Aktionsplan für die Erstellung. Planen Sie einen Neujahrs-Firmenurlaub. Wo werden sie zusammengestellt?

Die Entwicklung eines Aktionsplans ist für einen Projektmanagement-Spezialisten einfach. Der Autor hat jedoch immer wieder beobachtet, wie autoritäre Führungskräfte ziemlich chaotische Pläne schmiedeten, aus denen nicht geschlossen werden konnte, wie das Ziel der Effizienzsteigerung der Leitung, Abteilung oder des gesamten Unternehmens zu erreichen wäre. Statt konkreter Maßnahmen enthielten die Pläne nur Erklärungen mit unbestimmten Fristen und Ergebnissen.

Aktionsplan Dies ist ein Dokument, das Ziele, spezifische Aktionen (Arbeit oder Aktivitäten), Anforderungen an ihre Ergebnisse, Fristen und Ausführende dieser Aktionen definiert.

Eine Reihe von Aktivitäten (im angegebenen Sinne) ist ein Projekt - ein temporäres Unternehmen, das darauf abzielt, einzigartige Produkte, Dienstleistungen oder Ergebnisse oder ein Programm zu schaffen - eine Reihe verwandter Projekte, deren Management koordiniert wird, um Nutzen und ein gewisses Maß an Kontrolle zu erzielen die nicht verfügbar sind, wenn sie separat verwaltet werden.

Somit ist ein Aktionsplan eines der Dokumente eines Projekts oder Programms, das Erwartungen hinsichtlich des Zeitpunkts seiner Umsetzung, der erforderlichen Ressourcen und der erzielten Ergebnisse festlegt. Täuschend einfache Form der Aktionsplan erfordert (wenn der Kunde natürlich ein echtes Ergebnis interessiert) sorgfältige Arbeit. Es versteht sich von selbst, dass „die Vorproduktion das Wichtigste in der Produktion ist“ und dass eine gut durchdachte und strukturierte Planung einen großen Beitrag zum Erfolg eines Projekts leistet.

Empfehlungen für die Arbeitsorganisation vor der Erstellung eines Aktionsplans sind in zahlreichen Leitfäden zur Verbesserung der Geschäftseffizienz enthalten, unter denen wir anmerken können und die dem Thema unseres Artikels am nächsten kommen.

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie nach Abschluss der notwendigen analytischen Arbeiten einen fokussierten und fundierten Aktionsplan entwickeln. Dazu wird ein lehrreiches Beispiel aus der Praxis des Autors betrachtet, in dem der Einsatz von KPIs mit der Technik des Ursache-Wirkungs-Diagramms, „5 Warum“ und der üblichen Fähigkeit eines Projektleiters, Projektterminpläne zu erstellen, kombiniert wird. Dieses Beispiel ist auch deshalb nützlich, weil es für viele Dienstleistungsunternehmen typisch ist.

Planstruktur

Die obige Definition eines Aktionsplans ermöglicht es Ihnen, nur die allgemeinsten Anforderungen an die Struktur (Abschnitte) des Dokuments zu definieren:

• Name
• Ziele der Aktivitäten
• Darsteller von Veranstaltungen
• Geplante Veranstaltungstermine
• Begründung für Aktivitäten
• Zeitlicher Ablauf
• Anforderungen an Ergebnisse
• Berichterstattung und Kontrolle
• Anwendungen

Planformular

Die obligatorischen Angaben des Aktionsplans sind: Name der Organisation, Name der Art des Zulassungsdokuments, Datum und Nummer, Ort der Erstellung, Zulassungsstempel. Sie werden am Anfang des Texts des Dokuments platziert.

Die Unterschriften der Personen, die den Aktionsplanentwurf genehmigen, befinden sich entweder am Ende des Texts des Dokuments oder auf einem separaten Genehmigungsblatt, aus dem eindeutig hervorgehen muss, welches Dokument genehmigt wurde. Am Ende des Textes des Aktionsplans oder auf einem separaten Bekanntenbogen interessierte Arbeiter bringen ihre Unterschriften an, wenn sie sich mit dem Dokument vertraut gemacht haben und eine Kopie davon in ihre Hände erhalten.

Entwicklung des Inhalts des Aktionsplans

Methodenidee

Problembeschreibung: Es gibt ein Produkt oder eine Ausrichtung der Aktivitäten der Organisation, deren Qualitätsindikatoren verbessert werden müssen.

Es wird vorgeschlagen, das Problem in mehreren Schritten zu lösen.

• Schritt 1. Beschreiben Sie das/die Produkt(e) des betreffenden Geschäftsbereichs genau.
• Schritt 2. Bestimmen Sie die Hauptindikatoren für die Qualität des Produkts (der Produkte).
• Schritt 3. Klassifizieren Sie die Ursachen der Qualitätsbeeinträchtigung.
• Schritt 4. Beurteilen Sie den Einfluss der identifizierten Gründe auf die Qualitätsverletzung.
• Schritt 5. Schlagen Sie Maßnahmen vor, die darauf abzielen, die identifizierten Ursachen zu beseitigen oder zu kompensieren.
• Schritt 6. Bewerten Sie den Einfluss der vorgeschlagenen Maßnahmen auf die Verbesserung der Qualitätsindikatoren.
• Schritt 7. Rangieren der Aktivitäten nach Priorität, wobei der Schwerpunkt auf dem Ausmaß ihrer Auswirkungen auf das Ergebnis, den Zeitpunkt und die Kosten liegt; Wählen Sie die effektivsten Aktivitäten aus.
• Schritt 8. Bilden Sie einen Netzwerk-Veranstaltungsplan.
• Schritt 9. Erstellen Sie einen Zeitplan für die Ereignisse, identifizieren Sie die Darsteller.

Der erste Schritt wird in den Handlungsablauf aufgenommen, da die Beschreibung des Produktes (Anforderungen daran) für den gesamten weiteren Planungsprozess entscheidend ist. Wenn keine ausreichend genaue Vorstellung vom Produkt entsteht, sind weitere Maßnahmen dazu verurteilt, unvollständig oder wirkungslos zu sein.

Die Anwendung der beschriebenen Methode werden wir an einem Beispiel veranschaulichen.

Ausgangssituation

Serviceunternehmen (nachfolgend SK) stellt Mietgeräte und Werkzeuge zur Reparatur zur Verfügung Ölquellen, die von einem spezialisierten Brunnenaufarbeitungsunternehmen (im Folgenden - Aufarbeitung) durchgeführt wird (siehe Abb. 1). Die Ausrüstung wird den Workover-Teams, die auf den Feldern arbeiten, gemäß den Online-Workover-Anfragen geliefert. Der Antrag enthält Anforderungen an die Gerätekonfiguration. Der kompletten Ausrüstung muss eine Reihe von Dokumenten beigefügt werden, die ihre Gebrauchstauglichkeit und die Verwendungsmöglichkeit bestätigen. Die SK stellt die Gebrauchstauglichkeit der Geräte sicher und führt deren Wartung und Reparatur nach der Rückkehr von der Überholung durch. Lieferung erfolgt Transportunternehmen(nachfolgend TC genannt), die für den SK im Rahmen eines Unterauftrags tätig sind. Einige Reparaturen und Tests werden auch von britischen Subunternehmern durchgeführt. Der Workover bezahlt die Leasingzeit oder die Anzahl der erfolgreichen Transaktionen, die mit dem Leasinggerät durchgeführt wurden. Die durch die gemietete Ausrüstung verursachte unproduktive Zeit der Workover-Crew wird nicht vergütet.

Die beschriebene Aktivitätsrichtung ist für Großbritannien relativ neu, daher müssen einige Probleme "von Grund auf" gelöst werden.

Reis. 1. NK, KRS, SK und ihre Subunternehmer

Weitere Informationen zur Ausgangslage werden im weiteren Verlauf der Diskussion gegeben.

Es ist erforderlich, einen jährlichen Aktionsplan zu entwickeln, um die operative Effizienz des Unternehmens zu verbessern.

Schritt 1. Produktbeschreibung

Das SK-Produkt ist ein Gerät, das die Anforderungen erfüllt für:

1. technische Eigenschaften (Typ, Marke, Größe, Leistung, Durchmesser usw.) - werden von der Anwendung bestimmt;
2. Ressourcen oder Zuverlässigkeit - bestimmt durch die Arbeitsregeln, Betriebshandbücher der Ausrüstung oder eine Vereinbarung zwischen der Überholung und dem SK;
3. Vollständigkeit - bestimmt durch die Gerätehandbücher oder eine Anwendung;
4. das Vorhandensein von Begleitdokumenten - bestimmt durch die Arbeitsregeln und / oder die Vereinbarung zwischen dem Workover und dem Vereinigten Königreich;
5. Ort und Zeit der Lieferung - bestimmt durch die Anwendung.

Ein Verstoß gegen mindestens eine der aufgeführten Anforderungen führt dazu, dass die Ausrüstung bei der Bohrlochüberarbeitung nicht verwendet werden kann. Die Compliance-Kontrolle erfolgt durch den Repair Crew Master oder Supervisor Öl Firma(im Folgenden - NK), der der Kunde der Brunnenüberholung ist.

Die Erfüllung der aufgeführten Anforderungen muss jeweils durch folgende Geschäftsprozesse des IC sichergestellt werden:

1. Bildung eines revolvierenden Ausrüstungsfonds;
2. Sicherstellung der technischen Bereitschaft (umfasst Teilprozesse: Revision, Wartung, laufende Reparaturen, Überholung, Prüfung);
3. Ausrüstung;
4. Dokumenten-Management;
5. Lieferung.

Somit werden die Anforderungen an das SK-Produkt in die Anforderungen an die Produkte einzelner Geschäftsprozesse zerlegt.

Schritt 2. Der wichtigste Qualitätsindikator

Zur Erinnerung: Produktqualität bezieht sich auf die Konformität des Produkts mit den Anforderungen des Kunden. Qualitätsindikatoren sind quantitative Maße dieser Anpassung.

Eine naive Herangehensweise an die Definition von Qualitätsindikatoren würde in unserem Fall zu einfaches Wählen von mehreren Indikatoren für Inkonsistenzen. Zum Beispiel ist es für diese Art von Ausrüstung notwendig, 5 Begleitdokumente zu haben, tatsächlich haben sie 3 mitgebracht.

Eine korrekte Betrachtung des Prozesses (nicht aus Sicht des Verbrauchers des SC-Produkts, sondern aus Sicht des ZfP – des Verbrauchers des Workover-Produkts) führt zu einem Indikator – dem Verlust an produktiver Zeit des Workover-Team während des Well-Workover-Prozesses. Tatsächlich ist NK an der minimalen Ausfallzeit des Bohrlochs aufgrund von Überarbeitungen interessiert. Die erforderliche Reparaturzeit wird durch den Überholungsplan bestimmt; Zeit, die über den Standard hinaus aufgewendet wird, und noch mehr Ausfallzeiten für Überarbeitungen werden nicht bezahlt. Folglich ist der Workover auch daran interessiert, die Verschwendung von produktiver Zeit zu minimieren. Interessiert daran, über das Abrechnungssystem und das Vereinigte Königreich.

Die Grundlage für den Qualitätsindikator eines SK-Produkts ist also der Betrag der Verluste an produktiver Überarbeitungszeit (im Folgenden PPV genannt), die durch die Verwendung von gemieteten Geräten verursacht werden. Dieser Indikator wird in Brigadestunden gemessen. Ziel ist es, es zu minimieren.

Schritt 3. Klassifizierung der Gründe für die Qualitätsverletzung

PPV beziehen sich sowohl auf die Qualität des Produkts selbst (d. h. die an die Brigade gelieferte Ausrüstung) als auch auf seinen Betrieb durch die Brigade. Daher besteht der erste Schritt bei der Klassifizierung von PPV darin, die schuldhafte Partei zu bestimmen, die Folgendes sein kann:

• Subunternehmer des Vereinigten Königreichs,

Der nächste Schritt der Klassifikation ist in Abb. 2.

Reis. 2. Klassifizierung der Ursachen von Produktionsausfall.

Beachten Sie, dass in unserer Klassifikation die Schadensursachen den Geschäftsprozessen des IC entsprechen, die wiederum die Arten von Anforderungen an die Qualität des IC-Produkts erfüllen (siehe Schritt 0).

Das Ergebnis des Schrittes ist ein Kausaldiagramm von Qualitätsverletzungen, das dem Ishikawa-Diagramm ähnelt und nach der "5 Whys"-Methode aufgebaut ist.

Schritt 4. Das Ausmaß des Einflusses der Gründe für die Qualitätsverletzung auf das Ergebnis

Um den Einfluss der von uns identifizierten Gründe auf das Ergebnis beurteilen zu können, ist eine analytische Bilanzierung nach Begründungsarten erforderlich. In der Regel wird eine solche Buchführung in Großbritannien geführt – zumindest um Ansprüche gegenüber Subunternehmern oder einem Kunden (KRS) korrekt geltend zu machen. In Abb. 2 zeigt die entsprechenden Figuren.

Der größte Anteil der Verluste (80%) entfällt auf Großbritannien; die größten Probleme (60%) sind wiederum mit dem Prozess verbunden Instandhaltung und Reparaturen, die darauf ausgelegt sind, die Gebrauchstauglichkeit und ausreichende Ressourcen der dem Kunden zur Verfügung gestellten Ausrüstung zu gewährleisten.

Versuchen wir, die Reparaturprobleme tiefer herauszufinden. Wie jeder Herstellungsverfahren, wird die Reparatur von den folgenden Ressourcen bereitgestellt:

• Technologie,
• Produktionsstätten,
• Ersatzteile und Materialien,
• Mitarbeiter,
• allgemeine Produktionsorganisationen.

Für jeden der aufgeführten Ressourcentypen legen wir das folgende "Warum?" fest. (Dritter in Folge).

Es sollte anerkannt werden, dass seltene Unternehmen Qualitätsverluste in Bezug auf Produktionsressourcen korrekt analysieren. Der fragliche SC war keine Ausnahme. Um den Grad des Einflusses von Produktionsmitteln auf die Qualität des Produkts zu beurteilen, war es daher notwendig, die Meinungen von Experten zu verwenden. Demnach wurden die Ressourcen je nach Problematik wie folgt aufgereiht:

• unzureichende Ausstattung der Produktion (20%),
• Fehlen oder Unzulänglichkeiten von Reparaturtechnologien (10%),
• irrationale Produktionsorganisation (10%),
• unzureichende Qualifikation des Personals (10%),
• unzureichende Mitarbeitermotivation (5%),
• minderwertige Ersatzteile (5%).

Das Ergebnis dieses Schrittes ist ein erweitertes Kausaldiagramm von Qualitätsverletzungen, das quantitative Schätzungen der Auswirkungen der identifizierten Ursachen auf Qualitätsverletzungen liefert.

Schritt 5. Vorschläge für Aktivitäten

Zunächst einmal ist es, wie aus den obigen Schätzungen hervorgeht, notwendig, mit der Modernisierung der Produktionskapazitäten zu beginnen. Dies ist jedoch ein teures und zeitaufwendiges Geschäft. Daher werden wir in diesem Schritt, ohne unsere Vorstellungskraft zu unterdrücken, versuchen, so viele verschiedene Aktivitäten wie möglich anzubieten, um bestimmte Probleme zu lösen (siehe Abb. 3).

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Reis. 3. Aktivität.

Um in der Praxis ein Muster wie Abb. 3 ist es sinnvoll, ein Whiteboard oder eine Softwareumgebung wie MS Visio zu verwenden, da Sie Ereignisse hinzufügen und neu anordnen und daraus kausale "Cluster" erstellen müssen. Jedes Ereignis „überwindet“ ein oder mehrere Probleme oder geht einem oder mehreren Ereignissen logisch voraus (gleichzeitig erscheint ein Prototyp des Netzwerk-Ereignisplans).

Beachten Sie, dass keine Maßnahmen in der Kategorie „Sonstige“ der Probleme vorgeschlagen werden, da die Zuordnung eines bestimmten Prozentsatzes von Verstößen zu dieser Kategorie bedeutet, dass die Probleme entweder nicht so kritisch sind oder ihre Art unklar ist. In der endgültigen Fassung des Aktionsplans können „andere“ Kategorien Maßnahmen zur Aufklärung der Gründe für solche Verluste zugeordnet werden, wenn diese natürlich wirtschaftlich gerechtfertigt sind.

Bereits in diesem Schritt lässt sich gut einschätzen, wie „einfach“ oder „schwierig“ die vorgeschlagene Maßnahme in Bezug auf Kosten, Dauer oder andere Faktoren (z. B. Widerstand gegen die Umsetzung) sein wird. Trotzdem wiederholen wir, dass man in diesem Schritt Vorurteile abbauen und die Bandbreite der eingesetzten Werkzeuge maximieren sollte.

Das Ergebnis des Schrittes ist ein Diagramm, in dem die Ursachen des Qualitätsverlustes durch die Aktivitäten beantwortet werden, die ein kausales Netzwerk bilden.

In der endgültigen Version eines solchen Diagramms bleiben natürlich nicht alle Aktivitäten erhalten, die während des Brainstormings vorgeschlagen wurden, sondern nur die, die durchgeführt werden sollen. Die Gesamtzeit für die Durchführung von Aktivitäten kann entweder nach dem Bedarf zur Erreichung des gesetzten Ziels oder als fester Zeitraum (z. B. ein Jahr) festgelegt werden. Denken Sie daran, dass in unserem Beispiel ein Jahr für die Durchführung von Aktivitäten vorgesehen ist.

Schritt 6. Bewertung des Einflusses von Maßnahmen auf das Ergebnis

In diesem Schritt müssen Sie verstehen, wie sich die Umsetzung bestimmter Aktivitäten auf das Ergebnis auswirkt. In unserem Fall - inwieweit bestimmte Maßnahmen den PPV reduzieren.

Der Verbesserungsscore wird basierend auf der Tatsache berechnet, dass alle im Diagramm gezeigten Aktivitäten abgeschlossen werden.

Der erforderliche Score kann auf zwei Arten angegangen werden: Entweder wir ermitteln die mögliche Verbesserung und berechnen den Zielwert, oder der Zielwert wird festgelegt und die Höhe der Verbesserung berechnet. In der Situation, die der Prototyp des betrachteten Beispiels war, wurden beide Ansätze verwendet. Betrachten wir einige Details im Detail.

Nehmen wir PPV aufgrund des Verschuldens des Gerätekunden - Vieh. Die Hauptverluste sind mit der falschen Einreichung des Antrags und der unsachgemäßen Bedienung von Geräten in Workover-Teams verbunden.

Eine falsche Anwendung bedeutet eine falsche Angabe der Standardgröße oder Ausstattungskonfiguration. Eine falsche Angabe der Standardgröße kann wiederum auf das Fehlen (oder die bewusste Nichtverwendung) eines einheitlichen Geräteverzeichnisses oder auf einen Fehler des Technikers, der die Anwendung vorbereitet, zurückzuführen sein.

Der erste Grund wird in den ersten Phasen der Erklärungsarbeit mit Technologen, der Erstellung eines zu verwendenden einheitlichen Nachschlagewerks auf "Papier" und in den letzten Phasen - durch die Automatisierung des Bestellprozesses, wenn einheitliches Verzeichnis wird in einem einzigen automatisierten Informationssystem.

Der zweite Grund kann höchstwahrscheinlich nicht mit den Mitteln beseitigt werden, die dem Vereinigten Königreich zur Verfügung stehen. Es wird Fehler geben, zumal einige von ihnen in Wirklichkeit auf die Maßnahmen der Abgabenordnung zurückzuführen sind, die Rinder ausgeben definitiver Plan gut arbeit.

Infolgedessen wird die tatsächliche Schätzung die Reduzierung der Verluste in der Kategorie "falsche Bestellung" um die Hälfte, dh um 1% des Gesamtvolumens von PPW sein.

Ebenso wird es möglich sein, die Verluste durch Gerätemissbrauch um etwa die Hälfte zu reduzieren. Hier sind die wichtigsten Einflussinstrumente eine fundierte Schadenbearbeitung, basierend auf den Daten der Überwachung des Betriebs von Geräten durch die Aufarbeitung. Die Betriebskontrolle wird jedoch immer noch nicht vollständig sein, da dies eine erhebliche Erhöhung der Ressourcen des Raumfahrzeugs erfordert.

Sonstige Verluste durch Rinder bleiben unverändert.

Betrachten wir nun die Verluste im Zusammenhang mit den eigenen Produktionsaktivitäten des Vereinigten Königreichs.

Um das Betriebskapital von Geräten zu optimieren (Käufe notwendige Ausrüstung, Konservierung, Verkauf oder Liquidation von unnötigen), sind analytische Vorarbeiten erforderlich, um die Reichweite und das Volumen des optimalen Betriebskapitals zu berechnen. Dies erfordert Daten über das Verhalten der Zufallsvariablen des Gerätebedarfs aus dem Workover und die Umschlagzeit, die sich aus dem Zeitpunkt des Geräteeinsatzes durch das Workover-Team am Bohrloch, der Reparaturzeit der Geräte auf Basis des SC, den Zeitpunkt des Gerätetransports und den Zeitpunkt der technischen Bereitschaft der Geräte im Lager der SC. Die erforderlichen statistischen Informationen müssen mindestens sechs Monate lang erhoben werden. Der finanzielle Zwang wird es auch nicht erlauben, das Problem der Optimierung des Working Capitals vollständig zu lösen. Eine vernünftige Schätzung wäre eine Verbesserung dieses Indikators um 5 % des gesamten PPV.

Der Zielwert zur Verbesserung der Reparaturqualität (relativ dreimal und absolut um 40% PPV) wurde in unserem Beispiel „autoritär“ festgelegt. Dennoch wurde dieser Wert durch nüchterne Einschätzungen der Möglichkeiten untermauert. Nämlich:

Die entlang der Pfeile des Schadenursachendiagramms erhaltenen Schätzungen zusammenfassend ergibt sich, dass der PPV aufgrund der geplanten Maßnahmen im Jahresverlauf um 60 % reduziert werden kann (und sollte).

Das Ergebnis ist der Zielwert Schlüsselindikator Qualität und dementsprechend das Hauptziel der Aktivitäten. Das Diagramm zeigt, wie das Ziel erreicht wird.

Nachdem der Aktivitätenplan erstellt wurde (siehe Schritt 8), können Sie über die Werte des Zielindikators sprechen, die schrittweise erreicht werden sollen. Geht man davon aus, dass der Zielwert gleichmäßig erreicht werden soll, dann sollten anhand bekannter Formeln die Zielwerte monatlich oder vierteljährlich berechnet werden.

Schritt 7. Ranglisten der Ereignisse

In diesem Schritt sollten die vorgeschlagenen Aktivitäten unter Berücksichtigung des Ausmaßes ihrer Auswirkungen auf die Ziele der Aktivitäten priorisiert werden.

Tatsächlich werden die Schritte 4, 5 und 6 gleichzeitig oder zyklisch ausgeführt, während das Problem- und Aktivitätsdiagramm gezeichnet wird. Durch die Priorisierung eines bestimmten Ereignisses priorisieren wir alle zugehörigen Aktivitäten (durch logische Verbindungen, die im Diagramm dargestellt sind). Bei unabhängigen Veranstaltungen muss die Priorität jedoch sowohl nach quantitativen als auch nach „politischen“ Erwägungen festgelegt werden.

Die Ausgabe eines Schritts sollte eine nach Wichtigkeit geordnete Liste unabhängiger Aktivitätsgruppen sein.

In unserem Beispiel wurde die Bedeutung aller Maßnahmengruppen als gleich anerkannt, dh es wurde beschlossen, Verluste „an allen Fronten“ gleichzeitig „anzugreifen“.

Schritt 8. Erstellung eines Netzwerk-Veranstaltungsplans

Der Netzwerkgraph für unsere Zwecke ist ein Diagramm, das die logische Abhängigkeit von Aktivitäten zeigt. Im Diagramm werden Aktivitäten durch die Eckpunkte des Graphen dargestellt und durch Pfeile verbunden, wenn die Ergebnisse einer Aktivität Eingabeobjekte für eine andere sind.

Am oberen Rand des Diagramms stehen sowohl die zuvor aufgeführten Aktivitäten als auch zusätzliche Aktivitäten, deren Notwendigkeit durch die Logik bestimmt wird.

Daher wurden Aktivitäten im Zusammenhang mit der Sammlung statistischer Informationen hinzugefügt, die zur Berechnung des optimalen Volumens des Betriebskapitals der Ausrüstung und der Normen des Ressourcenverbrauchs für Reparaturen erforderlich sind. Den Arbeiten zur Automatisierung von SC-Prozessen geht eine Problemstellung (Entwicklung Leistungsbeschreibung) und die Wahl eines Softwarelösungsanbieters.

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Reis. 4. Veranstaltungskalender des Netzwerks.

Schritt 9. Erstellung des Zeitplans

Die Zeitleiste zeigt, wie sich die Umsetzung der Aktivitäten im Laufe der Zeit entwickeln soll.

Um einen Zeitplan zu erstellen, müssen Sie:

• ein Netzwerk von Veranstaltungen haben,
• Schätzen Sie die Ressourcenintensität jedes Ereignisses,
• Schätzen Sie die Dauer jedes Ereignisses basierend auf Ressourcenbeschränkungen,
• Ereignisse an die Zeitachse binden,
• Ausführende und andere notwendige Ressourcen identifizieren.

Der Aufbau einer Zeitleiste ist eine schwierige Aufgabe (ein ganzzahliges Optimierungsproblem), daher wird sie in der Praxis in mehreren Iterationen gelöst. Die zeitliche Verortung von Ereignissen sollte nicht im Widerspruch zu den im Netzdiagramm angegebenen "Vorhergehen - Folgen"-Beziehungen stehen. Das Volumen der Aktivitäten, an denen eine bestimmte Ressource beteiligt ist, sollte das Volumen (Durchsatz) dieser Ressource nicht überschreiten. Bei der Festlegung der Dauer von Tätigkeiten mit externen Akteuren sollte das Risiko von Verzögerungen durch die andere Partei berücksichtigt werden. Die Parallelisierung von Ereignissen sollte so weit wie möglich genutzt werden.

Es ist notwendig, den Zeitpunkt und die Dauer der Ereignisse sorgfältig abzuwägen. Ein Ereignis kann nämlich sein:

• einmalig (zum Beispiel: Erstellung von technischen Spezifikationen oder Kauf eines bestimmten Gerätetyps);
• periodisch (zum Beispiel: Ausbildung);
• aktuell (zum Beispiel: Sammlung statistischer Informationen).

Die Dauer einer einmaligen Veranstaltung ist klar durch Start- und Enddatum begrenzt. Ein periodisches Ereignis ist durch die Häufigkeit und Dauer jeder Implementierung gekennzeichnet. Das aktuelle Ereignis ist ebenfalls begrenzt, in der Regel durch Start- und Enddatum, erstreckt sich jedoch vom Beginn bis zum Ende des Ereignisplanungszeitraums. Um die Unterschiede zwischen diesen Veranstaltungsarten zu verdeutlichen und auch auf die Regeln hinzuweisen, nach denen periodische oder wiederkehrende Veranstaltungen durchgeführt werden, wird im Aktionsplan das Feld „Anmerkungen“ verwendet.

Es ist nicht ungewöhnlich, dass der Aktionsplan Aktivitäten im Zusammenhang mit der Entwicklung eines bestimmten Teilprojekts und seiner Umsetzung umfasst. In solchen Fällen bezieht sich die Entwicklung eines Teilprojektplans in der Regel auf einen genau definierten Zeitraum, während die Dauer der Durchführung eines Teilprojekts nur annähernd oder gar nicht im Voraus festgelegt werden kann. In diesem Fall sollte im allgemeinen Veranstaltungsplan ein ungefähres Intervall angegeben werden, wobei die Veranstaltung mit dem Hinweis versehen wird, dass sie gemäß dem in der vorherigen Phase genehmigten Plan (Aufgabe) durchgeführt wird (geben Sie einen Link zum Punkt an des Plans) und deren Dauer der Abklärung gemäß dem festgelegten Plan bedarf.

Eine ähnliche Empfehlung kann für die Rationalisierung periodischer und laufender Aktivitäten ausgesprochen werden. Ist die Reihenfolge ihrer Durchführung nicht im Voraus festgelegt, sollten im Rahmen der geplanten Aktivitäten Maßnahmen zur Festlegung einer solchen Reihenfolge ins Auge gefasst werden. Beispielsweise werden für periodische multilaterale Fachtagungen zunächst die Regeln für solche Tagungen festgelegt: die Häufigkeit (z. B. einmal im Monat), die Reihenfolge der Aufstellung der Tagesordnung, der Diskussion und der Beschlussfassung werden festgelegt. Darüber hinaus enthält der Plan eine regelmäßige Veranstaltung „Abhalten von technischen Sitzungen“ und die Notiz besagt: „in Übereinstimmung mit den Vorschriften, siehe Absatz ... des Aktionsplans“; gleichzeitig erscheint die genannte Verordnung im Aktionsplan als Ergebnis des Ereignisses, auf das verwiesen wird.

Ist im Aktionsplan ein einmaliges Ereignis enthalten, durch das ein anderes Projekt oder eine laufende Arbeit gestartet wird, wird dies in einem Hinweis angegeben.

Der monatliche Veranstaltungsplan für unser Beispiel ist in der Tabelle dargestellt. 1.

Tabelle 1. Zeitplan der Veranstaltungen.

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Nachdem Sie den inhaltlichen Teil des Aktionsplans entwickelt, Diagramme und Grafiken erstellt und Berechnungen durchgeführt haben, können Sie mit der Erstellung des Dokuments beginnen.

Name

Der Dokumentname sieht normalerweise so aus:

Aktionsplan für...

Veranstaltungsprogramm für ...

wenn es um viel systematische Arbeit geht.

In jedem Fall sollte der Name kurz sein und den Hauptzweck der Aktivitäten sowie gegebenenfalls Ort und Zeitraum der Aktivitäten genau beschreiben. Zum Beispiel:

Serviceentwicklungsprogramm für Ölfeldausrüstung in der Region Nischnewartowsk für 201X.

Ziele der Aktivitäten

Dieser Abschnitt des Dokuments fasst die Hauptziele der Aktivitäten zusammen.

Die Reihenfolge, in der die Ziele aufgelistet sind, wird durch die Priorität der Ziele bestimmt; quantitative Ziele vor qualitativen. Beide Arten von Indikatoren müssen objektiv messbar sein. Bei der Formulierung von Zielen ist eine kurze Erläuterung möglich, aufgrund derer davon ausgegangen wird, dass dieses Ziel erreicht wird. Die Anzahl der vorgegebenen Ziele sollte 3 - 5 nicht überschreiten. Die Fülle an Zielen macht es schwierig, deren Erreichung zu überprüfen.

Zum Beispiel:

Die Ziele der Veranstaltungen sind:

1. Reduzierung der Produktionszeitverluste der Kunden im Gebiet Nischnewartowsk um mindestens 60 % vom Niveau 201X-1 bis Ende 201X und monatlich im Laufe des Jahres 201X um mindestens 8 % im Vergleich zum Vormonat.

2. Erzielung der Rentabilität in Richtung Wartung von Ölfeldausrüstung für 201X mindestens 5% durch Optimierung der Organisation des Geschäfts der Richtung.

3. Steigerung des Umsatzes der Servicelinie Oilfield Equipment durch die Aufnahme neuer Kunden für die Wartung im Jahr 201X.

Ziel der Maßnahmen ist es, einheitliche Regelungen zu Struktureinheiten und Stellenbeschreibungen Mitarbeiter von LLC "AAA", LLC "BBB", LLC "VVV".

Das Fehlen von Zielen, die Angabe rein deklarativer Ziele, Ziele ohne Festlegung objektiv messbarer quantitativer oder qualitativer Indikatoren ist inakzeptabel.

Darsteller von Veranstaltungen

In diesem Abschnitt werden die Ausführenden der Aktivitäten gemäß der in Schritt 8 erstellten Zeitleiste aufgelistet.

Ausführende werden nach Organisationen gruppiert, wenn mehrere Organisationen an den Veranstaltungen teilnehmen. In diesem Fall wird die Hauptorganisation angegeben (es ist die erste in der Liste), der Leiter der Veranstaltungen, die Leiter der Arbeitsgruppen nach Organisationen, die Kuratoren der Veranstaltungen usw.

Gegebenenfalls ist darauf hinzuweisen, dass:

Auf Anweisung des Veranstaltungsleiters können Mitarbeiter in die Veranstaltungen eingebunden werden.<указываются наименования организаций и/или их подразделений>im Einvernehmen mit ihren unmittelbaren Vorgesetzten.

Wenn einige ausübende Künstler auf der Grundlage der Ergebnisse der Durchführung bestimmter Phasen von Aktivitäten ernannt oder ausgewählt werden sollen, wird der Name dieser ausübenden Künstler unter Vorbehalt angegeben (ihre Rolle bei der Durchführung der Aktivitäten wird kurz beschrieben) und es wird erläutert, wie und wenn ein bestimmter Darsteller bestimmt wird. Zum Beispiel:

Auftragnehmer-Lieferant von AIS - Auftragnehmer der Gesellschaft, der liefert Software; bestimmt durch die Ergebnisse des Wettbewerbs in Stufe 7.

Geplante Veranstaltungstermine

In diesem Abschnitt werden die geplanten Start- und Enddaten für die Durchführung von Aktivitäten basierend auf dem in Schritt 8 erhaltenen Zeitplan angegeben.

Begründung für Aktivitäten

Dieser Abschnitt des Aktionsplans ist nicht erforderlich, aber hilfreich, um die gesetzten Ziele und die vorgeschlagenen Mittel zu ihrer Erreichung zu begründen. Es ist möglich, diesen Abschnitt in den Anhang zum Aktionsplan zu übertragen.

Je nach Gegenstand der Aktivitäten kann dieser Abschnitt Beschreibungen des Ist-Zustands (vor der Umsetzung der Aktivitäten) und des "Ist-Zustands" (nach Durchführung der Aktivitäten) enthalten, einschließlich quantitativer Schätzungen im Rahmen der Ziele im Abschnitt "Ziele der Aktivitäten" erwähnt.

Zeitlicher Ablauf

Dieser Abschnitt ist von zentraler Bedeutung für den Aktionsplan. Darin werden Ereignisse in Etappen (nach Zeit) oder anderen Abschnitten gruppiert, und für jedes einzelne Ereignis wird Folgendes angegeben:

• Seriennummer oder Symbol;
• vollständiger Name der Veranstaltung;
• das erforderliche Ergebnis;
• Fristen (Beginn, Ende oder Häufigkeit);
• Ausführungsort;
• Testamentsvollstrecker (einschließlich des verantwortlichen Testamentsvollstreckers);
• Anmerkungen.

Die Form für die Präsentation von Informationen zu Veranstaltungen in diesem Abschnitt kann unterschiedlich sein. Bei der Wahl eines Formulars sollte man sich an den Grundsätzen der Vollständigkeit der Informationen und der Klarheit orientieren.

Die folgende Kombinationsform, die wir oben bereits verwendet haben, ist sehr praktisch (Tabelle 1).

Wenn sich die Ausführenden derselben Art von Aktivitäten in verschiedenen Organisationen befinden, können Sie zwei Tabellen verwenden - den allgemeinen Arbeitsplan (Tabelle 2) und den traditionellen Zeitplan (Tabelle 3).

Tab. 2. Ein Beispiel für einen allgemeinen Arbeitsplan.

Tab. 3. Beispiel-Zeitleiste.

Der Name der Veranstaltung sollte kurz sein und die Essenz der Veranstaltung genau beschreiben. Verallgemeinerte Formulierungen sind für die Namen von Ereignisblöcken - Abschnitten des Plans - zulässig. Der Name der Veranstaltung beginnt in der Regel mit einem Verbalsubstantiv, das die durchgeführte Aktion angibt (zB: Entwicklung, Bau, Kreation, Umsetzung, Erwerb etc.); die folgenden Worte beschreiben den Handlungsgegenstand (zB: Erwerb von Lizenzen, Bildung einer Trennungsbilanz, Erhebung statistischer Informationen etc.). Es ist wünschenswert, dass die Namen der Tätigkeiten, wenn sie außerhalb des Gesamtzusammenhangs des Arbeitsplans erwähnt werden, eine Identifizierung der ausgeführten Tätigkeiten ermöglichen (zum Beispiel: statt zwei Tätigkeiten mit dem Namen "Lizenzerwerb" in zwei In verschiedenen Abschnitten des Plans ist es besser, "Erwerb von Lizenzen für Buchhaltungssoftware" und "Erwerb von Lizenzen für die Technologie von Schweißarbeiten " zu schreiben.

Die Namen der Ergebnisse von Aktivitäten sollten ebenfalls sehr spezifisch sein. Dabei ist es unerheblich, ob im Namen des Ergebnisses ein Teil des Veranstaltungsnamens wiederholt werden muss (z Lieferung von Ersatzteilen"; beachten Sie, dass die Kurzformulierung "abgeschlossener Vertrag" das Ergebnis nicht identifiziert, wenn die Ergebnisliste der Aktivitäten in einem anderen Dokument ohne Angabe der Namen der Aktivitäten zitiert wird).

Es muss zwischen Aktivitäten unterschieden werden, die zu unterschiedlichen Ergebnissen führen. In den Zuständen der entsprechenden Objekte können wiederum Ergebnisunterschiede auftreten. Beispielsweise empfiehlt es sich, die allgemeine Tätigkeit „Vertragsabschluss“ in „Vorbereitung eines Vertragsentwurfs“ mit dem Ergebnis „Vertragsentwurf“, „Genehmigung eines Vertragsentwurfs mit einer Gegenpartei“ mit dem Ergebnis „Vertragsentwurf“ zu unterteilen mit der Gegenpartei vereinbart“ und „Vertragsunterzeichnung“ mit dem Ergebnis „unterzeichneter Vertrag“. Die Zweckmäßigkeit liegt in den unterschiedlichen Interpreten (der Vertragsentwurf wird von einer Partei vorbereitet, von beiden zugestimmt und unterzeichnet) sowie der Notwendigkeit, die Fristen aufzuteilen (die Vorbereitung des Vertragsentwurfs ist ein Prozess, der vollständig von einer Partei kontrolliert wird) Partei; die Genehmigung ist ein zweiseitiges Verfahren mit dem Risiko einer Verzögerung aufgrund des Verschuldens der anderen Partei).

Anforderungen an Ergebnisse

Dieser Abschnitt enthält Anforderungen für die Ergebnisse von Aktivitäten oder Links zu Quellen für solche Anforderungen (z. B. Industriestandards oder lokale Vorschriften der Organisation).

Der Abschnitt, der die Anforderungen an die Ergebnisse beschreibt, ist obligatorisch, wenn diese Anforderungen nicht allgemein bekannt sind oder nicht durch die geltende Gesetzgebung oder lokale Vorschriften der Organisation festgelegt sind. Insbesondere können in diesem Abschnitt des Dokuments spezifische Anforderungen an ernannte oder gewählte Testamentsvollstrecker formuliert werden.

Berichterstattung und Kontrolle

Dieser Abschnitt ist den Formen und Methoden der Überwachung der Durchführung von Aktivitäten gewidmet.

Wenn die Organisation über ein lokales normatives Gesetz verfügt, das das Projektmanagementverfahren festlegt, das die Formen und Methoden der Überwachung der Durchführung von Projekten mit angemessenen Details beschreibt, dann reicht es in diesem Abschnitt des Aktionsplans aus, einen Link zu den entsprechenden Abschnitten anzugeben von solchen normativer Akt mit Angabe von Persönlichkeiten.

Andernfalls ist es in diesem Abschnitt des Aktionsplans erforderlich, ein Mindestmaß an Bestimmungen aufzunehmen, um die Kontrolle über die Durchführung der Maßnahmen zu gewährleisten.

Berichte über die Durchführung der Aktivitäten werden in der Regel entlang der gesamten Vertikalen der Verwaltung der Aktivitäten erstellt, vom einfachen Künstler bis zum Kurator der Veranstaltungen, der an die Stelle berichtet, die den Plan genehmigt hat. Gleichzeitig nimmt die Häufigkeit der Bereitstellung von Berichten ab, wenn Sie sich von unten nach oben entlang der Kontrollvertikale bewegen. Die Hauptkontrollfunktion übernimmt der Veranstaltungskurator; Die endgültigen Entscheidungen über Aktivitäten werden von der Stelle getroffen, die den Aktionsplan genehmigt hat. Zum Beispiel:

Der Leiter der Arbeitsgruppe berichtet wöchentlich (am Montag der auf den Bericht folgenden Woche, bis 10.00 Uhr Moskauer Zeit) in vorgeschriebener Form über den Fortgang des Projekts an den Kurator der Veranstaltungen.

Der Veranstaltungskurator berichtet über die Durchführung von Veranstaltungen vor Generaldirektor mindestens alle zwei Wochen.

Kontrolle der Aktivitäten, einschließlich Genehmigung von Arbeitsplänen, Überprüfung der Einhaltung der Fristen für die Durchführung von Aktivitäten, Überprüfung (Prüfung) der Übereinstimmung der Ergebnisse von Aktivitäten etablierte Anforderungen, durchgeführt vom Kurator der Veranstaltungen.

Berichtsformulare können Informationen über die Umsetzung von Projektzielen und administrative Informationen über die Einhaltung der Fristen für die Durchführung von Aktivitäten, die Ernennung von Ausführenden, geplante Maßnahmen (mit Einzelheiten zu den Aktivitäten des Plans), Probleme bei der Durchführung von Aktivitäten enthalten .

• Durchzuführende Schritte.
• Ergebnisse.
• Geplante Aktionen.
• Probleme.
• Bietet an.

Anwendungen

Die Anhänge zum Aktionsplan können alle Informationen enthalten, die für die Durchführung von Maßnahmen erforderlich sind, wurden aber in den oben genannten Hauptteilen des Plans nicht berücksichtigt.

Solche Informationen können sein:

• Pläne für die Verwendung von Ressourcen, einschließlich finanzieller Mittel (mit anderen Worten, des Budgets für Aktivitäten);
• ein Kommunikationsplan und andere Maßnahmen, die die Durchführung der Aktivitäten begleiten;
• Risikoanalyse von Ereignissen.

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Es ist auch "Ishikawa-Diagramm" und "Fischgrätendiagramm".

Sie sind auch "Time-Charts", "Band-Charts" oder "Gantt-Charts".

Definieren - Definieren, Messen - Messen, Analysieren - Analysieren, Verbessern - Verbessern, Steuern - Prüfen.

Zu diesen Verlusten gehören: Ausfallzeiten (einschließlich Wartezeiten), Unfälle, wiederholte Arbeitsgänge (Arbeiten, die nicht im Arbeitsplan vorgesehen sind, aber aufgrund des Scheiterns der geplanten Arbeitsgänge durchgeführt werden), Nichteinhaltung der Normen für die Arbeitsgeschwindigkeit und andere ähnliche Arten von Verlusten.

Wie dies möglich ist, ist in beschrieben.

Die gewonnenen Informationen werden die Grundlage sein, um der Abnahme der Variabilität dieser Zufallsvariablen im Sinne von Six Sigma entgegenzuwirken, das für das nächste Projektjahr vollständig entwickelt werden soll.

Hersteller begrenzen auf jede erdenkliche Weise die Verbreitung von Wartungs- und Reparaturtechnologien, um das Auftreten von Wettbewerbern zu vermeiden.

Im Idealfall sollten die Verluste natürlich auf Null reduziert werden, aber angesichts der bestehenden Einschränkungen, einschließlich der Zeitbeschränkungen, sind die von uns ermittelten 60 % ein echtes Ziel. Die Vorgabe unrealistischer Ziele entwertet sowohl den Plan als auch das gesamte Projekt.

Lineare (arithmetische Progression) oder nichtlineare (geometrische Progression) Methode. In unserem Beispiel war das Ziel, den monatlichen PPI um mindestens 8 % gegenüber dem Vormonatsniveau zu senken – mit einem leichten Anstieg, da 100 x (1 – 8/100) 12 = 36,8.

Im echten Plan ist der vollständige Name angegeben. Darsteller.

NPO - Ölfeldausrüstung.

Es ist sinnvoll, den Umfang eines solchen Berichts sofort beispielsweise auf eine Seite zu beschränken - dann muss der Projektleiter den wichtigsten Ergebnissen, Plänen und Problemen den Vorzug geben.

Wie man einen Plan macht. Planung von Veranstaltungen, Schritte (10+)

Planung. Erstellung eines Aktionsplans

Planen (einen Plan machen)- die wichtigste Komponente zur Erreichung des Ziels. Große Aufgabe an sich ist erschreckend. Es ist nicht klar, von welcher Seite man sich dem nähern soll. Es ist demotivierend und depressiv. Das Vorhandensein eines verständlichen ausführbaren Plans an sich überzeugt von der Erreichbarkeit des Ziels und motiviert. Die einzige Möglichkeit, einen Elefanten zu essen, besteht darin, ihn Stück für Stück zu essen.

Am bequemsten ist es, einen Plan in einem Texteditor oder einem Tabelleneditor zu erstellen, da wir die Zeilen auseinander verschieben, Kommentare einfügen und den Plan zur Laufzeit anpassen müssen. Auf Papier ist dies nicht möglich. Ich habe versucht, spezialisierte Programme für die Planung zu verwenden, wurde aber enttäuscht, ich habe darin keine zusätzlichen Vorteile gegenüber dem üblichen Tabelleneditor gefunden.

Aufbau des Aktionsplans

Der Plan besteht aus Schritten, die in Phasen gruppiert sind. Kleine Bühnen können zu größeren gruppiert werden. Jedes Element des Plans sollte das Start- und Enddatum der Phase enthalten.

Ich plane so. Ich habe mir ein Ziel gesetzt. Wie Sie Ziele richtig setzen, erfahren Sie hier. Zunächst gibt es in meinem Plan nur zwei Zeilen (die erste und die letzte): der aktuelle Stand der Dinge und das gewünschte Ergebnis (Ziel). Dann gehe ich von beiden Enden in die Mitte des Plans. Auf der einen Seite schreibe ich die Schritte, die ausgehend vom aktuellen Zustand (nennen wir sie echte Schritte) gemacht werden können. Auf der anderen Seite schreibe ich die Bedingungen für das Erreichen ultimatives Ziel die meiner Meinung nach näher sind als das Ziel selbst (die gewünschten Etappen). Ich füge diese Zeilen zwischen dem ersten und dem letzten ein. Ich versuche, solche Stufen so zu finden, dass sie sich irgendwann treffen, dh die erste gewünschte folgt aus der letzten wirklichen Stufe. Dies gelingt in der Regel, wenn auch nicht immer beim ersten Mal. Möglicherweise müssen Sie die Erfahrungen anderer Personen studieren, die bereits ähnliche Probleme gelöst haben, um sich zu beraten. Wenn das Ziel so ist, dass es noch niemand erreicht hat, dann besteht seine Erreichung dennoch aus Etappen, von denen viele andere bereits hinter sich haben. Bei der Planung dieser Phasen müssen Sie sich also auf die Erfahrung anderer verlassen und die einzelnen Schritte selbst überdenken.

Betrachten Sie zum Beispiel den Entwicklungsplan Fremdsprache... Die Reihenfolge, in der ich die Schritte hinzugefügt habe, ist in Klammern angegeben.

• Ich kenne keine Fremdsprache (1)
• Ich frage meine Freunde wer kennt die sprache wie sie es gelernt haben (3)
• Ich wähle und kaufe ein Sprachhandbuch (7)
• Ich beherrsche die Sprache durch Selbstlernanleitung bis zum Niveau "Wörterbuch lesen" (8)
• Ich schreibe mich in Kurse mit einem Muttersprachler ein, lerne Aussprache und Hörverstehen (9)
• Wörter lernen, meinen Wortschatz erweitern (10)
• Ich lese Literatur in Sprache (11)
• Ich lese Zeitschriften in dieser Sprache über das Internet (6)
• Ich sehe Satelliten-TV-Programme in dieser Sprache (5)
• Ich besuche ein Land, in dem sie diese Sprache sprechen, um zu üben (4)
• Ich beherrsche eine Fremdsprache auf Konversationsniveau (2)

Planungsaktivitäten zur Klärung des Plans. Kontrolle und Einstellung

Ich füge die Punkte des Plans nach dem dritten hinzu, indem ich den Ergebnissen des dritten folgt, das heißt, Freunde nach den Wegen der Beherrschung der Sprache zu fragen. Es ist in Ordnung. Nicht selten beinhalten die Planungen auch einige Recherchen, auf deren Grundlage dann die Planung fortgeführt wird. Aber es ist wichtig, sich an das Ziel und die Frist zu erinnern, bis zu der es erreicht werden muss. Nachdem wir die notwendigen Daten erhalten haben, versuchen wir, einen Plan zu erstellen, der zum richtigen Zeitpunkt zum Ziel führt.

Bei komplexen Plänen ist es fast unmöglich, alles im Voraus zu planen. Als Ergebnis einiger Schritte können Informationen erscheinen, die andere betreffen. Ich rate Ihnen, alle Schritte auf der Grundlage der verfügbaren Informationen zu planen. Nehmen Sie während der Umsetzung des Plans Anpassungen vor, wenn neue Informationen auftauchen. Aber behalten Sie gleichzeitig das ultimative Ziel und das Timing im Auge. Sie sollten immer versuchen, den Plan so anzupassen, dass sich die Fristen nicht verschieben. Es ist leicht, mit der Verschiebung von Fristen zu beginnen, es ist fast unmöglich, sie zu stoppen. Die Anpassung der Frist ist die letzte Grenze, wenn nichts anderes angeboten werden kann. Meine Erfahrung zeigt, dass Sie, wenn Sie die Umsetzung des Plans ständig überwachen, verstehen, dass die Dinge nicht wie geplant laufen, unmittelbar nach Auftreten der Probleme und nicht am Ende der Phase, dann können Sie Anpassungen vornehmen und den Plan fristgerecht fertigstellen. trotz der aufgetretenen Schwierigkeiten.

Das wichtigste Element bei der Umsetzung des Plans ist daher die Bewertung des Umsetzungsgrads. Sie müssen regelmäßig überprüfen, ob der Plan im Zeitplan liegt. Dies ist sowohl für den kollektiven als auch für den individuellen Plan wichtig. Wie ist der Umsetzungsgrad zu beurteilen? Dies erfordert ausreichende Details.

Detaillierungsgrad des Plans

Jetzt detailliere ich die Phasen so, dass die Ausführung jedes Schrittes offensichtlich ist und höchstens einige Stunden dauert. Bei korrekter Detaillierung ist es einfach, die Machbarkeit jedes einzelnen Schrittes zu beurteilen und die Umsetzung des Plans zu kontrollieren.

Zum Beispiel ist die Stufe „3000 Fremdwörter im Jahr lernen“ nicht detailliert genug. Es ist nicht klar, ob dies real ist, wie man das angeht, es ist unmöglich, die Ausführung zu kontrollieren. Ende des Jahres wird sich zeigen, dass der Plan gescheitert ist, aber es wird zu spät sein, um Maßnahmen zu ergreifen.

Solche Details werden die Situation korrigieren: "Lerne täglich zehn Wörter, wiederholen Wörter der letzten zehn Tage, wiederholen Wörter von dem Tag, der vor einem Monat liegt, wiederholen Wörter von dem Tag, der vor zwei Monaten liegt." Es ist klar, wie Sie diese Schritte ausführen. Diese Schritte sind einfach zu befolgen. Sie haben diese Schritte entweder an einem Tag abgeschlossen oder nicht. Diese Schritte führen zum gewünschten Ergebnis – das Beherrschen von 3000 Wörtern pro Jahr.

Beachtung!

Es besteht die Meinung, dass die für die Umsetzung eines bestimmten Projekts vorgesehene Zeit ein fester Betrag ist. Der Unterschied besteht darin, wie viel Zeit Sie mit der Vorbereitung und Planung verbringen. Versuchen wir es grafisch darzustellen.

Frage: Welche Variante ist besser?

Zweitens natürlich: Es ist billiger und in diesem Fall treten weniger Fehler auf. Versuchen Sie, genügend Zeit für die Planung und Vorbereitung einzuplanen.

Ein besonderer Fokus liegt darauf, dass auf die Genauigkeit der Ausführung des Plans besonderes Augenmerk gelegt werden muss - warum sonst machen? Wenn Sie es vorbereitet haben, müssen Sie es unbedingt umsetzen.

Grundlegende Planungselemente:

- Ziele und Ziele der Veranstaltung;

- das Konzept der Veranstaltung;

- Zeit und Ort der Veranstaltung;

- Zeit und Tempo der Leistung;

- Wege zum Erreichen von Zielen;

- notwendige Ressourcen und Arbeitsverteilung:

a) Personal;

b) Maschinen und Geräte;

c) Haushalt;

- Zusammenarbeit mit Lieferanten und Subunternehmern.

Überlegen Sie bei der Vorbereitung Ihres Plans, wie die Ziele der Veranstaltung für die Teilnehmer klingen werden. Sie müssen verständlich sein, den Interessen des ausgewählten Publikums entsprechen, ihre Probleme lösen oder das Leben besser und bequemer machen.

Das formulierte Ziel sollte gemäßigt edel, wahrheitsgetreu, realistisch und umsetzbar sein. Vielleicht fällt es Ihnen leichter, ein Ziel zu formulieren, wenn Sie einen Grund dafür haben. Der Anlass für die Veranstaltung kann sein:

- öffentliche oder religiöse Feiertage;

- Jahreszyklen (zB Ende des Geschäftsjahres, Beginn der Sommersaison);

- Jubiläen, Jubiläen, unvergessliche Daten;

- wichtige Ereignisse, Neuigkeiten;

- Traditionen;

- Einführung eines neuen Produkts.

Stellen Sie sicher, dass alle Mitglieder Ihres Teams die Frage nach dem Zweck der Veranstaltung klar und ungefähr gleich beantworten können. Dies ist sowohl für Sie selbst als auch für die Kunden wichtig, da Personen mit völlig anderen Erwartungen, die von den Veranstaltern unterschiedliche Informationen erhalten haben, nicht zu den Veranstaltungen kommen sollten.

Wenn Ihre Veranstaltung noch etwas komplexer ist als ein Inhouse-Planungsmeeting, sollten Sie ein Konzept dafür schreiben. Dies sollte ein Dokument sein, das Ihre Vision von der Veranstaltung beschreibt: wie sie sein wird, wenn sie stattfindet. Vielleicht weicht das tatsächliche Ereignis von Ihrer vorläufigen Erwartung ab. Immer mit der Ruhe. Dies ist eine Art Angebot an den Markt. Auch wenn am Ende nicht alles nach Plan läuft, sollten Sie dennoch eine erste Idee haben.

„Wenn es dir egal ist, wohin du willst, Mädchen, ist es dir egal, wohin du gehst“, sagte die lächelnde Grinsekatze zu Alice.

Das Konzept hilft Ihnen zu verstehen, wohin Sie wollen. Fügen Sie in den Konzeptentwurf ein, was Sie einem potenziellen Teilnehmer bei einer Tasse Tee sagen könnten. Es müssen nicht alle Informationen über die Veranstaltung sein, einschließlich des Budgets und der Ressourcen. Dies sind noch interne Daten. Bauen Sie in das Konzept ein, was Sie den Teilnehmern sagen können und möchten.

Das Konzept kann die Ziele und Zielsetzungen der Veranstaltung beschreiben, ihre Zielgruppe... Nennen Sie Ihre Argumente: Warum Sie an der Veranstaltung teilnehmen müssen. Fügen Sie dort technische Informationen ein: Datum und Ort, Informationen zu Organisatoren und unterstützenden Organisationen, Partnern und Sponsoren, geben Sie die Produktkosten an, Kontaktinformationen usw.

Zukünftig kann das Konzept als Grundlage für die Erstellung einer Veranstaltungswebsite, Informationsbroschüren etc. verwendet werden.

Während der Vorbereitung der Veranstaltung benötigen Sie möglicherweise mehrere Zeitpläne unterschiedlicher Größe.

Zur Vereinfachung der Planung können Sie Zeitintervalle verwenden: Monat, Woche, Tag. Je mehr Zeit vor der Veranstaltung liegt, desto größer sind die Zeiträume, in denen Sie operieren können.

Wenn die Vorbereitung einer Veranstaltung mehrere Monate im Voraus beginnt, benötigen Sie in der Regel drei Pläne:

- allgemeiner Arbeitsplan - wöchentlich oder monatlich;

- der Plan der letzten Etappe: in den letzten Tagen vor der Veranstaltung, wenn alle Fristen abgelaufen sind (aus dem Englischen. Termin- endgültig, Fristen), die Verbindung aller temporären Komponenten muss filigran sein;

- das Szenario des Ereignisses selbst. Es wird ganz richtig sein, wenn es pro Minute ist.

Wenn der Diener nur daran denkt, was er tagsüber zu tun hat, kann er alles tun. Sie müssen nur akzeptieren, was Sie an einem Tag fertigstellen können. Morgen ist auch nur ein Tag.

Yamamoto Tsunetomo, "Hagakure (Versteckt im Laub)", XVIII Jahrhundert

Wie mache ich einen Plan?

Am besten ist es, wenn Sie bereits einen Plan für eine frühere Veranstaltung haben, die äußerst erfolgreich war und nur noch Anpassungen vornehmen müssen. Auch wenn die Veranstaltung nicht sehr erfolgreich war, ist es dennoch gut, wenn der Plan beibehalten wird. Dies bedeutet, dass Sie es verwenden können, weil Sie wissen, wo und was repariert werden muss.

Wenn es keinen solchen Plan gibt, müssen Sie ihn beim ersten Mal erstellen.

Hier sind einige Tipps.

- Erstellen Sie eine allgemeine Liste aller Arbeiten, die vor der Veranstaltung zu erledigen sind. Schreiben Sie sie einfach in einer Spalte auf Papier. Versuchen Sie dies mit äußerster Akribie.

- Haben Sie eine Liste von Werken, ordnen Sie sie in logischer umgekehrter Reihenfolge an, beginnend vom Tag der bevorstehenden Veranstaltung bis zum gegenwärtigen Moment.

- Listen Sie die wichtigsten Daten auf. Dies sind eine Art Checkpoints – Checkpoints, an denen überprüft wird, wie erfolgreich der Plan ausgeführt wird. An diesen Stichtagen sollten die wichtigsten Ereignisse zur Vorbereitung der Veranstaltung stattfinden: Einladungen versenden, Saal buchen, Flugtickets für einen eingeladenen Redner bezahlen usw., die für den Druck des Booklets erforderlich sind) und mit einer Art Kalenderdaten (Feiertage, Wettkampftage, Ausstellungen usw.).

- Überprüfen Sie, wie die Termine mit dem Kalender übereinstimmen, berücksichtigen Sie Feiertage, Wochenenden usw. Sehen Sie, wie sich die Termine auf die Arbeitspläne des gesamten Unternehmens beziehen: Überschneiden sich die geplanten Maßnahmen mit dem Urlaub des Managements, der Teilnahme von das Unternehmen in Ausstellungen, Teilnahme an großen Projekten des gesamten verfügbaren Teams des Unternehmens ...

- Zeigen Sie Ihren Plan Kollegen und Auftragnehmern (alle oder den Teil, der sie betrifft) und nehmen Sie die von ihnen angegebenen Korrekturen vor.

Der Plan ist fertig, fahren Sie mit der Umsetzung fort.

Die meisten dieser Arbeiten können im Microsoft Project-Paket ausgeführt werden.

Wie soll der Plan umgesetzt werden?

Sie können sofort das gewünschte Tempo wählen und dem Ziel folgen oder mit einer anderen Geschwindigkeit arbeiten.

Die Grafik veranschaulicht den kürzesten Abstand zwischen dem Startpunkt und dem Ergebnis. Das heißt, die Ausführung der Arbeiten nach diesem Zeitplan setzt minimale Arbeitskosten und eine optimale Arbeitsbelastung voraus.

Wenn Sie langsamer arbeiten, müssen Sie in der Endphase entweder viel intensiver (dh mit Überlastung) arbeiten, um das geplante Ergebnis zu erzielen, oder Sie müssen in Kauf nehmen, dass die Ergebnisse viel bescheidener sind.

Wenn Sie schneller als geplant damit begonnen haben, den Plan zu erfüllen, kann dies aus den folgenden Gründen passieren.

- Sie haben sich zu einfache Aufgaben gestellt und erledigen diese daher leicht. Das ist schlimm, denn es bedeutet, dass Sie entweder mit den Aufgaben falsch lagen, obwohl Sie ehrgeiziger hätten handeln können, oder Sie möchten einfach keine Verantwortung für die Planung übernehmen.

- Sie haben sich mit Begeisterung an die Arbeit gemacht, die ersten Ergebnisse erhalten, sie haben Sie inspiriert und denken, dass alles gut wird. Es besteht die Gefahr, dass Sie aufgrund von Selbstzufriedenheit oder einfach dem Verlust des brennenden Interesses am Projekt bald die Intensität der Arbeit nachlassen und die Ergebnisse viel bescheidener ausfallen, als es mitten im Projekt schien.

Konsolidierung von Plankomponenten zu einem Ganzen

Wichtig ist auch, dass die Komponenten miteinander verbunden sind. Ein Teil des Teams darf den anderen nicht überholen. In einigen Fällen sind Sie nur an der Vorbereitung einer Veranstaltung beteiligt, in anderen sind Sie für mehrere Veranstaltungen in unterschiedlichen Vorbereitungsstadien verantwortlich. Wenn eine Person nicht weiß, dass andere Handlungen von ihren Handlungen abhängen, kann sie die Bedeutung der Arbeit, das Maß ihrer Verantwortung nicht erkennen und irgendwo etwas verpassen oder umgekehrt vorauslaufen.

Sie sprechen zum Beispiel mit einem Designer und sagen ihm am Dienstag, dem 1., dass Sie ein Layout für die Broschüre erstellen müssen, zum Beispiel am Donnerstag, den 3.. Der Designer sagt: „Oh, kay.“ Das Heft enthält alle Rohstoffe, und es scheint genug Zeit zu sein, um die Aufgabe abzuschließen.

Sie vereinbaren mit der Druckerei, dass Sie am Freitagmorgen, dem 4., ein Layout haben und es zum Druck einreichen können. Die Druckerei bereitet vor, plant die Druckmaschinenbeladezeiten, die Zeit am Repro für Farbauszüge usw. Wenn Sie die Zeit verpassen, wird sie an einen anderen Kunden weitergegeben und Sie müssen sich erneut in die Warteschlange einreihen.

Die Druckerei verspricht, dass sie die Hefte in vier Werktagen drucken wird, d.h. am Freitagabend, den 11., erhalten Sie ein Heft. Das ist normal, denn am Montag, dem 14., öffnet Ihre Ausstellung, wo Sie einen Stand gekauft und 5.000 US-Dollar dafür bezahlt haben, sich mit mehreren sehr wichtigen Kunden verabredet haben, Werbepersonal eingestellt haben, um Broschüren zu verteilen ...

All dieses Geld ist verschwendet, wenn der Designer die Arbeit nicht rechtzeitig erledigt hat. Aber er weiß nicht, wie wichtig dieser Tag ist ... Da er erkennt, dass er dieses Layout machen muss und die Arbeit von zehn Leuten von seiner Geschwindigkeit abhängt und das Budget zehnmal höher ist als die Kosten seiner Arbeit, hat der Darsteller mehr verantwortungsvolle Einstellung zur Arbeit, er versteht Motivation und versteht, warum er heute und nicht an einem anderen Tag abgeben muss.

Ich hoffe, Sie haben nie eine solche Situation.

Einige Teile der Veranstaltung (zum Beispiel die Eröffnungs- und Abschlusszeremonie) müssen jede Sekunde durchdacht und geschrieben werden, um anzuzeigen, welche Aktionen gleichzeitig stattfinden, welche ein Signal für andere Aktionen sind usw.

Außerdem müssen Sie bei der Erstellung eines solchen Plans darauf achten, dass Ihr Plan für andere verständlich ist. Prüfen Sie, wie klar Sie alles erklären. Bitten Sie Ihr Team beispielsweise, nachdem Sie über Ihren Plan gesprochen haben, ein Skript zu schreiben. Und dann vergleichen Sie es mit Ihrer eigenen Version.

Zeit ist die einzige völlig unersetzliche Ressource, die wir haben. Lesen Sie dieses Kapitel nicht einfach. Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie solche Pläne erstellen und wie Sie Ihre Zeit verwalten. Ich kann Ihnen raten, Time Drive von Gleb Arkhangelsky zu lesen, einem der besten Zeitmanagement-Spezialisten in Russland heute. Es kann Ihnen helfen, Ihre persönlichen und beruflichen Ziele zu planen. Was wir in der Tat brauchen.

Behalten Sie den Überblick über Ihre Ressourcen. Notwendig. Was Sie nicht als Ihre Ressource betrachten, wird unbeaufsichtigt gelassen und geht mit der Zeit verloren. Machen Sie eine interne Bestandsaufnahme und schätzen Sie die verfügbaren Ressourcen ein.

Die Ressourcen sind sehr vielfältig. Natürlich können wir folgendes nennen.

– Zeit. Wie können Sie Ihre Zeit einteilen und welche Alternativen gibt es? Haben Sie genügend Zeit, um das Projekt zu planen, vorzubereiten und umzusetzen?

Halten Sie Fristen ein? Welche Möglichkeiten gibt es, Zeit zu sparen?

Ressourcenentwicklung: Sie können Zeit sparen, indem Sie planen, planen, terminieren. Delegieren Sie die Lösung von Aufgaben und Befugnissen, nutzen Sie den Computer, das Internet und andere technische Mittel (sie sind genau dafür geschaffen).

Denken Sie daran, dass Zeit eine der wertvollsten Ressourcen ist. Außerdem ist es wie Öl nicht erneuerbar.

– Wissen. Auch eine wichtige Ressource. Welche Ausbildung hast du? Wie gebildet sind Sie? Welche spezifischen und einzigartigen Kenntnisse haben Sie? Wie viele Bücher hast du gelesen? Wie viel liest du jetzt? Welche Zeitungen und Zeitschriften lesen Sie? Wie viele Sprachen sprechen Sie? Wie verbessern Sie Ihr Wissen? Teilen Sie Ihr Wissen mit anderen? Wie vermitteln Sie dieses Wissen? Sitzt du nicht darauf wie der begehrliche Ritter?

Ressourcenentwicklung: Bücher, Zeitschriften, Websites lesen, Bildungsprogramme und Seminare besuchen, an Branchenkonferenzen teilnehmen, die Kommunikation mit Kollegen zu diesen Zwecken nutzen. Buddha lernte sogar von einem Bettlerträger an einem Bergfluss ...

– Finanzen. Welche finanziellen Möglichkeiten hat Ihr Unternehmen? Wie seriös sind Sie in der Lage, Projekte umzusetzen? Welche Einschränkungen gibt es bei der Nutzung dieser Ressource? Was kostet das Unternehmen?

Ressourcenentwicklung: Quelle finanzielle Resourcen Es kann Kredite, Gelder von Investoren und einigen Ihrer Lieferanten geben, die aufgeschobene Zahlungen, Sponsoringgebühren und natürlich solvente und dankbare Kunden gewähren.

– Mitarbeiter. Verfügen Sie über genügend Personal für dieses Projekt? Sind seine Qualifikationen, Fähigkeiten und Fertigkeiten ausreichend? Wie ausgebildet ist er und wie sehr teilt er die Werte des Unternehmens? Wie loyal Ihre Mitarbeiter dem Unternehmen und den Kunden (!) sind. Wie engmaschig und eingespielt ist Ihr Team, wie hart ist es mit der Arbeit? Welche Stars, einzigartige Talente haben Sie in Ihrem Team?

Ressourcenentwicklung: Ihre Mitarbeiter können sich ständig beruflich weiterentwickeln, Sie können über spezialisierte Agenturen (Headhunter) talentierte und kompetente Menschen gewinnen. Sie können jedoch auch Zeitarbeitskräfte einstellen – Studenten, Freiwillige, Spezialisten Ihrer Lieferanten und Partner.

– Technische Basis. Welche eigenen technischen Mittel können Sie im aktuellen Projekt einsetzen? Was soll in Zukunft gekauft werden? Welche Aufgaben kann Ihre technische Basis lösen und in welchem ​​Zustand befindet sie sich?

Ressourcenentwicklung: bleiben Sie dran. Ihre Hardware, Software muss ständig gewartet und modernisiert werden. Die Geschwindigkeit der technischen Entwicklung ist erstaunlich. Bleiben Sie mit dem Fortschritt Schritt!

Dies sind die offensichtlichsten Ressourcen, die bei der Vorbereitung einer Veranstaltung verwendet werden. Beschränken Sie sich jedoch nicht auf sie. Auch im Bereich Eventmanagement gibt es spezifische und wertvolle Ressourcen.

- Deine Erfahrung. Du hast ähnliche Events gemacht und weißt schon alles enge Stellen, haben Sie Statistiken und Einblick in den gesamten Prozess.

– Ihre Verbindungen. Haben Sie tolle Berater für jeden Anlass? Können Sie empfohlen werden? Finden Sie schnell und einfach den gewünschten Spezialisten?

– Datenbank. In unserer Region ist die Bedeutung dieser Ressource kaum zu überschätzen. Dies ist ein Gemüsegarten, der sorgfältig gejätet und angebaut werden muss. Manchmal jahrelang. Dies ist sehr wichtig, da dort Informationen über Clients gespeichert werden.

– Deine Produkte. Wie gut sind sie? Sind sie die besten? Sind sie einzigartig? Sind sie hilfreich? Sind sie skalierbar?

– Ihre Arbeitsweise. Wie detailliert ist Ihre Tätigkeit durchdacht und ausgearbeitet? Warum machst du das, für wen?

– Dein Ruhm. Wenn Sie berühmt sind, fällt Ihnen vieles leichter als weniger berühmten Kollegen. Du bist freier und wertvoller. Natürlich meine ich nicht diejenigen, über die sie sagen: „traurig“ berühmter Herr N ".

Es ist sehr bequem, berühmt zu sein. Es mag langweilig und langweilig sein, vom Podium aus zu sprechen, aber das Publikum im Publikum wird denken, dass es ihm an der Ausbildung mangelt, um Sie zu verstehen.

(G. Kissinger)

Identifizieren Sie Ihre Ressourcen und überlegen Sie, ob Sie sie bei Ihrer Arbeit richtig einsetzen. Es kann viele Ressourcen geben, mehr als man denkt. Eine einprägsame Telefonnummer oder Website-Adresse kann zu Ihrer Ressource werden. Es kann eine beeindruckende Bibliothek mit Wirtschafts- oder Fachliteratur sein, ein nützliches Hobby für einen Mitarbeiter, ein guter Bürostandort, ein einzigartiger Kundenstamm mit Hyperloyalität usw. Die Liste ist fast endlos.

Wie haben wir die Druckerei ausgewählt, die unsere Broschüren druckt? Wir haben nicht nach dem besten Preis-Leistungs-Verhältnis gesucht. Sie befinden sich nur eine Etage unter uns im selben Business Center. Wir haben sie davon überzeugt, dass wir ein regelmäßiger und akkurater Kunde sind, haben einen Preisnachlass erreicht, der zu uns passt, und sind mit der Qualität zufrieden. Das Büro im Business Center wurde zur Ressource. Unser Unternehmen verfügt über eine Broschürensammlung, die den Veranstaltungen anderer Veranstalter gewidmet ist - Konferenzbroschüren aus England, USA, Deutschland, Schweiz, Frankreich ... Dies ist eine Quelle der ständigen Inspiration für die Suche nach Themen, die Dekoration von Broschüren usw. Hosten Sie eine Sammlung von Materialien für ähnliche Veranstaltungen.

Wenn Sie Ihre Ressourcen identifiziert haben, versuchen Sie, Wege zu ihrer Entwicklung zu finden.

Damit die Veranstaltung gut verläuft, müssen Sie an diesem Tag die am Prozess beteiligten Mitarbeiter richtig managen, um alle Teile Ihres „Event-Orchesters“ zu „dirigieren“. Dies erfordert ein internes Skript, das minutengenau geplant wird. Keiner der Teilnehmer wird die Existenz eines solchen Dokuments auch nur ahnen, aber die Organisatoren werden sich darauf konzentrieren. Hier sollte geschrieben werden, wer, wann und wo sein sollte, was zu tun ist und wofür er verantwortlich ist. Beim Verfassen dieses Dokuments und der Zuweisung von Aufgaben und Verantwortungsbereichen haben Sie zwei Möglichkeiten, sich auf Folgendes zu konzentrieren:

- Ansatz 1 - was ist;

- Ansatz 2 - was Sie brauchen.

Sie können beispielsweise zunächst die Namen der Ihnen zur Verfügung stehenden Personen in eine Spalte schreiben und die gesamte Arbeit nur unter ihnen verteilen. In diesem Fall können Ihre Mitarbeiter überlastet sein, Sie gehen aber andererseits nicht über das Budget hinaus – es werden nur die verfügbaren Ressourcen (in diesem Fall Human Resources) verwendet. Dies ist der erste Ansatz - auf dem aufzubauen, was ist.

Im Gegenteil, wenn Sie ein Skript für eine Veranstaltung schreiben, können Sie das ideale Modell für die Durchführung beschreiben, Rollen basierend auf dem, was erreicht werden muss, zuordnen und jedem eine Aufgabe geben (eine Person ist nur an der Koordinierung der Arbeit der Auftragnehmer beteiligt , der andere ist ausschließlich der Transport von 15.30 bis 19.00 Uhr usw.). In diesem Fall können Sie den geplanten Ablauf der Veranstaltung möglichst effizient umsetzen, es kann jedoch sein, dass zur Erfüllung dieses Plans zusätzliche Mitarbeiter eingebunden werden müssen. Dieser zweite Ansatz besteht darin, auf dem aufzubauen, was benötigt wird.

Denken Sie beim Schreiben eines Drehbuchs darüber nach, wie die verschiedenen Teile Ihres Teams miteinander verbunden sind und wie die Kommunikation zwischen ihnen erfolgt. Bei der Organisation einer Großveranstaltung kann die Einbeziehung einer operativen Zentrale in den Plan eine gute Lösung sein. So können Auftragnehmer, Auftraggeber und Ihre Mitarbeiter bei der Arbeit nach dem Prinzip „One Window“ arbeiten – d. h. zur Lösung eines Problems müssen Sie nicht suchen, wer sich konkret um dieses Thema kümmert, wo sich diese Person befindet und wer kann ihn ersetzen - Sie müssen nur die operative Zentrale über das Vorliegen eines Problems informieren, und sein Mitarbeiter wird sich selbst an die richtige Person wenden und die erforderlichen Befehle erteilen. Die operative Zentrale ist jedoch nicht mit der Lösung des Problems selbst beschäftigt und verschwendet daher keine Zeit mit Überflüssigem. Seine Aufgabe ist es, am Puls der Veranstaltung zu bleiben, auf dem Laufenden zu bleiben, den Informationsaustausch so schnell wie möglich zu beschleunigen und die Durchführung des Veranstaltungsszenarios sicherzustellen.

Darüber hinaus ist es unter der operativen Zentrale nicht erforderlich, ein Büro mit Hunderten von eingehenden Telefonleitungen zu verwenden. Es kann sich lediglich um einen von anderen Aufgaben freigestellten Mitarbeiter handeln, der im Notfall gerufen wird. Wie ein Schachspieler behält er den aktuellen Stand des Geschehens im Kopf.

Verwenden Sie bei der Vorbereitung der Veranstaltung die Vorinvestition in das Projekt. Investieren in weiten Sinne... Die erforderlichen Ressourcen sollten bereits bei der Genehmigung des Projekts bereitgestellt werden und nicht im Zuge der Umsetzung verhandelt werden. Das passiert leider auch recht häufig.

Wenn Ihnen ein Kunde (oder ein Management) ein bestimmtes Projekt anvertraut, legen Sie fest, wie viel Zeit Sie für die Umsetzung aufwenden können. Und stimmen Sie zu, dass Sie diese Zeit verwalten können und es nicht geschnitten wird.

Wenn Sie bei der Last etwas zusätzlich erhalten, könnte das gesamte Projekt gefährdet sein. Nur weil dir die Zeit davonläuft. Besser, richtiger und weitsichtiger in diesem Fall „nein“ sagen.

Das gleiche gilt für Ihre Teamzeit. Sie haben zum Beispiel alle Arbeiten geplant und sehen, dass Sie für zwei Monate ein Team von drei Vollzeitmitarbeitern benötigen. Laut vorläufigem Plan ist ihre Zeit bereits für diesen Zeitraum vorgesehen. Stellen Sie sicher, dass die Arbeitsbelastung Ihrer Gruppe so ernst wie möglich genommen wird und Ihren Mitarbeitern keine zusätzliche Arbeit gegeben wird.

Wenn Ihnen ein bestimmtes Budget zugewiesen wurde, versuchen Sie sicherzustellen, dass Sie keine Energie aufwenden müssen, um die nächste Finanzierungstranche auszuknocken.

Zeit hat einen Wert. Die erneute Verhandlung und Einigung über ein Budget wird diese Zeit in Anspruch nehmen. Diejenige, die Sie für andere Aktivitäten geplant haben und die Sie für die richtigen Dinge ausgeben müssen, um das Projekt zu organisieren.

Die Kunden der Veranstaltung (oder Unternehmensleiter, wenn die Veranstaltung intern ist) müssen zunächst den Wert der Zeit eines anderen verstehen. Versuchen Sie, ihnen Gleichgesinnte zu vermitteln, versuchen Sie, ihnen die Idee zu vermitteln, dass Pre-Investing der richtige Ansatz ist und es eine Berechtigung dafür gibt. Sagen Sie ihnen, dass Sie alle im selben Boot sitzen und dass Sie alle gleichermaßen am Erfolg der Veranstaltung interessiert sind (ich meine, Sie sollten wirklich sagen „Alle im selben Boot“).

So planen Sie die Auslastung der Mitarbeiter und Zahlungsströme, wir werden in anderen Kapiteln sprechen.

Schauen wir uns nun Beispiele für Aktionspläne an, die von verschiedenen Unternehmen entwickelt wurden.

Dokument 1. Beispiel Kalenderplan funktioniert

Fortsetzung Dok. 1

Fortsetzung Dok. 2

Fortsetzung Dok. 2

Fortsetzung Dok. 2

Dokument 3.

Ein Beispiel für ein internes Konferenzszenario (Fragment).

Das sehen nur die Veranstalter.

Allgemeine Regeln

- Treffpunkt ist der Anmeldeschalter, Halle 1, 4. OG. Wenn Ihre Arbeit am Skript beendet ist oder es eine Pause gibt, kehren alle zum Registrierungsschalter zurück.

- Am Check-in-Schalter muss einwandfreie Ordnung herrschen. Ist immer.

- Notfallfragen, alle organisatorische Veränderungen und Ergänzungen werden Anna gemeldet (8-xxx-xxx-xx-xx).

- Wenn Ihnen ein Konferenzteilnehmer eine Frage stellt, die Sie nicht beantworten können, sagen Sie, dass Sie in einer Minute alles erfahren werden, und geben Sie Ihre Antwort wie versprochen in einer Minute genau.

- Zeigen Sie allen, dass Sie ein Profi sind, der Ihren Job bewältigen kann. Und perfekt.

- Alle Beteiligten - Die Organisatoren der Konferenz müssen wissen, wo und welcher Saal sich befindet, was in ihm zu welcher Zeit stattfindet. Diese Informationen sind im Programm enthalten.

Fortsetzung des Fahrplans

Ende des Zeitplans

Dieser Plan beschreibt detailliert, welche Mitarbeiter wofür verantwortlich sind. Dies ist insbesondere dann wichtig, wenn ein Mitarbeiter für die Durchführung verschiedener Phasen der Veranstaltung verantwortlich ist. Um nichts zu verpassen, muss er ein Dokument vor Augen haben, aus dem hervorgeht, wo er sich zu einem bestimmten Zeitpunkt befinden sollte.

Neujahr ... Wir alle treffen und feiern es auf ganz unterschiedliche Weise. Doch bevor es am 31. Dezember zwölf Uhr schlägt, gibt es vielleicht noch viele weitere Ausbildungsfeiern: Treffen mit Freunden zum Vorbeschenken, Kindermatineen sowie Firmenfeiern für Teammitglieder.

Große Konzerne mit Hunderten oder sogar Tausenden von Mitarbeitern nutzen in der Regel die Dienste spezialisierter Firmen, um Feiern zu organisieren. Und Kunden können nur zustimmen und bezahlen. Kleinere, aber eher große Unternehmen haben in der Regel eine Kreativabteilung, die für solche Angelegenheiten zuständig ist. In kleinen Unternehmen fällt die Organisation der Neujahrsfeier normalerweise auf die zerbrechlichen Schultern einer Sekretärin und die Angelegenheit beschränkt sich auf ein lautes oder nicht sehr großes Fest.

Wenn Ihnen Begeisterung und Inspiration, nein, nein, ja Besuche nicht fehlen, dann sind Sie durchaus in der Lage, einen Spaß zu organisieren Silvesterfeier für ihre Kollegen und vor allem für sich selbst.

INITIATIVE GRUPPE

Auf dem Feld ist man kein Krieger und erst recht, wenn es um die Organisation eines Urlaubs geht. Sie brauchen auf jeden Fall Freiwillige. Aber nicht zu viel, um die Intrige des Abends für den Großteil des Teams zu bewahren. Bei der Auswahl von Assistenten sollten Sie auf deren aufbauen Stärken... Idealerweise sollte die Initiativgruppe mindestens einen „Kreativen“, eine Person mit Organisationstalent und einen „Schauspieler“ haben, der jedes erdachte Bild bedenkenlos vor dem gesamten Team (wenn auch nicht zu fehlerfrei) verkörpern kann. Wenn Sie und Ihr Kollege alles haben die richtigen Qualitäten- fahre fort!

BUDGET UND IDEE

Das eine ist in der Lage, das andere zu provozieren. Das Management kann Ihnen sofort die Geldgrenze mitteilen, und dies bringt Sie zu jeder Idee für den Urlaub. Oder es kann umgekehrt passieren: Ihre Idee wird von der Geschäftsleitung so gut angenommen, dass sie die notwendigen Mittel für die Umsetzung bereitstellt.

Also die Idee. Vielleicht das Wichtigste, was sowohl ein Ziegelstein werden kann, der den ganzen Urlaub auf den Boden zieht, als auch ein Flügel, der nicht nur Sie, sondern auch Ihre zufriedenen Kollegen über den Boden hebt. Ideen werden nicht von Grund auf geboren. Sie brauchen auf jeden Fall Denkanstöße, die sicherlich zu dem erfolgreichen Gedanken führen, der der Anfang von allem sein wird. Analysieren Sie Ihr Team, seine Mitarbeiter, die allgemeine Stimmung, Gerüchte, die derzeit aktiv diskutiert werden, die Art der Aktivität, die das Unternehmen durchführt, seine Hauptpartner, das Produkt, das Sie produzieren usw. Alles kann eine Idee inspirieren. Und öfter geht man den ganzen Weg zum Ergebnis und ein Gedanke klammert sich an den anderen, und kein einziger Gedanke ist zufällig oder dumm. Sprechen Sie laut. Stimme in der Initiativgruppe selbst die meisten, auf den ersten Blick dummen Gedanken. Denn selbst aus dem Unbedeutendsten kann plötzlich „das Notwendige“ werden!

Es kommt vor, dass Sie, egal wie Sie kämpfen, nichts Originelles finden können. Nichts Schlimmes! Beginnen Sie mit den offensichtlichen Dingen, dann wird etwas Interessanteres und Passenderes für Ihr Team entstehen.

Sie können einen Karneval oder eine Farbparty veranstalten. Laden Sie jeden ein, in Kleidung einer bestimmten Farbe oder mit einem bestimmten obligatorischen Attribut zu kommen, zum Beispiel in einem Kopfschmuck, und jeder wird bereits für sich selbst wählen. Und wenn es eine Krise im Land gibt? Dem kann man eine komische Hommage erweisen, wenn alle mit einem Loch in der Kleidung oder absolut undichter und zerrissener Kleidung zur Party kommen. Es entstehen tolle Bilder!

Stellen Sie sich vor und lassen Sie Ihrer Fantasie keine Grenzen setzen!

URLAUBSORT

Es ist wichtig. Diese Nuance kann Sie auch auf eine Idee führen. Es kann wie ein separates Büro in Ihrem Büro, seiner Halle oder speziell sein gemietetes Zimmer... Denken Sie im Voraus über alles nach und auch, wie Sie es dekorieren werden. Es hängt von der Größe des Raumes ab: Wird es möglich sein, ein Festessen zu veranstalten oder muss man mit einem Buffettisch auskommen, damit genug Platz für alle ist. Denken Sie daran, Platz für Tanz, Aufführungen (falls vorhanden) und Geschenke der Organisation (falls vorhanden) bereitzustellen. Stellen Sie auch eine Ecke für Ihre Requisiten bereit, die Sie höchstwahrscheinlich brauchen werden.

Tisch

Dafür gibt es zwei Möglichkeiten: Bestellen Sie alle Snacks und warmen Speisen fertig mit Lieferung oder kaufen Sie alles Notwendige selbst im Laden und legen Sie es an und kochen Sie vor Ort. Alles ist viel einfacher, wenn der Urlaub in einem Café oder Restaurant stattfindet. Wenn nicht, dann kann vorab über das Internet eingekauft werden, um sich nicht um die Lieferung zu kümmern, sondern kann unter Kollegen verteilt werden: der eine kauft Süßigkeiten, der andere Alkohol, der dritte Schnitt, die vierte Frucht usw. Bei dieser Option ist es notwendig, im Voraus ein "Urlaubsmenü" zu erstellen. Und vergessen Sie nicht, dass der Snack proportional zum Alkohol sein sollte. Jeder Urlaub kann ruiniert werden, indem man mageres Essen mit viel Alkohol auf den Tisch stellt.

Es kommt vor, dass der Urlaub von den Mitarbeitern selbst finanziert wird. Sie können eine Parade hausgemachter Gerichte organisieren: Jeder bringt ein vorgekochtes Gericht von zu Hause mit (Salat, Vorspeise, Pasteten oder Kuchen). Die Besten können übrigens in geheimer Abstimmung ausgewählt und mit einem unvergesslichen Andenken versehen werden.

Vergessen Sie bei der Vorbereitung eines Festmahls nicht, Folgendes bereitzustellen: Gerichte, aus denen Sie essen und trinken sowie Obst und Süßigkeiten, Servietten oder Papierhandtücher, Müllsäcke, wenn Sie nicht speziell kaufen. Mülleimer sollten nicht weit vom Tisch entfernt sein, damit man notfalls nicht absichtlich irgendwo hinlaufen muss.

OFFIZIELLER TEIL

Nehmen Sie sich dafür immer Zeit. Der Haupttoast, so der Firmenchef, um Bilanz zu ziehen und die Bewegungsrichtung im nächsten Jahr zu bestimmen, ist ein Muss! Im Voraus können Sie über mehrere komische und nicht sehr gute Nominierungen eine geheime Abstimmung abhalten: den umgänglichsten Mitarbeiter, den beredtesten, den repräsentativsten usw. Sie können eine Ehrentafel vorbereiten, auf der alle Gewinner in Form eines freundlichen Cartoons dargestellt werden.

ENTERTAINMENT

Neben Essen, Toast und Tanz können Sie sich eine Vielzahl von Aktivitäten ausdenken, die Ihren Urlaub einzigartig machen. Um sie durchzuführen, müssen Sie nicht warten, bis Ihre Kollegen bereits genug getrunken haben: Sie laufen Gefahr, die richtige Stimmung zu schlagen!
Ein oder zwei Gläser Champagner und schon kann es losgehen. Unterhaltung sollte auf Ihre Kollegen ausgerichtet sein. Aber mit der richtigen Atmosphäre werden auch die bescheidensten Teilnehmer Ihres festlichen Marathons. Rufen Sie immer zuerst die mutigsten Freiwilligen an, wenn Sie möchten, können Sie sogar selbst mitmachen, um ein Beispiel zu geben. Haben Sie keine Angst, lustig zu sein: dumm aussehen ist ein großartiger Stressabbau! Am Anfang unangenehm? Aber dann werden Sie gemeinsam mit der ganzen Firma lachen! Und welche Erinnerungen werden bleiben!

Vielleicht haben alle Arten von Wettbewerben schon jemanden auf die Spitze getrieben, aber sie sind universell. Nachdem Sie einen reinen Kinderwettbewerb organisiert haben, denken Sie plötzlich, dass ein erwachsener Onkel mit Krawatte, der ein Ei in einem Löffel trägt, schrecklich lustig ist!
Veranstalten Sie einen Staffellauf, an dem die maximale Anzahl der anwesenden Personen teilnehmen kann. Und lass es dich nicht verunsichern, wenn jemand dem Charme des Abends nicht nachgibt und stur in einer Ecke sitzt und zweifelnd auf alles schaut, was passiert ... dann ist seine Stunde noch nicht gekommen!

Der Spaß geht mit einem Knall ab, wenn sich zwei Menschen mit verbundenen Augen mit etwas schlampigem Essen, zum Beispiel Sahnetorten, füttern. Vergessen Sie nicht zu überlegen, wie Sie die elegante Kleidung der Gäste bedecken, damit nur Ihr Gesicht schmutzig wird, na ja, Ihre Hände ... na ja, vielleicht Ihre Haare, aber es ist sehr lustig! Sie können die Gäste in Paare aufteilen und einen Wettbewerb veranstalten, der genauer ist und daher nach einer solchen Fütterung sauberer bleibt. Und ein Must-Have-Foto des Paares als Andenken! Ein Witzpreis für die Gewinner.

Mit verbundenen Augen können Sie nicht nur füttern, sondern auch zeichnen, sich anziehen. Viel Raum für Fantasie!

Bieten Sie den Männern Hockeygolf auf dem Teppich an. Geben Sie ihnen kleine Hockeyschläger oder ähnliches (zB Mopps) und lassen Sie den Ball in ein auf der Seite liegendes Glas laufen. Einfach die Strecke verlängern, damit der Weg freier wird und die Zuschauer auf der Tribüne Zeit zum Jubeln haben.

Rennen auf Stühlen mit Rädern rückwärts. Es wird gelacht!

Neben aktiven Spielen muss es ein Spektakel geben. Dies ist ein Moment der Erholung für die Kollegen, aber nicht für Sie.
Das können Scharaden sein. Oder Sie können sich etwas Kreativeres vorstellen. Du kannst dir eine Geschichte ausdenken, in der Schauspieler alle oder wichtige Mitarbeiter des Unternehmens sein werden, sollten sie versteckt, aber erkennbar sein. Zum Beispiel einige Märchenfigur, die hat Besonderheit ein bestimmter Mitarbeiter. Überlege dir eine lustige Abenteuergeschichte mit einem guten Ende. Wenn es schwer zu finden ist, können Sie einige verwenden vorgefertigter Text, für Sie und Ihr Unternehmen überarbeiten.

Sie können ein Detail hinzufügen, einige sich wiederholende Sätze oder Geräusche, die Sie zu einem bestimmten Zeitpunkt mit einem bestimmten Mitarbeiter unter denjenigen sprechen, die dies wünschen. Je mehr solcher Momente und Sätze es gibt, desto interessanter und lustiger. Oder wird es vielleicht eine Aktion? Zum Beispiel könnte es das Blöken eines Schafes sein. Aber es sollte auf eine lustige Art und Weise in die Handlung passen. Erinnern Sie sich an Yan Arlazorov, er liebte Szenen, in die er das Publikum einbezog.

Wenn Sie die Möglichkeit haben, ein lustiges Unternehmensvideo zu drehen, dann nutzen Sie es! Und immer mit lustigen Kommentaren. Sie können einen Ausschnitt vergangener Firmenveranstaltungen machen, um sich daran zu erinnern, "wie es war".

Sie können ein berühmtes Lied in Ihren eigenen Worten neu erstellen und alle Abteilungen oder Mitarbeiter darin abrufen, wenn es nicht zu viele davon gibt. Oder vielleicht Lieder? Über jeden kann man sich nicht anstößige, sondern humorvolle vier Zeilen vorstellen. Und damit in ihnen der Kollege sicher wiedererkennbar ist. Während der Aufführung kann man sich mit jedem verkleiden, aber wie musikalische Begleitung Verwenden Sie ein Spielzeugmusikinstrument oder Deckel aus gewöhnlichen Töpfen, mit deren Klang Sie alle nach jedem Lied betäuben.

Sie können ein paar lustige Geschenke kaufen und eine Lotterie veranstalten. Überlegen Sie sich gleichzeitig für jedes Geschenk einen lustigen Reim, der den Umfang des Geschenks angibt. Schreiben Sie Reime auf Zettel und stecken Sie sie in eine Tüte, lassen Sie die Kollegen ziehen, ohne hinzusehen, und lesen Sie sie laut vor (oder Sie sind für sie). Es ist sehr lustig, wenn ein Mann mit Glatze einen Kamm zückt und ein besonnener Abteilungsleiter ein Lätzchen ist. Und der Anwendungsbereich kann von uns selbst erfunden werden, und es ist überhaupt nicht notwendig, dass er offensichtlich ist. Es macht noch mehr Spaß!

Obwohl das Internet voller Ideen ist, können Sie sich immer etwas Eigenes einfallen lassen. Eine wichtige Voraussetzung ist, sich zu entspannen und Spaß zu haben und den Prozess zu genießen.
Erinnern Sie sich an das Spiel aus der Kindheit und passen Sie es für Erwachsene an, indem Sie die Bedingungen leicht ändern. Achten Sie beim Erstellen eines Drehbuchs für einen Urlaub darauf, alle Komponenten abzuwechseln: ein Festessen, Toasts, Glückwünsche, aktive Spiele und Spektakel. Und stellen Sie sicher, dass sie sich nicht zu weit strecken. Dann wird es keinem langweilig und es besteht die Chance, dass alle Kollegen, egal wie unterschiedlich sie sind, zufrieden sind!
Und Sie werden nicht nur das Ergebnis genießen, sondern auch den Prozess der Urlaubsvorbereitung.
Spaß haben!