Какво е електронно управление на документи и неговите предимства за бизнеса. Електронно управление на документи: плюсове и минуси. опитен съвет Електронен документооборот между изпълнителите плюсове и минуси

Инертността на човешките навици е основната пречка за въвеждането на системи за електронно управление на документи (EDMS) в предприятията. Техните предимства скоро ще станат предопределени в конкурентната борба, така че сега трябва да помислите за прехвърляне на офис работата към цифрови релси.

Правно основание на EDMS

Големите предприятия с разширена клонова мрежа бързо преминават към електронен документооборот, което се улеснява от наличието на достатъчно законодателна рамка.

Законите, уреждащи работата на EDMS са:

1. № 149-FZ "За информацията, информатизацията и защитата на информацията".
2. № 63-FZ „Вкл електронен подпис».
3. № 263-FZ „За премахването на ограниченията за електронно управление на документи“.
4. Граждански кодекс.
5. Арбитражен процесуален кодекс.

Директните законодателни норми са еднакви за всички, но при въвеждането на EDMS предприятието трябва допълнително да разработи редица вътрешни регулаторни документи:

• правила за използване на цифрови подписи;
• корпоративни правила за електронно управление на документи с алгоритъм за разрешаване на спорове;
• документ за присъединяване към правилата, който трябва да бъде подписан от всички служители.

Служителите на компанията са длъжни да използват само сертифицирани цифрови подписи и инструменти за криптографска защита на информацията. Спазването на това правило и последователността на правната рамка позволяват действията на служителя в корпоративния EDMS да бъдат правно значими.

Същността и функциите на EDMS

Електронна система за управление на документи - автоматизирана системауправление на работния поток, което позволява на служителите да взаимодействат чрез цифрови устройства, без да използват хартиени носители.

Основните функции на EDMS са:

• създаване, прехвърляне, съхранение на електронни документи (ЕД);
• дигитализация на хартиени документи;
• създаване на карта за документи с нейните атрибути;
• формиране на документи на базата на готови шаблони с определени атрибути;
• търсене на документи в централизирана база данни;
• документи за маршрутизиране;
• контрол на приемане на документи и изпълнение на нареждания, съдържащи се в него;
• водене на дневници, класификатори;
• конвертиране на ED в съвместими формати;
• автоматична регистрация на входящи документи;
• изпращане на известия;
• одобряване на документи;
• колективна работа с ЕД;
• взаимодействие чрез ЕД с контрагентите на дружеството;
• генериране на справки за изпълнение и движение на документи.

Важен параметър на EDMS е неговата модулност, която позволява разширяване на функционалността без значителна промянаосновни настройки.

Видове EDMS

Очевидно, голям промишлени предприятияи търговските компании имат различни изисквания към EDMS. Ето защо софтуерни продуктиса разделени на две категории в зависимост от стандартизацията на работните процеси:

• "Кутия";
• базов с широки възможности за конфигурация.

Продуктите в кутия са предназначени за складиране, офис процеси и дребномащабни индустрии. Те изискват само модулна конфигурация и въвеждане на първична информация.

Техните характеристики:

• бърза настройка;
• стандартизирано обучение;
• не се изисква ревизия;
• ниски разходи за поддръжка.

Основните платформи се внедряват в големи предприятия с уникални организационни и производствена структура... Такива EDMS изискват дългосрочна ревизия, включително от собствените IT специалисти на клиента.

Те имат следните характеристики:

• способност за адаптиране към специфични бизнес процеси;
• създаване на допълнителни софтуерни модули според изискванията на клиента;
• променливост на интерфейса;
• сложността на планирането на разходите поради невъзможността за оценка на размера на подобренията.

За повечето малки фирми и търговски организации са достатъчни стандартни решения „кутия“.

Предимства на електронната система за управление на документи

Прехвърлянето на фирмения документооборот в електронен вид дава на компанията предимства не на няколко организационни нива. EDMS ви позволява да опростите работата както на управленския екип, така и на обикновените служители.

Тактически предимства

Електронното управление на документи ви позволява да намалите текущите оперативни разходи на бизнеса. Когато решавате да инсталирате СУД в предприятието, се препоръчва да се измери работата на служителите преди внедряването на системата. Можете да преброите времето за изпълнение на шаблонни задачи, одобряване на предложения, търсене на необходимите документи. Отделно можете да определите текущите разходи за офис оборудване и канцеларски материали.

Въз основа на ефективността на основните процеси на компанията се разграничават следните предимства на EDMS:

1. Освобождаване на физическо пространство на работните места на потребителите.
2. Намаляване на разходите за наемане на архивно пространство.
3. Спестяване на време на служителите за копиране на документи, обработката им, вписването им в дневници.
4. Намаляване на разходите за хартия, материали за копирна техника.
5. Намаляване на времето за прехвърляне на хартиени документи между отделите.
6. Спестяване на време на служителите поради пълната автоматизация на някои от оперативните процеси.
7. Увеличете производителността на работниците чрез намаляване на рутинната работа.

Тактическите предимства на EDMS улесняват максимално работата на обикновените служители, така че те са тези, които първи ще забележат подобренията.

Стратегически предимства

Стратегическите цели при внедряването на EDMS засягат основните бизнес процеси: показатели за печалба, бързина и ефективност на комуникациите с контрагентите, защита на търговската информация.

В тези области могат да се разграничат следните предимства на електронното управление на документи:

1. Създаване на централизирано информационно пространство с ED база данни и контролиран отдалечен достъп до нея.
2. Ускоряване на извличането на информация по атрибути.
3. Възможността за цялостна защита на търговска информация в компютърна мрежа.
4. Повишаване на прозрачността на работните процеси, предотвратяване на корупционни схеми.
5. Възможност за паралелно съгласуване на вътрешни документи.
6. Отдалечен достъп до работни потоци извън работното място.
7. Подобряване на безопасността на документите и невъзможността за тяхното фалшифициране.
8. Рязко увеличение на изпълнението на поръчките поради онлайн наблюдение на действията на служителите.

Стратегическите предимства допринасят за растежа на управляемостта и имиджа на компанията, което осигурява значителни ползи при привличането на нови клиенти.

Ползи за обикновените потребители

Установено е, че дългосрочните рутинни операции са вредни за здравето и драстично намаляват производителността. Монотонното обработване на заявки и документи в различни програми отвлича вниманието от отговорностите, отнемайки лъвския дял от работното време.

EDMS има редица предимства за решаване на определени потребителски проблеми:

1. Удобно местоположение на ED в архива, което ви позволява да ги намерите по атрибути в рамките на 1-2 минути.
2. Регулиране на оперативните процеси. В резултат на това служителят получава само онези задачи, които е длъжен да изпълнява съгласно длъжностната характеристика.
3. Ускоряване на адаптацията на новите служители към работните процеси чрез автоматизиране на вътрешнокорпоративното взаимодействие.
4. Възможността за получаване на информация за веригата от одобрения и етапите на изпълнение на проекта.
5. Намаляване на рутинните операции чрез комбиниране на работни среди в компютри, използване на шаблони, елиминиране на етапа на отпечатване на документи и техния подпис.

Намаляването на броя и продължителността на неспецифичните операции ви позволява да отделите време директно на работни процеси, които изискват висока квалификация.

Ползи за ИТ структурата на предприятието

При внедряването на EDMS той се интегрира със съществуващата ИТ инфраструктура, осигурявайки следните предимства:

• улесняване на контрола върху системата, намаляване на квалификационните изисквания за нейния администратор;
• възможността за персонализиране на нови шаблони и маршрути за документи без стандартни инструменти за програмиране;
• комбиниране на няколко приложения в една работна среда;
• възможността за мащабиране на системата без допълнителни разходи;
• няма нужда от подмяна на съществуващи компютри;
• цялостна защита на мрежата срещу злонамерен софтуер.

EDMS включва определени инвестиции в технически средства, но те се изплащат кратко време.

Компютърният хардуер става съвместим, което води до повишено използване на неговите ресурси.

Ползи за ръководителите

Електронно управление на документи прави ефективна работаръководен персонал поради следните предимства на системата:

1. EDMS мобилност, възможност за достъп до ED чрез отдалечени компютри при командировки.
2. Лесно наблюдение на служителите чрез отчети за тяхното изпълнение, производителност и навременност на изпълнение на поръчките.
3. чрез интеграция с.
4. Ускоряване на логистичните процедури между доставчици и купувачи със съвместно използване на EDMS. Възможна е размяна на първичен ED чрез свързване към един външен оператор, което гарантира законната легитимност на документите.
5. Предоставяне на достъп до финансова информация изключително на топ мениджъри, с изключение на секретариата.
6. Намаляване на вероятността от загуба на важни документи.

Мениджърът винаги може да влезе в системата и да генерира отчет за работата на всеки служител.

Осъзнаването на този факт от служителите не им дава възможност да се отпуснат и да се занимават със собствен бизнес.

Недостатъци на електронния документооборот

Въвеждането на електронно управление на документи в предприятието има своите недостатъци. Именно те не позволяват на малкия бизнес да въвежда пълномащабни складови операции и управление на базата на EDMS.

Недостатъците включват:

1. Възможност за повреда на базата данни от неизвестен злонамерен код. Този недостатък може да бъде решен чрез редовно архивиране на информация на устройства, които не са свързани към мрежата.
2. Трудност при адаптирането на служителите от възрастовата категория 40+ към дигиталната форма на взаимодействие.
3. Висока цена. Цената на вътрешния EDMS за малкия бизнес варира от $ 1000 до $ 10 000.
4. Ефективността на EDMS намалява при липса на електронно управление на документи сред контрагентите на компанията.
5. Ползата от системата в компактни офиси без допълнителни работни единици и помещения е под въпрос.
6. Необходимостта от дублиране на ED на хартиен носител при работа с някои контрагенти.

Тези недостатъци до голяма степен се дължат на забавянето на приемането на необходимото правни разпоредбии ниска степен на проникване на EDMS в бизнес средата. Но тенденциите показват, че след 10-20 години електронното управление на документи в едно предприятие ще се счита повече за правило, отколкото за изключение.

Как да изберем правилния EDMS?

Изборът на EDMS не е лесен, тъй като има голяма вероятност да закупите грешен продукт или да сключите договор с некомпетентна фирма.

Ето защо, когато решавате да закупите програма за електронно управление на документи, е необходимо да се вземат предвид редица нейни характеристики:

1. Работно време на производителя на EDMS на руския пазар. Адаптирането към националното законодателство изисква години практически опит в прилагането на такива системи.
2. Съответствие с индустриалните стандарти.
3. Съвместимост със структурата на компанията.
4. Възможност и цена за по-нататъшна поддръжка на софтуерния продукт.
5. Мащабируемост на EDMS с разширяване на предприятието.
6. Наличие на документация за конфигуриране на софтуера за ИТ специалисти на пълен работен ден.
7. Ниво на защита на информацията.
8. Опции за архивиране на данни
9. Време за възстановяване след повреди.

За окончателен избор на фирма за внедряване на EDMSпрепоръчително е да анализирате няколко доставчици, да проучите демонстрации и да поискате да инсталирате демо версия на софтуера. Когато решавате, е важно да вземете предвид разходите за актуализиране на оборудването и нивото професионално обучениесобствени ИТ специалисти.

Трудности при внедряването на EDMS

Процесът на внедряване на EDMS в Русия е повлиян от използването на много нелицензирани програми от потребителите, тяхната несъвместимост и преобладаването на ръчно управление на бизнес процедурите.

В резултат на това доставчиците на електронно управление на документи се сблъскват със следните трудности в предприятията:

1. Разнообразен формат за съхранение на данни в различни отдели.
2. Липса на структурирана информация в използваните приложения.
3. Липса на регулиране на системата за достъп на служителите до конкретни бизнес процеси. Типична форма длъжностни характеристикине помага малко за организацията на EDMS.
4. Информационният поток е претоварен с бюрократични процедури и одобрения.
5. Сривове поради съхранение на данни в различни приложения.
6. Компютърна неграмотност на служителите на предприятието и саботаж на обучителни дейности на ниво изпълнители.
7. Несъответствие на EDMS с отрасловите норми и подзаконови актове.

Има малко волеви решения на ръководството за преминаване към електронно управление на документи. Нуждаете се от системен ремонт работни задълженияслужители и управленска структура на фирмата. За желана интеграция със системата, която трябва да бъде инсталирана в съответствие със закона.

Важна насока при внедряването на СУД е строга кадрова политика по отношение на некомпетентните и необучени служители. Защото нежеланието им да работят по нови принципи значително ще оскъпи процеса на внедряване и поддръжка на електронния. EDMS трябва да взаимодейства с хората в рамките на единен механизъм, следователно, лошо функциониращите му елементи трябва да бъдат коригирани или заменени навреме.

Прочетете също

Ние имаме готово решениеи оборудване за

Изпробвайте всички функции на платформата EKAM безплатно

Споразумение за поверителност

и обработка на лични данни

1. Общи положения

1.1. Това споразумение за поверителност и обработка на лични данни (наричано по-долу Споразумението) се приема свободно и по собствена свободна воля, се прилага за цялата информация, която LLC "Inseils Rus" и/или неговите филиали, включително всички лица, принадлежащи към една и съща група с LLC "Insails Rus" (включително LLC "EKAM service") може да получава информация за Потребителя, докато използва някой от сайтовете, услугите, услугите, компютърните програми, продуктите или услугите на LLC "Insails Rus" (наричани по-долу като Услугите) и хода на изпълнение на всякакви споразумения и договори с Потребителя от Insales Rus LLC. Съгласието на Потребителя със Споразумението, изразено от него в рамките на отношенията с едно от изброените лица, се отнася за всички останали изброени лица.

1.2 Използването на Услугите означава, че Потребителят е съгласен с това Споразумение и посочените в него условия; в случай на несъгласие с тези условия, Потребителят трябва да се въздържа от използване на Услугите.

"Insales"- Дружество с ограничена отговорност "Инсейлс Рус", OGRN 1117746506514, INN 7714843760, KPP 771401001, регистрирано на адрес: 125319, Москва, ул. Академика Илюшин, 4, сграда 1, офис 11 - "Inseinalester One" ръка и

"Потребител" -

или индивидуаленкойто е дееспособен и е признат за участник в граждански правоотношения в съответствие със законодателството Руска федерация;

или субектрегистрирани в съответствие със законодателството на държавата, в която пребивава такова лице;

или индивидуален предприемачрегистрирани в съответствие със законодателството на държавата, в която пребивава такова лице;

която е приела условията на това Споразумение.

1.4 За целите на настоящото споразумение страните са определили, че поверителна информация е информация от всякакъв характер (производствена, техническа, икономическа, организационна и други), включително резултатите от интелектуалната дейност, както и информация за методите за извършване на професионална дейност. дейности (включително, но не само: информация за продукти, работи и услуги; информация за технологии и изследователски проекти; информация за технически системи и оборудване, включително софтуерни елементи; бизнес прогнози и информация за бъдещи покупки; изисквания и спецификации на конкретни партньори и потенциални партньори; информация, свързана с интелектуална собственост, както и планове и технологии, свързани с всичко изброено по-горе), съобщени от едната страна на другата в писмена и/или електронна форма, изрично посочена от страната като нейна поверителна информация.

1.5. Целта на настоящото споразумение е да защити поверителна информация, която страните ще обменят по време на преговори, сключване на договори и изпълнение на задължения, както и всяко друго взаимодействие (включително, но не само, консултиране, искане и предоставяне на информация и извършване на други поръчки).

2. Задължения на страните

2.1. Страните се съгласяват да пазят в тайна цялата поверителна информация, получена от едната страна от другата страна по време на взаимодействието на страните, да не разкриват, разкриват, разкриват или по друг начин предоставят такава информация на трета страна без предварителното писмено разрешение на другата страна. Страна, с изключение на случаите, посочени в действащото законодателство, когато предоставянето на такава информация е отговорност на Страните.

2.2 Всяка от страните ще предприеме всички необходими мерки за защита на поверителна информация, като използва най-малко същите мерки, които страната прилага за защита на собствената си поверителна информация. Достъп до поверителна информация се предоставя само на онези служители на всяка от страните, които се нуждаят от нея разумно за изпълнение служебни задълженияза изпълнението на това Споразумение.

2.3. Задължението за запазване на поверителна информация в тайна е валидно в рамките на срока на настоящото споразумение, лицензионното споразумение за компютърни програми от 01.12.2016 г., споразумението за присъединяване към лицензионното споразумение за компютърни програми, агентските и други споразумения и за пет години след прекратяване на техните действия, освен ако страните поотделно не се договорят за друго.

(а) ако предоставената информация е станала публично достъпна, без да се нарушават задълженията на една от страните;

б) ако предоставената информация е станала известна на страната в резултат на нейни собствени изследвания, систематични наблюдения или други дейности, извършени без използването на поверителна информация, получена от другата страна;

(в) ако предоставената информация е получена законно от трета страна без задължение да я пази в тайна, докато не бъде предоставена от една от страните;

г) ако информацията е предоставена по писмено искане на държавен орган, друг държавен орган или орган на местно самоуправление с цел изпълнение на функциите им и разкриването й на тези органи е задължително за страната. В този случай страната трябва незабавно да уведоми другата страна за полученото искане;

(д) ако информацията е предоставена на трета страна със съгласието на Страната, информацията за която се прехвърля.

2.5. Insales не проверява точността на предоставената от Потребителя информация и не е в състояние да оцени неговата правоспособност.

2.6 Информацията, която Потребителят предоставя на Inseils при регистрация в Услугите, не е лични данни, както са определени във Федералния закон на Руската федерация № 152-ФЗ от 27.07.2006 г. „Относно личните данни“.

2.7 Insales си запазва правото да изменя това Споразумение. Когато се направят промени, датата се посочва в текущото издание Последна актуализация... Новата версия на Споразумението влиза в сила от момента на публикуването му, освен ако не е предвидено друго. ново изданиеСпоразумения.

2.8. С приемането на това Споразумение, Потребителят осъзнава и се съгласява, че Inseils може да изпраща на Потребителя персонализирани съобщения и информация (включително, но не само) за подобряване на качеството на Услугите, за разработване на нови продукти, за създаване и изпращане на лични оферти до Потребител, за да информира потребителя за промените в Тарифни плановеи актуализации, за изпращане на маркетингови материали на Потребителя по темата на Услугите, за защита на Услугите и Потребителите и за други цели.

Потребителят има право да откаже да получи горната информация, като уведоми за това писмено на имейл адреса на Inseils -.

2.9. С приемането на това Споразумение, Потребителят разбира и се съгласява, че Услугите Inseils могат да използват бисквитки, броячи, други технологии, за да гарантират изпълнението на Услугите като цяло или техните отделни функции в частност, и Потребителят няма претенции срещу Inseils в това отношение.

2.10 Потребителят е наясно, че използваното от него оборудване и софтуер за посещение на сайтове в Интернет може да има функцията да забранява операции с бисквитки (за всякакви сайтове или за определени сайтове), както и да изтрива по-рано получени бисквитки.

Insails има право да установи, че предоставянето на определена Услуга е възможно само при условие, че приемането и получаването на бисквитки е разрешено от Потребителя.

2.11 Потребителят е изцяло отговорен за сигурността на избраните от него средства за достъп до акаунта, а също така самостоятелно гарантира тяхната конфиденциалност. Потребителят е изцяло отговорен за всички действия (както и последиците от тях) в рамките на или при използване на Услугите под акаунта на Потребителя, включително случаи на доброволно прехвърляне на данни от Потребителя за достъп до акаунта на Потребителя на трети страни при всякакви условия (включително по договори или споразумения)... В същото време всички действия в рамките или използването на Услугите под акаунта на Потребителя се считат за извършени от самия Потребител, с изключение на случаите, когато Потребителят е уведомил Inseils за неоторизиран достъп до Услугите, използвайки акаунта на Потребителя и/или за всяко нарушение (подозрения за нарушение) на поверителността на средствата за достъп до акаунта му.

2.12 Потребителят е длъжен незабавно да уведоми Insails за всеки случай на неоторизиран (неразрешен от Потребителя) достъп до Услугите, използвайки акаунта на Потребителя и/или за всяко нарушение (подозрения за нарушение) на поверителността на неговите средства за достъп до сметка. От съображения за сигурност Потребителят е длъжен самостоятелно да извърши безопасно изключване под своя акаунт в края на всяка сесия на работа с Услугите. Insales не носи отговорност за възможна загуба или повреда на данни, както и други последици от всякакво естество, които могат да възникнат поради нарушаване от страна на Потребителя на разпоредбите на тази част от Споразумението.

3.Отговорност на страните

3.1. Страна, която е нарушила задълженията, предвидени в Споразумението относно защитата на поверителна информация, прехвърлена по Споразумението, е длъжна да компенсира, по искане на засегнатата страна, за реални щети, причинени от такова нарушение на условията на Споразумението в съответствие с действащото законодателство на Руската федерация.

3.2.Обезщетението за щети не прекратява задълженията на нарушилата страна за надлежно изпълнение на задълженията си по Споразумението.

4.Други разпоредби

4.1. Всички известия, запитвания, изисквания и друга кореспонденция по това Споразумение, включително тези, които включват поверителна информация, трябва да бъдат направени в писмена форма и доставени лично или по куриер, или изпратени по електронна поща на адресите, посочени в лицензионното споразумение за компютърни програми от 01.12.2016 г., споразумението за присъединяване към лицензионното споразумение за компютърни програми и в настоящото споразумение или други адреси, които могат да бъдат допълнително посочени от страната в писмена форма.

4.2 Ако една или повече клаузи (условия) на това Споразумение са или станат невалидни, това не може да служи като причина за прекратяване на други разпоредби (условия).

4.3 Законът на Руската федерация се прилага за това Споразумение и отношенията между Потребителя и Insales, възникващи във връзка с прилагането на Споразумението.

4.3 Всички предложения или въпроси относно това Споразумение, Потребителят има право да изпраща до Службата за поддръжка на потребители Inseils или на пощенски адрес: 107078, Москва, ул. Новорязанская, 18, ул. 11-12 Бизнес център "Stendhal" LLC "Inseils Rus".

Дата на публикуване: 01.12.2016г

Пълно име на руски:

Дружество с ограничена отговорност "Инсейлс Рус"

Съкратено име на руски:

ООД "Insales Rus"

Име на английски:

InSales Rus дружество с ограничена отговорност (InSales Rus LLC)

Юридически адрес:

125319, Москва, ул. Академик Илюшин, 4, корпус 1, офис 11

Пощенски адрес:

107078, Москва, ул. Новорязанская, 18, стр. 11-12, БК "Стендал"

INN: 7714843760 Контролен пункт: 771401001

Банкова информация:

Информационните технологии проникват в различни сфери на бизнеса с такава скорост, че понякога е трудно да се оцени тяхната уместност. Ярък пример е въвеждането на електронна система за управление на документи (EDMS). Това води до изчезването на купища скучни хартиени документи. На пръв поглед отличен резултат и или друга подобна техника скоро ще станат невъзможни. Така е?

Аргументи за EDMS

Данните, получени в резултат на изследване, проведено в САЩ, говорят в полза на електронното управление на документи:

1. Смята се, че в страната се използват около 4 трилиона хартиени документи и броят им нараства с 22% годишно.
2. Около 90% от тях не напускат офиса, а просто се прехвърлят от служител на служител.
3. Средно всеки документ се копира 19 пъти.
4. Половината от работното време се изразходва за намиране на необходимата информация и само 10% за изучаването й.
5. Около 8% от документите просто се губят.

Advanced Processing & Imaging, след провеждане на своето изследване, заключи, че малък бизнес, състояща се от 20 служители, харчи около $180 000 за копиране или отпечатване на различни документи. Достатъчно впечатляваща цифра, за да се мисли за електронно управление на документи.

Особено активно се прилага информационни технологиив Сингапур. Например всички телеграфни офиси бяха затворени още през 2002 г., тъй като тези услуги вече не бяха търсени.

Предимства

Електронното управление на документи има редица значителни предимства:

• Осигурява прозрачност и ефективен контрол върху създаването, получаването и изпълнението на документи, увеличава максимално скоростта на бизнес процесите;
• На практика някои от поръчките просто не се изпълняват от служителите. EDMS ви позволява да контролирате не само процеса на работа, но и неговия резултат;
• Намаляване на времето за изпращане по пощата, търсене и създаване на документи. Системата е в състояние самостоятелно да създава регистри, отчети и обобщения, което влияе положително върху ефективността на компанията;
• Всеки бизнес обръща сериозно внимание на поверителността. Загубата на ценна информация може да доведе до милиони загуби. Достатъчно е просто да изтеглите хартиени документи и да ги предадете настрани. SED не може напълно да изключи подобни ситуации, но ясно регламентира достъпа до информация в зависимост от правомощията на служителя. В този случай винаги можете да контролирате кой е използвал или е направил промени в конкретни документи;
• EDMS максимално ускорява процедурата за запознаване на служителите с нови документи и осигурява работата на компанията в единно информационно пространство.

недостатъци

Системата за електронно управление на документи не е лишена от някои недостатъци:

• Основният му недостатък е опасността от проникване на вирус в компютрите на компанията и последваща загуба на цялата информация. За да сте в безопасност, имате нужда от система за резервиране;
• Друг недостатък е липсата на обучение на персонала за внедряване на подобна система. Много служители нямат достатъчно познания, за да работят компетентно в EDMS. Междувременно от него зависи непрекъснатото функциониране на неговото функциониране;
• Въвеждането на електронен документооборот изисква значителни финансови инвестиции;
• Трябва да се отбележи, че в Русия или ОНД все още не е формирано единно информационно пространство. Съответно не е възможно да се осъществява електронен обмен на документи с всяко предприятие;
• Съществуват определени ограничения за внедряването на EDMS. Например всеки отдел по човешки ресурси изисква личен подпис на служител върху редица документи. Строго е регламентиран и редът за водене на трудовите книжки.

Системата за електронно управление на документи е полезна преди всичко за големи предприятияимаща обширна структура от подразделения. Това може да повиши ефективността на тяхното функциониране, но недостатъците на този етап забавят процеса на неговото изпълнение. EDMS изисква сериозна ревизия и докато формирането му продължава, черно-бялото ще продължи да бъде търсено.

„Офицер по персонала. HR администрация“, 2009, № 2

ПРЕХОД ОТ ХАРТИЯ КЪМ СМЕСЕН ДОКУМЕНТ

Широкото използване на електронни системи за подготовка и управление на хартиени документи постепенно размива границата между електронни и неелектронни документи. Въпреки всички приказки за „безхартиени технологии“, в действителност ние преминаваме от традиционния хартиен работен процес не към електронен, а към смесен работен процес.

Речник за управление на кадровата документация. Електронният документооборот е система за управление на документи, в която целият масив от създавани, предавани и съхранявани документи се поддържа с помощта на информационни и комуникационни технологии на компютри, обединени в мрежова структура, която осигурява възможност за формиране и поддържане на разпределена база данни. В същото време не се отказва използването на хартиени документи, но като приоритет се признава електронен документ, създаден, коригиран и съхранен в компютър.

Плюсове и минуси на електронните документи

Колкото и оптимисти и скептици да спорят за електронните документи, никой не отрича факта, че по-голямата част от офис документи се създават в компютри. Причините за такава безусловна победа на информационните технологии са съвсем ясни:

Електронните документи са лесни за създаване, редактиране, възпроизвеждане, разпространение и препращане;

Стана много по-лесно да се търси необходимата информация, а контекстното търсене предоставя възможности, за които може само да се мечтае, когато се прави документация;

По-лесно и с по-малко усилия се решават въпросите за резервиране на информация и документи, създаване на осигурителни фондове и др.;

В бизнеса и правителството електронните документи, ако се използват правилно, могат да ускорят вземането на решения и да подобрят тяхното качество.

Широкото използване на електронни системи за подготовка и управление на хартиени документи постепенно размива границата между електронни и неелектронни документи. В редица закони и стандарти по света разпечатката например се определя като форма за представяне на електронен документ на хартиен носител.

Подобни формулировки се срещат и в нормативните документи на нашите държавни органи:

Правилник за изискванията към дейността на участниците на финансовия пазар при използване на електронни документи (одобрени със заповед Федерална службаза финансови пазари от 08.12.2005 г. N 05-77 / пз-н):

„... документ в електронен вид и (или) копие от него на хартиен носител, заверено в установен ред...“.

Правилник за процедурата за признаване на лица като квалифицирани инвеститори (одобрени със заповед на Федералната служба за финансови пазари от 18 март 2008 г. N 08-12 / pz-n):

„4.7. Лице, което признава квалифициран инвеститор, е длъжно по искане на FFMS на Русия и в съответствие с посоченото изискване да представи регистъра в електронен вид и (или) неговото копие на хартиен носител, заверено по установения ред. "

Въпреки това, електронните документи, като всяка технология, имат своите недостатъци, които трябва да се вземат предвид:

Бързо остаряване на технологиите, което принуждава организациите постоянно да подобряват използваните методи на работа, редовно да преместват документи и информация от една система в друга и да ги мигрират от остарели медии и формати към нови;

Краткият експлоатационен живот на носителите на информация и тяхното разнообразие, което води до доста често актуализиране, което изисква от организацията непрекъснато да следи безопасността на информацията;

Нерешени правни проблеми и преди всичко въпросът за законодателното признаване правна силареално използвани електронни документи;

Сложността не само да се гарантира безопасността, но и да се унищожат електронните документи в сравнение с хартиените;

Необходимостта от използване на висококвалифициран персонал, чиято заплата автоматично увеличава разходите за управление на документи и информация.

В допълнение, сега е невъзможно напълно да се изоставят хартията и други аналогови носители по редица причини:

На първо място, това са съществуващите изисквания на законодателството и наредбите за изпълнение на редица документи на хартиен носител. Това се отнася преди всичко за най-значимите документи в стопанската дейност, като уставни документи, документи за собственост, лицензи и др.;

Колкото и да говорим за предимствата на електронните документи, трябва да се има предвид, че много мениджъри и специалисти, когато вземат важни решения, са по-удобни да работят с хартия;

Не по-малко важно е, че една добре функционираща технология за създаване, обработка, дългосрочно съхранение и унищожаване на хартиени документи се е развивала в продължение на няколко века, има както пълноценна законодателна, така и регулаторна рамка и методически разработкии препоръки, които могат да се използват в практическата работа;

За работа с хартия и микрофилм не се изискват специални технически средства, което прави тези видове носители предпочитани за съхраняване на дубликати или копия на онези документи, които могат да бъдат спешно необходими в случай на различни видове извънредни ситуации и бедствия, когато електронните документи може да не са на разположение.

Въпреки факта, че напълно изоставете хартиените документи глобална общностдокато не е готов, все повече се усещат техните недостатъци, които се задълбочават от постоянно нарастващите изисквания за скорост на обработка на информацията и вземане на решения:

Ниската скорост на създаване, обработка и предаване на документи и информация на хартия е още по-несъвместима с нуждите на бизнеса и правителството, които все повече използват информационните технологии. Почти невъзможно е да се документират „електронни” дейности само на хартия;

Много по-трудно и по-бавно е да се търси информация в хартиени документи, което е изключително неудобно за оперативна работа;

Съхранението на хартиени документи изисква значителни площи, което изисква постоянно нарастващи разходи за наемане или закупуване на помещения, тяхното оборудване и увеличаване на броя на персонала, обслужващ тези складови помещения;

Управлението на хартиени документи (включително управление на достъпа до тях) обикновено е на ниво казус, което все повече се оказва недостатъчно както за решаване на проблеми от основната бизнес дейност, така и за осигуряване на информационната сигурност.

Смесеният работен процес е днешната реалност

Въпреки всички приказки за „безхартиени технологии“, в действителност ние преминаваме от традиционния хартиен работен процес не към електронен, а към смесен работен процес. Проявите на смесен работен процес могат да се наблюдават навсякъде:

Електронната регистрация на документи в системите за електронно управление на документи (EDMS) ви позволява да ги използвате като инструмент за управление както на електронни, така и на хартиени документи;

Използването на баркодове и RFID-радио етикети ви позволява да регистрирате и записвате хартиени документи и случаи в електронен формат;

Поддържането на различни държавни регистри (включително период на постоянно съхранение) се извършва едновременно в електронен и хартиен вид;

Управление на дела и досиета, съдържащи както електронни, така и хартиени документи.

Ако вековният опит в работата с хартиени документи ни позволява да кажем, че тук са решени всички основни проблеми, то по отношение на електронните документи можем само да кажем, че е натрупан двадесетгодишен опит с тях, основните проблеми са ясни и има известен опит в решаването им.

Друг вид документи, появили се съвсем наскоро, поставя още по-сложни задачи пред специалистите в областта на управлението на документи. Това са хибридни документи, които едновременно съдържат информация както в аналогова, така и в електронна форма.

Такива документи вече са станали широко разпространени, достатъчно е да се посочат поне такива добре познати видове документи: биометричен паспорт, кредитна карта, данъчна декларация с двуизмерен баркод, приложен към нея едновременно, нови банкноти, оборудвани с RFID радио етикети, разнообразие от смарт карти, широко използвани в склад, транспорт и търговия, етикети, съдържащи както текстова информация, така и баркодове и/или радиочестотни етикети.

Възниква доста нетривиален проблем с управлението на такива документи, като се има предвид тяхната „двойна“ природа. Можем да кажем, че основните проблеми при работата с хибридни документи вече са идентифицирани, но засега няма солиден практически опит или препоръки за тяхното използване.

В момента работата с документи в организациите се основава на разделяне на информационните потоци:

Оперативните решения се вземат на базата на информация (хартиена и електронна);

Правно значимите решения по правило се вземат под формата на хартиени документи (често - със закъснение, което е нарушение на правилата за работа, но в повечето случаи те си затварят очите за това, тъй като е необходимо бързо решенията надвишават рисковете, свързани с късното изпълнение на решения с използване на хартиени документи). В същото време броят на видовете документи, които законодателството позволява да се създават в електронен вид, постепенно се увеличава;

Все по-често „вътрешните“ решения се вземат и записват по електронен път, като възможността за използване на електронни документи за това се определя във вътрешните регулаторни документи на организацията.

Забележка. Все по-често управленските решения, взети в организацията, се записват в електронна форма, а възможността за използване на електронни документи за това се определя от местните разпоредби.

Един от проблемите на смесения работен поток, който вече се появи, е необходимостта да се отговори на въпроса: „Как да съхраняваме информация в смесен работен поток?“ При провеждане на смесен работен поток възниква проблемът за осигуряване на пълнотата на делата, тъй като доста често някои документи са създадени на хартия, докато други съществуват само в електронен вид. И само заедно те образуват пълен набор от документи - хибриден случай.

Редица експерти са на мнение, че за улеснение на работата поне един от комплектите документи (хартиени или електронни) трябва да бъде пълен, като се допълни с копия или дубликати. Има две възможни решения, всяко от които е доста трудоемко:

сканиране на хартиени документи;

Печат на електронни документи.

Има забележими разлики в методите за управление на информацията, съхранявана на различни носители, което също трябва да се вземе предвид при смесен работен процес:

Неелектронните (аналогови) документи обикновено се управляват на ниво носител (кейс, микрофилм и др.);

Електронните документи в системите за електронно управление на документи се управляват на ниво отделен документ;

Електронните документи на сменяеми носители (CD, DVD, флопи дискове, ленти и др.), в зависимост от обстоятелствата, могат да се управляват както на ниво носител, така и на ниво документ.

Периоди на съхранение в смесен работен процес

В момента общоприетият принцип е, че периодите на съхранение не зависят от вида на носителя, а се определят въз основа на съдържанието и стойността на информацията, записана в документа. В същото време е все по-възможно да се сблъскате със ситуации, при които времената за съхранение на електронни документи започват да се различават от времето за съхранение на съответните хартиени копия. Това се дължи на факта, че масив от електронни документи, оборудвани с инструменти за търсене и систематизиране, може да има по-голяма стойност от отделните документи.

Националният архив на Америка (NARA) вече изисква от правителствените агенции да вземат това предвид при определяне на срокове за съхранение на електронни документи. В своите препоръки за съставяне на списъци с документи, посочващи периоди на съхранение, те обръщат внимание на следните точки:

Списъците по правило трябва да определят сроковете за съхранение на документи, независимо от вида на носителя (електронни документи, хартия и др.);

При превод на документи в електронна форматяхната стойност може да се промени, следователно Националният архив на САЩ е разработил механизъм за преразглеждане на периодите на съхранение, когато правителствените организации преминават към електронно управление на документи;

Ако се установи, че документите (включително след превеждането им в електронен вид) съдържат съществено повече информацияили използвани по различен начин, времето на задържане трябва да се преразгледа.

Подобен подход беше демонстриран от нашите държавни органи, когато през 2002 г. беше решено да се установи постоянен срок за съхранение на графични изображения на въпросниците за преброяване:

Правила за процедурата и сроковете за съхранение на формуляри за преброяване и други документи от Всеруското преброяване на населението от 2002 г.:

“2. Преброителните формуляри от Всеруското преброяване на населението от 2002 г., след приключване на автоматизираната им обработка, се съхраняват в териториални органиНа Държавния комитет на Руската федерация по статистика ... в рамките на една година от датата на официалното публикуване на резултатите от Всеруското преброяване на населението през 2002 г. и подлежат на унищожаване по установения ред.

4. Съхраняването на графични изображения от Всеруското преброяване на населението от 2002 г. на компютърни носители се извършва, както следва:

Едно копие се съхранява Държавният комитетРуската федерация по статистика по установения ред преди следващото преброяване на населението;

Второ копие с софтуерпредадени преди 1 януари 2004 г. за постоянно съхранение в Държавния архив на Руската федерация“.

Какво е необходимо: вътрешни разпоредби
и квалифициран персонал

Анализ на съвременното законодателство регулаторна рамкауправлението на документи показва, че има затягане на изискванията не само за наличието на вътрешни регулаторни документи, но и за стриктното им изпълнение от организацията. С помощта на вътрешни регулаторни документи организациите създават регулаторна рамка за електронен и смесен документооборот и това дава възможност да се сведат до минимум рисковете от използването на електронни документи в „сивата“ зона, където процедурата за работа с документи е слабо регулирана от законодателството и наредбите.

Необходимостта от разработване на вътрешна регулаторна рамка за организацията е посочена и в стандарта GOST R ISO 15489-1-2007:

Стандарт GOST R ISO 15489-1-2007 "Управление на документи":

„Управлението на документи в една организация включва:

а) приемането на политики и стандарти в областта на управлението на записи;

разпределение на отговорността и правомощията за управление на документи;

в) създаване, прилагане и разпространение на насоки и процедури за работа с документи."

Връзките с външни организации и използването на електронни документи при взаимодействие с тях се изграждат като правило въз основа на Гражданския кодекс на Руската федерация. Всичко, свързано с обмена на електронни документи, се записва в договори и споразумения.

Основните трудности при разработването на вътрешна регулаторна рамка за смесен работен процес възникват поради следните причини:

В Русия все още не е установена процедурата за признаване на правната сила на електронните документи от държавни органи и съдилища, която да отговаря напълно на нуждите на бизнеса и публичната администрация, както и на установената практика за използване на електронни документи и информация ;

На практика няма руски методи и стандарти за проверка на стойността на електронните документи, прехвърлянето им в архивно съхранение, унищожаване на електронни документи, работа с поверителни и секретни електронни документи;

До известна степен, разбира се, може да помогне Чуждестранен опит, но по-често местните специалисти в областта на управлението на документи просто не могат да „достигнат“ до него поради слаба собственост чужди езиции липса на преводи.

За успешна работав среда със смесен работен процес обучението на персонала се превръща в особено важна задача. Именно характеристиките на персонала на организацията, тяхната квалификация, общото отношение към овладяването на нови неща, разбирането на необходимостта от промени са крайъгълният камък за успешното внедряване. съвременни технологиив управлението на документи.

Обучението и повишаването на квалификацията на целия персонал в областта на управлението на документи могат значително да намалят рисковете при използване на електронни документи в тяхната работа, да повишат ефективността на служителите и да въведат електронен документооборот и междуведомствено електронно взаимодействие за по-кратко време. Компетентната организация на тази обучителна работа е преди всичко в услуга на персонала на организацията.

Първият етап от прехода към смесен работен процес, когато се използват компютри за подготовка на хартиени документи, вече е преминат. Мнозинство руски организацииса на втори етап - електронни системислужат за регистрация, счетоводство и контрол по изпълнението на документи. За да се ускори работата, активно се използват електронни копия на документи. Освен това вече са приети редица закони, позволяващи (в отделни случаи- изискване) да съхранявате определени документи само в електронен вид.

В следващата фаза, която е точно зад ъгъла в повечето организации, автентичните електронни документи постепенно ще заменят хартиените документи. На първо място, това ще засегне масивните вътрешни документи на организацията, като услуги и меморандуми. На този етап е важно правилно да се регулира работата в смесения работен процес във вътрешните регулаторни документи - по-специално такива въпроси като използването на EDS в работния процес на организацията.

Речник за управление на кадровата документация. Електронен цифров подпис - електронен документ, необходим за защита на този електронен документ от фалшифициране, получен в резултат на криптографска трансформация на информация с помощта на частния ключ на електронен цифров подпис (наричан по-долу ЕЦП) и позволяващ идентифициране на собственика на сертификата за ключа за подпис, както и за установяване на липсата на изкривяване на информацията в електронен документ. Съгласно Федералния закон от 10.01.2002 г. N 1-FZ „За електронния цифров подпис“, EDS в електронен документ е еквивалентен на ръкописен подпис в хартиен документ, при условие че са изпълнени следните условия: а) ключът за подпис сертификатът, свързан с този ЕЦП, не е изтекъл (валиден) към момента на проверката или към момента на подписване на електронния документ при наличие на доказателства, които определят момента на подписване;

б) автентичността на ЕЦП в електронния документ е потвърдена;

в) EDS се използва в съответствие с информацията, посочена в сертификата за ключ за подпис.

От една страна е необходимо да се преодолее страхът на служителите преди въвеждането на нови технологии, от друга страна е необходимо да се осъзнае, че всяка технология има своите слаби места. Досега не са напълно решени както въпросите на законодателната и нормативната уредба на използването на електронни документи, така и въпросите за дългосрочното съхранение на електронни документи, особено подписаните от ЕЦП.

Дългогодишният опит показва, че техническите проблеми при преминаването към смесен работен процес обикновено се решават доста успешно. Най-големи трудности предизвиква решаването на организационни проблеми, които са тясно свързани с "човешкия фактор". За успешното преминаване към електронен документооборот е много важно правилно да се организира подборът на персонал, обучението и обучението на персонала на организацията.

Забележка. Невъзможно е да се създаде смесен работен процес без квалифициран персонал.

литература

1. Правилник за изискванията към дейността на участниците на финансовите пазари при използване на електронни документи: ут. Със заповед на Федералната служба за финансови пазари от 08.12.2005 г. N 05-77 / pz-n / Бюлетин на нормативните актове на федералните органи на изпълнителната власт. - 2006, № 6.

2. Правилник за реда за признаване на лицата за квалифицирани инвеститори: ут. Със заповед на Федералната служба за финансови пазари от 18 март 2008 г. N 08-12 / pz-n / Бюлетин на нормативните актове на федералните органи на изпълнителната власт. - 2008, N 19.

3. Федерален регистър v. 69, бр. 223, с. 67692, 19 ноември 2004 г., URL. http://bulk.resource.org/gpo.gov/register/.../2004_67692.pdf.

Въвеждането на електронна система за управление на документи също повишава нивото на конфиденциалност. Всеки участник получава точно такава степен на достъп до фирмени документи, която съответства на неговите правомощия: четене, редактиране на документ или пълни права. Всички действия се записват в компютърната система, така че по всяко време можете да видите кой е работил с данните, прави промени в тях. Като цяло проблемът с поверителността е много остър. Загубата на някои фирмени документи може да доведе до милиони щети. В крайна сметка хартиените документи могат лесно да бъдат извадени от папката и цялата информация може да бъде прехвърлена отстрани. При внедряване на система за електронно управление на документи във фирма, разбира се, няма да е възможно напълно да се елиминира изтичането на информация, но винаги можете да видите кой от служителите, кога, в кой момент и как е използвал тези документи.

Плюсове и минуси на електронното управление на документи

Организация, която реши да използва електронни фактури, трябва да предприеме следните стъпки. Първо, да се сключи споразумение с оператор за електронно управление на документи, което гарантира обмена на открита и поверителна информация по телекомуникационни канали в рамките на електронния документооборот на фактури между продавача и купувача. Имайте предвид, че операторът трябва да бъде част от мрежата от доверени оператори за електронно управление на документи, организирана от Федералната данъчна служба на Русия.

Електронен документооборот: плюсове и минуси

Информация

Електронният цифров подпис (ЕЦП) е аналог на ръкописния подпис, който е средство за защита на информацията, осигуряващо възможност за контрол на целостта и потвърждаване на автентичността на електронните документи. EDM може да се използва за автоматизиране на офиса, създаване на електронен архив от документи, корпоративно електронно управление на документи (workflow), управление на договорния процес, автоматизиране на работата с QMS (система за управление на качеството) документация и за автоматизиране на заявки на граждани. EDF може да се използва във всяка компания, независимо от нейния размер и форма на собственост, системата може да бъде конфигурирана да работи както в рамките на малка структура (отдел, отдел), така и в рамките на географски разпределена организация с разработена схема на информационни потоци.

Плюсове и минуси на използването на електронно управление на документи

Ако твърдият диск се повреди, всички документи, съхранявани на него, ще изчезнат. За да не загубите данни, трябва да използвате външна система за архивиране. Сигурност. Поверителността на информацията е основен проблем в офисите без хартия.

Първични електронни документи: плюсове и минуси

На базата на дългогодишната практика на въвеждане на стандартни издания на TEZIS - Basic и Standard се разработи следната схема:

• Монтаж на системата - максимум 1 работен ден.
• Обучение за системен администратор -1 работен ден.
• Настройка на системата - 5-10 работни дни.
• Обучение на потребители - броят на дните зависи от броя на потребителските групи, максимум 5 работни дни.
• Пробна експлоатация - 22 работни дни.

В този момент внедряването се счита за завършено и системата влиза в търговска експлоатация.“На практика етапите на внедряване на „кутия“ са много по-бързи. 4 часа са разпределени за инсталиране, още 4 - за обучение на администратори и още 4 - за обучение на една потребителска група ", - коментира Екатерина Королева, водещ специалист техническа поддръжкаТЕЗА.

Електронно управление на документи във фирмата – плюсове и минуси

ИТ и бизнес Идеята за изоставяне на хартиения работен процес се обсъжда от дълго време. Новите технологии позволяват почти напълно да се изостави хартията. Но това не означава, че това решение е подходящо за всяка компания и че е толкова лесно за изпълнение.
За съжаление, докато възможността за електронно управление на документи е ограничена от закона, а потребителите все още не са готови за такъв режим. Помислете за плюсовете и минусите на електронното управление на документи. Плюсове Спестявания. Избягването на документи може да доведе до значителни спестявания на разходи.
Помислете колко харчите всеки месец за хартия, мастило, пощенски разходи и т.н. Освен това тези документи трябва да се съхраняват някъде. Всичко това може да ви струва доста стотинка. Достъп. Електронното управление на документи предполага цифровия формат на всички документи.
Те могат да се съхраняват в облака чрез достъп до данните чрез уеб приложения.

/ електронен документооборот

Изборът между „стандартна“ и „дизайн“ реализация е достатъчно труден за компаниите, които търсят начини да ускорят работата с документи и да преминат към „безхартиен“ документооборот. Кое е по-важно - да се автоматизира обработката на документи, като се изразходва минимален бюджет и време, или да се опрости работата на служителите с помощта на решение, което е най-приспособено към нуждите на бизнеса? В тази статия ще разгледаме плюсовете и минусите на EDMS, като използваме примера на проекти за внедряване на три издания на системата TEZIS - Basic, Standard и Extended. Можете да прочетете за тях накратко тук, а подробен преглед - по-долу.

Функционалност на EDMS в различни издания Получената функционалност пряко зависи от избора на опцията за внедряване на EDMS.

Плюсове и минуси на sed в различни издания

Електронното управление на документи ви позволява да оптимизирате процеса на обучение за нови служители и въвеждането на нови процеси в компанията. Въвеждането на нови инструкции и наредби в електронния документооборот е много по-бързо от информирането на всеки служител поотделно и запознаването му с документи на хартиен носител. Електронното управление на документи подобрява корпоративната култура.
Всички структури на компанията работят в единно информационно пространство, което позволява на почти всеки служител да бъде включен в корпоративните процеси. Наличието на електронно управление на документи в предприятието ви позволява бързо да се адаптирате към промените на пазара международни стандарти... Когато възникнат нови стандарти, фирма, работеща в системата за електронно управление на документи, може да промени своите документи под нов шаблон, което повишава нивото на конкурентоспособност на пазара.

Документооборот

В случая на THESIS това е визуален дизайнер на процеси.

• Инструменти за създаване на различни отчети, включително и графични.
• Възможност за използване на ES (подсилени неквалифицирани).
• Модул за разпознаване на текст.

По желание стандартното издание на системата предлага и шлюз с корпоративен портал и възможност за използване на мобилна версия. Най-широкият набор от функции е в Advanced Edition, което включва фина настройка на решението. В допълнение към всичко по-горе, той позволява директна модификация на програмния код и поддържа сложни мултисървърни архитектури, за да направи системата възможно най-мащабируема, ефективна и адаптивна за конкретна компания.

Недостатъци на електронния документооборот

Съвместно с ключовите потребители на системата на обекта на клиента се извършва проучване и анализ на бизнес процеси, които се планират да бъдат автоматизирани. Резултатът от прегледа се записва и се съгласува.

• Разработване и одобрение на функционална спецификация (ФС). Въз основа на информацията, получена в резултат на проучването, се разработва и съгласува функционална спецификация на бъдещата система на работния процес, която включва описание на автоматизираните бизнес процеси, проектиране на формуляри и изисквания към системата.
• Създаване и разширяване на типичната функционалност на системата TEZIS, според FS. В допълнение към работата по настройка на системата, посочена в стандартния план за изпълнение, се извършва работа по настройка и усъвършенстване на TEZIS EDMS в съответствие с изискванията на одобрената функционална спецификация.
• Прехвърляне на настройки, демонстрация на системата.

Недостатъци на електронния документооборот

Трябва да се отбележи, че електронното управление на документи има своите недостатъци. Съществен недостатък на системата за електронно управление на документи е проблемът с безопасността на документите. Всъщност по всяко време в компютъра може да влезе вирус, системата за запазване на документи може да не работи.

Проблемът може да бъде решен чрез създаване на система за резервиране. Един от недостатъците на системата за електронно управление на документи е персоналът или персоналът, който е зает в системата. В процеса на автоматизация на документопотока може да не е възможно да се избегне стресът сред служителите, които са свикнали с ръчна работа и имат недостатъчни познания за електронния документооборот. В системата за електронно управление на документи компетентното въвеждане на данни е особено важно. Човешки фактортук е особено важно, тъй като по-нататъшното непрекъснато функциониране на системата ще зависи от качествената работа на квалифициран персонал.

Недостатъци на електронния документооборот в сравнение с хартиения

Освен това има уникален механизъм за разширение, благодарение на който всички модификации, направени в една версия на системата, ще бъдат съвместими с новата версия при актуализиране. Това дава възможност да се автоматизират на базата на EDMS процеси, които са напълно уникални и необичайни за тази група системи, което може да бъде важно за компании, които изискват специфичен документооборот. Стандартното издание удовлетворява и повечето от нуждите за разширяване на функционалността на системата, в частност най-важната - създаване на нови бизнес процеси и отчети. Визуалният дизайнер на бизнес процеси, вграден в EDMS, ви позволява да начертаете нови маршрути за движение и обработка на документи и без използване на каквито и да било инструменти за програмиране.

Досега в повечето предприятия работният процес съществува на хартиен носител. Разбира се, в тази форма работният процес е по-познат и традиционен, но в същото време има редица недостатъци, които значително припокриват достойнството на неговото познаване.

Минуси на хартиения работен процес

• Бавно търсене на документи;
• Трудности при проследяване на движението на документа на всички етапи от него кръговат на живота;
• Трудност при организиране на ефективен контрол и отчитане на изпълнението на решенията;
• Продължителност на изготвяне и одобряване на документи;
• Сложността на организацията на работния процес, ако няколко потребители работят с едни и същи документи едновременно;
• Невъзможността или трудоемостта за получаване на обобщени отчети и регистрационни файлове.

По този начин традиционният работен процес е неефективен. Всички тези недостатъци се елиминират с въвеждането на системи за електронно управление на документи. За организации, където броят на документите и сложността на тяхната поддръжка е голям, става жизненоважно автоматизирането на работния процес, за да се премахнат горните недостатъци.

Предимства на електронния документооборот

• не се прекарват часове в търсене на документи, а секунди или минути; не се изисква чакане на документи - документите са едновременно достъпни за всички служители, които имат право на достъп до тях;
• процесът на договаряне и одобрение на документи става прозрачен и протича в реално време;
• не се изразходва време за прехвърляне на документи между отделите - картите и файловете с документи са достъпни в реално време за всички служители, които имат право на достъп до тях;
• изготвянето на стандартни отчети за движението на документи става с едно натискане на бутон;
• отсъствието на ключови служители в офиса не спира работата с документи – системата за електронно управление на документи от ново поколение предоставя възможност за работа с документи от разстояние както през уеб браузър, така и по електронна поща;
• организация на единно корпоративно информационно пространство. Информацията се съхранява в корпоративна системауправление на документи, а не на компютрите на служителите;
• подобряване на управляемостта на компанията като цяло. Ускоряването на информационните потоци и намаляването на броя на грешките при вземане на управленски решения чрез използването на подходящи и навременни данни води до повишаване на управляемостта на компанията като цяло.

Въвеждането на електронна система за управление на документи води не само до икономически предимства (като спестявания). Консумативи, спестяване на работно време на служителите), но и за подобряване на качеството на управлението на организацията (решенията могат да се вземат по-бързо, визуално вижте напредъка на работата по документи).