal gjordes av anställda, vad är varje chefs verkliga effektivitet osv.
Varför behöver vi verklig automatisering överhuvudtaget,
vad ger det företaget
Kort sagt, korrekt implementerad automatisering låter dig göra följande:
förbättra kvaliteten på kundservice;
optimera logistikkostnaderna, förbättra kvaliteten på logistiken i alla skeden - från mottagandet av produkten till lagret till dess leverans till kunden;
kvalitativt planera mottagandet av medel, förhindra kassaluckor;
beräkna lönsamheten för beställningar;
snabbt och korrekt förbereda dokument för kunder, entreprenörer och partners - från ett kommersiellt erbjudande till en avstämningsrapport;
avlasta chefen och nyckelcheferna från rutinarbete, använda dem mer effektivt arbetstid för företagets utveckling;
omedelbart ta emot rapporter om det verkliga tillståndet i företaget;
optimera personalkostnader, använda arbetstid och personalens kompetens mer effektivt;
minimera den negativa inverkan på verksamheten av den "mänskliga faktorn";
lagra information säkert - varje anställd arbetar endast med de uppgifter som han får tillgång till;
förbättra och påskynda affärsprocesser i företaget;
effektivt stödja operativa aktiviteter - organisera redovisning och kontroll.
V litet företag dessa effekter är vanligtvis märkbara efter några veckor.
Vilka affärsprocesser kan och bör automatiseras
Vanligtvis börjar affärsautomatisering med massiva arbetsintensiva rutinoperationer, med processer som har störst inverkan på företagets intäkter och vinst, eller med de mest problematiska områdena.
för det första, du kan automatisera uppgifter som är mycket mödosamma eller omöjliga att utföra manuellt - ta hänsyn till detaljhandelns omsättning, analysera varurörelsen, planera pengaflöde, planera och ta hänsyn till arbetstid, beräkna självkostnadspris mm.
För det andra, kan du automatisera arbetet för anställda som utför vanliga rutinoperationer (telefonförsäljare, logistiker, försäljningschefer, etc.) eller till och med ta bort visst arbete från anställda (till exempel ställa in automatisk synkronisering av data om tillgången på varor i lagret och på onlinebutiken).
För det tredje, kan du använda automatisering för att "städa upp huset" - ta kontroll över kundfordringar, inventering, anställning av anställda, efterlevnad av standarder för samtal och möten med kunder, etc.
Det är inte nödvändigt att automatisera alla affärsprocesser på en gång. Du kan successivt skala upp automatiseringen i ditt företag efter behov. Och skapa enda system kontroll i sekvens.
Det viktigaste är att komma ihåg målen för vilka automatisering startades. Automatisering för automatiseringens skull är ett slöseri med tid och resurser.
Hur man väljer en mjukvaruprodukt för automatisering
När du väljer ett affärsautomationssystem kan du gå på två sätt:
Använd en typisk produkt eller molntjänst.
Utveckla och implementera en individuell mjukvarulösning.
Standardlösningen är enklare att implementera och billigare. Men du måste komma ihåg att inte alla typiska produkter kan modifieras för att passa dina uppgifter - i ett antal program är alternativen för anpassning kraftigt begränsade eller helt uteslutna. Detsamma gäller förresten molntjänster.
Det bästa alternativet för många småföretag är att köpa helhetslösning med möjlighet att skräddarsy, snabbt lansera den för att inte bromsa vitala affärsprocesser, och vid behov påbörja arbetet med att anpassa produkten, d.v.s. dess anpassning för ditt företags specifika uppgifter.
Att välja ett program är en ganska ansvarsfull fråga, det är nödvändigt att utarbeta en ganska betydande mängd information. Det finns många mjukvaruprodukter på marknaden, alla med sina egna egenskaper och fördelar. Du bör få svar på följande viktiga frågor:
vilka specifika uppgifter och processer som planeras att automatiseras;
om systemets funktionalitet motsvarar de uppgifter som kommer att behöva lösas med dess hjälp;
är det möjligt att anpassa systemet för din affärspraxis;
om det kommer att vara möjligt, när affärsprocesser eller affärsförhållanden förändras, att snabbt ändra systemet utan att stoppa dess drift;
Hur enkelt och lätt är systemet att använda?
är det möjligt att integrera systemet med andra applikationer eller tjänster;
om systemet stöds på surfplattor, smartphones;
vem och hur kommer att tillhandahålla teknisk support;
Hur mycket kostar implementering och support?
För att svara på dessa frågor är det lämpligt att rådgöra med representanter för leverantörer (dvs. mjukvaruutvecklingsföretag). Om möjligt, kommunicera också med andra företagare som löser liknande problem; deras erfarenhet kommer att ge dig värdefull information som hjälper dig att göra ett val till förmån för en viss mjukvaruprodukt.
Hur mycket kostar ett automationssystem
Detta är en retorisk fråga, och det finns inget entydigt svar på den. Hur mycket kostar en reparation? Det kan göras för 100 tusen rubel, eller det kan göras för en miljon, allt beror på rummets yta, uppgifter, materialkvalitet etc. Kostnaden för en specifik mjukvarulösning kommer också att bero på många variabler: vilka uppgifter kommer att lösas med hjälp av systemet, är det en typisk produkt eller en anpassad sådan, vilka resurser kommer att krävas för implementering, hur många jobb kommer att kopplas ihop till systemet osv.
Kostnaden för automatisering består av flera komponenter:
kostnaden för själva systemet (kostnaden för lådan eller hyresbetalningar - vid användning av "moln"-applikationer);
kostnaden för att installera systemet och utbilda personal;
kostnaden för regelbundet underhåll.
Till detta kommer indirekta kostnader – till exempel den tid som ägnas åt direktören och nyckelanvändare för att delta i projektet.
Hur är implementeringen av automationssystemet
och hur man väljer entreprenör
Implementering är processen att anpassa mjukvara till företag och, delvis, företag till mjukvara.
För enkla uppgifter eller processer kommer "implementering" att bestå av att bara installera programvara på din dator (eller registrera dig i en "moln"-tjänst) och ange initial information. Direkt efter det kan du börja ge ut dokument, fylla i kundbasen eller utfärda uppgifter.
För mer komplexa uppgifter (till exempel att beräkna den planerade lönsamheten för beställningar vid tidpunkten för transaktionens slutförande - för att inte fungera med förlust) kan det vara nödvändigt att modifiera systemet för att passa de villkor och praxis som har utvecklats i företaget. Ett väl valt system kommer vanligtvis att stödja någon typ av process för en sådan uppgift. Men i praktiken har varje företag sin egen metodik. Det är denna särart som kommer att behöva återspeglas i implementeringsprocessen.
Implementering kan göras på egen hand eller så kan du bjuda in specialister. Men man ska inte hoppas att entreprenören gör allt i när den är som bäst utan ditt deltagande; nyckelmedarbetare och företagets ledning måste delta aktivt i nästan alla stadier, ju djupare du dyker in i implementeringsprocessen, kommer projektets framgång till stor del att bero på.
Du behöver välja en implementeringspartner på ungefär samma sätt som ett team för lägenhetsrenovering. Övervaka marknaden och identifiera företag vars kompetens är tillräcklig för att lösa dina problem, och förutsättningarna är optimala vad gäller pris/kvalitetsförhållande. Det är mycket önskvärt att din potentiella partner har ett intyg om överensstämmelse med kvalitetsledningssystemet med internationella ISO-standard 9001:2008. Håll möten med specialister från företag från denna korta lista (inklusive, se till att prata med den anställde som kommer att följa med ditt projekt). Granska portföljen och ägna särskild uppmärksamhet åt om entreprenören har erfarenhet av att framgångsrikt implementera ett automationssystem i företag vars specialisering och verksamhetsområde sammanfaller med din. Det är också tillrådligt att kommunicera med de högsta tjänstemännen i dessa företag och ta reda på deras åsikt om din potentiella partner - var implementeringen framgångsrik, är du nöjd med resultatet av arbetet, är garantiservicen organiserad på ett kvalitetssätt, vilka svårigheter har du stött på osv.
När du väljer en entreprenör är det också vettigt att använda proportionalitetsprincipen: om du har ett litet företag är det tillrådligt att göra affärer med ett litet företag också - alla godkännanden kommer att gå snabbare, det blir lättare att komma överens om kontroversiella frågor med en jämställd partner m.m.
Vilka är riskerna när man implementerar ett automationssystem
Naturligtvis, när man implementerar ett automationssystem, finns det vissa risker - från misslyckande med att uppfylla deadlines och överskridande av budgeten, till personalmotstånd och behovet av att ändra enskilda affärsprocesser för att uppfylla kraven i systemet. Men de flesta av problemen kan undvikas om du korrekt identifierar de uppgifter som kräver automatisering, övervakar de befintliga på ett kvalitetsmässigt sätt. mjukvaruprodukter och eftertänksamt närma sig valet av en implementeringspartner. Också en viktig förutsättning framgångsrikt genomförande projektet är personligt deltagande av företagets/företagarens första person, i det här fallet minskar riskerna för att "gå fel" avsevärt.
När det gäller personalens motstånd är det mycket viktigt att å ena sidan genomföra ett högkvalitativt arbete för att förklara fördelarna med automatisering för företaget och alla anställda, och å andra sidan att skapa ett starkt känsla av oundviklighet för alla anställda, inklusive högsta ledningen. Om det finns fall av avbrott i vissa processer är det nödvändigt att reda ut och ta bort hinder i hot pursuit. Ett bra implementeringsverktyg är att belöna anställda för att de är involverade i projektet och för vissa milstolpeprestationer kommer detta att bidra till att uppnå lojalitet hos resten av teammedlemmarna.
Företagsledare lägger ofta mycket kraft på att förbättra processer som syftar till att uppnå vissa mål och öka effektiviteten i samarbetet mellan de inblandade medarbetarna. De förstår verkligen vikten av att säkerställa kommunikation och effektivitet mellan avdelningar eller grupper i större skala. Detta sökande efter ett optimalt förhållningssätt till interaktion är förknippat med behovet av att lösa viktiga problem som oundvikligen uppstår när det råder oenighet i olika avdelningar och delar av företaget. Att göra det nödvändiga arbetet oberoende av andra delar av företaget kan göra mer skada än nytta, för i det här fallet är medarbetarna fokuserade på att lösa specifika problem, snarare än att uppnå ett gemensamt mål inom processen. Mjukvara för automatisering av affärsprocesser – BPMS – ger företagets anställda möjligheten att visualisera rollen av sina uppgifter i en affärsprocess, vilket bidrar till att öka de anställdas produktivitet, och kan även ha en positiv effekt inom andra delar av företaget och uppnå viktiga organisatoriska mål.
Vad är affärsprocessautomation?
Termen "affärsprocess" används för att beskriva organisationen och strukturen av inbördes relaterade handlingar för företagets anställda med det enda målet att framgångsrikt uppnå målet. Kärnan i att automatisera en affärsprocess är att sätta strukturen för överföringen av ansvaret för genomförandet av processen och därmed uppnåendet av målet. För enskilda anställda representerar en affärsprocess stegen för att uppnå framgångsrika resultat. När det gäller små och stora grupper förstås en affärsprocess som den tilldelning av ansvar som varje medlem i gruppen måste utföra för att kunna fullfölja en gemensam uppgift för gruppen. Det finns många exempel på automatiserade affärsprocesser, allt från processen att tillaga en maträtt enligt ett givet recept till en omfattande process för att förvärva ett företag av ett annat. Företag som använder automatisering av affärsprocesser i branscher som marknadsföring och andra noterar de positiva resultaten av att använda detta tillvägagångssätt för ledning på grund av den höga nivån på arbetsorganisation, medarbetarnas målmedvetenhet och disciplin i utförandet av sina uppgifter.
Nyckeln till framgången för en affärsprocess är vissa oersättliga komponenter. Först och främst krävs data och material för varje steg i processen. För det andra behövs en algoritm – en process – som människor eller mjukvara (vid automatisering av en affärsprocess) kan följa. Slutligen ska resultatet fastställas, för att uppnå vilka insatser som görs, tid som läggs ner och data används. Det är viktigt att inse vikten av dessa komponenter i affärsprocessautomatisering och ta sig tid att välja och formalisera var och en av dem, för endast genom att lägga rätt grund kan du räkna med rätt resultat.
Affärsprocessautomation - historik
Termen användes först av Frederick Taylor och Henry Gant, maskiningenjörer och managementkonsulter, på 1920-talet. Ursprungligen var denna term knuten till produktion, men uppenbarligen, i processen att studera och ompröva termen affärsprocess, blev den till och med användbar för att beskriva dynamiken i aktiviteter inom familjen. I början av 1980-talet, baserat på W. Edwards Demings och Joseph M. Jurans arbete, utvecklades ett nytt koncept för affärsprocessen och teorin stöddes av teknik. Till exempel har helt nya sätt att interagera, sätta mål och uppnå resultat kommit till i och med tillkomsten av skrivmaskiner, kopiatorer och persondatorer. Internet har också blivit en av huvudfaktorerna för utvecklingen av nya tillvägagångssätt för affärsprocesshantering (BPM) och utvecklingen av metoder för automatisering av affärsprocesser.
Teorin om affärsprocesshantering är nästan hundra år gammal och fortsätter att utvecklas, så det kan vara användbart för varje företag att uppnå relevanta mål genom att organisera och dela upp processer i olika stadier som utförs av människor och lösningar för affärsprocessautomatisering.
Exempel och idéer för automatisering av affärsprocesser
Det finns många exempel på processer för ett framgångsrikt genomförande av vilka det är lämpligt att använda affärsprocessautomation. Aktiviteter inom områden som ekonomi, personal och marknadsföring kan delas upp i olika processer, varav en del kan automatiseras. Genom att till exempel automatisera affärsprocesser för att anställa och anpassa medarbetare till arbetsplatsen, processer för att hantera köpförfrågningar och beställningar från kunder kan du uppnå utmärkta resultat för att förbättra kvaliteten på utfört arbete och minska transaktionskostnaderna.
Dokumentgodkännande affärsprocess skapad och exekverad i en lösning baserad på Comindware Business Application PlatformViktiga fördelar med affärsprocessautomatisering
Nyckeltanken bakom användningen av digitala verktyg är att arbeta effektivt med all data om kunder, uppgifter och tjänster/produkter hos företaget, samt automatisera vissa åtgärder som kan utföras utan mänsklig ansträngning. Målet med automatisering av affärsprocesser är inte att ersätta anställda som utför repetitiva uppgifter med mjukvarurobotar. Tack vare automatiseringen av affärsprocesser blir företagets anställda av med rutinmässiga och mekaniska uppgifter och får möjlighet att fokusera på nya arbetsuppgifter, forskningsuppgifter eller någon aktivitet som innebär att man använder medarbetarens erfarenhet och kunskap.
Comindwares BPM-system förenklar radikalt uppgiftshanteringen inom en affärsprocess för företagets anställda
Automatisering av affärsprocesser hjälper också grupper av människor att samordna insatser bättre, så oorganisering kan tas ur ekvationen. Slutligen kan automatisering av affärsprocesser garantera högre resultatprecision. Alla dessa fördelar är anledningen till att allt fler entreprenörer, avdelningschefer, såväl som små och stora företag tillämpar affärsprocessautomatisering i sitt arbete.
Alla dessa fördelar är relevanta för varje organisation som vill förbli konkurrenskraftig och växa. Varje företag har konkurrenter i åtanke som vill erövra den nuvarande marknaden, och sättet att hantera arbetet i ett företag kan vara en avgörande faktor i konkurrensen. Ofta är det den snabba automatiseringen av affärsprocesser som avgör vilken verksamhet som kommer att lyckas och vilken som kommer att balansera på gränsen till existens.
Elena Gaidukova, marknadsanalytiker, varumärkesansvarig för lösningar baserade på , specialist på partnerrelationer.
ständigt förändrade marknadsförhållanden, höga hastigheter i beslutsfattande, multitasking i kapitalförvaltning och behovet av att minska risken kräver moderna tillvägagångssätt till organisationen ekonomisk aktivitet. Vägen ut i företagets allt mer komplexa interna och externa miljö är den integrerade automatiseringen av affärsprocesser. Det frigör värdefulla resurser för strategisk planering och koncentration av ledningen på nyckelområden i företagets arbete. Vi kommer att prata om vad automation och ett ERP-system är, varför en processmetod behövs och vilken programvara som är mest populär i världen och i Ryssland.
Affärer och automation: igår, idag, imorgon
Affärsautomatisering är en partiell eller fullständig överföring av stereotypa operationer och affärsuppgifter under kontroll av ett specialiserat informationssystem, eller ett mjukvaru- och hårdvarukomplex. Som ett resultat frisläppandet av mänskliga och finansiella resurser att öka arbetsproduktiviteten och effektiviteten i strategisk ledning.
Automatisering utförs vanligtvis i två riktningar:
* Automatisering av de viktigaste affärsprocesserna: till exempel försäljning eller kundtjänsthantering. I det här fallet utförs det för att direkt öka försäljningen, antalet producerade produkter och öka lönsamheten för hela verksamheten som helhet.
* Automatisering av stödjande processer såsom redovisning, rapportering, kontorsarbete. Sådan automatisering påverkar inte direkt inkomstökningen, men den bidrar till att minska tiden och kostnaderna för att utföra rutinarbete.
Huvuduppgifterna för affärsautomatisering är följande:
* effektivt stöd för företagets operativa verksamhet, organisation av redovisning och kontroll;
* förberedelse av alla dokument för partners, inklusive fraktsedlar, fakturor, avstämningshandlingar och affärsförslag;
* snabb mottagning av rapporter om tillståndet i företaget under vilken tidsperiod som helst;
* optimering av personalkostnader, ökad effektivitet i arbetstiden genom att befria anställda från rutinarbete;
* minimera den negativa inverkan av den "mänskliga faktorn" på de viktigaste affärsprocesserna;
* säker lagring av information;
* Förbättra kvaliteten på kundservice.
Automatisering av affärsprocesser kan avsevärt förbättra kvaliteten på ledningen i ett företag och kvaliteten på dess produkt. För företaget som helhet ger det ett antal betydande fördelar.
* Öka hastigheten på informationsbearbetningen och lösa repetitiva uppgifter.
* Öka verksamhetens transparens och dess tillverkningsbarhet.
* Tillväxt av samordning av personalens åtgärder och kvaliteten på dess arbete.
* Förmåga att kontrollera stora mängder information.
* Automatisering av manuellt arbete.
* Minska fel och förbättra kontrollnoggrannheten.
* Parallelllösning av flera uppgifter.
* Snabbt beslutsfattande i stereotypa situationer.
Som ett resultat av automatisering av affärsprocesshantering får företagets chef mer information för analys av affärsprocesser i form av detaljerade analytiska rapporter och har förmågan att effektivt styra företaget med hänsyn till externa och interna indikatorer.
Till exempel, när du använder programvaran "First Form" under de första sex månaderna av arbetet, ökar de viktigaste prestationsindikatorerna för företaget:
* planeringsnoggrannhet - med 40 %;
* total effektivitet - med 50%;
* Spara chefens tid - med 80 %.
De flesta företag börjar automatisera med rutinmässiga arbetsintensiva processer, såväl som med verksamheter som väsentligt påverkar vinster och intäkter: ekonomi och redovisning, dokumenthantering, produktion och lagerkontroll. Automatisering av sådana verksamhetsområden som företagsledning, marknadsföring, kvalitetsledning och extern kommunikation på de flesta ryska företag har bara börjat.
I samband med den ekonomiska krisen förändras prioriteringarna inom området för automatisering av affärsprocesser något. Huvudtrenderna för den nuvarande säsongen inkluderar följande:
1. Användning av molnteknik. Den största skillnaden med denna automatiseringsmetod är att företaget inte har någon egen server. Sådana system är mycket populära bland små företag, eftersom de kostar betydligt mindre än den traditionella versionen.
2. Aktiv automatisering av marknadsföringsverktyg: implementering av CRM-system, automationssystem kontextuell reklam och BI-system.
3. Utveckling av maskin-till-maskin interaktionsteknologier. Den framväxande trenden med M2M - Machine to Machine - involverar ett minimum av en persons deltagande i dessa processer där det är möjligt, eftersom komplikationen av affärsprocesser och utrustning inte alltid tillåter en person att adekvat bedöma och reagera på en föränderlig situation.
4. Tillämpning av big data-verktyg. En annan trend i utvecklingen av automatisering av affärsprocesser är uppmärksamheten på big data och relaterad affärsintelligens. De efterfrågas av stora företag, eftersom specialiserad dyr utrustning krävs för att bearbeta stora data.
5. Dataanalys i realtid. Affärsautomationssystem kommer att utvecklas mot transaktionsbearbetning i realtid, vilket resulterar i helt synkroniserade operationer.
Nyckelområden och programvara för automatisering av affärsprocesser
En av de viktigaste förutsättningarna för affärsautomatisering är ett företags användning av en processmetod. Denna term förstås som ett tillvägagångssätt som definierar betraktandet av företagets aktiviteter som ett nätverk av affärsprocesser som är oupplösligt förbundna med dess huvudsakliga mål, mål och uppdrag. Processtänkande, till skillnad från den strukturella strategi som råder i många företag, är inte fokuserad på det befintliga organisationsstruktur företag, utan på verkliga affärsprocesser, vars slutresultat är skapandet av en tjänst eller produkt.
Processmetoden hjälper till att öka verksamhetens flexibilitet, minska responstiden på marknadsförändringar och förbättra företagets prestanda.
Varje affärsprocess i ett företag består av en uppsättning individuella operationer med en utförandeordning som bestäms av teknik eller instruktioner. De nödvändiga egenskaperna hos en affärsprocess är vägar och regler, såväl som input, output, förbrukade resurser, deltagare och ägare.
Innan du fortsätter med automatiseringen av affärsprocesser är det nödvändigt att utföra arbete på deras isolering och beskrivning, och även att tillskriva dem till gruppen av huvud- eller hjälpprocesser. Detta är en ganska lång procedur, i praktiken kräver det deltagande av alla avdelningar i företaget i nära samarbete.
Typerna och antalet affärsprocesser är individuella för varje företag. Alla differentierade affärsprocesser kan sedan integreras i flera huvudområden, för var och en av dessa är det möjligt att automatisera både som helhet och som en del av en separat process:
1. Hantering:
* strategisk ledning;
* ekonomisk säkerhet;
* juridiskt stöd;
* Management Accounting;
* budgetering;
* Informationssäkerhet.
Du kan använda programsystemet "1C: Enterprise", styrmodul SAP-system R/3.
2. Marknadsföring och försäljning:
* kontroll marknadsförings aktiviteter;
* PR;
* kontroll PR-aktiviteter;
* försäljningsledning;
* kundrelationshantering (CRM).
För att automatisera detta område används ofta programvara: CRM-system - Megaplan, 1C: Bitrix24, Clientbase.ru, reklamhantering - EFSOL: AMS Advertising Management, SiZiF, site management (CMS) - Bitrix, UMI. CMS, NetCat, HostCMS, AMIRO.CMS, DataLife Engine (DLE), etc.
3. Produktion:
* kontroll produktionsprocess;
* företagslagerhantering;
* hantering av materialförsörjning;
* kontroll produktionsutrustning;
* logistiksystem.
Mjukvaruprodukter: Kraft systems, USU, AVA ERP produktionsmodul, VOGBIT, Sage, Super Warehouse, Warehouse och Sales.
4. Kvalitetsledning:
* Kvalitetsledningssystem (QMS);
* kvalitetskontroll av produkter och prestandaindikatorer;
* arbeta med reklamationer.
Använd programvara: Indikatoradministratör, FINEKS: Quality Management, Master: Quality Management, Wonderware MES Software/Quality, ProdX.
5. Personalhantering:
* rekrytering;
* utbildning och utveckling av personal;
* personalredovisning;
* Motivation och lön
Mjukvaruprodukter: E-Staff Recruiter från Datex Software, 1C: Lön och HR Management, Oracle/HR Management, Pharaoh, BOSS-Kadrovik.
6. Ekonomi:
* Bokföring;
* skatteredovisning;
* finansiell planering;
* Hantering av uppgörelser med kunder;
*betalning lön företagsanställda.
Automationsprogram: "1C: Redovisning", "1C: Lön", "AuditExpert", "Master Finance Analysis", "Fingrand".
7. Organisation av företagets verksamhet:
* dokumentflöde;
* Sekretariat.
Programvaruprodukter: "1C: Document Management", "E1 Euphrates" från Cognitive Technologies, "Master Doc" från Master Group, QPR 2014, Open Text.
ERP: ett nytt steg i utvecklingen av automationssystem
"Island"-automatisering av enskilda affärsprocesser i företaget blir förr eller senare ineffektiv, eftersom försök att kombinera flera olika system Automatiseringen misslyckas ofta. När man implementerar "ö"-metoden är målet att öka företagets totala effektivitet vanligtvis inte satt.
Däremot är ett integrerat affärsautomationssystem ett system för att hantera företagets finansiella och ekonomiska aktiviteter och säkerställer underhållet av operativa, administrativa och bokföring allmänt.
Konceptet med ett integrerat företagsledningssystem - ERP - utvecklades i slutet av 80-talet av förra seklet. I början av 90-talet började det bli populärt när kontrollsystem började dyka upp som kunde implementera detta koncept. ERP-systemet bygger på principen att skapa ett enda informationsutrymme som hjälper till att spåra all information om affärsprocesser på alla avdelningar av företaget i realtid.
ERP-system är byggda på modulbasis och deras struktur innebär att det finns separata block som är ansvariga för en specifik process. Tack vare denna organisationsprincip är det möjligt att förfina och utöka funktionaliteten i hela systemet i takt med att nya teknologier dyker upp, förändringar i lagstiftning eller kundbehov.
De flesta affärssystem inkluderar följande grupper av moduler:
* logistik;
* produktion;
* marknadsföring
* tillhandahålla;
* marknadsföring;
* Övrig.
I Ryssland dök ERP-system upp först i slutet av förra seklet och användes ursprungligen uteslutande av stora företag, men idag implementeras de på företag av alla storlekar.
Efter implementeringen av ett affärssystem kan ett företag sluta använda många olika program för att arbeta med ekonomi, lager, kontor och logistik. Detta kommer i sin tur att göra det möjligt för verksamheten att avsevärt minska kostnaderna för IT-stöd.
Under 2016, enligt bedömningen av konsultföretaget Panorama Consulting Solutions, inkluderade de tre bästa ledarna på den globala ERP-systemmarknaden SAP med en andel på 20 %; Oracle -13,9 % och Microsoft - 9,4 %. Vidare, i fallande ordning, finns följande företag: Infor, Epicor, Sage, NetSuite, IFS, IQMS, Syspro.
Ledare när det gäller implementeringshastighet var Oracle, och när det gäller återbetalningstid - SAP.
I Ryssland, enligt analyscentret TAdviser, var det mest populära affärssystemet 2016 "1C: Enterprise" (se figur). Bland de mest efterfrågade programmen kan man också notera sådana produkter som Galaktika ERP, SAP ERP, Microsoft Dynamics AX, Microsoft Dynamics NAV.
Ris. Diagram över tillämpade mjukvaruprodukter för affärsautomatisering i Ryssland
Hur man väljer en mjukvaruprodukt
När man väljer programvara affärsprocessautomationssystem kan gå på två sätt:
* användning av en typisk produkt;
* utveckling och implementering av individuell mjukvara.
På en lapp
En standardprodukt (förpackad) kommer att kosta företaget mindre och är också något lättare att implementera. Men vi får inte glömma att inte varje typisk programvara kan omprofileras för företagets individuella egenskaper, eftersom i ett antal program är möjligheterna till ytterligare inställningar begränsade eller till och med uteslutna. Samma problem finns med molntjänster.
För att välja rätt specifika program är det viktigt att svara på ett antal mycket allvarliga frågor:
1. Vilka affärsprocesser är planerade att automatiseras?
2. Kommer funktionaliteten i det här eller det programmet att motsvara de uppgifter som tilldelats det?
3. Är det möjligt att skräddarsy för en specifik affärspraxis?
4. Är det möjligt att snabbt ändra systemet utan att avbryta driften om affärsprocesser eller affärsförhållanden förändras?
5. Hur lätt är systemet att använda?
6. Är det möjligt att integrera systemet med befintliga tjänster eller automationsprogram?
7. Vem och hur tillhandahåller teknisk support?
8. Hur mycket kommer genomförandet att kosta och teknisk support(äganderätt)?
Eftersom det är praktiskt taget omöjligt att svara på dessa frågor självständigt och samtidigt, är det lämpligt att få råd från leverantörsföretag (mjukvaruutvecklare). Dessutom bör du prata med affärskollegor, eftersom deras erfarenhet ibland hjälper till att göra ett val. Det är dock viktigt att förstå att åsikter i näringslivet kan vara mycket subjektiva, på grund av branschens särdrag, företagets storlek, begränsad erfarenhet av olika affärssystem och som ett resultat av oförmågan att se helheten. bild och jämför alla produkter i förhållande till dina villkor.
När det gäller om man ska automatisera enskilda processer eller installera ett ERP-system, beror allt på specifikationerna för ett visst företag.
Programvarukostnad och implementeringskostnader
Det är mycket svårt att entydigt svara på frågan om hur mycket affärsautomatisering kommer att kosta för ett visst företag, eftersom kostnaden för specifik programvara beror på flera faktorer, inklusive:
* uppgifter, som programvaran är utformad för att lösa;
* typ av program: typisk eller anpassad;
* Resurser krävs för genomförande;
* antal arbetsstationer anslutna till systemet.
Till exempel är priset för en licens för det populära integrerade programmet "1C: Enterprise" för 100 jobb 432 000 rubel, för 50 jobb - 187 200 rubel, för 20 jobb - 41 400 rubel.
Kostnaden för automatisering består också av flera komponenter:
* kostnaden för själva systemet, inklusive kostnaden för "boxen" eller hyresbetalningar vid användning av "molnversionen";
* Kostnaden för att inrätta ett automationssystem och utbildning av personal;
* kostnaden för regelbunden teknisk support.
Indirekta kostnader bör också läggas till priset för att automatisera affärsprocesser, till exempel den tid som chefen och nyckelanvändare lägger på att delta i projektet.
Automatisering av affärsprocesser förefaller ibland huvudet av en trollstav. Men hur automatiserar man affärsprocesser på bästa sätt? För att arbetet ska kunna argumenteras, att papper inte ska gå förlorade, regler som hjälper, laget ska agera som en väloljad mekanism?
I artikeln kommer vi att analysera nyanserna i att bygga och automatisera affärsprocesser, överväga hur man undviker misstag, vilka är målen och målen för att automatisera affärsprocesser och var man ska börja. Om du funderar på att förbättra affärsprocesser och kanske införa elektroniskt system hantera dem, läs artikeln noggrant. Och ta en penna!
Tre valar av kaos i näringslivet: hur man automatiserar processer som inte finns
Innan vi pratar om vilka möjligheter affärsprocessautomatisering öppnar upp, låt oss fundera på vilka svårigheter du står inför nu.
De tre dåliga "pelarna" som håller kaos i näringslivet är universella. Troligtvis är du också bekant med dem:
- Regelbundna misstag. Petrov gjorde ett stavfel, Sidorov godkände ett overifierat dokument, Vasechkina skickade en faktura med felaktiga detaljer. Sådana misstag ger tillfälliga och ekonomiska förluster, ryckiga ögon och arbete på natten.
- Driftstopp. Dokumentet godkänns för en vecka, sedan den andra, arbetet är värt det. En nyckelmedarbetare är på semester eller slutar utan att lämna över ärendet.
- Allmän förvirring. Vart tog pappersarbetet vägen? Varför lade sekreteraren i lakanshögen inte märke till det brådskande dokumentet? Vart ska en specialist vända sig när en klient kontaktar honom, om rätt person inte är tillgänglig? Denna förvirring och att springa runt i korridorerna med pappersbuntar är irriterande och bidrar absolut inte till produktivt arbete.
Redan för 10 år sedan verkade modellering av affärsprocesser dyra, tidskrävande och därför onödiga för de flesta företag. Vissa människor tror det redan nu, efter att ha läst skräckhistorier om oavslutade projekt och miljoner spenderade, eller till och med närmar sig automatisering från fel sida. Men det visade sig att företag som arbetar med automatisering av affärsprocesser växer snabbare, övervinner kristider bättre och överträffar konkurrenterna. I sådana företag känner de anställda sig mer bekväma, vilket skapar den rätta arbetsatmosfären i teamet. Exempel är berättelserna om Toyota, Amazon, McDonalds, såväl som våra kunder, vars feedback om automatisering av affärsprocesser.
Idag blir förmågan att bygga affärsprocesser och veta hur man automatiserar dem en viktig konkurrensfördel.
Affärsprocesser: vad automatiserar vi, kamrater?
Ibland är företagets ledning, upptagen med strategiska frågor, vilseledd: allt är bra med oss. Men om Petrov vet att i händelse av en marknadsföringsuppgift måste du kontakta Ivanova, detta är inte en affärsprocess. Men en specifik handlingskarta som universellt beskriver de steg som anställda går igenom för att uppnå ett specifikt resultat, detta ser redan ut som en affärsprocess.
Ett aktivitetsschema, för att kalla det en affärsprocess, måste ta hänsyn till tre faktorer:
- Stabiliteten för de beskrivna länkarna: mångfald av val av åtgärder, övergångar, villkor beaktas.
- Reglering av åtgärder under processen: samtal, brev, bilagor, överklaganden, iakttagelser.
- Logiskt slutförande: specifikt uppnåeligt mål.
En tydligt modellerad affärsprocess gör att du kan se resultatet och kontrollera arbetet i alla led för att förhindra förluster och fel "vid en låg start".
Beroende på förekomsten av "tunna fläckar" ändras affärsprocessen, dess stadier justeras och de tittar på vilka länkar som är svaga. Om du har några svårigheter med utvecklingen av algoritmer är vi redo att hjälpa dig. När allt kommer omkring är utvecklingen av affärsprocesser förberedelse för projektet för deras automatisering.
Är ditt företags hjärta hälsosamt?
Ansök idag och få individuellt erbjudande Affärsprocesser är hjärtat i ett företag. Hur vet du om ditt företag är i form? Kontakta oss och lär dig hur du får ut det mesta av affärsprocesser och frigör ditt företags fulla potential.
Beställ en konsultation
Huvudmålet med affärsprocessutveckling är den magiska omvandlingen av kaotiskt vävda kedjor av intercompany-interaktioner till ordnade, konsekventa och begripliga algoritmer. Låt det råda ordning i arbetet, på kontoret, i medarbetarnas och chefernas sinnen!
Uri, var är knappen? Mål för affärsprocessautomatisering
Nu är frågan: hur ska man hantera allt detta? Jo, du behöver en hel stab av anställda - att hålla fingret på pulsen och noggrant övervaka de "tunna ställena", "svaga länkarna" och utförandet av allt som ska utföras!
En fjärdedel av företagen följer denna väg, distribuerar kvalitetsavdelningar, utökar chefs- och sekreterarpersonalen. Men det är mycket mer användbart att fråga sig själv hur man automatiserar affärsprocesser och överför kontrollfunktionen över dem till ett utrymme. Ett sådant hanteringssystem för affärsprocesser kommer att vara både en konstruktör, en övervakningsmekanism och en controller som ger signaler när något inte går enligt plan. Men för att den "magiska knappen" ska fungera måste du fortfarande arbeta hårt.
Naturligtvis är målen för automatisering av affärsprocesser inte bara ett bekvämt sätt att kontrollera. Som ett resultat, användningen automatiserat system affärsprocesshantering kommer att hjälpa:
- Organisera regelbundna uppgifter.
- Minimera den mänskliga faktorn.
- Tydligt åtskilda ansvarsområden inom processer.
- Håll alla detaljer i processen under kontroll.
- Inkludera i kundinteraktionsschemat.
- Skapa en enhetlig IT-infrastruktur med olika åtkomsträttigheter.
- Spara tid, din och dina anställda.
- Som ett resultat - för att spara pengar på ledningen av företaget.
Som du kan se är målen för automatisering av affärsprocesser på många sätt desamma som dina!
Affärsprocesshantering - ett system för ett företag
För att göra det ännu tydligare, låt oss analysera de specifika funktionerna i affärsprocesshanteringssystemet - "1C: Document Management 8" - med hjälp av exempel.
Vi har tydligt sett hur en automatiserad affärsprocess skiljer sig från en "skriven på knäet". Det återstår att förstå hur man kommer till denna nivå av automatisering.
Den hemliga ingrediensen: Hur man automatiserar affärsprocesser förlustfritt
Du har säkert hört historier om företag N, som implementerade ett supersystem, pillade med det och spottade tillbaka till Excel. Detta är vad som händer när ett företag stöter på oförutsedda svårigheter. Att anställda saboterar det ovanliga arbetssättet. Att de uppgjorda processerna inte ger efter för reglering på något sätt. Att genomförandebudgeten är utöver det önskade. Då är själva systemet tungt och obegripligt, men det är nödvändigt att "det finns en knapp här, jag trycker på den och allt fungerar."
Chefer glömmer ofta regeln: det första steget, från vilket automatisering av affärsprocesser byggs, är uppgifter. Dokumenthanteringssystemet har en enorm funktionalitet som kan tillfredsställa kraven för den mest nyckfulla verksamheten. Men först måste dessa krav presenteras.
Vår forskning bekräftar att 70 % av affärssvårigheterna uppstår precis i stadiet för att fastställa krav och resultat. Därför tillhandahåller vi inledande konsultationer, samt erbjuder en förprojektstudietjänst. Det här steget hjälper:
- identifiera "tunna fläckar" i företaget,
- bestämma vilka mål som sätts upp för automationssystemet,
- förstå om standardfunktionaliteten är lämplig för företaget eller om ändringar behöver göras,
- ta reda på vilken uppsättning funktioner som är optimala för företag,
- bestämma vilka processer som ska automatiseras i första hand och vilka som kan skjutas upp. Till exempel bör områden som bromsar hela företagets arbete prioriteras, även om arbetet med dem inte är det lättaste.
Att korrekt fånga systemkrav och resultat är den hemliga ingrediensen för framgången för ett automationsprojekt. Ibland blir det i detta skede uppenbart att det finns ett problem med affärsprocesser. Sedan måste du modifiera dem eller bygga från grunden.
Efter att ha beslutat om de uppgifter som står inför automatiseringen av affärsprocesser, fortsätter vi till bildandet av ett projektteam och till genomförandet av projektet.
Vill du veta vilka resultat ditt företag kan uppnå? Kontakta oss för gratis konsultation- vi ska berätta!
Fall av misslyckad automatisering av företag är ganska vanliga. Därför är det önskvärt att förstå varför automatisering överhuvudtaget behövs innan man påbörjar detta mycket tidskrävande och dyra uppdrag. Och vilka problem är tänkta att lösas med dess hjälp.
Processen för fördelas vanligtvis upp i flera steg:
1. Analys av affärsprocesser, deras anpassning eller revidering.
2. Fastställande av faktiska behov av automatisering.
3. Val av mjukvarulösningar eller utveckling av specialiserad mjukvara.
4. Implementering av programvara på företaget och utbildning av personal i dess användning.
Dessutom är de två första stadierna inte på något sätt underlägsna i betydelse än de sista.
Låt oss börja med en definition. En affärsprocess är ett system av konsekventa, ändamålsenliga och reglerade aktiviteter där, genom en kontrollåtgärd och med hjälp av resurser, processinsatser omvandlas till output, processresultat som är av värde för konsumenterna. Och en affärsprocess ur informationsteknologins synvinkel är en stabil informationsprocess (arbetssekvens) relaterad till ett företags produktion och ekonomiska aktiviteter och vanligtvis fokuserad på att skapa nytt värde. En affärsprocess innefattar en hierarki av sammanhängande funktionella åtgärder som implementerar ett (eller flera) av företagets affärsmål i företagets informationssystem, till exempel hantering och analys av produktproduktion eller resursstöd för produktproduktion (produkter förstås som varor, tjänster, lösningar, dokument).
Notera: ganska ofta, med hjälp av automatisering, vill chefer samordna företagets arbete. Säkert, modern ledning svårt att föreställa sig utan informationssystem. Men automatisering kommer inte att rätta till fel i organisationen av affärsprocesser.
Till exempel, om företaget har en stor mängd information som har blivit omöjlig att bearbeta manuellt eller med hjälp av föråldrade system, så är automatisering vägen ut. Om den nödvändiga informationen helt enkelt inte finns eller den är opålitlig, chefer har fel, avdelningarnas arbete är inte samordnat, då är det nödvändigt att ändra ledningssystemet - ingen automatisering hjälper här.
Så Först och främst måste ledaren nyktert bedöma situationen och förstå om automatisering kommer att lösa problemen som berör honom.
Automatisering av affärsprocesser i det nuvarande utvecklingsstadiet kan lösa följande uppgifter:
- Öka hastigheten för bearbetning av företagsinformation (till exempel snabbare överföring av en applikation från försäljningsavdelningen till lagret).
- Öka affärstransparensen (till exempel kan du snabbt se motparternas skulder).
- Kontroll över mängden information (till exempel kan kunder gå in och lämna applikationer via Internet själva).
- Samordning av åtgärder (till exempel kommer en produkt som redan är reserverad för en kund inte att gå till en annan).
- Öka företagens tillverkningsbarhet (till exempel beräknas priser och skatter automatiskt) etc.
Automatisering påverkar inte direkt lösningen av andra uppgifter, till exempel att öka kundflödet, rapportering i rätt tid eller fastställa utvecklingsmöjligheter!
Så Vanligtvis behövs automatisering i följande fall:
- omorientering till nya uppgifter (släpp av andra produkter, inträde på nya marknader, teknisk omutrustning);
- genomföra reformer eller ändra förvaltningsprinciperna;
- oförmågan hos det gamla automationssystemet att möta företagets behov;
- förberedelse av företaget för försäljning (automatisering bör öka dess marknadsvärde).
Nästa viktig poäng: det är nödvändigt att tydligt definiera vilken del av arbetet som behöver automatiseras för tillfället. Dessutom är det inte svårt för små företag att göra detta. De behöver bara analysera vilkas aktiviteter i företaget som är relaterade till bearbetning och lagring av stora mängder information och konstruktion av rapporter. I regel handlar det om avdelningar som sysslar med redovisning och skatteredovisning, ansvarar för förflyttning av inventarier etc. Det finns "allmänt erkända" processer, vars fråga om behovet av automatisering vanligtvis inte uppstår. Traditionellt är detta redovisning, förflyttning av varor och material, löne- och personalregister. Dessa processer är automatiserade från första början, eftersom ökningen av deras effektivitet på grund av automatisering har bevisats upprepade gånger.
Ett annat sätt att ta reda på exakt vad som behöver automatiseras: förstå vad som exakt inte passar ledaren i det nuvarande arbetet i organisationen. Orsaken till missnöje kan vara tiden för processen, dess kostnad, kvalitet (antalet fel och misslyckanden). Du kan till exempel planera produktionen manuellt, utan användning av automationsverktyg. Men noggrannheten i beräkningarna i det här fallet lämnar som regel mycket att önska, och tiden för deras genomförande är ungefär en vecka. Dessutom finns det en hel del fel i sådan planering. Och de ekonomiska kostnaderna för den "manuella" processen är orimligt stora.
Först då kan du gå direkt till valet av ett automatiserat system.
Företräde ges vanligtvis till det program som bäst passar de tekniska kraven och kommer inte att bli ett hinder för informationstillväxt i framtiden. Tyvärr är det nästan omöjligt att hitta ett färdigt system som fullt ut skulle kunna tillgodose företagets behov. Därför återstår det att välja den mest lämpliga mjukvaruprodukten när det gäller funktionalitet och kostnad.
Alla automationssystem kan delas in i två klasser: stel, med en uppsättning typiska inställningar (till exempel mySAP Business Suite, Oracle E-Business Suite, Galaxy) och flexibel, med möjlighet att ändra sina funktioner (till exempel 1C, Microsoft Axapta). Denna uppdelning gäller för alla program.- från enkla lösningar för lokala uppgifter till komplexa automationssystem för stora företag.
Experter rekommenderar: för att avgöra om ett stelt eller flexibelt system behövs i ett visst fall är det nödvändigt att förstå hur företaget och dess affärsprocesser kommer att förändras under de kommande två till fyra åren. Om organisationen är stabil och inga grundläggande förändringar planeras i dess ledningssystem inom en snar framtid, är det möjligt att prova stela system, inklusive västerländska. De har en obestridlig fördel - de är kompletta och välanpassade lösningar som innehåller de bästa ledningsprestationerna. Men efter att ha valt ett sådant system kommer företaget att tvingas "anpassa" sitt arbete till modellen för affärsprocesser som implementeras i det. För inhemska företag är detta inte alltid möjligt. Om verksamheten ofta reformeras, och ledningssystemet ännu inte färdigställts, behöver företaget ett flexibelt system som kan modifieras utan stora kostnader. Sådana produkter finns på marknaden. Dessutom kan färdiga lösningar implementeras på grundval av dem.
