Gestión de documentos electrónicos en una pequeña empresa. Gestión de documentos electrónicos para pequeñas y medianas empresas: consejos para principiantes. Acuerdo de privacidad

De la respuesta a la pregunta "¿Por qué su empresa necesita la gestión de documentos electrónicos?" depende al menos la mitad del éxito del proyecto para la implementación de un sistema de gestión de documentos electrónicos (EDMS). Curiosamente, muy a menudo se puede escuchar una respuesta como: "El competidor / socio ya lo ha hecho. ¿Por qué somos peores?" Pero si establece tal objetivo de implementar el EDMS, es poco probable que los resultados sean impresionantes.

Entonces, ¿qué objetivos puede enfrentar la empresa cuando implementación de EDMS? Consideremos las posibles opciones.

Dado que el logro de cada uno de estos objetivos aumenta secuencialmente tanto el presupuesto del proyecto de automatización como los riesgos de que el proyecto no se complete con éxito, el establecimiento de metas sobreestimadas debe tratarse con la mayor precaución.

Otro error común en la implementación del sistema es la expectativa de que la automatización en sí misma ayudará a optimizar el flujo de trabajo en sí. Pero como dicen los programadores en tales casos: "Cuando automatizas el caos, solo obtendrás "Caos automatizado"».

Por cierto, una nota importante sobre la formación del presupuesto del proyecto: debe calcularse en función del número total de empleados de la empresa. En la mayoría de los casos, los proyectos piloto del tipo “probemos en un departamento” ni siquiera ayudarán a comprender si una empresa necesita un sistema de gestión de documentos electrónicos o no.

Cuando se establece el objetivo y se definen las tareas de automatización, puede pasar a la siguiente etapa: la elección de un sistema de gestión de documentos electrónicos.

¿Como escoger?

Casi hasta la segunda mitad de la década de 2000, el mercado de EDMS en Rusia se centró exclusivamente en grandes clientes, las pequeñas y medianas empresas no tenían otra opción: había un círculo muy pequeño de EDMS "en caja" adecuados para su implementación en empresas de este tamaño. . Además, en la mayoría de los casos, estos EDMS eran solo versiones reducidas de sistemas "grandes", lo que significa que el costo de compra y mantenimiento, la complejidad de uso no eran del todo adecuados a las expectativas de las pequeñas y medianas empresas.

V últimos años El mercado de EDMS para pequeñas y medianas empresas se ha expandido significativamente: los proveedores se han formado una visión de la automatización del flujo de documentos para medianas y pequeñas empresas, y han aparecido muchas soluciones nuevas que se enfocan específicamente en este segmento de mercado. Por lo tanto, la elección de un sistema de gestión de documentos electrónicos es ahora una tarea bastante difícil. Intentemos sistematizar el proceso de elección de un SGDEA en función de los objetivos que la empresa se proponga introduciendo la gestión electrónica de documentos.

Todos los sistemas de gestión de documentos electrónicos se pueden dividir condicionalmente en 3 grandes grupos:

Sistemas para organizar un archivo (almacenamiento) de documentos.
Sistemas de automatización de oficinas con elementos de flujo de documentos.
Sistemas integrados para la automatización del flujo de documentos.

La mayoría de los EDMS modernos contienen elementos de cada uno de los tres grupos, pero los "universales en toda regla" son raros. Por regla general, cada sistema se centra en la automatización de un determinado grupo de procesos.

1. Sistemas de organización de archivos de documentos

El término "archivo (almacenamiento) de documentos" tiene dos significados. Tales sistemas se entienden como:

Sistemas especializados para almacenar y procesar grandes volúmenes de documentos. Estos sistemas son necesarios para un círculo estrecho de empresas, por ejemplo, organizaciones de cola ( utilidades, sector público, seguros, crédito y sector bancario). No hay tantos sistemas de este tipo, resuelven una gama bastante limitada de problemas y no los consideraremos en este artículo.
Sistemas de gestión de documentos "ligeros" que proporcionan solo funcionalidad básica trabajar con documentos: almacenamiento centralizado de archivos de documentos y organización del acceso de los empleados a ellos.

Si hablamos del archivo de documentos como un sistema de gestión de documentos "ligero", entonces en este enfoque de automatización de la gestión de documentos, las siguientes soluciones son las más populares:

En general, la organización del flujo de trabajo en forma de un "archivo de documentos" tiene sentido para las pequeñas empresas (con un personal administrativo de menos de 10 personas) o para las empresas con un pequeño volumen de flujo de trabajo (hasta 10-20 documentos por mes). La principal ventaja de estos sistemas es solo su bajo costo y facilidad de uso.

2. Sistemas de automatización de oficinas con elementos de flujo de documentos

Los sistemas de automatización de oficinas con elementos de flujo de documentos constituyen ahora la mayoría de los EDMS que se ofrecen en el mercado ruso. Funciones típicas sistemas de este grupo:

Archivo de documentos:

almacenamiento y archivo de documentos,
búsqueda por requisitos de tarjetas de registro y control de documentos, búsqueda de texto completo por documentos,
escaneo y reconocimiento de documentos;

Trabajo de oficina(en este grupo de sistemas, la unidad de ofimática es la más desarrollada):

registro de documentos,
organización de la nomenclatura de casos,
diferenciación de derechos de acceso.

Flujo de documentos:

documentos de enrutamiento,
emitir órdenes,
visualización de procesos comerciales.

Todos los sistemas tienen características casi idénticas, pero cada uno, por supuesto, tiene sus propias ventajas competitivas... Puede encontrar información detallada sobre los sistemas en el sitio web http://www.doc-online.ru y en los sitios web de los fabricantes de EDMS.

3. Sistemas integrados de automatización del flujo de documentos

Este grupo de sistemas es el más "fuerte" en la automatización de procesos relacionados con el flujo de documentos y la gestión operativa de una empresa: emisión y seguimiento de la ejecución de órdenes, enrutamiento de documentos, etc.

La introducción de un EDMS de este tipo está, más bien, justificada en grandes organizaciones (holdings) debido al hecho de que los sistemas de esta clase se desarrollan solo bajo pedido y, por lo tanto, tienen un alto costo, son bastante difíciles de dominar y requieren la participación de especialistas en TI durante la implementación. Sin embargo, la elección del EDMS de este grupo también proporciona grandes oportunidades Al modificar el sistema para las necesidades de la empresa, se puede crear un sistema equilibrado en funciones tanto en el campo del trabajo de oficina como en el campo del flujo de documentos.

¿Que sigue?

Una vez que haya decidido cuáles son los favoritos para la compra, no olvide tener en cuenta los siguientes aspectos, que sin duda afectarán el éxito del proyecto de implementación de EDMS:

Pregunte qué tiene el sistema oportunidades de crecimiento para que no tenga que gastar dinero en la implementación de un nuevo EDMS con el crecimiento de la escala del negocio.
Al comparar el costo de los sistemas índice costo total proyecto. Muy a menudo, una parte significativa del costo se oculta en módulos adicionales, software de infraestructura, servicios de inspección, implementación y mantenimiento del sistema.
Antes de la compra mira el sistema "en vivo" o mejor aún, con los clientes del proveedor de la solución. Ni una sola presentación hermosa o demostración de "laboratorio" del sistema mostrará las características reales de trabajar con él.
Algunos de los sistemas del mercado se denominan "En caja" SED. Esto significa la capacidad de instalar y configurar el sistema por su cuenta. Considere que esta opción puede ser más rentable, incluso si tiene que enviar a sus especialistas en TI para que se capaciten.
Asegúrese de que los empleados de su empresa "utilicen" el sistema- cualquier automatización generalmente conduce a un aumento en la cantidad de trabajo, especialmente en la etapa de implementación. Si la empresa tiene escasez de personal, es necesario aumentar su número o elegir un EDMS con funciones más simples.
Procedimiento de implementación del sistema- un elemento importante del éxito del proyecto. Antes de comprar un sistema, asegúrese de planificar esta etapa con anticipación y discutir sus características con el proveedor de la solución. Muy a menudo, sin un estudio exhaustivo de esta etapa, el EDMS cuelga como un "peso muerto" para la empresa.

La implantación de un sistema de gestión documental electrónica es un paso crucial para una empresa, especialmente para las empresas medianas y pequeñas, donde cualquier gasto afecta significativamente la "vitalidad". Por tanto, la correcta elección de un EDMS y un proveedor de soluciones, teniendo en cuenta las peculiaridades del trabajo de las pequeñas y medianas empresas, es muy factor importante... En este artículo, hemos intentado dar una idea de lo último EDMS comercializa para las pequeñas y medianas empresas y ayuda a elegir el sistema de gestión de documentos electrónicos adecuado. Te deseo éxito.

Ocultar espectáculo

Al seleccionar un EDMS, puede solicitar información analítica en los sitios http://www.doc-online.ru y http://www.docflow.ru, así como directamente a los desarrolladores:

BOSS-Sistema de referencia de empresa de TI. Sitio web http://www.boss-referent.ru
El sistema "BUSINESS" de la empresa "EOS". Sitio web http://www.eos.ru
Sistema "Flujo de documentos Éufrates" de la empresa "Tecnologías cognitivas". Sitio web http://www.evfrat.ru
El sistema "CompanyMedia" de la empresa "InterTrust". Sitio web http://www.intertrust.ru
El sistema NauDoc de la empresa Naumen. Sitio web http://www.naumen.ru
El sistema "Akta" de la empresa "DuxSoft". Sitio web http://www.duxsoft.ru

El sector de la mediana y pequeña empresa, que cobró impulso incluso antes de la crisis, a pesar de todo, sigue siendo el de más rápido crecimiento y el más prometedor de la economía nacional. Por supuesto, durante el período de desarrollo activo de los servicios electrónicos y la transición a un gobierno electrónico, las pequeñas y medianas empresas, al igual que sus colegas más importantes, se sienten mucho más seguras y cómodas al estar "informadas" sobre el uso de soluciones de TI modernas. Hay propuestas relevantes más que suficientes en el mercado de las tecnologías de la información, incluidas las de los desarrolladores de sistemas de gestión de documentos electrónicos. Sin embargo, ante una crisis y un ahorro tanto de presupuestos como de recursos laborales, sigue surgiendo la cuestión de la conveniencia de implementar EDMS en pequeñas empresas. ¿Qué se debe tener en cuenta a la hora de solucionarlo?

EDMS es documentación inteligente

Comencemos con un hecho indiscutible: documentar su trabajo es más que la responsabilidad de cualquier organización, independientemente de su tamaño o propiedad. A menudo, los documentos bien escritos, ejecutados y cuidadosamente almacenados juegan un papel importante tanto para lograr el éxito de la empresa en el mercado como, en algunos casos, para su supervivencia. Además, la documentación competente en sí misma puede convertirse en un mecanismo para mejorar la calidad de los procesos comerciales. ¿Y en qué solución de TI se incorporó originalmente esta alfabetización? Por supuesto, en el sistema de gestión de documentos electrónicos. Es el EDMS que no solo puede crear, redactar, enviar, recibir y almacenar documentos, sino también enseñar cómo hacerlo de manera hermosa, correcta y racional.

EDMS es un costo efectivo

Las empresas que tienen éxito y son competitivas en el mercado moderno son aquellas que utilizan todas las reservas para mejorar la eficiencia de sus actividades y reducir costos ineficaces. ¡Esto también se aplica a las pequeñas y medianas empresas! La automatización del flujo de trabajo le permite eliminar errores en los negocios como la falta de control y disciplina ejecutiva adecuados, herramientas para el trabajo en equipo y la gestión del conocimiento, plazos incumplidos para tareas y proyectos, "opacidad" de lo que está sucediendo en la empresa, gastos innecesarios de trabajo. tiempo en la aprobación de documentos, envío de cartas, búsqueda de información, procesamiento de datos. Incluso la empresa más pequeña no es inmune a ellos. Pero incluso la sociedad de cartera más grande puede hacerles frente, incluso con la ayuda de un EDMS.

EDMS es una interacción rápida con los socios

Ocurre que las pequeñas empresas, que introducen EDMS, lo hacen "por su imagen": "un competidor ya tiene EDMS, que esté con nosotros". Y si no siempre es prudente gastar energía en igualar a los competidores, entonces vale la pena cuidar de los socios y contrapartes. Para la mayoría de las empresas, sin excluir las pequeñas y medianas empresas, es importante organizar adecuadamente la gestión de la interacción con los clientes, socios y otras organizaciones con las que la empresa está trabajando activamente, es decir, establecer un flujo de documentos externos. Y en esta línea, el lanzamiento del mismo EDMS que el de contrapartes clave, o una solución compatible, facilita enormemente el proceso de comunicación. ¡Se acabó la época de los mensajeros con carpetas de documentos en papel en sus carteras!

EDMS es una interacción conveniente con el gobierno electrónico

Actualmente, las autoridades están prestando mucha atención a las pequeñas y medianas empresas. En particular, el Ministerio de Desarrollo Económico continúa desarrollando el sistema de prestación de servicios públicos sobre la base del principio de “ventanilla única” sobre la base de la CFI de acuerdo con el programa correspondiente para 2016-2018. Se hace especial hincapié en la creación de MFC centradas en la prestación de servicios públicos a entidades PYME: por ejemplo, el desarrollo de un Servicio de información proporcionando interacción entre la Corporación Federal para el Desarrollo de la Pequeña y Mediana Empresa JSC y el MFC en en formato electrónico... En muchos EDMS, como saben, existen mecanismos de interacción con los servicios electrónicos. Esto significa que quien tiene un EDMS tiene más herramienta útil mantener el contacto no solo con los colegas del mercado, sino también con los reguladores.

¿Qué buscar al elegir un EDMS para PYMES?

La mayoría de los analistas están de acuerdo en que básicamente solo hay dos parámetros principales que deben tenerse en cuenta al elegir un EDMS para PYMES. Y sobre todo, por supuesto, se trata de una cuestión de precio, y no solo hay que tener en cuenta el precio de las licencias, sino también el coste de propiedad.

En segundo lugar, es fácil de instalar, configurar y administrar. Por supuesto, si el usuario es una empresa que opera en el mercado de TI y está compuesta enteramente por bisontes de TI altamente calificados, entonces este factor no es relevante. En los mismos casos, cuando el servicio de TI está representado por uno o dos administradores, parafraseando un enunciado conocido, podemos decir que "¡la simplicidad es la clave de la salud!" Además, la salud no solo del sistema de TI, sino también del sistema nervioso del usuario. No es sorprendente que las estadísticas también lo confirmen: especialmente a menudo se observa la solicitud de un "EDMS simple" entre los clientes del sector de las PYMES.

¿Hay vida sin SED?

Sí, pero su calidad es significativamente menor que la de los usuarios de un EDMS correctamente seleccionado e implementado con éxito. En general, hace unos años existía la opinión de que las pequeñas empresas no necesitaban EDMS en absoluto: MS Office era suficiente. Todavía ocurre hasta el día de hoy, aunque no tan a menudo: las ventajas anteriores, en general, no son un secreto para nadie.

Sin embargo, no es ningún secreto que en una empresa pequeña, debido a su pequeña escala, el efecto de utilizar el EDMS no será tan obvio como en un colega grande. Y que, en principio, si solo hay un par de docenas de empleados en una organización, el registro y la contabilidad de los documentos se pueden ajustar fácilmente en Excel, las imágenes de los documentos almacenados en la nube, por ejemplo, en Google Apps o Microsoft Office 365, y enrutado a Outlook. Sí, es posible sobrevivir de esta manera, sin embargo, a costa de automatizar las bases de los fundamentos, el trabajo de oficina.

Y, por supuesto, siempre hay quienes quieren ahorrar dinero utilizando software sin licencia. Y aquí, en paralelo con el crecimiento del ahorro, también crece el peligro de vulnerabilidad de la información. Las estadísticas muestran que casi la mitad de las pequeñas y medianas empresas no toman medidas elementales para proteger sus recursos de información y que las PYMES son el objetivo más fácil de los espías de la información. También recuerda que un ataque de virus dirigido a maquinas de computación las pequeñas empresas pueden incapacitarlos durante días. Ese crecimiento ya esta pequeños negocios, por supuesto, no será bueno.

Shiraz Ahmed
29 de noviembre de 2011 11:46

El conocimiento de la gestión de documentos electrónicos ha aumentado en los últimos años, pero muchos aspectos de ella aún no están claros para el público en general. A menudo se confunde con la gestión de archivos, la gestión de recursos de información empresarial (de los cuales es la gestión de documentos electrónicos), la gestión de oficinas, etc.

Aquí intentaremos desacreditar cinco mitos sobre la gestión de documentos electrónicos desde la perspectiva de las pequeñas empresas.

Mito # 1: tengo una OCVentanaspara la gestión de archivos y no necesito un sistema de gestión de documentos electrónicos por separado.

Realidad: El Explorador de Windows lo ayuda a administrar sus archivos / documentos, por supuesto, pero es solo una herramienta básica, en gran parte limitada a almacenar archivos en una estructura de carpetas jerárquica. Por otro lado, un buen sistema de flujo de trabajo le permitirá almacenar metadatos específicos del tipo de documento en función de los requisitos únicos de su organización. Por lo tanto, para cada imagen de factura escaneada, puede definir metadatos para el almacenamiento: fecha de la factura, monto de la factura, empresa, estado (pagado / no pagado), etc. Esto aumenta drásticamente la cantidad de formas en las que puede buscar y agrupar documentos. Además de esto, los sistemas de gestión de documentos electrónicos a menudo le permiten establecer vínculos entre documentos, crear anotaciones en ellos y establecer varios derechos de acceso a los documentos (por ejemplo, el usuario puede verlos, pero no editarlos). Como puede ver, esto es mucho más de lo que su sistema operativo tiene para ofrecer.

Mito 2: las pequeñas empresas no necesitan un flujo de trabajo electrónico

Realidad: Este es quizás el mayor error. Los propietarios de pequeñas empresas corren recursos limitados y, por lo tanto, a menudo no puede contratar personal para realizar el papeleo de rutina: sellar, registrar, crear un archivo, recuperar y devolver documentos, volver a registrarse después de cada revisión. Los empleados ya contratados en una pequeña empresa dedican más tiempo a estas tareas además de aquellas para las que fueron contratados. Tener un buen sistema de gestión de documentos electrónicos proporciona acceso a todos los documentos con un clic del mouse.

Mito 3: la gestión de documentos electrónicos es demasiado difícil de implementaren pequeñas empresas.

Realidad: Como pequeña empresa, debe tener claras las necesidades básicas de papeleo de su empresa. Una vez que se identifican estas necesidades, las soluciones que están disponibles y son fáciles de implementar se hacen evidentes de inmediato. La mayoría La mejor manera implementar una solución: "probarla" para comenzar en una de las divisiones de la empresa o en la resolución de uno de los problemas comerciales (por ejemplo, para organizar la gestión de las facturas recibidas y salientes). Realice el análisis en uno o dos meses y vea cómo ha mejorado el desempeño de sus empleados en la gestión de documentos. Una vez que vea los beneficios en un departamento, puede replicar la solución al resto de la organización.

Se debe tener cuidado para asegurar que la solución tenga las siguientes propiedades: es fácil de instalar y configurar, tiene una interfaz de usuario simple, un manual de usuario detallado y apoyo técnico disponible por correo electrónico o por teléfono.

Mito 4: el flujo de trabajo electrónico es demasiado caro para las pequeñas empresas

Realidad: Es posible que las pequeñas empresas no necesiten las funciones avanzadas y complejas de EDMS que normalmente se requieren. grandes empresas... Y también es probable que la cantidad de usuarios que trabajarán con este producto de software sea menor que en organizaciones más grandes. Sin embargo, existen productos de software de gestión de documentos electrónicos que son rentables para las pequeñas empresas. Además, la transición a la gestión de documentos electrónicos le permite reducir el consumo de papel y otros suministros de oficina, lo que reduce significativamente sus costes de funcionamiento. De hecho, cuando calcule el retorno de la inversión (ROI) de un sistema de gestión de documentos electrónicos para pequeñas empresas, verá que invertir en él puede ser una de las inversiones más rentables de su empresa a medio y largo plazo.

Mito 5: Puedo eliminar todos los documentos en papel tan pronto como tenga un sistema de gestión de documentos electrónicos.

Realidad: Ha decidido implementar un sistema de gestión de documentos. ¡Felicidades! ¡Pero no se apresure a ir a la trituradora de inmediato! Muchos de estos documentos debe almacenar en papel.

Divida todos sus documentos en 3 grupos:

1. Aquellos documentos que deban conservarse en papel por ley, por ejemplo, originales de contratos con firma.

2. Documentos que aún pueda necesitar en papel durante el trabajo de rutina.

3. Aquellos documentos que ya no necesitará en papel.

Antes de dirigirse a la trituradora, solo puede tomar el último de estos 3 grupos. Después de meses / años, ya no necesitará almacenar documentos del tercer y segundo grupo en papel, lo que lo acercará aún más a la circulación de documentos sin papel.

Traducción: Anna Ananina (DIRECTUM).

) NauDoc: para mejorar cualitativamente el proceso de trabajo con documentos de gerentes y especialistas en la materia de todos los niveles, reducir el tiempo de trabajo rutinario con documentos, en otras palabras, automatizar el flujo de documentos en la empresa.

NAUDOC - software para la automatización de oficinas, el flujo de trabajo y los procesos comerciales, desarrollado por NAUMEN. NAUDOC le permite administrar los procesos de procesamiento de documentos y monitorear la disciplina de desempeño, recibiendo información completa sobre el progreso de las asignaciones.

El sistema de gestión de documentos electrónicos NauDoc es ideal para la automatización de la gestión de documentos de pequeñas y medianas empresas, empresas de gestión, organizaciones de diseño, divisiones de estructuras de holding, así como para resolver tareas específicas para automatizar la circulación de documentos que enfrentan las divisiones de grandes empresas (asegurando el trabajo con documentos reglamentarios de acuerdo con Requisitos ISO 9001: 2000, interacción entre empleados y personal de servicio, etc.).

Usando NAUDOC, es posible organizar un único repositorio de documentos con diferenciación de derechos de acceso en función de roles, lo que permite a los empleados en cualquier momento acceder a documentos y tan pronto como sea posible encontrar toda la información necesaria independientemente de la presencia del propietario de los documentos en el lugar de trabajo. Los registros le permiten registrar el papeleo entrante, interno y saliente, rastreando el movimiento de copias en papel de documentos dentro de la empresa.

La disponibilidad de NAUDOC de controles de disciplina de desempeño permite asignar tareas a los empleados en el sistema, monitorear su ejecución, rastrear los plazos, enviar documentos para su aprobación y enviar documentos aprobados para su revisión a otros usuarios del sistema. Personalización ciclo vital para categorías de documentos le permite especificar rutas típicas de movimiento de documentos, configurar su enrutamiento automático y asignación de tareas.

Todas las acciones con documentos y tareas se realizan a través de la interfaz web, conectándose al sistema desde cualquier parte del mundo, creando así un único espacio de información para la organización, incluyendo sucursales remotas y trabajadores móviles.

Las ventajas de utilizar el sistema de gestión de documentos electrónicos NauDoc:

Simplificación del procedimiento para la firma de documentos por parte de los funcionarios.

Una vez creado el documento, el empleado lo envía para su aprobación a un cierto círculo de personas de acuerdo con el procedimiento para aprobar documentos adoptado por la organización.
Cuando se trabaja en conjunto, todas las acciones se realizan en una copia del documento. Los usuarios de NauDoc que aprueban el documento obtienen acceso a él en el proceso.
En cualquier etapa, se puede crear un informe de aprobación (indicando el nombre y el cargo de la persona que autoriza y la hora exacta de la aprobación del documento).

Posibilidad de registrar documentos electrónicos y en papel en el sistema.

El registro de un documento en el registro de registro se produce automáticamente en una determinada etapa del trabajo con el documento.
Para los documentos en papel, se crea una tarjeta electrónica especial en el sistema; se puede adjuntar una copia escaneada del documento a la tarjeta.

Aceleración de la búsqueda de documentos por detalles y contenido

El sistema NauDoc le proporcionará la capacidad de encontrar instantáneamente todos los documentos para un requisito específico (por ejemplo, número de registro o descripción breve).

Simplificación del trabajo con documentos organizativos y administrativos.

El usuario crea un documento en el sistema NauDoc, según una plantilla predefinida. Para crear un documento, debe cambiar los valores de los detalles en su tarjeta de registro, se insertarán automáticamente en el texto del documento. Si es necesario, puede permitir que el usuario cambie el texto de la plantilla.
Una vez creado el documento, el empleado lo envía a trabajar a un determinado círculo de personas de acuerdo con el procedimiento adoptado en la organización.
El sistema “conoce” el procedimiento de aprobación: controla los plazos programados en las etapas, notifica a los responsables, el sistema también envía notificaciones sobre el movimiento del documento de una etapa a otra.
El registro de un documento en el registro de registro se produce automáticamente en una determinada etapa del trabajo con el documento. En este caso, el documento se asigna número de registro y se fija la fecha de registro.

Gestión de proceso

El sistema NauDoc le permite automatizar los procesos de producción o gestión de la empresa. Permite resaltar las etapas, responsables, plazos programados. Esto le permite calcular el costo de los informes sobre la etapa en la que se encuentra cada una de las instancias del proceso, para encontrar los cuellos de botella y las personas responsables por las cuales se incumplen los plazos, para realizar el proceso antes de realizar cambios.

Simplificación del trabajo con correspondencia entrante y saliente

NauDoc se puede configurar como un cliente de correo electrónico, lo que brinda la capacidad de trabajar con documentos entrantes y salientes como con documentos normales en el sistema.
Al procesar la correspondencia entrante, la secretaria acepta cartas, registra cartas en el Registro de correspondencia entrante, al documento se le asigna automáticamente un número de registro. Una vez elaborado, el documento se envía al responsable para su resolución, de acuerdo con el procedimiento adoptado en la organización. Después de su consideración, el documento se envía para su revisión o ejecución a los empleados de la organización.
Al procesar la correspondencia saliente, el empleado crea una carta de acuerdo con la plantilla aceptada en la organización, la envía para su aprobación al jefe, de acuerdo con el procedimiento adoptado en la organización. Después de la aprobación del documento, se envía automáticamente a la secretaria. El secretario registra la carta en el Registro y la envía por correo electrónico. En este caso, todos los documentos se guardan en el sistema y están disponibles para su búsqueda.

Creación de un portal web corporativo y recurso de Internet de la empresa

NAUDOC le permite crear sitios de Internet e intranet y administrar la ubicación del contenido (funcionalidad ENGINE). El contenido puede ser artículos, gráficos y otros objetos NAUDOC.
Cómodo desarrollo y edición de páginas de recursos en el editor WISYWIG integrado, control de versiones.
Gestionar la publicación de noticias, cuestionarios y votaciones.
Capacidades de desarrollo integradas y rediseño de páginas de recursos.
Control de acceso centralizado en las secciones de recursos, la capacidad de coordinar documentos antes de publicarlos en un recurso web.

Características tecnológicas del sistema

La interfaz 100% web le permite conectarse al sistema desde cualquier lugar del mundo, creando un espacio de información único para la organización, sus sucursales remotas y los trabajadores móviles.
el sistema está construido con software para escaneo y reconocimiento de texto ABBYY FINEREADER Scripting Edition;
el sistema permite la autenticación y autorización de personas en servicios de directorio externos, por ejemplo, LDAP o Microsoft Active Directory;
el sistema tiene un módulo para trabajar con una firma digital electrónica () y tiene la capacidad de operar un EDS de cualquier proveedor de cifrado que admita la interfaz Microsoft CRYPTOAPI.

El sistema de gestión de documentos electrónicos NauDoc está diseñado para un trabajo cómodo de hasta 50 usuarios, que pueden crear hasta 5.000 documentos por año. Estas son limitaciones tecnológicas de la plataforma de software Zope en la que se desarrolla el producto.

De las notas prácticas, se pueden distinguir los siguientes factores:

Alta confiabilidad del sistema. Durante 4 años de funcionamiento, ni un solo fallo.
Alto nivel de seguridad del sistema contra ataques de piratas informáticos
Buena funcionalidad para un sistema gratuito, pero extremadamente escasa para uno de pago
Alta carga del servidor incluso con una base de datos pequeña. La mala optimización del hilo parece ser la culpable. De ahí la lentitud del trabajo con los documentos.
Inconveniencia de ingresar datos en la base de datos.
La usabilidad como tal está ausente , parece que los programadores escribieron el sistema por sí mismos, y no para la venta.
La impresión de que el sistema está incompleto.
Soporte técnico e informativo deficiente (lento) en el foro, incluso para clientes que pagan
En la versión gratuita, a partir de una cierta cantidad de tareas acumuladas, la búsqueda da respuestas incorrectas.
En la versión de pago, a partir de un cierto número de tareas acumuladas: la búsqueda comienza a cometer errores al elegir el área de búsqueda, busca documentos en el lugar equivocado, no comprende las condiciones de búsqueda lógica estándar.
El código del sistema está abierto, pero es imposible cambiar nada manualmente.

Plataforma: Windows, Linux / Unix, Solaris, FreeBSD

NAUDOC está disponible en 2 ediciones: NAUDOC Free y NAUDOC Enterprise

¡Deje su comentario!

La pequeña empresa me parece importante para el mercado, ya que el número de grandes clientes federales es finito y casi todos se han decidido por la elección de plataformas y plataformas. Y los mecanismos allí no están muy basados en el mercado.

Entonces, si hablamos específicamente del mercado, entonces el principal potencial de expansión base de clientes esto es solo una pequeña empresa. Cuando las pequeñas empresas vean beneficios reales de la gestión de documentos electrónicos y cuando la funcionalidad del EDMS comience a reflejar sus necesidades reales y no reproduzca el ministerio en miniatura, este mercado se volverá tan masivo como la contabilidad. ¿Puede uno de los proveedores de EDMS repetir el éxito de 1C?

Entonces, 5 mitos sobre EDMS para pequeñas empresas:

Aunque la preparación para el flujo de trabajo electrónico ha aumentado en los últimos años, la gente todavía tiene una falta de comprensión de algunos aspectos de la tecnología. A menudo confunden la gestión de archivos con la gestión de contenido empresarial o EDMS, que pueden considerarse parte de ECM. Aquí intentaremos disipar cinco mitos, especialmente en el enfoque de las tareas de la pequeña empresa.

Mito n. ° 1: tengo un explorador para administrar archivos, por lo que no necesito un EDMS por separado
De hecho, el Explorador de Windows le permite administrar archivos, pero esta es solo una herramienta básica, su limitación significativa es la estructura jerárquica de carpetas.

Incluso una tarea elemental, cuando desea agrupar documentos por producto y por cliente usando carpetas, no se puede resolver: el cliente A solicita los productos X e Y. Cliente B: productos X y Z. Queremos ver los pedidos por producto y por cliente y cualquier DBMS o incluso Excel le permite hacer esto. Pero no podrá ordenar los documentos en carpetas de esta manera.

En teoría, puede usar atajos y enlaces, pero en realidad esto es un inconveniente. Resulta que utilizando el sistema de archivos es imposible construir un sistema conveniente para clasificar y recuperar documentos.

Mito número 2. Las pequeñas empresas no necesitan EDMS
No hay nada más alejado de la verdad. Las pequeñas empresas operan bajo severas limitaciones de recursos, nadie contratará empleados adicionales para realizar operaciones de rutina con documentos, para su ubicación, clasificación y búsqueda. Incluso los empleados que existen deberían ser más productivos. La presencia de un SGDEA en una organización puede garantizar que documentos requeridos estará disponible con un clic del mouse.
(Bueno, o dos o tres, lo que sigue siendo más rápido que hurgar en papeles o archivos).

Mito número 3. EDMS es demasiado difícil para las pequeñas empresas
Los requisitos para el flujo de trabajo en una pequeña empresa suelen ser más sencillos y los propietarios pueden formularlos antes que el contratista. Hay suficientes productos en el mercado que son fáciles de implementar. Puede comenzar con un departamento o función, como la administración de cuentas. Vea cómo esto afecta la eficiencia. Luego, puede expandirse a toda la organización. Asegúrese de que el EDMS cumpla con los siguientes requisitos: interfaz de usuario simple, facilidad de instalación y configuración, claridad y guía completa y la disponibilidad de soporte técnico de calidad.
(Agregaré de mí mismo: ¡no intente ser como una gran oficina burocrática! Guarde su estilo de trabajo. Es mejor capacitar a los empleados, no debe ahorrar en esto. Es mejor ahorrar dinero en el análisis y el dibujo de los procesos comerciales. Ya los comprende. Y si no, lo más probable es que se trate de una empresa que ya no es pequeña).

Mito número 4. El EDMS es demasiado caro para las pequeñas empresas
Las pequeñas empresas no necesitan las soluciones integradas de extremo a extremo demasiado avanzadas que normalmente se implementan en las grandes corporaciones. Y no necesita mucha escalabilidad, porque habrá pocos usuarios. En base a esto, puede elegir una solución que sea bastante razonable por el precio. Además, la transición a la gestión de documentos electrónicos ayudará a reducir los costes de impresión. (Pero esto debe abordarse de manera consciente y administrarse, de lo contrario, los costos del papel solo aumentarán).
(Y de nuevo diré por mi cuenta: calcular el ROI al implementar EDMS es un asunto oscuro. Los analistas contarán cualquier cosa por usted. Confíe en su intuición. En general, EDMS debería ayudar a reducir los costos y aumentar la productividad).

Mito número 5. Puede deshacerse completamente de los documentos en papel después de la implementación del EDMS
Entonces, ha implementado EDMS en su pequeña empresa. ¡Felicidades! Pero no se apresure a comprar una trituradora nueva. Aún se necesitan documentos en papel. Dividámoslos en tres grupos:
1) Documentos que deben estar en formato papel por ley. Por ejemplo, contratos y otros documentos oficiales.
2) Documentos que permanecen en papel, porque los procesos de negocio se construyen de esta forma. Hasta que sus mensajeros tengan iPads, necesitan papeles.
3) Documentos que definitivamente no tienen que estar en papel. Todos los informes, notas, aplicaciones, etc., todo lo que no se incluye en los dos primeros grupos. Se pueden llevar de forma segura al sherder.

Después de meses y años, los documentos de los dos primeros grupos pasarán gradualmente al tercero. La legislación está cambiando y las tecnologías se están desarrollando, pronto será más fácil darle a cada mensajero una tableta y no dejarse engañar por el papel. Así es como llegamos algún día a una oficina sin papel.