Elektron hujjat aylanishi nima va uning biznes uchun foydasi. Bepul elektron hujjat aylanish tizimlarini ko'rib chiqish Hujjatlar arxivini tashkil qilish tizimlari

"Sizning kompaniyangiz elektron hujjat aylanishiga nima uchun kerak?" Degan savolga berilgan javobdan. tizimni amalga oshirish loyihasining muvaffaqiyatining kamida yarmi bog'liq elektron hujjat aylanishi(SED). G'alati, tez -tez siz shunday javobni eshitishingiz mumkin: "Raqobatchida / sherigida - nega biz yomonmiz?" Ammo agar siz EDMSni amalga oshirishni shunday maqsad qilib qo'ysangiz, natijalar ta'sirli bo'lishi dargumon.

Xo'sh, EDMSni amalga oshirishda kompaniya qanday maqsadlarga duch kelishi mumkin? Keling, mumkin bo'lgan variantlarni ko'rib chiqaylik.

Ushbu maqsadlarning har biriga erishish avtomatlashtirish loyihasining byudjetini ham, loyihaning muvaffaqiyatli bajarilmasligi xavfini ham ketma -ket oshiradi. Ortiqcha maqsadlar qo'yishda juda ehtiyot bo'lish kerak.

Tizimni amalga oshirishda yana bir keng tarqalgan xato - bu avtomatlashtirishning o'zi ish jarayonini optimallashtirishga yordam berishini kutish. Ammo bunday holatlarda dasturchilar aytganidek: “Agar siz betartiblikni avtomatlashtirsangiz, siz faqatgina olasiz "Avtomatik tartibsizlik"».

Aytgancha, loyiha byudjetini shakllantirish bo'yicha muhim eslatma: u kompaniyadagi xodimlarning umumiy soniga qarab hisoblanishi kerak. Ko'pgina hollarda, "bir bo'limda sinab ko'raylik" tipidagi pilot loyihalar kompaniyaga elektron hujjat aylanishiga ehtiyoj bor yoki yo'qligini tushunishga ham yordam bermaydi.

Maqsad qo'yilganda va avtomatlashtirish vazifalari aniqlanganda, siz keyingi bosqichga o'tishingiz mumkin - elektron hujjat aylanish tizimini tanlash.

Qanday tanlash kerak?

Amalda 2000-yillarning ikkinchi yarmigacha Rossiyada EDMS bozori faqat katta xaridorlarga yo'naltirilgan edi, kichik va o'rta kompaniyalarda boshqa tanlov yo'q edi: bunday o'lchamdagi kompaniyalarda qo'llanilishi mumkin bo'lgan "quti" EDMSning juda kichik doirasi bor edi. . Bundan tashqari, aksariyat hollarda, bu EDMS faqat "katta" tizimlarning qisqartirilgan versiyalari edi, demak, sotib olish va texnik xizmat ko'rsatish xarajatlari, foydalanishning murakkabligi kichik va o'rta kompaniyalar kutganidek emas edi.

V oxirgi yillar Kichik va o'rta kompaniyalar uchun EDMS bozori sezilarli darajada kengaydi: etkazib beruvchilar o'rta va kichik korxonalar uchun hujjatlar aylanishini avtomatlashtirish haqida tasavvurga ega bo'ldilar va aynan shu bozor segmentiga yo'naltirilgan ko'plab yangi echimlar paydo bo'ldi. Shuning uchun elektron hujjat aylanish tizimini tanlash hozir juda qiyin vazifa. Keling, elektron hujjat aylanishini joriy etish orqali kompaniya oldiga qo'ygan maqsadlarga asoslanib, EDMSni tanlash jarayonini tizimlashtirishga harakat qilaylik.

Barcha elektron hujjat aylanish tizimlarini shartli ravishda 3 katta guruhga bo'lish mumkin:

1. Hujjatlar arxivini (saqlashini) tashkil qilish tizimlari.
2. Hujjatlar aylanishi elementlari bo'lgan ofis avtomatlashtirish tizimlari.
3. Hujjatlar aylanishini avtomatlashtirishning yaxlit tizimlari.

Ko'pgina zamonaviy EDMS uch guruhning har birining elementlarini o'z ichiga oladi, lekin "to'laqonli universallar" kamdan-kam uchraydi. Qoida tariqasida, har bir tizim muayyan jarayonlar guruhini avtomatlashtirishga qaratilgan.

1. Hujjatlar arxivini tashkil qilish tizimlari

"Hujjatlarni arxivlash (saqlash)" atamasi ikkita ma'noga ega. Bunday tizimlar quyidagicha tushuniladi:

• Juda katta hajmdagi hujjatlarni saqlash va qayta ishlashning maxsus tizimlari. Bunday tizimlar tor doiradagi kompaniyalar uchun zarur, masalan, navbatdagi tashkilotlar ( kommunal xizmatlar, davlat sektori, sug'urta, kredit va bank sektori). Bunday tizimlar unchalik ko'p emas, ular juda tor doiradagi muammolarni hal qiladi va biz ularni ushbu maqolada ko'rib chiqmaymiz.
• Ta'minlaydigan "engil" hujjat aylanish tizimlari faqat asosiy funktsiyalar hujjatlar bilan ishlash: hujjat fayllarini markazlashtirilgan saqlash va xodimlarning ularga kirishini tashkil etish.

Agar biz hujjatlar arxivi haqida "engil" hujjat aylanish tizimi sifatida gapiradigan bo'lsak, hujjat aylanishini avtomatlashtirishga quyidagi yondashuv eng mashhur hisoblanadi:

Umuman olganda, ish oqimini "hujjatlar arxivi" shaklida tashkil etish kichik korxonalar uchun (boshqaruv xodimlari soni 10 kishidan kam) yoki ish oqimi kichik bo'lgan korxonalar uchun (10-20 gacha) mantiqan to'g'ri keladi. oylik hujjatlar). Bunday tizimlarning asosiy bonusi - bu ularning arzonligi va ulardan foydalanish qulayligi.

2. Hujjatlar aylanish elementlari bo'lgan ofis avtomatlashtirish tizimlari

Hujjatlar aylanishi elementlari bo'lgan ofis avtomatlashtirish tizimlari hozirda Rossiya bozorida taklif qilinadigan EDMSning katta qismini tashkil qiladi. Oddiy funktsiyalar Ushbu guruh tizimlari:

• Hujjatlar arxivi:
• hujjatlarni saqlash va arxivlash,
• hujjatlarni ro'yxatdan o'tkazish va nazorat kartalari rekvizitlari bo'yicha qidirish, hujjatlar bo'yicha to'liq matnli qidirish;
• hujjatlarni skanerlash va tanib olish;
• Ofis ishi(bu tizimlar guruhida ofisni avtomatlashtirish birligi eng rivojlangan):
• hujjatlarni ro'yxatdan o'tkazish,
• ishlar nomenklaturasini tashkil etish,
• kirish huquqlarini farqlash.
• Hujjatlar oqimi:
• yo'l hujjatlari,
• buyruqlar berish,
• biznes jarayonlarini vizualizatsiya qilish.

Barcha tizimlar deyarli bir xil xususiyatlarga ega, lekin har birining o'ziga xos xususiyatlari bor raqobat afzalliklari... Tizimlar haqida batafsil ma'lumotni http://www.doc-online.ru veb-saytidan va EDMS ishlab chiqaruvchilarining veb-saytlaridan olish mumkin.

3. Hujjatlar aylanishini avtomatlashtirishning murakkab tizimlari

Bu tizimlar guruhi hujjatlar aylanishi va korxonaning operativ boshqaruvi bilan bog'liq jarayonlarni avtomatlashtirishda eng buyuklari hisoblanadi - buyurtmalar, marshrut hujjatlarini chiqarish va ularning bajarilishini nazorat qilish.

Bunday EDMSni joriy etish katta tashkilotlarda (xoldinglarda) oqlanadi, chunki bu sinf tizimlari faqat buyurtma asosida ishlab chiqilgan, shuning uchun yuqori narxga ega, o'zlashtirish juda qiyin va ishtirokini talab qiladi. amalga oshirish jarayonida IT mutaxassislari. Shu bilan birga, ushbu guruhning EDMS -ni tanlash, shuningdek, kompaniyaning ehtiyojlari uchun tizimni o'zgartirish uchun katta imkoniyatlar yaratadi, siz ofis ishi sohasida ham, hujjat aylanishi sohasida ham funktsiyalar bo'yicha muvozanatli tizim yaratishingiz mumkin.

Keyin nima?

Xarid qilish uchun sevimlilar to'g'risida qaror qabul qilganingizdan so'ng, EDMSni amalga oshirish loyihasining muvaffaqiyatiga ta'sir qiladigan quyidagi jihatlarni hisobga olishni unutmang:

• Tizimda nima borligini so'rang o'sish imkoniyatlari biznes ko'lamining o'sishi bilan yangi EDMSni amalga oshirishga pul sarflamaslik uchun.
• Tizimlarning narxini solishtirganda baho to'liq narx loyiha Ko'pincha, xarajatlarning katta qismi qo'shimcha modullar, infratuzilma dasturlari, tadqiqot xizmatlari, tizimni joriy etish va texnik xizmat ko'rsatishda yashiringan.
• Xarid qilishdan oldin "jonli" tizimga qarang yoki yaxshiroq, hal qiluvchi provayder mijozlari bilan. Hech bir chiroyli taqdimot yoki tizimning "laboratoriya" namoyishi u bilan ishlashning haqiqiy xususiyatlarini ko'rsatmaydi.
• Bozordagi ba'zi tizimlar shunday deb ataladi "Qutli" SED. Bu tizimni mustaqil ravishda o'rnatish va sozlash qobiliyatini anglatadi. Agar siz IT -mutaxassislaringizni o'qitishga yuborgan bo'lsangiz ham, bu variant yanada foydali bo'lishi mumkinligini o'ylab ko'ring.
• Sizning kompaniyangiz xodimlari tizimni "tortib olishiga" ishonch hosil qiling- har qanday avtomatlashtirish odatda ish hajmining oshishiga olib keladi, ayniqsa uni amalga oshirish bosqichida. Agar kompaniyada kadrlar etishmasa, uning sonini ko'paytirish yoki oddiy funktsiyali EDMSni tanlash kerak.
• Tizimni amalga oshirish tartibi- loyiha muvaffaqiyatining muhim elementi. Tizimni sotib olishdan oldin, ushbu bosqichni oldindan rejalashtirishni va uning xususiyatlarini yechim beruvchi bilan muhokama qilishni unutmang! Ko'pincha, ushbu bosqichni batafsil o'rganmasdan, EDMS kompaniyaga "o'lik vazn" kabi osib qo'yiladi.

Elektron hujjat aylanish tizimini joriy etish kompaniya uchun hal qiluvchi qadamdir, ayniqsa har qanday xarajatlar "hayotiylik" ga sezilarli ta'sir ko'rsatadigan o'rta va kichik kompaniyalar uchun. Shuning uchun, kichik va o'rta biznesning o'ziga xos xususiyatlarini hisobga olgan holda, EDMS va echim etkazib beruvchini to'g'ri tanlash juda muhimdir. muhim omil... Ushbu maqolada biz kichik va o'rta biznes uchun EDMS bozorining hozirgi holati haqida tushuncha berishga va elektron hujjat aylanishining to'g'ri tizimini tanlashda yordam berishga harakat qildik. Sizga muvaffaqiyatlar tilayman.

Shouni yopish

EDMSni tanlashda siz http://www.doc-online.ru va http://www.docflow.ru saytlarida, shuningdek to'g'ridan-to'g'ri ishlab chiquvchilarga tahliliy ma'lumot olish uchun murojaat qilishingiz mumkin:

• IT-kompaniyaning BOSS-referent tizimi. Veb-sayt http://www.boss-referent.ru
• "EOS" kompaniyasining "BIZNES" tizimi. Veb -sayt http://www.eos.ru
• "Kognitiv texnologiyalar" kompaniyasining "Furot-hujjat oqimi" tizimi. Veb -sayt http://www.evfrat.ru
• "InterTrust" kompaniyasining "CompanyMedia" tizimi. Veb -sayt http://www.intertrust.ru
• Naumen kompaniyasining NauDoc tizimi. Veb -sayt http://www.naumen.ru
• "DuxSoft" kompaniyasining "Akta" tizimi. Veb -sayt http://www.duxsoft.ru

) NauDoc - barcha darajadagi menejerlar va mutaxassislar hujjatlari bilan ishlash jarayonini sifat jihatidan yaxshilash, hujjatlar bilan muntazam ishlash vaqtini qisqartirish, boshqacha aytganda, korxonada hujjat aylanishini avtomatlashtirish.

NAUDOC - bu NAUMEN tomonidan ishlab chiqilgan ofisni avtomatlashtirish, ish oqimi va biznes jarayonlari uchun dasturiy mahsulot. NAUDOC sizga hujjatlarni qayta ishlash jarayonlarini boshqarishga va ish intizomini kuzatishga, topshiriqlarning bajarilishi haqida to'liq ma'lumot olishga imkon beradi.

NauDoc elektron hujjat aylanishi tizimi o'rta va kichik biznes, boshqaruv kompaniyalari, loyihalash tashkilotlari, xolding tuzilmalari bo'linmalarining hujjat aylanishini avtomatlashtirish, shuningdek, yirik kompaniyalar bo'linmalari oldida turgan hujjatlar aylanishini avtomatlashtirish bo'yicha aniq vazifalarni hal qilish uchun eng mos keladi. ISO 9001: 2000 talablariga muvofiq me'yoriy hujjatlar bilan ishlash, xodimlar va kadrlar xizmati o'rtasidagi o'zaro munosabatlar va boshqalar).

NAUDOC -dan foydalanib, xodimlarga istalgan vaqtda hujjatlarga kirish huquqini beradigan, rollar bo'yicha kirish huquqlarini differentsiatsiyalashgan holda, yagona hujjatlar omborini tashkil qilish mumkin. iloji boricha tez hujjatlar egasi ish joyida bo'lishidan qat'i nazar, barcha kerakli ma'lumotlarni toping. Jurnallar kiruvchi, ichki va chiquvchi hujjatlarni yozib olish, korxona ichidagi hujjatlarning qog'oz nusxalarini harakatini kuzatish imkonini beradi.

NAUDOCda intizomni nazorat qilish tizimi mavjudligi tizim xodimlariga vazifalarni belgilash, ularning bajarilishini nazorat qilish, muddatlarni kuzatish, hujjatlarni tasdiqlash uchun yuborish va tasdiqlangan hujjatlarni tizimning boshqa foydalanuvchilari tomonidan ko'rib chiqish uchun yuborish imkonini beradi. Moslashtirish hayot sikli Hujjatlar toifalari uchun hujjatlar harakatining odatiy yo'nalishlarini belgilash, ularni avtomatik yo'naltirish va vazifalarni belgilash imkoniyatini beradi.

Hujjatlar va topshiriqlarga ega bo'lgan barcha harakatlar veb -interfeys orqali amalga oshiriladi, bu tizimga dunyoning istalgan nuqtasidan ulanadi va shu orqali tashkilot uchun yagona axborot maydonini yaratadi, shu jumladan masofaviy filiallar va mobil ishchilar.

NauDoc elektron hujjat aylanish tizimidan foydalanishning afzalliklari:

Mansabdor shaxslar tomonidan hujjatlarni tasdiqlash tartibini soddalashtirish

• Hujjat yaratilgandan so'ng, xodim uni tashkilot tomonidan qabul qilingan hujjatlarni tasdiqlash tartibiga muvofiq, ma'lum bir odamlar doirasiga tasdiqlash uchun yuboradi.
• Birgalikda ishlashda barcha harakatlar hujjatning bir nusxasida bajariladi. Hujjatni tasdiqlagan NauDoc foydalanuvchilari jarayon davomida unga kirish huquqiga ega bo'ladilar.
• Har qanday bosqichda tasdiqlash to'g'risidagi hisobot tuzilishi mumkin (vakolatli shaxsning ismi va lavozimi va hujjatni tasdiqlashning aniq vaqti ko'rsatiladi).

Tizimda elektron va qog'ozli hujjatlarni ro'yxatdan o'tkazish imkoniyati

• Hujjatni ro'yxatga olish jurnalida ro'yxatdan o'tkazish hujjat bilan ishlashning ma'lum bir bosqichida avtomatik tarzda sodir bo'ladi.
• Qog'oz hujjatlar uchun tizimda maxsus elektron karta yaratiladi, hujjatning skaner qilingan nusxasi kartaga biriktirilishi mumkin.

Tafsilotlar va tarkib bo'yicha hujjatlarni qidirishni tezlashtirish

• NauDoc tizimi sizga ma'lum bir rekvizit uchun barcha hujjatlarni (masalan, ro'yxatga olish raqami yoki qisqa tavsif) darhol topish imkoniyatini beradi.

Tashkiliy va ma'muriy hujjatlar bilan ishlashni soddalashtirish

• Foydalanuvchi NauDoc tizimida hujjatni oldindan belgilangan shablonga muvofiq yaratadi. Hujjatni yaratish uchun uning ro'yxatga olish kartasidagi tafsilotlarning qiymatlarini o'zgartirish kerak, ular avtomatik ravishda hujjat matniga kiritiladi. Agar kerak bo'lsa, siz foydalanuvchiga shablon matnini o'zgartirishga ruxsat berishingiz mumkin.
• Hujjat yaratilgandan so'ng, xodim uni tashkilotda qabul qilingan tartibda odamlarning ma'lum doirasiga yuboradi.
• Tizim tasdiqlash tartibini "biladi": u bosqichlarda rejalashtirilgan muddatlarni nazorat qiladi, mas'ul shaxslarni xabardor qiladi, shuningdek, tizim hujjatning bosqichdan -bosqichga o'tishi to'g'risida bildirishnoma yuboradi.
• Hujjatni ro'yxatga olish jurnalida ro'yxatdan o'tkazish hujjat bilan ishlashning ma'lum bir bosqichida avtomatik tarzda amalga oshiriladi. Bunday holda, hujjatga ro'yxatga olish raqami beriladi va ro'yxatga olish sanasi belgilanadi.

Jarayonni boshqarish

• NauDoc tizimi kompaniyaning ishlab chiqarish yoki boshqaruv jarayonlarini avtomatlashtirish imkonini beradi. Bosqichlarni, mas'ul shaxslarni, belgilangan muddatlarni ajratib ko'rsatish imkonini beradi. Bu sizga har bir jarayon misoli bo'lgan bosqichda hisobotlarni to'lashga imkon beradi. tor joylar»Va muddatlari buzilgan mas'ul shaxslar o'zgarishlarni amalga oshirishdan oldin jarayonni amalga oshiradilar.

Kiruvchi va chiquvchi yozishmalar bilan ishlashni soddalashtirish

• NauDoc -ni tizimdagi oddiy hujjatlar kabi kiruvchi va chiquvchi hujjatlar bilan ishlash qobiliyatini ta'minlovchi pochta mijozi sifatida sozlash mumkin.
• Kiruvchi yozishmalarni qayta ishlashda kotib xatlarni qabul qiladi, xatlarni kiruvchi yozishmalar jurnalida qayd qiladi, hujjatga avtomatik ravishda ro'yxatga olish raqami beriladi. Tayyorlanganidan so'ng, hujjat tashkilotda qabul qilingan tartibda rahbarga hal qilish uchun yuboriladi. Hujjat ko'rib chiqilgandan so'ng, tashkilot xodimlariga ko'rib chiqish yoki ijro etish uchun yuboriladi.
• Chiquvchi yozishmalarni qayta ishlashda xodim tashkilotda qabul qilingan shablonga muvofiq xat tuzadi va uni tashkilotda qabul qilingan tartibda rahbarga tasdiqlash uchun yuboradi. Hujjat tasdiqlangandan so'ng, u avtomatik ravishda kotibga yuboriladi. Kotib xatni Registrga yozib oladi va elektron pochta orqali yuboradi. Shu bilan birga, barcha hujjatlar tizimda saqlanadi va qidiruv uchun mavjud.

Korporativ veb -portal va kompaniyaning Internet -resursini yaratish

• NAUDOC sizga Internet va intranet saytlarini yaratish va tarkibni joylashtirishni boshqarish imkonini beradi (ENGINE funksiyasi). Tarkibi qog'ozlar, grafikalar va boshqa NAUDOC ob'ektlari bo'lishi mumkin.
• O'rnatilgan WISYWIG muharririda manba sahifalarini qulay ishlab chiqish va tahrirlash, versiyani boshqarish.
• Yangiliklar, so'rovnomalar va ovozlar nashrini boshqarish.
• O'rnatilgan ishlab chiqish imkoniyatlari va resurs sahifalarini qayta loyihalash.
• Resurs bo'limlarida kirishni markazlashtirilgan boshqarish, veb -resursda chop etishdan oldin hujjatlarni muvofiqlashtirish imkoniyati.

Tizimning texnologik xususiyatlari

• 100% veb-interfeysi tizimga dunyoning istalgan nuqtasidan ulanish imkonini beradi, bunda tashkilot, uning uzoqdagi filiallari va mobil ishchilari uchun yagona axborot maydoni yaratiladi.
• tizim ABBYY FINEREADER Scripting Edition skanerlashi va OCR dasturi bilan qurilgan;
• tizim autentifikatsiya qilish va tashqi katalog xizmatlarida odamlarni avtorizatsiya qilish imkonini beradi, masalan, LDAP yoki Microsoft Active Directory;
• tizim elektron raqamli imzo bilan ishlash moduliga ega () va Microsoft CRYPTOAPI interfeysini qo'llab -quvvatlaydigan har qanday kripto provayderining EDS bilan ishlash imkoniyatiga ega.

NauDoc elektron hujjat aylanishi tizimi o'rta va kichik biznes, boshqaruv kompaniyalari, loyihalash tashkilotlari, xolding tuzilmalari bo'linmalarining hujjat aylanishini avtomatlashtirish, shuningdek, yirik kompaniyalar bo'linmalari oldida turgan hujjatlar aylanishini avtomatlashtirish bo'yicha aniq vazifalarni hal qilish uchun eng mos keladi. ISO 9001: 2000 talablariga muvofiq me'yoriy hujjatlar bilan ishlash, xodimlar va kadrlar xizmati o'rtasidagi o'zaro munosabatlar va boshqalar.

NauDoc elektron hujjat aylanishi tizimi 50 foydalanuvchi uchun qulay ish uchun mo'ljallangan bo'lib, ular yiliga 5000 tagacha hujjatlarni yaratishi mumkin. Bu mahsulot ishlab chiqilgan Zope dasturiy platformasining texnologik cheklovlari.

Amaliy izohlardan quyidagi omillarni ajratish mumkin:

• Tizimning yuqori ishonchliligi. 4 yillik faoliyat davomida bitta ham nosozlik yo'q.
• Xakerlik hujumlariga qarshi tizim xavfsizligining yuqori darajasi
• Bepul tizim uchun yaxshi funksiya, lekin pulli tizim uchun juda kam
• Kichik ma'lumotlar bazasi bo'lsa ham yuqori server yuki. Zaif iplarni optimallashtirish aybdor. Shuning uchun hujjatlar bilan ishlash sekin.
• Ma'lumotlar bazasiga ma'lumotlarni kiritishning noqulayligi.
• Bunday foydalanish imkoniyati yo'q , aftidan, dasturchilar tizimni sotish uchun emas, balki o'zlari uchun yozishgan.
• Tizimning to'liq bo'lmaganligi haqidagi taassurot.
• Yomon (sekin) texnik va axborot ta'minoti, hatto mijozlarga pul to'lashda ham
• Bepul versiyada, ma'lum miqdordagi to'plangan vazifalardan boshlab - qidirish noto'g'ri javoblarni beradi.
• Pulli versiyada, ma'lum miqdordagi to'plangan vazifalardan boshlab - qidiruv maydonini tanlashda xato qila boshlaydi, hujjatlarni noto'g'ri joyda qidiradi, standart mantiqiy qidirish shartlarini tushunmaydi.
• Tizim kodi ochiq, lekin qo'lda biror narsani o'zgartirish mumkin emas.

Platforma: Windows, Linux / Unix, Solaris, FreeBSD

NAUDOC 2 ta nashrda mavjud: NAUDOC Free va NAUDOC Enterprise

Fikringizni qoldiring!

Hech kimga sir emaski, har qanday biznesni muvaffaqiyatli yuritish, birinchi navbatda, hujjatlarni rasmiylashtirish mexanizmining qanday ishlashiga bog'liq. Zero, hujjatlar rasmiylashtirish, garchi qiziq bo'lmasa -da, kompaniya boshqaruvining muhim bo'g'ini hisoblanadi.

Bundan tashqari, hujjatlarni o'z vaqtida ko'rib chiqish kerak, aks holda u to'plana boshlaydi va yo'qoladi. Mumkin bo'lgan yo'qotishlarning oldini olish maqsadida elektron hujjat aylanishi tizimi joriy etildi.

Ushbu maqolada biz sizga aytamiz: EDMS nima? Uning qanday turlari, afzalliklari va kamchiliklari bor?

Internetning rivojlanishi bilan qalin papkalar va changli arxivlar davri o'tmishda qoldi. Endi hujjatlar bilan ishlash jarayoni to'liq avtomatlashtirilgan. Kerakli hujjatlarni bir marta bosish bilan topish mumkin va arxivlash insoniy aralashuvsiz amalga oshiriladi. Korxonalar uchun bunday imkoniyatlar EDMS tomonidan ochiladi.

Elektron hujjat aylanish tizimi (EDMS) - bu maxsus dasturiy ta'minot bo'lib, uning yordamida hujjatlar qayta ishlanadi elektron formatda... Boshqacha aytganda, EDMS tufayli xodimlar o'rtasida hujjatlarni uzatish, individual topshiriqlar berish, arxivlash va h.k.

Shubhasiz, ko'plab tashkilotlar elektron hujjatlarni yaratish, saqlash va uzatish usullarini bilishadi. Biroq, oddiygina elektron format yuridik kuchga ega bo'lmaydi. Elektron qog'ozning og'irligi oshishi uchun uni har ikki tomon imzolashi muhim. Bunday holda, hujjatlar maxsus elektron imzo bilan muhrlangan bo'lishi kerak.

Shunday qilib, EDMSni ikki turga bo'lish mumkin:

1. Xodimlar o'rtasida kompaniya ichidagi hujjatlar aylanishi;
2. Hujjatlar orasidagi oqim turli korxonalar va maxsus aloqa kanallari orqali tashkilotlar.

EDMSni tashkilot ichida ishlatish uchun sizga maxsus dasturiy ta'minot kerak. Odatda bunday dastur EDF platformasi deb ataladi. Bundan tashqari, bunday dasturiy ta'minotning uzluksiz ishlashi uchun qo'shimcha uskunalar kerak bo'ladi. Masalan, serverlar, tarmoq kanallari va boshqalar.

Agar ikki xil firma o'rtasida hujjatlar bilan ishlash zarur bo'lsa, elektron hujjat aylanish operatori kerak bo'ladi. Bunday operator yaxshi yordamchi bo'ladi. Axir, u xabarlarni qanday etkazib berishni biladi, hujjatlar qanday formatda yuborilishini tekshiradi, elektron imzo qo'yishni talab qiladi va nazorat qiladi, hujjatlarni o'zi saqlaydi va arxivlaydi va hokazo.

Shunday qilib, EDMS butun biznesning "qon aylanish tizimi" dir. Bu ko'p vaqtni tejaydi va, shubhasiz, butun tashkilot ishiga ijobiy ta'sir ko'rsatadi. Lekin axborotni qayta ishlashning bu turidan har doim foyda bormi? Va EDMS biznesga zarar etkaza oladimi? Bu savollarga javob berish uchun siz ijobiy va salbiy tomonlari elektron hujjat aylanishi.

EDFning afzalliklari va kamchiliklari

Boshqa har qanday EDF jarayoni singari, uning ham ijobiy va salbiy tomonlari bor. Asosiy parametrlar quyidagi jadvalda keltirilgan.

Qadr -qimmat

kamchiliklar

Buyurtma. Tizim hujjatlarga avtomatik ravishda raqamlar beradi, bu esa har xil xatolarni bartaraf etadi Kuzatish. Siz xohlagan vaqtda hujjat bilan kim ishlayotganini bilib olishingiz mumkin Xavfsizlik. Xodim elektron hujjatni yo'qotishi yoki buzishi mumkin emas Qayta tiklash. O'chirilgan hujjat istalgan vaqtda tiklanishi mumkin Vaqtinchalik resurslarni saqlash... Hujjatning elektron shakli har bir xodimga joylashuvidan qat'i nazar, bir necha soniya ichida etib boradi. Ishlash qulay. Agar kerak bo'lsa, xodim hujjatning asl nusxasini o'zgartirishi mumkin. EDF ularning har birini qayta tiklashga imkon beradi. Bundan tashqari, siz qog'ozda ishlagan mutaxassislarning ismlarini kuzatishingiz mumkin. Mavjudligi. EDM tizimi 24/7 ishlaydi. Bundan tashqari, unga Internet orqali ulanganda, xodim xohlagan vaqtda, hatto kasalxonada yoki ta'tilda bo'lsa ham, hujjatlar bilan ishlashi mumkin. Rejalashtirish. Tizim mutaxassisga hujjatlar bilan ishlashni rejalashtirishga imkon beradi. Siz sanani, bajarilish vaqtini, shuningdek tartibni belgilashingiz mumkin. Va o'z vaqtida, dasturning o'zi xodimni o'z ishini bajarish zarurligi to'g'risida ogohlantiradi. Qulay qidiruv. Dastur shunday tuzilganki, uni topishga imkon beradi kerakli hujjat nafaqat ism bilan, balki kalit so'z bilan ham. Qog'ozni tejash. Hujjatlarni chop etish, papkalarga yopishtirish va inventarizatsiya qilishning hojati yo'q. Barcha ma'lumotlar elektron shaklda va istalgan vaqtda saqlanadi kerakli hujjat qog'ozga chop etish mumkin.

Pul sarflash... EDFni yaratish ma'lum moliyaviy xarajatlarni talab qiladi. Dasturiy ta'minot va apparat uchun pul kerak. Xarajatlar miqdori ulangan xodimlar soniga bog'liq bo'ladi. O'rtacha, bu miqdor taxminan 100 000 rubl (*) bo'ladi. EDMSni darhol ishlatish uchun - bu ishlamaydi... Dasturni sotib olish, o'rnatish, amalga oshirish va disk raskadrovka qilish ko'p vaqtni, shuningdek maxsus ko'nikmalarni oladi. Trening... ERMSni to'g'ri ishlatish uchun barcha xodimlar maxsus tayyorgarlikdan o'tishi kerak. Xavfsizlik... Axborot xavfsizligi uchun kompaniya rahbarlari xavfsizlikka alohida e'tibor qaratishlari kerak. Ya'ni ozod qilish uchun elektron imzo, xodimlarning qaysi biri va qog'ozlarga kirish imkoni borligini aniqlang, shuningdek, dasturni tashqaridan kirishdan himoya qilish kerak. Sizga EDMS ma'muri kerak bo'ladi... Tashkilot xodimlari EDMSda ishlashning dolzarb vazifalarini hal qila oladigan odamga ega bo'lishi kerak. Ya'ni, serverda nosozliklarni tuzatish, foydalanuvchilarga yordam berish, tizimning ishlashini kuzatish. Doimiy zaxiralashni talab qiladi... Ma'lumotni saqlash uchun foydalanuvchilar har doim yozuvlarni saqlashlari kerak. Ba'zi hollarda elektron va qog'ozli hujjatning mavjudligi talab qilinadi... Agar, masalan, sherikda EDMS o'rnatilmagan bo'lsa, u bilan ishlashda hujjatlar ham elektron, ham qog'oz shaklida bo'lishi kerak.

Kichik biznes uchun elektron hujjat aylanishining haqiqiy qiymati

(*) Agar kompaniya kichik bo'lsa va biznes egasi (yoki yakka tartibdagi tadbirkorning o'zi) hujjatlarni shaxsan imzolasa, xarajatlar minimal bo'ladi. Ular elektron raqamli imzoni sotib olishdan iborat - 1500 rubl va elektron hujjat aylanish xizmatiga kirish - 100 rubldan.

Uchun kichik hajmlar bizning tahririyat xodimlari Kontur.Diadok xizmatini tavsiya qiladi. Agar siz tarifni tanlasangiz " Universal", Keyin xarajatlar yuborilgan hujjat uchun atigi 9 rubl bo'ladi. Agar biz uni asl hujjatlarni pochta orqali jo'natish bilan taqqoslasak, bu erda bitta hujjat yuborilgan ro'yxatdan o'tgan xat mintaqada kamida 50 rubl bo'ladi. Farqi aniq:

Tizim barcha yangi foydalanuvchilarga elektron hujjatlarning 50 ta bonusli o'tkazmalarini taqdim etadi.

Jadvaldan ko'rinib turibdiki, ijobiy jihatlarga qaramay, SEDning salbiy tomonlari ham bor. Ular asosan qaynatiladi moddiy xarajatlar, ma'lum bo'lishicha, kichik bo'lmasligi mumkin.

Kompaniya zarar ko'radi muhim xarajatlar nafaqat o'rnatish uchun dasturiy ta'minot va kerakli asbob -uskunalarni sotib olish, balki xodimni yollash kerak, uning maxsus ko'nikmalarisiz elektron hujjat aylanishi tizimi ishlamaydi. Bunday xodimdan maosh to'lash ham talab qilinadi. Va bu boshqa xarajat moddasi.

Ammo shuni unutmangki, sarflangan kuch kelajakda o'z samarasini beradi va EDMS bilan ishlaydigan kompaniyalar bundan faqat foyda ko'radi. Axir, ular nafaqat ma'lumotlarni qayta ishlash vaqtini tejaydi, balki xizmatlar uchun, masalan, arxivchi uchun to'lanadigan xarajatlarni ham sezilarli darajada kamaytiradi. Bundan tashqari, hamma narsaga qo'shimcha ravishda, elektron arxivda qo'shimcha binolar, qo'shimcha ofis materiallari va boshqa punktlar sotib olish talab qilinmaydi.

Elektron hujjat aylanish tizimi nima?

Qoida tariqasida, bu elektron hujjat aylanish tizimi (EDM) bo'lib, unda siz elektron hujjatlarni yaratish, yuborish, qabul qilish va imzolashingiz mumkin. Ular qo'lda yozilgan imzo bilan qog'ozga teng. Elektron hujjat aylanishini amalga oshirish uchun sizga elektron imzo sertifikati kerak.

Interfeys odatda 2-3 yorliqdan iborat bo'lib, ular orasida kontragentlar (EDFda ishtirok etuvchi sheriklaringiz va mijozlaringiz) va asosiy yorliq - Hujjatlar mavjud. Ushbu tabda, "Kirish qutisi" va "Chiqish qutisi" bo'limlarida siz yuborgan va qabul qilgan hujjatlarni topasiz.

EDF turlari

Shubhasiz, elektron hujjat aylanishini joriy etishda tashkilotlar samaradorlikka katta e'tibor berishadi. Qaysi turdagi ERI ma'lum bir tashkilot uchun eng samarali bo'lishini aytish qiyin. Hammasi korxonaning yo'nalishiga va uning biznes jarayonlariga bog'liq.

Biroq, funktsionallik, boshqaruv texnologiyasi, tarkibiy qismlar va boshqalar bo'yicha umumiy EDF malakasi mavjud. Shu munosabat bilan EDMSning asosiy turlarini ajratish mumkin:

• Ofis ish tizimi... Bu tur korxonani boshqarish uchun mo'ljallangan. Bundan tashqari, ish barcha qabul qilingan qoidalarga muvofiq vertikal nazorat bilan amalga oshiriladi, ya'ni. xo'jayindan bo'ysunuvchiga;
• Elektron arxivlar... Bunday tizimning asosiy maqsadi - hujjatlarni saqlashni tashkil etish. Boshqa narsalar qatorida, dastur foydalanuvchiga kerakli qog'ozni osongina topish imkonini beradi. Biroq, bunday tizimda hujjatlarni o'tkazish mumkin bo'lmaydi;
• Ish oqimi tizimlari... Ushbu turdagi tizim foydalanuvchilar orasida keng tarqalgan, chunki uning asosiy vazifa Bu biznes jarayonlarini tashkil etish va avtomatlashtirish. Bunday dasturiy ta'minot bilan biznes qilish oson, va ish oqimi - bu faqat ish lahzalari mavjudligining sababi;
• ECM tizimlari... Dasturiy ta'minot foydalanuvchiga tashkilotni boshqarish tizimiga yangilik kiritishga imkon beradi. Murakkab tizimlar yordamida boshqarish mumkin: hujjatlar, imzolar, ish oqimi, xodimlarning bilimi va boshqalar. Ushbu turdagi EDF ancha qimmatroq bo'ladi, chunki u foydalanuvchiga ilg'or funktsiyalarni taklif qiladi.

Ta'kidlash joizki, SEDning har bir turi avvalgisining eng katta miqyosiga aylanadi va beradi ko'proq imkoniyatlar foydalanuvchilar. Biroq, elektron hujjat aylanishining afzalliklarini to'liq tushunish uchun to'g'ri tanlov qilish kerak.

To'g'ri EDMSni qanday tanlash mumkin

Yuqorida aytib o'tilganidek, EDMSni tanlash alohida e'tibor talab qiladigan murakkab jarayondir. Boshqa narsalar qatorida, kompaniya rahbariyati ko'plab hal qiluvchi omillarni hisobga olishi kerak, masalan, korxonaning yo'nalishi, xodimlar va boshqalar.

Masalan, uchun tijorat tashkiloti xodimlar o'rtasida ham, sheriklar o'rtasida ham ERMSni to'g'ri o'rnatadi. Faqat shu yo'l bilan kompaniya zarur iqtisodiy foyda olish imkoniyatiga ega bo'ladi.

Uchun davlat muassasasi uning ishining o'ziga xos xususiyatlariga e'tibor qaratish va elektron arxivlarni yaratishga ko'proq e'tibor qaratish yaxshiroqdir. Shuningdek, xodimlarni ular bilan ishlashga o'rgatish kerak.

U yoki bu EDMSni tanlashda, tizim belgilangan talablarga javob beradimi -yo'qligini o'ylab ko'rish kerak. Bularga quyidagilar kiradi:

• Funktsionallikning to'liqligi;
• Foydalanish qulayligi;
• Bu tizim ish oqimiga qanchalik tez kiritiladi;
• Sozlamalarning mavjudligi va ular moslashuvchan bo'lishi kerak;
• Tizim funktsional imkoniyatlarini kengaytirish imkoniyatiga egami?
• EDMSni korxonaning mavjud dasturiy ta'minotiga moslashtirish mumkinmi;
• Moslashish qulayligi;
• Mavjudligi texnik qo'llab-quvvatlash... Bunday yordamning yuqori darajada bo'lishi muhim;
• Ishlab chiqaruvchining obro'si va boshqalar.

Ushbu faktni hisobga olgan holda, foydalanuvchi quyidagi harakatlarga amal qilishi kerak:

1. Funktsiyani o'rganing. "Imkoniyatlar" bobiga alohida e'tibor qaratish lozim. Ishlab chiqaruvchi dastur tomonidan bajariladigan vazifalar ro'yxatini aniq ko'rsatishi muhim. Agar aniqlik bo'lmasa, bunday EDMS tizimidan voz kechishga arziydi;
2. Tematik taqdimotlarning mavjudligi. Dasturda demo materiallari bo'lishi juda muhim, shu bilan foydalanuvchiga bu funksiyadan qanday foydalanishni tushuntirib berish kerak;
3. Skrinshotlarni ko'rib chiqing. Shunday qilib, menejer bu funksiya haqiqatan ham oddiymi va u belgilangan talablarga ega ekanligiga ishonch hosil qila oladi;
4. Haqiqiy foydalanuvchilarning sharhlarini o'rganishga ishonch hosil qiling. Ko'pchilik eng yaxshi usul- bu YouTube -da videolarni tomosha qilish;
5. Ko'pgina ishlab chiqaruvchilar rahbarlarga bepul sinovlarni taklif qilishadi. Shunday qilib, foydalanuvchi tanlangan mahsulotga mos keladimi yoki yo'qligini tushunishi mumkin;
6. Tovarlar narxiga kelsak, bu nuqta xaridorni xavotirga solmasligi aniq. EDMSning haqiqiy qiymati qanday bo'lishi kerakligini aniqlash qiyin, lekin u yoki bu raqam nimadan iboratligini o'rganishga arziydi. Shuning uchun, narxlar ro'yxatini batafsil o'rganish xaridorga kutilmagan xarajatlar va xarajatlardan qochishga yordam beradi.

Shuni esda tutish kerakki, faqat mutaxassis to'g'ri tanlov qilishga yordam beradi. Shuning uchun EDMSni tanlash va o'rnatish faqat maxsus mahoratga ega bo'lgan odamning diqqat -e'tiborida amalga oshirilishi kerak.

Qimmatligi tufayli mamlakatimizdagi barcha tashkilotlar EDMS bilan ishlamaydi. Hozircha faqat yirik firmalargina hujjatlarni elektron shaklda bajaradi. Ammo hamma narsa o'zgarmoqda va yaqin kelajakda EDMS yordamida ishlash zarurati baholanishi mumkin va ko'plab kompaniyalar o'z faoliyatini amalga oshirish imkoniyatiga ega bo'lishadi. elektron biznes... Bu shuni anglatadiki, ular eng samarali va muvaffaqiyatli bo'ladi!

6. Xarizmatik kimlar? [Elektron manba] // Baraka jurnali. 2013. url: http://hve.by/blagoslovenie/blagoslovenie-dekabr-2013.html

7. Pignotti M. Mening to'qqizta hayotim Scientology / trans. ingliz tilidan A. Kondrashova, 2007. M.: 201 b.

8. Chernishev VM Ikki qirrali qilich. Sektologiya bo'yicha qisqacha ma'lumot. K: Kiev diniy seminariyasi, 2000.169 b.

Asl ruscha matn © A.A. Vaykina, 2016 yil

Vladychanskiy Timur Valerievich

Rossiya davlat ijtimoiy universiteti menejment fakulteti talabasi

Moskva, RF elektron pochta manzili: [elektron pochta himoyalangan] Ilmiy rahbar: Veretexina S.V., iqtisod fanlari nomzodi, Kadrlar boshqaruvi va kadrlar siyosati kafedrasi dotsenti.

elektron pochta: [elektron pochta himoyalangan]

KICHIK BIZNESLARNING ELEKTRON Hujjatlar oqimi

izoh

Maqolada elektron hujjat aylanishini joriy etish, shuningdek uni amalga oshirishning asosiy afzalliklari va iqtisodiy maqsadga muvofiqligi muhokama qilinadi.

Kalit so'zlar elektron hujjat aylanishi, hujjat aylanishini avtomatlashtirish, Axborot tizimlari, biznes jarayonlari, hujjat.

Maqolada elektron hujjat aylanishini joriy etish, shuningdek, uni amalga oshirishning asosiy afzalliklari va iqtisodiy maqsadga muvofiqligi muhokama qilinadi.

Elektron hujjat aylanishi, ish oqimini avtomatlashtirish, axborot tizimlari, biznes-jarayonlar, hujjat.

Korxona va tashkilotlarda biznes yuritishning zamonaviy usuli hujjatlar bilan ishlashni talab qiladi. Qidirish, tasdiqlash va kelishish juda murakkab va og'ir protseduraga aylanadi, buni istisno qilib bo'lmaydi. Bunday vaziyatda yagona samarali yondashuv - zamonaviy texnologiyalardan foydalanish va hujjatlar bilan ishlashning barcha bosqichlarini maksimal darajada avtomatlashtirish. Bundan tashqari, yaqinda ular uchun etarli miqdordagi mavjud hisoblash quvvati va yuqori sifatli dasturiy ta'minotning paydo bo'lishi bunday echimni amalga oshirishni oson va iqtisodiy qiladi.

Ish jarayonini avtomatlashtirish korxona ishini yanada samarali tashkil etish imkonini beradi. Hujjatlarni skanerlash, tanib olish va bosib chiqarish texnologiyalaridan foydalangan holda qog'oz va elektron hujjat namunalarini tezda o'zlashtirish qog'oz versiyasi hujjat elektron va orqaga. Shunday qilib, hujjatlarni qog'ozdan elektron topshirishga og'riqsiz o'tkazish usuli ochiladi, shu bilan birga kompyuterning afzalliklaridan foydalanish mumkin bo'ladi.

Yuridik ahamiyatga ega bo'lgan elektron hujjat aylanishini mavjud bo'lganlarga kiritish imkoniyati

5/2016 ISSN 2410-700X_ "FAN SAMBOLI" XALQARO ILIMLI Jurnal.

mijozlarning axborot tizimlari va biznes -jarayonlari yirik, o'rta va kichik biznesning ishini sifat jihatdan yangi bosqichga olib chiqishga yordam beradi. Hujjatlar almashinuvining onlayn mexanizmlaridan foydalanish quyidagi afzalliklarni beradi: geografik joylashuvdan mustaqillik, moliyaviy va buxgalteriya xizmatlari samaradorligini oshirish va biznes yuritish xarajatlarini optimallashtirish.

Avtomatlashtirish, shuningdek, moliyaviy mas'uliyat markazlari va byudjet bandlariga xarajatlarni darhol taqsimlashga, operatsion qarorlar qabul qilish uchun bo'limlar byudjetlarining bajarilishini tahlil qilishga va ularning ishining samaradorligini Internetda baholashga, individual, ayniqsa, muhim xarajatlar bandlarini batafsil tahlil qilishga imkon beradi.

Agar samaradorlik haqida gapiradigan bo'lsak, u holda korxonada hujjat aylanishini avtomatlashtirish ancha tejash imkonini beradi. Qog'oz hujjatlar soni sezilarli darajada kamayadi va shu bilan ularning narxi kamayadi sarflanadigan materiallar... Xodimlar kerakli ma'lumotlarni izlashga, standart hujjatlarni noldan yaratishga va har xil hisobotlarni tuzishga kamroq vaqt sarflaydilar. Hujjatlarni tayyorlash va tasdiqlash bir necha marotaba tezlashadi, bu esa sheriklar tomonidan kompaniyaga bo'lgan ishonchni oshiradi.

Elektron hujjat aylanish tizimi sizga tashkilotning barcha hujjatlarini ishlab chiqish va tasdiqlashni avtomatlashtirish, xodimlarning keng doirasi bilan tanishish uchun hujjatlarni yuborish, buyruqlar berish va ularning bajarilishini nazorat qilish, shuningdek har qanday tashkilotni hal qilish uchun o'zboshimchalik bilan biznes -jarayonlarni yaratish imkonini beradi. vazifalar.

Tizim ish jarayonini avtomatlashtirish vazifalarining ko'pini o'z ichiga olgan bir qator o'rnatilgan standart biznes jarayonlarini o'z ichiga oladi. Ushbu jarayonlardan foydalanib, siz tizimni juda tez boshlashingiz mumkin. Standartlarga qo'shimcha ravishda, foydalanuvchilar o'z jarayonlarini ishlab chiqishlari, shuningdek tizimga o'rnatilgan qulay vositalar yordamida mavjud jarayonlarga kerakli o'zgartirishlar kiritishlari mumkin.

Har qanday biznes -jarayonni tegishli vakolatli tizim foydalanuvchisi ishga tushirishi mumkin. Bundan tashqari, tizim voqealarni rejalashtirishning moslashuvchan imkoniyatlarini taqdim etadi, bu sizga ma'lum jarayonlar va bildirishnomalarni ishga tushirish sanasi va chastotasini oldindan sozlash imkonini beradi.

Tizim sizga nafaqat tashkilotning ichki hujjatlari bilan ishlash, balki kiruvchi va chiquvchi hujjatlarni qayta ishlashni to'liq avtomatlashtirish imkonini beradi. Bunday avtomatlashtirish kiruvchi hujjatlarni qayta ishlash vaqtini sezilarli darajada qisqartiradi va ularning hisobini soddalashtiradi, kiruvchi hujjatni qabul qilishdan chiquvchi hujjatni yuborishgacha bo'lgan jarayonni mutlaqo shaffof va boshqariladigan qiladi.

Qog'oz va elektron hujjatlarni qayta ishlashda odatdagi operatsiyalarga sarflangan vaqt quyida ko'rsatilgan.

Og'irlik har oyda odatdagi operatsiyalarga sarflanadi

3 -rasm - Qog'oz va elektron hujjatlarni qayta ishlashda odatdagi operatsiyalarga sarflangan vaqt ko'rsatilgan grafik.

Elektron yordamida tashkilotning biznes jarayonlarini avtomatlashtirishning asosiy afzalliklaridan biri

5/2016 ISSN 2410-700X_ "FAN SAMBOLI" XALQARO ILIMLI Jurnal.

hujjat aylanish tizimlari - tashkilotda hal qilingan barcha vazifalarning bajarilishi ustidan to'liq nazoratning paydo bo'lishi. Hujjatlarni ishlab chiqish va tasdiqlash vaqtidan tashqari, menejment o'z bo'ysunuvchilari ishining barcha jihatlarini nazorat qilishi mumkin: tizimda ishlash vaqti, bajarilgan vazifalar soni, topshiriqlarni bajarish uchun zarur bo'lgan vaqt, kechiktirilgan vazifalar soni va ularni bajarish muddati. Vakolatli xodimlar o'z vaqtida topshiriqni bajarilmasligi to'g'risida xabardor bo'lishadi, shuning uchun ular ishni kechiktirayotgan xodim bilan bog'lanishlari va yuzaga kelishi mumkin bo'lgan muammoni tezda hal qilishlari mumkin. Bundan tashqari, istalgan vaqtda siz tashkilotning dolzarb vazifalari borasida batafsil hisobotlarni so'rashingiz mumkin.

Ijro nazorati sizga tashkilot ishini tubdan o'zgartirishga, murakkab jarayonlarni sodda va shaffof qilishga, barcha xodimlarning ish sifatini ko'rsatishga va barcha jarayonlarga tez ta'sir o'tkazishga imkon beradi.

So'nggi paytlarda korporativ tizimlarga xos bo'lgan, masalan, grafik yo'nalish dizayneri, ro'yxatga olish kartalari dizayneri va kichik va o'rta biznesga mo'ljallangan elektron hujjat aylanish tizimlari uchun qutilarga asoslangan echimlar paydo bo'la boshladi. hisobot shablonlari yoki foydalanuvchilarga qo'shimcha dasturiy modullarni yozish qobiliyati.

Hujjatlar hajmi ba'zan juda katta bo'lgan va qog'oz bilan ishlash butun bo'limlarning faoliyatini sekinlashtiradigan yirik korxonalarda EDMSni joriy etish maqsadga muvofiqdir. Elektron hujjat aylanish tizimi har qanday korxona yoki tashkilotning ish tezligini oshirishning samarali vositasidir.

Birinchidan, bu qog'oz ommaviy axborot vositalarining narxini pasaytirish. Bundan tashqari, tashkilot xodimlari imzo olish uchun, boshqasi muhr uchun keyingi bo'limga yugurishga vaqt sarflashlari shart emas. Tabiiyki, bu axborot oqimlarini qayta ishlash tezligiga ta'sir qiladi. Buyurtmalar tezroq bajariladi, hujjatlar kechiktirilmasdan ko'rib chiqiladi.

V zamonaviy dunyo Raqobat tobora kuchayib borayotgani va axborot oqimining oshib borayotgani tufayli sizdan har kuni infratuzilmangizni yanada samarali ishlashini, barchani samarali ishlashini, biznes jarayonlarini takomillashtirishni va o'z biznesingizni shaffof va xavfsizroq qilishni so'rashadi. Va hamma narsani tezroq, xavfsizroq va arzonroq narxda qiling. Bunday sharoitda samarali elektron hujjat aylanish tizimining mavjudligi muvaffaqiyatli biznes uchun hal qiluvchi ahamiyatga ega bo'ladi.

Foydalanilgan adabiyotlar ro'yxati:

1. Bondaletov V.V. Zamonaviy Rossiya sharoitida menejerning karyera va kasbiy malakasi. / To'plamda: Professional ijtimoiy ta'lim: darajalari, tajribasi va rivojlanish istiqbollari. XIII Butunrossiya ijtimoiy-pedagogik kongressi materiallari to'plami. 2013 yil 38-40.

2. Veretexina S.V. Korxonalarning maktabgacha ta'lim muassasalarida elektron hujjat aylanishi tizimini joriy etish muammolari // Kadrovik 2014, No 11. P. 122-129.

3. Veretexina S.V. Psixometrik testlar va dasturiy echimlar. Afanasiev o'qishlari materiallari. 2015. T.1.; 13. P.116-121.

4. Veretexina S.V., Rubtsova E.V. Avtomatlashtirilgan tizimlar hujjatlarning bajarilishini nazorat qilish. Zamonaviy fan: nazariya va amaliyotning dolzarb muammolari. Seriya: Iqtisodiyot va huquq. 2015. № 3-4, 12-16-betlar.

5. Veretexina S.V. MOREG-2 Evropa spetsifikatsiyasi talablarini va Rossiya bozorida EDMS / ECM dasturiy ta'minot echimlarini import o'rnini bosish muammosini ko'rib chiqish. Ivanovo o'qishlari materiallari. 2015. № 5. P.203-209.

6. Veretexina S. V. Avtomatlashtirilgan kadrlarni baholash tizimlari / S. V. Veretexina // Rossiyada kadrlarni boshqarish va intellektual resurslar. 2015. T. 4. Yo'q. 5C. 72-77. DOI: 10.12737 / 14961

7. Vinichenko M.V. Samaradorlik KPI asosi sifatida. Ivanovo o'qishlari materiallari. 2015. No 5. S. 209-216.

8. Vinichenko M.V. Kadrlar zaxirasi qo'llanmalar. / Vinichenko M.V. // Muammolarni tahlil qilish va davlat boshqaruvini loyihalash. - 2014. - No 5 (37), 7. jild - B.16-30

9. Kibanov A.Ya. Kadrlar boshqaruvi asoslari. - M.: INFRA-M, 2014.- 440 b.

5/2016 ISSN 2410-700X "FAN SAMBOLI" XALQARO ILIMLI Jurnal.

10. Kirillov A.V. Mahalliy amaliyotda kadrlarni boshqarish texnologiyalarini rivojlantirishning muammoli masalalari va ularni hal qilish yo'llari: Monografiya / A.V. Kirillov, M.V. Vinichenko, A.V. Melnichuk, S.A. Makushkin. - M.: Rusays, 2015.- 280 s

11. Aksenov, A.S. Kichik biznes uchun elektron hujjat aylanish tizimini joriy etish xususiyatlari / A.S. Aksenov // Donbassning innovatsion istiqbollari: xalqaro ilmiy-amaliy materiallar. Konf., 20-22 may, 2015 yil V. 7: Innovatsion rivojlanish sharoitida boshqaruvni isloh qilish. -Donetsk, 2015.-S.7-11.

12. Mansurova N.A. Kichik va o'rta biznesda elektron hujjat aylanishini joriy etish shartlari va bosqichlari // Iqtisodiy tadqiqotlar. № 1., 2014 yil

© Vladychanskiy T.V., 2016 yil

UDC 316.346.32-053.6

Goldenberg Ekaterina Aleksandrovna

Novosibirsk davlat iqtisodiyot va menejment universiteti iqtisodiyot fakulteti 3 -kurs talabasi - "NINH", Novosibirsk, RF Elektron pochta: [elektron pochta himoyalangan]

Yoshlar tomonidan ijtimoiy axborot vositalaridan faol foydalanish muammolari va ularni hal qilish yo'llari.

izoh

Maqola faol va tez -tez ishlatilishidan kelib chiqadigan asosiy muammolarning mohiyatini ochib beradi ijtimoiy tarmoqlar, ularning mumkin bo'lgan sabablari. Muayyan shaxs va bir guruh odamlar bilan bog'liq muammolarni hal qilish usullari taklif qilingan. Ijtimoiy tarmoq foydalanuvchisi tomonidan muammolarni mustaqil hal qilish imkoniyatlari ochib berilgan.

Hozirgi vaqtda ijtimoiy tarmoqlar va ular bilan bog'liq muammolar keng doiralarda eng dolzarb bo'lib qolmoqda. Ijtimoiy tarmoqlar yildan -yilga ommalashib bormoqda, deyarli hech kim, asosan yoshlar, o'z hayotini Internetdan foydalanmasdan tasavvur qila olmaydi (axir, bu ijtimoiy tarmoqlar kabi manba yaratishning asosiy maqsadi) . Albatta, yoshlar boshqa maqsadlarga intilishadi (norasmiy muloqotdan tashqari), har xil saytlarda ro'yxatdan o'tishadi, masalan: yangiliklarni tomosha qilish, musiqa tinglash, ish yozishmalari, ish. Biroq, ko'p vaqtini ijtimoiy tarmoqlarda o'tkazgan yoshlar, ayniqsa, qarindoshlari, yaqinlari, do'stlari bilan norasmiy muloqotga bag'ishlanishadi.

Ijtimoiy tarmoqlardan faol foydalanish, ular ilmiy -texnik taraqqiyot fonida o'z vaqtida paydo bo'lishiga qaramay, zamonaviy dunyoda masofaviy aloqani rivojlantirish bilan bog'liq ekanligiga qaramay, hali ham salbiy tomonlari va muammolariga ega. individual va odamlar guruhlari (va bu guruhlar a'zolar soni bo'yicha mutlaqo boshqacha bo'lishi mumkin) va hal qilinishi kerak bo'lgan va odatdagi vaqtga zarar bermasdan hal qilinadigan, masalan: taraqqiyot, jamiyatning texnik va texnologik rivojlanishi.

Faol bilan bog'liq muammolarni hal qilish bo'yicha takliflar ishlab chiqish uchun

EDMS - IT -ning eng sirli va mifologik sohalaridan biri. Bu sektor paydo bo'lganidan beri afsonalarga to'lib ketgan. Tabiiyki, ularning ba'zilari allaqachon eskirgan va o'z ahamiyatini yo'qotgan, biroq yangi sanoat va IT yo'nalishlari bozorga noto'g'ri tushunchalarni qo'shmoqda. Eng dolzarblarini bekor qilish vaqti keldi.

1. EDMS - bu ofis, kirish / chiqish va ma'muriy hujjatlarni avtomatlashtirish

Elektron hujjat aylanish tizimlari Rossiya bozorida uzoq vaqtdan beri o'rnatilganligiga qaramay, bu nuqtai nazar keng tarqalgan.

Aslida hamma elektron hujjat aylanishiga ega. Siz Word -da fayl yaratib, uni elektron pochta orqali jo'natganingizda yoki faylni pochta orqali olganingizda - elektron hujjat aylanishi allaqachon sodir bo'lgan.

"Ofis qog'ozli hujjatlar bilan ishlashning mahalliy amaliyotiga eng mos keladigan EDFni tashkil etish shakllaridan biridir", - deya tushuntirdi u. Sergey Kuryanov, Strategik marketing bo'yicha direktor, DocsVision. Bu shakl barcha rasmiy hujjatlarni to'liq markazlashtirilgan hisobga olishni, shuningdek rahbariyat tomonidan berilgan ko'rsatmalarni bajarish jarayonini nazorat qilishni nazarda tutadi.

Biroq, korxona mazmuni rasmiy hujjatlar bilan chegaralanib qolmaydi, ulardan oldin va ularni tayyorlash jarayonida norasmiy hujjatlar tuziladi va tarqatiladi. Va ularning oqimlari ancha murakkab va ko'proq.

Ushbu EDMS barcha elektron hujjatlarni istisnosiz boshqarish muammosini hal qilishi kerak - rasmiy va norasmiy - Sergey Kuryanov

"Biz axborot dunyosida yashayapmiz va deyarli 100% ma'lumot elektron hujjat ko'rinishida mavjud. Haqiqiy EDMS barcha elektron hujjatlarni istisnosiz boshqarish muammosini hal qilishi kerak - rasmiy va norasmiy", - deydi Sergey Kuryanov. Uning so'zlariga ko'ra, har bir hujjat turi uchun alohida tizimlar ishlab chiqarish emas, balki o'z EDMSdan muammoning kompleks hal qilinishini talab qilish to'g'ri bo'lardi.

2. EDMS o'z -o'zidan kompaniyani ichki tartibsizliklardan qutqaradi

Bu chuqur ildiz otgan afsonalardan biri. Aslida, EDMS tashkiliy tartibsizliklarni hal qilmaydi, agar u kompaniyada mavjud bo'lsa.

"Agar tizim ichki o'zaro ta'sir, biznes -jarayonlar va mas'uliyat sohalari to'g'risida tushuncha bo'lmagan kompaniyada joriy etilsa, tizimni joriy etish bu muammolarni yanada kuchaytiradi", - deya tushuntirdi u. Ivan Tarxanov, Kognitiv texnologiyalar bo'yicha elektron hujjat aylanishi bo'limi boshlig'i. Amalga oshirish to'g'risida qaror qabul qiluvchilar ushbu loyiha bilan qanday maqsadlarni ko'zlayotganlarini aniq bilishlari kerak.

Agar tizim ichki o'zaro ta'sir, biznes -jarayonlar va mas'uliyat sohalari to'g'risida tushuncha bo'lmagan kompaniyada qo'llanilsa, tizimni joriy etish bu muammolarni yanada kuchaytiradi - Ivan Tarxanov

3. Agar hujjat aylanishi elektron bo'lsa, u samarali hisoblanadi.

Bu afsona bir necha yil oldin avjiga chiqqan edi. Endi, ko'pchilik xaridorlar bunday emasligini allaqachon tushungan, lekin ko'pchilik bu aldanishga ishonishda davom etmoqda.

"Elektron hujjat aylanishi ham samarasiz bo'lishi mumkin, barchasi texnik jarayonga emas, balki biznes jarayonining o'zi qanchalik samarali qurilganiga bog'liq", dedi u. Sergey Plaunov, CROCda BPM va ECM boshlig'i.

"Siz o'zingizga savollarga javob berishingiz kerak: qayta injiniring o'tkazildi, kompaniyadagi mavjud eng yaxshi tajribalarni o'zlashtirdi, umuman kompaniya uchun muhim bo'lgan tartiblarni hisobga oldi". Ilya Konstantinov, Bo'lim korporativ tizimlar, Raqamli dizayn bo'yicha texnik mutaxassis. Tizimni kim va qanday rejimda ishlatishi, boshqaruv EDMSda ishlaydimi yoki hamma narsani yordamchilar bajarishi muhim. Bularning barchasi nuanslar, lekin Konstantinovning so'zlariga ko'ra, ular mijozning maqsadlarini amalga oshiradi.

Shunday qilib, agar hujjat aylanishining biznes jarayonini qayta injiniring qilish va optimallashtirish elektron hujjat aylanishiga o'tishga to'g'ri kelsa, Sergey Plaunovning so'zlariga ko'ra, siz uni darhol eng samarali shaklda amalga oshirishingiz mumkin.

Agar elektron hujjat aylanishiga o'tish bilan ish jarayonining vaqtini qayta injiniring qilish va optimallashtirish bo'lsa, uni darhol eng samarali shaklda amalga oshirish mumkin - Sergey Plaunov

4. Eng yaxshi tanlov - bu bozor rahbarlarining echimlari

Bu afsona sirtdan yotadi va soddaligi va ravshanligi tufayli xaridorlarning ongini egallaydi, ularning tanlovini oldindan belgilaydi yoki hech bo'lmaganda jiddiy ta'sir qiladi. Ammo, aslida, hamma narsa oddiy emas.

"Bugungi kunda mashhurlik cho'qqisiga chiqqan tizimlar o'tgan yillarda bozorni zabt etdi, o'shanda o'ziga xos texnologik va boshqa afzalliklarga talab katta edi", dedi u. Aleksandr Nazarov, Haulmont savdo bo'limi boshlig'i. Endi bozor ehtiyojlari o'zgarib bormoqda va 4-5 yil oldin ishlab chiqilgan echimlar tobora dolzarb bo'lib bormoqda.

Tizimlar, bugungi kunda mashhurlik cho'qqisi, o'tgan yillarda bozorni zabt etdi, o'shanda o'ziga xos texnologik va boshqa afzalliklarga talab katta edi - Aleksandr Nazarov

Rahbarlarga qaraganda kamroq qo'llaniladigan bunday tizimlar, Nazarovning fikriga ko'ra, ancha ilg'or, texnologik bo'lishi mumkin. zamonaviy texnologiyalar va joriy qilinganidan keyin kamida 5-7 yil davomida tegishli bo'ladi. Shu bilan birga, ularning bozorda bo'lish davri va shuning uchun ularning loyihani amalga oshirish tajribasi har qanday miqyosdagi loyihalarni amalga oshirish uchun etarli bo'lishi mumkin.

5. G'arbda ishlab chiqarilgan tizimlar yanada funktsional va moslashuvchan

Bu afsona haqiqiy asosga ega. Tarixiy jihatdan, rus tizimlari G'arbiy ECM echimlaridan past edi, lekin ular ko'proq maxsus talab qilinadigan jarayonlarga yo'naltirilgan edi Rossiya kompaniyalari, boshqaruvni tashkil etish nuqtai nazaridan ma'lum o'ziga xoslikka ega.

"EDMS bozorining so'nggi o'n yilliklarida, eng etuk mahalliy ishlab chiqaruvchilar G'arb tizimlaridan kam bo'lmagan kuchli va moslashuvchan avtomatlashtirish platformalarini joriy qilishdi", deb tushuntirdi u. Vladimir Andreev, Doksvision prezidenti. Shu bilan birga, uning so'zlariga ko'ra, ular ma'lum afzalliklarga ega, chunki ular dasturiy ta'minotning narxi va xizmatlarning mavjudligi haqida gapirmasa ham, ichki xususiyatlarga ega jarayonlarni avtomatlashtirishga yo'naltirilgan tayyor modullar va ilovalarni o'z ichiga oladi.

EDMS bozorining so'nggi o'n yilliklarida, etuk mahalliy ishlab chiqaruvchilar G'arb tizimlaridan kam bo'lmagan kuchli va moslashuvchan avtomatlashtirish platformalarini joriy qilishdi - Vladimir Andreev

6. EDMS faqat aniq qoidalari va tavsiflangan biznes jarayonlari bo'lgan tashkilotlar uchun

Darhaqiqat, agar tashkilot tartibsiz bo'lsa, ishlaydigan EDMSdan hech qanday ma'no yo'q. Ammo hamma narsa aniq va ravshan bo'lishi shart emas.

"So'nggi paytlarda moslashuvchan boshqaruv metodologiyasidan foydalanadigan kompaniyalar tobora ko'proq ishlarni moslashuvchan boshqarishni qo'llaydilar", - dedi Ivan Tarxanov. Uning so'zlariga ko'ra, EDMS ham ushbu tendentsiyaga moslashadi va klassik konfiguratsiyalari va ish qoidalarini o'zgartiradi.

So'nggi paytlarda boshqaruvning moslashuvchan metodologiyasidan foydalanadigan kompaniyalar tobora ko'proq ishni moslashuvchan boshqarishni qo'llaydilar - Ivan Tarxanov

7. Tizim joriy etilgandan so'ng darhol uni faol ishlatishni boshlashingiz mumkin

Avtomatlashtirish ob'ektining tabiati tufayli - jarayonlar Korporativ boshqaruv- EDMSni ishlab chiqarishda tugaydigan oddiy loyiha sifatida qabul qilish mumkin emas. Har qanday boshqaruv jarayonlari doimiy ravishda o'zgarib turadigan ob'ektdir. Bundan tashqari, EDMS joriy etilishining boshida, qabul qiluvchi tomon potentsial tizimning haqiqiy imkoniyatlari to'g'risida yomon tasavvurga ega.

"Amalda, EDMSni amalga oshirish - bu avtomatlashtirilgan jarayonlar diapazonini rivojlantirish uchun ham, ularning funktsional mazmunini kengaytirish va jarayonlarni modernizatsiya qilish uchun ham o'zaro bog'liq loyihalar zanjiri", - dedi Vladimir Andreev. Shuning uchun EDMS asboblar to'plamiga, agar iloji bo'lsa, allaqachon o'rnatilgan ilovalarni sozlash va tobora ko'proq yangi jarayonlarni tez avtomatlashtirishga aniq talablar qo'yiladi.

Amalda, EDMSni amalga oshirish - bu avtomatlashtirilgan jarayonlar diapazonini rivojlantirish uchun ham, ularning funktsional mazmunini kengaytirish va jarayonlarni modernizatsiya qilish uchun ham o'zaro bog'liq loyihalar zanjiri.

8. EDMSni amalga oshirishda mijozdan hech narsa talab qilinmaydi, hamma narsa pudratchi tomonidan amalga oshiriladi

Bu aldanish birinchi navbatda kichik kompaniyalarga, shuningdek, axborotlashtirishni yoqtirmaydigan va kamdan -kam hollarda bunday loyihalarni amalga oshiradiganlarga xosdir. Darhaqiqat, EDMSni joriy etish deyarli har doim kompaniyaning ichki ishi va tartibini o'zgartiradi.

"Agar jamoa bunga tayyor bo'lmasa va o'zgarish uchun kuchli motivatsiya bo'lmasa, bu ta'sir aksincha bo'ladi yoki nol bo'ladi", - dedi Ivan Tarxanov. Shu bilan birga, yaqinda, unga ko'ra, o'zgarishga moyillik bor, tk. mijozlar ko'proq tajribaga ega bo'lishdi.

9. Kichik biznes yaxshi EDMSga muhtoj emas

Afsona juda aniq va kichik kompaniyalarga MS Office va 1C kerak degan noto'g'ri tushuncha bilan bog'liq.

Haqiqatan ham, agar kompaniyada 10 kishi ishlayotgan bo'lsa, siz hujjatlarni Excel -da ro'yxatdan o'tkazishni va hisobga olishni tashkil qilishingiz, hujjatlar rasmlarini bulutda saqlashingiz va ularni Outlook -ga yo'naltirishingiz mumkin.

"Kichik tashkilot bulutli echimni mos deb topishi mumkin. Bu ham Google Apps, ham Microsoft Office 365", - deydi Sergey Kuryanov.

"Bu jamoa uchun bu sharoitda yaxshi va tushunarli tizim bo'lishi mumkin", deb tushuntirdi Ilya Konstantinov. Savol tug'iladi: kichik biznes va IT o'z oldiga qanday vazifalarni qo'yadi?

"Hammasi kichik biznes deb hisoblanadigan narsaga bog'liq. Agar biz ish jarayonining o'ziga xos xususiyati bo'lgan ushbu ta'rifdan mikrobiznesni chiqarib tashlasak, kichik biznes uchun EDMSning foydasi bor", - dedi ABBYY korporativ loyihalar direktori Dmitriy Shushkin. Rossiya. Albatta, ko'lami tufayli kichik biznes uchun EDMSdan foydalanish samarasi o'rta yoki yirik korxonalarga qaraganda kamroq bo'ladi.

"Albatta, kiruvchi yozishmalarni ro'yxatdan o'tkazish, buyurtmalarning bajarilishini nazorat qilish, hujjatlarni tasdiqlash tartiblarini avtomatlashtirish kabi vazifalar kichik korxonalar uchun juda og'ir va kerak emas, chunki bunday narsalarni kichik guruh odamlar muhokama qilishi osonroq va tezroq. o'sha stolda o'tiribdi, - tushuntirdi u Sergey Plaunovga. Shu bilan birga, axborotni sifatli tuzish, qidirish va unga tezkor kirishni ta'minlash, hujjatlar shablonlarini tuzish, ularni muhokama qilish va h.k. mumkin bo'lgan ishchi axborot muhitini shakllantirish vositalari hatto juda mos bo'lishi mumkin. kichik biznes haqida.

"Agar tadbirkor o'sishni rejalashtirayotgan bo'lsa, unda ichki kommunikatsiyalarni, biznes -jarayonlarni rivojlantirish va tuzatish haqida o'ylash kerak", - tushuntirdi Ilya Konstantinov. Va ertami -kechmi, hujjat aylanish platformasini tanlash masalasi dolzarb bo'lib qoladi.

10. Mobil EDMS xavfli

Aslida, mobil EDMS mobil aloqasi bo'lgan boshqa korporativ dasturlardan ko'ra xavfli emas.

"Tahdid mobil EDMSda emas, balki ma'lum bir mobil ish stantsiyasini amalga oshirishda, mijozning AT xodimlari xavfsizlik siyosati yo'qligida yoki noto'g'ri qo'llanilishida", - tushuntirdi Sergey Kuryanov.

Tahdid mobil EDMSda emas, balki ma'lum bir mobil ish stantsiyasini amalga oshirishda, mijozning AT xodimlari tomonidan xavfsizlik siyosati yo'qligi yoki noto'g'ri qo'llanilishida, - Sergey Kuryanov

"Ko'p narsa kompaniyaning siyosatiga, ishlatilgan texnologiyalarga va ta'minlanishiga bog'liq axborot xavfsizligi"Ham tashkiliy, ham texnik choralar ishlab chiqilishi kerak", - dedi Sergey Plaunov. zamonaviy vositalar bu xavfsiz. Va Plaunovning so'zlariga ko'ra, bu zamonaviy voqelikda juda muhim.

"Hozirgi vaqtda EDMS sotuvchilari korporativ ma'lumotlarga kirish xavfsizligi masalasini hal qilmoqdalar. Ba'zi platformalar uchun alohida dasturiy mahsulotlar EMSga xavfsiz mobil kirishni ta'minlash ", - tushuntirdi Ilya Konstantinov. Kirishning har xil usullari, uning so'zlariga ko'ra, murakkab xavfsizlik choralarini talab qiladi. Va bu vazifani IT xizmatlari EDMS kontekstida emas, balki kontekstda hal qiladi. kompaniyaning butun IT -manzarasi.

"Shuningdek, bu afsona javobi yirik korporatsiyalar, shu jumladan moliyaviy va davlat korporatsiyalarining EDMSga mobil aloqasi borligi va boshqaruvning eng yuqori pog'onalarida qo'llanilishi bo'ladi", dedi Ilya Konstantinov.

Katta korporatsiyalarda, shu jumladan moliyaviy va davlat korporatsiyalarida, EDMSga mobil kirish imkoniyati mavjud va u boshqaruvning eng yuqori darajalarida qo'llaniladi - Ilya Konstantinov

11. ERIni amalga oshirish uchun qonuniy asos yo'q

Aslida qonunchilik bazasi EDSni joriy etish uchun to'liq tayyor.

"Endi hech kim korxonalarni hech qanday hujjatlar bilan qog'ozsiz hujjat aylanishiga o'tishiga to'sqinlik qilmaydi, faqat kelishilgan kichik ro'yxat (xodimlar va ish yuritishning boshqa maxsus turlari) bundan mustasno", - tushuntirdi Sergey Kuryanov. Muammo ko'pincha qonun va qoidalarning yo'qligida emas, balki kompaniyaning ichki ishlab chiqilmaganligidadir qoidalar, EDS vositalaridan foydalanishni qonuniylashtirish va shuning uchun qog'ozsiz hujjat aylanishiga o'tish mumkin emas.

Kuryanovning so'zlariga ko'ra, bu simli Internetdagi "oxirgi mil" muammosiga o'xshaydi - magistral kanallar va marshrut infratuzilmasi mavjud, lekin uy kompyuteri bu infratuzilmaga ulanmagan.

"Axir, hech kim sizga provayderni chaqirmaydi va kvartira ichidagi ulanish va yo'nalishni tashkil qilmaydi", deb tushuntiradi u.

12. EMSni amalga oshirish juda uzoq davom etadi

Bu bayonot bir paytlar haqiqat edi, lekin hozirda bu to'liq afsona.

"Haqiqatan ham, besh yil oldin, EDMSni qog'oz ishining tasviri, o'xshashligi va reglamentida amalga oshirish uzoq va qiyin edi. SED", - dedi Aleksandr Nazarov. Va agar siz vaqtni hisobga olsangiz dizayn oldidan so'rov, tizimni uzoq vaqt sozlash va uni tashkilotning IT -infratuzilmasiga integratsiyalashuvi, har bir foydalanuvchi uchun ilovani o'rnatish vaqti va boshqa omillar, EDMSni amalga oshirish haqiqatan ham ko'p vaqt va resurslarni talab qildi. Ammo hozir vaziyat boshqacha.

"Zamonaviy EDMS platformalarida tez ishga tushirish uchun ko'plab vositalar mavjud, ulardan foydalanishga tayyor ilovalar majmuasidan tortib, funksiyalarni oddiydan murakkabgacha bosqichma-bosqich oshirish imkonini beradigan vositalar",-tushuntirdi Sergey Kuryanov. Shunday qilib, siz tez va arzon ishni boshlashingiz va kerak bo'lganda har qanday darajaga ko'tarishingiz mumkin.

"EDMSni amalga oshirish vaqti ish jarayonining murakkabligi, uni optimallashtirish zarurati, u yoki bu echimni takomillashtirish va sozlash, foydalanuvchilar soni va tashkilotdagi integratsiyalashgan tizimlar va boshqalarga bog'liq." , - dedi Sergey Plaunov. O'n minglab foydalanuvchilar va ko'plab birlashgan tizimlar haqida gap ketganda, 2-3 yil-bu mutlaqo normal davr. O'rta biznes, Plaunovning so'zlariga ko'ra, o'rtacha olti oy ichida sanoat EDMSni olishi mumkin.

O'rta biznes o'rtacha olti oy ichida sanoat EDMSni olishi mumkin - Sergey Plaunov

"EDMSni amalga oshirish tezligi vazifaning kengligiga bog'liq", dedi Dmitriy Shushkin. Ta'sirni bir necha yil kutmaslik uchun, uni bosqichma -bosqich bajarish kerak. Shushkinning so'zlariga ko'ra, vazifalarning to'g'ri ustuvorligi amalga oshirishning birinchi bosqichidan keyin aniq natijalarga erishishga yordam beradi.

Vazifalarning to'g'ri ustuvorligi, Shushkinning so'zlariga ko'ra, amalga oshirishning birinchi bosqichidan keyin aniq natijalarga erishishga yordam beradi - Dmitriy Shushkin