Види системи автоматизації бізнесу. Оптимізація бізнес-процесів підприємства. Організація діяльності компанії

Навколо терміну «автоматизація бізнесу» склалася досить велика кількість міфів, стереотипів та забобонів. Наприклад, що автоматизація необхідна лише бухгалтерського обліку, а, скажімо, управлінські бізнес-процеси автоматизувати неможливо. Або, що автоматизація необхідна виключно великим компаніям, а невеликим підприємствамцілком можна обійтися без неї. Або, що системи автоматизації – штука надзвичайно дорога, і далеко не факт, що витрати колись окупляться. Для цієї статті ми зібрали питання, які часто ставлять підприємці щодо автоматизації, підготували на них зрозумілі відповіді та проілюстрували реальними кейсами.

Реальна автоматизація – що це таке

Автоматизація бізнесу – це перехід компанії з трудомістких ручних операцій використання сучасних інформаційних технологійу оперативній роботі. Також під автоматизацією мають на увазі використання сучасних технологійтам, де раніше вони взагалі не застосовувалися.

У малому бізнесі автоматизацію застосовують зазвичай у двох випадках:

у підтримуючих процесах, які безпосередньо на збільшення доходів не впливають, але є обов'язковими для бізнесу – наприклад, бухоблік та звітність;

в основних бізнес-процесах - це, наприклад, можуть бути автоматизація продажів або автоматизація взаємодії з клієнтами (вона ж - використання CRM).

Відповідно, мотиви та цілі автоматизації можуть бути різними – у першому випадку це потрібно, щоб забезпечити стабільність бізнесу та скоротити витрати часу та ресурсів, у другому – щоб підвищити прибутковість бізнесу, отримати конкурентні переваги, покращити сервіс, залучити та утримати клієнтів, підвищити ефективність тощо.

«Водрозділ» між цими двома групами бізнес-процесів якраз і показує різницю між «автоматизацією обліку» та реальною автоматизацією: перша допомагає з мінімальними витратами виконати зобов'язання компанії перед державою та її фіскальними органами, друга – допомагає компанії витрачати менше, заробляти більше та розвиватися ефективніше. Так що однією бухгалтерією автоматизація не обмежується, спектр її застосування значно ширший.

Що собою представляють системи автоматизації

Системи автоматизації - це програми і послуги, які використовуються для переходу від ручної праці до інформаційних технологій. Іншими словами, і комплексна ERP-система управління ресурсами підприємства, і хмарний сервіс для інтернет-магазину – це система автоматизації.

Будь-яка система автоматизації бізнесу передбачає декілька ключових процесів: збирання (введення) даних, обробка даних та надання зібраної та обробленої інформації в тому вигляді, обсязі, форматі, в якому вона потрібна керівнику або профільному фахівцю.

Наприклад, якщо в систему внести інформацію про контакти з потенційними клієнтами, потім вказати, на якій стадії знаходяться переговори з кожним з них, акуратно вводити дані про результати переговорів і про операції, що відбулися, – то в хорошій системі управління продажами можна моментально отримати «воронку продажів », а при накопиченні деякої статистики – і прогноз продажів залежно від того, наскільки інтенсивно сьогодні попрацювали ваші менеджери.

Аналогічно системи автоматизації працюють й інших процесів. Керівник миттєво може отримати інформацію про стан справ у компанії: скільки грошей на рахунках, скільки ви повинні і скільки ви повинні, яка структура витрат і рентабельність проекту, скільки «холодних» дзвінків зробили співробітники, яка реальна ефективність кожного менеджера і т.д.

Навіщо взагалі потрібна реальна автоматизація,
що вона дає компанії

Якщо коротко, то правильно проведена автоматизація дозволяє робити таке:

покращити якість обслуговування клієнтів;

оптимізувати витрати на логістику, покращити якість логістики на всіх етапах - від надходження продукту на склад до доставки його клієнту;

якісно планувати надходження коштів, запобігати касовим розривам;

прораховувати рентабельність замовлень;

швидко та правильно готувати документи для клієнтів, підрядників та партнерів – від комерційної пропозиції до акту звірки;

розвантажити керівника та ключових менеджерів від рутинної роботи, більш ефективно використовувати їх робочий часу розвиток компанії;

оперативно отримувати будь-які звіти про реальний стан справ у компанії;

оптимізувати витрати на персонал, ефективніше використовувати робочий час та компетенції співробітників;

мінімізувати негативний вплив на бізнес «людського фактора»;

безпечно зберігати інформацію - кожен співробітник працює тільки з тими даними, до яких йому надано доступ;

покращити та прискорити бізнес-процеси в компанії;

ефективно підтримувати оперативну діяльність – організувати облік та контроль.

У невеликому бізнесіці ефекти зазвичай помітні вже за кілька тижнів.

Які бізнес-процеси можна і потрібно автоматизувати

Зазвичай автоматизацію бізнесу починають з масових трудомістких рутинних операцій, з процесів, які найбільше впливають на виручку та прибуток компанії, або ж з найбільш проблемних ділянок.

По перше, можна автоматизувати завдання, які вручну виконувати дуже трудомістко чи взагалі неможливо - враховувати роздрібний товарообіг, аналізувати рух товарів, планувати грошові потоки, планувати та враховувати робочий час, розраховувати собівартість тощо.

По-друге, можна автоматизувати роботу співробітників, які виконують стандартні рутинні операції (телемаркетологи, логісти, менеджери з продажу тощо) або взагалі зняти певні роботи зі співробітників (наприклад, налаштувати автоматичну синхронізацію даних про наявність товарів на складі та на вітрині інтернет-магазину) .

По-третє, можна використовувати автоматизацію у тому, щоб «навести лад у домі» - взяти під контроль дебіторку, складські запаси, зайнятість співробітників, виконання ними нормативів з дзвінкам і зустрічам із клієнтами тощо.

Необов'язково автоматизувати відразу всі бізнес-процеси. У міру потреби можна поступово розширювати масштаби автоматизації у своїй компанії. І створювати єдину системууправління послідовно.

Головне, пам'ятати про цілі, заради яких було затеяно автоматизацію. Автоматизація заради автоматизації - це марна трата часу та ресурсів.

Як вибрати програмний продукт для автоматизації

При виборі системи автоматизації бізнесу ви можете йти двома шляхами:

Використовувати типовий (коробковий) продукт або хмарний сервіс.

Розробити та впровадити індивідуальне програмне рішення.

Стандартне рішення впровадити простіше, і воно коштуватиме дешевше. Але треба мати на увазі, що не кожен типовий продукт можна доопрацювати під свої завдання - у ряді програм можливості доналаштування сильно обмежені або взагалі виключені. До речі, те саме стосується і хмарних сервісів.

Оптимальний для багатьох компаній малого бізнесу варіант – придбати готове рішенняз можливістю донастройки, швидко запустити його, ніж гальмувати життєво важливі бізнес-процеси, а разі потреби - розпочати роботу з кастомізації продукту, тобто. його налаштування під конкретні завдання вашої компанії.

Вибір програми - справа досить відповідальна, необхідно опрацювати досить суттєвий масив інформації. Програмних продуктів на ринку багато, у кожного свої особливості та переваги. Ви повинні отримати відповіді на такі важливі питання:

які саме завдання та процеси планується автоматизувати;

чи відповідає функціонал системи тим завданням, які потрібно буде вирішити за її допомогою;

чи можливо доналаштувати систему під власну бізнес-практику;

чи можливо буде за зміни бізнес-процесів чи умов ведення бізнесу швидко змінити систему, не припиняючи її експлуатації;

наскільки система проста та зручна у використанні;

чи можливо інтегрувати систему з іншими програмами чи сервісами;

чи підтримується робота системи на планшетах, смартфонах;

хто і як здійснюватиме технічну підтримку;

скільки коштує використання та підтримка.

Для відповіді на ці питання доцільно проконсультуватися з представниками вендорів (тобто компаній-розробників ПЗ). Якщо є можливість – поспілкуйтеся також із колегами-підприємцями, які вирішують схожі завдання; їхній досвід дасть вам цінну інформацію, яка допоможе зробити вибір на користь того чи іншого програмного продукту.

Скільки коштує система автоматизації

Це риторичне питання, і однозначної відповіді не існує. Скільки коштує ремонт? Можна зробити за 100 тисяч рублів, а можна за мільйон, все залежить від площі приміщення, завдань, якості матеріалів тощо. Вартість конкретного програмного рішення також залежатиме від багатьох змінних: які завдання потрібно вирішувати за допомогою системи, типовий це продукт або налаштований, які ресурси будуть потрібні для впровадження, скільки робочих місць будуть підключені до системи і т.д.

Вартість автоматизації складається з кількох складових:

вартість самої системи (вартість коробки або орендні платежі – у разі використання «хмарних» додатків);

витрати на налаштування системи та навчання персоналу;

вартість регулярного супроводу.

До цього можна додати непрямі витрати – наприклад, витрати часу директора та ключових користувачів на участь у проекті.

Як відбувається впровадження системи автоматизації
і як вибрати компанію-підрядника

Впровадження - це процес припасування софту під бізнес і, частково, бізнесу - під софт.

Для простих завдань або процесів «впровадження» полягатиме лише в установці софту на свій комп'ютер (або реєстрацію в «хмарному» сервісі) та введення початкової інформації. Відразу після цього можна починати виписувати документи, заповнювати базу клієнтів чи видавати завдання.

Для більш складних завдань (наприклад, розрахунок планової рентабельності замовлень у момент укладання угоди – у тому, щоб не спрацювати на збиток), можливо, потрібно доопрацювати систему під умови і практики, що склалися у компанії. У правильно вибраній системі зазвичай підтримується якийсь типовий процес для такого завдання. Але практично кожна компанія має власну методику. Ось цю специфіку в процесі впровадження і потрібно відобразити.

Використання можна виконати власними силами або запросити фахівців. Але не варто сподіватися, що підрядник зробить все в кращому виглядібез вашої участі; ключові співробітники та керівництво компанії повинні будуть брати активну участь практично на всіх етапах, від того, чим глибше ви поринете в процес впровадження, багато в чому залежатиме успіх проекту.

Вибирати партнера з впровадження потрібно приблизно так само, як і бригаду для ремонту квартири. Проведіть моніторинг ринку та виявите компанії, чиї компетенції достатні для вирішення ваших завдань, а умови оптимальні за співвідношенням «ціна/якість». Вкрай бажано, щоб ваш потенційний партнер мав сертифікат відповідності системи управління якістю міжнародному. стандарту ISO 9001:2008. Проведіть зустрічі зі спеціалістами компаній з цього шорт-листа (у тому числі обов'язково поспілкуйтеся зі співробітником, який супроводжуватиме ваш проект). Вивчіть портфоліо, звернувши особливу увагу на те, чи підрядник має досвід успішного впровадження системи автоматизації в компаніях, чия спеціалізація та сфера діяльності збігаються з вашими. Доцільно також поспілкуватися з першими особами цих компаній та дізнатися їхню думку про вашого потенційного партнера – чи успішно пройшло впровадження, чи задоволені результатами роботи, чи якісно організований гарантійний сервіс, з якими труднощами зіткнулися тощо.

Також при виборі підрядника має сенс використовувати принцип пропорційності: якщо у вас невелика компанія, то доцільно вести справи також з невеликою фірмою – усі узгодження відбуватимуться швидше, з спірних питань з рівним партнером домовитися простіше і т.д.

Які ризики під час впровадження системи автоматизації

Звичайно, при впровадженні системи автоматизації існують певні ризики – від зриву термінів та перевищення бюджету до опору персоналу та необхідності зміни окремих бізнес-процесів під вимоги системи. Але більшості проблем можна уникнути, якщо правильно визначити завдання, що потребують автоматизації, якісно провести моніторинг існуючих програмних продуктівта вдумливо підійти до вибору партнера із впровадження. Також важливою умовою успішної реалізаціїпроекту є особиста участь першої особи компанії/власника бізнесу, у цьому випадку ризики «отримати не те» суттєво знижуються.

Щодо опору персоналу, то тут дуже важливо, з одного боку, провести якісну роботу з роз'яснення вигод та переваг автоматизації для компанії та всіх працівників, а з іншого – створити у всіх співробітників, включаючи топ-менеджмент, тверде відчуття неминучості змін. Якщо відбуватимуться випадки зриву якихось процесів, необхідно гарячими слідами розбиратися і усувати перешкоди. Хорошим інструментом застосування є заохочення співробітників за залученість до проекту і деякі етапні досягнення, це допоможе домогтися лояльності інших членів команди.

Керівники компаній часто докладають багато зусиль для покращення процесів, націлених на досягнення певних цілей та збільшення ефективності спільної роботи задіяних співробітників. Вони дійсно розуміють важливість забезпечення комунікації та ефективності між відділами чи групами у більшому масштабі. Цей пошук оптимального підходу до взаємодії пов'язаний з необхідністю вирішення життєво важливих проблем, які неминуче виникають при роз'єднаності в різних відділах та галузях компанії. Виконання необхідної роботи незалежно від інших підрозділів компанії може завдати більше шкоди, ніж користі, оскільки в цьому випадку співробітники націлені на вирішення конкретних питань, а не на досягнення спільної мети в рамках процесу. Програмне забезпечення для автоматизації бізнес-процесів – BPMS – забезпечує співробітників компанії можливістю візуалізації ролі своїх завдань у бізнес-процесі, що допомагає збільшити продуктивність співробітників, а також може принести позитивний ефект в інших сферах діяльності компанії та досягненні ключових цілей організації.

Що таке автоматизація бізнес-процесів?

Термін «бізнес-процес» використовується для опису організації та структури взаємопов'язаних дій співробітників компанії з єдиною метою – успішне досягнення поставленої мети. Суть автоматизації бізнес-процесу у тому, щоб поставити структуру передачі відповідальності у виконанні процесу і, отже, досягнення мети. Для окремих співробітників бізнес-процес є кроками для досягнення успішних результатів. У разі малих і великих груп бізнес-процес розуміється як призначення обов'язків, які кожен учасник групи повинен виконати для виконання спільної групи завдання. Можна навести безліч прикладів автоматизованих бізнес-процесів, починаючи від процесу приготування страви за заданим рецептом і до розгалуженого процесу поглинання однієї компанії іншою. Компанії, які застосовують автоматизацію бізнес-процесів у таких галузях, як маркетинг, та інших, відзначають позитивні результати використання такого підходу до управління завдяки високому рівню організації робіт, цілеспрямованості дій співробітників та дисципліни при виконанні обов'язків.

Запорукою успіху бізнес-процесу є певні незамінні компоненти. Насамперед, для кожного етапу процесу потрібні дані та матеріали. По-друге, необхідний алгоритм – процес – якому люди чи програмне забезпечення (у разі автоматизації бізнес-процесу) могли йти. Зрештою, має бути визначений результат з метою досягнення якого докладаються зусилля, витрачається час та використовуються дані. Важливо визнати важливість цих компонентів автоматизації бізнес-процесу та приділити час для вибору та формалізації кожного з них, оскільки заклавши правильну основу ви зможете розраховувати на коректний результат.

Автоматизація бізнес-процесів – історія

Вперше цей термін використовували Фредерік Тейлор та Генрі Гант – інженери-механіки та консультанти з управління – у 20-х роках ХХ століття. Спочатку цей термін був прив'язаний до виробництва, але, очевидно, що в процесі вивчення та переосмислення терміну бізнес-процесу він став застосовним навіть для опису динаміки діяльності в рамках сім'ї. На початку 80-х років на основі робіт У. Едвардса Демінга та Джозефа М. Джурана була розроблена нова концепція бізнес-процесу та теорія знайшла підтримку технологіями. Наприклад, абсолютно нові способи взаємодії, постановки цілей та досягнення результатів з'явилися завдяки появі друкарських машинок, копіювальних апаратів та персональних комп'ютерів. Інтернет також став одним із основних факторів для розробки нових підходів до управління бізнес-процесами (BPM) та розвитку практики автоматизації бізнес-процесів.

Теорії управління бізнес-процесами вже майже сто років, і вона продовжує розвиватися, тому може бути корисною кожному бізнесу для досягнення актуальних цілей завдяки організації та поділу процесів на різні етапи, що виконуються людьми та рішеннями для автоматизації бізнес-процесів.

Приклади та ідеї автоматизації бізнес-процесів

Існує безліч прикладів процесів для успішного виконання яких доречним є застосування автоматизації бізнес-процесів. Діяльність у таких галузях як фінанси, людські ресурси та маркетинг може бути поділена на різні процеси, частина з яких може бути автоматизована. Наприклад, завдяки автоматизації бізнес-процесів за наймом співробітників та їх адаптації на робочому місці, процесів обробки запитів на закупівлю та замовлень від клієнтів, можна досягти відмінних результатів у покращенні якості виконуваних робіт та зменшенні операційних витрат.

Основні переваги автоматизації бізнес-процесів

Ключова ідея використання цифрових інструментів полягає в тому, щоб ефективно працювати з усіма даними про клієнтів, завдання та послуги/товари компанії, а також автоматизувати певні дії, які можуть бути виконані без людських зусиль. Метою автоматизації бізнес-процесів не є заміна співробітників, які виконують завдання, що повторюються, на програмних роботів. Завдяки автоматизації бізнес-процесів, співробітники компанії позбавляються рутинних і механічних завдань і отримують можливість сфокусуватися на виконанні нових обов'язків, дослідницьких завдань або будь-якої активності, що передбачає застосування досвіду та знань співробітника.

Автоматизація бізнес-процесів також допомагає групам людей краще координувати зусилля, тому дезорганізація може бути виключена з рівняння. Зрештою, автоматизація бізнес-процесів може гарантувати більш високу точність результатів. Всі ці переваги є причиною того, що дедалі більше підприємців, керівників відділів, а також малих і великих компаній застосовують автоматизацію бізнес-процесів у своїй роботі.

Всі ці переваги є актуальними для кожної організації, яка хоче залишатися зберегти свою конкурентоспроможність і розвиватися. Кожен бізнес на прикметі має конкурентів, які прагнуть завоювати актуальний ринок, і підхід до управління роботою в компанії може стати вирішальним фактором у конкурентній боротьбі. Найчастіше саме своєчасна автоматизація бізнес-процесів вирішує який бізнес досягне успіху, а який балансуватиме на межі існування.

Олена Гайдукова, маркетолог-аналітик, бренд-менеджер рішень на базі, спеціаліст з партнерських відносин.

Кон'юнктура ринку, що безперервно змінюється, високі швидкості в прийнятті рішень, багатозадачність в управлінні активами і необхідність зниження ризиків вимагають сучасних підходівдо організації господарської діяльності. Виходом в умовах дедалі більшого внутрішнього і зовнішнього середовища підприємства стає комплексна автоматизація бізнес-процесів. Вона дозволяє вивільнити дорогоцінні ресурси для стратегічного плануваннята концентрації менеджменту на ключових напрямках роботи компанії. Ми розповімо про те, що таке автоматизація та система ERP, навіщо потрібен процесний підхід і яке ПЗ найбільш популярне у світі та в Росії.

Бізнес та автоматизація: вчора, сьогодні, завтра

Автоматизація бізнесу - це частковий або повний переклад стереотипних операцій та бізнес-завдань під контроль спеціалізованої інформаційної системи або програмно-апаратного комплексу. Як результат - вивільнення людських та фінансових ресурсівдля підвищення продуктивності праці та ефективності стратегічного управління.

Автоматизація зазвичай ведеться у двох напрямках:

* Автоматизація основних бізнес-процесів:наприклад, управління продажами чи роботою з клієнтами. У цьому випадку вона проводиться для безпосереднього збільшення обсягу продажів, кількості продукції, що випускається, і підвищення прибутковості всього бізнесу в цілому.
* Автоматизація підтримуючих процесів, таких як бухгалтерський облік, звітність, діловодство Безпосередньо на збільшення доходів така автоматизація не впливає, але допомагає скоротити час та витрати на ведення рутинної роботи.

Основними завданнями автоматизації бізнесу є:

* ефективна підтримка оперативної діяльності підприємства, організація обліку та контролю;
* підготовка будь-яких документів для партнерів, включаючи накладні, рахунок-фактури, акти звіряння та ділові пропозиції;
* швидке отримання звітів про стан справ у компанії за будь-який період часу;
* оптимізація витрат за персонал, збільшення ефективності використання робочого дня шляхом звільнення співробітників від рутинної роботи;
* зведення до мінімуму негативного впливу «людського фактора» на найважливіші бізнес-процеси;
* безпечне зберігання інформації;
* Підвищення якості обслуговування клієнтів.

Автоматизація бізнес-процесів може суттєво підвищити якість управління у компанії та якість її продукту. Для підприємства загалом вона дає низку істотних переваг.

* Збільшення швидкості обробки інформації та вирішення завдань, що повторюються.
* Підвищення прозорості бізнесу та його технологічності.
* Зростання узгодженості дій персоналу та якості його роботи.
* Можливість контролю великих обсягів інформації.
* Автоматизація ручної праці.
* Зменшення кількості помилок та підвищення точності управління.
* Паралельне вирішення кількох завдань.
* Швидке прийняття рішень у стереотипних ситуаціях.

Внаслідок автоматизації управління бізнес-процесами керівник підприємства отримує більше інформаціїдля аналізу бізнес-процесів у вигляді докладних аналітичних звітів та має можливість якісно керувати компанією з урахуванням зовнішніх та внутрішніх показників.

Наприклад, при використанні ПЗ «Перша Форма» за перші півроку роботи найважливіші показники діяльності компанії збільшуються:

* точність планування - на 40%;
* загальна ефективність - на 50%;
* економія часу керівника – на 80%.

Більшість компаній починають автоматизацію з рутинних трудомістких процесів, а також з операцій, що відчутно впливають на прибуток та виручку: фінанси та бухгалтерія, документообіг, виробництво продукції та складський облік. Автоматизація таких сфер діяльності, як управління підприємством, маркетинг, управління якістю та зовнішні комунікації на більшості підприємств Росії тільки починається.

В умовах економічної кризи пріоритети у сфері автоматизації бізнес-процесів дещо змінюються. До основних трендів поточного сезону належать такі:

1. Використання хмарних технологій. Основна відмінність цього методу автоматизації - відсутність у компанії власного сервера. Такі системи мають велику популярність у представників малого бізнесу, оскільки коштують значно менше, ніж традиційний варіант.
2. Активна автоматизація інструментів маркетингу: впровадження CRM-систем, систем автоматизації контекстної рекламита BI-систем.
3. Розвиток технологій міжмашинної взаємодії. Тренд M2M, що зароджується, - Machine to Machine - передбачає мінімальну участь людини в тих процесах, де це можливо, оскільки ускладнення бізнес-процесів і обладнання не завжди дозволяє людині адекватно оцінювати і реагувати на зміну ситуації.
4. Застосування інструментів big data. Ще один тренд розвитку автоматизації бізнес-процесів – увага до великих даних та пов'язаної з ними бізнес-аналітики. Затребувані великими компаніями, оскільки обробки великих даних потрібно спеціалізоване дороге устаткування.
5. Аналіз даних у режимі реального часу. Системи автоматизації бізнесу еволюціонуватимуть у бік обробки транзакцій real-time, що призведе до повністю синхронізованих операцій.

Ключові напрямки та програмне забезпечення автоматизації бізнес-процесів

Однією з основних умов автоматизації бізнесу є застосування підприємством процесного підходу. Під цим терміном розуміють підхід, що визначає розгляд діяльності компанії як мережі бізнес-процесів, нерозривно пов'язаних із її основними цілями, завданнями та місією. Процесний підхід, На відміну від переважаючого в багатьох компаніях структурного підходу, орієнтований не на існуючу організаційну структурупідприємства, але в реальні бізнес-процеси, кінцевим результатом яких є створення послуги чи продукту.

Процесний підхід сприяє підвищенню гнучкості бізнесу, скорочення часу реакції на зміни кон'юнктури та покращення результатів діяльності підприємства.

Кожен бізнес-процес у компанії складається з набору окремих операцій з порядком виконання, що визначається технологією чи інструкціями. Необхідними характеристиками бізнес-процесу вважаються маршрути та правила, а також входи, виходи, споживані ресурси, учасники та власники.

Перш ніж приступати до автоматизації бізнес-процесів, необхідно провести роботу з їхнього відокремлення та опису, а також віднести їх до групи основних або допоміжних процесів. Це досить тривала процедура, на практиці вона потребує участі всіх підрозділів компанії у тісній взаємодії.

Види та кількість бізнес-процесів індивідуальні для кожної компанії. Всі диференційовані бізнес-процеси можна потім інтегрувати в кілька основних напрямків, по кожному з яких можливе проведення автоматизації як загалом, так і в рамках окремого процесу:

1. Управління:

* стратегічний менеджмент;
* економічна безпека;
* юридичне супроводження;
* УПРАВЛІНСЬКИЙ облік;
* Бюджетування;
* інформаційна безпека.

Можна використовувати систему програм «1С: Підприємство», модуль управління системи SAP R/3.

2. Маркетинг та продажі:

* управління маркетинговою діяльністю;
* PR;
* Управління рекламною діяльністю;
* управління продажами;
* Управління взаємовідносинами з клієнтами (CRM).

Для автоматизації цього напряму часто використовують ПЗ: CRM-системи - "Мегаплан", "1C:Бітрікс24", Clientbase.ru, управління рекламною діяльністю - EFSOL: AMS Управління рекламою, "СіЗіФ", управління сайтом (CMS) - Bitrix, UMI. CMS, NetCat, HostCMS, AMIRO.CMS, DataLife Engine (DLE) та ін.

3. Виробництво:

* управління виробничими процесами;
* управління запасами підприємства;
* управління постачанням матеріалів;
* управління виробничим обладнанням;
* Система логістики.

Програмні продукти: системи "Крафт", УСУ, виробничий модуль AVA ERP, VOGBIT, Sage, Супер Склад", "Склад та Реалізація".

4. Управління якістю:

* Система менеджменту якості (СМЯ);
* контроль якості продукції та виробничих показників;
* робота з претензіями.

Застосовуване програмне забезпечення: «Адміністратор показників», «ФІНЕКС: Управління якістю», «Магістр: Управління якістю», Wonderware MES Software/Quality, ProdX.

5. Управління персоналом:

* підбір персоналу;
* Навчання та розвиток персоналу;
* кадровий облік;
* мотивація та оплата праці

Програмні продукти: "E-Staff Рекрутер" від Datex Software, "1С: Зарплата та Управління Персоналом", Oracle/Управління Персоналом, "Фараон", "БОС-Кадровик".

6. Фінанси:

* бухгалтерський облік;
* Податковий облік;
* фінансове планування;
* Управління розрахунками з клієнтами;
* Розрахунок заробітної платипрацівників підприємства.

Програмне забезпечення для автоматизації: "1С: Бухгалтерія", "1С: Зарплата", "АудитЕксперт", "Майстер Фінансів Аналіз", "Фінгранд".

7. Організація діяльності підприємства:

* документообіг;
* Секретаріат.

Програмні продукти: "1С: Документообіг", "Е1 Євфрат" від Cognitive Technologies, "Майстер Док" від Master Group, QPR 2014, Oren Text.

ERP: новий ступінь еволюції систем автоматизації

"Острівна" автоматизація окремих бізнес-процесів компанії рано чи пізно стає неефективною, оскільки спроби об'єднати в єдине ціле кілька різних системавтоматизації найчастіше виявляються невдалими. За реалізації «острівного» підходу мета підвищення загальної ефективності роботи підприємства зазвичай не ставиться.

На противагу цьому комплексна система автоматизації бізнесу є системою управління фінансово-господарською діяльністю компанії та забезпечує ведення оперативного, управлінського та бухгалтерського облікув цілому.

Концепція комплексної системи управління підприємством – ERP – була розроблена ще наприкінці 80-х років минулого століття. На початку 90-х вона почала набирати популярності, оскільки почали з'являтися системи управління, здатні реалізувати цю концепцію. В основі ERP-системи лежить принцип створення єдиного інформаційного простору, що допомагає відстежити в режимі реального часу всю інформацію про бізнес-процеси у всіх підрозділах компанії.

ERP-системи будуються за модульним принципом, та його структура передбачає наявність окремих блоків, відповідальні за конкретний процес. Завдяки такому принципу організації можливе доопрацювання та розширення функціональних можливостей усієї системи в міру появи нових технологій, змін у законодавстві чи потребах клієнтів.

Більшість ERP-систем включає такі групи модулів:

* логістичний;
* виробничий;
* маркетинговий
* забезпечує;
* збутовий;
* Інші.

У Росії ERP-системи з'явилися лише наприкінці минулого століття і спочатку використовувалися виключно великими компаніями, але на сьогоднішній день їхнє впровадження виробляється на підприємствах будь-якого масштабу.

Після впровадження ERP-системи компанія може відмовитись від використання численних розрізнених програм для роботи з фінансами, складом, офісом, логістикою. Це, у свою чергу, дозволить бізнесу суттєво скоротити витрати на ІТ-підтримку.

У 2016 році за рейтингом консалтингової компанії Panorama Consulting Solutions у трійку лідерів світового ринку ERP-систем увійшли SAP із часткою 20%; Oracle -13,9% та Microsoft - 9,4%. Далі в порядку зменшення розташувалися такі компанії: Infor, Epicor, Sage, NetSuite, IFS, IQMS, Syspro.

Лідером за швидкістю впровадження стала компанія Oracle, а за термінами окупності інвестицій – SAP.

У Росії, за даними аналітичного центру TAdviser, найпопулярнішою ERP-системою у 2016 році стала «1С:Підприємство» (див. рис.). Серед найбільш затребуваних програм можна відзначити також такі продукти, як «Галактика ERP», SAP ERP, Microsoft Dynamics AX, Microsoft Dynamics NAV.

Мал. Діаграма програмних продуктів для автоматизації бізнесу в Росії.

Як вибрати програмний продукт

При виборі програмного забезпеченнясистеми автоматизації бізнес-процесів можна піти двома шляхами:

* Використання типового продукту;
* Розробка та використання індивідуального ПЗ.

На замітку

Стандартний (коробковий) продукт обійдеться компанії дешевше, а також дещо простіше впровадити. Але не можна забувати про те, що не кожне типове програмне забезпечення можна перепрофілювати під індивідуальні особливості підприємства, оскільки в ряді програм можливості додаткових налаштувань обмежені або навіть виключені. Така сама проблема існує і у хмарних сервісів.

Щоб правильно вибрати конкретну програму, важливо дати відповідь на низку дуже серйозних питань:

1. Які бізнес-процеси планується автоматизувати?
2. Чи відповідатиме функціонал тієї чи іншої програми поставленим перед нею завданням?
3. Чи є можливість доналаштування під конкретну бізнес-практику?
4. Чи є можливість швидкої зміни системи без припинення експлуатації у разі зміни бізнес-процесів чи умов ведення бізнесу?
5. Наскільки система зручна у використанні?
6. Чи є можливість інтеграції системи з наявними сервісами чи програмами автоматизації?
7. Хто і як здійснюватиме техпідтримку?
8. Скільки буде коштувати впровадження та технічна підтримка(володіння)?

Оскільки самостійно і при цьому кваліфіковано відповісти на ці питання практично неможливо, доцільно отримати консультацію у компаній-вендорів (розробників ПЗ). Крім того, слід поспілкуватися з колегами з бізнесу, оскільки їхній досвід іноді допомагає визначитися з вибором. Однак при цьому важливо розуміти, що думки в бізнес-спільноті можуть мати дуже суб'єктивний характер, зумовлений специфікою галузі, розміром підприємства, обмеженим досвідом володіння різними ERP-системами і, як наслідок, неможливістю побачити всю картину в цілому і порівняти всі продукти стосовно ваших умов.

Що стосується того, чи автоматизувати окремі процеси або встановити систему ERP, то все залежить від специфіки конкретного підприємства.

Вартість ПЗ та витрати на його впровадження

Відповісти однозначно на питання, скільки коштуватиме автоматизація бізнесу для тієї чи іншої компанії, дуже складно, оскільки вартість конкретного програмного забезпечення залежить від кількох факторів, серед яких:

* завдання, які ПЗ покликане вирішувати;
* вид програми: типова або настроювана;
* ресурси, необхідні застосування;
* кількість підключених до системи робочих місць.

Наприклад, ціна ліцензії популярної комплексної програми «1С: Підприємство» на 100 робочих місць становить 432 000 рублів, на 50 робочих місць – 187 200 рублів, на 20 робочих місць – 41 400 рублів.

Вартість автоматизації також складається з кількох складових:

* вартість самої системи, включаючи вартість "коробки" або орендних платежів у разі використання "хмарної" версії;
* Витрати на налаштування системи автоматизації та навчання персоналу;
* Вартість регулярної технічної підтримки.

У ціну автоматизації бізнес-процесів також слід додати і непрямі витрати, наприклад витрати часу керівника і ключових користувачів на участь у проекті.

Автоматизація бізнес-процесів часом представляється керівнику чарівною паличкою. Тільки як автоматизувати бізнес-процеси якнайкраще? Щоб робота сперечалася, папери не губилися, регламент допомагав, команда діяла як налагоджений механізм?

У статті розберемо нюанси побудови та автоматизації бізнес-процесів, розглянемо, як уникнути помилок, які цілі та завдання автоматизації бізнес-процесів та з чого почати. Якщо Ви думаєте про поліпшення бізнес-процесів і, можливо, про впровадження електронної системикерування ними, уважно прочитайте статтю. І беріть на олівець!

Три кити хаосу в бізнесі: як автоматизувати процеси, яких немає

Перш ніж говорити про те, які можливості відкриває автоматизація бізнес-процесів, подумаємо, з якими труднощами Ви стикаєтеся зараз.

Три погані «кити», на яких тримається хаос у бізнесі, універсальні. Швидше за все, Ви з ними теж знайомі:

• Регулярні помилкиПетров зробив друкарську помилку, Сидоров завізував неперевірений документ, Васечкіна відправила рахунок з неправильними реквізитами. Подібні помилки завдають тимчасових і фінансових втрат, очей і роботу ночами.
• Простої.Документ на погодженні тиждень, потім другий, робота стоїть. Ключовий співробітник у відпустці чи звільнився, не передавши справи.
• Загальна плутанина.Куди подівся потрібний папір? Чому секретар у стосі листів не помітив термінового документа? Куди бігти фахівцю при зверненні клієнта, якщо потрібна людина відсутня? Ця плутанина і біганина коридорами з пачками паперів дратують і точно не сприяють продуктивній роботі.

Ще 10 років тому моделювання бізнес-процесів більшості компаній здавалося працею дорогою, довгою і тому зайвою. Дехто думає так і зараз, начитавшись страшних історій про незакінчені проекти та витрачені мільйони, а то й самі підійшовши до автоматизації не з того боку. Але виявилося, що компанії, які працюють над автоматизацією бізнес-процесів, швидше зростають, краще долають кризові часи та оминають конкурентів. У таких компаніях працівники почуваються комфортніше, що створює правильну робочу атмосферу в команді. Прикладами можуть послужити історії Toyota, Amazon, McDonalds, а також наших клієнтів, чиї відгуки про автоматизацію бізнес-процесів.

Сьогодні вміння будувати бізнес-процеси та знання, як їх автоматизувати, стають важливою конкурентною перевагою.

Бізнес-процеси: що автоматизуємо, товариші?

Іноді менеджмент компанії, зайнятий стратегічними питаннями, перебуває в омані: у нас все налагоджено. Але якщо Петров знає, що у разі завдання з маркетингу необхідно звернутися до Іванової, це бізнес-процес. А ось конкретна карта дій, що універсально описує кроки, які проходять співробітники для досягнення конкретного результату, це вже на бізнес-процес схоже.

Схема дій, щоб називати її бізнес-процесом, має враховувати три фактори:

1. Стійкість описаних зв'язків:враховано множинність вибору процесів, переходи, умови.
2. Регламентування дій у процесі:дзвінки, листи, вкладення, звернення, візування.
3. Логічне завершення:конкретна мета, що досягається.

Чітко змодельований бізнес-процес дозволить і бачити результат, і контролювати роботу на всіх етапах, щоб запобігти втратам і помилкам «на низькому старті».

Залежно від виникнення «тонких місць» бізнес-процес змінюють, коригують його етапи, дивляться, які слабкі ланки. Якщо ж у Вас виникають труднощі з розробкою алгоритмів, ми готові допомогти Вам. Адже розробка бізнес-процесів – це підготовка до проекту їхньої автоматизації.

Чи здорове серце вашого бізнесу?

Зверніться сьогодні та отримайте індивідуальну пропозицію Бізнес-процеси – серце компанії. Як дізнатися, чи у формі ваш бізнес? Зверніться до нас і дізнайтеся, як отримати максимум бізнес-процесів і розкрити повний потенціал вашої компанії.

Замовити консультацію

Основна мета розробки бізнес-процесів - це чарівне перетворення хаотично сплетених ланцюжків внутрішньофірмових взаємодій на впорядковані, узгоджені та зрозумілі алгоритми. Хай буде порядок у роботі, офісі, в головах співробітників та в умах керівників!

Урі, де кнопка? Цілі автоматизації бізнес-процесів

Тепер питання: як усім цим керувати? Це ж потрібен цілий штат співробітників – тримати руку на пульсі та уважно стежити за «тонкими місцями», «слабкими ланками» та виконанням всього, що має виконуватися!

Чверть компаній таким шляхом і йде, розгортаючи відділи якості, розширюючи управлінський і секретарський склад. Але набагато корисніше поставити питання, як автоматизувати бізнес-процеси і перенести функцію контролю над ними в один простір. Така система управління бізнес-процесами буде і конструктором, і механізмом моніторингу, і контролером, який подає сигнали, коли щось не йде за планом. Але щоб «чарівна кнопка» запрацювала, таки доведеться попрацювати.

Звичайно, цілі автоматизації бізнес-процесів полягають не тільки у зручному способі контролю. У результаті використання автоматизованої системиуправління бізнес-процесами допоможе:

• Впорядкувати регулярні завдання.
• Мінімізувати людський чинник.
• Чітко розділити зони відповідальності усередині процесів.
• Тримати під контролем усі деталі процесу.
• Включити у схему взаємодії клієнтів.
• Створити єдину ІТ-інфраструктуру з різними правами доступу.
• Заощаджувати час, свій та співробітників.
• У результаті – економити кошти на управлінні компанією.

Як бачите, цілі автоматизації бізнес-процесів багато в чому збігаються і з вашими!

Управління бізнес-процесами – система однієї компанії

Щоб було зрозуміліше, розберемо конкретні функції системи управління бізнес-процесами - «1С:Документообіг 8» - на прикладах.

Наочно ми побачили, чим автоматизований бізнес-процес відрізняється від «зверстаного на колінці». Залишається зрозуміти, як прийти до такого рівня автоматизації.

Секретний інгредієнт: як автоматизувати бізнес-процеси без втрат

Напевно, Ви чули історії про компанію N, яка впровадила у себе суперсистему, повозилася з нею і, плюнувши, повернулася до Excel. Так відбувається, коли компанія стикається з непередбаченими складнощами. То співробітники саботують незвичний спосіб роботи. Ті усталені процеси ніяк не піддаються регламентації. То бюджет впровадження виходить за межі бажаного. Та сама система важка й незрозуміла, а треба, щоб «ось тут була кнопка, я її натискаю, і все працює».

Керівники часто забувають правило: перший етап, з яких будується автоматизація бізнес-процесів, – завдання. Система управління документообігом має величезний функціонал, здатний задовольнити вимоги найвибагливішого бізнесу. Але для початку ці вимоги потрібно пред'явити.

Наші дослідження підтверджують: 70% труднощів у бізнесу виникає якраз на етапі фіксування вимог та результатів. Тому ми надаємо первинні консультації, а також пропонуємо послугу передпроектного дослідження. Цей етап допомагає:

• виявити «тонкі місця» у компанії,
• визначити, які цілі стоять перед системою автоматизації,
• зрозуміти, чи підійде компанії типовий функціонал чи потрібно вносити зміни,
• з'ясувати, який набір функцій буде для бізнесу оптимальним,
• визначити, які процеси автоматизувати насамперед, що можна і відкласти. Наприклад, ділянки, що гальмують роботу всієї компанії, потрібно ставити в пріоритет, навіть якщо робота з них має бути не найпростіша.

Грамотне фіксування вимог до системи та результатів – це секретний інгредієнт успіху проекту автоматизації. Іноді цьому етапі стає зрозуміло, що з бізнес-процесами біда. Тоді треба їх доопрацювати чи збудувати з нуля.

Визначившись із завданнями, які стоять перед автоматизацією бізнес-процесів, переходимо до формування проектної команди та до реалізації проекту.

Бажаєте дізнатися, яких результатів зможе досягти саме Ваш бізнес? Звертайтесь до нас для безкоштовної консультації – розповімо!

Випадки невдалої автоматизації підприємств трапляються досить часто. Тому перш, ніж приступити до цього дуже трудомісткого та дорогого заходу, бажано зрозуміти, навіщо взагалі потрібна автоматизація. І які проблеми передбачається вирішити за її допомогою.

Процес автоматизації підприємства фахівці зазвичай ділять на кілька етапів:

1. Аналіз бізнес-процесів, їх адаптація чи перегляд.

2. Визначення фактичних потреб у автоматизації.

3. Добірка софт-рішення або розробка спеціалізованого софту.

4. Впровадження софту на підприємстві та навчання персоналу його використання.

Причому перші два етапи за важливістю нічим не поступаються останнім.

Почати варто з визначення.Бізнес-процес являє собою систему послідовних, цілеспрямованих і регламентованих видів діяльності, в якій за допомогою керуючого впливу та за допомогою ресурсів входи процесу перетворюються на виходи, результати процесу, що становлять цінність для споживачів. А бізнес-процес з погляду інформаційних технологій – це стійкий інформаційний процес (послідовність робіт), що відноситься до виробничо-господарської діяльності компанії та зазвичай орієнтований на створення нової вартості. Бізнес-процес включає ієрархію взаємопов'язаних функціональних дій, що реалізують одну (або кілька) з бізнес-цілей компанії в інформаційній системі компанії, наприклад, управління та аналіз випуску продукції або ресурсне забезпечення випуску продукції (під продукцією розуміються товари, послуги, рішення, документи ).

Зверніть увагу:Часто з допомогою автоматизації керівники хочуть скоординувати роботу фірми. Звісно, сучасне управлінняважко уявити без інформаційних систем. Але автоматизація не виправить помилок у створенні бізнес-процесів.

Наприклад,якщо для підприємства великий обсяг інформації, обробляти яку вручну чи з допомогою застарілих систем стало неможливо, то автоматизація - це вихід. Якщо потрібної інформації просто немає або вона недостовірна, менеджери помиляються, робота відділів не скоординована, то треба змінювати систему управління - ніяка автоматизація тут не допоможе.

Тому насамперед керівнику потрібно тверезо оцінити стан речейі зрозуміти, чи автоматизація вирішить ті проблеми, які його хвилюють.

Автоматизація бізнес-процесів на етапі розвитку здатна вирішувати такі задачи:

• Збільшення швидкості обробки інформації компанії (наприклад, швидше проходження заявки від відділу продажів до складу).
• Збільшення прозорості бізнесу (наприклад, можна оперативно переглянути заборгованість контрагентів).
• Контроль за обсягами інформації (наприклад, клієнти можуть самі заносити залишати заявки через інтернет).
• Узгодження дій (наприклад, товар, уже зарезервований для одного клієнта, не піде до іншого).
• Підвищення технологічності бізнесу (наприклад, ціни та податки вважаються автоматично) та ін.

На вирішення інших завдань, наприклад, на збільшення потоку клієнтів, своєчасне складання звітності або визначення перспектив розвитку автоматизація безпосередньо не впливає!

Тому зазвичай автоматизація необхідна у таких випадках:

• переорієнтація на нові завдання (випуск іншої продукції, вихід на нові ринки, технічне переоснащення);
• проведення реформ чи зміна принципів управління;
• нездатність старої системи автоматизації задовольняти потреби підприємства;
• підготовка фірми до продажу (автоматизація має збільшити її ринкову вартість).

Наступний важливий момент: Треба чітко визначити, яку саме ділянку роботи необхідно автоматизувати зараз. Причому невеликим компаніям зробити це нескладно. Їм потрібно лише проаналізувати, чия діяльність у фірмі пов'язана з обробкою та зберіганням великих обсягів інформації та побудовою звітів. Як правило, це підрозділи, які займаються бухгалтерським та податковим обліком, відповідають за рух товарно-матеріальних цінностей тощо. Існують " загальновизнані " процеси, питання необхідності автоматизації яких зазвичай немає. Традиційно це бухоблік, рух ТМЦ, розрахунок зарплати та кадровий облік. Ці процеси автоматизують спочатку, оскільки підвищення ефективності внаслідок автоматизації багаторазово доведено.

Ще один спосіб з'ясувати, що саме потрібно автоматизувати:зрозуміти, що саме не влаштовує керівника у поточній роботі організації. Причиною невдоволення може бути час виконання процесу, його вартість, якість (кількість помилок та збоїв). Наприклад, планувати виробництво можна і вручну, без застосування засобів автоматизації. Але точність розрахунків у своїй, зазвичай, залишає бажати кращого, а час виконання становить близько тижня. До того ж, помилок при такому плануванні виникає дуже багато. Та й фінансові витрати на "ручний" процес виявляються невиправдано більшими.

Лише після цього можна переходити безпосередньо до вибору автоматизованої системи.

Перевагу зазвичай віддають тій програмі, яка найкраще підходить під технічні вимоги і стане перешкодою для інформаційного зростання майбутньому. На жаль, практично неможливо знайти готову систему, яка була б здатна повністю задовольнити потреби компанії. Тому залишається вибрати найбільш підходящий за функціональністю та вартістю програмний продукт.

Усі системи автоматизації можна поділити на два класи:жорсткі, з набором типових налаштувань (наприклад, mySAP Business Suite, Oracle E-Business Suite, Галактика) та гнучкі, з можливістю змінювати їх функції (наприклад, 1C, Microsoft Axapta). Такий поділ поширюється на всі програми- від найпростіших рішень для локальних завдань до комплексних систем автоматизації роботи великих підприємств.

Фахівці рекомендують:щоб визначити, жорстка або гнучка система потрібна в конкретному випадку, необхідно зрозуміти, як змінюватиметься підприємство та його бізнес-процеси протягом найближчих двох-чотирьох років. Якщо організація працює стабільно і найближчим часом принципових змін у її системі управління не планується, можна приміряти жорсткі системи, у тому числі західні. У них є незаперечна перевага - це закінчені та налагоджені рішення, які увібрали в себе найкращі управлінські здобутки. Однак, зупинивши вибір на такій системі, компанія буде змушена "підлаштувати" свою роботу під реалізовану модель бізнес-процесів. Для вітчизняних підприємств це можливо далеко не завжди. Якщо ж бізнес часто реформують, а система управління остаточно ще не склалася, компанії потрібна гнучка система, яку можна модифікувати без великих витрат. Такі продукти є на ринку. До того ж, на їх основі можуть бути реалізовані вже готові рішення.