Службові обов'язки адміністратора в офісі. Керуюча офісом посадові обов'язки. Управління офісним персоналом

Офіс-менеджер - один з найнеобхідніших кадрів в роботі будь-якої сучасної компанії. Широкий спектр обов'язків включає функції організаційно-контролюючого фахівця. У ньому одночасно об'єднані до трьох повноважних представників: секретаря, завгоспа, адміністратора. Обов'язки офіс-менеджера припускають головним чином велику відповідальність і високу старанність.

Вимоги до фахівця

Інструкція посадова офіс-менеджера включає необхідні приписи для прийняття на роботу і її здійснення в подальшому. Перше, що повинен володіти претендент на дану посаду, - це відповідну освіту і професійні навички. Працівник повинен мати диплом про закінчення середньої спеціальної, неповної вищої або вищої освіти.

В навичках повинні бути присутніми знання про будову офісу і особливості його роботи. Зонування приміщення - важливий фактор в функціональності. Якщо офіс-менеджер знайомий з принципами організації діяльності, йому буде нескладно контролювати окремі робочі позиції. Персонал повинен розподілятися по своїх місцях відповідно до обов'язків так, щоб не порушувалася інша робота. Офіс-менеджер повинен знати сферу роботи і ступінь відповідальності кожного фахівця.

Обов'язки адміністратора офісу

Керівник повинен організувати оптимально комфортне виробництво в приміщенні офісу. Крім зонування, менеджеру необхідно управляти працівниками, щоб стабільно виконувалися всі функції кожного кадру. Основи діяльності офісу встановлюються адміністратором по пунктам:

• Підбір і розстановка фахівців.
• Планування стратегії і тактики в роботі.
• Побудова організаційної структури офісу.

Для стабільного робочого стану в офісі потрібно домогтися того, щоб кожен кадр процвітав у своїй діяльності. Позитивні результати праці реалізуються методами мотивації і управлінням її стратегією. Розробка і втілення прогресивних підходів до поліпшення якості і підвищення продуктивності - обов'язки офіс-менеджера.

Ділове спілкування в робочому колективі будується на моралі і професійної етики. Офіс-менеджер є особою, яка подає приклад ввічливого тону і поваги співробітникам.

внутрішній контроль

всі прийняті рішенняповинні контролюватися самим адміністратором. Контроль здійснюється за такими професійними напрямками:

• Введення і забезпечення внутрішнього трудового розпорядку.
• Дотримання специфічних норм спілкування в компанії.
• Контроль за культурою мови при спілкуванні з клієнтами і діловими партнерами.
• Дрес-код - важливий пункт в роботі компанії. Співробітники повинні носити відповідну форму, яка встановлюється стандартами ділового середовища і приписами статуту компанії.

Офіс менеджер, посадові обов'язкиякого включають управління кадрами і контроль за діяльністю, повинен розробити власну методику організації і структуру оцінювання якості роботи. На кожного співробітника накладається дисциплінарна відповідальність в разі порушень трудового розпорядку і робочої етики. Таку відповідальність несе і сам керівник. Система заходів профілактики порушень, способи вирішення конфліктів з керівництвом і іншими співробітниками, методи морального стимулювання розробляються адміністратором.

Обов'язки завгоспа

Функції завідувача також може виконувати офіс-менеджер. У цьому випадку йому необхідно виробляти забезпечення персоналу та приміщення необхідними витратними матеріалами. Кожен працівник повинен мати бейдж і візитні картки для того, щоб його особистість, ім'я, посада, контактні дані завжди можна було дізнатися і правильно звертатися. Особа фахівця - особа офісу і компанії.

Постачання канцелярським приладдям ведеться регулярно і входить в обов'язки офіс-менеджера. складаються господарські планищодо забезпечення товарами з урахуванням кількості продукції, що поставляється в компанію продукції, вартості оптових закупівельі систем знижок. Постійні поставки офісного матеріалу, в тому числі паперу і видаткової продукції для техніки, здійснюються з укладенням угод з постачальниками і обслуговуючими компаніями при безпосередній участі в цьому офіс-менеджера. Надходження товарів контролюється платіжної і обліковою документацією. Видача канцтоварів та приладдя персоналу проводиться з призначенням відповідальних осіб і наявністю схем і порядку розподілу господарських цінностей.

Все обладнання контролює завгосп, в даному випадку офіс-менеджер. Посадові обов'язки включають спостереження за справним станом технічних засобів, комунікацій. У разі поломки апаратів і машин здійснюється виклик обслуговуючої компанії або ремонтує фахівця і перевірка результатів його роботи. Такий контроль відбувається і при постачанні нової технікив офіс.

Інвентаризація обладнання та витратних матеріаліввиробляється офіс-менеджером шляхом періодичної звірки наявності та технічного стану господарського майна з даними бухгалтерського обліку.

Під свою відповідальність керуючий господарським забезпеченням розпоряджається коштами, виділеними офісу на придбання необхідних компанії товарів і поповнення технічних потреб приміщення. Завгосп організовує матеріально-технічне постачання дорадчих заходів, конференцій, переговорів.

Секретар і його обов'язки

Всі перераховані ключові процеси в роботі керівника і його рішення повинні бути офіційно закріплені, а тому в обов'язки офіс-менеджера, секретаря в одній особі входить документальне забезпечення організаційних заходів. Кожен документ, в залежності від призначення, має своєю формою і структурою складання. Тільки тоді прийняте рішення або план матимуть законну основу і припускати неухильне виконання всіх пунктів. Так будується чітка і злагоджена діяльність компанії.

Співпраця та інтеграція

Секретар-менеджер організовує зустріч і прийом гостей. Делегації і комісії, партнери, клієнти - важливі візитери компанії. Від них безпосередньо залежить діяльність фірми та її розвиток. Спілкування відбувається на діловому рівні з використанням формально-дружньої етики без переходу на особисті зв'язки і взаємодія - тільки робота. Офіс-менеджер повинен символізувати культуру і повагу не тільки як керівного представника, але і фірми в цілому. Отримання і передача контактної інформації виробляються безпосередньо секретарем. Для співпраці та вирішення важливих питань взаємодії здійснюється обмін візитними картками, їх аналіз і зберігання у відділі. Ведення ділової кореспонденції з партнерами і філіями входить в обов'язки офіс-менеджера. Їм виготовляється електронна і кур'єрська відправка необхідного матеріалу, прийом і аналіз інформації, ведення ділової переписки.

Менеджер в структурі управління

Керуючий в більшості випадків знаходиться в безпосередньому підпорядкуванні у генерального директоракомпанії і вищого керівництва. Відповідальність і права пропонуються начальством, яке контролює їх дотримання. В обов'язки офіс-менеджера для резюме входить звіт про проведену внутрішньоофісної організації, досягненні результатів продуктивності і виниклі труднощі в роботі та забезпеченні діяльності. Їм виносяться пропозиції щодо поліпшення умов, економічні та господарські питання про закупівлю обладнання та матеріалів, звернення про переміщення, підвищення, звільнення робітничих кадрів. На розгляд передаються дисциплінарні покарання і заохочення відзначилися фахівців.

Інструкція фахівця

Ухвалення на роботу нового керівника супроводжується складанням і прийняттям набору обов'язків, прав і відповідальностей. Інструкція офіс-менеджера включає повний списоквсіх вищеописаних норм і правил для роботи і організації, в нього також входять особи або посади, які підпорядковуються адміністратору.

кар'єрні сходи

Кар'єра менеджера будується на внутрішньому розвитку і професійному зростанні, який полягає в підвищенні навичок. Зміна впливу відбувається поряд зі збільшенням або падінням авторитету в очах підлеглих і інших співробітників. Вертикальна позитивна мобільність посади фіксується успіхами в досягненні поставлених компанією цілей, ініціативою і комунікабельними якостями, новаторськими здібностями і ефективною методикою роботи.

Офіс-менеджер - одна з найбільш затребуваних професій. Ефективний фахівець повинен приділяти значну увагу людським ресурсам, дана вимога входить в обов'язки офіс-менеджера для резюме. Правильно підібраний по внутрішнім лідерським якостям і висококваліфікований кадр буде позитивно впливати на динаміку розвитку фірми.

На посаду керуючого адміністративним комплексом приймається особа, яка має середню професійну освіту і стаж роботи з господарського обслуговування не менше 1 року або професійно-технічну освіту і стаж роботи з господарського обслуговування не менше 3 років. 1.3. Керуючий адміністративним комплексом повинен знати: - постанови, розпорядження, накази, інші керівні і нормативні документи вищих органів, що стосуються господарського обслуговування організації; - засоби механізації праці обслуговуючого персоналу; - правила експлуатації приміщень; - порядок організації роботи парку автомобілів; - правила роботи з орендарями приміщень; - правила організації переїздів; - основи організації праці; - законодавство про працю; - правила внутрішнього трудового розпорядку; - правила і норми охорони праці. 2.

Увага

Таким чином, у офіс-менеджера знаходяться в підпорядкуванні працівники господарського підрозділу: завідувач господарством, водії, прибиральниця. Також йому підпорядковується кур'єрська служба підприємства.

Посадова інструкція адміністратора офісу

важливо

Основи діяльності офісу встановлюються адміністратором по пунктам:

• Підбір і розстановка фахівців.
• Планування стратегії і тактики в роботі.
• Побудова організаційної структури офісу.

Для стабільного робочого стану в офісі потрібно домогтися того, щоб кожен кадр процвітав у своїй діяльності. Позитивні результати праці реалізуються методами мотивації і управлінням її стратегією.

Розробка і втілення прогресивних підходів до поліпшення якості і підвищення продуктивності - обов'язки офіс-менеджера. Ділове спілкування в робочому колективі будується на моралі і професійної етики.

інфо

Офіс-менеджер є особою, яка подає приклад ввічливого тону і поваги співробітникам. Внутрішній контроль Всі прийняті рішення повинні контролюватися самим адміністратором.

Посадова інструкція офіс-менеджера

Контроль здійснюється за такими професійними напрямками:

• Введення і забезпечення внутрішнього трудового розпорядку.
• Дотримання специфічних норм спілкування в компанії.
• Контроль за культурою мови при спілкуванні з клієнтами і діловими партнерами.
• Дрес-код - важливий пункт в роботі компанії. Співробітники повинні носити відповідну форму, яка встановлюється стандартами ділового середовища і приписами статуту компанії.

Офіс-менеджер, посадові обов'язки якого включають управління кадрами і контроль за діяльністю, повинен розробити власну методику організації і структуру оцінювання якості роботи.

На кожного співробітника накладається дисциплінарна відповідальність в разі порушень трудового розпорядку і робочої етики. Таку відповідальність несе і сам керівник.
Стверджую [організаційно-правова [посада, підпис, П. І. Б. форма, найменування керівника або іншого посадової організації, Підприємства] особи, уповноваженої затверджувати посадову інструкцію] [число, місяць, рік] М. П. Посадова інструкція керуючого адміністративним комплексом (адміністративного директора) [найменування організації, підприємства і т. П.] Дана посадова інструкція розроблена і затверджена відповідно до положеннями трудового кодексу Російської Федераціїта інших нормативно-правових актів, що регулюють трудові правовідносини. 1. загальні положення 1.1. Керуючий адміністративним комплексом відноситься до категорії керівників, приймається на роботу і звільняється з неї наказом керівника підприємства, якому він безпосередньо підпорядковується в своїй роботі. 1.2.

Посадова інструкція керуючого підприємством

Вносити на розгляд керівництва підприємства пропозиції щодо поліпшення організації і вдосконалення методів виконуваної ним роботи. 3.7. Запитувати документи, матеріали, інструменти і т. П., Необхідні для виконання своїх посадових обов'язків. 3.8. Інші права, передбачені трудовим законодавством. 4. Відповідальність Керуючий адміністративним комплексом несе відповідальність: 4.1.
За невиконання або неналежне виконаннясвоїх посадових обов'язків, передбачених цією посадовою інструкцією, - в межах, визначених чинним законодавством РФ. 4.2. За завдання матеріальної шкоди роботодавцю - в межах, визначених чинним трудовим і цивільним законодавством РФ. 4.3.

Посадова інструкція офіс менеджера з функціями секретаря

У числі обов'язків офіс-менеджера може бути і робота з комунальними службами, З представниками обслуговуючих оргтехніку організацій. Основне і істотна відмінність між офіс-менеджером і адміністратором офісу полягає в керівних повноважень - адміністратор, як правило, не керує офісними працівниками, а всього лише є одним з них і виконує свою роботу у взаємодії з персоналом офісу.

Офіс-менеджер та адміністратор офісу повинні володіти такими особистісними якостями, Як комунікабельність, енергійність, вміння чітко і ясно висловлювати свої думки, впевненість, вміння переконувати, здатність до самоорганізації (для адміністратора) і вміння керувати колективом (для менеджера), знання іноземної мови, пр. I. Загальні положення 1. Адміністратор офісу відноситься до категорії фахівців.

Веде діловодство. 4. Веде реєстрацію та облік вхідної та вихідної документації. 5. Здійснює не менше 2 разів на день отримання і розсилання електронної пошти.

Контролює доставку пошти для організації з відділення зв'язку та доставку пошти організації в відділення зв'язку. 6. Організовує прийом відвідувачів, сприяє оперативності розгляду прохань і пропозицій працівників. 7. Формує справи відповідно до затвердженої номенклатури, забезпечує збереження документації організації, в тому числі звітів працівників, і в установлені строки здає документацію в архів. 8. Забезпечує контроль за збереженням матеріальних цінностей. 9. Консультує відвідувачів з питань, що стосуються послуг, що надаються. Вживає заходів щодо запобігання і ліквідації конфліктних ситуацій. 10. Інформує керівництво про наявні недоліки в обслуговуванні відвідувачів, прийняті заходи щодо їх ліквідації.

Керуюча офісом посадові обов'язки

Забезпечує належне утримання та експлуатацію приміщень офісу відповідно до правил і норм виробничої санітарії і протипожежного захисту. 9. Організовує замовлення авіа- і залізничних квитків для співробітників офісу, диспетчеризацію автотранспорта.10. Організовує діловодство офісу, прийом вхідних дзвінків та управління вихідними дзвінками. 11. Організовує ефективне і культурне обслуговування відвідувачів, забезпечує створення для них комфортних умов, консультує їх з адміністративних питань, надає інформаційні та інші матеріали (візитки, прайси, буклети, пр.). 12. Важливо Готує матеріально-технічну базу для проведення складних переговорів з партнерами, клієнтами, іншими категоріями відвідувачів. 13. Веде облік відвідувачів. 14. Вживає заходів до запобігання і ліквідації конфліктних ситуацій. 15.
Керівник офісу продажів призначається на посаду і звільняється з посади в установленому чинним трудовим законодавством порядку наказом генерального директора Товариства. запитувати від структурних підрозділіворганізації і самостійних фахівців необхідну інформацію, необхідну для виконання посадових обов'язків. 4.

Вимагати від керівництва організації належних умов роботи та дотримання положень, передбачених ТК РФ.4. Відповідальність офіс-менеджера Офіс-менеджер несе відповідальність у таких випадках: 1.

За неналежне виконання або невиконання своїх посадових обов'язків, передбачених цією посадовою інструкцією, в межах, встановлених чинним законодавством України про Федераціі.2.

Офіс-менеджер підпорядковується безпосередньо генеральному діректору.1.4. Офіс-менеджеру підкоряються водій, кур'єр і уборщіца.1.5.

На час відсутності офіс-менеджера його права і обов'язки переходять до іншої службової особи, про що оголошується в наказі по організаціі.1.6. На посаду офіс-менеджера призначається особа, яка відповідає таким вимогам: освіта - вища, неповна вища або середня спеціальна, стаж аналогічної роботи від року, знання офісної техніки (факс, копір, сканер, принтер), програм Microsoft Office (Word, Excel), делопроізводства.1.7. Офіс-менеджер керується в своїй діяльності: - законодавчими актами РФ; - Статутом підприємства, Правилами внутрішнього трудового розпорядку, іншими нормативними актами компанії; - наказами та розпорядженнями керівництва; - цією посадовою інструкцією. 2.
Організовує відрядження співробітників: замовляє авіа- та залізничні квитки, бронює гостініци.2.8. Організовує забезпечення офісу канцтоварами, витратними матеріалами та іншими товарно-матеріальними цінностями, необхідними для роботи офісу.

Організовує їх приймання, облік, зберігання та видачу.2.9. Здійснює контроль за належним станом офісного обладнання, комунікацій; при виявленні несправностей офісної оргтехніки та іншого обладнання викликає фахівців для проведення ремонтних робітта інших видів технічного обслужіванія.2.9. Координує і контролює роботу водія: (прийом заявок на машину і розробка графіка використання автотранспорту компанії); кур'єра (прийом заявок і розробка графіка); прибиральниці.

3. Права офіс-менеджера Офіс-менеджер має право: 3.1. Отримувати інформацію, в тому числі і конфіденційну, в обсязі, необхідному для вирішення поставлених задач.3.2.

1. Загальні положення.

1.1.Должностная інструкція визначає функціональні обов'язки, Права і відповідальність адміністратора.
1.2.Адміністратор відноситься до категорії професіоналів.
1.3.Адміністратор офісу призначається на посаду і звільняється з посади в порядку, встановленому чинним трудовим законодавством, наказом директора підприємства.
1.4.Должностное підпорядкування адміністратора:

1.5. Документи, які регламентують діяльність адміністратора:

1.5.1.Внешніе документи: законодавчі та нормативні акти, Що виконується.
1.5.2.Внутренніе документи: Статут підприємства, накази і розпорядження керівництва, посадова інструкція адміністратора, правила внутрішнього трудового розпорядку.

2. Кваліфікаційні вимоги.

2.1. Середнє професійне.
2.2. Стаж роботи на відповідній посаді - не менше 1-го року.

3. Завдання та обов'язки.

Адміністратор офісу виконує наступні завдання та обов'язки:

3.1. Прийом телефонних дзвінків, фіксування і передача інформації співробітникам підприємства, переадресація дзвінків по відділах, в залежності від запитів.
3.2. Первинна консультація клієнтів по вступникам дзвінків.
3.3. Реєстрація та ведення обліку вхідної-вихідної документації, договорів, листів і т. Д.
3.4. Набір тексту, комерційних пропозицій та іншої документації.
3.5. Виконання роботи з розміщення оголошень в ЗМІ і кадрові агентствапро прийом на роботу, за заявками керівників структурних підрозділів. Проведення первинної співбесіди з претендентами на вакантну посаду.
3.6. Робота по веденню сайту (введення оновленої інформації).
3.7. Ведення табеля.
3.8. Планування маршруту транспортного засобу, закріпленого кошти за офісом.
3.9.Формірованіе заявки на закупівлю канцтоварів та витратних матеріалів для оргтехніки підприємства.

Адміністратор має право:

4.1.Действовать від імені підприємства, представляти інтереси підприємства у взаємовідносинах з іншими компаніями, в рамках своїх службових обов'язків.
4.2.Взаімодействовать з іншими працівниками підприємства, в рамках своєї компетенції.
4.3.Вносіть пропозиції щодо поліпшення діяльності підприємства.

5. Відповідальність.

Адміністратор несе відповідальність:

5.1.За неналежне виконання або невиконання своїх посадових обов'язків, передбачених цією посадовою інструкцією, - в межах, визначених чинним законодавством.
5.2.За правопорушення, вчинені в процесі здійснення своєї діяльності - в межах, визначених чинним адміністративним, кримінально і цивільним законодавством.
5.3.За матеріальні збитки, які заподіяні підприємству - в межах, визначених чинним трудовим і цивільним законодавством.

6. Повинен знати.

Адміністратор повинен знати:

6.1. Основи організації підприємства.
6.2. Положення і тенденції, які існують на ринку збуту рекламних послуг.
6.3. Номенклатуру рекламних послуг, що надаються підприємством.
6.4. Порядок ціноутворення.
6.5. Засоби встановлення ділових контактів з контрагентами.
6.6. етику ділового спілкуванняі ведення переговорів.
6.7. Чинний прейскурант на послуги.
6.8. Основи технології і організації виробництва поліграфічної продукціїі виробів зовнішньої реклами.
6.9. Основи законодавства про працю.
6.10. Правила і норми охорони праці, техніки безпеки, виробничої санітарії та протипожежного захисту.
6.11. Перспективи інноваційної та інвестиційної діяльностіпідприємства.
6.12. Роботу з обчислювальною технікою, засобами телекомунікацій і зв'язку.

7. Інші положення.

7.1. Посадова інструкція складена в двох екземплярах, один з яких зберігається на підприємстві, другий - у працівника.
7.2.Раздели «Завдання та обов'язки», «Права» і «Відповідальність» можуть бути уточнені, в зв'язку зі змінами структури управління, завдань і функцій структурного підрозділу.
7.3.Ізмененія і доповнення до даної посадової інструкції повинні бути внесені наказом генерального директора.

З інструкцією ознайомлений: «___» ___________ 2013 р