Davlat sektorida bulutga asoslangan nashrlarning holati va rivojlanishi. Bulutli texnologiyalar va ularning hujjat aylanishini avtomatlashtirish sohasidagi imkoniyatlari Bulutli hujjat aylanishi

Bulutli IT modellaridan foydalangan holda hujjatlarni boshqarish bo'yicha suhbatlar taxminan besh yil oldin boshlangan, o'sha paytda bozorda birinchi takliflar paydo bo'la boshlagan. O'sha paytda ko'plab mutaxassislar EDMS yo'nalishi bulutli xizmatlardan foydalanish bo'yicha turli turdagi korporativ dastur tizimlari orasida etakchilardan biriga aylanishi mumkinligini aytishdi, ammo bu prognozlar amalga oshmagani tezda ma'lum bo'ldi. Bu erda, albatta, biroz oldinga siljish bo'ldi, lekin dastlab ko'rgandek tez emas.

Hozirda bulutli hujjatlarni boshqarish tizimlaridan foydalanishning ahvoli qanday? Qanday tendentsiyalar mavjud, qanday muammolar bor va ular qanday hal qilinmoqda? Ushbu savollarga javob olish uchun biz mutaxassislarga - EDMS/ECM vositalarini ishlab chiquvchilar va foydalanuvchilarga murojaat qildik.

EDMS foydalanishning bulutli modellari

Bulutli hisoblash umumiy tushuncha bo'lib, mijoz u yoki bu darajada va ma'lum formatlarda IT yetkazib beruvchining ma'lum hisoblash resurslaridan ijara asosida foydalanishini nazarda tutadi. Ushbu formula shuni ko'rsatadiki, IT tizimlarining bulutlilik darajasi juda muhim diapazonda o'zgarishi mumkin va bu daraja ko'pincha biron bir xususiyat bilan belgilanmaydi, lekin ko'p parametrli.

Ehtimol, bu ko'p parametrli xususiyat, ayniqsa, hujjat aylanishi sohasi uchun xosdir. Axir, bu erda bulutli modellar uchun turli xil variantlardan foydalanish mumkin, masalan, SaaS (bulutli provayderlar to'liq javobgar bo'lgan tayyor bulut xizmatlari) yoki an'anaviy mahalliy echimlarni bulutli IaaS infratuzilmasida joylashtirish (keyin provayder javobgar bo'ladi) infratuzilma uchun, lekin dasturiy yechimning o'zi uchun emas). Gibrid sxemalar, shuningdek, EDMS yechimi mijozning saytida o'rnatilganda va bulut hujjatlarni saqlash joyi sifatida foydalanilganda ham mumkin. Xo'sh, bozorda eng ko'p talab qilinadigan modellar "bulutli EDMS" yoki "bulutdagi hujjatlar oqimi" ta'rifi bilan nimani tushunamiz?

DIRECTUM marketing bo'yicha direktori Vasiliy Babintsev mijozlar orasida turli xil bulutli variantlarga bo'lgan talabni tasdiqlaydi, ularning asosiysi ommaviy va xususiy bulutlarda SaaS yechimidir. Uning so‘zlariga ko‘ra, mijozlar an’anaviy mahalliy tizimga asoslangan xususiy bulutdagi IaaS yechimlarini ham, bulutdan tashqarida ba’zi biznes funksiyalarini (masalan, hujjatlarni skanerlash va tanib olish, murakkab hisobotlarni tayyorlash, skanirovka qilish va boshqalar) olib tashlash bilan gibrid sxemalarni ko‘rib chiqmoqda. kontragentlar bilan hujjat almashinuvi, hujjatlarni uzoq muddatli saqlash). Alohida-alohida, u bulutli modellarni amalga oshirish doirasida EDMS sotuvchilari xizmat ko'rsatuvchi provayderlar bilan hamkorlikdan foydalanishlari mumkinligini ta'kidlaydi, ammo provayderlar orqali EDMS yechimlariga keng talab hali ko'rinmaydi.

DoxVision biznesni rivojlantirish bo'yicha menejeri Aleksey Rojdestvenskiyning fikricha, "bulutli EDMS" atamasini SaaS modeli sifatida tushunish to'g'riroq, bu an'anaviy mahalliy variant bilan solishtirganda iste'molchi va yetkazib beruvchi o'rtasidagi munosabatlarni, shu jumladan amalga oshirish va ishlatishni tubdan o'zgartiradi. tizimning. Bunday holda, bulutli EDMS ko'proq o'rnatish, konfiguratsiya, uzoq muddatli o'qitish va talab qilmaydigan obuna yechimining onlayn versiyasiga o'xshaydi. Xizmat. Ha, uning ta'kidlashicha, mijozlar ba'zan onpremis yechimini bulutli infratuzilmaga o'tkazadilar, ammo bu EDMSning o'zi bilan ishlash tamoyillariga deyarli ta'sir qilmaydi. SaaS yechimlarini etkazib beruvchilar ham sotuvchilar, ham ularning hamkorlari bo'lishi mumkin va ularning o'zaro ta'sir qilish imkoniyatlari har xil bo'lishi mumkin. Ko'pincha, bugungi kunda bulut yetkazib beruvchisi murakkab maxsus loyihalarga emas, balki EDMS ning qutili versiyalariga e'tibor qaratadigan an'anaviy amalga oshirish hamkorlaridir.

EDMS ilovalari ko'lamining xilma-xilligini va bulutli EDMS bozori hali shakllanish bosqichida ekanligini hisobga olsak, sotuvchilar mijozning ehtiyojlariga qarab turli modellar bilan ishlashga tayyor bo'lishlari kerak, InterTrust yetakchi maslahatchisi Ilya Ipatov amin. Uning so'zlariga ko'ra, mahsulot tashqi resurslarda (shaxsiy yoki ommaviy bulutda) joylashgan va veb-interfeys yoki foydalanuvchining ish joyida o'rnatilgan qalin mijoz orqali foydalanilganda, asosiy yo'nalish hali ham SaaS variantidir. Foydalanuvchi shunchaki identifikatsiyadan o'tishi va tizim nusxasi bilan ishlashni boshlashi kerak - u buyurtma qilgan konfiguratsiyada. U tizimni mustaqil ravishda yoki yetkazib beruvchi mutaxassislari yordamida sozlashi mumkin. Ilya Ipatovning so'zlariga ko'ra, SaaS opsiyasining asosiy afzalligi shundaki, u tizimni miqyoslashning barcha jihatlarini (sig'imlarni oshirish, diskda qo'shimcha joyni ta'minlash yoki yangi foydalanuvchilarni ulash) avtomatik ravishda hal qiladi, shu bilan birga yangi shartnoma tuzishga hojat yo'q va sotuvchidan litsenziyalar taqdim etilishini kuting - bulutda Buning uchun billing tizimi uchun oddiy sozlamalar mavjud.

Uning ta'kidlashicha, bugungi kunda bir nechta rus EDMS ishlab chiquvchilari SaaS xizmatini joylashtirish uchun o'zlarining ma'lumotlar markazini yaratishlari mumkin. Odatda, sotuvchi ma'lumotlar markazining sig'imini mustaqil ravishda topadi va ijaraga oladi, so'ngra xizmatlarni ilgari surish va sotish va tizimni takrorlashni davom ettiradi. Biroq, shu bilan birga, ma'lumotlar markazining egasi hamkor bo'lishi mumkin - keyin o'z xodimlarini o'qitgandan so'ng, ma'lumotlar markazi ma'lum bir sotuvchining echimini va ehtimol turli ishlab chiquvchilarning bir nechta mahsulotlarini sotadigan xizmat ko'rsatuvchi provayder sifatida ishlaydi. Ilya Ipatovning so'zlariga ko'ra, sotuvchi tashqi ma'lumotlar markazining resurslaridan foydalanganda model juda istiqbolli ko'rinadi, lekin tizimni o'rnatishdan oldin o'z veb-saytida mijozning maxsus so'rovini o'tkazadi. Bundan tashqari, mijoz, agar u shaxsiy bulutni yaratsa va keyinchalik o'zining sho''ba korxonalari yoki tashqi tashkilotlariga xizmat ko'rsatsa, bulutda EDMS provayderi ham bo'lishi mumkin.

ELAR kompaniyasining ECM yechimlarini ishlab chiqish bo'limi boshlig'i Dmitriy Shmailov "bulutli EDMS" tushunchasi hali ham birinchi navbatda SaaS bilan bog'liq ekanligiga qo'shiladi va bulutli sxemalarning asosiy innovatsiyasi hujjatlarni boshqarish tizimlarining o'zini autsorsing qilishdir, deb hisoblaydi. "Bugungi kunda bu yondashuv biznes tomonidan tobora ko'proq tushunish va qabul qilinmoqda, bu birinchi navbatda mulkchilik mezoniga asoslangan xarajatlarni kamaytirish istiqbollari bilan bog'liq", deydi u. “Rossiya bozorida xavfsiz va ishonchli xizmat ko‘rsatish bo‘yicha tajribaga ega bo‘lgan IT-kompaniyalar mavjud, aksariyat hollarda bunday yechimlarning provayderlari integratorlar bo‘lib, ular odatda sotuvchilar bilan yaqindan hamkorlik qiladilar va mijozga zarur bo‘lgan bir qator xizmatlarga ega; ” Mutaxassisning ta'kidlashicha, gibrid sxemani amalga oshirish va bulutli xizmatni mahalliy arxitektura bilan integratsiya qilish oxirgi so'zni o'zlari uchun qoldirmoqchi bo'lgan mijozlar uchun muqobil bo'lishi mumkin. Istiqbolli variant bulutdan elektron xotira sifatida foydalanishdir. Ammo amalga oshirish modelini tanlash odatda CIO va korxonaning axborot xavfsizligi xizmatiga bog'liq.

Bulutli EDMS dan foydalanishning hozirgi holati

Bugungi kunda bulutlar mijozlar orasida qanchalik mashhur? Mutaxassislarimizning javoblariga ko'ra, bu yo'nalish, aksincha, shakllanishning dastlabki bosqichida, ammo EDMS bozorida bulut ulushi tobora barqaror o'sib bormoqda.

Bu haqda, xususan, Aleksey Rojdestvenskiy gapiradi: “Rossiyadagi bulutli EDMS bozori hali ham boshlang'ich bosqichida va bugungi kunda unda juda kam sonli o'yinchilar bor. Buning sababi shundaki, mijozlar tomonidan bunday echimlarga talab hali ham juda kam; Agar tendentsiyalar haqida gapiradigan bo'lsak, shuni ta'kidlaymanki, bizning mijozlarimiz bizdan o'z loyihalari uchun bulutli infratuzilmani ijaraga olish narxini hisoblashni tayyorlashni tobora ko'proq so'rayaptilar. Uning fikricha, endi bulutli yechimlar birinchi navbatda qiziqish uyg'otmoqda tijorat kompaniyalari, masalan, davlat sektorida bo'lgani kabi qat'iy xavfsizlik talablariga ega bo'lmagan va inqiroz davrida samaradorlikni yo'qotmasdan, o'z xarajatlarini iloji boricha optimallashtirish kerak.

Vasiliy Babintsevning ta'kidlashicha, EDMS loyihalarini amalga oshirishda mijozlar birinchi navbatda savollarga javob berishadi. iqtisodiy samaradorlik, shu bilan birga tushunarli yangi g'oyalardan ehtiyot bo'lish. U o'z kompaniyasining 2014–2016 yillarda mijozlar o'rtasida o'tkazgan tadqiqot ma'lumotlarini keltirdi: SaaS modellariga eng katta qiziqish SMB sektori va Moskva tashkilotlari vakillari tomonidan ko'rsatilgan (ular EDMS dan foydalanadimi yoki yo'qligi muhim emas). Allaqachon EDMSga ega bo'lgan korxonalar arxitekturani o'zgartirishga kelganda ancha konservativ bo'lib, mahalliy modelda qolishni afzal ko'radilar. Yirik korxonalar yangi biznes funktsiyalarini ulashda SaaS-dan foydalanishni ko'rib chiqmoqdalar. Barcha kompaniyalar, toifasi va hajmidan qat'i nazar, o'zlarining biznes-jarayonlarining bir qismini tashqi (ommaviy bulutlar), ayniqsa moliya sektoriga o'tkazishdan hali ham ehtiyot bo'lishadi. Ammo kichik biznes IT infratuzilmasidagi cheklovlar tufayli ba'zi hollarda bulutli almashinuvga o'tishga majbur qilmoqda. elektron hujjatlar biznes kontragentlari bilan. Bulutli xizmatlardan foydalanadigan yirik mijozlar hujjatlarni yopiq korporativ tizimlarida saqlaydi.

Dmitriy Shmailov yanada optimistik baho beradi: "Rossiyada ko'plab kompaniyalar bulutga o'tmoqda". Shu bilan birga, u SMB mijozlari buni faolroq qilishlarini tasdiqlaydi; IT strategiyasiga tashqaridan bulutli xizmatlarni kiritish tendentsiyasi katta biznes davlat idoralari esa yaqinda sezila boshladi.

Biroq, boshqa nuqtai nazarlar ham mavjud. “Biz bunga katta ishonamiz va o'rta biznes klassik bulutli EDMS modeliga tayyor emas, deydi Bosh direktor"Business Logic" kompaniyasi (IT kompaniyalar guruhi) Viktor Vaynshteyn. - Zamonaviy EDMSning klassik tatbiq etilishi dastlab bulutli yechim bo'lib, u joylashgan shaxsiy bulut uning ma'lumotlar markazida mijoz bilan "yashaydi". Texnologik nuqtai nazardan, bulutli yechim hisoblash quvvati va saqlash tizimlarini qo'shish orqali bulut modelidan foydalanishni anglatadi. Kichik kompaniyalarga kelsak, ular hozirda ixtisoslashtirilgan EDMS, hatto bulutli ham kerak emas. Mening fikrimcha, kichik korxonalar ixtisoslashtirilgan EDMS (bulut) ga e'tibor berishadi, agar ular qonuniy ahamiyatga ega bo'lgan hujjat aylanishi uchun o'rnatilgan funksionallikka ega bo'lsa, shu jumladan, albatta, elektron imzo. Endi yirik biznes segmentida bulutga asoslangan EDMSga ehtiyoj qolmaydi va kichik biznes uchun vaqt hali kelmagan.

Mijozlarni bulutga nima jalb qiladi?

Mutaxassislarimizning fikriga ko'ra, bulutli EDMSning mijozlar uchun asosiy jozibadorligi egalik qilishning umumiy qiymatini kamaytirish qobiliyatidir. Garchi bulutlarning afzalliklari haqidagi bu fikr mutlaqo to'g'ri emas va bu muayyan muammolar, chunki haqiqat har doim ham umidlarni oqlamaydi. Darhaqiqat, kompaniyalar kerakli avtomatlashtirish variantini tanlashda noto'g'ri tanlov qilmaslik uchun yangi modellarning afzalliklari va kamchiliklarini aniq tushunishlari juda muhimdir.

Hukumat huzuridagi Moliya universiteti kafedra mudiri Rossiya Federatsiyasi Vladimir Solovyov, bulutlarning mumkin bo'lgan afzalliklari orasida, birinchi navbatda, moliyaviy komponentni ko'radi: "Bulutga o'tishning asosiy omili - iqtisodiy maqsadga muvofiqlik. Ya'ni, bulutli hujjatlar oqimini mahalliy xizmatning o'rnini bosuvchi sifatida ko'rib chiqish mumkin, agar bulut xizmatini sotib olish uni tashkilot infratuzilmasida joylashtirishdan ko'ra arzonroq bo'lsa yoki taqqoslanadigan xarajatda, masalan, EDMSni qisqartirish orqali ishchilarning unumdorligi oshsa. ishlamay qolish yoki uning tezligini oshirish orqali. Bulutli variantning arzonligi umuman aniq emas ... Aslida, shuning uchun bizda universitet ichida joylashtirilgan 1300 foydalanuvchi uchun EDMS mavjud. Ammo agar bulut varianti kamida to‘rt baravar arzonroq bo‘lsa, albatta, bulutga ovoz bergan bo‘lardim”.

Aleksey Rojdestvenskiy barcha mutaxassislar rozi bo'lgan uchta bulut afzalliklarini shakllantirdi: 1) uskunani sotib olish va texnik xizmat ko'rsatish xarajatlarini kamaytirish; 2) istalgan vaqtda biznes ehtiyojlariga mos ravishda tez o'zgartirilishi mumkin bo'lgan yanada moslashuvchan IT infratuzilmasi; 3) provayder tomonidan taqdim etilgan ma'lumotlarni xavfsiz saqlash kafolati (zaxira, xavfsizlik tizimlari va boshqalar).

Ushbu tezislarga aniqlik kiritib, Dmitriy Shmailov bulutli echimlar, albatta, kapital xarajatlarni kamaytirishni va EDMSni amalga oshirishda yanada kafolatlangan muvaffaqiyatli natijani ta'minlashini ta'kidlaydi. Operatsion xarajatlarga kelsak, javob unchalik aniq ijobiy emas va har qanday holatda ham nafaqat sof hisobga olish kerak. moliyaviy xarajatlar, balki mijoz uchun sifatli daromad ham. Xususan, pulni tejashga faqat foydalanilgan resurslar uchun haq to'lash va aniq vazifalar uchun imkoniyatlarni tezda egallash orqali erishish mumkin. Sifatli yaxshilanishlar hujjatlar xavfsizligini ta'minlash va ularga xavfsiz kirishni ta'minlash bilan bog'liq bo'lishi mumkin. Faqat hozir rus mijozlari bulutlarning boshqa, ehtimol, muhimroq afzalliklarini, masalan, bulutli yechimlarning moslashuvchanligi va kengaytirilishi (kerakli foydalanuvchilar sonini ulash, hududiy va vaqt mustaqilligi) orqali zamonaviy biznesning harakatchanligini qo'llab-quvvatlash kabi afzalliklarni anglay boshladilar. SaaS modelidan foydalangan holda bulutli hujjat oqimining afzalliklari, shuningdek, yetkazib beruvchi tomonidan nosozliklarga chidamli yechimni taqdim etish, foydalanuvchilar uchun yagona versiyani yaratish va natijada hujjat aylanishini standartlashtirish va ishtirokchilar uchun tushunarli bo'lgan interfeysda ishlashni o'z ichiga oladi.

Kapital xarajatlarni minimallashtirish, qoida tariqasida, o'z IT-infratuzilmasi va dasturiy ta'minotni sotib olish va joriy etish uchun katta byudjetga ega bo'lmagan kichik va o'rta kompaniyalar uchun ayniqsa qiziq, ammo IT xizmatlarini kengaytirish bo'yicha cheklovlar mavjud, deb ta'kidlaydi Vasiliy Babintsev. . Shu bilan birga, ular ilgari amalda mavjud bo'lmagan (narx va amalga oshirishning murakkabligi nuqtai nazaridan) korxona darajasidagi echimlarga kirish imkoniyatiga ega. Yirik mijozlar, uning fikricha, yangi jarayonlarni sinab ko'rish imkoniyati bilan bulutlarga jalb qilinadi. Bulutli xizmatlar sizga joriy arxitekturani o'zgartirmasdan, ECM tizimlarining yangi biznes yechimlarini sinab ko'rish va agar ular qulay va samarali bo'lsa, ularni infratuzilmangizga joriy qilish imkonini beradi. Agar yangi jarayonlar tashqi pudratchilar bilan ishlash bilan bog'liq bo'lsa, unda bunday yakuniy biznes echimlari bulut darajasida qo'llanilishi mumkin, hozirgi foydalanuvchilar buni sezmaydilar va tanish ECM tizimining interfeysida ishlashni davom ettiradilar.

Biroq, mijozlar bulutli EDMS ning muammoli tomonlarini yodda tutishlari kerak. Bu haqda gapirar ekan, Ilya Ipatov e'tiborni bulutli yechimning moslashtirish qobiliyati mijozlarning deyarli har qanday talablarini amalga oshirish mumkin bo'lgan an'anaviy amalga oshirish loyihalariga qaraganda sezilarli darajada kamroq ekanligiga qaratadi. Bulutli yechimdagi noyob yaxshilanishlar deyarli mumkin emas - bu juda qimmatga tushadi. Ammo bulutga asoslangan EDMS uchun ma'murlarni ishga olishning hojati yo'q. "Bulutli EDMSning maqsadli auditoriyasi - o'rta va kichik biznes, shuningdek, munitsipal darajadagi davlat tashkilotlari", deb hisoblaydi u. - Ushbu toifadagi mijozlar xizmatlarning minimal narxini olish uchun funksionallikda ba'zi cheklovlarni qo'yishga tayyor. Ammo yirik mijozlar odatda EDMS funksionalligi iloji boricha kengroq bo'lishini va shu bilan birga tashkilotda ishlab chiqilgan noyob talablar va hujjat aylanishi an'analariga javob berishini ta'minlashdan manfaatdor. Bulutlarda bu yondashuvni amalga oshirish qiyin."

Nima to'sqinlik qiladi va nima sotuvchilar va mijozlarga bulutli EDMSni amalga oshirishga yordam beradi

Mutaxassislarning ta'kidlashicha, bulutga asoslangan EDMSni yaratishning o'zi texnik muammolarni keltirib chiqarmaydi. Mavjud mahalliy echimlar bulutga yaxshi uzatilgan va bu odatda mijozlarning bugungi ehtiyojlarini qondirish uchun etarli, ammo keyin siz hali ham bulutli variant uchun tizim arxitekturasini optimallashtirishingiz kerak.

Ammo, Dmitriy Shmailov ta'kidlaganidek, sotuvchilar uchun jiddiy masala shundaki, ular yo provayder bo'lishlari yoki provayderlar bilan hamkorlik qilishni o'rganishlari kerak bo'lgan asosiy vazifalar - taklif qilingan echimlarning ofatlarga chidamliligini, xizmatdan foydalanishning uzluksizligini va muvofiqligini ta'minlash; mijozlar talablariga muvofiq xizmatlar sifati darajasi bilan. Shuningdek, tartibga solish nuqtai nazaridan, doimiy o'zgarib turadigan iqtisodiy va siyosiy sharoitlarni hisobga olgan holda, Rossiyada ma'lumotlar markazlarini joylashtirish va maxfiylik talablariga rioya qilish istagi muhim rol o'ynaydi.

Yangi dizayn formatlari ham talab qilinadi shartnomaviy munosabatlar mijoz bilan. "Biz iste'molchi bilan birinchi aloqadan boshlab hisob-faktura va EDMS bulutli nusxasini avtomatik yaratishgacha bo'lgan tez sotish uchun yangi tashkiliy modelni yaratdik. Ya'ni, ular me'yoriy tarzda qo'shilish shartnomasi (taklif) modeliga o'tishdi, - deydi Vasiliy Babintsev. - Bu holda, jarayon ichida sodir bo'ladi elektron formatda, mijoz ariza berilgan kundan boshlab tizimda ishlay boshlaydi. To‘g‘ri, shuni tan olish kerakki, barcha mijozlar qog‘ozsiz ishlashga tayyor emas, ammo bu vaqt masalasidir”.

Bulutlar yo'lidagi asosiy muammo - bu mijozlarning ishonchsizligi. Albatta, bir necha yil oldin bo'lgani kabi, bulutlarga nisbatan keskin salbiy munosabat endi yo'q, lekin ko'pchilik kompaniyalar hali ham ehtiyotkor, ba'zan esa haddan tashqari ortiqcha. "So'nggi paytlarda ko'plab xavfsizlik muammolari olib tashlanganiga va provayderlar standartlar va qonun hujjatlari talablariga muvofiqligini tasdiqlash uchun muntazam audit va tekshiruvlarda qatnashganiga qaramay, texnik va psixologik qarshilik to'liq bartaraf etilmagan", deb tushuntiradi Vasiliy Babintsev. - Dalillardan biri bu Internet-provayderlarga to'liq bog'liqlik (va bu erda biz zaxira aloqa kanallarini joylashtirish zarurligini tan olishimiz kerak). Ba'zan biz bozorda paydo bo'ladigan texnologiyalarga moyil bo'lgan individual IT-mutaxassislarining tayyor emasligiga ham duch kelamiz va hatto iqtisodiy samaradorlikning aniq afzalliklari ham har doim ham ularning xavfsizlik ustuvorliklarini o'zgartirmasligi mumkin. Biroq, u mijoz kompaniyasining IT infratuzilmasi maxsus xavfsizlik sozlamalarini o'z ichiga olganligi sababli bunday muammolar bulutli echimlarga qarshi sof texnik dalil ekanligini tan oladi. Misol uchun, mijozlar ko'plab cheklovlarga ega proksi-serverlardan foydalanishlari mumkin va ba'zi bulutli ilovalar muayyan protokollarni qo'llab-quvvatlaydi va barcha turdagi proksi-serverlar bilan ishlay olmaydi. Bundan tashqari, trafik va oqish monitoringi vositalari bulutli ilovalarda sezilarli kechikishlarni keltirib chiqaradi, bu esa unumdorlikni pasaytiradi va ba'zi hollarda ularni yaroqsiz holga keltiradi.

Kompaniyalar dilemmaga duch kelishmoqda: bulutdan voz kechish yoki o'z IT infratuzilmasini bulutli provayderlar talablariga moslashtirish. Xuddi shu tarzda, mijozlar standart SLA shartlarini qabul qilishlari yoki qabul qilmasliklari kerak (kafolatlangan xizmat mavjudligi, rejalashtirilgan ish vaqti, ma'lumotni zaxira saqlash haqidagi ma'lumotlar va boshqalar). Bu savol, masalan, mavjud SLA mijozlar uchun mos bo'lmagan va maxsus sharoitlar ancha qimmatga tushadigan holatlarda paydo bo'ladi, bu esa ishni boshlashni qiyinlashtiradi. Ammo, Vasiliy Babintsevning so'zlariga ko'ra, amaliyot shuni ko'rsatadiki, bulutli tizim provayderlari va mijozlari bir-biriga qarab, talablarni iloji boricha yaqinlashtirishga va umumiy infratuzilmani rivojlantirishga harakat qilmoqdalar;

Aleksey Rojdestvenskiyning ishonchi komilki, bulutli EDMSga ishonchsizlikni bartaraf etish uchun sanoat bulutli loyihalarning muhim massasini to'plashi, ularning ishonchliligi va xavfsizligini namoyish qilishi kerak. Shu bilan birga, u aloqa kanallarining beqarorligi masalasi hamon dolzarbligini, shu sababli bulutga kirishda qiyinchiliklar paydo bo‘lishi mumkinligini ta’kidlaydi.

Biroq, bulutlardan foydalanish bo'yicha suhbatlarda, mahalliy modeldan bulutga o'tishda asosiy muammo shunchaki ba'zi IT funktsiyalarini autsorsingga o'tkazish emas, balki uni ichki o'zgartirish zarurati degan fikr tez-tez eshitiladi. kompaniyaning o'zi. Ilya Ipatovning so'zlariga ko'ra, hujjat aylanishi yoki ma'lumotlarni saqlashni autsorsing qilishdan oldin mijoz o'z biznes jarayonlari va qoidalarini tartibga keltirishi kerak. Shu bilan birga, bulutdan foydalanish uchun u ko'pincha o'zining noyob "ixtirolaridan" (biznes jarayonlarini tashkil qilish uchun) ba'zilar foydasiga voz kechishi kerak. standart sxemalar. "Asosiy muammolardan biri shundaki, chuqur moslashtirilgan EDMSga ega bo'lgan mijoz egalik narxini pasaytirish uchun odatiy ish usullaridan voz kechishga tayyor emas. Shu sababli, bulutli EDMS xizmatlari elektron hujjat aylanishini noldan amalga oshiradigan yangi mijozlar tomonidan ko'proq talabga ega bo'ladi ", deydi u.

Xuddi shu fikrni Dmitriy Shmailov ham ifodalaydi: “Bulutli hujjat boshqaruviga o‘tish bilan bog‘liq biznes-jarayonlarni o‘zgartirish tashkiliy o‘zgarishlar ustida ishlashni o‘z ichiga oladi – amaliyot shuni ko‘rsatadiki, biznes-jarayonlardagi har qanday o‘zgarishlar kompaniyada IT foydalanuvchilari qarshiligiga duch keladi. Pudratchi nafaqat hujjatlar oqimini bulutli xizmatga o‘tkazish bo‘yicha optimal strategiyani ishlab chiqishi, balki uni amalga oshirish mas’uliyatini ham o‘z zimmasiga olishi kerak”.

Bulutli EDMSga ishonch muammosi aniq provayderlarga bo'lgan ishonchni oshirish bilan bevosita bog'liq, Vladimir Solovyov: "Agar provayder barcha ma'lumotlarni yo'qotsa nima bo'ladi degan savol dolzarb bo'lib qolmoqda, chunki bulutli hujjat boshqaruvi provayderlari taqqoslanmaydi. Microsoft, AWS, Google uchun miqyosda "

"Bulutli darajaga o'tishda, agar shunga o'xshash tizimga o'tish amalga oshirilsa va tizimga o'tishda juda kam texnik muammolar mavjud. yangi tizim Har qanday mahalliy migratsiya bilan bog'liq muammolardan ko'ra ko'proq muammolar yo'q, - deydi mijoz tomonida IT-xizmat menejeri sifatida katta tajribaga ega mustaqil ekspert Sergey Avdalyan. - Ma'lumotlarni uzatishning asosiy usullari juda standart bo'lib, tizim va ma'lumotlar bazasi ma'murlari darajasidagi mutaxassislar uchun hech qanday qiyinchilik tug'dirmaydi. Ko'proq muammolar tashkiliy, tartibga solish va xavfsizlik masalalarida yotadi. Ko'pgina menejerlar, ayniqsa Rossiya kompaniyalari, ular kompaniyaning mijozlar, mahsulotlar, xizmatlar, texnologiyalar, nou-xau (asosan korxona qiymatini tashkil etuvchi) to'g'risidagi asosiy asosiy ma'lumotlarini yo'qotish va sizib chiqish xavfi borligini tushunib, uchinchi tomon kompaniyalariga saqlashga ochiqchasiga ishonmaydilar. Ushbu ma'lumotlar biznesni yo'q qilish yo'lidagi so'nggi qadam bo'lishi mumkin "

Bulutli EDMS xizmatlariga oid mijozlarning odatiy noto'g'ri tushunchalari (sotuvchilarga ko'ra).

· bulutli EDMS funksionalligi sezilarli darajada kamayadi, mijozlar talablariga moslashish va mavjud mahalliy echimlar bilan integratsiya qilish qiyin (asosan bepul iste'molchi bulut xizmatlari bilan solishtirganda, korporativ bulutli hujjatlarni boshqarish dasturi allaqachon qutida kuchli funksionallikni o'z ichiga oladi);

· bulutda ishlaganda axborotni himoya qilish darajasining etarli emasligi, sizib chiqishi mumkin (bu bulutli dasturiy ta'minotning ishlash tamoyillarini tushuntirish bo'yicha jiddiy ish va undan foydalanish tajribasini tahlil qilishni talab qiladi);

· SaaS modelidan umumiy foydalanish onpremis variantiga qaraganda qimmatroq (mijozlar ko'pincha onpremis yechimlari narxidagi barcha komponentlarni hisobga olishni unutishadi, masalan, infratuzilma dasturiy ta'minotiga egalik qilish va o'zlarining pullik IT mutaxassislariga ega bo'lish zarurati. );

· bulutli texnologiyalardan foydalanish mumkin emas davlat tashkilotlari(shu bilan birga ular kommunal, idoraviy bulut modelini unutishadi).

Bulutli texnologiyalar biznesni o'zgartirayotganiga shubha yo'q. Kichik kompaniyalar hujjatlarni bulutda saqlash va ularni qulay boshqarish qobiliyatini qadrlashadi, asosiy o'yinchilar biznes - o'zingizning ma'lumotlarni saqlash infratuzilmangizni sotib olish va saqlash uchun pulni tejash imkoniyati.

Bulutlar bizga nimani taklif qiladi

Eng muhimi - bulutli saqlash. Raqamli hujjatlarga har doim dunyoning istalgan nuqtasidan kirish mumkin va fayllar ko'rinishida ofisda joy egallamaydi. Ba'zi bulutli xizmatlar fayllar va hujjatlarni o'lchamdagi cheklovlarsiz saqlashga imkon beradi. Bundan tashqari, bitta portal orqali turli bulutlarga kirishni ta'minlaydigan xizmatlar mavjud, ya'ni. Ma'lumotlarga kirishda siz serverdan serverga o'tayotganingizni sezmaysiz.

Ma'lumotlar bilan hamkorlikni tashkil qilish. Bu biri eng muhim jihatlari bulutda ishlash. Har bir xodim istalgan qurilmadan xizmatlarga kirishi mumkin, bu esa loyiha bo‘yicha hamkorlikni yaxshilash, ishga sarflangan vaqtni qisqartirish va elektron pochta orqali cheksiz yozishmalarni amalga oshirish imkonini beradi. Ma'lumotlar xavfsizligi haqida gap ketganda, hujjatlar parol bilan himoyalanishi yoki ma'lum vaqtdan keyin (bir necha daqiqa, soat yoki kun) o'chirilishi mumkin.

Yangi tendentsiya - bulutli CRM, ERP vaECM-tizimlari. Ushbu turdagi mahalliy tizim hajmidan qat'i nazar, deyarli har bir kompaniyada qo'llaniladi. Ular bulutli saqlash va hamkorlikning barcha afzalliklariga ega va shu bilan birga ma'lumotlarni saqlash uchun yagona tuzilgan ma'lumotlar bazasiga ega. Bulutli tizimning afzalliklari shundaki, siz har doim muhim ma'lumotlarga kirishingiz mumkin. Shu bilan birga, ichki serveringiz to'satdan ishlamay qolsa, siz ma'lumotlar yo'qolishidan himoyalanasiz.

Serverlarni to'g'ridan-to'g'ri ofisda topishning hojati yo'q. foydalanishingiz mumkin uchinchi tomon kompaniyasining xizmatlari, bu sizni to'liq kompyuter infratuzilmasi bilan ta'minlaydi: serverlar, ma'lumotlarni saqlash tizimlari, tarmoq uskunalari, shuningdek, ushbu resurslarni boshqarish uchun dasturiy ta'minot. Infratuzilmani nazorat qilish va boshqarish provayderda qoladi, bu sizga uskunaga texnik xizmat ko'rsatish uchun pulni tejash imkonini beradi.

Tizim ishdan chiqqan taqdirda, siz doimo bo'lasiz falokatlarni tiklash rejasi. O'z ma'lumotlarini uchinchi tomon resurslarida saqlaydigan kompaniyalar yong'in yoki tabiiy ofat (suv toshqini va boshqalar) sodir bo'lganda ushbu ma'lumotlarni yo'qotishdan tashvishlanishlari shart emas, chunki barcha kerakli ma'lumotlarni Internet orqali olish mumkin.

Yangi texnologiyalarning imkoniyatlarini baholashda unga tanqidiy qarash kerak potentsial xavflar:

● Sizning ma'lumotlaringiz uchinchi shaxslarning qo'lida, shuning uchun sotuvchini tanlashdan oldin xavfsizlik muammosini diqqat bilan tekshirishingiz kerak.

● Bulutli xizmat ko'rsatuvchi provayderlar tez paydo bo'ladi va xuddi shunday tez yo'qoladi. Bunday holda, barcha ma'lumotlarni yo'qotish xavfi mavjud. Agar bir nechta zaxirangiz bo'lsa, undan qochasiz.

● Ishonchli va yuqori sifatli Internetga ulanish. Agar aloqa muammolari mavjud bo'lsa, siz qog'oz hujjatlar (yoki mahalliy nusxalar) bilan ishlashingiz kerak bo'ladi.

● Agar bulutli migratsiya jarayoni puxta rejalashtirilmagan bo'lsa, xarajatlarning oshishi ham ajablanib bo'lishi mumkin. Kelajak uchun tizimning miqyosliligini hisobga olish va shu bilan birga byudjet doirasida qolish kerak.

● Agar bulutli xotirangiz boshqa mamlakatda joylashgan bo‘lsa, turli federal ma’lumotlarni saqlash qonunlariga ham duch kelishingiz mumkin. Sizning ma'lumotlaringiz qaysi mamlakatda joylashganligini bilishingiz kerak.

Bulutlarga ishonchsizlik birinchi navbatda xavfsizlik masalalari bilan bog'liq. Shunisi e'tiborga loyiqki, ba'zi sotuvchilar kompaniyalarga foydalanishga ruxsat berishadi shifrlash kalitlaringiz. Bundan tashqari, fayllarni bulutli xotiraga o'tkazishdan oldin ularni shifrlashingiz mumkin. Shifrlash faqat vakolatli foydalanuvchilarning maxfiy ma'lumotlarga kirishini ta'minlaydi. Bundan tashqari:

● Aksariyat provayderlar 128 yoki 256 bit uzunlikdagi kalitlarga ega AES yordamida ma'lumotlarni himoya qiladi.

● Bulutli provayderlar har doim ma'lumotlarning zaxira nusxasini yaratadilar, bu esa fayllarga ma'lum vaqt davomida kirish imkoni bo'lmagan taqdirda ham ularning xavfsizligini ta'minlaydi.

● Bulutli saqlash yaxshi himoyalangan va maʼlumotlaringizni xavfsiz saqlaydi, tashqi qattiq disk yoki maʼlumotni oʻz ichiga olgan USB drayvlar osongina oʻgʻirlanishi mumkin.

Nega bulutlar?

Bu savolga javob oddiy: bulutga o'tishning eng katta omili - bu infratuzilmadan foydalanish qulayligi va xarajatlarni tejash*.

*AIIM ma'lumotlariga ko'ra. So'rovda 362 respondent qatnashdi; 3 tagacha javob tanlash mumkin edi.

Gibrid bulutlar va kelajak

Bozorning ushbu sohasidagi ko'plab mutaxassislar ma'lumot almashish xavfsizligini yodda tutgan holda kelajakni gibrid bulutlarda ko'rishadi. Gibrid bulutda IT resurslari birlashtirilgan: ularning ba'zilari tashkilotning ichki (shaxsiy) bulutida, boshqalari esa tijorat provayderi tomonidan taqdim etiladigan ommaviy bulutda joylashgan. Shunday qilib, resurslar soni ko'payadi va ilovalarning ichki nazorati kuchaytiriladi. “Agar gibrid bulutlar uchib ketsa, bu ko‘plab kompaniyalar uchun to‘g‘ri yechim bo‘ladi. Ular hali ham kuchga ega bo'lishadi "

Bulutdagi hujjat aylanishi - o'rta va kichik biznes muammolarini hal qilish

Elektron hujjat aylanishini tashkil etish muammosi har qanday hajmdagi kompaniya uchun dolzarbdir. Biroq, bozordagi echimlar asosan yirik va o'rta biznes uchun mo'ljallangan va SMB'larga yordam bera olmaydi. Kichik korxonalar uchun engil, oddiy va arzon EDMS kerak. "Bulutlar" ga murojaat qilish vaqti keldi.

Kichik biznes uchun hujjatlar bilan hamkorlikni amalga oshirish o'rta va yirik korxonalar kabi muhim vazifadir. Ko'pincha bunday kompaniyalarning ba'zi xodimlari (masalan, buxgalter) "masofadagi" va ofisda ish joylari yo'qligi bilan murakkablashadi. Bunday ofis yo'q va barcha xodimlar uydan ishlaydi. Shu bilan birga, bozorda qimmatga tushadigan yirik tizimlar SMB uchun mos emasligi aniq - kichik korxona rahbari uchun qo'shimcha funktsiyalar uchun pul to'lashning ma'nosi yo'q, kuchli serverga ega sayt yo'q. va ma'murlar bunday EDMSni sozlash va qo'llab-quvvatlashga tayyor.

SMBlar oddiy ofis muharrirlari va elektron pochtadan foydalangan holda hujjatlar bilan ishlashdan mamnun bo'lishlari kerak edi. Biroq, hujjatlarni shu tarzda yuborish, birgalikda ishlab chiqish va tasdiqlash nafaqat kichik biznesning asosiy muammolarini hal qilishga yordam bermaydi, balki ularni sezilarli darajada murakkablashtiradi. Hujjatning talab qilinadigan versiyasi qayerda va qanday holatda joylashganligi, unga qachon va qanday o'zgartirishlar kiritilganligi haqida menejer aniq tushunchaga ega emas. Bularning barchasi tartibsizlikni keltirib chiqaradi va buyurtma va nazorat qilish uchun qo'shimcha vaqt sarflashga majbur qiladi.

Bulutli xizmatlarning rivojlanishi tufayli Rossiya bozorida hujjatlar bilan hamkorlikni tashkil etish muammosini hal qilish uchun mo'ljallangan tizimlar paydo bo'la boshladi. kichik korxonalar. Shunday yechimlardan biri bulutga asoslangan elektron hujjat aylanishi Docloud tizimidir.

"Bulutlar" EDMSni qanday o'zgartirmoqda

Bulutli texnologiyalar (inglizcha bulutli hisoblash, "bulutli hisoblash" atamasi ham qo'llaniladi) - bu ma'lumotlarni qayta ishlash texnologiyasi bo'lib, unda kompyuter resurslari va quvvati foydalanuvchiga Internet orqali kirish mumkin bo'lgan xizmat sifatida taqdim etiladi. Foydalanuvchi o'z ma'lumotlariga kirish huquqiga ega va u ishlaydigan infratuzilma, operatsion tizim va haqiqiy dasturiy ta'minot haqida qayg'urishi shart emas.

EDMSga kelsak, bu tizimdan foydalanish uchun qimmatbaho uskunalar sotib olish, amalga oshirish va xodimlarni o'qitishga yuborishning hojati yo'qligini anglatadi. Xizmatning barcha funksiyalari va funksiyalariga kirish uchun veb-saytda ro‘yxatdan o‘tish kifoya. Foydalanuvchi faqat o'zi kerak bo'lgan resurslar miqdori uchun to'laydi va istalgan vaqtda, qayerda bo'lmasin, kompyuter, planshet yoki smartfondan tizimga kirishi mumkin.

Bulutli EDMS nima qilishi mumkin?

Keling, tizimning asosiy funktsional xususiyatlarini ko'rib chiqaylik.

Keling, tizim har qanday hujjatlarni turi yoki yo'nalishi bo'yicha saqlash va tartibga solish imkonini berishidan boshlaylik. Buni amalga oshirish uchun siz ularni kompyuter yoki skanerdan tizimga o'tkazishingiz va agar kerak bo'lsa, sharhlar qo'shishingiz yoki qo'shimcha metama'lumotlarni ko'rsatishingiz kerak. Ta'kidlash joizki, asosiy matn formatlari (TXT, RTF, DOC) biriktirilgan fayllarni qurilmaga yuklab olmasdan va ushbu turdagi fayllarni ko'rish uchun zarur bo'lgan dasturiy ta'minotga ega bo'lmasdan to'g'ridan-to'g'ri tizimdan ko'rish mumkin. Masalan, fayllarni boshqarish dasturlari o'rnatilmagan smartfondan Word va Excel fayllarini ko'rishingiz mumkin. Bu planshet va mobil qurilmalarda ishlashni ancha osonlashtiradi.

Menejerlar shuningdek, qaysi xodimlar ma'lum hujjatlarni ko'rishi yoki tahrirlashi mumkinligini aniqlash orqali kirish sozlamalarini tez va oson sozlashi mumkin.

Standart hujjatlar bilan ishlashni soddalashtirish uchun tizim shablonlarni yaratishni ta'minlaydi. Ularning yordami bilan siz "hisob-faktura" yoki "aksiya" kabi tez-tez so'raladigan hujjatlarni yaratish va to'ldirish jarayonini sezilarli darajada soddalashtirishingiz mumkin.

Hujjatlarni boshqarishning muhim funktsiyasi hujjatni muvofiqlashtirish va tasdiqlashdir, shuning uchun uni amalga oshirish aniq va sodda bo'lishi kerak. Docloud-da hujjat yaratilgandan so'ng darhol tasdiqlash uchun yuborilishi mumkin, unda hujjatning harakati, uning joriy versiyasi va holati to'g'risidagi barcha ma'lumotlar har doim u bilan ishlaydigan barcha foydalanuvchilar uchun mavjud bo'lgan tasdiqlash yoki o'zgartirishlar kiritilishi kerak;

Tez va qulay to'liq matnli qidirish sizga kerakli hujjatlarni ularga biriktirilgan fayllar mazmuni bo'yicha topish imkonini beradi va papkalarda parametrik qidiruv kerakli parametrlar bo'yicha tanlash imkonini beradi.

Bulutli EDMS nima beradi?

Keling, SMB uchun bulutli yechimlarning afzalliklarini ko'rib chiqaylik. Birinchidan, bunday dasturiy ta'minotdan foydalanganda kompaniya tizimni joriy qilish uchun to'lashi shart emas. Docloud allaqachon sizga kerak bo'lgan hamma narsani o'z ichiga olgan yechimni taqdim etadi. Tizimga kirgandan so'ng, foydalanuvchi kompaniyaning faoliyat sohalariga muvofiq tuzilgan papkalarni topadi, asosiy, tez-tez ishlatiladigan hujjatlar turlarini va ularni ko'rish uchun qulay echimni ko'radi. Tizimga kiritilgan barcha hujjatlar har qanday kichik kompaniya ehtiyojlarining ko'p qismini qoplaydi va agar kerak bo'lsa, ularni sozlash mumkin.

Ikkinchidan, Docloud interfeysi har qanday foydalanuvchiga darhol tizim bilan ishlashni boshlash imkonini beradi - u ishning birinchi kunlarida hujjatlar bilan ishlash bo'yicha barcha asosiy harakatlarni o'rganishi mumkin.

Uchinchidan, bulutli dasturiy ta'minotdan foydalanganda kompaniya qo'llab-quvvatlash uchun pul to'lashi yoki tizim ma'murini yollashi shart emas, chunki bunday xizmat allaqachon litsenziya narxiga kiritilgan. Agar biron bir muammo yuzaga kelsa, foydalanuvchi tezda mutaxassislardan javob olishi, shuningdek forumga qarashi mumkin texnik yordam va muammoni hal qilish yo'llari haqida unga duch kelgan foydalanuvchilardan bilib oling.

To'rtinchidan, tizimdan foydalanish muddati uchun ortiqcha to'lashning hojati yo'q. Moslashuvchan litsenziyalash siyosati obuna turini tanlashga va kerakli foydalanuvchilar sonini belgilashga yordam beradi. Muammolar yuzaga kelsa, menejer keyinchalik unga qaytish uchun ishni olti oygacha to'xtatib qo'yishi mumkin. Bunday holda, u uchun barcha sozlamalar va hujjatlar saqlanadi.

Qanday qilib "bulutlar" gigantlarni o'ziga jalb qiladi

Biz kichik kompaniyalar menejerlari uchun bulutli EDMS-dan foydalanishning afzalliklarini ko'rib chiqdik, ammo bu funksionallik nafaqat ular uchun qiziqish uyg'otishi mumkin.

Katta kompaniyaning bo'limlaridan birining boshlig'ini tasavvur qilaylik - uning bo'limi hujjatlarni ichki tasdiqlash uchun arzon va oddiy tizimga muhtoj edi, ammo uning tashkilotida o'rnatilgan EDMS funksionallik bilan haddan tashqari yuklangan yoki uni ajratishga imkon bermaydi. umumiy tuzilishi. Bunday holda, Docloud unga mos keladi, unda u kompaniya ofislarida qo'shimcha tizimlarni joylashtirmasdan va unga bo'lim byudjetidan ko'p pul sarflamasdan o'z vazifalarini amalga oshirishi mumkin.

Yoki o'zaro hujjatlarni muvofiqlashtirishi kerak bo'lgan bir nechta turli tashkilotlarning xodimlaridan iborat loyiha guruhini tasavvur qiling. Bunday vaziyatda mahalliy yechimni o'rnatish mumkin emas va siz Docloud tizimidan foydalanishingiz mumkin. Shu bilan birga, ular uzoq vaqt davomida ushbu yechimni sotib olishlari shart emas - loyihaning amal qilish muddati uchun maqbul tarifni tanlab, ular tizim tugagandan so'ng darhol foydalanishni to'xtatishlari mumkin.

Izoh: Maqolada tahlillar keltirilgan hozirgi holat Rossiyadagi EDMS bozori. Davlat sektorida bulutli texnologiyalardan foydalanishning afzalliklari aniqlandi. Davlat organlarida bulutli EDMSni joriy etish xususiyatlari ko'rib chiqiladi.

Kalit so‘zlar: bulutli texnologiyalar, EDMS, davlat sektori.

Hozirgi vaqtda Rossiyada ofislarni avtomatlashtirish va hujjat aylanishi sohasida sezilarli o'zgarishlar ro'y bermoqda. Mutaxassislar mahalliy tashkilotlarning elektron hujjat aylanishining imtiyozlaridan foydalanishga faol qiziqishini ta'kidlamoqda.

Elektron hujjat aylanishi tizimlari (EDMS) uchun Rossiya bozorining rivojlanishini rag'batlantirish import o'rnini bosish, rus dasturiy ta'minot reestrini yaratish, bulutli texnologiyalarni rivojlantirish, shuningdek, eskirgan IT-ni kengaytirish yoki almashtirish jarayoni kabi tendentsiyalar bilan bog'liq. yechimlar.

TAdviser ma'lumotlariga ko'ra, 2016 yilda EDMS loyihalari davlat sektori va ijtimoiy tuzilmalarda eng faol amalga oshirildi. Ushbu toifadagi tizimlarning deyarli 4 ming tatbiq etilishining qariyb 19 foizi davlat organlariga tegishli. Yuqori talab EDMS bo'yicha moliyaviy sanoat, qurilish, savdo, mashinasozlik va energetika sohalarida ham qayd etilgan.

TAdviser ma'lumotlariga ko'ra, davlat sektorida EDMSni joriy etish bo'yicha yetakchi "Electronic Office Systems" kompaniyasining hamkori (EDMS Delo dasturini ishlab chiqaruvchisi) KS-Consulting kompaniyasi hisoblanadi. Keyinchalik EOS kompaniyasining o'zi, Digital Design (Docsvision integrator hamkori), ELAR va Office-Doc (1-rasm).

Shakl 1. Davlat sektoridagi EDMS loyihalari soni bo'yicha kompaniyalarning ulushlari

Shuni ta'kidlashni istardimki, hozirda barcha mutaxassislar tomonidan kuzatilayotgan va butun mahalliy hujjat aylanishi sanoatiga sezilarli ta'sir ko'rsatadigan muhim tendentsiya "bulutli hujjat boshqaruvi" dir.

"Bulutli hujjatlarni boshqarish" bu zamonaviy texnologiya hujjat aylanishi, unda hujjatlar bilan ishlash uchun zarur dasturiy ta'minot foydalanuvchiga Internet xizmati sifatida taqdim etiladi. Bu SaaS (Software as a Service) modeliga asoslangan xizmat - dasturiy ta'minot xizmat sifatida. Ushbu yondashuv sizga dasturiy mahsulotni xarid qilmaslik, balki resursdan haqiqiy foydalanish vaqti uchun to'lovni amalga oshirib, zarurat tug'ilganda uni vaqtincha ishlatish imkonini beradi.

SaaS formatida EDMS dan foydalanish bir qator afzalliklarga ega, ular birinchi navbatda tejashda ifodalanadi. Pul tegishli dasturiy ta'minotni sotib olish, o'rnatish va qo'llab-quvvatlash uchun. Bulutli yechimning moslashuvchanligi va kengayishi dunyoning istalgan nuqtasidan istalgan vaqtda tizimga istalgan sonli foydalanuvchilarni ulash imkonini beradi - bu zamonaviy biznesning mobilligi ortib borayotgan ehtiyojdan kelib chiqadi. Bulutli hujjat oqimidan foydalanish, shuningdek, filiallari va sho'ba korxonalari bo'lgan kompaniyalarga barcha kompaniya tuzilmalari tomonidan dasturiy ta'minotning yagona versiyasidan foydalanish orqali hujjat aylanishini standartlashtirish imkonini beradi. Shunday qilib, ko'plab tashkilotlar uchun SaaS modeliga asoslangan EDMS resurslar va xarajatlarni oqilona boshqarishning yagona variantiga aylanmoqda.

Mutaxassislarning ta'kidlashicha, bulutli EDMS dan foydalanish kelajakda, ayniqsa o'rta va kichik biznes uchun faqat oshadi. Mutaxassislarning fikricha, elektron hujjat aylanish tizimlari yirik kompaniyalar geografik taqsimlangan kompaniyalarning hujjatlarni boshqarish vositalarini yagona ma'lumotlar markazida markazlashtirish imkonini beruvchi "xususiy" bulutlarda rivojlanadi.

Shuni ta'kidlashni istardimki, bulutli xizmatlarni davlat idoralari tomonidan IT strategiyasiga kiritish tendentsiyasi so'nggi paytlarda sezilarli bo'ldi. Rossiya vazirliklari va idoralari tomonidan bulutli modeldan foydalangan holda dasturiy ta'minotni amalga oshirish, bir tomondan, xalqaro munosabatlarning o'zgarishi, ikkinchi tomondan, Rossiyadagi iqtisodiy vaziyatning murakkablashuvi sharoitida milliy xususiyatlarni aks ettiradi. IN hozirda Rasmiylar o'z funktsiyalarini bajarish uchun xarajatlarni optimallashtirishga majbur, shu jumladan umumiy rivojlanish tendentsiyasi fonida IT xizmatlarini tejash. elektron hukumat.

Umuman olganda, davlat mijozlari davlat xizmatlarini ijaraga olishdan ko'ra o'zlarining shaxsiy bulutlarini yaratishga ko'proq tayyor. Davlat organlarining ommaviy bulutlar bilan ishlashi xavfsizlik va tartibga soluvchi talablar, jumladan, chet elda ishlab chiqarilgan xizmatlarni xarid qilishdagi cheklovlar tufayli to‘sqinlik qilmoqda. SaaS modelidan foydalanib, davlat idoralari bugungi kunda kontentni boshqarish, elektron hujjat aylanishi, birgalikda ishlash yoki loyihalar.

2016-yilda New Cloud Technologies kompaniyasi va TAdviser tahliliy markazi “Davlat idoralarida bulutli xizmatlar” tadqiqotini o‘tkazdi. Tadqiqot natijalariga ko'ra, so'rovda qatnashgan organlar orasida bulutli dasturiy ta'minotning eng keng tarqalgan turlari elektron hujjat aylanish tizimlari va ma'lumotlarni saqlash xizmatlaridir (taxminan 80%) (2-rasm).

Shakl 2. Bulut modeli bo'yicha foydalaniladigan dasturiy ta'minot turlari

Davlat sektorida bulutli echimlardan foydalanish bo'yicha eng ilg'or mintaqalar: Moskva, Sankt-Peterburg, Tatariston, Xanti-Mansi avtonom okrugi-Yugra, Tula viloyati (1-jadval).

1-jadval.

10 balllik shkala bo'yicha bulutli echimlarga o'tish bo'yicha Rossiya Federatsiyasining TOP 5 ta mintaqasi

Ushbu hududlarda davlat sektorining bulutli EDMSga ko'chishi keng tarqalgan. Xususan, bulutga asoslangan EDMS "Amaliyot" Moskva va Moskva viloyatidagi davlat organlarida amalga oshirildi. Umuman olganda, ushbu yechim 40 dan ortiq federal va mintaqaviy hokimiyat tomonidan qo'llaniladi.

Shuni ta'kidlash kerakki, uzoq vaqt davomida Rossiya hududlarida bulutli texnologiyalar, shu jumladan bulutli EDMS tarqalishini cheklovchi asosiy omil aloqa kanallarining cheklanishi va asosan keng polosali ulanishning etarli darajada rivojlanmaganligi edi.

Ayni paytda vaziyat bir tekisda. "Davlat idoralarida bulutli xizmatlar" tadqiqoti shuni ko'rsatdiki, so'ralgan hududiy tashkilotlarning 60% dan ortig'i bulutli xizmatlar yoki migratsiya rejalaridan foydalanishni tasdiqlaydi. Mintaqaviy bulutni qoplash uchun aniq haydovchi Rostelecom operatorining O7 platformasi bo'lib, u birinchi navbatda mintaqalar va munitsipalitetlar uchun xizmatlarga qaratilgan.

Ushbu platforma asosida EOS kompaniyasi O7.DOK elektron hujjat aylanishi uchun bulut xizmatini yaratdi. Ushbu xizmat Yagona identifikatsiya va avtorizatsiya tizimi (USIA), hududiy elektron hukumat infratuzilmasi, shu jumladan idoralararo elektron hamkorlik tizimi (SMEI) bilan birlashtirilgan va davlat organlarining WEB xizmatlari bilan maʼlumotlar almashish imkonini beradi.

Albatta, davlat organlarida SaaS asosidagi EDMS dan foydalanish xavfsizlik va tizimga masofadan ulanish sifatiga qo'yiladigan talablar bilan bog'liq holda jiddiy e'tiborni talab qiladi. Bugungi kunda axborot xavfsizligi muammosini hal etishning asosiy yo‘li – bu tarmoqqa qarashli korxona va tashkilotlar, shuningdek, mahalliy davlat hokimiyati organlari uchun EHMni internet tarmog‘ida emas, balki hududiy davlat organi tarmog‘ida kanallarni himoya qilishni tashkil etgan holda joylashtirishdan iborat. hisobga oladi zarur talablar. Bugungi kunda bu amaliyot mamlakatimizning ko‘plab hududlarida allaqachon shakllangan. Shunday qilib, 2011 yildan beri Moskva hukumati "Praktika" mahsulotiga asoslangan elektron hujjat aylanish tizimini ishlab chiqmoqda, unga bo'limlar va byudjet muassasalarini bog'laydi.

Ushbu sxemadan foydalanganda Rossiya Federatsiyasining ta'sis sub'ekti darajasida xususiy bulut yaratiladi, unda mintaqaviy davlat organining o'zi va barcha bo'ysunuvchi muassasalarni avtomatlashtirish uchun zarur bo'lgan barcha echimlar joylashtiriladi. Bu ta'minlaydi samarali transfer hujjatlarni ham yuqori turuvchi organlarga, ham quyi tashkilotlar o‘rtasida, shu jumladan, shahar hokimiyatlari o‘rtasida hamda yuqori muassasalardan kelib tushgan hujjatlar ijrosi holatini shaffof nazorat qilish. Shu bilan birga, ishni tartibga solishda ham, axborotni himoya qilishda ham yagona yondashuv ta'minlanadi.

Shuni ham ta'kidlash kerakki, Rossiyada hujjatlarni avtomatlashtirish sohasi notekis rivojlangan. Katta davlat idoralarida federal daraja ushbu komponent mintaqaviy va mahalliy darajalarga qaraganda yaxshiroq rivojlangan. Mutaxassislarning qayd etishicha, axborotlashtirish borasida zaif davlat idoralari bulutli EDMSni joriy etishdan ko‘proq foyda ko‘radi. Bundan tashqari, bulutli xizmatlardan foydalanmaslikning asosiy sabablari hali ham mavjud axborot xavfsizligi, shuningdek, tartibga solish cheklovlari. Mintaqaviy hokimiyat vakillari ham cheklangan mablag‘ni muammo deb bilishadi.

Xulosa qilib shuni ta'kidlashni istardimki, elektron hujjat aylanishini tashkil etish xizmatlarining "bulutiga" o'tish tendentsiyasi, xususan, SaaS modelidan foydalangan holda echimlarni taqdim etish ko'rib chiqilayotgan sohadagi asosiy tendentsiyalardan biriga aylandi. . Bulutli hisoblash sohasidagi yutuqlar bugungi kunda ko'p hollarda bulutda EDMS-ni joylashtirish va tashkilotlarga ulardan foydalanish uchun tegishli xizmatlarni taqdim etish modelini iqtisodiy jihatdan samarali qiladi.

Adabiyotlar ro'yxati:

1. Davlat sektoridagi "bulutlar": TAdviser tadqiqoti va "Yangi bulutli texnologiyalar". [Elektron resurs] - Kirish rejimi: http://www.tadviser.ru (kirish sanasi: 2017 yil 20 noyabr)
2. Bulutlarda hujjat aylanishi. Foyda va xavflar. [Elektron resurs] - Kirish rejimi: https://www.eos.ru (kirish sanasi: 21/11/2017)
3. Davlatni bulutlarga qanday boshlash kerak. [Elektron resurs] - Kirish rejimi: https://www.eos.ru (kirish sanasi: 22.11.2017)
4. SaaS formatidagi EDMS. [Elektron resurs] - Kirish rejimi: http://www.tadviser.ru (kirish sanasi: 22.11.2017)

Ofis ishi va hujjat aylanishi kompaniyaning boshqaruv tizimining muhim yordamchi protseduralari bo'lib, ular aslida uning tuzilishini tashkil qiladi. boshqaruv jarayonlari butun tashkilotning ishiga bevosita ta'sir qiladi. Biroq, to'liq elektron hujjat aylanishi tizimini joriy qilish kompaniyalar uchun qimmat bo'lishi mumkin bo'lgan ajratilgan serverlar, tegishli infratuzilma va xodimlarni talab qiladi. Xizmat modeli va bulutlar elektron hujjat aylanish tizimlarining maqsadli auditoriyasini sezilarli darajada kengaytirish imkonini beradi. Elektron hujjat aylanishi tizimlarini (EDMS) ko'pchilik ishlab chiqaruvchilari aniq hududiy taqsimotga va juda ko'p ish joylariga ega bo'lgan kompaniyalar va tashkilotlarga e'tibor berishadi. Aynan shu kompaniyalar zudlik bilan hujjat aylanishini optimallashtirish va elektron o'zaro hamkorlikni tashkil qilishlari kerak. Biroq, har bir kompaniyada jarayonga "kirish chiptasini" to'lash uchun etarli resurslar mavjud emas EDMSni amalga oshirish. SaaS (Software as a Service) modelidan foydalangan holda hujjat aylanishi xizmatlarini taqdim etish har qanday o'lchamdagi va profilni talab qiladigan tashkilotlar uchun juda maqbul bo'lib chiqdi. turli talablar axborotni himoya qilish uchun.

EDMS funksionalligi

Funktsionallik asosida EDMSni ajratish mumkin (1-rasm): hujjatlarni avtomatlashtirish uchun klassik echimlar, asosan davlat buyurtmachilari tomonidan talab qilinadi - bu erda funksionallik va interfeyslar uzoq vaqtdan beri aniqlangan; hujjatlarni boshqarish tizimlari (sanoat, tartibga solish, ma'muriy); hujjatlar bilan guruhda ishlash vositalari; jarayonlarni boshqarishning standart tizimlari (ish oqimlarini avtomatlashtirish); jarayonlarni o'zboshimchalik bilan boshqarish tizimlari.

Bulutli EDMS arxitekturasi

Har qanday zamonaviy EDMS, uning savdo metodologiyasi qaysi kontseptsiyaga asoslanganligi va qanday jarayonlarni avtomatlashtirishidan qat'i nazar (ofis ishi, hujjat aylanishi, boshqaruv modellarini axborot bilan ta'minlash) uch bosqichli arxitektura asosida qurilgan (2-rasm). . Bazada DBMS va kerak bo'lganda kriptografik himoya tizimi mavjud. Ikkinchi va uchinchi darajalarni tizim va amaliy xizmatlar, shuningdek, dastur serveri egallaydi. To'rtinchi daraja ham mavjud bo'lib, u ma'lum bir qurilma uchun eng funktsional interfeysni yaratishga imkon beruvchi interfeys echimlarini o'z ichiga oladi (ish stoli, planshet kompyuter, Mobil telefon va boshqalar.).

U Microsoft, IBM yoki Oracle sanoat maʼlumotlar bazasiga asoslangan. Uning vazifalariga elektron hujjatlarni xavfsiz saqlash va unga kirishni tashkil etish, jumladan, ierarxik kirish (IBM Lotus Domino/Notes) kiradi. DBMSga qo'shimcha ravishda klassik uch bosqichli EDMS arxitekturasining quyi darajasi axborot va transport infratuzilmasini, shuningdek kriptografik protseduralar va elektron imzolarni qo'llab-quvvatlaydigan axborot xavfsizligi tizimini o'z ichiga olishi mumkin.
Bulutli tizimda ma'lumotlarni saqlash yagona, ajratilgan saqlashda ham, tarqatilishi mumkin, masalan, tizimga hujjatlar kiritilgan joyda, bu tashkilotda hujjat aylanishini bulutli avtomatlashtirish uchun ayniqsa dolzarb bo'lishi mumkin. turli hududlarda joylashgan ko'p sonli ofislar bilan.

Zamonaviy EDMS asosi sifatida korporativ kontentni boshqarish uchun hujjatga yo'naltirilgan maxsus echimlardan foydalanish mumkin. Lotus platformasi bozorning ushbu qismining muhim qismini egallaydi. Agar ilgari muhokama qilingan ma'lumotlar bazasi ma'lumotlar bazasi ma'lumotlar bazasini boshqarishning relyatsion yondashuvini ifodalasa va ulardagi ma'lumotlar to'rtburchaklar jadvallar ko'rinishida taqdim etilgan bo'lsa, u holda Lotus Domino-dagi ma'lumotlar ierarxik tarzda, ya'ni hujjatlarni odatiy saqlashga o'xshash tuzilmada saqlanadi. tashkilot. Ushbu yondashuv hujjatlarni boshqarish tartib-qoidalarini sezilarli darajada yaxshilaydi, bu esa ushbu texnologiyaning muhim o'rinni egallashiga imkon berdi zamonaviy bozor EDMS yechimlari.

Ushbu guruhda bir oz ajralib turadigan Microsoft-ning yechimi bo'lib, u ko'proq korporativ kontentni boshqarish uchun mo'ljallangan - SharePoint. ECM platformasi bo'lgan SharePoint, ayniqsa, o'rta biznesda ko'plab muxlislarni topadi, chunki uning asosida qurilgan tizimlar mavjud biznes ehtiyojlariga qarab hajmi va funksionalligi bo'yicha osonlikcha kengaytirilishi mumkin, ammo SharePoint-ga asoslangan yondashuvlar hali ham amalda qo'llanilmaydi; bulutli EDMS shaklida.

Ko'pgina mahalliy EDMS ishlab chiquvchilari, ayniqsa sotuvchilar bilan yaqindan aloqada bo'lganlar, bir vaqtning o'zida umumiy uch bosqichli arxitektura doirasida ham, hujjat ma'lumotlarini mustaqil ravishda samarali boshqarish imkonini beruvchi hujjatga yo'naltirilgan muhitda yuqori tuzilma sifatida yaratilgan bir nechta sanoat echimlariga ega.

Uch bosqichli arxitekturaning ikkinchi va uchinchi darajalari dastur serveri va turli xil tizim xizmatlari tomonidan amalga oshiriladi, ularning resurslari EDMS dastur modullari tomonidan qo'llaniladi - dasturiy ta'minot to'plami, bu EDMS ning asosiy funksionalligini ta'minlaydi. Masalan, kiruvchi yozishmalarni qayta ishlash tartibida bunday universal kompleks tizimni quyidagi funksionallik bilan ta'minlaydi: hujjatni raqamlash; hujjat tarkibini saqlash (tasvir, matn); standart protseduralarni avtomatlashtirish (muvofiqlashtirish, tasdiqlash yoki imzolash).

Albatta, dastur serveri tomonidan hal qilinadigan juda ko'p vazifalar mavjud, ammo ular faqat ular taqdim etadigan funksionallik kontekstida ko'rib chiqilishi kerak.

"Bulutli" versiyadagi EDMS tubdan farq qilmaydi. Shunday qilib, ushbu toifadagi iste'molchilar uchun yechimning me'moriy jihatlari, shuningdek, litsenziyani boshqarish jihatlari muhim emas.
Biz ko'rib chiqqan arxitekturaning o'ziga xos xususiyati bu to'rtinchi daraja, ya'ni oxirgi foydalanuvchining EDMS bilan qulay va to'liq o'zaro ta'sirini tashkil qilish uchun mo'ljallangan foydalanuvchi interfeyslari (UI), shuningdek, qo'shimcha ravishda kiritilgan periferik uskunalar. foydalanuvchining ish joyidagi kompleksdagi EDMS (skaner, printer, shtrix-kod skaneri va boshqalar).

Foydalanuvchi interfeysi darajasi Amaldagi interfeys turlariga ko'ra toifalarga bo'linishi mumkin:

. "Semiz" mijoz. Eng qadimgi EDMS, ammo EDMS bilan to'liq xususiyatli foydalanuvchi shovqinini ta'minlaydi. Odatda, u to'g'ridan-to'g'ri foydalanuvchi stantsiyasida o'rnatilgan dasturiy modul shaklida taqdim etiladi, bu uning asosiy kamchiliklarini ko'rsatadi: qimmat joylashtirish va undan keyingi foydalanish. "Yog'li" mijozlar turiga bog'liq operatsion tizim ilovalar. Ushbu yondashuv juda eskirgan deb hisoblanadi va unga asoslangan echimlar bulutli EDMS uchun ishlatilmaydi.
. "Yupqa" mijoz. Internet-brauzer yordamida veb-interfeys orqali foydalanuvchi bilan o'zaro aloqada bo'lgan zamonaviy EDMS. Bundan tashqari, bu o'zaro ta'sir ham ichkarida tashkil etilishi mumkin mahalliy tarmoq tashkilotlar va VPN va Internet orqali. Bu joylashtirish va saqlashni osonlashtiradi. Bunday tizimning funksionalligi mijoz ilovalarini ommaviy qayta tashkil qilmasdan yangilanishi mumkin, bu ham xarajatlarni sezilarli darajada kamaytiradi. Zamonaviy "bulutli" EDMSda ish joyi platformasidan mustaqil bo'lgan ushbu turdagi interfeys asosiy hisoblanadi.
. Mobil mijoz zamonaviy mobil biznesga yo'naltirilgan platformalarda foydalanish uchun mo'ljallangan: Apple iOS, RiM BlackBerry, Google Android va MS Windows Phone. Faqat iOS va BlackBerry OS ga asoslangan yechimlar telefoningizga va telefoningizdan maʼlumotlarni uzatishda tegishli darajadagi xavfsizlikni taʼminlaydi.

Zamonaviy elektron hujjat aylanish tizimlari rivojlanishda davom etmoqda, bozorning yangi tarmoqlarini egallab, yangi biznes modellari doirasida xizmatlar ko'rsatmoqda, ularning asosiysi SaaS.
Ko'p sonli me'moriy jihatlar klassik EDMS uchun ham, bulutli uchun ham bir xil. Shu bilan birga, hujjat aylanishi sohasidagi bulutli echimlar an'anaviy korporativ axborot tizimlaridan juda ko'p farqlarga ega bo'lib, ular klassik EDMS yechimini bulutga qayta loyihalash imkoniyatini amalda istisno qiladi, bu hozirgi vaqtda bulutli echimlarning bulutli echimlarning sezilarli darajada zaif ifodalanishini tushuntiradi. ichki bozorda elektron hujjat aylanish tizimlari. O'tgan yili kamida uchta bunday tizim 2012 yilda rasmiy ravishda tijorat maqsadlarida foydalanishga topshirildi, ishlab chiquvchilar kamida beshta bulutga asoslangan hujjatga asoslangan echimlarni va'da qilmoqdalar. Yangi yechimlar litsenziyalash va hisob-kitob imkoniyatlariga texnik va huquqiy yangi yondashuvlarni olib kelishi, shuningdek, davlat portali yechimlari, idoralararo elektron oʻzaro hamkorlik (SMEI) tizimlari va idoralararo elektron hujjat aylanishi (EDF) bilan oʻzaro bogʻliqlikni taʼminlashi kerak.

Tanlash muammolari

Agar kompaniya uchun bulutli hujjat aylanishini tanlash vazifasi umuman hujjat aylanishini birinchi avtomatlashtirishga to'g'ri kelsa, ya'ni kompaniya "klassik EDMSni amalga oshirish yoki oddiygina mavjud bulutli yechimga ulanish" tanloviga duch keladi. "bulutli variant" ning moliyaviy foydasi aniq seziladi. Ammo bulutli yechim provayderiga ishonch masalasi juda keskin bo'lishi mumkin. Va bu erda bir qator savollarga javob berish kerak: provayder tizimda saqlanadigan hujjatlarning haqiqiy va e'lon qilinmagan maxfiyligini ta'minlaydimi, ma'lumotlarning zaxira nusxasi o'z vaqtida amalga oshiriladimi va hokazo.
Provayder va mijoz o'rtasidagi huquqiy munosabatlarni belgilovchi asosiy hujjatlardan biri bu SLA (Xizmat darajasi to'g'risidagi shartnoma). SLA shartnomasi, oddiy xizmat ko'rsatish shartnomasidan farqli o'laroq, nafaqat provayder tomonidan bajariladigan ishlar ro'yxatini, balki shartnoma muddati davomida mijozga taqdim etiladigan barcha bulutli EDMS xizmatlarini belgilaydi. ushbu xizmatlar tegishli hajm va sifatda taqdim etiladigan vaqt chegaralari. Shartnoma yuzaga keladigan hodisalar va muammolarni hal qilish uchun barcha muddatlarni aniq belgilaydi va bajarilmagan yoki bajarilmagan taqdirda provayderga nisbatan intizomiy choralarni belgilaydi. noto'g'ri ijro majburiyatlar.

Bulutli EDMSmi yoki yo'qmi?

SaaS yondashuvi ko'p holatlarda yaxshi ishlashiga va foydasiga ko'plab dalillar mavjud bo'lishiga qaramay, kompaniyada bulutga asoslangan EDMSni joriy etish hali ham qarshilikka duch kelmoqda. Qanday mezonlar hujjat aylanishini avtomatlashtirishni taklif qilishi mumkin?

Mezon 1. Hujjat aylanishi hajmining tez o'sishi.
Kichik yoki o'rta kompaniya uchun bu belgi bu jarayonlar guruhini avtomatlashtirish haqida o'ylash vaqti kelganligi haqidagi birinchi signaldir. Korxona ichida ham, kompaniyalar o'rtasida ham kontent hajmining tez o'sishi hujjat aylanishining samarali tizimlari va texnologiyalarini joriy etishni taqozo etdi. Veb-xizmatlar ko'plab kompaniyalarga sotib olish xarajatlarini sezilarli darajada kamaytirish va IT tizimini boshqarishni osonlashtirish kabi afzalliklarga ega kontentni boshqarishni tezda avtomatlashtirishga imkon beradi. Provayder infratuzilmani boshqarish va xizmatni saqlash uchun javobgardir, foydalanuvchi hech narsa sotib olishi, texnik xizmat ko'rsatishi yoki boshqarishi shart emas;
Ko'p hollarda, deb ishoniladi yirik korxonalar Hujjatlarni boshqarish uchun SaaS modelini tanlash orqali an'anaviy dasturiy ta'minotni joriy qilish bilan solishtirganda infratuzilma va boshqaruv xarajatlarining 50% dan ko'prog'ini tejash mumkin. Kichik kompaniyalar uchun bulutga asoslangan EDMS orqali hujjat aylanishini avtomatlashtirish yanada arzonroq bo'ladi, chunki infratuzilmaning nisbiy xarajatlari, shuningdek, ma'muriyat xarajatlari sezilarli darajada kamayadi.

Mezon 2. Kompaniya bitta dastur yoki bir nechta o'zaro bog'langan modullar tizimini talab qiladimi?
Ba'zi kompaniyalar ko'plab xususiyatlarni talab qiladi, masalan, ilovadan xatlarni qabul qilish va jo'natish qobiliyati; Fakslar va skanerlangan hujjatlarni matnli hujjatlarga aylantirish uchun OCR va kontentni yaxshiroq tashkil qilish uchun boshqa funktsiyalar. Bunday muhim kichik narsalar faqat provayder uni ancha arzon va sifatli amalga oshirishi mumkin.

Mezon 3. Amalga oshirishning kerakli tezligi qanday?
An'anaga ko'ra, tender o'tkazishni o'z ichiga olgan standart dasturiy ta'minotni sotib olish bosqichi rivojlanmoqda texnik topshiriq, sinov va muzokaralar bir oy davom etishi mumkin, shundan so'ng ishning oxirgi muddati keladi, bu EDMSda 50-100 ish o'rni bo'lgan o'rtacha tashkilot sharoitida yana bir necha oyni tashkil qiladi. Bulutli EDMS ni tanlashda mijoz dasturni sinovdan o'tish davrida allaqachon ishlayotganini ko'radi va investitsiyalarning qaytishi ancha oldinroq bo'ladi.

Mezon 4. Ular bormi? qulay vositalar korxonada allaqachon ishlatilayotgan EDMS dan ma'lumotlarni bulutli tizimga ko'chirish. Ma'lumotlarning qisman yoki to'liq shikastlanishi yoki yo'qolishi ehtimoli qanday? O'z navbatida, siz migratsiya paytida ham, bulutli platformada hujjatlarni boshqarish tizimining ishlashi paytida ham yuzaga keladigan xavflarni baholashingiz kerak.

Mezon 5. Loyiha byudjetingiz cheklanganmi? Bulutga asoslangan EDMSni amalga oshirishda boshlang'ich xarajatlar sezilarli darajada kamayadi va foydalanish xarajatlari bilan taqqoslanadi. Startap xarajatlaringizni kamaytirmoqchimisiz?
Umumiy dasturiy ta'minotni sotib olish ko'pincha yuqori litsenziyalash xarajatlarini talab qiladi. Odatdagi dasturiy ta'minot to'plami narxining ekspert bahosi ushbu ilovaga egalik qilish va 5 yil davomida foydalanish xarajatlarining taxminan 15% ni tashkil qiladi. Bulutga asoslangan yechim bilan egalik narxini katta sarmoyadan ko'ra kichik oylik to'lov sifatida ko'rish mumkin.

6-mezon: Sizga doimiy ravishda takomillashib boruvchi ECM tizimi kerakmi?
Agar kompaniyaning asosiy biznes yo'nalishi jadal rivojlanayotgan bo'lsa, u holda o'zgartiriladigan "bulutli" EDMS dan foydalanish kompaniyaning dasturiy ta'minotni boshqarish xarajatlarini sezilarli darajada kamaytirishi mumkin: bunday tizimdagi o'zgarishlar hamma uchun bir vaqtning o'zida sodir bo'ladi, qo'shimcha dasturiy ta'minotni o'rnatish esa bundan mustasno. Natijada, yechim provayderi serverda yangilanishlarni amalga oshiradi, ular bir zumda Internetga kirish orqali mavjud, shuning uchun versiyalarni yangilash operatorga ko'rinmaydi va qo'shimcha to'lovni talab qilmaydi.

Mezon 7. Axborot tizimi provayderi bozorni tark etganda yuzaga keladigan xatarlarni baholay olasizmi? Ko'p jihatdan, bu savolga javob bulutning o'zidan ham, zaxira nusxalaridan ham ma'lumotlarni ko'chirish imkonini beruvchi texnik echimlardir. Boshqa tomondan, tizim provayderi birinchi navbatda bunday harakatlar uchun siyosiy motivlar tufayli o'zgarganda paydo bo'ladigan hujjatlarni obro'sizlantirish ehtimoli etarli kuchga ega kriptografik axborot xavfsizligi vositalaridan foydalanish orqali minimallashtirilishi mumkin.

Mezon 8. Mahsulotning asosiy imkoniyatlari unga yuklangan vazifalarning maksimal sonini hal qila oladigan bo'lsa, o'z biznesingizni Pareto tamoyili bo'yicha boshqara olasizmi? Ha bo'lsa, "bulutli" EDMSga asoslangan dastur ko'rib chiqilayotgan tashkilot uchun mos keladi, lekin agar funksionallik ko'proq bo'laklangan bo'lsa va uning yordami bilan hal qilib bo'lmaydigan vazifalar mavjud bo'lsa, tanlanganlar asosida maqsadlarni amalga oshirish. "Bulutli" EDMS, ehtimol, shubhali va shu tarzda hujjatlarni avtomatlashtirish bo'yicha boshqaruv qarorini qabul qilish uchun qo'shimcha tahlil talab qilinadi. Buning sababi, eng yaxshi mo'ljallangan bulutli tizimlar katta hajmni taklif qiladi funksionallik. Biroq, ba'zi maxsus funktsiyalarni ta'minlab bo'lmaydi. Shuning uchun ko'plab kompaniyalar moslashuvchanlikni yo'qotishidan qo'rqishadi. Ammo yanada samarali foydalanish bilan, EDMS faqat standart funksionallikni ta'minlaydigan yechimga ruxsat beriladi. Kompaniya tomonidan talab qilinadigan boshqa funktsiyalar qo'shimcha ravishda amalga oshirilishi mumkin.