Llojet e sistemeve të automatizimit të biznesit. Optimizimi i proceseve të biznesit të ndërmarrjes. Organizimi i kompanisë

Ka shumë mite, stereotipa dhe paragjykime rreth termit "automatizimi i biznesit". Për shembull, ai automatizim është i nevojshëm vetëm për kontabilitet, dhe, të themi, është e pamundur të automatizohen proceset menaxheriale të biznesit. Ose që automatizimi është i nevojshëm ekskluzivisht për kompanitë e mëdha, dhe bizneset e voglaështë mjaft e mundur të bëhet pa të. Ose që sistemet e automatizimit janë jashtëzakonisht të shtrenjta, dhe është larg nga fakti që kostot do të shpërblehen ndonjëherë. Për këtë artikull, ne kemi mbledhur pyetje që sipërmarrësit bëjnë shpesh në lidhje me automatizimin, kemi përgatitur përgjigje të qarta për to dhe i kemi ilustruar me raste reale.

Automatizimi i vërtetë - çfarë është

Automatizimi i biznesit është kalimi i një kompanie nga operacionet manuale që konsumojnë kohë në përdorimin e modernes teknologjitë e informacionit në punën operative. Gjithashtu, automatizimi do të thotë zbatim teknologjive moderne ku më parë nuk përdoreshin fare.

Në biznesin e vogël, automatizimi zakonisht përdoret në dy raste:

    në mbështetje të proceseve që nuk ndikojnë drejtpërdrejt në rritjen e të ardhurave, por janë të detyrueshme për biznesin - për shembull, kontabiliteti dhe raportimi;

    në proceset kryesore të biznesit - kjo, për shembull, mund të jetë automatizimi i shitjeve ose automatizimi i ndërveprimit me klientët (është gjithashtu zbatimi i CRM).

Prandaj, motivet dhe qëllimet e automatizimit mund të jenë të ndryshme - në rastin e parë, është e nevojshme të sigurohet stabiliteti i biznesit dhe të zvogëlohet koha dhe burimet e shpenzuara, në të dytën, për të rritur përfitimin e biznesit, për të marrë avantazhet konkurruese, përmirësimin e shërbimit, tërheqjen dhe mbajtjen e klientëve, rritjen e efikasitetit, etj.

"Pengu ujëmbledhës" midis këtyre dy grupeve të proceseve të biznesit thjesht tregon ndryshimin midis "automatizimit të kontabilitetit" dhe automatizimit real: i pari ndihmon në përmbushjen e detyrimeve të kompanisë ndaj shtetit dhe autoriteteve të tij fiskale me kosto minimale, i dyti ndihmon kompaninë të shpenzojë. më pak, fitoni më shumë dhe zhvillohuni më efikas. Pra, automatizimi nuk kufizohet vetëm në kontabilitet, gama e aplikimit të tij është shumë më e gjerë.

Cilat janë sistemet e automatizimit

Sistemet e automatizimit janë vetë programet dhe shërbimet që përdoren për të kaluar nga puna manuale në teknologjinë e informacionit. Me fjalë të tjera, si një sistem ERP i integruar për menaxhimin e burimeve të ndërmarrjes, ashtu edhe një shërbim "cloud" për një dyqan online është një sistem automatizimi.

Çdo sistem i automatizimit të biznesit parashikon disa procese kyçe: mbledhjen e të dhënave (hyrje), përpunimin e të dhënave dhe sigurimin e informacionit të mbledhur dhe të përpunuar në formën, vëllimin, formatin në të cilin ai nevojitet nga menaxheri ose specialisti i specializuar.

Për shembull, nëse futni informacione në lidhje me kontaktet me klientët e mundshëm në sistem, atëherë tregoni se në cilën fazë janë negociatat me secilin prej tyre, futni me saktësi të dhëna për rezultatet e negociatave dhe transaksionet e përfunduara, atëherë në një sistem të mirë të menaxhimit të shitjeve mund të merrni menjëherë një "gyp shitjesh", Dhe me akumulimin e disa statistikave - dhe parashikimin e shitjeve, në varësi të asaj se sa intensivisht kanë punuar menaxherët tuaj sot.

Sistemet e automatizimit funksionojnë në mënyrë të ngjashme për proceset e tjera. Menaxheri mund të marrë menjëherë informacione për gjendjen e punëve në kompani: sa para ka në llogari, sa keni borxh dhe sa keni borxh, cila është struktura e kostos dhe përfitimi i projektit, sa thirrje të ftohta janë bërë nga punonjësit, cili është efikasiteti real i çdo menaxheri etj.


Pse na duhet fare automatizimi i vërtetë,
çfarë i jep ajo kompanisë

Me pak fjalë, automatizimi i ekzekutuar mirë ju lejon të bëni sa më poshtë:

    përmirësimi i cilësisë së shërbimit ndaj klientit;

    optimizoni kostot e logjistikës, përmirësoni cilësinë e logjistikës në të gjitha fazat - nga marrja e produktit në depo deri në dorëzimin e tij te klienti;

    planifikoni në mënyrë efikase marrjen e fondeve, parandaloni boshllëqet në para;

    llogarit përfitimin e porosive;

    përgatitni shpejt dhe saktë dokumentet për klientët, kontraktorët dhe partnerët - nga një propozim tregtar në një akt pajtimi;

    lironi kreun dhe menaxherët kryesorë nga puna rutinë, përdorni ato në mënyrë më efikase Koha e punes për zhvillimin e kompanisë;

    të marrë menjëherë çdo raport mbi gjendjen reale të punëve në kompani;

    optimizimi i kostove të personelit, përdorimi më efikas i kohës së punës dhe kompetencave të punonjësve;

    për të minimizuar ndikimin negativ të “faktorit njerëzor” në biznes;

    ruaj informacionin në mënyrë të sigurt - çdo punonjës punon vetëm me të dhënat në të cilat i jepet akses;

    përmirësimi dhe përshpejtimi i proceseve të biznesit në kompani;

    mbështesin në mënyrë efektive aktivitetet operacionale - organizojnë kontabilitetin dhe kontrollin.

V Biznes i vogël këto efekte janë zakonisht të dukshme pas disa javësh.

Cilat procese biznesi mund dhe duhet të automatizohen

Zakonisht, automatizimi i biznesit fillon me operacione rutinë masive dhe intensive të punës, me proceset që ndikojnë më shumë në të ardhurat dhe fitimin e kompanisë, ose me fushat më problematike.

Ne fillim, ju mund të automatizoni detyra që kërkojnë shumë kohë ose të pamundura për t'u kryer me dorë - merrni parasysh qarkullimin e shitjes me pakicë, analizoni lëvizjen e mallrave, planifikoni flukset monetare, planifikoni dhe merrni parasysh oraret e punës, llogaritni koston etj.

Së dyti, ju mund të automatizoni punën e punonjësve që kryejnë operacione rutinë standarde (telemarketistë, logjistikë, menaxherë shitjesh, etj.) ose të hiqni fare punë të caktuara nga punonjësit (për shembull, të vendosni sinkronizimin automatik të të dhënave për disponueshmërinë e mallrave në magazinë dhe në vitrinën e një dyqani online) ...

Së treti, ju mund të përdorni automatizimin për të "vendosur gjërat në shtëpi" - për të marrë kontrollin e llogarive të arkëtueshme, stoqet e magazinës, punësimin e punonjësve, përputhjen e tyre me standardet për thirrjet dhe takimet me klientët, etj.

Nuk është e nevojshme të automatizoni të gjitha proceset e biznesit menjëherë. Ju mund ta rritni gradualisht automatizimin në kompaninë tuaj sipas nevojës. Dhe krijoni sistem të unifikuar menaxhimin në mënyrë të vazhdueshme.

Gjëja kryesore është të mbani mend qëllimet për të cilat filloi automatizimi. Automatizimi për hir të automatizimit është humbje kohe dhe burimesh.

Si të zgjidhni një produkt softuerësh për automatizim

Kur zgjidhni një sistem automatizimi biznesi, mund të shkoni në dy mënyra:

    Përdorni një produkt standard ("kuti") ose shërbim cloud.

    Zhvilloni dhe zbatoni një zgjidhje individuale softuerike.

Një zgjidhje standarde është më e lehtë për t'u zbatuar dhe më e lirë. Por duhet të kihet parasysh se jo çdo produkt tipik mund të modifikohet për t'iu përshtatur detyrave tuaja - në një numër programesh, mundësitë për personalizim janë shumë të kufizuara ose të përjashtuara plotësisht. Nga rruga, e njëjta gjë vlen edhe për shërbimet cloud.

Opsioni më i mirë për shumë biznese të vogla është blerja zgjidhje e gatshme me aftësinë për të personalizuar, lëshoni shpejt atë në mënyrë që të mos ngadalësoni proceset jetësore të biznesit dhe, nëse është e nevojshme, filloni punën për personalizimin e produktit, d.m.th. personalizimi i tij për detyrat specifike të kompanisë suaj.

Zgjedhja e programit është një çështje mjaft e përgjegjshme, është e nevojshme të përpunohet një grup mjaft i konsiderueshëm informacioni. Ka shumë produkte softuerike në treg, secila me karakteristikat dhe avantazhet e veta. Ju duhet të merrni përgjigje për pyetjet e mëposhtme të rëndësishme:

    cilat detyra dhe procese specifike janë planifikuar të automatizohen;

    nëse funksionaliteti i sistemit korrespondon me detyrat që do të duhet të zgjidhen me ndihmën e tij;

    a është e mundur të personalizoni sistemin për praktikën tuaj të biznesit;

    nëse do të jetë e mundur, kur proceset e biznesit ose kushtet e biznesit ndryshojnë, të ndryshohet shpejt sistemi pa ndërprerë funksionimin e tij;

    sa i lehtë dhe i përshtatshëm është sistemi për t'u përdorur;

    a është e mundur të integrohet sistemi me aplikacione ose shërbime të tjera;

    nëse sistemi mbështetet në tableta, smartfonë;

    kush do të ofrojë mbështetje teknike dhe si;

    sa kushton zbatimi dhe mbështetja.

Për t'iu përgjigjur këtyre pyetjeve, këshillohet që të konsultoheni me përfaqësuesit e shitësve (d.m.th. kompanitë e zhvillimit të softuerit). Nëse është e mundur, komunikoni edhe me sipërmarrësit e tjerë që po zgjidhin probleme të ngjashme; përvoja e tyre do t'ju japë informacion të vlefshëm që do t'ju ndihmojë të bëni një zgjedhje në favor të një produkti të caktuar softuerësh.

Sa kushton sistemi i automatizimit

Kjo është një pyetje retorike dhe nuk ka asnjë përgjigje të qartë për të. Sa kushton rinovimi? Mund të bëhet për 100 mijë rubla, ose mund të bëhet për një milion, gjithçka varet nga zona e dhomës, detyrat, cilësia e materialeve, etj. Kostoja e një zgjidhjeje specifike softuerike do të varet gjithashtu nga shumë variabla: cilat detyra do të zgjidhen duke përdorur sistemin, a është një produkt tipik apo i personalizueshëm, çfarë burimesh do të kërkohen për zbatimin, sa vende pune do të lidhen me sistemin; etj.

Kostoja e automatizimit përbëhet nga disa komponentë:

    kostoja e vetë sistemit (kostoja e një kutie ose pagesash me qira - në rastin e përdorimit të aplikacioneve "cloud");

    kostot e ngritjes së sistemit dhe trajnimit të personelit;

    kostoja e mirëmbajtjes së rregullt.

Kësaj mund t'i shtohen kostot indirekte - për shembull, koha e shpenzuar nga drejtori dhe përdoruesit kryesorë për të marrë pjesë në projekt.

Si është zbatimi i sistemit të automatizimit
dhe si të zgjidhni një kompani kontraktore

Zbatimi është procesi i përshtatjes së softuerit për biznesin dhe pjesërisht biznesin - për softuerin.

Për detyra ose procese të thjeshta, "zbatimi" do të konsistojë vetëm në instalimin e softuerit në kompjuterin tuaj (ose regjistrimin në një shërbim "cloud") dhe futjen e informacionit fillestar. Menjëherë pas kësaj, mund të filloni të shkruani dokumente, të plotësoni një bazë klientësh ose të lëshoni detyra.

Për detyra më komplekse (për shembull, llogaritja e përfitimit të planifikuar të porosive në kohën e përfundimit të transaksionit - për të mos punuar me humbje), mund të jetë e nevojshme të modifikohet sistemi për kushtet dhe praktikat që janë zhvilluar në kompani. Një sistem i përzgjedhur siç duhet zakonisht mban një lloj procesi tipik për një detyrë të tillë. Por në praktikë, çdo kompani ka metodologjinë e saj. Është kjo specifikë në procesin e zbatimit që do të duhet të pasqyrohet.

Zbatimi mund të bëhet vetë ose mund të ftoni specialistë. Por mos shpresoni që kontraktori do të bëjë gjithçka brenda në mënyrën më të mirë të mundshme pa pjesëmarrjen tuaj; punonjësit kryesorë dhe menaxhmenti i kompanisë do të duhet të marrin pjesë aktive në pothuajse të gjitha fazat, sa më thellë të zhyteni në procesin e zbatimit, suksesi i projektit do të varet kryesisht.

Zgjedhja e një partneri implementues është pothuajse e njëjtë me zgjedhjen e një ekipi për rinovimin e një apartamenti. Kryeni monitorimin e tregut dhe identifikoni kompanitë, kompetencat e të cilave janë të mjaftueshme për të zgjidhur problemet tuaja dhe kushtet janë optimale për sa i përket raportit çmim / cilësi. Është shumë e dëshirueshme që partneri juaj potencial të ketë një certifikatë konformiteti të sistemit të menaxhimit të cilësisë me atë ndërkombëtar Standardi ISO 9001: 2008. Mbani takime me specialistët e kompanive nga kjo listë e ngushtë (duke përfshirë sigurohuni që të flisni me punonjësin që do të shoqërojë projektin tuaj). Eksploroni portofolin, duke i kushtuar vëmendje të veçantë nëse kontraktori ka një histori të zbatimit të suksesshëm të një sistemi automatizimi në kompani, specialitetet dhe linjat e biznesit të të cilave përkojnë me tuajat. Këshillohet gjithashtu të bisedoni me zyrtarët më të lartë të këtyre kompanive dhe të mësoni mendimin e tyre për partnerin tuaj të mundshëm - a ishte zbatimi i suksesshëm, a jeni të kënaqur me rezultatet e punës, a është i organizuar mirë shërbimi i garancisë, çfarë vështirësish keni hasur? etj.

Gjithashtu, kur zgjidhni një kontraktor, ka kuptim të përdorni parimin e proporcionalitetit: nëse keni një kompani të vogël, atëherë këshillohet të bëni biznes edhe me një kompani të vogël - të gjitha miratimet do të bëhen më shpejt, është më e lehtë të bini dakord për çështje të diskutueshme me një partner të barabartë, etj.

Cilat janë rreziqet gjatë zbatimit të një sistemi automatizimi

Sigurisht, kur futet një sistem automatizimi, ka rreziqe të caktuara - nga afatet e humbura dhe tejkalimi i buxhetit, te rezistenca e stafit dhe nevoja për të ndryshuar proceset individuale të biznesit për të përmbushur kërkesat e sistemit. Por shumica e problemeve mund të shmangen nëse detyrat që kërkojnë automatizim identifikohen saktë dhe ato ekzistuese monitorohen. produkte softuerike dhe t'i qasen me kujdes zgjedhjes së një partneri implementues. Gjithashtu një kusht i rëndësishëm zbatimin e suksesshëm i projektit është pjesëmarrja personale e personit të parë të kompanisë/pronarit të biznesit, në këtë rast rreziqet e “marrjes së gjësë së gabuar” reduktohen ndjeshëm.

Për sa i përket rezistencës së stafit, këtu është shumë e rëndësishme, nga njëra anë, të kryhet një punë cilësore për të shpjeguar përfitimet dhe përfitimet e automatizimit për kompaninë dhe të gjithë punonjësit, dhe nga ana tjetër, për të krijuar në të gjithë punonjësit, përfshirë menaxhmentin e lartë, një ndjenjë e fortë e pashmangshmërisë së ndryshimit. Nëse ka raste të ndërprerjes së disa proceseve, është e nevojshme të zgjidhen dhe të largohen pengesat në ndjekje të nxehtë. Një mjet i mirë zbatimi është të shpërbleni punonjësit për përfshirjen në projekt dhe për disa arritje historike, kjo do të ndihmojë në arritjen e besnikërisë së pjesës tjetër të ekipit.

Drejtuesit e kompanive shpesh bëjnë shumë përpjekje për të përmirësuar proceset që synojnë arritjen e qëllimeve specifike dhe rritjen e efektivitetit të punës ekipore të punonjësve të përfshirë. Ata vërtet e kuptojnë rëndësinë e sigurimit të komunikimit dhe efikasitetit ndërmjet departamenteve ose ekipeve në një shkallë më të madhe. Ky kërkim për qasjen optimale ndaj ndërveprimit shoqërohet me nevojën për të zgjidhur problemet jetike që lindin në mënyrë të pashmangshme kur përçarja në departamente dhe fusha të ndryshme të kompanisë. Kryerja e punës së nevojshme në mënyrë të pavarur nga pjesët e tjera të kompanisë mund të bëjë më shumë dëm sesa mirë, sepse në këtë rast, punonjësit janë të fokusuar në zgjidhjen e çështjeve specifike, sesa në arritjen e një qëllimi të përgjithshëm brenda procesit. Softueri i automatizimit të procesit të biznesit - BPMS - u siguron punonjësve të kompanisë aftësinë për të vizualizuar rolin e detyrave të tyre në procesin e biznesit, i cili ndihmon në rritjen e produktivitetit të punonjësve, dhe gjithashtu mund të sjellë një efekt pozitiv në fusha të tjera të kompanisë dhe të arrijë qëllimet kryesore të organizatës.

Çfarë është automatizimi i procesit të biznesit?

Termi "proces biznesi" përdoret për të përshkruar organizimin dhe strukturën e veprimeve të ndërlidhura të punonjësve të kompanisë me qëllimin e vetëm për të arritur me sukses qëllimin e vendosur. Thelbi i automatizimit të procesit të biznesit është të vendosë një strukturë për transferimin e përgjegjësisë për ekzekutimin e procesit dhe, për rrjedhojë, arritjen e qëllimit. Për punonjësit individualë, procesi i biznesit përfaqëson hapat për të arritur rezultate të suksesshme. Në rastin e grupeve të vogla dhe të mëdha, një proces biznesi kuptohet si caktimi i përgjegjësive që çdo anëtar i grupit duhet të kryejë për të përfunduar një detyrë të përbashkët për grupin. Ka shumë shembuj të proceseve të automatizuara të biznesit, duke filluar nga procesi i përgatitjes së një pjate sipas një recete të dhënë deri te procesi i degëzuar i marrjes së përgjegjësive nga një kompani në tjetrën. Kompanitë që përdorin automatizimin e proceseve të biznesit në industri të tilla si marketingu dhe të tjera, vërejnë rezultatet pozitive të përdorimit të kësaj qasjeje në menaxhim për shkak të nivelit të lartë të organizimit të punës, qëllimshmërisë së veprimeve të punonjësve dhe disiplinës në kryerjen e detyrave.

Disa komponentë të pazëvendësueshëm janë çelësi i suksesit të një procesi biznesi. Para së gjithash, kërkohen të dhëna dhe materiale për çdo hap të procesit. Së dyti, keni nevojë për një algoritëm - një proces - që njerëzit ose softueri (në rastin e automatizimit të një procesi biznesi) mund të ndjekin. Së fundi, duhet të përcaktohet një rezultat për të arritur përpjekjet e bëra, harxhuar kohën dhe përdorimin e të dhënave. Është e rëndësishme të njohësh rëndësinë e këtyre komponentëve të automatizimit të proceseve të biznesit dhe të marrësh kohë për të zgjedhur dhe zyrtarizuar secilin prej tyre, pasi vetëm duke hedhur themelet e duhura mund të presësh rezultatin e duhur.

Automatizimi i proceseve të biznesit - historia

Termi u përdor për herë të parë nga Frederick Taylor dhe Henry Gant, inxhinierë mekanikë dhe konsulentë të menaxhimit, në vitet 1920. Fillimisht, ky term ishte i lidhur me prodhimin, por, padyshim, në procesin e studimit dhe rimendimit të termit proces biznesi, u bë i zbatueshëm edhe për të përshkruar dinamikën e aktiviteteve brenda familjes. Në fillim të viteve 1980, bazuar në punën e W. Edwards Deming dhe Joseph M. Juran, u zhvillua një koncept i ri i procesit të biznesit dhe teoria u mbështet nga teknologjia. Për shembull, me ardhjen e makinave shkrimi, fotokopjuesve dhe kompjuterëve personalë janë shfaqur mënyra krejtësisht të reja të ndërveprimit, vendosjes së qëllimeve dhe arritjes së rezultateve. Interneti është bërë gjithashtu një faktor kryesor në zhvillimin e qasjeve të reja për menaxhimin e proceseve të biznesit (BPM) dhe zhvillimin e praktikave të automatizimit të proceseve të biznesit.

Teoria e menaxhimit të proceseve të biznesit është pothuajse njëqind vjet e vjetër, dhe ajo vazhdon të evoluojë, kështu që mund të jetë e dobishme për çdo biznes që të arrijë qëllimet aktuale duke organizuar dhe ndarë proceset në faza të ndryshme të kryera nga njerëzit dhe zgjidhjet për automatizimin e proceseve të biznesit.

Shembuj dhe ide të automatizimit të proceseve të biznesit

Ka shumë shembuj të proceseve për ekzekutimin me sukses të të cilave është i përshtatshëm përdorimi i automatizimit të proceseve të biznesit. Aktivitetet në fusha të tilla si financat, burimet njerëzore dhe marketingu mund të ndahen në procese të ndryshme, disa prej të cilave mund të automatizohen. Për shembull, duke automatizuar proceset e biznesit për punësimin dhe futjen e punonjësve, duke përpunuar kërkesat për blerje dhe porositë nga klientët, mund të arrini rezultate të shkëlqyera në përmirësimin e cilësisë së punës së kryer dhe reduktimin e kostove të transaksionit.

Procesi i biznesit të miratimit të dokumentit i krijuar dhe ekzekutuar në një zgjidhje të bazuar në Platformën e Aplikimit të Biznesit Comindware

Përfitimet kryesore të automatizimit të proceseve të biznesit

Ideja kryesore e përdorimit të mjeteve dixhitale është të punohet në mënyrë efektive me të gjitha të dhënat në lidhje me klientët, detyrat dhe shërbimet/produktet e kompanisë, si dhe automatizimi i veprimeve të caktuara që mund të kryhen pa përpjekje njerëzore. Qëllimi i automatizimit të proceseve të biznesit nuk është zëvendësimi i punonjësve që kryejnë detyra të përsëritura me robotë softuerësh. Falë automatizimit të proceseve të biznesit, punonjësit e kompanisë heqin qafe detyrat rutinë dhe mekanike dhe marrin mundësinë për t'u fokusuar në kryerjen e detyrave të reja, detyrave kërkimore ose çdo aktiviteti që kërkon përdorimin e përvojës dhe njohurive të punonjësit.


Sistemi BPM i Comindware thjeshton rrënjësisht menaxhimin e detyrave të procesit të biznesit për punonjësit e kompanisë

Automatizimi i procesit të biznesit gjithashtu ndihmon grupet e njerëzve të koordinojnë më mirë përpjekjet, kështu që çorganizimi mund të eliminohet nga ekuacioni. Së fundi, automatizimi i proceseve të biznesit mund të garantojë saktësi më të lartë të rezultateve. Të gjitha këto avantazhe janë arsyeja pse gjithnjë e më shumë sipërmarrës, drejtues departamentesh, si dhe kompani të vogla dhe të mëdha përdorin automatizimin e proceseve të biznesit në punën e tyre.

Të gjitha këto avantazhe janë të rëndësishme për çdo organizatë që dëshiron të qëndrojë konkurruese dhe të rritet. Çdo biznes në mendje ka konkurrentë që po përpiqen të pushtojnë tregun aktual dhe qasja për të menaxhuar punën në kompani mund të bëhet një faktor vendimtar në konkurrencë. Shpesh, është automatizimi në kohë i proceseve të biznesit që vendos se cili biznes do të ketë sukses dhe cili do të balancojë në prag të ekzistencës.

Elena Gaidukova, analiste marketingu, menaxhere e markave të zgjidhjeve të bazuara në, specialiste në partneritete.

Kushtet e tregut që ndryshojnë vazhdimisht, shpejtësia e lartë në vendimmarrje, multitasking në menaxhimin e aseteve dhe nevoja për të reduktuar rreziqet kërkojnë qasjet moderne ndaj organizatës aktivitet ekonomik... Rruga për të dalë në mjedisin gjithnjë e më kompleks të brendshëm dhe të jashtëm të ndërmarrjes është automatizimi kompleks i proceseve të biznesit. Ajo çliron burime të çmuara për Planifikim strategjik dhe përqendrimi i menaxhmentit në fushat kryesore të kompanisë. Ne do të flasim për atë që është automatizimi dhe sistemi ERP, pse keni nevojë për një qasje procesi dhe cili softuer është më i popullarizuari në botë dhe në Rusi.

Biznesi dhe automatizimi: dje, sot, nesër

Automatizimi i biznesit është një transferim i pjesshëm ose i plotë i operacioneve stereotipe dhe detyrave të biznesit nën kontrollin e një sistemi të specializuar informacioni, ose një kompleksi harduerësh dhe softuerësh. Si rezultat, lirimi i njeriut dhe burimet financiare për të rritur produktivitetin e punës dhe efektivitetin e menaxhimit strategjik.

Automatizimi zakonisht kryhet në dy drejtime:

* Automatizimi i proceseve kryesore të biznesit: për shembull, shitjet ose menaxhimi i shërbimit ndaj klientit. Në këtë rast, kryhet për të rritur drejtpërdrejt vëllimin e shitjeve, numrin e produkteve dhe rritjen e përfitimit të të gjithë biznesit në tërësi.
* Automatizimi i proceseve mbështetëse të tilla si kontabiliteti, raportimi, puna në zyrë. Një automatizim i tillë nuk ndikon drejtpërdrejt në rritjen e të ardhurave, por ndihmon në uljen e kohës dhe kostove për kryerjen e punës rutinë.

Detyrat kryesore të automatizimit të biznesit janë si më poshtë:

* mbështetje efektive e aktiviteteve operative të ndërmarrjes, organizimit të kontabilitetit dhe kontrollit;
* përgatitjen e çdo dokumenti për partnerët, duke përfshirë faturat, faturat, aktet e barazimit dhe propozimet e biznesit;
* Marrja e shpejtë e raporteve për gjendjen e punëve në kompani për çdo periudhë kohore;
* optimizimi i kostove të personelit, rritja e efikasitetit të përdorimit të kohës së punës duke i çliruar punonjësit nga puna rutinë;
* minimizimi i ndikimit negativ të “faktorit njerëzor” në proceset më të rëndësishme të biznesit;
* ruajtja e sigurt e informacionit;
* përmirësimi i cilësisë së shërbimit ndaj klientit.

Automatizimi i proceseve të biznesit mund të përmirësojë ndjeshëm cilësinë e menaxhimit në një kompani dhe cilësinë e produktit të saj. Për ndërmarrjen në tërësi, ajo ofron një sërë avantazhesh të rëndësishme.

* Rritja e shpejtësisë së përpunimit të informacionit dhe zgjidhjes së detyrave të përsëritura.
* Rritja e transparencës së biznesit dhe fabrikueshmërisë së tij.
* Rritja e konsistencës së veprimeve të stafit dhe cilësisë së punës së tyre.
* Aftësia për të kontrolluar sasi të mëdha informacioni.
* Automatizimi i punës manuale.
* Reduktimi i numrit të gabimeve dhe përmirësimi i saktësisë së kontrollit.
* Zgjidhja paralele e disa detyrave.
* Vendimmarrja e shpejtë në situata stereotipe.

Si rezultat i automatizimit të menaxhimit të procesit të biznesit, drejtuesi i ndërmarrjes merr më shumë informacion për analizimin e proceseve të biznesit në formën e raporteve të detajuara analitike dhe ka aftësinë për të menaxhuar në mënyrë efikase kompaninë, duke marrë parasysh treguesit e jashtëm dhe të brendshëm.

Për shembull, kur përdorni softuerin Forma e Parë për gjashtë muajt e parë të funksionimit, treguesit më të rëndësishëm të aktiviteteve të kompanisë rriten:

* saktësia e planifikimit - me 40%;
* efikasiteti i përgjithshëm - me 50%;
* kursimi i kohës së menaxherit - me 80%.

Shumica e kompanive fillojnë automatizimin me procese rutinë intensive të punës, si dhe me operacione që ndikojnë ndjeshëm në fitimet dhe të ardhurat: financa dhe kontabiliteti, rrjedha e dokumenteve, prodhimi dhe kontabiliteti i magazinës. Automatizimi i fushave të tilla të veprimtarisë si menaxhimi i ndërmarrjes, marketingu, menaxhimi i cilësisë dhe komunikimet e jashtme në shumicën e ndërmarrjeve ruse sapo ka filluar.

Në kuadër të krizës ekonomike, prioritetet në fushën e automatizimit të proceseve të biznesit po ndryshojnë disi. Tendencat kryesore të sezonit aktual përfshijnë si më poshtë:

1. Përdorimi i teknologjive cloud... Dallimi kryesor midis kësaj metode automatizimi është mungesa e serverit të vet në kompani. Sisteme të tilla janë shumë të njohura me bizneset e vogla, pasi ato kushtojnë dukshëm më pak se versioni tradicional.
2. Automatizimi aktiv i mjeteve të marketingut: implementimi i sistemeve CRM, sistemet e automatizimit reklamat kontekstuale dhe sistemet BI.
3. Zhvillimi i teknologjive të komunikimit makinë me makinë... Trendi në zhvillim i M2M - Machine to Machine - supozon pjesëmarrje minimale njerëzore në ato procese, aty ku është e mundur, pasi ndërlikimi i proceseve dhe pajisjeve të biznesit nuk e lejon gjithmonë një person të vlerësojë dhe t'i përgjigjet në mënyrë adekuate një situate në ndryshim.
4. Përdorimi i mjeteve të të dhënave të mëdha... Një tjetër prirje në zhvillimin e automatizimit të proceseve të biznesit është vëmendja ndaj të dhënave të mëdha dhe inteligjencës së biznesit. Ato kërkohen nga kompanitë e mëdha, pasi nevojiten pajisje të specializuara të shtrenjta për të përpunuar të dhëna të mëdha.
5. Analiza e të dhënave në kohë reale... Sistemet e automatizimit të biznesit do të evoluojnë drejt përpunimit të transaksioneve në kohë reale, duke rezultuar në operacione plotësisht të sinkronizuara.

Fushat kryesore dhe softueri për automatizimin e proceseve të biznesit

Një nga kushtet kryesore për automatizimin e biznesit është përdorimi i një qasjeje procesi nga një ndërmarrje. Ky term kuptohet si një qasje që përcakton konsiderimin e aktiviteteve të kompanisë si një rrjet procesesh biznesi të lidhura pazgjidhshmërisht me qëllimet, objektivat dhe misionin e saj kryesor. Qasja e procesit, ndryshe nga qasja e strukturuar që mbizotëron në shumë kompani, nuk është e fokusuar tek ajo ekzistuese Struktura organizative ndërmarrjet, por mbi proceset reale të biznesit, rezultati përfundimtar i të cilave është krijimi i një shërbimi ose produkti.

Qasja e procesit ndihmon në rritjen e shkathtësisë së biznesit, zvogëlimin e kohës së reagimit ndaj ndryshimeve në kushtet e tregut dhe përmirësimin e rezultateve të biznesit.

Çdo proces biznesi në një kompani përbëhet nga një grup operacionesh të veçanta me një rend ekzekutimi të përcaktuar nga teknologjia ose udhëzimet. Karakteristikat e nevojshme të një procesi biznesi konsiderohen rrugët dhe rregullat, si dhe inputet, outputet, burimet e konsumuara, pjesëmarrësit dhe pronarët.

Përpara se të vazhdohet me automatizimin e proceseve të biznesit, është e nevojshme të punohet për izolimin dhe përshkrimin e tyre, si dhe referimin e tyre në grupin e proceseve kryesore ose ndihmëse. Kjo është një procedurë mjaft e gjatë; në praktikë, kërkon pjesëmarrjen e të gjitha divizioneve të kompanisë në bashkëpunim të ngushtë.

Llojet dhe numri i proceseve të biznesit janë individuale për çdo kompani. Të gjitha proceset e diferencuara të biznesit mund të integrohen më pas në disa fusha kryesore, për secilën prej të cilave automatizimi mund të kryhet si në tërësi ashtu edhe brenda një procesi të veçantë:

1. Menaxhimi:

* Menaxhimi strategjik;
* siguria ekonomike;
* mbështetje ligjore;
* Kontabiliteti i Menaxhimit;
* buxhetimi;
* Siguria e informacionit.

Ju mund të përdorni sistemin softuerik 1C: Enterprise, modulin e kontrollit Sistemet SAP R / 3.

2. Marketingu dhe Shitjet:

* menaxhimi aktivitetet e marketingut;
* PR;
* menaxhimi i aktiviteteve reklamuese;
* menaxher Shitjesh;
* Menaxhimi i marrëdhënieve me klientët (CRM).

Për të automatizuar këtë drejtim, shpesh përdoret softueri: Sistemet CRM - Megaplan, 1C: Bitrix24, Clientbase.ru, menaxhimi i reklamave - EFSOL: Menaxhimi i reklamave AMS, SIZiF, menaxhimi i faqes (CMS) - Bitrix, UMI. CMS, NetCat, HostCMS, AMIRO.CMS, DataLife Engine (DLE), etj.

3. Prodhimi:

* menaxhimi proceset e prodhimit;
* menaxhimi i inventarit të ndërmarrjes;
* Menaxhimi i furnizimit me materiale;
* menaxhimi pajisjet e prodhimit;
* Sistemi logjistik.

Produktet softuerike: sistemet Kraft, USU, moduli i prodhimit AVA ERP, VOGBIT, Sage, Super Magazina, Magazina dhe Shitjet.

4. Menaxhimi i cilësisë:

* Sistemi i menaxhimit të cilësisë (QMS);
* kontrolli i cilësisë së produkteve dhe treguesve të prodhimit;
* punoni me pretendime.

Softueri i aplikuar: "Metrics Administrator", "FINEX: Quality Management", "Master: Quality Management", Wonderware MES Software / Quality, ProdX.

5. Menaxhimi i personelit:

* përzgjedhja e personelit;
* trajnimi dhe zhvillimi i personelit;
* kontabiliteti i personelit;
* motivimi dhe shpërblimi

Produktet softuerike: "E-Staff Recruiter" nga Datex Software, "1C: Paga dhe Menaxhimi i Personelit", Oracle / Menaxhimi i Personelit, "Pharaoni", "BOSS-Kadrovik".

6. Financat:

* Kontabiliteti;
* kontabiliteti tatimor;
* planifikimin financiar;
* menaxhimi i vendbanimeve me klientë;
*pagesa pagat punonjësit e ndërmarrjes.

Softueri i automatizimit: 1C: Kontabilitet, 1C: Paga, Eksperti i Auditimit, Master i Analizës Financiare, Fingrand.

7. Organizimi i shoqërisë:

* rrjedha e dokumenteve;
* Sekretariati.

Produktet softuerike: "1C: Menaxhimi i Dokumenteve", "E1 Euphrates" nga Cognitive Technologies, "Master Dock" nga Master Group, QPR 2014, Orn Text.

ERP: një fazë e re në evolucionin e sistemeve të automatizimit

Automatizimi "ishull" i proceseve individuale të biznesit të një kompanie herët a vonë bëhet i paefektshëm, pasi përpjekjet për të kombinuar disa sisteme të ndryshme automatizimi më së shpeshti dështon. Gjatë zbatimit të qasjes "ishull", zakonisht nuk vendoset qëllimi për të përmirësuar performancën e përgjithshme të ndërmarrjes.

Në kontrast me këtë, një sistem i integruar i automatizimit të biznesit është një sistem për menaxhimin e aktiviteteve financiare dhe ekonomike të kompanisë dhe siguron kryerjen operacionale, menaxheriale dhe Kontabiliteti përgjithësisht.

Koncepti i një sistemi të integruar të menaxhimit të ndërmarrjeve - ERP - u zhvillua në fund të viteve 80 të shekullit të kaluar. Në fillim të viteve '90, ajo filloi të fitonte popullaritet pasi filluan të shfaqen sisteme kontrolli që mund të zbatonin këtë koncept. Sistemi ERP bazohet në parimin e krijimit të një hapësire të vetme informacioni që ndihmon për të gjurmuar në kohë reale të gjithë informacionin rreth proceseve të biznesit në të gjitha divizionet e kompanisë.

Sistemet ERP janë ndërtuar mbi baza modulare dhe struktura e tyre nënkupton praninë e blloqeve të veçanta që janë përgjegjëse për një proces specifik. Falë këtij parimi organizimi, është e mundur të përsoset dhe zgjerohet funksionaliteti i të gjithë sistemit me shfaqjen e teknologjive të reja, ndryshimet në legjislacion ose nevojat e klientëve.

Shumica e sistemeve ERP përfshijnë grupet e mëposhtme të moduleve:

* logjistike;
* prodhimi;
* marketingu
* sigurimi;
* shitjet;
* të tjera.

Në Rusi, sistemet ERP u shfaqën vetëm në fund të shekullit të kaluar dhe fillimisht u përdorën ekskluzivisht nga kompani të mëdha, por sot ato po zbatohen në ndërmarrje të çdo madhësie.

Pas zbatimit të sistemit ERP, kompania mund të braktisë përdorimin e programeve të shumta të ndryshme për të punuar me financat, depo, zyrë, logjistikë. Kjo, nga ana tjetër, do t'i lejojë biznesit të ulë ndjeshëm koston e mbështetjes së IT.

Në vitin 2016, sipas vlerësimit të kompanisë konsulente Panorama Consulting Solutions, SAP hyri në tre liderët kryesorë në tregun global të sistemeve ERP me një aksion prej 20%; Oracle -13.9% dhe Microsoft -9.4%. Më tej, në rend zbritës ndodhen këto kompani: Infor, Epicor, Sage, NetSuite, IFS, IQMS, Syspro.

Oracle u bë lider për sa i përket shpejtësisë së zbatimit, dhe SAP për sa i përket kthimit të investimit.

Në Rusi, sipas qendrës analitike TAdviser, 1C: Enterprise u bë sistemi më i popullarizuar ERP në 2016 (shih fig.). Ndër softverët më të kërkuar janë produkte si Galaktika ERP, SAP ERP, Microsoft Dynamics AX, Microsoft Dynamics NAV.


Oriz. Diagrami i produkteve softuerike të përdorura për automatizimin e biznesit në Rusi

Si të zgjidhni një produkt softuer

Kur zgjidhni software Sistemet e automatizimit të proceseve të biznesit mund të merren në dy mënyra:

* përdorimi i një produkti tipik;
* zhvillimi dhe zbatimi i softuerit individual.

Në një shënim

Një produkt standard (në kuti) do t'i kushtojë kompanisë më pak, dhe gjithashtu është disi më i lehtë për t'u zbatuar. Por nuk duhet të harrojmë se jo çdo softuer tipik mund të riprofilohet për karakteristikat individuale të ndërmarrjes, pasi në një numër programesh mundësitë për cilësime shtesë janë të kufizuara apo edhe të përjashtuara. I njëjti problem ekziston me shërbimet cloud.

Për të zgjedhur saktë një program specifik, është e rëndësishme t'i përgjigjeni një numri pyetjesh shumë serioze:

1. Cilat procese biznesi po planifikoni të automatizoni?
2. A do të korrespondojë funksionaliteti i këtij apo atij programi me detyrat që i janë caktuar?
3. A është e mundur të personalizohet për një praktikë specifike biznesi?
4. A është e mundur ndryshimi i shpejtë i sistemit pa ndërprerje të funksionimit në rast të ndryshimit të proceseve të biznesit ose kushteve të biznesit?
5. Sa i lehtë është sistemi për t'u përdorur?
6. A është e mundur të integrohet sistemi me shërbimet ekzistuese ose programet e automatizimit?
7. Kush do të ofrojë mbështetje teknike dhe si?
8. Sa do të kushtojë zbatimi dhe mbeshtetje teknike(posedim)?

Meqenëse është pothuajse e pamundur t'i përgjigjeni në mënyrë të pavarur dhe në të njëjtën kohë me kompetencë këtyre pyetjeve, këshillohet të merrni këshilla nga kompanitë shitëse (zhvilluesit e softuerit). Përveç kësaj, duhet të flisni me kolegët tuaj të biznesit, pasi përvoja e tyre ndonjëherë ndihmon për të bërë një zgjedhje. Megjithatë, është e rëndësishme të kuptohet se opinionet në komunitetin e biznesit mund të jenë shumë subjektive, për shkak të specifikave të industrisë, madhësisë së ndërmarrjes, përvojës së kufizuar në zotërimin e sistemeve të ndryshme ERP dhe, si rezultat, pamundësisë për të parë pamje e plotë në tërësi dhe krahasoni të gjitha produktet në lidhje me kushtet tuaja.

Sa i përket automatizimit të proceseve individuale ose instalimit të një sistemi ERP, gjithçka varet nga specifikat e një ndërmarrje të caktuar.

Kostoja e softuerit dhe kostoja e zbatimit të tij

Është shumë e vështirë t'i përgjigjemi pa mëdyshje pyetjes se sa do të kushtojë automatizimi i biznesit për një kompani të caktuar, pasi kostoja e një softueri të veçantë varet nga disa faktorë, duke përfshirë:

* detyrat që softueri është krijuar për të zgjidhur;
* lloji i programit: tipike ose me porosi;
* burimet të nevojshme për zbatimin;
* numri i vendeve të punës të lidhura me sistemin.

Për shembull, çmimi i një licence për programin popullor të integruar "1C: Ndërmarrja" për 100 vende pune është 432,000 rubla, për 50 vende pune - 187,200 rubla, për 20 vende pune - 41,400 rubla.

Kostoja e automatizimit gjithashtu përbëhet nga disa komponentë:

* kostoja e vetë sistemit, duke përfshirë koston e "kutisë" ose pagesave të qirasë në rastin e përdorimit të versionit "cloud";
* kostot e ngritjes së sistemit të automatizimit dhe trajnimit të stafit;
* kostoja e mbështetjes së rregullt teknike.

Kostot indirekte duhet t'i shtohen gjithashtu çmimit të automatizimit të proceseve të biznesit, për shembull, koha e shpenzuar nga menaxheri dhe përdoruesit kryesorë për të marrë pjesë në projekt.

Automatizimi i proceseve të biznesit ndonjëherë i paraqitet menaxherit si një shkop magjik. Vetëm si të automatizoni proceset e biznesit në mënyrën më të mirë? Kështu që puna u argumentua, letrat nuk humbën, rregulloret ndihmuan, ekipi veproi si një mekanizëm i lyer mirë?

Në artikull, ne do të analizojmë nuancat e ndërtimit dhe automatizimit të proceseve të biznesit, do të shqyrtojmë se si të shmangim gabimet, cilat janë qëllimet dhe objektivat e automatizimit të proceseve të biznesit dhe ku të fillojmë. Nëse jeni duke menduar për përmirësimin e proceseve të biznesit dhe, ndoshta, zbatimin sistemi elektronik menaxhoni ato, lexoni me kujdes artikullin. Dhe merre me laps!

Tre balena të kaosit në biznes: si të automatizohen proceset që nuk ekzistojnë

Përpara se të flasim për mundësitë që ofron automatizimi i proceseve të biznesit, le të mendojmë për vështirësitë me të cilat po përballeni tani.

Tre “balenat” e këqija që mbajnë kaosin në biznes janë universale. Me shumë mundësi, ju jeni gjithashtu të njohur me to:

  • Gabimet e rregullta. Petrov bëri një gabim shtypi, Sidorov nënshkroi një dokument të paverifikuar, Vasechkina dërgoi një faturë me detaje të pasakta. Gabime të tilla shkaktojnë humbje të përkohshme dhe financiare, lëkundje të syve dhe punë gjatë natës.
  • Koha e ndërprerjes. Dokumenti është nën miratim për një javë, pastaj e dyta, puna ia vlen. Një punonjës kyç është me pushime ose largohet pa e transferuar çështjen.
  • Konfuzion i përgjithshëm. Ku shkoi letra e nevojshme? Pse sekretari nuk e pa dokumentin urgjent në grumbullin e fletëve? Ku duhet të vrapojë një specialist kur kontakton një klient, nëse mungon personi i duhur? Ky konfuzion dhe vrapimi nëpër korridoret me copa letre është i bezdisshëm dhe sigurisht që nuk ndihmon për punë produktive.

Edhe 10 vjet më parë, modelimi i proceseve të biznesit për shumicën e kompanive dukej si punë e shtrenjtë, kërkon kohë dhe për rrjedhojë e panevojshme. Disa njerëz mendojnë kështu edhe tani, pasi kanë lexuar histori horror për projekte të papërfunduara dhe kanë shpenzuar miliona, apo edhe duke iu afruar automatizimit nga ana e gabuar. Por doli që kompanitë që punojnë në automatizimin e proceseve të biznesit rriten më shpejt, kapërcejnë më mirë kohët e krizës dhe anashkalojnë konkurrentët. Në kompani të tilla, punonjësit ndihen më rehat, gjë që krijon atmosferën e duhur të punës në ekip. Shembujt përfshijnë historitë e Toyota, Amazon, McDonalds, si dhe - klientët tanë, reagimet e të cilëve për automatizimin e proceseve të biznesit.

Sot, aftësia për të ndërtuar procese biznesi dhe njohuritë se si të automatizohen ato po bëhen një avantazh i rëndësishëm konkurrues.

Proceset e biznesit: çfarë po automatizojmë, shokë?

Ndonjëherë menaxhimi i një kompanie, i zënë me çështje strategjike, është deluzion: gjithçka është në rregull me ne. Por nëse Petrov e di se në rast të një problemi marketingu, është e nevojshme të kontaktojë Ivanova, ky nuk është një proces biznesi. Por një hartë specifike veprimi, e cila përshkruan në mënyrë universale hapat që kalojnë punonjësit për të arritur një rezultat specifik, tashmë duket si një proces biznesi.

Një grafik i rrjedhës, për ta quajtur një proces biznesi, duhet të marrë parasysh tre faktorë:

  1. Stabiliteti i lidhjeve të përshkruara: merren parasysh shumëllojshmëria e zgjedhjes së veprimeve, tranzicioneve, kushteve.
  2. Rregullimi i veprimeve gjatë procesit: thirrjet, letrat, bashkëngjitjet, apelet, shikimet.
  3. Përfundim logjik: qëllim specifik i arritshëm.

Një proces biznesi i modeluar qartë do t'ju lejojë të shihni rezultatin dhe të kontrolloni punën në të gjitha fazat, në mënyrë që të parandaloni humbjet dhe gabimet "me një fillim të ulët".

Në varësi të shfaqjes së "njollave të holla", procesi i biznesit ndryshon, fazat e tij rregullohen dhe cilat lidhje janë të dobëta. Nëse keni ndonjë vështirësi me zhvillimin e algoritmeve, ne jemi të gatshëm t'ju ndihmojmë. Në fund të fundit, zhvillimi i proceseve të biznesit është përgatitje për projektin e automatizimit të tyre.

A është zemra juaj e biznesit të shëndetshme?

Kontaktoni sot dhe merrni një ofertë të personalizuar Proceset e biznesit janë zemra e kompanisë. Si e dini nëse biznesi juaj është në formë? Na kontaktoni dhe zbuloni se si të përfitoni sa më shumë nga proceset e biznesit tuaj dhe të nxirrni potencialin e plotë të kompanisë suaj.

Porosit një konsultë

Qëllimi kryesor i zhvillimit të procesit të biznesit është të transformojë në mënyrë magjike zinxhirët e ndërthurur kaotik të ndërveprimeve brenda kompanisë në algoritme të rregullta, të qëndrueshme dhe të kuptueshme. Le të ketë rregull në punë, në zyrë, në kokat e punonjësve dhe në mendjet e drejtuesve!

Uri, ku është butoni? Qëllimet e automatizimit të procesit të biznesit

Tani shtrohet pyetja: si ta menaxhojmë gjithë këtë? Epo, ju duhet një staf i tërë punonjësish - të mbani gishtin në pulsin dhe të monitoroni nga afër "pikat e holla", "lidhjet e dobëta" dhe ekzekutimin e gjithçkaje që duhet të kryhet!

Një e katërta e kompanive ndjekin këtë rrugë, duke zgjeruar departamentet e cilësisë, duke zgjeruar stafin drejtues dhe sekretar. Por është shumë më e dobishme të shtrohet pyetja se si të automatizohen proceset e biznesit dhe të transferohet funksioni i kontrollit mbi to në një hapësirë. Një sistem i tillë i menaxhimit të procesit të biznesit do të jetë njëkohësisht një projektues dhe një mekanizëm monitorues, dhe një kontrollues që jep sinjale kur diçka shkon keq. Por që "butoni magjik" të funksionojë, duhet të punosh shumë.

Sigurisht, qëllimet e automatizimit të proceseve të biznesit nuk kanë të bëjnë vetëm me një mënyrë të përshtatshme kontrolli. Si rezultat, duke përdorur sistem i automatizuar Menaxhimi i procesit të biznesit do të ndihmojë:

  • Organizoni detyra të rregullta.
  • Minimizoni faktorin njerëzor.
  • Ndarja e qartë e fushave të përgjegjësisë brenda proceseve.
  • Mbani nën kontroll të gjitha detajet e procesit.
  • Përfshini në skemën e ndërveprimit me klientët.
  • Krijoni një infrastrukturë të unifikuar IT me të drejta të ndryshme aksesi.
  • Kurseni kohë, tuajën dhe punonjësit tuaj.
  • Si rezultat - për të kursyer para në menaxhimin e kompanisë.

Siç mund ta shihni, qëllimet e automatizimit të proceseve të biznesit janë kryesisht të njëjta me tuajat!

Menaxhimi i proceseve të biznesit - Sistemi i një kompanie

Për ta bërë edhe më të qartë, ne do të analizojmë funksionet specifike të sistemit të menaxhimit të procesit të biznesit - "1C: Rrjedha e dokumentit 8" - me shembuj.


Ne kemi parë qartë se si procesi i automatizuar i biznesit ndryshon nga ai "i projektuar në gju". Mbetet për t'u parë se si të arrihet ky nivel automatizimi.

Përbërësi sekret: Si të automatizoni proceset e biznesit pa humbje

Ju ndoshta keni dëgjuar histori për kompaninë N, e cila zbatoi një supersistem, u përpoq me të dhe, duke pështyrë, u kthye në Excel. Kjo ndodh kur një kompani përballet me vështirësi të paparashikuara. Më pas punonjësit sabotojnë mënyrën e pazakontë të punës. Atëherë, proceset e vendosura nuk janë të përshtatshme për rregullim. Atëherë buxheti i zbatimit është përtej dëshirës. Atëherë vetë sistemi është i rëndë dhe i pakuptueshëm, por është e nevojshme që "ka një buton këtu, unë e shtyp atë dhe gjithçka funksionon".

Udhëheqësit shpesh harrojnë rregullin: faza e parë nga e cila ndërtohet automatizimi i proceseve të biznesit janë detyrat. Sistemi i menaxhimit të dokumenteve ka një funksionalitet të madh që mund të plotësojë kërkesat e biznesit më të çuditshëm. Por së pari, këto kërkesa duhet të paraqiten.

Hulumtimi ynë konfirmon se 70% e vështirësive të biznesit lindin pikërisht në fazën e regjistrimit të kërkesave dhe rezultateve. Prandaj, ne ofrojmë konsultime fillestare, si dhe ofrojmë një shërbim kërkimor para projektit. Ky hap ndihmon:

  • identifikoni "fytet e ngushta" në kompani,
  • përcaktoni se cilat synime janë vendosur për sistemin e automatizimit,
  • të kuptojë nëse funksionaliteti tipik është i përshtatshëm për kompaninë ose nëse duhen bërë ndryshime,
  • zbuloni se çfarë grupi funksionesh do të jenë optimale për biznesin,
  • përcaktoni se cilat procese të automatizohen në radhë të parë dhe cilat mund të shtyhen. Për shembull, fushat që pengojnë punën e të gjithë kompanisë duhet të kenë prioritet, edhe nëse puna në to nuk është më e lehta.

Kapja e saktë e kërkesave të sistemit dhe e dërgesave është përbërësi sekret i suksesit të një projekti automatizimi. Ndonjëherë në këtë fazë bëhet e qartë se ka një problem me proceset e biznesit. Pastaj ju duhet t'i modifikoni ato ose t'i ndërtoni nga e para.

Pasi kemi vendosur për detyrat me të cilat përballet automatizimi i proceseve të biznesit, ne vazhdojmë me formimin e një ekipi projekti dhe në zbatimin e projektit.

Dëshironi të dini se çfarë rezultatesh mund të arrijë biznesi juaj specifik? Na kontaktoni për një konsultë falas - ne do t'ju tregojmë!

Rastet e automatizimit të pasuksesshëm të ndërmarrjeve janë mjaft të zakonshme. Prandaj, përpara se të filloni këtë ngjarje shumë kohë dhe të shtrenjtë, këshillohet të kuptoni pse nevojitet fare automatizimi. Dhe cilat probleme supozohet të zgjidhen me ndihmën e tij.

Ekspertët zakonisht e ndajnë procesin e automatizimit të ndërmarrjes në disa faza:

1. Analiza e proceseve të biznesit, përshtatja apo rishikimi i tyre.

2. Përcaktoni nevojat aktuale për automatizim.

3. Përzgjedhja e zgjidhjeve softuerike ose zhvillimi i softuerit të specializuar.

4. Implementimi i softuerit në ndërmarrje dhe trajnimi i personelit në përdorimin e tij.

Për më tepër, dy fazat e para nuk janë në asnjë mënyrë inferiore në rëndësi ndaj të fundit.

Vlen të fillohet me një përkufizim. Një proces biznesi është një sistem aktivitetesh të njëpasnjëshme, të orientuara drejt qëllimit dhe të rregulluara, në të cilat, me anë të veprimit të kontrollit dhe me ndihmën e burimeve, inputet e procesit shndërrohen në rezultate, rezultate të procesit që kanë vlerë. tek konsumatorët. Një proces biznesi nga pikëpamja e teknologjisë së informacionit është një proces i qëndrueshëm informacioni (sekuencë pune) që lidhet me prodhimin dhe aktivitetet ekonomike të një kompanie dhe zakonisht fokusohet në krijimin e vlerave të reja. Procesi i biznesit përfshin një hierarki të veprimeve funksionale të ndërlidhura që zbatojnë një (ose disa) nga qëllimet e biznesit të kompanisë në sistemin e informacionit të kompanisë, për shembull, menaxhimin dhe analizën e prodhimit të produktit ose mbështetjen e burimeve për prodhimin e produktit (produktet kuptohen si mallra , shërbime, zgjidhje, dokumente).

Shënim: mjaft shpesh, me ndihmën e automatizimit, menaxherët duan të koordinojnë punën e firmës. Sigurisht, menaxhim modern vështirë të imagjinohet pa sistemet e informacionit... Por automatizimi nuk do të rregullojë gabimet në organizimin e proceseve të biznesit.

Për shembull, nëse ndërmarrja ka një sasi të madhe informacioni që është bërë e pamundur për t'u përpunuar me dorë ose duke përdorur sisteme të vjetruara, atëherë automatizimi është zgjidhja. Nëse informacioni i nevojshëm thjesht nuk është atje ose nuk është i besueshëm, menaxherët gabohen, puna e departamenteve nuk është e koordinuar, atëherë sistemi i menaxhimit duhet të ndryshohet - asnjë automatizim nuk do të ndihmojë këtu.

Kjo është arsyeja pse para së gjithash, udhëheqësi duhet të vlerësojë me maturi gjendjen e punëve dhe shikoni nëse automatizimi do të zgjidhë problemet që e shqetësojnë atë.

Automatizimi i proceseve të biznesit në fazën aktuale të zhvillimit është në gjendje të zgjidhë detyrat e mëposhtme:


  • Rritja e shpejtësisë së përpunimit të informacionit të kompanisë (për shembull, kalimi më i shpejtë i aplikacionit nga departamenti i shitjeve në magazinë).
  • Rritja e transparencës së biznesit (për shembull, ju mund të shihni shpejt borxhin e palëve).
  • Kontrolli mbi sasinë e informacionit (për shembull, klientët mund të futin dhe të lënë porosi vetë përmes Internetit).
  • Koordinimi i veprimeve (për shembull, një produkt tashmë i rezervuar për një klient nuk do të shkojë te një tjetër).
  • Përmirësimi i prodhueshmërisë së një biznesi (për shembull, çmimet dhe taksat llogariten automatikisht), etj.

Automatizimi nuk ndikon drejtpërdrejt në zgjidhjen e detyrave të tjera, për shembull, për të rritur fluksin e klientëve, për të paraqitur raporte në kohë ose për të përcaktuar perspektivat e zhvillimit!

Kjo është arsyeja pse automatizimi zakonisht nevojitet në rastet e mëposhtme:


  • riorientimi në detyra të reja (lëshimi i produkteve të tjera, hyrja në tregje të reja, ri-pajisja teknike);
  • reformat apo ndryshimet në qeverisje;
  • pamundësia e sistemit të vjetër të automatizimit për të përmbushur nevojat e ndërmarrjes;
  • përgatitja e kompanisë për shitje (automatizimi duhet të rrisë vlerën e saj të tregut).

Tjetra pikë e rëndësishme: është e nevojshme të përcaktohet qartë se cila pjesë e punës duhet të automatizohet në këtë moment. Për më tepër, nuk është e vështirë për kompanitë e vogla ta bëjnë këtë. Ata thjesht duhet të analizojnë aktivitetet e kujt në kompani lidhen me përpunimin dhe ruajtjen e sasive të mëdha të informacionit dhe ndërtimin e raporteve. Si rregull, këto janë njësi që merren me kontabilitet dhe kontabiliteti tatimor, janë përgjegjës për lëvizjen e inventarit, etj. Ka procese "të njohura përgjithësisht", çështja e nevojës për automatizim e cila zakonisht nuk lind. Tradicionalisht, kjo është kontabiliteti, lëvizja e mallrave dhe materialeve, listat e pagave dhe të personelit. Këto procese fillimisht janë të automatizuara, pasi rritja e efikasitetit të tyre për shkak të automatizimit është vërtetuar shumëfish.

Një mënyrë tjetër për të zbuluar se çfarë saktësisht duhet të automatizohet: kuptoni se çfarë saktësisht nuk i përshtatet kreut në punën aktuale të organizatës. Arsyeja e pakënaqësisë mund të jetë koha e procesit, kostoja e tij, cilësia (numri i gabimeve dhe dështimeve). Për shembull, planifikimi i prodhimit mund të bëhet me dorë, pa përdorimin e mjeteve të automatizimit. Por saktësia e llogaritjeve, si rregull, lë shumë për të dëshiruar, dhe koha e ekzekutimit është rreth një javë. Përveç kësaj, ka shumë gabime në një planifikim të tillë. Dhe kostot financiare për procesin "manual" rezultojnë të jenë të paarsyeshme të larta.

Vetëm atëherë mund të shkoni drejtpërdrejt në zgjedhjen e një sistemi të automatizuar.

Preferenca zakonisht i jepet programit që i përshtatet më së miri kërkesave teknike dhe nuk do të bëhet pengesë për rritjen e informacionit në të ardhmen. Fatkeqësisht, është pothuajse e pamundur të gjesh një sistem të gatshëm që do të ishte në gjendje të plotësonte njëqind për qind nevojat e kompanisë. Prandaj, mbetet të zgjidhni produktin softuer më të përshtatshëm për sa i përket funksionalitetit dhe kostos.

Të gjitha sistemet e automatizimit mund të ndahen në dy klasa: të ngurtë, me një sërë cilësimesh standarde (për shembull, mySAP Business Suite, Oracle E-Business Suite, Galaxy) dhe fleksibël, me aftësinë për të ndryshuar funksionet e tyre (për shembull, 1C, Microsoft Axapta). Kjo ndarje vlen për të gjitha programet.- nga zgjidhjet e thjeshta për detyrat lokale deri te sistemet komplekse të automatizimit për ndërmarrjet e mëdha.

Ekspertët rekomandojnë: për të përcaktuar nëse nevojitet një sistem i ngurtë ose fleksibël në një rast të veçantë, është e nevojshme të kuptohet se si kompania dhe proceset e saj të biznesit do të ndryshojnë gjatë dy deri në katër vitet e ardhshme. Nëse një organizatë funksionon në mënyrë të qëndrueshme dhe nuk planifikohen ndryshime thelbësore në sistemin e saj të menaxhimit në të ardhmen e afërt, është e mundur të provoni sisteme të ngurtë, përfshirë ato perëndimore. Ata kanë një avantazh të pamohueshëm - ato janë zgjidhje të plota dhe të vajosura mirë që kanë përfshirë arritjet më të mira të menaxhimit. Megjithatë, pasi ka zgjedhur një sistem të tillë, kompania do të duhet të "përshtatë" punën e saj me modelin e proceseve të biznesit të zbatuara në të. Për ndërmarrjet vendase, kjo nuk është gjithmonë e mundur. Nëse biznesi shpesh reformohet dhe sistemi i menaxhimit nuk ka marrë ende formë në formën e tij përfundimtare, kompania ka nevojë për një sistem fleksibël që mund të modifikohet pa kosto të mëdha. Produkte të tilla janë në treg. Për më tepër, zgjidhjet e gatshme mund të zbatohen në bazë të tyre.

Publikime të ngjashme