Vad ska man göra om anställningsavtalet går förlorat. Hur kan det anställningsavtal som förlorats av arbetstagaren och arbetsgivaren återställas? Beroende på situationen

Mycket ofta i företag har inte alla anställda skrivit anställningsavtal, trots att detta krav är förankrat i artikel 67 i Ryska federationens arbetslag. De kanske inte finns där eller kanske är inaktuella - utan nödvändig information eller ändringar i processen arbetskraftsverksamhet anställd. Det händer att en anställd har tappat sin kopia av ett anställningsavtal och ber om en kopia.

Varken förfarandet för utfärdande av en kopia eller återställning av ett anställningsavtal regleras i lag. Arbetsgivaren utfärdar dock de dokument som krävs. Hur gör man det på rätt sätt?

Om vi talar om återställandet av ett anställningsavtal, som inte finns, rekommenderas anställningsavtalet att upprättas med det aktuella datumet, vilket anger hela kronologin från datumet för anställningsförhållandets början: när den anställde anställdes, till vilken tjänst, till vilken organisation, med vilken lön, etc.. d. När man ändrar namnet på organisationen anges det från vilket datum den har ändrats. Om det skedde överföringar, betalningsförändringar och andra villkor, rekommenderas det också att ange i anställningsavtalet. Naturligtvis, om arbetsgivaren inte har några data och det inte finns någonstans att få dem, anges de inte. I kontraktet är det också nödvändigt att ange den befattning som den anställde nu har och det är allt obligatoriska villkor, från och med idag, fastställd genom den nuvarande arbetslagstiftningen.

Ett annat alternativ är att ingå ett anställningsavtal med det aktuella datumet som anger datumet för anställdens anställning (det faktiska datumet för antagning) och föreskriva de nuvarande villkoren nu - i enlighet med arbetstagarens ställning och kraven i gällande lagstiftning. Inklusive all kronologi från antagningsdatumet.

Om ett anställningsavtal en gång upprättades med en anställd före ikraftträdandet av Ryska federationens arbetslag (till exempel år 2000), som sedan förlorades av arbetstagaren och det inte finns något avtal i sig, men det finns bara skriftliga avtal till det, kan du utfärda en kopia.

Till skillnad från en dubbel arbetsbok, förfarandet för utfärdande som föreskrivs i lag, är förfarandet för att utfärda en kopia av ett anställningsavtal inte reglerat i lag, därför finns det inga tydliga instruktioner. I praktiken återställs ett anställningsavtal på olika sätt.

Ett duplikatdokument är en kopia av det. Ändringar av kopian är oacceptabla. Därför är det viktigt att utfärda en kopia av ett anställningsavtal på ett korrekt sätt. Om arbetstagaren ber honom att förse honom med en kopia av anställningsavtalet, är det nödvändigt att ange på det: "Kopia av anställningsavtal nr __ från 00.00.0000, ange sedan det faktiska datumet för utfärdandet av duplikatet"

Vid utfärdande av en duplikat, tilläggsavtal och bilagor till anställningsavtalet, om sådana finns, bör inte rättas eller förstöras, utan bör sparas i 75 år, eftersom de har de ursprungliga underskrifterna från arbetstagaren och arbetsgivaren.

Om organisationens namn ändras under giltighetstiden för arbetsförhållandena kommer det att vara korrekt att ange arbetsgivarens tidigare namn i duplikatet av anställningsavtalet - utan att göra ändringar i dokumentet, med certifiering av duplikatet genom förseglingen av den nya organisationen med en direkt indikation på duplikatet, när och vilken typ av omorganisation juridisk enhet var och på grundval av vilka dokument.

För att skydda arbetsgivarens intressen, om det inte finns några kontrakt, rekommenderas det att först säkra sin frånvaro genom en handling där det anges vilken av de anställda som inte har ett anställningsavtal.

PROBLEMETS VÄSENTLIGHET:

Arbetstagaren och arbetsgivaren har förlorat båda kopiorna av det anställningsavtal som ingicks 2005 skriftligen. Det finns bara ytterligare avtal till anställningsavtalet.

FRÅGAN GÅR UPP:

Hur kan ett förlorat anställningsavtal återställas och ska det göras?

SVAR: (materialet framställdes av ACG "Panacea PROF" av experten L.V. Popov)

Parterna (arbetsgivare och arbetstagare) måste vidta möjliga åtgärder för att återställa de förlorade kopiorna av anställningsavtalet.
Förfarandet för att återställa det anställningsavtal som förlorats av båda parter regleras inte av gällande lagstiftning. Om parterna tappar originalet i anställningsavtalet har arbetsgivaren rätt att utfärda en kopia av det.

Logisk grund: Arbetskontrakt- detta är ett avtal mellan arbetsgivaren och arbetstagaren, i enlighet med vilket arbetsgivaren åtar sig att tillhandahålla arbetstagaren arbete för en viss arbetsfunktion, för att säkerställa de arbetsvillkor som föreskrivs i arbetslagstiftning och andra lagar som innehåller normer arbetsrätt, kollektivavtal, avtal, lokala föreskrifter och detta avtal, betala lön i tid och fullt ut till arbetstagaren, och arbetstagaren uppfyller personligen det som anges i detta avtal arbetsfunktion, följa de interna arbetsföreskrifter som gäller för denna arbetsgivare (artikel 56 i Ryska federationens arbetslag).

Huvudkraven för anställningsavtalets form är fastställda i del 1 i art. 67 i Ryska federationens arbetslag: detta är ett skriftligt anställningsavtal med minst två kopior av ett dokument undertecknat av båda parterna i anställningsförhållandet.
Skyldigheten att ha ett anställningsavtal föreskrivs i art. Konst. 16, 56, 57, 67 i Ryska federationens arbetslag.

Som följer av frågan går båda kopiorna av anställningsavtalet förlorade, det finns bara ytterligare avtal om det. I detta sammanhang anser vi att parterna (arbetsgivaren och arbetstagaren) måste vidta möjliga åtgärder för att återställa de förlorade kopiorna av anställningsavtalet.
Förfarandet för att återställa det anställningsavtal som förlorats av båda parter regleras inte av gällande lagstiftning.
Om det ursprungliga originalet av anställningsavtalet saknas (förlorat), ersätts det med en kopia. Det vill säga en andra kopia av dokumentet med samma rättslig kraft som original (klausul 28, avsnitt 2.1 "Standardiserade termer med definitioner. Allmänna begrepp" Statlig standard Ryska Federationen GOST R 51141-98 "Kontorsarbete och arkivering. Villkor och definitioner", godkänt genom resolutionen av Rysslands statstandard 27.02.1998 N 28).

Reglerande upprättad ordning det finns ingen fråga om dubbletter av ett anställningsavtal, till exempel i kontrast till det fastställda förfarandet för att utfärda en kopia av en förlorad arbetsbok (klausuler 31, 33, 34 i reglerna för att underhålla och lagra arbetsböcker, göra arbetsbok formulär och förse arbetsgivare med dem, godkända av dekretet från Ryska federationens regering från 04.16.2003 N 225).
Som regel görs en kopia och utfärdas av organisationen som utfärdade originalet, eller av dess juridiska efterträdare. I detta fall måste kopian av dokumentet uppfylla alla krav som gäller för utförandet av ett anställningsavtal och vara identiska med de förlorade kopiorna av anställningsavtalet.

Ett anställningsavtal som förlorats av båda parter kan återställas på grundval av en anställningsorder, med beaktande av de existerande tilläggsavtalen till det, uppgifter i arbetsboken, i arbetstagarens personliga kort och andra dokument beaktas också.
Således, om parterna förlorar originalet i anställningsavtalet, har arbetsgivaren rätt att utfärda en kopia av det.

Detta och andra samråd om aktuella frågor finns i informationsbanken "Frågor-svar" i "ConsultantPlus" -systemet.

Fråga

Under personalrevisionen visade det sig att arbetsgivaren och den anställde inte hade ett enda undertecknat anställningsavtal med anställda. Hur blir det just nu att återställa personaldokumentation och ingå arbetskontrakt och order om anställning med alla?

Svar

Förfarandet för återställande av ett anställningsavtal fastställs inte genom lagstiftning.

Det rekommenderas att ingå ett nytt anställningsavtal. I det här fallet, ange datum för kontraktets ingående och datum för anställningsförhållandets början - när den anställde accepterades i organisationen. För att återställa dokumentationen rekommenderas arbetsgivaren att utfärda en order om förlust av dokumentation, en lista över förlorade dokument, tidpunkten för deras återställning och ange den person som är ansvarig för att återställa personaldokumentation. Denna order kan utfärdas på grundval av tjänsten eller memorandumet för den ansvariga personen, där det faktum att frånvaron av anställningsavtal registreras.

Berättigande

Frågorna om att organisera lagring, förvärv, redovisning och användning av dokument regleras av den federala lagen av den 22 oktober 2004 N 125-FZ (ändrad den 18 juni 2017) "Om arkiv i Ryska federationen". Laglig reglering av förfarandet och villkoren för lagring av personaldokument utförs på grundval av listan över vanliga administrativa arkivdokument som genereras under verksamheten hos statliga organ, lokala myndigheter och organisationer, med angivande av lagringstiderna, godkända genom order av Rysslands kulturdepartement daterad 25.08.2010 N 558. Avsnitt 8 "Personalsäkerhet" i den angivna listan innehåller information om lagringstiden för personliga filer, inklusive kopior av order från anställda. Organisationer är skyldiga att säkerställa säkerheten för arkivdokument, inklusive dokument om personal, under de lagringsperioder som fastställs av federala lagar, andra regleringsrättsliga handlingar i Ryska federationen, samt listor över dokument som föreskrivs i art. 23 i federal lag N 125-FZ. Dessa dokument har en lagringstid på 75 år. Lagringstiden är 1 år för semesterplanen och 3 år för annan semesterdokumentation.

Således, vid förlust av personalhandlingar med underskrifter av anställda, bör arbetsgivaren återställa dem, eftersom den nuvarande lagstiftningen ålägger arbetsgivaren skyldigheten att säkerställa personaldokumentens säkerhet.

Förfarandet för återställande av ett anställningsavtal fastställs inte genom lagstiftning.

För att återställa dokumentationen rekommenderas arbetsgivaren att utfärda en order om orsakerna till förlusten av dokumentation, en lista över förlorade dokument, tidpunkten för deras återställning och ange den person som är ansvarig för att återställa personaldokumentation. Denna order kan utfärdas på grundval av tjänsten eller memorandumet för den ansvariga personen, som registrerar frånvaron av anställningsavtal (och, om möjligt, orsaken till deras förlust).

Enligt tillsynsmyndigheternas experter (se. Fråga: Det var en brand på vårt kontor och alla personaldokument gick förlorade. Med restaureringen av arbetsböcker har vi löst problemet. Och vi vet inte hur vi ska återställa kopior av arbetskontrakt. Situationen kompliceras av att vissa anställda förlorat sina kopior av anställningsavtal. Vad ska du göra i en sådan situation? ("Human Resources Department kommersiell organisation", 2014, N 2) (ConsultantPlus)), om anställningsavtalet har bevarats i elektronisk form, måste en kopia av anställningsavtalet utfärdas. I detta fall måste kopian av dokumentet uppfylla alla krav som gäller för utförandet av ett anställningsavtal och vara identiska med de förlorade kopiorna av anställningsavtalet. Om elektronisk form det finns inget anställningsavtal, de rekommenderar att man sluter ett nytt anställningsavtal. I det här fallet, ange datum för avtalets ingående och datum för anställningsförhållandets början - när arbetstagaren blev antagen till organisationen. Dessutom, i texten i anställningsavtalet, rekommenderar vi att du anger att det har ingåtts för att ersätta det förlorade.

Enligt vår uppfattning är det säkraste alternativet för arbetsgivaren det andra alternativet, eftersom möjligheten att utfärda en kopia av ett anställningsavtal inte direkt föreskrivs i den nuvarande arbetslagstiftningen (till exempel möjligheten att utfärda en kopia av en arbetsbok).

Vi rekommenderar: bekanta dig mer med materialet som publiceras i ATP ConsultantPlus - Fråga: Vad kan en arbetsgivare göra vid förlust av personalorder med underskrifter från anställda (särskilt vid semester och personalöverföringar)? Hur är deras restaurering? Är det nödvändigt att återställa sådana order för avskedade arbetare? (Expertkonsultation, 2012) (ConsultantPlus)

Alla anställningsavtal har gått förlorade. Hur kan en arbetsgivare återställa dem? Hur man korrekt upprättar en kopia av ett anställningsavtal? Har anställningsavtalet ingåtts på nytt? Arbetstagaren bad om att intyga honom med en kopia av anställningsavtalet. Hur certifierar jag den här kopian korrekt? Vilka sanktioner bör en arbetsgivare förvänta sig om han inte ger arbetstagaren en kopia av sitt anställningsavtal?

Alla anställningsavtal har gått förlorade. Hur kan en arbetsgivare återställa dem?

Arbetslagstiftningen beskriver inte direkt förfarandet för återställande av anställningsavtal. Därför kan arbetsgivaren utveckla det individuellt för sitt företag på egen hand. Till exempel utarbeta en separat lokal lagstiftning om denna fråga, lägg till lämplig kolumn i instruktionen om HR -administration ().

Det kan i förväg föreskrivas att om en av anledningarna till att anställningsavtalets original går förlorad, upprättas en kopia av det (GOST R 7.0.8-2013). Samtidigt är det nödvändigt att ange den grunden för vilka dokument registreringen sker och i vilken tidsram.

Förresten kan arbetsgivaren bestämma följande förfarande: förlorade original från anställningsavtal kan återställas på grundval av kopiorna i arbetstagarnas händer. Således, om denna arbetsgivares rättighet anges i företagets interna regler, blir det lagligt inom tre arbetsdagar från det att förlusten upptäckts att kräva av anställda deras anställningsavtal. Arbetsgivaren kommer att använda dem för att göra dubbletter och returnera kopior till anställda. Sådana åtgärder bör begränsas till en viss tidsram. Till exempel åtar sig en arbetsgivare eller personalansvarig, som sin representant, att göra allt under arbetsveckan.

Uppmärksamhet!

Arbetslagstiftningen anger inte tidsramen för att upprätta en kopia av ett anställningsavtal. Termen kan därför vara vilken som helst men inom rimliga gränser och inte sträckt över långa månader.

Arbetsgivaren kan dessutom skriva in sina kopior av anställningsavtal i den elektroniska databasen. Sedan i det lokala normativ handling du kan föreskriva att pappersduplikat av kontrakt kommer att upprättas på grundval av elektroniska dokument. Det betyder att du inte behöver kräva kopior av dem från anställda, vilket kommer att bidra till att avsevärt minska pappersarbetet.

Hur man korrekt upprättar en kopia av ett anställningsavtal?

Om båda kopiorna av anställningsavtalet går förlorade, hur kan du korrekt upprätta dess dubbletter?

Låt oss upprepa att det inte finns något etablerat förfarande för att utfärda en kopia av ett anställningsavtal i lagstiftningen. Arbetsgivaren förbehåller sig rätten att självständigt skapa den genom att föreskriva den i en lokal regleringsakt.

Vid upprättandet av ett förfarande för utfärdande av dubbletter bör personalbefälet inte glömma följande omständigheter:

Enligt reglerna ingås originalet av anställningsavtalet skriftligt i två exemplar, på vilka var och en av parterna lägger sin underskrift (). Detta innebär att dubbletter av förlorade dokument också bör upprättas och fästas på ett liknande sätt. Dessutom måste arbetstagaren underteckna duplikatet av arbetsgivaren, vilket bekräftar mottagandet av hans kopia av dokumentet med denna signatur.

Uppmärksamhet!

Den information som anges i duplikatet måste motsvara innehållet i det förlorade originalet i anställningsavtalet. Den information och villkor som är nödvändiga för att upprätta ett anställningsavtal anges i arbetslagen.

Arbetsgivaren kan också återskapa denna information och villkor, styrd av anställningsorderna, ta dem från arbetsboken, personkortet eller andra medarbetares dokument.

Har anställningsavtalet ingåtts på nytt?

På anläggningens personalavdelning förlorades anställningsavtalet med den anställde, arbetstagaren hittade inte heller sitt exemplar. Är det möjligt att ingå ett anställningsavtal igen utan att göra en kopia?

Svaret är ja. I avsaknad av lagstiftning om återställande av förlorade anställningsavtal är arbetsgivaren fri i sina handlingar när han löser ett sådant problem. Även om båda kopiorna har försvunnit kan chefen mycket väl skapa och genomföra ett nytt anställningsavtal med den anställde utan att behöva göra en kopia, men inte glömma informationen och villkoren som anges i det första förlorade dokumentet (artikel 57 i Ryska federationens arbetslag).

Vi fastställde det faktiska datumet, vid tidpunkten för ingången och undertecknandet av kontraktet, och som ett separat stycke satte vi ut datumet för den anställdes anställning. Det rekommenderas starkt att i texten till det nya avtalet inkludera en anteckning om att den ingicks och undertecknades för att ersätta den förlorade.

En anställd som tappat sitt exemplar ber arbetsgivaren att ge honom en kopia av anställningsavtalet. Är företaget skyldigt att tillgodose den anställdes begäran?

Det är juridiskt fastställt att för dokument som rör arbete är arbetsgivaren skyldig att ge arbetstagaren kopior på hans skriftliga begäran (). Eftersom listan över dessa papper är öppen har arbetstagaren rätt att kräva en kopia av anställningsavtalet. Arbetsgivaren är skyldig att ge arbetstagaren en sådan kopia, helt kostnadsfritt, inom tre arbetsdagar efter att ansökan lämnats in.

Råd

Det kan hända att de på personalavdelningen, helt av misstag, genom ett missförstånd tog pengar från den anställde för att göra en kopia av anställningsavtalet. Skicka tillbaka beloppet omedelbart med en ursäkt.

Arbetstagaren bad om att intyga honom med en kopia av anställningsavtalet. Hur gör man det rätt?

Förfarandet för att certifiera kopior () är lagligt fastställt, vilket innebär att en kopia av anställningsavtalet som utfärdats till en anställd måste vara korrekt certifierad ().

För att ordentligt säkra en papperskopia är det nödvändigt att skriva ordet "True" (utan citattecken och andra skiljetecken) längst ner på arket efter att all information har matats, ange positionen för den behöriga personen som certifierade kopian, be honom att underteckna och transkribera, fäst datum för certifiering av dokumentet ().

Huruvida det är värt att fästa ett sigill på kopian av kontraktet är upp till arbetsgivaren, men att ge dokumentet juridisk betydelse, förseglas kopian med en stämpel.

Arbetsgivaren har rätt att vägra arbetstagarens begäran om att ge honom en notariserad kopia av anställningsavtalet. Enligt arbetsrätten (artikel 62 i Ryska federationens arbetsbalk) är han inte alls skyldig att utfärda sådana dokument, såvida detta naturligtvis inte anges i en lokal regleringsakt. Om en sådan post finns tillgänglig måste arbetsgivaren uppfylla den anställdes begäran, samtidigt som han betalar för notariens tjänster ur egen ficka (artikel 62 i Ryska federationens arbetslag).

Vilka sanktioner bör en arbetsgivare förvänta sig om han inte ger arbetstagaren en kopia av anställningsavtalet?

Medarbetaren anställdes, han skrev under två kopior av anställningsavtalet, varefter dokumenten överfördes till chefen för godkännande. En tid gick, men den anställde fick inte tillbaka sin kopia av kontraktet. Hotar detta arbetsgivaren med straff?

Anställningsavtalet upprättas i två exemplar. Och om ett dokument ligger hos arbetsgivaren, kommer det andra säkert att överlämnas till den anställde ().

Arbetslagstiftningen är bindande. Om arbetsgivaren överträder den befintliga regeln, villigt eller ovilligt, kan han bli föremål för administrativ sanktion (artikel 5.27 i lagen om administrativa brott).

För ett sådant brott hotas böter, för tjänstemän- i mängden 1 tusen till 5 tusen rubel kan en organisation, med undantag för böter från 30 tusen till 50 tusen rubel, bli föremål för administrativ avstängning av verksamheten i upp till 90 dagar.

En tjänsteman som inte har överfört sin kopia av anställningsavtalet till en anställd och tidigare har begått ett liknande brott enligt denna artikel kan diskvalificeras under en till tre år.

Uppmärksamhet!

Under begäran av ett liknande brott förstås inte bara det upprepade underlåtenheten att ge den anställde sin kopia av kontraktet, utan också ett annat brott mot arbetslagstiftningen.

Efter att ha övervägt din fråga kan vi säga att lagstiftningen inte innehåller något förfarande vid förlust av ett anställningsavtal av en av parterna.

Ett anställningsavtal ingås skriftligen och upprättas i två exemplar, var och en undertecknad av parterna. Arbetsgivaren lämnar över en kopia av anställningsavtalet till arbetstagaren och behåller den andra. Mottagandet av arbetstagaren av en kopia av anställningsavtalet måste bekräftas av arbetstagarens underskrift på kopian av anställningsavtalet som lagras av arbetsgivaren.

Följaktligen, om en kopia av anställningsavtalet bara går förlorad av en av parterna, kan det återställas genom att utfärda en kopia från den kopia som lagras av den andra parten.

Läs mer om situationen för att förlora ett anställningsavtal här:

Vad ska man göra om arbetsgivaren har förlorat sin kopia av anställningsavtalet
Vad ska man göra om en anställd har förlorat sin kopia av anställningsavtalet

Om båda parter inte har ett anställningsavtal, dvs. för både arbetstagaren och arbetsgivaren:

förekomsten av ett anställningsförhållande som inte stöds av ett skriftligt anställningsavtal förnekar inte själva anställningsförhållandet. Men eftersom den nuvarande lagstiftningen fortfarande kräver ett skriftligt anställningsavtal, om det går förlorat av båda parter, är det nödvändigt att ingå ett nytt anställningsavtal. I det här fallet kan det återställas på grundval av anställningsorder, uppgifter i arbetsboken och den anställdes personliga kort. I detta fall kommer datumet för genomförandet av kontraktet att vara det aktuella datumet, och datumet för den anställdes anställning är det faktiska datumet för hans anställning (enligt anställningsregistret i arbetsboken). Det rekommenderas att bifoga de ifyllda avtalsdokumenten som bekräftar anställningsförhållandet med den anställde (kopior av order, tidtabeller), från anställningstidpunkten till dagen för anställningsavtalets ingående.

Om du plötsligt inte kan återställa arbetstagarens anställningsavtal på grund av bristen på andra styrkande handlingar (till exempel en inträdesorder osv.), Upprätta ett nytt anställningsavtal med den anställde som återspeglar de faktiska arbetsvillkoren (löner , arbetstid etc.) och garantier till arbetstagaren, som är giltiga på det aktuella datumet och inte på anställningsdagen. Datumet för kontraktets genomförande kommer också att vara det aktuella datumet, men datumet för den anställdes anställning (startdatum för arbetet) är det faktiska datumet för hans anställning (enligt anställningsregistret i arbetsboken). Det rekommenderas också att bifoga dokumentet som bekräftar anställningsförhållandet med arbetstagaren (kopior av order om antagning, överföring, överföring etc.) från anställningsögonblicket till dagen för anställningsavtalets ingående.

Om en kopia av anställningsavtalet sparas kan en kopia av anställningsavtalet upprättas på grundval av detta.

När det gäller frågan om vilka andra dokument en anställd kan bekräfta arbete i organisationen:

Först och främst kan den anställde bekräfta sitt arbete med en arbetsbok, och vid behov kan den anställde begära ett intyg från arbetsplatsen om arbetstiderna i organisationen.

Detaljer i materialet för systempersonal:

Om en anställd har förlorat sin kopia av anställningsavtalet kan arbetsgivaren återställa det genom att utfärda en kopia av den kopia som han förvarar. En kopia är den andra eller nästa kopian av ett skriftligt dokument, som till skillnad från en kopia har samma rättsliga kraft som originalet. En kopia utfärdas när originaldokumentet går förlorat.

För att upprätta en kopia av anställningsavtalet måste du göra en vanlig kopia av kopian av arbetsgivarens anställningsavtal och sedan skriva ordet "Duplicera" på titelbladet. Vidare måste arbetsgivaren och den anställde lägga sina underskrifter i duplikatet. Därefter måste en kopia av anställningsavtalet utfärdas till den anställde.

Situation: Vad ska man göra om arbetsgivaren har tappat sin kopia av anställningsavtalet

Lagstiftningen innehåller inte ett entydigt svar på denna fråga.

Ett anställningsavtal ingås skriftligen och upprättas i två exemplar undertecknade av båda parter. Ett exemplar av anställningsavtalet överlämnas till arbetstagaren, det andra förvaras av arbetsgivaren. Mottagandet av den anställde av en kopia av anställningsavtalet måste bekräftas av hans underskrift på kopian av anställningsavtalet som lagras av arbetsgivaren. Detta anges i artikel 67 i Ryska federationens arbetslag.

Om arbetsgivaren har förlorat sin kopia av anställningsavtalet kan han återställa det genom att utfärda en kopia av den kopia som den anställde förvarar. En kopia är den andra eller nästa kopian av ett skriftligt dokument, som till skillnad från en kopia har samma rättsliga kraft som originalet. En kopia utfärdas när originaldokumentet går förlorat.

För att upprätta en kopia av anställningsavtalet måste du göra en vanlig kopia av kopian av arbetstagarens anställningsavtal och sedan skriva ordet "Duplicera" på titelbladet. Vidare måste arbetsgivaren och den anställde lägga sina underskrifter i duplikatet. Därefter förvaras en kopia av anställningsavtalet av arbetsgivaren och har samma rättsliga kraft som originalet.

En situation är sannolikt när arbetstagaren inte heller kommer att ha sin kopia av anställningsavtalet. Förekomsten av ett anställningsförhållande som inte stöds av ett skriftligt anställningsavtal förnekar inte själva anställningsförhållandet. Men eftersom den nuvarande lagstiftningen fortfarande kräver ett skriftligt anställningsavtal, om det går förlorat av båda parter, är det nödvändigt att ingå ett nytt anställningsavtal. I det här fallet kan det återställas på grundval av anställningsorder, uppgifter i arbetsboken och den anställdes personliga kort. I detta fall kommer datumet för genomförandet av kontraktet att vara det aktuella datumet, och datumet för den anställdes anställning är det faktiska datumet för hans anställning (enligt anställningsregistret i arbetsboken). Det rekommenderas att bifoga de ifyllda avtalsdokumenten som bekräftar anställningsförhållandet med den anställde (kopior av order, tidtabeller), från anställningstidpunkten till dagen för anställningsavtalets ingående.

Ivan Shklovets,
Biträdande chef Federal Service för arbete och sysselsättning

Situation: Vad ska man göra om en anställd har förlorat sin kopia av anställningsavtalet
Situation: Är det nödvändigt att ingå ett skriftligt anställningsavtal med en anställd som anställdes före 1992 och fortsätter att arbeta i organisationen. Vid ansökan om arbete ingicks anställningsavtalet muntligt

Enligt det nuvarande förfarandet uppstår arbetsförhållanden mellan en anställd och en arbetsgivare på grundval av ett anställningsavtal som ingås skriftligen (artiklarna 16, 67 i Ryska federationens arbetslag).

Med anställda som anställts sedan den 6 oktober 1992 sluts således anställningsavtal uteslutande skriftligt. Och när det gäller anställda anställda före det datumet har följande tillvägagångssätt utvecklats.

Om arbetstagaren går med på arbetsgivarens erbjudande om att formalisera förhållandet skriftligen, upprättar den senare ett anställningsavtal i allmän ordning... I det kontrakt som ska ingås återspeglar de faktiska arbetsförhållandena (löner, arbetstider etc.) och de garantier som ges till den anställde, som är giltiga på det aktuella datumet och inte på anställningsdagen. Datumet för kontraktets genomförande kommer också att vara det aktuella datumet, men datumet för den anställdes anställning är det faktiska datumet för hans anställning (enligt anställningsregistret i arbetsboken). Det rekommenderas att bifoga dokumentet som bekräftar anställningsförhållandet med arbetstagaren (kopior av beställningar, tidrapporter) från anställningstidpunkten till dagen för anställningsavtalets ingående.

Om en anställd vägrar att utfärda ett skriftligt anställningsavtal, måste ett skriftligt avslag mottas från honom. Närvaron av ett sådant avslag gör det möjligt för arbetsgivaren att bekräfta för specialisterna på de kontrollerande avdelningarna att de har vidtagit lämpliga åtgärder för att formalisera anställningsavtalet skriftligen.

Nina Kovyazina
Biträdande chef för avdelningen för utbildning och personal vid Rysslands hälsoministerium

Visa mer:

Material Bokföring vid ankomst HUVUDSIDA SKATT NYHETER KONTO NYHETER NYHETER KONTO ÅRSRAPPORT OCH ...

Hur ofta straffas de enligt punkt 1 i art. 126 i Ryska federationens skattekodex? 1 msk. 126 i Ryska federationens skattekodex ...

Fastighetstransaktioner på avgifts- eller kontraktsbasis Underklass 68.3 innehåller två grupper av koder: ...

Dubbelbeskattning Dubbelbeskattning - samtidig beskattning i olika länder samma inkomstskatt. Dubbelbeskattning orsakas av ...

Exempel på anställningsavtal för en försäljningschef Ett anställningsavtal för en försäljningschef är ett dokument som skapats i ...

Återställande av ett anställningsavtal som förlorades av både den anställde och arbetsgivaren

Berätta för mig, en anställd har arbetat i företaget sedan 2012. I januari 2020 förflyttades han till en annan avdelning till en annan tjänst (naturligtvis med hans samtycke), och sedan visade det sig under pappersarbetet att båda parter hade förlorat sitt anställningsavtal (varken arbetsgivaren eller arbetstagaren) hade bara ytterligare avtal till den. Sedan uppstod frågan om hur man gör ett tilläggsavtal om det inte finns något arbetskontrakt i sig. Efter att ha läst artiklar på Internet (det finns trots allt inte ett ord om återställandet av ett förlorat anställningsavtal i arbetslagen) kom jag fram till: jag gör ett nytt anställningsavtal (eller snarare i ny utgåva, eftersom utgåvan av anställningsavtalet sedan 2012 har ändrats), gör jag det faktiska datumet för kontraktet (dvs. arbetsboken och anställningsordningen), anställningsavtalets nummer (som var fallet med det föregående) men alla villkor, det vill säga tjänsten, lön Jag föreskriver de nuvarande och gör ytterligare en poäng att anställningsavtalet utfärdades för att ersätta det förlorade kontraktet av båda parter och att villkoren i detta anställningsavtal träder i kraft från det att det undertecknades.

Jag gjorde det, gick till en advokat för råd, och han berättar sedan för mig, de säger att detta inte är rätt. Gör ett anställningsavtal i en ny upplaga, men datumet för kontraktet och anställningen, allt kommer att vara från 2012 och villkoren är också från 2012.

och nu vet jag inte hur jag ska vara och hur jag ska göra det rätt ..

De där. vad har du gjort nu, det är du för organisationen av dina arbetsgivare har skapat en situation där han kan ledas till administrativt ansvar:

För brott mot arbetslagstiftningen bär arbetsgivaren administrativt ansvar enligt artikel 5.27 i Ryska federationens kodex för administrativa brott.

Ett anställningsavtal som inte utförs skriftligen anses ha ingåtts om arbetstagaren påbörjat arbetet med vetskap eller på uppdrag av arbetsgivaren eller dennes representant. Med den anställdes faktiska tillträde till arbetet är arbetsgivaren skyldig att ingå ett anställningsavtal med honom skriftligt senast tre arbetsdagar från dagen för arbetstagarens faktiska tillträde till arbetet, och om förhållandet relaterade till användningen personligt arbete uppstod på grundval av ett civilrättsligt kontrakt, men erkändes därefter arbetsrelationer, - senast tre arbetsdagar från dagen för erkännande av dessa relationer som arbetsförhållanden, om inte annat fastställs av domstolen i artikel 67 i Ryska federationens arbetslag.

Ja, Ryska federationens arbetslag föreskriver inte möjligheten att TD kommer att gå förlorad, både den första och den andra kopian, eftersom detta kan och bör inte. Om vi också tar hänsyn till att det förlorade dokumentet innehåller Personlig information, då och för detta är arbetsgivaren ansvarig.

Så, som du gjorde, är detta ett alternativ, eftersom Resultatet är genomförandet av ett anställningsavtal, men också resultatet är att arbetsgivaren ansvarar för administrativt ansvar sedan dess datumen kommer att vara de som du beskrev.

Och naturligtvis, om du sätter det aktuella datumet kommer TD -numret inte att vara detsamma som det tilldelades 2012, tk. numreringen av dokument gäller för varje kalenderår, en ny numrering, till exempel 1, 2, 3.

Så, vad advokaten berättade för dig korrekt, om du undviker att arbetsgivaren lockas för att ha brutit mot Ryska federationens arbetslag, så är det bättre att inte annonsera denna situation, eftersom detta är bara restaureringen av TD, och därför datum 2012, datum för antagning 2012, alla villkor, som de skrevs 2012, kan dessa villkor enkelt återställas enligt TD -proverna för positionen med samma namn , eller från 1C -programmet.

Och vad har du gjort, ja det kan vara - det aktuella datumet för slutförandet av TD, datum för antagning 2012, registreringsnummer, tk. datumet för slutförandet av TD är det aktuella 2020, då måste det registreras i registreringsjournalen 2020, och villkoren är inte 2020, utan de som var 2012 (löner, arbete och vilotider, etc.).

Men om du gjorde det skulle det inte betyda att TD förlorades, men det skulle innebära att TD inte skrevs upp skriftligt, ett brott mot artikel 67 i Ryska federationens arbetslag.

Och om du gör exakt, som du, men med mina justeringar när det gäller datum, villkor och registreringsnummer, så skulle jag först utarbeta lagen om förlust av anställningsavtalet för att på något sätt mildra situationen för kontrollmyndigheterna.

Du tänkte åt rätt håll, nästan.

Men personalchefens uppgift är också att vara en buffert mellan arbetsgivaren-anställningen,nerna.

Så gör som advokaten sa till dig - utfärda 2012 års TD som om den inte hade försvunnit någonstans.

Viktoriya Kochetkova, expert

Fonden "Tak-tak-tak" är medlem i
Global Investigative Journalism Network

Arbetsgivarens ansvar för förlusten av arbetstagarens arbetsbok

Förlusten av en arbetsbok av en arbetsgivare kan få många obehagliga konsekvenser, så arbetsgivaren behöver veta hur han ska agera rationellt i denna obehagliga situation.

Särskilda instruktioner och procedurer för återställning av detta dokument till Arbetsbalken eller någon annan normativ handling, det finns bara viktiga instruktioner och artiklar som bör följas med alla medel när du återställer en arbetsbok.

Vilka lagar reglerar förfarandet för att hålla arbetskraft?

En arbetsbok är ett officiellt dokument som innehåller alla uppgifter om arbete på vissa platser hos en medborgare i Ryska federationen. En arbetsbok kan berätta arbetsgivaren ganska mycket om sin ägare: viktig information om arbetstagarens erfarenhet och kvalifikationer, arbetets varaktighet. En avgångspost kan berätta om anställdens anständighet och ansvar.

Den huvudsakliga regleringsdokument, som fastställer förfarandet för att underhålla, lagra och återställa arbetsböcker, är:

Labor Code (art. 66 "Labor Book"). Det står att arbetsgivaren är skyldig att skaffa en arbetsbok för alla som har arbetat för honom i mer än 5 dagar, och måste registrera all information om anställning, överföring eller avskedande av sin anställd. Men det finns ingen fullständig information i koden om hur man återställer eller vad man ska göra om ett dokument går förlorat.
Regeringsdekret nr 225 av 04.16.2003 (senast reviderat 03.25.2013) "Om arbetsböcker" med "Regler för underhåll och lagring av arbetsböcker ...".
Resolution från Rysslands arbetsministerium nr 69 daterad 10.10.2003 (senast reviderad 31.10.2016) "Efter godkännande av instruktionerna för att fylla i arbetsböcker". Den innehåller viktiga instruktioner om hur du korrekt anger all information i en kopia.

Var boken förlorad?

Det finns situationer när en anställd på HR -avdelningen söker arbetsbok och oroar sig för detta, men hon är efter ett tag.

Detta är inte alltid personalansvarig eller annan anställd i företaget. Boken är ganska kapabel att vara hemma hos den anställde, och kl kaderarbetare du kanske inte har en tanke på att kontrollera den anställdes personliga akt, där kvittot finns att han tillfälligt tog den, till exempel för att utfärda pension.

Det är nödvändigt att samla in så mycket information som möjligt om boken. I boken för bokföring och rörelser av arbetsböcker kan du se datum och dess nummer vid antagning, överväga böckerna för andra anställda som fick ett jobb den dagen.
Det rekommenderas också att titta in i den anställdes personliga fil, kanske finns hans kvitto på att han tillfälligt tog dokumentet eller att han inte hade det i sina händer vid anställningen (vid förlust eller den första enheten, personalansvarig kan helt enkelt glömma att göra dokumentet), etc. .d.
Det är nödvändigt att ta reda på om den anställde ändrade sitt efternamn före inträdet i företaget eller redan medan han arbetade i det, och kontrollera om arbetsboken finns i kassaskåpet under det gamla efternamnet.

Gör en kopia

Om boken efter några dagar fortfarande inte finns, är det bättre att omedelbart börja skapa en kopia av den.

Uppmärksamhet! Enligt art. 31 kapitel 3 i dekretet "Om arbetsböcker" är arbetsgivaren skyldig att utfärda det inom 15 dagar från mottagandet.

Flera scenarier är möjliga:

Situation, om den anställde inte har arbetat någonstans eller arbetat inofficiellt före detta ögonblick, Är det enklaste. Personalchefen upprättar ett duplikat baserat på uppgifterna från anställningsordern och andra dokument från hans organisation. Du kan läsa hur du korrekt anger alla poster i art. 7 "Funktioner i att fylla i en duplicerad arbetsbok" Arbetsministeriets resolutioner. Glöm inte att tillhandahålla stödcertifikat till den anställde, de kommer att vara mycket användbara för honom när du ansöker om pension.
Om den anställde tidigare har arbetat i olika företag- en svårare situation. Här är det viktigt att inte förlora ett vänskapligt förhållande till en kollega, för att för att utfärda en kopia krävs information från alla tidigare platser i hans arbete. Många företag kan vägra att skicka sådana certifikat per post och insistera på att den anställde kommer till dem personligen eller att organisationen begär en officiell begäran till sitt företag (dubbleringen kan ta lång tid).
Det mest obehagliga alternativet om det gamla företaget inte längre existerar... Men situationen är inte så tragisk, även om restaurering av arbetskraft kommer att ta mycket längre tid än i de två föregående fallen. Vid omorganisation eller anslutning av ett företag till ett annat måste alla dokument förvaras i det nya företaget. Varje organisation som håller på att avvecklas är skyldig att överlämna all personal och bokföringsdokument för lagring till statsarkivet. Du kan göra en begäran till statsarkivet på platsen för företagets tidigare existens. Om det inte fanns något svar eller pappren inte bevarades kan du kontakta Pensionskassan med samma begäran. Det är sant att detta alternativ endast är lämpligt om den anställde arbetat på detta företag relativt nyligen, sedan registreringen av de försäkrade i det obligatoriska pensionsförsäkringssystemet infördes för inte så länge sedan.

Arbetsgivarens ansvar för förlust av anställning

I kapitel VIII i regeringsdekret nr 225 "Om arbetsböcker" står det att den lagliga skyldigheten att föra en arbetsbok under arbetstiden ligger helt och hållet hos arbetsgivaren. För bristande efterlevnad av denna förordning är han juridiskt ansvarig.

För att återställa rättvisan kan en anställd tillgripa hjälp från Arbetsinspektionen eller gå till domstol:

Om arbetsgivaren av olika skäl tvekar med att utfärda en arbetsbok (enligt lagen är han skyldig att ge den på uppsägningsdagen) och offret inte kan arbeta i en ny organisation, i enlighet med art. . 234 i Ryska federationens arbetslag tidigare arbetsgivare måste finansiera alla missade timmar på grund av denna situation.
Om arbetstagaren var tvungen att självständigt återställa den förlorade boken genom arbetsgivarens fel, har han en anledning att kräva full ersättning för alla kontantkostnader(resa till en annan stad, utgifter för inköp av blanketter, en fotokopia av papper, samråd med en advokat eller advokat, hämtning av intyg etc.).
I det fall då arbetstagaren också åsamkades moralisk skada, då enligt art. 237 i Ryska federationens arbetslag, har han möjlighet att ta emot skadestånd om han kan bekräfta faktumet i dessa avsnitt.

Lagen föreskriver ganska effektiva ansvarsåtgärder - administrativt:

Viktig! Brott mot normerna för förvaring av arbetsböcker i enlighet med art. 13.20. "Överträdelse av reglerna för lagring av arkivhandlingar" innebär en sanktion på 300 till 500 rubel.

Naturligtvis kommer arbetsgivaren eller dennes auktoriserade person förlorad i en arbetsbok sannolikt inte att gå i fängelse, men vid grova och flagranta kränkningar är det möjligt att föra honom till straffansvar:

om arbetsgivaren avsiktligt rev, slängde eller förstörde arbetsboken (Ryska federationens strafflag, artikel 325 "Stöld eller skada på dokument ...");
arbetsgivaren försökte inte förhindra en situation som ledde till en massiv förlust av dokument eller skapade olämpliga villkor för deras säkerhet (art. 293 "försummelse" i Ryska federationens strafflag);
arbetsgivaren uppgav oförskämt att han inte hade för avsikt att ge den anställde sitt dokument (artikel 140 ”vägran att lämna information till en medborgare”).