Comanda de depozit - acțiuni ale auditorului. Audit depozit: „interogatoriu” cu pasiune Audit depozit logistic

Este logic să presupunem că datele cele mai obiective, bazate pe rezultatele auditului, pot fi furnizate doar de expert în logistică independent... Care, după cum știți, primește un salariu pentru identificarea și afișarea în mod specific a erorilor și problemelor care au dus la procese ineficiente, și nu le ascunde și le ține tăcerea, spre deosebire de specialiștii cu normă întreagă ai companiei, motivați să nu mai suporte , „Dirty lenjerie în public”.

Adesea (mai mult de 15 audituri) trebuia să fiu într-un rol expert independentși în procesul de efectuare a diferitelor tipuri de audit sisteme logistice, eu, in primul rand, am acordat atentie depozitului ( logistica depozitului) al clientului meu. De ce exact depozit, tu intrebi?

Pentru că depozitul este un indicator foarte important prin care, practic, fără eroare, se poate judeca despre unele factori importanți influențând eficiența întregii afaceri, la fel cum, de exemplu, prin pulsul unei persoane, se poate judeca în general despre starea sănătății sale.

Evident, atunci când o persoană vine la medic, înainte de a începe tratamentul, medicul îi verifică mai întâi pulsul, presiunea, temperatura. Și după starea acestora și a altor indicatori ușor de măsurat, el judecă cât de sănătos este întregul corp uman și dacă este necesar să se studieze în continuare pentru a pune diagnostic corect.

De asemenea depozit... Dacă vrei să știi: cât de eficientă (sănătoasă) este afacerea ta, cel mai simplu și mai logic mod, pentru început, este să faci auditul depozitului, iar apoi, pe baza rezultatelor auditului depozitului, decideți dacă continuați examinarea sau puteți începe imediat rezolvarea problemelor identificate (tratament).

Vă puteți întreba: de ce anume depozitul acționează ca un indicator dat, de ce, de exemplu, nici achiziția, nici livrarea, nici vânzările cu finanțe, pentru că sunt și verigi foarte importante ale sistemului logistic?

Chestia este că în depozit sunt de obicei concentrate (combinate) toate problemele cauzate de munca ineficientă a aproape tuturor. unități cheie companiilor.

De exemplu, respectat de toți departamentul de achizitii, a comandat și coordonat livrarea mărfurilor la depozit în cantități care depășesc semnificativ capacitatea acestuia, ținând cont chiar și de unele rezerve.

Ca urmare, marfa a trebuit să fie plasată pe culoarele dintre rafturi prin blocarea accesului la mărfurile care se aflau pe rafturi și supuse picking-ului, și astfel, în mod semnificativ, să se reducă viteza aproape tuturor operațiunilor din depozit și, în consecință, rapiditatea și calitatea ridicării comenzilor.

S-ar părea că greșeala a fost făcută în birou de un specialist în achiziții care poate fi stoc Nu am fost niciodată deloc și, ca urmare, problema a apărut în depozit.

Sau, de exemplu, Departamentul de vanzari care a comandat o anumită cantitate dintr-un articol pentru a vinde departamentului de achiziții.

Departamentul de achizitii a asigurat livrarea in volumul potrivit si la momentul potrivit, insa departamentul de vanzari nu a putut vinde acest produs si el "Îngheţat"în stoc și transformat în " nelichide", sau mai rău, în Întârziere.

Și așa și-a luat locul mărfuri foarte lichideîn depozit, încetinind astfel unele foarte importante procesele de depozit.

S-ar părea că motivul este greșeală de planificare a vânzărilor, iar depozitul, ca întotdeauna, s-a dovedit a fi „extrem”.

Ce poți afla mai exact dintr-un audit al depozitului?

În primul rând și cel mai important lucru- așa funcționează într-o companie sistem de control al stocurilor.

Stând la birou și uitându-se la monitoarele computerelor, mulți directori care sunt responsabili pentru gestionarea eficientă a stocurilor unei companii sunt adesea considerați rușinosi. „Coborâți” la depozit, pentru a vedea ce se întâmplă de fapt acolo.

Și, ca urmare, în computerele lor pentru unele articole există unele numere, dar de fapt sunt complet diferite în depozit. Și asta este tot pentru că inventar, deoarece trebuie efectuat, se dovedește, este costisitor de realizat și "reticenta de a vă murdari mâinile".

Și acum există un astfel de produs în astfel de depozite, undeva în colțul îndepărtat, iar pe el există un strat gros de praf. Iar acest produs, deocamdată, nu este nevoie de nimeni și iese în cale în depozit și nu are sens din el. Și dacă nimeni, cui pentru asta „Nu-ți vor da o pălărie”, nu amintește de un astfel de produs, atunci va rămâne așa până când va fi anulat pe cheltuiala fondurilor personale ale proprietarului afacerii.

Mai mult în afară de asta starea stocului, ca urmare auditul depozitului, puteți învăța următoarele lucruri utile, de exemplu:

a) cât de eficient sunt cheltuiți banii intretinerea depozitului, renovare sau construcție

b) cât de eficient este utilizat spațiul depozitului, rafturiși ridicare echipamente

c) cât de eficient este cheltuită Fotografie,

d) cât de productiv lucrează personalul,

e) cât de eficient este motivare.

f) ce este cultura de producție într-un depozit modul în care afectează calitatea operațiunilor efectuate

g) alte „utilități” importante

O altă conversație este că nu toată lumea și nu își dorește întotdeauna să afle adevărul despre depozitul lor, dar acesta este un alt subiect care nu are legătură cu tehnologiile de depozit, deși nu mai puțin important în acest context.

Pentru a ilustra cât de utilă este o simplă vizită la un anumit depozit, o anumită companie de distribuție, Audituri ale sistemului logistic, voi da următoarele exemplu.

Imaginează-ți un depozit firma de distributie aproximativ 3000 mp. m. cu o înălțime de 10 metri până la marginea inferioară a grinzii, cu 4 etaje de rafturi, etaj la cota +1.2000, vrac, cu docuri, cu zone de expediere/recepție, o zonă de comandă gata făcută, o zonă de depozitare și o zona de resturi .. totul este asa cum trebuie.

Depozitul, apropo, real... Proprietarul a comandat proiectarea și construcția acestuia după un proiect șablon preluat din poza frumoasaîn internet.

Am făcut un audit al acestui depozit în 2011.

Intrând în depozit, la ora 9:00 am văzut pe șantierul din fața docurilor un grup de mașini pentru încărcare, cu o capacitate de transport de 1,5 până la 10 tone, iar pe teritoriu sunt mai multe camioane grele(parohii).

Mașinile pentru încărcare au fost încărcate cu ajutorul unui stivuitor, care a scos paleții cu mărfuri din aer liber docuri, le-au pus în fața mașinilor, iar apoi mutanții și depozitarii au încărcat manual și au pus marfa în dube.

De ce depozitul cu docuri nu este liber pentru aceste operațiuni?

Întrucât docurile erau ocupate, camioanele care veneau să descarce coletele au stat în picioare și au așteptat terminarea încărcării fluxului.

Când am intrat în depozit, am văzut o zonă de expediere ocupată de paleți de marfă de expediat, folosită ca zonă pentru comenzile gata. Toate celelalte procese din timpul expedierii cheltuielii nu au fost efectuate din cauza lipsei de personal si spatiu in depozit pentru efectuarea operatiunilor corespunzatoare.

În timp ce eram în zona de depozitare, am examinat celule de bazăși a văzut că mărfurile din celulele de bază nu au fost așezate în așa fel încât să fie convenabil să le asamblați, ci risipite(de parcă ar fi fost finalizată pentru ultima dată).

V zona de cules există un produs care nu a fost luat de mult timp (se vede că zace mult timp pe un strat uniform de praf pe cutii) și mărfuri în cutii rupte aleatoriu (bucata) și împrăștiate, inclusiv în culoare.

Stivuire bunurile sunt "angajate" camion de transportși încărcător, care poate muta mărfuri nu mai mult de 3 niveluri, datorită faptului că culoarele erau aglomerate, echipamentul era inactiv (la un moment dat economiseau pe echipamente g/p)

Ultimele niveluri de rafturi au fost gol cu ​​~ 90%... Al treilea nivel a fost umplut cu 50 la sută, al doilea nivel a fost plin, practic nu era stoc de celule goale în ele.

Din comunicarea cu Stivuitor, dupa ce mi-a scos mai multi paleti, am ajuns la concluzia ca rotatia marfii a fost nesatisfacatoare.

Prin cantitatea de praf de pe paleți cu mărfuri de la nivelul 4 și 3, era clar că acest produs mai mult de o lună a stat nemișcat, iar unele poziții mult mai mult timp (unele poziții au stat de la începutul depozitului)

Produsul fie nu este deloc etichetat, fie marcat incorecte (nu sunt indicate data livrării, numărul lotului, codul produsului).

După ce am vorbit cu Managerul Depozitului, am aflat că inventarîn depozit se efectuează fără "Pătură", la numărare, mărfurile nu sunt scoase de la nivelurile superioare (se consemnează ceea ce este scris cu marker mare pe casete).

După ce am observat, puțin mai târziu, operația primirea coletelor, am văzut ce mă așteptam să văd: majoritatea bunurilor care veneau în parohie nu erau aranjate așa cum trebuia, conform principiului „fi-fo”.(sau într-un alt fel ..), a fost pur și simplu pus deoparte (pe culoar), pentru că era o lipsă de toate mărfurile sosite și aceste mărfuri trebuiau expediate la următoarea expediție.

Astfel, cu ochiul liber s-a putut observa că în acest depozit este real se intoarce doar despre 1/3 din volumul total al mărfurilor, iar restul produsului doar ocupă tot spațiul rămas, practic, fără mișcare ..

Nu Analiza depozitului ABC Nu am putut arăta mai clar această problemă mai bine decât atât așa cum se vedea în acest moment în depozit.

Bunuri defecte a fost localizat împreună cu alte lucruri, a fost colectat și anulat o dată pe săptămână.

Personalul depozitului era în continuă schimbare, motivarea personalului era o „curba”, nu exista echipa ca atare... oamenii lucrau din inventar in inventar si aproape toata lumea renunta la fiecare 3 luni.

Cu toate acestea, Business Leader a angajat foarte bine plătit specialisti in managementul stocurilor, care nu a coborât deloc la depozit, dar în același timp a oferit Clientului o mulțime de tabele și calcule inteligente diferite privind starea stocurilor din depozitul său și, în mod ciudat, le-a crezut.

Pe lângă aceasta, Business Leader a trebuit să ia decizii în cadrul unor acorduri stricte de distribuție, în care erau prevăzute condiții stricte pentru selectarea unor volume excesive de mărfuri pentru plăcere. procent din bonusuri.

Condiția pentru primirea acestor bonusuri a fost ca la o anumită oră, un lot de mărfuri să ajungă la depozit fără niciun plan convenit, depășind de câteva ori pe cele obișnuite. ratele de încasări.

Drept urmare, mărfurile au fost expuse pe culoare, iar toate procesele din depozit au fost încetinite semnificativ sau chiar oprite cu totul.

În cele din urmă, Compania a transportat câteva costuri indirecte, care au fost mai greu și mai neplăcut de calculat decât beneficiile directe din bonusuri asociate cu un bonus suplimentar pentru Business Leader și unii dintre subalternii săi, dar din punct de vedere al amplorii, aceste pierderi, chiar și la suprafață, au fost semnificativ mai mari decât cele venituri din prime.

După auditul depozitului, achizitie si livrareȘeful afacerii acestei companii a primit o aliniere completă a problemelor existente prin prioritate și a început treptat să le elimine în mod intenționat.

Astfel, auditul depozitului trebuie desigur facut!

Nu faceți astfel încât, ca în exemplul de mai sus, să trebuiască îngheța 2/3 din stocurile în surplus, urmând conducerea Contrapărților.

Este clar că depozitul are mai puțin personal cu salarii mari care este capabil să facă lobby interesele depozitului înaintea conducerii companiei, dar totuși nu este nevoie să faceți o „pușcă” din depozit unde să includă „bancurile” tuturor celorlalte diviziuni. Acest lucru, totul devreme, pe termen lung, nu va face decât să agraveze situația generală.

Dar, chiar dacă totul în depozitul tău nu este la fel de rău așa cum este descris în exemplul meu, tot nu trebuie să te oprești aici.

br

Îmbunătățiți eficiența afacerii dvs., de-a lungul lanțului de aprovizionare! Și nu considerați că este rușinos să vă uitați din nou în depozit și să comunicați cu personalul depozitului!

Audit logistic depozit- aceasta este o căutare a modalităților de îmbunătățire a activității unui depozit în cadrul unei cercetări exprese a resurselor și proceselor din depozit. Poate fi fie un eveniment unic, fie unul obișnuit.

Audit logistic are ca scop constatarea deficiențelor în organizarea depozitului și în activitatea acestuia și formarea de propuneri pentru eliminarea acestora. Într-un număr de cazuri, justificarea necesității de automatizare a depozitelor devine o sarcină specială a unui audit logistic.

De multe ori audit logistic este considerată un pas obligatoriu înainte de implementarea unui sistem WMS. Rezultatele sondajelor și recomandărilor specialiștilor ajută la găsirea celor mai bune soluții pentru depozitarea mărfurilor, optimizarea performanței operațiunilor de depozit, încărcare și număr de personal etc. Cu alte cuvinte, un audit logistic ajută la înțelegerea a ceea ce trebuie făcut în depozit pentru a-l pune în ordine înainte de automatizare.

De ce se efectuează un audit al depozitului?

• Supraîncărcarea depozitului, când volumul achiziţiilor şi aprovizionărilor depăşeşte capacitatea reală a spaţiilor. Acest lucru se poate datora faptului că locațiile de depozitare sunt amplasate incorect la depozit, precum și sistemul de lucru al personalului nu este bine stabilit, ceea ce încetinește operațiunile depozitului și duce la creșterea erorilor.
• Costuri ridicate de întreținere... De obicei, motivul este funcționarea ineficientă a depozitului: sistem inadecvat de identificare a produselor, surplusul de angajați sau lipsa echipamentului.
• Pregătirea pentru automatizare... În această situație, este aproape imperativ să se efectueze un audit logistic pentru a implementa corect și eficient un sistem de management.

Ce include un audit logistic:

• Analiza infrastructurii
• Analiza procesului
• Analiza documentatiei
• Analiza sistemelor informatice
• Elaborarea propunerilor
• Calculul unui studiu de fezabilitate pentru implementarea WMS

Instrumente de audit logistic:

• Interviul angajatului
• Monitorizarea lucrarii in depozit
• Analiza documentelor: instrucțiuni de lucru, harti tehnologice, machete

Rezultatele auditului logistic:

• Lista problemelor găsite
• Sugestii de rezolvare a problemelor
• Studiu de fezabilitate al necesității de automatizare a depozitelor

AXELOT are o experiență semnificativă în efectuarea de audituri logistice ca parte a proiectelor complexe de optimizare a depozitelor, inclusiv implementarea unui sistem WMS. Dacă compania dumneavoastră nu dispune de un serviciu de logistică, nu dispune de suficiente resurse umane și de timp pentru a efectua un sondaj, sau aveți nevoie doar de o perspectivă exterioară, specialiștii AXELOT vă vor ajuta să găsiți și să eliminați discrepanțele dintre nevoile companiei și cele reale. starea de fapt în depozit.

Deja în Rusia a sosit momentul în care este relativ ieftin să angajezi un specialist competent de pe piața serviciilor de consultanță și să primești sfaturi detaliate de la acesta cu privire la „bunăstarea” depozitului tău. Să presupunem că ai găsit „specialistul” potrivit, care are totul calitati necesare(deși dificil) și trimis la depozitul tău. Ce va putea vedea în depozitul tău cu aspectul lui de savant și „curat”? Există o mulțime de lucruri interesante dacă știe când și unde să caute și cu cine și cum să vorbească...

Când o persoană vine la medic, medicul îi verifică mai întâi pulsul, presiunea, temperatura și, în funcție de starea acestora și a altor indicatori ușor de măsurat, el judecă cât de sănătos este întregul corp uman, dacă este necesar să se continue investigați-l sau este posibil să puneți imediat un diagnostic final și să începeți imediat tratamentul.

La fel și depozitul. Dacă vrei să știi cât de eficientă este întreaga afacere, este mai logic să începi cu un audit în depozit, iar apoi multe vor deveni imediat clare și de înțeles.

Vă puteți întreba: de ce exact depozitul acționează ca acest indicator - de ce, de exemplu, nu cumpărați sau livrați sau vânzările cu finanțare, deoarece acestea sunt, de asemenea, verigi importante în lanțul de aprovizionare?

Răspunsul meu este: pentru a înțelege complexul, trebuie mai întâi să-l transformi într-unul simplu. Aranjați pe rafturi, după cum se spune, „separați muștele de cotlet” și așa mai departe...

"Cotlet - separat..."

Cum faci asta, întrebi? Cum să simplificați, de exemplu, un sistem complex și greoi de contabilitate și control al mărfurilor și fluxurilor financiare, sau cum să evaluezi eficiența sistemului informatic al unui mare holding, sau cum să afli cât de eficient sunt folosiți banii investiți în modernizarea oricăror sisteme și tehnologii și cum, în sfârșit, să afli când sunt promise va apărea profit din această modernizare?

Răspund: există două moduri. Puteți inventa un sistem și mai complex pentru a-l folosi pentru a încerca să evaluați sistemele de mai sus și, ca rezultat, posibil să complicați totul și mai mult, sau puteți doar să priviți cu atenție niște indicatori care se află la suprafață, de exemplu, în un depozit și folosiți-le pentru a trage concluziile necesare.

Care sunt indicatorii importanți din stoc?

De-a lungul anilor de practică, fiind implicat în auditul lanțurilor de aprovizionare la o varietate de întreprinderi, cu o mare varietate de tehnologii de depozit și gradul de dotare cu metode variate, moderne și nu foarte, de analiză a sistemelor de management al stocurilor, pentru un Analiza preliminară a stării stocurilor, întotdeauna mă duceam în primul rând la depozit și aproximativ într-o zi lucrătoare, știa deja aproape inconfundabil cât de eficient gestiona compania stocurile.

În general, la urma urmei, un depozit este un fel de indicator prin care se poate judeca eficiența unei afaceri fără eroare, la fel ca, de exemplu, după pulsul unei persoane ...

În procesul de studiu profund și cuprinzător al datelor din sistemul informațional corporativ (corporate Sistem informatic) și discuții cu șefii de departamente și conducerea companiei, aproape niciodată nu am găsit niciun motiv întemeiat să-mi schimb părerea despre starea stocurilor pe care le aveam după ce am vizitat depozitul.

Ce altceva, în afară de starea stocurilor, poți învăța din indicatorii bursieri?

În urma unui sondaj în depozit, puteți afla cât de eficient sunt cheltuiți banii pentru întreținerea, reconstrucția sau construcția acestuia.

De asemenea, puteți afla cât de eficient sunt utilizate spațiul de depozitare, rafturile și echipamentele de ridicare.

De asemenea, puteți afla cât de eficient este cheltuit fondul de salarii, cât de productiv lucrează personalul, cât de eficientă este motivația acestuia, care este cultura de producție în depozit, cum afectează aceasta calitatea operațiunilor efectuate. Și multe lucruri mai interesante și utile pot fi învățate dintr-un audit efectuat cu profesionalism.

O altă conversație este că nu toată lumea și nu își dorește întotdeauna să afle adevărul despre depozitul lor, dar acesta este deja un alt subiect care nu are legătură cu tehnologiile de depozit, deși nu mai puțin important în acest context.

Nu îmi voi dezvălui aici toate secretele, voi da doar un exemplu pentru a ilustra cât de utilă poate fi o simplă vizită la depozit de către un specialist în logistică și SCM.

Haos bine structurat

Imaginați-vă un depozit al unei companii de distribuție cu o suprafață de aproximativ 3000 m2, cu o înălțime de 10 metri până la marginea inferioară a grinzii, cu 4 niveluri de rafturi, un etaj la cota +1.2000, vrac, cu docuri, cu zone de expediere/primire, o zonă gata făcută, o zonă de depozitare și o zonă de căsătorie. Totul este așa cum trebuie, doar un vis, nu un depozit!

Depozitul, de altfel, este real. Proprietarul a comandat proiectarea și construcția acestuia după un proiect șablon luat dintr-o imagine frumoasă de pe Internet.

Am făcut un audit al acestui depozit în 2011.

Intrând în depozit, la ora 9:00 am văzut pe amplasamentul din fața docurilor o aglomerație de mașini pentru încărcare, cu o capacitate de încărcare de 1,5 până la 10 tone, iar pe teritoriu se aflau mai multe camioane grele (sosiri).

Mașinile pentru încărcare au fost umplute cu un stivuitor, care a scos paleții cu mărfuri de pe docurile deschise, i-a pus în fața mașinilor, iar apoi încărcătoarele și depozitarii au încărcat manual și au pus mărfurile în dube. De ce pentru aceste operațiuni un depozit cu docuri nu este clar.

Întrucât docurile erau astfel ocupate, „camioanele” care veneau să descarce coletele au stat și au așteptat terminarea încărcării fluxului.

Într-un depozit, de exemplu, este posibil, de exemplu, să se evalueze eficiența utilizării stocurilor din depozit practic fără erori...

Când am intrat în depozit, am văzut o zonă de expediere ocupată de paleți de marfă de expediat, folosită ca zonă pentru comenzile gata.

Toate celelalte procese din timpul expedierii cheltuielilor nu au fost efectuate din cauza lipsei de personal și de spațiu pentru efectuarea operațiunilor.

În zona de depozitare, am examinat pubele de bază și am văzut că mărfurile din pubele de bază nu erau așezate în așa fel încât să fie convenabil să le asamblam, ci erau împrăștiate (ca și cum ar fi fost asamblate pentru ultimul timp).

În zona de picking era un produs care nu a fost luat de mult timp (era evident că a stat mult timp, pe un strat uniform de praf pe cutii), și mărfuri în cutii rupte aleatoriu (bucata), inclusiv pe cele împrăştiate pe culoarele dintre rafturi.

Mărfurile au fost stivuite de un stivuitor și un stivuitor electric, care puteau muta mărfurile nu mai sus de al treilea nivel datorită faptului că culoarele erau blocate, echipamentul era inactiv (la un moment dat, „economiseau” echipamentele de ridicat ).

Ultimele niveluri ale raftului erau goale în proporție de 90%. Al treilea nivel a fost umplut cu 50 la sută, al doilea nivel a fost plin - practic nu era niciun stoc de celule goale în ele.

Din comunicarea cu stivuitorul, după ce mi-a scos mai mulți paleți, am ajuns la concluzia că rotația mărfii este nesatisfăcătoare.

Pe baza cantității de praf de pe paleți cu mărfuri de la nivelul al patrulea și al treilea, a fost clar că acest produs a stat nemișcat mai mult de o lună, iar unele poziții mult mai mult (s-a dovedit că unele poziții au rămas de la începutul depozitul). Marfa fie nu este deloc marcată, fie marcată incorect (nu sunt indicate data livrării, numărul lotului, codul produsului).

După ce am vorbit cu șeful depozitului, am aflat că depozitul se desfășoară fără „printuri albe”, la numărarea mărfurilor nu sunt scoase de la nivelurile superioare (ceea ce este scris cu marker mare pe cutii).

După ce am urmărit puțin mai târziu operațiunea de primire a coletelor, am văzut ce mă așteptam să văd: majoritatea mărfurilor sosite la parohie nu erau aranjate, așa cum ar trebui să fie după principiul FIFO (sau altfel), pur și simplu era puse deoparte (pe culoar), pentru că a existat un deficit de toate mărfurile sosite și aceste mărfuri trebuiau expediate la următoarea expediție.

Astfel, cu ochiul liber, s-a putut observa că doar aproximativ 1/3 din volumul total al mărfurilor este de fapt întors în acest depozit, iar restul mărfurilor pur și simplu ocupă spațiul rămas fără practic nicio mișcare.

Nicio analiză ABC a depozitului nu ar fi putut arăta problema mai clar decât era vizibilă în acest moment în depozit.

A fost localizat împreună cu alte lucruri, a fost colectat și anulat o dată pe săptămână.

Personalul depozitului s-a schimbat constant, „curba”, nu exista echipa ca atare, oamenii lucrau de la inventar la inventar si se schimbau la fiecare 3 luni.

Cu toate acestea, liderul afacerii a angajat manageri de inventar bine plătiți care nu au coborât deloc la depozit, dar i-au oferit o mulțime de tabele și calcule inteligente diferite cu privire la starea stocului din depozitul său... și, în mod ciudat, , i-a crezut.

Îmbunătățiți eficiența afacerii dvs. de-a lungul întregului lanț de aprovizionare! Și nu vă fie teamă să vă uitați din nou în depozit pentru a vedea ce se întâmplă cu adevărat acolo și pentru a vorbi cu personalul depozitului!...

Pe lângă aceasta, liderul de afaceri trebuia să ia decizii în cadrul unor acorduri stricte de distribuție, în care erau prevăzute condiții stricte pentru prelevarea de volume umflate de mărfuri la un procent plăcut de bonusuri.

Condiția pentru primirea acestor bonusuri era ca furnizorul să poată oricând, fără nicio aprobare, să expedieze un lot de mărfuri care depășea de câteva ori tarifele obișnuite de încasări. Drept urmare, mărfurile au fost expuse pe culoare, iar toate procesele din depozit au încetinit semnificativ sau chiar s-au oprit cu totul.

În cele din urmă, compania a suportat unele costuri indirecte care au fost mai greu și mai frustrant de calculat decât beneficiile directe ale bonusurilor asociate cu bonusuri suplimentare pentru liderul de afaceri și unii dintre subalternii săi, dar aceste pierderi, chiar și la suprafață, au fost semnificativ mai mari decât venituri din prime.

După efectuarea unui audit al depozitului, achizițiilor și livrării, șeful de afaceri al acestei companii a primit o aliniere completă a problemelor existente prin prioritate și a început treptat să le elimine în mod intenționat.

Astfel, trebuie făcut un audit al depozitului. Nu aduceți la punctul că, ca în exemplul de mai sus, trebuie să înghețați 2/3 din stocurile în stoc ilichide, urmând exemplul contrapărților.

Este clar că depozitul are mai puțini personal cu salarii mari care sunt capabili să facă lobby asupra intereselor depozitului înaintea conducerii companiei, dar totuși, nu este necesar să se facă o „pușcă” din depozit și să includă acolo „școuri” ale tuturor celorlalte diviziuni. Totuși, pe termen lung, acest lucru nu va face decât să agraveze situația generală.

Dar chiar dacă totul nu este la fel de rău în depozitul tău ca în exemplul pe care l-am descris, tot nu trebuie să te oprești aici.

În loc de epilog

La urma urmei, chiar și cele mai moderne și inteligente sisteme de contabilitate și planificare a controlului nu vor fi de nici un folos dacă analizează date care nu au legătură cu procesele vii și cu adevărat actuale din depozit.

Yuri Kolmachikhin, expert în logistică și CSM, pentru revista „Consultant”

Ajută-ți afacerea să crească

Experiență neprețuită în rezolvarea problemelor urgente, răspunsuri la întrebări complexe, informații proaspete special selectate în presă pentru contabili și manageri.

2 Turlaev Evgeny Gennadievich Fondator al companiei de consultanță Profikom (scopul companiei este de a rezolva problemele de afaceri pentru întreprinderile care au o strategie de perspectivă pentru dezvoltarea mărcilor lor), business coach, manager de criză, practician. Informații mai detaliate pe site Activitate: Servicii de consultanță în dezvoltarea afacerii; construirea unui sistem de distribuție de înaltă calitate; munca in dezvoltarea departamentului de vanzari si a strategiei de vanzari in companii de comert si productie; construirea sistemelor logistice; organizarea de seminarii deschise și corporative; managementul crizelor în vânzări și logistică.

Scopul analizei logistice Revizuirea expertului sistemul de depozit existent și o propunere constructivă pentru introducerea unei noi tehnologii în funcționarea depozitului, prelucrarea operațiunilor tehnologice cu mărfuri, suport tehnic complex de depozite. 4

Principiul cheie al auditului Principiul cheie al auditului este trecerea de la obiectivele globale ale întreprinderii în schimbarea sistemului logistic existent al depozitului la un studiu detaliat al proceselor tehnologice din depozit, motivele eficienței scăzute și oportunitățile ratate în muncă. logistica depozitului. 5

Definirea sarcinilor Intalnire cu conducerea companiei. Întocmirea unei liste de modificări, care indică obiectivele formulate ale proiectului, a căror realizare este necesară ca urmare a modificărilor. Lista obiectivelor este împărțită în priorități - obligatorii, planificate și dorite. Trebuie definite obiectivele obligatorii. Planificat și Dorit sunt folosite pentru a evalua aspecte specifice ale soluției. Semnarea unui contract și acord de confidențialitate. 6

Comunicarea cu personalul Comunicarea cu angajații din depozit, care durează cinci zile lucrătoare; Implicarea maximă a acestora în procesele de schimbare în curs, care este unul dintre obiectivele principale ale auditului; Obținerea cantității maxime de informații și o evaluare obiectivă a activității depozitului de astăzi

Analiza informatiilor primite Dezvoltarea de solutii pentru optimizarea sistemului de interactiune cu ceilalti unități structurale companii; Dezvoltarea schemelor de fluxuri de mărfuri și plasarea produselor într-un depozit; Proiectarea si calculul numarului de spatii de depozitare; Calculul echipamentului depozitului pe tip; Elaborarea unei diagrame de proces tehnologic; Optimizarea operațiunilor din depozit; Calculul numarului de personal in functie de optiunile propuse pentru tehnologia de functionare a depozitului; Elaborarea de recomandari pentru optimizarea sistemului de contabilitate depozit, flux de lucru, schimb de informatii.

Yrysbek Tashbaev, Ph.D., adjunct director general privind dezvoltarea Institutului pentru Studiul Mișcării Mărfurilor și Condițiilor Pieței piata angro(ITKOR)

Sistem logistic care funcționează bine la întreprindere modernă presupune disponibilitatea de personal calificat si competent, echipamente moderne de depozitare si transport, tehnologii performante. Din păcate, nu toate întreprinderile sunt pregătite să implementeze proiecte de sistem în domeniul logisticii. Motivul pentru aceasta poate fi deficiențele în organizarea muncii companiei, un sistem de management nereglementat și nepregătirea personalului. În plus, consultanții în logistică oferă de obicei soluții în acele domenii funcționale în care sunt competenți, fără a fi atenți la problemele sistemice ale întreprinderii. Toate acestea în combinație obligă companiile să apeleze la experți independenți cu o solicitare de a efectua un audit logistic.

Auditul logistic este mai solicitat la întreprinderile industriale, unde toate funcțiile logistice sunt implicate în complex, inclusiv achiziționarea, producția și vânzarea produselor; are sens să o desfășoare și în comerț. Rezultatele auditului pot fi utile companiilor care oferă soluții de informare și consultanță în domeniul logisticii, operatorilor de depozite și companiilor de expediții.

Ce se înțelege prin audit logistic și cu ce diferă de auditul contabil „obișnuit”? Potrivit definițiilor existente, „auditul este un proces sistematic de obținere și evaluare a datelor obiective privind acțiunile și evenimentele economice, stabilirea nivelului de conformitate a acestora cu criteriul stabilit și prezentarea rezultatelor utilizatorilor interesați”. Sinonime pentru acest termen sunt cuvintele „cercetare”, „diagnostic”, „studiu”. Prin urmare, un audit logistic poate fi înțeles ca evaluarea de către o parte independentă a tuturor aspectelor lanțului de aprovizionare al companiei, determinând „punctele tari” și „punctele slabe” ale sistemului logistic al companiei, urmărirea tendințelor care afectează formarea acestora, analizarea cazurilor de utilizare ineficientă a resurse, determinând nivelul de competitivitate al întreprinderilor din sistemul logistic.

Principiul cheie al unui audit logistic este trecerea de la general la specific: de la obiectivele globale și indicatorii de performanță la motivele pentru eficiență scăzută, productivitate și oportunități pierdute și numai după aceea - la un studiu detaliat al zonelor selectate ale întreprinderii.

Conform acestui principiu, de exemplu, optimizarea depozitului local sau sistem de transport nu se desfășoară în etapele vânzării sau achizițiilor de produse - astfel de decizii se iau doar pe baza unei viziuni sistemice a întregului lanț de aprovizionare. Pentru a efectua un audit logistic, la întreprindere este creată o echipă, care include reprezentanți atât ai serviciilor de logistică, cât și ai altor departamente funcționale (finanțe și contabilitate, control, marketing și vânzări, producție și achiziții, tehnologia de informație), precum și experți terți. Foarte important nivel profesional a atras specialiști. Nu trebuie să fie experți în specificul unei anumite afaceri, dar cel puțin ar trebui să fie competenți în teoria și practica logisticii și managementului lanțului de aprovizionare. Acest lucru va dezvălui rezervele și potențialul latent disponibile la întreprindere și va oferi o evaluare obiectivă a nivelului managementului logistic al acesteia.

În etapa preliminară, echipa studiază zonele de vânzare (retail și clienții angro), depozitare (depozite de materii prime și materiale, produse terminate), producție. Apoi, în decurs de o săptămână, experții procesează rezultatele auditului și pregătesc o listă de recomandări (mai precis, o serie de aspecte) care urmează să fie auditate. Împreună cu specialiștii companiei, experții invitați formulează întrebări care stau la baza interviurilor, chestionarelor, chestionarelor și alcătuiesc o listă de indicatori prin care sunt evaluate funcțiile logistice. Pentru a face acest lucru, ei selectează din diverse modele existente (cum ar fi SCOR sau altele) indicatorii care sunt cei mai aplicabili în această întreprindere. În etapa preliminară, este important să se stabilească contacte între membrii echipei de audit și proprietarii de afaceri: pentru întreprindere, problemele legate de logistică sunt o componentă a cheltuielilor și este important ca proprietarii să vadă clar ce beneficii vor primi. din implementarea unui sistem logistic care funcționează bine.

La sfârșitul etapei preliminare, puteți trece direct la procedura de audit logistic, care poate fi împărțită în extern și intern din punct de vedere al formei. Există opinii diferite despre care dintre aceste abordări ar trebui să fie preferată în etapa inițială, dar atunci când se lucrează cu o structură informală a logisticii interne, ar fi mai logic să se efectueze un audit în cadrul întreprinderii.

Procedura de audit intern include:

Interviuri cu reprezentanții ariilor funcționale pe probleme legate de logistică (transport, depozite, stocuri, provizii, sistem de management, motivare);

Prelucrarea unei selecții de documente ale întreprinderii (documentație primară, diverse dosare, rapoarte, atât interne, cât și externe);

Colectarea datelor privind contractele de derulare analize statisticeși o descriere exactă a funcționării sistemului logistic existent.

Este important ca principalele propuneri pentru planul de actiune, solutii si idei sa vina de la acei membri ai echipei de audit logistic care reprezinta intreprinderea client. În cursul analizei sistemului, se construiește un sistem de indicatori operaționali, care poate fi împărțit în patru grupuri:

• indicatori de performanță ai serviciului clienți (clienți interni și externi) și evaluarea calității serviciilor;
• indicatori legati de costurile de realizare a functiilor logistice (costuri de achizitii, aprovizionare, transport, depozite, depozitare, stocuri). La analizarea costurilor, se efectuează un calcul „cost-beneficiu” - aceasta înseamnă beneficiile primite de clienți din implementarea anumitor soluții;
• indicatori de utilizare a activelor (facilități de depozitare, material rulant propriu). Componentele infrastructurii odată cu extinderea dimensiunii afacerilor și a geografiei operațiunilor încep să afecteze din ce în ce mai mult costul produselor pentru întreprinderile producătoareşi bunuri pentru societăţi comerciale;
• indicatori de benchmarking - studiul celor mai bune practici ale concurenților clientului în domeniile legate de logistică.

Cu rezultatele unui audit intern în mână, echipa poate trece la un audit extern, în procesul căruia studiază așteptările și cerințele clienților pentru a determina performanța companiei, ia în considerare tehnicile folosite de concurenți, precum și nivelurile de servicii necesare. Un audit extern se realizează sub formă de chestionare prin corespondență, interviuri selective cu clienții (reprezentanți ai diverselor segmente de piață deservite, cumpărători cu volume diferite de achiziții și din diferite locații geografice). Modele de chestionare și chestionare sunt adaptate pentru fiecare întreprindere; în acest caz, de obicei sunt intervievați atât șefii companiei, cât și diviziile individuale și specialiști specifici. Chestionarele îndeplinesc mai multe funcții: servesc ca sursă de obținere a informațiilor structurate despre sistemul logistic al companiei și un mijloc de a atrage atenția specialiștilor asupra problemelor cheie ale funcționării acestui sistem. La procesarea chestionarelor, atenția principală este acordată calității serviciului clienți, analizei cauzelor și consecințelor pentru diferite tipuri de costuri.

Rezultatele auditului extern permit echipei de audit logistic să formuleze recomandări pentru strategia viitoare a companiei și să indice schimbările care trebuie făcute în actuala sistem de operare logistică, descrieți o strategie recomandată pentru dezvoltarea unui sistem logistic eficient și eficient.

Ca exemplu, îmi propun să luăm în considerare modul în care a fost efectuat un audit logistic într-un holding care include întreprinderile industriale pentru producția de ouă, o casă comercială și o societate de administrare. Pentru sondaje, interviuri și alte activități auxiliare în timpul auditului au fost implicați studenți și cadre didactice ale universităților situate în același oraș cu exploatația. Acesta, în opinia noastră, este un moment fundamental – un astfel de pas va rezolva problema formării analiștilor de sisteme în domeniul logisticii, pentru ca pe viitor să poată ocupa funcțiile de coordonatori sau logisticieni la întreprinderi.

În timpul auditului, a fost relevat că fiecare dintre întreprinderi are specialişti care se ocupă de depozite, achiziţii, finanţe şi contabilitate. Companie de management efectuează controlul general, coordonează operațiuni, gestionează investiții. Întregul proces logistic a fost împărțit în subprocese separate: achiziții și livrări de materii prime pentru prima întreprindere, livrări și expedieri de produse/semifabricate de la prima întreprindere la următoarea, expedieri de produse de la aceste întreprinderi către o casă comercială care a expediat și a livrat produse cumpărătorului și trimite direct către alte companii angro. Principalele probleme în exploatație au apărut la intersecția diviziilor și întreprinderilor; de multe ori a existat o dublare a funcţiilor şi responsabilităţilor. Nu a fost întotdeauna disponibil un sistem informațional care să consolideze informațiile provenite de la departamente în diferite etape ale procesului logistic.

Următoarele activități ale exploatației au fost supuse cercetării și analizei:

1. Serviciu clienți.

2. Transport.

3. Depozitare.

4. Gestionarea stocurilor.

5. Planificarea operațiunilor.

6. Vânzări și marketing.

7. Finanțe și contabilitate.

8. Achizitii.

9. Conducere generală.

Scopul lucrării a fost identificarea problemelor, blocajelor și rezervelor pentru îmbunătățirea sistemului logistic, creșterea eficienței și productivității sistemului logistic pentru activitățile de aprovizionare, producție și vânzare ale exploatației.
Ce au sfătuit experții să facă pentru a îmbunătăți logistica la această întreprindere? Întrucât lista tuturor recomandărilor a fost destul de lungă, vom lua în considerare doar primele patru poziții, mai ales legate de logistică.

În domeniul serviciului pentru clienți

Dezvoltarea unui sistem de servicii pentru clienți. Elaborarea unei clasificări a clienților pe baza unei analize a clienților existenți, a procedurilor de lucru cu clienții, a condițiilor de standardizare și oficializare a lucrului cu clienții.

Analiza priorității lucrului cu clienții.

Analiza cerințelor clienților pentru diverși parametri.

Dezvoltarea standardelor de servicii, inclusiv justificarea nivelurilor de servicii pentru clienți.

Analiza si justificarea structurii valorii adaugate pentru clientii interni si externi.

Calculul indicatorilor de eficiență și productivitate a serviciului clienți.

În domeniul transporturilor

Analiza condițiilor de implementare a unui sistem de management al transportului.

Analiza posibilităților de reducere a numărului de supraîncărcări.

Analiza procedurilor existente de livrare a ouălor.

Analiza măsurilor de eliminare a transportului irațional.

Analiza structurii existente Vehicul(material rulant învechit).

Analiza indicatorilor de utilizare a flotei de material rulant.

Analiza condițiilor pentru introducerea unui sistem de motivare a șoferului.

Analiza procedurilor existente pentru angajarea transportului extern.

Dezvoltarea unui sistem de management al costurilor de transport.

Calculul indicatorilor de eficiență și productivitate a transporturilor.

În zona de depozitare

Dezvoltarea unui sistem de management al depozitului.

Analiza condițiilor de depozitare a ouălor în depozite.

Analiza procedurii de expediere a produselor din depozitele de păsări la Moscova.

Analiza capacității de producție a depozitelor și fermelor de păsări în producția de furaje.

Analiza proceselor tehnologice din depozitele de materii prime si produse finite.

Analiza întârzierilor și timpilor de nefuncționare în timpul descărcării (încărcării) în depozite.

Analiza cost-beneficiu a disponibilității unui depozit într-un centru de distribuție dintr-un oraș.

Analiza proceselor de livrare a ouălor proaspete din fabrici la depozitul centrului de distribuție.

Dezvoltarea măsurilor de menținere a temperaturii optime în depozite.

Calculul indicatorilor de eficiență și productivitate a depozitării.

În domeniul gestiunii stocurilor

Dezvoltarea unui sistem de management al stocurilor.

Analiza perturbarilor in termenele de livrare.

Analiza procedurii de prognoză a prețurilor cerealelor.

Analiza lucrului cu producatorii.

Analiza procedurii de încheiere și prelungire a contractelor.

Analiza procedurii de alocare a banilor pentru cumpărături.

Analiza rezervelor strategice.

Elaborarea unei proceduri de calcul și justificare a mărimii și structurii stocurilor în toate etapele lanțului de aprovizionare (de la vânzare cu amănuntul până la achiziția de materii prime).

Elaborarea unei proceduri de calcul a stocului de siguranță.

Calculul indicatorilor de eficienta si productivitate a sistemului de management al stocurilor.