Punëdhënësi ka humbur kontratën e punës çfarë të bëjë. Rimëkëmbja e dokumenteve të personelit. Punonjësi kërkoi ta vërtetonte atë me një kopje të kontratës së punës. Si ta bëni atë si duhet

Pyetje

Gjatë kontrollit të personelit, doli që punëdhënësi dhe punonjësi nuk kanë një kontratë pune të nënshkruar të vetme me punonjësit. Si do të jetë tani për të rivendosur dokumentacionin e personelit dhe për të lidhur kontrata pune dhe urdhra punësimi me të gjithë?

Pergjigju

Procedura për rivendosjen e një kontrate pune nuk përcaktohet me ligje rregullatore.

Rekomandohet lidhja e një kontrate të re pune. Në këtë rast, tregoni datën e lidhjes së kontratës dhe datën e fillimit të marrëdhënies së punës - kur punonjësi u pranua në organizatë. Për të rivendosur dokumentacionin, punëdhënësit i rekomandohet të lëshojë një urdhër për humbjen e dokumentacionit, një listë të dokumenteve të humbura, kohën e restaurimit të tyre dhe të tregojë personin që është përgjegjës për rivendosjen e dokumentacionit të personelit. Ky urdhër mund të lëshohet në bazë të Shërbimit ose Memorandumit të personit përgjegjës, në të cilin regjistrohet fakti i mungesës së kontratave të punës.

Justifikim

Çështjet e organizimit të ruajtjes, blerjes, kontabilitetit dhe përdorimit të dokumenteve rregullohen me Ligjin Federal të 22 tetorit 2004 N 125-FZ (i ndryshuar më 18 qershor 2017) "Për arkivimin në Federatën Ruse". Rregullimi ligjor i procedurës dhe kushteve të ruajtjes së dokumenteve të personelit kryhet në bazë të Listës së dokumenteve standarde arkivore administrative të krijuara gjatë veprimtarive të organeve shtetërore, autoriteteve lokale dhe organizatave, duke treguar periudhat e ruajtjes, të miratuara me Urdhër të Ministrisë së Kulturës së Rusisë të datës 25.08.2010 N 558. Seksioni 8 "Siguria e personelit" të Listës së specifikuar përmban informacion mbi periudhën e ruajtjes së skedarëve personal, përfshirë kopjet e urdhrave të punonjësve. Organizatat janë të detyruara të sigurojnë sigurinë e dokumenteve arkivore, përfshirë dokumentet për personelin, gjatë periudhave të ruajtjes të përcaktuara me ligje federale dhe rregullatore të tjera akte juridike Federata Ruse, si dhe listat e dokumenteve të parashikuara nga Arti. 23 i Ligjit Federal N 125-FZ. Periudha e ruajtjes së këtyre dokumenteve është 75 vjet. Periudha e ruajtjes është 1 vit për orarin e pushimeve dhe 3 vjet për dokumentacionin tjetër të pushimeve.

Kështu, në rast të humbjes së dokumenteve të personelit me nënshkrimet e punonjësve, punëdhënësi duhet t'i rivendosë ato, pasi legjislacioni aktual i imponon punëdhënësit detyrimin për të siguruar sigurinë e dokumenteve të personelit.

Procedura për rivendosjen e një kontrate pune nuk përcaktohet me ligje rregullatore.

Për të rivendosur dokumentacionin, punëdhënësit i rekomandohet të lëshojë një urdhër për arsyet e humbjes së dokumentacionit, një listë të dokumenteve të humbura, kohën e restaurimit të tyre dhe të tregojë personin që është përgjegjës për rivendosjen e dokumentacionit të personelit. Ky urdhër mund të lëshohet në bazë të Shërbimit ose Memorandumit të personit përgjegjës, i cili regjistron mungesën e kontratave të punës (dhe, nëse është e mundur, arsyen e humbjes së tyre).

Sipas mendimit të specialistëve të autoriteteve rregullatore (shih. Pyetje: Kishte një zjarr në zyrën tonë dhe të gjitha dokumentet e personelit ishin humbur. Me rivendosjen e librave të punës, ne e kemi zgjidhur çështjen. Dhe ne nuk dimë se si të rivendosim kopjet e kontratave të punës. Situata është e ndërlikuar nga humbja nga disa punonjës të kopjeve të tyre të kontratave të punës. Çfarë duhet të bëni në një situatë të tillë? ("Departamenti i Burimeve Njerëzore organizatë tregtare", 2014, N 2) (ConsultantPlus)), nëse kontrata e punës është ruajtur në formë elektronike, duhet të lëshohet një kopje e kontratës së punës. Në këtë rast, kopjimi i dokumentit duhet të plotësojë të gjitha kërkesat që zbatohen për ekzekutimin e një kontrate pune dhe të jetë identik me kopjet e humbura të kontratës së punës. Nëse formë elektronike nuk ka kontratë pune, ata rekomandojnë lidhjen e një kontrate të re pune. Në këtë rast, tregoni datën e lidhjes së kontratës dhe datën e fillimit të marrëdhënies së punës - kur punonjësi u pranua në organizatë. Për më tepër, në tekstin e kontratës së punës, ne ju rekomandojmë që të tregoni se është lidhur për të zëvendësuar atë të humbur.

Sipas mendimit tonë, opsioni më i sigurt për punëdhënësin është opsioni i dytë, pasi mundësia e lëshimit të një kopjimi të një kontrate pune nuk parashikohet drejtpërdrejt nga legjislacioni aktual i punës (siç është, për shembull, aftësia për të lëshuar një kopje të një libër pune).

Ne rekomandojme: njiheni më tej me materialin e postuar në ATP ConsultantPlus - Pyetje: Çfarë mund të bëjë punëdhënësi në rast të humbjes së urdhrave të personelit me nënshkrimet e punonjësve (në veçanti, gjatë pushimeve dhe transferimeve të personelit)? Cili është rendi i restaurimit të tyre? A është e nevojshme të rivendosni urdhra të tillë për punëtorët e larguar nga puna? (Konsultimi i ekspertëve, 2012) (ConsultantPlus)

Të gjithë janë të humbur kontratat e punës... Si mund t'i rikthejë një punëdhënës? Si të hartoni saktë një kopje të një kontrate pune? A është lidhur përsëri kontrata e punës? Punonjësi kërkoi ta vërtetonte atë me një kopje të kontratës së punës. Si ta vërtetoni siç duhet këtë kopje? Çfarë sanksionesh duhet të presë një punëdhënës nëse nuk i jep punonjësit një kopje të kontratës së tij të punës?

Të gjitha kontratat e punës kanë humbur. Si mund t'i rikthejë një punëdhënës?

Ligji i punës nuk përcakton drejtpërdrejt procedurën për rivendosjen e kontratave të punës. Prandaj, punëdhënësi mund ta zhvillojë atë individualisht për kompaninë e tij. Për shembull, hartoni një akt rregullator të veçantë lokal për këtë çështje, shtoni kolonën e përshtatshme në Udhëzimin më Administrimi i burimeve njerëzore ().

Mund të përcaktohet paraprakisht që nëse, për ndonjë arsye, origjinali i kontratës së punës humbet, hartohet një kopje e saj (GOST R 7.0.8-2013). Në të njëjtën kohë, është e nevojshme të tregohet në baza e të cilave dokumente bëhet regjistrimi dhe në çfarë afati kohor.

Nga rruga, punëdhënësi mund të përcaktojë procedurën e mëposhtme: origjinalet e humbura të kontratave të punës mund të restaurohen në bazë të kopjeve në duart e punonjësve. Kështu, nëse kjo e drejtë e punëdhënësit përcaktohet në rregulloret e brendshme të kompanisë, do të jetë e ligjshme brenda tre ditëve të punës nga momenti i zbulimit të humbjes për të kërkuar nga punonjësit kontratat e tyre të punës. Punëdhënësi do t'i përdorë ato për të bërë kopjime dhe për t'u kthyer kopjet punonjësve. Veprime të tilla duhet të kufizohen në një afat të caktuar kohor. Për shembull, një punëdhënës ose një oficer personeli, si përfaqësuesi i tij, merr përsipër të bëjë gjithçka gjatë javës së punës.

Kujdes!

Legjislacioni i punës nuk specifikon afatin kohor për hartimin e një kopjimi të një kontrate pune. Prandaj, termi mund të jetë çdo, por brenda kufijve të arsyeshëm, dhe jo i shtrirë gjatë muajve të gjatë.

Punëdhënësi gjithashtu mund të fusë kopjet e tij të kontratave të punës në bazën e të dhënave elektronike. Pastaj, në një akt rregullator lokal, mund të përcaktoni që kopjet e kontratave në letër do të hartohen në bazë të dokumenteve elektronike. Kjo do të thotë që nuk do të keni nevojë të kërkoni kopje të tyre nga punonjësit, gjë që do të ndihmojë në zvogëlimin e dukshëm të shkresave.

Si të hartoni saktë një kopje të një kontrate pune?

Nëse të dy kopjet e kontratës së punës humbasin, si mund t'i hartoni siç duhet kopjet e saj?

Le të përsërisim që legjislacioni nuk përmban rendi i vendosur regjistrimi i një kopje të një kontrate pune. Punëdhënësi rezervon të drejtën për ta krijuar atë në mënyrë të pavarur duke e regjistruar atë në një akt rregullues vendor.

Kur krijoni një procedurë për lëshimin e kopjimeve, oficeri i personelit nuk duhet të harrojë rrethanat e mëposhtme:

Sipas rregullave, origjinali i kontratës së punës me shkrim lidhet në dy kopje, në të cilat secila nga palët vendos nënshkrimin e saj (). Kjo do të thotë që kopjet e dokumenteve të humbur gjithashtu duhet të hartohen dhe fiksohen në një mënyrë të ngjashme. Për më tepër, punonjësi duhet të nënshkruajë kopjen e punëdhënësit, duke vërtetuar marrjen e kopjes së tij të dokumentit me këtë nënshkrim.

Kujdes!

Informacioni i specifikuar në dublikatë duhet të korrespondojë me përmbajtjen e origjinalit të humbur të kontratës së punës. Informacioni dhe kushtet e nevojshme për hartimin e një kontrate pune përcaktohen në Kodin e Punës.

Punëdhënësi gjithashtu mund të rikrijojë këto informacione dhe kushte, të udhëhequr nga urdhrat për punësim, duke i marrë ato nga libri i punës, kartën personale ose dokumentet e punonjësve të tjerë.

A është lidhur përsëri kontrata e punës?

Në departamentin e personelit të uzinës, kontrata e punës me punonjësin humbi, punonjësi gjithashtu nuk e gjeti kopjen e tij. A është e mundur të lidhni përsëri një kontratë pune pa bërë një kopje?

Përgjigja është po. Në mungesë të legjislacionit për rivendosjen e kontratave të humbura të punës, punëdhënësi është i lirë në veprimet e tij kur zgjidh një problem të tillë. Edhe nëse të dy kopjet janë zhdukur, menaxheri mund të krijojë dhe ekzekutojë një kontratë të re pune me punonjësin pa u përpjekur të bëjë një dublikatë, por duke mos harruar informacionin dhe kushtet që u theksuan në dokumentin e parë të humbur (neni 57 i Punës Kodi i Federatës Ruse).

Ne caktuam datën aktuale, në kohën e lidhjes dhe nënshkrimit të kontratës, dhe si një artikull më vete, vendosëm datën e punësimit të punonjësit. Rekomandohet shumë që të përfshini në tekstin e marrëveshjes së re një shënim që është lidhur dhe nënshkruar për të zëvendësuar atë të humbur.

Një punonjës që ka humbur kopjen e tij i kërkon punëdhënësit t'i japë atij një kopje të kontratës së punës. A është kompania e detyruar të plotësojë kërkesën e punonjësit?

Establishedshtë vërtetuar ligjërisht se për dokumentet që lidhen me punën, punëdhënësi është i detyruar t'i japë punonjësit kopje me kërkesën e tij me shkrim (). Meqenëse lista e këtyre letrave është e hapur, punonjësi ka të drejtë të kërkojë një kopje të kontratës së punës. Punëdhënësi është i detyruar t'i sigurojë punonjësit një kopje të tillë, plotësisht falas, brenda tre ditëve të punës pas paraqitjes së kërkesës.

Keshilla

Mund të ndodhë që në departamentin e personelit, krejt rastësisht, përmes një keqkuptimi, ata morën para nga punonjësi për të bërë një kopje të kontratës së punës. Kthejeni shumën menjëherë me një falje.

Punonjësi kërkoi ta vërtetonte atë me një kopje të kontratës së punës. Si ta bëni atë të drejtë?

Procedura për vërtetimin e kopjeve () është e vendosur ligjërisht, që do të thotë se një kopje e kontratës së punës të lëshuar një punonjësi duhet të jetë e certifikuar siç duhet ().

Për të siguruar siç duhet një kopje në letër, është e nevojshme të shkruani fjalën "E vërtetë" (pa thonjëza dhe shenja të tjera pikësimi) në fund të fletës pasi të gjithë informacionin e futur, tregoni pozicionin e personit të autorizuar që vërtetoi kopjen, kërkojini atij të nënshkruajë dhe transkriptojë, të vendosë datën e certifikimit të dokumentit ().

Nëse ia vlen të vendosni një vulë në një kopje të kontratës, varet nga punëdhënësi, por për të dhënë dokumentin rëndësi juridike, kopja vuloset me një vulë.

Punëdhënësi ka të drejtë të refuzojë kërkesën e punonjësit për t'i dhënë atij një kopje të noterizuar të kontratës së punës. Sipas ligjit të punës (neni 62 i Kodit të Punës të Federatës Ruse), ai nuk është aspak i detyruar të lëshojë dokumente të tilla, përveç nëse, natyrisht, kjo shprehet në një akt rregullues lokal. Nëse një rekord i tillë është i disponueshëm, punëdhënësi duhet të përmbushë kërkesën e punonjësit, ndërsa paguan për shërbimet e noterit nga xhepi i tij (neni 62 i Kodit të Punës të Federatës Ruse).

Çfarë sanksionesh duhet të presë një punëdhënës nëse nuk i jep punonjësit një kopje të kontratës së punës?

Punonjësi u punësua, ai nënshkroi dy kopje të kontratës së punës, pas së cilës dokumentet iu transferuan menaxherit për miratim. Kaloi ca kohë, por punonjësi nuk e mori përsëri kopjen e tij të kontratës. A e kërcënon kjo punëdhënësin me ndëshkim?

Kontrata e punës hartohet në dy kopje. Dhe nëse një dokument mbahet nga punëdhënësi, atëherë i dyti me siguri do t'i dorëzohet punonjësit ().

Legjislacioni i punës është i detyrueshëm. Nëse punëdhënësi shkel rregullin ekzistues, me dëshirë ose pa dëshirë, ai mund t'i nënshtrohet një dënimi administrativ (neni 5.27 i Kodit të Kundërvajtjeve Administrative).

Për një shkelje të tillë, një gjobë kërcënohet, për zyrtarët- në shumën prej 1 mijë deri në 5 mijë rubla, një organizatë, përveç një gjobë nga 30 mijë në 50 mijë rubla, mund t'i nënshtrohet një pezullimi administrativ të aktiviteteve deri në 90 ditë.

Një zyrtar i cili nuk i ka transferuar një punonjësi kopjen e tij të kontratës së punës dhe ka kryer më parë një shkelje të ngjashme sipas këtij neni mund të skualifikohet për një periudhë prej një deri në tre vjet.

Kujdes!

Nën kryerjen e një vepre të ngjashme kuptohet jo vetëm dështimi i përsëritur për t'i dhënë punonjësit kopjen e tij të kontratës, por edhe kryerjen e një shkeljeje tjetër të legjislacionit të punës.

Një kontratë pune është një marrëveshje midis punëdhënësit dhe punëmarrësit, në përputhje me të cilën punëdhënësi merr përsipër t'i sigurojë punonjësit punë për një funksion të caktuar pune, për të siguruar kushtet e punës të parashikuara nga legjislacioni i punës dhe aktet e tjera që përmbajnë norma e drejta e punes, marrëveshja e marrëveshjes kolektive, marrëveshjet, rregulloret vendore dhe kjo marrëveshje, paguani pagën në kohë dhe plotësisht punonjësit, dhe ai personalisht do të përmbushë pagën e përcaktuar me këtë marrëveshje funksioni i punës, respektoni rregulloret e brendshme të punës të zbatueshme për këtë punëdhënës (neni 56 i Kodit të Punës të Federatës Ruse). Detyrimi për të lidhur një kontratë pune parashikohet në Art. 16, 56, 57, 67 të Kodit të Punës të Federatës Ruse.
Procedura për rivendosjen e një kontrate pune nuk përcaktohet me ligje rregullatore, prandaj, ne besojmë se nëse një kontratë pune është ruajtur në formë elektronike, është e nevojshme të lëshohet një kopje e kontratës së punës. Në këtë rast, kopjimi i dokumentit duhet të plotësojë të gjitha kërkesat që zbatohen për ekzekutimin e një kontrate pune dhe të jetë identik me kopjet e humbura të kontratës së punës.
Nëse nuk ka formë elektronike të një kontrate pune, ne rekomandojmë lidhjen e një kontrate të re pune. Në këtë rast, tregoni datën e lidhjes së kontratës dhe datën e fillimit të marrëdhënies së punës - kur punonjësi u pranua në organizatë. Për më tepër, në tekstin e kontratës së punës, ne ju rekomandojmë që të tregoni se është përfunduar për të zëvendësuar atë që ka humbur në lidhje me zjarrin.

Shumë shpesh në kompani, jo të gjithë punonjësit kanë shkruar kontrata pune, pavarësisht faktit se kjo kërkesë është e mishëruar në nenin 67 të Kodit të Punës të Federatës Ruse. Ata mund të mos jenë atje ose mund të jenë të vjetëruar - pa informacionin e nevojshëm ose ndryshimet në proces aktiviteti i punës punonjës. Ndodh që një punonjës ka humbur kopjen e tij të një kontrate pune dhe kërkon një kopje.

As procedura për lëshimin e kopjimit dhe as rivendosjen e një kontrate pune nuk rregullohet me ligj. Sidoqoftë, punëdhënësi lëshon dokumentet e kërkuara. Si ta bëni atë në mënyrë korrekte?

Nëse po flasim për rivendosjen e një kontrate pune që nuk ekziston, atëherë kontrata e punës rekomandohet të hartohet me datën aktuale, duke treguar në të të gjithë kronologjinë nga data e fillimit të marrëdhënies së punës: kur ishte punësuar punonjës, për cilin pozicion, në cilën organizatë, me çfarë rroge, etj. d. Kur emri i organizatës ndryshohet, tregohet se nga cila datë ka ndryshuar. Nëse ka pasur transferime, ndryshime në pagesa dhe kushte të tjera, është gjithashtu e këshillueshme që të tregohet në kontratën e punës. Sigurisht, nëse punëdhënësi nuk ka të dhëna dhe nuk ka ku t'i marrë ato, atëherë ato nuk tregohen. Gjithashtu, në kontratë, është e nevojshme të tregoni pozicionin e punës që punonjësi tani zë dhe kjo është e gjitha kushtet e detyrueshme, që sot, e vendosur nga legjislacioni aktual i punës.

Një opsion tjetër është lidhja e një kontrate pune me datën aktuale duke treguar datën e punësimit të punonjësit (data aktuale e pranimit) dhe duke përshkruar kushtet aktuale tani - në përputhje me pozicionin e punonjësit dhe kërkesat e legjislacionit aktual. Duke mos përfshirë të gjithë kronologjinë nga data e pranimit.

Nëse një kontratë pune ishte përpiluar një herë me një punonjës para hyrjes në fuqi të Kodit të Punës të Federatës Ruse (për shembull, në vitin 2000), e cila më vonë humbi nga punonjësi dhe nuk ka vetë kontratë, por ka vetëm marrëveshje me shkrim për të, ju mund të lëshoni një kopje.

Për dallim nga një libër pune i kopjuar, procedura e lëshimit e cila parashikohet me ligj, procedura për lëshimin e një kopjimi të një kontrate pune nuk rregullohet me ligj, prandaj nuk ka udhëzime të qarta. Në praktikë, një kontratë pune rikthehet në mënyra të ndryshme.

Një dokument i kopjuar është një kopje e tij. Ndryshimet në kopje janë të papranueshme, prandaj, kur lëshoni një kopje të një kontrate pune, është e rëndësishme që të vërtetohet siç duhet. Nëse punonjësi kërkon t'i sigurojë atij një kopje të kontratës së punës, atëherë është e nevojshme të tregoni në të: "Dublikimi i kontratës së punës Nr. __ nga 00.00.0000, pastaj tregoni datën aktuale të lëshimit të kopjimit"

Kur lëshoni një kopje, marrëveshjet shtesë dhe anekset e kontratës së punës, nëse ka, nuk duhet të korrigjohen ose shkatërrohen, por duhet të mbahen për 75 vjet, pasi ato kanë nënshkrimet origjinale të punonjësit dhe punëdhënësit.

Nëse emri i organizatës ndryshon gjatë periudhës së vlefshmërisë së marrëdhënieve të punës, do të jetë e saktë të tregoni emrin e mëparshëm të punëdhënësit në kopjen e kontratës së punës - pa bërë ndryshime në dokument, me vërtetimin e kopjimit me vulën e organizatës së re me një tregues të drejtpërdrejtë në dublikatë, kur dhe çfarë lloj riorganizimi person juridik ishte dhe në bazë të çfarë dokumenteve.

Për të mbrojtur interesat e punëdhënësit, nëse nuk ka kontrata, rekomandohet që së pari të sigurohet mungesa e tyre me një akt, në të cilin tregohet se cili nga punonjësit nuk ka një kontratë pune.

Nëse punonjësi ka humbur kopjen e tij të kontratës së punës dhe shtoni. marrëveshjet, ai ka vetëm versione të skanuara, çfarë duhet të bëj? Pse një punonjësi mund të ketë nevojë për një kontratë pune origjinale? Cilat dokumente (përveç kontratës së punës) mund të konfirmojë përvojën e tij të punës në kompani?

Pergjigju