Складова поръчка - действия на одитора. Одит на склад: „разпит“ със страст Логистичен складов одит

Логично е да се предположи, че най-обективните данни, базирани на резултатите от одита, могат да бъдат предоставени само от независим експерт по логистика... Който, както знаете, получава заплата за идентифициране и конкретно показване на грешки и проблеми, довели до неефективни процеси, и не ги крие и мълчи за тях, за разлика от щатните специалисти на компанията, мотивирани да не търпят отново, " Мръсно бельо на публично място."

Често (повече от 15 одита) трябваше да участвам в роля независим експерти в процеса на провеждане на различни видове одити логистични системи, аз на първо място обърнах внимание на склада ( складова логистика) на моя клиент. Защо точно склад, ти питаш?

Защото складът е много важен показател, по който на практика без грешка може да се съди за някои важни факторивлияейки върху ефективността на целия бизнес, точно както например по пулса на човек може да се съди като цяло за състоянието на неговото здраве.

Очевидно, когато човек дойде при лекар, преди да започне лечение, лекарят първо проверява пулса, налягането, температурата. И според състоянието на тези и някои други лесно измерими показатели той преценява колко здраво е цялото човешко тяло и дали е необходимо да продължи да го изучава допълнително, за да постави правилна диагноза.

Също склад... Ако искате да знаете: колко ефективен (здравословен) е вашият бизнес, най-лесният и логичен начин, за начало, е да направите складов одит, а след това въз основа на резултатите от одита на склада вземете решение дали да продължите с прегледа или можете незабавно да започнете да решавате идентифицираните проблеми (лечение).

Може да попитате: защо складът действа като даден индикатор, защо, например, нито покупка, нито доставка, нито продажби с финанси, защото те също са много важни звена на логистичната система?

Работата е там, че в склада обикновено се концентрират (сливат) всички проблеми, причинени от неефективната работа на почти всички ключови единицикомпании.

Например уважаван от всички отдел покупки, поръча и координира доставката на стоки до склада в количества, значително надвишаващи капацитета му, дори като се вземат предвид някои резерви.

В резултат на това стоките трябваше да бъдат поставени в пътеките между тях стелажичрез блокиране на достъпа до стоките, които са били на рафтовете и подлежащи на комплектоване, и по този начин значително да се намали скоростта на почти всички складови операции и съответно скоростта и качеството на бране на поръчките.

Изглежда, че грешката е направена в офиса от специалист по обществени поръчки, който може да бъде наличностНикога не съм бил и в резултат на това проблемът изплува в склада.

Или например отдел продажбикойто е поръчал определено количество артикул за продажба на отдела за покупки.

Отделът за покупки осигури доставката в точния обем и в точното време, но отделът за продажби не можа да продаде този продукт и той "замразен"на склад и превърнат в " неликвидно", или по-лошо, в "Забавяне".

И така зае мястото си високоликвидни стокив склада, като по този начин забавя някои много важни складови процеси.

Изглежда, че причината е грешка в планирането на продажбите, а складът както винаги се оказа "екстремен".

Какво точно можете да научите от одита на склада?

Първо и най-важното нещо- така се работи в една компания система за контрол на инвентара.

Седейки в офиса и втренчени в компютърните си монитори, често се смята за срамно за много ръководители, които са отговорни за ефективно управление на инвентара на компанията. "Слезте" в склада, за да погледнем: какво всъщност се случва там.

И в резултат на това в компютрите им за някои артикули има някакви цифри, но всъщност те са напълно различни в склада. И това е всичко, защото складова наличност, тъй като трябва да се извършва, оказва се, е скъпо за извършване и „нежелание да се цапат ръцете“.

И сега има такъв продукт в такива складове, някъде в далечния ъгъл, и върху него има дебел слой прах. И никой не се нуждае от този продукт, за момента, и той пречи в склада и няма смисъл от него. И ако никой, на кого за това „Няма да ти дадат шапка“, не напомня за такъв продукт, то ще остане такъв, докато не бъде отписан за сметка на личните средства на собственика на бизнеса.

Освен това състояние на склад, като резултат складов одит, можете да научите следните полезни неща, например:

а) колко ефективно се харчат парите поддръжка на склада, ремонт или строителство

б) колко ефективно се използва складовото пространство, стелажии повдиганеоборудване

в) колко ефективно се изразходва Снимка,

г) колко продуктивно работи персоналът,

д) колко е ефективен мотивация.

е) какво е производствена култура в складкак се отразява на качеството на извършените операции

ж) друга важна "полезност"

Друг разговор е, че не всеки и не винаги иска да знае истината за своя склад, но това е друга тема, която не е свързана със складовите технологии, макар и не по-малко важна в този контекст.

За да илюстрирате колко е полезно едно просто посещение на конкретен склад, конкретна дистрибуторска компания, одити на логистичната система, ще дам следното пример.

Представете си склад дистрибуторска компанияоколо 3000 кв. м. с височина 10 метра до долния ръб на гредата, с 4 етажа стелажи, етаж на +1,2000, насипен, с докове, със зони за изпращане/приемане, зона за готови поръчки, склад и площ за скрап .. всичко е както трябва.

Между другото склад, истински... Собственикът е поръчал проектирането и изграждането му по шаблонен проект, взет от красива картинав интернета.

Направих одит на този склад през 2011 г.

Влизайки в склада, в 9:00 часа видях на площадката пред доковете струпване на автомобили за товарене, с товароподемност от 1,5 до 10 тона, а на територията има няколко тежки камиони(енории).

Автомобилите за товарене бяха натоварени с мотокар, който извади палети със стоки от открито докове, ги слагат пред автомобилите, а след това хамалите и складовете ръчно товарят и поставят стоката във фургоните.

Защо склад с докове не е чист за тези операции?

Тъй като доковете бяха заети, камионите, дошли да разтоварят колетите, стояха и чакаха края на товаренето на потока.

Когато влязох в склада, видях зона за доставка, заета от палети със стоки за изпращане, използвана като зона за готови поръчки. Всички други процеси по време на изпращане на разхода не са извършени поради липса на персонал и място в склада за извършване на съответните операции.

Докато бях в зоната за съхранение, прегледах базови клеткии видях, че стоките в основните клетки не са разположени така, че да е удобно да се сглобят, но разпръснати(все едно е завършен за последен път).

V зона за бранеима продукт, който не е вземан дълго време (вижда се, че лежи дълго време върху равномерен слой прах върху кутиите) и стоки в произволно скъсани кутии (брой) и разпръснати, включително в пътеки.

Подрежданестоките са "ангажирани" ричтраки товарач, който може да премести стоки не по-високи от 3 нива, поради факта, че пътеките бяха претрупани, оборудването не беше на работа (по едно време те спестиха на g / p оборудване)

Последните нива на стелажи бяха празен с ~ 90%... Третите нива бяха запълнени с 50 процента, вторите бяха препълнени, в тях практически нямаше запас от празни клетки.

От комуникация с Стакер, след като ми извади няколко палета, стигнах до извода, че ротацията на стоката е незадоволителна.

По количеството прах върху палети със стоки от 4-то и 3-то ниво беше ясно, че този продукт повече от месецстояха неподвижни, а някои позиции за много по-дълго (някои позиции стояха от началото на склада)

Продуктът или изобщо не е етикетиран, или маркиранинеправилно (не са посочени дата на доставка, партиден номер, код на продукта).

След разговор с управителя на склада разбрах това складова наличноств склада се извършват без "Празна графика", при броене стоките не се отстраняват от горните нива (записва се това, което е написано с голям маркер върху кутиите).

След наблюдение, малко по-късно, операцията получаване на колети, видях това, което очаквах да видя: повечето от стоките, които дойдоха в енорията, не бяха подредени както трябва, по принципа "фи-фо".(или по някакъв друг начин ..), просто беше оставена (в пътеките), защото имаше недостиг на всички пристигнали стоки и тази стока трябваше да бъде изпратена при следващата пратка.

Така с просто око беше възможно да се види, че в този склад е истинско обръща сесамо за 1/3 от общия обем на стоките, а останалата част от продукта просто заема останалото пространство, практически, без движение ..

Не ABC складов анализНе можах да покажем този проблем по-ясно по-добре от това, както се видя в този момент в склада.

Дефектни стокисе намираше заедно с други неща, събираше се и отписваше веднъж седмично.

Персоналът на склада непрекъснато се сменяше, мотивация на персоналаимаше "крива", нямаше екип като такъв ... хората работеха от инвентар до инвентар и почти всички напускаха на 3 месеца.

С всичко това, бизнес лидерът нае високо платени специалисти по управление на инвентара, който изобщо не слизаше в склада, но в същото време даде на Клиента много различни интелигентни таблици и изчисления относно състоянието на наличностите в неговия склад и, колкото и да е странно, той им повярва.

В допълнение към това бизнес лидерът трябваше да взема решения в рамките на строги споразумения за дистрибуция, където бяха предвидени строги условия за избор на прекомерни обеми стоки за приятни процент бонуси.

Условието за получаване на тези бонуси беше, че в определено време в склада пристигне партида стоки без договорен план, няколко пъти надвишаващ обичайните. проценти на постъпления.

В резултат на това стоките бяха изложени на пътеките и всички складови процеси бяха значително забавени или дори спряни напълно.

В крайна сметка Компанията носеше някои косвени разходи, които бяха по-трудни и по-неприятни за изчисляване от директните ползи от бонуси, свързани с допълнителен бонус за бизнес лидера и някои от неговите подчинени, но по отношение на величината тези загуби, дори на повърхността, бяха значително по-високи от доходи от бонуси.

След складов одит, доставка и доставкаРъководителят на бизнеса на тази компания получи пълно разбиране за съществуващите проблеми по приоритет и постепенно започна целенасочено да ги отстранява.

Така, разбира се, одитът на склада трябва да се направи!

Не го правете така, че, както в горния пример, да трябва замразете 2/3 от запасите в излишък, следвайки примера на Контрагентите.

Ясно е, че в склада има по-малко служители с високи заплати, които могат да лобират интересите на склада пред ръководството на компанията, но все пак няма нужда да се прави "помийна яма" от складакъде да се включат "плитки" на всички останали дивизии. Всичко това рано, в дългосрочен план, само ще влоши цялостната ситуация.

Но дори ако всичко във вашия склад не е толкова лошо, както е описано в моя пример, все още не е нужно да спирате дотук.

бр

Подобрете ефективността на вашия бизнес по цялата верига на доставки! И не смятайте за срамно да погледнете отново в склада и да общувате с персонала на склада!

Логистичен одит на склад- това е търсене на начини за подобряване на работата на склад в рамките на експресно изследване на складовите ресурси и процеси. Може да бъде както еднократно, така и редовно събитие.

Логистичен одите насочена към намиране на недостатъци в организацията на склада и в работата му и към формиране на предложения за отстраняването им. В редица случаи обосноваването на необходимостта от автоматизиране на склад се превръща в особена задача на логистичен одит.

Често логистичен одитсе счита за задължителна стъпка преди внедряването на WMS система. Резултатите от проучванията и препоръките на специалисти помагат да се намерят най-добрите решения за съхранение на стоки, оптимизиране на изпълнението на складовите операции, товарене и брой персонал и др. С други думи, логистичният одит помага да се разбере какво трябва да се направи в склада, за да се приведе в ред преди автоматизацията.

Защо се извършва одит на склада?

• Претоварване на склада,когато обемът на покупките и доставките надвишава реалния капацитет на помещението. Това може да се дължи на факта, че складовите места са неправилно разположени в склада, както и системата за работа на персонала не е добре изградена, което забавя складовите операции и води до увеличаване на грешките.
• Високи разходи за поддръжка... Обикновено причината е неефективното функциониране на склада: неподходяща система за идентификация на продуктите, прекомерно предлагане на служители или липса на оборудване.
• Подготовка за автоматизация... В тази ситуация е почти задължително провеждането на логистичен одит, за да се приложи правилно и ефективно система за управление.

Какво включва логистичният одит:

• Анализ на инфраструктурата
• Анализ на процеса
• Анализ на документацията
• Анализ на информационните системи
• Разработване на предложения
• Изчисляване на предпроектно проучване за внедряване на WMS

Инструменти за логистичен одит:

• Интервюиране на служители
• Мониторинг на работата в склада
• Анализ на документи: инструкции за работа, технологични карти, оформления

Резултати от логистичния одит:

• Списък с намерени проблеми
• Предложения за решаване на проблеми
• Предпроектно проучване на необходимостта от автоматизация на склада

AXELOT има значителен опит в провеждането на логистични одити като част от сложни проекти за оптимизация на складове, включително внедряване на WMS система. Ако вашата компания не разполага с логистична услуга, няма достатъчно човешки и времеви ресурси за провеждане на проучване или просто се нуждаете от външна гледна точка, специалистите на AXELOT ще ви помогнат да откриете и премахнете несъответствията между нуждите на компанията и реалните състояние на нещата в склада.

Вече в Русия дойде времето, когато е сравнително евтино да наемете компетентен специалист от пазара на консултантски услуги и да получите подробни съвети от него относно „благополучието“ на вашия склад. Да приемем, че сте намерили точния „специалист“, който разполага с всичко необходими качества(трудно обаче) и изпратено до вашия склад. Какво ще може да види във вашия склад със своя учен и „чист“ поглед? Има много интересни неща, ако знае кога и къде да търси и с кого и как да говори...

Когато човек дойде при лекар, лекарят първо проверява пулса, налягането, температурата и според състоянието на тези и някои други лесно измерими показатели преценява доколко здраво е цялото човешко тяло, дали е необходимо да продължи изследвайте го или е възможно незабавно да се постави окончателна диагноза и незабавно да се започне лечение.

Такъв е и складът. Ако искате да разберете колко ефективен е целият бизнес, по-логично е да започнете с одит в склада и тогава много веднага ще станат ясни и разбираеми.

Може да попитате: защо точно складът действа като този индикатор - защо например не покупка или доставка или продажба с финанси, защото те също са важни звена във веригата за доставки?

Моят отговор е: за да разберете сложното, първо трябва да го превърнете в просто. Подредете по рафтовете, както се казва, "отделете мухи от котлети" и така нататък ...

"Котлети - отделно ..."

Как го правиш, питаш? Как да опростим например сложна и тромава система за отчитане и контрол на стоки и финансови потоциили как да оцените ефективността на ИТ системата на голяма холдингова компания, или как да разберете колко ефективно се използват парите ви, инвестирани в модернизацията на всякакви системи и технологии, и как в крайна сметка да разберете кога обещаното печалба от тази модернизация ще се появи?

Отговарям: има два начина. Можете да измислите някаква още по-сложна система, за да я използвате, за да се опитате да оцените горните системи и в резултат на това вероятно да усложните всичко още повече, или можете просто внимателно да разгледате някои индикатори, лежащи на повърхността, например в склад и ги използвайте, за да направите необходимите заключения.

Кои са важните индикатори на склад?

През годините на моята практика, като се занимавам с одит на веригите за доставки в различни предприятия, с голямо разнообразие от складови технологии и степента на оборудване с различни, съвременни и не много, методи за анализ на системи за управление на запасите, за предварителен анализ на състоянието на складовите наличности, винаги преди всичко отивах в склада и приблизително в рамките на един работен ден той вече знаеше почти безпогрешно колко ефективно компанията управлява инвентара.

Като цяло, в края на краищата, складът е вид индикатор, по който може да се прецени ефективността на бизнеса без грешка, точно както например по пулса на човек ...

В процеса на по-нататъшно задълбочено и изчерпателно проучване на данните от корпоративната информационна система (корпоративна Информационна система) и разговори с ръководителите на отдели и ръководството на компанията, почти никога не намерих основателна причина да променя мнението си за състоянието на складовите наличности, които имах след посещение на склада.

Какво друго, освен състоянието на запасите, можете да научите от фондовите индикатори?

В резултат на проучване на склада можете да разберете колко ефективно се изразходват парите за неговата поддръжка, реконструкция или изграждане.

Можете също така да разберете колко ефективно се използват складовите площи, стелажите и подемното оборудване.

Можете също така да разберете колко ефективно се изразходва фондът за заплати, колко продуктивно работи персоналът, колко ефективна е тяхната мотивация, каква е производствената култура в склада, как влияе върху качеството на извършените операции. И още много интересни и полезни неща могат да се научат от професионално извършен одит.

Друг разговор е, че не всеки и не винаги иска да знае истината за своя склад, но това е друга тема, която не е свързана със складовите технологии, макар и не по-малко важна в този контекст.

Тук няма да разкривам всичките си тайни, ще дам само един пример, за да илюстрирам колко полезно може да бъде едно обикновено посещение в склада от специалист по логистика и SCM.

Добре структуриран хаос

Представете си склад на дистрибуторска компания с площ от около 3000 м2, с височина 10 метра до долния ръб на гредата, с 4 нива стелажи, етаж на кота +1.2000, насипен, с докове, с доставка / приемни площи, готова площ, складова площ и площ брак. Всичко е както трябва, просто мечта, а не склад!

Между другото, складът е истински. Собственикът поръча проектирането и изграждането му по шаблонен проект, взет от красива снимка в интернет.

Направих одит на този склад през 2011 г.

Влизайки в склада, в 9:00 часа видях на площадката пред доковете струпване на автомобили за товарене, с товароносимост от 1,5 до 10 тона, а на територията - няколко тежкотоварни камиона (пристигащи).

Автомобилите за товарене се пълниха с мотокар, който изваждаше палети със стоки от открити докове, поставяше ги пред автомобилите, а след това товарачи и складовири ръчно товареха и поставяха стоките във микробуси. Защо за тези операции склад с докове не е ясно.

Тъй като доковете бяха заети по този начин, "камионите", които дойдоха да разтоварят колетите, стояха и чакаха края на товаренето на потока.

В склад, например, е възможно, например, да се оцени ефективността на използването на складови запаси практически без грешка ...

Когато влязох в склада, видях зона за доставка, заета от палети със стоки за изпращане, използвана като зона за готови поръчки.

Всички други процеси по време на изпращането на разхода не са извършени поради липса на персонал и място за извършване на операции.

Докато бях в зоната за съхранение, разгледах основните кошчета и видях, че стоките в основните кошчета не са подредени по такъв начин, че да е удобно да се сглобят, а са разпръснати (като че ли са сглобени за последен път).

В района за събиране имаше стоки, които не са били вземани от дълго време (видно е, че лежат дълго време, върху равномерен слой прах върху кашоните), и стоки в произволно скъсани кутии (брой), в т.ч. тези, разпръснати по пътеките между рафтовете.

Стоките бяха подредени от ричтрак и електрически мотокар, който можеше да премести стоките не по-високо от третото ниво поради факта, че пътеките бяха блокирани, оборудването беше неактивно (по едно време те „спестиха“ от подемно оборудване ).

Последните нива на стелажите бяха 90% празни. Третите нива бяха запълнени с 50 процента, вторите нива бяха препълнени - в тях практически нямаше запас от празни клетки.

От комуникацията с стикера, след като ми извади няколко палета, стигнах до извода, че ротацията на стоката е незадоволителна.

Въз основа на количеството прах върху палети със стоки от четвърто и трето ниво стана ясно, че този продукт е стоял неподвижно повече от месец, а някои позиции много по-дълго (оказа се, че някои позиции са стояли от началото на склада). Стоката или изобщо не е маркирана, или е отбелязана неправилно (не са посочени датата на доставка, партиден номер, код на продукта).

След разговор с началника на склада установих, че складът се извършва без "празни отпечатъци", при преброяване стоките не се отстраняват от горните нива (това, което е написано с голям маркер върху кутиите).

След като гледах малко по-късно операцията по получаване на колети, видях това, което очаквах да видя: повечето стоки, пристигнали в енорията, не бяха подредени, както трябва да бъде според принципа FIFO (или по някакъв друг начин), беше просто оставете настрана (в пътеките), защото имаше недостиг на всички пристигнали стоки и тези стоки трябваше да бъдат изпратени при следващата пратка.

Така с невъоръжено око може да се види, че само около 1/3 от общия обем на стоките всъщност се обръща в този склад, а останалите стоки просто заемат останалото пространство без практически никакво движение.

Никакъв ABC анализ на склада не би могъл да покаже проблема по-ясно, отколкото се виждаше в този момент в склада.

Намираше се заедно с останалите, събираше се и отписваше веднъж седмично.

Складовият персонал се сменяше постоянно, "крив", нямаше екип като такъв, хората работеха от инвентар до инвентар и се сменяха на 3 месеца.

С всичко това бизнес лидерът наема високоплатени мениджъри на инвентара, които изобщо никога не отиват в склада, но в същото време му предоставят много различни интелигентни таблици и изчисления относно състоянието на наличностите в склада му... и, колкото и да е странно, той им повярва.

Подобрете ефективността на вашия бизнес по цялата верига на доставки! И не се страхувайте да погледнете още веднъж в склада, за да видите какво наистина се случва там, и да поговорите със складовия персонал! ...

В допълнение към това бизнес лидерът трябваше да взема решения в рамките на строги споразумения за дистрибуция, където бяха осигурени строги условия за избор на завишени обеми на стоки с приятен процент бонуси.

Условието за получаване на тези бонуси беше доставчикът да може по всяко време, без никакви одобрения, да изпрати пратка от стоки, която няколко пъти надвишава обичайните норми на постъпления. В резултат на това стоките бяха изложени на пътеките и всички складови процеси бяха значително забавени или дори спряни напълно.

В крайна сметка компанията понесе някои косвени разходи, които бяха по-трудни и по-разочароващи за изчисляване от преките ползи от бонусите, свързани с допълнителни бонуси за бизнес лидера и някои от неговите подчинени, но тези загуби, дори на повърхността, бяха значително по-високи от доходи от бонуси.

След извършване на одит на склада, снабдяването и доставката, ръководителят на бизнеса на тази компания получи пълно изравняване на съществуващите проблеми по приоритет и постепенно започна целенасочено да ги отстранява.

По този начин трябва да се направи одит на склада. Не стигайте дотам, че, както в примера по-горе, трябва да замразите 2/3 от акциите в неликвидни акции, следвайки примера на вашите контрагенти.

Ясно е, че в склада има по-малко служители с високи заплати, които могат да лобират интересите на склада пред ръководството на компанията, но все пак няма нужда да се прави „помийна яма” от склада и да се включва там са „плитки” на всички останали дивизии. Все пак в дългосрочен план това само ще влоши цялостната ситуация.

Но дори и всичко да не е толкова лошо във вашия склад, както в примера, който описах, все пак не е нужно да спирате дотук.

Вместо епилог

В крайна сметка дори най-модерните и интелигентни системи за планиране и счетоводство и контрол няма да са от полза, ако анализират данни, които не са свързани с живи и реално текущи процеси в склада.

Юрий Колмачихин, експерт по логистика и SCM, за сп. "Консултант"

Помогнете на вашия бизнес да расте

Безценен опит в решаването на спешни проблеми, отговори на сложни въпроси, специално подбрана свежа информация в пресата за счетоводители и мениджъри.

2 Турлаев Евгений Генадиевич Основател на консултантската компания Профиком (целта на компанията е да решава бизнес проблеми на предприятия, които имат перспективна стратегия за развитие на своите марки), бизнес треньор, кризисен мениджър, практик. По-подробна информация на сайта Дейност: Консултантски услуги за развитие на бизнеса; изграждане на висококачествена дистрибуторска система за продажби; работа в развитието на търговския отдел и търговската стратегия в търговски и производствени фирми; изграждане на логистични системи; провеждане на открити и корпоративни семинари; управление на кризи в продажбите и логистиката.

Целта на логистичния анализ Експертен прегледсъществуващата складова система и конструктивно предложение за въвеждане на нова технология в работата на склада, обработка на технологични операции със стоки, техническа поддръжкаскладов комплекс. 4

Основният принцип на одита Ключовият принцип на одита е движението от глобалните цели на предприятието при промяна на съществуващата складова логистична система към детайлно проучване на складовите технологични процеси, причините за ниската ефективност и пропуснатите възможности в работата складова логистика. 5

Дефиниране на задачите Среща с ръководството на компанията. Изготвяне на списък с промени, който показва формулираните цели на проекта, постигането на които се изисква в резултат на промените. Списъкът с целите е разделен на приоритети – задължителни, планирани и желани. Трябва да се дефинират задължителните цели. Planned и Desired се използват за оценка на конкретни аспекти на решение. Подписване на договор и споразумение за поверителност. 6

Комуникация с персонала Комуникация със служителите в склада, която продължава пет работни дни; Максималното им участие в текущите процеси на промяна, което е една от основните цели на одита; Получаване на максимално количество информация и обективна оценка на работата на склада днес

Анализ на получената информация Разработване на решения за оптимизиране на системата за взаимодействие с другите структурни подразделениякомпании; Разработване на схеми на стоковите потоци и поставяне на продукти в склад; Проектиране и изчисляване на броя на местата за съхранение; Изчисляване на складово оборудване по вид; Разработване на схема на технологичния процес; Оптимизиране на складовите операции; Изчисляване на числеността на персонала в зависимост от предложените варианти за технологията на работа на склада; Разработване на препоръки за оптимизиране на складовата счетоводна система, работен процес, обмен на информация.

д-р Ирисбек Ташбаев,депутат Генералният директорза развитието на Института за изследване на движението на стоките и пазарните условия пазар на едро(ITKOR)

Добре функционираща логистична система в модерно предприятиепредполага наличието на квалифициран и компетентен персонал, модерна складова и транспортна техника, високопроизводителни технологии. За съжаление, не всички предприятия са готови да реализират системни проекти в областта на логистиката. Причината за това може да са недостатъци в организацията на работата на компанията, нерегламентирана система за управление и неподготвеност на персонала. Освен това логистичните консултанти обикновено предлагат решения във функционалните области, в които са компетентни, без да се фокусират върху системните проблеми на предприятието. Всичко това в комбинация принуждава компаниите да се обръщат към независими експерти с искане за извършване на логистичен одит.

Логистичният одит е по-търсен в промишлените предприятия, където всички логистични функции са включени в комплекса, включително снабдяване, производство и продажба на продукти; има смисъл да се извършва и в търговията. Резултатите от одита могат да бъдат полезни за фирми, предлагащи информационни и консултантски решения в областта на логистиката, за складови оператори и спедиторски фирми.

Какво се разбира под логистичен одит и как се различава от „обичайния“ счетоводен одит? Според съществуващите дефиниции „одитът е систематичен процес на получаване и оценка на обективни данни за икономически действия и събития, установяване на степента на тяхното съответствие с установения критерий и представяне на резултатите на заинтересованите потребители”. Синоними на този термин са думите "изследване", "диагностика", "проучване". Следователно логистичен одит може да се разбира като оценка от независима страна на всички аспекти на веригата за доставки на компанията, определяне на „силните“ и „слабите страни“ на логистичната система на компанията, проследяване на тенденциите, които влияят на тяхното формиране, анализиране на случаи на неефективно използване на ресурси, определящи нивото на конкурентоспособност на предприятията от логистичната система.

Основният принцип на логистичния одит е да се премине от общото към конкретното: от глобалните цели и показателите за оперативна ефективност към причините за ниска ефективност, производителност и пропуснати възможности и едва след това - към подробно проучване на избраните области на предприятието.

По този принцип например оптимизация на локален склад или транспортна системане се извършва на етапите на продажба или доставка на продукти - такива решения се вземат само на базата на системна визия за цялата верига за доставки. За извършване на логистичен одит в предприятието се създава екип, който включва представители както на логистичните услуги, така и на други функционални подразделения (финанси и счетоводство, контрол, маркетинг и продажби, производство и доставки, Информационни технологии), както и експерти от трети страни. Изключително важно професионално нивопривлечени специалисти. Те не трябва да са експерти в спецификата на даден бизнес, но поне трябва да са компетентни в теорията и практиката на логистиката и управлението на веригата за доставки. Това ще разкрие наличните резерви и латентния потенциал в предприятието и ще даде обективна оценка на нивото на неговото логистично управление.

На предварителния етап екипът проучва търговските зони (търговия на дребно и клиенти на едро), складиране (складове на суровини и материали, Завършени продукти), производство. След това, в рамките на една седмица, експертите обработват резултатите от одита и изготвят списък с препоръки (по-точно набор от въпроси), които да бъдат одитирани. Заедно със специалистите на компанията, поканените експерти формулират въпроси, които формират основата на интервюта, въпросници, въпросници и съставят списък с показатели, по които се оценяват логистичните функции. За да направят това, те избират от различни съществуващи модели (като SCOR или други) индикаторите, които са най-приложими в това предприятие. На предварителния етап е важно да се установят контакти между членовете на одиторския екип и собствениците на бизнес: за предприятието въпросите, свързани с логистиката, са разходен компонент и е важно собствениците ясно да видят какви ползи ще получат от внедряването на добре функционираща логистична система.

В края на предварителния етап можете да преминете директно към процедурата за логистичен одит, която по форма може да бъде разделена на външна и вътрешна. Има различни мнения за това кой от тези подходи трябва да се предпочете в началния етап, но при работа с неформална структура на вътрешната логистика би било по-логично да се извърши одит в рамките на предприятието.

Процедурата за вътрешен одит включва:

Интервюта с представители на функционални области по въпроси, свързани с логистиката (транспорт, складове, наличности, доставки, система за управление, мотивация);

Обработка на селекция от документи на предприятието (първична документация, различни файлове, отчети, вътрешни и външни);

Събиране на данни за договори за провеждане Статистически анализи точно описание на функционирането на съществуващата логистична система.

Важно е основните предложения за плана за действие, решенията и идеите да идват от онези членове на екипа за логистичен одит, които представляват компанията-клиент. В хода на системния анализ се изгражда система от оперативни индикатори, които могат да бъдат разделени на четири групи:

• показатели за изпълнение на обслужването на клиенти (вътрешни и външни клиенти) и оценка на качеството на услугата;
• показатели, свързани с разходите за изпълнение на логистични функции (разходи за покупки, доставки, транспорт, складове, складиране, наличности). При анализ на разходите се извършва калкулирането на "разходи-ползи" - това означава ползите, получени от клиентите от внедряването на определени решения;
• показатели за използване на активите (складови съоръжения, собствен подвижен състав). С разширяването на мащаба на бизнеса и географията на операции, инфраструктурните компоненти все повече влияят върху цената на продуктите за производствени предприятияи стоки за търговски фирми;
• показатели за сравнителен анализ - изследване на най-добрите практики на конкурентите на клиента в области, свързани с логистиката.

С резултатите от вътрешния одит екипът може да премине към външен одит, в процеса на който изучава очакванията и изискванията на клиентите, за да определи представянето на компанията, взема предвид техниките, използвани от конкурентите, както и необходимите нива на обслужване. Външният одит се извършва под формата на изпращане на въпросници, селективни интервюта с клиенти (представители на различни обслужвани пазарни сегменти, купувачи с различен обем покупки и от различни географски места). Модели на въпросници и въпросници са адаптирани за всяко предприятие; в същото време обикновено се интервюират както ръководителите на фирмата, така и отделните поделения и конкретни специалисти. Въпросниците изпълняват няколко функции: служат като източник за получаване на структурирана информация за логистичната система на компанията и средство за привличане на вниманието на специалистите към ключовите въпроси на функционирането на тази система. При обработката на въпросници основното внимание се отделя на качеството на обслужване на клиентите, анализа на причините и последствията за различните видове разходи.

Резултатите от външния одит позволяват на екипа за логистичен одит да формулира препоръки за бъдещата стратегия на компанията и да посочи промените, които трябва да бъдат направени в текущата операционна системалогистика, описват препоръчана стратегия за разработване на ефективна и ефикасна логистична система.

Като пример предлагам да разгледаме как е извършен логистичен одит в холдинг, който включва промишлени предприятияза производство на яйца, търговска къща и управляващо дружество. За анкети, интервюта и други спомагателни дейности по време на одита бяха привлечени студенти и преподаватели от университети, намиращи се в същия град, в който е холдинга. Това според нас е фундаментален момент - подобна стъпка ще реши проблема с обучението на системни анализатори в областта на логистиката, така че в бъдеще те да заемат позициите на координатори или логистици в предприятията.

По време на одита се установи, че всяко от предприятията има специалисти, които отговарят за складове, покупки, финанси и счетоводство. Управляващо дружествоосъществява общ контрол, координира операциите, управлява инвестициите. Цялото логистичен процесе разделен на отделни подпроцеси: покупки и доставки на суровини за първото предприятие, доставки и превози на продукти/полуфабрикати от първото предприятие до следващото, доставки на продукти от тези предприятия до търговската къща, която е изпратила и доставяни продукти на купувача и директни пратки до други фирми на едро. Основните проблеми в холдинга възникнаха на пресечната точка на поделения и предприятия; често е имало дублиране на функции и отговорности. Не винаги е била налична информационна система, която консолидира информацията, която идва от отделите на различни етапи от логистичния процес.

Проучвани и анализирани са следните дейности на холдинга:

1. Обслужване на клиенти.

2. Транспорт.

3. Складиране.

4. Управление на запасите.

5. Планиране на операциите.

6. Продажби и маркетинг.

7. Финанси и счетоводство.

8. Покупки.

9. Общо управление.

Целта на работата беше идентифициране на проблеми, тесни места и резерви за подобряване на логистичната система, повишаване на ефективността и производителността на логистичната система за снабдителната, производствена и търговска дейност на холдинга.
Какво посъветваха да се направи, за да се подобри логистиката в това предприятие? Тъй като списъкът с всички препоръки беше доста дълъг, ще разгледаме само първите четири позиции, най-вече свързани с логистиката.

В областта на обслужването на клиенти

Разработване на система за обслужване на клиенти. Разработване на клиентска класификация на базата на анализ на съществуващи клиенти, процедури за работа с клиенти, условия за стандартизиране и формализиране на работата с клиенти.

Анализ на приоритета на работа с клиенти.

Анализ на изискванията на клиентите за различни параметри.

Разработване на стандарти за обслужване, включително обосновка за нивата на обслужване на клиентите.

Анализ и обосновка на структурата на добавената стойност за вътрешни и външни клиенти.

Изчисляване на показатели за ефективност и производителност на обслужване на клиенти.

В сферата на транспорта

Анализ на условията за внедряване на система за управление на транспорта.

Анализ на възможностите за намаляване на броя на претоварванията.

Анализ на съществуващите процедури за доставка на яйца.

Анализ на мерките за премахване на нерационалния транспорт.

Анализ на съществуващата структура Превозно средство(остарял подвижен състав).

Анализ на показателите за използване на подвижния състав.

Анализ на условията за въвеждане на система за мотивация на водача.

Анализ на съществуващите процедури за наемане на външен транспорт.

Разработване на система за управление на транспортните разходи.

Изчисляване на показателите за ефективност и производителност на транспорта.

В зоната за съхранение

Разработване на система за управление на склада.

Анализ на условията за съхранение на яйца в складове.

Анализ на процедурата за доставка на продукти от складове за птици до Москва.

Анализ на пропускателната способност на складове и птицеферми при производство на фуражи.

Анализ на технологичните процеси в складове за суровини и готови продукти.

Анализ на закъснения и престои при разтоварване (товарене) в складове.

Анализ на разходите и ползите от наличието на склад в разпределителен център в град.

Анализ на процесите на доставка на пресни яйца от фабрики до склада на дистрибуторския център.

Разработване на мерки за поддържане на оптимална температура в складовете.

Изчисляване на показателите за ефективност и производителност на складирането.

В областта на управлението на запасите

Разработване на система за управление на запасите.

Анализ на смущения в сроковете за доставка.

Анализ на процедурата за прогнозиране на цените на зърното.

Анализ на работата с производители.

Анализ на процедурата за сключване и удължаване на договори.

Анализ на процедурата за разпределяне на пари за покупки.

Анализ на стратегическите резерви.

Разработване на процедура за изчисляване и обосноваване на размера и структурата на складовите наличности на всички етапи от веригата за доставки (от търговията на дребно до доставката на суровини).

Разработване на процедура за изчисляване на безопасния запас.

Изчисляване на показатели за ефективност и производителност на системата за управление на запасите.