Plan de acción para la creación. Planifique las vacaciones corporativas de Año Nuevo. Donde se compilan

Desarrollar un plan de acción es sencillo para un especialista en gestión de proyectos. Sin embargo, el autor ha observado repetidamente cómo los líderes autorizados elaboraron planes bastante caóticos, de los cuales era imposible concluir cómo se lograría el objetivo de aumentar la eficiencia de la dirección, departamento o empresa en su conjunto. En lugar de acciones concretas, los planes incluían solo declaraciones con plazos y resultados indefinidos.

Plan de ACCION este es un documento que define metas, acciones específicas (trabajo o actividades), requisitos para sus resultados, plazos y ejecutores de estas acciones.

Un conjunto de actividades (en el sentido especificado) es un proyecto - una empresa temporal destinada a crear productos, servicios o resultados únicos o un programa - una serie de proyectos relacionados, cuya gestión se coordina para lograr beneficios y un grado de control que no están disponibles cuando se gestionan por separado.

Así, un plan de acción es uno de los documentos de un proyecto o programa que define expectativas sobre el momento de su implementación, los recursos requeridos y los resultados obtenidos. Engañosamente forma simple el plan de acción requiere (si, por supuesto, el cliente está interesado en obtener un resultado real) un trabajo minucioso y reflexivo. No hace falta decir que “la preproducción es lo más importante en la producción” y que un plan bien pensado y estructurado contribuirá en gran medida a que un proyecto sea exitoso.

Las recomendaciones para organizar el trabajo previo a la emergencia de un plan de acción se recogen en numerosas guías para mejorar la eficiencia empresarial, entre las que podemos destacar, y como las más cercanas al tema de nuestro artículo ,.

En este artículo, le mostraremos cómo desarrollar un plan de acción enfocado y bien fundado, luego de completar el trabajo analítico necesario. Para ello, se considera un ejemplo instructivo de la práctica del autor, en el que se combina el uso de KPIs con la técnica del diagrama de causa-efecto, "5 por qué" y con la habilidad habitual de un jefe de proyecto para construir cronogramas de proyectos. Este ejemplo también es útil porque es típico de muchas empresas de servicios.

Estructura del plan

La definición anterior de un plan de acción le permite definir solo los requisitos más generales para la estructura (secciones) del documento:

• Nombre
• Objetivos de las actividades
• Intérpretes de eventos
• Fechas programadas de eventos
• Justificación de las actividades
• Calendario
• Requisitos de resultados
• Informes y control
• Aplicaciones

Formulario de plan

Los datos obligatorios del plan de acción son: el nombre de la organización, el nombre del tipo de documento de aprobación, su fecha y número, lugar de preparación, sello de aprobación. Se colocan al principio del texto del documento.

Las firmas de las personas que aprueban el borrador del plan de acción se colocan al final del texto del documento o en una hoja de aprobación separada, cuyos detalles deben determinar sin ambigüedades qué documento fue aprobado. Al final del texto del plan de acción o en una hoja de conocimiento separada trabajadores interesados colocar sus firmas al familiarizarse con el documento y recibir una copia del mismo en sus manos.

Desarrollo del contenido del plan de acción

Idea del método

Enunciado del problema: existe un producto o dirección de las actividades de la organización, cuyos indicadores de calidad deben mejorarse.

Se propone resolver el problema en varios pasos.

• Paso 1. Describa con precisión el (los) producto (s) de la línea de negocio en cuestión.
• Paso 2. Determinar los principales indicadores de la calidad del producto (productos).
• Paso 3. Clasifique las causas del deterioro de la calidad.
• Paso 4. Evaluar el grado de influencia de las razones identificadas sobre la violación de la calidad.
• Paso 5. Proponer medidas encaminadas a eliminar o compensar las causas identificadas.
• Paso 6. Evaluar el grado de influencia de las medidas propuestas en la mejora de los indicadores de calidad.
• Paso 7. Clasifique las actividades por prioridad, centrándose en el grado de su impacto en el resultado, el tiempo y el costo; seleccione las actividades más efectivas.
• Paso 8. Forme un cronograma de eventos de la red.
• Paso 9. Forme un cronograma de eventos, identifique a los artistas intérpretes o ejecutantes.

El primer paso se incluye en la secuencia de acciones porque la descripción del producto (requisitos para él) es decisiva para todo el proceso de planificación posterior. Si no se forma una idea suficientemente precisa del producto, las acciones posteriores están condenadas a ser incompletas o ineficaces.

Ilustraremos la aplicación del método descrito con un ejemplo.

situación inicial

La empresa de servicios (en adelante, SK) proporciona equipos y herramientas en alquiler para reparación. pozos de petróleo, que es realizada por una empresa especializada en reparación de pozos (en adelante, reparación) (ver Fig. 1). El equipo se entrega a los equipos de reacondicionamiento que trabajan en el campo, de acuerdo con las solicitudes de reacondicionamiento en línea. La aplicación contiene requisitos para la configuración del equipo. El equipo completo debe ir acompañado de un conjunto de documentos que confirmen su capacidad de servicio y la posibilidad de uso. El SK asegura la capacidad de servicio del equipo, realizando su mantenimiento y reparación después de su regreso del reacondicionamiento. La entrega se realiza compañía de transporte(en lo sucesivo, el TC) trabajando para SK en un subcontrato. Algunos subcontratistas del Reino Unido también realizan algunas reparaciones y pruebas. El reacondicionamiento paga por el tiempo de arrendamiento o el número de transacciones exitosas realizadas con el equipo arrendado. No se paga el tiempo improductivo del equipo de reacondicionamiento causado por el equipo alquilado.

La dirección de actividad descrita es relativamente nueva para el Reino Unido, por lo que algunos problemas deberán resolverse "desde cero".

Arroz. 1. NK, KRS, SK y sus subcontratistas

Se proporciona más información sobre la situación inicial a medida que avanza la discusión a continuación.

Se requiere desarrollar un plan de acción anual para mejorar la eficiencia operativa de la empresa.

Paso 1. Descripción del producto

El producto SK es un equipo que cumple los requisitos para:

1. las características técnicas (tipo, marca, tamaño, potencia, diámetro, etc.) están determinadas por la aplicación;
2. recurso o confiabilidad: determinado por las reglas de trabajo, los manuales de operación del equipo o un acuerdo entre el reacondicionamiento y el SK;
3. integridad - determinada por los manuales de operación del equipo o una aplicación;
4. la presencia de documentos adjuntos, determinada por las reglas de trabajo y / o el acuerdo entre el reacondicionamiento y el Reino Unido;
5. lugar y hora de entrega, determinados por la aplicación.

La violación de al menos uno de los requisitos enumerados implica la imposibilidad de utilizar equipos en el proceso de reparación de pozos. El control de cumplimiento lo lleva a cabo el capitán o supervisor del equipo de reparación. compañia de PETROLEO(en adelante, NK), que es el cliente del reacondicionamiento del pozo.

El cumplimiento de los requisitos enumerados debe garantizarse mediante los siguientes procesos comerciales del CI, respectivamente:

1. formación de un fondo rotatorio de equipos;
2. asegurar la preparación técnica (incluye subprocesos: revisión, mantenimiento, reparaciones actuales, revisión, pruebas);
3. equipo;
4. gestión de documentos;
5. entrega.

Por lo tanto, los requisitos para el producto SK se descomponen en los requisitos para los productos de los procesos comerciales individuales.

Paso 2. El principal indicador de calidad

Como recordatorio, la calidad del producto se refiere a la conformidad de un producto con los requisitos del cliente. Los indicadores de calidad son medidas cuantitativas de este ajuste.

Un enfoque ingenuo de la definición de indicadores de calidad en nuestro caso conduciría a marcación simple de varios indicadores de inconsistencias. Por ejemplo, para este tipo de equipos, es necesario tener 5 documentos de acompañamiento, de hecho trajeron 3, por lo tanto, luego de cumplir con los requisitos para los documentos, ponemos "menos", etc.

Una visión correcta del proceso (desde el punto de vista no del consumidor del producto SC, sino desde el punto de vista del NDT, el consumidor del producto de reacondicionamiento) conduce a un indicador: la pérdida de tiempo productivo del producto. equipo de reacondicionamiento durante el proceso de reacondicionamiento del pozo. De hecho, NK está interesado en el tiempo mínimo de inactividad del pozo debido a la reparación. El tiempo de reparación requerido está determinado por el plan de reparación; el tiempo invertido en exceso del estándar, e incluso más tiempo de inactividad por reparaciones, no se paga. En consecuencia, el reacondicionamiento también está interesado en minimizar la pérdida de tiempo productivo. Interesado en esto, a través del sistema de facturación, y el Reino Unido.

Entonces, la base para el indicador de calidad de un producto SK es la cantidad de pérdidas de tiempo de trabajo productivo (en adelante, PPV) causadas por el uso de equipo alquilado. Este indicador se mide en horas-brigada. El objetivo es minimizarlo.

Paso 3. Clasificación de los motivos de la infracción de calidad

Los PPV están relacionados tanto con la calidad del producto en sí (es decir, el equipo entregado a la brigada) como con su operación por parte de la brigada. Por lo tanto, el primer paso en la clasificación de PPV es determinar la parte culpable de las pérdidas, que puede ser:

• subcontratistas del Reino Unido,

El siguiente paso de la clasificación se muestra en la Fig. 2.

Arroz. 2. Clasificación de las causas de pérdida de tiempo de producción.

Nótese que en nuestra clasificación, las causas de pérdidas corresponden a los procesos comerciales del CI, que, a su vez, cumplen los tipos de requisitos para la calidad del producto CI (ver paso 0).

El resultado del paso es un diagrama causal de violaciones de la calidad, que se asemeja al diagrama de Ishikawa y se construye de acuerdo con el método de los "5 por qué".

Paso 4. El grado de influencia de las razones de la violación de la calidad en el resultado.

Para evaluar el grado de influencia de las razones identificadas por nosotros en el resultado, se requiere una contabilidad analítica por tipos de razones. Como regla general, dicha contabilidad se mantiene en el Reino Unido, al menos para presentar correctamente las reclamaciones a los subcontratistas o un cliente (KRS). En la Fig. 2 muestra las figuras correspondientes.

La mayor parte de las pérdidas (80%) recae en el Reino Unido; a su vez, los mayores problemas (60%) están asociados al proceso Mantenimiento y reparación, diseñado para garantizar la capacidad de servicio y los recursos suficientes del equipo proporcionado al cliente.

Intentemos resolver los problemas de reparación más a fondo. Como todos proceso de manufactura, la reparación es proporcionada por los siguientes recursos:

• tecnología,
• instalaciones de produccion,
• repuestos y materiales,
• personal,
• organizaciones de producción en general.

Para cada uno de los tipos de recursos enumerados, estableceremos el siguiente "¿por qué?" (tercero en fila).

Debe reconocerse que pocas empresas llevan una cuenta analítica correcta de las pérdidas de calidad en relación con los recursos de producción. El SC en cuestión no fue una excepción. Por lo tanto, para evaluar el grado de influencia de los recursos de producción en la calidad del producto, fue necesario utilizar las opiniones de los expertos. De acuerdo con ellos, según el grado de problemática, los recursos se alinearon de la siguiente manera:

• equipo de producción insuficiente (20%),
• ausencia o insuficiencia de tecnologías de reparación (10%),
• organización irracional de la producción (10%),
• calificación insuficiente del personal (10%),
• insuficiente motivación del personal (5%),
• repuestos deficientes (5%).

El resultado de este paso es un diagrama causal extendido de violaciones de la calidad, que proporciona estimaciones cuantitativas del impacto de las causas identificadas en las violaciones de la calidad.

Paso 5. Sugerencia de actividades

En primer lugar, como se desprende de las estimaciones anteriores, es necesario comenzar a mejorar las capacidades de producción. Sin embargo, este es un negocio costoso y que requiere mucho tiempo. Por lo tanto, en este paso, sin reprimir nuestra imaginación, intentaremos ofrecer tantas actividades diferentes como sea posible para ayudar a resolver ciertos problemas (ver Fig. 3).

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Arroz. 3. Actividad.

En la práctica, para hacer un patrón como la Fig. 3, es útil utilizar una pizarra o algún tipo de entorno de software como MS Visio, ya que tendrá que agregar y reorganizar eventos y construir "grupos" causales de ellos. Cada evento “vencerá” a uno o más problemas, o lógicamente precederá a uno o varios eventos (al mismo tiempo, aparece un prototipo de la programación de eventos de la red).

Nótese que no se propone tomar ninguna medida bajo la categoría de problemas denominada “otros”, ya que la asignación de un cierto porcentaje de violaciones a esta categoría significa que los problemas no son tan críticos o su naturaleza no está clara. En la versión final del plan de acción, las “otras” categorías pueden dedicarse a acciones destinadas a aclarar las razones de tales pérdidas, si, por supuesto, tales acciones están económicamente justificadas.

Ya en este paso, es bastante posible evaluar qué tan “fácil” o “difícil” será la actividad propuesta en términos de su costo, duración u otros factores (por ejemplo, el grado de resistencia a su implementación). No obstante, repetimos que en este paso hay que deshacerse de los prejuicios y maximizar la gama de herramientas utilizadas.

El resultado del paso es un diagrama en el que las causas de la pérdida de calidad son respondidas por las actividades que forman una red causal.

En la versión final de dicho diagrama, por supuesto, no quedan todas las actividades que se propusieron durante la sesión de lluvia de ideas, sino solo aquellas que se planea realizar. El tiempo total para la implementación de las actividades se puede determinar en función de la necesidad de lograr el objetivo establecido o como un período fijo (por ejemplo, un año). Recordemos que en nuestro ejemplo, se asigna un año para la implementación de las actividades.

Paso 6. Evaluación del grado de influencia de las medidas en el resultado.

En este paso, debe comprender cómo la implementación de ciertas actividades afecta el resultado. En nuestro caso, ¿en qué medida ciertas medidas reducirán el PPV?

La puntuación de mejora se calcula basándose en el hecho de que se completarán todas las actividades que se muestran en el diagrama.

La puntuación requerida se puede abordar de dos maneras: o determinamos qué mejora es posible y calculamos el valor objetivo, o se establece el valor objetivo y se calcula el tamaño de la mejora. En la situación que fue el prototipo del ejemplo que estamos considerando, se utilizaron ambos enfoques. Consideremos algunos detalles en detalle.

Tomemos PPV por culpa del cliente del equipo: el ganado. Las principales pérdidas están asociadas a la presentación incorrecta de la solicitud y al funcionamiento inadecuado de los equipos en los equipos de workover.

Una aplicación incorrecta significa una indicación incorrecta del tamaño estándar o la configuración del equipo. A su vez, la indicación incorrecta del tamaño estándar puede deberse a la ausencia (o no uso deliberado) de un directorio de equipos unificado o un error del tecnólogo al preparar la solicitud.

La primera razón se elimina en las primeras etapas del trabajo explicativo con los tecnólogos, la creación de un libro de referencia unificado en "papel" que debe utilizarse, y en las etapas finales - mediante la automatización del proceso de pedido, cuando directorio unificado se utilizará dentro de un único automatizado sistema de informacion.

La segunda razón, muy probablemente, no se puede eliminar por los medios disponibles en el Reino Unido. Habrá errores, sobre todo porque algunos de ellos en realidad se deben a las acciones del Código Tributario que emite ganado plan definido bien trabajo.

Como resultado, la estimación real será la reducción de las pérdidas en la categoría de "orden incorrecto" a la mitad, es decir, como resultado, en un 1% del volumen total de PPW.

Asimismo, será posible reducir aproximadamente a la mitad las pérdidas asociadas con el mal uso del equipo. Aquí, las principales herramientas de influencia son los reclamos de trabajo bien establecidos, basados ​​en los datos de seguimiento del funcionamiento de los equipos por el reacondicionamiento. Sin embargo, el control de la operación aún no será total, ya que requiere un aumento significativo de los recursos de la nave espacial.

Otras pérdidas debidas al ganado se mantienen sin cambios.

Consideremos ahora las pérdidas asociadas con las propias actividades de producción del Reino Unido.

Optimizar el capital de trabajo de los equipos (compras equipo necesario, conservación, venta o liquidación de innecesarios), se requiere un trabajo analítico previo para calcular el rango y volumen del capital de trabajo óptimo. Esto requiere datos sobre el comportamiento de las variables aleatorias de demanda de equipos por el lado del workover y el tiempo de rotación, que está formado por el tiempo de operación del equipo por parte del equipo de workover en el pozo, el tiempo de reparación del equipo basado en el SC. , el tiempo de transporte del equipo y el tiempo que el equipo está en estado de preparación técnica en el almacén de SC. La información estadística requerida debe recopilarse durante al menos seis meses. La restricción financiera tampoco permitirá resolver completamente el problema de optimizar el capital de trabajo. Una estimación razonable sería una mejora de este indicador en un 5% del VPP total.

El valor objetivo para mejorar la calidad de las reparaciones (tres veces en términos relativos y un 40% de VPP en términos absolutos) en nuestro ejemplo se estableció como "autoritario". No obstante, este valor se vio reforzado por evaluaciones sobrias de las posibilidades. A saber:

Resumiendo las estimaciones obtenidas a lo largo de las flechas del diagrama causal de pérdidas, encontramos que debido a las medidas previstas, el VPP puede (y debe) reducirse en un 60% durante el año.

El resultado es el valor objetivo llave indicadora calidad y, en consecuencia, el objetivo principal de las actividades. El diagrama muestra cómo se logra el objetivo.

Una vez que se haya formado el cronograma de actividades (ver paso 8), será posible hablar sobre los valores del indicador objetivo, que debe lograrse por etapas. Si se supone que el valor objetivo debe alcanzarse de manera uniforme, entonces, utilizando fórmulas conocidas, los valores objetivo deben calcularse mensualmente o trimestralmente.

Paso 7. Clasificación de eventos

En este paso, se deben priorizar las actividades propuestas, teniendo en cuenta el grado de su impacto en los objetivos de las actividades.

De hecho, los pasos 4, 5 y 6 ocurren de manera concurrente o cíclica mientras se dibuja el diagrama de problemas y actividades. Al priorizar un evento en particular, priorizamos todas las actividades relacionadas (por conexiones lógicas que se muestran en el diagrama). Sin embargo, para los eventos independientes, la prioridad debe determinarse en función de consideraciones tanto cuantitativas como "políticas".

El resultado de un paso debe ser una lista de grupos de actividades independientes, ordenados en orden de importancia.

En nuestro ejemplo, se reconoció como igual la importancia de todos los grupos de medidas, es decir, se decidió “atacar” las pérdidas “en todos los frentes” simultáneamente.

Paso 8. Formación de un cronograma de eventos de la red

El gráfico de red para nuestros propósitos es un diagrama que muestra la dependencia lógica de las actividades. En el diagrama, las actividades están representadas por los vértices del gráfico y están conectadas por flechas si los resultados de una actividad son objetos de entrada para otra.

La parte superior del gráfico son las actividades enumeradas anteriormente y las actividades adicionales, cuya necesidad está dictada por la lógica.

Entonces, se agregaron actividades relacionadas con la recopilación de información estadística necesaria para calcular el volumen óptimo del capital de trabajo de los equipos y las normas de consumo de recursos para reparaciones. El trabajo en la automatización de los procesos de SC está precedido por un enunciado del problema (desarrollo términos de referencia) y la elección de un proveedor de soluciones de software.

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Arroz. 4. Programación de eventos de la red.

Paso 9. Formación del cronograma

El cronograma muestra cómo debe desarrollarse la implementación de las actividades a lo largo del tiempo.

Para crear un cronograma, debe:

• tener una red de eventos,
• estimar la intensidad de recursos de cada evento,
• estimar la duración de cada evento en función de las limitaciones de recursos,
• vincular eventos al eje del tiempo,
• identificar ejecutores y otros recursos necesarios.

La construcción de una línea de tiempo es una tarea difícil (un problema de optimización de enteros), por lo tanto, en la práctica, se resuelve en varias iteraciones. La ubicación de los eventos en el tiempo no debe contradecir las relaciones "preceder - seguir" indicadas en el diagrama de red. El volumen de actividades en las que participa un determinado recurso no debe exceder el volumen (rendimiento) de este recurso. La duración de las actividades en las que participen agentes externos debe determinarse teniendo en cuenta el riesgo de retrasos provocados por la otra parte. La paralelización de eventos debe usarse lo más ampliamente posible.

Es necesario considerar cuidadosamente el momento y la duración de los eventos. Es decir, un evento puede ser:

• una sola vez (por ejemplo: preparación de especificaciones técnicas o compra de cierto tipo de equipo);
• periódica (por ejemplo: formación);
• actual (por ejemplo: recopilación de información estadística).

La duración de un evento único está claramente limitada por las fechas de inicio y finalización. Un evento periódico se caracteriza por la frecuencia y duración de cada implementación. El evento actual también está limitado, generalmente por las fechas de inicio y finalización, pero se extiende desde el inicio hasta el final del período de programación del evento. Para aclarar las diferencias entre este tipo de eventos, y también para hacer referencia a las reglas según las cuales se realizan los eventos periódicos o recurrentes, se utiliza el campo "notas" en el plan de acción.

No es raro que el plan de acción incluya actividades relacionadas con el desarrollo de un determinado subproyecto y su implementación. En tales casos, por regla general, el desarrollo de un plan de subproyecto se refiere a un período bien definido, mientras que la duración de la implementación de un subproyecto se puede determinar solo de manera aproximada o en absoluto predeterminada de antemano. En este caso, en el cronograma general de eventos se debe indicar un intervalo aproximado, acompañando el evento con una nota de que se está llevando a cabo de acuerdo con el plan (tarea) aprobado en la etapa anterior (dar enlace al ítem del plan) y que su duración está sujeta a aclaraciones de acuerdo con el plan especificado.

Se puede hacer una recomendación similar para simplificar las actividades periódicas y en curso. Si el orden de su implementación no se ha determinado de antemano, entonces, en el marco de las actividades planificadas, se deben contemplar medidas para establecer dicho orden. Por ejemplo, para las reuniones técnicas multilaterales periódicas, primero se adoptan las reglas de dichas reuniones: se establece la frecuencia (digamos, una vez al mes), el orden de formación de la agenda, la discusión y la toma de decisiones. Además, el plan incluye un evento periódico "celebración de reuniones técnicas", y la nota indica: "de acuerdo con el reglamento, ver párrafo ... del plan de acción"; al mismo tiempo, dicha normativa aparece en el plan de acción como consecuencia del evento al que se da el enlace.

Si se incluye un evento único en el plan de acción, como resultado del cual se lanza otro proyecto o trabajo actual, esto se indica en una nota.

El calendario mensual de eventos de nuestro ejemplo se muestra en la tabla. 1.

Tabla 1. Calendario de eventos.

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Después del desarrollo de la parte sustantiva del plan de acción, construyendo diagramas y gráficos, realizando cálculos, puede comenzar a redactar el documento.

Nombre

El nombre del documento suele tener este aspecto:

Plan de acción para ...

Programa de eventos para ...

cuando se trata de mucho trabajo sistemático.

En cualquier caso, el nombre debe ser breve, describiendo con precisión el objetivo principal de las actividades, así como, si es necesario, el lugar y el período de las actividades. Por ejemplo:

Programa de desarrollo de servicios para equipos de yacimientos petrolíferos en la región de Nizhnevartovsk para 201X.

Objetivos de las actividades

Esta sección del documento resume los principales objetivos de las actividades.

El orden en el que se enumeran los objetivos está determinado por la prioridad de los objetivos; los objetivos cuantitativos preceden a los cualitativos. Ambos tipos de indicadores deben poder medirse objetivamente. Al formular metas, es posible una breve explicación, por lo que se asume que esta meta se logrará. El número de metas especificadas no debe exceder de 3 a 5. La abundancia de metas dificulta la verificación de su consecución.

Por ejemplo:

Los objetivos de los eventos son:

1. Reducción de las pérdidas de tiempo productivo de los clientes en la región de Nizhnevartovsk en al menos un 60% desde el nivel de 201X-1 al final de 201X y mensualmente durante 201X en al menos un 8% en comparación con el mes anterior.

2. Logro de rentabilidad en la dirección de mantenimiento de equipos de campo petrolero para 201X al menos 5% mediante la optimización de la organización del negocio de la dirección.

3. Aumento de los ingresos de la línea de servicio de equipos para yacimientos petrolíferos mediante la aceptación de nuevos clientes para el servicio en 201X.

El propósito de las medidas es desarrollar regulaciones unificadas sobre divisiones estructurales y descripciones de trabajo empleados de LLC "AAA", LLC "BBB", LLC "VVV".

La ausencia de metas, la indicación de metas puramente declarativas, metas sin establecer indicadores cuantitativos o cualitativos objetivamente mensurables es inaceptable.

Intérpretes de eventos

Esta sección enumera a los ejecutantes de las actividades de acuerdo con la línea de tiempo construida en el paso 8.

Los ejecutores se agrupan por organización si varias organizaciones participan en los eventos. En este caso se indica la organización cabecera (es la primera de la lista), el líder de los eventos, los líderes de los grupos de trabajo por organizaciones, los comisarios de los eventos, etc.

Si es necesario, se debe indicar que:

Bajo la dirección del gerente de eventos, los empleados pueden participar en los eventos.<указываются наименования организаций и/или их подразделений>de acuerdo con sus supervisores inmediatos.

Si algunos artistas intérpretes o ejecutantes deben ser nombrados o seleccionados en función de los resultados de la implementación de ciertas etapas de las actividades, entonces el nombre de dichos artistas intérpretes o ejecutantes se indica condicionalmente (su papel en la implementación de las actividades se describe brevemente) y se da una explicación de cómo y cuando se determina un ejecutante específico. Por ejemplo:

Contratista-proveedor de AIS - el contratista de la Compañía, que suministra software; determinado por los resultados de la competencia en la etapa 7.

Fechas programadas de eventos

En esta sección se indican las fechas de inicio y finalización previstas para la implementación de las actividades, según el cronograma obtenido en el paso 8.

Justificación de las actividades

Este apartado del plan de acción no es necesario, pero es útil para justificar los objetivos planteados y los medios propuestos para alcanzarlos. Es posible transferir esta sección al anexo del plan de acción.

Dependiendo del tema de las actividades, esta sección puede contener descripciones de la situación "tal cual" (antes de la implementación de las actividades) y "tal cual será" (después de la implementación de las actividades), incluidas estimaciones cuantitativas en el contexto de las metas. mencionado en la sección "Objetivos de las actividades".

Calendario

Esta sección es fundamental para el plan de acción. En él, los eventos se agrupan en etapas (por tiempo) u otras secciones, y para cada evento individual se indica lo siguiente:

• número de serie o símbolo;
• nombre completo del evento;
• el resultado requerido;
• plazos (inicio, finalización o frecuencia);
• lugar de ejecución;
• ejecutores (incluido el ejecutor responsable);
• notas.

El formulario para presentar información sobre eventos en esta sección puede ser diferente. Al elegir una forma, uno debe guiarse por los principios de integridad y claridad de la información.

La siguiente forma combinada, que ya hemos utilizado anteriormente, es muy conveniente (Tabla 1).

Si los ejecutantes del mismo tipo de actividades están en diferentes organizaciones, entonces puede usar dos tablas: el plan de trabajo general (Tabla 2) y el horario tradicional (Tabla 3).

Pestaña. 2. Un ejemplo de plan de trabajo general.

Pestaña. 3. Cronología de muestra.

El nombre del evento debe ser corto y definir con precisión la esencia del evento. Se permiten formulaciones generalizadas para los nombres de bloques de eventos: secciones del plan. El nombre del evento comienza, por regla general, con un sustantivo verbal que indica la acción que se está realizando (por ejemplo: desarrollo, construcción, creación, implementación, adquisición, etc.); las siguientes palabras describen el objeto de la acción (por ejemplo: compra de licencias, formación de un balance de separación, recopilación de información estadística, etc.). Es deseable que los nombres de las actividades, cuando se mencionan fuera del contexto completo del plan de trabajo, permitan identificar las actividades que se están realizando (por ejemplo: en lugar de dos actividades con el nombre "adquisición de licencia" en dos diferentes secciones del plan, es mejor escribir "adquisición de licencias para software de contabilidad" y "licencias de adquisición para la tecnología de trabajos de soldadura").

Los nombres de los resultados de las actividades también deben ser muy específicos. No importa si en nombre del resultado es necesario repetir parte del nombre del evento (por ejemplo: evento - "celebración de un contrato para el suministro de repuestos", el resultado - "contrato celebrado para el suministro de repuestos "; tenga en cuenta que el texto breve" contrato celebrado "no identificará el resultado, si la lista de resultados de las actividades se cita en otro documento sin especificar los nombres de las actividades).

Es necesario distinguir entre actividades que conducen a resultados diferentes. A su vez, pueden aparecer diferencias en los resultados en los estados de los objetos correspondientes. Por ejemplo, es aconsejable dividir la actividad general "celebración de un acuerdo" en "preparación de un borrador de acuerdo" con el resultado "borrador de acuerdo", "aprobación de un borrador de acuerdo con una contraparte" con el resultado "un borrador de acuerdo". pactado con la contraparte ”y“ firma de acuerdo ”con el resultado“ acuerdo firmado ”. La conveniencia de esto se debe a la diferencia en los artistas intérpretes o ejecutantes (el borrador del acuerdo es elaborado por una parte, acordado y firmado por ambas), así como a la necesidad de dividir los plazos (la preparación del borrador del acuerdo es un proceso completamente controlado por una parte; la aprobación es un proceso bidireccional con el riesgo de retrasarse por culpa de la otra parte).

Requisitos de resultados

Esta sección proporciona requisitos para los resultados de las actividades o enlaces a fuentes de dichos requisitos (por ejemplo, estándares de la industria o regulaciones locales de la organización).

La sección que describe los requisitos para los resultados es obligatoria si dichos requisitos no son generalmente conocidos o no están establecidos por la legislación vigente o las regulaciones locales de la organización. En particular, los requisitos específicos para los albaceas designados o elegidos se pueden formular en esta sección del documento.

Informes y control

Esta sección está dedicada a las formas y métodos de seguimiento de la implementación de actividades.

Si la organización tiene un acto normativo local que establece el procedimiento de gestión de proyectos, que describe las formas y métodos de seguimiento de la implementación de los proyectos con el detalle apropiado, entonces en esta sección del plan de acción es suficiente proporcionar un enlace a las secciones relevantes. de tal acto normativo con especificación de personalidades.

De lo contrario, en esta sección del plan de acción, es necesario incluir un conjunto mínimo de disposiciones para asegurar el control sobre la implementación de las acciones.

Los informes sobre la implementación de las actividades se preparan, por regla general, a lo largo de toda la vertical de la gestión de las actividades, desde los intérpretes ordinarios hasta el curador de eventos, que informa al organismo que aprobó el plan. Al mismo tiempo, la frecuencia de proporcionar informes disminuye cuando se mueve a lo largo de la vertical de control de abajo hacia arriba. La función de control principal la realiza el curador del evento; las decisiones finales sobre las actividades las toma el organismo que aprobó el plan de acción. Por ejemplo:

El jefe del grupo de trabajo semanalmente (el lunes de la semana siguiente a la del informe, hasta las 10.00 hora de Moscú) informa en la forma prescrita sobre el progreso del proyecto al curador de los eventos.

El curador del evento informa sobre la implementación de eventos antes director general al menos una vez cada dos semanas.

Control de actividades, incluida la aprobación de planes de trabajo, verificación del cumplimiento de los plazos para la implementación de actividades, verificación (examen) del cumplimiento de los resultados de las actividades. requisitos establecidos, realizado por el comisario de los eventos.

Los formularios de informes pueden contener información sobre la implementación de los objetivos del proyecto e información administrativa sobre el cumplimiento de los plazos para la implementación de las actividades, el nombramiento de los ejecutantes, las acciones planificadas (detallando las actividades del plan), los problemas en el curso de la implementación de las actividades. .

• Pasos a realizar.
• Resultados.
• Acciones planificadas.
• Problemas.
• Ofertas.

Aplicaciones

Los anexos del plan de acción pueden contener toda la información necesaria para la implementación de las acciones, pero no se reflejó en las secciones principales del plan mencionadas anteriormente.

Dicha información puede incluir:

• planes de uso de recursos, incluidos los financieros (es decir, el presupuesto de actividades);
• un plan de comunicaciones y otras acciones que acompañen la implementación de las actividades;
• análisis de riesgo de eventos.

Literatura

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También es "diagrama de Ishikawa" y "diagrama de espina de pescado".

También son "gráficos de tiempo", "gráficos de bandas" o "gráficos de Gantt".

Definir - Definir, Medir - Medir, Analizar - Analizar, Mejorar - Mejorar, Controlar - Verificar.

Tales pérdidas incluyen: tiempo de inactividad (incluida la espera), accidentes, operaciones repetidas (operaciones no previstas en el plan de trabajo, pero realizadas debido a la falla de las operaciones planificadas), incumplimiento de las normas de velocidad de trabajo, y otros tipos similares de pérdidas.

Cómo se puede hacer esto se describe en.

La información obtenida será la base para combatir la disminución de la variabilidad de estas variables aleatorias en el espíritu de Six Sigma, que debe estar plenamente desarrollado para el próximo año del proyecto.

Los fabricantes limitan de todas las formas posibles la difusión de tecnologías de mantenimiento y reparación para evitar la aparición de competidores.

Idealmente, por supuesto, las pérdidas deberían reducirse a cero; sin embargo, dadas las limitaciones existentes, incluidas las limitaciones de tiempo, el 60% que hemos determinado es una meta real. Especificar metas poco realistas devalúa tanto el plan como todo el proyecto.

Método lineal (progresión aritmética) o no lineal (progresión geométrica). En nuestro ejemplo, el objetivo era reducir el PPI mensual en al menos un 8% desde el nivel del mes anterior, con un ligero avance, ya que 100 x (1 - 8/100) 12 = 36,8.

En el plan real, se indica el nombre completo. artistas intérpretes o ejecutantes.

NPO - equipo para yacimientos petrolíferos.

Es útil limitar inmediatamente el volumen de dicho informe, por ejemplo, a una página; luego, el gerente del proyecto tendrá que dar preferencia a los logros, planes y problemas más importantes.

Cómo hacer un plan. Planificación de eventos, pasos (10+)

Planificación. Elaboración de un plan de acción

Planificación (hacer un plan)- el componente más importante para lograr el objetivo. Gran tarea en sí mismo es aterrador. No está claro de qué lado abordarlo. Es desmotivador y deprimido. La presencia de un plan ejecutable comprensible en sí mismo convence de la viabilidad del objetivo y motiva. La única forma de comerse un elefante es comiéndolo en porciones.

Lo más conveniente es elaborar un plan en un editor de texto o un editor de tablas, ya que tendremos que separar las líneas, insertar comentarios y ajustar el plan en tiempo de ejecución. Es imposible hacer esto en papel. Intenté utilizar programas especializados para la planificación, pero me decepcionó, no encontré ninguna ventaja adicional en ellos en comparación con el editor de tablas habitual.

Estructura del plan de acción

El plan consta de pasos, agrupados en etapas. Las etapas pequeñas se pueden agrupar en etapas más grandes. Cada elemento del plan debe contener las fechas de inicio y finalización de la etapa.

Yo planeo de esta manera. Me puse una meta. Aquí se puede encontrar cómo establecer objetivos correctamente. Para empezar, solo hay dos líneas en mi plan (la primera y la última): el estado actual de las cosas y el resultado deseado (objetivo). Luego voy a la mitad del plan desde ambos extremos. Por un lado, estoy escribiendo los pasos que se pueden dar partiendo del estado actual (llamémoslos pasos reales). Por otro lado, escribo las condiciones para lograr meta final que, en mi opinión, están más cerca que la propia meta (las etapas deseadas). Inserto estas líneas entre la primera y la última. Trato de encontrar tales etapas para que finalmente se encuentren, es decir, la primera deseada sigue a la última etapa real. Esto suele tener éxito, aunque no siempre es la primera vez. Es posible que deba estudiar la experiencia de otras personas que ya han resuelto problemas similares, para consultar. Si la meta es tal que nadie ha alcanzado antes, de todos modos, su logro consta de etapas, muchas de las cuales otras personas ya han pasado. Por lo tanto, al planificar estas etapas, debe confiar en la experiencia de otra persona y tendrá que pensar en los pasos únicos usted mismo.

Por ejemplo, considere el plan de desarrollo idioma extranjero... La secuencia en la que agregué los pasos se muestra entre paréntesis.

• No sé un idioma extranjero (1)
• Les pregunto a mis amigos que conocen el idioma como lo aprendieron (3)
• Selecciono y compro un manual de idiomas (7)
• Estoy dominando el idioma mediante la guía de autoaprendizaje al nivel de "lectura con diccionario" (8)
• Me inscribo en cursos con un hablante nativo, aprendo pronunciación y comprensión auditiva (9)
• Aprendiendo palabras, ampliando mi vocabulario (10)
• Leo literatura en lengua (11)
• Leo publicaciones periódicas en este idioma a través de Internet (6)
• Veo programas de televisión por satélite en este idioma (5)
• Visito un país donde se habla este idioma para practicar (4)
• Conozco una lengua extranjera a nivel conversacional (2)

Planificación de actividades para aclarar el plan. Control y ajuste

Añado los puntos del plan después del tercero siguiendo los resultados del tercero, es decir, preguntando a los amigos sobre las formas de dominar el idioma. Esto esta bien. No es raro que los planes incluyan alguna investigación, sobre la base de la cual se continúa la planificación. Pero es importante recordar el objetivo y el plazo en el que debe alcanzarse. Una vez recibidos los datos necesarios, intentamos elaborar un plan que conduzca a la meta en el momento adecuado.

En planes complejos, es casi imposible planificar todo con anticipación. Como resultado de algunos pasos, puede aparecer información que afecte a otros. Te aconsejo que planifiques todos los pasos en función de la información disponible. A medida que se implementa el plan, cuando aparezca nueva información, haga ajustes. Pero al mismo tiempo, mantenga constantemente su atención en el objetivo final y en el momento oportuno. Siempre debe intentar ajustar el plan para que los plazos no se modifiquen. Es fácil comenzar a cambiar los plazos; es casi imposible detenerse. Ajustar el plazo es la última frontera cuando no se puede ofrecer nada más. Mi experiencia muestra que si monitorea constantemente la implementación del plan, comprende que las cosas no van según lo planeado, inmediatamente después de que surgen los problemas y no al final de la etapa, entonces puede hacer ajustes y completar el plan a tiempo. a pesar de las dificultades que han surgido.

Entonces, el elemento más importante en la implementación del plan es evaluar el grado de implementación. Debe verificar con regularidad si el plan se ajusta al cronograma. Esto es importante tanto para el plan colectivo como para el individual. ¿Cómo evaluar el grado de implementación? Esto requiere suficiente detalle.

Nivel de detalle del plan

Ahora detallo las etapas a tal estado que la ejecución de cada paso es obvia y toma como máximo unas pocas horas. Si el detalle se realiza correctamente, es fácil evaluar la viabilidad de cada paso y puede controlar cómo se está implementando el plan.

Por ejemplo, la etapa "Aprenda 3000 palabras extranjeras en un año" no es lo suficientemente detallada. No está claro si esto es real, cómo abordar esto, es imposible controlar la ejecución. Al final del año, quedará claro que el plan ha fracasado, pero será demasiado tarde para tomar medidas.

Tales detalles corregirán la situación: "Estudie diez palabras diariamente, repita palabras de los últimos diez días, repita palabras del día que fue hace un mes, repita palabras del día que fue hace dos meses". Está claro cómo seguir estos pasos. Estos pasos son fáciles de seguir. Completó estos pasos en un día o no lo hizo. Estos pasos conducen al resultado deseado: dominar 3000 palabras por año.

¡Atención!

Existe la opinión de que el tiempo asignado para la ejecución de un determinado proyecto es una cantidad fija. La diferencia es cuánto tiempo pasa preparándose y planificando. Intentemos representarlo gráficamente.

Pregunta: ¿Qué opción es mejor?

Evidentemente, el segundo: es más económico, y en este caso habrá menos errores. Trate de dedicar suficiente tiempo a la planificación y la preparación.

Un enfoque especial es que es necesario prestar especial atención a la precisión de la ejecución del plan; de lo contrario, ¿por qué hacerlo? Si lo ha preparado, definitivamente debe implementarlo.

Elementos básicos de planificación:

- metas y objetivos del evento;

- el concepto del evento;

- hora y lugar del evento;

- tiempo y ritmo de ejecución;

- formas de lograr metas;

- recursos necesarios y distribución del trabajo:

a) personal;

b) maquinaria y equipo;

c) presupuesto;

- trabajar con proveedores y subcontratistas.

Mientras prepara su plan, considere cómo sonarán los objetivos del evento para los participantes. Deben ser comprensibles, deben satisfacer los intereses de la audiencia elegida, resolver sus problemas o hacer la vida mejor, más conveniente.

El objetivo formulado debe ser moderadamente noble, veraz, realista y realizable. Puede que le resulte más fácil formular una meta si tiene una razón. El motivo del evento puede ser:

- días festivos públicos o religiosos;

- ciclos anuales (por ejemplo, el final del año fiscal, el comienzo de la temporada de verano);

- aniversarios, aniversarios, fechas memorables;

- eventos importantes, noticias;

- tradiciones;

- lanzamiento de un nuevo producto.

Asegúrese de que todos los miembros de su equipo puedan responder clara y aproximadamente por igual a la pregunta sobre el propósito del evento. Esto es importante tanto para usted como para los Clientes, ya que personas con expectativas completamente diferentes, que recibieron información diferente de los organizadores, no deben asistir a los eventos.

Si su evento es incluso un poco más complejo que una reunión de planificación interna, debe escribir un concepto para él. Este debe ser un documento que describa su visión del evento: cómo será cuando se lleve a cabo. Quizás el evento real difiera de su expectativa preliminar. Tómalo con calma. Esta es una especie de oferta al mercado. Incluso si al final todo no sale como lo planeó, aún debe tener una idea preliminar.

"Si no te importa adónde quieres ir, niña, no te importa adónde vayas", le dijo el gato de Cheshire sonriente a Alice.

El concepto le ayudará a comprender a dónde quiere ir. Incluya en el borrador del concepto lo que podría decirle a un asistente potencial mientras toma una taza de té. No tiene que ser toda la información sobre el evento, incluido el presupuesto y los recursos involucrados. Estos siguen siendo datos internos. Incluya en el concepto lo que podría y le gustaría decir a los participantes.

El concepto puede describir las metas y objetivos del evento, su El público objetivo... Dé sus argumentos: por qué necesita participar en el evento. Incluya información técnica allí: fecha y ubicación, información sobre organizadores y organizaciones de apoyo, socios y patrocinadores, indique el costo de los productos, información de contacto, etc.

En el futuro, el concepto se puede utilizar como base para la creación de un sitio web de eventos, folletos informativos, etc.

Durante la preparación del evento, es posible que necesite varios planes de tiempo de diferentes tamaños.

Para facilitar la planificación, puede utilizar intervalos de tiempo: mes, semana, día. Cuanto más tiempo antes del evento, mayores serán los períodos de tiempo en los que puede operar.

Por lo general, si la preparación de un evento comienza con varios meses de anticipación, necesitará tres planes:

- plan general de trabajo - semanal o mensual;

- el plan de la etapa final: en los últimos días antes del evento, cuando se cumplen todos los plazos (del inglés. fecha límite- final, plazos), la conexión de todos los componentes temporales debe ser de filigrana;

- el escenario del evento en sí. Será bastante correcto si es por minuto.

Si el sirviente solo piensa en lo que tiene que hacer durante el día, puede hacerlo todo. Solo necesitas aceptar lo que puedas terminar en un día. Mañana también será solo un día.

Yamamoto Tsunetomo, "Hagakure (Oculto en el follaje)", siglo XVIII

¿Cómo hacer un plan?

Es mejor si ya tiene un plan para un evento anterior que fue extremadamente exitoso y solo necesita hacer ajustes. Incluso si el evento no tuvo mucho éxito, es bueno si se conserva el plan. Esto significa que puede usarlo porque sabe dónde y qué debe arreglarse.

Si no existe tal plan, deberá elaborarlo la primera vez.

A continuación se ofrecen algunos consejos.

- Hacer una lista general de todo el trabajo a realizar antes del evento. Simplemente escríbalos en una columna en papel. Trate de hacer esto con extrema meticulosidad.

- Disponer de una lista de obras, ordenarlas en un orden lógico inverso, comenzando desde el día del próximo evento y hasta el momento actual.

- Enumere las fechas clave. Se trata de una especie de puntos de control, puntos de control, en los que se comprueba el éxito con el que se está ejecutando el plan. En estas fechas clave deben tener lugar los principales eventos para la preparación del evento: envío de invitaciones, reserva de salón, pago de boletos de avión para un orador invitado, etc. necesarios para imprimir el folleto), y con algún tipo de fechas del calendario. (festivos, jornadas de competiciones, exposiciones, etc.).

- Verificar cómo las fechas están en consonancia con el calendario, tener en cuenta festivos, fines de semana, etc. Ver cómo se relacionan las fechas con los planes de trabajo de la empresa en su conjunto: ¿se solapan las acciones previstas con las vacaciones de gestión, participación de la empresa en exposiciones, participación en grandes proyectos de todo el equipo disponible de la empresa ...

- Muestre su plan a los compañeros, contratistas (todo o la parte que les concierna) y realice las correcciones que éstos le indiquen.

El plan está listo, proceda con su implementación.

La mayor parte de este trabajo se puede realizar en el paquete de Microsoft Project.

¿Cómo se debe implementar el plan?

Puede seleccionar inmediatamente el ritmo deseado y seguir el objetivo, o trabajar a una velocidad diferente.

El gráfico ilustra la distancia más corta entre el punto de partida y el resultado. Es decir, la ejecución del trabajo según este cronograma supone unos costes laborales mínimos y una carga de trabajo óptima.

Si trabaja más lento, para lograr el resultado planificado, deberá trabajar mucho más intensamente (es decir, con sobrecargas) en la etapa final, o aceptar que los resultados serán mucho más modestos.

Si comenzó a cumplir con el plan más rápido de lo planeado, esto podría suceder por las siguientes razones.

- Se ha fijado tareas demasiado simples y, por lo tanto, las completa fácilmente. Esto es malo, porque significa que o se equivocó con las tareas cuando podría haber actuado de manera más ambiciosa, o simplemente no quiere asumir la responsabilidad de la planificación.

- Te pusiste a trabajar con ilusión, recibiste los primeros resultados, te inspiraron y crees que todo saldrá bien. Existe el peligro de que pronto, por complacencia o simplemente perdiendo un interés ardiente en el proyecto, se pueda relajar la intensidad del trabajo, y los resultados serán mucho más modestos de lo que parecía en medio del proyecto.

Consolidación de los componentes del plan en un todo

También es importante que los componentes se conecten entre sí. Una parte del equipo no debe adelantar a la otra. En algunos casos estás involucrado en la preparación de un solo evento, en otros eres responsable de varios eventos en diferentes etapas de preparación. Si una persona no sabe que otras acciones dependen de sus acciones, es posible que no se dé cuenta de la importancia del trabajo, de la medida de su responsabilidad y se pierda algo en alguna parte o, por el contrario, corra hacia adelante.

Por ejemplo, hablas con un diseñador y le dices el martes 1, que necesitas hacer un diseño para el folleto, digamos, el jueves 3. El diseñador dice: "Oh, está bien". El folleto tiene todas las materias primas y parece que hay tiempo suficiente para completar la tarea. En este momento ...

Estás de acuerdo con la imprenta en que el viernes 4 por la mañana tendrás un diseño y estás listo para enviarlo a imprimir. La imprenta prepara, planifica los tiempos de carga de la prensa, el tiempo en la reproducción para las separaciones de color, etc. Si pierde el tiempo, se le dará a otro cliente y tendrá que volver a entrar en la cola.

La imprenta promete imprimir los cuadernillos en cuatro días hábiles, es decir, el viernes 11 por la noche tendrás un cuadernillo. Esto es normal, porque el lunes 14 se inaugura tu exposición, donde compraste un stand y pagaste $ 5.000 por él, accediste a reunirte con varios clientes muy importantes, contrataste personal de promoción para distribuir folletos ...

Todo este dinero se desperdicia si el diseñador no hizo el trabajo a tiempo. Pero no sabe lo importante que es este día ... Al darse cuenta de que necesita hacer este maquetado y el trabajo de diez personas depende de su rapidez y el presupuesto es diez veces mayor que el costo de su trabajo, el intérprete tiene más Actitud responsable hacia el trabajo, comprende la motivación y comprende por qué se le pide que la entregue hoy y no otro día.

Espero que nunca tengas una situación así.

Algunas partes del evento (por ejemplo, las ceremonias de apertura y clausura) deberán ser pensadas y escritas cada segundo, indicando qué acciones están sucediendo al mismo tiempo, cuáles son una señal para otras acciones, etc.

Además, al elaborar un plan de este tipo, debe prestar atención para que su plan sea comprensible para otras personas. Comprueba con qué claridad explicas todo. Por ejemplo, después de hablar sobre su plan, pídale a su equipo que escriba un guión. Y luego compárelo con su propia versión.

El tiempo es el único recurso completamente insustituible que tenemos. No se limite a leer este capítulo. Obtenga más información sobre cómo hacer planes como este, cómo administrar su tiempo. Puedo aconsejarle que lea Time Drive de Gleb Arkhangelsky, uno de los mejores especialistas en gestión del tiempo en Rusia en la actualidad. Puede ayudarlo a planificar sus metas personales y profesionales. Que, de hecho, es lo que necesitamos.

Mantenga un registro de sus recursos. Necesariamente. Lo que no considere su recurso se dejará desatendido y se perderá con el tiempo. Realice un inventario interno y estime los recursos disponibles.

Los recursos son muy diversos. Por supuesto, podemos nombrar lo siguiente.

– Tiempo.¿Cómo puede administrar su tiempo y cuáles son las alternativas? ¿Tiene suficiente tiempo para planificar, preparar e implementar el proyecto?

¿Está cumpliendo con los plazos? ¿Cuáles son las formas de ahorrar tiempo?

Desarrollo de recursos: puede ahorrar tiempo planificando, planificando y programando. Delegar la solución de tareas y competencias, aprovechar al máximo la computadora, Internet y otros medios técnicos (están creados precisamente para eso).

Recuerde que el tiempo es uno de los recursos más valiosos. Además, como el petróleo, no es renovable.

– Conocimiento. También es un recurso clave. ¿Cuál es tu educación? ¿Qué tan erudito eres? ¿Qué conocimientos específicos y únicos tienes? ¿Cuántos libros has leído? ¿Cuánto estás leyendo ahora? ¿Qué periódicos y revistas lees? Cuantos idiomas hablas? ¿Cómo mejoras tu conocimiento? ¿Comparte su conocimiento con otros? ¿Cómo transmites este conocimiento? ¿No te sientas sobre ellos como el Caballero Codicioso?

Desarrollo de recursos: leer libros, revistas, sitios web, asistir a programas y seminarios educativos, participar en conferencias de la industria, utilizar la comunicación con colegas para estos fines. Buda aprendió incluso de un portador de mendigos junto a un río de montaña ...

– Finanzas.¿Qué capacidades financieras tiene su empresa? ¿Qué tan serio eres capaz de implementar proyectos? ¿Cuáles son las restricciones sobre el uso de este recurso? ¿Cuál es su costo para la empresa?

Desarrollo de recursos: fuente recursos financieros puede haber préstamos, fondos de inversores y algunos de tus proveedores, dando pagos diferidos, cuotas de patrocinio y, por supuesto, Clientes solventes y agradecidos.

– Personal.¿Tiene suficiente personal para manejar este proyecto? ¿Son suficientes sus calificaciones, habilidades y habilidades? ¿Qué tan capacitado está y cuánto comparte los valores de la empresa? Cuán leal es su personal a la empresa y los Clientes (!). ¿Qué tan unido y bien coordinado es su equipo, qué tan difícil es el trabajo? ¿Qué estrellas, talentos únicos tienes en tu equipo?

Desarrollo de recursos: su personal puede desarrollarse profesionalmente constantemente, puede atraer personas talentosas y competentes a través de agencias especializadas (cazatalentos). Sin embargo, también puede contratar personal temporal: estudiantes, voluntarios, especialistas de sus proveedores y socios.

– Base técnica.¿Qué medios técnicos propios puede utilizar en el proyecto actual? ¿Qué se debe comprar en el futuro? ¿Qué tareas permite resolver su base técnica y en qué estado se encuentra?

Desarrollo de recursos: Manténganse al tanto. Su hardware, software necesita mantenimiento y modernización constantemente. La velocidad del desarrollo técnico es asombrosa. ¡Manténgase al día con el progreso!

Estos son los recursos más obvios que se utilizan para preparar un evento. Sin embargo, no se limite a ellos. En el campo de la gestión de eventos, también existen recursos específicos y valiosos.

- Tu experiencia. Has hecho eventos similares y ya lo sabes todo lugares estrechos, tiene estadísticas y conocimiento de todo el proceso.

– Tus conexiones.¿Tienes grandes asesores para cada ocasión? ¿Puede ser recomendado? ¿Puede encontrar rápida y fácilmente a cualquier especialista que necesite?

– Base de datos. En nuestra región, la importancia de este recurso difícilmente puede sobreestimarse. Este es un huerto que necesita ser desmalezado y cultivado con cuidado. A veces durante años. Es muy importante, porque la información sobre los Clientes se almacena allí.

– Tus productos.¿Qué tan buenos son? ¿Son los mejores? ¿Son únicos? ¿Son útiles? ¿Son escalables?

– Tu forma de trabajar.¿Cuán detallada es su actividad pensada y elaborada? ¿Por qué haces esto, para quién?

– Tu fama Cuando eres famoso, muchas cosas te resultan mucho más fáciles que para colegas menos famosos. Eres más libre y más valioso. Por supuesto, no me refiero a aquellos de los que dicen: “triste famoso señor N ".

Es muy conveniente ser famoso. Puede ser aburrido y aburrido hablar desde el podio, pero la audiencia en la audiencia pensará que carecen de la educación para entenderte.

(G. Kissinger)

Identifique sus recursos y considere si los está utilizando correctamente en su trabajo. Puede haber muchos recursos, más de lo que parece. Un número de teléfono memorable o la dirección de un sitio web pueden convertirse en su recurso. Puede ser una biblioteca impresionante de literatura comercial o especializada, un pasatiempo útil para un empleado, una buena ubicación de oficina, una base de clientes única con hiperlealtad, etc. La lista es casi interminable.

¿Cómo elegimos la imprenta que imprime nuestros folletos? No buscábamos la mejor relación calidad-precio. Están ubicados en el piso debajo de nosotros en el mismo centro de negocios. Les hemos convencido de que somos un Cliente habitual y veraz, hemos conseguido una rebaja de precio que nos conviene, y estamos satisfechos con la calidad. La oficina en el centro de negocios se convirtió en un recurso. Nuestra empresa tiene una colección de folletos dedicados a eventos realizados por otros organizadores: folletos de conferencias de Inglaterra, EE. UU., Alemania, Suiza, Francia ... Esta es una fuente de inspiración constante para encontrar temas, decorar folletos, etc. materiales para eventos similares.

Una vez que haya identificado sus recursos, intente encontrar formas de desarrollarlos.

Para que el evento salga bien, necesita administrar adecuadamente a los empleados involucrados en el proceso en este día, para "dirigir" todas las partes de su "orquesta de eventos". Esto requerirá un guión interno, programado por minutos. Ninguno de los participantes sospechará siquiera de la existencia de tal documento, pero los organizadores se centrarán en él. Debe escribirse aquí quién, cuándo y dónde debe estar, qué hacer y de qué ser responsable. Al escribir este documento y asignar trabajo y áreas de responsabilidad, tendrá dos formas de enfocarse en:

- enfoque 1 - qué es;

- enfoque 2 - lo que necesita.

Por ejemplo, primero puede escribir los nombres de las personas a su disposición en una columna y distribuir todo el trabajo solo entre ellos. En este caso, sus empleados pueden estar sobrecargados, pero por otro lado, no irá más allá del presupuesto, solo se utilizarán aquellos recursos (en este caso, recursos humanos) que estén disponibles. Este es el primer enfoque: construir sobre lo que es.

Por el contrario, al escribir un guión para un evento, se puede describir el modelo ideal para su realización, asignando roles en función de lo que se debe lograr y asignando a cada uno una tarea (una persona se dedica solo a coordinar el trabajo de los contratistas). , el otro es exclusivamente en transporte de 15.30 a 19.00 y etc.). En este caso, puede implementar el curso planificado del evento de la manera más eficiente posible, pero puede resultar que sea necesario involucrar empleados adicionales para cumplir con este plan. Este segundo enfoque se basa en lo necesario.

Al escribir un guión, piense en cómo las diferentes partes de su equipo estarán conectadas entre sí, cómo se llevará a cabo la comunicación entre ellas. Al organizar un evento a gran escala, la inclusión de una sede operativa en el plan puede ser una buena solución. Esto permitirá que los contratistas, los clientes y sus empleados utilicen el principio de "una ventana" cuando trabajen, es decir, para resolver un problema, no tiene que buscar quién se ocupa específicamente de este problema, dónde se encuentra esta persona y quién. puede reemplazarlo: solo necesita informar a la sede operativa sobre la presencia de un problema, y ​​su empleado se pondrá en contacto con la persona adecuada y le dará las órdenes requeridas. Sin embargo, la sede operativa no se dedica a resolver el problema por sí misma y, por lo tanto, no pierde tiempo en nada superfluo. Su tarea es mantener el dedo en el pulso del evento, estar al tanto de lo que está sucediendo, acelerar el intercambio de información tanto como sea posible y asegurarse de que el escenario del evento se lleve a cabo.

Además, bajo la sede operativa no es necesario utilizar una oficina con cientos de líneas telefónicas entrantes. Puede ser simplemente un empleado que es liberado de otras funciones y al que se llama en caso de emergencia. Él, como un jugador de ajedrez, mantiene el estado actual del evento en su cabeza.

Al preparar el evento, utilice la inversión preliminar en el proyecto. Invirtiendo en sentido amplio... Los recursos necesarios deben asignarse incluso durante la aprobación del proyecto y no convertirse en un tema de negociación en el curso de su implementación. Desafortunadamente, esto también sucede con bastante frecuencia.

Si un cliente (o la gerencia) le confía un determinado proyecto, estipule cuánto tiempo puede dedicar a su implementación. Y acepta que puedes administrar este tiempo y no se cortará.

Si le dieran algo adicional en la carga, entonces todo el proyecto podría estar en riesgo. Solo porque te quedas sin tiempo. Mejor, más correcto y con visión de futuro en este caso decir "no".

Lo mismo ocurre con el tiempo de su equipo. Por ejemplo, ha planificado todo el trabajo y ve que necesita un equipo de tres empleados a tiempo completo durante dos meses. Según el plan preliminar, su tiempo ya ha sido programado para este período. Asegúrese de que la carga de trabajo de su grupo se tome lo más en serio posible y de que sus empleados no reciban trabajo adicional.

Si se le ha asignado un determinado presupuesto, intente asegurarse de que no necesita gastar energía en eliminar el siguiente tramo de financiación.

El tiempo tiene un valor. Renegociar y acordar un presupuesto le quitará ese tiempo. El que planeaste para otras actividades y que debes gastar en lo correcto para poder organizar el proyecto.

Los clientes del evento (o los líderes de la empresa, si el evento es interno) deben, en primer lugar, comprender el valor del tiempo de otra persona. Trate de convertirlos en personas de ideas afines, trate de transmitirles la idea de que la preinversión es el enfoque correcto y que existe una justificación para ello. Dígales que están todos en el mismo barco y que todos están igualmente interesados ​​en el éxito del evento (quiero decir, debería decir "Todos en el mismo barco").

Cómo planificar la carga de trabajo del personal y flujo de caja, hablaremos en otros capítulos.

Ahora veamos ejemplos de planes de acción desarrollados por diferentes empresas.

Documento 1. Ejemplo plan de calendario obras

Continuación del doc. 1

Continuación del doc. 2

Continuación del doc. 2

Continuación del doc. 2

Documento 3.

Un ejemplo de un escenario de conferencia interna (fragmento).

Solo los organizadores lo ven.

Reglas generales

- El lugar de encuentro es el mostrador de registro, hall 1, 4to piso. Si su trabajo en el guión ha terminado o hay una pausa, todos regresan al mostrador de registro.

- Debe haber un orden perfecto en el mostrador de facturación. Es siempre.

- Preguntas de emergencia, todas cambios en la organización y las adiciones se informan a Anna (8-xxx-xxx-xx-xx).

- Si un participante de la conferencia le hace una pregunta que no puede responder, dígale que lo sabrá todo en un minuto y dé su respuesta exactamente en un minuto, como prometió.

- Demuestre a todos que es un profesional que puede realizar su trabajo. Y perfecto.

- Todas las personas involucradas - los organizadores de la conferencia deben saber dónde y qué sala está ubicada, qué tendrá lugar en ella y a qué hora. Esta información está contenida en el programa.

Continuación del horario

Fin de horario

Este plan describe en detalle qué empleados son responsables de qué. Esto es especialmente importante si un empleado es responsable de la implementación de las diferentes etapas del evento. Para no perderse nada, debe tener un documento frente a sus ojos, que le indicará dónde debe estar en un momento determinado.

Año nuevo ... Todos nos encontramos y lo celebramos de formas muy distintas. Pero antes de que el reloj marque las doce del 31 de diciembre, puede haber muchas más celebraciones formativas: reuniones con amigos para intercambiar regalos por adelantado, matinés infantiles, así como fiestas de trabajo corporativas para quienes trabajan en equipo.

Las grandes corporaciones con cientos o incluso miles de empleados suelen utilizar los servicios de empresas especializadas para organizar celebraciones. Y los clientes solo pueden aceptar y pagar. Las empresas más pequeñas, pero bastante grandes, suelen tener un departamento creativo a cargo de estos asuntos. En las pequeñas empresas, la organización de la celebración de Año Nuevo suele recaer sobre los frágiles hombros de algún secretario y el asunto se limita a una fiesta ruidosa o poco ruidosa.

Si no te faltan el entusiasmo y la inspiración, no, no, sí visitas, entonces eres bastante capaz de organizar una diversión. Celebración de año nuevo para sus compañeros y, en primer lugar, para ellos mismos.

GRUPO INICIATIVO

Uno en el campo no es un guerrero, y más cuando se trata de organizar unas vacaciones. Definitivamente necesitas voluntarios. Pero no demasiado para mantener la intriga de la noche para la mayor parte del equipo. Al elegir asistentes, debe basarse en sus fortalezas... Idealmente, el grupo de iniciativa debería tener al menos un "creativo", una persona con talento organizativo y un "actor" que sea capaz de encarnar cualquier imagen concebida sin dudarlo frente a todo el equipo (aunque no con demasiada perfección). Si usted y su colega tienen todo las cualidades adecuadas- ¡entonces adelante!

PRESUPUESTO E IDEA

Uno es capaz de provocar al otro. La gerencia puede decirle inmediatamente el límite de dinero, y esto lo empujará a cualquier idea para las vacaciones. O puede suceder al revés: su idea agradará tanto a la dirección que destinará los fondos necesarios para su implementación.

Entonces la idea. Quizás lo más importante que puede convertirse tanto en un ladrillo, que arrastrará todas las vacaciones hasta el fondo, como en un ala, que no solo lo elevará a usted, sino también a sus colegas satisfechos por encima del suelo. Las ideas no nacen de cero. Definitivamente necesitas algo para pensar, lo que sin duda te llevará al pensamiento exitoso que será el comienzo de todo. Analiza tu equipo, sus empleados, el estado de ánimo general, los rumores que se están discutiendo activamente actualmente, el tipo de actividad que realiza la empresa, sus principales socios, el producto que elaboras, etc. Cualquier cosa puede inspirar una idea. Y más a menudo vas hasta el final y un pensamiento se aferra a otro, y ni un solo pensamiento es accidental o estúpido. Habla en voz alta. Voz en el grupo de iniciativa incluso los más, a primera vista, pensamientos estúpidos. ¡Porque incluso lo más insignificante puede convertirse de repente en "lo que se necesita"!

Sucede que no importa cómo luches, no puedes encontrar nada original. ¡Está bien! Comience con las cosas obvias, verá, luego surgirá algo más interesante y adecuado para su equipo.

Puedes tener un carnaval o una fiesta de colores. Invite a todos a que vengan con ropa de cierto color o con cierto atributo obligatorio, por ejemplo, en un tocado, y todos ya elegirán por sí mismos. ¿Y si hay crisis en el país? Puedes dar un tributo cómico a esto si todos vienen a la fiesta con un agujero en la ropa o con ropa absolutamente rota y con goteras. ¡Resultarán grandes imágenes!

¡Imagina y deja que tu imaginación no conozca límites!

LUGAR DE VACACIONES

Es importante. Este matiz también puede llevarte a una idea. Puede ser como una oficina separada en su oficina, su pasillo o especialmente Habitación rentada... Piense en todo de antemano y también en cómo lo decorará. Depende del tamaño de la sala: ¿será posible organizar un banquete o habrá que arreglárselas con una mesa de buffet para que haya suficiente espacio para todos? Recuerde proporcionar espacio para bailes, presentaciones (si las hay) y obsequios de la organización (si los hay). Además, reserve un rincón para sus accesorios, lo más probable es que lo necesite.

Mesa

Hay dos opciones para este punto: pedir todos los bocadillos y comidas calientes ya preparadas con entrega, o comprar todo lo que necesita en la tienda usted mismo, y preparar y cocinar en el lugar. Todo es mucho más fácil si las vacaciones se celebran en una cafetería o restaurante. En caso contrario, las compras se pueden hacer con antelación a través de Internet, para no molestar con la entrega, pero se pueden distribuir entre compañeros: uno compra dulces, el otro alcohol, el tercero cortes, la cuarta fruta, etc. Con esta opción, es necesario elaborar un "menú de vacaciones" de antemano. Y no olvides que la merienda debe ser proporcional al alcohol. Cualquier día festivo puede arruinarse poniendo en la mesa comida escasa con una gran cantidad de alcohol.

Sucede que las vacaciones son financiadas por los propios empleados. Puede organizar un desfile de platos caseros: todos traen un plato precocido de casa (ensalada, aperitivo, tartas o tarta). Por cierto, lo mejor se puede elegir mediante votación secreta y marcar con algún recuerdo memorable.

Al preparar una fiesta, no olvide proporcionar: platos de los que comerá y beberá, así como en los que colocará frutas y dulces, servilletas o toallas de papel, bolsas de basura, si no compra específicamente. Debe haber botes de basura no lejos de la mesa para que, si es necesario, no tenga que correr a algún lado a propósito.

PARTE OFICIAL

Siempre reserve tiempo para esto. ¡El brindis principal, dicho por el director de la empresa, diseñado para hacer balance y determinar la dirección del movimiento en el próximo año es imprescindible! De antemano, se puede realizar una votación secreta sobre varios cómics y nominaciones poco: el empleado más afable, el más elocuente, el más representativo, etc. Puede preparar un tablero de honor, donde todos los ganadores están representados en forma de una caricatura amistosa.

ENTRETENIMIENTO

Además de la comida, el brindis y el baile, puede proponer una variedad de actividades que harán que sus vacaciones sean únicas. Para realizarlos, no es necesario que espere hasta que sus colegas ya hayan bebido lo suficiente: ¡corre el riesgo de tener el estado de ánimo adecuado!
Una copa o dos de champán y ya puedes empezar a divertirte. El entretenimiento debe estar dirigido a sus colegas. Pero con el ambiente adecuado, incluso los más modestos se convertirán en participantes de su maratón festivo. Siempre llame primero a los voluntarios más valientes, si lo desea, incluso puede participar usted mismo para dar el ejemplo. No tengas miedo de ser gracioso: ¡lucir estúpido es un gran alivio para el estrés! ¿Incómodo al principio? ¡Pero luego te reirás junto con toda la compañía! ¡Y qué recuerdos quedarán!

Quizás todo tipo de concursos ya le han puesto los dientes a alguien al borde, pero son universales. Habiendo organizado una competencia completamente para niños, de repente te encuentras pensando que un tío adulto con corbata, llevando un huevo en una cuchara, ¡es terriblemente divertido!
Organizar una carrera de relevos en la que pueda participar el máximo número de personas presentes. Y no te enfades si alguien no sucumbe al encanto de la velada y se sienta obstinadamente en un rincón, mirando con duda todo lo que pasa .... ¡entonces aún no ha llegado su hora!

La diversión se dispara cuando los dos se alimentan con los ojos vendados con algún tipo de comida descuidada, por ejemplo, pasteles de crema. No olvides considerar cómo cubrir la elegante ropa de los invitados para que solo se ensucie tu cara, bueno, tus manos ... bueno, tal vez tu cabello, ¡pero es muy divertido! Puede dividir a los invitados en parejas y organizar una competencia, que será más precisa y, por lo tanto, permanecerá más limpia después de dicha alimentación. ¡Y una foto imprescindible de la pareja como recuerdo! Un premio de broma para los ganadores.

Con los ojos vendados, no solo puede alimentar, sino también dibujar, vestirse. ¡Mucho espacio para la imaginación!

Ofrezca a los hombres hockey golf en la alfombra. Dales pequeños palos de hockey o algo similar a ellos (trapeadores, por ejemplo) y haz que la pelota corra hacia un vaso que está de lado. Simplemente haga la pista más larga, para que el camino esté más despejado y los espectadores en las gradas tengan tiempo para animar.

Corre sobre sillas con ruedas al revés. ¡Habrá risas!

Junto con los juegos activos, debe haber un espectáculo. Este es un momento de respiro para los colegas, pero no para usted.
Pueden ser charadas. O puedes pensar en algo más creativo. Puedes inventar una historia en la que actores serán todos o empleados clave de la empresa, deben estar ocultos, pero reconocibles. Por ejemplo, algunos personaje de cuento de hadas, que tiene rasgo distintivo un empleado específico. Crea una divertida historia de aventuras con un buen final. Si es difícil de encontrar, puede usar algunos texto listo para usar, reelaborándolo para usted y para su empresa.

Puedes agregarle un detalle, algún tipo de frases repetidas o sonidos que te confíes para hablar en un momento determinado a un empleado específico de entre los que lo deseen. Cuantos más momentos y frases de este tipo haya, más interesantes y divertidos. ¿O tal vez será una acción? Por ejemplo, podría ser el balido de una oveja. Pero debería encajar en la trama de alguna manera divertida. Recuerde a Yan Arlazorov, amaba las escenas en las que involucraba a la audiencia.

Si tienes la oportunidad de hacer un video corporativo divertido, ¡aprovéchalo! Y siempre con comentarios divertidos. Puede hacer un corte de eventos corporativos pasados ​​para recordar "cómo fue".

Puede rehacer una canción famosa con sus propias palabras y recordar todos los departamentos o empleados en ella, si no hay demasiados. ¿O tal vez cancioncillas? Sobre cada uno puede pensar en cuatro líneas no ofensivas, sino divertidas. Y para que en ellos el colega seguro sea reconocible. Durante la actuación, puedes vestirte elegante con cualquiera, pero como acompañamiento musical use un instrumento musical de juguete o tapas de cacerolas comunes, con el sonido de los cuales aturdirá a todos después de cada canción.

Puedes comprar un montón de regalos divertidos y correr una lotería. Al mismo tiempo, para cada regalo, cree una rima divertida que indique el alcance del regalo. Escribe rimas en pedazos de papel y mételas en una bolsa, deja que los compañeros tiren sin mirar y léalas en voz alta (o estás a favor de ellos). Resulta muy divertido cuando un hombre calvo saca un peine, y el sosegado jefe del departamento es un babero. Y el ámbito de aplicación lo podemos inventar nosotros mismos, y no es en absoluto necesario que sea obvio. ¡Es aún más divertido!

Aunque Internet está repleto de ideas, siempre se puede pensar en algo propio. Una condición importante es relajarse y divertirse disfrutando del proceso.
Recuerda el juego de la infancia y adáptalo para adultos, cambiando ligeramente las condiciones. Al elaborar un guión para unas vacaciones, asegúrese de alternar todos los componentes: una fiesta, brindis, felicitaciones, juegos activos y espectáculos. Y asegúrese de que no se estiren demasiado en el tiempo. Entonces nadie se aburrirá y existe la posibilidad de que todos los colegas, sin importar cuán diferentes sean, estén satisfechos.
Y disfrutará no solo del resultado, sino también del proceso de preparación de las vacaciones.
¡Divertirse!