Въз основа на кой документ се съставя щатното разписание. Как да съставите правилно таблицата с персонала

Персонал като документ за персонала, много хора имат много въпроси. Например колко често трябва да се изготвя, как правилно да се попълва унифицираният формуляр и дали този регламент е задължителен. За да изясним ситуацията, си струва да се спрем на някои въпроси по -подробно.

Защо изобщо имате нужда от щатна маса?

Таблицата за персонала е документ, необходим за формиране на структурата на персонала и броя на организацията в пълно съответствие с Устава на предприятието. Този документ съдържа списък на структурни единициорганизации, списък на длъжностите, наименования на специалности и професии с посочване на квалификацията, както и данни за необходимия брой на определени щатни единици. За съставянето му се използва единният формуляр Т-3, който е одобрен с постановление на Държавния комитет по статистика на Русия.

От гледна точка на работодателя таблицата с персонала изпълнява редица важни функции и ви позволява да оптимизирате и рационализирате работата на институцията, доколкото е възможно. Употреба маса за персоналви позволява ясно да видите цялата структура на организацията с нейните подразделения, да фиксирате броя на персонала, да контролирате броя и качеството на служителите, да проследявате системата за възнаграждения и размера на надбавките. И когато се появят свободни работни места, това значително опростява подбора на персонал.

Таблицата за персонала задължителен документ ли е?

Интересното е, че няма еднозначен отговор на този въпрос. От една страна, Кодексът на труда разглежда въпроса за щатното разписание, тъй като този документ засяга трудова функцияорганизация на служителите и възнаграждение на персонала. И в трудов договоре посочено, че служителят изпълнява задължения в съответствие с таблицата с персонала. Съществува единна форма на таблицата за персонала и този документ се споменава и в Инструкциите за поддържане на трудовите книжки (записите в трудовата книжка се правят, като се отчита името на длъжността в съответствие с таблицата с персонала). Това означава, че персоналът на организацията трябва да е там. Но, от друга страна, нито един нормативен акт не посочва пряко задължението на работодателя да влезе в щатното разписание. Въпреки това е по -добре да издадете този документ за персонала, тъй като повечето от контролните органи го смятат за задължителен за всяка организация.

Например данъчните органи и Фондът за социално осигуряване винаги изискват персонал, когато извършват одити на място. Според него те проверяват правилността на изчисляването на застрахователните премии, събират информация за осигурителния стаж на служителите и контролират правилността на данъчното облагане. Фактът, че щатната маса не е документ данъчно счетоводствоне освобождава работодателя от необходимостта да го предоставя по време на проверки при поискване външни организации... А неговото отсъствие може да се разглежда като нарушение на трудовото законодателство, за което се налага глоба на организацията в размер на 50 000 рубли. Разбира се, тя може да бъде оспорена в съда (особено след като няма директни указания за задължението на работодателя да изготви щатна таблица в закона), но първо трябва да я платите.

Честота на персонала

Колко често трябва да се изготвя нова таблица за персонала? На този въпрос също няма ясен отговор. Но в тази ситуация човек трябва да се ръководи от логиката: тъй като щатната маса е планов документ, тогава е препоръчително да се изготвя за една календарна година или половин година. Това ще позволи, ако е необходимо, да се регулира броят на персонала на организацията и нейният качествен състав. Но в същото време е възможно да се одобри щатното разписание за няколко години (ако организацията не се нуждае от въвеждане на нови позиции).

Кой разработва и одобрява щатното разписание?

Ако компанията няма щатна маса, но ръководството реши да я разработи, възниква разумен въпрос: кой трябва да направи това? Отново законодателството не дава еднозначен отговор на него. Следователно лидерът може да направи това сам, като е определил кръга от отговорни лица, които ще му помогнат. Логично е, ако това са кадрови работници, главен счетоводител, служители на правния или планово -икономическия отдел. И ако предприятието има отдел за организация на труда и заплати, можете да им поверите тази работа. Отговорностите за разработването и съставянето на щатното разписание за 2014 г. могат да бъдат отразени в трудовия договор на служителя или неговите функционални отговорности.

Одобрението на щатното разписание се отнася до правомощията на ръководителя на организацията или на лицето, на което тези правомощия са делегирани със заповед на ръководителя. За да одобри щатното разписание, мениджърът трябва да подпише специална заповед или заповед. Подробностите за този документ трябва да бъдат посочени в полето на единния формуляр Т-3 „Одобрен със заповед на организацията от„ __ “_______ 20__№__“. В този случай датата на одобрение и датата на влизане в сила на щатното разписание може да не съвпадат (датата на влизане в сила обикновено е по -късна).

Колко дълго се съхранява щатното разписание?

Розархив установява определени срокове за съхранение на стандартни документи за управление, според които щатното разписание на институцията трябва да се съхранява в продължение на три години, започвайки от годината, следваща тази, в която документът е станал невалиден. Що се отнася до стандартните оформления, които ще бъдат разгледани в следващия раздел, те се съхраняват седемдесет и пет години след изготвянето на нови.

Персонал - помощ в работата на HR отдел

В някои организации отделът по персонала поддържа таблица с персонал - мобилна версия на таблицата с персонал, която отразява всичко свободни работни места, както и цялата информация за заемане на длъжности (име на работещи служители, статут на длъжности и др.). Предприятието предоставя необходимата информация за промени в персонала, съдържа номера на персоналаслужители, информация за стаж и категории (непълнолетни, хора с увреждания, пенсионери с деца под три години и др.) служители.

При съставянето на щатната маса за база се взема текущата щатна таблица, към която се добавят необходимите колони. Този документ е по избор и не трябва да се поддържа от организацията. Но персоналът е доста удобен документ, особено за големи организации, който ви позволява да оптимизирате работата на служителите по персонала и ясно да контролирате запълването на вакантните длъжности. Затова често се използва като вътрешен документ.

Таблица на персонала на работниците: правила за съставяне

Помислете за съставяне на щатна таблица на базата на единна форма Т-3. Получавам завършен документпросто трябва да попълните формуляра, ръководен от Инструкциите за попълване на формулярите за първична счетоводна документация.

"Шапка". Когато попълвате „заглавката“, трябва да посочите името на организацията в полето „Име“ (това се прави в съответствие с удостоверението за регистрация), кода на OKPO, номера на документа и датата на съставяне. В полето „Персонал за периода ...“ трябва само да посочите датата на влизане в сила на този документ.

Колона 1 „Име“. Посочваме името на структурното звено, цех, представителство, клон, като поставяме структурното звено според съществуващата йерархия.
Колона 2 „Код“. Посочваме кода на структурната единица, присвоен му от ръководителя на организацията.
Колона 3. Ние посочваме длъжността (специалност, професия), степен, клас (категория) на квалификацията на служителя в съответствие с Общоруския класификатор на професиите и Справочника за квалификациите на мениджърите и специалистите. Тук трябва да се има предвид, че длъжността, за която служителят е приет, трябва да звучи еднакво както в таблицата с персонала, така и в трудовия договор, както и в трудовата книжка.
Колона 4 „Брой звена за персонал“. Посочваме броя на щатните единици за съответните длъжности. Ако има непълни единици, те трябва да бъдат посочени в дроби, например 2,75. И ако има свободни работни места, те също са посочени.
Колона 5 „Тарифна ставка“. Посочваме заплата, скала на заплатите, процент от приходите, дял от печалбата - всичко зависи от това каква система за възнаграждение работи в определена организация. Основното е да посочите сумата в рубли и да помните, че размерът на заплатата (тарифната ставка) не може да бъде по -нисък от минималната работна заплата.
Колони 6, 7, 8 „Квоти“. Посочваме предвидените стимулиращи и компенсационни плащания... Това могат да бъдат бонуси, допълнителни плащания, стимулиращи плащания, надбавки, които могат да бъдат установени както от законодателството на Руската федерация, така и от работодателя. Такива плащания могат да бъдат фиксирани суми или процентни премии.
Колона 9. Показваме общото количество колони 5-8. Тоест, ние събираме заплатите и всички надбавки и показваме общата стойност в рубли. Ако данните се показват като процент, ние показваме процента.
Кутия 10 е за бележки. Ако те не са там, се оставя празно.

След като всички колони са попълнени, трябва да попълните реда "Общо". Той обобщава всички показатели във вертикални колони: показва колко е предвидено от графика на щатните единици, размера на заплатите (тарифни ставки), надбавките и размера на месечната заплата.

Таблицата за персонала се подписва от ръководителя на отдела за персонал или упълномощено лице, както и от главния счетоводител на организацията. Можете да поставите печат върху документа, но не е необходимо.

Промяна на щатното разписание

Дори установената щатна маса трябва да се променя от време на време. Причината за такива промени може да е необходимостта от въвеждане на ново звено, отдел или, напротив, да се намали съществуващия персонал. Освен това може да има нужда от промяна на заплатите, тарифните ставки, както и необходимостта от преименуване на длъжности или подразделения.

Има две възможности за извършване на промени в таблицата с персонала:

разработване и одобряване на нова щатна база;
направете промени в настоящата таблица с персонал.

В първия случай таблицата за персонала се разработва въз основа на текущата, но като се вземат предвид необходимите промени и се въвежда в действие от началото или средата на календарната година. Ако има спешна нужда, то от началото на новия месец.

Що се отнася до извършването на промени в настоящия документ, без да се отменя, те се извършват в съответствие със заповедта на ръководителя „За смяна на щатното разписание“. В самата заповед трябва да посочите основата за извършване на промени в щатното разписание (това може да бъде реорганизация, съкращаване на персонала, подобряване на структурата на организацията и т.н.), както и да посочите какви промени трябва да бъдат направени.

В голяма организация с разклонена структура е по -добре да се посочат не само позициите, които са засегнати от промяната, но и структурните звена, където се намират тези позиции. В този случай всички промени в таблицата с персонала трябва да бъдат доведени до вниманието на служителите на предприятието и също така да бъдат направени в работни книжкипо отношение на основата (заповед или заповед).

Намаляване на размера: Кога да се промени?

Намаляването на персонала или на броя на служителите е една от причините за извършване на промени в щатното разписание, тъй като намаляването на броя на организациите включва изключването на някои звена от персонала от графика, а намаляването на персонала означава премахването на позиции. В същото време съкратените работници подлежат на уволнение (освен ако не се предполага, че ще бъдат преместени на друга работа).

Тъй като при уволнение поради намаляване на броя или персонала на служителите е необходимо да се уведомяват за промените не по -късно от два месеца по -рано, новата таблица на персонала може да влезе в сила едва след този период. Въпреки че може да бъде съставен предварително, самото присъствие на нова или променена щатна маса, която вече е одобрена, ще потвърди законността на уволнението на служители. Ако обстоятелствата, при които е взето решението за намаляване, са елиминирани, работодателят има право отново да смени щатното разписание в посока увеличаване на броя на служителите.

Промяна на унифицираната форма на Т-3

Резолюция на Госкомстат № 20 от 24.03.1999 г. позволява на организациите да правят промени в унифицирани форми на първична счетоводна документация (това разрешение не се отнася за счетоводството парични операции). Следователно, ако има спешна необходимост, организацията може да направи свои собствени редакции в готовия формуляр, но не е позволено да изтрива съществуващите данни. Промените могат да включват разширяване или свиване на колони, добавяне на редове или свободни брошури. Необходимите корекции могат да бъдат направени по време на производството на формуляри въз основа на единна форма.

Липсата на подробна законодателна уредба води до определени трудности при съставянето на щатното разписание. Тази статия описва стъпка по стъпка цялата процедура за разработване и приемане на този документ. Също така се обръща внимание на важни нюанси и противоречиви ситуации. Таблицата за персонала с примери за попълване ще позволи на служителя по персонала да изготви правилно този документ.

Таблицата за персонала е местен нормативен акт, който се използва за формализиране на структурата, състава и номера на организация. Той съдържа списък на структурните подразделения и длъжности, информация за броя на персонала и размера на официалните заплати и надбавки, установени от работодателя.

Този документ се подписва от ръководителя обслужване на персоналаи главният счетоводител, което означава, че служителите на кадровия отдел и счетоводството отговарят за подготовката и изпълнението му. Трябва да се отбележи, че по съдържание това е преди всичко икономически документ, а подготовката му изисква определени познания в областта на икономиката.

Създаване на щатна маса

Работодателят организира разработването на този акт по свое усмотрение. Препоръчително е процедурата, времето на подготовката и лицата, отговорни за подготовката на този документ, да бъдат определени на местно ниво, например в инструкциите за водене на документация. Процедурата за извършване на промени в този документ обикновено е фиксирана тук.

По този начин в Инструкциите за водене на записи препоръчваме да дефинирате:

условия на разработване (извършване на промени в него) и ред на одобрение (ред на извършване на промени);
състава на регулаторните правни актове и местните регулаторни актове на работодателя, въз основа на които е разработен този документ;
служители, отговорни за подготовката и изпълнението на щатното разписание и реда за неговото одобряване (за извършване на промени в него и съставяне и попълване на заповедта за извършване на промени);
работници, с които е необходимо да се съгласува проектът на този местен нормативен акт(предстои да се направят промени).

Трябва да се има предвид, че одобрението на проекта не е задължително. За да се придаде на този документ юридическа сила, не се изисква, но за да се подобри съдържанието му и да се приведе в съответствие с нормите на действащото законодателство, тази процедура е желателна.

Работата по подготовката на щатното разписание може да бъде координирана индивидуален работник, например, заместник -ръководителят на организацията, отговорен за персонала, или друго упълномощено длъжностно лице.

Съставяне на щатна маса

За формализиране на структурата, състава и номера на организацията се използва унифициран формуляр No Т-3, одобрен. Резолюция на Госкомстата на Русия от 05.01.2004 г. № 1 „За одобряване на единни форми на първична счетоводна документация за счетоводство на труда и възнаграждение“.

Таблицата за персонала е съставена под формата на таблица, която включва десет колони.

Регистрация на персонал

Регистрация на единна форма

При съставянето на таблицата с персонала се изготвят следните подробности:

1. Името на организацията.

Посочено в съответния ред на единния формуляр № Т-3 в пълно съответствие с наименованието, записано в учредителните документи, включително съкратеното наименование и името на чужд език... Ако има съкратено име, първо се посочва пълното име, а след това, под или след него, съкратеното име (в скоби).

Прочетете също:

2. Организационен код.

Кодът, включващ осем знака, се поставя в зоната за кодиране на единния формуляр № Т-3 съгласно Общоруския класификатор на предприятия и организации (OKPO).

3. Дата на съставяне.

Той се изготвя цифрово в съответната колона. Елементите на датата се изписват с арабски цифри на един ред в последователността: ден, месец, година. Датата и месецът са съставени в две двойки Арабски цифриразделени с точка, а годината е обозначена с четири цифри.

4. Срок на валидност.

Този местен акт трябва да бъде подписан от ръководителя на отдела по персонала и главния счетоводител. Реквизитът „Подпис“ съдържа заглавието на длъжността, личен подпис и неговото декриптиране.

Характеристики на установяване на заплати

На практика установяването в таблицата на персонала на размера на тарифните ставки (заплати) и надбавките в чуждестранна валута стана широко разпространено. Особено често по този начин те попълват колони 5-8 от таблицата с персонала в организации с чужд капитал, чиито основатели са чуждестранни граждани или организации. В същото време работодателите твърдят, че Кодексът на труда на Руската федерация не съдържа разпоредби, които пряко забраняват на работодателя да определя размера на заплатите в чуждестранна валута (конвенционални единици), тъй като част 1 говори само за изплащане на заплатите в брой в брой валутата на Руската федерация (в рубли) ...

И тъй като изплащането на заплати, чийто размер се определя в чуждестранна валута, се извършва в еквивалент на рублата, по обменния курс, установен за деня, определен с трудовия договор, тогава нормите на Кодекса не се нарушават.

При решаването на този въпрос обаче е необходимо да се вземат предвид и други разпоредби на трудовото законодателство. Например част 3 съдържа дефиниции за размера на заплатата и заплатата.

Така че заплатата (официална заплата) е фиксиран размер на възнаграждение на служител за изпълнение на трудови (служебни) задължения с определена сложност за календарен месец, с изключение на компенсации, стимули и социални плащания. Тарифната ставка е фиксиран размер на възнаграждение на служител за изпълнение на трудов стандарт с определена сложност (квалификация) за единица време, без компенсации, стимули и социални плащания. Както можете да видите, част от заплатата - размерът на заплатата (заплата) - трябва да бъде непроменен през срока на действие на трудовия договор, само ако страните не са съгласни да променят условията на възнаграждение в общата процедура, предвидена от нормите на глава 12 от Кодекса на труда на Руската федерация. И това условие е невъзможно при установяване на заплати в чуждестранна валута, тъй като при преизчисляване по обменния курс (например в деня на плащането или в последния ден от периода на фактуриране) през цялото време ще се получава различна сума.

По този начин установяването на трудови договори на заплати в рублови еквиваленти на сумата в чуждестранна валута не е в пълно съответствие с трудовото законодателство и при определени условия нарушава правата на служителите. Следователно заплатите трябва да се определят в рубли.

Тъй като името на длъжността на служителя и размерът на възнаграждението му в трудовия договор са посочени в съответствие с таблицата с персонала, колоните 5-8 от таблицата с персонала трябва да бъдат попълнени, като се посочи размерът на тарифната ставка (заплата) и надбавки в рубли.

Персонал - вътрешен нормативен документорганизация, която изпълнява организационни и административни функции. Това е необходимо, за да се разбере структурата на компанията, да се одобри персоналът, да се знае колко хора работят в компанията, какви позиции заемат и какъв размер Париполучавам.

Каква е щатната маса?

В процеса на запознаване със съставения график е възможно да се отбележи съществуващата структура на предприятието, кои позиции са определени, колко единици са одобрени във всяка подструктура.

С помощта на този документ можете да се справите с всеки спорни точки: ако се планира съкращаване на съществуващия персонал, ситуации, при които молбата на служителя за приемане в екипа се отхвърля, или назначаването на обещаната длъжност.

Важно е да се отбележи, че когато се планира от отдела по човешки ресурси или от отговорното лице, е необходимо да се съсредоточи върху универсалната установена форма Т-3, разработена със закон (Резолюция на Госкомстат на Русия от 01/05/2004 г. 1).

Преди да оформите организационни въпроси, важно е да започнете с разбиране на структурната мрежа на компанията.

Структурната мрежа е структурирана йерархия от отдели и подразделения на компанията, започвайки от основното отделение (управление на компанията).

В тази структура трябва ясно да се проследи редът на официалното взаимодействие и подреждане помежду си (хоризонтално и вертикално).

Структура на персонала

Графикът съдържа известна информация.

Всички организационни въпроси, свързани с попълването на този документ, неговите срокове, периодите за извършване на корекции се регулират от мениджъра и отговорното лице в независим ред(това може да е самият лидер).

Законодателството не представя никакви изисквания по този въпрос. Единственото условие е да не можете да съкратите този формуляр, но можете да добавите подробна информация.

Форматът на таблицата за персонала трябва да съдържа необходимите елементи:

официалното пълно име на компанията или валидна абревиатура;
номер и дата на съставяне на документа;
срока на нейната валидност;
позоваване на документалната форма, в която официално са приети измененията или новите условия;
списък с информация (включително имена) на структурите, налични в предприятието и създадените отдели;
назначени позиции;
броя на служителите и тяхната връзка с декларираната позиция в предприятието;
размера на установената заплата, дали има допълнителни плащания и при какви обстоятелства;
подписи на служители, които са формирали задължителна информация за отчитане и са признати за отговорни за извършената работа.

За попълването на този документ има определени изисквания:

документът влиза в сила на първия ден от всеки месец след месеца, в който е съставен;
не трябва да има пропуски в номерирането на списанието, което се поставя веднага след формирането.

Всяка страница от документа трябва да бъде зашита и запечатана с подписа на ръководния персонал, както и с печата на юридическото лице.

Кой трябва да бъде упълномощен да напише документа

Съставено от упълномощено лице.

Токът легална системане предоставя задължителни условияна служители, които трябва да бъдат ангажирани с подготовката на такъв документ. Лицето, действащо в ролята на лидер, може самостоятелно да определи отговорното лице или да остави тези отговорности на себе си (по -често в малки частни компании).

Като правило, ако компанията има контрол върху кадрови въпроси, тогава този функционал й принадлежи. Има мениджър, който е упълномощен да овластява служителите на своя отдел с тези функции.

По -рядко тази функция принадлежи на счетоводител или адвокат. Всичко зависи от това колко разклонена е структурата на организацията.

Отговорното лице е определено със заповед и неговата функционалност задължително е записана в подходящата документация, предвидена в действащото законодателство.

За да се избегнат трудности в процеса на формиране, се препоръчва да се посочат основните моменти във вътрешните инструкции на компанията:

Процедурата за формиране и коригиране на промените;
Времето за нови промени на данните и тяхното показване в документацията;
Условия на споразумение и одобрение;
Отговорни служители, ангажирани с формирането на текущия график;
Отговаря за координацията и одобряването;
Правната рамка за основния график.

Правила за попълване

Не се допускат съкращения.

Има специални правила за попълване на таблицата с персонала:

Всички данни трябва да бъдат идентично посочени в изпълнената документация и във файла, който се съхранява в предприятието. Съкратени съкращения са разрешени само;
Официалното име на компанията трябва да бъде посочено в същия ред като устава или устава;
OKPO - 8 -цифрен идентификационен код на компанията. Тя може да бъде намерена в документацията от държавни агенции, която се издава при регистрация на организация;
Сериен номер се присвоява въз основа на броя на документите, които трябва да бъдат съставени, като се започне от един;
Посочен е номерът на формирането на графика. Да не се бърка с номера, когато документът е влязъл в сила;
Посочва се периодът от време, в който този документ е валиден, както и датата на влизането му в сила (обикновено първият ден от календарния месец);
В раздела „одобрен“ трябва да се обърнете към кой одобрен график, както и да посочите общия брой на служителите към датата.

Най -често предприятията нямат установени правила за наименованията на подразделенията. Изключения могат да се прилагат за институции, където пенсионните обезщетения могат да зависят от правилното име;
"Кодът на отдел" показва местоположението на дадения отдел / отдел в общата йерархия на компанията. Например отдел-отдел-група може да бъде номериран както следва 01-01.01-01.01.01;
Длъжностите се установяват в съответствие с действащия общоруски класификатор на позиции и справочници за квалификация... Организацията може самостоятелно да формулира позицията въз основа на горните справочници;
Тази колона показва броя на служителите, които трябва да работят в съответния отдел;
В зависимост от метода за изчисляване на заплатите, който се предоставя от компанията, се попълва графата "тарифна ставка". Ако заплатите се изчисляват като процент от изпълнението на която и да е работа, тогава тази колона показва размера на лихвата;
Ако са предвидени допълнителни плащания, те се посочват в съответните колони „Доплащане“ под формата на лихви;
Формат с фиксирана стойност;
Квоти, принадлежащи към други категории;
Графата трябва да се попълни в случай на едно измерване на тарифа по определена ставка и вероятни допълнителни плащания. Ако мерните единици на тези показатели са различни, тогава се поставя знакът "-", а следващата колона съдържа връзки към документи, които съдържат информация за плащането;
Попълва се всяка информация, която е дори косвено свързана с някоя от предварително попълнените колони. Това може да бъде формиране на допълнения към основните договори, нареждания от различни направления по този въпрос.

Представената форма, съдържаща информация за графика, може да бъде доста обемна по отношение на броя страници.

Ако документът съдържа повече от една страница, тогава в задължителене необходимо да шиете и закопчаете текста.

Мястото на свързване трябва да бъде подписано и подпечатано. Отговорните служители, упълномощени да извършват тези процедури, оставят своите подписи в предвидените за това редове на последния номериран лист.

Ако документът изисква виза на всяка страница, тогава за това трябва да предоставите допълнително пространствона листа. Не е необходимо да поставяте печата върху формата на самата таблица за персонала.

Промяна

Не можете да правите промени без причина.

С резолюцията на Госкомстата на Русия от 24.03.1999 г. „За одобряване на процедурата за прилагане на унифицирани форми на първична счетоводна документация“ е официално допустимо да се коригират данните, без да се намаляват предишните.

Тоест всички колони, секции остават на място. Позволено е да се разшири основната информативна част от графика с допълнителни колони.

Всички промени, направени в документа, трябва да бъдат придружени със заповед. Името на поръчката следва от самия процес.

Освен това всяка промяна трябва да има основание:

оптимизиране на управленската функция;
процес на реорганизация в предприятието;
предотвратяване на дублиране на изпълнени задължения;
създаване на центрове за управление и др.

Промяната на длъжността на служител се извършва само след получаване на писменото му съгласие.

Честота на персонала

Когато компанията често напуска служители, тогава този документ претърпява корекции не повече от веднъж през текущия месец. Когато има среден процент на текучество, нова корекция се прави веднъж през последните шест месеца.

В случай, че не са настъпили промени през последната календарна година, тогава този график остава непроменен, но от началото на новата календарна година се препоръчва да му се присвои следващият пореден номер.

Методи за извършване на промени

Издава се заповед за одобрение.

Всички корекции, засягащи щатното разписание (промяна в длъжностите, намаляване или разширяване на персонала, намаляване или увеличаване на заплатите и т.н.) се извършват по следните начини:

издаване на заповед (инструкция), ако промените са малки;
ако значителна част от информацията подлежи на промяна, тогава се създава нова версия на документа и той отново подлежи на одобрение, на него се присвоява нов сериен номер.

Условия за съгласуване и одобряване на щатното разписание

Всички условия са предоставени от организацията и трябва да бъдат посочени във вътрешните й документи и инструкции;
Съставеният график се съгласува (ако има такъв) с одобрените лица и се подписва съгласно формуляра и от главния счетоводител;
Ако други подписи са одобрени, тогава във формуляра трябва да се направят съответните промени;
След договаряне и подписване се издава заповед (заповед).

Как правилно да одобря

Ако има нужда от промяна в настоящата щатна численост, лицето, отговорно за изготвянето й, отправя официална жалба до ръководителя на компанията с искане да се направят тези промени със задължителна обосновка и посочване на причината за тези промени.

Ръководителят инструктира заинтересованото лице да издаде заповед.

Основната част (текст) на заповедта трябва да включва основанията за извършване на промени и заповед, указваща местоположението на направените промени.

В това видео ще научите за таблицата с персонала.

Формуляр за приемане на въпрос, напишете своя

относно изготвянето и одобряването на щатните разписания на организации от общинската сфера на град Иркутск

1.3. За да се установи надеждността на определянето от организациите на броя и възнаграждението на труда по длъжности на мениджъри, специалисти, служители и професии на работниците, съответствието на наименованията на професии (длъжности) с Общоруския класификатор на работниците Професии, длъжности на служители и категории заплати, одобрени с Резолюцията на Държавния стандарт на Русия, Единния указател на тарифите и квалификациите, графици се съгласуват от Основателя и Комисията по икономика и финанси към администрацията на Иркутск (наричани по -долу комисията по икономика и финанси).

II... Кадрови задачи.

2.1 Таблицата за персонала се използва за формализиране на структурата, персонала и персонала на организацията в съответствие с нейния устав. Таблицата за персонала служи като основа за формирането на фонда за заплати и е основният счетоводен документ за картотеката.

2.2. Наличието на щатна маса за организацията е задължително. В съответствие с него се съставя бюджетна оценка, както и изчисляване на заплатите на служителите.

Трябва да се има предвид, че общият фонд за заплати на месец, установен от таблицата с персонала, трябва да бъде по -голям от сумата на тарифните ставки (официални заплати). За да се изчисли месечната заплата в организациите, се взема предвид средният брой часове, отработени от един служител на месец.

3.5.7.Графики 6-8 „Доплащане»Предвидени са от системата за възнаграждения и са предназначени да посочат постоянни допълнителни плащания, надбавки в съответствие с Кодекса на труда на Руската федерация, колективния договор и местните разпоредби.

Доплащанията и надбавките се установяват под формата на фиксирана сума в рубли или под формата на лихви към заплатата.

3.5.8. При пълнене колони 9 "Общо, руб. (колона 5 + колона 6 + колона 7 + колона 8)" размерът на заплатите на служителите, заемащи определена длъжност, е показан за всеки ред.

3.5.9. Колона „Бележка“е предоставена, за да отразява спецификата на определена длъжност (основание за установени допълнителни плащания, надбавки и др.).

3.5.10. След попълване на всички колони от основната част на таблицата с персонала в реда "Общо" са посочени сумите в колони 4-9.

Окончателните показатели от 4 -та и 9 -а колона са отразени в заповедта, в която се утвърждава щатното разписание, с определен брой щатни бройки и определението на фонда за заплати.

3.5.11. Последната част от таблицата с персонала.

Таблицата за персонала се подписва от началника на отдела по персонала и главния счетоводител, с дешифриран подпис.

Като се има предвид, че щатната маса е одобрена със заповед на ръководителя, тя се съставя като допълнение към заповедта. При издаване на нареждания, визите на заинтересованите лица се поставят върху одобрителния лист към поръчката.

Препратки, заключения, прегледи, служебни бележки и други документи, създадени по време на подготовката, одобряването и съгласуването на щатното разписание, се съхраняват в организацията заедно с нейните проекти в продължение на 5 години след одобряването на щатното разписание.

Цялата кореспонденция между основателя и комисията по икономика и финанси, при договаряне на щатното разписание, трябва да се съхранява от Основателя най -малко 5 години или постоянно.

АзV. Процедурата за съгласуване на щатното разписание.

4.1. Одобрената от ръководителя на организацията таблица на персонала се изпраща на Основателя, който отговаря за организацията, за анализ и одобрение.

Всички те са прикрепени към масата на персонала Задължителни документи, които са обосновка за съставяне на щатна таблица за дадени длъжности, включително по отношение на съответствието на включените в нея данни с адекватността на броя на служителите за гарантирано изпълнение на техните функции, задачи и обхват на работа, с подпомагане регулаторни правни актове.

4.2. Основателят извършва проверка на щатното разписание за съответствие с Общоруския класификатор на професиите на служителите, длъжностните позиции и заплатите, одобрен с резолюцията на Държавния стандарт на Русия, Единните тарифни и квалификационни характеристики, както и брой единици персонал и средства за заплати, осигурени за текущата финансова година.

4.3. След проверка на подадените документи, Основателят, който е главен мениджър финансови ресурсиръководи персонала в три екземпляра (оригинали)за одобрение от комисията по икономика и финанси с прилагане на следните документи:

Мотивационно писмо;

- обяснителна бележка, която описва естеството на дейността, техническите данни и кратки характеристикиобслужвани обекти, обемни показатели, в зависимост от това колко персонал се изисква според таблицата с персонала;

Изчисляване на процентите на работниците (например чистачките офис пространство, портиери, работници по поддръжката на сгради) и други документи, въз основа на които се установява броят на служителите.

При необходимост комисията по икономика и финанси има право да поиска от Основателя допълнителни документи, необходими за разглеждане на щатното разписание.

4.4. Комисията по икономика и финанси провежда експертиза и подготвя заключения:

Министерство на икономиката - за съответствие с щатното разписание на Общоруския класификатор на професиите на работниците, длъжностите на служителите и тарифните категории, одобрени с Резолюцията на Държавния стандарт на Русия № 000, Единните тарифни и квалификационни характеристики;

Министерство на финансите на Комитета по икономика и финанси - за потвърждаване обосноваността на щатните длъжности и средствата за трудово възнаграждение, предвидени за текущата финансова година.

4.5. Ако се установи, че длъжностите или професиите, които не са предвидени в щатния списък или стандартите за персонала, са въведени в таблиците с персонал, представени за одобрение, официалните заплати (тарифни ставки) са неправилно определени или са установени други недостатъци, такива таблици на персонала се съгласуват едва след като са елиминирани. Коментарите на комисията по икономика и финанси към масата на персонала, разкрити по време на изпита, се изпращат на Учредителя в писмена форма за отстраняването им в рамките на две седмици.

След съгласуване на щатното разписание първият екземпляр се изпраща директно на организацията, вторият - на Основателя - главен мениджър на финансовите ресурси, третият остава в отдел „Икономика“ на комисията по икономика и финанси към градската администрация на Иркутск .

В.Процедурата за извършване на промени и допълнения в таблицата с персонала

5.1. Всички промени, настъпили в организацията през годината в структурата, състава и броя на длъжностите (професиите) са отразени в таблицата с персонала. За коригиране на таблицата с персонала се използват 2 метода:

1) извършване на промени в щатното разписание;

2) одобряване на новата щатна маса.

5.2. Първият метод се използва в случай на незначителни промени в щатното разписание.

5.3. Вторият метод се използва, ако са настъпили значителни промени в организацията. Трябва да се има предвид, че в случай на намаляване на персонала или броя на служителите, нова таблица с персонал може да бъде въведена в действие не по -рано от 2 месеца след одобряването й (част 2 от член 81, член 180 Кодекс на труда RF).

5.4. Всички промени в щатното разписание се одобряват със заповед на ръководителя на организацията. Въз основа на заповедта счетоводният отдел и службата за персонал правят промени в работните си копия на щатното разписание.

5.5. Разписанието на персонала, одобрено от ръководителя за следващия период без промени, не се представя за одобрение в комисията по икономика. Също така промените, направени в щатното разписание, не се представят на комисията по икономика и финанси за одобрение в случай на индексация на заплатите, в съответствие с общинските правни актове на кмета, местни актове на организацията или промяна в ранга на служители, в границите, определени от Единната тарифа и квалификационните характеристики., Общоруски класификаторпрофесии на работници, длъжности на служители, заплати.

5.6. Основателят информира комисията по икономика и финанси за организации, чиито щатни бройки са променени, които не изискват одобрение от комисията по икономика и финанси.

5.7. Ръководителят на организацията, в съгласие с Основателя, има право да въведе допълнителни звена за персонал, да намали съществуващите, да направи промени в заплатите в текущата щатна маса за сметка и в рамките на одобрения фонд за заплати за текущата финансова година.

В случай на въвеждане на допълнителни длъжности в общинските бюджетни институции, Основателят, заедно с ръководителя на организацията, изготвя подходяща обосновка, а промените се одобряват с нормативния правен акт на кмета на Иркутск.

5.8. Промени в щатното разписание на общините бюджетни институцииза новата финансова година трябва да се договори в комисията по икономика и финанси преди 1 октомври на текущата година, преди приемането на бюджета на град Иркутск.

В изключителни случаи предложенията за извършване на промени в щатното разписание от подчинени организации се внасят от техните ръководители до Основателя при необходимост по предписания начин.

5.9. За да се следи таблиците за персонала, счетоводството или отделът за персонал са длъжни да водят регистър за регистрация на щатни бройки, в съответствие с Приложение № 2.

Катедра по икономика KEF

СЪГЛАСЕНИ:

Първи заместник -кмет -

председател на комисията

икономика и финанси

Ръководител на катедра „Икономика“