Ettevõtte automatiseerimissüsteemide tüübid. Ettevõtte äriprotsesside optimeerimine. Ettevõtte korraldus

Mõiste "äri automatiseerimine" ümber on palju müüte, stereotüüpe ja eelarvamusi. Näiteks, et automatiseerimine on vajalik ainult raamatupidamise jaoks ja näiteks juhtimis-äriprotsesse on võimatu automatiseerida. Või et automatiseerimine on vajalik eranditult suurettevõtetele ja väikeettevõtted täiesti võimalik ilma selleta hakkama saada. Või et automaatikasüsteemid on ülikallid ja pole kaugeltki tõsiasi, et kulud end kunagi ära tasuks. Selle artikli jaoks oleme kokku kogunud küsimused, mida ettevõtjad automatiseerimise kohta sageli küsivad, koostanud neile selged vastused ja illustreerinud reaalsete juhtumitega.

Tõeline automatiseerimine - mis see on

Äri automatiseerimine on ettevõtte üleminek aeganõudvalt käsitsi toimingutelt kaasaegsele infotehnoloogiad operatiivtöös. Samuti tähendab automatiseerimine rakendamist kaasaegsed tehnoloogiad kus varem neid üldse ei kasutatud.

Väikeettevõttes kasutatakse automatiseerimist tavaliselt kahel juhul:

selliste protsesside toetamisel, mis tulude kasvu otseselt ei mõjuta, kuid on ettevõtlusele kohustuslikud - näiteks raamatupidamine ja aruandlus;

peamistes äriprotsessides - see võib olla näiteks müügi automatiseerimine või klientidega suhtlemise automatiseerimine (see on ka CRM-i rakendamine).

Sellest tulenevalt võivad automatiseerimise motiivid ja eesmärgid olla erinevad - esimesel juhul on vaja tagada ettevõtte stabiilsus ning vähendada kulutatud aega ja ressursse, teisel juhul suurendada ettevõtte kasumlikkust, saada konkurentsieelised, parandada teenindust, meelitada ligi ja hoida kliente, suurendada tõhusust jne.

Nende kahe äriprotsesside grupi vaheline “veekogu” näitab lihtsalt erinevust “raamatupidamise automatiseerimise” ja tegeliku automatiseerimise vahel: esimene aitab täita ettevõtte kohustusi riigi ja selle maksuasutuste ees minimaalsete kuludega, teine ​​aitab ettevõttel kulutada. vähem, teenige rohkem ja arenege tõhusamalt. Nii et automatiseerimine ei piirdu ainult raamatupidamisega, selle rakendusala on palju laiem.

Mis on automaatikasüsteemid

Automatiseerimissüsteemid on just need programmid ja teenused, mida kasutatakse käsitsitöölt infotehnoloogiale üleminekuks. Teisisõnu, nii integreeritud ettevõtte ressursside haldamise ERP-süsteem kui ka veebipoe pilvteenus on automatiseerimissüsteem.

Iga äriautomaatika süsteem näeb ette mitmeid võtmeprotsesse: andmete kogumine (sisend), andmetöötlus ning kogutava ja töödeldava teabe esitamine sellises vormis, mahus, formaadis, milles seda vajab juht või spetsialiseerunud spetsialist.

Näiteks kui sisestate süsteemi info kontaktide kohta potentsiaalsete klientidega, seejärel märkige, millises etapis on läbirääkimised igaühega, sisestate täpselt andmed läbirääkimiste tulemuste ja sooritatud tehingute kohta, siis saate heas müügihaldussüsteemis saate koheselt "müügilehtri" Ja mõne statistika kogumisega - ja müügiprognoosiga, olenevalt sellest, kui intensiivselt teie juhid täna töötanud on.

Automatiseerimissüsteemid töötavad teiste protsesside puhul sarnaselt. Juht saab hetkega infot ettevõtte asjade seisu kohta: kui palju raha on raamatupidamises, kui palju võlgnete ja kui palju olete võlgu, milline on projekti kulustruktuur ja kasumlikkus, mitu külmkõnet tehti töötajate kaupa, milline on iga juhi tegelik efektiivsus jne.

Miks me üldse vajame tõelist automatiseerimist?
mida ta ettevõttele annab

Lühidalt, hästi teostatud automatiseerimine võimaldab teil teha järgmist:

parandada klienditeeninduse kvaliteeti;

optimeerida logistikakulusid, parandada logistika kvaliteeti kõikides etappides – alates toote lattu kättesaamisest kuni kliendile üleandmiseni;

tõhusalt planeerida raha laekumist, vältida sularaha lünki;

arvutada tellimuste tasuvus;

kiire ja korrektne dokumentide koostamine klientidele, töövõtjatele ja partneritele – äriettepanekust lepitusaktini;

vabastada pea- ja võtmejuhid rutiinsest tööst, kasutada neid tõhusamalt tööaeg ettevõtte arendamiseks;

saada viivitamata aruandeid ettevõtte tegeliku olukorra kohta;

optimeerida personalikulusid, kasutada efektiivsemalt tööaega ja töötajate pädevusi;

minimeerida “inimfaktori” negatiivset mõju ettevõtlusele;

salvestage teavet ohutult - iga töötaja töötab ainult nende andmetega, millele tal on juurdepääs antud;

parandada ja kiirendada äriprotsesse ettevõttes;

tõhusalt toetada operatiivtegevust – korraldada raamatupidamist ja kontrolli.

V väikeettevõte need mõjud on tavaliselt märgatavad mõne nädala pärast.

Milliseid äriprotsesse saab ja tuleks automatiseerida

Tavaliselt algab äri automatiseerimine massiivsetest töömahukatest rutiinsetest toimingutest, protsessidest, mis ettevõtte tulusid ja kasumit kõige enam mõjutavad, või kõige probleemsemate valdkondadega.

Esiteks, saate automatiseerida ülesandeid, mis on väga aeganõudvad või käsitsi teostatavad - arvestada jaemüügikäivet, analüüsida kaupade liikumist, planeerida sularahavood, planeerida ja arvestada töötunde, arvutada kulu jne.

Teiseks, saate automatiseerida tavalisi rutiinseid toiminguid tegevate töötajate (telefonimüüjad, logistikud, müügijuhid jne) tööd või teatud tööd töötajatelt üldse eemaldada (näiteks seadistada automaatne andmete sünkroonimine kaupade saadavuse kohta laos ja edasi). veebipoe poes) ...

Kolmandaks, saab kasutada automatiseerimist selleks, et "majas asjad korda seada" - võtta kontrolli alla debitoorsed arved, laovarud, töötajate tööhõive, nende vastavus kõnede ja klientidega kohtumiste standarditele jne.

Ei ole vaja kõiki äriprotsesse korraga automatiseerida. Vajadusel saate oma ettevõtte automatiseerimist järk-järgult suurendada. Ja luua ühtne süsteem juhtimine järjepidevalt.

Peaasi on meeles pidada eesmärke, mille nimel automatiseerimist alustati. Automatiseerimine automatiseerimise nimel on aja ja ressursside raiskamine.

Kuidas valida automatiseerimiseks tarkvara

Ettevõtte automatiseerimissüsteemi valimisel on kaks võimalust:

Kasutage tavalist ("kasti") toodet või pilveteenust.

Individuaalse tarkvaralahenduse väljatöötamine ja juurutamine.

Tavaline lahendus on lihtsamini teostatav ja odavam. Kuid peate meeles pidama, et mitte iga tüüpilist toodet ei saa teie ülesannete järgi kohandada - paljudes programmides on täiendava kohandamise võimalused tõsiselt piiratud või täielikult välistatud. Muide, sama kehtib ka pilveteenuste kohta.

Paljude väikeettevõtete jaoks on parim valik ostmine valmis lahendus võimalusega kohandada, kiiresti käivitada, et mitte pidurdada elutähtsaid äriprotsesse, ja vajadusel alustada tööd toote kohandamisega, s.t. selle kohandamine teie ettevõtte konkreetsete ülesannete jaoks.

Programmi valik on üsna vastutusrikas küsimus, selleks on vaja välja töötada üsna mahukas teabemassiivi. Turul on palju tarkvaratooteid, millest igaühel on oma omadused ja eelised. Peaksite saama vastused järgmistele olulistele küsimustele:

milliseid konkreetseid ülesandeid ja protsesse plaanitakse automatiseerida;

kas süsteemi funktsionaalsus vastab ülesannetele, mis tuleb selle abiga lahendada;

kas süsteemi on võimalik kohandada vastavalt oma äritegevusele;

kas äriprotsesside või äritingimuste muutumisel on võimalik süsteemi kiiresti muuta ilma selle tööd peatamata;

kui lihtne ja mugav on süsteemi kasutada;

kas süsteemi on võimalik integreerida teiste rakenduste või teenustega;

kas süsteem on toetatud tahvelarvutites, nutitelefonides;

kes ja kuidas pakub tehnilist tuge;

kui palju maksab rakendamine ja tugi.

Nendele küsimustele vastamiseks on soovitatav konsulteerida hankijate (st tarkvaraarendusettevõtete) esindajatega. Võimalusel suhtle ka kaasettevõtjatega, kes sarnaseid probleeme lahendavad; nende kogemus annab teile väärtuslikku teavet, mis aitab teil teha valiku konkreetse tarkvaratoote kasuks.

Kui palju automaatikasüsteem maksab

See on retooriline küsimus ja sellele pole kindlat vastust. Kui palju renoveerimine maksab? Seda saab teha 100 tuhande rubla eest või miljoni eest, kõik sõltub ruumi pindalast, ülesannetest, materjalide kvaliteedist jne. Konkreetse tarkvaralahenduse maksumus sõltub ka paljudest muutujatest: milliseid ülesandeid süsteemi abil lahendatakse, kas tegemist on tüüpilise või kohandatava tootega, milliseid ressursse kulub juurutamiseks, kui palju töökohti süsteemiga ühendatakse, jne.

Automatiseerimise maksumus koosneb mitmest komponendist:

süsteemi enda maksumus (karbi maksumus või rendimaksed - "pilve" rakenduste kasutamise korral);

süsteemi loomise ja personali koolitamise kulud;

regulaarse hoolduse maksumus.

Sellele võib lisada kaudsed kulud – näiteks direktori ja võtmekasutajate kulutatud aeg projektis osalemiseks.

Kuidas on automaatikasüsteemi juurutamine
ja kuidas valida töövõtjat

Rakendamine on äritarkvara ja osaliselt ka äritarkvara kohandamise protsess.

Lihtsate toimingute või protsesside puhul seisneb “juutamine” ainult tarkvara installimises arvutisse (või “pilveteenuses” registreerumises) ja algteabe sisestamises. Kohe pärast seda saab alustada dokumentide väljakirjutamist, kliendibaasi täitmist või ülesandeid väljastama.

Keerulisemate ülesannete puhul (näiteks tellimuste planeeritud tasuvuse arvutamine tehingu tegemise ajal – et mitte kahjumiga töötada) võib osutuda vajalikuks süsteemi muuta vastavalt väljakujunenud tingimustele ja praktikale. ettevõttes. Õigesti valitud süsteem säilitab tavaliselt sellise ülesande jaoks mingi tüüpilise protsessi. Kuid praktikas on igal ettevõttel oma metoodika. Rakendusprotsessi spetsiifilisust tuleb kajastada.

Rakendamist saab teha iseseisvalt või kutsuda spetsialiste. Kuid ärge lootke, et töövõtja teeb kõik ära parimal võimalikul viisil ilma teie osaluseta; võtmetöötajad ja ettevõtte juhtkond peavad aktiivselt osalema peaaegu kõigis etappides, mida sügavamale juurutamisprotsessi sukeldute, sõltub suuresti projekti edu.

Teostuspartneri valimine on umbes sama, mis meeskonna valimine korteri renoveerimiseks. Vii läbi turu monitooringut ja selgita välja ettevõtted, kelle kompetentsid on Sinu probleemide lahendamiseks piisavad ning tingimused hinna/kvaliteedi suhte osas optimaalsed. On väga soovitav, et teie potentsiaalsel partneril oleks kvaliteedijuhtimissüsteemi rahvusvahelisele vastavuse sertifikaat ISO standard 9001: 2008. Korraldage kohtumisi selles nimekirjas olevate ettevõtete spetsialistidega (sealhulgas rääkige kindlasti töötajaga, kes teie projekti saadab). Tutvuge portfelliga, pöörates erilist tähelepanu sellele, kas töövõtjal on kogemusi automatiseerimissüsteemi edukast rakendamisest ettevõtetes, mille erialad ja tegevusalad langevad kokku teie omaga. Samuti on soovitatav rääkida nende ettevõtete tippametnikega ja uurida nende arvamust oma potentsiaalse partneri kohta - kas juurutamine õnnestus, kas olete töö tulemustega rahul, kas garantiiteenindus on hästi korraldatud, millised raskused tekkisid, jne.

Samuti on töövõtja valikul mõttekas lähtuda proportsionaalsuse põhimõttest: kui sul on väike firma, siis on soovitav äri ajada ka väikefirmaga - kõik kooskõlastused toimuvad kiiremini, lihtsam kokku leppida vastuolulistel teemadel võrdväärse partneriga jne.

Millised on riskid automatiseerimissüsteemi juurutamisel

Loomulikult kaasnevad automatiseerimissüsteemi juurutamisel teatud riskid - alates tähtaegadest möödalaskmisest ja eelarve ületamisest kuni personali vastupanu ja vajaduseni muuta üksikuid äriprotsesse süsteemi nõuetele vastavaks. Kuid enamikku probleeme saab vältida, kui automatiseerimist vajavad ülesanded on õigesti tuvastatud ja olemasolevaid jälgitakse. tarkvaratooted ja läheneda läbimõeldult rakenduspartneri valikule. Samuti oluline tingimus edukas rakendamine projekti puhul on ettevõtte/ettevõtte omaniku esimese isiku isiklik osalus, sellisel juhul vähenevad oluliselt riskid, et "vale asja saamise" on.

Mis puutub personali vastupanuvõimesse, siis siin on ühelt poolt väga oluline kvaliteetse töö tegemine, et selgitada automatiseerimise eeliseid ja eeliseid ettevõttele ja kõigile töötajatele ning teisalt luua kõik töötajad, sealhulgas tippjuhtkond, kindel tunne muutuste paratamatusest. Kui esineb mõne protsessi häireid, on vaja välja selgitada ja kõrvaldada takistused. Hea rakendusvahend on töötajate premeerimine projektis osalemise ja mõne verstaposti saavutuse eest, see aitab saavutada ülejäänud meeskonna lojaalsust.

Ettevõtete juhid näevad sageli palju vaeva konkreetsete eesmärkide saavutamisele suunatud protsesside täiustamisel ja kaasatud töötajate meeskonnatöö efektiivsuse tõstmisel. Nad mõistavad tõesti osakondade või meeskondade vahelise suhtluse ja tõhususe tagamise tähtsust suuremas plaanis. See optimaalse lähenemise otsimine suhtlusele on seotud vajadusega lahendada elulisi probleeme, mis paratamatult tekivad ettevõtte eri osakondade ja valdkondade lahknemisest. Vajalike tööde tegemine teistest ettevõtte osadest sõltumatult võib tuua rohkem kahju kui kasu, sest sel juhul on töötajad keskendunud konkreetsete küsimuste lahendamisele, mitte protsessi sees üldise eesmärgi saavutamisele. Äriprotsesside automatiseerimise tarkvara – BPMS – annab ettevõtte töötajatele võimaluse visualiseerida oma ülesannete rolli äriprotsessis, mis aitab tõsta töötajate tootlikkust ning võib tuua positiivse efekti ka teistes ettevõtte valdkondades ning saavutada põhieesmärke. organisatsioonist.

Mis on äriprotsesside automatiseerimine?

Mõistet "äriprotsess" kasutatakse ettevõtte töötajate omavaheliste tegevuste korralduse ja struktuuri kirjeldamiseks, mille ainus eesmärk on püstitatud eesmärgi edukas saavutamine. Äriprotsesside automatiseerimise olemus seisneb selles, et luuakse struktuur protsessi teostamise ja seega ka eesmärgi saavutamise eest vastutuse üleandmiseks. Üksikute töötajate jaoks esindab äriprotsess samme edukate tulemuste saavutamiseks. Väikeste ja suurte gruppide puhul mõistetakse äriprotsessi kui kohustuste määramist, mida iga grupi liige peab täitma, et grupi jaoks ühine ülesanne täita. Näiteid automatiseeritud äriprotsessidest on palju, alates toidu valmistamisest etteantud retsepti järgi kuni hargnenud protsessini, mil ühelt ettevõttelt teisele üleminek toimub. Ettevõtted, kes kasutavad äriprotsesside automatiseerimist sellistes tööstusharudes nagu turundus ja teised, märgivad selle juhtimisviisi kasutamise positiivseid tulemusi töökorralduse kõrge taseme, töötajate tegevuse eesmärgipärasuse ja tööülesannete täitmise distsipliini tõttu.

Teatud asendamatud komponendid on äriprotsessi edu võti. Esiteks on protsessi iga etapi jaoks vaja andmeid ja materjale. Teiseks on vaja algoritmi – protsessi –, mida inimesed või tarkvara (äriprotsessi automatiseerimise puhul) järgida saaksid. Lõpuks tuleb määratleda tulemus, mille saavutamiseks jõupingutusi tehakse, aega kulutatakse ja andmeid kasutatakse. Oluline on mõista nende äriprotsesside automatiseerimise komponentide olulisust ning võtta aega nende valimiseks ja vormistamiseks, sest ainult õige aluse ladumisel võite oodata õiget tulemust.

Äriprotsesside automatiseerimine – ajalugu

Seda terminit kasutasid esmakordselt mehaanikainsenerid ja juhtimiskonsultandid Frederick Taylor ja Henry Gant 1920. aastatel. Algselt oli see mõiste seotud tootmisega, kuid ilmselt hakati äriprotsessi mõiste uurimise ja ümbermõtestamise käigus kasutama isegi perekonnasisese tegevuse dünaamikat. 1980. aastate alguses töötati W. Edwards Demingi ja Joseph M. Jurani töö põhjal välja uus äriprotsessi kontseptsioon ning teooriat toetas tehnoloogia. Näiteks on kirjutusmasinate, koopiamasinate ja personaalarvutite tulekuga tekkinud täiesti uued viisid suhtlemiseks, eesmärkide seadmiseks ja tulemuste saavutamiseks. Internetist on saanud ka peamine tegur uute äriprotsesside juhtimise (BPM) lähenemisviiside väljatöötamisel ja äriprotsesside automatiseerimise praktikate arendamisel.

Äriprotsesside juhtimise teooria on pea sada aastat vana ja areneb jätkuvalt, mistõttu võib igale ettevõttele olla kasulik saavutada senised eesmärgid, organiseerides ja jagades protsesse inimeste poolt teostatavateks erinevateks etappideks ning äriprotsesside automatiseerimise lahendusi.

Näited ja ideed äriprotsesside automatiseerimisest

On palju näiteid protsessidest, mille edukaks läbiviimiseks on asjakohane kasutada äriprotsesside automatiseerimist. Tegevused sellistes valdkondades nagu rahandus, personal ja turundus võib jagada erinevateks protsessideks, millest osa saab automatiseerida. Näiteks automatiseerides äriprotsesse töötajate palkamiseks ja kaasamiseks, klientide ostusoovide ja tellimuste töötlemiseks, saate saavutada suurepäraseid tulemusi tehtud töö kvaliteedi parandamisel ja tehingukulude vähendamisel.

Äriprotsesside automatiseerimise peamised eelised

Digitaalsete tööriistade kasutamise põhiidee on tõhusalt töötada kõigi klientide, ülesannete ja ettevõtte teenuste/toodete andmetega, samuti automatiseerida teatud toiminguid, mida saab teha ilma inimliku pingutuseta. Äriprotsesside automatiseerimise eesmärk ei ole asendada korduvaid ülesandeid täitvaid töötajaid tarkvararobotidega. Tänu äriprotsesside automatiseerimisele vabanevad ettevõtte töötajad rutiinsetest ja mehaanilistest tööülesannetest ning saavad võimaluse keskenduda uute tööülesannete täitmisele, uurimisülesannetele või mis tahes tegevusele, mis nõuab töötaja kogemuste ja teadmiste kasutamist.

Äriprotsesside automatiseerimine aitab ka inimrühmadel jõupingutusi paremini koordineerida, nii et ebakorrapärasust saab võrrandist välja jätta. Lõpuks võib äriprotsesside automatiseerimine tagada tulemuste suurema täpsuse. Kõik need eelised on põhjuseks, miks üha enam ettevõtjaid, osakonnajuhatajaid, aga ka väikeseid ja suuri ettevõtteid kasutab oma töös äriprotsesside automatiseerimist.

Kõik need eelised on olulised iga organisatsiooni jaoks, kes soovib konkurentsis püsida ja kasvada. Igas äris on silmas konkurendid, kes püüdlevad hetketuru vallutamiseni ning lähenemine töö juhtimisele ettevõttes võib saada konkurentsis määravaks teguriks. Tihti otsustab just äriprotsesside õigeaegne automatiseerimine, milline äri õnnestub ja milline balansseerib eksisteerimise lävel.

Elena Gaidukova, turundusanalüütik, põhinevate lahenduste brändijuht, partnerlussuhete spetsialist.

Pidevalt muutuvad turutingimused, otsuste tegemise kiirus, varahalduse multitegumtöö ja vajadus riske vähendada nõuavad kaasaegsed lähenemised organisatsioonile majanduslik tegevus... Väljapääs ettevõtte üha keerukamaks muutuvas sise- ja väliskeskkonnas on äriprotsesside kompleksne automatiseerimine. See vabastab väärtuslikke ressursse strateegiline planeerimine ja juhtimise koondamine ettevõtte võtmevaldkondadesse. Räägime sellest, mis on automatiseerimine ja ERP-süsteem, miks on vaja protsessilähenemist ning milline tarkvara on maailmas ja Venemaal kõige populaarsem.

Äri ja automatiseerimine: eile, täna, homme

Ettevõtte automatiseerimine on stereotüüpsete toimingute ja äriülesannete osaline või täielik üleandmine spetsiaalse infosüsteemi ehk riist- ja tarkvarakompleksi kontrolli alla. Selle tulemusena vabaneb inimese ja rahalised vahendid tõsta tööviljakust ja strateegilise juhtimise tulemuslikkust.

Automatiseerimine toimub tavaliselt kahes suunas:

* Peamiste äriprotsesside automatiseerimine: näiteks müügi- või klienditeeninduse juhtimine. Sel juhul tehakse seda müügimahu, toodete arvu otseseks suurendamiseks ja kogu ettevõtte kui terviku kasumlikkuse suurendamiseks.
* Tugiprotsesside automatiseerimine nagu raamatupidamine, aruandlus, kontoritöö. Selline automatiseerimine ei mõjuta otseselt tulude kasvu, kuid aitab vähendada rutiinsete tööde tegemise aega ja kulusid.

Ettevõtte automatiseerimise peamised ülesanded on järgmised:

* ettevõtte operatiivtegevuse, raamatupidamise ja kontrolli korraldamise tõhus toetamine;
* mistahes dokumentide, sh saatelehtede, arvete, lepitusaktide ja äriettepanekute koostamine partneritele;
* kiire aruannete kättesaamine ettevõtte asjade seisu kohta mistahes ajavahemiku jooksul;
* personalikulude optimeerimine, tööaja kasutamise efektiivsuse tõstmine töötajate vabastamise kaudu rutiinsest tööst;
* "inimfaktori" negatiivse mõju minimeerimine olulisematele äriprotsessidele;
* turvaline teabe säilitamine;
* klienditeeninduse kvaliteedi tõstmine.

Äriprotsesside automatiseerimine võib oluliselt parandada juhtimise kvaliteeti ettevõttes ja selle toote kvaliteeti. Ettevõttele tervikuna pakub see mitmeid olulisi eeliseid.

* Suurenda info töötlemise ja korduvate ülesannete lahendamise kiirust.
* Äritegevuse ja selle valmistatavuse läbipaistvuse suurendamine.
* Suurenenud töötajate tegevuse järjepidevus ja nende töö kvaliteet.
* Võimalus juhtida suuri teabekoguseid.
* Käsitöö automatiseerimine.
* Vigade arvu vähendamine ja kontrolli täpsuse parandamine.
* Mitme ülesande paralleelne lahendamine.
* Kiire otsuste langetamine stereotüüpsetes olukordades.

Äriprotsesside juhtimise automatiseerimise tulemusena saab ettevõtte juht rohkem informatsiooniäriprotsesside analüüsimiseks üksikasjalike analüütiliste aruannete vormis ning suudab ettevõtet tõhusalt juhtida, võttes arvesse väliseid ja sisemisi näitajaid.

Näiteks First Form tarkvara kasutamisel esimese kuue tegevuskuu jooksul tõusevad ettevõtte tegevuse olulisemad näitajad:

* planeerimise täpsus - 40% võrra;
* üldine efektiivsus - 50% võrra;
* juhi aja kokkuhoid - 80%.

Enamik ettevõtteid alustab automatiseerimist rutiinsete töömahukate protsessidega, aga ka kasumit ja tulusid oluliselt mõjutavate toimingutega: finants ja raamatupidamine, dokumendivoog, tootmine ja laoarvestus. Selliste tegevusvaldkondade nagu ettevõtte juhtimine, turundus, kvaliteedijuhtimine ja välissuhtlus automatiseerimine enamikus Venemaa ettevõtetes alles algab.

Majanduskriisi kontekstis on äriprotsesside automatiseerimise valdkonna prioriteedid mõnevõrra muutumas. Käesoleva hooaja peamised suundumused hõlmavad järgmist:

1. Pilvetehnoloogiate kasutamine... Peamine erinevus selle automatiseerimismeetodi vahel on oma serveri puudumine ettevõttes. Sellised süsteemid on väikeettevõtete seas väga populaarsed, kuna need maksavad oluliselt vähem kui traditsiooniline versioon.
2. Turundusvahendite aktiivne automatiseerimine: CRM-süsteemide juurutamine, automaatikasüsteemid kontekstuaalne reklaam ja BI süsteemid.
3. Masinatevaheliste sidetehnoloogiate arendamine... Tekkiv M2M trend – Machine to Machine – eeldab võimaluse korral inimeste minimaalset osalust neis protsessides, kuna äriprotsesside ja seadmete keerukus ei võimalda inimesel alati muutuvat olukorda adekvaatselt hinnata ja sellele reageerida.
4. Suurandmete tööriistade kasutamine... Teine suund äriprotsesside automatiseerimise arengus on tähelepanu suurandmetele ja sellega seotud ärianalüüsile. Neid nõuavad suured ettevõtted, kuna suurandmete töötlemiseks on vaja spetsiaalseid kalleid seadmeid.
5. Reaalajas andmete analüüs... Ettevõtte automatiseerimissüsteemid arenevad reaalajas tehingute töötlemise suunas, mille tulemuseks on täielikult sünkroonitud toimingud.

Äriprotsesside automatiseerimise võtmevaldkonnad ja tarkvara

Ettevõtte automatiseerimise üks peamisi tingimusi on protsessipõhise lähenemisviisi kasutamine ettevõtte poolt. Seda mõistet mõistetakse lähenemisviisina, mis määratleb ettevõtte tegevuse käsitlemise äriprotsesside võrgustikuna, mis on lahutamatult seotud selle peamiste eesmärkide, eesmärkide ja missiooniga. Protsessi lähenemine, erinevalt paljudes ettevõtetes valitsevast struktureeritud lähenemisest, ei keskenduta olemasolevale organisatsiooniline struktuur ettevõtetele, vaid reaalsetele äriprotsessidele, mille lõpptulemuseks on teenuse või toote loomine.

Protsessipõhine lähenemine aitab suurendada äritegevuse paindlikkust, vähendada reageerimisaega turutingimuste muutustele ja parandada äritulemusi.

Iga äriprotsess ettevõttes koosneb eraldiseisvate toimingute kogumist, mille täitmise järjekord on määratud tehnoloogia või juhistega. Äriprotsessi vajalikeks omadusteks peetakse marsruute ja reegleid, aga ka sisendeid, väljundeid, tarbitud ressursse, osalejaid ja omanikke.

Enne äriprotsesside automatiseerimisega jätkamist on vaja teha tööd nende eraldamiseks ja kirjeldamiseks, samuti suunata need põhi- või abiprotsesside rühma. Tegemist on küllaltki pika protseduuriga, praktikas eeldab see ettevõtte kõigi allüksuste tihedas koostöös osalemist.

Äriprotsesside tüübid ja arv on iga ettevõtte puhul individuaalne. Kõik diferentseeritud äriprotsessid saab seejärel integreerida mitmeks põhivaldkonnaks, millest igaühe jaoks saab automatiseerida nii tervikuna kui ka eraldi protsessi raames:

1. Juhtimine:

* strateegiline juhtimine;
* majanduslik kindlustunne;
* juriidiline tugi;
* Juhtimisarvestus;
* eelarve koostamine;
* Infoturbe.

Saate kasutada 1C: Enterprise tarkvarasüsteemi, juhtimismoodulit SAP süsteemid R/3.

2. Turundus ja müük:

* juhtimine turundustegevused;
* PR;
* reklaamitegevuse juhtimine;
* müügijuhtimine;
* kliendisuhete haldus (CRM).

Selle valdkonna automatiseerimiseks kasutatakse sageli tarkvara: CRM-süsteemid - Megaplan, 1C: Bitrix24, Clientbase.ru, reklaamihaldus - EFSOL: AMS Advertising management, SIZiF, saidihaldus (CMS) - Bitrix, UMI. CMS, NetCat, HostCMS, AMIRO.CMS, DataLife Engine (DLE) jne.

3. Tootmine:

* juhtimine tootmisprotsessid;
* ettevõtte varude haldamine;
* materjalivarude juhtimine;
* juhtimine tootmisseadmed;
* logistikasüsteem.

Tarkvaratooted: Kraft süsteemid, USU, tootmismoodul AVA ERP, VOGBIT, Sage, Super Warehouse, Warehouse and Sales.

4. Kvaliteedijuhtimine:

* kvaliteedijuhtimissüsteem (QMS);
* toodete ja tootmisnäitajate kvaliteedikontroll;
* töö pretensioonidega.

Rakendustarkvara: "Metrics Administrator", "FINEX: Quality Management", "Master: Quality Management", Wonderware MES Software / Quality, ProdX.

5. Personalijuhtimine:

* personali valik;
* personali koolitus ja arendamine;
* personaliarvestus;
* motivatsiooni ja tasu

Tarkvaratooted: "E-Staff Recruiter" firmalt Datex Software, "1C: Palga- ja personalijuhtimine", Oracle / Personal Management, "Pharaoh", "BOSS-Kadrovik".

6. Rahandus:

* Raamatupidamine;
* maksuarvestus;
* finantsplaneerimine;
* klientidega arvelduste haldamine;
*makse palgad ettevõtte töötajad.

Automatiseerimistarkvara: 1C: Raamatupidamine, 1C: Palk, AuditExpert, Finantsanalüüsi magister, Fingrand.

7. Ettevõtte korraldus:

* dokumendivoog;
* sekretariaat.

Tarkvaratooted: "1C: Document Management", "E1 Euphrates" firmalt Cognitive Technologies, "Master Dock" Master Groupilt, QPR 2014, Орн Text.

ERP: uus etapp automatiseerimissüsteemide arengus

Ettevõtte üksikute äriprotsesside "saarelik" automatiseerimine muutub varem või hiljem ebaefektiivseks, kuna katsed kombineerida mitut erinevad süsteemid automatiseerimine enamasti ebaõnnestub. “Saare” lähenemisviisi rakendamisel ei seata tavaliselt eesmärki parandada ettevõtte üldist tulemuslikkust.

Vastupidiselt sellele on integreeritud äriautomaatika süsteem ettevõtte finants- ja majandustegevuse juhtimise süsteem, mis tagab operatiiv-, juhtimis- ja raamatupidamineüldiselt.

Integreeritud ettevõtte juhtimissüsteemi - ERP - kontseptsioon töötati välja eelmise sajandi 80ndate lõpus. 90ndate alguses hakkas see populaarsust koguma, kui hakkasid ilmuma juhtimissüsteemid, mis võiksid seda kontseptsiooni rakendada. ERP-süsteem põhineb ühtse inforuumi loomise põhimõttel, mis aitab reaalajas jälgida kogu infot äriprotsesside kohta ettevõtte kõikides osakondades.

ERP-süsteemid on üles ehitatud modulaarselt ja nende struktuur eeldab eraldi plokkide olemasolu, mis vastutavad konkreetse protsessi eest. Tänu sellele korralduspõhimõttele on võimalik kogu süsteemi funktsionaalsust viimistleda ja laiendada vastavalt uute tehnoloogiate ilmumisele, seadusandluse muutumisele või klientide vajadustele.

Enamik ERP-süsteeme sisaldab järgmisi moodulirühmi:

* logistika;
* tootmine;
* turundus
* pakkumine;
* müük;
*muu.

Venemaal ilmusid ERP-süsteemid alles eelmise sajandi lõpus ja algselt kasutasid neid eranditult suured ettevõtted, kuid tänapäeval rakendatakse neid igas suuruses ettevõtetes.

Pärast ERP-süsteemi juurutamist saab ettevõte loobuda arvukate erinevate programmide kasutamisest rahanduse, lao, kontori ja logistikaga töötamiseks. See omakorda võimaldab ettevõttel oluliselt vähendada IT-toe kulusid.

2016. aastal pääses SAP konsultatsioonifirma Panorama Consulting Solutions reitingu järgi 20% osalusega globaalsel ERP-süsteemide turul esikolmikusse; Oracle -13,9% ja Microsoft -9,4%. Lisaks on kahanevas järjekorras järgmised ettevõtted: Infor, Epicor, Sage, NetSuite, IFS, IQMS, Syspro.

Oracle sai juurutamise kiiruse ja SAP investeeringutasuvuse osas liidriks.

Venemaal sai analüütilise keskuse TAdviser andmetel 1C: Enterprise 2016. aastal populaarseimaks ERP-süsteemiks (vt joonis). Nõutuimate tarkvarade hulgas on sellised tooted nagu Galaktika ERP, SAP ERP, Microsoft Dynamics AX, Microsoft Dynamics NAV.

Riis. Venemaal ettevõtete automatiseerimiseks kasutatavate tarkvaratoodete skeem

Kuidas valida tarkvaratoodet

Valides tarkvaraÄriprotsesside automatiseerimissüsteeme saab võtta kahel viisil:

* tüüpilise toote kasutamine;
* individuaalse tarkvara arendamine ja juurutamine.

Märkusel

Tavaline (karbi)toode läheb ettevõttele vähem maksma ja seda on ka mõnevõrra lihtsam juurutada. Kuid me ei tohi unustada, et mitte iga tüüpilist tarkvara ei saa ettevõtte individuaalsete omaduste järgi ümber profileerida, kuna paljudes programmides on lisaseadete võimalused piiratud või isegi välistatud. Sama probleem on ka pilveteenustega.

Konkreetse programmi õigeks valimiseks on oluline vastata mitmetele väga tõsistele küsimustele:

1. Milliseid äriprotsesse kavatsete automatiseerida?
2. Kas selle või teise programmi funktsionaalsus vastab sellele määratud ülesannetele?
3. Kas seda on võimalik kohandada konkreetse äritegevuse jaoks?
4. Kas äriprotsesside või äritingimuste muutumise korral on võimalik süsteemi kiiresti muuta ilma tööd katkestamata?
5. Kui lihtne on süsteemi kasutada?
6. Kas süsteemi on võimalik integreerida olemasolevate teenuste või automatiseerimisprogrammidega?
7. Kes ja kuidas pakub tehnilist tuge?
8. Kui palju maksma läheb teostus ja tehniline abi(valdus)?

Kuna neile küsimustele on peaaegu võimatu iseseisvalt ja samal ajal asjatundlikult vastata, on soovitatav küsida nõu müüjaettevõtetelt (tarkvaraarendajatelt). Lisaks tuleks rääkida ka ärikaaslastega, sest nende kogemus aitab vahel valikut teha. Siiski on oluline mõista, et arvamused äriringkondades võivad olla väga subjektiivsed, tingituna valdkonna spetsiifikast, ettevõtte suurusest, piiratud kogemusest erinevate ERP süsteemide omamisel ja sellest tulenevalt võimetusest näha tervikpilti tervikuna ja võrrelda kõiki tooteid vastavalt oma tingimustele.

Mis puudutab üksikute protsesside automatiseerimist või ERP-süsteemi installimist, siis kõik sõltub konkreetse ettevõtte spetsiifikast.

Tarkvara maksumus ja selle juurutamise maksumus

Väga raske on ühemõtteliselt vastata küsimusele, kui palju ettevõtte automatiseerimine konkreetse ettevõtte jaoks maksma läheb, kuna konkreetse tarkvara maksumus sõltub mitmest tegurist, sealhulgas:

* ülesandeid et tarkvara on mõeldud lahendamiseks;
* programmi tüüp: tüüpiline või kohandatud;
* ressursse rakendamiseks vajalik;
* süsteemiga ühendatud töökohtade arv.

Näiteks populaarse integreeritud programmi "1C: Enterprise" litsentsi hind 100 töökoha jaoks on 432 000 rubla, 50 töö jaoks - 187 200 rubla, 20 töökoha jaoks - 41 400 rubla.

Automatiseerimise maksumus koosneb ka mitmest komponendist:

* süsteemi enda maksumus, sh "kasti" maksumus või rendimaksed "pilve" versiooni kasutamise korral;
* automaatikasüsteemi seadistamise ja personali koolituse kulud;
* regulaarse tehnilise toe maksumus.

Äriprotsesside automatiseerimise hinnale tuleks lisada ka kaudsed kulud, näiteks juhi ja võtmekasutajate aeg projektis osalemiseks.

Äriprotsesside automatiseerimist esitatakse juhile mõnikord võluvitsa. Kuidas automatiseerida äriprotsesse parimal viisil? Et töö vaieldi, paberid kaduma ei läinud, regulatsioonid aitasid, meeskond toimis nagu õlitatud mehhanism?

Artiklis analüüsime äriprotsesside ehitamise ja automatiseerimise nüansse, kaalume, kuidas vigu vältida, millised on äriprotsesside automatiseerimise eesmärgid ja eesmärgid ning millest alustada. Kui mõtlete äriprotsesside täiustamisele ja võimalusel ka juurutamisele elektrooniline süsteem hallata neid, lugege artikkel hoolikalt läbi. Ja võtke see pliiatsi peale!

Kolm vaala kaose äris: kuidas automatiseerida protsesse, mida pole olemas

Enne kui räägime äriprotsesside automatiseerimise pakutavatest võimalustest, mõelgem, milliste raskustega praegu silmitsi seisate.

Kolm halba "vaala", mis äris kaost hoiavad, on universaalsed. Tõenäoliselt olete ka nendega tuttav:

• Regulaarsed vead. Petrov tegi kirjavea, Sidorov allkirjastas kontrollimata dokumendi, Vasetškina saatis valede andmetega arve. Sellised vead põhjustavad ajutist ja rahalist kahju, silmade tõmblemist ja öist tööd.
• Seisakud. Dokument on kinnitamisel nädal, siis teine, töö on seda väärt. Võtmetöötaja on puhkusel või lahkub töölt ilma juhtumit üle andmata.
• Üldine segadus. Kuhu kadus vajalik paber? Miks sekretär kiireloomulist dokumenti lehtede hunnikus ei näinud? Kuhu peaks spetsialist jooksma, kui klient võtab ühendust, kui õige inimene puudub? See segadus ja paberihunnikutega läbi koridoride jooksmine on tüütu ja kindlasti ei soodusta tulemuslikku tööd.

Veel 10 aastat tagasi tundus äriprotsesside modelleerimine enamikule ettevõtetest kuluka, aeganõudva ja seetõttu tarbetu tööna. Nii mõnigi arvab ka praegu, olles lugenud õudusjutte pooleli jäänud projektidest ja kulutanud miljoneid või isegi lähenenud automatiseerimisele valest küljest. Kuid selgus, et äriprotsesside automatiseerimisega tegelevad ettevõtted kasvavad kiiremini, saavad kriisiajast paremini üle ja lähevad konkurentidest mööda. Sellistes ettevõtetes tunnevad töötajad end mugavamalt, mis loob meeskonnas õige tööõhkkonna. Näitena võib tuua nii Toyota, Amazoni, McDonaldsi kui ka – meie klientide lood, kelle tagasiside äriprotsesside automatiseerimisele.

Tänapäeval on oluliseks konkurentsieeliseks saamas äriprotsesside ülesehitamise oskus ja teadmised nende automatiseerimisest.

Äriprotsessid: mida me automatiseerime, seltsimehed?

Mõnikord on strateegiliste küsimustega hõivatud ettevõtte juhtkond pettekujutelm: meiega on kõik hästi. Aga kui Petrov teab, et turundusprobleemi korral tuleb Ivanovaga ühendust võtta, see pole äriprotsess. Aga konkreetne tegevuskaart, mis universaalselt kirjeldab samme, mida töötajad konkreetse tulemuse saavutamiseks läbivad, näeb see juba välja nagu äriprotsess.

Vooskeem, et seda nimetada äriprotsessiks, peab võtma arvesse kolme tegurit:

1. Kirjeldatud ühenduste stabiilsus: arvesse võetakse toimingute, üleminekute, tingimuste valiku paljusust.
2. Toimingute reguleerimine protsessi käigus: kõned, kirjad, manused, pöördumised, tähelepanekud.
3. Loogiline järeldus: konkreetne saavutatav eesmärk.

Selgelt modelleeritud äriprotsess võimaldab teil nii tulemust näha kui ka tööd kontrollida kõikides etappides, et vältida kaotusi ja vigu „madalalguses“.

Sõltuvalt "õhukeste laikude" tekkimisest muudetakse äriprotsessi, kohandatakse selle etappe ja millised lülid on nõrgad. Kui teil on raskusi algoritmide väljatöötamisega, oleme valmis teid aitama. Lõppude lõpuks on äriprotsesside arendamine nende automatiseerimise projekti ettevalmistamine.

Kas teie ettevõtte süda on terve?

Võtke ühendust juba täna ja saage kohandatud pakkumine Äriprotsessid on ettevõtte süda. Kuidas teada saada, kas teie ettevõte on korras? Võtke meiega ühendust ja uurige, kuidas oma äriprotsessidest maksimumi võtta ja oma ettevõtte kogu potentsiaal valla päästa.

Telli konsultatsioon

Äriprotsesside arendamise põhieesmärk on muuta kaootiliselt läbipõimunud ettevõttesisese suhtluse ahelad maagiliselt korrastatud, järjepidevateks ja arusaadavateks algoritmideks. Olgu kord tööl, kontoris, töötajate peades ja juhtide peas!

Uri, kus nupp on? Äriprotsesside automatiseerimise eesmärgid

Nüüd on küsimus: kuidas seda kõike juhtida? Noh, teil on vaja tervet kollektiivi töötajaid - hoida kätt pulsil ja jälgida tähelepanelikult "õhukesi kohti", "nõrkade lülide" ja kõige vajaliku täitmist!

Seda teed järgib veerand ettevõtetest, laiendades kvaliteediosakondi, laiendades juhtkonda ja sekretäritöötajaid. Kuid palju kasulikum on esitada küsimus, kuidas automatiseerida äriprotsesse ja viia nende üle kontrolli funktsioon ühte ruumi. Selline äriprotsesside juhtimissüsteem saab olema nii kujundaja ja jälgimismehhanism kui ka kontroller, mis annab märku, kui midagi läheb valesti. Kuid selleks, et "võlunupp" töötaks, tuleb ikka kõvasti tööd teha.

Loomulikult ei seisne äriprotsesside automatiseerimise eesmärgid ainult mugavas juhtimises. Selle tulemusena kasutades automatiseeritud süsteemäriprotsesside juhtimine aitab:

• Korraldage regulaarseid ülesandeid.
• Minimeerige inimfaktor.
• Vastutusvaldkonnad protsesside sees selgelt jaotatud.
• Hoidke kõik protsessi üksikasjad kontrolli all.
• Kaasake kliendiga suhtlemise skeemi.
• Loo ühtne IT infrastruktuur erinevate juurdepääsuõigustega.
• Säästke enda ja oma töötajate aega.
• Selle tulemusena - säästa raha ettevõtte juhtimisel.

Nagu näete, on äriprotsesside automatiseerimise eesmärgid suures osas samad, mis teil!

Äriprotsesside juhtimine – ühe ettevõtte süsteem

Et see oleks veelgi selgem, analüüsime äriprotsesside juhtimissüsteemi - "1C: Dokumendivoog 8" - spetsiifilisi funktsioone näidetega.

Oleme selgelt näinud, kuidas automatiseeritud äriprotsess erineb "põlvili kujundatud" protsessist. Jääb üle vaadata, kuidas seda automatiseerituse taset saavutada.

Salajane koostisosa: kuidas automatiseerida kadudeta äriprotsesse

Tõenäoliselt olete kuulnud lugusid ettevõttest N, mis rakendas supersüsteemi, askeldas sellega ja naasis Excelisse sülitades. See juhtub siis, kui ettevõte on silmitsi ettenägematute raskustega. Seejärel saboteerivad töötajad ebatavalist tööviisi. Siis ei allu väljakujunenud protsessid reguleerimisele. Siis on rakenduseelarve üle soovitud. Siis on süsteem ise raske ja arusaamatu, kuid on vaja, et "siin on nupp, ma vajutan seda ja kõik töötab."

Juhid unustavad sageli reegli: äriprotsesside automatiseerimise esimene etapp on ülesanded. Dokumendihaldussüsteemil on tohutu funktsionaalsus, mis suudab rahuldada ka kõige veidrama äri nõudeid. Kuid kõigepealt tuleb need nõuded esitada.

Meie uuringud kinnitavad, et 70% äriraskustest tekivad just nõuete ja tulemuste kajastamise etapis. Seetõttu anname esmased konsultatsioonid, samuti pakume projektieelset uurimisteenust. See samm aitab:

• tuvastada ettevõtte kitsaskohad,
• määrata, millised eesmärgid on seatud automatiseerimissüsteemile,
• mõista, kas tüüpiline funktsionaalsus sobib ettevõttele või on vaja teha muudatusi,
• välja selgitada, millised funktsioonid on ettevõtte jaoks optimaalsed,
• määrata, milliseid protsesse automatiseerida ja milliseid edasi lükata. Näiteks tuleks esikohale seada valdkonnad, mis takistavad kogu ettevõtte tööd, isegi kui töö nendega pole just kõige lihtsam.

Süsteeminõuete ja tulemuste õige jäädvustamine on automatiseerimisprojekti edu salajane koostisosa. Mõnikord saab selles etapis selgeks, et äriprotsessides on probleem. Seejärel peate neid muutma või nullist üles ehitama.

Olles otsustanud äriprotsesside automatiseerimisega seotud ülesanded, jätkame projektimeeskonna moodustamise ja projekti elluviimisega.

Kas soovite teada, milliseid tulemusi teie ettevõte suudab saavutada? Tasuta konsultatsiooni saamiseks võtke meiega ühendust – me ütleme teile!

Ettevõtete ebaõnnestunud automatiseerimise juhtumid on üsna tavalised. Seetõttu on enne selle väga aeganõudva ja kuluka sündmuse ettevõtmist soovitatav mõista, miks automatiseerimist üldse vaja on. Ja milliseid probleeme peaks selle abiga lahendama.

Eksperdid jagavad ettevõtte automatiseerimise protsessi tavaliselt mitmeks etapiks:

1. Äriprotsesside analüüs, nende kohandamine või ülevaatamine.

2. Tehke kindlaks tegelikud automatiseerimise vajadused.

3. Tarkvaralahenduste valik või spetsialiseeritud tarkvara arendamine.

4. Tarkvara juurutamine ettevõttes ja personali selle kasutamise koolitamine.

Veelgi enam, esimesed kaks etappi ei ole mingil juhul väiksema tähtsusega kui viimane.

Alustada tasub definitsioonist.Äriprotsess on järjestikuste, eesmärgistatud ja reguleeritud tegevuste süsteem, milles kontrollitegevuse abil ja ressursside abil muudetakse protsessi sisendid väljunditeks, protsessi tulemusteks, millel on väärtus. tarbijatele. Äriprotsess infotehnoloogia seisukohalt on stabiilne infoprotsess (tööjada), mis on seotud ettevõtte tootmise ja majandustegevusega ning on enamasti suunatud uue väärtuse loomisele. Äriprotsess hõlmab omavahel seotud funktsionaalsete toimingute hierarhiat, mis rakendavad ettevõtte infosüsteemis üht (või mitut) ettevõtte ärieesmärki, näiteks toote väljundi juhtimine ja analüüs või toote väljundi ressursitoetus (toodete all mõistetakse kaupu , teenused, lahendused, dokumendid ).

Märge:üsna sageli soovivad juhid automatiseerimise abil ettevõtte tööd koordineerida. Muidugi, kaasaegne juhtimine ilma raske ette kujutada infosüsteemid... Kuid automatiseerimine ei paranda vigu äriprotsesside korraldamisel.

Näiteks, kui ettevõttel on suur hulk teavet, mida on muutunud võimatuks käsitsi või aegunud süsteemide abil töödelda, siis on automatiseerimine väljapääs. Kui vajalikku infot lihtsalt pole või see on ebausaldusväärne, juhid eksivad, osakondade töö on koordineerimata, siis tuleb juhtimissüsteemi muuta - siin ei aita ükski automatiseerimine.

Sellepärast esiteks peab juht asjade seisu kainelt hindama ja vaadake, kas automatiseerimine lahendab teda muret tekitavad probleemid.

Äriprotsesside automatiseerimine praeguses arendusetapis suudab lahendada järgmisi ülesandeid:

• Ettevõtte info töötlemise kiiruse suurendamine (näiteks rakenduse kiirem liikumine müügiosakonnast lattu).
• Äritegevuse läbipaistvuse suurendamine (näiteks näete kiiresti vastaspoolte võlga).
• Kontroll teabe hulga üle (näiteks saavad kliendid Interneti kaudu ise tellimusi sisestada ja jätta).
• Toimingute kooskõlastamine (näiteks ühele kliendile juba reserveeritud toode ei lähe teisele).
• Ettevõtte valmistatavuse parandamine (näiteks hinnad ja maksud arvutatakse automaatselt) jne.

Automatiseerimine ei mõjuta otseselt muude ülesannete lahendamist, näiteks klientide voo suurendamiseks, aruannete õigeaegseks esitamiseks või arenguperspektiivide määramiseks!

Sellepärast automatiseerimist on tavaliselt vaja järgmistel juhtudel:

• ümberorienteerumine uutele ülesannetele (teiste toodete väljalaskmine, uutele turgudele sisenemine, tehniline ümbervarustus);
• reformid või muudatused valitsemises;
• vana automaatikasüsteemi suutmatus täita ettevõtte vajadusi;
• ettevõtte ettevalmistamine müügiks (automaatika peaks tõstma selle turuväärtust).

Edasi oluline punkt: on vaja selgelt määratleda, milline osa tööst vajab hetkel automatiseerimist. Pealegi pole väikeettevõtetel seda raske teha. Neil tuleb lihtsalt analüüsida, kelle tegevus ettevõttes on seotud suure hulga info töötlemise ja säilitamisega ning aruannete koostamisega. Reeglina on need üksused, mis tegelevad raamatupidamise ja maksuarvestus, vastutavad varude liikumise eest jne. On "üldtunnustatud" protsesse, mille automatiseerimise vajalikkuse küsimust tavaliselt ei teki. Traditsiooniliselt on selleks raamatupidamine, kaupade ja materjalide liikumine, palgaarvestus ja personaliarvestus. Need protsessid on algselt automatiseeritud, kuna nende automatiseerimisest tulenev efektiivsuse kasv on korduvalt tõestatud.

Teine võimalus teada saada, mida täpselt tuleb automatiseerida: mõista, mis organisatsiooni praeguses töös juhile täpselt ei sobi. Rahulolematuse põhjuseks võib olla protsessi aeg, selle maksumus, kvaliteet (vigade ja rikete arv). Näiteks tootmise planeerimist saab teha käsitsi, ilma automatiseerimisvahendeid kasutamata. Kuid arvutuste täpsus jätab reeglina soovida ja täitmisaeg on umbes nädal. Lisaks on sellises planeerimises palju vigu. Ja "käsitsi" protsessi rahalised kulud osutuvad ebamõistlikult suureks.

Alles siis saate minna otse automatiseeritud süsteemi valiku juurde.

Tavaliselt eelistatakse programmi, mis vastab tehnilistele nõuetele kõige paremini ja ei saa tulevikus takistuseks info kasvule. Kahjuks on peaaegu võimatu leida valmis süsteemi, mis suudaks sajaprotsendiliselt ettevõtte vajadusi rahuldada. Seetõttu jääb üle valida funktsionaalsuse ja maksumuse poolest sobivaim tarkvaratoode.

Kõik automaatikasüsteemid võib jagada kahte klassi: jäigad, standardsete sätete komplektiga (näiteks mySAP Business Suite, Oracle E-Business Suite, Galaxy) ja paindlikud, nende funktsioonide muutmise võimalusega (näiteks 1C, Microsoft Axapta). See jaotus kehtib kõigi programmide kohta.- alates lihtsatest lahendustest kohalikele ülesannetele kuni keerukate automaatikasüsteemideni suurettevõtetele.

Eksperdid soovitavad: selleks, et teha kindlaks, kas konkreetsel juhul on vaja jäika või paindlikku süsteemi, tuleb mõista, kuidas muutub ettevõte ja selle äriprotsessid järgmise kahe-nelja aasta jooksul. Kui organisatsioon töötab stabiilselt ja selle juhtimissüsteemis põhjapanevaid muudatusi lähiajal plaanis ei ole, on võimalik proovida jäiku süsteeme, sh lääne omasid. Neil on vaieldamatu eelis – need on terviklikud ja hästi õlitatud lahendused, mis on integreeritud parimate juhtimissaavutustega. Kuid sellise süsteemi kasuks valides peab ettevõte oma töö "kohandama" selles rakendatud äriprotsesside mudeli järgi. Kodumaiste ettevõtete jaoks pole see alati võimalik. Kui ettevõtet sageli reformitakse ja juhtimissüsteem ei ole veel lõplikul kujul välja kujunenud, vajab ettevõte paindlikku süsteemi, mida saab ilma suuremate kulutusteta muuta. Sellised tooted on turul. Lisaks saab nende baasil realiseerida valmislahendusi.