Îndatoririle postului de administrator în birou. Responsabilitățile postului de manager de birou. Managementul personalului de birou

Un manager de birou este unul dintre cei mai necesari personal în activitatea oricăruia companie moderna... Gama largă de responsabilități include funcțiile unui specialist în control organizațional. Reunește simultan până la trei reprezentanți plenipotențiari: secretar, îngrijitor, administrator. Responsabilitățile unui manager de birou se bazează în primul rând pe responsabilitate și dedicare ridicată.

Cerințe pentru un specialist

Instrucțiunile de muncă ale managerului de birou includ prescripțiile necesare pentru angajare și implementarea acesteia în viitor. Primul lucru pentru care un solicitant această poziție, este educația și abilitățile profesionale adecvate. Angajatul trebuie să dețină o diplomă de absolvire a învățământului secundar specializat, superior sau incomplet.

Abilitățile ar trebui să includă cunoștințe despre structura biroului și caracteristicile muncii sale. Zonarea camerei este un factor important în funcționalitate. Dacă managerul de birou este familiarizat cu principiile organizării activităților, îi va fi ușor să controleze pozițiile individuale de muncă. Personalul ar trebui să fie repartizat pe posturile lor în conformitate cu responsabilitățile lor, astfel încât alte activități să nu fie perturbate. Un manager de birou trebuie să cunoască domeniul de activitate și gradul de responsabilitate al fiecărui specialist.

Atribuțiile administratorului biroului

Managerul este obligat să organizeze producția optimă confortabilă în incinta biroului. Pe lângă zonarea, managerul trebuie să gestioneze angajații astfel încât toate funcțiile fiecărui cadru să fie îndeplinite în mod consecvent. Bazele biroului sunt stabilite de administrator pe următoarele puncte:

• Selectarea si plasarea specialistilor.
• Planificarea strategiei și tacticilor la locul de muncă.
• Construirea structurii organizatorice a biroului.

Pentru o stare de lucru stabilă în birou, trebuie să vă asigurați că fiecare personal are succes în activitățile sale. Rezultatele pozitive ale muncii sunt realizate prin metodele de motivare și managementul strategiei sale. Dezvoltarea și implementarea abordărilor progresive pentru îmbunătățirea calității și creșterea productivității este responsabilitatea managerului de birou.

Comunicarea de afaceri în colectivul de muncă se bazează pe moralitate și etica profesională. Un manager de birou este o persoană care dă un exemplu de ton politicos și respect pentru angajați.

Control intern

Tot deciziile luate trebuie controlat chiar de administrator. Controlul se efectuează în următoarele domenii profesionale:

• Introducerea și menținerea reglementărilor interne ale muncii.
• Respectarea normelor specifice de comunicare in cadrul companiei.
• Control asupra culturii vorbirii atunci când comunicați cu clienții și partenerii de afaceri.
• Codul vestimentar este un punct important în activitatea companiei. Angajații sunt obligați să poarte uniforme adecvate, conform standardelor mediului de afaceri și în statutul companiei.

Manager de birou, sarcinile de serviciu care include managementul personalului si controlul activitatilor, trebuie sa isi dezvolte propria metodologie de organizare si structura de evaluare a calitatii muncii. Fiecare angajat este supus răspunderii disciplinare în cazul încălcării regulilor de muncă și a eticii în muncă. Managerul însuși poartă această responsabilitate. Sistemul de măsuri de prevenire a încălcărilor, modalitățile de soluționare a conflictelor cu conducerea și alți angajați, metodele de stimulente morale sunt dezvoltate de administrator.

Atribuțiile managerului

Funcțiile șefului pot fi îndeplinite și de un manager de birou. În acest caz, el trebuie să furnizeze personalului și sediului consumabilele necesare. Fiecare angajat trebuie să aibă o insignă și cărți de vizită pentru ca identitatea, numele, funcția, informațiile de contact să poată fi întotdeauna recunoscute și adresate corect. Fața specialistului este fața biroului și a companiei.

Furnizarea de articole de papetărie se realizează în mod regulat și este responsabilitatea directorului de birou. Compilat planuri economice pentru furnizarea de bunuri, ținând cont de cantitatea de produse furnizate companiei, costul achiziții în vracși sisteme de reduceri. Livrările periodice de materiale de birou, inclusiv hârtie și consumabile pentru echipamente, se efectuează cu încheierea tranzacțiilor cu furnizorii și companiile de servicii cu participarea directă a managerului de birou. Recepția mărfurilor este controlată prin documente de plată și contabilitate. Emiterea de articole de papetărie și accesorii personalului se realizează cu desemnarea persoanelor responsabile și cu prezența schemelor și procedurilor pentru distribuirea valorilor economice.

Toate echipamentele sunt controlate de managerul de aprovizionare, în acest caz managerul de birou. Responsabilitățile includ monitorizarea stării bune a echipamentelor tehnice, comunicații. În cazul unei defecțiuni a dispozitivelor și a mașinilor, se apelează la o companie de service sau un specialist în reparații și se verifică rezultatele muncii sale. Acest control are loc și la livrare. tehnologie nouă la birou.

Inventarul echipamentelor și Provizii se realizează de către conducătorul biroului prin verificarea periodică a disponibilității și stării tehnice a proprietății economice cu date contabile.

Sub responsabilitatea sa, managerul de sprijin economic gestionează fondurile alocate biroului pentru achiziție cerute de companie bunuri și completarea necesităților tehnice ale incintei. Managerul de aprovizionare organizeaza aprovizionarea materiala si tehnica de consultatii, conferinte, negocieri.

Secretarul și atribuțiile sale

Toate procesele cheie enumerate în activitatea managerului și deciziile acestuia trebuie să fie stabilite oficial și, prin urmare, atribuțiile managerului de birou, secretarul într-o singură persoană, includ sprijinul documentar al activităților organizaționale. Fiecare document, în funcție de scop, are propria formă și structură de pregătire. Numai atunci decizia sau planul adoptat va avea un temei legal și va implica aplicarea strictă a tuturor punctelor. Așa se construiește o activitate clară și bine coordonată a companiei.

Colaborare și integrare

Secretarul-director organizează întâlnirea și primirea oaspeților. Delegațiile și comisiile, partenerii, clienții sunt vizitatori importanți ai companiei. Activitățile companiei și dezvoltarea acesteia depind direct de acestea. Comunicarea are loc la nivel de afaceri folosind etica formală prietenoasă, fără tranziția la conexiuni personale și interacțiune - doar funcționează. Managerul de birou ar trebui să simbolizeze cultura și respectul nu numai ca purtător de cuvânt de frunte, ci și ca firmă în ansamblu. Primirea și transmiterea informațiilor de contact se efectuează direct de către secretar. Pentru cooperare și rezolvarea problemelor importante de interacțiune, cărțile de vizită sunt schimbate, analizate și stocate în departament. Corespondența de afaceri cu partenerii și sucursalele este responsabilitatea managerului de birou. Ei fac expedierea electronică și prin curier a materialului necesar, primesc și analizează informații, conduc corespondența de afaceri.

Manager în structura de management

În majoritatea cazurilor, managerul este direct subordonat director general companie și conducerea superioară. Responsabilitățile și drepturile sunt prescrise de șefi, care monitorizează respectarea acestora. Atribuțiile șefului de birou pentru CV includ raportarea asupra organizării interne efectuate, obținerea rezultatelor de productivitate și dificultățile întâmpinate în munca și întreținerea activităților. Aceștia fac propuneri de îmbunătățire a condițiilor, problemelor economice și economice privind achiziționarea de echipamente și materiale, cereri de relocare, promovare, concediere a lucrătorilor. Pedepsele și recompensele disciplinare pentru specialiști distinși sunt transferate spre considerare.

Instrucțiuni de specialitate

Angajarea unui nou manager este însoțită de pregătirea și acceptarea unui set de îndatoriri, drepturi și responsabilități. Instrucțiunile directorului de birou includ lista plina dintre toate regulile și regulamentele de muncă și organizare descrise mai sus, include și persoane sau funcții care raportează administratorului.

Scara carierei

Cariera unui manager se bazează pe dezvoltarea internă și creșterea profesională, care constă în îmbunătățirea competențelor. O schimbare a influenței are loc odată cu creșterea sau scăderea autorității în ochii subordonaților și ai altor angajați. Mobilitatea verticală pozitivă a postului este fixată de succesul în atingerea obiectivelor stabilite de companie, de inițiativă și calități comunicative, de abilități inovatoare și de metode eficiente de lucru.

Managerul de birou este una dintre cele mai solicitate profesii. Un specialist eficient trebuie să acorde o atenție semnificativă resurselor umane, această cerință este responsabilitatea managerului de birou pentru un CV. Selectați corect pentru calitățile de conducere internă și personalul înalt calificat va avea un efect pozitiv asupra dinamicii dezvoltării companiei.

O persoană cu o medie educatie profesionalași cel puțin 1 an de experiență de muncă în menaj sau în învățământul profesional primar și cel puțin 3 ani de experiență de muncă în menaj. 1.3. Managerul complexului administrativ trebuie să cunoască: - deciziile, ordinele, ordinele, alte documente guvernamentale și normative ale autorităților superioare privind serviciile economice ale organizației; - mijloace de mecanizare a forței de muncă a personalului de serviciu; - reguli de utilizare a spațiilor; - procedura de organizare a lucrărilor parcării auto; - reguli de lucru cu chiriașii din incinte; - reguli de organizare a transferurilor; - bazele organizării muncii; - legislatia muncii; - regulamentul intern al muncii; - reguli si norme de protectie a muncii. 2.

Atenţie

Astfel, șeful de birou are în subordine angajați ai unității economice: șeful gospodăriei, șoferii, curățenia. De asemenea, serviciul de curierat al întreprinderii îi este subordonat.

Administrator de birou Descrierea postului

Important

Bazele biroului sunt stabilite de administrator pe următoarele puncte:

• Selectarea si plasarea specialistilor.
• Planificarea strategiei și tacticilor la locul de muncă.
• Construirea structurii organizatorice a biroului.

Pentru o stare de lucru stabilă în birou, trebuie să vă asigurați că fiecare personal are succes în activitățile sale. Rezultatele pozitive ale muncii sunt realizate prin metodele de motivare și managementul strategiei sale.

Dezvoltarea și implementarea abordărilor progresive pentru îmbunătățirea calității și creșterea productivității este responsabilitatea managerului de birou. Comunicarea de afaceri în colectivul de muncă se bazează pe moralitate și etica profesională.

Informații

Un manager de birou este o persoană care dă un exemplu de ton politicos și respect pentru angajați. Controlul intern Toate deciziile luate ar trebui să fie controlate de administratorul însuși.

Descrierea postului unui manager de birou

Controlul se efectuează în următoarele domenii profesionale:

• Introducerea și menținerea reglementărilor interne ale muncii.
• Respectarea normelor specifice de comunicare in cadrul companiei.
• Control asupra culturii vorbirii atunci când comunicați cu clienții și partenerii de afaceri.
• Codul vestimentar este un punct important în activitatea companiei. Angajații sunt obligați să poarte uniforme adecvate, conform standardelor mediului de afaceri și în statutul companiei.

Managerul de birou, ale cărui responsabilități de serviciu includ managementul și supravegherea personalului, trebuie să își dezvolte propria metodologie și structură organizațională pentru evaluarea calității muncii.

Fiecare angajat este supus răspunderii disciplinare în cazul încălcării regulilor de muncă și a eticii în muncă. Managerul însuși poartă această responsabilitate.
Aprob [funcția [organizațională și legală], semnătura, numele complet, forma, numele șefului sau altul organizatie oficiala, întreprindere] persoanei împuternicite să aprobe fișa postului] [data, lună, an] MP Fișa postului directorului complexului administrativ (director administrativ) [denumirea organizației, întreprinderii etc.] Această fișă a postului este elaborată si aprobat in conformitate cu prevederile Codul Muncii Federația Rusăși alte reglementări care reglementează Relații de muncă. 1. Dispoziții generale 1.1. Conducătorul complexului administrativ aparține categoriei directorilor, este angajat și eliberat din acesta prin ordin al conducătorului întreprinderii, căruia îi este subordonat direct în activitatea sa. 1.2.

Descrierea postului unui manager de întreprindere

Trimiteți conducerii întreprinderii propuneri pentru îmbunătățirea organizației și îmbunătățirea metodelor de lucru efectuate de acesta. 3.7. Solicitați documente, materiale, instrumente etc., necesare îndeplinirii atribuțiilor lor oficiale. 3.8. Alte drepturi prevăzute de legislația muncii. 4. Responsabilitate Managerul complexului administrativ este responsabil pentru: 4.1.
Pentru neperformanță sau performanță necorespunzătoare atribuțiile de serviciu prevăzute de această fișă de post - în limitele stabilite de legislația actuală a muncii din Federația Rusă. 4.2. Pentru cauzarea unui prejudiciu material angajatorului - în limitele determinate de legislația civilă și de muncă actuală a Federației Ruse. 4.3.

Fișa postului șef de birou cu funcții de secretariat

Sarcinile unui manager de birou pot include lucrul cu utilități, cu reprezentanți ai organizațiilor care deservesc echipamente de birou. Principala și semnificativă diferență între un manager de birou și un administrator de birou este conducerea - administratorul, de regulă, nu gestionează angajații de birou, ci este doar unul dintre ei și își desfășoară munca în cooperare cu personalul de birou.

Managerul biroului și administratorul biroului trebuie să aibă astfel calitati personale, ca abilități de comunicare, energie, abilitatea de a-și exprima în mod clar și clar gândurile, încrederea, abilitatea de a convinge, abilitatea de autoorganizare (pentru administrator) și abilitatea de a gestiona echipa (pentru manager), cunoștințe despre o limbă străină etc. I. Prevederi generale 1. La categoria profesională se aplică administratorul biroului.

Efectuează munca de birou. 4. Ține evidența și evidența documentației de intrare și de ieșire. 5. Primește și trimite e-mail de cel puțin 2 ori pe zi.

Controlează livrarea corespondenței pentru organizație de la oficiul poștal și livrarea corespondenței organizației către oficiul poștal. 6. Organizează primirea vizitatorilor, promovează eficiența luării în considerare a cererilor și propunerilor angajaților. 7. Formează dosare în conformitate cu nomenclatorul aprobat, asigură siguranța documentației organizației, inclusiv rapoartele angajaților, și depune documentația la arhivă în timp util. 8. Oferă control asupra siguranței bunurilor materiale. 9. Consiliază vizitatorii în probleme legate de serviciile oferite. Ia măsuri pentru prevenirea și eliminarea situațiilor conflictuale. 10. Informează conducerea despre neajunsurile existente în serviciul vizitatorilor, măsurile luate pentru eliminarea acestora.

Responsabilitățile postului de manager de birou

Asigură întreținerea și funcționarea corespunzătoare a spațiilor de birouri în conformitate cu regulile și reglementările de salubritate industrială și de protecție împotriva incendiilor. 9. Organizează comandarea biletelor de avion și de cale ferată pentru angajații de birou, dispecerând vehicule. Organizează munca de birou, primirea apelurilor primite și gestionarea apelurilor efectuate. 11. Organizează servicii eficiente și culturale pentru vizitatori, asigură crearea unor condiții confortabile pentru aceștia, îi consiliază pe probleme administrative, oferă informații și alte materiale (carți de vizită, liste de prețuri, broșuri etc.). Important Pregătește baza materială și tehnică pentru negocieri complexe cu parteneri, clienți și alte categorii de vizitatori. 13. Ține evidența vizitatorilor. 14. Ia măsuri pentru prevenirea și eliminarea situațiilor conflictuale. 15.
Șeful biroului de vânzări este numit și demis în conformitate cu procedura stabilită de legislația actuală a muncii prin ordin al directorului general al companiei. O cerere de la unități structurale organizațiilor și specialiștilor independenți informațiile necesare pentru îndeplinirea atribuțiilor oficiale. 4.

Cererea conducerii organizației de condiții adecvate de muncă și respectarea prevederilor prevăzute de Codul Muncii al Federației Ruse. Responsabilitățile directorului de birou Managerul de birou este responsabil pentru urmărind cazuri: 1.

Pentru îndeplinirea necorespunzătoare sau neexecutarea atribuțiilor oficiale prevăzute de prezenta fișă a postului, în limitele stabilite de legislația muncii a Federației Ruse.

Directorul de birou raportează direct directorului general 1.4. Șoferul, curierul și doamna de curățenie sunt subordonate managerului biroului.

În absența șefului de birou, drepturile și obligațiile acestuia sunt transferate altui funcționar, care se anunță în ordinul organizației 1.6. În funcția de manager de birou este numită o persoană care îndeplinește următoarele cerințe: studii - superioare, incomplete sau secundare de specialitate, experiență în muncă similară de la un an, cunoștințe de echipamente de birou (fax, copiator, scanner, imprimantă), Microsoft Programe de birou (Word, Excel), lucru de birou 1.7. Managerul de birou este ghidat în activitățile sale de: - acte legislative ale Federației Ruse; - Carta companiei, Regulamentul intern al muncii, alte reglementări ale companiei; - ordine și ordine ale conducerii; - această fișă de post . 2.
Organizează călătorii de afaceri pentru angajați: comandă bilete de avion și tren, rezervări hoteluri 2.8. Organizează furnizarea biroului cu articole de papetărie, consumabile și alte obiecte de inventar necesare biroului.

Organizează acceptarea, contabilitatea, depozitarea și livrarea acestora 2.9. Efectuează controlul asupra stării corespunzătoare a echipamentelor de birou, de comunicații; atunci când detectează defecțiuni ale echipamentelor de birou și ale altor echipamente, cheamă specialiști pentru a efectua lucrări de renovareși alte tipuri de întreținere 2.9. Coordonează și controlează munca șoferului: (acceptarea cererilor pentru o mașină și elaborarea unui program de utilizare a vehiculelor companiei); curier (acceptarea aplicațiilor și elaborarea unui program); doamnelor de curățenie.

3. Drepturile directorului de birou Managerul de birou are dreptul la: 3.1. Primește informații, inclusiv informații confidențiale, în măsura necesară pentru rezolvarea sarcinilor atribuite 3.2.

1. Dispoziții generale.

1.1.Fisa postului defineste responsabilități funcționale, drepturile și responsabilitățile administratorului.
1.2 Administratorul aparține categoriei profesioniștilor.
1.3 Administratorul biroului este numit și demis în conformitate cu procedura stabilită de legislația în vigoare a muncii, prin ordin al directorului întreprinderii.
1.4 Subordonarea oficială a administratorului:

1.5. Documente care reglementează activitățile administratorului:

1.5.1 Documente externe: legislative și reguli legate de lucrarea efectuată.
1.5.2.Documente interne: Carta intreprinderii, ordinele si ordinele conducerii, fisa postului administratorului, regulamentul intern al muncii.

2. Cerințe de calificare.

2.1. Liceu profesional.
2.2. Experiența profesională în funcția relevantă este de cel puțin 1 an.

3. Sarcini și responsabilități.

Administratorul biroului îndeplinește următoarele sarcini și responsabilități:

3.1. Primirea de apeluri telefonice, înregistrarea și transmiterea informațiilor către angajații întreprinderii, redirecționarea apelurilor către departamente, în funcție de cereri.
3.2. Consultarea inițială a clienților cu privire la apelurile primite.
3.3. Inregistrarea si contabilizarea documentelor de intrare si iesire, contracte, scrisori etc.
3.4. Introducerea textului, oferte comerciale și alte documente.
3.5. Efectuarea de lucrări privind plasarea reclamelor în mass-media și agentii de recrutare la angajare, la solicitarea şefilor de direcţii structurale. Efectuarea unui interviu inițial cu candidații pentru postul vacant.
3.6. Lucrați la întreținerea site-ului (introducerea informațiilor actualizate).
3.7. Menținerea unei foi de timp.
3.8. Planificarea rutei vehicul a alocat fonduri biroului.
3.9.Formarea unei cereri pentru achiziționarea de articole de papetărie și consumabile pentru echipamentele de birou ale întreprinderii.

Administratorul are dreptul:

4.1 Să acționeze în numele societății, să reprezinte interesele societății în relațiile cu alte societăți, ca parte a atribuțiilor lor oficiale.
4.2 Interacționează cu alți angajați ai întreprinderii, în cadrul competențelor acestora.
4.3 Faceți sugestii pentru îmbunătățirea activităților întreprinderii.

5. Responsabilitate.

Administratorul este responsabil pentru:

5.1 Pentru indeplinirea necorespunzatoare sau neexecutarea atributiilor de serviciu prevazute de prezenta fisa a postului - in limitele determinate de legislatia muncii in vigoare.
5.2.Pentru infractiunile savarsite in cursul desfasurarii activitatii lor - in limitele determinate de legislatia administrativa, penala si civila in vigoare.
5.3.Pentru daune materiale cauzate societatii - in limitele determinate de legislatia civila si a muncii in vigoare.

6. Trebuie să știi.

Administratorul ar trebui să știe:

6.1. Fundamentele organizării întreprinderii.
6.2. Poziții și tendințe pe piața de vânzări servicii de publicitate.
6.3. Gama de servicii de publicitate oferite de companie.
6.4. Procedura de stabilire a prețurilor.
6.5. Mijloace de stabilire a contactelor de afaceri cu contrapartidele.
6.6. Etică comunicare de afaceri si negociere.
6.7. Lista actuală de prețuri pentru servicii.
6.8. Bazele tehnologiei și organizarea producției produse de imprimareși produse de publicitate exterioară.
6.9. Fundamentele legislației muncii.
6.10. Reguli și reglementări pentru protecția muncii, siguranță, salubritate industrială și apărare împotriva incendiilor.
6.11. Perspective pentru inovatoare și activitati de investitiiîntreprinderi.
6.12. Lucrați cu calculatoare, telecomunicații și comunicații.

7. Alte prevederi.

7.1. Fișa postului se întocmește în două exemplare, dintre care unul se păstrează la întreprindere, al doilea - la angajat.
7.2.Secțiunile „Sarcini și responsabilități”, „Drepturi” și „Responsabilitate” pot fi clarificate în legătură cu schimbările în structura de conducere, sarcinile și funcțiile unității structurale.
7.3 Modificările și completările la această fișă de post trebuie făcute prin ordin al directorului general.

Cunoscut cu instrucțiunile: „___” ___________ 2013