Competența șefului departamentului logistic. Descrierea tipică a postului șefului (șefului) departamentului logistic. Descrierea postului șefului departamentului de transport al serviciului de logistică al BetomixLo LLC

V anul trecut era nevoie de specialiști în domeniul logisticii. Aceasta este o nouă profesie care pare ciudată pentru unii. Dar, de fapt, nu este nimic dificil în munca unui logistician. Aceasta și numărul de posturi vacante la bursele de muncă ocupă de la 2 la 10 la sută din total. Aproape fiecare companie din orice domeniu de activitate are nevoie de un departament de logistică. Poate îndeplini diverse funcții în funcție de specializare.

Companiile mari au de obicei un departament de logistică ca unitate independentă. Toți specialiștii în acest domeniu sunt reprezentați în acesta. Poate include șoferi, dispeceri, logisticieni și directori de logistică. Organizațiile mai mici sunt limitate la divizii mici sau angajați individuali care îndeplinesc funcțiile de logisticieni și sunt listate într-un departament apropiat de destinație (departamentul de transport, depozit etc.)

Uneori, departamentul de logistică poate desfășura relații externe sau se poate ocupa de vămuire.

Managerul de vânzări se ocupă cu fluxul de documente legate de implementare sau livrări, stabilește relații cu companii de transport, furnizori, companii de asigurări, bănci etc. Prin urmare, această funcție este numită „manager de logistică și relații economice externe”.

Departamentul logistic nu poate fi considerat o structură auxiliară. Aceasta este una dintre activitățile oricărei companii. Există firme care oferă servicii în acest domeniu. Aceștia sunt implicați în organizarea de activități logistice în alte companii.

Departamentul logistic are o anumită structură. De obicei, fiecare dintre ei este condus de un lider care aparține celui mai înalt nivel de management. Este vorba de directori, vicepreședinți, șefi etc. Aceștia sunt angajați în organizarea și controlul asupra activității departamentelor, formarea politicii companiei, care corespunde funcțiilor și criteriilor logistice.

Urmează managerii de logistică. Acestea sunt împărțite în două verigi. Specialiștii în sisteme logistice sunt angajați în dezvoltarea de rute pentru circulația mărfurilor, elaborează operațiuni de depozitare a produselor cu costuri minime. Utilizatorii de logistică sunt implicați direct în rezolvarea problemelor folosind programele dezvoltate.

Următoarea categorie de lucrători din departamentul în cauză este dispecerii, șoferii și lucrătorii. departamentul de transportși depozite. Aceștia sunt angajați în expedierea de produse sau primirea de materii prime și materiale, precum și livrarea de bunuri către clienți.

După ce am analizat conceptul de „logistică”, ce fel de structură este și care sunt funcțiile sale, este necesar să ne oprim asupra responsabilităților angajaților acestui departament.

Directorul logistic, care poate acționa în calitate de șef al departamentului de transport, este responsabil de managementul general, controlul asupra implementării sarcinilor atribuite și căutarea schemelor de rute optime.

Angajații de nivel mediu analizează schemele și rutele, alegându-l pe cel mai profitabil. Organizează și administrează în cadrul depozitului și al altor divizii ale departamentului. Acești specialiști ar trebui să dezvolte noi scheme și să le propună superiorilor pentru revizuire.

Lead Logistics Manager se ocupă cu planificarea achiziției și vânzării bunurilor necesare unui proces continuu de producție. Responsabilitățile sale includ analiza pieței de vânzări, dezvoltarea Politica de prețuri, pregătirea documentației de raportare.

Dispecerii sunt implicați în organizarea unui program permanent de transport, întocmirea documentației pentru transportul mărfurilor, luând în considerare combustibilii și lubrifianții și programul de lucru al expeditorilor.

Acesta este tot ceea ce face logisticianul pentru a se asigura neîntrerupt proces de fabricațieși livrarea neîntreruptă a produselor către clienți.

Fiecare persoană cu un anumit set de ambiții vrea să construiască cariera de succesîn zona selectată. Logistica nu face excepție. Chiar și un dispecer novice vrea să devină șef cândva. La urma urmei, aceasta înseamnă nu numai prezența unei poziții de prestigiu, ci și o creștere semnificativă a veniturilor. Cu toate acestea, ar trebui să aflați în prealabil ce articole conține fișa postului șefului departamentului logistic. La urma urmei, acesta este aproape documentul principal în care va trebui ghidat lucrează înainte.

Ce este logistica?

În cuvinte simple, aceasta este organizarea livrării mărfurilor cu costuri minime. În mod curios, adevărata valoare a logisticii este adesea subestimată. Cu toate acestea, această divizie nu este mai puțin importantă în întreaga companie decât oricine altcineva. În special, vânzările.

Logisticienii profesioniști efectuează un imens lanț de acțiuni:

gaseste transport;
negociază cu șoferul;
monitorizează siguranța mărfurilor sau materiilor prime;
încercați să reduceți costurile.

Realizarea întregului volum nu este mult mai ușor decât găsirea unui potențial cumpărător. În plus, fără o logistică bine organizată, o companie nu poate conta pe profituri mari. Dacă depozitul este gol și nu există bunuri pe el, atunci nu este nimic de vândut. În consecință, nu se poate conta pe primirea de venituri.

Acum știi cum să răspunzi la întrebare, ce este logistica, în cuvinte simple.

Pentru ce este descrierea postului?

Importanța acestui document este adesea subestimată. Din acest motiv, conducerea se referă foarte formal la pregătirea fișei postului sau neglijează complet această acțiune.

Adesea, șeful departamentului de logistică învață responsabilitățile prin comunicarea orală cu conducerea superioară. Acest lucru este fundamental greșit. Pe de o parte, în acest mod încearcă să evite întârzierile birocratice. Pe de altă parte, aceasta este o cale directă către conflicte. Angajatul trebuie să-și înțeleagă în mod clar responsabilitățile. Acest lucru va evita situațiile de conflict cu conducerea.

Responsabilități

Descrierea postuluiȘeful departamentului logistic îi atribuie îndeplinirea următoarelor sarcini de muncă.

Control asupra activității întregului departament.
Organizarea acțiunilor legate de recepția și distribuția bunurilor primite.
Prelucrarea documentelor și a altor corespondențe. Și, dacă este necesar, livrarea lor către destinatari.
Elaborarea instrucțiunilor necesare pentru escortarea mărfurilor.
Controlul siguranței ambalajului și a conținutului. Dacă sunt detectate încălcări, logisticianul trebuie să întocmească acte care să descrie lipsa sau bunurile deteriorate.
Fișa postului șefului departamentului logistic obligă să ofere expeditorilor condițiile de muncă necesare. Mai precis, eliberează echipamente speciale și apoi monitorizează siguranța și funcționarea corectă a acestuia.
Monitorizează disponibilitatea transportului. Și controlează, de asemenea, transportul și manipularea corecte.
Organizează raportarea.
Monitorizează siguranța mărfurilor, precum și documentele însoțitoare.

Descrierea postului șefului departamentului logistic poate include o clauză despre muncă peste program dacă situația o cere. De asemenea, dacă este necesar, este posibil calatorii de afaceri.

Drepturi

Logisticianul șef are mai mult decât un set de responsabilități. Această poziție prevede unele puteri. Drepturile șefului departamentului logistic îi conferă o gamă întreagă de funcții suplimentare.

Oferiți instrucțiuni subordonaților dvs., inclusiv expeditorilor, managerilor, conducătorilor auto, dispecerilor.
Controlați calitatea și actualitatea muncii.
Stabiliți parteneriate cu reprezentanți ai altor organizații, dacă acest lucru vă permite să efectuați sarcini legate de logistica întreprinderii.
Pentru a reprezenta interesele companiei dvs. pe probleme care sunt în competența șefului logisticii.

O responsabilitate

Ocupând poziția de conducere, trebuie să aveți o gamă destul de largă de responsabilități. În plus, responsabilitatea șefului departamentului de logistică include mai multe soiuri.

Disciplinar.
Administrativ.
Material.

În plus, există o serie de alte cazuri în care este responsabil logisticianul șef.

Nerespectarea instrucțiunilor din manual.
Neîndeplinirea obligațiilor. Acest lucru este destul de rezonabil. La urma urmei, un specialist este angajat astfel încât acesta să îndeplinească anumite funcții într-un mod calitativ care să asigure funcționarea întreprinderii.
Logisticianul șef nu ar trebui să folosească autoritatea care i-a fost acordată în scopuri personale. Ca și în alte profesii, acest lucru este inacceptabil.
Raportarea informațiilor inexacte care pot dezinforma conducerea cu privire la progresul muncii logistice.

Responsabilitatea pentru logisticianul șef apare și în acele cazuri dacă nu a luat măsuri atunci când a detectat încălcări care ar putea dăuna angajaților sau companiei.

Competența șefului departamentului logistic

Orice conducere dorește ca toate posturile să fie ocupate numai de angajați calificați. De aceea, competența logisticianului șef este verificată periodic. Următoarele unități îl pot realiza.

Supervizorul imediat poate efectua controlul zilnic în procesul de îndeplinire a sarcinilor oficiale.
Comision de certificare verifică periodic. Suma minimă este o dată la doi ani. Pentru evaluare, sunt utilizate documente care vă permit să verificați performanța finală a logisticianului șef pentru o anumită perioadă.

O mare importanță este acordată calității și actualității sarcinilor stipulate în fișa postului.

Cine poate deveni șeful departamentului logistic?

La admiterea în acest post, sunt prezentate unele cerințe pentru educația solicitanților. Prin urmare, nu fiecare candidat va putea lua poziția dorită.

Necesar:

studii medii în specialitate sau
medie generală și cel puțin trei ani de experiență în domeniul logisticii.

Cunoştinţe

Sa întâmplat că logistica afectează aproape toate domeniile întreprinderii. De aceea este imposibil să răspundem fără echivoc la întrebarea ce ar trebui să știe șeful departamentului logistic.

Desigur, trebuie să fie perfect versat în domeniul ales. Totuși, de asemenea, nu strică să ai cunoștințe în domeniul marketingului și contabilității. Va fi util să cunoașteți câteva subtilități legale.

În munca sa, logisticianul șef trebuie să se confrunte cu o varietate de situații. Prin urmare, cu cât știe mai mult, cu atât depinde mai puțin de alți specialiști.

În plus, este important să vă îmbunătățiți în mod constant abilitățile. Piața este alimentată în mod constant cu noi tehnologii. Prin cunoașterea, logisticianul șef va putea introduce inovații mai devreme decât concurenții, poate calcula beneficiile și va aduce mai mult profit întreprinderii sale. Un management atent ar trebui să observe și să mulțumească cu siguranță unui astfel de angajat care face tot posibilul pentru binele companiei.

Relațiile de echipă

Logisticianul șef va avea cel puțin câțiva angajați în subordinea sa. Și aceasta este deja o echipă. De aceea este important să poți stabili contacte cu subordonații, evitând eventualele conflicte.

Un șef bun trebuie să poată lucra cu oamenii. Nu striga la subordonați, ci arată profesionalism. În situații dificile, asumați-vă responsabilitatea pentru dvs. și nu transferați-le către cei cu rang inferior, așa cum le place de obicei mulți pseudo-lideri.

Un șef logistician bun știe cum să construiască relații strânse într-o echipă, atunci când toți angajații se transformă într-o singură echipă. Subordonații nu trebuie să se teamă, ci să-și respecte liderul. Nu este nimic bun într-o situație în care, în loc de sfaturi competente, primesc aprobarea. Acest lucru este demoralizant și deprimant, fără a îmbunătăți calitatea muncii prestate. În această situație, ambii pierd: atât angajatul, cât și logisticianul-șef, care, din cauza propriei incompetențe, nu este capabil să organizeze munca de înaltă calitate a departamentului care i-a fost încredințat.

Descrierea postului pentru șeful departamentului logistic

I. Dispoziții generale

Această descriere a postului definește îndatoririle funcționale, drepturile și responsabilitățile șefului (șefului) departamentului logistic.
Șeful (șeful) departamentului logistic este organizatorul tacticii întreprinderii în domeniul logisticii.
Șeful (șeful) departamentului logistic este numit și demis, în conformitate cu procedura stabilită de legislația în vigoare a muncii, prin ordin din _______.
Selectat dintre specialiști calificați cu bune abilități organizatorice, care au lucrat într-o poziție similară de cel puțin 3 ani.
Raportează direct către _______.
În munca sa, șeful departamentului de logistică este ghidat de:

materiale de reglementare, metodologice și alte materiale de orientare în domeniul transportului, spații de depozitare;
standarde și specificații pentru stocarea stocurilor, a organizațiilor de achiziții;
legislația vamală actuală;
Descrierea postului;
prevederi care reglementează relațiile între companii;
după instrucțiunile directorului;
carta întreprinderii.

Educație: tehnică superioară (economică, tehnică și economică).
Abilități și abilități: abilitatea de a analiza, planifica și gestiona. Construirea unui sistem logistic la întreprindere. Proiectarea și organizarea fluxurilor de informații în sistemul logistic.

II. Responsabilitatile locului de munca

Organizarea și controlul continuității și productivității muncii zilnice a departamentului de logistică.

Evaluarea și analiza costurilor asociate cu executarea operațiunilor logistice.
Evaluarea și analiza performanței operațiunilor logistice.
Evaluarea și analiza costului timpului de lucru pentru efectuarea operațiunilor.
Dezvoltarea de propuneri pentru optimizarea costului materiilor prime achiziționate, echipamentelor și bunurilor expediate.
Respectarea estimării costurilor aprobate, a posturilor bugetare.
Îmbunătățirea activității departamentului, dezvoltarea și implementarea de noi sisteme care vizează creșterea eficienței utilizării fondului de rulment.
Analiza, planificarea, organizarea, coordonarea și gestionarea (inclusiv organizarea controlului asupra execuției) proceselor logistice ale întreprinderii.
Proiectarea și dezvoltarea de noi sisteme logistice, precum și optimizarea sistemelor logistice existente.
Dezvoltarea și implementarea materialelor metodologice și de reglementare privind logistica pentru departamente specifice, definirea funcțiilor și operațiunilor. Controlul asupra aplicării materialelor metodologice și de reglementare dezvoltate.
Organizarea lucrărilor privind dezvoltarea formularelor și metodelor de raportare.
Controlul corectitudinii și actualității executării sarcinilor atribuite de către angajații departamentului.
Coordonarea relațiilor interne și externe ale companiei.
Cunoașterea personalului cu elementele de bază ale logisticii.
Bugetarea logisticii. Analiza costurilor logistice și a costurilor logistice.
Optimizarea costurilor și eficienței operațiunilor logistice ale companiei.
Coordonare și direcție fluxurile financiare legate de procesele logistice.
Optimizarea fluxului de lucru al tuturor proceselor logistice.
Coordonarea interacțiunii departamentului cu alte divizii ale întreprinderii în conformitate cu schemele tehnologice dezvoltate și aprobate.

III. Drepturi

Șeful departamentului logistic are dreptul:

Pentru a oferi angajaților și serviciilor subordonate sarcini, sarcini pe o serie de probleme incluse în atribuțiile sale funcționale.
Solicitați șefilor tuturor departamentelor să furnizeze materialele, rapoartele, informațiile necesare pentru planificarea și organizarea lucrărilor planificate ale departamentului.
Solicitați și primiți materialele și documentele necesare legate de problemele activităților sale, serviciilor și unităților subordonate.
Să acționeze ca reprezentant în numele Companiei în alte organizații și instituții pe probleme de competența departamentului.
Faceți propuneri pentru selectarea și plasarea personalului în lanțul de aprovizionare.
Organizați întâlniri pentru a discuta aspecte de competența departamentului.
Emite un ordin pentru ca departamentul să recompenseze angajații care s-au distins în muncă și să impună sancțiuni angajaților departamentului care au încălcat disciplina munciiși sarcinile de serviciuîn conformitate cu „Regulamentele privind motivația”.
Recomandați personalului întreprinderii pentru recrutare și concediere.
Trimiteți sugestii pentru a vă îmbunătăți munca.

IV. O responsabilitate

Șeful departamentului logistic este responsabil de:

Rezultatele și eficiența activității de producție a întreprinderii.
Nerespectarea lor responsabilitățile funcționaleși responsabilitățile serviciilor subordonate ale întreprinderii cu privire la activitățile de producție.
Informații inexacte despre starea executării comenzilor de producție de către serviciile subordonate.
Nerespectarea ordinelor, ordinelor și instrucțiunilor directorului.
Eșecul luării măsurilor pentru a suprima încălcările identificate ale reglementărilor de siguranță, siguranța la incendiu și alte reguli care reprezintă o amenințare la activitățile normale (sigure) ale întreprinderii, ale angajaților săi.
Nerespectarea respectării disciplinei muncii și performanței de către angajații serviciului subordonat și personalul aflat în subordinea acestuia.
Încălcarea ordinii interne a întreprinderii.

V. Modul de funcționare

Modul de lucru al șefului departamentului de logistică este determinat în conformitate cu Regulamentul intern de muncă stabilit la întreprindere.
Pentru a rezolva problemele legate de nevoile de producție, șeful departamentului de logistică poate face excursii de afaceri (inclusiv cele locale).
Pentru a rezolva problemele operaționale pentru a asigura activitățile de producție, șefului departamentului logistic i se pot atribui vehicule ale companiei.

Relativ recent, piața forței de muncă a fost explodată de direcția logistică. Locurile de muncă vacante în acest domeniu ocupă 2-10%. Întreprinderile caută activ specialiști în logistică. Mulți oameni astăzi au nevoie nu doar de specialiști individuali, ci de crearea unui întreg departament de logistică specializat.

La nivel global, logistica include două secțiuni principale - distribuție și gestionare. resurse materiale.

Resursele materiale sunt înțelese ca materiale de bază și auxiliare, primare și secundare, componente, semifabricate, produse finite, piese de schimb, ambalaje și stocuri.

Alocarea resurselor se face prin mutarea intermediarului și produse terminateîn două direcții.

Un canal de distribuție direct presupune deplasarea resurselor direct către un consumator intermediar sau final.
Un canal de distribuție indirect presupune deplasarea către consumator printr-un sistem complex de intermediari - volume mici, medii sau mari de aprovizionare.

Cel mai adesea, reprezentanți ai mijlocului și Afaceri mari departamentul de logistică este alocat subdiviziune separată format din diverși profesioniști din acest domeniu de activitate (șefi de logistică, angajați obișnuiți ai departamentului de logistică, dispeceri și șoferi). Întreprinderile mici au cel mai adesea departamente mici în structura sa sau o fac în întregime de forțele specialiștilor individuali, care sunt adesea repartizați departamentelor cu funcționalitate conexă, de exemplu, un depozit sau un departament de transport.

Se întâmplă ca departamentului de logistică să i se atribuie funcționalitatea vămuire cu menținerea documentației relevante sau a responsabilităților pentru gestionarea relațiilor externe.

Managerul pentru logistică și relații economice externe, după cum sugerează și numele, menține documentația privind aprovizionarea sau vânzările, stabilește și menține relații cu companiile de transport și asigurări, furnizorii, sectorul bancar etc.

În activitățile tuturor întreprinderilor există o direcție logistică. În plus, există companii care oferă servicii pentru desfășurarea acestui tip de activitate pentru alte întreprinderi. În orice caz, activitatea logistică în companie este împărțită în internă și externă și depinde de direcția companiei.

Intern logistica este axată pe îndeplinirea sarcinilor de producție din companie. În acest caz, angajații departamentului de logistică rezolvă problemele legate de management și suport material și tehnic cu resursele întreprinderii. Astfel, sarcinile logisticii interne includ controlul stocurilor (materii prime, componente, semifabricate, materiale), achiziționarea de materiale și materii prime, depozitarea, depozitarea și deplasarea acestora de la furnizori și în cadrul întreprinderii.

Extern logistica se ocupă de problemele de deplasare a mărfurilor pe piață către intermediari sau direct către consumatori. Logistica externă utilizează diferite canale de distribuție pentru a-și îndeplini funcțiile. Principalele sarcini ale logisticii externe sunt următoarele:

analiza cererii de produse fabricate și a modificărilor volumelor de producție sincronizate cu cerințele pieței;
analiza stocurilor, luând în considerare disponibilitatea acestora în depozitele întreprinderii, platformelor logistice intermediare și la utilizatorii finali;
responsabilitatea pentru depozitarea, ambalarea și colectarea comenzilor pentru toate tipurile de produse;
furnizarea și controlul transportului produselor companiei către consumator (intermediar sau final)

Structura departamentului logistic

Datorită necesității ca departamentul de logistică să îndeplinească diferite funcții specifice, pentru departamentele mari este recomandabil să se împartă departamentul în grupuri de lucru. Cel mai simplu și cel mai comun exemplu de diviziune cu funcțional este prezentat mai jos.

Departament achizițiiîndeplinește următoarele funcții:

Gestionarea și controlul activităților de depozit, în special furnizarea de transport, echipamente, materiale de ambalare, îmbrăcăminte de lucru și echipamente de birou
Furnizarea altor divizii ale companiei cu necesarul pentru implementarea activităților este similară cu furnizarea unui depozit.
Gestionarea aprovizionării și depozitarea stocurilor de materiale, materii prime și componente.
Gestionarea achizițiilor de mărfuri și materii prime importate, vămuirea acestora.
Gestionarea achizițiilor și stocurilor pentru implementarea lucrărilor la instalațiile de producție ale terților.

Logistica productiei se ocupă de următoarele sarcini:

Elaborarea planurilor de producție și monitorizarea implementării acestora
Elaborarea planurilor și efectuarea achizițiilor necesare producției (materii prime, materiale etc.)
Coordonarea procesului de producție.

Departament managementul inventarului și sortimentului este angajat în activități analitice și, pe baza sa, gestionează stocurile și sortimentul de bunuri produse la întreprindere.

Departament controlul aprovizionării cu produse finiteîndeplinește următoarele sarcini:

Acceptarea și înregistrarea comenzilor, inclusiv comenzile primite prin internet.
Gestionarea și controlul depozitelor teritoriale asupra transportului mărfurilor către consumatorii finali sau intermediari.
Control asupra activităților de distribuție și a depozitelor.
Auditul calității serviciilor și parteneriatelor.

Cum să evaluați performanța departamentului de logistică utilizând metoda BSC

Utilizarea metodei BSC pentru a evalua direcția logistică a activităților unei companii ne permite să obținem răspunsuri la următoarele întrebări:

Care este părerea consumatorilor externi și interni despre activitățile logistice ale companiei?
Care sunt cele mai bune procese de utilizat pentru implementarea unei strategii logistice?
Ce trebuie făcut pentru a îmbunătăți sistemul logistic?
Care este evaluarea activităților serviciului de logistică din punctul de vedere al proprietarilor și al managerilor de nivel superior?

Pentru a defini principalele criterii și a le aduce într-o structură generală, compania trebuie să parcurgă 6 pași. Veți găsi descrierea acestora în articolul-instrucțiuni al revistei „Director general”.

Angajații departamentului logistic

Organizarea structurală departamentul de logistică al întreprinderii depinde de specificul și amploarea întreprinderii, totuși, în vedere generala include următoarele elemente:

Manager logistică. Pot exista mai mulți directori și șefi, în timp ce fiecare va conduce departamentele, care influențează strategia întreprinderii, care corespunde funcționalității activităților logistice.
Următorul element este managerii. Managerii de logistică pot fi împărțiți în două niveluri. Inginerii de sisteme logistice proiectează rute de trafic și sisteme de stocare astfel încât să asigure minimizarea costurilor. Utilizatorii logistici realizează soluția sarcinilor operaționale și controlează chiar utilizarea sistemelor și rutelor dezvoltate de specialiștii în sistem.
Dispecerii, șoferii și angajații departamentului de transport și depozite sunt următorul element al departamentului de logistică. Această parte a structurii departamentului de logistică realizează implementarea directă a activităților, adică angajații primesc materiale și materii prime, le expediază și livrează produse utilizatorilor intermediari sau finali.

Șeful departamentului logisticîndeplinește adesea atribuțiile șefului departamentului de transport. De asemenea, el efectuează managementul general, monitorizează execuția și determină schemele de rute optime.

Angajați de nivel mediu. Specialiștii de nivel mediu ai departamentului de logistică desfășoară activități analitice pentru a determina rutele optime. Aceștia sunt, de asemenea, implicați în organizarea și gestionarea proceselor logistice în depozit și în alte părți ale departamentului logistic. Această legătură din structura departamentului pregătește noi sisteme și rute și le supune spre aprobare șefului departamentului logistic.

Manager de top Departamentul logistică: Acest specialist din departamentul logistică pregătește planuri de cumpărare și vânzare, menținând în același timp continuitatea procesului de producție. Sarcinile managerului principal includ analize de vânzări, menținerea politicii de preț a companiei și întocmirea rapoartelor privind activitățile și analizele efectuate.

Dispecerii departamentului de transport. Aceștia desfășoară activități operaționale privind activitatea de transport, țin evidența combustibililor și a lubrifianților și a programului de lucru al șoferilor, pregătesc documente pentru transportul mărfurilor.

Grupuri de implementare proiecte logistice individuale. Grupurile create pentru implementarea proiectelor individuale îndeplinesc următoarele funcții:

dezvoltarea și extinderea platformelor logistice existente
planificarea și punerea în funcțiune a noilor platforme logistice
organizarea de noi puncte de distribuție pentru produsele finite
proiecta sisteme de informare logistică

Organizarea grupurilor de vânzări într-o companie este posibilă atât de către departamente separate, cât și în cadrul departamentului de logistică. Există mai multe opțiuni pentru crearea unor astfel de echipe de proiect:

Grupurile de implementare sunt formate ca un element permanent al departamentului de logistică, un exemplu de funcții ale unor astfel de unități structurale sunt ingineria în sistemele informaționale, managementul proiectelor etc.
Departamentele de vânzări își desfășoară activitățile ca unități structurale separate, în timp ce li se atribuie anumite responsabilități funcționale în cadrul activităților logistice. Un exemplu este organizarea platformelor logistice și gestionarea livrării resurselor materiale și tehnice.
Formarea echipelor de vânzări provine din numărul de angajați din diferite domenii ale activităților logistice ale companiei. În acest caz, grupul își desfășoară activitățile pentru a îndeplini anumite funcții în timpul lucrului la un anumit proiect, după implementarea căruia, angajații revin la atribuțiile lor normale.

Spune directorul general

Andrey Yanovskiy, director general OJSC „Nidan Juices”, Moscova

Când a devenit necesar să găsesc un șef al departamentului de logistică, mi-am concentrat atenția asupra angajării proactive a angajatului. Adesea, specialiștii în logistică nu manifestă deloc nicio inițiativă și nici măcar nu prezintă propuneri aparent utile și simple pentru îmbunătățirea proceselor de afaceri. Desigur, cu această atitudine față de muncă, nu se pune problema economiilor potențiale. De exemplu, puteți utiliza propunerea cu privire la necesitatea de a reglementa sarcinile de selectare a unui furnizor de servicii cu o ofertă trimestrială obligatorie.

Am stabilit sarcini ridicate, dar destul de realizabile. Pentru a le rezolva, specialistul departamentului de logistică trebuie să fie hotărât. Pur și simplu, aveți nevoie de un angajat proactiv care să-și iubească cu adevărat slujba.

Organizarea departamentului logistic

În ciuda importanței evidente a creării unui serviciu logistic eficient, din păcate, nu au fost elaborate principii și reguli specifice pentru organizarea acestuia. Dar, datorită experienței acumulate de multe companii, este posibil să construim destul muncă eficientă Departamentul de logistică.

Principiile creării unui departament logistic

Desigur, organizarea unui departament de logistică nu este un proces simplu, dacă nu exista înainte, dar la reconstruirea proceselor de afaceri existente, este și mai dificil de făcut fără rezistență la schemele de lucru deja tradiționale, deși deseori ineficiente.

Formarea unui serviciu logistic ne permite să asigurăm o activitate logistică cu adevărat eficientă a companiei.
Este mai bine să dedicați prima etapă de organizare a unui nou departament pentru elaborarea „Regulamentelor privind departamentul logistic” cu o descriere detaliată a tuturor funcționalităților din domeniul logisticii.
Următorul pas este de a specifica în detaliu procesele de aprovizionare cu care se va ocupa departamentul. Acest pas face posibilă determinarea din timp a potențialelor dificultăți și a acelor momente ale muncii, pentru care este mai bine să puneți specialiști cu înaltă calificare.

Ce să externalizăm?

După descrierea proceselor, este necesar să se evidențieze funcționalitatea logistică care poate fi transferată către o organizație terță parte. De obicei, depozitarea, lucrul cu vama și transportul sunt transferate către externalizare.
Este important să ne amintim că externalizarea nu implică o respingere completă a funcțiilor. Compania ar trebui să aibă unul sau mai mulți coordonatori care vor ține evidența și controlul funcțiilor externalizate. Această abordare va face posibilă stabilirea unui flux constant de informații de la outsourcer către companie și invers. În plus, un control suplimentar asupra respectării condițiilor contractuale va permite, dacă este necesar, să găsească alt contractant sau încă unul.
În cazurile în care este vorba despre o întreprindere care face parte din companii străine, externalizarea are unele particularități. Unul dintre cele mai importante aspecte este cerințele sporite pentru implementarea activităților în conformitate cu standardele corporative. În plus, adesea organizația părinte stabilește o listă de sarcini care pot fi date organizații din afara, stabilește, de asemenea, propriile criterii pentru selectarea partenerilor. De exemplu, companii occidentale necesită adesea un certificat ISO de la organizația către care vor fi transferate funcțiile logistice.

Practicianul spune

Yuri Igumov, șef departament logistică, OJSC "NPG" Sady Pridonya ", Volgograd

În livrările noastre de mărfuri în Federația Rusă și în țările CSI, apelăm la serviciile unui operator de expediere. Camioanele reprezintă cea mai mare parte a transportului. Aproximativ douăzeci și cinci la sută din mărfuri sunt expediate prin transport feroviar, pentru implementarea acestei opțiuni, compania noastră apelează la expeditori și brokeri vamali.

Decizia de a externaliza aceste funcții ale departamentului de logistică a fost luată pe baza unei comparații a costurilor potențiale. Externalizarea este mult mai economică decât organizarea și gestionarea propriei flote de vehicule și un mare serviciu de logistică. Mai mult, diferența de astăzi este pur și simplu uriașă, așa că, desigur, vom folosi externalizarea. Compania noastră are o flotă mică de vehicule, dar este utilizată doar pentru livrări pe distanțe scurte sau în cazuri neprevăzute.

Model de departament optim

După determinarea funcționalității, trebuie să alegeți modelul optim pentru companie. Cel mai adesea, cea mai reușită opțiune este împărțirea pe geografie sau pe grupe individuale de produse.
În plus, este important să se determine criteriile pentru determinarea eficienței viitorului serviciu logistic, în special să se evidențieze indicatorii și coeficienții pentru o evaluare obiectivă a activităților. Exprimarea eficienței în număr crește, de asemenea, motivația personalului. La acest pas, compania are deja o viziune generală asupra viitorului departament de logistică.
Aceasta este urmată de plasarea personalului cu o descriere detaliată a funcționalității fiecărui angajat și a nevoii acestuia în departament. De asemenea, este important să se definească cerințele de eligibilitate pentru fiecare post.
După stabilirea posturilor necesare departamentului, trebuie să înregistrați fișele postului departamentului logistic. Mai mult, acestea ar trebui elaborate pentru toți angajații, atât pentru specialiștii obișnuiți, cât și pentru șefii departamentului de logistică. Va fi util în timpul pregătirii instrucțiunilor să reprezinte mișcarea resurselor și bunurilor de-a lungul întregului lanț, pentru a nu rata funcțiile și responsabilitățile angajaților și pentru a preveni o situație de dublă responsabilitate sau absența completă a unei persoane responsabile pentru orice sarcină.
În continuare, este important să se descrie procedura de interacțiune a departamentului de logistică cu alte divizii ale companiei, parteneri, consumatori și agenții guvernamentale.

Sistemul de responsabilități și subordonare

Pe lângă faptul că este important să se definească funcțiile angajaților în sine și limitele responsabilității acestora, este important să se includă norme clare de subordonare și niveluri de management în fișele posturilor din departamentul logistic. De asemenea, este important să se determine procedurile și regulile pentru înlocuirea angajaților în etapa de pregătire a organizării departamentului de logistică. Această abordare va evita problemele legate de implementarea activităților în absența unuia sau mai multor specialiști din cauza concediilor, concediilor medicale sau concedierii.
În etapa preliminară, este de asemenea important să se formuleze regulile pentru interacțiunea departamentelor companiei între ele. Este optim să se stabilească astfel de reguli de comunicare pe hârtie, astfel încât serviciul de logistică să înțeleagă în mod clar ce poate solicita de la alte divizii ale întreprinderii și ce trebuie să facă pentru acestea. Nu numai comunicările informaționale și obligațiile funcționale se reglementează, ci și sistemul procesului de activitate în sine.

Specificul politicii de personal

După crearea unui prototip al viitorului departament logistic, etapa de căutare urmează în scris personal adecvat... Vă puteți angaja strict pentru organizarea unei noi unități sau puteți transfera această responsabilitate departamentului de personal. Atunci când alegeți o abordare, merită să luați în considerare standardele companiei, poziția pieței muncii și oportunitățile specialiști în resurse umane management mediu. Cu toate acestea, trebuie să înțelegeți că găsirea candidaților care îndeplinesc pe deplin cerințele instrucțiunilor pregătite pentru departamentul de logistică nu va funcționa rapid.

În acest stadiu, este important să ne dăm seama că prototipul nu este o cerință strictă unidirecțională. Uneori, în procesul de recrutare a personalului, apar profesioniști care nu se încadrează în schema elaborată, dar experiența și abilitățile lor pot fi atât de necesare unitatea fiind creată că abaterile de la sistemul original și chiar introducerea de modificări în acesta devin extrem de justificate.

Un criteriu separat pentru selecția specialiștilor este proprietatea limbi straineîn special, cunoașterea limbii engleze este o cerință comună. Acest punct este explicat de faptul că multe companii străine au realizat limba engleză managementul corporativ și acceptă documente numai în această limbă. În cazul în care compania face parte dintr-o companie străină, utilizarea obligatorie a limbii engleze ca a doua limbă de lucru implică complicarea proceselor de afaceri. Unele dintre documente sunt întocmite în limba companiei principale, în timp ce marile organizații străine pot achiziționa în mod independent servicii de transport. În plus, companiile de transport sunt adesea situate în aceeași țară cu vânzătorul, ceea ce înseamnă că pentru ele engleza este suplimentară, nu cea principală. Ca urmare, situațiile sunt destul de frecvente atunci când comunicațiile sunt foarte dificile și provoacă diverse probleme, ceea ce este de înțeles și previzibil - la urma urmei, limbajul de comunicare nu este adesea nativ și de bază pentru toți participanții la procesul logistic. Specialiștii în logistică cu o bună cunoaștere a limbii engleze vor fi un mare plus în activitatea oricărei organizații. În același timp, conducerea filialelor este pur și simplu obligată să se asigure că există cel puțin un specialist care vorbește limba, care este principalul pentru compania principală.

În plus, trebuie amintit în procesul de angajare a angajaților că cultura și etica afacerilor din Federația Rusă pe piața logistică este foarte slab dezvoltată. Din păcate, conformitatea fluxului de lucru nu este o rutină pentru majoritatea companiilor. În special, chiar și organizațiile foarte prospere, pentru a minimiza costurile transportului de mărfuri, păcătuiesc prin lipsa de documente necesare la trimiterea mărfurilor.

3 niveluri de management eficient al departamentului logistic

Cel mai adesea, întreprinderile au departamente de logistică, formate din trei niveluri de management.

Primul nivel: management general (stabilirea planurilor).

Acest pas este ocupat de directorul logistic, în funcție de companie, acest post poate fi numit diferit. Indiferent de diferența de nume, funcționalitatea celui mai înalt nivel rămâne neschimbată.

Stabilirea planurilor, monitorizarea implementării acestora și efectuarea modificărilor, dacă este necesar, monitorizarea și ajustarea structurii, evaluarea eficienței activităților grupuri selectateși sistemul în ansamblu.
Managementul politicii departamentului de logistică, interacțiunea acestuia cu alte departamente ale companiei, aprobarea costurilor și a standardelor de servicii

Datele de intrare ale acestui sistem sunt condiții externe (de exemplu, nivelul concurenței), dificultăți generale și probleme ale subsistemelor și activităților în general. Aceste date sunt studiate, analizate și evaluate. La „ieșire” primesc decizii de management privind schimbarea activităților elementelor individuale sau a departamentului de logistică în ansamblu, propuneri pentru ajustarea politicii și strategiei companiei sau a domeniilor individuale ale activităților sale.

Al doilea nivel: managementul programului (planificarea programului).

Acest nivel de management este reprezentat de unul sau mai mulți angajați care supraveghează cel puțin două subsisteme separate.

Funcțiile de gestionare a programului:

Gestionarea depozitului, lucrul cu comenzi, precum și controlul acțiunilor cu materiale (de exemplu, expediere).
Implementarea politicii de gestionare a resurselor subsistemelor.
Eliminarea neconcordanțelor care pot apărea între elementele individuale ale subsistemelor.
Elaborarea rapoartelor și furnizarea informațiilor necesare la cel mai înalt nivel de management.

Deciziile de management din această etapă au inițiativa și abilitățile angajaților în management ca limite. Managerii se bazează pe standardele aprobate pentru profit, costuri și servicii. În caz de dificultăți cu unul sau mai multe subsisteme, angajatul ar trebui să identifice în primul rând motivele apariției lor, apoi să dezvolte cea mai bună opțiune soluții.

Când este necesar, managerul poate face ajustări la activitățile elementelor sistemului. În plus, managerul acestei etape de management supraveghează și direcționează funcționalitatea interconectată a subsistemelor. El are, de asemenea, capacitatea de a utiliza cercetarea analitică pentru a găsi modalități de a îmbunătăți activitatea subsistemelor. Managerul are dreptul de a atrage angajați suplimentari pentru a efectua inspecții.

Un loc special în monitorizarea eficienței departamentului de logistică este acordat auditului, care se bazează pe date despre serviciul pentru clienți. Auditul are un impact asupra informațiilor primite cu privire la formarea activităților de transport, gestionarea stocurilor, funcționarea depozitului și expedierea mărfurilor către clienți.

Al treilea nivel: management operațional (componente operaționale).

Acest nivel funcționează cu furnizorii pentru care au fost încălcate termenele și programele. Angajații de la acest nivel pregătesc și transmit date de încălcare către managerii de gestionare a programelor. În plus, în această etapă, managementul se desfășoară în anumite limite de timp și costuri. Și, desigur, al treilea nivel conduce și el raportarea activităților despre munca lor.

Toate subsistemele de management operațional îndeplinesc unul sau mai multe obiective, care au un cadru destul de strict.

În această etapă a managementului, fiecare dificultate posibilă are deja o procedură reglementată de rezolvare, prin urmare, activitățile managerilor sunt mai degrabă monotone și constau în funcții administrative și de control speciale.

Interviu logistic: 3 sarcini pentru logică, gândire și inventivitate

Sisteme informaționale - baza managementului departamentului logistic

Sistemele informaționale joacă un rol important în sistemul în trei etape de organizare a departamentului de logistică. Cu o structură pe trei niveluri a departamentului, utilizarea sistemelor de informații are 4 niveluri, la care fluxul de date are funcționalitate clar limitată.

Nivelul operațional... La acest nivel, fluxul de date este foarte mare. Acest lucru se datorează faptului că luarea deciziilor operaționale este posibilă numai pe baza unei cantități mari de date, în special, este vorba de informații analitice, de referință și de reglementare.

Nivel de control... Volumele de date la acest nivel au, de asemenea, o gamă destul de largă. Datele de la acest nivel sunt utilizate pentru a formula planuri operaționale pentru diferite zone ale departamentului logistic. În plus, la acest nivel al sistemelor informaționale, sunt monitorizate deciziile care se iau în stadiul managementului operațional.

Nivel mediu. La nivelul mediu, fluxul de date nu este la fel de larg ca la primele două niveluri, dar datele sunt deja procesate și împărțite în grupuri. Aceste date sunt utilizate pentru formularea tactică a planurilor, precum și pentru dezvoltarea deciziilor de management în domeniul producției companiei.

Cel mai inalt nivel... În această etapă, întregul volum inițial de informații este prezentat într-o formă foarte concentrată. Datele sunt utilizate pentru a dezvolta strategii și a formula planuri pe termen lung pentru întreprindere. Pe baza fluxului de informații de la acest nivel, deciziile de management sunt dezvoltate pentru viața companiei în ansamblu, precum și pentru dezvoltarea sa pe termen lung.

Evident, toate fluxurile de informații primite la diferite niveluri sunt necesare pentru un singur scop - luarea deciziilor de management corecte.

1.1. Această fișă de post definește îndatoririle funcționale, drepturile și responsabilitățile șefului (șefului) departamentului logistic
1.2. Șeful (șeful) departamentului logistic este organizatorul tacticii întreprinderii în domeniul logisticii.
1.3. Șeful (șeful) departamentului de logistică este numit și demis, în conformitate cu procedura stabilită de legislația în vigoare a muncii, prin ordin al șefului (director, director general, președinte, director de logistică) al întreprinderii.
1.4. Selectat dintre specialiști calificați cu bune abilități organizatorice, care au lucrat într-o poziție similară de cel puțin 3 ani.
1.5. Rapoarte directe către șef (director, către CEO, Președinte, director logistic).
1.6 În activitatea sa, șeful (șeful) departamentului de logistică este ghidat de: materiale de reglementare, metodologice și alte materiale de orientare în domeniul transportului, depozitării; standarde și specificații pentru stocarea inventarului, organizațiilor de achiziții publice, legislația vamală actuală, „Descrierea postului”, „Reglementări care reglementează relațiile intra-companie”, instrucțiuni ale directorului, statutul întreprinderii.
1.7 Educație: tehnică superioară (economică, tehnică și economică)
1.8 Abilități și abilități: abilitatea de a analiza, planifica și gestiona. Construirea unui sistem logistic la întreprindere. Proiectarea și organizarea fluxurilor de informații în sistemul logistic.
1.9. În timpul absenței temporare a șefului departamentului logistic, atribuțiile sale sunt atribuite lui _______________.

2. Ținte și obiective

2.1. Scopul lucrăriiȘeful departamentului de logistică este să optimizeze costurile furnizării componentei logistice a întreprinderii.
2.2. Sarcinile principaleȘeful departamentului logistic sunt:
2.3. organizarea și controlul continuității și productivității muncii zilnice a departamentului de logistică
2.4. evaluarea și analiza costurilor asociate cu executarea operațiunilor logistice
2.5. evaluarea și analiza performanței operațiunilor logistice.
2.6. evaluarea și analiza costului timpului de lucru pentru efectuarea operațiunilor
2.7. elaborarea de propuneri pentru optimizarea costului materiilor prime achiziționate, echipamentelor și bunurilor expediate;
2.8. respectarea estimării costurilor aprobate, a posturilor bugetare;
2.9. îmbunătățirea activității departamentului, dezvoltarea și implementarea de noi sisteme care vizează creșterea eficienței utilizării fondului de rulment.
2.10. Analiza, planificarea, organizarea, coordonarea și gestionarea (inclusiv organizarea controlului asupra execuției) proceselor logistice ale întreprinderii.

3. Responsabilități funcționale

3.1. Proiectarea și dezvoltarea de noi sisteme logistice, precum și optimizarea sistemelor logistice existente.
3.2. Dezvoltarea și implementarea materialelor metodologice și de reglementare privind logistica pentru departamente specifice, definirea funcțiilor și operațiunilor. Controlul asupra aplicării materialelor metodologice și de reglementare dezvoltate.
3.3. Organizarea lucrărilor privind dezvoltarea formularelor și metodelor de raportare.
3.4. Controlul corectitudinii și actualității executării sarcinilor atribuite de către angajații departamentului.
3.5. Coordonarea relațiilor interne și externe ale companiei.
3.6. Cunoașterea personalului cu elementele de bază ale logisticii.
3.7. Bugetarea logisticii. Analiza costurilor logistice și a costurilor logistice.
3.8. Optimizarea costurilor și eficienței operațiunilor logistice ale companiei.
3.9. Coordonarea și direcționarea fluxurilor financiare asociate proceselor logistice.
3.10. Optimizarea fluxului de lucru al tuturor proceselor logistice.
3.11. Coordonarea interacțiunii departamentului cu alte divizii ale întreprinderii în conformitate cu schemele tehnologice dezvoltate și aprobate.

4. Drepturile șefului departamentului logistic

Șeful departamentului logistic are dreptul:

4.1. Pentru a oferi angajaților și serviciilor subordonate sarcini, sarcini pe o serie de probleme incluse în atribuțiile sale funcționale.
4.2. Solicitați șefilor tuturor departamentelor să furnizeze materialele, rapoartele, informațiile necesare pentru planificarea și organizarea lucrărilor planificate ale departamentului.
4.3. Solicitați și primiți materialele și documentele necesare legate de problemele activităților sale, serviciilor și unităților subordonate.
4.4. Să acționeze ca reprezentant în numele Companiei în alte organizații și instituții pe probleme de competența departamentului.
4.5. Faceți propuneri pentru selectarea și plasarea personalului în lanțul de aprovizionare.
4.6. Organizați întâlniri pentru a discuta aspecte de competența departamentului.
4.7. Emite un ordin pentru departament privind încurajarea angajaților care s-au distins în munca lor și impunerea de sancțiuni angajaților departamentului care au încălcat disciplina muncii și îndatoririle oficiale în conformitate cu „Regulamentul privind motivația”.
4.8. Recomandați personalului întreprinderii pentru recrutare și concediere.
4.9. Trimiteți sugestii pentru a vă îmbunătăți munca.

5. Șeful departamentului logistic este responsabil de:

5.1. Rezultatele și eficiența activității de producție a întreprinderii.
5.2. Nerespectarea asigurării îndeplinirii atribuțiilor și responsabilităților lor funcționale, serviciile subordonate ale întreprinderii cu privire la activitățile de producție.
5.3. Informații inexacte despre starea executării comenzilor de producție de către serviciile subordonate.
5.4. Nerespectarea ordinelor, ordinelor și instrucțiunilor directorului.
5.5. Eșecul luării măsurilor pentru a suprima încălcările identificate ale reglementărilor de siguranță, siguranța la incendiu și alte reguli care reprezintă o amenințare la activitățile normale (sigure) ale întreprinderii, ale angajaților săi.
5.6. Nerespectarea respectării disciplinei muncii și performanței de către angajații serviciului subordonat și personalul aflat în subordinea acestuia.
5.7. Încălcarea ordinii interne a întreprinderii.

6. Ore de lucru

6.1. Modul de lucru al șefului departamentului de logistică este determinat în conformitate cu Regulamentul intern de muncă stabilit la întreprindere.
6.2. Pentru a rezolva problemele legate de nevoile de producție, șeful departamentului de logistică poate face excursii de afaceri (inclusiv cele locale).
6.3. Pentru a rezolva problemele operaționale pentru a asigura activitățile de producție, șefului departamentului logistic i se pot atribui vehicule ale companiei.