Работни задължения на администратора в офиса. Работни отговорности на офис мениджъра. Управление на персонала в офиса

Офис мениджърът е един от най -необходимите служители в работата на всеки модерна компания... Широкият набор от отговорности включва функциите на специалист по организационен контрол. Той едновременно събира до трима пълномощни представители: секретар, пазач, администратор. Задълженията на офис мениджъра включват предимно голяма отговорност и висока отдаденост.

Изисквания към специалист

Инструкцията за работа на офис мениджъра включва необходимите предписания за наемане и прилагането му в бъдеще. Първото нещо, за което кандидатът тази позиция, е подходящо образование и професионални умения. Служителят трябва да има диплома за завършено средно специализирано, непълно висше или висше образование.

Уменията трябва да включват познания за структурата на офиса и характеристиките на работата му. Зонирането на помещенията е важен фактор във функционалността. Ако офис мениджърът е запознат с принципите на организиране на дейности, ще му бъде лесно да контролира отделни работни позиции. Персоналът трябва да бъде назначен на позициите си в съответствие с техните отговорности, така че да не се нарушава друга работа. Офис мениджърът трябва да знае обхвата на работата и степента на отговорност на всеки специалист.

Задължения на администратора на офиса

Управителят е длъжен да организира оптимално комфортно производство в офис помещенията. В допълнение към зонирането, мениджърът трябва да управлява служителите, така че всички функции на всеки кадър да се изпълняват последователно. Основите на офиса са установени от администратора по следните точки:

• Избор и настаняване на специалисти.
• Планиране на стратегия и тактика на работа.
• Изграждане на организационната структура на офиса.

За стабилно работно състояние в офиса трябва да се уверите, че всеки персонал е успешен в своята дейност. Положителните резултати от труда се постигат чрез методите на мотивация и управлението на нейната стратегия. Разработването и прилагането на прогресивни подходи за подобряване на качеството и повишаване на производителността е отговорност на офис мениджъра.

Бизнес комуникацията в трудовия колектив се основава на морал и професионална етика... Офис мениджър е човек, който дава пример за учтив тон и уважение към служителите.

Вътрешен контрол

Всичко взети решениятрябва да се контролира от самия администратор. Контролът се осъществява в следните професионални области:

• Въвеждане и поддържане на вътрешни трудови разпоредби.
• Спазване на специфични норми за комуникация в компанията.
• Контрол върху културата на говорене при общуване с клиенти и бизнес партньори.
• Дрескодът е важен момент в работата на компанията. От служителите се изисква да носят подходящи униформи, както е посочено в стандартите за бизнес среда и в устава на компанията.

Офис мениджър, работни задължениякоято включва управление на персонала и контрол на дейностите, трябва да разработи своя собствена методология за организацията и структурата за оценка на качеството на работата. Всеки служител подлежи на дисциплинарна отговорност в случай на нарушение на правилата за работа и трудовата етика. Самата мениджър носи тази отговорност. Системата от мерки за предотвратяване на нарушения, начини за разрешаване на конфликти с ръководството и други служители, методи за морални стимули се разработват от администратора.

Задължения на управителя

Функциите на ръководителя могат да се изпълняват и от офис мениджър. В този случай той трябва да осигури на персонала и помещенията необходимите консумативи. Всеки служител трябва да има значка и визитни картички, така че неговата самоличност, име, длъжност, информация за контакт винаги да могат да бъдат разпознати и адресирани правилно. Лицето на специалиста е лицето на офиса и компанията.

Доставката на канцеларски материали се извършва редовно и е отговорност на офис мениджъра. Съставен икономически плановеза предоставяне на стоки, като се вземе предвид количеството продукти, доставени на компанията, цената масови покупкии системи за отстъпки. Редовните доставки на офис материали, включително хартия и консумативи за оборудване, се извършват със сключване на сделки с доставчици и сервизни компании с прякото участие на офис мениджъра. Получаването на стоки се контролира чрез платежни и счетоводни документи. Издаването на канцеларски материали и аксесоари за персонала се извършва с назначаването на отговорни лица и наличието на схеми и процедури за разпределение на икономическите стойности.

Цялото оборудване се контролира от мениджъра на доставките, в случая офис мениджъра. Отговорностите включват наблюдение на доброто състояние на техническото оборудване, комуникациите. В случай на повреда на устройства и машини се извиква сервизна компания или специалист по ремонт и се проверяват резултатите от работата му. Този контрол се осъществява и при доставката. нова технологиякъм офиса.

Инвентаризация на оборудването и Консумативисе извършва от офис мениджъра, като периодично проверява наличността и техническото състояние на икономическото имущество със счетоводни данни.

На своя собствена отговорност, мениджърът на икономическо подпомагане управлява средствата, отпуснати на офиса за закупуване на стоки, необходими за компанията и попълване на техническите нужди на помещенията. Мениджърът на доставките организира материално -техническото осигуряване на консултации, конференции, преговори.

Секретар и неговите задължения

Всички изброени ключови процеси в работата на мениджъра и неговите решения трябва да бъдат официално фиксирани и следователно задълженията на офис мениджъра, секретаря в едно лице включват документално подпомагане на организационните дейности. Всеки документ, в зависимост от целта, има своя собствена форма и структура на подготовка. Едва тогава приетото решение или план ще имат правно основание и ще предполагат стриктно изпълнение на всички точки. Така се изгражда ясна и добре координирана дейност на компанията.

Сътрудничество и интеграция

Секретарят-управител организира срещата и приемането на гостите. Делегации и комисии, партньори, клиенти са важни посетители на компанията. Дейностите на компанията и нейното развитие пряко зависят от тях. Комуникацията се осъществява на бизнес ниво, като се използва официална приятелска етика без преход към лични връзки и взаимодействие - само работа. Офис мениджърът трябва да символизира културата и уважението не само като водещ говорител, но и като фирма като цяло. Получаването и предаването на информация за контакт се извършва директно от секретаря. За сътрудничество и решаване на важни въпроси на взаимодействието, визитките се обменят, анализират и съхраняват в отдела. Бизнес кореспонденцията с партньори и клонове е отговорност на офис мениджъра. Те правят електронно и куриерско изпращане на необходимите материали, получават и анализират информация, водят бизнес кореспонденция.

Мениджър в управленската структура

В повечето случаи мениджърът е пряко подчинен на Генералният директоркомпания и висш мениджмънт. Отговорностите и правата се предписват от шефовете, които следят за тяхното спазване. Отговорностите на офис мениджъра за автобиографията включват отчитане на извършената вътрешна организация, постигане на резултати от производителността и трудностите, възникнали при работата и поддържането на дейностите. Те правят предложения за подобряване на условията, икономически и икономически въпроси относно закупуването на оборудване и материали, заявления за преместване, повишаване, уволнение на работници. Дисциплинарните наказания и награди за изявени специалисти се прехвърлят за разглеждане.

Инструктаж на специалист

Наемането на нов мениджър е придружено от подготовка и приемане на набор от задължения, права и отговорности. Инструкциите на офис мениджъра включват пълен списъкот всички гореописани правила и разпоредби за работа и организация, той включва и лица или длъжности, които се отчитат пред администратора.

Кариерна стълба

Кариерата на мениджъра се основава на вътрешно развитие и професионален растеж, който се състои в подобряване на уменията. Промяна в влиянието настъпва заедно с увеличаване или намаляване на авторитета в очите на подчинените и другите служители. Вертикалната положителна мобилност на позицията се отбелязва с успех в постигането на поставените от компанията цели, инициативни и комуникативни качества, иновативни способности и ефективни методи на работа.

Офис мениджърът е една от най -търсените професии. Ефективният специалист трябва да обърне значително внимание на човешките ресурси, това изискване е отговорност на офис мениджъра за автобиография. Правилно подбраните за вътрешни лидерски качества и висококвалифициран персонал ще повлияят положително върху динамиката на развитието на компанията.

На длъжността управител на административен комплекс се допуска лице със средно професионално образование и трудов стаж в икономически услуги в продължение на най -малко 1 година или основно професионално образование и трудов стаж в икономически услуги в продължение на най -малко 3 години. 1.3. Управителят на административния комплекс трябва да знае: - решения, заповеди, разпореждания, други ръководни и нормативни документи на висши органи, отнасящи се до икономическите услуги на организацията; - средства за механизация на труда на обслужващия персонал; - правила за ползване на помещения; - процедурата за организиране на работата на паркинга; - правила за работа с наематели на помещения; - правила за организиране на трансфери; - основите на организацията на труда; - трудово законодателство; - вътрешни трудови разпоредби; - правила и норми за охрана на труда. 2.

Внимание

По този начин офис мениджърът има подчинени служители на икономическата единица: главата на домакинството, шофьори, чистачка. Също така куриерската служба на предприятието му е подчинена.

Описание на длъжността „Администратор на офис“

Важно

Основите на офиса са установени от администратора по следните точки:

• Избор и настаняване на специалисти.
• Планиране на стратегия и тактика на работа.
• Изграждане на организационната структура на офиса.

За стабилно работно състояние в офиса трябва да се уверите, че всеки персонал е успешен в своята дейност. Положителните резултати от труда се постигат чрез методите на мотивация и управлението на нейната стратегия.

Разработването и прилагането на прогресивни подходи за подобряване на качеството и повишаване на производителността е отговорност на офис мениджъра. Бизнес комуникацията в трудовия колектив се основава на морала и професионалната етика.

Информация

Офис мениджър е човек, който дава пример за учтив тон и уважение към служителите. Вътрешен контрол Всички взети решения трябва да се контролират от самия администратор.

Длъжностна характеристика на офис мениджър

Контролът се осъществява в следните професионални области:

• Въвеждане и поддържане на вътрешни трудови разпоредби.
• Спазване на специфични норми за комуникация в компанията.
• Контрол върху културата на говорене при общуване с клиенти и бизнес партньори.
• Дрескодът е важен момент в работата на компанията. От служителите се изисква да носят подходящи униформи, както е посочено в стандартите за бизнес среда и в устава на компанията.

Офис мениджърът, чиито отговорности включват управление на персонала и надзор, трябва да разработи своя собствена организационна методология и структура за оценка на качеството на работата.

Всеки служител подлежи на дисциплинарна отговорност в случай на нарушение на правилата за работа и трудовата етика. Самата мениджър носи тази отговорност.
Одобрявам [организационно и правно [длъжност, подпис, пълно име, форма, име на ръководителя или друго официална организация, предприятие] на лицето, упълномощено да одобри длъжностната характеристика] [дата, месец, година] MP Длъжностна характеристика на управителя на административния комплекс (административен директор) [име на организацията, предприятието и др.] Тази длъжностна характеристика е разработена и одобрени в съответствие с разпоредбите Кодекс на труда Руска федерацияи други нормативни актове трудово правоотношение. 1. Общи разпоредби 1.1. Управителят на административния комплекс принадлежи към категорията мениджъри, наема се и уволнява със заповед на ръководителя на предприятието, на когото той пряко докладва в работата си. 1.2.

Длъжностна характеристика на мениджър на предприятие

Подайте на ръководството на предприятието предложения за подобряване на организацията и подобряване на методите на работа, извършвани от него. 3.7. Искайте документи, материали, инструменти и др., Необходими за изпълнение на служебните им задължения. 3.8. Други права, предвидени от трудовото законодателство. 4. Отговорност Управителят на административния комплекс е отговорен за: 4.1.
За неизпълнение или неправилно изпълнениедлъжностите им, предвидени в тази длъжностна характеристика - в границите, определени от действащото трудово законодателство на Руската федерация. 4.2. За причиняване на материални щети на работодателя - в границите, определени от действащото трудово и гражданско законодателство на Руската федерация. 4.3.

Описание на длъжността офис мениджър със секретарски функции

Задълженията на офис мениджъра могат да включват работа с комунални услуги, с представители на организации, обслужващи офис техника. Основната и съществена разлика между офис мениджър и офис администратор е лидерството - администраторът по правило не управлява офис служителите, а е само един от тях и изпълнява работата си в сътрудничество с персонала на офиса.

Офис мениджърът и офис администраторът трябва да имат такива лични качествакато комуникативни умения, енергия, способност за ясно и ясно изразяване на мислите си, увереност, способност за убеждаване, способност за самоорганизация (за администратора) и способност за управление на екипа (за мениджъра), познаване на чужд език и др. I. Общи разпоредби 1. Администраторът на офиса се отнася за професионалната категория.

Води офис работа. 4. Поддържа регистрацията и отчитането на входящата и изходящата документация. 5. Получава и изпраща имейл поне 2 пъти на ден.

Контролира доставката на поща за организацията от пощата и доставката на пощата на организацията до пощата. 6. Организира приема на посетители, насърчава ефективността при разглеждане на искания и предложения на служители. 7. Формира дела в съответствие с одобрената номенклатура, гарантира безопасността на документацията на организацията, включително докладите на служителите, и своевременно изпраща документацията в архива. 8. Осигурява контрол върху безопасността на материалните активи. 9. Консултира посетителите по въпроси, свързани с предоставяните услуги. Предприема мерки за предотвратяване и отстраняване на конфликтни ситуации. 10. Информира ръководството за съществуващите недостатъци в обслужването на посетителите, мерките, предприети за отстраняването им.

Работни отговорности на офис мениджъра

Осигурява правилната поддръжка и експлоатация на офис помещенията в съответствие с правилата и разпоредбите за промишлена санитария и противопожарна защита. 9. Организира поръчването на самолетни и железопътни билети за офис служители, изпращащи превозни средства. Организира работа в офиса, приемане на входящи повиквания и управление на изходящи повиквания. 11. Организира ефективни и културни услуги за посетителите, осигурява създаването на комфортни условия за тях, съветва ги по административни въпроси, предоставя информация и други материали (визитки, ценоразписи, брошури и др.). Важно Подготвя материално -техническата база за сложни преговори с партньори, клиенти и други категории посетители. 13. Следи посетителите. 14. Предприема мерки за предотвратяване и отстраняване на конфликтни ситуации. петнадесет.
Ръководителят на офиса по продажбите се назначава и освобождава по реда, установен от действащото трудово законодателство, със заповед на генералния директор на Дружеството. Искане от структурни единициорганизации и независими специалисти необходимата информация, необходима за изпълнение на служебните задължения. 4.

Изисквайте от ръководството на организацията да работи правилно и да спазва разпоредбите на Кодекса на труда на Руската федерация. Отговорност на офис мениджъра Офис мениджърът носи отговорност в следните случаи: 1.

За неправилно изпълнение или неизпълнение на служебните им задължения, предвидени в тази длъжностна характеристика, в границите, установени от трудовото законодателство на Руската федерация.

Офис мениджърът се отчита директно на генералния директор 1.4. Шофьорът, куриерът и чистачката са подчинени на офис мениджъра.

По време на отсъствието на офис мениджъра правата и задълженията му се прехвърлят на друго длъжностно лице, което се обявява в заповедта за организацията. 1.6. За длъжност офис мениджър се назначава лице, което отговаря на следните изисквания: образование - висше, непълно висше или средно специализирано, опит на подобна работа от една година, познания за офис техника (факс, копирна машина, скенер, принтер), Microsoft Офис програми (Word, Excel), офис работа 1.7. Офис мениджърът се ръководи в своята дейност от: - законодателни актове на Руската федерация; - устав на компанията, вътрешни трудови разпоредби, други разпоредби на компанията; - заповеди и инструкции на ръководството; - тази длъжностна характеристика. 2.
Организира командировки на служители: поръчва самолетни и влакови билети, резервации на хотели 2.8. Организира снабдяването на офиса с канцеларски материали, консумативи и други инвентарни предмети, необходими за офиса.

Организира тяхното приемане, отчитане, съхранение и доставка 2.9. Осъществява контрол върху правилното състояние на офис техника, комуникации; при откриване на неизправности в офис оборудването и друго оборудване, извиква специалисти за извършване ремонтни работии други видове поддръжка 2.9. Координира и контролира работата на водача: (приемане на заявления за автомобил и разработване на график за използване на автомобилите на компанията); куриер (приемане на заявления и разработване на график); дами за почистване.

3. Права на офис мениджъра Офис мениджърът има право да: 3.1. Получаване на информация, включително поверителна информация, доколкото е необходимо за решаване на възложените задачи 3.2.

1. Общи разпоредби.

1.1 Описанието на длъжността определя функционални отговорности, права и отговорности на администратора.
1.2 Администраторът принадлежи към категорията професионалисти.
1.3 Администраторът се назначава и освобождава от длъжност по начина, предвиден в действащото трудово законодателство, със заповед на директора на предприятието.
1.4. Официално подчинение на администратора:

1.5. Документи, регламентиращи дейността на администратора:

1.5.1 Външни документи: законодателни и регламентисвързани с работата, която се извършва.
1.5.2.Вътрешни документи: Устав на предприятието, заповеди и заповеди на ръководството, длъжностна характеристика на администратора, вътрешни трудови разпоредби.

2. Квалификационни изисквания.

2.1. Средно професионално.
2.2. Трудов стаж на съответната позиция е най -малко 1 година.

3. Задачи и отговорности.

Администраторът на офиса изпълнява следните задачи и отговорности:

3.1. Приемане на телефонни обаждания, записване и предаване на информация на служители на предприятието, препращане на обаждания до отдели, в зависимост от заявките.
3.2. Първоначална консултация с клиенти при входящи обаждания.
3.3. Регистрация и отчитане на входящи и изходящи документи, договори, писма и др.
3.4. Въвеждане на текст, търговски оферти и друга документация.
3.5. Извършване на работа по пускане на реклами в медиите и агенции за подбор на персоналпри наемане, по искане на ръководителите на структурни отдели. Провеждане на първоначално интервю с кандидати за вакантната позиция.
3.6. Работа по поддържане на сайта (въвеждане на актуализирана информация).
3.7. Поддържане на график.
3.8. Планиране на маршрута на превозното средство, назначено за офиса.
3.9. Оформяне на заявление за закупуване на канцеларски материали и консумативи за офис техника на предприятието.

Администраторът има право:

4.1 Да действа от името на дружеството, да представлява интересите на дружеството във взаимоотношения с други дружества, като част от служебните им задължения.
4.2 Взаимодействат с други служители на предприятието, в рамките на тяхната компетентност.
4.3. Правете предложения за подобряване на дейността на предприятието.

5. Отговорност.

Администраторът носи отговорност за:

5.1.За неправилно изпълнение или неизпълнение на задълженията, предвидени в тази длъжностна характеристика - в границите, определени от действащото трудово законодателство.
5.2 За престъпления, извършени в хода на извършване на дейността им - в границите, определени от действащото административно, наказателно и гражданско законодателство.
5.3.За материални щети, причинени на компанията - в границите, определени от действащото трудово и гражданско законодателство.

6. Трябва да знам.

Администраторът трябва да знае:

6.1. Основи на организацията на предприятието.
6.2. Позиции и тенденции на пазара за продажби рекламни услуги.
6.3. Гамата от рекламни услуги, предоставяни от предприятието.
6.4. Процедура за ценообразуване.
6.5. Средства за установяване на бизнес контакти с контрагенти.
6.6. Етика бизнес комуникацияи преговори.
6.7. Текущата ценова листа за услуги.
6.8. Основи на технологията и организацията на производството печатни продуктии продукти за външна реклама.
6.9. Основи на трудовото законодателство.
6.10. Правила и разпоредби за охрана на труда, безопасност, промишлена санитария и противопожарна защита.
6.11. Перспективи за иновативни и инвестиционни дейностипредприятия.
6.12. Работа с компютри, телекомуникации и комуникации.

7. Други разпоредби.

7.1. Длъжностната характеристика се съставя в два екземпляра, единият от които се съхранява в предприятието, а вторият - при служителя.
7.2 Раздели „Задачи и отговорности“, „Права“ и „Отговорност“ могат да бъдат изяснени във връзка с промени в структурата на управление, задачите и функциите на структурното звено.
7.3 Промените и допълненията в тази длъжностна характеристика трябва да се правят със заповед на генералния директор.

Запознат с инструкциите: "___" ___________ 2013 г.