Ismda nima bor? Har xil toifadagi kotiblarga qo'yiladigan kasbiy talablar Kotib boshqacha nomlanadi

Kotibni xo'jayinning sodiq yordamchisi va o'ng qo'li deb atashadi, va bu yaxshi sababga ko'ra, menejer kotibining vazifalariga samarali boshqaruv va ma'muriy faoliyatni ta'minlash kiradi. Menejer kotibi biznes hujjatlari va hujjatlarini tayyorlash va bajarish bilan shug'ullanadi, xo'jayinga biznesda yordam beradi va ko'plab tashkiliy masalalarni hal qiladi.

Kotib -yordamchi lavozimini ham vakil deb hisoblash mumkin, chunki u kompaniyaning yuzi - u mehmonlar bilan uchrashadi, qo'ng'iroqlar va xatlarga javob beradi. Bunday ish katta xotirjamlik, muloqot qobiliyatlari va tashkilotchilikni talab qiladi. Shu sababli, kotib kasbi katta istiqbollarni va'da qilishi mumkin - kelajakda mutaxassis ofis menejeri, keyin direktorlar yoki top -menejerlardan biriga aylanishi mumkin.

Mijozlar va tashrif buyuruvchilar uchun ofisga ega bo'lgan deyarli har bir kompaniyada mas'ul kotib lavozimi talab qilinadi. Bu yirik korxonalar ham, kichik biznes tashkilotlari ham bo'lishi mumkin.

Kasb tarixi

Vaqt o'tishi bilan kotibning vakolatlari ancha kengaydi va bugungi kunda ular turli funktsiyalarni bajarishi mumkin. Shunday qilib, tor mutaxassislik mutaxassislariga ehtiyoj paydo bo'ldi, buning natijasida kotib-yordamchi, kotib, kotib-tarjimon va ofis menejeri kasbi paydo bo'ldi.

Kotibning vazifalari

Kotib yordamchisining vazifalariga quyidagilar kiradi:

• tashrif buyuruvchilarni qabul qilish;
• telefon qo'ng'iroqlarini qabul qilish;
• ish yuritish;
• menejerning ish kunini rejalashtirish;
• uchrashuvlarni tashkil etish;
• menejer va boshqa xodimlarga xizmat safari chiptalarini bron qilish va mehmonxonalarni bron qilish;
• ofis jihozlariga buyurtma berish;
• rahbarning talablarini bajarish.

Ba'zida ijrochi kotibning vazifalariga ingliz tilidagi yozishmalar kiradi.

Kotibning talablari

Kotib yordamchisiga qo'yiladigan talablar quyidagilarni o'z ichiga oladi.

• o'rta yoki oliy ma'lumot;
• Shaxsiy kompyuterga egalik qilish;
• ish yuritish asoslarini bilish;
• ingliz tilini bilish (ba'zan).

Shuningdek, kotib lavozimi quyidagi ko'nikmalarni nazarda tutadi:

• aniqlik;
• yaxshi ko'rinish qobiliyati (zamonaviy);
• tashkilot.

Kotiba rezyume namunasi

Namunani davom ettiring

Qanday qilib kotib bo'lish mumkin

Qanday qilib kotib bo'lishim mumkin? Bu kotib yordamchilari kurslarini tugatgan yoki to'g'ridan -to'g'ri ish joyida ta'lim olgan har qanday oliy ma'lumot egasi bo'lishi mumkin. Qoida tariqasida, ish beruvchilar abituriyentning ixtisosiga alohida talablar qo'ymaydi, balki talabgorning shaxsiy shaxsiy fazilatlariga ega bo'lishi va vazifalarni o'z darajasida bajara olishiga e'tibor qaratadi.

Kotibning maoshi

Kotibning maoshi har xil bo'lishi mumkin - 15 dan 45 ming rublgacha. Daromad xodimning majburiyatlari doirasiga va u ishlayotgan hududga bog'liq. Kotib yordamchisining o'rtacha ish haqi 30 ming rubl.

Liderlik majburiyatlari sahifasiga qaytish

Kotib quyidagi vazifalarni bajaradi:

- rahbarning ma'muriy va ma'muriy faoliyatini tashkiliy -texnik ta'minlash bo'yicha ishlarni amalga oshiradi.

- Rahbar ko'rib chiqish uchun kelgan yozishmalarni qabul qiladi, qabul qilingan qarorga binoan ish jarayonida yoki javoblarni tayyorlashda foydalanish uchun tarkibiy bo'linmalarga yoki ma'lum bir ijrochiga o'tkazadi.

- rahbarni imzolash uchun hujjatlar va shaxsiy arizalarni qabul qiladi.

- Telefon qo'ng'iroqlariga javob beradi, yozib oladi va xizmat ma'lumotlarini boshlig'iga o'tkazadi, rahbarning telefon orqali suhbatlarini tashkil qiladi.

- Boshliq nomidan xat, so'rov va boshqa hujjatlarni rasmiylashtiradi.

- rahbar tomonidan o'tkaziladigan yig'ilishlar va yig'ilishlarni tayyorlash bo'yicha ishlarni amalga oshiradi (kerakli materiallarni yig'ish, yig'ilish vaqti va joyi, kun tartibi, ularni ro'yxatdan o'tkazish to'g'risida ishtirokchilarni xabardor qilish), uchrashuvlar va yig'ilishlar bayonnomalarini yuritadi va tuzadi.

- Korxona xodimlari tomonidan chiqarilgan buyruq va buyruqlarning bajarilishini, shuningdek, nazorat ostiga olingan rahbarning ko'rsatma va ko'rsatmalari bajarilish muddatlariga rioya etilishini nazorat qiladi.

- menejerning ish joyini zarur tashkiliy asbob -uskunalar, ish yuritish materiallari bilan ta'minlaydi, rahbarning samarali ishlashi uchun sharoit yaratadi.

- tashrif buyuruvchilarni qabul qilishni tashkil qiladi, xodimlarning talab va takliflarini ko'rib chiqish samaradorligini oshiradi.

- tasdiqlangan nomenklatura bo'yicha ishlarni shakllantiradi, ularning saqlanishini ta'minlaydi va o'z vaqtida arxivga topshiradi.

- Bosh uchun xizmat safarlarini tashkil qiladi: avia va poezd chiptalarini, mehmonxonalarni bron qilishni buyuradi.

- bevosita rahbarining individual xizmat topshiriqlarini bajaradi.

Kotib huquqiga ega:

- yuklangan vazifalarni hal qilish uchun zarur bo'lgan darajada, shu jumladan maxfiy ma'lumotlarni olish.

- o'z ishini va kompaniya ishini yaxshilash uchun rahbariyatga takliflar kiritish.

- korxona bo'linmalari va boshqa mutaxassislardan shaxsan yoki rahbar nomidan o'z xizmat vazifalarini bajarish uchun zarur bo'lgan ma'lumotlar va hujjatlarni so'rash.

- rahbariyatdan xizmat vazifalarini bajarish uchun normal sharoitlar yaratish va kompaniya faoliyati natijasida tuzilgan barcha hujjatlarning saqlanishini talab qilish.

- o'z vakolatlari doirasida qarorlar qabul qilish.

Kotib javobgar:

- o'z vazifalarini bajarmaganligi va / yoki o'z vaqtida, beparvolik bilan bajarganligi uchun.

- tijorat sirlari va maxfiy ma'lumotlarni saqlash bo'yicha amaldagi ko'rsatmalar, buyruqlar va buyruqlarni bajarmaganlik uchun.

- ichki mehnat qoidalari, mehnat intizomi, xavfsizlik qoidalari va yong'in xavfsizligi qoidalarini buzganlik uchun.

Direktorning vazifalari
Sobiq direktor
Tashqi nazorat
Operatsion boshqaruv
Boshqaruv tizimi

Orqaga | | Yuqoriga

© 2009-2018 Moliyaviy menejment markazi. Barcha huquqlar himoyalangan. Materiallarni nashr etish
saytga havolani majburiy ko'rsatish bilan ruxsat etiladi.

Kotib bilishi va qila olishi kerak bo'lgan narsa malaka profilida ko'rsatilgan.

Malakaviy xarakteristikasi- Bu me'yoriy hujjat bo'lib, u ma'lum bir xodim o'z ishida nima qilishi kerakligini, buning uchun nimani bilishi va nimaga qodir bo'lishi kerakligini va uning tayyorgarlik darajasi qanday bo'lishini belgilaydi.

Ish majburiyatlari (kotib bilishi kerak) Korxona (yoki bo'lim) boshlig'ining ishini ta'minlash va saqlash uchun texnik funktsiyalarni bajaring, rahbarning ish kunini rejalashtirishga yordam bering. Bo'lim yoki ijrochilardan rahbar uchun zarur bo'lgan ma'lumotlarni oling, uning nomidan ishchilarni chaqiring. Boshning telefon orqali suhbatlarini tashkil qilish, telefon xabarlarini qabul qilish va uzatish, u bo'lmagan paytda qabul qilingan xabarlarni yozib olish va ularning mazmunini rahbarga etkazish. Bosh uchun sayohatlar va xizmat safarlarini tashkil qiling. Rahbar o'tkazadigan uchrashuvlar va yig'ilishlarni tayyorlash bo'yicha ishlarni olib borish (kerakli materiallarni yig'ish, ishtirokchilarni yig'ilish yoki yig'ilish vaqti, joyi va kun tartibi, ularni ro'yxatdan o'tkazish to'g'risida xabardor qilish), protokollarni yuritish va rasmiylashtirish. Menejerning ish joyini ofis anjomlari, tashkiliy texnologiyalar bilan ta'minlang, uning samarali ishlashi uchun sharoit yaratib bering. Qabul qilish va aloqa qurilmalari haqidagi ma'lumotlarni uzatish va qabul qilish, boshning yo'nalishi bo'yicha turli materiallarni tezda chop etish. Hujjat ishlarini olib borish, rahbar nomidan yozishmalarni qabul qilish, uni korxonada qabul qilingan tartibda tashkil etish va ko'rib chiqilgandan so'ng, bo'lim boshliqlariga yoki muayyan ijrochilarga o'z ish jarayonida foydalanish uchun tayyorlash. javob Menejer va xodimlar uchun axborot xizmatlarini ko'rsatish (og'zaki, hujjatli, matbuot sharhlari yozish, qiziqarli maqolalar nusxalarini taqdim etish). Fuqarolarning shaxsiy arizalari bo'yicha rahbarning buyruqlari bajarilish vaqtini kuzatib boring. Mehmonlarni qabul qilishni tashkil etish, ularga xushmuomalalik va e'tiborni ko'rsatish, xodimlarning talab va takliflarini tezkor ko'rib chiqishga ko'maklashish, ishlarning tasdiqlangan nomenklaturasiga muvofiq ishlarni shakllantirish, ularning xavfsizligini ta'minlash va ularni arxivga topshirish. vaqtida. Ma'lumotlar bazalarini yaratish va ulardan foydalanish (shu jumladan Internet ma'lumotlari).

Kotib bilishi kerak: kompaniya faoliyati va xodimlarning majburiyatlari va vakolatlari; hujjatlar uchun ko'rsatmalar va ko'rsatmalar; yozuv yozuvi; shaxsiy kompyuterda, zamonaviy kompyuter muharrirlarida ishlash (Word, Excel va boshqalar); imlo va tinish qoidalari; har xil hujjatlarni chop etishda materialni joylashtirish tartibi; ofis uskunalarini ishlatish qoidalari (fakslar, mini-avtomatik telefon stantsiyalari, nusxa ko'chirish mashinalari, ovoz yozish qurilmalari, magnitafonlar); interkom tizimlaridan foydalanish qoidalari; tashkiliy va ma'muriy hujjatlarning yagona tizimi standartlari; ichki mehnat qoidalari; kotiblik ishini ilmiy tashkil etish asoslari; inson psixologiyasi va samarali muloqot qonunlari; xizmat ko'rsatish odobi; mehnatni muhofaza qilish, xavfsizlik, ishlab chiqarish sanitariyasi va yong'indan himoya qilish qoidalari va normalari; mijozlar va sheriklarning chet tili; Rossiya Federatsiyasi Mehnat kodeksi.

Korxonalarda (firmalarda) malaka tavsiflarini ishlab chiqish va konkretlashtirish uchun lavozim tavsiflari ishlab chiqiladi.

Ish ta'rifi - kotibning faoliyatini tartibga soluvchi, uning huquqlarini, tashkilotdagi mavqeini, ish xususiyatini belgilaydigan asosiy tashkiliy -huquqiy hujjat. Kotib xodimlar bilan munosabatlarida ushbu hujjatga tayanadi. Ish tavsifida nima yozilgan bo'lsa, unda qanday huquqlar berilganligi so'raladi, kotiba.

Kotibning lavozim tavsifi individual hujjatdir, chunki kotibning lavozimi ko'p darajalarga ega. Kichik tashkilotda (yoki firmada) bitta kotib (kotib yordamchisi) bo'ladi. Katta tashkilotlarda kotiblar har bir tarkibiy bo'linmada bosh va uning o'rinbosarlari bo'lishi mumkin. Kengash kotiblari, ilmiy kengashlarning ilmiy kotiblari va boshqalar bor. Har bir kotib har doim tashkilot faoliyatining hajmi va o'ziga xos xususiyatlariga, rahbarning talablariga va kotibga bo'lgan ishonchiga asoslanib, o'ziga xos mas'uliyat va huquqlarga ega. ijodiy, mantiqiy va texnik turdagi ishlarning kombinatsiyasi. Shu bilan birga, hujjatli va hujjatsiz xizmatlarni boshqarish operatsiyalarining tipik to'plami mavjud bo'lib, ular barcha kotiblar tomonidan bajariladi. Bundan tashqari, kotibning lavozim tavsifini tuzishning o'ziga xosligi va murakkabligi uning faoliyatining ko'p qirraliligi bilan bog'liq. Shuning uchun kotibning (kotib-yordamchi) ish ta'rifining yagona standarti haqida gapirish mumkin emas.

Biroq, har qanday ish ta'rifi singari, unga umumiy talablar qo'yiladi. Birinchidan, u matnning allaqachon tuzilgan birlashtirilgan tuzilishiga ega, ya'ni bo'limlar:

1. Umumiy qoidalar;

2) funktsiyalar;

3) mehnat vazifalari;

5) javobgarlik;

6) munosabatlar;

7) pozitsiya bo'yicha ulanishlar.

"Ishni baholash" bo'limini qo'shish mumkin edi va so'nggi yillarda "Ishni tashkil qilish (kundalik ish)" bo'limi tez -tez paydo bo'ladi.

"Umumiy qoidalar" bo'limida shtat jadvaliga muvofiq lavozimning aniq nomi, boshqaruv tizimidagi joy, ya'ni tarkibiy bo'linma va bo'ysunishning nomi, tayinlash va ishdan bo'shatish tartibi va o'zgartirish tartibi ko'rsatilgan. . Maktabgacha ta'lim muassasasi bo'lgan yirik tashkilotlarda kotib ikki tomonlama bo'ysunishga ega - to'g'ridan -to'g'ri uning boshiga va maktabgacha ta'lim muassasasi boshlig'iga. Kotiblar rahbarning buyrug'i bilan tayinlanadi va ishdan olinadi (katta tashkilotda - maktabgacha ta'lim muassasasi rahbarining taklifiga binoan).

Xuddi shu bo'limda kasbiy tayyorgarlik va ish tajribasiga qo'yiladigan talablar ko'rsatilgan. Bugun kotibga bo'lgan munosabat va unga qo'yiladigan talablar keskin o'zgardi. Firmalar oliy yoki o'rta maxsus ma'lumotli, chet tilini biladigan, kompyuterni yaxshi biladigan kotib qidirmoqda. Kotib, chet elda bo'lgani kabi, bir emas, ikki yoki undan ortiq chet tillarini bilishi kerak, chunki firmalar chet ellik sheriklar bilan ko'p aloqaga ega va kotib ular bilan muloqot qiladi. Shuningdek, unda kotib o'z ishida rahbarlik qiladigan asosiy qonunchilik va me'yoriy, me'yoriy, uslubiy, tashkiliy, ma'muriy hujjatlar bo'yicha ko'rsatmalar mavjud.

"Vazifalar" bo'limida kotibning (kotib-yordamchi) asosiy faoliyati sanab o'tilgan, masalan: rahbarni axborot-hujjatli qo'llab-quvvatlash, rahbarni tashkiliy qo'llab-quvvatlash, ko'rgazma va taqdimotlarni tayyorlashda ishtirok etish va h.k.

"Ish majburiyatlari" bo'limida barcha turdagi ishlar, operatsiyalar va ularni amalga oshirishda qo'llaniladigan texnologiyalar keltirilgan. Unda kotib tomonidan bajarilgan ishlar mantiqiy ketma -ketlikda keltirilgan. Ishning barcha turlari bajarilish texnologiyasi ko'rsatilgan operatsiyalarga bo'linadi. Masalan, "axborot va hujjatlarni qo'llab -quvvatlash" funktsiyasi ikki qismga bo'linadi: hujjatlar va hujjatlar bilan ishlash. Hujjatlar, o'z navbatida, loyiha menejerining ko'rsatmasi bo'yicha xatlar (taklifnomalar, eslatmalar va boshqalar), telegrammalar va boshqalarni tuzishni o'z ichiga oladi; menejer hujjatlarini kompyuterda chop etish; hujjatlar imzolanishi uchun rahbarga taqdim etilganda ularning to'g'riligini tekshirish (vizalar, standart talablariga muvofiq rekvizitlarning mavjudligi va to'g'riligi va boshqalar); hujjatlar nusxalarini olish va tasdiqlash va h.k. Hujjatlar bilan ishlash kiruvchi hujjatlarni qabul qilishni o'z ichiga oladi (soatlari ko'rsatiladi, masalan: soat 09 va 16 da), faks va elektron pochtani qabul qilish (kunduzi); qabul qilingan hujjatlarni ish yuritish bo'yicha ko'rsatmalar talablariga muvofiq dastlabki qayta ishlash; hujjatlarni oldindan ko'rish (agar kotibga ishonib topshirilgan bo'lsa); hujjatlarni tashkilotda belgilangan qoidalarga muvofiq ro'yxatdan o'tkazish; hujjatlarni rahbarga etkazish va boshqalar.

"Huquqlar" bo'limi, ehtimol, eng muhimidir. U kotibning boshqaruv tizimidagi o'rnini, uning ahamiyatini, tashkilotdagi o'rnini ta'kidlaydi. Bu huquqlar orqali bosh kotibga berilgan vakolatlar va uning mustaqillik darajasi ko'rinadi. Bu bo'lim kotibga menejerning asosiy strategik va taktik vazifalarni hal qilish uchun vaqtini bo'shatish imkonini beradi.

Aynan lavozim tavsifining bu bo'limi kotibga (kotib yordamchisiga) ko'p yoki kamroq vakolat beradi va uning imkoniyatlar darajasini belgilaydi.

"Mas'uliyat" bo'limi qonunga qat'iy muvofiq tuzilgan.

"Aloqalar (lavozim bo'yicha aloqalar)" bo'limi har qanday boshqaruv xodimining ishini tashkil qilish uchun ham juda muhimdir va bu, birinchi navbatda, qanday ma'lumotni, qanday shaklda batafsil ko'rsatishni talab qiladigan avtomatlashtirilgan tizimlarning faol joriy etilishi bilan bog'liq. , kimga uzatiladi va kimdan qabul qilinadi ....

So'nggi yillarda, ish tavsifida "Ishni baholash" bo'limi tez -tez paydo bo'ladi. U, odatda, ishning o'z vaqtida bajarilishi va uning sifatining mezonlarini belgilaydi, masalan: shikoyat, da'vo va shikoyatlar yo'q; hujjatlardagi xatolarning yo'qligi; rahbariyatning ko'rsatmalarini bajarish muddatlariga rioya qilish va boshqalar.

Qoidaga ko'ra, lavozim tavsifi uni qayta ko'rib chiqish tartibini ko'rsatish bilan tugaydi. Ish tavsifini qayta ko'rib chiqish shartlari tashkilot tarkibidagi o'zgarishlar bo'lishi mumkin, bu xodimlarning vazifalarini qayta taqsimlashga, kotib bajaradigan ish turlarini o'zgartirishga, kompyuter texnologiyalarini joriy etishga olib keldi. Ammo ko'pincha ular ko'rsatmani majburiy qayta ko'rib chiqish yoki qayta tasdiqlash muddatini ko'rsatadi (3 yil yoki 5 yil).

Ixtiyoriy bo'lim - "Ishni tashkil etish", lekin oxirgi paytlarda u juda mashhur va tobora keng tarqalgan. Bu kotibning taxminiy kundalik tartibini beradi. Bu shunday ko'rinishi mumkin.

Ish kunining birinchi yarmi:

1) ish joyining holatini tekshirish uchun boshdan 10 daqiqa oldin keling (o'zingiz va boshingiz), o'zingizni tartibga soling, kelgusi kun uchun reja tuzing yoki aniqlang;

2) rejaga muvofiq kerakli hujjatlar va fayllarni tanlash;

3) yozishmalarni qabul qilish, mazmuni bilan tanishish, rahbarning ustuvor qarorini talab qiladigan hujjatlarni kechiktirish;

4) rahbarga telegrammalarni, shoshilinch fakslarni va telefon xabarlarini zudlik bilan etkazish;

5) qolgan hujjatlar uchun mumkin bo'lgan javoblar yoki qarorlar variantlarini tayyorlaydi, ijrochilar o'rtasida tarqatadi;

6) olingan sharhlar, hisobotlar, taklifnomalar va boshqalarni ko'rish.

va boshqalar .; kundalik taqvimingizga barcha voqealarning sanasi va vaqtini yozing;

7) joriy axborot -ma'lumotnoma ishi uchun zarur bo'lgan hujjatlarni saqlash;

8) qabul qilingan yozishmalar boshlig'iga hisobot;

9) rahbar bilan birgalikda joriy kunga rejalashtirilgan tadbirlarning mazmunini aniqlaydi;

10) telefon orqali va shaxsan rahbarning ko'rsatmalarini tegishli ijrochilarga etkazadi va hujjatlarni rasmiylashtirish muddati tugaganligini eslatadi.

Kunning ikkinchi yarmi:

1) bajarilgan hujjatlarni yig'ish va imzolashga tayyorlash;

2) rahbarga bajarilgan hujjatlar to'g'risida hisobot berish, u tomonidan ishlangan hujjatlarni boshidan olish;

3) chiquvchi hujjatlarni qayta ishlash va jo'natish;

4) keyingi kun uchun tadbirlarni rejalashtirish.

Butun ish kuni davomida quyidagilar amalga oshiriladi:

a) tashrif buyuruvchilar bilan ishlash, telefon suhbatlari;

b) bajarilgan hujjatlarni fayllarga kiritish;

v) kompyuterda ishni bajarish;

d) rahbarning ko'rsatmasiga muvofiq hujjatlarni nusxalashni tashkil etish.

Ish kunining oxiri:

1) kundaligingizni ko'ring va tegishli bo'limlarga ma'lum tadbirlarga tayyorgarlik ko'rish zarurligi to'g'risida xabar bering;

2) agar menejer ish kuni tugaganidan keyin ham ishda qolsa, unga barcha kerakli ma'lumotlar va materiallarni taqdim etish zarur;

3) ish joyingizni tartibga keltiring, hujjatlarni olib tashlang, seyfni va barcha kabinetlarni hujjatlar bilan yoping, elektron va texnik jihozlarni tarmoqdan o'chiring.

Ish ta'rifi boshqaruv apparati ishini tashkil etish uchun zarur bo'lgan hujjatlar to'plamining ajralmas qismi hisoblanadi.

MASLAHAT. Ish kuningizni shunday tashkil etingki, siz hamma narsani qila olasiz va hamma uchun foydali bo'lasiz. O'zingizni ishingizga bag'ishlang, lekin unutmang, sizning vakolatlaringizga kirmaydigan savollar bor. Shunday qilib, faqat o'zingiz qilishingiz kerak bo'lgan narsani qiling.

Xulosa: Yana bir bor ta'kidlash kerakki, kotibning lavozim tavsifi individual hujjatdir, chunki kotibning lavozimi ko'p darajalarga ega. Har bir kotib, tashkilot faoliyatining hajmi va o'ziga xos xususiyatlariga, rahbarning talablariga va uning kotibga bo'lgan ishonchiga asoslanib, o'z vazifalari va huquqlari doirasiga, turli xil ijodiy, mantiqiy va texnik ish turlariga ega.

Korxonaning bosh muhandisi odatda direktorning o'ng qo'li, tijorat bo'yicha o'rinbosari - chap, lekin kotib yo'qligida direktorning qo'llari yo'q.

Kotib tushunchasi va navlari
Kotib etarlicha keng. Lotin tilidan tarjima qilingan "secretarius" so'zi "ishonchli" degan ma'noni anglatadi.

Odatda, kotib va ​​menejer o'rtasidagi munosabatlar juda ishonchli, shuning uchun shunday bo'lishi kerak rasmiy vakolatlarni yuklash.

Bugungi kunda kotib tushunchasi juda murakkab va ko'p darajalarga ega, men ulardan ba'zilariga misol keltiraman:
Texnik kotib- ofis uskunalari bilan ishlaydi (faks, ko'p funktsiyali qurilma, shaxsiy kompyuter), Internetdan foydalanadi, menejerlar va xodimlarning buyurtmalarini bajaradi, menejer nomidan kompaniya va muassasalarga qo'ng'iroq qiladi, aloqa vositasida xabarlarni qabul qiladi va yuboradi.
Qabul qiluvchi- kiruvchi xat va fakslarni, elektron pochta xabarlarini qabul qiladi, telefon qo'ng'iroqlariga javob beradi, ularni bo'limlarga yoki ma'lum xodimlarga yo'naltiradi, tashrif buyuruvchilar bilan uchrashadi.
Ofis kotibi- yozishmalarni qabul qiladi va tahlil qiladi, boshliq va uning o'rinbosarlarining buyruqlarini bajaradi, hujjatlar matnlarini yozadi, hujjatlarni yuritadi.
Kotib yordamchisi- nafaqat kotib, balki ba'zi hollarda mustaqil qarorlar qabul qila oladigan kompaniya faoliyatini yaxshi biladigan mutaxassis. Kotib-yordamchi rahbarning hisobotlarini tayyorlaydi, rahbar uchun kerakli hujjatlarni qidiradi, rahbarning ish kunini rejalashtiradi, o'z vakolatlari doirasidagi ma'muriy masalalarni hal qiladi.
Offis menedjeri- butun ofisning ishlashini ta'minlaydi: taqdimotlar uchun materiallar tayyorlaydi, uzluksiz transport xizmatlarini, aniq aloqani, ofis texnikasining ishlashini va ish yuritish buyumlarining mavjudligini ta'minlaydi. Ofis menejeri ofisning ko'rinishi uchun javobgardir, kichik muassasada u bir vaqtning o'zida kadrlar bo'yicha ofitser vazifalarini bajarishi mumkin.
Kichik tijorat tashkilotlarida kotiblar, nima deyishmasin, universal ish bilan shug'ullanishlari bilan farq qiladi.
Kotiblik kasbi, ehtimol, aktyorlik kasbiga eng yaqin. Kotib ishining o'ziga xosligi va murakkabligi shundaki, u doimo ko'z oldida, rahbariyat, hamkasblari, mijozlari bilan muloqot markazida. Tabassum, yoqimli ovoz, chiroyli ko'rinish, ishonchli imo -ishoralar va xayrixohlik, kayfiyat qanday bo'lishidan qat'i nazar, ofisda o'ziga xos muhit yaratadi.

Kotibning ish tavsifi

TASDIQLANGAN
Bosh direktor
Familiyasi I.O. ________________
"________" _____________ ____ G.

1. Umumiy qoidalar

1.1. Kotib texnik ijrochilar toifasiga kiradi.
1.2. Kotib kompaniya bosh direktorining buyrug'i bilan tayinlanadi va lavozimidan ozod qilinadi.
1.3. Kotib to'g'ridan -to'g'ri kompaniyaning tarkibiy bo'linmasining bosh direktori / boshlig'iga bo'ysunadi.
1.4. Kotib yo'qligida uning huquq va majburiyatlari tashkilotning buyrug'ida e'lon qilingan boshqa mansabdor shaxsga o'tkaziladi.
1.5. Kotib lavozimiga quyidagi talablarga javob beradigan shaxs tayinlanadi: ma'lumoti - oliy, to'liq bo'lmagan oliy yoki o'rta maxsus, olti oylik shu kabi ish tajribasi, ofis texnikasi (faks, nusxa ko'chirish mashinasi, skaner, printer), Microsoft Office dasturlarini bilish (Word, Excel).
1.6. Kotib o'z faoliyatida quyidagilarni boshqaradi:
- Rossiya Federatsiyasining qonun hujjatlari;
- Kompaniya ustavi, ichki mehnat tartibi, kompaniyaning boshqa qoidalari;
- rahbariyat buyruqlari va buyruqlari;
- bu ish tavsifi.

2. Kotibning rasmiy vazifalari

Kotib quyidagi vazifalarni bajaradi:
2.1. Boshliqning ma'muriy va ma'muriy faoliyatini tashkiliy -texnik ta'minlash bo'yicha ishlarni amalga oshiradi.
2.2. Rahbar ko'rib chiqish uchun kelgan yozishmalarni qabul qiladi, qabul qilingan qarorga muvofiq uni tarkibiy bo'linmalarga yoki ma'lum bir ijrochiga ish jarayonida yoki javoblarni tayyorlashda ishlatish uchun topshiradi.
2.3. Boshning imzosi uchun hujjatlar va shaxsiy arizalarni qabul qiladi.
2.4. Telefon qo'ng'iroqlariga javob beradi, xizmat ma'lumotlarini yozib oladi va rahbarga o'tkazadi, rahbarning telefon orqali suhbatlarini tashkil qiladi.
2.5. Boshliq nomidan xat, so'rov va boshqa hujjatlarni rasmiylashtiradi.
2.6. Rahbar o'tkazadigan yig'ilishlar va yig'ilishlarni tayyorlash bo'yicha ishlarni amalga oshiradi (kerakli materiallarni yig'ish, ishtirokchilarni yig'ilish vaqti va joyi, kun tartibi to'g'risida xabardor qilish, ularni ro'yxatga olish), uchrashuvlar va yig'ilishlar bayonnomalarini yuritadi va tuzadi.
2.7. Korxona xodimlari tomonidan chiqarilgan buyruqlar va buyruqlarning bajarilishi, shuningdek nazorat ostiga olingan rahbarning ko'rsatma va ko'rsatmalari bajarilish muddatlariga rioya etilishi ustidan nazoratni amalga oshiradi.
2.8. Menejerning ish joyini zarur tashkiliy asbob -uskunalar, ish yuritish materiallari bilan ta'minlaydi, rahbarning samarali ishlashi uchun sharoit yaratadi.
2.9. Tashrif buyuruvchilarni qabul qilishni tashkil qiladi, xodimlarning talab va takliflarini ko'rib chiqish samaradorligini oshiradi.
2.10. Tasdiqlangan nomenklaturaga muvofiq ishlarni shakllantiradi, ularning saqlanishini ta'minlaydi va o'z vaqtida arxivga topshiradi.
2.11. Bosh uchun xizmat safarlarini tashkil qiladi: havo va poezd chiptalarini, mehmonxonalarni bron qilishni buyuradi.
2.12.

O'zining bevosita rahbarining individual xizmat topshiriqlarini bajaradi.

3. Kotibning huquqlari

Kotib huquqiga ega:
3.1. Ma'lumotlarni, shu jumladan maxfiy ma'lumotlarni, berilgan vazifalarni hal qilish uchun zarur bo'lgan miqdorda olish.
3.2. O'z ishini va kompaniyaning ishini yaxshilash uchun rahbariyatga takliflar yuborish.
3.3. Xizmat vazifalarini bajarish uchun zarur bo'lgan ma'lumotlar va hujjatlarni shaxsan yoki rahbar nomidan korxona bo'linmalaridan va boshqa mutaxassislardan so'rash.
3.4. Rahbariyatdan xizmat vazifalarini bajarish uchun normal sharoitlar yaratish va kompaniya faoliyati natijasida tuzilgan barcha hujjatlarning saqlanishini talab qilish.
3.5. O'z vakolatlari doirasida qarorlar qabul qiling.

4. Kotibning javobgarligi

Kotib javobgar:
4.1. O'z vazifalarini bajarmaganlik va / yoki o'z vaqtida, beparvolik bilan bajarganlik uchun.
4.2. Tijorat sirlari va maxfiy ma'lumotlarni saqlash bo'yicha amaldagi ko'rsatmalarni, buyruq va buyruqlarni bajarmaganlik uchun.
4.3. Ichki mehnat qoidalari, mehnat intizomi, xavfsizlik qoidalari va yong'in xavfsizligi qoidalarini buzganlik uchun.

Agar siz ushbu maqolani o'qiganingizdan so'ng aniq javob olmasangiz, tez yordam so'rang.

Kotibiyat ishlari, qisqacha tarixiy ma'lumot

Bir muncha vaqt BMT Bosh kotibi, hurmatli akademiyalarning ko'p sonli ilmiy kotiblari, kotiblar deb nomlangan hokimiyat yuqori qatlamlarining boshqa aholisi haqida unutaylik. Bu boshqa hududdan. Bu 1720 yilda Buyuk Pyotr tomonidan o'rnatilgan "kotib unvoni" haqida bo'ladi. Rus idoraviy ishining asosini qo'ygan islohotchi podshoh tomonidan qabul qilingan Umumiy Nizomga ko'ra, bu sohada keng ko'lamli mas'uliyat yuklangan, zamonaviy terminologiyadan, hujjatli boshqaruvdan foydalangan mansabdor shaxsning ismi edi. Katta ishonchga ega bo'lgan holda, u o'z vazifasini "biznesdagi kechikishlar va noaniqliklarsiz" bajarishi kerak edi. Bugun mamlakatimizda "kotib darajalari" qayta tug'ilishni boshdan kechirmoqda. Bu Rossiya iqtisodiyotining bozor munosabatlariga kirishi va biznesda yuqori texnologiyalarning keng qo'llanilishi bilan bog'liq. Kotib xodimining yangi sharoitda mas'uliyat ulushi sezilarli darajada oshdi, kompaniyaning kundalik faoliyatida uning ahamiyati chegarasi oshdi. Kompaniyaning muvaffaqiyati va jamoadagi psixologik iqlim holati ko'p jihatdan uning kasbiy tayyorgarligi, tajribasi, biznesga bo'lgan munosabatiga bog'liq. Afsuski, Rossiyaning ko'plab firmalarida kotibning rasmiy maqomi bajarilgan ishlar hajmiga mos kelmaydi. Uning roli, huquqiy va moliyaviy ahvoli asossiz ravishda kamsitilmoqda. Ko'pincha, bu lavozimni eskirgan stereotiplar prizmasidan ko'rib chiqadigan menejerlar tomonidan kotib ishchisiga nisbatan noto'g'ri munosabat mavjud. Bozor va erkin raqobat sharoitida kotibning ahamiyatini va uning umumiy ishlab chiqarish jarayonidagi o'rnini kam baholashi ta'sir ko'rsatadi. Rivojlangan kapitalistik mamlakatlardan farqli o'laroq, kotib ishchisining majburiyatlari va huquqlari, ba'zida kotib yordamchisi yoki ofis menejeri deb ataladi, hozirgacha aniq belgilanmagan. Kotibiyat bo'limining o'zi tarqoq bo'lib qolmoqda. Kotiblar professional tarzda birlashmagan. Ularda hokimiyat va ish beruvchilar hisoblaydigan, o'z manfaatlarini himoya qilishga, kasbiy ta'lim va martaba o'sishiga g'amxo'rlik qilishga tayyor bo'lgan milliy tashkilotlar yo'q.

Amerikaliklarning fikricha, rasmiy pozitsiyani mustahkamlash va uning muvaffaqiyatli ishi ikki fazilatning sinteziga asoslanadi: mehnatsevarlik va tashabbuskorlik. Yo'l martaba o'sishining yuqori cho'qqilariga erishishni va munosib darajadagi asosiy ta'limni olishni boshlaydi. Zamonaviy elektronika davrida bu, albatta, axborot texnologiyalari, menejment va iqtisod, huquq, ishbilarmonlik etikasi va chet tillarini o'zlashtirishni o'z ichiga oladi. Agar siz ma'lum tajriba va ish stajiga ega bo'lsangiz, siz to'liq huquqli kotib bo'lishingiz mumkin.

Mamlakatimizda hozirgi bosqichda kotib lavozimiga kelsak, Rossiya Federatsiyasi Mehnat va ijtimoiy rivojlanish vazirligining 21 avgustdagi qarori bilan tasdiqlangan menejerlar, mutaxassislar va boshqa xodimlarning lavozimlari malakaviy qo'llanmasida, 1998 yil 37-son (qo'shimcha qo'shimchalar va o'zgartirishlar bilan), qo'shimchalardan berilgan: kotib-stenograf, kotib-matbaachi, ko'r mutaxassis, kotib, bosh kotib, ilmiy kotib. Malaka ma'lumotnomasida berilgan kotib lavozimlarining ro'yxati shuni ko'rsatadiki, "kotib" tushunchasi juda murakkab va u haqiqatan ham ko'p darajalarga ega - ilmiy kotibdan kotib -kotibgacha. Demak, kotiblar bajaradigan vazifalarning xilma -xilligi, mas'uliyat va huquqlar majmui, ta'lim, ish tajribasi va malakasiga qo'yiladigan turli talablar mavjud.

Menejer kotibi lavozimi oliy kasbiy ma'lumotni, kotib -matbaachi lavozimi esa - "boshlang'ich kasb -hunar ta'limi yoki o'rta umumiy umumiy ta'lim va belgilangan dastur bo'yicha maxsus tayyorgarlikni" talab qiladi.

Lug'atlarda "kotib" so'zi "shaxs yoki biron bir muassasaning ish yozishmalarini olib boruvchi, shuningdek ish yuritish uchun mas'ul", SI Ojegov lug'atida esa - "ish yozishmalari uchun mas'ul xodim. , shaxs yoki muassasaning dolzarb ishlari ". Shunday qilib, ta'riflar, kotib ham shaxsga (menejerga), ham muassasaga xizmat qilishi mumkinligini ta'kidlaydi.

"Kotib" so'zi o'rta asr frantsuzcha "sekretar" so'zidan kelib chiqqan va dastlab sirli (frantsuz tilida sir) ma'nosini bildirgan. Yaxshi kotib bugungi kunda ham shundayligicha qolmoqda. Rossiyada kotiblik lavozimi 18 -asrda, birinchi navbatda, imperatorning shaxsiy kotibi lavozimi sifatida paydo bo'ladi va "Izohli lug'atda" V. Dal: "davlat kotibi, suverenning ishonchli xat yozuvchisi", deb ta'riflaydi. 18 -asrning birinchi choragida. kotib muassasa mansabdor shaxsiga aylanadi va bu davrdagi qonun hujjatlarida uning faoliyati ko'lami va rasmiy vazifalari ko'rsatilgan. Shunday qilib, ta'riflarda hujjatlar bilan ishlash ajratilgan. Bundan tashqari, ular kotib ham shaxsga (menejerga), ham muassasaga xizmat qilishi mumkinligini ta'kidlaydilar. Kotib har doim "forma" da bo'lishi kerak: puxta va o'ychan kiyingan, toza, unga berilgan ko'rsatmalarni tez va sifatli bajarishga tayyor, chalkashliksiz, shafqatsizlik, shov -shuvsiz va o'z vakolatiga kiradigan masalalarni halollik bilan hal qila olishi. . U ishning "nuanslarini" his qilish sovg'asiga muhtoj, bu unga qiyin vaziyatlardan erkin chiqib ketishga imkon beradi, xususan, ko'rmaslik va eshitmaslik kerak bo'lgan narsani ko'rmaslik va eshitmaslik. Kotib har doim ko'p narsalarni biladi va biladi: u hujjatlar bilan ishlaydi, ish uchrashuvlari va muzokaralarda qatnashadi, telefon qo'ng'irog'iga javob beradi va rahbariyat nomidan buyurtma beradi, tashrif buyuruvchilar bilan uchrashuv o'tkazadi. Lekin ba'zida siz bir martalik topshiriqlarni bajarishingizga to'g'ri keladi, masalan, pul o'tkazish, shaharlararo telefon orqali gaplashish, kasal hamkasbiga tashrif buyurish va h.k.

Boshqaruv hujjatlari tuzilmasida kotib yordamchisining roli. Kotiblar toifalari.

Kotib - zamonaviy mehnat bozorida eng keng tarqalgan kasblardan biri. Hech bir tashkilot kotibsiz qila olmaydi. Kotib - bu menejerning o'ng qo'li, tezkor ma'lumotlarga ega bo'lgan va kompaniya, firma, tashkilot, korxona yoki muassasaning dolzarb ishlaridan xabardor.

So'nggi yillarda kotiblik kasbida jiddiy o'zgarishlar ro'y berdi. Agar yaqinda kotibni "kompaniyaning yuzi" deb atash odat tusiga kirgan bo'lsa, bugun uni har xil ishlab chiqarish jarayonlarini tartibga soluvchi rahbarning o'ng qo'li bilan solishtirish mumkin. Mamlakatimizda malakali kotiblarga talab keskin oshdi. Bu, birinchi navbatda, ko'p sonli tuzilmalarning paydo bo'lishi bilan bog'liq.

Xalqaro professional kotiblar kotibi zamonaviy kotibga quyidagi ta'rifni berdi: "U boshliqning tashabbuskor va ehtiyotkor yordamchisi, ofis uchun zarur bo'lgan barcha kasbiy ko'nikmalarga ega, o'z vakolatlari doirasida qarorlar qabul qiladi va agar kerak bo'lsa, o'zini nazorat qila oladi. . "

Bugungi kunda har xil tashkiliy -huquqiy shakllardagi tashkilot va korxonalarda kotiblik kasbining ko'plab turlari mavjud. Turli kotiblik xodimlarining vazifalari juda xilma -xildir.

Katta tashkilotlarda telefonda ishlaydigan operator barcha qo'ng'iroqlarni qabul qiladi va kerakli abonentlar bilan bog'lanadi. Telefon kotibi telefon buyurtmalari va xabarlarini qabul qiladi, telefon orqali kompaniya ko'rsatadigan tovarlar yoki xizmatlar assortimenti haqida ma'lumot beradi, rahbar nomidan o'z xodimlari va uchinchi tomon tashkilotlari vakillari bilan telefon orqali bog'lanadi. Texnik kotib ofis uskunalari bilan ishlaydi. Resepsiyonist xatlarni, fakslarni, elektron pochtalarni qabul qiladi, telefon qo'ng'iroqlariga javob beradi va ularni manziliga yo'naltiradi, tashrif buyuruvchilarni qabul qiladi. Ofis kotibi yozishmalarni qabul qiladi va tahlil qiladi, hujjatlar loyihalarini tayyorlaydi, hujjatlar bilan ishlashni tashkil qiladi, boshliq va uning o'rinbosarlarining buyruqlarini bajaradi, idoraning muvofiqlashtiruvchisi va dispetcheridir.

Menejerlar, mutaxassislar va boshqa xodimlar lavozimlarining malaka ma'lumotnomasida (Rossiya Federatsiyasi Mehnat vazirligining 1998 yil 21 avgustdagi 37 -sonli qarori bilan tasdiqlangan) kotib lavozimi qo'shimchalar bilan berilgan: kotib -tipist, ko'r mutaxassis kotibi, bosh kotib, kotib-stenograf, akademik kotib. Ularning barchasi turli xil funktsiyalari, majburiyatlari va huquqlari, ta'limga, ish tajribasi va ko'nikmalariga qo'yiladigan turli talablari bilan ajralib turadi. Ushbu mutaxassislarning malakaviy xususiyatlari A ilovasida keltirilgan.

Rossiyada yangi ijtimoiy-iqtisodiy munosabatlarning rivojlanishi har xil turdagi nodavlat korxonalar va firmalarning tez o'sishiga olib keldi. Har bir tashkilot boshlig'ining kotibi bor. Kotiblar, shuningdek, liberal kasblar vakillari - advokatlar, notariuslar, shuningdek, kichik xususiy korxonalar uchun ishlaydi.

Nodavlat tijorat tashkilotlarining boshqaruv xodimlari, qoida tariqasida, juda kichik. Bu firmalar rahbarlari asosan ishlab chiqarishning asosiy masalalari, o'z korxonalarini rivojlantirishning strategik muammolarini hal qilish bilan shug'ullanadilar va boshqaruv (birinchi navbatda ma'muriy) ishlarining katta qismini o'z kotiblariga yuklaydilar. Zamonaviy kompaniya rahbarining kotibi nafaqat hujjatlarni tezda chop etishi va to'g'ri rasmiylashtirishi, balki turli hujjatlarning matnlarini tuzishi, loyihalarni tahrir qilishi, nafaqat tashrif buyuruvchilarni qabul qilish va telefon aloqasini oqilona tashkil qilishi, balki ko'plab muammolarni mustaqil hal qilishi kerak. boshning ko'rsatmalariga muvofiq.

Bu yangi kotiblik kasbiga kotib yordamchisi deyiladi.

Ma'lumki, kotiba va yordamchi - kotiblik kasbining har xil turlari. Tashkilot boshlig'ining kotibi - bu birinchi rahbarning faoliyatini tashkil etuvchi, unga hujjatlarni tayyorlaydigan, uchrashuvlar, muzokaralar, xizmat safarlarini uyushtiradigan va telefon xizmatlarini ko'rsatadigan yordamchi. Yordamchi - bu nafaqat kotibiyat ishlari, balki firmaning asosiy faoliyati sohasidagi mutaxassis; u qarorlar, hisobotlar, hisobotlar, rahbarning chiqishlari, tahliliy hujjatlarni tayyorlaydi; vaziyatni tahlil qiladi va firma strategiyasi va taktikasini ishlab chiqishda ishtirok etadi.

"Kotib" so'zi lotincha "sir" ("maxfiy, sir") so'zidan kelib chiqqan va "referent" so'zi "biror narsa haqida gapiradigan odam" degan ma'noni anglatadi. "Kotib-yordamchi" nomining kelib chiqishi kotibning boshqaruv tarkibidagi o'rni va ahamiyatini qisman tushuntiradi.

Kotib-yordamchi-bu ma'lum ma'lumotlarga ega bo'lgan va korxonaning asosiy masalalarini hal qilishga e'tibor qaratish uchun xo'jayini hozirgi ishdan ozod qiladigan menejerning ishonchli odami. Kotib-yordamchi ishi tufayli menejer o'z kasbiy vazifalarini bajarishga iloji boricha ko'proq e'tibor qaratishi mumkin.

Kotib yordamchisi - ko'p funktsiyalarni o'z ichiga olgan kasb. Zamonaviy kotib yordamchisining ko'p va xilma-xil vazifalarini (etarli darajadagi konventsiya bilan) ikkita katta guruhga bo'lish mumkin:

Boshqaruv hujjatlari funktsiyalari;

Qog'ozsiz boshqaruv xizmatining funktsiyalari.

Boshqaruvni hujjatli qo'llab-quvvatlash funktsiyalarini bajarib, kotib yordamchisi rasmiy hujjatlarni tayyorlash va rasmiylashtirish, hujjat aylanishini tashkil etish, tashkilotning joriy faoliyatida hujjatlarni saqlash va ulardan foydalanish bilan shug'ullanadi. Shuni ta'kidlash kerakki, kotib-yordamchilar ishlaydigan nodavlat tuzilmalarda, odatda, maxsus ruhoniy bo'linma yaratilmaydi, kotibiyat xizmatlarining funktsiyalari kotibiyatda to'plangan. Shu bilan birga, kotib yordamchisining ish joyi odatda zamonaviy texnik vositalar bilan jihozlangan va dasturiy ta'minot bilan ta'minlangan. Bu sizga eng kam ish vaqtini sarflab, ofis xizmatlarini boshqa vazifalarni bajarish bilan uyg'unlashtirishga imkon beradi.

Hujjatsiz xizmat ko'rsatish bo'yicha kotib yordamchisining vazifalariga quyidagilar kiradi: tashrif buyuruvchilarni qabul qilishni tashkil qilish, telefon xizmati, menejerning ish dam olishini ta'minlash, kompaniya xodimlari bilan aloqa qilish va kompaniya mehmonlariga g'amxo'rlik qilish, menejer uchun uchrashuvlar va muzokaralar tashkil etish, menejer uchun xizmat safarlarini tayyorlash, yig'ilishlarni tashkil etish va unda qatnashish, rahbariyat ko'rsatmalarining bajarilishini nazorat qilish, menejerning ish kunini tashkil qilish, vaqtni bron qilish, menejerning ish joyini tashkil etish, ofis texnikasining xizmat ko'rsatishga yaroqliligi va to'g'ri ishlashini nazorat qilish.

Ko'pincha hujjatsiz boshqarish uchun kotiblik funktsiyalari menejer faoliyatini tashkiliy qo'llab -quvvatlash funktsiyalari sifatida belgilanadi. Bu mutlaqo aniq emas. Darhaqiqat, kotib yordamchisi menejerning ishonchli yordamchisidir. Shu bilan birga, tashkilotning barcha (yoki ularning ko'pchiligi) ichki va tashqi aloqalari yopiladi, bu menejer va xodimlar, shuningdek, biznes sheriklari o'rtasidagi aloqa. Shunday qilib, hujjatsiz xizmatlar bo'yicha kotib yordamchisi vazifalarida aloqa funktsiyalari muhim o'rin tutadi. Bugungi kunda ijrochi kotib yordamchisi nafaqat menejerning "o'ng qo'li" deb ataladi, balki uni kompaniyaning "markaziy asab tizimi" bilan taqqoslaydi, bu esa qog'oz komponentli xizmatlarda aloqa komponentining ahamiyatini yana bir bor ta'kidlaydi.

Kotib-yordamchi vazifalarining maxsus guruhi referent funktsiyalardan iborat bo'lib, ularni hujjatli yoki hujjatsiz deb birma-bir aniqlash qiyin. Bir darajali konvensiyaga ko'ra, bu funktsiyalar ba'zida menejer faoliyatini axborot bilan ta'minlash funktsiyalari sifatida belgilanadi. Malumot komponenti birinchi navbatda quyidagilarni o'z ichiga oladi:

Kompaniya profiliga ko'ra maxsus adabiyotlar va davriy nashrlarni ko'rish,

Bosh uchun zarur bo'lgan ma'lumotlarni qidirish va qayta ishlash,

Menejerning kundalik faoliyatida zarur bo'lgan ma'lumotlarni o'z ichiga olgan kitoblar, ma'lumotnomalar va boshqa manbalarni bilish.

Turli tashkilotlarda referent funktsiyalarining ko'lami juda farq qiladi, lekin har bir kotib-referent ma'lumot bilan ishlashni malakali tashkil qila olishi kerak. Kotib-yordamchi kompaniya xodimlari to'g'risida to'liq ma'lumotga ega bo'lishi kerak (telefon raqamlari, manzillar va boshqalar), menejer uchun zarur bo'lgan xodimni nafaqat ish vaqtida, balki bo'sh vaqtida ham topa olishi, ko'p narsalarni bilishi kerak. xodimlarning shaxsiy hayotidagi muhim voqealar (yubileylar, boshqa bayramlar).

Menejer yordamchisi va yordamchisining an'anaviy vazifalaridan tashqari, bugungi kunda kotib yordamchisiga ilgari hech qachon kotiblik faoliyatida bo'lmagan turli vazifalar yuklatilgan. Bu majburiyatlarning ko'lami turli firmalarda juda keng va xilma -xildir.

Ba'zi ma'muriy funktsiyalar va kichik buxgalteriya operatsiyalari ko'pincha kotib yordamchisiga o'tkaziladi. Kotib-yordamchining vazifalariga kompaniyaning mijozlari va mehmonlarini qabul qilish, jamoatchilik bilan aloqalar (jamoatchilik bilan aloqalar) doirasidagi tadbirlar, arxivlarni shakllantirish va boshqalar kiradi. Kotib-yordamchi rahbarning yozishmalarini ko'rib chiqadi, bir qismini yuboradi. hujjatlar to'g'ridan -to'g'ri mutaxassislar va menejerlarga; u boshning yozma va og'zaki barcha buyruqlarini bajarilishini qayd qiladi va nazorat qiladi. Boshning faoliyati bilan bog'liq barcha faktlar, hujjatlar, ko'rsatmalar uning kundaligiga yozib qo'yilgan.

Kichik tijorat tashkilotlarida kotib yordamchisi, qoida tariqasida, xavfsizlik xizmati, kadrlar va iqtisodiy xizmatlar bilan o'zaro aloqada bo'ladi. Ushbu xizmatlar rahbarlari lavozimlari bo'lmagan taqdirda, u ba'zan ushbu bo'linmalar faoliyatini bevosita muvofiqlashtiradi. Ko'pincha kotib-hakamlar kadrlar bilan ishlashda ishtirok etadigan xodimlarning muayyan vazifalariga o'tkaziladi (masalan, mehnat munosabatlarini hujjatlashtirish). Ba'zi kichik firmalarda kotib yordamchisining vazifalari umumiy masalalar bo'yicha boshliq o'rinbosarining vazifalariga yaqinroqdir.

Ko'pincha kichik kotib vazifalarini bajaradigan xodim kotib yordamchisiga bo'ysunadi.

Har qanday mas'ul kotib qaror qabul qilishi, ko'rsatma berishi va ishbilarmonlik holatida o'z menejerini vakili bo'lishi kerak.

Boshqaruv tuzilmasida kotib yordamchilarining ahamiyati tobora ortib bormoqda. "Profil" jurnalining ma'lumotlariga ko'ra, bugungi kunda kotib-yordamchi yigirma eng mashhur kasblardan biri hisoblanadi. Bundan tashqari, obro'si va kelgusi besh yillik istiqbollari darajasiga ko'ra, bu kasb eng yuqori bahoni oldi. Jonli va qiziqarli ish, yaxshi maosh (ayniqsa katta shaharlarda) bu kasbni ancha jozibali qiladi. Inqirozlar, siyosiy tebranishlar va valyuta kurslaridan qat'i nazar, professional kotib-yordamchilarga bo'lgan talab saqlanib qolmoqda.

Yangi kotiblik kasbining shakllanishi, kotiblik xizmatlarini tashkil etish bo'yicha mahalliy va xorijiy tajribaga teng ravishda asoslanadi.

Ta'kidlash joizki, Qo'shma Shtatlar va G'arbiy Evropada sertifikatlangan kotibning ishi uzoq vaqtdan buyon hurmatga sazovor deb topilgan va shunga muvofiq haq to'langan. Kotiblar yuqori darajadagi o'qitiladigan maxsus ta'lim muassasalarida tayyorlanadi. Ko'pgina mamlakatlarda professional kotib unvoni uchun maxsus imtihon joriy qilingan, ularsiz yuqori kotib lavozimiga tayanish mumkin emas.

Zamonaviy rus kompaniyasi kotibi yordamchisining ishi o'ziga xos xususiyatlarga ega:

Murakkablik darajasi, ahamiyati va boshqalarda sezilarli farqlarga ega bo'lgan turli xil vazifalar;

Juda band ish kuni;

Bir vaqtning o'zida bir nechta ishlarni bajarish zarurati;

Doimiy ortiqcha ish, rejadan tashqari ishlar, shoshilinch ishda ish kuni tugagandan keyin kech qolish zarurati;

Maxsus ish sharoitlari: telefon qo'ng'iroqlari, qo'ng'iroqlar va boshqalar.

Kotiblik ishining o'ziga xosligi va murakkabligi, shuningdek, kotib har doim ko'z oldida, rahbariyat, hamkasblar, mijozlar bilan muloqot markazida bo'lishi bilan bog'liq. Ular "kotib - kompaniyaning yuzi", deb bejiz aytishmagan. Kotib yordamchisi - xizmat ko'rsatuvchi kasb. Ichki amaliyotda, kotib yordamchisi lavozimini asosan ayollar egallaydi, ular o'zlarini yordamchi sifatida namoyon etish ehtimoli ko'proq.

Zamonaviy kompaniyaning boshqaruv tuzilmasida kotib lavozimining o'zgarishi munosabati bilan, kotib-yordamchining ta'lim darajasi, uning professional bilimlari, muloqot qilish ko'nikmalari va turli ish muammolarini hal qilish qobiliyatiga yuqori talablar paydo bo'ldi. .

Bugungi kunda kotib-yordamchi kasbi kotiblik ishining o'ziga xos xususiyatlaridan kelib chiqib, odamdan yuqori tayyorgarlikni, shaxsiy va ishbilarmonlik fazilatlarini talab qiladi.

Keling, kotib-yordamchilarni ishlashga taklif qiladigan ko'plab reklamalarga murojaat qilaylik. Bu lavozimga da'vogarlarga quyidagi talablar qo'yiladi: ofis ishini bilish (bu boshqaruv hujjatlarining asosiy turlarini tayyorlash va bajarish qoidalari va hujjatlar bilan ishlashni tashkil etishning asosiy qoidalarini bilishni nazarda tutadi); Kompyuter bilan ishlash ko'nikmalari (Microsoft World matn muharriri, Microsoft Excel elektron jadvallar tizimi va Windows operatsion tizimi bilan umumiy tanishlik ma'nosini anglatadi); chet tilini, ko'pincha ingliz tilini, kamroq nemis yoki frantsuz chegaralarini bilish.

Aslida, zamonaviy kotiblarga qo'yiladigan malaka va boshqa talablar ancha kengroq. Afsuski, kotibani yollashda menejer har doim ham bu talablarni aniq shakllantira olmaydi. Ish tavsifi, u mavjud bo'lgan joyda, kotib yordamchisining vazifalari haqida to'liq tasavvur bermaydi.

Professional kotib yordamchisi ma'lum bilim va ko'nikmalarga ega bo'lishi, ma'lum ishbilarmonlik va shaxsiy fazilatlarga ega bo'lishi kerak.

Zamonaviy kotib yordamchisi uchun zarur bo'lgan professional bilim va ko'nikmalarni taxminan uch guruhga bo'lish mumkin:

1. Boshqaruvni va umuman kompaniyani hujjatlashtirish va axborot bilan ta'minlash uchun zarur bo'lgan bilimlar.

Kotib yordamchisi bilishi kerak:

Boshqaruvni hujjatli ta'minlash bo'yicha me'yoriy -uslubiy hujjatlar,

Hujjatlarni boshqarishning asosiy tamoyillari,

Arxivlash asoslari,

Asosiy amaliy dasturlar,

Rus tili,

Bir yoki bir nechta chet tillari (kompaniya profiliga qarab).

Boshqaruv hujjatlarining asosiy turlari va turlarini tuzish va bajarish;

Boshqaruv hujjatlari bilan ishlashni oqilona tashkil etish, arxivni yuritish;

Ma'lumotni topish, tartibga solish va saqlash;

Yozuv mashinasi, shaxsiy kompyuter, printer va hujjatlarni rasmiylashtirish, yaratish, nusxalashning boshqa vositalaridan foydalaning.

2. Firma va uning boshqaruvini kommunikativ qo'llab -quvvatlash uchun zarur bo'lgan bilimlar:

Ishbilarmonlik suhbatlari qoidalari;

Tashrif buyuruvchilarni qabul qilish, uchrashuvlar, xizmat safarlarini tashkil etish tamoyillari;

Zamonaviy aloqa vositalari;

Kasbiy etika asoslari.

Ushbu ma'lumotlarga asoslanib, kotib bilishi kerak:

Ishbilarmonlik va telefon suhbatlarini o'tkazish;

Uchrashuvlar, taqdimotlar, xizmat safarlarini tashkil qilish;

Zamonaviy aloqa vositalaridan foydalanish;

Tashrif buyuruvchilarni qabul qilishni tashkil etish;

Ishingizni rejalashtiring, rejalashtiring va menejerning vaqtini tejang.

3. Firmaning asosiy faoliyati, uning ichki tuzilishi va tashqi aloqalari bilan bog'liq bilimlar:

Boshqaruv ishini tashkil etish tamoyillari, boshqaruvning huquqiy asoslari;

Ma'muriy, mehnat va tadbirkorlik huquqi asoslari;

Kompaniya va uning xodimlari faoliyatini tartibga soluvchi normativ -huquqiy hujjatlar.

Bu ma'lumotlarga asoslanib, kotib rahbarning samarali ishlashini ta'minlay olishi kerak.

Bundan tashqari, biz ilmiy kotib bo'lishi kerak bo'lgan maxsus bilimlar haqida aytishimiz mumkin, ular odatda nafaqat oliy ma'lumotga, balki ilmiy darajaga ham ega.

Ilmiy kotib bilishi kerak:

Bilim, fan va texnikaning tegishli sohasining ilmiy muammolari;

Muassasa faoliyatining muayyan sohasidagi iqtisodiy rivojlanish yo'nalishlari;

Shu kabi bilim sohasidagi mahalliy va xorijiy yutuqlar;

Ilmiy tadqiqot va ishlanmalarni tashkil etish, rejalashtirish, moliyalashtirish, o'tkazish va amalga oshirish, shuningdek ularni patentlashning belgilangan tartibi;

Mualliflik huquqi va patent himoyasini tartibga soluvchi amaldagi qonun hujjatlari;

Olimlarning ishini tashkil etish va ilmiy tadqiqot va ishlanmalarni boshqarish usullari va boshqalar.

Shunday qilib, kotib yordamchisi barcha turdagi ishlarni bajarishi kerak: eng oddiy texnikadan tortib ijodgacha. Ammo uning ishi boshqa kotiblarning ishidan, birinchi navbatda, eng yuqori professionallik, materiallarni yig'ish, tahlil qilish, topshirish va hujjatlarni tayyorlash bilan bog'liq ish turlarining mavjudligi, chet tillarini mukammal bilishi va mukammal bilimi bilan ajralib turadi. kompyuter texnologiyasi. Kotib-yordamchi-bu har doim ishonadigan va har qanday murakkablikdagi topshiriqlarni bajarishda to'liq ishonadigan menejerning yuqori ma'lumotli, ijodiy iqtidorli, yuqori professional yordamchisi.

Har xil toifadagi kotiblarga professional talablar

Kotiblar toifalari bo'yicha xodimlarning lavozimlarining malaka ma'lumotnomasi. Yozuvchi-kotib. Kotib-stenograf. Ko'zi ojiz mutaxassisning kotibi. Bosh kotib. Har xil toifadagi kotiblarga umumiy talablar. Zamonaviy kotibning martaba bosqichlari. Kotib yordamchisi. Offis menedjeri. Bosh kotib yordamchisi. Kotiblar toifalari. Boshqaruv apparati tarkibidagi kotibning faoliyati. Kotib ishiga qo'yiladigan malaka talablari, ma'lumot darajasi, ish tajribasi, amaliy ko'nikmalar. Tashkiliy -huquqiy hujjatlarda kotibning ish majburiyatlarini tartibga solish. Belgilangan toifadagi kotibning tayinlanishi, mazmuni, lavozim tavsiflari va o'qitish yo'riqnomalarini ishlab chiqish tartibi. Kotib vazifalarining rahbar darajasiga, tashkilotning yo'nalishiga, ish oqimining hajmiga, hujjatlarni qo'llab -quvvatlash tizimiga bog'liqligi. Kotibning tashkilot xodimlari bilan o'zaro ta'siri.

Kotib yordamchisining ishbilarmonlik va shaxsiy fazilatlari.

Zamonaviy psixologiya shaxsiyatni o'ziga xosligini, xulq -atvorini, qobiliyatini, ijodiy qobiliyatini, o'ziga va boshqa odamlarga bo'lgan munosabatini belgilamaydigan, odamning ijtimoiy ahamiyatli individual psixologik xususiyatlarining ozmi -ko'pmi avtonom, barqaror tizimi deb tushunadi. bir so'z bilan aytganda - uning butun ko'rinishi, intilishlari darajasi va haqiqiy xulq -atvori. Bu xususiyatlar odamlarning tabiiy xususiyatlariga bog'liq, masalan, yoshi, jinsi, temperamenti va boshqalar, ularning hozirgi ehtiyojlari, qiziqishlari, qadriyat yo'nalishlari va jamiyatdagi ijtimoiy rollari, lekin shu bilan birga, o'tgan hayot tajribasi. bilim, ko'nikma, odatlar, oldingi avlodlar madaniyati, oilaviy an'analar va boshqalar.

Tabiatdan olingan ma'lumotlarga asoslanib (va agar kerak bo'lsa, ularni biroz tuzatish) siz o'zingizni kerakli kasbni egallashga qodir odam sifatida shakllantira olasiz, jamiyatga va o'zingizga foyda keltiring va bajarilgan ishdan mamnun bo'ling. V aytilganlarning hammasi to'liq kasbga tegishli kotib

Gap korxona, muassasa, biznesning har qanday shaklidagi tashkilot kotibi haqida ketmoqda. Bu kasb butun dunyoda, ayniqsa, qizlar va yosh ayollar orasida juda keng tarqalgan, lekin erkaklar ham kotiblik ishlarida band. Chet elda yigit uchun kompaniya kotibi lavozimi obro'li va juda yuqori maoshli hisoblanadi. Zamonaviy Rossiyada bu kasbning mashhurligi bozor iqtisodiyotiga o'tish va yangi biznes va boshqa tuzilmalar massasining paydo bo'lishi munosabati bilan ortib bormoqda. Ammo shu bilan birga, kotibning shaxsiga qo'yiladigan kasbiy va boshqa talablar darajasi ham oshib bormoqda.

Kotib - muassasa yuzi. Firma uning ishi va xulq -atvori bilan baholanadi. Kotib "biznes korporativ identifikatori" ga rioya qilishi kerak. Aniqlik, mahorat, to'g'rilik, samaradorlik, lakonizm, xushmuomalalik va xayrixohlik - bu uning asosiy tamoyillari va ular ishda kuzatilishi kerak.

O'rtacha sotuvchi, pulining katta qismini ishlab chiqaradigan har qanday faoliyatga e'tibor qaratadi. Mashg'ulotlarda menga kamdan -kam savol berishadi: “Suhbatni boshlashning eng yaxshi usuli qanday? Qanday so'zlarni aytishim kerak? " - lekin sovuq qo'ng'iroqlar haqida gap ketganda, men eshitaman: "Agar bizga" yo'q "deyishsa nima bo'ladi?" Suhbatni malakali boshlash va aloqa o'rnatish mahorati natijalarning 80 foizini, rad etishga esa 20 foizga javob berish qobiliyatini beradi. Asosiy kuchingizni rad etish bilan ishlashga qarating, suzish mashg'ulotining o'rniga "Saqla!" Baqirishga o'xshaydi. Shuning uchun, biz kotibdan qanday o'tish kerakligini batafsil tahlil qilamiz.

Kotibdan o'tishning barcha usullarini uch turga bo'lish mumkin.

1. Samimiy qabullar bizning ishonchimiz va ruhimizga, biznes -jarayonlar haqidagi bilimlarga va kotibning o'zi ham, umuman kompaniya ishining boshqa xususiyatlariga ham asoslangan.

2. Yolg'on yoki manipulyatsiya elementlari bo'lgan texnikalar kotibning ma'lum bir chalg'itilishiga asoslanadi. Men bu texnikalarning tarafdori emasman, lekin ular bor va ishlaydi, shuning uchun ular haqida gapirishga arziydi.

3. Intriga elementlari va andozani buzish texnikasi- bizning so'zlarimiz kotibning fikrlash modeliga mos kelmaydigan, uning "dasturi" muvaffaqiyatsizlikka uchraydigan va u bizga o'tishga imkon beradigan usullar.

Kotib orqali birinchi halol qabul - qaror qabul qiluvchining ismini oldindan bilish. Bu juda oson, ko'pchilik buni qilmaydi! Ismni bilish - qaror qabul qiluvchiga murojaat qilishning asosiy kalitlaridan biri!

Ismni aniqlashning bir necha oson usullari mavjud.

1 -usul. Tayyorgarlik. Qo'ng'iroqqa tayyorgarlik ko'rayotganda, qaror qabul qiluvchining ismini kompaniyaning veb -saytida, uning yangiliklarida yoki ommaviy axborot vositalarida bilib olishingiz mumkin.

2 -usul. Hamkasbidan qo'ng'iroq yoki ikkita qo'ng'iroq usuli. Sizning hamkasbingiz birinchi bo'lib sizning kontaktingizga qo'ng'iroq qiladi, qaror qabul qiluvchining ismini bilib oladi, sizga beradi va siz qaror qabul qiluvchining ismini ishlatib qo'ng'iroq qilasiz. Aytgancha, sizning hamkasbingiz qo'ng'iroqni iloji boricha samarali bajarishi va agar u kutilmaganda qaror qabul qiluvchiga ulangan bo'lsa, uni tugatishga tayyor bo'lishi kerak. Hamkasbning qo'ng'irog'i odatiy ko'rinadi:

– Hayrli kun! Igor Stalevarov, Unicstream kompaniyasi. Iltimos, direktor bilan bog'laning.

- Va qaysi savolga?

– Hamkorlik masalasida. Biz sizga o'z mahsulotimizni etkazib berishni xohlaymiz.

- E -pochtaga ma'lumot yuboring.

– Ha, men yozishga tayyorman!(E -pochtani yozadi.)

– Direktorning ismi nima? Men bu ma'lumotni unga belgilayman. (Yoki "Xatni kimning nomiga yuborishim kerak?")

- Andrey Ivanovich Ipatov. (Ism yoziladi).

– Katta raxmat! Natijalarga qarab qachon qo'ng'iroq qilishim kerak?

- Juma kuni soat ikkidan keyin qo'ng'iroq qiling.

– Ha OK! Omad tilayman!

Shunday qilib, sizning hamkasbingiz direktorning ismini bilib oldi, bir necha soatdan keyin siz qo'ng'iroq qilishingiz mumkin. Albatta, sizning hamkasbingiz kompaniyaning boshqa nomini o'ylab topishi maqsadga muvofiqdir, shunda siz qo'ng'iroq qilganingizda kotib shubhalanmaydi. Ba'zida savolga tajribali yordamchi: “Direktorning ismi nima? Xatni kim nomiga yuborish kerak? " javob beradi: “Kompaniya nomiga yozing. U baribir menga keladi ". Bunday holda, sizning urinishingiz muvaffaqiyatsiz tugadi.

3 -usul. Viloyat militsioneriga qo'ng'iroq. Bunday holda, bu, albatta, manipulyatsiya. Siz veb -saytdan kompaniyaning yuridik manzilini qidirasiz, tuman militsioneri nomidan qo'ng'iroq qilasiz va qaror qabul qiluvchining ismini bilib olasiz. Shunday bo'lganki, bizning mamlakatimizda ko'pchilik huquqni muhofaza qilish organlariga qo'rquv bilan munosabatda bo'lib, avval ularning savollariga javob berishadi va shundan keyingina buning sababini o'ylashadi. Kotib ko'pincha istisno emas. Asosiysi, siz qaror qabul qiluvchining pozitsiyasini bilishingiz va rejissyorning ismi va familiyasini oldindan o'ylab topishingiz kerak. Qo'ng'iroq qisqa, mutlaqo jiddiy, lekin befarq ohangda, oddiy odamlar ishlatadigan so'zlar, his -tuyg'ular va hurmatli so'zlarsiz:

– Bunday tuman uchun militsiya xodimi Gordeev! Direktoringizning ismi va familiyasini ko'rsating (pauza), Sergey Leshchinskiy? (To'xtat.)

- Yo'q. Ipatov Andrey Ivanovich. (Ehtiyot bo'ling.)

– Ha, Andrey Ipatov. rahmat... (Telefonni qo'yadi.)

Ko'p hollarda kotib, ikkilanmasdan, qaror qabul qiluvchining ismini aytib beradi. Bundan tashqari, xuddi shu tarzda, siz to'g'ridan -to'g'ri raqamni ham so'rashingiz mumkin, chunki siz tuman militsioneridan yordam so'ragansiz.

4 -usul. Soliq inspektori qo'ng'iroq. Qabul avvalgisini to'liq takrorlaydi, lekin soliq inspektori nomidan amalga oshiriladi.

– Gordeev tuman tumanining soliq raqami. Bu Unicstream MChJ, to'g'rimi?

- Ha nima edi?..

– Tafsilotlarni tekshirish: siz "Unicstream" MChJsiz, yuridik manzili Stolbovaya ko'chasi, 5, 7, hozirda kompaniya direktori Sergey Ivanovich Leshchinskiymi?(Biz har qanday ism va familiyani aytamiz.)

Yo'q, yo'q. (Yoki u darhol to'g'ri ism va familiyani aytadi.)

– Xo'sh, siz tuzatishingiz kerak ... Va kim?

- Andrey Ipatov. (Ehtiyot bo'ling.)

– Shunday qilib, I-pa-tov And-rei Iva-no-vich. Uning telefoni bir xil bo'lib qoldimi?

– Diktatsiya qiling, men tekshirib ko'raman.

- Etti yuz yigirma uch ... (Kotib raqamni aytadi.)

– Ha. Hammasi to'g'ri. Rahmat!

5 -usul. Kotibangizni chaqiring. Bu texnikani sherik yordamida bajarish qulayroqdir. Sizning hamkasbingiz sizni qiziqtirgan kompaniyaga shaxsiy kotibingiz nomidan qo'ng'iroq qilishi kerak. Shunday qilib, sizning maqomingiz uning xo'jayini bilan bir qadam bo'ladi va "kotibangiz" uchun hamkasbingiz bilan muzokara olib borish ancha osonlashadi. U ikkalasi ham qaror qabul qiluvchining ismini bilib olishi, uchrashuvingizni tashkil qilishi yoki kerak bo'lsa, xo'jayiningizga qo'ng'iroq qilish vaqti haqida xabar berishi mumkin, shunda aloqa kutiladi va sovuq bo'lmaydi!

Qanday ko'rinishi mumkin:

- Xayrli kun, "Unicstream" kompaniyasi, direktor yordamchisi Ivanova Svetlana. Men direktorim bilan sizniki o'rtasida uchrashuv (aloqa) tashkil qilmoqchiman. Qachon qilish qulay?

- Assalomu alaykum! .. Va kimligingizni va qaysi masala bo'yicha aniqlang?

- Men "Unicstream" direktori Nikiforov Sergey Vladimirovichning yordamchisiman, biz siz bilan birgalikda ba'zi loyihalarni rejalashtirmoqdamiz va menejerim sizning direktoringiz bilan uchrashuvga yozilishimni buyurdi, buni qachon qilish qulay? Sergey Vladimirovichning vaqti bor, masalan, ertaga tushdan keyin. Senda nima bor?

- Aka. Qani ko'raychi. Xo'sh, soat 16:00 da mumkin. Sizni qanday ro'yxatdan o'tkazish kerak?

- "Yagona oqim", Sergey Nikiforov. Aytgancha, direktoringizning ismi nima?

- Andrey Ipatov.

- Shunday qilib, Ipatov Andrey Ivanovich. Yaxshi. Bu shuni anglatadiki, ertaga Sergey soat 16:00 da sizning joyingizda bo'ladi. Omad tilayman.

Albatta, siz ishonch bilan gaplashishingiz kerak, go'yo siz (yoki sizning hamkasbingiz) yordamchisiz va hech qanday ulanish muammosida "bug'lanmaysiz".

"Biz siz bilan ba'zi loyihalarni rejalashtirmoqdamiz" iborasi qanday ishlashini ta'kidlash kerak. Bu o'z vaqtida bo'lmaganimizda, lekin kotib o'zi uchun qaror qiladi biz allaqachon hamkorlik qilyapmiz. Hech bo'lmaganda, u buni hal qila oladi, chunki bu ibora hozirgi zamonda aytilgan - "rejalashtirish" va noaniq - "muayyan loyihalar". Shu bilan birga, bu juda ta'sirli ko'rinadi.

6 -usul. To'g'ridan -to'g'ri uchinchi tomonga qo'ng'iroq qiling. Bu usul "Tayyorgarlik" ga asoslangan. Potentsial mijozning veb -saytini o'rganganingizda, ba'zida unda ba'zi xodimlarning ismlari, familiyalari va telefon raqamlarini topasiz. Siz ulardan biriga qo'ng'iroq qilishingiz, suhbatlashishingiz va direktorning ismini, "uchinchi tomon" tavsiyanomasini olishingiz yoki darhol qaror qabul qiluvchiga murojaat qilishingiz mumkin:

- Sergey Ivanovich?

- Sergey Ivanovich, xayrli kun, mening ismim Sergey Nikiforov, "Unicstream" kompaniyasi. Men sizdan xaridlar bilan shug'ullanadigan, veb -saytingizdagi ma'lumotlarga qaragan va siz bo'lishingizga qaror qilgan odamni qidiryapman (pauza).

- Yo'q, yo'q. Balki qandaydir xato ...

- Sergey Ivanovich, iltimos, menga yordam bering va kim sizdan xaridlar bilan shug'ullanadi? Biz siz bilan ishlashni rejalashtirmoqdamiz va hozir ba'zi savollarga oydinlik kiritish men uchun muhim.

Eslatib o'taman, uchinchi tomonga mas'uliyat yuki yuklanmagan va agar biz ijobiy ovoz chiqarsak, hech narsa bizga ma'lumot olishimizga to'sqinlik qilmaydi.

- Bu Andrey Nikolaevich, tijorat direktori, u qaror qabul qiladi, keyin menejerlar texnik muammolar bilan shug'ullanishadi.

- Xarlamov.

-Har-la-mov. U bilan bog'lanish men uchun qanday osonroq bo'lishi mumkin?

- Shunday qilib. Endi men sizga aytaman ... 975 31 10, sizni kotib Andrey Nikolaevichga olib borishadi.

- Ko'ryapman, rahmat, Sergey Ivanovich! Aytishim mumkinki, siz u bilan bog'lanishni tavsiya qildingizmi?

- Xudo uchun.

- Aytgancha, kotibning ismi nima?

- Albina.

- Katta rahmat, Sergey Ivanovich!

Shunday qilib, biz qaror qabul qiluvchining ismini, kotibning ismini bilib oldik, shuningdek Albina bilan muloqotda bo'lishga yordam beradigan soxta tavsiyalarni oldik. Ba'zida uchinchi tomonning o'zi qaror qabul qiluvchi bilan bevosita bog'lanishi mumkin. Keyin bitta iborani boshqacha aytish mantiqiy:

- Ko'ryapman: Andrey Nikolaevich. Uning familiyasi nima?

- Xarlamov.

-Har-la-mov. Sergey Ivanovich, meni Andrey Nikolaevich bilan bog'lay olasizmi?

Albatta, hech qachon uchinchi tomon ulanishi mumkinligiga 100% kafolat yo'q, lekin shuni esda tutingki, sovuq qo'ng'iroqlar bilan, xuddi faol sotuvlar kabi. faqat barcha imkoniyatlardan foydalanish muhim! Statistika qoidasi bekor qilinmagan!

xulosalar

1. Kotibdan o'tishning barcha usullarini uch turga bo'lish mumkin.

- Rostini aytsam.

- Yolg'on yoki manipulyatsiya elementlari bilan.

- intriga elementlari va naqshni buzish bilan.

2. Qaror qabul qiluvchiga murojaat qilishning birinchi usuli - bu ismni oldindan bilish. Hozir bizda ismni aniqlashning kamida oltita usuli bor.

Ofis xo'jayinsiz ishlashi mumkin, lekin kotibsiz bo'lmaydi

Jeyn Fonda

Kotiblik kasbi bugungi kunda eng talabchanlardan biri. Bir necha yil oldin, firma odatda bitta kotibga muhtoj edi. Bir kishi hamma narsani hal qildi, shu jumladan qo'ng'iroqlarni qabul qilish, ishlarni tarqatish, masalan, butun mashina parki, hujjatlarni chop etish, tashrif buyuruvchilar uchun choy va qahva, xo'jayinning ish kunini tuzish.

Bugungi kunda faqat katta va o'rta kompaniyalarda juda ko'p mas'uliyat bilan kurashish mumkin emas. Ko'pgina kompaniyalar borki, bitta xodim barcha kotiblik vazifalarini bajaradi, boshqa tashkilotlarda esa kotibiyat boshlig'i boshqaradigan kotiblar bo'limi mavjud, hammasi kompaniyaning hajmiga, shuningdek o'ziga xos xususiyatlariga bog'liq. uning faoliyati haqida.

Biz bajarilgan funktsiyalarga va xodimning tashkilot tarkibidagi o'rniga qarab, mavjud bo'lgan barcha kotib lavozimlarini aniqlashga va tasniflashga harakat qildik.

Agar kompaniyada kotiblarning maksimal soni ishlaydi deb faraz qilsak, kotibiyat bo'limining ishi shunday ko'rinishi mumkin.

Telefon operatorlari xodimlari potentsial mijozlarga tovarlar yoki xizmatlar taklifi bilan qo'ng'iroq qilishadi. Shu bilan birga, xaridorlarning qo'ng'iroqlari ko'p bo'ladi, chunki firma ommaviy axborot vositalarida reklama qiladi. Bu qo'ng'iroqlarga kotib telefon orqali javob beradi va qo'ng'iroq qiluvchilarni tashrif vaqtini belgilaydi. Mehmonlar ofisga kelganda, ularni maxsus xonaga kuzatib boradigan resepsiyonist kutib oladi. U erda, diqqatli ofis ma'muri, mehmon ziyofatni kutayotganda, choy yoki qahva taklif qiladi. Va agar bir paytlar xaridorlar oqimi to'xtab qolsa, ma'mur tashrif buyurganlar xonasida tartibni o'rnatadi, jurnallarni chiqaradi, gullarni sug'oradi. Shu bilan birga, iqtisodiy ofis menejeri bor, u kurerlar va haydovchilarni yuboradi va ish yuritish buyumlarining mavjudligini nazorat qiladi, ofis ishini nazorat qiladi. Har bir menejerning shaxsiy kotibi bor, katta menejerlarda ham kotib-yordamchilar va shaxsiy yordamchilar bor. Rasmni to'ldirish uchun siz ma'lumotlar bazalarini to'ldiradigan, barcha hujjatlarni, narxlar ro'yxatini, broshyuralarni, bukletlarni doimiy yangilanadigan ma'lumotlarni, shuningdek yozuvlarni saqlaydigan, yozib oladigan va arxivlaydigan kompyuter operatorlarini qo'shishingiz mumkin. Barcha kotibiyat xizmatlarini kotibiyat bo'limi boshlig'i boshqaradi.

Va bu kotiblik lavozimlarining to'liq ro'yxati emas, shuning uchun biz eng yaqin mutaxassisliklarni amalda eng ko'p uchraydigan asosiy guruhlarga birlashtirishga harakat qilamiz, ya'ni:

telefon operatori;
resepsiyonist / administrator / resepsiyonist;
bo'lim kotibi;
kotib yordamchisi;
ofis menejeri / kotibiyat boshlig'i;
shaxsiy yordamchi / shaxsiy yordamchi.

Telefonda operator

Bu, ehtimol, eng kam haq to'lanadigan, lekin barcha ofis xizmatlarining eng ko'p talab qilinadigan pozitsiyasi. Bu lavozim uchun boshqa ko'plab ismlar bor, masalan, xodim, ko'pincha xodim, telefonda ishlash uchun, muzokaralar uchun menejer, telefonda dispetcher va boshqalar.

Bunday xodimning asosiy vazifasi kiruvchi yoki chiquvchi qo'ng'iroqlar bilan ishlashdir. Qoida tariqasida, ish tashrif buyuruvchilarning bevosita xizmati yoki rahbariyatning vazifalarini bajarish bilan bog'liq emas.

, telefon suhbati paytida o'zingizga ega bo'lish qobiliyati
telefonni sotish texnikasi

Oddiy funktsiyalar:

Mijozlar va tashkilot mijozlaridan qo'ng'iroqlar;
- tashkilot xodimlariga keyingi yo'naltirish bilan qo'ng'iroqlar;
- ishlab chiqarish tsikli bilan shug'ullanadigan tashkilot xodimlarining qo'ng'iroqlari.

2. Chiquvchi qo'ng'iroqlar yoki mijozlarning kiruvchi qo'ng'iroqlari bilan telefon orqali sotishni amalga oshirish.

3. Malumot ma'lumotlarini telefon orqali uzatish.

4. Telefon qo'ng'iroqlarini qabul qilish natijalarini tashkil qilish bo'yicha maxsus dasturlarda ko'rsatish:

Xaridor ma'lumotlarini yozib olish;
- savdo natijalari;
- qo'ng'iroqlar uchun so'rovlarning reklama manbalari;
- va hokazo.

Bunday pozitsiya odatda yirik kompaniyalarda yoki mijozlarning katta oqimiga (xizmatlar, yordam va boshqa xizmatlar) yo'naltirilgan kompaniyalarda mavjud. Bu xodimga qo'yiladigan talablar ro'yxati uzoq emas va odatda yoqimli ovoz va ishlash istagi bilan chegaralanadi.

Resepsiyonist / Administrator / Resepsiyonist

Bu nom kotibning ish joyi joylashgan qabulxona nomidan kelib chiqqan. Demak, imlo va talaffuzning xilma -xil variantlari: qabul qilish, qabul qilish, shuningdek, resepsiyonist kasbining nomi. Dastlab, bunday lavozimlar, xuddi ziyofat stollari kabi, faqat mehmonxonalarda va go'zallik salonlarida mavjud edi. Keling, tashrif buyuruvchilar bilan faol ishlaydigan ko'plab ofislarda bunday odam kerak. Shunga o'xshash vazifalar dispetcher, navbatchi kotib, telefonda kotib va ​​hk.

Qabul qiluvchining bo'sh joyini ofislari ko'p telefon qo'ng'iroqlari va ko'plab tashrif buyuruvchilar keladigan kompaniyalar ochadi. Shuning uchun tashqi ma'lumotlari yaxshi bo'lgan qizlar odatda resepsiyonist lavozimiga taklif qilinadi.

Asosiy talablar:

kompyuter va ofis texnikasidan ishonchli foydalanish
chet tillarini bilish ixtiyoriydir
yaxshi muloqot qobiliyatlari

Oddiy funktsiyalar:

1. Qo'ng'iroqlarni rus va / yoki chet tillarida qabul qilish:

Tashkilot mijozlari va mijozlaridan
- tashkilot xodimlarini keyingi yo'naltirish bilan chaqiradi

2. Ziyofatni ziyofatda kutib olish va ro'yxatdan o'tkazish

3. Xatlar, fakslar, elektron hujjatlarni qabul qilish
4. Rahbariyatning boshqa ba'zi kichik topshiriqlarini bajaradi. Ba'zi hollarda u statistikani yuritadi, naqd pulni qabul qiladi, hujjatlar shakllarini to'ldiradi, xatlarni chop etadi (o'zini tuzmasdan).
Ko'pincha, bu pozitsiya xorijiy kompaniyalarda va chet ellik mijozlarga yo'naltirilgan rus firmalarida uchraydi. Qoida tariqasida, ushbu vakansiya uchun nomzodlarga qo'yiladigan asosiy talablardan biri, hech bo'lmaganda, yaxshi suhbat darajasida chet tilini bilishdir.

Bo'lim kotibi

Kompaniyaning har qanday tarkibiy bo'linmasi (bo'lim, bo'lim, sektor va boshqalar) tarkibida ishlaydigan, ko'pincha tegishli tarkibiy bo'linma ishining o'ziga xos xususiyatlari to'g'risida maxsus ma'lumotga ega bo'lgan kotib.

Asosiy talablar:

kompyuter va ofis texnikasidan ishonchli foydalanish

oliy ma'lumot - bu tegishli tarkibiy bo'linma ishining o'ziga xos xususiyatlari bilan bog'liq bo'lgan kerakli yoki maxsus bilim
xorijiy kompaniyalar uchun chet tillarini bilish
yaxshi muloqot qobiliyatlari

Oddiy funktsiyalar:

1. Qo'ng'iroqlarni qabul qilish, ushbu tarkibiy bo'linma ishi doirasida standart so'rovlarga javob berish, qo'ng'iroqlarni aniq xodimlarga yo'naltirish.
2. Mehmonlar bilan uchrashuv.
3. Ofis jihozlarini sotib olish.
4. Strukturaviy bo'linmaning ish yuritish.
5. Pochtani ko'rish, kerakli yozishmalarni tanlash va tuzish.

Bu pozitsiya faqat tarkibiy bo'linmalari yoki ko'plab bo'limlari bo'lgan yirik kompaniyalarda uchraydi.

Kotib yordamchisi

Kotib-yordamchi kompaniyadan tashqarida ishlashga ko'proq e'tibor qaratadi, ya'ni boshliqning mijozlar va sheriklar bilan muloqot qilish haqidagi buyruqlarini bajaradi, shuning uchun chet tillarini bilishi shart. Menejer kotibining vakolatiga kompaniya ichidagi jarayonlar bilan bog'liq masalalar kiradi, ya'ni u kompaniyaning o'zi va uning xodimlari bilan bog'liq vazifalarni bajaradi.
Bu kotib, shuningdek shaxsiy yordamchi, bir kishi bilan ishlaydi, lekin bu ko'pincha kompaniyaning ikkinchi shaxslari (direktor o'rinbosarlari, vitse -prezidentlar, bo'limlar va bo'limlar boshliqlari va boshqalar). Shuningdek, kotib yordamchisi birinchi yordamchi bilan shaxsiy yordamchining vakillik va boshqa vazifalarini bajarmasdan ishlashi mumkin.

Asosiy talablar:

Oliy ma'lumot
bir yildan buyon shunga o'xshash lavozimda ish tajribasi
mehnatsevarlik, mas'uliyat, o'rganish
kompyuter va ofis texnikasidan ishonchli foydalanish

Oddiy funktsiyalar:

1. O'z-o'zidan tuzilgan harflar.
2. Strukturaviy bo'linma / lar bevosita rahbariga bo'ysunadigan hujjatlar va topshiriqlarning bajarilishini nazorat qilish.
3. Boshning ish jadvalini tuzish.
4. Bosh uchun ma'lumotni ko'rib chiqish va tayyorlash.
5. Boshliq uchun analitik yozuvlar va ma'lumotnomalar tuzish.
6. Muzokaralarni tayyorlash va qo'llab -quvvatlash.

Ofis menejeri / Kotibiyat boshlig'i

Ofis menejeri - bu ofis ma'murining bir turi. Odatiy kotiblik vazifalaridan tashqari, unga kompaniyaning bir qator xizmatlari (masalan, avtomobil) faoliyatini muvofiqlashtirish, xodimlarning buyruqlarini bajarish, ham rahbar, ham oddiy xodimlar ishonib topshirilgan bo'lishi mumkin. Bu lavozim faqat kotib yoki resepsiyonist bo'lishdan ko'ra ko'proq mustaqillikni talab qiladi. Ofis menejeri o'z vakolatlari doirasida ma'lum loyihalarni amalga oshirish huquqiga ega (yangi mahsulotlar va xizmatlarni o'rganish, kompaniyaning ish tizimini takomillashtirish). Va ko'pincha bu kotib korporativ tadbirlar, konferentsiyalar tashkil qilish, ofisga tushlik qilish va h.k.

Asosiy talablar:
Oliy ma'lumot
kompyuter va ofis texnikasidan ishonchli foydalanish
mas'uliyat, energiya

Oddiy funktsiyalar:

1. Ofisning ishlash muddatini ta'minlash (ish yuritish materiallarini sotib olishni tashkil qilish, suv etkazib berish, printerlarda, nusxa ko'chirish mashinalarida qog'oz borligini nazorat qilish va boshqalar).

2. Ma'muriy muammolarni hal qilish (binoni ijaraga olish, farroshlar, haydovchilar, kotiblar va boshqalar).
3. Mehnatni tashkil etishning yangi shakllarini joriy etish.
4. Vakillik vakolatlari (davlat idoralarida va hokazo).
5. Bo'ysunuvchi kadrlarni tanlash, boshqarish va o'qitish.
Bu lavozim katta ofis maydoniga ega kompaniyalar uchun odatiy holdir.
Kotibiyat rahbari faqat yirik kompaniyalarda uchrashadi, kotiblar shtabi kamida 58 kishidan iborat.

Shaxsiy yordamchi / shaxsiy yordamchi

Aerobatika va professionallikni talab qiladigan eng mas'uliyatli kotiblik lavozimlaridan biri. Yaxshi yordamchi, kasbiy bilim va ko'nikmalaridan tashqari, analitik faoliyat uchun juda rivojlangan qobiliyatga ega bo'lishi, qaror qabul qilishda mustaqil bo'lishi, eng muhimi, juda yaxshi psixolog bo'lishi va xo'jayinining o'ziga xos odatlarini bilishi kerak. qarindoshlar. Yordamchidan o'tgan va menejer stoliga boradigan barcha hujjatlar benuqson bo'lishi kerak. Bu lavozimda biznes odob -axloqini bilish juda talab qilinadi. Shaxsiy yordamchining ish uchrashuvlarida o'zini tutish qobiliyati ushbu uchrashuv ishtirokchilari rahbarni qanday qabul qilishlarini aniqlaydi.
Boshqacha qilib aytganda, bu menejerining barcha ish lahzalari va muammolaridan xabardor bo'lgan almashtirib bo'lmaydigan yordamchi. Bu kotib faqat birinchi shaxs bilan ishlaydi deb taxmin qilinadi. Bunday mutaxassisning asosiy vazifasi - xo'jayinning "o'ng qo'li" bo'lish, uning juda qimmat ish vaqtini tejash, uni professional, malakali kotib osonlikcha hal qila oladigan oddiy savollar va muammolarni maksimal darajada tejash.

Asosiy talablar:

rahbar bilan psixologik muvofiqlik
Oliy ma'lumot
shunga o'xshash lavozimda ish tajribasi kamida ikki yil
mehnatsevarlik, mas'uliyat, o'rganish qobiliyati, ajoyib odob
kompyuter va ofis texnikasidan ishonchli foydalanish

Oddiy funktsiyalar:

1. Boshning harakatlarini muvofiqlashtiradi.
2. Hujjatlarni mustaqil ravishda tuzadi.
3. Uchrashuvlar va muzokaralar uchun materiallar tayyorlaydi.
4. Analitik yozuvlar va ma'lumotnomalar tayyorlaydi.
5. Yig'ilishlar, muzokaralar, aktsiyadorlar va direktorlar kengashi yig'ilishlarining bayonnomalarini yuritadi.
6. Zarur bo'lganda chet tilidan tarjima qiladi.
7. Boshliq uchun xizmat safarlarini tayyorlashni amalga oshiradi (tanlash, mehmonxonaga buyurtma berish, transport uchun chiptalar, taksilar va boshqalar).
8. Faqat uning bevosita rahbariga topshiradi. Kamdan kam hollarda uning ishini ofis menejeri muvofiqlashtirishi mumkin.

Kotiblarning ish haqi darajasi kotibning bilim, tajriba, malaka va malakaga bo'lgan talablariga bog'liq. Muayyan kompaniyaning moliyaviy holatini va uning xodimlarining ish haqiga nisbatan olib borayotgan siyosatini hisobga olmaslik ham mumkin emas.
Odatda kotiblarning ish haqi darajasiga quyidagi omillar ta'sir qiladi:

• bir yoki bir nechta chet tillarini bilish;
• shunga o'xshash lavozimda ish tajribasi;
• oliy ma'lumotning mavjudligi;
• ma'lum bir lavozim uchun zarur bo'lgan maxsus ko'nikmalar, shuningdek, maxsus kompyuter dasturlarini bilish;
• nomzodlarning tashqi ko'rinishiga qo'yiladigan talablar.

Quyida lavozim va ish haqi darajasiga ta'sir etuvchi omillarga qarab, kotiblarning Moskvadagi o'rtacha ish haqi ko'rsatilgan.

Biz kotib yoki menejer yordamchisining odatdagi majburiyatlarini aniqlash juda qiyin ekanligini bir necha bor aytib o'tganmiz. Ko'p narsa kompaniya doirasiga, uning hajmiga, boshining tasavvuriga bog'liq va amalda hech narsa bilan tartibga solinmagan. Bundan tashqari, kasbning o'zida bo'linish mavjud, uni amaliyot ko'rsatadiki, ishchilar va ish beruvchilar boshqacha tushunishadi.

Kotiblarning o'zlari farqni sezishadi, ba'zida intuitiv tarzda, shuning uchun kim "muhimroq", qaysi ierarxiya mavjud, bu ma'muriy xodimning karerasidagi eng yuqori qadamdir, degan munozaralar forumlarda to'xtamaydi. Hamkasblarim orasida bu ball bo'yicha hali ham yakdillik yo'q.

Shunga qaramay, agar bu nomlar ko'p bo'lsa, ular tasvirlaydigan hodisalar ham bo'lishi kerak.

Keling, ma'muriy lavozimlar tasnifining barcha murakkabliklarini tushunaylik.

Kontseptsiyalarni tushunish

Asosiy ma'muriy lavozimlarni sanab o'tamiz: "kotib", "yordamchi", "kotib-yordamchi", "yordamchi menejer", "qabulxonadagi kotib", "ofis menejeri". Ularni batafsil ko'rib chiqishdan oldin, keling, bu pozitsiyalarning har biri nimani anglatishini tushunaylik.

Vikipediya "kotib" pozitsiyasini aniqlamaydi. U faqat "kotib yordamchisi" maqolasini o'z ichiga oladi, unda quyidagi ta'rif mavjud: kotib yordamchisi- telefon qo'ng'iroqlarini qabul qilishdan (resepsiyonist) menejer yordamchisigacha (shaxsiy kotib) keng mas'uliyatli ofis ishchisi.

Mana, kotib-yordamchi bajaradigan vazifalar ro'yxati:

• menejerga telefon qo'ng'iroqlarini qabul qilish;
• hujjatlar bilan ishlash: ahamiyatini aniqlash, tayyorlash, ro'yxatga olish, tarqatish, olish, saqlash, tizimlashtirish;
• tashrif buyuruvchilarni qabul qilishni rejalashtirish va tayyorlash;
• boshliqning ish jadvalini rejalashtirishda yordam berish, ba'zida - mehmonxonalar va aviachiptalarni bron qilish;
• ishbilarmonlik muzokaralarini tayyorlashda ishtirok etish;
• ofis ishi uchun zarur bo'lgan ish yuritish buyumlariga va boshqa narsalarga buyurtma berish, ba'zida - menejerni mahsulotlar bilan ta'minlash.

Maqolani o'qib chiqqandan keyin aniqlik yo'q edi. Hammamiz bilamizki, mas'uliyat doirasi keng va yuqoridagilarni ham kotib, ham menejer yordamchisi bajarishi mumkin. Bundan tashqari, bu bizning kasbimizning odatiy vakillari bajarishi kerak bo'lgan majburiyatlarning yarmidan uzoqdir. Yoki, ehtimol, bu butun kasblar guruhining umumiy nomi? Ko'pchilik "kotib" haqida hech qanday prefikssiz eshitishi dargumon.

Ma'lumki, "kotib" so'zi lotincha kelib chiqqan. sir("Sir, sir"). Va qadimgi Rimda ishonchli vakillarni kotib deb atashgan. Xulosa: kotiba oshkor qilinmaydigan ba'zi ma'lumotlarga ega va o'z vazifalarini bajarish uchun menejerning ishonchini qozonishi kerak.

"Referent" so'zining kelib chiqishiga kelsak, bu ism ham lotincha - "takrorlash, muloqot qilish". Shuning uchun, bu odam ma'lumot bilan ishlaydi. Umuman olganda, so'zlarning kelib chiqishi, shubhasiz, zamonaviy kasb bilan bog'liq, lekin bu xodim tashkilotda nima qilayotganini to'liq tushuntirmaydi.

Xulosa qilib aytganda: ko'pchiligimiz bir xil kotib-referentmiz. Biroq, bu juda kamdan -kam hollarda shtat jadvalida va mehnat daftarchasida aks etadi: mening ko'plab hamkasblarim boshqacha tarzda "chaqiriladi".

Tushunmaslik uchun

Kotib yoqilganziyofat- ommaviy ongda qo'ng'iroqlar va yozishmalarni qabul qilish va tarqatish bilan bog'liq bo'lgan pozitsiya. Ba'zida bunday xodimlar tashrif buyuruvchilarni dastlabki qabul qilishni ham amalga oshirishi mumkin. Kotiblik lavozimlari orasida bu yagona, uning nomidan nima qilish kerakligi darhol aniq bo'ladi. Garchi, albatta, istisnolar mavjud.
Offis menedjeri ingliz tilidan olingan kuzatuv qog'ozi. idora menejer, ya'ni offis menedjeri. Uning asosiy vazifalari - ma'muriy, moliyaviy va boshqa resurslarni boshqarish, bitta ofis va uning xodimlarining uzluksiz ishlashini ta'minlash. Ofis menejeri - bu kichik boshqaruv lavozimlaridan biri.
Bunday xodimning bo'ysunishi haydovchilar, farroshlar va ko'pincha kotiblar bo'lishi mumkin. Ofis menejeri ofis va uning xodimlarining hayotiy ta'minoti uchun mas'ul bo'lganligi sababli, ko'pchilik bu lavozim menejer lavozimiga o'xshash deb o'ylaydi. Ularning zimmasiga juda ko'p mas'uliyat yuklangan, lekin Xudo sizni chalkashtirib yubormasin va ofis menejerini qo'riqchi deb atasin! Ikkinchisida sharmandali narsa yo'q, lekin ofis menejerining javobgarlik darajasi ancha yuqori va yuqori malakani talab qiladi.
Boshqaruvchi yordamchisi- ko'pchilik ma'muriy xodimning karerasidagi eng yuqori qadam deb hisoblaydigan lavozim. G'arb kompaniyalarida bu lavozim ko'pincha "shaxsiy yordamchi" (inglizchadan so'zma -so'z tarjima) kabi eshitiladi. shaxsiy yordamchi). Menga an'anaviy versiya ko'proq yoqadi, chunki lavozim sarlavhasi uning butun mohiyatini o'z ichiga oladi. Yordamchi - "yordam" so'zidan. Nazoratchining yordamchisi o'z rahbariga o'z majburiyatlarini bajarishga yordam beradi. Yordamchi funktsiyalarga aniq nima kirishi ko'p omillarga bog'liq.

Shunday qilib, rasmiy ravishda bir pozitsiyani egallagan ikki mutaxassisning vazifalari tubdan farq qilishi mumkin: ulardan biri hujjatlar bilan ishlaydi, telefon qo'ng'iroqlarini tarqatadi va tashrif buyuruvchilarni qabul qiladi, ikkinchisi boshqaruv yig'ilishlarida qatnashadi va muhim qarorlar qabul qilish huquqiga ega. Aytgancha, bu ikkalasi ham yirtilgan tugmachalarni tikib, o'z rahbarining bolalari uchun enaga izlayotganini istisno qilmaydi. Shunga qaramay, hech qanday tartib yo'q: bu holda ism faqat sizning maqsadingizga aniqlik kiritadi, lekin uni qanday aniq bajarishingiz noma'lum.

Biz normativ hujjatlarni o'rganamiz

Mamlakatimiz hududida ko'rsatilgan barcha pozitsiyalarni tavsiflovchi hujjat mavjud - "Butunrossiya ishchilar kasbi klassifikatori, xodimlarning lavozimlari va ish haqi darajasi"(OKPDTR, OK 016-94). Agar siz kompaniyada biron bir lavozimni aniqlashda qiyinchiliklarga duch kelsangiz, unda siz ushbu hujjatga murojaat qilib, eng maqbulini tanlashingiz mumkin.

Bu tasniflagichni http://professions.org.ru/, http://www.etks.info/ saytlarida topish mumkin. Ikkinchisida, OK 016-94-dan tashqari, "Yagona tarif va malaka ma'lumotnomasi" (ETKS) va "Butunrossiya kasblar klassifikatori" (OKZ 010-93, OKZ) mavjud. Bu OK 016-94 ning ikkita bo'limi. Birinchisiga ishchilarning kasblari, ikkinchisiga - xodimlarning lavozimlari kiradi.

Ishchilarning kasblari (va ular 5491 tasniflagichida) bizni qiziqtirmaydi, keling, xodimlarning pozitsiyalariga murojaat qilaylik. Ulardan 2598 tasi bor va bu erda bizga kerak bo'lgan hamma narsani topish mumkin.

Keling, kotib lavozimidan boshlaylik. Alifbo tartibida qidirish natijasida biz quyidagi jadvalni olamiz (1 -jadvalga qarang).

1 -jadval

OK 016-94 da "kotib" nomini olgan lavozimlar

Har bir pozitsiyaning o'ziga xos o'rni bor kod... Bundan tashqari, turli lavozimlar bitta OKZ kodi, demak, ular bir guruhga birlashtirilgan. "Menejer kotibi" nomi 4115 guruhiga tegishli ("kotiblar" guruhi). Bu guruh quyidagi lavozimlardan iborat:

• xizmatchi;
• ko'r mutaxassisning kotibi;
• bosh kotib;
• sud kotibi;
• o'quv bo'limi kotibi;
• kotib-matbaachi;
• kotib-stenograf.

Bu guruh kotiblari haqida nima deyilgan: Kotiblar kompyuter, orgtexnika va boshqa texnik vositalardan foydalangan holda, tashkilot yoki korxona muassasi rahbarining ishini ta'minlash va saqlash bo'yicha texnik funktsiyalarni bajaradilar.

Ularning vazifalariga quyidagilar kiradi:

Bu saytda pozitsiyalarni guruhlarga bo'linishi qulay bo'lib, shundan 4115 -guruh 411 -sonli "Hisoblash (hisoblash) mashinalari va tegishli kasblar kotiblari" katta guruhiga kiritilganligini ko'rish mumkin. Ikkinchisiga kotiblardan tashqari, kompyuter operatorlari, stenograflar, yozuvchilar va boshqalar kiradi.

Umuman olganda, yuqoridagi majburiyatlar haqiqatga zid emas, faqat teletaylovchi va yozuv mashinasi haqida gapirish kimnidir jilmayishiga olib keladi (va kimdir chayqaladi). Biroq, har qanday, hatto boshlang'ich -kotib, taklif qilingan vazifalar ro'yxatiga qarab, so'raydi: "Qanday qilib? Va bu hammasi? Viza ta'minoti, xizmat safarlarini tashkil etish, uchrashuv bayonnomalari qayerda? " Axir, biz bir necha bor aytgandikki, kotib - bu sizning ish vaqtingizning kamida yarmini menejer va xodimlarga hujjatsiz xizmat ko'rsatishga bag'ishlaydigan kasb. "Mehmonlarni qabul qilish" qatori kotib bajarishi kerak bo'lgan vazifalarning xilma -xilligini anglatmaydi. Qolgan vazifalar faqat texnik va hujjatlar bilan ishlashga tegishli. Mavjud tavsifga qarab, kotib alohida xonada o'tiribdi va shunchaki kompyuterda yozyapti va registrga biror narsa yozyapti deb o'ylash mumkin. Lekin biz bilamizki, bu holatdan uzoqdir. Shuning uchun bunday ta'rif mutaxassislarga to'g'ri kelishi dargumon.

Tasniflagichga qaytaylik: "ofis menejeri", shuningdek "ofis menejeri" va "menejer yordamchisi" lavozimlari yo'q. Ammo 3431 - "Ma'muriy va boshqaruv xodimlari" guruhiga kiritilgan "referent" (kod 26088) pozitsiyasi mavjud.

Bu guruh, ma'murlar, menejerlarning turli nomlaridan tashqari, buyurtmalar bajarilishini nazorat qiluvchi inspektor, yordamchi, asosiy faoliyat bo'yicha yordamchi lavozimlaridan iborat.

Qiziq mahalla, shunday emasmi? Xuddi shu guruhda yordamchi bilan buyruqlarning bajarilishini nazorat qiluvchi inspektor bor. Ko'plab kotiblar bu nazoratni bevosita bilishadi, chunki ular buni o'zlari bajaradilar.

Bu haqda http://www.etks.info/ sayti xabar beradi ma'muriy va boshqaruv xodimlari va tegishli kasblar xodimlari tashkilotlar va ularning tarkibiy bo'linmalari faoliyatidagi ma'muriy va muvofiqlashtirish masalalarini hal qiladi, hujjatlar va axborot ta'minotini yuritadi..

Ularning vazifalariga quyidagilar kiradi:

• ish yozishmalari, bayonnomalar va boshqa ma'muriy hujjatlarni yuritish;
• uchrashuvlar, ish uchrashuvlari va sayohatlarni rejalashtirish va tashkillashtirish;
• turli hodisalarni o'tkazish vaqtini kelishib olish, ularning bajarilishini nazorat qilish;
• ma'muriy va tashkiliy xarakterdagi masalalarni hal qilishda rahbarlar va xodimlarga yordam berish;
• shartnomalar, bitimlar loyihalarini tayyorlash, muzokaralar olib borish, tashrif buyuruvchilar va xodimlarni qabul qilishni tashkil etish;
• tegishli vazifalarni bajarish;
• boshqa ishchilarni nazorat qilish.

Siz ushbu ro'yxatdan nechta vazifani bajarasiz? Sizning unvoningiz nima deb nomlanadi? "Kotib"? "Offis menedjeri"? "Boshqaruvchi yordamchisi"?

Agar biz odatda kotibning ishi hujjatli va hujjatsiz xizmatlarga bo'linishini eslasak va ko'pchiligimiz har ikkala guruh ("Kotiblar" va "Ma'muriy va boshqaruv xodimlari") bo'yicha ro'yxatdagi vazifalarni bajaradigan bo'lsak, xulosa qilishimiz mumkin. mas'uliyatga asoslanib, ko'pchiligimiz ijrochi yordamchilarimiz.

Bu nimani anglatadi? Nima uchun klassifikator "menejer yordamchisi" yoki "ofis menejeri" kabi pozitsiyalarni aks ettirmaydi? Nega amalda pozitsiyalar bor, lekin ular tasniflagichda yo'q? Balki u eskirganmi yoki kompilyatorlar zamonaviy mehnat bozoridagi vaziyatni tushunishga qiynalmaganmi?

Albatta, bu tasniflagich biroz konservativ. Ammo imlo lug'atlari ham konservativ. Odamlar har xil gapirishadi va yozishadi, lekin ma'lum qoidalar, mutaxassislar tomonidan qabul qilingan me'yor bor va savodli odamlar unga amal qilishadi. Mutaxassislar tomonidan ishlab chiqilgan barcha yo'riqnomalar, tasniflagichlar va boshqa rasmiy hujjatlar, kotib hujjatlar bilan shug'ullanadigan ideal tashkilot mavjudligini, inspektorlar ularning bajarilishini nazorat qiladi, viza ta'minoti va delegatsiyalar bilan ishlash protokol xizmatining zimmasiga yuklanadi.

Bu sodir bo'lmaydi deb o'ylamang. Ko'plab yirik davlat idoralari va korporatsiyalari, ma'muriyatlari va fabrikalari ishi shunday tuzilgan. Birinchidan, ular o'n yildan ziyod vaqt mobaynida mavjud bo'lganligi va o'z faoliyatida "o'rmonga kim borgan, kim o'tin sotib olgan", vaziyatni tasavvur qilish qiyin bo'lgan paytda, SSSRda ishlab chiqilgan lavozim tavsiflari va qoidalariga amal qiladi. Ikkinchidan, vazifalarning bunday taqsimlanishi maxfiylik bilan bog'liq. Masalan, harbiy buyurtmalarni bajaradigan fabrikalarda mas'ul kotiblar Internetga kira olmaydilar va mobil telefonlarini kiraverishdagi seyfga tashlab qo'yishadi. Bunday vaziyatda ma'lumot qidirish yoki chiptalarga buyurtma berish qiyin. Bu Internetga kirish huquqiga ega bo'lgan alohida mutaxassislar tomonidan amalga oshiriladi.

Bundan tashqari, agar yuz kishi ishlaydigan kompaniyaning kotibi "shveytsariyalik, o'roqchi va o'yinchi" bo'lsa, bu boshqa narsa, agar kompaniyada bir necha ming kishi ishlasa. Bunday holda, ish jarayonlarining aksariyati qat'iy tartibga solinadi va markazlashtiriladi. Bitta mutaxassis ular uchun javobgar bo'la olmaydi, butun bo'limlar bor.

aytmoqchi

Bir qarashda eskirgan ismlarning (masalan, "kotib-matbaachi") mavjudligiga kelsak, bizning mamlakatimizda shu kungacha ba'zi hujjatlar faqat yozuv mashinkasida bosilgan (maxfiyligi sababli) tashkilotlar mavjud. Bundan tashqari, ushbu ta'rifda "yozuvchi" so'zining mavjudligi ko'pincha hujjatlarni tayyorlash bilan bog'liq katta hajmdagi ishlarni ko'rsatadi. Sovet davrida bu ishni matbaachilar bajargan, markazlashtirilgan ofis ishi bo'lgan yirik kompaniyalarda esa bu kungacha saqlanib qolgan.
Bu pozitsiyani, masalan, "kompyuter operatori" deb atash mumkinmi? Albatta, ko'plab kompaniyalar buni qilishadi. Lekin nima uchun, agar ommaviy ongda bu kontseptsiyaga mas'uliyat ro'yxati allaqachon berilgan bo'lsa? Til hech qanday sun'iy yangiliklarni yoqtirmaydi. Bu atama o'z ahamiyatini yo'qotganda, u yo'qoladi.

Nega amalda hujjatlarning bajarilishini nazorat qilish bo'yicha referentlar va inspektorlarning vazifalarini bajaradigan kotiblar, hatto tarjimonlar ham bor? Chunki nazariya har doim amaliyotdan farq qiladi. Kompaniyalar, ayniqsa kichik kompaniyalar, birinchi navbatda, bitta xodimga har xil vazifalarni yuklab, pulni tejashga intilishadi. Hamkasblarimdan biri kotib lavozimiga quyidagi ta'rif berdi: "boshqa xodimlar xohlamagan ishni qiladigan odam". Xo'sh, bu ham sodir bo'ladi. Bundan tashqari, biz aytganimizdek, mas'uliyat ziddiyatlari ko'pincha ma'lum bir bo'linmani shtat jadvaliga kiritishning mumkin emasligi, shuningdek, ish beruvchilar tomonidan kasbda mavjud bo'lgan darajalarni tushunmaslik bilan bog'liq.

Mas'uliyatni solishtiring

Keling, ish beruvchining u yoki bu nom bilan nimani anglatishini ko'rib chiqaylik. Buning uchun ish qidirish uchun saytlarga murojaat qiling. Keling, ismlari bo'lgan bir nechta e'lonlarni tanlaymiz: "kotib", "kotib yordamchisi", "yordamchi menejer", "ofis menejeri", har bir guruh uchun uchtasini tanlang va bajarilgan vazifalar ro'yxatini solishtiring (biz takrorlanadigan vazifalarni takrorlamaymiz). turli xil bo'sh ish o'rinlari).

Offis menedjeri

1. Boshliqning buyruqlarini bajarish.
2. Ofis hayotini qo'llab -quvvatlash.
3. Menejerning ish vaqtini rejalashtirishda yordam.
4. Xatlar va ichki hujjatlarni tayyorlash va rasmiylashtirish.
5. Boshliq mehmonlari va mehmonlarini qabul qilish, uchrashuvlar va muzokaralar tashkil etish.
6. Ofisdagi mijozlar bilan muloqot, ular uchun do'stona va qulay muhit yaratish. Muallif eslatmasi: bu ish beruvchi hisob menejerida pulni tejashga qaror qildi.
7. Reklama liniyasiga qo'ng'iroqlarni qabul qilish va ularni kerakli bo'limga o'tkazish.
8. Ofisda tartib va ​​tozalikni nazorat qilish.
9. Hujjatlar va ma'lumotlarni tizimlashtirish va tasniflash, ularni bevosita ijrochilarga etkazish. Muallif eslatmasi: bu ofis ishi kabi? Ammo yo'q, bu bo'sh ish joyida u alohida satrda ko'rsatilgan.
10. Mijozlardan ma'lumotlarni menejerlar e'tiboriga etkazish.
11. Ofis xodimlarining zarur ko'rsatmalar va ma'lumotlarni bajarish va topshirish bo'yicha ko'rsatmalarini bajarish.
12. Yangi xodimlarni ishga qabul qilishda belgilangan talablarga muvofiq hujjatlarning to'g'riligini tekshirish. Eslatma: Men kompaniyada kadrlar bo'limi xodimi yo'qligini bilardim!
13. Nusxa ko'chirish va ko'paytirish ishlarini bajarish.
14. Ishonchnoma berish.
15. Vaqt jadvalini yuritish. Muallif eslatmasi: Albatta, kadrlar bo'limi xodimi yo'q!
16. Hujjatlarni rasmiylashtirish va iqtisodiy ehtiyojlar uchun mablag 'sarflanishi to'g'risida hisobotlar tayyorlash.

Kotib

1. Hujjatlar aylanishini, ish yozishmalarini tashkil qilish.
2. Boshliqning buyruqlarini bajarish.
3. Kerakli hujjatlar va hisobotlarni tayyorlash.
4. Uchrashuvlar, muzokaralar, uchrashuvlarni tashkil etish va muvofiqlashtirish.
5. Ish safarlarini tashkil qilish (avia va poezd chiptalariga buyurtma berish, transferlar, mehmonxonalarni bron qilish va hk).
6. Hamkorlarning kelishini tashkil qilish (mehmonxonalarni bron qilish, transferlar va hk).
7. Kiruvchi qo'ng'iroqlarni qabul qilish va tarqatish.
8. Ofis hayotini saqlash.
9. Rahbariyat buyurtmalarini bajarish (ma'lumot qidirish, hisobot tayyorlash, xomashyo etkazib beruvchilar bilan muloqot, ko'pincha ingliz tilida).
10. Pochta va kurerlik jo'natmalarini etkazib berish.
11. Korxona ichidagi hujjatlar aylanishini ta'minlash.
12. Pochta.
13. Boshliq uchun ma'muriy yordam.
14. Rahbariyat ko'rsatmalari bajarilishini nazorat qilish.
15. Ofis uskunalari bilan ishlash.
16. Tashkiliy va ma'muriy hujjatlarni tayyorlash.

Kotib yordamchisi

1. Ofis hayotini tashkil qilish.
2. Qo'ng'iroqlarni qabul qilish va tarqatish.
3. Mehmonlarni qabul qilish.
4. Uchrashuvlar va muzokaralarni tashkil etish.
5. Ish safarlarini tashkil qilish (chiptalarni bron qilish va bron qilish, mehmonxonalar, taksilar, viza xizmati).
6. Ishbilarmonlik yozishmalari.
7. Pochta yuborish va qabul qilish, ishonchnoma berish.
8. Ofis ishi.
9. Rahbariyat tomonidan berilgan ko'rsatmalarni bajarish.
10. Kuryerlik xizmati bilan ishlash.
11. Kompaniyaning bo'linmalari bilan o'zaro munosabatlar.
12. Ofisda tartibni saqlash, do'stona muhit.
13. Direktorning kunlik jadvalini ma'muriy qo'llab -quvvatlash.
14. Direktor boshlagan buyruqlarning bajarilishini nazorat qilish va hujjatlarni tasdiqlash.
15. Tashkiliy va ma'muriy hujjatlarni tayyorlash.

Boshqaruvchi yordamchisi

1. Kirish / chiqish qo'ng'iroqlarini qabul qilish.
2. Pochta / yozishmalar, ish yozishmalari bilan ishlash.
3. Ma'lumotni tahlil qilish, ma'lumotlarni yig'ish, hisobot berish.
4. Bo'lim boshliqlari bilan muloqot.
5. Muayyan vaqt ichida boshliqning buyruqlarini bajarish.
6. Buyurtmalar / xizmat topshiriqlarining o'z vaqtida bajarilishini nazorat qilish.
7. Xizmat safarlari (vizani rasmiylashtirish, temir yo'l va aviachiptalarni bron qilish, transferlar, mehmonxonalar, tadbirlar, ekskursiyalar).
8. Tashkilot rahbariyati tomonidan delegatsiyalar, tashrif buyuruvchilarni qabul qilishni tashkil etish va qo'llab -quvvatlash, uchrashuvlar, muzokaralar, prezentatsiyalar tashkil etish.
9. Ish yuritish materiallarining sarflanishini nazorat qilish, agar kerak bo'lsa, buyurtma berish.
10. Ma'lumot va tashkiliy -ma'muriy hujjatlarning asl nusxalarini ro'yxatdan o'tkazish, saqlash.
11. Ofis hayotini qo'llab -quvvatlash.
12. Ofis ishi, hujjatlar aylanishi.
13. Kiruvchi, chiquvchi, ichki hujjatlarni rasmiylashtirish.
14. Menejerning ish kunini rejalashtirishda yordam.

Ko'rib turganingizdek, bu lavozimdagi mutaxassislarning zimmasiga o'xshash vazifalar ko'p. Ularning barchasi ofisni hayotiy qo'llab -quvvatlash, qo'ng'iroqlarni qabul qilish va tarqatish, ish jarayonini tashkil qilish va rahbarning buyruqlarini bajarish bilan shug'ullanadi (yoki qatnashadi).

Kotib, mas'ul kotib va ​​menejer yordamchisi vazifalari ro'yxatini ko'rib chiqing. Ular deyarli bir xil. Agar kompaniyalardan biri ham yordamchidan tahliliy ishni kutmasa. Ofis menejeri lavozimi biroz g'ayrioddiy bo'lib, undan ish beruvchilar xodimlar va ish inspektori vazifalarini bajarishni kutishadi. Va, ehtimol, u rahbarga yordam berishni kutmagan yagona odam (yoki bu reklamada ko'rsatilmaganmi?). Ishonch bilan aytishimiz mumkinki, menejerning yordamchisi menejerga yordam berishi kerak bo'ladi, bu esa uni ofisni "qo'llab -quvvatlash" zaruriyatidan xalos qilmaydi.

Xulosa chiqarishdan oldin, yana bir parametrga murojaat qilaylik: ish beruvchilar ushbu lavozimlar mutaxassislariga qanday talablar qo'yadilar (2 -jadval).

2 -jadval

Ish beruvchining ofis menejeri, kotib, kotib yordamchisi, menejer yordamchisiga qo'yiladigan talablari

Xo'sh, biz tasodifan tanlagan ish beruvchilar ofis menejeridan yaxshi ko'rinish va oliy ma'lumotni talab qilmaydi. Bizningcha, ular kotib va ​​ofis menejeri o'rtasida unchalik katta farq ko'rmaydilar. Qolgan uchta lavozimga qo'yiladigan talablar, shuningdek bajarilgan vazifalar deyarli bir xil. Faqat menejer yordamchisidan ular shaxsiy yordamchi sifatida ishlash tajribasini xohlaydilar, shu bilan birga jamoada ishlash qobiliyatini unutmaydilar (sir emaski, ko'p yordamchilar jamoadan ajralib ketishadi - ishning o'ziga xos xususiyati shuni talab qiladi). .

Albatta, intervyuda ma'lum bo'lishicha, javobgarlikning yarmi yozish "unutilgan" va boshqa joydan nomzod uchun yigirma talab paydo bo'ladi. Umuman olganda, tendentsiya aniq: ish beruvchi ofis menejerini ofisga, barcha xodimlarga va hatto mijozlarga g'amxo'rlik qiladigan odam sifatida ko'radi. Lekin kotib, kotib yordamchisi va menejer yordamchisi o'rtasida unchalik katta farq yo'q.

Ya'ni, nazariya va bu safar amaliyotdan ajralib chiqdi. Kotib, aytaylik, texnik funktsiyalarni bajarishi (hujjatlar bilan ishlash va h.k.), menejerning yordamchisi yoki yordamchisi esa murakkab vazifalarni bajarishi (ish xatlar yozishi, tahliliy sharhlar tuzishi va h.k.) bajarishi kerakligi bizga tushunarli. Men mas'uliyat shu tarzda taqsimlanadigan faqat bitta kompaniyani bilaman. Ammo u ideal toifasidan. Amalda, bu bo'linish qoidadan ko'ra istisno hisoblanadi.

Menimcha, ko'p hollarda ish beruvchilar bir nechta funktsiyalarni birlashtirgan mutaxassisni yollash orqali pulni tejashni xohlashadi. Qolaversa, shtat jadvaliga qo'shimcha birliklarni kiritish hamon muammo.

Nega bu ma'muriy lavozimlarning eng keng tarqalgan nomi aynan "kotib"? Birinchidan, chunki hamma bu haqda uzoq vaqtdan beri eshitgan. Ikkinchidan, nazariy jihatdan menejerning yordamchisi bo'lim xodimlariga yordam berishdan bosh tortishi mumkin, kotibning esa boradigan joyi yo'q. Uchinchidan, bu sirli "referent" kimligini hamma ham bilmaydi, shuning uchun terminologiya bilan keraksiz asoratlarni yaratmagan ma'qul.

Ko'rinib turibdiki, menejer yordamchilarini kotiblar yoki kotib-yordamchilardan ustun qo'yadigan, yashirin qabul qilingan bo'linma, aslida, rasmiyatchilikdir. Shubhasiz, "direktor yordamchisi" "direktor kotibi" dan ko'ra qattiqroq eshitiladi. Bu, ehtimol, butun farq. Ish beruvchini sizning shaxsiy daftarchangizdagi yozuvlardan ko'ra sizning shaxsiy fazilatlaringiz va ish tajribangiz ko'proq qiziqtiradi. Albatta, biz hech qachon pozitsiyalarni chalkashlik bilan tugatmaganmiz. Biroq, har xil vazifalarni bajargan holda, uning lavozimini "kotib" deb atashidan xavotirda bo'lganlar uchun, biz sizga barcha komplekslardan voz kechishingizni va kim ishlayotganingiz haqidagi savolga g'urur bilan javob berishingizni maslahat beramiz: "Kotib ".