Пример от реалния живот: създаване на категории клиенти. Как да превърнем потенциалните клиенти в реални? Ключова клиентска база данни

За да поддържаме клиентската база в нашата компания чрез проба и грешка, избрахме Exiland Assistant. След внедряването на тази система нашият търговски отдел показа положителна динамика, екипът започна да работи по-ефективно от преди. Скоростта на обработка на поръчките се увеличи с 22% и получихме добър отговор от нашите клиенти.

Мениджър продажби - интересен и необичайна професия, които всеки може да усвои: студент, професор, музикант. Въпреки това, успявамНе всеки успява в тази ниша. Успехът на мениджъра зависи от лични качества, талант за продажба и от притежаването на натрупаната клиентска база. Именно тези мениджъри винаги остават на гребена на вълната.

Да имате под ръка структуриран списък с контакти с адреси, да ги търсите бързо, да знаете на кого да се обадите днес – това е основата на успешните продажби.

Дори да имате малка организация, още сега трябва да се погрижите за правилното съхранение и актуализиране на контактите на предприятията и хората.

Поддържането на клиентска база данни трябва да е лесно

Имахме нужда от така че програмата да е толкова проста, че да може да работи в нея от първия ден нов служител така че да не се налага да наемате отделен служител, който да поддържа функционалността на системата и да обучава мениджъри. Освен това имаше спешна нужда комбинирайте всички клиенти в една обща база даннитака че всички служители на компанията да могат да работят с него от своите компютри.

За да записвате клиенти и като цяло база данни за контакти, имате нужда удобни, прости и функционални софтуерен инструмент- така наречената CRM система (система за взаимоотношения с клиенти). Но, за съжаление, повечето CRM са доста тромави и неудобни, а също и скъпи.

Търсенето на идеалната програма отне известно време...

По правило тези, които току-що започват своя бизнес, поддържат списък в Excel, но поддържането на клиентска база данни в Excel с напомняне е невъзможно. Затова дори не разглеждахме Excel като база данни.

Търсихме подходяща програмасред онлайн многопотребителски организатори, така че мениджърът да може да вижда работата на всички мениджъри. Онлайн органайзерите не са подходящи за нас - те съхранява данни на уебсайта на доставчика на услуги, който не осигурява необходимото ниво на сигурност на данните. Освен това те са нискофункционални.

WinOrganizer ви позволява само да създадете списък с приятели и познати (и дори тогава той се забавя, когато базата данни нарасне значително), но не ви позволява да създадете база данни с предприятия.

Outlook се оказа доста тромав и се забави твърде много. Освен това Outlook няма отметки и филтрирането не е внедрено удобно, което затруднява намирането на конкретен запис. За човек, който цени времето си, това е неприемливо, така че трябваше да го изоставим и да продължим да търсим по-подходяща програма.

Следващият кандидат беше добре познатият Microsoft Access. Това, което ме отблъсна след инсталирането, беше липсата на простота и интуитивност. Бързо го отхвърлихме, защото за ефективна работаИзискваше се най-малко способността да се програмира на Visual Basic, да сте запознати с основите на дизайна на бази данни и да знаете SQL. Реалности модерен бизнесса такива, че всеки мениджър напуска рано или късно и ще отнеме поне няколко месеца, за да обучи нов служител да работи с Microsoft Access, което абсолютно неприемливоза фирми в условия на жестока конкуренция.

Търсенето се проточи... Ние обаче не се отказахме и един ден след като изтеглихме поредния органайзер от официалния сайт, разбрахме, че сме намерили точно това, което търсихме толкова дълго. Тази програма се оказа мрежовият организатор Exiland Assistant Enterprise. Той се сравнява благоприятно с аналозите си. Например в LeaderTask полето за контакти не съдържа линии за Skype, социални мрежи, телефоните не са разграничени на домашни, мобилни и работни, информация за клиенти не може да бъде въведена в него, тъй като тази функция не е предоставена. Като цяло LeaderTask е повече мениджър на задачи, отколкото софтуер за управление на клиенти.

А Exiland Assistant има всичко, от което се нуждаем. Можете също да разширите структурата на данните - добавете свои собствени полета за въвеждане, ако предвидените от програмата не са достатъчни. Данните се съхраняват в сигурно защитен файл на един от компютрите V локална мрежапредприятие, а не някъде в облака.

Работа с клиентската база в Exiland Assistant

Органайзерът Exiland Assistant се отличава със своята простота и удобство, според ръководителите на търговския отдел на редица руски компании. Клиентската база, натрупана в програмата Exiland Assistant, е ефективен ресурс в процеса на продажба.

Организатор ви позволява да структурирате контактите, поддържа списъци както на лица, така и на организации. За целта в програмата има раздели „Контакти” и „Организации”.

От какво се състои програмата?

Безплатна програма Exiland Assistant Безплатно

Програмата на организатора включва 6 основни раздела:

• Контакти
• организации
• Задачи
• Бележки
• Връзки
• събития

В първите два раздела можете да създадете електронно досие на хора и фирми. За поддържане на списък с хора и организации най-голям интерес представляват първите 2 раздела + секцията „Събития“, тъй като те ви позволяват не само да съхранявате подробна информация за всяко лице и компания, но и да планирате събития за тях: разговори, срещи, водете история на комуникацията с тях, записвайте резултати от обажданетоили кореспонденция.

Обаждания, срещи, задачи: Как да не пропуснете нито един купувач?

Планирайте всеки бизнесс клиента в раздел Събития в картата на лице или организация - дневникът ще ви напомня за събитието предварително, за да не забравите да се свържете с потенциалния клиент навреме, да му напомните за неговата поръчка, да предложите отстъпка или издаде фактура. След като събитието се случи, запишете резултата от разговора/срещата и т.н. Между другото, можете сами да конфигурирате валидния списък с типове събития и резултати в менюто Инструменти/Настройки в раздела „Събития“ според вашите нужди.

Разпространение на промоции, ценови листи, търговски оферти до клиенти по имейл

Има ли нова ценова листа? Пуснахте ли промоция?Не забравяйте да направите автоматично разпространение на електронна поща до потенциални клиентинаправо от Exiland Assistant. За да направите това, просто трябва да съставите текста на писмото (шаблон) веднъж, да изберете получатели от контактите си, да посочите вашата пощенска кутия, от която планирате да изпратите, и да стартирате изпращането. Всичко това може да се направи с помощта на менюто Инструменти/Имейл бюлетин във версиите Personal и Enterprise ( тази функцияне се предлага в безплатната версия - в безплатния органайзер можете само да настроите бюлетин и да изпратите пробно писмо до посочената пощенска кутия, за да проверите в каква форма ще бъде доставено).

Добра комбинация от функционалност и простота

Първото нещо, което веднага привлече вниманието ни, когато за първи път използвахме Exiland Assistant, бяха неговите възможности и лекота на използване. Още на следващия ден всички мениджъри в компанията бяха свободни да работят в нея и да поддържат клиентската си база. Приятен момент, който отличава този дневник от останалите, е възможността да:

• Добавете нови и преименувайте имената на съществуващите полета строго според вашите нужди
• Възможност за разпространение по имейл на промоции в базата данни с контакти, ценови листи, оферти за отстъпки с помощта на предварително конфигуриран шаблон с автоматично заместване на данни от базата данни в правилните месташаблон.
• Автоматично генериране на всякакви документи в Word със замяна на данни от клиентската база данни в тях.

Първо изтеглихме и изпробвахме безплатната безплатна версия на органайзера и след като инсталирахме сървърната версия на органайзера Enterprise, просто не можахме да се наситим - всички служители можеха да правят промени на своя компютър и всички промени в базата данни, след автоматична синхронизация със сървъра, без ни най-малка намеса от наша страна, се появи на всички компютри.

След като работихме малко с тази програма, забелязахме още една отличителна черта: след като конфигурирахме конкретен изпълнител на задача в напомнянето, напомнянето се появи само на неговия компютър и не пречи на другите да вършат работата си.

За да не бъда голословен, ще дам конкретни примери: Exiland Assistant се състои от шест основни раздела: Контакти, Организации, Задачи, Бележки, Интернет връзки, Събития. Тъй като нашата компания се интересува главно от разделите „Организации“ и „Задачи“, ще се спра на тях по-подробно. Скрихме секциите „Контакти“ (физически лица) и „Бележки“ (чрез Услуга/Настройки/Интерфейс), като адаптирахме програмата специално за нашата компания. Разделът „Организации“, където започнахме да поддържаме база данни с организации, беше преименуван на „Клиенти“.

Всеки мениджър има своя собствена група контакти (за всеки потребител е създадена съответна подгрупа въз основа на неговото фамилно име), а клиентите, както се вижда на фигурата, се намират в различни градове. Когато идва на работа, мениджърът работи индивидуално със своята група, като понякога проверява с данните на други мениджъри, използвайки бързо търсене (за да не добави случайно клиент на някой друг в своята база данни).

Какви видове програми има?

Общо програмата Exiland Assistant има три издания:

• Безплатно (безплатно за един потребител, с основен набор от функции). Създаден предимно за домашни потребители;
• Персонален (платен за един потребител с разширен набор от функции);
• Enterprise (мрежа с много потребители). Предназначен за офис работа. Позволява ви да поддържате база данни от клиенти и проектни задачи за група потребители (всеки потребител може да има свои собствени права).

Вашата задача, на първо място, е да разберете кое издание на Exiland Assistant: мрежово или еднопотребителско е подходящо за вас организиране на клиентска база.

Ако вече сте избрали версията, можете да изтеглите клиентската база данни безплатно (безплатна или корпоративна демо версия) от Официална страницаизтеглете и го инсталирайте, като следвате простите инструкции стъпка по стъпка във файла readme.txt

Преходът между версиите е осигурен, така че можете лесно да преминете, например, от демо версия към пълна версия, без да губите данни.

Безплатна версия Безплатно (локален за един потребител)

Програмата за поддържане на клиентска база данни може да бъде изтеглена безплатно - това е безплатната версия. Има основен набор от функции и е по-подходящ за домашна употреба.

В секцията задача въвеждаме информация кога и на кого да изпратим стоката или да се обадим. Разделът за връзки към уебсайтове е най-подходящ за съхраняване на уебсайтове на доставчици и конкуренти, което ни позволява винаги да сме актуални последни промении да им отговаряте по-бързо.

Лична версия (локален за един потребител)

Има и Персонален органайзер Exiland Assistant Personal- еднопотребителски, подходящ както за домашна употреба, така и за малък офис за поддържане на база данни от отделен служител.

Въпреки че не използваме секциите Контакти и Бележки на работа, те са много удобни за домашна употреба. Например в секцията „Контакти“ можете да съхранявате информация за вашите приятели, познати, колеги и роднини. Просто щракнете върху който и да е човек в таблицата и всички ще бъдат показани веднага в страничния панел (панел с детайли). необходимата информацияза този човек:

• снимка;
• средства за комуникация (телефони, имейл адреси, акаунти в социални мрежи);
• адрес на регистрация и местоживеене;
• възраст;
• хоби;
• и друга подробна информация за лицето;

За удобство, когато използвате програмата у дома, можете да скриете секцията „Организации“ и други. Можете да запазите внезапна мисъл, рецепта за пай или друга информация в бележки и след това, ако е необходимо, бързо да я намерите чрез бързо или подробно търсене.

Enterprise версия за поддържане на клиентска база данни (многопотребителска мрежа)

За да създадете обща база данни за цялото предприятие, трябва да инсталирате допълнително нейната сървърна част, която се нарича Exiland Assistant Server и се предлага безплатно с Enterprise версията. Корпоративна версия- за поддържане на актуална клиентска база данни в организация, където се изисква достъп от всяка машина в локалната мрежа. Exiland Assistant Server е отделна програма, която може да бъде инсталирана на отделен компютър или на компютъра на някой от потребителите, който най-често е включен и достъпен през локалната мрежа. Целта му е да синхронизира данните на клиентския компютър с централната база данни. Страница на програмата

Как да започна с програмата?

Изтеглете безплатната версия, ако версията за един потребител е достатъчна за вас, или корпоративната демо версия, ако планирате да работите с клиентска база в локалната мрежа едновременно с група потребители.

Разархивирайте изтегления zip файл. Ще се появи папка, в която ще намерите файл readme.txt с прост инструкции стъпка по стъпказа монтаж и конфигурация. Инсталацията е доста проста и е предназначена за неопитни потребители на компютър.

Приятна функция е наличието в програмата на модул за импортиране на данни от Microsoft Excelи OpenOffice Calc, както и от csv файлове. Следователно, ако поддържате списък с хора в Excel, можете лесно да го импортирате в Exiland Assistant не пишете повторно ръчно.

Нека обобщим

Exiland Assistant е универсален инструмент, който е перфектен за повечето задачи за привличане на клиенти за мениджъри по продажби във всяка сфера на производство или услуги, както и за домашна употреба. Освен той ще замени няколко програми наведнъж: книга с контакти, пазител на връзки и бележки, пазител на пароли, органайзер (планировчик на задачи), програма за съхраняване на контакти, дневник на мисли и др.

Бих препоръчал тази чудесна програма-органайзер за Windows на всеки предприемач и съвременен активен човек за лична употреба и за поддържане на клиентска база данни и задачи по проекти.

Като цяло Exiland Assistant комбинира много удобни дневна работафункциикато същевременно се поддържа лекота на учене и използване. Възможността за извършване на студени обаждания директно от програмата (+ интеграция със Skype), изпращане на писма до вашата база данни потенциални клиенти, отпечатване на принтер, сортиране, филтриране, извършване на бързо търсене, синхронизиране на контактите на хората с Microsoft Outlook, импортиране на данни от Excel, експортиране на данни в HTML, Word, Excel, txt и др. - Това е само кратък списък от допълнителни функции на услугата, които увеличават удобството при работа с базата данни.

Exiland Assistant е прост и ефективен и е идеален за малки фирми - млади компании, които са на пазара от по-малко от 10 години.

Редовната клиентска база е ключът успешни дейностимагазин Според статистиката продажбата на продукт на клиент, който вече е запознат с вашия бизнес, ще ви струва седем пъти по-малко от привличането на нов. Как да спечелите купувач, как да намерите програма за лесно поддържане на клиентска база и от какво се състои, прочетете нашата статия.

Клиентска база на магазина: какво трябва да знаете?

Някои предприемачи наистина оценяват клиентска базаи го приемете сериозно и отговорно.

В крайна сметка можете да промените офиса, да се преместите в друга област, да промените името, дизайна, да актуализирате линията от продукти, стоки и услуги, но клиентската база остава непроменена, защото именно те носят печалба.

Всъщност клиентите са тези, които дават парите си на предприемача, като купуват стоки и услуги. И колко често ще прави покупки зависи от това колко лоялно е отношението към купувача.

В същото време броят на покупките му ще се увеличи. Той също така ще препоръча вашия магазин на семейството и приятелите и ще разкаже за впечатленията си в социалните мрежи, като по този начин привличате допълнителни посетители и купувачи към вас.

Как систематично да увеличавате клиентската си база. Видео инструкция

Създайте подробна клиентска база данни с помощта на Business.Ru CRM системата.
Направете подробен анализ на вашите целева аудитория, идентифицира точните му нужди, предвижда търсенето и по този начин увеличава продажбите.

Работа с клиентската база

• на какъв етап е настоящата му поръчка;
• къде се намира поръчания продукт;
• как се извършват плащанията за предоставени услуги и продадени стоки;
• честота, с която клиентът контактува (еднократно случайно посещение, рядък, редовен клиент).
• предпочитанията на клиента по отношение на покупките: какво обича да купува, в какъв обем и количество, какви цветове предпочита.

3. Връзка с клиента

В този раздел се натрупва информация, която не е пряко свързана с бизнеса и бизнес отношенията с клиента, но също е много важна.

Това са по-специално рождените дни на мениджъри и специалисти на компанията клиент, техните хобита и интереси.

Цялата тази информация трябва да присъства във вашата клиентска база данни със съответните бележки „Обадете се“, „Поздравете“ и т.н.

Поддържане на клиентска база

Клиентско счетоводство, поддръжка на база данни в Excel

Безплатна програма за поддържане на клиентска база данни

– това е по-сериозен подход за поддържане на клиентски бази. В допълнение към обичайното записване на клиенти и техните данни, CRM програмите предоставят широка гама от инструменти за подобряване на ефективността на взаимодействието с клиентите.

По-специално, такава система ви позволява да проследявате (поддържате) историята на комуникацията с клиента - кореспонденция по електронна поща и обаждания. Можете да създавате, попълвате и отпечатвате документи – договори, фактури, фактури – директно от картата на клиента. Безплатните програми и Excel нямат такива възможности.

Тъй като си поставих за цел - да не давам скучни и безинтересни откъси от книги, а практически наблюдения и заключения, ще публикувам някои от моите трудове, мнения и изследвания. Ще променя или премахвам номера и имена - съжалявам.
Днес ще ви покажа пример за това как разделих клиентите на категории. Разбира се, всички клиенти са важни и ние ги обичаме еднакво. Но не забравяйте, че резултатът от всяка търговски дейностие печалба (важно - търговска, не разглеждаме социални програми, средства и др. Социалният маркетинг е отделен слой, дори бих казал отделна наука и ще се спрем на него отделно). Така че, ако резултатът от нашата дейност е печалбата на компанията, тогава акцентът трябва да бъде поставен съответно. Един клиент купува 1 продукт на месец, като плаща 10 пари. Друг - 10 единици стоки, плащайки 80 пари, а третият - 5 единици и плаща - 400. Така се оказва, че всички са равни, но някои са „по-равни“.
Разбира се, ако се занимавате с някакво индивидуално производство и имате само 5 клиента, тогава изобщо не е необходимо да ги разделяте на категории. Трябва да ги познавате всички по очите. Но ако имате десетки, стотици и хиляди от тях, няма нужда от деление.
Бих искал веднага да отбележа, че не говорим за сегментиране на клиенти, а конкретно за категории, базирани на доходност/рентабилност.

Класически е обичайно да се разграничават 3 групи:

VIP клиенти– клиенти, които осигуряват основния доход на компанията. Имат големи запаси, ползват облаги, канят се фирмени партита. Воденето на такъв клиент е чест и похвала за всеки мениджър. Но в силата на тези клиенти се крие тяхната опасност. Осъзнавайки силата си, клиентите често започват да „оказват натиск“ върху компанията, изисквайки все по-благоприятни условия за себе си, дори до степен да им продават стоки на цена. Много е важно да следите този момент, тъй като... клиентът може да плати огромни суми пари, а печалбата ще клони към нула. Освен това напускането на един такъв клиент е силен удар както върху бюджета, така и върху имиджа на компанията. Следователно само най-опитните мениджъри имат доверие да работят с такива клиенти. Често решенията по отношение на тях се вземат на самия връх.

Редовни клиенти– по-голямата част от вашите клиенти са тези, които са „оборотни“. Всеки „обикновен“ клиент вярва, че заслужава да бъде VIP. Работата с такива клиенти е обикновено ежедневие за мениджърите.

„Други“ клиенти(въпреки че помежду си те често се наричат ​​„гиморозни“ или „проблемни“. Въпреки това, проблемните са малко по-различни за мен. Това е сравнително малка част от клиентите, които като цяло осигуряват минимални доходи, но изискват максимално внимание , Те винаги са недоволни от нещо (предимно от цените и условията на работа), в същото време имат добър потенциал както за растеж, така и за натиск върху компанията щастлив в сърцето си, когато получава друг „още един“ клиент, съобщава, че е принуден да откаже нашите услуги, защото „не е доволен от качеството на подобна цена“.

Една от основните задачи в този проблем– определяне къде точно да тегли линията, разделяща една категория от друга.
Направих го по следния начин: изписах всички наши клиенти в един списък за последните шест месеца и поотделно за всеки месец. Таблицата се състоеше от три основни колони: клиент, сума на плащането, сума на предоставените услуги. Факт е, че ние работим на базата на авансово плащане и след като плати определена сума, да речем през януари, клиентът може да работи за нея през февруари и март.
Всички знаем закона 20/80 на Парето (20% от мъжете пият 80% от бирата, 20% от жените говорят 80% от думите, 20% от клиентите носят 80% от печалбата). Като цяло искам да кажа, че съм много скептичен към подобни универсални подходи. Така че представете си изненадата ми, когато открих, че 20% от клиентите генерират 82% от моя паричен поток. А 80% от предоставените услуги отиват за 18,6% от клиентите.

Държа да отбележа, че в първия и втория случай списъкът с клиенти беше различен. Разбира се, имаше застъпвания (около 60%), но все пак това са РАЗЛИЧНИ списъци. Затова трябва да определите КОЙ е най-важният критерий за вас. Това може да бъде броят на плащанията, сумата на плащанията, броят на поръчаните или изпратените единици и т.н. Разбира се, всички параметри са важни. Но едно винаги е по-важно и зависи от избраната стратегия в даден момент.

Например целта ви е разширяване на пазара, готови сте да предлагате отстъпки, разсрочено плащане и други бонуси. В случая най-много за вас важен показател– брой изпратени единици продукт. Има моменти, когато една компания има остра нужда от оборотен капитал. В този случай вашият показател е сумата, постъпила по сметката за определен период, независимо от количеството и времето за доставка. Ако председателят на борда мечтае да остане на стола си за още един мандат, време е да помислите чиста печалба, което отива за дивиденти Като цяло бих искал да отбележа, че търговците рядко мислят за нетната печалба, колкото и тъжно да е това.

Те се интересуват преди всичко от пазарния дял, приходите и оборота на компанията. Това се дължи главно на факта, че печалбите са силно зависими от режийните разходи (например командировки на ръководството в топли страни или нови автомобили за определени служители, нивото на плановете за заплати). Влиянието върху такива разходи не е в сферата на маркетинга и следователно печалбата не е в полезрението им.
И така, като ключов фактор в нашия пример, избрах сумата на плащането. В отделни таблици по месеци сортирах всички клиенти, платили този месец, изчислих общия брой на плащащите клиенти и от него взех 20%. Така получих таблица (числата са измислени, дадени са като пример):

Месец: януари
Платени фактури: 100 бр
Сума на плащане: 150 000
Фирми, платили: 65
Извършени услуги за периода: 180 000
20% от фирмите: 13
Размерът на плащането им: 120 000
Те са похарчили: 160 000

Списък на VIP клиенти за януари:
№ | Клиент | Сума за допълване | Размер на разходите

Всеки VIP клиент от „месечната“ таблица беше записан в общата таблица на VIP клиентите. Така получих таблица с VIP клиенти за половин година.

След това всеки месец тук се добавяха нови клиенти въз основа на резултатите от месеца. Някои останаха.
Има и друг подход. Можете да направите списък с клиенти не за всеки месец, а общ за целия период, например 3-5 месеца, и да вземете 20% от общия брой. Но тогава има вероятност да пропуснем някой потенциално важен клиент, който е платил много през определен месец, не е харесал нещо, напуснал е и не е платил отново. Иначе след месец той щеше да ни попадне в полезрението и сигурно щяхме да се свържем с него и да разберем защо е спрял да сътрудничи.

И така, имаме списък с VIP клиенти. Какво да правим с него? Е, разбира се, звънете/пишете поне веднъж месечно и питайте как са. Как могат да ни сътрудничат, защо са платили толкова малко този месец, поздравления за рождения ден на директора или друг празник...
Но освен това получавате информация за средно плащане, среден разход, среден брой стоки на месец. Преглеждайки нови фактури или поръчки, можете веднага да идентифицирате потенциален клиент, кандидатстващ за VIP каста.
Е, като цяло има доста информация за това как да обичаме клиентите. Целта на този пример е просто да подчертае клиентите, от които се нуждаем. След като сме дефинирали премиум категорията, трябва да дефинираме и втората категория. Тук има два основни подхода. Единият, както е показано на фигурата по-горе, подчертава „трудните“ клиенти, които съставляват 20% от общия брой. Тези. по същия начин, същият брой клиенти са „отрязани“ отдолу. Остават „обикновените“ клиенти. Това разделение ще идентифицира групи от клиенти, които трябва да бъдат обичани, клиенти, от които могат да се отърват, ако е необходимо, и клиенти, с които трябва да се работи.
Има и друг вариант:

След разпределяне на VIP клиенти, 20% се вземат отново от останалия брой клиенти. Това - добри клиенти. Тези. предстоят им сериозни поръчки, просто трябва тласък. Тук попадат и клиенти, които са „изпаднали“ от VIP. А останалите са само клиенти. Този подход е по-лоялен. Тук няма лоши клиенти, има добри, много добри и отлични, т.е. С всички работим почти еднакво добре, само някои получават допълнителни отстъпки и предимства.

Първият подход подчертава очевидния „баласт“, ​​от който би било добре да се отървете. Ясно е, че на практика дори малкият клиент винаги е клиент. Но често има ситуации, когато сте много ограничени (в стоки, във време, в други ресурси). И точно в такава ситуация третата категория клиенти веднага се изхвърлят и решенията се вземат „сякаш не съществуват“.

Повишаване на ефективността на търговския отдел за 50 дни Рязанцев Алексей

Пакет шаблони за отчети

Пакет шаблони за отчети

1. Доклад за дейността

Докладът за дейността определя количествено действията, които мениджърите са извършили през деня, както и резултатите от деня. Таблицата включва:

Месец, дата и ден;

Закъснение, в минути;

Брой нови студени обаждания;

Брой контакти с лица, вземащи решения (DM);

Брой изпратени търговски предложения (ТП);

Брой повторени повиквания;

Брой успешни разговори;

Брой насрочени срещи;

Брой проведени срещи;

Брой издадени фактури;

Размер на плащанията в рубли;

Прави се бележка, че регистърът на обажданията (за следващия ден) е попълнен и изпратен на ръководителя на отдела за продажби на ROP (Таблица 5.2).

Това е един от най-мощните инструменти в отдела за продажби. Като го внедрите, вие ще можете да поддържате продуктивността, тъй като мениджърите започват да предприемат по-малко целенасочени действия с течение на времето. Освен това ще можете да контролирате колко действия изпълняват мениджърите и да видите как се променят сумите на конвертирането и плащанията.

Време за попълване на отчета: 10 минути.

2. Работна тетрадка

Работната книга е един от основните работни инструменти на мениджъра по продажбите. Приготвя се в края на работния ден на следващия ден. В него се въвеждат контакти за докосвания. В края на работния ден попълненият работен дневник се предава на ръководителя на търговския отдел. електронна поща– ако не е конфигурирана система за споделяне на документи или CRM.

Какви данни се въвеждат в работния дневник?

Организация.

Име на вземащия решението.

Телефон и e-mail.

Резултат от обаждането.

Източник за събиране на контакти (така че мениджърите да не избират самостоятелно бази данни с ниско качество) (Таблица 5.3).

Таблица 5.2.Списък обаждания

Таблица 5.3.Примерен работен дневник

Този инструмент ви помага бързо да влезете на работа сутрин и да извършвате разговори в блок за два до три часа, вместо да търсите в интернет контакти на организации една по една. Средната скоростВ този случай мениджърът ще има пет до шест контакта на час. И като имате работен дневник, хората идват на работа и веднага могат да се обадят на готови контакти.

Ако списъкът не е бил завършен предната вечер, можете да сте сигурни, че мениджърът лесно ще посвети този важен процес всичкопървата половина на деня.

3. Контролен списък „Дневен график“ (Таблица 5.4, 5.5)

Таблица 5.4.Контролен лист за мениджър продажби

Важно е работата в отдела да е изградена на блокове: един блок е два до три часа, в рамките на които се извършва един вид работа (основно). Изключете многозадачността за вашите мениджъри и можете да увеличите тяхната производителност поне два пъти и половина. не ми вярваш Планирайте тестов месец и се убедете сами.

Учените са доказали, че на мозъка ни са необходими около 30 минути, за да достигне максимална производителност и да влезе в състояние на поток. И за да излезете от него, всичко, което е необходимо, е малко превключване към нещо друго, дори за 30 секунди. Това е важно да се разбере. Следователно не можете да дадете възможност на мениджърите да се обаждат през целия ден. Те трябва да имат блок за повикване. Същото и с другите задачи.

Второто предимство тук е психологическият аспект: когато си поставите време за изпълнение на задача, вие я изпълнявате много по-бързо, отколкото ако имате много време, за да я изпълните.

4. База за генериране на топли клиенти

Базата данни за придобиване на клиенти е необходима, за да не загубите потенциални клиенти, които са се свързали с вас - те са изпратени Търговско предложение, може би са имали срещи, но не се е стигнало до продажба. Нашата статистика показва това на този етап 20-30% от транзакциите падат - само защото просто са забравили за клиентите, надявайки се, че ако решат, сами ще се обадят. Трябва да се работи с всички топли клиенти, да се определят датите на следващите обаждания и натиск за постигане на сделката (Таблица 5.6).

След като попълни базата данни, мениджърът въвежда графика в своя календар и задава напомняне на телефона си. Или попълва вашия Google календар и задава напомняне чрез SMS. Много удобно.

5. Доклад от срещата

Служителите попълват доклад за срещата след срещата. Той записва темата на срещата, основните споразумения и датите на следващата среща.

Докладът е важен, защото позволява на ръководството да следи реално проведените срещи и тяхната ефективност.

Таблица 5.5.Контролен лист за ръководителя на търговския отдел

Таблица 5.6.База за натиск върху продажбите

Проблем, който често възниква, е когато мениджърите насрочват срещи за себе си, докато вършат работата си.

Доклад от срещата на мениджъра по продажбите

Дата _______________ Пълно име на управителя _________________

Име на компанията ________________________________

Лицето за контакт _______________________________________

Бележки на мениджъра:

Резултат от срещата:

Допълнителни действия:

Допълнителни действия от клиента:

6. Отчетност на ръководителя на търговския отдел

Докладът за резултатите от отдела за продажби се попълва от ръководителя на отдела и по този начин позволява на директора на предприятието да наблюдава ефективността на продажбите за отдела като цяло и резултатите на всеки мениджър (Таблици 5.7, 5.8).

Можете да добавите всякакви други индикатори, например броя и обема на надценките, обема на продажбите партньорски продуктии така нататък.

Таблица 5.7.Доклад на отдел продажби

Таблица 5.8.Отчет за продажби за конкретен мениджър

7. Одит на клиентската база

Ръководителят на отдел продажби извършва одит на клиентската база веднъж месечно/тримесечно. Въз основа на резултатите от одита той попълва отчетна таблица (Таблица 5.9).

Таблица 5.9.Одит на клиентската база (чрез ABC сегментиране)

8. Отчитане на търговския представител (мърчандайзер)

Използва се за обходен контрол търговски обекти, подчинен Търговски представител(Таблица 5.10).

Таблица 5.10.Ежедневен отчет на търговския представител

9. Основа ключови клиенти

Важно е мениджърите да поддържат база данни с ключови клиенти. Защото трябва да поддържате комуникация с тях със съвсем различно качество. Тази част от вашата база е мястото, където почива вашият бизнес и е много важно да установите систематични щрихи в нея.