Kas yra elektroninis dokumentų valdymas ir jo nauda verslui. Elektroninis dokumentų valdymas: už ir prieš. patyrę patarimai Elektroninių dokumentų srautas tarp rangovų pliusai ir minusai

Žmogaus įpročių inercija yra pagrindinė kliūtis diegti įmonėse elektronines dokumentų valdymo sistemas (EDVS). Jų pranašumai greitai taps nulemti konkurencinėje kovoje, todėl dabar reikia galvoti apie biuro darbo perkėlimą į skaitmeninius bėgius.

EDMS teisinis pagrindas

Didelės įmonės, turinčios platų filialų tinklą, sparčiai pereina prie elektroninių dokumentų srauto, o tai palengvina pakankamas jų prieinamumas teisinė bazė.

EDMS darbą reglamentuojantys įstatymai yra šie:

1. Nr. 149-FZ „Dėl informacijos, informatizacijos ir informacijos apsaugos“.
2. 63-FZ „Įjungta Elektroninis parašas».
3. Nr.263-FZ „Dėl elektroninių dokumentų tvarkymo apribojimų panaikinimo“.
4. Civilinis kodeksas.
5. Arbitražo proceso kodeksas.

Tiesioginės teisės normos yra vienodos visiems, tačiau diegdama EDMS įmonė turi papildomai parengti keletą vidinių norminių dokumentų:

• skaitmeninio parašo naudojimo taisyklės;
• įmonės elektroninių dokumentų valdymo taisyklės su ginčų sprendimo algoritmu;
• prisijungimo prie taisyklių dokumentas, kurį turi pasirašyti visi darbuotojai.

Įmonės darbuotojai privalo naudoti tik sertifikuotus skaitmeninius parašus ir kriptografinės informacijos apsaugos priemones. Šios taisyklės laikymasis ir teisinės bazės nuoseklumas leidžia padaryti darbuotojo veiksmus įmonės EDMS teisiškai reikšmingais.

EDMS esmė ir funkcijos

Elektroninė dokumentų valdymo sistema - automatizuota sistema darbo eigos valdymas, leidžiantis darbuotojams bendrauti per skaitmeninius įrenginius nenaudojant popierinės laikmenos.

Pagrindinės EDMS funkcijos yra šios:

• elektroninių dokumentų (ED) kūrimas, perdavimas, saugojimas;
• popierinių dokumentų skaitmeninimas;
• sukurti dokumento kortelę su jos atributais;
• dokumentų formavimas pagal paruoštus šablonus su nurodytais atributais;
• ieškoti dokumentų centralizuotoje duomenų bazėje;
• maršruto dokumentai;
• dokumentų priėmimo ir jame esančių užsakymų vykdymo kontrolė;
• žurnalų, klasifikatorių vedimas;
• ED konvertavimas į suderinamus formatus;
• automatinis gaunamų dokumentų registravimas;
• pranešimų siuntimas;
• dokumentų tvirtinimas;
• kolektyvinis darbas su ED;
• sąveika per ED su įmonės sandorio šalimis;
• ataskaitų apie dokumentų vykdymą ir judėjimą generavimas.

Svarbus EDMS parametras yra jos moduliškumas, leidžiantis išplėsti funkcionalumą be reikšmingas pokytis pagrindiniai nustatymai.

EDMS tipai

Aišku, didelis pramonės įmonės ir prekybos įmonės kelia skirtingus reikalavimus EDMS. Štai kodėl programinės įrangos produktai Priklausomai nuo darbo procesų standartizavimo, skirstomi į dvi kategorijas:

• "Dėžė";
• pagrindinis su plačiomis konfigūravimo galimybėmis.

„Boxed“ produktai yra skirti sandėliavimui, biuro procesams ir smulkiai pramonei. Jiems reikia tik modulinės konfigūracijos ir pirminės informacijos įvedimo.

Jų savybės:

• greitas nustatymas;
• standartizuotas mokymas;
• nereikia peržiūrėti;
• mažos priežiūros išlaidos.

Pagrindinės platformos diegiamos didelėse įmonėse, turinčiose unikalų organizacinį ir gamybos struktūra... Tokios EDMS reikalauja ilgalaikės peržiūros, įskaitant paties kliento IT specialistus.

Jie turi šias charakteristikas:

• gebėjimas prisitaikyti prie konkrečių verslo procesų;
• papildomų programinių modulių kūrimas pagal užsakovo reikalavimus;
• sąsajos kintamumas;
• išlaidų planavimo sudėtingumas dėl to, kad neįmanoma įvertinti patobulinimų dydžio.

Daugumai smulkaus verslo ir prekybos organizacijų pakanka standartinių „dėžutės“ sprendimų.

Elektroninės dokumentų valdymo sistemos privalumai

Įmonės dokumentų srauto perkėlimas į elektroninę formą suteikia įmonei pranašumų ne keliais organizaciniais lygmenimis. EDMS leidžia supaprastinti tiek vadovų komandos, tiek paprastų darbuotojų darbą.

Taktiniai pranašumai

Elektroninis dokumentų valdymas leidžia sumažinti esamas verslo veiklos sąnaudas. Nusprendus diegti EDMS visoje įmonėje, prieš diegiant sistemą rekomenduojama įvertinti darbuotojų veiklą. Galite skaičiuoti laiką šabloninių užduočių atlikimui, pasiūlymų tvirtinimui, reikalingų dokumentų paieškai. Atskirai galite nustatyti dabartines biuro įrangos ir raštinės reikmenų išlaidas.

Remiantis pagrindinių įmonės procesų efektyvumu, išskiriami šie EDMS privalumai:

1. Fizinės erdvės atlaisvinimas vartotojų darbo vietose.
2. Sumažinti archyvinės patalpos nuomos išlaidas.
3. Darbuotojų laiko taupymas dokumentų kopijavimui, apdorojimui, įrašymui į žurnalus.
4. Sumažinti popieriaus, medžiagų, skirtų kopijavimo įrangai, kainą.
5. Sutrumpinamas popierinių dokumentų perkėlimo tarp skyrių laikas.
6. Sutaupomas darbuotojų laikas dėl visiško kai kurių veiklos procesų automatizavimo.
7. Padidinkite darbuotojų našumą sumažindami įprastą darbą.

Taktiniai EDMS pranašumai labiausiai palengvina eilinių darbuotojų darbą, todėl patobulinimus pastebės būtent jie pirmieji.

Strateginiai pranašumai

Strateginiai tikslai diegiant EDMS įtakoja pagrindinius verslo procesus: pelno rodiklius, komunikacijos su sandorio šalimis greitį ir efektyvumą, komercinės informacijos apsaugą.

Šiose srityse galima išskirti šiuos elektroninio dokumentų valdymo privalumus:

1. Centralizuotos informacinės erdvės su ED duomenų baze sukūrimas ir valdoma nuotolinė prieiga prie jos.
2. Informacijos gavimo pagal atributus pagreitinimas.
3. Galimybė visapusiškai apsaugoti komercinę informaciją kompiuterių tinkle.
4. Darbo procesų skaidrumo didinimas, korupcinių schemų prevencija.
5. Galimybė lygiagrečiai derinti vidaus dokumentus.
6. Nuotolinė prieiga prie darbo eigos už darbo vietos ribų.
7. Dokumentų saugumo gerinimas ir jų klastojimo galimybės.
8. Smarkiai išaugo užsakymų vykdymas dėl darbuotojų veiksmų stebėjimo internetu.

Strateginiai pranašumai prisideda prie įmonės valdomumo ir įvaizdžio augimo, o tai suteikia didelę naudą pritraukiant naujų klientų.

Privalumai paprastiems vartotojams

Nustatyta, kad ilgalaikės, įprastinės operacijos kenkia sveikatai ir smarkiai sumažina produktyvumą. Monotoniškas prašymų ir dokumentų tvarkymas skirtingose ​​programose atitraukia dėmesį nuo pareigų, atima liūto dalį darbo laiko.

EDMS turi daug privalumų sprendžiant nurodytas vartotojo problemas:

1. Patogi ED vieta archyve, leidžianti juos rasti pagal atributus per 1-2 minutes.
2. Veiklos procesų reguliavimas. Dėl to darbuotojas gauna tik tas užduotis, kurias jis privalo atlikti pagal pareigybės aprašymą.
3. Naujų darbuotojų adaptacijos prie darbo procesų paspartinimas automatizuojant įmonių vidaus sąveiką.
4. Gebėjimas gauti informaciją apie patvirtinimų grandinę ir projekto įgyvendinimo etapus.
5. Įprastų operacijų mažinimas, derinant darbo aplinkas kompiuteriuose, naudojant šablonus, panaikinant dokumentų spausdinimo stadiją ir jų parašą.

Nespecifinių operacijų skaičiaus ir trukmės sumažinimas leidžia tiesiogiai skirti laiko aukštos kvalifikacijos reikalaujantiems darbo procesams.

Nauda įmonės IT struktūrai

Diegiant EDMS, ji integruojama su esama IT infrastruktūra, suteikiant šiuos privalumus:

• sistemos kontrolės palengvinimas, kvalifikacinių reikalavimų jos administratoriui mažinimas;
• galimybė pritaikyti naujus šablonus ir dokumentų maršrutus be standartinių programavimo įrankių;
• kelių programų sujungimas į vieną darbo aplinką;
• galimybė keisti sistemos mastelį be papildomų išlaidų;
• nereikia keisti esamų kompiuterių;
• visapusiška tinklo apsauga nuo kenkėjiškų programų.

EDMS apima tam tikras investicijas į technines priemones, tačiau jos atsiperka trumpą laiką.

Kompiuterio aparatinė įranga tampa suderinama, todėl padidėja jos išteklių panaudojimas.

Privalumai vadovams

Elektroninis dokumentų valdymas daro efektyvus darbas valdymo personalas dėl šių sistemos privalumų:

1. EDMS mobilumas, galimybė verslo kelionėse pasiekti ED per nuotolinius kompiuterius.
2. Lengva stebėti darbuotojus naudojant ataskaitas apie jų veiklą, produktyvumą ir užsakymų vykdymo savalaikiškumą.
3. per integraciją su.
4. Logistikos procedūrų tarp tiekėjų ir pirkėjų paspartinimas kartu naudojant EDMS. Pirminiu ED galima apsikeisti prisijungus prie vieno išorinio operatoriaus, kuris garantuoja teisinį dokumentų teisėtumą.
5. Prieigos prie finansinės informacijos suteikimas tik aukščiausio lygio vadovams, išskyrus sekretoriatą.
6. Sumažinti tikimybę prarasti svarbius dokumentus.

Vadovas visada gali prisijungti prie sistemos ir sugeneruoti kiekvieno darbuotojo veiklos ataskaitą.

Darbuotojų supratimas apie šį faktą nesuteikia jiems galimybės atsipalaiduoti ir imtis savo verslo.

Elektroninio dokumentų valdymo trūkumai

Elektroninio dokumentų valdymo įdiegimas įmonėje turi trūkumų. Būtent jie neleidžia mažoms įmonėms diegti pilno masto sandėlio operacijų ir valdymo, pagrįsto EDMS.

Trūkumai apima:

1. Galimybė sugadinti duomenų bazę dėl nežinomo kenkėjiško kodo. Šį trūkumą galima pašalinti reguliariai kuriant atsargines informacijos apie įrenginius, kurie nėra prijungti prie tinklo, kopijas.
2. Sunkumai pritaikant 40+ amžiaus kategorijos darbuotojus prie skaitmeninės sąveikos formos.
3. Auksta kaina. Vidaus EDMS mažoms įmonėms kaina svyruoja nuo 1 000 iki 10 000 USD.
4. EDMS efektyvumas mažėja, jei tarp įmonės sandorio šalių nėra elektroninio dokumentų valdymo.
5. Sistemos nauda kompaktiškuose biuruose be papildomų darbo mazgų ir patalpų abejotina.
6. Poreikis kopijuoti ED popierine forma dirbant su kai kuriomis sandorio šalimis.

Šie trūkumai daugiausia atsiranda dėl vėlavimo priimti būtinus teisinius reglamentus ir mažas EDMS įsiskverbimo į verslo aplinką laipsnis. Tačiau tendencijos rodo, kad po 10-20 metų elektroninis dokumentų valdymas įmonėje bus laikomas labiau taisykle nei išimtimi.

Kaip išsirinkti tinkamą EDMS?

Išsirinkti EDMS nelengva, nes yra didelė tikimybė įsigyti ne tą prekę arba sudaryti sutartį su nekompetentinga įmone.

Todėl, nusprendžiant įsigyti elektroninių dokumentų valdymo programą, būtina atsižvelgti į keletą jos savybių:

1. EDMS gamintojo darbo laikas Rusijos rinkoje. Norint prisitaikyti prie nacionalinių teisės aktų, reikia ilgametės praktinės tokių sistemų įgyvendinimo patirties.
2. Pramonės standartų laikymasis.
3. Suderinamumas su įmonės struktūra.
4. Programinės įrangos produkto tolesnės priežiūros galimybė ir kaina.
5. EDMS mastelio keitimas plečiant įmonę.
6. Programinės įrangos konfigūracijos dokumentacijos prieinamumas visą darbo dieną dirbantiems IT specialistams.
7. Informacijos apsaugos lygis.
8. Duomenų atsarginės kopijos parinktys
9. Atsigavimo laikas po gedimų.

Galutinei įmonės atrankai EDMS diegimas rekomenduojama išanalizuoti kelis tiekėjus, ištirti demonstracines versijas ir paprašyti įdiegti demonstracinę programinės įrangos versiją. Priimant sprendimą, svarbu atsižvelgti į įrangos atnaujinimo kainą ir lygį profesinis mokymas savo IT specialistų.

EDMS diegimo sunkumai

EDMS diegimo procesui Rusijoje įtakos turi daugybės nelicencijuotų vartotojų naudojimas, jų nesuderinamumas ir vyraujantis rankinis verslo procedūrų valdymas.

Dėl to elektroninių dokumentų valdymo teikėjai įmonėse susiduria su šiais sunkumais:

1. Įvairus duomenų saugojimo formatas įvairiuose skyriuose.
2. Trūksta struktūrinės informacijos naudojamose programose.
3. Darbuotojų prieigos prie konkrečių verslo procesų sistemos reguliavimo stoka. Tipiška forma pareigybių aprašymai mažai padeda organizuoti EDMS.
4. Informacijos srautas yra perkrautas biurokratinių procedūrų ir patvirtinimų.
5. Strigtys dėl duomenų saugojimo įvairiose programose.
6. Įmonės darbuotojų kompiuterinis neraštingumas ir mokymo veiklos sabotavimas atlikėjų lygmeniu.
7. EDMS neatitikimas pramonės normoms ir poįstatyminiams teisės aktams.

Valingo vadovybės sprendimo pereiti prie elektroninių dokumentų valdymo mažai. Reikia sisteminio remonto Darbo pareigos darbuotojai ir įmonės valdymo struktūra. Kad būtų pageidaujama integracija su sistema, kuri turi būti įdiegta pagal įstatymus.

Svarbi EDMS įgyvendinimo kryptis – griežta personalo politika nekompetentingų ir neapmokytų darbuotojų atžvilgiu. Nes jų nenoras dirbti pagal naujus principus gerokai padidins elektroninio diegimo ir priežiūros proceso kaštus. EDMS turi bendrauti su žmonėmis vieno mechanizmo rėmuose, todėl prastai veikiantys jos elementai turi būti laiku pataisyti arba pakeisti.

Taip pat skaitykite

Mes turime paruoštas sprendimas ir įranga

Išbandykite visas EKAM platformos funkcijas nemokamai

Privatumo sutartis

ir asmens duomenų tvarkymas

1. Bendrosios nuostatos

1.1. Ši sutartis dėl asmens duomenų konfidencialumo ir tvarkymo (toliau – Sutartis) yra laisva valia priimta ir taikoma visai informacijai, kurią UAB „Inseils Rus“ ir/ar jos filialai, įskaitant visus jai priklausančius asmenis. ta pati grupė su LLC „Insails Rus“ (įskaitant UAB „EKAM paslauga“) gali gauti informaciją apie Vartotoją, kai naudojasi bet kuria LLC „Insails Rus“ (toliau – LLC) svetainėmis, paslaugomis, paslaugomis, kompiuterių programomis, produktais ar paslaugomis. kaip Paslaugos) ir bet kokių „Insales Rus LLC“ sutarčių ir sutarčių su Vartotoju vykdymo eiga. Naudotojo sutikimas su Sutartimi, išreikštas palaikydamas santykius su vienu iš išvardytų asmenų, galioja visiems kitiems sąraše išvardytiems asmenims.

1.2 Naudojimasis Paslaugomis reiškia, kad Vartotojas sutinka su šia Sutartimi ir joje nurodytomis sąlygomis; nesutikdamas su šiomis sąlygomis Vartotojas privalo nesinaudoti Paslaugomis.

"Pardavimai"- Ribotos atsakomybės bendrovė "Inseils Rus", OGRN 1117746506514, INN 7714843760, KPP 771401001, registruota adresu: 125319, Maskva, Akademika Ilyushin g., 4, korpusas 1, kabinetas 11 - "on theoneffeter" ranka ir

"Vartotojas" -

arba individualus turintis veiksnumą ir teisės aktų nustatyta tvarka pripažintas civilinių teisinių santykių dalyviu Rusijos Federacija;

arba subjektas registruotas pagal valstybės, kurios gyventojas toks asmuo, teisės aktus;

arba individualus verslininkas registruotas pagal valstybės, kurios gyventojas toks asmuo, teisės aktus;

kuri sutiko su šios Sutarties sąlygomis.

1.4 Šios Sutarties tikslais Šalys nustatė, kad konfidenciali informacija yra bet kokio pobūdžio (gamybinė, techninė, ekonominė, organizacinė ir kita), įskaitant intelektinės veiklos rezultatus, taip pat informacija apie profesinės veiklos vykdymo būdus. veikla (įskaitant, bet tuo neapsiribojant: informaciją apie produktus, darbus ir paslaugas; informaciją apie technologijas ir tyrimų projektus; informaciją apie technines sistemas ir įrangą, įskaitant programinės įrangos elementus; verslo prognozes ir informaciją apie numatomus pirkimus; konkrečių partnerių reikalavimus ir specifikacijas bei potencialūs partneriai; informacija, susijusi su intelektine nuosavybe, taip pat planai ir technologijos, susijusios su visa tai, kas išdėstyta aukščiau), kurią viena šalis perdavė kitai šaliai raštu ir (arba) elektronine forma, kurią Šalis aiškiai nurodė kaip savo konfidencialią informaciją.

1.5. Šios Sutarties tikslas yra apsaugoti konfidencialią informaciją, kuria Šalys keisis derybų metu, sudarydamos sutartis ir vykdydamos įsipareigojimus, taip pat bet kokią kitą sąveiką (įskaitant, bet neapsiribojant, konsultavimąsi, informacijos prašymą ir teikimą bei kitus veiksmus). instrukcijos).

2. Šalių įsipareigojimai

2.1 Šalys susitaria laikyti paslaptyje visą konfidencialią informaciją, kurią viena Šalis gavo iš kitos Šalies bendraujant su Šalimis, neatskleisti, neatskleisti, neatskleisti ar kitaip neteikti tokios informacijos jokiai trečiajai šaliai be išankstinio raštiško kitos Šalies leidimo. Šalis, išskyrus galiojančiuose teisės aktuose nurodytus atvejus, kai už tokios informacijos teikimą atsako Šalys.

2.2 Kiekviena Šalis imsis visų būtinų priemonių, kad apsaugotų konfidencialią informaciją bent jau naudodama tas pačias priemones, kurias Šalis taiko siekdama apsaugoti savo konfidencialią informaciją. Prieiga prie konfidencialios informacijos suteikiama tik tiems kiekvienos iš Šalių darbuotojams, kuriems jos pagrįstai reikia tarnybinės pareigosšios Sutarties vykdymui.

2.3.Įsipareigojimas saugoti paslaptyje konfidencialią informaciją galioja šios Sutarties, 2016-12-01 kompiuterių programų licencijos sutarties, prisijungimo prie kompiuterių programų licencijos sutarties, atstovavimo ir kitų sutarčių ir penkerius metus. nutraukus savo veiksmus, jeigu Šalys atskirai nesusitaria kitaip.

a) jeigu pateikta informacija tapo viešai prieinama nepažeidžiant vienos iš Šalių įsipareigojimų;

b) jeigu Šalis apie pateiktą informaciją sužinojo dėl jos pačios atliktų tyrimų, sistemingų stebėjimų ar kitos veiklos, vykdomos nenaudojant iš kitos Šalies gautos konfidencialios informacijos;

c) jeigu pateikta informacija teisėtai gauta iš trečiosios šalies, neįsipareigojant jos laikyti paslaptyje, kol ją nepateiks viena iš Šalių;

d) jeigu informacija pateikiama valstybės institucijos, kitos valstybės institucijos ar vietos savivaldos institucijos rašytiniu prašymu, kad jos galėtų atlikti savo funkcijas ir ją atskleisti šioms institucijoms Šaliai yra privaloma. Tokiu atveju Šalis privalo nedelsdama pranešti kitai Šaliai apie gautą prašymą;

e) jeigu informacija trečiajai šaliai teikiama Šalies, apie kurią informacija yra perduodama, sutikimu.

2.5.Insales netikrina Vartotojo pateiktos informacijos tikslumo, negali įvertinti jo veiksnumo.

2.6 Informacija, kurią Vartotojas pateikia Inseils registruodamasis Paslaugose, nėra asmens duomenys, kaip jie apibrėžti 2006-07-27 Rusijos Federacijos federaliniame įstatyme Nr.152-ФЗ. „Apie asmens duomenis“.

2.7 „Insales“ pasilieka teisę keisti šią Sutartį. Atlikus pakeitimus, data nurodoma dabartiniame leidime Paskutiniai pakeitimai... Nauja Sutarties redakcija įsigalioja nuo jos paskelbimo momento, jei nenumatyta kitaip. naujas leidimas Susitarimai.

2.8 Sutikdamas su šia Sutartimi, Vartotojas suvokia ir sutinka, kad Inseils gali siųsti Naudotojui asmeninius pranešimus ir informaciją (įskaitant, bet neapsiribojant), siekdama pagerinti Paslaugų kokybę, kurti naujus produktus, kurti ir siųsti asmeninius pasiūlymus Vartotojas, informuoti Vartotoją apie pakeitimus Tarifų planai ir atnaujinimus, siųsti Vartotojui rinkodaros medžiagą Paslaugų tema, apsaugoti Paslaugas ir Vartotojus bei kitais tikslais.

Vartotojas turi teisę atsisakyti gauti aukščiau nurodytą informaciją apie tai raštu pranešdamas Inseils elektroninio pašto adresu.

2.9.Priimdamas šią Sutartį Naudotojas supranta ir sutinka, kad Inseils paslaugos gali naudoti slapukus, skaitiklius, kitas technologijas, kad užtikrintų Paslaugų veikimą apskritai ar atskiras jų funkcijas, ir Vartotojas neturi pretenzijų Inseils šioje atžvilgiu.

2.10 Vartotojas žino, kad įranga ir programinė įranga, kurią jis naudoja lankydamasis interneto svetainėse, gali turėti funkciją uždrausti operacijas su slapukais (bet kuriose svetainėse ar tam tikrose svetainėse), taip pat ištrinti anksčiau gautus slapukus.

Insails turi teisę nustatyti, kad tam tikros Paslaugos teikimas galimas tik tuo atveju, jei Vartotojas leidžia priimti ir gauti slapukus.

2.11 Vartotojas yra visiškai atsakingas už jo pasirinktų prieigos prie paskyros priemonių saugumą, taip pat savarankiškai užtikrina jų konfidencialumą. Naudotojas yra visiškai atsakingas už visus veiksmus (taip pat ir jų pasekmes), susijusius su Paslaugomis ar naudojantis Paslaugomis pagal Vartotojo paskyrą, įskaitant atvejus, kai Vartotojas savanoriškai perduoda duomenis trečiosioms šalims prieigai prie Naudotojo paskyros bet kokiomis sąlygomis (taip pat ir pagal sutartis). arba susitarimai)... Tuo pačiu metu visi veiksmai, esantys Paslaugose ar naudojantis Paslaugomis pagal Vartotojo paskyrą, yra laikomi atliktais paties Vartotojo, išskyrus atvejus, kai Vartotojas Inseils pranešė apie neteisėtą prieigą prie Paslaugų naudodamasis Vartotojo paskyra ir (arba) apie bet koks jo prieigos prie paskyros priemonių konfidencialumo pažeidimas (įtarimas dėl pažeidimo).

2.12 Vartotojas privalo nedelsdamas pranešti Insails apie bet kokį neteisėtos (Vartotojo nesuteiktos) prieigos prie Paslaugų naudojantis Vartotojo paskyra atvejį ir (arba) apie bet kokį jo prieigos prie Paslaugos priemonių konfidencialumo pažeidimą (įtarimą dėl pažeidimo). sąskaitą. Saugumo sumetimais Vartotojas privalo savarankiškai atlikti saugų išjungimą savo paskyroje kiekvieno darbo su Paslaugomis seanso pabaigoje. Insales neatsako už galimą duomenų praradimą ar sugadinimą, taip pat kitas bet kokio pobūdžio pasekmes, kurios gali atsirasti Vartotojui pažeidus šios Sutarties dalies nuostatas.

3.Šalių atsakomybė

3.1 Šalis, pažeidusi Sutartyje numatytus įsipareigojimus dėl pagal Sutartį perduodamos konfidencialios informacijos apsaugos, nukentėjusios Šalies prašymu privalo atlyginti realią žalą, padarytą tokiu Sutarties sąlygų pažeidimu. pagal galiojančius Rusijos Federacijos įstatymus.

3.2.Žalos atlyginimas nepanaikina pažeidusios Šalies įsipareigojimų tinkamai vykdyti savo įsipareigojimus pagal Sutartį.

4.Kitos nuostatos

4.1. Visi pranešimai, paklausimai, reikalavimai ir kita korespondencija pagal šią Sutartį, įskaitant tuos, kurie apima konfidencialią informaciją, turi būti pateikti raštu ir įteikti asmeniškai arba per kurjerį, arba išsiųsti el. paštu licencijos sutartyje nurodytais adresais. kompiuterių programoms 2016-12-01 prisijungimo prie kompiuterių programų licencijos sutarties ir šioje Sutartyje arba kitais adresais, kuriuos Šalis gali toliau nurodyti raštu.

4.2 Jei viena ar kelios šios Sutarties nuostatos (sąlygos) yra arba tampa negaliojančios, tai negali būti kitų nuostatų (sąlygų) nutraukimo priežastimi.

4.3 Šiai Sutarčiai ir santykiams tarp Vartotojo ir Pardavimo, atsirandantiems dėl Sutarties taikymo, taikomi Rusijos Federacijos įstatymai.

4.3.Visus pasiūlymus ar klausimus, susijusius su šia Sutartimi, Vartotojas turi teisę siųsti Inseils naudotojų aptarnavimo tarnybai arba pašto adresu: 107078, Maskva, g. Novoryazanskaya, 18, g. 11-12 Verslo centras "Stendhal" LLC "Inseils Rus".

Paskelbimo data: 2016-12-01

Visas vardas rusų kalba:

Ribotos atsakomybės bendrovė "Insales Rus"

Sutrumpintas pavadinimas rusų kalba:

LLC "Insales Rus"

Pavadinimas anglų kalba:

InSales Rus ribotos atsakomybės bendrovė (InSales Rus LLC)

Juridinis adresas:

125319, Maskva, g. Akademikas Iljušinas, 4, 1 pastatas, 11 kabinetas

Pašto adresas:

107078, Maskva, g. Novoryazanskaya, 18, p. 11-12, BC "Stendhal"

INN: 7714843760 Patikrinimo punktas: 771401001

Banko duomenis:

Informacinės technologijos į įvairias verslo sritis skverbiasi tokiu greičiu, kad kartais sunku įvertinti jų aktualumą. Ryškus pavyzdys – elektroninės dokumentų valdymo sistemos (EDMS) įdiegimas. Dėl to išnyksta krūvos nuobodžių popierinių dokumentų. Iš pirmo žvilgsnio puikus rezultatas ir ar bet kuri kita panaši technika greitai taps neįmanoma. Ar taip yra?

Argumentai už EDMS

JAV atliktų tyrimų metu gauti skaičiai pasisako už elektroninių dokumentų valdymą:

1. Skaičiuojama, kad šioje šalyje sunaudojama apie 4 trilijonus popierinių dokumentų ir jų skaičius kasmet auga 22 proc.
2. Apie 90% jų neišeina iš biuro, o tiesiog perkeliami iš darbuotojo į darbuotoją.
3. Vidutiniškai kiekvienas dokumentas nukopijuojamas 19 kartų.
4. Pusė darbo laiko skiriama reikalingos informacijos paieškai ir tik 10% jos studijavimui.
5. Apie 8% dokumentų tiesiog pameta.

„Advanced Processing & Imaging“, atlikęs savo tyrimą, padarė išvadą, kad smulkus verslas, susidedantis iš 20 darbuotojų, įvairių dokumentų kopijavimui ar spausdinimui išleidžia apie 180 000 USD. Pakankamai įspūdingas skaičius, kad pagalvotume apie elektroninių dokumentų valdymą.

Ypač aktyviai įgyvendinama Informacinės technologijos Singapūre. Pavyzdžiui, visi telegrafo biurai buvo uždaryti dar 2002 m., nes šios paslaugos nebeturėjo paklausos.

Privalumai

Elektroninis dokumentų valdymas turi keletą reikšmingų privalumų:

• Tai užtikrina skaidrumą ir efektyvią dokumentų kūrimo, gavimo ir vykdymo kontrolę, maksimaliai padidina verslo procesų greitį;
• Praktiškai kai kurių užsakymų darbuotojai tiesiog nevykdo. EDMS leidžia valdyti ne tik darbo procesą, bet ir jo rezultatą;
• Sutrumpinkite dokumentų siuntimo, paieškos ir kūrimo laiką. Sistema gali savarankiškai kurti registrus, ataskaitas ir suvestines, o tai teigiamai veikia įmonės efektyvumą;
• Bet kuri įmonė rimtai kreipia dėmesį į konfidencialumą. Vertingos informacijos praradimas gali atnešti milijonus nuostolių. Pakanka tiesiog išimti popierinius dokumentus ir atiduoti į šoną. SED negali visiškai atmesti tokių situacijų, tačiau aiškiai reglamentuoja prieigą prie informacijos, priklausomai nuo darbuotojo įgaliojimų. Tokiu atveju visada galite kontroliuoti, kas naudojo ar atliko konkrečių dokumentų pakeitimus;
• EDMS maksimaliai pagreitina darbuotojų supažindinimo su naujais dokumentais procedūrą ir užtikrina įmonės darbą vienoje informacinėje erdvėje.

trūkumai

Elektroninė dokumentų valdymo sistema neturi tam tikrų trūkumų:

• Pagrindinis jo trūkumas – pavojus, kad virusas prasiskverbs į įmonės kompiuterius ir vėliau gali prarasti visą informaciją. Kad būtumėte saugūs, jums reikia atleidimo sistemos;
• Kitas trūkumas yra personalo apmokymas tokiai sistemai įgyvendinti. Daugelis darbuotojų neturi pakankamai žinių, kad galėtų kompetentingai dirbti EDMS. Tuo tarpu nuo jo priklauso nepertraukiamas jo funkcionavimas;
• Elektroninio dokumentų valdymo įdiegimas reikalauja didelių finansinių investicijų;
• Pažymėtina, kad vieninga informacinė erdvė Rusijoje ar NVS šalyse dar nėra suformuota. Atitinkamai, su kiekviena įmone negalima keistis elektroniniais dokumentais;
• EDMS diegimui taikomi tam tikri apribojimai. Pavyzdžiui, bet kuris personalo skyrius reikalauja asmeninio darbuotojo parašo ant daugelio dokumentų. Griežtai reglamentuota ir darbo knygelių tvarkymo tvarka.

Elektroninė dokumentų valdymo sistema pirmiausia naudinga didelės įmonės turintis plačią padalinių struktūrą. Tai gali padidinti jų veikimo efektyvumą, tačiau trūkumai šiame etape lėtina jo įgyvendinimo procesą. EDMS reikia rimtai peržiūrėti, o kol jos formavimas tęsis, juodos ir baltos spalvos ir toliau bus paklausios.

„Personalo pareigūnas. Personalo administravimas“, 2009, N 2

PERĖJIMAS NUO POPIERIAUS PRIE MIŠRŲ DOKUMENTŲ DARBO

Plačiai paplitęs elektroninių sistemų naudojimas popieriniams dokumentams rengti ir tvarkyti palaipsniui nyksta riba tarp elektroninių ir neelektroninių dokumentų. Nepaisant visų kalbų apie „bepopierines technologijas“, iš tikrųjų nuo tradicinės popierinės darbo eigos pereiname ne prie elektroninės, o prie mišrios darbo eigos.

Personalo dokumentų tvarkymo žodynas. Elektroninis dokumentų srautas – tai dokumentų valdymo sistema, kurioje visas kuriamų, perduodamų ir saugomų dokumentų masyvas palaikomas informacinėmis ir komunikacinėmis technologijomis kompiuteriuose, sujungtuose į tinklo struktūrą, o tai suteikia galimybę formuoti ir palaikyti paskirstytą duomenų bazę. Kartu nėra atsisakoma naudoti popierinius dokumentus, o sukurtas, taisytas ir kompiuteryje saugomas elektroninis dokumentas pripažįstamas prioritetiniu.

Elektroninių dokumentų privalumai ir trūkumai

Kad ir kaip optimistai ir skeptikai ginčytųsi dėl elektroninių dokumentų, niekas neneigia fakto, kad didžioji dauguma biuro dokumentų yra kuriami kompiuteriuose. Tokios besąlygiškos informacinių technologijų pergalės priežastys yra gana aiškios:

Elektroninius dokumentus lengva kurti, redaguoti, dauginti, platinti ir persiųsti;

Reikalingos informacijos ieškoti tapo daug lengviau, o kontekstinė paieška suteikia galimybių, apie kurias atliekant popierizmą buvo galima tik pasvajoti;

Lengviau ir su mažesnėmis pastangomis išspręsti informacijos ir dokumentų rezervavimo, draudimo fondų formavimo ir kt.

Versle ir vyriausybėje elektroniniai dokumentai, tinkamai naudojami, gali pagreitinti sprendimų priėmimą ir pagerinti jų kokybę.

Plačiai paplitęs elektroninių sistemų naudojimas popieriniams dokumentams rengti ir tvarkyti palaipsniui nyksta riba tarp elektroninių ir neelektroninių dokumentų. Daugelyje pasaulio įstatymų ir standartų, pavyzdžiui, spausdinimas apibrėžiamas kaip elektroninio dokumento pateikimo popieriuje forma.

Panašios formuluotės taip pat pateikiamos mūsų valdžios institucijų norminiuose dokumentuose:

Finansų rinkos dalyvių veiklos reikalavimų naudojant elektroninius dokumentus nuostatai (patvirtinti Įsakymu). Federalinė tarnyba finansų rinkoms nuo 2005 12 08 N 05-77 / пз-н):

„... elektroninės formos dokumentą ir (ar) jo kopiją popieriuje, patvirtintą m nustatyta tvarka...“.

Asmenų pripažinimo kvalifikuotais investuotojais tvarkos taisyklės (patvirtintos Federalinės finansų rinkų tarnybos įsakymu, 2008 m. kovo 18 d. N 08-12 / pz-n):

„4.7. Asmuo, pripažinęs kvalifikuotą investuotoją, Rusijos FFMS prašymu ir pagal nurodytą reikalavimą privalo pateikti registrą elektronine forma ir (ar) nustatyta tvarka patvirtintą popierinę jo kopiją. “

Tačiau elektroniniai dokumentai, kaip ir bet kuri technologija, turi trūkumų, į kuriuos reikia atsižvelgti:

Greitas technologijų senėjimas, verčiantis organizacijas nuolat tobulinti naudojamus darbo metodus, reguliariai perkelti dokumentus ir informaciją iš vienos sistemos į kitą, migruoti iš pasenusių laikmenų ir formatų į naujas;

Informacijos laikmenų trumpas eksploatavimo laikas ir jų įvairovė, lemianti gana dažną atnaujinimą, dėl kurio organizacija nuolat turi stebėti informacijos saugumą;

Neišspręstos teisinės problemos ir, svarbiausia, teisės aktų pripažinimo klausimas juridinę galią faktiškai naudotus elektroninius dokumentus;

Ne tik saugumo užtikrinimo, bet ir elektroninių dokumentų naikinimo sudėtingumas, palyginti su popieriniais dokumentais;

Poreikis pasitelkti aukštos kvalifikacijos darbuotojus, kurių atlyginimas automatiškai padidina dokumentų ir informacijos tvarkymo išlaidas.

Be to, dabar neįmanoma visiškai atsisakyti popieriaus ir kitų analoginių laikmenų dėl kelių priežasčių:

Visų pirma, tai galiojantys teisės aktų ir norminių aktų reikalavimai dėl daugybės dokumentų įforminimo popieriuje. Tai visų pirma taikoma svarbiausiems verslo veiklos dokumentams, tokiems kaip įstatyminiai dokumentai, nuosavybės dokumentai, licencijos ir kt.;

Kad ir kiek kalbėtume apie elektroninių dokumentų privalumus, reikia turėti omenyje, kad daugeliui vadovų ir specialistų, priimdami svarbius sprendimus, patogiau dirbti su popieriumi;

Taip pat svarbu, kad per kelis šimtmečius susiformavo gerai veikianti popierinių dokumentų kūrimo, apdorojimo, ilgalaikio saugojimo ir naikinimo technologija, yra visavertė teisinė ir reguliavimo bazė bei metodologinius pokyčius ir rekomendacijas, kurias galima panaudoti praktiniame darbe;

Norint dirbti su popieriumi ir mikrofilmu, nereikia specialių techninių priemonių, todėl šios laikmenos yra tinkamesnės saugoti tų dokumentų dublikatus ar kopijas, kurių gali prireikti skubiai įvairių ekstremalių situacijų ir nelaimių atveju, kai gali nebūti elektroninių dokumentų. prieinama.

Nepaisant to, kad visiškai atsisakyti popierinių dokumentų pasaulinė bendruomenė kol ji nėra paruošta, vis labiau jaučiasi jų trūkumai, kuriuos apsunkina nuolat augantys reikalavimai informacijos apdorojimo ir sprendimų priėmimo greičiui:

Mažas dokumentų ir informacijos popieriuje kūrimo, apdorojimo ir perdavimo greitis dar labiau nesuderinamas su verslo ir valdžios poreikiais, kurie vis dažniau naudoja informacines technologijas. Vien popieriuje dokumentuoti „elektroninę“ veiklą beveik neįmanoma;

Popieriniuose dokumentuose informacijos ieškoti daug sunkiau ir lėčiau, o tai itin nepatogu operatyviniam darbui;

Popierinių dokumentų saugojimas reikalauja nemažų plotų, o tai reikalauja nuolat didėjančių patalpų nuomos ar pirkimo sąnaudų, jų įrangos bei šias saugyklas aptarnaujančio personalo skaičiaus didinimo;

Popierinių dokumentų tvarkymas (taip pat ir prieigos prie jų valdymas) dažniausiai vyksta bylos lygmeniu, o tai vis labiau pasirodo esanti nepakankama tiek sprendžiant pagrindinės veiklos problemas, tiek užtikrinant informacijos saugumą.

Mišri darbo eiga yra šių dienų realybė

Nepaisant visų kalbų apie „bepopierines technologijas“, iš tikrųjų nuo tradicinės popierinės darbo eigos pereiname ne prie elektroninės, o prie mišrios darbo eigos. Mišrios darbo eigos apraiškų galima pastebėti visur:

Elektroninė dokumentų registracija elektroninėse dokumentų valdymo sistemose (EDVS) leidžia jas naudoti kaip elektroninių ir popierinių dokumentų valdymo įrankį;

Brūkšninių kodų ir RFID radijo žymų naudojimas leidžia registruoti ir įrašyti popierinius dokumentus ir dėžutes elektroniniu formatu;

Įvairių valstybės registrų tvarkymas (įskaitant nuolatinį saugojimo laikotarpį) vykdomas vienu metu elektronine ir popierine forma;

Bylų tvarkymas ir dokumentacijos, kuriose yra tiek elektroninių, tiek popierinių dokumentų.

Jei šimtametė darbo su popieriniais dokumentais patirtis leidžia teigti, kad čia visos pagrindinės problemos išspręstos, tai kalbant apie elektroninius dokumentus, galima teigti, kad su jais sukaupta dvidešimties metų patirtis, pagrindinės problemos. yra aiškūs ir yra tam tikros patirties juos sprendžiant.

Neseniai pasirodęs kitas dokumentų tipas dokumentų valdymo srities specialistams kelia dar sudėtingesnių užduočių. Tai yra mišrūs dokumentai, kuriuose vienu metu pateikiama informacija tiek analogine, tiek elektronine forma.

Tokie dokumentai jau paplito, užtenka įvardyti bent tokias gerai žinomas dokumentų rūšis: biometrinį pasą, kredito kortelę, mokesčių deklaraciją su jai tuo pačiu metu uždėtu dvimačiu brūkšniniu kodu, įrengti nauji banknotai. su RFID radijo žymomis, įvairios intelektualiosios kortelės, plačiai naudojamos sandėlyje, transporte ir prekyboje, etiketės, kuriose yra tiek tekstinė informacija, tiek brūkšniniai kodai ir/ar radijo dažnių žymos.

Iškyla gana nebanali tokių dokumentų tvarkymo problema, atsižvelgiant į jų „dvigubą“ prigimtį. Galime teigti, kad pagrindinės darbo su hibridiniais dokumentais problemos jau įvardintos, tačiau kol kas nėra solidžios praktinės patirties ar rekomendacijų dėl jų naudojimo.

Šiuo metu darbas su dokumentais organizacijose grindžiamas informacijos srautų atskyrimu:

Operatyviniai sprendimai priimami remiantis informacija (popierine ir elektronine);

Teisiškai reikšmingi sprendimai paprastai priimami popierinių dokumentų pavidalu (dažnai – su vėlavimu, o tai pažeidžia darbo taisykles, tačiau dažniausiai į tai užmerkiama akis, nes reikia skubiai sprendimai nusveria riziką, susijusią su pavėluotu sprendimų vykdymu naudojant popierinius dokumentus). Tuo pačiu palaipsniui didėja dokumentų rūšių, kurias teisės aktai leidžia kurti elektronine forma, skaičius;

Vis dažniau „vidiniai“ sprendimai priimami ir fiksuojami elektroniniu būdu, o galimybė tam panaudoti elektroninius dokumentus nustatoma organizacijos vidaus norminiuose dokumentuose.

Pastaba. Vis dažniau organizacijos viduje priimti valdymo sprendimai fiksuojami elektronine forma, o galimybę tam panaudoti elektroninius dokumentus nustato vietiniai reglamentai.

Viena iš jau išryškėjusių mišraus darbo eigos problemų – būtinybė atsakyti į klausimą: „Kaip saugoti informaciją mišrioje darbo eigoje? sukurti popieriuje, o kiti egzistuoja tik elektronine forma. Ir tik kartu jie sudaro pilną dokumentų rinkinį – hibridinę bylą.

Nemažai ekspertų laikosi nuomonės, kad darbo patogumui bent vienas iš dokumentų rinkinių (popierinis ar elektroninis) turėtų būti sukomplektuotas, jį papildant kopijomis ar dublikatais. Galimi du sprendimai, kurių kiekvienas yra gana daug darbo reikalaujantis:

Nuskaityti popierinius dokumentus;

Spausdinti elektroninius dokumentus.

Yra pastebimi įvairiose laikmenose saugomos informacijos valdymo metodų skirtumai, į kuriuos taip pat reikia atsižvelgti atliekant mišrią darbo eigą:

Neelektroniniai (analoginiai) dokumentai dažniausiai tvarkomi žiniasklaidos lygmeniu (dėklas, mikrofilmas ir kt.);

Elektroniniai dokumentai elektroninėse dokumentų valdymo sistemose tvarkomi individualaus dokumento lygiu;

Elektroniniai dokumentai keičiamose laikmenose (CD, DVD, diskeliai, juostelės ir kt.), priklausomai nuo aplinkybių, gali būti tvarkomi tiek laikmenų, tiek dokumentų lygmeniu.

Saugojimo laikotarpiai mišrioje darbo eigoje

Šiuo metu visuotinai priimtas principas, kad saugojimo terminai nepriklauso nuo laikmenos tipo, o nustatomi pagal dokumente įrašytos informacijos turinį ir vertę. Tuo pačiu metu vis dažniau galima susidurti su situacijomis, kai elektroninių dokumentų saugojimo laikas pradeda skirtis nuo atitinkamų popierinių dokumentų saugojimo laiko. Taip yra dėl to, kad elektroninių dokumentų rinkinys, aprūpintas paieškos ir sisteminimo priemonėmis, gali būti vertingesnis už atskirus dokumentus.

Nacionalinis Amerikos archyvas (NARA) jau reikalauja, kad vyriausybinės agentūros į tai atsižvelgtų nustatydamos elektroninių dokumentų saugojimo terminus. Rekomendacijose sudaryti dokumentų sąrašus, kuriuose nurodomas saugojimo laikotarpis, jie atkreipia dėmesį į šiuos dalykus:

Sąrašuose paprastai turi būti apibrėžti dokumentų saugojimo terminai, neatsižvelgiant į laikmenos tipą (elektroniniai dokumentai, popierius ir kt.);

Verčiant dokumentus į elektronine forma jų vertė gali kisti, todėl JAV nacionalinis archyvas sukūrė saugojimo terminų peržiūrėjimo mechanizmą, kai valstybinės organizacijos pereina prie elektroninio dokumentų valdymo;

Nustačius, kad dokumentuose (taip pat ir po jų vertimo į elektroninę formą) yra esminių daugiau informacijos arba naudojami kitaip, sulaikymo trukmę reikia peržiūrėti.

Panašų požiūrį pademonstravo ir mūsų valdžios institucijos, kai 2002 m. buvo nuspręsta nustatyti nuolatinį surašymo anketų grafinių vaizdų saugojimo laikotarpį:

2002 m. visos Rusijos gyventojų surašymo surašymo blankų ir kitų dokumentų saugojimo tvarkos ir terminų nuostatai:

„2. 2002 m. visos Rusijos gyventojų surašymo formos, užbaigus automatizuotą jų apdorojimą, saugomos teritoriniai organai Rusijos Federacijos valstybinio statistikos komiteto ... per vienerius metus nuo oficialaus 2002 m. visos Rusijos gyventojų surašymo rezultatų paskelbimo dienos ir gali būti sunaikinti nustatyta tvarka.

4. 2002 m. visos Rusijos gyventojų surašymo grafinių vaizdų saugojimas kompiuterinėse laikmenose vykdomas taip:

Viena kopija saugoma Valstybės komitetas Rusijos Federacija dėl statistikos nustatyta tvarka prieš kitą gyventojų surašymą;

Antra kopija su programinė įranga iki 2004 m. sausio 1 d. perduotas nuolatiniam saugojimui Rusijos Federacijos valstybiniame archyve“.

Ko reikia: vidaus taisyklės
ir kvalifikuotas personalas

Šiuolaikinės teisėkūros analizė reguliavimo sistema dokumentų valdymas rodo, kad griežtinami reikalavimai ne tik dėl vidinių norminių dokumentų buvimo, bet ir dėl griežto jų įgyvendinimo organizacijoje. Vidinių norminių dokumentų pagalba organizacijos sukuria elektroninių ir mišraus dokumentų srauto reguliavimo sistemą, o tai leidžia sumažinti elektroninių dokumentų naudojimo riziką „pilkojoje“ zonoje, kur darbo su dokumentais tvarka yra menkai reglamentuota. teisės aktais ir reglamentais.

Poreikis sukurti vidinę organizacijos reguliavimo sistemą taip pat nurodytas GOST R ISO 15489-1-2007 standarte:

Standartas GOST R ISO 15489-1-2007 „Dokumentų valdymas“:

„Dokumentų valdymas organizacijoje apima:

a) politikos ir standartų priėmimas dokumentų valdymo srityje;

atsakomybės ir įgaliojimų už dokumentų valdymą paskirstymas;

c) darbo su dokumentais gairių ir procedūrų parengimas, įgyvendinimas ir platinimas.

Santykiai su išorinėmis organizacijomis ir elektroninių dokumentų naudojimas sąveikaujant su jomis paprastai yra kuriami remiantis Rusijos Federacijos civiliniu kodeksu. Viskas, kas susiję su keitimu elektroniniais dokumentais, užfiksuota sutartyse ir sutartyse.

Pagrindiniai sunkumai kuriant mišrios darbo eigos vidaus reguliavimo sistemą kyla dėl šių priežasčių:

Rusijoje dar nėra nustatyta valstybės institucijų ir teismų elektroninių dokumentų teisinės galios pripažinimo tvarka, kuri visiškai atitiktų verslo ir viešojo administravimo poreikius bei susiklosčiusią elektroninių dokumentų ir informacijos naudojimo praktiką. ;

Praktiškai nėra rusiškų metodų ir standartų, kaip tirti elektroninių dokumentų vertę, perkelti juos į archyvinę saugyklą, naikinti elektroninius dokumentus, dirbti su konfidencialiais ir slaptais elektroniniais dokumentais;

Žinoma, tam tikru mastu tai gali padėti Užsienio patirtis, tačiau dažniausiai vietiniai dokumentų valdymo srities specialistai tiesiog negali „prisigauti“ dėl silpnos nuosavybės užsienio kalbos ir vertimų trūkumas.

Dėl sėkmingas darbas mišrioje darbo eigos aplinkoje personalo mokymas tampa ypač svarbia užduotimi. Būtent organizacijos personalo savybės, jų kvalifikacija, bendras požiūris į naujų dalykų įsisavinimą, pokyčių poreikio supratimas yra kertinis akmuo sėkmingam įgyvendinimui. šiuolaikinės technologijos dokumentų valdyme.

Viso personalo mokymai ir tobulinimas dokumentų valdymo srityje gali žymiai sumažinti rizikas naudojant elektroninius dokumentus darbe, padidinti darbuotojų efektyvumą, per trumpesnį laiką įdiegti elektroninį dokumentų srautą ir tarpžinybinę elektroninę sąveiką. Kompetentingas šio mokymo darbo organizavimas pirmiausia yra organizacijos personalo aptarnavimas.

Pirmasis perėjimo prie mišrios darbo eigos etapas, kai popieriniams dokumentams ruošti naudojami kompiuteriai, jau praėjo. Dauguma Rusijos organizacijos yra antrame etape - elektroninės sistemos yra naudojami registracijai, apskaitai ir dokumentų įforminimo kontrolei. Darbui paspartinti aktyviai naudojamos elektroninės dokumentų kopijos. Be to, jau buvo priimta nemažai įstatymų, leidžiančių (į atskirų atvejų- reikalavimas) tam tikrus dokumentus saugoti tik elektronine forma.

Kitame etape, kuris daugumoje organizacijų yra visai šalia, autentiški elektroniniai dokumentai palaipsniui pakeis popierinius dokumentus. Visų pirma, tai turės įtakos dideliems vidiniams organizacijos dokumentams, tokiems kaip tarnyba ir memorandumai. Šiame etape svarbu kompetentingai reglamentuoti darbą mišrioje darbo eigoje vidiniuose norminiuose dokumentuose – ypač tokius klausimus kaip skaitmeninių parašų naudojimas organizacijos darbo eigoje.

Personalo dokumentų tvarkymo žodynas. Elektroninis skaitmeninis parašas – elektroninio dokumento rekvizitas, skirtas apsaugoti šį elektroninį dokumentą nuo padirbinėjimo, gautas kriptografinės informacijos transformavimo būdu naudojant elektroninio skaitmeninio parašo (toliau – EDS) privatųjį raktą ir leidžiantis identifikuoti dokumento savininką. parašo rakto sertifikatą, taip pat nustatyti, ar elektroniniame dokumente nėra iškraipytos informacijos. Pagal 2002 01 10 federalinį įstatymą N 1-FZ „Dėl elektroninio skaitmeninio parašo“, EDS elektroniniame dokumente yra lygiavertis ranka rašytam parašui popieriniame dokumente, jei tenkinamos šios sąlygos: a) parašo raktas. sertifikatas, susijęs su šiuo EDS, nėra pasibaigęs (galioja) tikrinimo metu arba elektroninio dokumento pasirašymo metu, esant įrodymams, lemiantiems pasirašymo momentą;

b) patvirtinamas EDS autentiškumas elektroniniame dokumente;

c) EDS naudojamas pagal parašo rakto sertifikate nurodytą informaciją.

Viena vertus, prieš diegiant naujas technologijas reikia įveikti darbuotojų baimę, kita vertus, reikia suvokti, kad kiekviena technologija turi savo silpnąsias vietas. Iki šiol nebuvo iki galo išspręsti tiek elektroninių dokumentų naudojimo įstatyminio ir norminio reguliavimo, tiek elektroninių dokumentų, ypač pasirašytų EDS, ilgalaikio saugojimo klausimai.

Ilgametė patirtis rodo, kad techninės perėjimo prie mišrios darbo eigos problemos dažniausiai išsprendžiamos gana sėkmingai. Didžiausius sunkumus sukelia organizacinių problemų sprendimas, glaudžiai susijęs su „žmogiškuoju faktoriumi“. Norint sėkmingai pereiti prie elektroninių dokumentų srauto, labai svarbu tinkamai organizuoti personalo atranką, organizacijos personalo švietimą ir mokymą.

Pastaba. Neįmanoma sukurti mišrios darbo eigos be kvalifikuoto personalo.

Literatūra

1. Reikalavimų finansų rinkų dalyvių veiklai naudojant elektroninius dokumentus nuostatai: patvirtinti. Federalinės finansų rinkų tarnybos 2005 12 08 įsakymu N 05-77 / pz-n / Federalinių vykdomųjų organų norminių aktų biuletenis. – 2006, N 6.

2. Asmenų pripažinimo kvalifikuotais investuotojais tvarkos nuostatai: patvirtinti. 2008 m. kovo 18 d. Federalinės finansų rinkų tarnybos įsakymu N 08-12 / pz-n / Federalinių vykdomųjų organų norminių aktų biuletenis. – 2008, N 19.

3. Federalinis registras v. 69, Nr. 223, p. 67692, 2004 m. lapkričio 19 d., URL. http://bulk.resource.org/gpo.gov/register/.../2004_67692.pdf.

Elektroninės dokumentų valdymo sistemos įdiegimas taip pat padidina konfidencialumo lygį. Kiekvienas dalyvis gauna būtent tokį prieigos prie įmonės dokumentų laipsnį, kuris atitinka jo įgaliojimus: skaityti, redaguoti dokumentą arba visas teises. Visi veiksmai yra fiksuojami kompiuterinėje sistemoje, todėl bet kuriuo metu galite matyti, kas dirbo su duomenimis, atliko jų pakeitimus. Apskritai konfidencialumo problema yra labai opi. Kai kurių įmonės dokumentų praradimas gali atnešti milijonus nuostolių. Juk popierinius dokumentus galima nesunkiai išimti iš aplanko ir visą informaciją perkelti į šoną. Diegiant elektroninę dokumentų valdymo sistemą įmonėje, visiškai pašalinti informacijos nutekėjimo, žinoma, nepavyks, tačiau visada matysite, kuris iš darbuotojų, kada, kuriuo momentu ir kaip naudojo šiuos dokumentus.

Elektroninių dokumentų valdymo privalumai ir trūkumai

Organizacija, nusprendusi naudoti elektronines sąskaitas faktūras, turėtų imtis šių veiksmų. Pirma, sudaryti sutartį su elektroninių dokumentų valdymo operatoriumi, užtikrinančiu atviros ir konfidencialios informacijos keitimąsi telekomunikacijų kanalais elektroninių sąskaitų faktūrų apyvartos tarp pardavėjo ir pirkėjo rėmuose. Atminkite, kad operatorius turi priklausyti patikimų elektroninių dokumentų valdymo operatorių tinklui, kurį organizuoja Rusijos federalinė mokesčių tarnyba.

Elektroninių dokumentų srautas: už ir prieš

Informacija

Elektroninis skaitmeninis parašas (EDS) – tai ranka rašyto parašo analogas, kuris yra informacijos apsaugos priemonė, suteikianti galimybę kontroliuoti elektroninių dokumentų vientisumą ir patvirtinti jų autentiškumą. EDM galima automatizuoti biurą, kurti elektroninį dokumentų archyvą, įmonių elektroninių dokumentų valdymą (darbo eigą), valdyti sutarčių sudarymo procesą, automatizuoti darbą su QMS (kokybės valdymo sistemos) dokumentacija bei automatizuoti piliečių užklausas. EDF gali būti naudojamas bet kurioje įmonėje, nepriklausomai nuo jos dydžio ir nuosavybės formos, sistemą galima sukonfigūruoti taip, kad ji veiktų tiek nedidelėje struktūroje (departamentas, skyrius), tiek geografiškai paskirstytoje organizacijoje su išvystyta informacijos srautų schema.

Privalumai ir trūkumai naudojant elektroninį dokumentų valdymą

Jei standusis diskas sugenda, visi jame saugomi dokumentai išnyks. Kad neprarastumėte duomenų, turite naudoti išorinę atsarginę sistemą. Saugumas. Informacijos konfidencialumas kelia didelį susirūpinimą nepopieriniuose biuruose.

Elektroniniai pirminiai dokumentai: už ir prieš

Remiantis ilgalaike TEZIS standartinių leidimų – Basic ir Standard – įvedimo praktika, buvo sukurta tokia schema:

• Sistemos įrengimas – ne ilgiau kaip 1 darbo diena.
• Sistemos administratoriaus mokymai -1 darbo diena.
• Sistemos nustatymas – 5-10 darbo dienų.
• Vartotojų mokymai – dienų skaičius priklauso nuo vartotojų grupių skaičiaus, maksimaliai 5 darbo dienos.
• Bandomasis veikimas – 22 darbo dienos.

Šiuo metu diegimas laikomas baigtu ir sistema pradedama eksploatuoti komerciškai.“ Praktiškai „dėžutės“ diegimo etapai yra daug greitesni. 4 valandos skiriamos įrengimui, dar 4 - administratorių mokymams ir dar 4 - vienos vartotojų grupės mokymui “, - komentuoja vadovaujanti specialistė Jekaterina Koroleva. Techninė pagalba DALIS.

Elektroninis dokumentų srautas įmonėje – pliusai ir minusai

IT ir verslas Idėja atsisakyti popierinės darbo eigos buvo diskutuojama ilgą laiką. Naujos technologijos leidžia beveik visiškai atsisakyti popieriaus. Bet tai nereiškia, kad šis sprendimas tinka bet kuriai įmonei ir kad jį taip paprasta įgyvendinti.
Deja, nors elektroninio dokumentų valdymo galimybę riboja įstatymai, o vartotojai tokiam režimui dar nėra pasiruošę. Apsvarstykite elektroninio dokumentų valdymo privalumus ir trūkumus. Argumentai "už" Taupymas. Vengdami tvarkyti dokumentus, galite sutaupyti daug išlaidų.
Pagalvokite, kiek kas mėnesį išleidžiate popieriui, rašalui, pašto išlaidoms ir pan. Be to, šiuos dokumentus reikia kažkur saugoti. Visa tai gali jums kainuoti nemažą centą. Prieiga. Elektroninis dokumentų valdymas apima visų dokumentų skaitmeninį formatą.
Jie gali būti saugomi debesyje, pasiekiant duomenis per žiniatinklio programas.

/ elektroninis dokumentų valdymas

Pasirinkimas tarp „standartinio“ ir „dizaininio“ diegimo yra pakankamai sunkus įmonėms, ieškančioms būdų pagreitinti darbą su dokumentais ir pereiti prie „bepopieriaus“ dokumentų srauto. Kas svarbiau – automatizuoti dokumentų tvarkymą, išleidžiant minimalų biudžetą ir laiką, ar supaprastinti darbuotojų darbą naudojant labiausiai verslo poreikiams pritaikytą sprendimą? Šiame straipsnyje mes apsvarstysime EDMS privalumus ir trūkumus, naudodamiesi trijų TEZIS sistemos leidimų - pagrindinio, standartinio ir išplėstinio - įgyvendinimo projektų pavyzdžiu. Trumpai apie juos galite paskaityti čia, o išsamią apžvalgą – žemiau.

EDMS funkcionalumas skirtinguose leidimuose Gautas funkcionalumas tiesiogiai priklauso nuo EDMS diegimo parinkties pasirinkimo.

Sed privalumai ir trūkumai skirtinguose leidimuose

Elektroninis dokumentų valdymas leidžia optimizuoti naujų darbuotojų mokymo procesą ir naujų procesų diegimą įmonėje. Naujų instrukcijų ir reglamentų įdiegimas elektroniniame dokumentų valdyme yra daug greitesnis nei kiekvieno darbuotojo informavimas atskirai ir supažindinimas su popieriniais dokumentais. Elektroninis dokumentų valdymas stiprina įmonės kultūrą.
Visos įmonės struktūros veikia vienoje informacinėje erdvėje, kuri leidžia kone kiekvienam darbuotojui dalyvauti įmonės procesuose. Elektroninio dokumentų valdymo buvimas įmonėje leidžia greitai prisitaikyti prie pokyčių rinkoje tarptautinius standartus... Atsiradus naujiems standartams, elektroninėje dokumentų valdymo sistemoje dirbanti įmonė gali keisti savo dokumentus pagal naujas šablonas, o tai didina konkurencingumo lygį rinkoje.

Dokumentų srautas

DARBO atveju tai vizualinio proceso dizaineris.

• Įrankiai, skirti kurti įvairias ataskaitas, įskaitant grafines.
• Galimybė naudoti ES (sustiprintas nekvalifikuotas).
• Teksto atpažinimo modulis.

Pasirinktinai standartinis sistemos leidimas taip pat siūlo vartus su įmonės portalu ir galimybę naudoti mobiliąją versiją. Plačiausias funkcijų rinkinys yra Advanced Edition, kuris apima tikslesnį sprendimo derinimą. Be visų pirmiau minėtų dalykų, jis leidžia tiesiogiai modifikuoti programos kodą ir palaiko sudėtingas kelių serverių architektūras, kad sistema būtų kuo labiau keičiama, efektyvesnė ir pritaikoma konkrečiai įmonei.

Elektroninio dokumentų valdymo trūkumai

Kartu su pagrindiniais sistemos vartotojais kliento vietoje atliekama planuojamų automatizuoti verslo procesų studija ir analizė. Tyrimo rezultatas įrašomas ir dėl jo susitariama.

• Funkcinės specifikacijos (FS) kūrimas ir patvirtinimas. Remiantis apklausos metu gauta informacija, sudaroma ir suderinama būsimos darbo eigos sistemos funkcinė specifikacija, kuri apima automatizuotų verslo procesų aprašymą, formų dizainą ir reikalavimus sistemai.
• Įprasto TEZIS sistemos funkcionalumo nustatymas ir išplėtimas pagal FS. Be standartiniame diegimo plane nurodytos sistemos nustatymo darbų, atliekami TEZIS EDMS įrengimo ir tobulinimo darbai pagal patvirtintos funkcinės specifikacijos reikalavimus.
• Nustatymų perkėlimas, sistemos demonstravimas.

Elektroninio dokumentų valdymo trūkumai

Reikia pažymėti, kad elektroninis dokumentų valdymas turi trūkumų. Reikšmingas elektroninės dokumentų valdymo sistemos trūkumas – dokumentų saugos problema. Iš tiesų, bet kuriuo metu virusas gali patekti į kompiuterį, dokumentų išsaugojimo sistema gali neveikti.

Problemą galima išspręsti sukūrus atleidimo sistemą. Vienas iš elektroninės dokumentų valdymo sistemos trūkumų yra personalas arba personalas, kuris dirba sistemoje. Dokumentų srauto automatizavimo procese gali nepavykti išvengti streso tarp darbuotojų, įpratusių prie rankų darbo ir nepakankamai išmanančių elektroninių dokumentų srautą. Elektroninėje dokumentų valdymo sistemoje ypač svarbus kompetentingas duomenų įvedimas. Žmogiškasis faktoriusčia ypač svarbu, nes nuo kokybiško kvalifikuoto personalo darbo priklausys tolimesnis nenutrūkstamas sistemos funkcionavimas.

Elektroninio dokumentų valdymo trūkumai lyginant su popieriniu

Be to, jis turi unikalų išplėtimo mechanizmą, kurio dėka visi vienoje sistemos versijoje atlikti pakeitimai bus suderinami su nauja versija atnaujinus. Tai leidžia automatizuoti visiškai unikalius ir šiai sistemų grupei neįprastus EDMS procesus, kurie gali būti svarbūs įmonėms, kurioms reikalingas specifinis dokumentų srautas. Standartinė versija taip pat patenkina daugumą sistemos funkcionalumo išplėtimo poreikių, ypač svarbiausią – naujų verslo procesų ir ataskaitų kūrimą. Verslo procesų vizualinis dizaineris, integruotas į EDMS, leidžia išdėstyti naujus dokumentų judėjimo ir apdorojimo maršrutus, nenaudojant jokių programavimo įrankių.

Iki šiol daugumoje įmonių darbo eiga egzistuoja popierine forma. Žinoma, tokia darbo eiga yra labiau pažįstama ir tradicinė, tačiau tuo pat metu ji turi nemažai trūkumų, kurie gerokai sutampa su jos žinomumo orumu.

Popieriaus darbo eigos trūkumai

• Lėta dokumentų paieška;
• Sunkumai stebint dokumento judėjimą visuose jo etapuose gyvenimo ciklas;
• Veiksmingos kontrolės ir ataskaitų apie nutarimų įgyvendinimą organizavimo sudėtingumas;
• Dokumentų rengimo ir tvirtinimo trukmė;
• Darbo eigos organizavimo sudėtingumas, jei keli vartotojai vienu metu dirba su tais pačiais dokumentais;
• Neįmanoma arba sudėtinga gauti suvestines ataskaitas ir žurnalus.

Taigi tradicinė darbo eiga yra neveiksminga. Visi šie trūkumai pašalinami įdiegus elektronines dokumentų valdymo sistemas. Organizacijoms, kuriose dokumentų skaičius ir jų priežiūros sudėtingumas yra didelis, tampa gyvybiškai svarbu automatizuoti darbo eigą, kad būtų pašalinti minėti trūkumai.

Elektroninio dokumentų valdymo privalumai

• ieškant dokumentų praleidžiamos ne valandos, o sekundės ar minutės; laukti dokumentų nereikia – dokumentus vienu metu gali gauti visi turintys teisę su jais susipažinti darbuotojai;
• dokumentų derinimo ir tvirtinimo procesas tampa skaidrus ir vyksta realiu laiku;
• neskiriamas laikas dokumentų perkėlimui tarp skyrių – kortelės ir dokumentų bylos realiu laiku prieinamos visiems darbuotojams, turintiems teisę su jais susipažinti;
• standartinių ataskaitų apie dokumentų judėjimą parengimas atliekamas vienu mygtuko paspaudimu;
• pagrindinių darbuotojų nebuvimas biure nenustoja dirbti su dokumentais - naujos kartos elektroninė dokumentų valdymo sistema suteikia galimybę dirbti su dokumentais nuotoliniu būdu tiek per interneto naršyklę, tiek elektroniniu paštu;
• vienos įmonės informacinės erdvės organizavimas. Informacija saugoma korporacinė sistema dokumentų valdymas ne darbuotojų kompiuteriuose;
• gerinant visos įmonės valdymą. Informacijos srautų pagreitėjimas ir klaidų, priimant valdymo sprendimus, skaičiaus sumažėjimas, naudojant aktualius ir savalaikius duomenis, didina visos įmonės valdomumą.

Elektroninės dokumentų valdymo sistemos įdiegimas duoda ne tik ekonominių pranašumų (pvz., sutaupoma Prekės, taupant darbuotojų darbo laiką), bet ir pagerinti organizacijos valdymo kokybę (galima greičiau priimti sprendimus, vizualiai matyti darbų eigą su dokumentais).