Як підвищити ефективність функції закупівель в компанії: покрокова інструкція. Бенчмаркінг: приклади Вітчизняний бенчмаркінг приклад

Вітаю! Сьогодні ми простими словамирозповімо, що таке бенчмаркінг і чим корисний даний інструментдля бізнесу.

В даний час в будь-якій сфері діяльності прийняла глобальні масштаби. Керівники багатьох компаній розуміють, що необхідно всебічно вивчати позитивний досвід конкурентів, для того щоб і прогнозувати власне успішне майбутнє. Щоб не відставати від більш успішних конкурентів і застосовують бенчмаркінг.

Що таке бенчмаркінг простими словами

Термін «бенчмаркінг» дуже наближений до поняття «маркетингової розвідки», але маркетингова розвідка являє собою збір практично конфіденційної інформації, на відміну від бенчмаркінгу.

бенчмаркінг - це спосіб для вивчення діяльності компаній-конкурентів, з метою перейняття їх позитивного досвіду і застосування даних про нього в своїй діяльності.

Мета і завдання бенчмаркінгу

Головна мета бенчмаркінгу полягає в тому, щоб встановити, наскільки вірогідний успіх певної діяльності.

Для повного висвітлення даного поняття, варто докладніше розглянути основні завдання бенчмаркінгу:

• Визначити, наскільки компанія конкурентоспроможна, якісь її слабкі сторони;
• Встановити, які зміни необхідно провести;
• Розробити план поліпшення діяльності компанії;
• Розробити нові підходи до ведення бізнесу;
• поставити довгострокові цілі, Які більш глобальні, ніж поточні.

види бенчмаркінгу

Бенчмаркінг можна умовно розділити на кілька видів:

1. функціональний - дозволяє порівняти, як працюють окремі функції конкретного виробника або продавця з більш успішними продавцями, але працюють в схожих умовах;
2. Загальний бенчмаркінг - являє собою порівняльний аналіз показників виробництва та продажів товарів одного виробника, з аналогічними показниками іншого, більш успішного виробника;
3. конкурентний – порівняння з конкурентами, які працюють на більш високому рівні ринку. Для прикладу: компанія, яка працює на регіональному ринку, вибирає для порівняння компанію, яка вже вийшла на міжнародний рівень. Ці дані можна вважати більш важливими, але отримати їх непросто;
4. внутрішній - порівняння проводиться між максимально близькими один до одного процесами всередині компанії. Дані в цьому випадку зібрати легко, але інформація виходить досить упередженою;
5. стратегічний бенчмаркінг – це процедура пошуку нової стратегії розвитку, яка в підсумку приведе компанію до досягнення найвищого рівня продуктивності. Саме він визначає цілі, яких повинна буде досягти компанія;
6. бенчмаркінг витрат – при правильному проведенні дозволяє знизити витрати, а також визначити фактори, які впливають на їх освіту.

Як джерела інформації використовують публікації, різні списки призерів і переможців в номінації «якість» різних премій, а також різні бази даних (аудиторські, консалтингові).

Щоб провести бенчмаркінг, зазвичай створюють спеціальну робочу групу. До складу такої групи краще включати фахівців з різних структурних підрозділівкомпанії. Це підвищує шанси на об'єктивну оцінку отриманої інформації.

Методи і етапи бенчмаркінгу

Методологія бенчмаркінгу включає в себе певні етапи:

1. Вибирається конкретна функція бізнесу виробника або продавця;
2. Вибирають параметри, за якими буде проходити порівняння. Це може бути один критерій, а може бути і група;
3. Збирається інформація про схожі виробниках або продавців;
4. Отримана інформація ретельно аналізується;
5. Розробляється проект тих змін, які будуть внесені в цю функцію;
6. ведеться підготовка економічного обґрунтуванняпланованих змін;
7. Зміни запроваджуються в практичну діяльність компанії;
8. Здійснюється контроль ходу впроваджених змін і їм дається підсумкова оцінка.

Результат буде сильно залежати від того, наскільки правильно організований збір необхідної інформації.

Які показники порівнюються в процесі бенчмаркінгу

Порівнюватися можуть:

• Обсяги виробленої продукції або надання послуг;
• Фінансова ефективність;
• Бізнес процеси.

Бенчмаркінг - не промислове шпигунство

Плутати бенчмаркінг і промислове шпигунство не варто. Це два абсолютно різних і несхожих поняття. Бенчмаркінг порівнює свої товари або послуги з аналогічними. Також виникають ситуації, коли компанії-конкуренти обмінюється досвідом по взаємному бажанню.

Крім того, найчастіше при бенчмаркинге використовується інформація, що знаходиться у відкритому доступі, тобто її цілком можна отримати за допомогою опитувань, аналізуючи цінову політику.

Тонкої межею між промисловим шпигунством і проведенням дослідження можна назвати конкурентну розвідку.

У нашій країні часто об'єднуються кілька компаній, для того, щоб протистояти конкурентам, з використанням бенчмаркінгу. Прикладами може служити досвід кількох фармацевтичних компаній, які налагодили обмін інформацією між собою, при цьому закривши доступ до неї іноземним конкурентам. Або таке ж співробітництво в банківській сфері: щоб вирішити проблему великих чергвеликий банк переймає досвід іншого банку (збільшення кількості банкоматів, зниження плати за користування онлайн-банкінгом, розвиток автоматизації багатьох процесів).

недоліки бенчмаркінгу

• Необхідно виконувати пошук партнера з бенчмаркінгу;
• Іноді потрібні послуги консультантів;
• Якщо організація не має досвіду бенчмаркінгу, на перших етапах будуть потрібні серйозні витрати;
• Не завжди необхідні зміни вітаються співробітниками організації і приймаються ними, хоч і спрямовані на підвищення рівня продуктивності;
• Не всі загальні методи можуть застосовуватися до конкретної організації.

Як провести бенчмаркінг компанії самостійно

Процедури, яка підходила б будь-якої компанії, просто не існує. Кожна компанія розробляє її сама.

Можна дати лише кілька порад, на які буде можливо спертися в процесі:

• Вибирайте для порівняння тільки ті процеси або послуги, якість виконання яких незадовільно. Порівняння показників, з якими все в порядку спричинить за собою тільки марнування часу і грошей;
• Не вибирайте занадто великий перелік показників або процесів для аналізу;
• Підготуйте компанію або підприємство до того, що плануються зміни в діяльності;
• Зберіть групу, висококваліфікованих фахівців;
• Використовуйте відповідне ПО, для того щоб полегшити процес.

Приклад бенчмаркінгу на підприємстві

Дуже показовим є приклад автомобільної компанії Ford. У 90-х роках минулого століття бенчмаркінг був проведений для того, щоб підняти похитнулися позиції компанії на ринку. Фахівці компанії провели внутрішнє дослідження великої кількості моделей автомобілів, щоб вивчити переваги кожної і виявити моделі, які вважали за краще споживачі.

За кожним критерієм був виявлений кращий автомобіль в своєму класі, на підставі цього розроблялася стратегія, що дозволяє перевершити найвищі показники.

Результатом проведеного аналізу став автомобіль, який отримав звання «Автомобіль року». Поступово досягнуті вершини знову були втрачені.

Керівництво компанії ж, в кінцевому підсумку, прийшло до розуміння того, що бенчмаркінг - це безперервний процес, вважати його одноразовим можна.

Підводячи підсумки, хотілося б сказати, що бенчмаркінг дозволяє з'ясувати, чому компанія-конкурент досягла істотних успіхів у своїй сфері діяльності, які саме дії привели до позитивного результату. Аналіз тільки одного з цих показників повного уявлення про діяльність компанії не дасть. Проводити порівняння потрібно по аналогічним показникам в аналогічних областях діяльності.

Під бенчмаркингом розуміють системне зіставлення організаційних процесіві ефективності діяльності, проведене на основі заздалегідь обраних індикаторів (рис. 1). Мета бенчмаркінгу - виявити розрив між кращими з досягнутих результатів і тими, які компанія показує в даний час, щоб розробити нові стандарти і / або поліпшити процеси.

Виділяють чотири види бенчмаркінгу.

1. Внутрішній - зіставлення результатів діяльності і застосовуваних прийомів в різних підрозділах компанії, т. Е. В бізнес-одиницях.
2. Конкурентний - порівняння показників і результатів діяльності компанії з показниками і результатами діяльності її безпосередніх конкурентів.
3. Функціональний - порівняння показників і результатів діяльності підприємств з однієї галузі.
4. Загальний - порівняння показників і результатів діяльності підприємств з різних галузей, проведене для знаходження найбільш ефективних методів роботи.

Всі види бенчмаркінгу можуть принести користь, так як дозволяють компанії краще розібратися в своїх сильних і слабкі сторони, Виявити проблеми та можливі способиїх усунення; вони також показують норми, задають нові напрямки і сприяють появі нових ідей, призначених для поліпшення результатів діяльності компанії.

Методи проведення бенчмаркінгу варіюються в залежності від ситуаційних характеристик і / або пояснюють чинників, які допоможуть пояснити різницю результатів у порівнюваних компаній. Більш того, при використанні деяких бенчмаркінгових методів виявляються очікувані тенденції і те, як будуть розроблятися найбільш ефективні методироботи. В ході цього аналізу можуть вивчатися і інші питання практичного характеру.

Коли слід застосовувати модель

Вибір виду бенчмаркінгу залежить від поставленої мети. Пам'ятаючи про те, що задумане і його реалізація на практиці зазвичай не мають 100% -го збіги, можна сформулювати призначення бенчмаркінгу так: це метод отримання відповіді на одне з наступних питань.

• Наскільки добре ми займаємося своєю справою?
• Ми займаємося своєю справою так само добре, як і інші?
• Як ми можемо поліпшити свою діяльність?

Масштаби бенчмаркінгового проекту визначаються тим впливом, яке він, цілком імовірно, матиме на компанію, тим, наскільки вільно можна відкрито довести отримані за допомогою нього результати до всіх зацікавлених осіб, щоб підвищити ймовірність успіху при реалізації проектів з удосконалення, а також тими зусиллями, які потрібні для досягнення результатів, які грають на практиці важливу роль.

Як слід користуватися моделлю

В ідеалі, компанії (або будь-які інші схожі структури), що беруть участь в бенчмаркинге, повинні показувати більш високі або, принаймні, такі ж результати, як і досліджувана компанія (структура), яку в цьому випадку називають цільової. Знайти такі компанії можна за допомогою експертів і через спеціалізовані видання. Однак через відмінності в продуктах, процесах, структурах або через особливості лідерського та управлінського стилів порівнювати компанії часом буває дуже важко.

Цю складність можна подолати, якщо скористатися одним практичним прийомом. Дослідження показують, що можна порівнювати компанії, що увійшли до вибірки, використовуючи для цього пояснюють фактори.Так, надійність доставки товару споживачеві залежить, крім іншого, від складності продукту. Тому у ряду компаній приблизно з однаковою складністю продукції будуть схожі показники по цій якості, що дозволяє сформувати однорідну за складом групу для проведення бенчмаркінгу надійності доставки (рис. 2 і 3).

Зроблені припущення про результати діяльності цільової компанії можуть бути більш точними, якщо застосувати бенчмаркінг до показника (наприклад, надійності доставки) з урахуванням кількох пояснюючих факторів.

Для проведення бенчмаркінгу необхідно виконати наступні (іноді накладаються один на одного) кроки.

1. Визначте масштаби проекту.
2. Виберіть партнера (партнерів) по бенчмаркінгу.
3. Визначте оцінки, показники і метод збору необхідних даних.
4. Зберіть дані.
5. Проаналізуйте відмінності, виявите факти, які стоять за цифрами.
6. Уявіть результати аналізу і обговоріть їх наслідки з точки зору (нових) цілей.
7. Відстежуйте динаміку розвитку події (ведіть моніторинг) за допомогою постійно здійснюваного бенчмаркінгу.

висновки

Бенчмаркінг зовсім не простий. Занадто часто менеджери або консультанти з власної ініціативи вдаються до бенчмаркінгу, забувши заздалегідь вибрати необхідні показники або інструменти для проведення серйозного детального аналізу та подання його результатів. З тим що багато бенчмаркінгового проекти закінчуються невдало, важко посперечатися. Порівняння організаційних процесів і показників діяльності компаній, що проводиться при бенчмаркинге, подібно такому даремне заняття, як зіставлення різнорідних предметами, такими як яблук і груш. Навіть якщо бенчмаркінг проведено правильно, виявлені істотні відмінності в результатах діяльності можуть пояснюватися тим, що «ми ж не такі, як вони», і цей «синдром відчуження» заважає використовувати бенчмаркінг як механізм, що допомагає направити компанію на шлях змін, щоб домогтися більш високих результатів. Крім того, наявність конкуренції може утруднити вільний обмін інформацією; іноді таке трапляється навіть всередині компанії.

За допомогою пояснювальних факторів бенчмаркінг допомагає компанії отримати дані для порівняння, що дозволяють керівникам і менеджерам не тільки поліпшити результати діяльності (насправді вказати можливості для вдосконалення), але і показати оригінальні і в той же час перевірені рішення, завдяки яким можна справитися з дуже важкими проблемами. Тому ми стверджуємо, що, скоріше, треба заохочувати наявність відмінностей між компаніями, включеними в однорідну групу, ніж намагатися виключати з неї «несхожих» учасників на тій підставі, що їх продукти або процеси «непорівнянні» з іншими.

Ринок пред'являє компаніям нові вимоги до здійснюваної логістичної діяльності, якості сервісу і їх політиці в області логістики. Компаніям ж для того, щоб залишатися конкурентоспроможними і пропонувати якісні послуги, потрібно шукати способи поліпшення. Бенчмаркінг - один з таких способів.

Бенчмаркінг - це спосіб поліпшення компанії через оцінювання та порівняння показників, що характеризують її роботу, з показниками ефективності інших компаній. Бенчмаркінг з'явився в США в кінці двадцятого століття і до сих пір використовується як інструмент підвищення ефективності різних видівдіяльності. Існує кілька видів бенчмаркінгу. Але незалежно від виду, основною його метою залишається вдосконалення роботи компанії.

Бенчмаркінгового дослідження проводяться періодично. Проведення одноразового дослідження не може повною мірою відобразити всі переваги, які несе в собі бенчмаркінг. Одним із завдань бенчмаркінгу є визначення поточного положення компанії на ринку, після чого слід внесення змін. Після того, як зміни зроблені, необхідно знову провести дослідження і зрозуміти, наскільки ефективні прийняті рішенняі як змінилося становище компанії на ринку.

Беручи участь в бенчмаркинге основних логістичних KPI, ви зможете:

• порівняти показники з іншими компаніями,
• приймати рішення щодо поліпшення компанії,
• відслідковувати динаміку цікавлять вас показників,
• познайомитися з кращими практиками галузі.

В рамках ведення сучасного бізнесупоступово формується ідея про те, що конкурують між собою не самі фірми, а їх постачальницько-збутові ланцюжки, це пояснює зрослий інтерес до логістики.

Найсильнішим конкурентною перевагою в боротьбі за покупця повинна стати ефективна логістика. Логистизация промислових підприємствполягає в підготовці та впровадженні принципів і методів логістики в його діяльність.

Стає очевидним, що при цьому необхідно враховувати досвід успішних підприємств всередині і поза галузі, в якій діє об'єкт логистизации, - не тільки зарубіжних, але й вітчизняних, більш наближений до реальних українських умов.

Це, відносно новий напрямок маркетингових досліджень, Що з'явилося в США в 70-х рр. ХХ ст., Прийнято називати терміном "бенчмаркінг". Зарубіжні вчені визначають бенчмаркінг як "систематичну діяльність, спрямовану на пошук, оцінку і навчання на кращих прикладах, Не залежно від їх розміру, сфери бізнесу і географічного положення ".

Існує і дещо інше визначення: "Бенчмаркінг - це процес систематичного і безперервного вимірювання: оцінка внутрішніх процесів на підприємстві і їх порівняння з процесами світових підприємств-лідерів з метою отримання інформації, яка буде корисна для вдосконалення власних характеристик".

Багато нові бізнес-методики в логістиці, маркетингу, управлінні якістю, розроблені великими компаніями і мали успіх, поступово стали застосовуватися і підприємствами інших галузей. До них відносяться 6-сигма (Motorola), система "точно вчасно" (Toyota), Поке-yoка (Matsushita Co), і безпосередньо сам бенчмаркінг (Xerox).

В даний час бенчмаркінг є перспективним напрямком розвитку консалтингу. При цьому роль консультанта полягає в адаптації досвіду компаній-лідерів, в тому числі і з інших галузей, до реальних умов ведення бізнесу компанії-клієнта.

Бенчмаркінговий підхід призводить до істотної зміни процедури прийняття рішень в сфері логістичного менеджменту. Традиційно подібні управлінські рішення приймалися на основі результатів маркетингових і логістичних досліджень, інтуїції керівництва в області організації постачальницько-збутових ланцюжків.

Бенчмаркінговий підхід в області логистизации промислових підприємств передбачає виявлення, вивчення і використання корисного досвіду інших фірм у вирішенні проблем розвитку логістичних систем і ланцюгів, знайомство з застосовуваними передовими методами, що сприяє більш обґрунтованому, зваженому прийняттю
управлінських рішень в області розвитку внутрішньофірмової логістики, підвищуючи цим конкурентоспроможність фірми.

До предметами вивчення бенчмаркінгу при логистизации можна віднести:

1) організацію каналів збуту
2) складське господарство(В т.ч. технічне оснащення складів)
3) логістичний менеджмент
4) транспортування і відносини з логістичними операторами
5) логістичні системи управління і контролю за ресурсами на всіх етапах виробничо-збутового циклу
6) управління інформацією в ході руху товару (в т.ч. і наявність електронного документообігу, Штрихкодування)
7) процес формування логістичних витрат
8) взаємодія з постачальниками і партнерами по бізнесу.

Процес бенчмаркінгу при логистизации можна представити у вигляді такої схеми:

1. Визначення кола проблем в функціональних областях логістики, що підлягає розгляду з позицій бенчмаркінгу.

2. Визначення сукупності факторів і змінних для аналізу стану логістики на підприємстві.

3. Відбір сукупності підприємств для зіставлення і використання досвіду, як в галузі, до якої відноситься об'єкт логистизации, так і з інших галузей. Паралельно з цим слід аналізувати зовнішню вторинну інформацію, пов'язану із застосуванням логістики іншими підприємствами, формуванням ними постачальницько-збутових ланцюжків.

4. Збір і аналіз показників відібраних для порівняння підприємств за обраними критеріями оцінки. При цьому отримана інформація класифікується, систематизується, вибирається метод аналізу і оцінюється ступінь досягнення мети і сукупність факторів, що визначають результат.

5. Порівняння отриманих результатів з власними показниками з метою визначення можливих напрямків вдосконалення.

6. Розробка плану заходів щодо поліпшення стану логістики на основі отриманої інформації.

7. Впровадження і подальший моніторинг.

Очевидно, що подібна схема проведення бенчмаркінгу повинна періодично здійснюватися знову, оскільки практика свідчить, що процес поліпшень - безмежний, оскільки наука і управління динамічно розвиваються, а це викликає відповідні зміни в області застосування логістичних підходів і методів на кращих підприємствах.

Велике значення при проведенні бенчмаркінгу в логістиці має складання "збірного", по суті, "ідеального" образу компанії-еталона для орієнтації, того стану постачальницько-збутових ланцюжків, до якого слід прагнути.

Найважливішим принципом бенчмаркінгу є схожість логістичних бізнес-процесів об'єкта логистизации зі порівнюваними підприємствами, що визначає можливість застосування їх досвіду.

Проблемою, що потребує вирішення в ході бенчмаркінгу, є необхідність адаптації результатів дослідження до особливостей компанії.

Важливе значення в перспективі потрібно приділити взаємному обміну інформацією між зацікавленими підприємствами - в тому числі з різних галузей шляхом проведення конференцій з різних прикладних питань логістики та маркетингу. Джерелами інформації для проведення бенчмаркінгу в сфері логістики є інформація, розміщена в Інтернеті, відвідування тематичних виставок, Особисті контакти з постачальниками, споживачами, конкурентами, представниками передових компаній інших галузей, економічні періодичні видання, Дані професійних асоціацій, галузеві консультанти.

На думку ряду дослідників, наприклад, Y.K.Shetty, основним джерелом відомостей про ринок і про конкурентів залишається покупець. Справді, шляхом проведення відповідних маркетингових досліджень можна з'ясувати думку споживачів щодо стану логістичних ланцюжків і необхідні зміни в характері взаємодії.

Безпосереднє спілкування між логістичними менеджерами різних підприємств дає цінні ідеї і знання для бізнесу, що може привести до впровадження нових форм управління рухом товарів, запасами, сучасних програмних продуктів, Використання нових логістичних методів.

Основна користь бенчмаркінгу полягає в тому, що здійснення логістичних та пов'язаних з ними маркетингових і виробничих і функції стає більш ефективним, оскільки досліджуються і впроваджуються кращі методи і технології інших підприємств або галузей. Це сприятливо позначиться на зниженні витрат (особливо логістичних), призведе до більш якісного задоволення потреб покупців, що створить передумови для збільшення прибутковості бізнесу, створенню корисної конкуренції на ринку.

У разі відсутності необхідних ресурсів для проведення бенчмаркінгу власними силами доцільно залучати сторонні організації - консалтингові фірми в області управлінського і, зокрема, логістичного консалтингу. Таких поки недостатньо, але очевидно, що ця незаповнена ніша ринку інтелектуальних послуг для бізнесу скоро почне заповнюватися.

Про те, що заважає відділу закупівель стати повноцінним інструментом збільшення прибутку компанії.

Кожен зі згаданих у попередній статті факторів знижує ефективність відділу закупівель. Якщо ви виявили схожість відразу по декількох позиціях щодо вашої компанії, положення можна вважати критичним.

Виникає питання →

Що робити керівнику компанії і CFO в такій ситуації?

Практика показує, що вийти з кризи можна тільки за рахунок продуманих покрокових перетворень.

Тож почнемо.

Крок перший. Оцінка ефективності відділу закупівель

Проведіть аудит і складіть об'єктивну картину того, що відбувається в закупівлі:

• вивчіть поточний документообіг;
• виділіть ТОП-20 категорій і суми витрат по ним;
• позначте осіб, відповідальних за закупівлю даних категорій;
• уточніть кількість і функціонал співробітників, залучених до процесу закупівлі;
• оціните рівень експертизи в закупівлях за категоріями.

Крок другий. Фокус закупівель на стратегічних питаннях

Звільніть Закупівлі від непрофільної роботи, сфокусувавши співробітників на стратегічних питаннях:

1. сорсинг:

• аналіз ринку;
• підготовка технічного завдання;
• проведення тендеру / переговорів;
• підготовка і впровадження контракту.

2. Управлінні взаємодією з постачальниками:

• оцінка діяльності постачальників шляхом опитування внутрішніх клієнтів і аналізу ринку;
• налагодження зворотного зв'язку;
• рекомендації постачальникам, як зробити їх сервіс більш ефективним;
• впровадження інновацій.

• процесу закупівель і споживання;
• комерційних умов;
• специфікацій.

2) Створення довгострокової категорійної стратегії і нових закупівельних схем. Наприклад, перехід на операційний лізинг або оренду автомобілів замість покупки транспорту у власність.

Забезпечте повне покриття Закупівлями стратегічних категорій витрат

стратегічні категорії- категорії, критично впливають на ваш бізнес. Такі категорії (упаковка, сировина, транспорт, товари і послуги для маркетингу), як правило, становлять бо'льшую частина бюджетних витрат.

спотові(Разові закупівлі з невеликою вартістю - покупка 10 ноутбуків, пошук офісу під оренду, покупка меблів для офісу та ін.) І операційні закупівлі(Обробка заявок на товари для офісу, витратні матеріалидля магазинів, розміщення і відстеження замовлень у постачальників) виділіть в окрему операційну функцію. Для цього створіть сервісний центрв регіоні з низькою вартістю праці або передайте операційні функції на аутсорсинг.

Якщо дані процеси залишити ініціаторам, велика ймовірність обнулити економію, досягнуту в ході сорсингу

Причини таких втрат:

рухайте таблицю

Крок третій. сильна експертиза

Зосередьте експертизу у відділі закупівель на стратегічних категоріях витрат.

важливо:

• наймати профільних фахівців з кожної конкретноїкатегорії;
• звільняти «втомлених» - тих, кого не можна мотивувати;
• навчати співробітників (тренінги, референц-візити та ін.);
• накопичувати знання, отримані з боку постачальників і компаній з тієї ж індустрії.

Крок четвертий. чіткі цілі

Поставте перед Закупівлями чітку мету: оптимізувати витрати по конкретним закупівельним категоріям. досягнення економічних показниківдоручіть Фінансів. А щоб ефективно витратити зекономлені завдяки сорсинг-заходам кошти, корегуйте бюджет щокварталу.

важливо:

Фінанси враховують не розрахункову, а фактично отриману економію

Крок п'ятий. План сорсинг-заходів

Узгодьте з відділом закупівель план сорсинг-заходів, розрахований на рік, а краще на два найближчі роки. Це дозволить оцінити масштаб економії і задіяти необхідні трудові ресурси.

Крок шостий. Підписання та відстеження SLA (угод про рівень сервісу)

Обов'язково розробіть і підпишіть SLA між Закупівлями і іншими підрозділами компанії.

Раз на квартал заміряйте ефективність відділу закупівель.

Зворотного зв'язку можна домогтися за допомогою опитувань, які допомагають з'ясувати →

• Чи задоволені ініціатори сервісом постачальників?
• Наскільки керівники підрозділів задоволені сервісом відділу закупівель?
• Які плюси і мінуси роботи служби закупівель?

Ми в своїй роботі використовуємо ресурс surveymonkey.com.

Регулярно обговорюйте проблеми, що виникають між ініціаторами і Закупівлями, відстежуйте реалізацію намічених заходів. Це дозволить скоротити терміни узгодження тендерних рішень і проведення закупівель, а також допоможе досягти економії згідно сорсинг-плану

Крок сьомий. Виведення закупівель із зони комфорту

Виведіть закупівлі із зони комфорту!

Спробуйте підшукати нові можливості для скорочення витрат.

Одна з таких можливостей - створення консорціумів зі закупівель з іншими компаніями. На жаль, сьогодні багато компаній не консолідують закупівлі навіть в рамках власної організації / групи компаній або навіть одного підрозділу, що відбивається на їх результатах.

За підтримки керівництва фахівці із закупівель можуть консолідувати всі обсяги групи компаній і провести сорсинг-захід на більш високому рівні

Постачальники підуть назустріч: вони зацікавлені в підписанні контракту на більший обсяг в рамках одного заходу.

Крок восьмий. використовуйте бенчмаркінг

Проведіть бенчмаркінг - порівняння поточних умов компанії з умовами інших учасників ринку. Наприклад, щодо мобільного зв'язку потрібно порівняти витрати на одного користувача в місяць.

Бенчмаркінг допомагає стимулювати Закупівлі та дозволяє оцінити потенціал зниження витрат. Крім того, дає орієнтир при переговорах з постачальниками: до якого рівня вартості потрібно прагнути.

Крок дев'ятий. Залучіть Закупівлі в покриття всіх запитів

Вимагайте від закупівель, щоб вони покривали все закупівельні категорії - прямі та непрямі.

Участь закупівель в процесі прийняття стратегічних рішень підвищує їх ефективність і конкурентні переваги, А ініціаторам дозволяє формулювати запити коректніше і чіткіше

Служба закупівель втягується з самого початку в проекти компанії, де плануються великі витрати.

Крок десятий. Контроль з боку фінансової функції

Завдання Фінансів:

• залучайте Закупівлі в процес формування бюджету;
• ставте перед Закупівлями агресивні цілі по бюджетної економії;
• контролюйте досягнення цих цілей;
• беріть участь в аудиті закупівельної діяльності.

Фінанси повинні ставити мету економії і перед ініціаторами. Це змушує ініціаторів співпрацювати з Закупівлями при виборі постачальників навіть у тих категоріях, в яких Закупівлі раніше не брали участь.

Крок одинадцятий. Керівник компанії - основне зацікавлена ​​особа

Ви, як ніхто інший, розумієте, що результати служби закупівель безпосередньо впливають на досягнення компанії. Тому в ваших інтересах стати основним зацікавленою особою, спонсором функції закупівель.

CEO повинен регулярно (раз в квартал):

• оцінювати підсумки діяльності закупівель спільно з іншими функціональними керівниками;
• отримувати достовірний звіт про досягнення / проблеми в області закупівель;
• отримувати звіт про результати закупівель в порівнянні з аналогічними компаніями.

важливо:

закупівлі стосуються діяльності всієї компанії і всіх функціональних керівників, тому необхідний контроль і зацікавленість з боку CEO. З цієї причини в міжнародних компаніяхкерівник функції Supply (постачання) нерідко підпорядковується CEO безпосередньо

Підведемо підсумки

Якщо ви хочете отримати від відділу закупівель максимальний результат, створіть конкурентне середовище, в якій Закупівлі змагатимуться всередині своєї команди, з іншими службами в рамках компанії і зі службами закупівель інших організацій. Інакше діяльність закупівель залишиться хаотичною і не принесе відчутного результату.

У міжнародних компаніях CEO і CFO залучені в стратегічні питання управління закупівлями. Пояснюється це тим, що закупівлі збільшують прибуток компанії нарівні з продажами.

У Росії закупівлі довгий час залишалися на других ролях, так як останні 15 років спостерігалося зростання споживання і продажу. Неефективність в закупівлях не бралася до уваги керівництвом в гонитві за надприбутками і завдяки відсутності конкуренції.

Закупівлі стають конкурентними, якщо керівництво компанії в цьому зацікавлене, ставить перед Закупівлями стратегічні ціліі відстежує їх виконання

Прийшов час змінити фокус. Ви напевно зможете багато і з користю змінити в функції закупівель у вашій компанії! Якщо вам потрібен практична порада, .

Привіт, шановні любителі закупівель!

У даній публікації ми продовжуємо розгляд різних закупівельних інструментів з чудової книги "Purchasing chessboard" від консультантів A.T.Kearney. Сьогодні ми розглянемо один з такихінструментів , як бенчмаркінг складу продукту.

Подальше збільшення диференціація, скорочення життєвого циклупродукту і зростання товарного різноманітності роблять сорсинг все більш комплексним. Як результат, стає все складніше і складніше застосовувати методи консолідації обсягів або досягати економії за рахунок масштабу. Тому першим кроком в цьому випадку буде застосування відповідних інструментів, що дозволяють привнести упорядкованість в утворився хаос. Використовуючи аналіз і бенчмаркінг, можливо ідентифікувати потенційні поліпшення, які можуть бути реалізовані при спільних зусиллях відділів досліджень і розробок і виробництва.

Вибірка конкуруючих продуктів відправляється декільком постачальникам для компонентного аналізу. Постачальники надають пропозиції, як для продукту в цілому, так і для його компонентів. поєднуючи кращі пропозиції, Вибирається найкращий концепт, при цьому у закупника з'являється розуміння витрат виробництва постачальників.

Бенчмаркінг складу продуктувключає сім кроків:

1) узгодження підходу з постачальниками: необхідно визначити нових потенційних постачальників (крім існуючих) на підставі їх портфоліо, компетенцій і здібностей;

2) визначення відповідних конкурентних продуктів;

3) підготовка відповідних шаблонів калькуляції собівартості;

4) отримання відкоригованих шаблонів від постачальників;

5) оцінка пропозицій;

6) визначення потенційної економії:

Визначення постачальника з найнижчою ціною за кожним з продуктів в рамках існуючої калькуляції;

Реконфігурація продукту, використовуючи компоненти з найнижчими витратами;

Визначення найнижчих виробничих витрат

7) визначення цільових витрат

результатом бенчмаркінгу складу продуктує надійний аналіз порівнюваних конкурентних продуктів.

хорошим прикладом бенчмаркінгу складу продуктує приклад бенчмаркінгу дзеркал заднього виду у автовиробника

Виробник автомобілів зважився провести бенчмаркінг складу продукту для дзеркал заднього виду після отримання згоди на участь в цьому процесі чотирьох постачальників (2 - існуючих, 2 - нових). Команда, що складається з персоналу з інженерів і закупівель, вирішила включити в цей процес два продукти від прямих конкурентів і два продукти від конкурентів з країн з низькими витратами.

Для шаблонів калькуляції собівартості використовувалися наступні компоненти: корпус, шарнірний механізм, регулювальна головка, підвіска, каркас і дзеркальне скло. Частини та матеріали були визначені для кожного індивідуального елемента. Від постачальників було запрошено визначити витрати на основні елементи продукту і послуги з розроблення, включаючи накладні витрати. Для кращого розуміння процедури бенчмаркінгу з постачальниками була проведена спільна зустріч.

Кілька тижнів потому, результати були доступні з відповідною потенційної економією, оптимальної функціональністю і ефективними виробничими процесами. Незначні функціональні відмінності між конкуруючими продуктами були виявлені і фінансово оцінені. Переговори і подальша зворотний зв'язок була надана кожному з постачальників.

Була виявлена ​​потенційна економія в 27% на весь продукт, з наступною розбивкою: від 5 до 10% - для корпусу, від 15 до 25% - для шарнірного механізму, від 5 до 15% - для каркаса, від 25 до 30% - для дзеркального скла, від 30 до 35% - на додаткові непрямі витрати.

Таким чином, як показує розглянутий приклад, бенчмаркінг складу продуктує досить дієвим закупівельними інструментом, що дозволяє отримати до 30% економії.