Видове системи за автоматизация на бизнеса. Оптимизиране на бизнес процесите на предприятието. Организация на фирмата

Има много митове, стереотипи и предразсъдъци около термина „автоматизация на бизнеса“. Например, тази автоматизация е необходима само за счетоводството и, да речем, е невъзможно да се автоматизират управленските бизнес процеси. Или че автоматизацията е необходима изключително за големи компании и малки предприятиянапълно възможно е да се направи и без него. Или че системите за автоматизация са изключително скъпи и далеч не е факт, че разходите някога ще се изплатят. За тази статия сме събрали въпроси, които предприемачите често задават за автоматизацията, подготвихме ясни отговори на тях и илюстрирахме с реални казуси.

Истинска автоматизация - какво е това

Автоматизацията на бизнеса е преходът на една компания от отнемащи време ръчни операции към използването на модерни информационни технологиив оперативната работа. Също така автоматизацията означава изпълнение съвременни технологиикъдето преди изобщо не са били използвани.

В малкия бизнес автоматизацията обикновено се използва в два случая:

в поддържащи процеси, които не влияят пряко на увеличението на приходите, но са задължителни за бизнеса – например счетоводство и отчетност;

в основните бизнес процеси - това например може да бъде автоматизацията на продажбите или автоматизацията на взаимодействието с клиентите (това е и внедряването на CRM).

Съответно мотивите и целите на автоматизацията могат да бъдат различни - в първия случай е необходимо да се осигури стабилност на бизнеса и да се намалят изразходваното време и ресурси, във втория, да се увеличи рентабилността на бизнеса, да се получи конкурентни предимства, подобряване на обслужването, привличане и задържане на клиенти, повишаване на ефективността и др.

„Вододелът“ между тези две групи бизнес процеси просто показва разликата между „автоматизация на счетоводството“ и реална автоматизация: първият помага за изпълнение на задълженията на компанията към държавата и нейните фискални органи с минимални разходи, вторият помага на компанията да харчи по-малко, печелете повече и се развивайте по-ефективно. Така че автоматизацията не се ограничава само до счетоводството, обхватът на нейното приложение е много по-широк.

Какво представляват системите за автоматизация

Системите за автоматизация са самите програми и услуги, които се използват за преминаване от ръчен труд към информационни технологии. С други думи, както интегрирана ERP-система за управление на корпоративни ресурси, така и „облачна“ услуга за онлайн магазин е система за автоматизация.

Всяка система за автоматизация на бизнеса осигурява няколко ключови процеса: събиране (въвеждане), обработка на данни и предоставяне на събраната и обработена информация във вида, обема, формата, в който е необходима на мениджъра или специализиран специалист.

Например, ако въведете информация за контакти с потенциални клиенти в системата, след това посочите на какъв етап са преговорите с всеки от тях, въведете точно данни за резултатите от преговорите и завършените транзакции, тогава в добра система за управление на продажбите можете незабавно вземете „фуния за продажби“, И с натрупването на някои статистически данни - и прогнозата за продажбите, в зависимост от това колко интензивно са работили вашите мениджъри днес.

Системите за автоматизация работят по подобен начин за други процеси. Мениджърът може незабавно да получи информация за състоянието на нещата в компанията: колко пари има в сметките, колко дължите и колко дължите, каква е структурата на разходите и рентабилността на проекта, колко студени обаждания са направени от служители каква е реалната ефективност на всеки мениджър и т.н.

Защо изобщо се нуждаем от истинска автоматизация,
какво дава на компанията

Накратко, добре изпълнената автоматизация ви позволява да направите следното:

подобряване на качеството на обслужване на клиентите;

оптимизиране на логистичните разходи, подобряване на качеството на логистиката на всички етапи - от получаването на продукта в склада до доставката му до клиента;

ефективно планиране на получаването на средства, предотвратяване на парични празнини;

изчисляване на рентабилността на поръчките;

бързо и коректно изготвяне на документи за клиенти, изпълнители и партньори - от търговско предложение до акт за съгласуване;

освободете ръководителя и ключовите мениджъри от рутинната работа, използвайте ги по-ефективно работно времеза развитието на фирмата;

да получават своевременно всички доклади за реалното състояние на нещата в компанията;

оптимизиране на разходите за персонал, по-ефективно използване на работното време и компетенциите на служителите;

да се сведе до минимум негативното влияние на „човешкия фактор” върху бизнеса;

съхранява информацията безопасно – всеки служител работи само с данните, до които му е предоставен достъп;

подобряване и ускоряване на бизнес процесите в компанията;

ефективно подпомагане на оперативните дейности - организиране на счетоводство и контрол.

V малък бизнестези ефекти обикновено се забелязват след няколко седмици.

Кои бизнес процеси могат и трябва да бъдат автоматизирани

Обикновено автоматизацията на бизнеса започва с масивни трудоемки рутинни операции, с процесите, които най-много влияят на приходите и печалбата на компанията, или с най-проблемните области.

Първо, можете да автоматизирате задачи, които отнемат много време или са невъзможни за ръчно изпълнение - вземете предвид оборота на дребно, анализирайте движението на стоки, планирайте парични потоци, планирайте и съобразете работното време, калкулирайте разхода и др.

Второ, можете да автоматизирате работата на служители, извършващи стандартни рутинни операции (телемаркетинг, логистици, мениджъри по продажби и т.н.) или да премахнете изцяло определена работа от служителите (например да настроите автоматично синхронизиране на данните за наличността на стоки в склада и на витрината на онлайн магазин) ...

Трето, можете да използвате автоматизация, за да „подредите нещата в къщата“ – да поемете контрол върху вземанията, складовите наличности, наемането на служители, съответствието им със стандартите за разговори и срещи с клиенти и т.н.

Не е необходимо да се автоматизират всички бизнес процеси наведнъж. Можете постепенно да увеличавате автоматизацията във вашата компания, ако е необходимо. И създайте единна системауправление последователно.

Основното нещо е да запомните целите, за които е стартирана автоматизацията. Автоматизирането в името на автоматизацията е загуба на време и ресурси.

Как да изберем софтуерен продукт за автоматизация

Когато избирате система за автоматизация на бизнеса, можете да отидете по два начина:

Използвайте стандартен ("кутия") продукт или облачна услуга.

Разработване и внедряване на индивидуално софтуерно решение.

Стандартното решение е по-лесно за изпълнение и по-евтино. Но трябва да се има предвид, че не всеки типичен продукт може да бъде модифициран, за да отговаря на вашите задачи - в редица програми възможностите за персонализиране са силно ограничени или напълно изключени. Между другото, същото се отнася и за облачните услуги.

Най-добрият вариант за много малки фирми е покупката готово решениес възможност за персонализиране, бързо го стартирайте, за да не забавяте жизненоважни бизнес процеси и, ако е необходимо, започнете работа по персонализиране на продукта, т.е. персонализирането му за специфичните задачи на вашата компания.

Изборът на програмата е доста отговорен въпрос, необходимо е да се изработи доста значителен набор от информация. На пазара има много софтуерни продукти, всеки със своите характеристики и предимства. Трябва да получите отговори на следните важни въпроси:

какви конкретни задачи и процеси се планират да бъдат автоматизирани;

дали функционалността на системата отговаря на задачите, които ще трябва да бъдат решени с нейна помощ;

възможно ли е да персонализирате системата за вашата бизнес практика;

дали ще бъде възможно при промяна на бизнес процесите или бизнес условията бързо да се промени системата, без да се спира нейната работа;

колко лесна и удобна е системата за използване;

възможно ли е да се интегрира системата с други приложения или услуги;

дали системата се поддържа на таблети, смартфони;

кой и как ще осигури техническа поддръжка;

колко струва внедряването и поддръжката.

За да отговорите на тези въпроси, препоръчително е да се консултирате с представители на доставчици (т.е. компании за разработка на софтуер). Ако е възможно, общувайте и с колеги предприемачи, които решават подобни проблеми; техният опит ще ви предостави ценна информация, която ще ви помогне да направите избор в полза на определен софтуерен продукт.

Колко струва системата за автоматизация

Това е риторичен въпрос и на него няма категоричен отговор. Колко струва ремонта? Може да се направи за 100 хиляди рубли или може да се направи за милион, всичко зависи от площта на стаята, задачите, качеството на материалите и т.н. Цената на конкретно софтуерно решение също ще зависи от много променливи: какви задачи трябва да се решават с помощта на системата, типичен продукт ли е или може да се персонализира, какви ресурси ще са необходими за внедряването, колко работни места ще бъдат свързани към системата, и т.н.

Цената на автоматизацията се състои от няколко компонента:

цената на самата система (цената на кутия или плащания за наем - в случай на използване на "облачни" приложения);

разходи за създаване на системата и обучение на персонал;

разходите за редовна поддръжка.

Към това могат да се добавят и косвени разходи - например времето, прекарано от директора и ключовите потребители за участие в проекта.

Как е внедряването на системата за автоматизация
и как да изберем фирма изпълнител

Внедряването е процесът на настройване на софтуер за бизнес и отчасти бизнес - за софтуер.

За прости задачи или процеси „внедряването“ ще се състои само в инсталиране на софтуер на вашия компютър (или регистрация в „облачна“ услуга) и въвеждане на първоначална информация. Веднага след това можете да започнете да пишете документи, да попълвате клиентска база или да издавате задачи.

За по-сложни задачи (например изчисляване на планираната рентабилност на поръчките към момента на сключване на сделката - за да не се работи на загуба), може да се наложи да се модифицира системата за условията и практиките, които са се развили в компанията. Правилно избраната система обикновено поддържа някакъв типичен процес за такава задача. Но на практика всяка компания има своя собствена методология. Именно тази специфика в процеса на изпълнение ще трябва да бъде отразена.

Изпълнението може да се извърши самостоятелно или да поканите специалисти. Но не се надявайте, че изпълнителят ще направи всичко по възможно най-добрия начинбез ваше участие; ключови служители и ръководството на компанията ще трябва да участват активно в почти всички етапи, колкото по-дълбоко се потопите в процеса на изпълнение, успехът на проекта до голяма степен ще зависи.

Изборът на партньор за изпълнение е приблизително същото като изборът на екип за ремонт на апартамент. Провеждайте пазарен мониторинг и идентифицирайте компании, чиито компетенции са достатъчни за решаване на вашите проблеми, а условията са оптимални по отношение на съотношението цена/качество. Много е желателно вашият потенциален партньор да притежава сертификат за съответствие на системата за управление на качеството с международната ISO стандарт 9001: 2008 г. Провеждайте срещи със специалистите на компаниите от този списък (включително не забравяйте да говорите със служителя, който ще придружава вашия проект). Разгледайте портфолиото, като обърнете особено внимание на това дали изпълнителят има опит в успешното внедряване на система за автоматизация в компании, чиито специалности и направления на дейност съвпадат с вашите. Също така е препоръчително да говорите с висшите служители на тези компании и да разберете тяхното мнение за вашия потенциален партньор - успешно ли е внедряването, доволни ли сте от резултатите от работата, добре ли е организиран гаранционният сервиз, какви трудности сте срещнали, и т.н.

Също така, когато избирате изпълнител, има смисъл да използвате принципа на пропорционалност: ако имате малка компания, тогава е препоръчително да правите бизнес и с малка компания - всички одобрения ще се извършват по-бързо, по-лесно е да се договорите по спорни въпроси с равноправен партньор и др.

Какви са рисковете при внедряване на система за автоматизация

Разбира се, при въвеждането на система за автоматизация съществуват определени рискове – от пропуснати срокове и превишаване на бюджета, до съпротива на персонала и необходимост от промяна на отделните бизнес процеси, за да отговарят на изискванията на системата. Но повечето проблеми могат да бъдат избегнати, ако задачите, изискващи автоматизация, са правилно идентифицирани и се наблюдават съществуващите. софтуерни продуктии внимателно подхождайте към избора на партньор за изпълнение. Също важно условие успешно изпълнениена проекта е личното участие на първото лице на фирмата/собственика на бизнеса, като в този случай рисковете от „получаване на грешното нещо” са значително намалени.

Що се отнася до съпротивата на персонала, тук е много важно, от една страна, да се извърши висококачествена работа, за да се разяснят ползите и ползите от автоматизацията за компанията и всички служители, а от друга страна, да се създаде в всички служители, включително висшето ръководство, твърдо усещане за неизбежността на промяната. Ако има случаи на нарушаване на някои процеси, е необходимо да се подредят и отстранят препятствията по горещо преследване. Добър инструмент за внедряване е да наградите служителите за участие в проекта и за някои важни постижения, това ще помогне за постигане на лоялност на останалата част от екипа.

Ръководителите на компании често полагат много усилия за подобряване на процесите, насочени към постигане на конкретни цели и повишаване на ефективността на екипната работа на ангажираните служители. Те наистина разбират важността на осигуряването на комуникация и ефективност между отделите или екипите в по-голям мащаб. Това търсене на оптимален подход към взаимодействието е свързано с необходимостта от решаване на жизненоважни проблеми, които неизбежно възникват при разединение в различни отдели и области на компанията. Извършването на необходимата работа независимо от други части на компанията може да причини повече вреда, отколкото полза, тъй като в този случай служителите са фокусирани върху решаването на конкретни проблеми, а не върху постигането на обща цел в рамките на процеса. Софтуерът за автоматизация на бизнес процеси - BPMS - предоставя на служителите на компанията възможността да визуализират ролята на задачите си в бизнес процеса, което спомага за повишаване на производителността на служителите, а също така може да донесе положителен ефект в други области на компанията и да постигне ключовите цели на организацията.

Какво е автоматизация на бизнес процеси?

Терминът "бизнес процес" се използва за описание на организацията и структурата на взаимосвързаните действия на служителите на компанията с единствената цел успешно постигане на поставената цел. Същността на автоматизацията на бизнес процесите е да се установи структура за прехвърляне на отговорност за изпълнението на процеса и следователно постигането на целта. За отделните служители бизнес процесът представлява стъпките за постигане на успешни резултати. В случай на малки и големи групи бизнес процес се разбира като възлагане на отговорности, които всеки член на групата трябва да изпълнява, за да изпълни обща задача за групата. Има много примери за автоматизирани бизнес процеси, вариращи от процеса на приготвяне на ястие по дадена рецепта до разклонения процес на поемане от една компания в друга. Компаниите, които използват автоматизация на бизнес процеси в индустрии като маркетинг и други, отбелязват положителните резултати от използването на този подход към управлението поради високото ниво на организация на работата, целенасочеността на действията на служителите и дисциплината при изпълнение на задълженията.

Някои незаменими компоненти са ключът към успеха на един бизнес процес. На първо място са необходими данни и материали за всяка стъпка от процеса. Второ, имате нужда от алгоритъм – процес – който хората или софтуерът (в случай на автоматизиране на бизнес процес) биха могли да следват. И накрая, трябва да се дефинира резултат, за да се постигне това, което се полагат усилия, изразходва се време и се използват данните. Важно е да се признае важността на тези компоненти на автоматизацията на бизнес процесите и да отделите време, за да изберете и формализирате всеки от тях, тъй като само с полагането на правилната основа можете да очаквате правилния резултат.

Автоматизация на бизнес процеси – история

Терминът е използван за първи път от Фредерик Тейлър и Хенри Гант, машинни инженери и консултанти по управление, през 20-те години на миналия век. Първоначално този термин беше обвързан с производството, но, очевидно, в процеса на изучаване и преосмисляне на термина бизнес процес, той стана приложим дори за описване на динамиката на дейностите в семейството. В началото на 80-те години на миналия век, въз основа на работата на У. Едуардс Деминг и Джоузеф М. Джуран, е разработена нова концепция за бизнес процеса и теорията е подкрепена от технологията. Например, с появата на пишещи машини, копирни машини и персонални компютри се появиха напълно нови начини за взаимодействие, поставяне на цели и постигане на резултати. Интернет също така се превърна в основен фактор при разработването на нови подходи към управлението на бизнес процесите (BPM) и развитието на практиките за автоматизация на бизнес процесите.

Теорията за управление на бизнес процесите е на почти сто години и продължава да се развива, така че може да бъде полезна на всеки бизнес за постигане на текущите цели чрез организиране и разделяне на процесите на различни етапи, изпълнявани от хора и решения за автоматизиране на бизнес процесите.

Примери и идеи за автоматизация на бизнес процеси

Има много примери за процеси, за чието успешно изпълнение е подходящо използването на автоматизация на бизнес процеси. Дейностите в области като финанси, човешки ресурси и маркетинг могат да бъдат разделени на различни процеси, някои от които могат да бъдат автоматизирани. Например, чрез автоматизиране на бизнес процесите за наемане и въвеждане на служители, обработка на заявки за покупка и поръчки от клиенти, можете да постигнете отлични резултати за подобряване на качеството на извършената работа и намаляване на транзакционните разходи.

Основни предимства на автоматизацията на бизнес процесите

Основната идея на използването на дигитални инструменти е ефективната работа с всички данни за клиенти, задачи и услуги/продукти на компанията, както и автоматизиране на определени действия, които могат да се извършват без човешки усилия. Целта на автоматизирането на бизнес процесите не е да замени служителите, които изпълняват повтарящи се задачи, със софтуерни роботи. Благодарение на автоматизацията на бизнес процесите служителите на компанията се освобождават от рутинни и механични задачи и получават възможност да се съсредоточат върху изпълнението на нови задължения, изследователски задачи или всякаква дейност, която изисква използването на опита и знанията на служителя.

Автоматизацията на бизнес процесите също помага на групи хора да координират по-добре усилията, така че дезорганизацията може да бъде елиминирана от уравнението. И накрая, автоматизацията на бизнес процесите може да гарантира по-висока точност на резултатите. Всички тези предимства са причината все повече предприемачи, ръководители на отдели, както и малки и големи компании да използват автоматизацията на бизнес процесите в своята работа.

Всички тези предимства са от значение за всяка организация, която иска да остане конкурентоспособна и да се развива. Всеки бизнес има предвид конкуренти, които се стремят да завладеят текущия пазар, а подходът към управлението на работата в компанията може да се превърне в решаващ фактор в конкуренцията. Често навременната автоматизация на бизнес процесите решава кой бизнес ще успее и кой ще балансира на ръба на съществуването.

Елена Гайдукова, маркетинг анализатор, бранд мениджър на решения, базирани на, специалист по партньорства.

Постоянно променящите се пазарни условия, високата скорост на вземане на решения, многозадачността в управлението на активи и необходимостта от намаляване на рисковете изискват съвременни подходикъм организацията икономическа дейност... Изходът във все по-сложната вътрешна и външна среда на предприятието е комплексната автоматизация на бизнес процесите. Освобождава ценни ресурси за стратегическо планиранеи концентрацията на управлението в ключови области на компанията. Ще говорим за това какво представляват автоматизацията и ERP системата, защо се нуждаете от процесен подход и какъв софтуер е най-популярен в света и в Русия.

Бизнес и автоматизация: вчера, днес, утре

Бизнес автоматизацията е частично или пълно прехвърляне на стереотипни операции и бизнес задачи под контрола на специализирана информационна система или хардуерен и софтуерен комплекс. В резултат на това освобождаването на човешки и финансови ресурсиза повишаване на производителността на труда и ефективността на стратегическото управление.

Автоматизацията обикновено се извършва в две посоки:

* Автоматизиране на ключови бизнес процеси:например управление на продажбите или обслужването на клиенти. В този случай се извършва директно за увеличаване на обема на продажбите, броя на продуктите и увеличаване на рентабилността на целия бизнес като цяло.
* Автоматизация на поддържащите процесикато счетоводство, отчетност, офис работа. Такава автоматизация не влияе пряко върху увеличаването на доходите, но помага за намаляване на времето и разходите за извършване на рутинна работа.

Основните задачи на автоматизацията на бизнеса са, както следва:

* ефективна поддръжка на оперативната дейност на предприятието, организацията на счетоводството и контрола;
* изготвяне на всякакви документи за партньори, включително товарителници, фактури, актове за съгласуване и бизнес предложения;
* бързо получаване на отчети за състоянието на нещата във фирмата за всеки период от време;
* оптимизиране на разходите за персонал, повишаване на ефективността на използване на работното време чрез освобождаване на служителите от рутинна работа;
* минимизиране на негативното влияние на "човешкия фактор" върху най-важните бизнес процеси;
* сигурно съхранение на информация;
* подобряване на качеството на обслужване на клиентите.

Автоматизацията на бизнес процесите може значително да подобри качеството на управление в една компания и качеството на нейния продукт. За предприятието като цяло той предоставя редица значителни предимства.

* Увеличете скоростта на обработка на информация и решаване на повтарящи се задачи.
* Повишаване на прозрачността на бизнеса и неговата технологичност.
* Повишена последователност на действията на персонала и качеството на тяхната работа.
* Възможност за контрол на големи количества информация.
* Автоматизация на ръчния труд.
* Намаляване на броя на грешките и подобряване на точността на контрола.
* Паралелно решаване на няколко задачи.
* Бързо вземане на решения в стереотипни ситуации.

В резултат на автоматизацията на управлението на бизнес процесите ръководителят на предприятието получава повече информацияза анализиране на бизнес процеси под формата на подробни аналитични отчети и има възможност за ефективно управление на компанията, като се вземат предвид външни и вътрешни показатели.

Например, когато използвате софтуера First Form за първите шест месеца на работа, най-важните показатели за дейността на компанията се увеличават:

* точност на планиране - с 40%;
* обща ефективност - с 50%;
* спестяване на време на мениджъра - с 80%.

Повечето компании започват автоматизация с рутинни трудоемки процеси, както и с операции, които влияят значително върху печалбите и приходите: финанси и счетоводство, документооборот, производствено и складово счетоводство. Автоматизацията на такива области на дейност като управление на предприятието, маркетинг, управление на качеството и външни комуникации в повечето руски предприятия тепърва започва.

В контекста на икономическата криза приоритетите в областта на автоматизацията на бизнес процесите се променят до известна степен. Основните тенденции на настоящия сезон включват следното:

1. Използването на облачни технологии... Основната разлика между този метод за автоматизация е липсата на собствен сървър в компанията. Такива системи са много популярни сред малкия бизнес, тъй като струват значително по-малко от традиционната версия.
2. Активна автоматизация на маркетингови инструменти: внедряване на CRM системи, системи за автоматизация контекстна рекламаи BI системи.
3. Развитие на комуникационни технологии от машина до машина... Възникващата M2M тенденция - Machine to Machine - предполага минимално човешко участие в тези процеси, където е възможно, тъй като усложняването на бизнес процесите и оборудването не винаги позволява на човек да оцени адекватно и да реагира на променяща се ситуация.
4. Използване на инструменти за големи данни... Друга тенденция в развитието на автоматизацията на бизнес процесите е вниманието към големите данни и свързаните с тях бизнес разузнаване. Те са търсени от големите компании, тъй като за обработка на големи данни е необходимо специализирано скъпо оборудване.
5. Анализ на данни в реално време... Системите за автоматизация на бизнеса ще се развиват към обработка на транзакции в реално време, което ще доведе до напълно синхронизирани операции.

Ключови области и софтуер за автоматизация на бизнес процеси

Едно от основните условия за автоматизация на бизнеса е използването на процесен подход от предприятието. Този термин се разбира като подход, който определя разглеждането на дейността на компанията като мрежа от бизнес процеси, неразривно свързани с нейните основни цели, задачи и мисия. Процесен подход, за разлика от структурирания подход, преобладаващ в много компании, не е фокусиран върху съществуващото организационна структурапредприятия, а върху реални бизнес процеси, чийто краен резултат е създаването на услуга или продукт.

Процесният подход помага за повишаване на гъвкавостта на бизнеса, намаляване на времето за реакция при промени в пазарните условия и подобряване на бизнес резултатите.

Всеки бизнес процес в една компания се състои от набор от отделни операции с ред на изпълнение, определен от технология или инструкции. Необходимите характеристики на бизнес процес се считат за маршрути и правила, както и входове, изходи, изразходвани ресурси, участници и собственици.

Преди да се пристъпи към автоматизацията на бизнес процесите, е необходимо да се извърши работа по тяхното изолиране и описание, както и да се отнесат към групата на основните или спомагателните процеси. Това е доста продължителна процедура, която на практика изисква участието на всички подразделения на компанията в тясно сътрудничество.

Видовете и броят на бизнес процесите са индивидуални за всяка фирма. След това всички диференцирани бизнес процеси могат да бъдат интегрирани в няколко основни области, за всяка от които автоматизацията може да се извърши както като цяло, така и в рамките на отделен процес:

1. Управление:

* стратегическо управление;
* икономическа сигурност;
* правна подкрепа;
* Управленско счетоводство;
* бюджетиране;
* Информационна сигурност.

Можете да използвате софтуерната система 1C: Enterprise, модул за управление SAP системи R / 3.

2. Маркетинг и продажби:

* управление маркетингови дейности;
* PR;
* управление на рекламни дейности;
* управление продажби;
* управление на взаимоотношенията с клиенти (CRM).

За автоматизиране на тази посока често се използва софтуер: CRM системи - Megaplan, 1C: Bitrix24, Clientbase.ru, управление на реклами - EFSOL: AMS Advertising management, SIZiF, управление на сайтове (CMS) - Bitrix, UMI. CMS, NetCat, HostCMS, AMIRO.CMS, DataLife Engine (DLE) и др.

3. Производство:

* управление производствени процеси;
* управление на запасите на предприятието;
* управление на материалните доставки;
* управление производствено оборудване;
* логистична система.

Софтуерни продукти: Крафт системи, USU, производствен модул AVA ERP, VOGBIT, Sage, Super Warehouse, Склад и продажби.

4. Управление на качеството:

* система за управление на качеството (СУК);
* контрол на качеството на продуктите и производствените показатели;
* работа с рекламации.

Приложен софтуер: "Администратор на метрики", "FINEX: Управление на качеството", "Магистър: Управление на качеството", Wonderware MES Software / Quality, ProdX.

5. Управление на персонала:

* подбор на персонал;
* обучение и развитие на персонала;
* счетоводство на персонала;
* мотивация и възнаграждение

Софтуерни продукти: "E-Staff Recruiter" от Datex Software, "1C: Заплата и управление на персонала", Oracle / Управление на персонала, "Pharaoh", "BOSS-Kadrovik".

6. Финанси:

* Счетоводство;
* данъчно счетоводство;
* финансово планиране;
* управление на разплащания с клиенти;
* плащане заплатислужители на предприятието.

Софтуер за автоматизация: 1C: Счетоводство, 1C: Заплата, AuditExpert, Магистър по финансов анализ, Fingrand.

7. Организация на фирмата:

* документооборот;
* секретариат.

Софтуерни продукти: "1C: Document Management", "E1 Euphrates" от Cognitive Technologies, "Master Dock" от Master Group, QPR 2014, Орн Text.

ERP: нов етап в еволюцията на системите за автоматизация

„Островната“ автоматизация на отделните бизнес процеси на една компания рано или късно става неефективна, тъй като опитите за комбиниране на няколко различни системиавтоматизацията най-често се проваля. При прилагането на „островния“ подход обикновено не се поставя цел за подобряване на цялостното представяне на предприятието.

За разлика от това интегрираната система за автоматизация на бизнеса е система за управление на финансово-стопанските дейности на компанията и осигурява провеждането на оперативни, управленски и счетоводствов общи линии.

Концепцията за интегрирана система за управление на предприятието - ERP - е разработена още в края на 80-те години на миналия век. В началото на 90-те години тя започва да набира популярност, тъй като започват да се появяват системи за управление, които могат да реализират тази концепция. ERP системата се основава на принципа на създаване на единно информационно пространство, което помага за проследяване в реално време на цялата информация за бизнес процесите във всички подразделения на компанията.

ERP системите са изградени на модулен принцип, като структурата им предполага наличието на отделни блокове, които отговарят за определен процес. Благодарение на този принцип на организация е възможно да се усъвършенства и разшири функционалността на цялата система с появата на нови технологии, промени в законодателството или нуждите на клиентите.

Повечето ERP системи включват следните групи модули:

* логистика;
* производство;
* маркетинг
* осигуряване;
* продажби;
* друго.

В Русия ERP системите се появяват едва в края на миналия век и първоначално се използват изключително от големи компании, но днес те се внедряват в предприятия от всякакъв размер.

След внедряването на ERP системата, компанията може да се откаже от използването на множество разнородни програми за работа с финанси, склад, офис, логистика. Това от своя страна ще позволи на бизнеса да намали значително разходите за ИТ поддръжка.

През 2016 г., според рейтинга на консултантската компания Panorama Consulting Solutions, SAP влезе в първите три лидера на световния пазар на ERP системи с 20% дял; Oracle -13,9% и Microsoft -9,4%. Освен това в низходящ ред са разположени следните компании: Infor, Epicor, Sage, NetSuite, IFS, IQMS, Syspro.

Oracle стана лидер по отношение на скоростта на внедряване, а SAP по отношение на възвръщаемостта на инвестициите.

В Русия, според аналитичния център TAdviser, 1C: Enterprise стана най-популярната ERP система през 2016 г. (виж фиг.). Сред най-търсения софтуер са продукти като Galaktika ERP, SAP ERP, Microsoft Dynamics AX, Microsoft Dynamics NAV.

Ориз. Диаграма на софтуерните продукти, използвани за автоматизация на бизнеса в Русия

Как да изберем софтуерен продукт

При избора софтуерСистемите за автоматизация на бизнес процеси могат да се приемат по два начина:

* използване на типичен продукт;
* разработка и внедряване на индивидуален софтуер.

На бележка

Стандартен (опакован) продукт ще струва на компанията по-малко, а също така е малко по-лесен за изпълнение. Но не трябва да забравяме, че не всеки типичен софтуер може да бъде препрофилиран за индивидуалните характеристики на предприятието, тъй като в редица програми възможностите за допълнителни настройки са ограничени или дори изключени. Същият проблем съществува и с облачните услуги.

За да изберете правилно конкретна програма, е важно да отговорите на редица много сериозни въпроси:

1. Какви бизнес процеси планирате да автоматизирате?
2. Ще отговаря ли функционалността на тази или онази програма на задачите, които са й възложени?
3. Възможно ли е да го персонализирате за конкретна бизнес практика?
4. Възможно ли е бързо да се промени системата без спиране на работата в случай на промяна в бизнес процесите или бизнес условията?
5. Колко лесна е за използване системата?
6. Възможно ли е да се интегрира системата със съществуващи услуги или програми за автоматизация?
7. Кой ще осигури техническа поддръжка и как?
8. Колко ще струва изпълнението и техническа поддръжка(притежание)?

Тъй като е почти невъзможно самостоятелно и в същото време компетентно да се отговори на тези въпроси, препоръчително е да получите съвет от компании доставчици (разработчици на софтуер). Освен това трябва да говорите с колегите си от бизнеса, тъй като техният опит понякога помага да направите избор. Важно е обаче да се разбере, че мненията в бизнес общността могат да бъдат много субективни, поради спецификата на индустрията, размера на предприятието, ограничен опит в притежаването на различни ERP системи и в резултат на това невъзможността да се види цялостна картина като цяло и сравнете всички продукти във връзка с вашите условия.

Що се отнася до това дали да се автоматизират отделни процеси или да се инсталира ERP система, всичко зависи от спецификата на конкретно предприятие.

Цената на софтуера и цената на неговото изпълнение

Много е трудно да се отговори недвусмислено на въпроса колко ще струва автоматизацията на бизнеса за конкретна компания, тъй като цената на конкретен софтуер зависи от няколко фактора, включително:

* задачиче софтуерът е предназначен да решава;
* вид програма: типичен или по поръчка;
* ресурсинеобходими за изпълнение;
* брой работни места, свързани към системата.

Например, цената на лиценз за популярната интегрирана програма "1C: Enterprise" за 100 работни места е 432 000 рубли, за 50 работни места - 187 200 рубли, за 20 работни места - 41 400 рубли.

Цената на автоматизацията също се състои от няколко компонента:

* цената на самата система, включително цената на "кутия" или плащания за наем в случай на използване на "облачната" версия;
* разходите за изграждане на системата за автоматизация и обучение на персонала;
* разходите за редовна техническа поддръжка.

Към цената за автоматизиране на бизнес процесите трябва да се добавят и косвени разходи, например времето, прекарано от мениджъра и ключовите потребители за участие в проекта.

Автоматизацията на бизнес процесите понякога се представя на мениджъра като магическа пръчка. Просто как да автоматизирате бизнес процесите по най-добрия начин? Така че работата беше аргументирана, документите не бяха загубени, наредбите помогнаха, екипът действаше като добре смазан механизъм?

В статията ще анализираме нюансите на изграждането и автоматизирането на бизнес процесите, ще разгледаме как да избегнем грешки, какви са целите и задачите на автоматизирането на бизнес процесите и откъде да започнем. Ако мислите за подобряване на бизнес процесите и евентуално внедряване електронна системауправлявайте ги, прочетете внимателно статията. И го вземете с молив!

Три кита на хаос в бизнеса: как да автоматизираме процеси, които не съществуват

Преди да говорим за възможностите, които предлага автоматизацията на бизнес процесите, нека помислим за трудностите, с които се сблъсквате сега.

Трите лоши "кита", които поддържат хаоса в бизнеса, са универсални. Най-вероятно и вие сте запознати с тях:

• Редовни грешки.Петров допусна печатна грешка, Сидоров подписа непроверен документ, Васечкина изпрати фактура с неверни данни. Такива грешки причиняват временни и финансови загуби, потрепване на очите и работа през нощта.
• Престой.Документът е в процес на одобрение за една седмица, след това втората, работата си заслужава. Ключов служител е в отпуск или напуска без прехвърляне на делото.
• Общо объркване.Къде отиде необходимата хартия? Защо секретарят не видя спешния документ в купчината листове? Къде трябва да бяга специалист при контакт с клиент, ако точният човек отсъства? Това объркване и тичане през коридори с купища хартия е досадно и със сигурност не е благоприятно за продуктивна работа.

Още преди 10 години моделирането на бизнес процеси изглеждаше на повечето компании като скъпа, отнемаща време и следователно ненужна работа. Някои хора мислят така дори сега, след като са чели истории на ужасите за недовършени проекти и са похарчили милиони или дори са подходили към автоматизацията от грешна страна. Но се оказа, че компаниите, работещи върху автоматизацията на бизнес процесите, растат по-бързо, по-добре преодоляват времена на криза и заобикалят конкурентите. В такива компании служителите се чувстват по-комфортно, което създава правилната работна атмосфера в екипа. Примерите включват историите на Toyota, Amazon, McDonalds, както и - нашите клиенти, чиито отзиви за автоматизацията на бизнес процесите.

Днес способността за изграждане на бизнес процеси и знанията как да ги автоматизирате се превръщат във важно конкурентно предимство.

Бизнес процеси: какво автоматизираме, другари?

Понякога ръководството на една компания, заета със стратегически въпроси, се заблуждава: всичко е наред с нас. Но ако Петров знае, че при маркетингов проблем е необходимо да се свърже с Иванова, това не е бизнес процес. Но конкретна карта за действие, която универсално описва стъпките, през които преминават служителите, за да постигнат конкретен резултат, вече изглежда като бизнес процес.

Диаграмата, за да я наречем бизнес процес, трябва да отчита три фактора:

1. Стабилност на описаните връзки:отчита се множеството на избора на действия, преходи, условия.
2. Регулиране на действията в хода на процеса:обаждания, писма, прикачени файлове, призиви, наблюдения.
3. Логично заключение:конкретна постижима цел.

Ясно моделираният бизнес процес ще ви позволи както да видите резултата, така и да контролирате работата на всички етапи, за да предотвратите загуби и грешки „при нисък старт“.

В зависимост от появата на „тънки петна“ бизнес процесът се променя, неговите етапи се коригират и кои връзки са слаби. Ако имате някакви затруднения с разработването на алгоритми, ние сме готови да ви помогнем. В крайна сметка развитието на бизнес процесите е подготовка за проекта за тяхната автоматизация.

Здраво ли е вашето бизнес сърце?

Свържете се днес и получете индивидуална оферта Бизнес процесите са сърцето на компанията. Как да разберете дали вашият бизнес е във форма? Свържете се с нас и разберете как да извлечете максимума от вашите бизнес процеси и да разгърнете пълния потенциал на вашата компания.

Поръчайте консултация

Основната цел на развитието на бизнес процесите е магически да трансформира хаотично преплетени вериги от вътрешнофирмени взаимодействия в подредени, последователни и разбираеми алгоритми. Да има ред на работа, в офиса, в главите на служителите и в съзнанието на мениджърите!

Ури, къде е бутона? Цели за автоматизация на бизнес процеси

Сега въпросът е: как да управляваме всичко това? Е, имате нужда от цял ​​щат от служители – да държите пръста си на пулса и да следите отблизо „тънките места“, „слабите звена“ и изпълнението на всичко, което трябва да бъде изпълнено!

Една четвърт от компаниите вървят по този път, разширявайки отделите за качество, разширявайки управленския и секретарския състав. Но е много по-полезно да зададем въпроса как да автоматизираме бизнес процесите и да прехвърлим функцията за контрол върху тях в едно пространство. Такава система за управление на бизнес процесите ще бъде едновременно дизайнер и механизъм за наблюдение и контролер, който дава сигнали, когато нещо се обърка. Но за да заработи „магическият бутон“, все пак трябва да работите усилено.

Разбира се, целите на автоматизирането на бизнес процесите не са само за удобен начин за контрол. В резултат на това използването автоматизирана системаУправлението на бизнес процесите ще помогне:

• Подредете редовни задачи.
• Минимизирайте човешкия фактор.
• Ясно разделяне на областите на отговорност в рамките на процесите.
• Поддържайте всички детайли на процеса под контрол.
• Включете в схемата за взаимодействие с клиентите.
• Създайте единна ИТ инфраструктура с различни права за достъп.
• Спестете време, вашето и вашите служители.
• В резултат - да спестите пари за управление на компанията.

Както можете да видите, целите на автоматизирането на бизнес процесите до голяма степен са същите като вашите!

Управление на бизнес процеси – система на една компания

За да стане още по-ясно, ще анализираме с примери конкретните функции на системата за управление на бизнес процесите – „1C: Документопоток 8“.

Видяхме ясно как автоматизираният бизнес процес се различава от „проектирания на коляното“. Остава да видим как да се постигне това ниво на автоматизация.

Тайна съставка: Как да автоматизираме бизнес процеси без загуби

Сигурно сте чували истории за компания N, която внедри суперсистема, поигра се с нея и, плюйки, се върна в Excel. Това се случва, когато една компания е изправена пред непредвидени трудности. Тогава служителите саботират необичайния начин на работа. Тогава установените процеси не се поддават на регулиране. Тогава бюджетът за изпълнение надхвърля желания. Тогава самата система е тежка и неразбираема, но е необходимо "тук има бутон, натискам го и всичко работи".

Лидерите често забравят правилото: първият етап, от който се изгражда автоматизацията на бизнес процесите, са задачите. Системата за управление на документи има огромна функционалност, която може да задоволи изискванията на най-причудливия бизнес. Но първо тези изисквания трябва да бъдат представени.

Нашите изследвания потвърждават, че 70% от бизнес трудностите възникват точно на етапа на записване на изисквания и резултати. Затова предоставяме първоначални консултации, както и предлагаме услуга за предпроектно проучване. Тази стъпка помага:

• идентифицират "тесни места" в компанията,
• определят какви цели са поставени за системата за автоматизация,
• разберете дали типичната функционалност е подходяща за компанията или трябва да се направят промени,
• разберете какъв набор от функции ще бъде оптимален за бизнеса,
• определят кои процеси да се автоматизират на първо място и кои могат да бъдат отложени. Например, трябва да се приоритизират области, които пречат на работата на цялата компания, дори ако работата по тях не е най-лесната.

Правилното улавяне на системните изисквания и резултати е тайната съставка за успеха на проекта за автоматизация. Понякога на този етап става ясно, че има проблем с бизнес процесите. След това трябва да ги модифицирате или да изградите от нулата.

След като решихме задачите пред автоматизацията на бизнес процесите, пристъпваме към сформирането на проектен екип и към изпълнението на проекта.

Искате ли да знаете какви резултати може да постигне вашият конкретен бизнес? Свържете се с нас за безплатна консултация - ние ще ви кажем!

Случаите на неуспешна автоматизация на предприятията са доста чести. Ето защо, преди да се впуснете в това много времеемко и скъпо събитие, е препоръчително да разберете защо изобщо е необходима автоматизация. И какви проблеми трябва да бъдат решени с негова помощ.

Експертите обикновено разделят процеса на автоматизация на предприятието на няколко етапа:

1. Анализ на бизнес процеси, тяхната адаптация или ревизия.

2. Определете действителните нужди от автоматизация.

3. Избор на софтуерни решения или разработка на специализиран софтуер.

4. Внедряване на софтуер в предприятието и обучение на персонала за неговото използване.

Освен това първите два етапа по никакъв начин не са по-ниски по важност от последния.

Струва си да започнем с определение.Бизнес процесът е система от последователни, целенасочени и регулирани дейности, при които с помощта на контролни действия и с помощта на ресурси входовете на процеса се преобразуват в изходи, резултатите от процеса, които имат стойност на потребителите. Бизнес процесът от гледна точка на информационните технологии е стабилен информационен процес (последователност от работа), свързан с производствените и икономически дейности на една компания и обикновено е насочен към създаване на нова стойност. Бизнес процесът включва йерархия от взаимосвързани функционални действия, които реализират една (или няколко) от бизнес целите на компанията в информационната система на компанията, например управление и анализ на продукцията на продукта или ресурсна поддръжка за продукцията на продукта (продуктите се разбират като стоки , услуги, решения, документи).

Забележка:доста често с помощта на автоматизация мениджърите искат да координират работата на фирмата. Разбира се, съвременен мениджмънттрудно да си представим без информационни системи... Но автоматизацията няма да поправи грешки в организацията на бизнес процесите.

Например,ако предприятието разполага с голямо количество информация, която е станала невъзможно да се обработва ръчно или с помощта на остарели системи, тогава автоматизацията е изходът. Ако необходимата информация просто не е там или е ненадеждна, мениджърите грешат, работата на отделите не е координирана, тогава системата за управление трябва да се промени - никаква автоматизация няма да помогне тук.

Ето защо на първо място, лидерът трябва трезво да оцени състоянието на нещатаи да види дали автоматизацията ще реши проблемите, които го тревожат.

Автоматизацията на бизнес процесите на настоящия етап на развитие е в състояние да реши следните задачи:

• Увеличаване на скоростта на обработка на фирмена информация (например по-бързо преминаване на приложението от търговския отдел към склада).
• Повишаване на прозрачността на бизнеса (например можете бързо да видите дълга на контрагентите).
• Контрол върху количеството информация (например клиентите могат сами да въвеждат и оставят поръчки през Интернет).
• Координиране на действията (например продукт, който вече е запазен за един клиент, няма да отиде при друг).
• Подобряване на технологичността на даден бизнес (например цените и данъците се изчисляват автоматично) и др.

Автоматизацията не влияе пряко върху решаването на други задачи, например за увеличаване на потока от клиенти, за подаване на отчети навреме или за определяне на перспективи за развитие!

Ето защо автоматизация обикновено е необходима в следните случаи:

• преориентация към нови задачи (пускане на други продукти, навлизане на нови пазари, техническо преоборудване);
• реформи или промени в управлението;
• невъзможността на старата система за автоматизация да отговори на нуждите на предприятието;
• подготовка на фирмата за продажба (автоматизацията трябва да увеличи пазарната й стойност).

Следващия важен момент: необходимо е ясно да се определи коя част от работата трябва да бъде автоматизирана в момента. Освен това за малките компании не е трудно да направят това. Те просто трябва да анализират чии дейности в компанията са свързани с обработката и съхранението на големи обеми информация и изграждането на отчети. По правило това са звена, които се занимават със счетоводство и данъчно счетоводство, отговарят за движението на материалните запаси и т. н. Има "общопризнати" процеси, въпросът за необходимостта от автоматизиране на които обикновено не възниква. Традиционно това е счетоводството, движението на стоки и материали, ведомостите за заплати и кадрите. Тези процеси първоначално са автоматизирани, тъй като повишаването на тяхната ефективност поради автоматизацията е доказано многократно.

Друг начин да разберете какво точно трябва да бъде автоматизирано:разберете какво точно не подхожда на ръководителя в текущата работа на организацията. Причината за недоволство може да бъде времето на процеса, неговата цена, качество (броя на грешките и неуспехите). Например, планирането на производството може да се извърши ръчно, без да се използват инструменти за автоматизация. Но точността на изчисленията, като правило, оставя много да се желае, а времето за изпълнение е около седмица. Освен това в такова планиране има много грешки. А финансовите разходи за "ръчния" процес се оказват неоправдано високи.

Само след това можете да преминете директно към избора на автоматизирана система.

Обикновено се дава предпочитание на програмата, която най-добре отговаря на техническите изисквания и няма да се превърне в пречка за растежа на информацията в бъдеще. За съжаление е почти невъзможно да се намери готова система, която да отговаря на сто процента нуждите на компанията. Следователно остава да се избере най-подходящият софтуерен продукт по отношение на функционалност и цена.

Всички системи за автоматизация могат да бъдат разделени на два класа:твърди, с набор от стандартни настройки (например mySAP Business Suite, Oracle E-Business Suite, Galaxy) и гъвкави, с възможност за промяна на техните функции (например 1C, Microsoft Axapta). Това разделение се отнася за всички програми.- от прости решения за локални задачи до сложни системи за автоматизация за големи предприятия.

Експертите препоръчват:за да се определи дали в конкретен случай е необходима твърда или гъвкава система, е необходимо да се разбере как ще се променят компанията и нейните бизнес процеси през следващите две до четири години. Ако една организация работи стабилно и не се планират фундаментални промени в нейната система за управление в близко бъдеще, е възможно да се пробват твърди системи, включително западни. Те имат неоспоримо предимство - те са цялостни и добре смазани решения, които включват най-добрите постижения в управлението. Избирайки обаче такава система, компанията ще трябва да "настрои" работата си към модела на реализираните в нея бизнес процеси. За местните предприятия това не винаги е възможно. Ако бизнесът често се реформира и системата за управление все още не се е оформила, компанията се нуждае от гъвкава система, която може да бъде модифицирана без големи разходи. Такива продукти са на пазара. Освен това на тяхна основа могат да се реализират готови решения.