Gestione elettronica dei documenti in una piccola impresa. Gestione elettronica dei documenti per le medie e piccole imprese: consigli per i principianti. Accordo sulla privacy

Sulla risposta alla domanda "Perché la tua azienda ha bisogno della gestione elettronica dei documenti?" dipende almeno dalla metà del successo del progetto di implementazione del sistema gestione elettronica dei documenti(SED). Stranamente, molto spesso puoi sentire una risposta del tipo: "Un concorrente / partner ne ha già uno - perché siamo peggio?" Ma se si imposta un tale obiettivo per l'introduzione di un EDMS, è improbabile che i risultati siano impressionanti.

Allora quali sono gli obiettivi per un'azienda implementazione di EDMS? Considera le possibili opzioni.

Poiché il raggiungimento di ciascuno di questi obiettivi aumenta costantemente sia il budget di un progetto di automazione sia i rischi che il progetto non venga portato a termine con successo, la definizione di obiettivi elevati dovrebbe essere trattata con la massima cautela.

Un altro errore comune nell'implementazione di un sistema è l'aspettativa che l'automazione stessa aiuterà a ottimizzare il processo del flusso di lavoro stesso. Ma come dicono i programmatori in questi casi: “Quando automatizzi il caos, otterrai solo "caos automatizzato"».

A proposito, una nota importante sulla formazione del budget di progetto: deve essere calcolato in base al numero totale di dipendenti in azienda. Progetti pilota come "proviamo in un reparto" nella maggior parte dei casi non aiutano nemmeno a capire se un'azienda ha bisogno o meno di un sistema di gestione elettronica dei documenti.

Una volta definito l'obiettivo e definite le attività di automazione, è possibile passare alla fase successiva: la scelta di un sistema di gestione elettronica dei documenti.

Come scegliere?

Quasi fino alla seconda metà degli anni 2000, il mercato degli EDMS in Russia era focalizzato esclusivamente sui grandi clienti, le piccole e medie imprese non avevano scelta: c'era una cerchia molto ristretta di EDMS “boxed” adatti all'implementazione in aziende di queste dimensioni . Inoltre, nella maggior parte dei casi, questi EDMS erano solo versioni ridotte di sistemi "grandi", il che significa che i costi di acquisto e manutenzione, la complessità di utilizzo non erano del tutto adeguati alle aspettative delle piccole e medie imprese.

IN l'anno scorso Il mercato EDMS per le piccole e medie imprese si è notevolmente ampliato: i fornitori hanno formato una visione per automatizzare il flusso di lavoro delle medie e piccole imprese e sono apparse molte nuove soluzioni focalizzate specificamente su questo segmento di mercato. Pertanto, la scelta di un sistema elettronico di gestione dei documenti è oggi un compito piuttosto difficile. Proviamo a sistematizzare il processo di scelta di un EDMS in base agli obiettivi che l'azienda si pone introducendo la gestione elettronica dei documenti.

Tutti i sistemi di gestione elettronica dei documenti possono essere suddivisi in 3 grandi gruppi:

Sistemi per organizzare un archivio (archiviazione) di documenti.
Sistemi di automazione dell'ufficio con elementi di flusso di lavoro.
Sistemi complessi di automazione del flusso di lavoro.

La maggior parte degli EDMS moderni contiene elementi di ciascuno dei tre gruppi, ma i "generalisti a tutti gli effetti" sono rari. Di norma, ogni sistema è focalizzato sull'automazione di un gruppo specifico di processi.

1. Sistemi di organizzazione dell'archivio documentale

Il termine "archivio (deposito) di documenti" ha due significati. Questi sistemi significano:

Sistemi specializzati di archiviazione ed elaborazione per grandissimi volumi di documenti. Tali sistemi sono necessari per una ristretta cerchia di aziende, ad esempio le organizzazioni in coda ( servizi pubblici, settore pubblico, assicurativo, creditizio e bancario). Non ci sono così tanti sistemi di questo tipo, risolvono una gamma piuttosto ristretta di problemi e non li considereremo in questo articolo.
Sistemi di gestione dei documenti "leggeri" che forniscono solo funzionalità di base lavorare con i documenti: archiviazione centralizzata dei file di documenti e organizzazione dell'accesso dei dipendenti agli stessi.

Se parliamo dell'archivio dei documenti come di un sistema di gestione dei documenti "leggero", le seguenti soluzioni sono le più popolari in questo approccio all'automazione della gestione dei documenti:

In generale, l'organizzazione della circolazione dei documenti sotto forma di "archivio dei documenti" ha senso sia per le piccole imprese (con un personale direttivo inferiore a 10 persone), sia per le imprese con una piccola circolazione dei documenti (fino a 10 -20 documenti al mese). Il vantaggio principale di tali sistemi è solo la loro economicità e facilità d'uso.

2. Sistemi di Office automation con elementi di workflow

I sistemi di automazione dell'ufficio con elementi di flusso di lavoro ora costituiscono la maggior parte di quelli offerti mercato russo SED. Funzioni generiche sistemi di questo gruppo:

Archivio documenti:

conservazione e archiviazione di documenti,
ricerca per dettagli di registrazione e schede di controllo di documenti, ricerca full-text per documenti,
scansione e riconoscimento di documenti;

lavoro d'ufficio(in questo gruppo di sistemi, l'unità di office automation è la più sviluppata):

registrazione dei documenti,
organizzazione della nomenclatura dei casi,
differenziazione dei diritti di accesso.

Flusso di documenti:

instradamento dei documenti,
emettere ordini,
visualizzazione dei processi aziendali.

Tutti i sistemi hanno caratteristiche quasi identiche, ma ognuno, ovviamente, ha le sue vantaggi competitivi. Informazioni dettagliate sui sistemi possono essere ottenute all'indirizzo http://www.doc-online.ru e sui siti Web dei produttori di EDMS.

3. Sistemi integrati di automazione del flusso di lavoro

Questo gruppo di sistemi è il più "forte" nell'automazione dei processi relativi alla gestione dei documenti e gestione operativa imprese, - emanare e monitorare l'esecuzione di istruzioni, documenti di instradamento, ecc.

L'introduzione di tale EDMS è piuttosto giustificata nelle grandi organizzazioni (società) a causa del fatto che i sistemi di questa classe sono sviluppati solo su ordinazione e, pertanto, sono costosi, piuttosto difficili da padroneggiare e richiedono la partecipazione di specialisti IT durante l'implementazione . Tuttavia, prevede anche la scelta dell'EDMS di questo gruppo grandi opportunità modificando il sistema alle esigenze dell'azienda, è possibile creare un sistema equilibrato in termini di funzioni sia nel campo del lavoro d'ufficio che nel campo della gestione documentale.

Qual è il prossimo?

Dopo aver deciso i preferiti per l'acquisto, non dimenticare di considerare i seguenti aspetti che influenzeranno sicuramente il successo del progetto di implementazione EDMS:

Chiedi cosa ha il sistema opportunità di crescita in modo che, con la crescita della scala del business, non devi spendere soldi per l'introduzione di un nuovo EDMS.
Quando si confronta il costo dei sistemi valutare costo pieno progetto. Molto spesso, una parte significativa del costo è nascosta in moduli aggiuntivi, software di infrastruttura, servizi di rilevamento, implementazione e manutenzione del sistema.
Prima dell'acquisto guarda il sistema "live" e, ancora meglio, presso i clienti del fornitore di soluzioni. Non una sola bella presentazione o dimostrazione di "laboratorio" del sistema mostrerà le reali caratteristiche del lavoro con esso.
Alcuni dei sistemi sul mercato sono cosiddetti "Incorniciato" SED. Ciò significa la possibilità di installare e configurare il sistema da soli. Calcola, questa opzione potrebbe essere più redditizia, anche se devi inviare i tuoi specialisti IT per la formazione.
Assicurati che i dipendenti della tua azienda "tirino" il sistema- qualsiasi automazione porta solitamente ad un aumento della mole di lavoro, soprattutto in fase di realizzazione. Se l'azienda ha carenza di personale, è necessario aumentarne il numero o scegliere un EDMS con funzioni più semplici.
Procedura di implementazione del sistemaè un elemento importante per il successo del progetto. Prima di acquistare un sistema, assicurati di pianificare questa fase in anticipo e discuterne le caratteristiche con il fornitore della soluzione! Molto spesso, senza uno studio approfondito di questa fase, l'EDMS pende come un "peso morto" sull'azienda.

L'introduzione di un sistema di gestione elettronica dei documenti è un passaggio responsabile per un'azienda, soprattutto per le medie e piccole imprese, dove eventuali spese influiscono notevolmente sulla "vitalità". Pertanto, la scelta corretta di un EDMS e di un fornitore di soluzioni che tenga conto delle specificità del lavoro delle medie e piccole imprese è molto importante. fattore importante. In questo articolo abbiamo cercato di dare un'idea dello stato attuale del mercato EDMS per le medie e piccole imprese e di aiutare nella scelta del giusto sistema di gestione elettronica dei documenti. Vi auguro il successo.

Comprimi spettacolo

Quando si seleziona un EDMS, è possibile richiedere informazioni analitiche ai siti http://www.doc-online.ru e http://www.docflow.ru, nonché direttamente agli sviluppatori:

Sistema "BOSS-Referent" della società "Ai-Ti". Sito http://www.boss-referent.ru
Sistema "DELO" dell'azienda "EOS". Sito http://www.eos.ru
Eufrate-sistema di gestione dei documenti di Cognitive Technologies. Sito http://www.evfrat.ru
Sistema "CompanyMedia" della società "InterTrust". Sito http://www.intertrust.ru
Il sistema NauDoc dell'azienda Naumen. Sito http://www.naumen.ru
Sistema Acta di DuxSoft. Sito http://www.duxsoft.ru

Il settore delle medie e piccole imprese, che ha guadagnato slancio anche prima della crisi, nonostante tutto, rimane il settore in più rapida crescita e più promettente dell'economia domestica. Naturalmente, durante il periodo di sviluppo attivo dei servizi elettronici e la transizione verso uno stato elettronico, le aziende del settore delle PMI, come le loro controparti più grandi, si sentono molto più sicure e a proprio agio nell'essere "al corrente" riguardo all'uso delle moderne soluzioni IT. Ci sono più che sufficienti offerte corrispondenti sul mercato IT, comprese quelle degli sviluppatori di sistemi elettronici di gestione dei documenti. Tuttavia, in una crisi e risparmiando sia budget che risorse di lavoro, si pone ancora la questione dell'opportunità di implementare un EDMS nelle piccole imprese. Cosa dovrebbe essere considerato quando lo si risolve?

EDMS è una documentazione intelligente

Partiamo da un fatto indiscutibile: documentare il proprio lavoro è più della semplice responsabilità di qualsiasi organizzazione, indipendentemente dalla sua dimensione e forma di proprietà. Molto spesso, documenti ben composti, eseguiti e ben tenuti giocano un ruolo importante sia nel raggiungimento del successo dell'azienda sul mercato, sia, in alcuni casi, nella sua sopravvivenza. Inoltre, la documentazione competente può di per sé diventare un meccanismo per migliorare la qualità dei processi aziendali. E in quale soluzione IT tale alfabetizzazione è stata originariamente incorporata? Naturalmente, nel sistema di gestione elettronica dei documenti. È l'EDMS che non solo può creare, redigere, inviare, ricevere e archiviare documenti, ma anche insegnare come farlo in modo bello, corretto, razionale.

EDMS è una spesa efficiente

di successo e competitivo in mercato moderno sono aziende che utilizzano tutte le riserve per migliorare l'efficienza delle proprie attività e ridurre i costi inefficienti. Questo vale anche per le piccole e medie imprese! L'automazione del flusso di lavoro consente di eliminare errori nel fare affari come mancanza di controllo e disciplina esecutiva adeguati, strumenti per il lavoro di squadra e gestione della conoscenza, mancato rispetto delle scadenze per compiti e progetti, "opacità" di ciò che sta accadendo in azienda, non necessario spreco di tempo per il coordinamento dei documenti, l'invio di lettere, la ricerca di informazioni, l'elaborazione dei dati. Anche la più piccola azienda non ne è immune. Ma anche la più grande holding è in grado di farcela, anche con l'aiuto dell'EDMS.

EDMS è una rapida interazione con i partner

Succede che le piccole aziende, quando implementano l'EDMS, lo fanno "per amore dell'immagine": "il concorrente ha già l'EDMS, ce l'abbiamo anche noi". E se non è sempre ragionevole spendere energie per competere con i concorrenti, allora vale la pena prendersi cura di partner e controparti. Per la maggior parte delle aziende, non escluse le piccole e medie imprese, è importante organizzare adeguatamente la gestione dell'interazione con clienti, partner e altre organizzazioni con cui l'azienda collabora attivamente, ovvero stabilire un flusso documentale esterno. E in questo senso, il lancio dello stesso EDMS di quello delle controparti chiave, o di una soluzione compatibile, facilita notevolmente il processo di comunicazione. Il tempo dei corrieri con cartelle di documenti cartacei in valigetta è finito!

EDMS è una comoda interazione con l'e-government

Le piccole e medie imprese stanno attualmente prestando molta attenzione alle piccole e medie imprese. In particolare, il Ministero dello Sviluppo Economico continua a sviluppare il sistema di erogazione dei servizi pubblici secondo il principio dello “sportello unico” basato sul MFC secondo il relativo programma 2016-2018. Particolare enfasi è posta sulla creazione di MFC focalizzati sulla fornitura di servizi pubblici alle PMI: ad esempio, è previsto lo sviluppo di uno speciale servizio di informazione, che garantisce l'interazione di JSC "Federal Corporation for the Development of Small and Medium Enterprises" e MFC in in formato elettronico. In molti EDMS, come è noto, esistono meccanismi di interazione con servizi elettronici. Quindi, chi ha un EDMS, anche di più strumento utile mantenere i contatti non solo con i colleghi del mercato, ma anche con le autorità di regolamentazione.

Cosa cercare quando si sceglie un EDMS per le PMI?

La maggior parte degli analisti concorda sul fatto che ci sono, in generale, solo due parametri principali che dovrebbero essere presi in considerazione quando si sceglie un EDMS per le PMI. E prima di tutto, ovviamente, questo è un problema di prezzo ed è necessario tenere conto non solo del prezzo delle licenze, ma anche del costo di proprietà.

In secondo luogo, è facile da installare, configurare e amministrare. Naturalmente, se l'utente è un'azienda che opera essa stessa nel mercato IT ed è composta interamente da bisonti IT altamente qualificati, questo fattore non è rilevante. Nei casi in cui il servizio informatico sia rappresentato da uno o due amministratori, parafrasando una nota affermazione, possiamo dire che "la semplicità è la chiave della salute!". Inoltre, la salute non solo del sistema informatico, ma anche del sistema nervoso dell'utente. Non a caso, confermano anche le statistiche: la richiesta di un “EDMS semplice” è particolarmente spesso osservata tra i clienti del settore SMB.

C'è vita senza SED?

C'è, ma la sua qualità è significativamente inferiore a quella degli utenti di un EDMS correttamente selezionato e implementato con successo. In generale, alcuni anni fa c'era un'opinione secondo cui le piccole aziende non avevano affatto bisogno di un EDMS: MS Office è sufficiente. Succede ancora oggi, anche se non così spesso: i vantaggi di cui sopra, in generale, non sono un segreto per nessuno.

Tuttavia, non è un segreto che in una piccola azienda, a causa della sua piccola scala, l'effetto dell'utilizzo di un EDMS non sarà così evidente come in una grande controparte. E cosa, in linea di principio, se l'organizzazione ha solo un paio di dozzine di dipendenti, è del tutto possibile registrare e registrare documenti in Excel, archiviare immagini di documenti nel cloud, ad esempio in Google Apps o Microsoft Office 365, e instradarli Veduta. Sì, è possibile sopravvivere in questo modo, tuttavia, a costo di automatizzare le basi delle basi, il lavoro d'ufficio.

E, naturalmente, c'è sempre chi vuole risparmiare utilizzando software senza licenza. E qui, parallelamente alla crescita del risparmio, cresce anche il pericolo di vulnerabilità delle informazioni. Le statistiche mostrano che quasi la metà delle piccole e medie imprese non adotta misure elementari per proteggere le proprie risorse informative e che sono le PMI il bersaglio più facile per le spie delle informazioni. Ricorda anche che un attacco di virus mirato macchine informatiche piccole imprese, possono metterle fuori servizio per alcuni giorni. Che crescita senza di essa piccola impresa ovviamente non servirà a nulla.

Shiraz Ahmed
29 novembre 2011 11:46

La consapevolezza della gestione elettronica dei documenti è cresciuta negli ultimi anni, ma molti dei suoi aspetti non sono ancora chiari al grande pubblico. Viene spesso confuso con la gestione dei file, la gestione delle risorse informative dell'impresa (di cui fa parte la gestione dei documenti elettronici), l'organizzazione del lavoro d'ufficio, ecc.

Qui cercheremo di sfatare cinque miti sulla gestione elettronica dei documenti dal punto di vista delle piccole imprese.

Mito n. 1: ho una OCfinestreper la gestione dei file e non ho bisogno di un sistema di gestione dei documenti elettronico separato.

Realtà: Esplora risorse di Windows ti aiuta sicuramente a gestire i tuoi file/documenti, ma è solo uno strumento di base, in gran parte limitato alla memorizzazione di file in una struttura di cartelle gerarchiche. D'altra parte, un buon sistema di gestione dei documenti ti consentirà di archiviare metadati specifici del tipo di documento in base ai requisiti unici della tua organizzazione. Quindi, per ogni immagine scansionata di una fattura, puoi definire i metadati per l'archiviazione: Data fattura, Importo fattura, Società, Stato (pagato/non pagato), ecc. Ciò aumenta notevolmente il numero di modi in cui puoi cercare e raggruppare i documenti. Oltre a ciò, i sistemi di gestione elettronica dei documenti spesso consentono di stabilire collegamenti tra documenti, creare annotazioni su di essi e impostare vari diritti di accesso ai documenti (ad esempio, l'utente può visualizzare, ma non modificare). Come puoi vedere, questo è molto più di ciò che il tuo sistema operativo ha da offrire.

Mito 2: le piccole imprese non hanno bisogno della gestione elettronica dei documenti

Realtà A: Questo è forse il più grande malinteso. Gestiscono i proprietari di piccole imprese risorse limitate e quindi spesso non possono assumere personale per svolgere le pratiche burocratiche di routine: timbratura, registrazione, archiviazione, ricerca e restituzione di documenti, re-iscrizione dopo ogni revisione. I dipendenti già assunti di una piccola azienda dedicano più tempo a queste attività oltre a quelli per cui sono stati assunti. Avere un buon sistema di gestione elettronica dei documenti fornisce l'accesso a tutti i documenti con un semplice clic del mouse.

Mito 3: la gestione elettronica dei documenti è troppo difficile da implementarenelle piccole aziende.

Realtà: Come piccola impresa, devi essere chiaro sulle esigenze di base della gestione dei documenti della tua azienda. Una volta identificate queste esigenze, diventeranno immediatamente evidenti soluzioni convenienti e facilmente implementabili. Più Il modo migliore implementare una soluzione - "testarla" per iniziare su una delle divisioni dell'azienda o sulla soluzione di una delle attività aziendali (ad esempio, organizzare la gestione delle fatture in entrata e in uscita). Ricontrolla tra un mese o due e guarda quanto più efficaci sono state le tue persone nella gestione dei documenti. Dopo aver visto i vantaggi in un reparto, puoi replicare la soluzione al resto dell'organizzazione.

È necessario prestare attenzione per garantire che la soluzione abbia le seguenti proprietà: è facile da installare e configurare, ha un'interfaccia utente semplice, un manuale utente dettagliato e supporto tecnico disponibile per e-mail o telefono.

Mito 4: la gestione elettronica dei documenti è troppo costosa per le piccole imprese

Realtà: Le piccole imprese potrebbero non aver bisogno delle funzionalità EDMS avanzate e complete normalmente richieste grandi imprese. Inoltre, è probabile che il numero di utenti che lavoreranno con questo prodotto software sia inferiore a quello delle organizzazioni più grandi. Tuttavia, esistono prodotti software per la gestione dei documenti elettronici che sono convenienti per le piccole imprese. Inoltre, il passaggio alla gestione elettronica dei documenti consente di ridurre il consumo di carta e altre forniture per ufficio, riducendo notevolmente i costi correnti. Infatti, quando calcoli il ritorno sull'investimento (ROI) per un sistema di gestione elettronica dei documenti per piccole imprese, vedrai che investire in esso può effettivamente essere uno degli investimenti più redditizi della tua azienda a medio e lungo termine.

Mito 5: posso eliminare tutti i documenti cartacei non appena ho un sistema elettronico di gestione dei documenti.

Realtà: Hai deciso di implementare un sistema di gestione dei documenti. Congratulazioni! Ma non correre subito al distruggidocumenti! Molti di questi documenti dovrebbe conservare in forma cartacea.

Dividi tutti i tuoi documenti in 3 gruppi:

1. Quei documenti che per legge devono essere conservati in forma cartacea, ad esempio i contratti in originale con firme.

2. Documenti che potrebbero essere ancora necessari in formato cartaceo durante il lavoro di routine.

3. Quei documenti di cui non hai più bisogno in formato cartaceo.

Prima di muoverti verso il distruggidocumenti, puoi afferrare solo l'ultimo di questi 3 gruppi. Dopo mesi/anni, non avrai più bisogno di conservare i documenti cartacei del terzo e del secondo gruppo, il che ti avvicinerà ancora di più al flusso di lavoro senza carta.

Traduzione: Ananina Anna (DIRECTUM).

) NauDoc - per migliorare qualitativamente il processo di lavoro con i documenti di manager e specialisti in materia di tutti i livelli, per ridurre il tempo del lavoro di routine con i documenti, in altre parole, l'automazione del flusso di lavoro nell'impresa

NAUDOC- Software per l'automazione del lavoro d'ufficio, del flusso di lavoro e dei processi aziendali, sviluppato da NAUMEN. NAUDOC consente di gestire l'elaborazione dei documenti e di controllare la disciplina delle prestazioni, ricevendo informazioni complete sullo stato di avanzamento delle attività.

Il sistema di gestione elettronica dei documenti NauDoc è particolarmente adatto per automatizzare il flusso di lavoro di medie e piccole imprese, società di gestione, organizzazioni di progettazione, suddivisioni delle strutture holding, nonché per la risoluzione di compiti specifici di automazione del flusso documentale a fronte delle suddivisioni di grandi aziende (garantire il lavoro con la documentazione normativa in conformità con Requisiti ISO 9001:2000, interazione tra dipendenti e personale di servizio, ecc.).

Utilizzando NAUDOC è possibile organizzare un unico repository di documenti con diritti di accesso basati sui ruoli, che consente ai dipendenti di accedere ai documenti in qualsiasi momento e in il prima possibile trovare tutte le informazioni necessarie, indipendentemente dalla presenza del titolare del documento sul posto di lavoro. I registri consentono di registrare i documenti in entrata, interni e in uscita, tracciando il movimento delle copie cartacee dei documenti all'interno dell'azienda.

La presenza di strumenti di controllo NAUDOC per la disciplina delle prestazioni consente di assegnare compiti ai dipendenti nel sistema, controllarne l'esecuzione, tenere traccia delle scadenze, inviare documenti per l'approvazione e inviare documenti approvati per la revisione da parte di altri utenti del sistema. Collocamento ciclo vitale per le categorie di documenti, consente di specificare percorsi tipici per lo spostamento dei documenti, configurarne l'instradamento automatico e l'assegnazione dei compiti.

Tutte le azioni con documenti e attività vengono eseguite tramite un'interfaccia web, collegandosi al sistema da qualsiasi parte del mondo, creando così un unico spazio informativo per l'organizzazione, comprese le filiali remote e i lavoratori mobili.

Vantaggi offerti dall'utilizzo del sistema di gestione elettronica dei documenti NauDoc:

Semplificazione della procedura per l'approvazione degli atti da parte dei funzionari

Dopo aver creato il documento, il dipendente lo invia per l'approvazione a una determinata cerchia di persone in conformità con la procedura di approvazione del documento adottata nell'organizzazione.
Quando si lavora collettivamente, tutte le azioni vengono eseguite su un'istanza del documento. Gli utenti NauDoc che approvano un documento possono accedervi mentre lavorano.
In ogni fase può essere generato un rapporto di approvazione (indicante il nome e la posizione dell'approvatore e l'ora esatta di approvazione del documento).

Possibilità di registrare nel sistema documenti elettronici e cartacei

La registrazione di un documento nel registro di registrazione avviene automaticamente in una determinata fase di lavoro con un documento.
Per i documenti cartacei, nel sistema viene creata una speciale scheda elettronica alla quale è possibile allegare una copia scansionata del documento.

Velocizzare la ricerca dei documenti per dettagli e contenuti

Il sistema NauDoc ti darà la possibilità di trovare istantaneamente tutti i documenti in base a un attributo specifico (ad esempio un numero di registrazione o una breve descrizione).

Semplificazione del lavoro con documenti organizzativi e amministrativi

L'utente crea un documento nel sistema NauDoc, secondo un modello predefinito. Per creare un documento, è necessario modificare i valori dei dettagli nella sua scheda di registrazione, verranno automaticamente inseriti nel testo del documento. Se necessario, puoi consentire all'utente di modificare il testo del modello.
Dopo aver creato il documento, il dipendente lo invia per lavoro a una determinata cerchia di persone secondo la procedura adottata nell'organizzazione.
Il sistema “conosce” l'ordine di approvazione: controlla le scadenze nelle fasi, avvisa i responsabili, il sistema invia anche notifiche sullo spostamento del documento da una fase all'altra.
La registrazione di un documento nel registro di registrazione avviene automaticamente in una determinata fase di lavoro con un documento. Questo dà il documento numero di registrazione e la data di registrazione è fissata.

Gestione dei processi

Il sistema NauDoc permette di automatizzare i processi produttivi o gestionali dell'azienda. Consente di evidenziare le fasi, i responsabili, le scadenze normative. Ciò ti consente di generare rapporti sui costi in quale fase si trova ciascuna delle istanze di processo, trova " luoghi angusti» e soggetti responsabili a causa dei quali vi sia un mancato rispetto delle scadenze, di effettuare l'iter prima di apportare modifiche.

Semplificazione del lavoro con corrispondenza in entrata e in uscita

NauDoc può essere configurato come client di posta elettronica, consentendo di lavorare con la documentazione in entrata e in uscita come con i normali documenti nel sistema.
Durante l'elaborazione della corrispondenza in entrata, le lettere vengono ricevute dalla segreteria, registra le lettere nel Registro delle corrispondenze in entrata, al documento viene assegnato automaticamente un numero di registrazione. Dopo la preparazione, il documento viene inviato per la risoluzione al responsabile, secondo la procedura adottata nell'organizzazione. Dopo la considerazione, il documento viene inviato per la familiarizzazione o l'esecuzione ai dipendenti dell'organizzazione.
Durante l'elaborazione della corrispondenza in uscita, il dipendente crea una lettera secondo il modello accettato nell'organizzazione, la invia per l'approvazione al capo, secondo la procedura adottata nell'organizzazione. Dopo l'approvazione del documento, questo viene automaticamente inviato alla segreteria. Il Segretario iscrive la lettera nel Registro e la invia tramite e-mail. In questo caso, tutti i documenti vengono archiviati nel sistema e sono disponibili per la ricerca.

Realizzazione di un portale web aziendale e di una risorsa Internet dell'azienda

NAUDOC consente di creare siti Internet e intranet e di gestire il posizionamento dei contenuti (funzionalità ENGINE). Il contenuto può essere carta, grafica e altri oggetti NAUDOC.
Comodo sviluppo e modifica delle pagine delle risorse nell'editor WISYWIG integrato, controllo della versione.
Gestire la pubblicazione di notizie, questionari e votazioni.
Sviluppo integrato e riprogettazione delle pagine delle risorse.
Controllo centralizzato degli accessi nelle sezioni della risorsa, capacità di coordinare i documenti prima della pubblicazione su una risorsa web.

Caratteristiche tecnologiche del sistema

Un'interfaccia web al 100% consente di connettersi al sistema da qualsiasi parte del mondo, creando un unico spazio informativo per l'organizzazione, le sue filiali remote e i lavoratori mobili.
sistema costruito con Software per la scansione e il riconoscimento del testo ABBYY FINEREADER Scripting Edition;
il sistema consente l'autenticazione e l'autorizzazione di persone in servizi di directory esterni, come LDAP o Microsoft Active Directory;
il sistema dispone di un modulo per lavorare con una firma digitale elettronica () ed è possibile azionare la firma digitale di qualsiasi provider crittografico che supporti l'interfaccia Microsoft CRYPTOAPI.

Il sistema di gestione elettronica dei documenti NauDoc è particolarmente adatto per automatizzare il flusso di documenti di medie e piccole imprese, società di gestione, organizzazioni di progettazione, divisioni di strutture holding, nonché per risolvere compiti specifici di automazione del flusso di documenti che devono affrontare divisioni di grandi aziende (garantindo lavorare con la documentazione normativa in conformità con i requisiti della ISO 9001:2000, interazione tra dipendenti e personale di servizio, ecc.

Il sistema di gestione elettronica dei documenti NauDoc è progettato per lavorare comodamente fino a 50 utenti che possono creare fino a 5.000 documenti all'anno. Questi sono i limiti tecnologici della piattaforma software Zope su cui è sviluppato il prodotto.

Dalle osservazioni pratiche si possono distinguere i seguenti fattori:

Elevata affidabilità del sistema. Per 4 anni di attività non un singolo guasto.
Elevato grado di sicurezza del sistema contro gli attacchi degli hacker
Buone funzionalità per un sistema gratuito, ma estremamente scarse per uno a pagamento
Elevato carico sul server anche con un piccolo database. La cattiva ottimizzazione del thread sembra essere il colpevole. Da qui il lento lavoro con i documenti.
L'inconveniente di inserire i dati nel database.
Manca l'usabilità in quanto tale , sembra che i programmatori abbiano scritto il sistema per se stessi e non per la vendita.
L'impressione del sottosviluppo del sistema.
Scarso (lento) supporto tecnico e informativo sul forum, anche per i clienti paganti
Nella versione gratuita, a partire da un certo numero di compiti accumulati, la ricerca restituisce risposte errate.
Nella versione a pagamento, a partire da un certo numero di attività accumulate - la ricerca inizia a commettere errori nella scelta dell'area di ricerca, cerca i documenti nel posto sbagliato, non comprende le condizioni logiche di ricerca standard.
Il codice di sistema è aperto, ma non è realistico modificare qualcosa manualmente.

piattaforma: Windows, Linux/Unix, Solaris, FreeBSD

NAUDOC è disponibile in 2 edizioni: NAUDOC Free e NAUDOC Enterprise

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Le piccole imprese mi sembrano importanti per il mercato, dal momento che il numero dei grandi clienti federali è limitato e quasi tutti hanno deciso la scelta delle piattaforme e del software. E i meccanismi che funzionano lì non sono molto basati sul mercato.

Quindi, se parliamo in modo specifico del mercato, allora il principale potenziale di espansione base di clientiè solo una piccola impresa. Quando le piccole imprese vedranno i reali vantaggi della gestione elettronica dei documenti e quando la funzionalità dell'EDMS inizierà a riflettere le loro reali esigenze e non a riprodurre il ministero in miniatura, allora questo mercato diventerà enorme quanto la contabilità. Uno dei fornitori di EDMS può ripetere il successo di 1C?

Quindi, 5 miti sull'EDMS per le piccole imprese:

Sebbene la disponibilità per la gestione dei documenti elettronici sia cresciuta negli ultimi anni, le persone non hanno ancora comprensione di alcuni aspetti della tecnologia. Spesso scambiano la gestione dei file per Enterprise Content Management o EDMS, che possono essere considerati parte di ECM. Qui cercheremo di sfatare cinque miti, soprattutto al centro delle sfide delle piccole imprese.

Mito n. 1: ho File Explorer quindi non ho bisogno di un EDMS separato
In effetti, Windows Explorer ti consente di gestire i file, ma questo è solo uno strumento di base, il suo limite significativo è la struttura gerarchica delle cartelle.

Anche un compito elementare, quando si desidera raggruppare documenti per prodotti e per clienti utilizzando le cartelle, non viene risolto - il cliente A ordina i prodotti X e Y. Il cliente B - i prodotti X e Z. Vogliamo vedere gli ordini per prodotti e per clienti e qualsiasi DBMS o anche Excel ti consente di farlo. Ma l'ordinamento dei documenti nelle cartelle in questo modo non funzionerà.

Teoricamente, puoi usare etichette e link, ma in realtà questo è scomodo. Si scopre che con l'aiuto del file system è impossibile creare un sistema conveniente per classificare e cercare documenti.

Mito n. 2. Le piccole imprese non hanno bisogno di EDMS
Niente è più lontano dalla verità. Le piccole imprese operano in condizioni di severi vincoli di risorse, nessuno assumerà dipendenti aggiuntivi per eseguire operazioni di routine con documenti, posizionarli, classificarli e cercarli. Anche quei dipendenti che lo sono, dovrebbero lavorare in modo più produttivo. La presenza di un EDMS in un'organizzazione può garantirlo documenti richiesti sarà disponibile con un solo clic del mouse.
(Beh, forse due o tre, che è comunque più veloce che rovistare tra i documenti o l'archiviazione di file.)

Mito #3. L'EDMS è troppo complicato per le piccole imprese
I requisiti per il flusso dei documenti in una piccola impresa sono generalmente più semplici e i proprietari possono formularli di fronte all'appaltatore. Ci sono abbastanza prodotti sul mercato che sono facili da implementare. Puoi iniziare con un dipartimento o una funzione, come la gestione degli account. Guarda come questo influisce sull'efficienza. Quindi puoi espanderti all'intera organizzazione. Assicurarsi che l'EDMS soddisfi i seguenti requisiti: interfaccia utente semplice, facilità di installazione e configurazione, comprensibile e guida completa e disponibilità di un supporto tecnico di alta qualità.
(Aggiungerò da solo: non cercare di essere come un grande ufficio burocratico! Salva il tuo stile di lavoro. È meglio formare i dipendenti, non dovresti risparmiare su questo. È meglio risparmiare sull'analisi e il disegno dei processi aziendali . Li capisci già. E in caso contrario, molto probabilmente un'azienda non più piccola.)

Mito numero 4. EDMS è troppo costoso per le piccole imprese
Le piccole imprese non necessitano di soluzioni integrate complesse eccessivamente avanzate, che di solito vengono implementate nelle grandi aziende. E non hai bisogno di molta scalabilità, perché ci saranno pochi utenti. Sulla base di ciò, puoi scegliere una soluzione che avrà un prezzo abbastanza ragionevole. Inoltre, il passaggio alla gestione elettronica dei documenti contribuirà a ridurre i costi di stampa. (Ma questo deve essere affrontato e gestito consapevolmente, altrimenti il costo della carta aumenterà solo.)
(E ancora, lo dirò da solo: calcolare il ROI quando si implementa un EDMS è una questione oscura. Gli analisti ti diranno qualsiasi cosa. Fidati del tuo intuito. In generale, EDMS dovrebbe aiutare a ridurre i costi e aumentare la produttività.)

Mito numero 5. Puoi eliminare completamente i documenti cartacei dopo l'introduzione di EDMS
Quindi, hai implementato EDMS nella tua piccola impresa. Congratulazioni! Ma non correre per un nuovo trituratore. Servono ancora documenti cartacei. Dividiamoli in tre gruppi:
1) Documenti che per legge devono essere in forma cartacea. Ad esempio, contratti e altri documenti ufficiali.
2) Documenti che rimangono in formato cartaceo, perché i processi aziendali sono costruiti in questo modo. Finché i tuoi corrieri non sono dotati di iPad, hanno bisogno di documenti.
3) Documenti che non devono essere esattamente in formato cartaceo. Tutti i tipi di rapporti, promemoria, applicazioni, ecc. - tutto ciò che non rientrava nei primi due gruppi. Possono essere trasportati in sicurezza nello shender.

Dopo mesi e anni, i documenti dei primi due gruppi passeranno gradualmente al terzo. La legislazione sta cambiando e le tecnologie si stanno sviluppando, presto potrebbe essere più facile dare a ogni corriere un tablet e non scherzare con la carta. È così che un giorno arriveremo in un ufficio senza carta.