Në bazë të cilit dokument hartohet tabela e personelit. Si të krijoni saktë tryezën e stafit

Stafi si dokument personeli, shumë njerëz kanë shumë pyetje. Për shembull, sa shpesh duhet të hartohet, si të plotësoni saktë formularin e unifikuar dhe nëse kjo rregullore është e detyrueshme. Për të sqaruar situatën, vlen të ndalemi në disa çështje në mënyrë më të detajuar.

Pse keni nevojë për një tryezë stafi fare?

Tabela e personelit është një dokument i nevojshëm për formimin e strukturës së stafit dhe numrin e organizatës në përputhje të plotë me Kartën e ndërmarrjes. Ky dokument përmban një listë të njësitë strukturore organizatat, një listë pozicionesh, emri i specialiteteve dhe profesioneve me një tregues të kualifikimeve, si dhe të dhëna për numrin e kërkuar të njësive të caktuara të stafit. Për ta përpiluar atë, përdoret forma e unifikuar T-3, e cila miratohet me Dekret të Komitetit Shtetëror të Statistikave të Rusisë.

Nga pikëpamja e punëdhënësit, tabela e personelit kryen një numër funksionesh të rëndësishme dhe ju lejon të optimizoni dhe thjeshtoni punën e institucionit sa më shumë që të jetë e mundur. Përdorimi tryeza e stafit ju lejon të shihni qartë të gjithë strukturën e organizatës me ndarjet e saj, të rregulloni numrin e njësive të stafit, të kontrolloni numrin dhe cilësinë e punonjësve, të gjurmoni sistemin e shpërblimit dhe sasinë e shtesave. Dhe kur shfaqen vendet e lira, kjo thjeshton shumë përzgjedhjen e personelit.

A është tryeza e personelit një dokument i kërkuar?

Shtë interesante, nuk ka një përgjigje të vetme për këtë pyetje. Nga njëra anë, Kodi i Punës trajton çështjen e tryezës së personelit, pasi ky dokument ka të bëjë funksioni i punës organizimi i punonjësve dhe shpërblimi i personelit. Dhe ne kontrata e punës tregohet se punonjësi i kryen detyrat në përputhje me tabelën e personelit. Ekziston një formë e unifikuar e tabelës së personelit, dhe ky dokument përmendet gjithashtu në Udhëzimet për mirëmbajtjen e librave të punës (shënimet në librin e punës bëhen duke marrë parasysh emrin e pozicionit në përputhje me tabelën e personelit). Kjo do të thotë që tabela e personelit të organizatës duhet të jetë atje. Por, nga ana tjetër, asnjë akt i vetëm ligjor nuk tregon drejtpërdrejt detyrimin e punëdhënësit për të hyrë në tryezën e personelit. Sidoqoftë, është më mirë të lëshoni këtë dokument personeli, pasi shumica e organeve të inspektimit e konsiderojnë atë të detyrueshëm për çdo organizatë.

Për shembull, autoritetet tatimore dhe Fondi i Sigurimeve Shoqërore kërkojnë gjithmonë personel kur kryejnë kontrolle në terren. Sipas tij, ata kontrollojnë korrektësinë e llogaritjes së primeve të sigurimit, mbledhin informacion në lidhje me regjistrin e sigurimit të punonjësve dhe kontrollojnë korrektësinë e taksimit. Fakti që tabela e personelit nuk është një dokument kontabiliteti tatimor nuk e lehtëson punëdhënësin nga nevoja për ta siguruar atë gjatë inspektimeve sipas kërkesës organizatat e jashtme... Dhe mungesa e tij mund të konsiderohet si një shkelje e legjislacionit të punës, për të cilin një gjobë i vendoset organizatës në shumën prej 50,000 rubla. Sigurisht, mund të kundërshtohet në gjykatë (veçanërisht pasi nuk ka asnjë indikacion të drejtpërdrejtë të detyrimit të punëdhënësit për të hartuar një tabelë stafi në ligj), por së pari ju duhet ta paguani atë.

Frekuenca e stafit

Sa shpesh duhet të hartohet një tabelë e re e personelit? As për këtë pyetje nuk ka përgjigje të qartë. Por në këtë situatë, duhet të udhëhiqet nga logjika: meqenëse tabela e personelit është një dokument planifikimi, atëherë këshillohet që ta hartoni atë për një vit kalendarik ose gjysmë viti. Kjo do të lejojë, nëse është e nevojshme, të rregullojë numrin e personelit të organizatës dhe përbërjen e saj cilësore. Por, në të njëjtën kohë, është e mundur të miratohet tabela e personelit për disa vjet (nëse organizata nuk ka nevojë të prezantojë pozicione të reja).

Kush e zhvillon dhe miraton tabelën e personelit?

Nëse kompania nuk ka një tryezë stafi, por menaxhmenti vendosi ta zhvillojë atë, lind një pyetje e arsyeshme: kush duhet ta bëjë këtë? Përsëri, legjislacioni nuk i jep një përgjigje të qartë. Prandaj, udhëheqësi mund ta bëjë këtë vetë, pasi ka përcaktuar rrethin e personave përgjegjës që do ta ndihmojnë. Logicalshtë logjike nëse këta janë punonjës të personelit, llogaritari kryesor, punonjës të departamentit ligjor ose planifikues dhe ekonomik. Dhe nëse ndërmarrja ka një departament të organizimit të punës dhe pagat, ju mund t'ua besoni këtë punë atyre. Përgjegjësitë për zhvillimin dhe hartimin e tabelës së personelit për vitin 2014 mund të pasqyrohen në kontratën e punës të punonjësit ose përgjegjësitë e tij funksionale.

Miratimi i tabelës së personelit i referohet kompetencave të drejtuesit të organizatës ose personit të cilit këto kompetenca i delegohen me urdhër të drejtuesit. Për të miratuar tabelën e personelit, menaxheri duhet të nënshkruajë një urdhër ose urdhër të veçantë. Detajet e këtij dokumenti duhet të tregohen në fushën e formularit të unifikuar T-3 "Miratuar me urdhër të organizatës nga" __ "_______ 20__№__". Në këtë rast, data e miratimit dhe data e hyrjes në fuqi të tabelës së personelit mund të mos përkojnë (data e hyrjes në fuqi është zakonisht më vonë).

Sa kohë mbahet tryeza e personelit?

Rosarchiv përcakton periudha të caktuara ruajtjeje për dokumentet standarde të menaxhimit, sipas të cilave tabela e personelit të institucionit duhet të mbahet për tre vjet, duke filluar nga viti që pason atë në të cilin dokumenti u bë i pavlefshëm. Sa i përket paraqitjeve standarde, të cilat do të diskutohen në pjesën tjetër, ato ruhen për shtatëdhjetë e pesë vjet pasi të jenë hartuar të reja.

Stafi - ndihmë në punën e departamentit të burimeve njerëzore

Në disa organizata, departamenti i personelit mban një tryezë stafi - një version celular i tryezës së personelit, i cili pasqyron të gjitha vendet vakante, si dhe të gjitha informacionet për plotësimin e pozicioneve (emri i punonjësve që punojnë, statusi i pozicioneve, etj.). Themelimi siguron informacionin e nevojshëm në lidhje me ndryshimet në personel, përmban numrat e personelit punonjës, informacion mbi vjetërsinë dhe kategoritë (të miturit, personat me aftësi të kufizuara, pensionistët me fëmijë nën tre vjeç, etj.) punonjësit.

Kur hartoni tabelën e personelit, tabela aktuale e personelit merret si bazë, së cilës i shtohen kolonat e nevojshme. Ky dokument është opsional dhe nuk duhet të mirëmbahet nga organizata. Por stafi është një dokument mjaft i përshtatshëm, veçanërisht për organizatat e mëdha, i cili ju lejon të optimizoni punën e oficerëve të personelit dhe të kontrolloni qartë mbushjen e vendeve të lira. Prandaj, shpesh përdoret si një dokument i brendshëm.

Tabela e stafit të punëtorëve: rregullat për hartimin

Merrni parasysh hartimin e një tabele të personelit bazuar në një formë të unifikuar T-3. Për të marrë dokument i përfunduar ju vetëm duhet të plotësoni formularin, të udhëhequr nga Udhëzimet për plotësimin e formularëve të dokumentacionit parësor të kontabilitetit.

"Një kapak". Kur plotësoni "kokën", duhet të tregoni emrin e organizatës në fushën "Emri" (kjo bëhet në përputhje me certifikatën e regjistrimit), kodin OKPO, numrin e dokumentit dhe datën e përpilimit. Në fushën "Stafi për periudhën ..." ju vetëm duhet të tregoni datën e hyrjes në fuqi të këtij dokumenti.

Kolona 1 "Emri". Ne tregojmë emrin e njësisë strukturore, punëtorisë, zyrës përfaqësuese, degës, duke vendosur njësinë strukturore sipas hierarkisë ekzistuese.
Kolona 2 "Kodi". Ne tregojmë kodin e njësisë strukturore të caktuar asaj nga kreu i organizatës.
Kolona 3. Ne tregojmë pozicionin (specialiteti, profesioni), klasa, klasa (kategoria) e kualifikimeve të punonjësve në përputhje me Klasifikuesin Gjith-Rus të Profesioneve dhe Librin e Referencës së Kualifikimit të Menaxherëve dhe Specialistëve. Këtu duhet të kihet parasysh se pozicioni për të cilin punonjësi pranohet duhet të tingëllojë i njëjtë si në tryezën e stafit dhe në kontratën e punës, ashtu edhe në librin e punës.
Kolona 4 "Numri i njësive të stafit". Ne tregojmë numrin e njësive të stafit për pozicionet përkatëse. Nëse ka njësi jo të plota, ato duhet të tregohen në thyesa, për shembull, 2.75. Dhe nëse ka vende të lira, atëherë ato gjithashtu tregohen.
Kolona 5 "Norma tarifore". Ne tregojmë pagën, shkallën e pagave, përqindjen e të ardhurave, pjesën e fitimit - gjithçka varet nga lloji i sistemit të shpërblimit që funksionon në një organizatë të veçantë. Gjëja kryesore është të tregoni shumën në terma rubla dhe mos harroni se madhësia e pagës (tarifa tarifore) nuk mund të jetë më e ulët se paga minimale.
Kolonat 6, 7, 8 "Pagesat". Ne tregojmë stimulimin e përcaktuar dhe pagesat e kompensimit... Këto mund të jenë shpërblime, pagesa shtesë, pagesa nxitëse, shtesa, të cilat mund të përcaktohen si nga legjislacioni i Federatës Ruse ashtu edhe nga punëdhënësi. Pagesa të tilla mund të jenë shuma fikse ose prime në përqindje.
Kolona 9. Ne tregojmë sasinë totale të kolonave 5-8. Kjo do të thotë, ne shtojmë pagat dhe të gjitha shtesat dhe shfaqim vlerën totale në rubla. Nëse të dhënat shfaqen si përqindje, ne shfaqim përqindjen.
Kutia 10 është për shënime. Nëse nuk janë aty, lihet bosh.

Pasi të plotësohen të gjitha kolonat, duhet të plotësoni rreshtin "Total". Ai përmbledh të gjithë treguesit në kolonat vertikale: tregon se sa parashikohet nga orari i njësive të stafit, shuma e pagave (tarifat tarifore), shtesat dhe shuma e listës mujore të pagave.

Tabela e personelit nënshkruhet nga shefi i departamentit të personelit ose një person i autorizuar, si dhe llogaritari kryesor i organizatës. Ju mund të vendosni një vulë në dokument, por nuk është e nevojshme.

Ndryshimi i tabelës së personelit

Edhe tabela e krijuar e stafit duhet të ndryshohet herë pas here. Arsyeja për ndryshime të tilla mund të jetë nevoja për të futur një njësi, departament të ri ose, përkundrazi, për të zvogëluar stafin ekzistues. Përveç kësaj, mund të ketë nevojë për ndryshimin e pagave, tarifave tarifore, si dhe nevojën për të riemërtuar pozicionet ose ndarjet.

Ekzistojnë dy mundësi për të bërë ndryshime në tryezën e stafit:

zhvillojnë dhe miratojnë një tabelë të re të stafit;
të bëjë ndryshime në tabelën aktuale të stafit.

Në rastin e parë, tabela e personelit është zhvilluar në bazë të asaj aktuale, por duke marrë parasysh ndryshimet e nevojshme dhe është vënë në fuqi nga fillimi ose mesi i vitit kalendarik. Nëse ka një nevojë urgjente, atëherë nga fillimi i muajit të ri.

Sa i përket ndryshimeve në dokumentin aktual pa e anuluar atë, ato bëhen në përputhje me urdhrin e kreut "Për ndryshimin e tabelës së personelit". Në vetë rendin, duhet të tregoni bazën për të bërë ndryshime në tabelën e personelit (kjo mund të jetë riorganizimi, zvogëlimi i stafit, përmirësimi i strukturës së organizatës, etj.), Dhe gjithashtu të tregoni se çfarë ndryshimesh duhet të bëhen.

Në një organizatë të madhe me një strukturë të degëzuar, është më mirë të tregoni jo vetëm pozicionet që preken nga ndryshimi, por edhe njësitë strukturore ku ndodhen këto pozicione. Në këtë rast, të gjitha ndryshimet në tabelën e personelit duhet të sillen në vëmendjen e punonjësve të ndërmarrjes, dhe gjithashtu të bëhen në libra pune duke iu referuar bazës (rendit ose porosisë).

Pakësimi: Kur të ndryshoni?

Reduktimi i stafit ose numri i punonjësve është një nga arsyet për të bërë ndryshime në tabelën e personelit, pasi zvogëlimi i numrit të organizatës nënkupton përjashtimin e njësive të caktuara të stafit nga orari, dhe zvogëlimin e pozicioneve të stafit Me Në të njëjtën kohë, punëtorët e pushuar nga puna i nënshtrohen pushimit nga puna (përveç nëse supozohet se do të transferohen në një punë tjetër).

Meqenëse pas pushimit nga puna për shkak të zvogëlimit të numrit ose stafit të punonjësve, është e nevojshme të njoftoheni për ndryshimet jo më vonë se dy muaj më parë, tabela e re e personelit mund të vihet në fuqi vetëm pas kësaj periudhe. Edhe pse mund të hartohet paraprakisht, vetë prania e një tryeze të re ose të ndryshuar të stafit, e cila tashmë është miratuar, do të konfirmojë ligjshmërinë e pushimit nga puna të punonjësve. Nëse eliminohen rrethanat për të cilat u mor vendimi për të zvogëluar, punëdhënësi ka të drejtë të ndryshojë përsëri tabelën e personelit në drejtim të rritjes së numrit të punonjësve.

Ndryshimi i formës së unifikuar të T-3

Rezoluta Nr. 20 e Goskomstat 20 e datës 24.03.1999 lejon organizatat të bëjnë ndryshime në format e unifikuara të dokumentacionit parësor të kontabilitetit (kjo leje nuk zbatohet për kontabilitetin transaksionet me para në dorë) Prandaj, nëse ka një nevojë urgjente, organizata mund të bëjë redaktimet e veta në formën e përfunduar, por nuk lejohet të fshijë detajet ekzistuese. Ndryshimet mund të përfshijnë zgjerimin ose kontraktimin e kolonave, shtimin e rreshtave ose fletëpalosjeve të lira. Korrigjimet e nevojshme mund të bëhen gjatë prodhimit të formave në bazë të një forme të unifikuar.

Mungesa e një rregulloreje të detajuar legjislative çon në vështirësi të caktuara në hartimin e tabelës së personelit. Ky artikull përshkruan hap pas hapi të gjithë procedurën për zhvillimin dhe miratimin e këtij dokumenti. Gjithashtu, vëmendje i kushtohet nuancave të rëndësishme dhe situatave të diskutueshme. Tabela e personelit me shembuj të mbushjes do t'i lejojë zyrtarit të personelit të hartojë saktë këtë dokument.

Tabela e stafit është një akt normativ lokal që përdoret për të formalizuar strukturën, përbërjen dhe numrin e një organizate. Ai përmban një listë të ndarjeve dhe pozicioneve strukturore, informacion mbi numrin e njësive të stafit dhe madhësinë e pagave dhe shtesave zyrtare të përcaktuara nga punëdhënësi.

Ky dokument nënshkruhet nga kreu sherbimi i personelit dhe llogaritari kryesor, që do të thotë se punonjësit e departamentit të personelit dhe kontabilitetit janë përgjegjës për përgatitjen dhe ekzekutimin e tij. Duhet të theksohet se për sa i përket përmbajtjes, ky është kryesisht një dokument ekonomik, dhe përgatitja e tij kërkon njohuri të caktuara në fushën e ekonomisë.

Krijimi i një tryeze stafi

Punëdhënësi organizon zhvillimin e këtij akti sipas gjykimit të tij. Këshillohet që procedura, koha e përgatitjes dhe personat përgjegjës për përgatitjen e këtij dokumenti të përcaktohen në nivel lokal, për shembull, në Udhëzimet për Mbajtjen e Regjistrimit. Procedura për të bërë ndryshime në këtë dokument zakonisht fiksohet këtu.

Kështu, në Udhëzimet për Mbajtjen e Regjistrimit, ne ju rekomandojmë që të përcaktoni:

kushtet e zhvillimit (bërja e ndryshimeve në të) dhe rendi i miratimit (rendi i bërjes së ndryshimeve);
përbërja e akteve ligjore rregullatore dhe akteve rregullatore lokale të punëdhënësit, në bazë të të cilave është zhvilluar ky dokument;
punonjësit përgjegjës për përgatitjen dhe ekzekutimin e tryezës së personelit dhe urdhrin për miratimin e tij (për bërjen e ndryshimeve në të dhe hartimin dhe plotësimin e urdhrit për bërjen e ndryshimeve);
punëtorët me të cilët është e nevojshme të koordinohet projekti i këtij lokali akt normativ(ndryshimet që duhen bërë).

Duhet të kihet parasysh se miratimi i projektit nuk është i detyrueshëm. Për t'i dhënë këtij dokumenti fuqi juridike, nuk kërkohet, por për të përmirësuar përmbajtjen e tij dhe për ta sjellë atë në përputhje me normat e legjislacionit aktual, kjo procedurë është e dëshirueshme.

Puna në përgatitjen e tryezës së personelit mund të koordinohet punëtor individual, për shembull, zëvendëskryetari i organizatës përgjegjëse për personelin, ose zyrtar tjetër i autorizuar.

Hartimi i tabelës së personelit

Për të formalizuar strukturën, përbërjen dhe numrin e organizatës, përdoret një formë e unifikuar Nr. T-3, e miratuar. Rezoluta e Goskomstat të Rusisë e datës 05.01.2004 Nr. 1 "Për miratimin e formave të unifikuara të dokumentacionit parësor të kontabilitetit për kontabilitetin dhe shpërblimin e punës".

Tabela e personelit hartohet në formën e një tabele që përfshin dhjetë kolona.

Regjistrimi i stafit

Regjistrimi i një formulari të unifikuar

Kur hartoni tabelën e personelit, përpilohen detajet e mëposhtme:

1. Emri i organizatës.

Tregohet në rreshtin përkatës të formularit të unifikuar Nr. T-3 në përputhje të plotë me emrin e shënuar në dokumentet përbërëse, përfshirë emrin e shkurtuar dhe emrin në gjuhe e huaj... Nëse ka një emër të shkurtuar, emri i plotë tregohet së pari, dhe pastaj, poshtë ose pas tij, emri i shkurtuar (në kllapa).

Lexoni gjithashtu:

2. Kodi i organizatës.

Kodi, duke përfshirë tetë karaktere, është ngjitur në zonën e kodimit të formularit të unifikuar Nr. T-3 sipas Klasifikuesit Gjith-Rus të Ndërmarrjeve dhe Organizatave (OKPO).

3. Data e përpilimit.

Shtë hartuar në mënyrë dixhitale në kolonën përkatëse. Elementet e datës shkruhen me numra arabë në një rresht në sekuencë: ditë, muaj, vit. Data dhe muaji përpilohen në dy çifte Numrat arabë ndahet me një pikë, dhe viti tregohet me katër shifra.

4. Periudha e vlefshmërisë.

Ky akt lokal duhet të nënshkruhet nga shefi i departamentit të personelit dhe llogaritari kryesor. "Nënshkrimi" i kërkuar përmban titullin e pozicionit, nënshkrimin personal dhe deshifrimin e tij.

Karakteristikat e përcaktimit të pagave

Në praktikë, vendosja në tabelën e stafit të madhësisë së tarifave (pagave) dhe lejimeve në valutë të huaj është bërë e përhapur. Sidomos shpesh në këtë mënyrë ata plotësojnë kolonat 5-8 të tabelës së personelit në organizatat me kapitali i huaj, themeluesit e të cilave janë shtetas ose organizata të huaja. Në të njëjtën kohë, punëdhënësit argumentojnë se Kodi i Punës i Federatës Ruse nuk përmban dispozita që ndalojnë drejtpërdrejt punëdhënësin të vendosë shumën e pagave në monedhë të huaj (njësitë konvencionale), pasi Pjesa 1 flet vetëm për pagesën e pagave në para në monedha e Federatës Ruse (në rubla) ...

Dhe meqenëse pagesa e pagave, shuma e së cilës përcaktohet në monedhë të huaj, bëhet në ekuivalentin e rublës, me kursin e këmbimit të përcaktuar për ditën e përcaktuar me kontratën e punës, atëherë normat e Kodit nuk shkelen.

Sidoqoftë, kur vendosni për këtë çështje, është e nevojshme të merren parasysh dispozitat e tjera të legjislacionit të punës. Për shembull, Pjesa 3 përmban përkufizimet e normës së pagës dhe pagës.

Pra, paga (paga zyrtare) është një shumë fikse e shpërblimit të një punonjësi për kryerjen e detyrave të punës (zyrtare) të një kompleksiteti të caktuar për një muaj kalendarik, duke përjashtuar kompensimin, stimujt dhe pagesat sociale. Dhe norma tarifore është një shumë fikse e shpërblimit të një punonjësi për përmbushjen e një standardi pune të një kompleksiteti (kualifikimi) të caktuar për njësi të kohës, duke përjashtuar kompensimin, stimujt dhe pagesat sociale. Siç mund ta shihni, një pjesë e pagës - norma e pagës (paga) - duhet të jetë e pandryshuar gjatë periudhës së vlefshmërisë së kontratës së punës, vetëm nëse palët nuk bien dakord të ndryshojnë kushtet e shpërblimit në procedurën e përgjithshme të parashikuar nga normat e Kapitullit 12 të Kodit të Punës të Federatës Ruse. Dhe ky kusht është i pazbatueshëm kur përcaktoni pagat në monedhë të huaj, pasi kur rillogarisni me kursin e këmbimit (për shembull, në ditën e pagesës ose në ditën e fundit të periudhës së faturimit), një shumë e ndryshme do të merret gjatë gjithë kohës.

Kështu, përcaktimi në kontratat e punës të pagave në ekuivalentin e rublës të shumës në valutë nuk përputhet plotësisht me legjislacionin e punës dhe, në kushte të caktuara, shkel të drejtat e punonjësve. Prandaj, pagat duhet të vendosen në rubla.

Meqenëse emri i pozicionit të punonjësit dhe shuma e shpërblimit të tij në kontratën e punës tregohen në përputhje me tabelën e personelit, kolonat 5-8 të tabelës së personelit duhet të plotësohen, duke treguar madhësinë e tarifës (pagës) dhe shtesat në rubla.

Stafi - i brendshëm dokument normativ organizatë që kryen funksione organizative dhe administrative. Isshtë e nevojshme në mënyrë që të kuptoni strukturën e kompanisë, të miratoni stafin, të dini se sa njerëz punojnë në kompani, cilat pozicione mbajnë dhe çfarë madhësie Paratë marr.

Çfarë është tabela e personelit?

Në procesin e njohjes me orarin e hartuar, është e mundur të shënoni strukturën ekzistuese të ndërmarrjes, cilat pozicione janë përcaktuar, sa njësi janë miratuar në secilën nënstrukturë.

Me ndihmën e këtij dokumenti, ju mund të merreni me ndonjë pikat e diskutueshme: nëse është planifikuar të zvogëlohet stafi ekzistues, situatat kur kërkesa e punonjësit për pranim në ekip refuzohet, ose emërimi në pozicionin e premtuar.

Shtë e rëndësishme të theksohet se kur hartoni një orar nga departamenti i personelit ose personi përgjegjës, është e nevojshme të përqendroheni në formën universale të krijuar T-3, të zhvilluar me ligj (Rezoluta e Goskomstat të Rusisë e datës 01/05/ 2004 Nr. 1).

Para formimit të çështjeve organizative, është e rëndësishme të filloni me një kuptim të rrjetit strukturor të kompanisë.

Rrjeti strukturor është një hierarki e strukturuar e departamenteve dhe divizioneve të kompanisë, duke filluar me ndarjen kryesore (menaxhimi i kompanisë).

Në këtë strukturë, rendi i ndërveprimit dhe rregullimit zyrtar në lidhje me njëri -tjetrin (si horizontal ashtu edhe vertikal) duhet të gjurmohet qartë.

Struktura e personelit

Orari përmban disa informacione.

Të gjitha çështjet organizative që lidhen me mbushjen e këtij dokumenti, afatet kohore të tij, periudhat për të bërë rregullime rregullohen nga menaxheri dhe personi përgjegjës në rend i pavarur(ky mund të jetë vetë lideri).

Legjislacioni nuk paraqiste asnjë kërkesë në lidhje me këtë çështje. Kushti i vetëm është që ju nuk mund ta shkurtoni këtë formë, por mund të shtoni informacion të detajuar.

Formati i tabelës së personelit duhet të përmbajë elementët e nevojshëm:

emrin zyrtar të plotë të kompanisë ose një shkurtim të vlefshëm;
numrin dhe datën kur hartohet dokumenti;
periudha e vlefshmërisë së tij;
referimi në formën dokumentare në të cilën ndryshimet ose kushtet e reja janë miratuar zyrtarisht;
një listë me informacion (përfshirë emrat) e strukturave të disponueshme në ndërmarrje dhe departamentet e krijuara;
pozicionet e caktuara;
numri i punonjësve dhe korrelacioni i tyre me pozicionin e deklaruar në ndërmarrje;
shumën e pagës së vendosur, nëse ka pagesa shtesë dhe në çfarë rrethanash;
nënshkrimet e punonjësve që formuan informacion të detyrueshëm për raportim dhe njihen si përgjegjës për punën e bërë.

Ekzistojnë disa kërkesa për plotësimin e këtij dokumenti:

dokumenti hyn në fuqi ditën e parë të çdo muaji pas muajit të përpilimit;
nuk duhet të ketë boshllëqe në numërimin e ditarit, i cili vendoset menjëherë pas formimit.

Çdo faqe e dokumentit duhet të jetë e qepur dhe e vulosur me nënshkrimin e stafit drejtues, si dhe vulën e personit juridik.

Kush duhet të jetë i autorizuar për të shkruar dokumentin

Hartuar nga një person i autorizuar.

E tanishmja sistemi juridik nuk siguron kushtet e detyrueshme punonjësve që duhet të angazhohen në përgatitjen e një dokumenti të tillë. Personi që vepron në rolin e menaxherit mund të përcaktojë në mënyrë të pavarur personin përgjegjës ose t'i lërë këto përgjegjësi vetes (më shpesh në ndërmarrjet e vogla private).

Si rregull, nëse kompania ka një kontroll mbi punët e personelit, atëherë kjo funksionale i takon asaj. Ekziston një menaxher i cili është i autorizuar të fuqizojë punonjësit e departamentit të tij me këto funksione.

Më rrallë, ky funksionalitet i përket një kontabilisti ose avokati. E gjitha varet nga sa e rrënuar është struktura e organizatës.

Personi përgjegjës fiksohet me urdhër dhe funksionaliteti i tij regjistrohet domosdoshmërisht në dokumentacionin e duhur të parashikuar nga legjislacioni aktual.

Për të shmangur vështirësitë në procesin e formimit, rekomandohet të tregoni pikat kryesore në udhëzimet e brendshme të kompanisë:

Procedura për formimin dhe korrigjimin e ndryshimeve;
Koha e ndryshimeve të të dhënave të reja dhe shfaqja e tyre në dokumentacion;
Kushtet e marrëveshjes dhe miratimit;
Punonjësit përgjegjës të cilët janë të angazhuar në formimin e orarit aktual;
Përgjegjës për koordinimin dhe miratimin;
Kuadri ligjor për orarin kryesor.

Rregullat e plotësimit

Shkurtesat nuk lejohen.

Ekzistojnë rregulla të veçanta për plotësimin e tabelës së personelit:

Të gjitha të dhënat duhet të tregohen identikisht në dokumentacionin e ekzekutuar dhe në skedarin që ruhet në ndërmarrje. Shkurtesat e shkurtuara lejohen vetëm;
Emri zyrtar i kompanisë duhet të shfaqet në të njëjtin rend si nenet e shoqatës ose nenet e shoqatës;
OKPO - Kodi i identifikimit të kompanisë me 8 shifra. Mund të gjendet në dokumentacionin nga agjencitë qeveritare, i cili lëshohet kur regjistroni një organizatë;
Një numër serik caktohet bazuar në numrin e dokumenteve që do të përpilohen, duke filluar nga një;
Tregohet numri i formimit të orarit. Të mos ngatërrohet me numrin kur dokumenti hyri në fuqi;
Tregohet periudha kohore kur ky dokument është i vlefshëm, si dhe data e hyrjes së tij në fuqi (zakonisht dita e parë e muajit kalendarik);
Në seksionin "të miratuar", duhet të referoheni se cili ka miratuar orarin, si dhe të vendosni numrin e përgjithshëm të punonjësve që nga data.

Më shpesh, ndërmarrjet nuk kanë vendosur ndonjë rregull për emrat e divizioneve. Përjashtimet mund të zbatohen për institucionet ku përfitimet e daljes në pension mund të varen nga emri i saktë;
"Kodi i departamentit" tregon vendndodhjen e departamentit / departamentit të caktuar në hierarkinë e përgjithshme të kompanisë. Për shembull, departamenti-departamenti-grup mund të numërohet si më poshtë 01-01.01-01.01.01;
Pozicionet përcaktohen në përputhje me klasifikuesin aktual All-Rus të pozicioneve dhe librat referencë të kualifikimit... Organizata mund të formulojë në mënyrë të pavarur pozicionin bazuar në librat e mësipërm të referencës;
Kjo kolonë tregon numrin e punonjësve që duhet të punojnë në departamentin përkatës;
Në varësi të metodës së llogaritjes së pagave, e cila sigurohet nga kompania, plotësohet kolona "norma tarifore". Nëse pagat llogariten si përqindje e kryerjes së ndonjë pune, atëherë kjo kolonë tregon shumën e interesit;
Nëse sigurohen pagesa shtesë, atëherë ato tregohen në kolonat përkatëse "Shtesa" në formën e interesit;
Formati i vlerës fikse;
Shtesat që i përkasin kategorive të tjera;
Kolona duhet të plotësohet në rast të një matjeje të tarifës me një normë të caktuar dhe pagesave të mundshme shtesë. Nëse njësitë matëse të këtyre treguesve janë të ndryshëm, atëherë vendoset shenja "-", dhe kolona tjetër përmban lidhje me dokumentet që përmbajnë informacione rreth pagesës;
Plotësohet çdo informacion që lidhet indirekt me ndonjë nga kolonat e mbushura më parë. Ky mund të jetë formimi i shtesave në kontratat kryesore, urdhra të drejtimeve të ndryshme në lidhje me këtë çështje.

Formulari i paraqitur që përmban informacion në lidhje me orarin mund të jetë mjaft voluminoz për sa i përket numrit të faqeve.

Nëse dokumenti përmban më shumë se një faqe, atëherë në e detyrueshmeështë e nevojshme të qepni dhe fiksoni tekstin.

Vendi i lidhjes duhet të nënshkruhet dhe vuloset. Punonjësit përgjegjës të autorizuar për të kryer këto procedura lënë nënshkrimet e tyre në rreshtat e parashikuar për këtë në fletën e fundit të numëruar.

Nëse dokumenti kërkon një vizë në secilën faqe, atëherë për këtë ju duhet të siguroni hapësirë shtesë në fletë. Nuk është e nevojshme të vendosni vulën në formën e vetë tryezës së personelit.

Ndryshimi

Ju nuk mund të bëni ndryshime pa arsye.

Me rezolutën e Goskomstat të Rusisë të datës 24.03.1999 "Për miratimin e procedurës për aplikimin e formave të unifikuara të dokumentacionit parësor të kontabilitetit", zyrtarisht lejohet të korrigjohen të dhënat pa zvogëluar ato të mëparshme.

Kjo do të thotë, të gjitha kolonat, seksionet mbeten në vend. Lejohet të zgjerohet pjesa kryesore informative e orarit me kolona shtesë.

Të gjitha ndryshimet që bëhen në dokument duhet të shoqërohen me një urdhër. Emri i porosisë vjen nga vetë procesi.

Për më tepër, çdo ndryshim duhet të ketë një bazë:

optimizimi i funksionit të menaxhimit;
procesi i riorganizimit në ndërmarrje;
parandalimi i dyfishimit të detyrave të kryera;
krijimi i qendrave të menaxhimit, etj.

Ndryshimi i pozicionit të një punonjësi kryhet vetëm pasi të keni marrë pëlqimin e tij me shkrim.

Frekuenca e stafit

Kur kompania shpesh lë punonjës, atëherë ky dokument i nënshtrohet çdo rregullimi jo më shumë se një herë në muajin aktual. Kur ka një normë mesatare të qarkullimit, një rregullim i ri bëhet një herë në gjashtë muajt e fundit.

Në rast se nuk ndodhin ndryshime gjatë vitit të fundit kalendarik, atëherë ky orar mbetet i pandryshuar, por që nga fillimi i vitit të ri kalendarik rekomandohet t'i caktohet atij numri i radhës i radhës.

Metodat për të bërë ndryshime

Një urdhër lëshohet për miratim.

Të gjitha rregullimet që prekin tabelën e personelit (ndryshimi i titujve të punës, zvogëlimi ose zgjerimi i stafit, ulja ose rritja e pagave, etj.) Kryhen në mënyrat e mëposhtme:

lëshimi i një urdhri (udhëzimi), nëse ndryshimet janë të vogla;
nëse një sasi e konsiderueshme informacioni mund të ndryshojë, atëherë krijohet një version i ri i dokumentit dhe përsëri i nënshtrohet miratimit, atij i caktohet një numër i ri serik.

Kushtet e koordinimit dhe miratimit të tryezës së personelit

Të gjitha kushtet jepen nga organizata dhe duhet të tregohen në dokumentet dhe udhëzimet e saj të brendshme;
Orari i hartuar bie dakord (nëse sigurohet) me personat e miratuar dhe nënshkruhet në përputhje me formularin dhe nga llogaritari kryesor;
Nëse nënshkrimet e tjera miratohen, atëherë formulari duhet të ndryshohet në përputhje me rrethanat;
Pas marrëveshjes dhe nënshkrimit, lëshohet një urdhër (urdhër).

Si të miratohet siç duhet

Nëse ka nevojë për një ndryshim në tabelën aktuale të stafit, personi përgjegjës për hartimin e tij harton një apel zyrtar drejtuesit të kompanisë me një kërkesë për të bërë këto ndryshime me arsyetim të detyrueshëm dhe një tregues të arsyes për këto ndryshimet.

Mbikëqyrësi udhëzon personin në fjalë të lëshojë një urdhër.

Pjesa kryesore (teksti) i porosisë duhet të përfshijë bazat për të bërë ndryshime dhe një urdhër që tregon vendndodhjen e ndryshimeve që po bëhen.

Në këtë video, do të mësoni për tabelën e stafit.

Formulari për pranimin e një pyetjeje, shkruani tuajin

për përgatitjen dhe miratimin e tabelave të personelit të organizatave të sferës komunale të qytetit të Irkutsk

1.3 Për të vendosur besueshmërinë e përcaktimit nga organizatat të numrit dhe shpërblimit të punës sipas pozicioneve të menaxherëve, specialistëve, punonjësve dhe profesioneve të punëtorëve, përputhshmëria e emrave të profesioneve (pozicioneve) me klasifikuesin gjithë-rus të punëtorëve profesionet, pozicionet e punonjësve dhe kategoritë e pagave, të miratuara me Rezolutën e Gosstandart të Rusisë, tarifën e unifikuar dhe drejtorinë e kualifikimeve, oraret e stafit bien dakord nga Themeluesi dhe Komiteti për Ekonominë dhe Financat e Administratës së Irkutsk (në tekstin e mëtejmë referuar si Komisioni për Ekonominë dhe Financat).

II... Detyrat e personelit.

2.1 Tabela e personelit përdoret për të formalizuar strukturën, stafin dhe personelin e organizatës në përputhje me Kartën e saj. Tabela e personelit shërben si bazë për formimin e fondit të pagave dhe është dokumenti kryesor kontabël për regjistrimet e personelit.

2.2 Prania e një tryeze stafi për organizatën është e detyrueshme. Në përputhje me të, hartohet një vlerësim buxhetor, si dhe llogaritja e pagave të punonjësve.

Duhet të merret parasysh që fondi i përgjithshëm i pagave në muaj, i vendosur nga tabela e personelit, duhet të jetë më i madh se shuma e tarifave (pagat zyrtare). Për të llogaritur listën mujore të pagave në organizata, merret parasysh numri mesatar i orëve të punës nga një punonjës në muaj.

3.5.7.Grafikë 6-8 "Shtesa»Janë parashikuar nga sistemi i shpërblimit dhe kanë për qëllim të tregojnë pagesa shtesë të përhershme, kompensime në përputhje me Kodin e Punës të Federatës Ruse, marrëveshjen kolektive dhe rregulloret vendore.

Shtesat dhe shtesat përcaktohen në formën e një shume fikse në rubla ose në formën e interesit për pagën.

3.5.8. Gjatë mbushjes kolonat 9 "Gjithsej, fshij. (kolona 5 + kolona 6 + kolona 7 + kolona 8)" shuma e pagave të punonjësve që mbajnë një pozicion të caktuar tregohet për secilën linjë.

3.5.9. Kolona "Shënim" sigurohet për të pasqyruar specifikat e një titulli të caktuar pune (baza për pagesa shtesë të përcaktuara, shtesa, etj.).

3.5.10. Pas plotësimit të të gjitha kolonave të pjesës kryesore të tabelës së personelit në rreshtin "Total", tregohen shumat në kolonat 4-9.

Treguesit përfundimtarë të kolonave 4 dhe 9 pasqyrohen në rendin, i cili miraton tabelën e personelit, me një numër specifik të njësive të personelit dhe përcaktimin e fondit të pagave.

3.5.11. Pjesa e fundit e tabelës së personelit.

Tabela e personelit nënshkruhet nga shefi i departamentit të personelit dhe llogaritari kryesor, me një nënshkrim të deshifruar.

Duke pasur parasysh që tabela e personelit miratohet me urdhër të shefit, ajo hartohet si një shtojcë e urdhrit. Kur lëshoni urdhra, vizat e personave të interesuar vendosen në fletën e miratimit të urdhrit.

Referencat, përfundimet, rishikimet, shënimet e shërbimit dhe dokumentet e tjera të krijuara gjatë përgatitjes, miratimit dhe marrëveshjes së tryezës së personelit ruhen në organizatë së bashku me projektet e saj për 5 vjet pasi të jetë miratuar tabela e personelit.

E gjithë korrespondenca midis themeluesit dhe Komitetit të Ekonomisë dhe Financave, kur bien dakord për tryezën e personelit, duhet të mbahen nga Themeluesi për të paktën 5 vjet ose përgjithmonë.

UneV. Procedura për pajtimin në tryezën e stafit.

4.1 Tabela e personelit e miratuar nga kreu i organizatës i dërgohet Themeluesit, i cili është përgjegjës për organizatën, për analiza dhe miratim.

Të gjitha janë bashkangjitur në tryezën e personelit Dokumentet e kërkuara, të cilat janë arsyetimi për hartimin e një tabele të stafit për pozicionet e caktuara, përfshirë përsa i përket përputhshmërisë së të dhënave të përfshira në të me përshtatshmërinë e numrit të punonjësve për kryerjen e garantuar të funksioneve, detyrave dhe fushës së punës, me konfirmimin e rregullatorit akte juridike.

4.2 Themeluesi kryen një ekzaminim të tabelës së personelit për pajtueshmërinë me Klasifikuesin All-Rus të profesioneve të punëtorëve, pozicionet e zyrave dhe gradat e pagave, të miratuar me rezolutën e Standardit Shtetëror të Rusisë, tarifën e unifikuar dhe karakteristikat e kualifikimit, si dhe numri i njësive të personelit dhe fondet për pagat e parashikuara për vitin financiar aktual.

4.3 Pas kontrollimit të dokumenteve të paraqitura, Themeluesi, i cili është menaxheri kryesor burimet financiare drejton stafin në tri kopje (origjinale) për miratim nga Komiteti i Ekonomisë dhe Financave me bashkëngjitjen e dokumenteve të mëposhtëm:

Letër përcjellëse;

- një shënim shpjegues, i cili përshkruan natyrën e aktivitetit, të dhënat teknike dhe karakteristika të shkurtra objekte të servisuara, tregues volumetrikë, varësisht nga numri i të punësuarve sipas tabelës së personelit;

Llogaritja e normave të punëtorëve (për shembull, pastruesit hapësirë zyre, pastrues, punonjës të mirëmbajtjes së ndërtesave) dhe dokumente të tjera në bazë të të cilave përcaktohet numri i punonjësve.

Nëse është e nevojshme, Komisioni për Ekonominë dhe Financat ka të drejtë të kërkojë nga Themeluesi dokumente shtesë të nevojshme për shqyrtimin e tryezës së personelit.

4.4 Komisioni për Ekonominë dhe Financat kryen një provim dhe përgatit përfundimet:

Departamenti i Ekonomisë - për pajtueshmërinë me tabelën e personelit të Klasifikuesit Gjith -Rus të profesioneve të punëtorëve, pozicionet e punonjësve dhe kategoritë tarifore, të miratuar me Rezolutën e Standardit Shtetëror të Rusisë Nr. 000, tarifën e unifikuar dhe karakteristikat e kualifikimit;

Departamenti i Financave i Komitetit për Ekonomi dhe Financa - për të konfirmuar justifikimin e pozicioneve të personelit dhe fondeve për shpërblimin e punës të parashikuar për vitin financiar aktual.

4.5. Nëse vërtetohet se pozicionet ose profesionet që nuk parashikohen nga lista e stafit ose standardi i personelit janë futur në tabelat e personelit të paraqitura për miratim, pagat zyrtare (tarifat tarifore) janë vendosur gabimisht, ose janë identifikuar mangësi të tjera, tabela të tilla personeli pajtohen vetëm pasi të jenë eliminuar. Vërejtjet e Komisionit për Ekonominë dhe Financat në tryezën e stafit të zbuluar gjatë provimit i dërgohen Themeluesit me shkrim për eliminimin e tyre brenda dy javësh.

Pasi të bini dakord për tryezën e personelit, kopja e parë i dërgohet drejtpërdrejt organizatës, e dyta - Themeluesit - menaxherit kryesor të burimeve financiare, e treta mbetet në Departamentin e Ekonomisë të Komitetit të Ekonomisë dhe Financave të Administratës Irkutsk Me

V.Procedura për të bërë ndryshime dhe shtesa në tabelën e personelit

5.1 Të gjitha ndryshimet në strukturën, përbërjen dhe numrin e pozicioneve (profesioneve) që ndodhin në organizatë gjatë vitit reflektohen në tabelën e stafit. Për të rregulluar tabelën e personelit, përdoren 2 metoda:

1) bërja e ndryshimeve në tabelën e personelit;

2) miratimi i tabelës së re të personelit.

5.2 Metoda e parë përdoret në rast të ndryshimeve të vogla në tabelën e personelit.

5.3 Metoda e dytë përdoret nëse kanë ndodhur ndryshime të rëndësishme në organizatë. Duhet të kihet parasysh se në rast të zvogëlimit të stafit ose numrit të punonjësve, një tabelë e re e personelit mund të vihet në fuqi jo më herët se 2 muaj pas miratimit të tij (pjesa 2 e nenit 81, neni 180 Kodi i Punës RF).

5.4 Të gjitha ndryshimet në tabelën e personelit miratohen me urdhër të kreut të organizatës. Bazuar në urdhrin, departamenti i kontabilitetit dhe shërbimi i personelit bëjnë ndryshime në kopjet e tyre të punës të tryezës së personelit.

5.5 Tabela e personelit, e miratuar nga drejtuesi për periudhën e ardhshme pa ndryshime, nuk i paraqitet për miratim Komisionit të Ekonomisë. Gjithashtu, ndryshimet e bëra në tryezën e personelit nuk i paraqiten Komisionit për Ekonomi dhe Financa për miratim në rast të indeksimit të pagave, në përputhje me aktet ligjore komunale të kryetarit të bashkisë, aktet lokale të organizatës ose një ndryshim në gradat të punonjësve, brenda kufijve të përcaktuar nga tarifa e unifikuar dhe karakteristikat e kualifikimit., Klasifikuesi gjithë-rus profesionet e punëtorëve, pozicionet e punonjësve, gradat e pagave.

5.6 Themeluesi informon komitetin për ekonominë dhe financat në lidhje me organizatat, tabelat e stafit të të cilëve janë ndryshuar që nuk kërkojnë miratim nga komiteti i ekonomisë dhe financave.

5.7 Kreu i organizatës, në marrëveshje me Themeluesin, ka të drejtë të prezantojë njësi shtesë të personelit, të zvogëlojë ato ekzistuese, të bëjë ndryshime në pagat në tryezën aktuale të stafit me shpenzime dhe brenda fondit të pagës të miratuar për vitin financiar aktual.

Në rast të futjes së njësive shtesë të stafit në institucionet buxhetore komunale, Themeluesi, së bashku me kreun e organizatës, përgatit një justifikim të përshtatshëm dhe ndryshimet miratohen me aktin rregullator ligjor të kryetarit të Irkutsk.

5.8 Ndryshimet në tabelat e personelit të komunave institucionet buxhetore për vitin e ri financiar duhet të bihet dakord në Komitetin për Ekonominë dhe Financat para 1 tetorit të vitit aktual, para miratimit të buxhetit të qytetit të Irkutsk.

Në raste të jashtëzakonshme, propozimet për të bërë ndryshime në tryezën e personelit nga organizatat vartëse i paraqiten nga krerët e tyre Themeluesit sipas nevojës në mënyrën e përcaktuar.

5.9 Për të mbajtur nën kontroll tabelat e personelit, departamenti i kontabilitetit ose departamenti i personelit kërkohet të mbajnë një regjistër të regjistrimit të tabelave të personelit, në përputhje me Shtojcën Nr. 2.

Departamenti i Ekonomisë KEF

Pajtohem:

Zëvendës Kryetari i Parë -

kryetar i komitetit

ekonomisë dhe financave

Shef i Departamentit të Ekonomisë