Tipuri de sisteme de automatizare a afacerilor. Optimizarea proceselor de afaceri ale întreprinderii. Organizarea companiei

Există o mulțime de mituri, stereotipuri și prejudecăți în jurul termenului de „automatizare a afacerilor”. De exemplu, acea automatizare este necesară doar pentru contabilitate și, să zicem, este imposibil să automatizezi procesele manageriale de afaceri. Sau că automatizarea este necesară exclusiv pentru companiile mari, și treburi mărunte este foarte posibil să te descurci fără el. Sau că sistemele de automatizare sunt extrem de scumpe și este departe de a fi un fapt că costurile se vor plăti vreodată. Pentru acest articol, am adunat întrebări pe care antreprenorii le pun adesea despre automatizare, am pregătit răspunsuri clare la acestea și le-am ilustrat cu cazuri reale.

Automatizare reală - ce este

Automatizarea afacerilor este tranziția unei companii de la operațiuni manuale consumatoare de timp la utilizarea modernului tehnologia Informatiei in munca operationala. De asemenea, automatizarea înseamnă implementare tehnologii moderne unde anterior nu erau folosite deloc.

În întreprinderile mici, automatizarea este de obicei utilizată în două cazuri:

în susținerea proceselor care nu afectează direct creșterea veniturilor, dar sunt obligatorii pentru afacere - de exemplu, contabilitate și raportare;

în principalele procese de afaceri - aceasta, de exemplu, poate fi automatizarea vânzărilor sau automatizarea interacțiunii cu clienții (este și implementarea CRM).

În consecință, motivele și scopurile automatizării pot fi diferite - în primul caz, este necesar să se asigure stabilitatea afacerii și să se reducă timpul și resursele cheltuite, în al doilea, pentru a crește profitabilitatea afacerii, pentru a obține avantaje competitive, îmbunătățirea serviciului, atragerea și păstrarea clienților, creșterea eficienței etc.

„Rezidenția” dintre aceste două grupuri de procese de afaceri arată doar diferența dintre „automatizarea contabilă” și automatizarea reală: prima ajută la îndeplinirea obligațiilor companiei față de stat și autoritățile sale fiscale cu costuri minime, a doua ajută compania să cheltuiască mai putin, castiga mai mult si dezvolta-te mai eficient. Așadar, automatizarea nu se limitează doar la contabilitate, gama de aplicare a acesteia este mult mai largă.

Ce sunt sistemele de automatizare

Sistemele de automatizare sunt chiar programele și serviciile care sunt folosite pentru a trece de la munca manuală la tehnologia informației. Cu alte cuvinte, atât un sistem ERP integrat pentru managementul resurselor întreprinderii, cât și un serviciu „cloud” pentru un magazin online este un sistem de automatizare.

Orice sistem de automatizare a afacerii prevede mai multe procese cheie: colectarea datelor (intrare), prelucrarea datelor și furnizarea informațiilor colectate și prelucrate în forma, volumul, formatul în care este nevoie de manager sau de un specialist specializat.

De exemplu, dacă introduceți informații despre contactele cu potențiali clienți în sistem, apoi indicați în ce stadiu se află negocierile cu fiecare dintre aceștia, introduceți cu exactitate datele privind rezultatele negocierilor și tranzacțiile încheiate, atunci într-un sistem bun de management al vânzărilor puteți obțineți instantaneu o „pâlnie de vânzări”, Și cu acumularea unor statistici - și prognoza vânzărilor, în funcție de cât de intens au lucrat managerii dvs. astăzi.

Sistemele de automatizare funcționează similar pentru alte procese. Managerul poate primi instantaneu informații despre starea de fapt în companie: câți bani sunt în conturi, câți datorați și cât datorați, care este structura costurilor și rentabilitatea proiectului, câte apeluri la rece au fost efectuate de angajati, care este eficienta reala a fiecarui manager etc.

De ce avem nevoie de automatizare reală,
ce dă ea companiei

Pe scurt, automatizarea bine executată vă permite să faceți următoarele:

îmbunătățirea calității serviciului clienți;

optimizarea costurilor logistice, imbunatatirea calitatii logisticii in toate etapele - de la primirea produsului la depozit pana la livrarea acestuia catre client;

planificați eficient primirea fondurilor, preveniți lipsurile de numerar;

calculați profitabilitatea comenzilor;

intocmeste rapid si corect documente pentru clienti, antreprenori si parteneri - de la o propunere comerciala la un act de reconciliere;

scutiți șeful și managerii cheie de munca de rutină, folosiți-i mai eficient timp de lucru pentru dezvoltarea companiei;

să primească cu promptitudine orice rapoarte privind starea reală a lucrurilor din companie;

optimizarea costurilor cu personalul, utilizarea mai eficientă a timpului de lucru și a competențelor angajaților;

pentru a minimiza impactul negativ al „factorului uman” asupra afacerilor;

stocați informațiile în siguranță - fiecare angajat lucrează numai cu datele la care i se oferă acces;

îmbunătățirea și accelerarea proceselor de afaceri din companie;

susține eficient activitățile operaționale – organizează contabilitatea și controlul.

V mici afaceri aceste efecte sunt de obicei vizibile după câteva săptămâni.

Ce procese de afaceri pot și ar trebui să fie automatizate

De obicei, automatizarea afacerilor începe cu operațiuni masive de rutină care necesită forță de muncă intensivă, cu procesele care afectează cel mai mult veniturile și profitul companiei sau cu zonele cele mai problematice.

in primul rand, puteți automatiza sarcini care necesită foarte mult timp sau imposibil de efectuat manual - luați în considerare cifra de afaceri cu amănuntul, analizați mișcarea mărfurilor, planificați flux de fonduri, planificați și țineți cont de orele de lucru, calculați costul etc.

În al doilea rând, puteți automatiza munca angajaților care efectuează operațiuni standard de rutină (telemarketing, logisticieni, directori de vânzări etc.) sau puteți elimina cu totul anumite lucrări de la angajați (de exemplu, configurați sincronizarea automată a datelor privind disponibilitatea mărfurilor în depozit și pe vitrina unui magazin online)...

În al treilea rând, poți folosi automatizarea pentru a „pune lucrurile în ordine în casă” – pentru a prelua controlul asupra creanțelor, stocurilor de depozit, angajării angajaților, respectarea acestora la standardele pentru apeluri și întâlniri cu clienții etc.

Nu este necesar să automatizați toate procesele de afaceri simultan. Puteți extinde treptat automatizarea în compania dvs., după cum este necesar. Și creează sistem unificat management în mod consecvent.

Principalul lucru este să vă amintiți obiectivele pentru care a început automatizarea. Automatizarea de dragul automatizării este o pierdere de timp și resurse.

Cum să alegi un produs software pentru automatizare

Atunci când alegeți un sistem de automatizare a afacerii, puteți merge în două moduri:

Utilizați un produs standard ("cutie") sau un serviciu cloud.

Dezvoltați și implementați o soluție software individuală.

O soluție standard este mai ușor de implementat și mai ieftină. Dar trebuie avut în vedere că nu orice produs tipic poate fi modificat pentru a se potrivi sarcinilor dvs. - într-o serie de programe, posibilitățile de personalizare sunt sever limitate sau complet excluse. Apropo, același lucru este valabil și pentru serviciile cloud.

Cea mai bună opțiune pentru multe întreprinderi mici este achiziționarea soluție gata făcută cu capacitatea de a personaliza, lansați-l rapid pentru a nu încetini procesele vitale de afaceri și, dacă este necesar, începeți lucrul la personalizarea produsului, de ex. personalizarea acestuia pentru sarcinile specifice ale companiei dumneavoastră.

Alegerea programului este o chestiune destul de responsabilă, este necesar să se elaboreze o gamă destul de substanțială de informații. Există multe produse software pe piață, fiecare cu propriile caracteristici și avantaje. Ar trebui să primiți răspunsuri la următoarele întrebări importante:

ce sarcini și procese specifice sunt planificate pentru a fi automatizate;

dacă funcționalitatea sistemului corespunde sarcinilor care vor trebui rezolvate cu ajutorul acestuia;

este posibil să personalizați sistemul pentru practica dvs. de afaceri;

dacă va fi posibil, atunci când procesele de afaceri sau condițiile de afaceri se schimbă, să se schimbe rapid sistemul fără a opri funcționarea acestuia;

cât de ușor și convenabil este sistemul de utilizat;

este posibilă integrarea sistemului cu alte aplicații sau servicii;

dacă sistemul este suportat pe tablete, smartphone-uri;

cine va oferi suport tehnic și cum;

cât costă implementarea și suportul.

Pentru a răspunde la aceste întrebări, este recomandabil să vă consultați cu reprezentanții furnizorilor (adică companiile de dezvoltare de software). Dacă este posibil, comunicați și cu colegii antreprenori care rezolvă probleme similare; experiența lor vă va oferi informații valoroase care vă vor ajuta să faceți o alegere în favoarea unui anumit produs software.

Cât costă sistemul de automatizare

Aceasta este o întrebare retorică și nu există un răspuns cert la ea. Cât costă renovarea? Se poate face pentru 100 de mii de ruble sau se poate face pentru un milion, totul depinde de zona camerei, sarcini, calitatea materialelor etc. Costul unei soluții software specifice va depinde și de multe variabile: ce sarcini trebuie rezolvate folosind sistemul, este un produs tipic sau personalizabil, ce resurse vor fi necesare pentru implementare, câte locuri de muncă vor fi conectate la sistem, etc.

Costul automatizării constă din mai multe componente:

costul sistemului în sine (costul unei cutii sau plăți de închiriere - în cazul utilizării aplicațiilor „cloud”);

costurile de instalare a sistemului și de formare a personalului;

costul întreținerii regulate.

La acestea se pot adăuga costuri indirecte - de exemplu, timpul petrecut de director și utilizatorii cheie pentru a participa la proiect.

Cum este implementarea sistemului de automatizare
și cum să alegi o companie contractantă

Implementarea este procesul de ajustare a software-ului pentru afaceri și, parțial, pentru afaceri - pentru software.

Pentru sarcini sau procese simple, „implementarea” va consta doar în instalarea de software pe computerul dumneavoastră (sau înregistrarea într-un serviciu „cloud”) și introducerea informațiilor inițiale. Imediat după aceea, puteți începe să scrieți documente, să completați o bază de clienți sau să emiteți sarcini.

Pentru sarcini mai complexe (de exemplu, calcularea profitabilității planificate a comenzilor la momentul încheierii tranzacției - pentru a nu lucra în pierdere), poate fi necesară modificarea sistemului pentru condițiile și practicile dezvoltate. in compania. Un sistem selectat corect menține de obicei un fel de proces tipic pentru o astfel de sarcină. Dar, în practică, fiecare companie are propria metodologie. Este această specificitate în procesul de implementare care va trebui reflectată.

Implementarea se poate face pe cont propriu sau puteți invita specialiști. Dar nu sperați că antreprenorul va face totul în cel mai bun mod posibil fără participarea dumneavoastră; angajații cheie și conducerea companiei vor trebui să participe activ în aproape toate etapele, cu cât vă plonjați mai adânc în procesul de implementare, succesul proiectului va depinde în mare măsură.

Alegerea unui partener de implementare este cam la fel cu alegerea unei echipe pentru renovarea unui apartament. Efectuați monitorizarea pieței și identificați companiile ale căror competențe sunt suficiente pentru a vă rezolva problemele, iar condițiile sunt optime în ceea ce privește raportul preț/calitate. Este foarte de dorit ca partenerul dumneavoastră potențial să aibă un certificat de conformitate a sistemului de management al calității la nivel internațional Standardul ISO 9001: 2008. Țineți întâlniri cu specialiștii companiilor din această listă scurtă (inclusiv asigurați-vă că discutați cu angajatul care vă va însoți proiectul). Explorați portofoliul, acordând o atenție deosebită dacă antreprenorul are o experiență de implementare cu succes a unui sistem de automatizare în companii ale căror specialități și linii de activitate coincid cu ale dumneavoastră. De asemenea, este recomandabil să discutați cu oficialii de top ai acestor companii și să aflați părerea lor despre potențialul dvs. partener - a fost implementarea reușită, sunteți mulțumit de rezultatele lucrării, este bine organizat serviciul de garanție, ce dificultăți ați întâmpinat, etc.

De asemenea, atunci când alegeți un antreprenor, este logic să folosiți principiul proporționalității: dacă aveți o companie mică, atunci este recomandabil să faceți afaceri și cu o companie mică - toate aprobările vor avea loc mai rapid, este mai ușor să fiți de acord pe probleme controversate cu un partener egal etc.

Care sunt riscurile la implementarea unui sistem de automatizare

Desigur, la introducerea unui sistem de automatizare, există anumite riscuri - de la termene nerespectate și depășirea bugetului, până la rezistența personalului și nevoia de a schimba procesele individuale de afaceri pentru a îndeplini cerințele sistemului. Dar majoritatea problemelor pot fi evitate dacă sarcinile care necesită automatizare sunt corect identificate, iar cele existente sunt monitorizate. produse softwareși abordați atent selecția unui partener de implementare. De asemenea, o condiție importantă implementare cu succes a proiectului este participarea personală a primei persoane a companiei/proprietarului afacerii, în acest caz riscurile de „a obține un lucru greșit” sunt reduse semnificativ.

În ceea ce privește rezistența personalului, este foarte important aici, pe de o parte, să se desfășoare lucrări de înaltă calitate pentru a explica beneficiile și beneficiile automatizării pentru companie și toți angajații și, pe de altă parte, pentru a crea în toți angajații, inclusiv managementul de vârf, un sentiment ferm al inevitabilității schimbării. Dacă există cazuri de întrerupere a unor procese, este necesar să se rezolve și să înlăture obstacolele în urmărire. Un instrument bun de implementare este de a recompensa angajații pentru implicarea în proiect și pentru unele realizări de reper, acest lucru va ajuta la obținerea loialității restului echipei.

Liderii companiilor depun adesea mult efort în îmbunătățirea proceselor care vizează atingerea unor obiective specifice și creșterea eficienței muncii în echipă a angajaților implicați. Ei înțeleg cu adevărat importanța asigurării comunicării și eficienței între departamente sau echipe la scară mai mare. Această căutare a abordării optime a interacțiunii este asociată cu necesitatea rezolvării problemelor vitale care apar inevitabil la dezbinarea în diferite departamente și zone ale companiei. A face munca necesară independent de alte părți ale companiei poate face mai mult rău decât bine, deoarece în acest caz, angajații sunt concentrați pe rezolvarea unor probleme specifice, mai degrabă decât pe atingerea unui obiectiv general în cadrul procesului. Software-ul de automatizare a proceselor de afaceri - BPMS - oferă angajaților companiei capacitatea de a vizualiza rolul sarcinilor lor în procesul de afaceri, ceea ce ajută la creșterea productivității angajaților și, de asemenea, poate aduce un efect pozitiv în alte domenii ale companiei și poate atinge obiectivele cheie. a organizatiei.

Ce este automatizarea proceselor de afaceri?

Termenul „proces de afaceri” este folosit pentru a descrie organizarea și structura acțiunilor interdependente ale angajaților companiei cu unicul scop de a atinge cu succes obiectivul stabilit. Esența automatizării proceselor de afaceri este stabilirea unei structuri pentru transferul responsabilității pentru execuția procesului și, prin urmare, realizarea scopului. Pentru angajații individuali, procesul de afaceri reprezintă pașii pentru a obține rezultate de succes. În cazul grupurilor mici și mari, un proces de afaceri este înțeles ca atribuirea responsabilităților pe care fiecare membru al grupului trebuie să le îndeplinească pentru a îndeplini o sarcină comună pentru grup. Există multe exemple de procese automate de afaceri, de la procesul de preparare a unui fel de mâncare după o rețetă dată până la procesul ramificat de preluare de la o companie la alta. Companiile care folosesc automatizarea proceselor de afaceri în industrii precum marketingul și altele, notează rezultatele pozitive ale utilizării acestei abordări a managementului datorită nivelului ridicat de organizare a muncii, obiectivității acțiunilor angajaților și disciplinei în îndeplinirea atribuțiilor.

Anumite componente de neînlocuit sunt cheia succesului unui proces de afaceri. În primul rând, sunt necesare date și materiale pentru fiecare pas al procesului. În al doilea rând, aveți nevoie de un algoritm - un proces - pe care oamenii sau software-ul (în cazul automatizării unui proces de afaceri) l-ar putea urma. În cele din urmă, trebuie definit un rezultat pentru a atinge ce efort este depus, timpul este cheltuit și datele sunt utilizate. Este important să recunoașteți importanța acestor componente ale automatizării proceselor de afaceri și să vă faceți timp pentru a selecta și a formaliza fiecare dintre ele, deoarece doar punând fundația potrivită vă puteți aștepta la rezultatul corect.

Automatizarea proceselor de afaceri - istorie

Termenul a fost folosit pentru prima dată de Frederick Taylor și Henry Gant, ingineri mecanici și consultanți în management, în anii 1920. Inițial, acest termen a fost legat de producție, dar, evident, în procesul de studiu și regândire a termenului de proces de afaceri, a devenit aplicabil chiar și pentru a descrie dinamica activităților din cadrul familiei. La începutul anilor 1980, pe baza lucrărilor lui W. Edwards Deming și Joseph M. Juran, a fost dezvoltat un nou concept al procesului de afaceri, iar teoria a fost susținută de tehnologie. De exemplu, modalități complet noi de a interacționa, de a stabili obiective și de a obține rezultate au apărut odată cu apariția mașinilor de scris, a fotocopiatoarelor și a computerelor personale. Internetul a devenit, de asemenea, un factor major în dezvoltarea de noi abordări ale managementului proceselor de afaceri (BPM) și dezvoltarea practicilor de automatizare a proceselor de afaceri.

Teoria managementului proceselor de afaceri este veche de aproape o sută de ani și continuă să evolueze, astfel încât poate fi utilă fiecărei afaceri pentru a-și atinge obiectivele actuale prin organizarea și împărțirea proceselor în diferite etape realizate de oameni și soluții de automatizare a proceselor de afaceri.

Exemple și idei de automatizare a proceselor de afaceri

Există multe exemple de procese pentru execuția cu succes a cărora utilizarea automatizării proceselor de afaceri este adecvată. Activitățile din domenii precum finanțele, resursele umane și marketingul pot fi împărțite în diferite procese, dintre care unele pot fi automatizate. De exemplu, prin automatizarea proceselor de afaceri pentru angajarea și integrarea angajaților, procesarea cererilor de cumpărare și a comenzilor de la clienți, puteți obține rezultate excelente în îmbunătățirea calității muncii efectuate și reducerea costurilor de tranzacție.

Beneficiile cheie ale automatizării proceselor de afaceri

Ideea cheie a folosirii instrumentelor digitale este de a lucra eficient cu toate datele despre clienți, sarcinile și serviciile/produsele companiei, precum și de a automatiza anumite acțiuni care pot fi efectuate fără efort uman. Scopul automatizării proceselor de afaceri nu este înlocuirea angajaților care efectuează sarcini repetitive cu roboți software. Datorită automatizării proceselor de afaceri, angajații companiei scapă de sarcinile de rutină și mecanice și au ocazia de a se concentra pe îndeplinirea de noi sarcini, sarcini de cercetare sau orice activitate care necesită utilizarea experienței și cunoștințelor angajatului.

Automatizarea proceselor de afaceri ajută, de asemenea, grupurile de oameni să coordoneze mai bine eforturile, astfel încât dezorganizarea poate fi eliminată din ecuație. În cele din urmă, automatizarea proceselor de afaceri poate garanta o acuratețe mai mare a rezultatelor. Toate aceste avantaje sunt motivul pentru care tot mai mulți antreprenori, șefi de departamente, precum și companii mici și mari folosesc automatizarea proceselor de afaceri în munca lor.

Toate aceste avantaje sunt relevante pentru fiecare organizație care dorește să rămână competitivă și să crească. Fiecare afacere în minte are concurenți care se străduiesc să cucerească piața actuală, iar abordarea gestionării muncii în companie poate deveni un factor decisiv în competiție. Adesea, automatizarea în timp util a proceselor de afaceri este cea care decide care afacere va reuși și care va echilibra în pragul existenței.

Elena Gaidukova, analist de marketing, brand manager de soluții bazate pe, specialist în parteneriate.

Condițiile pieței în continuă schimbare, viteza mare în luarea deciziilor, multitasking în managementul activelor și nevoia de reducere a riscurilor necesită abordări moderne către organizație activitate economică... Ieșirea în mediul intern și extern din ce în ce mai complex al întreprinderii este automatizarea complexă a proceselor de afaceri. Eliberează resurse prețioase pentru planificare strategicași concentrarea managementului în domenii cheie ale companiei. Vom vorbi despre ce sunt automatizarea și sistemul ERP, de ce aveți nevoie de o abordare a procesului și ce software este cel mai popular în lume și în Rusia.

Afaceri și automatizare: ieri, azi, mâine

Automatizarea afacerilor este un transfer parțial sau complet al operațiunilor stereotipe și al sarcinilor de afaceri sub controlul unui sistem informatic specializat sau al unui complex hardware și software. Ca urmare, eliberarea de oameni și resurse financiare pentru a crește productivitatea muncii și eficacitatea managementului strategic.

Automatizarea se realizează de obicei în două direcții:

* Automatizarea proceselor cheie de afaceri: de exemplu, gestionarea vânzărilor sau a serviciilor pentru clienți. În acest caz, se realizează creșterea directă a volumului vânzărilor, a numărului de produse și creșterea profitabilității întregii afaceri în ansamblu.
* Automatizarea proceselor suport precum contabilitate, raportare, munca de birou. O astfel de automatizare nu afectează direct creșterea veniturilor, dar ajută la reducerea timpului și a costurilor pentru efectuarea muncii de rutină.

Sarcinile principale ale automatizării afacerii sunt următoarele:

* sprijinirea eficientă a activităților operaționale ale întreprinderii, organizarea contabilității și controlului;
* pregătirea oricăror documente pentru parteneri, inclusiv borderouri, facturi, acte de reconciliere și propuneri de afaceri;
* primirea rapidă a rapoartelor privind starea de fapt în companie pentru orice perioadă de timp;
* optimizarea costurilor cu personalul, creșterea eficienței utilizării timpului de lucru prin eliberarea angajaților de munca de rutină;
* minimizarea impactului negativ al „factorului uman” asupra celor mai importante procese de afaceri;
* stocarea securizată a informațiilor;
* îmbunătățirea calității serviciului clienți.

Automatizarea proceselor de afaceri poate îmbunătăți semnificativ calitatea managementului într-o companie și calitatea produsului acesteia. Pentru întreprindere în ansamblu, oferă o serie de avantaje semnificative.

* Creșteți viteza de procesare a informațiilor și de rezolvare a sarcinilor repetitive.
* Creșterea transparenței afacerii și a capacității de fabricație a acesteia.
* Creșterea coerenței acțiunilor personalului și a calității muncii lor.
* Abilitatea de a controla cantități mari de informații.
* Automatizarea muncii manuale.
* Reducerea numărului de erori și îmbunătățirea preciziei controlului.
* Rezolvarea paralelă a mai multor sarcini.
* Luare rapidă a deciziilor în situații stereotipe.

Ca urmare a automatizării managementului proceselor de afaceri, șeful întreprinderii primește mai multe informatii pentru analiza proceselor de afaceri sub forma unor rapoarte analitice detaliate si are capacitatea de a gestiona eficient compania, tinand cont de indicatorii externi si interni.

De exemplu, atunci când se utilizează software-ul First Form în primele șase luni de funcționare, cei mai importanți indicatori ai activităților companiei cresc:

* acuratețea planificarii - cu 40%;
* eficienta globala - cu 50%;
* economisirea timpului managerului - cu 80%.

Majoritatea companiilor încep automatizarea cu procese de rutină care necesită multă muncă, precum și cu operațiuni care afectează semnificativ profiturile și veniturile: finanțe și contabilitate, fluxul documentelor, producția și contabilitatea depozitului. Automatizarea unor domenii de activitate precum managementul întreprinderilor, marketingul, managementul calității și comunicațiile externe la majoritatea întreprinderilor rusești este abia la început.

În contextul crizei economice, prioritățile în domeniul automatizării proceselor de afaceri se schimbă oarecum. Principalele tendințe ale sezonului curent includ următoarele:

1. Utilizarea tehnologiilor cloud... Principala diferență între această metodă de automatizare este absența propriului server în companie. Astfel de sisteme sunt foarte populare în rândul întreprinderilor mici, deoarece costă mult mai puțin decât versiunea tradițională.
2. Automatizarea activă a instrumentelor de marketing: implementare sisteme CRM, sisteme de automatizare publicitate contextualăși sisteme BI.
3. Dezvoltarea tehnologiilor de comunicare mașină la mașină... Tendința emergentă M2M - Machine to Machine - presupune participarea umană minimă la acele procese acolo unde este posibil, deoarece complicațiile proceselor și echipamentelor de afaceri nu permit întotdeauna unei persoane să evalueze și să răspundă în mod adecvat la o situație în schimbare.
4. Utilizarea instrumentelor de date mari... O altă tendință în dezvoltarea automatizării proceselor de afaceri este atenția acordată datelor mari și a informațiilor de afaceri aferente. Acestea sunt solicitate de companiile mari, deoarece sunt necesare echipamente costisitoare specializate pentru procesarea datelor mari.
5. Analiza datelor în timp real... Sistemele de automatizare a afacerilor vor evolua către procesarea tranzacțiilor în timp real, rezultând operațiuni complet sincronizate.

Domenii cheie și software pentru automatizarea proceselor de afaceri

Una dintre principalele condiții pentru automatizarea afacerii este utilizarea unei abordări prin proces de către o întreprindere. Acest termen este înțeles ca o abordare care definește considerarea activităților companiei ca o rețea de procese de afaceri legate indisolubil de scopurile, obiectivele și misiunea ei principale. Abordarea procesului, spre deosebire de abordarea structurată predominantă în multe companii, nu este concentrată pe cea existentă structura organizationalaîntreprinderi, ci pe procese reale de afaceri, al căror rezultat final este crearea unui serviciu sau a unui produs.

Abordarea prin proces ajută la creșterea agilității afacerii, la reducerea timpului de reacție la schimbările în condițiile pieței și la îmbunătățirea rezultatelor afacerii.

Fiecare proces de afaceri dintr-o companie constă dintr-un set de operațiuni separate cu o ordine de execuție determinată de tehnologie sau instrucțiuni. Caracteristicile necesare unui proces de afaceri sunt considerate rute și reguli, precum și intrări, ieșiri, resurse consumate, participanți și proprietari.

Înainte de a continua cu automatizarea proceselor de afaceri, este necesar să se lucreze la izolarea și descrierea acestora, precum și să le referiți la grupul de procese principale sau auxiliare. Aceasta este o procedură destul de lungă; în practică, necesită participarea tuturor diviziilor companiei în strânsă cooperare.

Tipurile și numărul de procese de afaceri sunt individuale pentru fiecare companie. Toate procesele de afaceri diferențiate pot fi apoi integrate în mai multe domenii principale, pentru fiecare dintre ele automatizarea putând fi realizată atât ca întreg, cât și în cadrul unui proces separat:

1. Management:

* management strategic;
* securitate economică;
* suport juridic;
* Contabilitate de gestiune;
* bugetare;
* Securitatea informațiilor.

Puteți utiliza 1C: sistem software Enterprise, modul de control sisteme SAP R/3.

2. Marketing și vânzări:

* management activitati de marketing;
* RELATII CU PUBLICUL;
* managementul activitatilor de publicitate;
* managementul vanzarilor;
* managementul relatiilor cu clientii (CRM).

Pentru a automatiza această direcție, se folosesc adesea software: sisteme CRM - Megaplan, 1C: Bitrix24, Clientbase.ru, managementul reclamelor - EFSOL: AMS Managementul reclamei, SIZiF, managementul site-ului (CMS) - Bitrix, UMI.CMS, NetCat, HostCMS, AMIRO.CMS, DataLife Engine (DLE), etc.

3. Productie:

* management Procese de producție;
* managementul inventarului intreprinderii;
* managementul aprovizionării cu materiale;
* management echipament de productie;
* sistem logistic.

Produse software: sisteme Kraft, USU, modul de producție AVA ERP, VOGBIT, Sage, Super Warehouse, Warehouse and Sales.

4. Managementul calității:

* sistem de management al calitatii (SMC);
* controlul calitatii produselor si indicatorilor de productie;
* lucrați cu revendicări.

Software aplicat: „Metrics Administrator”, „FINEX: Quality Management”, „Master: Quality Management”, Wonderware MES Software/Calitate, ProdX.

5. Managementul personalului:

* selectia personalului;
* formarea si dezvoltarea personalului;
* contabilitatea personalului;
* motivație și remunerație

Produse software: „E-Staff Recruiter” de la Datex Software, „1C: Salary and Personnel Management”, Oracle / Personal Management, „Pharaoh”, „BOSS-Kadrovik”.

6. Finanțe:

* Contabilitate;
* contabilitate fiscală;
* planificare financiara;
* gestionarea decontarilor cu clientii;
* plata salariile angajati ai intreprinderii.

Software de automatizare: 1C: Contabilitate, 1C: Salariu, AuditExpert, Master of Finance Analysis, Fingrand.

7. Organizarea companiei:

* fluxul documentelor;
* secretariat.

Produse software: „1C: Document Management”, „E1 Euphrates” de la Cognitive Technologies, „Master Dock” de la Master Group, QPR 2014, Орн Text.

ERP: o nouă etapă în evoluția sistemelor de automatizare

Automatizarea „insulară” a proceselor individuale de afaceri ale unei companii devine mai devreme sau mai târziu ineficientă, deoarece încercările de a combina mai multe sisteme diferite automatizarea eșuează cel mai adesea. La implementarea abordării „insulare”, obiectivul de îmbunătățire a performanței generale a întreprinderii nu este de obicei stabilit.

Spre deosebire de acesta, un sistem integrat de automatizare a afacerilor este un sistem de gestionare a activităților financiare și economice ale companiei și asigură desfășurarea activităților operaționale, manageriale și contabilitateîn general.

Conceptul de sistem integrat de management al întreprinderii - ERP - a fost dezvoltat la sfârșitul anilor 80 ai secolului trecut. La începutul anilor 90, a început să câștige popularitate pe măsură ce au început să apară sisteme de control care ar putea implementa acest concept. Sistemul ERP se bazează pe principiul creării unui singur spațiu informațional care ajută la urmărirea în timp real a tuturor informațiilor despre procesele de afaceri din toate diviziile companiei.

Sistemele ERP sunt construite pe o bază modulară, iar structura lor implică prezența unor blocuri separate care sunt responsabile pentru un anumit proces. Datorită acestui principiu de organizare, este posibilă rafinarea și extinderea funcționalității întregului sistem pe măsură ce apar noi tehnologii, modificări ale legislației sau nevoilor clienților.

Majoritatea sistemelor ERP includ următoarele grupuri de module:

* logistica;
* productie;
* marketing
* furnizarea;
* vânzări;
* alte.

În Rusia, sistemele ERP au apărut abia la sfârșitul secolului trecut și au fost utilizate inițial exclusiv de marile companii, dar astăzi sunt implementate la întreprinderi de orice dimensiune.

După implementarea sistemului ERP, compania poate abandona utilizarea a numeroase programe disparate pentru lucrul cu finanțe, depozit, birou, logistică. Acest lucru, la rândul său, va permite afacerii să reducă semnificativ costul suportului IT.

În 2016, conform ratingului companiei de consultanță Panorama Consulting Solutions, SAP a intrat în primii trei lideri de pe piața globală de sisteme ERP cu o cotă de 20%; Oracle -13,9% și Microsoft -9,4%. Mai departe, în ordine descrescătoare, se află următoarele companii: Infor, Epicor, Sage, NetSuite, IFS, IQMS, Syspro.

Oracle a devenit lider în ceea ce privește viteza de implementare, iar SAP în ceea ce privește rentabilitatea investiției.

În Rusia, potrivit centrului analitic TAdviser, 1C: Enterprise a devenit cel mai popular sistem ERP în 2016 (vezi fig.). Printre cele mai solicitate software se numără produse precum Galaktika ERP, SAP ERP, Microsoft Dynamics AX, Microsoft Dynamics NAV.

Orez. Diagrama produselor software utilizate pentru automatizarea afacerilor în Rusia

Cum să alegi un produs software

La alegere software Sistemele de automatizare a proceselor de afaceri pot fi luate în două moduri:

* utilizarea unui produs tipic;
* dezvoltarea și implementarea de software individual.

Pe o notă

Un produs standard (la cutie) va costa mai puțin compania și, de asemenea, este oarecum mai ușor de implementat. Dar nu trebuie să uităm că nu orice software tipic poate fi reprofilat pentru caracteristicile individuale ale întreprinderii, deoarece într-o serie de programe posibilitățile pentru setări suplimentare sunt limitate sau chiar excluse. Aceeași problemă există și cu serviciile cloud.

Pentru a alege corect un anumit program, este important să răspundeți la o serie de întrebări foarte serioase:

1. Ce procese de afaceri intenționați să automatizați?
2. Funcționalitatea acestui sau acelui program va corespunde sarcinilor care îi sunt atribuite?
3. Este posibil să-l personalizați pentru o anumită practică de afaceri?
4. Este posibilă schimbarea rapidă a sistemului fără a opri funcționarea în cazul unei modificări a proceselor de afaceri sau a condițiilor de afaceri?
5. Cât de ușor este sistemul de utilizat?
6. Este posibilă integrarea sistemului cu serviciile sau programele de automatizare existente?
7. Cine va oferi suport tehnic și cum?
8. Cât va costa implementarea și suport tehnic(deţinere)?

Deoarece este aproape imposibil să răspundeți independent și în același timp competent la aceste întrebări, este recomandabil să obțineți sfaturi de la companiile furnizori (dezvoltatori de software). În plus, ar trebui să discutați cu colegii dvs. de afaceri, deoarece experiența lor vă ajută uneori să faceți o alegere. Cu toate acestea, este important de înțeles că opiniile din comunitatea de afaceri pot fi foarte subiective, datorită specificului industriei, mărimii întreprinderii, experienței limitate în deținerea diferitelor sisteme ERP și, ca urmare, incapacității de a vedea imaginea în ansamblu și comparați toate produsele în raport cu condițiile dvs.

În ceea ce privește automatizarea proceselor individuale sau instalarea unui sistem ERP, totul depinde de specificul unei anumite întreprinderi.

Costul software-ului și costul implementării acestuia

Este foarte dificil să răspundem fără echivoc la întrebarea cât va costa automatizarea afacerii pentru o anumită companie, deoarece costul unui anumit software depinde de mai mulți factori, printre care:

* sarcini că software-ul este conceput să rezolve;
* tip de program: tipic sau obicei;
* resurse necesare pentru implementare;
* numărul de locuri de muncă conectate la sistem.

De exemplu, prețul unei licențe pentru popularul program integrat „1C: Enterprise” pentru 100 de locuri de muncă este de 432.000 de ruble, pentru 50 de locuri de muncă - 187.200 de ruble, pentru 20 de locuri de muncă - 41.400 de ruble.

Costul automatizării constă, de asemenea, din mai multe componente:

* costul sistemului în sine, inclusiv costul „cutiei” sau plățile de închiriere în cazul utilizării versiunii „cloud”;
* costurile de instalare a sistemului de automatizare și de pregătire a personalului;
* costul suportului tehnic regulat.

Costurile indirecte ar trebui adăugate și la prețul automatizării proceselor de afaceri, de exemplu, timpul petrecut de manager și utilizatori-cheie pentru a participa la proiect.

Automatizarea proceselor de afaceri este uneori prezentată managerului ca o baghetă magică. Cum să automatizezi procesele de afaceri în cel mai bun mod? Pentru ca munca să fie argumentată, hârtiile să nu fie pierdute, regulamentele au ajutat, echipa a acționat ca un mecanism bine uns?

În articol, vom analiza nuanțele construirii și automatizării proceselor de afaceri, vom analiza cum să evitați greșelile, care sunt scopurile și obiectivele automatizării proceselor de afaceri și de unde să începem. Dacă te gândești la îmbunătățirea proceselor de afaceri și, eventual, la implementare sistem electronic gestionați-le, citiți cu atenție articolul. Și ia-l pe un creion!

Trei balene ale haosului în afaceri: cum să automatizezi procesele care nu există

Înainte de a vorbi despre oportunitățile oferite de automatizarea proceselor de business, să ne gândim la dificultățile cu care te confrunți acum.

Cele trei „balene” rele care țin haosul în afaceri sunt universale. Cel mai probabil, le cunoști și tu:

• Greșeli obișnuite. Petrov a făcut o greșeală de tipar, Sidorov a semnat un document neverificat, Vasechkina a trimis o factură cu detalii incorecte. Astfel de greșeli provoacă pierderi temporare și financiare, zvâcnirea ochilor și munca pe timp de noapte.
• Timp de nefuncţionare. Documentul este în curs de aprobare pentru o săptămână, apoi a doua, lucrarea merită. Un angajat-cheie este în vacanță sau demisionează fără a transfera cazul.
• Confuzie generală. Unde s-a dus hârtia necesară? De ce secretara nu a văzut documentul urgent în teancul de foi? Unde ar trebui să alerge un specialist când contactează un client, dacă persoana potrivită este absentă? Această confuzie și alergarea prin coridoare cu ramuri de hârtie este enervantă și cu siguranță nu favorizează o muncă productivă.

Chiar și în urmă cu 10 ani, modelarea proceselor de afaceri părea pentru majoritatea companiilor a fi costisitoare, consumatoare de timp și, prin urmare, muncă inutilă. Unii oameni cred așa și acum, după ce au citit povești de groază despre proiecte neterminate și au cheltuit milioane sau chiar au abordat automatizarea din partea greșită. Dar s-a dovedit că companiile care lucrează la automatizarea proceselor de afaceri cresc mai repede, depășesc mai bine perioadele de criză și ocolesc concurenții. În astfel de companii, angajații se simt mai confortabil, ceea ce creează atmosfera de lucru potrivită în echipă. Exemplele includ poveștile Toyota, Amazon, McDonalds, precum și - clienții noștri, al căror feedback despre automatizarea proceselor de afaceri.

Astăzi, capacitatea de a construi procese de afaceri și cunoștințele despre cum să le automatizeze devin un avantaj competitiv important.

Procesele de afaceri: ce automatizăm, camarazi?

Uneori managementul unei companii, ocupat cu probleme strategice, este delirant: totul este în regulă la noi. Dar dacă Petrov știe că, în cazul unei probleme de marketing, este necesar să contactați Ivanova, acesta nu este un proces de afaceri. Dar o hartă de acțiune specifică, care descrie în mod universal pașii prin care trec angajații pentru a obține un anumit rezultat, arată deja ca un proces de afaceri.

O diagramă de flux, pentru a o numi un proces de afaceri, trebuie să ia în considerare trei factori:

1. Stabilitatea conexiunilor descrise: sunt luate în considerare multiplicitatea alegerii acțiunilor, tranzițiilor, condițiilor.
2. Reglementarea acțiunilor în cursul procesului: apeluri, scrisori, atașamente, apeluri, vederi.
3. Concluzie logica: obiectiv realizabil specific.

Un proces de afaceri clar modelat vă va permite atât să vedeți rezultatul, cât și să controlați munca în toate etapele, pentru a preveni pierderile și greșelile „la început”.

În funcție de apariția „punctelor subțiri”, procesul de afaceri este schimbat, etapele sale sunt ajustate și care legături sunt slabe. Dacă aveți dificultăți în dezvoltarea algoritmilor, suntem gata să vă ajutăm. La urma urmei, dezvoltarea proceselor de afaceri este pregătirea pentru proiectul de automatizare a acestora.

Este inima dvs. sănătoasă afacerea?

Contactați astăzi și primiți o ofertă personalizată Procesele de afaceri sunt inima companiei. Cum știi dacă afacerea ta este în formă? Contactați-ne și aflați cum să profitați la maximum de procesele dvs. de afaceri și să eliberați întregul potențial al companiei dvs.

Comandați o consultație

Scopul principal al dezvoltării proceselor de afaceri este transformarea magică a lanțurilor de interacțiuni intra-companie, împletite haotic, în algoritmi ordonați, consecvenți și ușor de înțeles. Să fie ordine la locul de muncă, la birou, în capul angajaților și în mintea managerilor!

Uri, unde este butonul? Obiectivele de automatizare a proceselor de afaceri

Acum întrebarea este: cum să gestionăm toate acestea? Ei bine, ai nevoie de un întreg staff de angajați - să ții degetul pe puls și să monitorizezi îndeaproape „punctele subțiri”, „legăturile slabe” și execuția a tot ceea ce trebuie efectuat!

Un sfert din companii urmează această cale, extinzând departamentele de calitate, extinzând personalul de conducere și de secretariat. Dar este mult mai util să punem întrebarea cum să automatizezi procesele de afaceri și să transferi funcția de control asupra lor într-un singur spațiu. Un astfel de sistem de management al proceselor de afaceri va fi atât un proiectant, cât și un mecanism de monitorizare, și un controler care dă semnale când ceva nu merge bine. Dar pentru ca „butonul magic” să funcționeze, mai trebuie să muncești din greu.

Desigur, obiectivele automatizării proceselor de afaceri nu se referă doar la o modalitate convenabilă de control. Ca urmare, folosind sistem automatizat managementul proceselor de afaceri va ajuta:

• Aranjați sarcini regulate.
• Minimizați factorul uman.
• Împărțirea clară a domeniilor de responsabilitate în cadrul proceselor.
• Păstrează toate detaliile procesului sub control.
• Includeți în schema de interacțiune cu clientul.
• Creați o infrastructură IT unificată cu drepturi de acces diferite.
• Economisiți timp, al dvs. și al angajaților dvs.
• Ca rezultat - pentru a economisi bani pe managementul companiei.

După cum puteți vedea, obiectivele automatizării proceselor de afaceri sunt în mare parte aceleași cu ale dumneavoastră!

Managementul proceselor de afaceri - Sistemul unei singure companii

Pentru a fi și mai clar, vom analiza funcțiile specifice ale sistemului de management al proceselor de afaceri – „1C: Fluxul de documente 8” – cu exemple.

Am văzut clar cum diferă procesul automatizat de afaceri de cel „proiectat pe genunchi”. Rămâne de văzut cum se atinge acest nivel de automatizare.

Ingredient secret: Cum să automatizezi procesele de afaceri fără pierderi

Probabil ați auzit povești despre compania N, care a implementat un supersistem, s-a jucat cu el și, scuipat, s-a întors la Excel. Acest lucru se întâmplă atunci când o companie se confruntă cu dificultăți neprevăzute. Apoi angajații sabotează modul neobișnuit de lucru. Atunci procesele stabilite nu se pretează la reglementare. Atunci bugetul de implementare este peste nivelul dorit. Apoi sistemul în sine este greu și de neînțeles, dar este necesar ca „aici să fie un buton, îl apăs și totul funcționează”.

Liderii uită adesea regula: prima etapă din care se construiește automatizarea proceselor de afaceri sunt sarcinile. Sistemul de management al documentelor are o funcționalitate uriașă care poate satisface cerințele celei mai capricioase afaceri. Dar mai întâi trebuie prezentate aceste cerințe.

Cercetarea noastră confirmă că 70% dintre dificultățile de afaceri apar tocmai în etapa de înregistrare a cerințelor și a rezultatelor. Prin urmare, oferim consultații inițiale, precum și un serviciu de cercetare înainte de proiect. Acest pas ajută la:

• identificați „gâturile de sticlă” în companie,
• stabiliți ce obiective sunt stabilite pentru sistemul de automatizare,
• înțelegeți dacă funcționalitatea tipică este potrivită pentru companie sau dacă trebuie făcute modificări,
• afla ce set de functii va fi optim pentru afacere,
• stabiliți ce procese să automatizați în primul rând și care pot fi amânate. De exemplu, ar trebui prioritizate zonele care îngreunează munca întregii companii, chiar dacă lucrul la acestea nu este cel mai ușor.

Captarea corectă a cerințelor de sistem și a livrabilelor este ingredientul secret al succesului unui proiect de automatizare. Uneori, în această etapă devine clar că există o problemă cu procesele de afaceri. Apoi trebuie să le modificați sau să le construiți de la zero.

După ce ne-am hotărât sarcinile cu care se confruntă automatizarea proceselor de afaceri, trecem la formarea unei echipe de proiect și la implementarea proiectului.

Vrei să știi ce rezultate poate obține afacerea ta? Contactați-ne pentru o consultație gratuită - vă spunem noi!

Cazurile de automatizare nereușită a întreprinderilor sunt destul de frecvente. Prin urmare, înainte de a începe acest eveniment foarte consumator de timp și costisitor, este recomandabil să înțelegeți de ce este necesară automatizarea. Și ce probleme ar trebui să fie rezolvate cu ajutorul lui.

Experții împart de obicei procesul de automatizare a întreprinderii în mai multe etape:

1. Analiza proceselor de afaceri, adaptarea sau revizuirea acestora.

2. Determinați nevoile reale de automatizare.

3. Selectarea soluțiilor software sau dezvoltarea de software specializat.

4. Implementarea software-ului la întreprindere și instruirea personalului în utilizarea acestuia.

Mai mult, primele două etape nu sunt în niciun caz inferioare ca importanță ultimei.

Merită să începeți cu o definiție. Un proces de afaceri este un sistem de activități secvențiale, orientate spre obiective și reglementate, în care, prin intermediul acțiunii de control și cu ajutorul resurselor, intrările procesului sunt convertite în ieșiri, rezultatele procesului care au valoare. către consumatori. Un proces de afaceri din punctul de vedere al tehnologiei informației este un proces informațional stabil (secvență de lucru) legat de producția și activitățile economice ale unei companii și este de obicei axat pe crearea de valoare nouă. Procesul de afaceri include o ierarhie de acțiuni funcționale interconectate care implementează unul (sau mai multe) dintre obiectivele de afaceri ale companiei în sistemul informațional al companiei, de exemplu, managementul și analiza rezultatelor produsului sau suportul resurselor pentru ieșirea produsului (produsele sunt înțelese ca bunuri). , servicii, soluții, documente).

Notă: destul de des, cu ajutorul automatizării, managerii doresc să coordoneze activitatea firmei. Cu siguranță, management modern greu de imaginat fără sisteme de informare... Dar automatizarea nu va remedia greșelile în organizarea proceselor de afaceri.

De exemplu, dacă întreprinderea are o cantitate mare de informații care a devenit imposibil de procesat manual sau folosind sisteme învechite, atunci automatizarea este calea de ieșire. Dacă informațiile necesare pur și simplu nu există sau nu sunt de încredere, managerii greșesc, activitatea departamentelor nu este coordonată, atunci sistemul de management trebuie schimbat - nicio automatizare nu va ajuta aici.

Asa de în primul rând, liderul trebuie să evalueze sobru starea lucrurilorși vezi dacă automatizarea va rezolva problemele care îl îngrijorează.

Automatizarea proceselor de afaceri în stadiul actual de dezvoltare este capabilă să rezolve următoarele sarcini:

• Creșterea vitezei de procesare a informațiilor companiei (de exemplu, trecerea mai rapidă a aplicației de la departamentul de vânzări la depozit).
• Creșterea transparenței afacerii (de exemplu, puteți vedea rapid datoria contrapărților).
• Control asupra cantității de informații (de exemplu, clienții pot introduce și lăsa ei înșiși comenzile prin Internet).
• Coordonarea acțiunilor (de exemplu, un produs deja rezervat unui client nu va merge la altul).
• Îmbunătățirea capacității de fabricație a unei afaceri (de exemplu, prețurile și taxele sunt calculate automat) etc.

Automatizarea nu afectează direct soluționarea altor sarcini, de exemplu, pentru a crește fluxul de clienți, pentru a transmite rapoarte la timp sau pentru a determina perspective de dezvoltare!

Asa de automatizarea este de obicei necesară în următoarele cazuri:

• reorientarea către noi sarcini (lansarea altor produse, intrarea pe noi piețe, reechipare tehnică);
• reforme sau schimbări în guvernare;
• incapacitatea vechiului sistem de automatizare de a satisface nevoile întreprinderii;
• pregătirea firmei pentru vânzare (automatizarea ar trebui să-i crească valoarea de piață).

Următorul punct important: este necesar să se definească clar care parte a lucrării trebuie automatizată în acest moment. Mai mult, nu este dificil pentru companiile mici să facă acest lucru. Trebuie doar să analizeze ale cui activități în companie sunt legate de procesarea și stocarea unor cantități mari de informații și construirea de rapoarte. De regulă, acestea sunt unități care se ocupă de contabilitate și contabilitate fiscală, sunt responsabili de mișcarea inventarului etc. Există procese „general recunoscute”, problema necesității de a automatiza care de obicei nu se pune. În mod tradițional, aceasta este contabilitatea, mișcarea mărfurilor și materialelor, evidența salariilor și a personalului. Aceste procese sunt inițial automatizate, deoarece creșterea eficienței lor datorată automatizării a fost dovedită de mai multe ori.

O altă modalitate de a afla ce anume trebuie automatizat:înțelege ce anume nu se potrivește șefului în activitatea curentă a organizației. Motivul nemulțumirii poate fi timpul procesului, costul acestuia, calitatea (numărul de erori și eșecuri). De exemplu, planificarea producției se poate face manual, fără utilizarea instrumentelor de automatizare. Dar acuratețea calculelor, de regulă, lasă mult de dorit, iar timpul de execuție este de aproximativ o săptămână. În plus, există o mulțime de greșeli în astfel de planificare. Iar costurile financiare pentru procesul „manual” se dovedesc a fi nerezonabil de mari.

Abia atunci poți trece direct la alegerea unui sistem automatizat.

De obicei, se preferă programul care se potrivește cel mai bine cerințelor tehnice și nu va deveni un obstacol în calea creșterii informațiilor în viitor. Din păcate, este aproape imposibil să găsești un sistem gata făcut, care să fie capabil să răspundă sută la sută nevoilor companiei. Prin urmare, rămâne de ales cel mai potrivit produs software din punct de vedere al funcționalității și al costului.

Toate sistemele de automatizare pot fi împărțite în două clase: rigide, cu un set de setări standard (de exemplu, mySAP Business Suite, Oracle E-Business Suite, Galaxy) și flexibile, cu posibilitatea de a-și schimba funcțiile (de exemplu, 1C, Microsoft Axapta). Această diviziune se aplică tuturor programelor.- de la soluții simple pentru sarcini locale la sisteme complexe de automatizare pentru întreprinderi mari.

Experții recomandă: pentru a determina dacă este necesar un sistem rigid sau flexibil într-un anumit caz, este necesar să înțelegem cum se vor schimba compania și procesele sale de afaceri în următorii doi până la patru ani. Dacă o organizație funcționează stabil și nu sunt planificate schimbări fundamentale în sistemul său de management în viitorul apropiat, este posibil să se încerce sisteme rigide, inclusiv cele occidentale. Au un avantaj incontestabil – sunt soluții complete și bine unse care au încorporat cele mai bune realizări de management. Cu toate acestea, după ce a optat pentru un astfel de sistem, compania va trebui să-și „ajusteze” activitatea la modelul proceselor de afaceri implementate în acesta. Pentru întreprinderile autohtone, acest lucru nu este întotdeauna posibil. Dacă afacerea este des reformată, iar sistemul de management nu a prins încă contur în forma sa finală, compania are nevoie de un sistem flexibil care poate fi modificat fără costuri majore. Astfel de produse sunt pe piață. În plus, soluțiile gata făcute pot fi implementate pe baza lor.