Компетентност на началника на отдел логистика. Типична длъжностна характеристика на ръководителя (началника) на отдел логистика. Длъжностна характеристика на ръководителя на транспортния отдел на логистичната служба на BetomixLo LLC

V последните годиниимаше нужда от специалисти в областта на логистиката. Това е нова професия, която на някои изглежда странна. Но всъщност няма нищо трудно в работата на логист. Това и броят на свободните работни места на борсите на труда отнема от 2 до 10 процента от общия брой. Почти всяка компания във всяка област на дейност се нуждае от отдел логистика. Той може да изпълнява различни функции в зависимост от специализацията.

Големите компании обикновено имат отдел логистика като самостоятелна единица. В него са представени всички специалисти в тази област. Тя може да включва шофьори, диспечери, логистици и логистични директори. По -малките организации са ограничени до малки подразделения или отделни служители, които изпълняват функциите на логистици и са изброени в отдел в близост до местоназначението (транспортен отдел, склад и т.н.)

Понякога отделът по логистика може да осъществява външни отношения или да се занимава с митническо оформяне.

Мениджърът по продажбите се занимава с документооборота, свързан с изпълнението или доставките, установява отношения с транспортни компании, доставчици, застрахователни компании, банки и др. Следователно тази позиция се нарича „мениджър логистика и външноикономически отношения“.

Логистичният отдел не може да се счита за спомагателна структура. Това е една от дейностите на всяка компания. Има фирми, които предоставят услуги в тази област. Те участват в организирането на логистични дейности в други компании.

Логистичният отдел има определена структура. Обикновено всеки от тях се оглавява от лидер, който принадлежи към най -високото ниво на управление. Това са директори, вицепрезиденти, шефове и т.н. Те се занимават с организацията и контрола върху работата на отделите, формирането на политиката на компанията, която съответства на функциите и критериите на логистиката.

Следват мениджърите по логистика. Те са разделени на две връзки. Специалистите по логистични системи се занимават с разработването на маршрути за движение на стоки, разработват операции за съхранение на продукти с минимални разходи. Потребителите на логистиката участват пряко в решаването на проблеми с помощта на разработените програми.

Следващата категория работници във въпросния отдел са диспечери, шофьори и работници. транспортен отдели складове. Те се занимават с изпращане на продукти или получаване на суровини и материали, както и доставка на стоки до клиентите.

След като анализираме понятието „логистика“, каква структура е и какви са нейните функции, е необходимо да се спрем на отговорностите на служителите на този отдел.

Директорът по логистика, който може да действа като началник на транспортния отдел, отговаря за общото управление, контрола върху изпълнението на възложените задачи и търсенето на оптимални маршрутни схеми.

Служителите на средно ниво анализират схеми и маршрути, като избират най-печелившия. Те организират и управляват в склада и други отдели на отдела. Тези специалисти трябва да разработят нови схеми и да ги предложат на висшестоящите за преглед.

Водещият логистичен мениджър се занимава с планирането на закупуването и продажбата на стоки, необходими за непрекъснат производствен процес. Неговите отговорности включват анализ на пазара за продажби, развитие ценова политика, изготвяне на отчетна документация.

Диспечерите участват в организирането на постоянен график на транспорта, изготвяне на документация за транспортиране на стоки, като се вземат предвид горивата и смазочните материали и работното време на спедиторите.

Това е всичко, което логистът прави, за да гарантира непрекъснатост производствен процеси непрекъсната доставка на продукти до клиенти.

Всеки човек с определен набор от амбиции иска да изгради успешна кариерав избраната област. Логистиката не прави изключение. Дори начинаещ диспечер иска някой ден да стане шеф. В крайна сметка това означава не само наличието на престижна позиция, но и значително увеличение на доходите. Трябва обаче предварително да разберете какви елементи съдържа длъжностната характеристика на ръководителя на отдел логистика. В крайна сметка това е почти основният документ, в който ще трябва да се ръководи работи напред.

Какво е логистика?

С прости думи, това е организацията на доставката на стоки с минимални разходи. Любопитното е, че истинската стойност на логистиката често се подценява. Това обаче не е по -малко важно разделение в цялата компания от всички останали. По -специално продажбите.

Професионалните логисти извършват огромна верига от действия:

намерете транспорт;
договаряне с водача;
следи за безопасността на стоките или суровините;
опитайте се да намалите разходите до минимум.

Изпълнението на целия този обем не е много по -лесно от намирането на потенциален купувач. Освен това, без добре организирана логистика, една компания не може да разчита на високи печалби. Ако складът е празен и върху него няма стока, тогава няма какво да се продава. Съответно не може да се разчита на получаване на доход.

Сега знаете как да отговорите на въпроса, какво е логистика, с прости думи.

За какво служи описанието на длъжността?

Важността на този документ често се подценява. Поради тази причина ръководството много официално се позовава на изготвянето на длъжностната характеристика или напълно пренебрегва това действие.

Често ръководителят на отдела по логистика научава отговорности чрез устна комуникация с висшето ръководство. Това е фундаментално погрешно. От една страна, по този начин те се опитват да избегнат бюрократични забавяния. От друга страна, това е директен път към конфликти. Служителят трябва ясно да разбира своите отговорности. Това ще избегне конфликтни ситуации с ръководството.

Отговорности

Описание на работатаНачалникът на отдел логистика му приписва изпълнението на следните трудови задачи.

Контрол върху работата на целия отдел.
Организиране на действия, свързани с приемане и разпространение на входящи стоки.
Обработка на документи и друга кореспонденция. И ако е необходимо, доставянето им на адресатите.
Съставяне на инструкции, необходими за съпровождане на стоки.
Контрол на безопасността на опаковките и съдържанието. Ако бъдат открити нарушения, главният логист трябва да състави актове, които описват недостига или повредените стоки.
Длъжностната характеристика на началника на отдел логистика задължава да предостави на спедиторите необходимите условия на труд. По -конкретно, той издава специално оборудване и след това следи за неговата безопасност и правилна работа.
Следи за наличието на транспорт. Освен това контролира правилното транспортиране и манипулиране.
Организира отчитането.
Следи за безопасността на стоките, както и придружаващите ги документи.

Длъжностната характеристика на ръководителя на логистичния отдел може да включва клауза за извънреден трудако ситуацията го изисква. Също така, ако е необходимо, е възможно бизнес пътувания.

Права

Главният логист има нещо повече от набор от отговорности. Тази позиция предвижда някои правомощия. Правата на ръководителя на логистичния отдел му дават цял набор от допълнителни функции.

Давайте инструкции на подчинените си, включително спедитори, мениджъри, шофьори, диспечери.
Контролирайте качеството и навременността на работата.
Установете партньорства с представители на други организации, ако това ви позволява да изпълнявате задачи, свързани с логистиката на предприятието.
Да представлява интересите на вашата компания по въпроси, които са от компетентността на ръководителя на логистиката.

Отговорност

Окупиращи лидерска позиция, трябва да имате доста широк спектър от отговорности. В допълнение, отговорността на ръководителя на отдел логистика включва няколко разновидности.

Дисциплинарен.
Административна.
Материал.

Освен това има редица други случаи, в които главният логист е отговорен.

Неспазване на инструкциите в ръководството.
Неизпълнение на задължения. Това е съвсем разумно. В края на краищата се наема специалист, който да изпълнява качествено определени функции, които гарантират функционирането на предприятието.
Главният логист не трябва да използва предоставените му правомощия за лични цели. Както и в други професии, това е неприемливо.
Докладване на неточна информация, която може да дезинформира ръководството за напредъка на логистичната работа.

Отговорността на главния логист възниква и в тези случаи, ако той не е предприел действия при откриване на нарушения, които биха могли да навредят на служителите или на компанията.

Компетентност на началника на отдел логистика

Всяко ръководство иска всички позиции да бъдат заети само от квалифицирани служители. Ето защо компетентността на главния логист се проверява периодично. Следните звена могат да го изпълнят.

Непосредственият ръководител може да извършва контрол ежедневно в процеса на изпълнение на служебни задачи.
Удостоверителна комисияпроверява периодично. Минималната сума е веднъж на всеки две години. За оценката се използват документи, които ви позволяват да проверите окончателното представяне на главния логист за определен период.

Голямо значение се придава на качеството и навременността на задачите, предвидени в длъжностната характеристика.

Кой може да стане шеф на отдела по логистика?

При приемането на тази длъжност се поставят някои изисквания за обучението на кандидатите. Следователно не всеки кандидат ще може да заеме желаната позиция.

Задължително:

средно образование по специалността или
общо средно и най -малко три години опит в областта на логистиката.

Знание

Случи се така, че логистиката засяга почти всички области на предприятието. Ето защо е невъзможно да се отговори недвусмислено на въпроса какво трябва да знае ръководителят на отдела по логистика.

Разбира се, той трябва да бъде перфектно запознат с избраната област. Въпреки това, също не боли да имате знания в областта на маркетинга и счетоводството. Ще бъде полезно да знаете някои правни тънкости.

В работата си главният логист трябва да се справя с различни ситуации. Следователно, колкото повече знае, толкова по -малко зависи от други специалисти.

Освен това е важно постоянно да усъвършенствате уменията си. Пазарът непрекъснато се допълва с нови технологии. Като бъде информиран, главният логист ще може да въведе иновации по -рано от конкурентите, да изчисли ползите и да донесе повече печалба на своето предприятие. Внимателното ръководство със сигурност трябва да забележи и благодари на такъв служител, който прави всичко възможно за доброто на компанията.

Екипни отношения

Главният логист ще има поне няколко служители в подчинение. И това вече е екип. Ето защо е важно да можете да установите контакти с подчинени, като избягвате евентуални конфликти.

Добрият шеф трябва да може да работи с хора. Не крещи на подчинените, а прояви професионализъм. В трудни ситуации поемете отговорност за себе си и не прехвърляйте на по-ниските по ранг, както обикновено обичат да правят много псевдолидери.

Добрият шеф на логист знае как да изгради сплотени взаимоотношения в екип, когато всички служители се превърнат в един екип. Подчинените не трябва да се страхуват, а да уважават лидера си. Няма нищо добро в ситуация, в която вместо компетентни съвети те получават напредък. Това е деморализиращо и потискащо, без да се подобрява качеството на извършената работа. В тази ситуация и двамата губят: и служителят, и главният логист, който поради собствената си некомпетентност не е в състояние да организира качествената работа на поверения му отдел.

Длъжностна характеристика за началник отдел логистика

I. Общи разпоредби

Тази длъжностна характеристика дефинира функционалните задължения, права и отговорности на ръководителя (ръководителя) на логистичния отдел.
Ръководителят (ръководителят) на отдел логистика е организатор на тактиката на Предприятието в областта на логистиката.
Ръководителят (началникът) на отдел логистика се назначава и освобождава по реда, установен от действащото трудово законодателство, със заповед от _______.
Избран от квалифицирани специалисти с добри организационни умения, които са работили на подобна позиция поне 3 години.
Доклади директно на _______.
В работата си ръководителят (ръководителят) на отдел логистика се ръководи от:

регулаторни, методически и други ръководни материали в областта на транспорта, складови помещения;
стандарти и спецификации за съхранение на инвентар, организации за обществени поръчки;
действащо митническо законодателство;
Описание на работата;
разпоредби, уреждащи вътрешнофирмените отношения;
по указания на директора;
устава на предприятието.

Образование: висше техническо (икономическо, техническо и икономическо).
Умения и умения: способност за анализ, планиране и управление. Изграждане на логистична система в предприятието. Проектиране и организиране на информационни потоци в логистичната система.

II. Работни отговорности

Организация и контрол на непрекъснатостта и производителността на ежедневната работа на логистичния отдел.

Оценка и анализ на разходите, свързани с извършването на логистични операции.
Оценка и анализ на изпълнението на логистичните операции.
Оценка и анализ на разходите за работно време за извършване на операции.
Разработване на предложения за оптимизиране на стойността на закупените суровини, оборудване и изпратени стоки.
Съответствие с одобрения разчет на разходите, бюджетни позиции.
Подобряване работата на отдела, разработване и внедряване на нови системи, насочени към повишаване на ефективността на използване на оборотни средства.
Анализ, планиране, организация, координация и управление (включително организиране на контрол върху изпълнението) на логистичните процеси на предприятието.
Проектиране и разработване на нови логистични системи, както и оптимизация на съществуващи логистични системи.
Разработване и внедряване на методически и регулаторни материали по логистика за конкретни отдели, определяне на функции и операции. Контрол върху прилагането на разработените методически и регулаторни материали.
Организация на работата по разработването на форми и методи за отчитане.
Контрол на коректността и навременността на изпълнение на възложените задачи от служителите на отдела.
Координация на вътрешните и външните отношения на компанията.
Запознаване на персонала с основите на логистиката.
Бюджетиране за логистика. Анализ на логистичните разходи и логистичните разходи.
Оптимизиране на разходите и ефективността на логистичните операции на компанията.
Координация и насочване финансови потоцисвързани с логистични процеси.
Оптимизиране на работния процес на всички логистични процеси.
Координиране на взаимодействието на отдела с други подразделения на Предприятието в съответствие с разработените и одобрени технологични схеми.

III. Права

Ръководителят на логистичния отдел има право да:

Да дава на подчинени служители и услуги задачи, задачи по редица въпроси, включени в неговите функционални задължения.
Изисквайте от ръководителите на всички отдели да предоставят необходимите материали, доклади, информация за планиране и организиране на планираната работа на отдела.
Искайте и получавайте необходимите материали и документи, свързани с въпросите на неговата дейност, подчинени служби и звена.
Да действа като представител от името на Дружеството в други организации и институции по въпроси от компетентността на отдела.
Направете предложения за подбор и настаняване на персонал във веригата на доставки.
Провеждане на срещи за обсъждане на въпроси от компетентността на отдела.
Издава заповед на отдела да възнаграждава служители, отличили се в работата, и да налага санкции на служителите на отдела, които са нарушили трудова дисциплинаи работни задълженияв съответствие с "Правилника за мотивацията".
Препоръчайте персонала на предприятието за набиране и уволнение.
Подайте предложения за подобряване на работата си.

IV. Отговорност

Ръководителят на логистичния отдел отговаря за:

Резултатите и ефективността на производствената дейност на предприятието.
Неспазването им функционални отговорностии отговорностите на подчинените служби на предприятието за производствени дейности.
Неточна информация за състоянието на изпълнение на производствени поръчки от подчинени служби.
Неспазване на заповеди, заповеди и инструкции на директора.
Неприемане на мерки за потискане на установените нарушения на правилата за безопасност, пожарна безопасност и други правила, които представляват заплаха за нормалните (безопасни) дейности на предприятието, неговите служители.
Неспазване на спазването на трудовата и дисциплинарната дисциплина от служителите на подчинената служба и персонала, който е подчинен.
Нарушаване на вътрешния ред на предприятието.

V. Режим на работа

Начинът на работа на началника на отдел „Логистика“ се определя в съответствие с вътрешните трудови разпоредби, установени в предприятието.
За да разреши въпроси, свързани с производствените нужди, ръководителят на отдела по логистика може да отиде в командировки (включително местни).
За решаване на оперативни въпроси за осигуряване на производствени дейности, началникът на отдел „Логистика” може да бъде назначен за служебни превозни средства.

Сравнително наскоро пазарът на труда беше взривен от посоката на логистиката. Свободните работни места в тази област заемат 2-10%. Бизнесът активно търси специалисти по логистика. Много хора днес се нуждаят не просто от отделни специалисти, а от създаването на цял специализиран логистичен отдел.

В световен мащаб логистиката включва два основни раздела - дистрибуция и управление. материални ресурси.

Материалните ресурси се разбират като основни и спомагателни, първични и вторични материали, компоненти, полуфабрикати, готови продукти, резервни части, опаковки и запаси.

Разпределението на ресурсите става чрез преместване на междинните и Завършени продуктив две посоки.

Директният канал за разпространение предполага движението на ресурсите директно към междинен или краен потребител.
Индиректният канал за разпространение предполага движение към потребителя чрез сложна система от посредници - малки, средни или големи обеми на доставки.

Най -често представители на средата и голям бизнеслогистичният отдел е разпределен на отделно подразделениесъстоящ се от различни професионалисти в тази област на дейност (шефове на логистиката, обикновени служители на логистичния отдел, диспечери и шофьори). Малкият бизнес най -често има малки отдели в своята структура или го прави изцяло от силите на отделни специалисти, които често са разпределени в отдели със свързана функционалност, например склад или транспортен отдел.

Случва се на логистичния отдел да бъде възложена функционалността на митническо оформянес поддържането на съответната документация или отговорности за управление на външни отношения.

Мениджърът по логистика и външноикономически отношения, както подсказва името, поддържа документация за доставки или продажби, установява и поддържа връзки с транспортни и застрахователни компании, доставчици, банков сектор и др.

В дейността на всички предприятия има логистично направление. Освен това има компании, които предоставят услуги за извършване на този вид дейност за други предприятия. Във всеки случай логистичната дейност в компанията е разделена на вътрешна и външна и зависи от посоката на компанията.

Вътрешнилогистиката е фокусирана върху изпълнението на производствени задачи в самата компания. В този случай служителите на логистичния отдел решават въпросите за управлението и материално -техническата поддръжка с ресурсите на предприятието. Така че задачите на вътрешната логистика включват контрол на запасите (суровини, компоненти, полуфабрикати, материали), закупуване на материали и суровини, тяхното съхранение, съхранение и движение от доставчици и в рамките на предприятието.

Външенлогистиката се занимава с въпроси относно движението на стоки на пазара до посредници или директно до потребители. Външната логистика използва различни канали за разпространение, за да изпълнява своите функции. Основните задачи на външната логистика са следните:

анализ на търсенето на произведени продукти и промени в обема на продукцията в синхрон с търсенето на пазара;
анализ на запасите, като се вземе предвид тяхната наличност в складовете на предприятието, междинни логистични платформи и при крайни потребители;
отговорност за съхранение, опаковане и събиране на поръчки за всички видове продукти;
осигуряване и контрол на транспортирането на продуктите на компанията до потребителя (междинно или крайно)

Структура на логистичния отдел

Поради необходимостта отделът за логистика да изпълнява различни специфични функции, за големите отдели е препоръчително отделът да бъде разделен на работни групи. Най -простият и най -често срещаният пример за разделяне с функционални е показан по -долу.

Отдел доставянеизпълнява следните функции:

Управление и контрол на складовите дейности, по -специално предоставянето на транспорт, оборудване, опаковъчни материали, работно облекло и офис оборудване
Осигуряването на други подразделения на компанията с необходимото за осъществяване на дейности е подобно на предоставянето на склад.
Управление на доставки и съхранение на запаси от материали, суровини и компоненти.
Управление на покупките на вносни стоки и суровини, тяхното митническо оформяне.
Управление на покупки и запаси за изпълнение на работа в производствени съоръжения на трети страни.

Производствена логистикасе справя със следните задачи:

Изготвяне на планове за производство и наблюдение на тяхното изпълнение
Изготвяне на планове и извършване на покупки, необходими за производството (суровини, материали и др.)
Координация на производствения процес.

Отдел управление на инвентара и асортиментасе занимава с аналитични дейности и на негова основа управлява складовете и асортимента от стоки, произведени в предприятието.

Отдел контрол върху доставката на готова продукцияизпълнява следните задачи:

Приемане и регистриране на поръчки, включително поръчки, получени по интернет.
Териториално управление на складове и контрол върху транспортирането на стоки до крайни или междинни потребители.
Контрол върху дистрибуторските дейности и складовете.
Одит на качеството на услугите и партньорствата.

Как да се оцени работата на логистичния отдел по метода BSC

Използването на метода BSC за оценка на логистичната посока на дейността на компанията ни позволява да получим отговори на следните въпроси:

Какво е мнението на външните и вътрешните потребители за логистичните дейности на компанията?
Кои са най -добрите процеси за прилагане на логистична стратегия?
Какво трябва да се направи, за да се подобри логистичната система?
Каква е оценката на дейностите на логистичната служба от гледна точка на собствениците и мениджърите от най-високо ниво?

За да дефинира основните критерии и да ги сведе в една обща структура, компанията трябва да премине през 6 стъпки. Описанието им ще намерите в статията-инструкции на списание "Генерален директор".

Служители на отдел логистика

Структурна организациялогистичният отдел в предприятието зависи от спецификата и мащаба на предприятието, обаче, в общ изгледвключва следните елементи:

Мениджър по логистика. Може да има няколко директори и ръководители, като всеки от тях ще ръководи отделите, влияе върху стратегията на предприятието, която съответства на функционалността на логистичните дейности.
Следващият елемент са мениджърите. Логистичните мениджъри могат да бъдат разделени на две нива. Инженерите на логистични системи проектират маршрути за движение и системи за съхранение, така че да гарантират минимизиране на разходите. Логистичните потребители извършват решаването на оперативни задачи и контролират самото използване на системите и маршрутите, разработени от системните специалисти.
Диспечерите, шофьорите и служителите на транспортния отдел и складовете са следващият елемент на логистичния отдел. Тази част от структурата на логистичния отдел осъществява прякото изпълнение на дейностите, тоест служителите получават материали и суровини, изпращат ги и доставят продукти на междинни или крайни потребители.

Началник отдел логистикачесто изпълнява задълженията на началника на транспортния отдел. Той също така осъществява общо управление, следи изпълнението и определя оптималните маршрутни схеми.

Служители на средно ниво.Специалистите от средното ниво на логистичния отдел извършват аналитични дейности, за да определят оптималните маршрути. Те също така участват в организирането и управлението на логистичните процеси в склада и в други части на логистичния отдел. Тази връзка в структурата на отдела подготвя нови системи и маршрути и ги изпраща за одобрение на началника на отдел логистика.

Топ мениджърЛогистичен отдел: Този специалист в логистичния отдел изготвя планове за покупки и продажби, като същевременно поддържа непрекъснатостта на производствения процес. Задачите на водещия мениджър включват анализи на продажбите, поддържане на ценовата политика на компанията и изготвяне на отчети за извършените дейности и анализи.

Диспечери на транспортния отдел.Те извършват оперативни дейности по работата на транспорта, водят записи на горивата и смазочните материали и работното време на водачите, подготвят документи за превоз на товари.

Групи за изпълнениеиндивидуални логистични проекти. Групите, създадени за изпълнение на отделни проекти, изпълняват следните функции:

разработване и разширяване на съществуващи логистични платформи
планиране и въвеждане в експлоатация на нови логистични платформи
организиране на нови пунктове за дистрибуция на готови продукти
дизайн информационни системилогистиката

Организирането на търговски групи в една компания е възможно както от отделни отдели, така и в рамките на логистичния отдел. Има няколко възможности за създаване на такива екипи по проекти:

Групите за внедряване се формират като постоянен елемент на логистичния отдел, пример за функциите на такива структурни звена са инженеринг в информационни системи, управление на проекти и др.
Отделите по продажбите осъществяват дейността си като отделни структурни звена, като им се възлагат определени функционални отговорности в рамките на логистичните дейности. Пример за това е организирането на логистични платформи и управлението на доставката на материални и технически ресурси.
Формирането на търговски екипи идва от броя на служителите от различни области на логистичната дейност на компанията. В този случай групата осъществява дейността си за изпълнение на определени функции по време на работата по конкретен проект, след изпълнението на който служителите се връщат към обичайните си задължения.

Генералният директор казва

Андрей Яновски, генерален директор на ОАО "Ниданови сокове", Москва

Когато се наложи да намеря началник на логистичния отдел, фокусирах вниманието си върху това да направя служителя особено активен. Често специалистите по логистика изобщо не проявяват никаква инициатива и дори не предлагат очевидно полезни и прости предложения за подобряване на бизнес процесите. Разбира се, с това отношение към работата не може да става въпрос за потенциални икономии. Като пример можете да използвате предложението относно необходимостта от регулиране на задачите за избор на доставчик на услуги със задължителна тримесечна оферта.

Поставих високи, но доста реализуеми задачи. За да ги разреши, специалистът от отдел логистика трябва да бъде целенасочен. Просто казано, имате нужда от проактивен служител, който наистина обича работата си.

Организация на логистичния отдел

Въпреки очевидното значение на създаването на ефективна логистична услуга, за съжаление, не са разработени конкретни принципи и правила за нейната организация. Но благодарение на опита, натрупан от много компании, е възможно да се изгради доста ефективна работаотдел логистика.

Принципи на създаване на логистичен отдел

Разбира се, организирането на логистичен отдел не е прост процес, ако не е съществувал преди, но при възстановяването на съществуващи бизнес процеси е още по -трудно да се направи без съпротива от вече традиционните, макар и често неефективни работни схеми.

Формирането на логистична услуга ни позволява да осигурим наистина ефективна логистична дейност на компанията.
По -добре е първият етап от организирането на нов отдел да бъде посветен на изготвянето на "Правилник за отдел логистика" с подробно описание на цялата функционалност в областта на логистиката.
Следващата стъпка е да се уточнят подробно процесите на доставка, с които ще се занимава отделът. Тази стъпка дава възможност предварително да се определят потенциалните трудности и онези моменти от работата, за които е по -добре да се поставят висококвалифицирани специалисти.

Какво да възложим на външни изпълнители?

След описание на процесите е необходимо да се подчертае логистичната функционалност, която може да бъде прехвърлена на организация на трета страна. Обикновено складирането, работата с митниците и транспорта се прехвърлят на аутсорсинг.
Важно е да запомните, че аутсорсингът не означава пълно отхвърляне на функциите. Компанията трябва да има един или повече координатори, които ще водят записи и контрол на външните функции. Този подход ще направи възможно установяването на постоянен поток от информация от външния изпълнител към компанията и обратно. В допълнение, допълнителен контрол върху спазването на условията на договора ще позволи, ако е необходимо, да се намери друг или още един изпълнител.
В случаите, когато става въпрос за предприятие, което е част от чуждестранни компании, аутсорсингът има някои особености. Един от най -важните аспекти са повишените изисквания за изпълнение на дейности в съответствие с корпоративните стандарти. В допълнение, често родителската организация определя списък със задачи, които могат да бъдат дадени външни организации, също така определя свои собствени критерии за подбор на партньори. Например, западни компаниичесто изискват ISO сертификат от организацията, към която ще бъдат прехвърлени логистичните функции.

Практикуващият разказва

Юрий Игумов, началник отдел логистика, ОАО "НПГ" Сади Придоня ", Волгоград

При нашите доставки на стоки през Руската федерация и страните от ОНД, ние прибягваме до услугите на спедиторски оператор. Автомобилните превози представляват основната част от транспорта. Около двадесет и пет процента от товара се изпраща по железопътен транспорт, за прилагането на тази опция нашата компания се обръща към митнически спедитори и брокери.

Решението за възлагане на външни изпълнители на тези функции на логистичния отдел беше взето въз основа на сравнение на потенциалните разходи. Аутсорсингът е много по -икономичен от организирането и управлението на вашия собствен парк от превозни средства и голяма логистична услуга. Освен това разликата днес е просто огромна, така че ние, разбира се, ще използваме аутсорсинг. Нашата компания разполага с малък автопарк, но се използва само за доставки на къси разстояния или в непредвидени случаи.

Оптимален модел на отдел

След като определите функционалността, трябва да изберете модела, който е оптимален за компанията. Най -често най -успешният вариант е разделянето по география или по отделни групи продукти.
Освен това е важно да се определят критериите за определяне на ефективността на бъдещата логистична услуга, по -специално да се подчертаят показатели и коефициенти за обективна оценка на дейностите. Изразяването на ефективността в цифри също повишава мотивацията на персонала. На тази стъпка компанията вече има приблизителна представа за бъдещия логистичен отдел.
Следва настаняването на персонал с подробно описание на функционалността на всеки служител и неговите нужди в отдела. Също така е важно да се определят изискванията за допустимост за всяка позиция.
След определяне на длъжностите, необходими за отдела, трябва да регистрирате длъжностните характеристики на отдела по логистика. Освен това те трябва да бъдат съставени за всички служители, както за обикновени специалисти, така и за ръководителите на отдел логистика. По време на подготовката на инструкции ще бъде полезно да се представя движението на ресурси и стоки по цялата верига, за да не се пропуснат функциите и отговорностите на служителите и да се предотврати ситуация на двойна отговорност или пълното отсъствие на някой, отговорен за задача.
След това е важно да се опише процедурата за взаимодействие на логистичния отдел с други подразделения на компанията, партньори, потребители и държавни агенции.

Система на отговорности и подчинение

В допълнение към факта, че е важно да се дефинират функциите на самите служители и границите на тяхната отговорност, важно е да се включат ясни норми на подчинение и нива на управление в длъжностните характеристики на отдел логистика. Също така е важно да се определят процедурите и правилата за смяна на служители на етапа на подготовка на организацията на логистичния отдел. Този подход ще избегне проблеми с изпълнението на дейности при отсъствие на един или повече специалисти поради ваканция, отпуск по болест или уволнение.
На предварителния етап също е важно да се формулират правилата за взаимодействие на отделите на компанията помежду си. Оптимално е да се изготвят такива правила за комуникация на хартиен носител, така че логистичната служба ясно да разбира какво може да изисква от другите подразделения на предприятието и какво трябва да направи за тях. Не само информационните комуникации и функционалните задължения подлежат на регулиране, но и системата на самия процес на дейност.

Спецификата на кадровата политика

След създаването на прототип на бъдещия логистичен отдел, етапът на търсене следва писмено подходящ персонал... Можете да ангажирате строго наемане за организиране на ново звено, или можете да прехвърлите тази отговорност на отдела по персонала. При избора на подход си струва да се вземат предвид стандартите на компанията, позицията на пазара на труда и възможностите специалисти по човешки ресурсисреден мениджмънт. Трябва обаче да разберете, че намирането на кандидати, които напълно отговарят на изискванията на изготвените инструкции за логистичния отдел, няма да работи бързо.

На този етап е важно да се осъзнае, че прототипът не е еднопосочно строго изискване. Понякога в процеса на набиране на персонал се появяват професионалисти, които съвсем не се вписват в съставената схема, но опитът и уменията им може да са толкова необходими създаваната единицаче отклоненията от първоначалната система и дори въвеждането на промени в нея стават силно оправдани.

Отделен критерий за подбор на специалисти е собствеността чужди езиципо -специално, владеенето на английски език е често срещано изискване. Този момент се обяснява с факта, че много чуждестранни компании са направили английски езиккорпоративно управление и приемане на документи само на този език. В случай, че компанията е част от чуждестранна компания, задължителното използване на английски като втори работен език води до усложняване на бизнес процесите. Някои от документите са съставени на езика на основната компания, докато големите чуждестранни организации могат самостоятелно да купуват транспортни услуги. Освен това транспортните компании често се намират в същата държава като продавача, което означава, че за тях английският е допълнителен, а не основният. В резултат на това често се срещат ситуации, когато комуникацията е много трудна и провокира различни проблеми, което е разбираемо и предвидимо - в края на краищата езикът на комуникация често не е роден и основен за всички участници в логистичния процес. Специалистите по логистика с добро владеене на английски език ще бъдат голям плюс в работата на всяка организация. В същото време ръководството на дъщерните дружества просто е длъжно да се увери, че има поне един специалист, който владее езика, който е основният за основната компания.

Освен това в процеса на наемане на служители трябва да се помни, че културата и етиката на бизнеса в Руската федерация на пазара на логистика са много слабо развити. За съжаление, спазването на работния процес не е рутина за повечето фирми. По -специално, дори много проспериращите организации, за да намалят разходите за транспортиране на стоки, грешат поради липсата на задължителни документипри изпращане на стоки.

3 нива на ефективно управление на логистичния отдел

Най -често предприятията имат логистични отдели, състоящи се от три нива на управление.

Първо ниво:общо управление (определяне на планове).

Тази стъпка се заема от директора по логистика, в зависимост от компанията, този пост може да се нарече по различен начин. Независимо от разликата в имената, функционалността на най -високото ниво остава непроменена.

Определяне на планове, наблюдение на тяхното изпълнение и извършване на промени, ако е необходимо, наблюдение и коригиране на структурата, оценка на ефективността на дейностите избрани групии системата като цяло.
Управление на политиката на логистичния отдел, взаимодействието му с други отдели на компанията, утвърждаване на разходите и стандартите за обслужване

Входните данни на тази система са външни условия (например нивото на конкуренция), общи трудности и проблеми на подсистемите и дейностите като цяло. Тези данни се изучават, анализират и оценяват. На "изхода" те получават управленски решения за промяна на дейностите на отделни елементи или логистичния отдел като цяло, предложения за коригиране на политиката и стратегията на компанията или отделни области на нейната дейност.

Второ ниво: управление на програмата (планиране на програмата).

Това ниво на управление е представено от един или повече служители, които контролират поне две отделни подсистеми.

Функции за управление на програмата:

Управление на склад, работа с поръчки, както и контрол на действия с материали (например пратка).
Прилагане на политиката за управление на ресурсите на подсистемите.
Премахване на несъответствия, които могат да възникнат между отделните елементи на подсистемите.
Изготвяне на доклади и предоставяне на необходимата информация на най -високото ниво на ръководството.

Ръководните решения на този етап имат инициативата и уменията на служителите в управлението като граници. Мениджърите разчитат на одобрените стандарти за печалба, разходи и услуги. В случай на затруднения с една или повече подсистеми, служителят трябва първо да идентифицира причините за тяхното възникване и след това да разработи най -добрият вариантрешения.

Когато е необходимо, мениджърът може да направи корекции в дейностите на системните елементи. Освен това мениджърът на този етап на управление наблюдава и ръководи взаимосвързаните функционалности на подсистемите. Той също така има способността да използва аналитични изследвания, за да намери начини да подобри работата на подсистемите. Управителят има право да привлече допълнителни служители за извършване на проверки.

Специално място в мониторинга на ефективността на логистичния отдел се отделя на одита, който се основава на данни за услугата за клиентите. Одитът оказва влияние върху входящата информация за формирането на транспортни дейности, управление на запасите, складова експлоатация и изпращане на стоки до клиенти.

Трето ниво: оперативно управление (оперативни компоненти).

Това ниво работи с доставчици, за които са нарушени срокове и графици. Служителите на това ниво подготвят и предават данни за нарушения на мениджърите на програмата. Освен това на този етап управлението се осъществява в определени граници от време и разходи. И разбира се, третото ниво също води отчетни дейностиза тяхната работа.

Всички подсистеми на оперативното управление изпълняват една или повече цели, които имат доста строга рамка.

На този етап от управлението всяка възможна трудност вече има регламентирана процедура за решаване, следователно дейностите на мениджърите са доста монотонни и се състоят от специални контролни и административни функции.

Логистично интервю: 3 задачи за логика, мислене и находчивост

Информационните системи - основата на управлението на логистичния отдел

Информационните системи играят важна роля в тристепенната система за организиране на логистичния отдел. С тристепенна структура на отдела, използването на информационни системи има 4 нива, на които потокът от данни има ясно ограничена функционалност.

Оперативно ниво... На това ниво потокът от данни е много голям. Това се дължи на факта, че вземането на оперативни решения е възможно само въз основа на голямо количество данни, по -специално това е аналитична, справочна и регулаторна информация.

Контролно ниво... Обемите на данните на това ниво също имат доста широк диапазон. Данните от това ниво се използват за формулиране на оперативни планове за различни области на логистичния отдел. Освен това на това ниво на информационните системи се наблюдават решения, които се вземат на етапа на оперативното управление.

Средно ниво.На средното ниво потокът от данни не е толкова широк, колкото на първите две нива, но данните вече са обработени и разделени на групи. Тези данни се използват за тактическо формулиране на планове, както и за разработване на управленски решения в областта на производството на компанията.

Най -високо ниво... На този етап целият първоначален обем информация се представя в много концентрирана форма. Данните се използват за разработване на стратегии и формулиране на дългосрочни планове за предприятието. Въз основа на информационния поток от това ниво се разработват управленски решения за живота на компанията като цяло, както и за по-нататъшното й дългосрочно развитие.

Очевидно всички потоци от информация, получени на различни нива, са необходими за една цел - вземане на правилни управленски решения.

1.1. Тази длъжностна характеристика определя функционалните задължения, права и отговорности на ръководителя (ръководителя) на отдел логистика
1.2. Ръководителят (ръководителят) на отдел логистика е организатор на тактиката на Предприятието в областта на логистиката.
1.3. Ръководителят (ръководителят) на отдел логистика се назначава и освобождава, в съответствие с процедурата, установена от действащото трудово законодателство, със заповед на ръководителя (директор, генерален директор, президент, директор по логистика) на предприятието.
1.4. Избран от квалифицирани специалисти с добри организационни умения, които са работили на подобна позиция поне 3 години.
1.5. Докладва директно на ръководителя (директор, към изпълнителен директор, Президент, директор по логистика).
1.6 В работата си ръководителят (ръководителят) на отдел „Логистика“ се ръководи от: регулаторни, методически и други ръководни материали в областта на транспорта, складирането; стандарти и спецификации за съхранение на инвентар, организации за поръчки, действащо митническо законодателство, "Длъжностна характеристика", "Правила, регулиращи вътрешнофирмените отношения", инструкции на директора, устава на предприятието.
1.7 Образование: висше техническо (икономическо, техническо и икономическо)
1.8 Умения и умения: способност за анализ, планиране и управление. Изграждане на логистична система в предприятието. Проектиране и организиране на информационни потоци в логистичната система.
1.9. По време на временното отсъствие на началника на отдел „Логистика“ неговите задължения са възложени на _______________.

2. Цели и цели

2.1. Целта на работатаРъководителят на логистичния отдел е да оптимизира разходите за осигуряване на логистичния компонент на предприятието.
2.2. Основните задачиРъководителите на логистичния отдел са:
2.3. организация и контрол на непрекъснатостта и производителността на ежедневната работа на отдел логистика
2.4. оценка и анализ на разходите, свързани с извършването на логистични операции
2.5. оценка и анализ на изпълнението на логистичните операции.
2.6. оценка и анализ на разходите за работно време за извършване на операции
2.7. разработване на предложения за оптимизиране на стойността на закупените суровини, оборудване и изпратени стоки;
2.8. съответствие с одобрения разчет на разходите, бюджетни позиции;
2.9. подобряване на работата на отдела, разработване и внедряване на нови системи, насочени към повишаване на ефективността от използването на оборотни средства.
2.10. Анализ, планиране, организация, координация и управление (включително организиране на контрол върху изпълнението) на логистичните процеси на предприятието.

3. Функционални отговорности

3.1. Проектиране и разработване на нови логистични системи, както и оптимизация на съществуващи логистични системи.
3.2. Разработване и внедряване на методически и регулаторни материали по логистика за конкретни отдели, определяне на функции и операции. Контрол върху прилагането на разработените методически и регулаторни материали.
3.3. Организация на работата по разработването на форми и методи за отчитане.
3.4. Контрол на коректността и навременността на изпълнение на възложените задачи от служителите на отдела.
3.5. Координация на вътрешните и външните отношения на компанията.
3.6. Запознаване на персонала с основите на логистиката.
3.7. Бюджетиране за логистика. Анализ на логистичните разходи и логистичните разходи.
3.8. Оптимизиране на разходите и ефективността на логистичните операции на компанията.
3.9. Координация и насочване на финансовите потоци, свързани с логистичните процеси.
3.10. Оптимизиране на работния процес на всички логистични процеси.
3.11. Координиране на взаимодействието на отдела с други подразделения на Предприятието в съответствие с разработените и одобрени технологични схеми.

4. Правата на началника на отдел логистика

Ръководителят на логистичния отдел има право да:

4.1. Да дава на подчинени служители и услуги задачи, задачи по редица въпроси, включени в неговите функционални задължения.
4.2. Изисквайте от ръководителите на всички отдели да предоставят необходимите материали, доклади, информация за планиране и организиране на планираната работа на отдела.
4.3. Искайте и получавайте необходимите материали и документи, свързани с въпросите на неговата дейност, подчинени служби и звена.
4.4. Да действа като представител от името на Дружеството в други организации и институции по въпроси от компетентността на отдела.
4.5. Направете предложения за подбор и настаняване на персонал във веригата на доставки.
4.6. Провеждане на срещи за обсъждане на въпроси от компетентността на отдела.
4.7. Издава заповед за отдела за насърчаване на служители, отличили се в работата си, и за налагане на санкции на служителите на отдела, нарушили трудовата дисциплина и служебните задължения в съответствие с „Правилника за мотивацията“.
4.8. Препоръчайте персонала на предприятието за набиране и уволнение.
4.9. Подайте предложения за подобряване на работата си.

5. Ръководителят на логистичния отдел отговаря за:

5.1. Резултатите и ефективността на производствената дейност на предприятието.
5.2. Неизпълнение на техните функционални задължения и отговорности, подчинени услуги на предприятието по производствени дейности.
5.3. Неточна информация за състоянието на изпълнение на производствени поръчки от подчинени служби.
5.4. Неспазване на заповеди, заповеди и инструкции на директора.
5.5. Неприемане на мерки за потискане на установените нарушения на правилата за безопасност, пожарна безопасност и други правила, които представляват заплаха за нормалните (безопасни) дейности на предприятието, неговите служители.
5.6. Неспазване на спазването на трудовата и дисциплинарната дисциплина от служителите на подчинената служба и персонала, който е подчинен.
5.7. Нарушаване на вътрешния ред на предприятието.

6. Работни часове

6.1. Начинът на работа на началника на отдел „Логистика“ се определя в съответствие с вътрешните трудови разпоредби, установени в предприятието.
6.2. За да разреши въпроси, свързани с производствените нужди, ръководителят на отдела по логистика може да отиде в командировки (включително местни).
6.3. За решаване на оперативни въпроси за осигуряване на производствени дейности, началникът на отдел „Логистика” може да бъде назначен за служебни превозни средства.