Administratoriaus pareigos biure. Biuro vadovo darbo pareigos. Biuro personalo valdymas

Biuro vadovas yra vienas iš būtiniausių darbuotojų bet kuriame darbe moderni kompanija... Į platų pareigų spektrą įeina organizacinės kontrolės specialisto funkcijos. Jame vienu metu susirenka iki trijų įgaliotųjų atstovų: sekretoriaus, prižiūrėtojo, administratoriaus. Biuro vadovo pareigos daugiausia susijusios su didele atsakomybe ir dideliu atsidavimu.

Reikalavimai specialistui

Į biuro vadovo darbo instrukciją įeina būtini nurodymai įdarbinimui ir jo įgyvendinimui ateityje. Pirmas dalykas, į kurį pretenduoja šią poziciją, yra tinkamas išsilavinimas ir profesiniai įgūdžiai. Darbuotojas privalo turėti vidurinio specializuoto, nebaigto aukštojo ar aukštojo mokslo baigimo diplomą.

Į įgūdžius turėtų būti įtrauktos žinios apie biuro struktūrą ir jo darbo ypatybes. Kambario zonavimas yra svarbus funkcionalumo veiksnys. Jei biuro vadovas yra susipažinęs su veiklos organizavimo principais, jam bus lengva kontroliuoti atskiras darbo pozicijas. Personalas turėtų būti paskirtas į savo pareigas pagal savo pareigas, kad nebūtų sutrikdytas kitas darbas. Biuro vadovas turi žinoti kiekvieno specialisto darbo apimtį ir atsakomybės laipsnį.

Biuro administratoriaus pareigos

Vadovas privalo organizuoti optimaliai patogią gamybą biuro patalpose. Be zonavimo, vadovas turi valdyti darbuotojus, kad visos kiekvieno kadro funkcijos būtų nuosekliai vykdomos. Biuro pagrindus nustato administratorius šiais klausimais:

  • Specialistų pasirinkimas ir įdarbinimas.
  • Planavimo strategija ir taktika darbe.
  • Biuro organizacinės struktūros kūrimas.

Kad biure būtų stabili darbo būsena, turite užtikrinti, kad kiekvienas personalas sėkmingai atliktų savo veiklą. Teigiami darbo rezultatai realizuojami motyvacijos metodais ir jos strategijos valdymu. Pažangių kokybės gerinimo ir našumo didinimo metodų kūrimas ir įgyvendinimas yra biuro vadovo pareiga.

Verslo komunikacija darbo kolektyve grindžiama dorove ir profesinė etika... Biuro vadovas yra asmuo, rodantis mandagaus tono ir pagarbos darbuotojams pavyzdį.

Vidinė kontrolė

Viskas priimtus sprendimus turi valdyti pats administratorius. Kontrolė atliekama šiose profesinėse srityse:

  • Vidaus darbo taisyklių įvedimas ir priežiūra.
  • Konkrečių bendravimo normų laikymasis įmonėje.
  • Kalbėjimo kultūros kontrolė bendraujant su klientais ir verslo partneriais.
  • Aprangos kodas yra svarbus momentas įmonės darbe. Darbuotojai privalo dėvėti tinkamas uniformas, nustatytas verslo aplinkos standartuose ir bendrovės įstatuose.

Biuro vadovas, Darbo pareigos kuris apima personalo valdymą ir veiklos kontrolę, turi sukurti savo darbo kokybės vertinimo organizacijos ir struktūros metodiką. Pažeidus darbo taisykles ir darbo etiką, kiekvienam darbuotojui taikoma drausminė atsakomybė. Šią atsakomybę prisiima pats vadovas. Priemonių, skirtų užkirsti kelią pažeidimams, sistemą, būdus, kaip išspręsti konfliktus su vadovybe ir kitais darbuotojais, moralinių paskatų metodus kuria administratorius.

Vadovo pareigos

Vadovo funkcijas gali atlikti ir biuro vadovas. Tokiu atveju jis turi aprūpinti personalą ir patalpas reikalingomis eksploatacinėmis medžiagomis. Kiekvienas darbuotojas privalo turėti ženklelį ir vizitines korteles, kad jo tapatybė, vardas, pareigos, kontaktinė informacija visada būtų atpažįstami ir teisingai į juos kreipiamasi. Specialisto veidas yra biuro ir įmonės veidas.

Kanceliarinės prekės tiekiamos reguliariai ir už tai atsakingas biuro vadovas. Sudaryta ekonominius planus prekių tiekimui, atsižvelgiant į įmonei tiekiamų produktų kiekį, savikainą masiniai pirkimai ir nuolaidų sistemas. Reguliariai tiekiamos raštinės medžiagos, įskaitant popierių ir įrangos reikmenis, sudaromos sudarius sandorius su tiekėjais ir paslaugų įmonėmis, tiesiogiai dalyvaujant biuro vadovui. Prekių gavimas kontroliuojamas mokėjimo ir apskaitos dokumentais. Kanceliarinės prekės ir priedai personalui išduodami skiriant atsakingus asmenis ir dalyvaujant ekonominių vertybių paskirstymo schemoms ir procedūroms.

Visą įrangą kontroliuoja tiekimo vadybininkas, šiuo atveju biuro vadovas. Atsakomybė apima techninės įrangos, ryšių geros būklės stebėjimą. Sugedus prietaisams ir mašinoms, iškviečiama aptarnavimo įmonė arba remonto specialistas ir tikrinami jo darbo rezultatai. Ši kontrolė taip pat atliekama pristatymo metu. nauja technologijaį biurą.

Įrangos inventorius ir Prekės atlieka biuro vadovas, periodiškai tikrindamas ūkinės nuosavybės prieinamumą ir techninę būklę apskaitos duomenimis.

Ekonominės paramos valdytojas savo atsakomybe tvarko biurui skirtas lėšas, būtinas įmonei būtinoms prekėms įsigyti ir patalpų techniniams poreikiams papildyti. Tiekimo vadovas organizuoja konsultacijų, konferencijų, derybų materialinį ir techninį aprūpinimą.

Sekretorius ir jo pareigos

Visi išvardyti pagrindiniai vadovo darbo procesai ir jo sprendimai turi būti oficialiai nustatyti, todėl biuro vadovo, sekretoriaus pareigos viename asmenyje apima dokumentinį organizacinės veiklos palaikymą. Kiekvienas dokumentas, priklausomai nuo jo tikslo, turi savo parengimo formą ir struktūrą. Tik tada priimtas sprendimas ar planas turės teisinį pagrindą ir reiškia griežtą visų punktų įgyvendinimą. Taip kuriama aiški ir gerai koordinuojama įmonės veikla.

Bendradarbiavimas ir integracija

Sekretorius-vadovas organizuoja svečių susitikimą ir priėmimą. Delegacijos ir komisijos, partneriai, klientai yra svarbūs įmonės lankytojai. Nuo jų tiesiogiai priklauso įmonės veikla ir jos plėtra. Bendravimas vyksta verslo lygiu, naudojant oficialią draugišką etiką, neperėjus prie asmeninių ryšių ir sąveikos - tik darbas. Biuro vadovas turėtų simbolizuoti kultūrą ir pagarbą ne tik kaip pagrindinis atstovas spaudai, bet ir kaip visa įmonė. Kontaktinės informacijos priėmimą ir perdavimą tiesiogiai vykdo sekretorius. Bendradarbiaujant ir sprendžiant svarbius sąveikos klausimus, keičiamasi vizitinėmis kortelėmis, jos analizuojamos ir saugomos skyriuje. Už verslo susirašinėjimą su partneriais ir filialais atsakingas biuro vadovas. Jie elektroniniu būdu ir per kurjerį siunčia reikiamą medžiagą, priima ir analizuoja informaciją, vykdo verslo susirašinėjimą.

Vadovas valdymo struktūroje

Daugeliu atvejų vadovas yra tiesiogiai pavaldus generalinis direktoriusįmonė ir vyresnioji vadovybė. Pareigas ir teises nustato viršininkai, stebintys jų laikymąsi. Biuro vadovo užduotys atnaujinti gyvenimo aprašymą apima ataskaitas apie atliktą vidinę organizaciją, produktyvumo rezultatų pasiekimą ir sunkumus, su kuriais susiduriama dirbant ir vykdant veiklą. Jie teikia pasiūlymus, kaip pagerinti sąlygas, ekonominius ir ekonominius klausimus perkant įrangą ir medžiagas, prašymus perkelti, skatinti, atleisti darbuotojus. Drausminės bausmės ir apdovanojimai išskirtiniams specialistams perkeliami svarstyti.

Specialisto instrukcija

Priėmus naują vadovą, reikia parengti ir priimti tam tikras pareigas, teises ir pareigas. Į biuro vadovo instrukciją įeina pilnas sąrašas visų aukščiau aprašytų darbo ir organizavimo taisyklių ir nuostatų, tai taip pat apima administratoriui atskaitingus asmenis ar pareigas.

Karjeros laiptai

Vadovo karjera grindžiama vidiniu tobulėjimu ir profesiniu augimu, kurį sudaro įgūdžių tobulinimas. Keičiasi įtaka, kartu didėja arba mažėja autoritetas pavaldinių ir kitų darbuotojų akyse. Vertikalų teigiamą pozicijos mobilumą fiksuoja sėkmė siekiant įmonės nustatytų tikslų, iniciatyvumas ir komunikacinės savybės, novatoriški sugebėjimai ir veiksmingi darbo metodai.

Biuro vadovas yra viena paklausiausių profesijų. Efektyvus specialistas turi skirti daug dėmesio žmogiškiesiems ištekliams, už šį reikalavimą biuro vadovas yra atsakingas už gyvenimo aprašymą. Teisingai parinktas vidinių vadovavimo savybių ir aukštos kvalifikacijos personalas teigiamai paveiks įmonės vystymosi dinamiką.

Į administracinio komplekso vadovo pareigas priimamas asmuo, turintis vidurinį profesinį išsilavinimą ir ne mažesnį kaip 1 metų darbo patirtį ekonominių paslaugų srityje arba pradinį profesinį išsilavinimą ir ne mažesnę kaip 3 metų darbo patirtį ekonominių paslaugų srityje. 1.3. Administracinio komplekso vadovas turi žinoti: - sprendimus, įsakymus, įsakymus, kitus aukštųjų institucijų valdymo ir norminius dokumentus, susijusius su organizacijos ekonominėmis paslaugomis; - aptarnaujančio personalo darbo mechanizavimo priemonės; - naudojimosi patalpomis taisyklės; - automobilių stovėjimo aikštelės darbo organizavimo tvarka; - darbo su patalpų nuomininkais taisyklės; - pervedimų organizavimo taisyklės; - darbo organizavimo pagrindai; - darbo teisės aktai; - vidaus darbo reglamentas; - darbo apsaugos taisyklės ir normos. 2.

Dėmesio

Taigi, biuro vadovas turi pavaldžius ekonominio padalinio darbuotojus: namų ūkio galvą, vairuotojus, valytoją. Taip pat jam pavaldi įmonės kurjerių tarnyba.


Dėl įvairių gamybos situacijų, tokių kaip laikinas darbuotojų nebuvimas dėl laikinos negalios ar atostogų metu, įmonė priskiria neatvykusio darbuotojo funkcijas to paties ar susijusio padalinio darbuotojui. Taigi, neatvykusiam personalo skyriaus vadovui pakeisti turėtų būti biuro vadovas, kuriam patikėtos personalo įrašų valdymo pareigos.
Ir atvirkščiai, laikinai neatvykusių biuro vadovo funkcijas perima personalo skyriaus vadovas. Tai yra, biuro vadovo ir personalo skyriaus vadovo pareigos paprastai yra keičiamos.

Biuro administratoriaus darbo aprašymas

Svarbu

Biuro pagrindus nustato administratorius šiais klausimais:

  • Specialistų pasirinkimas ir įdarbinimas.
  • Planavimo strategija ir taktika darbe.
  • Biuro organizacinės struktūros kūrimas.

Kad biure būtų stabili darbo būsena, turite užtikrinti, kad kiekvienas personalas sėkmingai atliktų savo veiklą. Teigiami darbo rezultatai realizuojami motyvacijos metodais ir jos strategijos valdymu.

Pažangių kokybės gerinimo ir našumo didinimo metodų kūrimas ir įgyvendinimas yra biuro vadovo pareiga. Verslo komunikacija darbo kolektyve grindžiama dorove ir profesine etika.

Informacija

Biuro vadovas yra asmuo, rodantis mandagaus tono ir pagarbos darbuotojams pavyzdį. Vidaus kontrolė Visus priimtus sprendimus turi kontroliuoti pats administratorius.

Biuro vadovo pareigybės aprašymas

Kontrolė atliekama šiose profesinėse srityse:

  • Vidaus darbo taisyklių įvedimas ir priežiūra.
  • Konkrečių bendravimo normų laikymasis įmonėje.
  • Kalbėjimo kultūros kontrolė bendraujant su klientais ir verslo partneriais.
  • Aprangos kodas yra svarbus momentas įmonės darbe. Darbuotojai privalo dėvėti tinkamas uniformas, nustatytas verslo aplinkos standartuose ir bendrovės įstatuose.

Biuro vadovas, kurio darbo pareigos apima personalo valdymą ir priežiūrą, turi sukurti savo organizacijos darbo kokybės vertinimo metodiką ir struktūrą.


Pažeidus darbo taisykles ir darbo etiką, kiekvienam darbuotojui taikoma drausminė atsakomybė. Šią atsakomybę prisiima pats vadovas.
Patvirtinu [organizacinę ir teisinę [pareigas, parašą, vardą, pavardę, formą, vadovo pavardę ar kt oficiali organizacija, įmonė] asmens, įgalioto patvirtinti pareigybės aprašymą] [data, mėnuo, metai] MP Administracinio komplekso vadovo (administracijos direktoriaus) pareigybės aprašymas [organizacijos, įmonės pavadinimas ir kt.] Šis pareigybės aprašymas parengtas ir patvirtintas pagal nuostatas Darbo kodeksas Rusijos Federacija ir kiti reglamentai, reglamentuojantys darbo santykiai. 1. Bendrosios nuostatos 1.1. Administracinio komplekso vadovas priklauso vadovų kategorijai, yra samdomas ir atleidžiamas iš jo įmonės vadovo, kuriam jis yra tiesiogiai pavaldus, įsakymu. 1.2.

Įmonės vadovo pareigybės aprašymas

Pateikite įmonės vadovybei pasiūlymus dėl organizacijos tobulinimo ir jo atliekamų darbo metodų tobulinimo. 3.7. Prašyti dokumentų, medžiagų, įrankių ir pan., Būtinų jų pareigoms atlikti. 3.8. Kitos teisės, numatytos darbo įstatymuose. 4. Atsakomybė Administracinio komplekso vadovas yra atsakingas už: 4.1.
Dėl nevykdymo ar netinkamas atlikimas savo pareigas, numatytas šiame pareigybės aprašyme - neviršijant galiojančių Rusijos Federacijos darbo teisės aktų nustatytų ribų. 4.2. Už materialinės žalos padarymą darbdaviui - neviršijant galiojančių Rusijos Federacijos darbo ir civilinių teisės aktų. 4.3.

Darbo aprašymo biuro vadovas, turintis sekretorės funkcijas

Į biuro vadovo pareigas gali būti įtrauktas darbas Komunalinės paslaugos, su biuro įrangą aptarnaujančių organizacijų atstovais. Pagrindinis ir reikšmingas skirtumas tarp biuro vadovo ir biuro administratoriaus yra lyderystė - administratorius, kaip taisyklė, nevadovauja biuro darbuotojams, o yra tik vienas iš jų ir atlieka savo darbą bendradarbiaudamas su biuro darbuotojais.

Biuro vadovas ir biuro administratorius privalo tokius turėti asmeninės savybės, kaip bendravimo įgūdžiai, energija, gebėjimas aiškiai ir aiškiai išreikšti savo mintis, pasitikėjimas, gebėjimas įtikinti, gebėjimas savarankiškai organizuotis (administratoriui) ir gebėjimas valdyti komandą (vadovui), užsienio kalba ir pan. I. Bendrosios nuostatos 1. Biuro administratorius kreipiasi į profesinę kategoriją.

Atlieka biuro darbus. 4. Tvarko gaunamų ir siunčiamų dokumentų registravimą ir apskaitą. 5. Mažiausiai 2 kartus per dieną gauna ir siunčia el.

Kontroliuoja pašto pristatymą organizacijai iš pašto ir organizacijos pašto pristatymą į paštą. 6. Organizuoja lankytojų priėmimą, skatina darbuotojų prašymų ir pasiūlymų svarstymo efektyvumą. 7. Formuoja bylas pagal patvirtintą nomenklatūrą, užtikrina organizacijos dokumentų, įskaitant darbuotojų ataskaitas, saugumą ir laiku pateikia dokumentus archyvui. 8. Teikia materialinio turto saugumo kontrolę. 9. Konsultuoja lankytojus klausimais, susijusiais su teikiamomis paslaugomis. Imasi priemonių užkirsti kelią konfliktinėms situacijoms ir jas pašalinti. 10. Informuoja vadovybę apie esamus lankytojų aptarnavimo trūkumus, priemones, kurių imtasi jiems pašalinti.

Biuro vadovo darbo pareigos

Užtikrina tinkamą biuro patalpų priežiūrą ir eksploatavimą laikantis pramoninių sanitarijos ir priešgaisrinės saugos taisyklių. 9. Organizuoja oro ir geležinkelio bilietų užsakymą biuro darbuotojams, dispečerinėms transporto priemonėms. Organizuoja darbą biure, priimamus skambučius ir valdo išeinančius skambučius. 11. Organizuoja efektyvias ir kultūrines paslaugas lankytojams, užtikrina jiems patogių sąlygų sukūrimą, pataria administravimo klausimais, teikia informaciją ir kitą medžiagą (vizitines korteles, kainoraščius, brošiūras ir kt.). Svarbu Ruošia materialinę ir techninę bazę sudėtingoms deryboms su partneriais, klientais ir kitų kategorijų lankytojais. 13. Stebi lankytojus. 14. Imasi priemonių užkirsti kelią konfliktinėms situacijoms ir jas pašalinti. penkiolika.
Pardavimo biuro vadovas skiriamas ir atleidžiamas galiojančių darbo teisės aktų nustatyta tvarka Bendrovės generalinio direktoriaus įsakymu. Prašymas iš struktūriniai vienetai organizacijoms ir nepriklausomiems specialistams tarnybinėms pareigoms atlikti būtiną informaciją. 4.

Reikalauti, kad organizacijos vadovybė tinkamai dirbtų ir laikytųsi Rusijos Federacijos darbo kodekso nuostatų. Biuro vadovo atsakomybė Biuro vadovas yra atsakingas šiais atvejais: 1.

Už netinkamą tarnybinių pareigų, numatytų šiame pareigybės aprašyme, vykdymą ar nevykdymą, neviršijant Rusijos Federacijos darbo teisės aktų nustatytų ribų.

Biuro vadovas yra tiesiogiai pavaldus generaliniam direktoriui 1.4. Vairuotojas, kurjeris ir valytoja yra pavaldūs biuro vadovui 1.5.

Kai nėra biuro vadovo, jo teisės ir pareigos perkeliamos kitam pareigūnui, apie kurį skelbiama organizacijos įsakyme 1.6. Į biuro vadovo pareigas skiriamas asmuo, atitinkantis šiuos reikalavimus: išsilavinimas - aukštasis, nebaigtas aukštasis ar vidurinis specialistas, panašaus darbo patirtis nuo vienerių metų, raštinės įrangos (fakso, kopijuoklio, skaitytuvo, spausdintuvo) išmanymas, „Microsoft“ Biuro programos („Word“, „Excel“), darbas biure 1.7. Biuro vadovas savo veikloje vadovaujasi: - Rusijos Federacijos teisės aktais; - įmonės įstatais, vidaus darbo reglamentais, kitais įmonės nuostatais; - vadovybės įsakymais ir nurodymais; - šiuo pareigybės aprašymu. 2.
Organizuoja komandiruotes darbuotojams: užsako lėktuvo ir traukinio bilietus, rezervuoja viešbučius 2.8. Organizuoja biuro aprūpinimą raštinės reikmenimis, vartojimo reikmenimis ir kitais biurui reikalingais inventoriaus daiktais.

Organizuoja jų priėmimą, apskaitą, saugojimą ir pristatymą 2.9. Atlieka tinkamą biuro įrangos, ryšių būklės kontrolę; aptikus raštinės įrangos ir kitos įrangos gedimus, kviečiasi atlikti specialistus renovacijos darbai ir kitos priežiūros rūšys 2.9. Koordinuoja ir kontroliuoja vairuotojo darbą: (prašymų dėl automobilio priėmimas ir įmonės transporto priemonių naudojimo tvarkaraščio sudarymas); kurjeris (priima paraiškas ir sudaro tvarkaraštį); valytojos.

3. Biuro vadovo teisės Biuro vadovas turi teisę: 3.1. Gauti informaciją, įskaitant konfidencialią informaciją, tiek, kiek tai būtina užduotims išspręsti 3.2.

1. Bendrosios nuostatos.

1.1 Darbo aprašymas apibrėžia funkcinės pareigos, administratoriaus teises ir pareigas.
1.2 Administratorius priklauso profesionalų kategorijai.
1.3 Biuro administratorius skiriamas ir atleidžiamas galiojančių darbo teisės aktų nustatyta tvarka įmonės direktoriaus įsakymu.
1.4. Oficialus administratoriaus pavaldumas:

1.5. Dokumentai, reglamentuojantys administratoriaus veiklą:

1.5.1 Išorės dokumentai: teisėkūros ir reglamentas susiję su atliekamu darbu.
1.5.2. Vidiniai dokumentai: įmonės įstatai, vadovybės įsakymai ir įsakymai, administratoriaus pareigybės aprašymas, vidaus darbo taisyklės.

2. Kvalifikacijos reikalavimai.

2.1. Vidurinis profesinis.
2.2. Darbo patirtis atitinkamose pareigose yra ne mažesnė kaip 1 metai.

3. Užduotys ir atsakomybė.

Biuro administratorius atlieka šias užduotis ir pareigas:

3.1. Telefono skambučių priėmimas, informacijos įrašymas ir perdavimas įmonės darbuotojams, skambučių peradresavimas į skyrius, priklausomai nuo užklausų.
3.2. Pirminės klientų konsultacijos dėl gaunamų skambučių.
3.3. Įeinančių ir siunčiamų dokumentų, sutarčių, laiškų ir kt. Registravimas ir apskaita.
3.4. Įveskite tekstą, komercinius pasiūlymus ir kitus dokumentus.
3.5. Atlikti skelbimo patalpinimo žiniasklaidoje darbus ir įdarbinimo agentūros dėl įdarbinimo, struktūrinių padalinių vadovų prašymu. Pradinio pokalbio su pretendentais į laisvą vietą vedimas.
3.6. Darbas prie svetainės priežiūros (atnaujintos informacijos įvedimas).
3.7. Darbo laiko apskaitos žiniaraščio tvarkymas.
3.8. Biurui priskirtos transporto priemonės maršruto planavimas.
3.9. Paraiškos pirkimas raštinės reikmenims ir vartojimo reikmenims įmonės raštinės įrangai suformuoti.

Administratorius turi teisę:

4.1 Veikti įmonės vardu, atstovauti įmonės interesams santykiuose su kitomis bendrovėmis, vykdant oficialias pareigas.
4.2 Pagal savo kompetenciją bendrauti su kitais įmonės darbuotojais.
4.3. Teikti pasiūlymus, kaip pagerinti įmonės veiklą.

5. Atsakomybė.

Administratorius yra atsakingas už:

5.1 Už netinkamą savo pareigų, nustatytų šiame pareigybės aprašyme, vykdymą ar nevykdymą - neviršijant galiojančių darbo teisės aktų nustatytų ribų.
5.2 Už nusikaltimus, padarytus vykdant savo veiklą - neviršijant galiojančių administracinių, baudžiamųjų ir civilinių teisės aktų.
5.3. Dėl įmonei padarytos materialinės žalos - neviršijant galiojančių darbo ir civilinių teisės aktų.

6. Turi žinoti.

Administratorius turėtų žinoti:

6.1. Įmonės organizavimo pagrindai.
6.2. Pozicijos ir tendencijos pardavimo rinkoje reklamos paslaugos.
6.3. Įmonės teikiamų reklamos paslaugų spektras.
6.4. Kainodaros tvarka.
6.5. Verslo ryšių su kitomis šalimis užmezgimo priemonės.
6.6. Etika Verslo komunikacijos ir derybos.
6.7. Dabartinis paslaugų kainoraštis.
6.8. Technologijos pagrindai ir gamybos organizavimas spausdinimo produktai ir lauko reklamos produktai.
6.9. Darbo teisės aktų pagrindai.
6.10. Darbo apsaugos, saugos, pramoninės sanitarijos ir priešgaisrinės saugos taisyklės ir taisyklės.
6.11. Inovacijų perspektyvos ir investicinė veiklaįmonėms.
6.12. Darbas su kompiuteriais, telekomunikacijomis ir ryšiais.

7. Kitos nuostatos.

7.1. Pareigybės aprašymas sudarytas dviem egzemplioriais, iš kurių vienas saugomas įmonėje, antrasis - darbuotojui.
7.2 Skyriai „Užduotys ir pareigos“, „Teisės“ ir „Atsakomybė“ gali būti patikslinti keičiant struktūrinę padalinio valdymo struktūrą, užduotis ir funkcijas.
7.3 Šio pareigybės aprašymo pakeitimai ir papildymai turi būti padaryti generalinio direktoriaus įsakymu.

Susipažino su instrukcijomis: „___“ ___________ 2013 m

(4 balsų, vidutiniškai: 3.8 iš 5)

Generalinis direktorius

įmonės _________________

I. O.F.

"___" _________ 200__

Darbo aprašymas
Ofiso administratorius

I. Bendrosios nuostatos

1. Biuro administratorius formuoja ir sprendžia visus klausimus, susijusius su nepertraukiamo biuro darbo užtikrinimu.

2. Biuro administratorius parenkamas iš kvalifikuotų specialistų su Aukštasis išsilavinimas turintis gerus organizacinius įgūdžius, turintis bent 3 metų darbo patirtį panašiose pareigose.

3. Biuro administratorių skiria generalinis direktorius.

4. Biuro administratorius savo darbe vadovaujasi:

Taikomi teisės aktai,

Darbo aprašymas,

Nuostatos, reglamentuojančios įmonės vidaus santykius

Generalinio direktoriaus nurodymai

Ir personalo skyriaus vyr.

4. Biuro administratorius yra tiesiogiai pavaldus administracijos direktoriui.

II. Darbo pareigos

Biuro administratorius privalo:

1.1. Stebėti švarą ir tvarką biure, stebėti techninių priemonių ir įrangos tinkamumą šiam tikslui, sąveikaujant su nuomotojo paslaugomis;

1.2. Pirkti biuro baldus, raštinės reikmenis ir namų apyvokos prekes;

1.3. Vesti apskaitą apie įsigytą turtą, įrangą ir kitas materialines vertes, medžiagų sunaudojimą, kontroliuoti racionalų jų naudojimą;

2.10. Kontroliuoti, kaip darbuotojai įgyvendina vidaus taisykles, pažeidėjų sąrašus, nustatytas savaitės taisykles, pažeidėjų sąrašus, nustatytas taisykles savaitinis pranešimas „Informacinėje lentoje“;

2.11. Stebėti informacijos atnaujinimą „Informacijos lentoje“, laiku pateikti užsakymus, užsakymus ir kitą informaciją, reglamentuojančią vidinį biuro darbą; Dalyvauti kuriant ilgalaikio turto ir patalpų einamojo remonto planus.

III. Teisės

Biuro administratorius turi teisę:

1. Dalyvauti vadovybės sušauktuose posėdžiuose svarstant su jų kompetencija susijusius klausimus;

2. Atstovauti Draugijos vardu kitose organizacijose ir institucijose jų kompetencijai priklausančiais klausimais.

IV. Atsakomybė

Biuro administratorius yra atsakingas už tarnybinių pareigų atlikimą pagal šios instrukcijos nuostatas. Pagal „Skatinimo sistemos nuostatus“ yra atsakingas už laiku ir visiškai atliktas tarnybines pareigas.

Administracijos direktorius:

____________________/IR. OF / "__" __________ 200__

Biuro administratorius - valdymo pareigybė, įtraukta į personalo stalas daug didelių įmonių. Sužinokite, kaip jis daro įtaką biuro darbui, kuo jis skiriasi nuo paprasto sekretoriaus ir kokios yra jo pareigos.

Iš straipsnio sužinosite:

Viena pagrindinių šiuolaikinio biuro darbo tendencijų - augantis automatizavimo tempas. Šiuolaikinės technologijos leidžia žymiai supaprastinti sekretoriaus darbą. Dabar galima atlikti daugelį įprastų ir net protingų funkcijų Kompiuterinė technologija... Vienintelis dalykas, kuris dar neišmoko gaminti automobilių, yra aktyvus dalyvavimas verslo valdyme. Didelės įmonės kol kas negali apsieiti be biuro administratoriaus, kuris koordinuoja jų darbą ir sukuria tam optimalias sąlygas.

Kuo biuro administratorius skiriasi nuo sekretoriaus ir biuro vadovo?

Panaši padėtis vidaus versle atsirado palyginti neseniai. Jo įvedimas tapo būtina priemone sėkmingam daugumos didelių įmonių funkcionavimui. Paprastai atidarant laisvą darbo vietą biuro administratoriui, jie nurodo tuos pačius reikalavimus, kaip ir kandidatams į biuro vadovo pareigas ar :

  • administracinio darbo ir personalo valdymo įgūdžių patirtis;
  • papildomas išsilavinimas valdymo srityje;
  • biuro įrangos išmanymas;
  • žinių užsienio kalbos;
  • suprasti įmonės veiklos specifiką;
  • įgūdžius Verslo komunikacijos ir verslo etiketo išmanymas;
  • punktualumas, efektyvumas, atsparumas stresui;

Tarp šių dviejų profesijų vis dar yra skirtumų. Biuro administratorius dažnai veikia kaip vadovas, t.y. jis vadovauja administraciniam organizacijos padaliniui. Jos įgaliojimai yra daug platesni, kaip ir pareigų sąrašas. Tai apima daugybę valdymo ir net priežiūros funkcijų. Šiam darbuotojui, kaip ir biuro vadovui, gali būti priskirtos ekonominės funkcijos, tačiau jos nėra prioritetas.

Nuo biuro vadovo iki projekto administratoriaus: profesijos tendencijos

Šiuo metu administracinėje biuro darbuotojų veikloje yra ... Iš pagalbinių funkcijų ji pamažu pereina į valdymo veiklos kategoriją.

Administratoriams vis dažniau priskiriamos tradicinės projekto administratoriaus pareigos:

  1. Konkrečių projektų planavimas ir įgyvendinimas;
  2. Dalyvavimas įvairių komisijų komitetų, sukurtų strateginiams įmonės klausimams spręsti, veikloje;

Projekto administratorius yra darbuotojas, atsakingas už dokumentacijos tvarkymą, projekto vadovo veiklos palaikymą, planuojant ir kontroliuojant darbą, suteikiantis dalyviams informaciją, reikalingą sėkmingam darbo užbaigimui. Daugelis didelių organizacijų vadovų yra informacijos srautų sankirtos centre ir teikia operatyvią informaciją įmonės vadovui ir darbuotojams.

Biuro administratoriaus darbo aprašymas

Pagrindinis vietinis norminis dokumentas, reglamentuojantis biuro administratoriaus darbą, yra pareigybės aprašymas. Ji aiškiai apibrėžia jo darbo pareigas, teises ir atsakomybės sritį. Be to, šis dokumentas nustato kandidatui keliamus reikalavimus, susijusius su išsilavinimu ir profesiniais įgūdžiais.

Daugelyje įmonių pareigybių aprašymai rengiami remiantis esamais sekretoriaus ir biuro vadovo nurodymais, juos papildant aprašant administracines funkcijas šis darbuotojas... Esminis skirtumas tarp vadovo yra tas, kad jis turi daugybę vadovaujančių galių: vadovauja biuro darbuotojams, biuro darbui ir logistikai.

Biuro administratoriaus pareigos

Biuro administratoriaus pareigas reglamentuoja pareigybės aprašymas. Paprastai jis turi platų įgaliojimų spektrą ir atlieka organizacinio ir kontrolės specialisto funkcijas. Daugelyje organizacijų sekretoriaus, tiekimo vadovo ir vadovo funkcijos yra sujungtos į vieną poziciją. Didelėse įmonėse šis specialistas virsta vadybininku, kuriam pavaldūs: sekretoriatas, kurjeriai, tarnautojai, aptarnaujantis personalas.

Siūlome trumpą biuro administratoriaus pareigų, kurias galima įtraukti į jo darbo aprašymą, kontrolinį sąrašą:

Biuro paruošimas darbo dienai

Biuro administratoriaus kasdienybė prasideda nuo biuro paruošimo naujai dienai. Atvykęs į darbą, jis išjungia apsaugos sistemą, prijungia biuro įrangą, patikrina, ar nėra reikalingų reikmenų ir kanceliarinių prekių. Tada jam reikia išanalizuoti lankytojų sąrašą ir pasiruošti jų susitikimui: patikrinti priėmimo būklę, įsitikinti, ar yra reklaminės ir kitos medžiagos, paruošti posėdžių ir konferencijų sales.

Taip pat skaitykite:

Sąmatų sudarymas, kad biurui būtų suteikta viskas, ko reikia darbui

Naudingas straipsnis:Apie, , skaityti elektroniniame žurnale.

Tai gali būti periodiniai ir vienkartiniai poreikiai, apie kuriuos informacijos galima gauti trimis būdais:

Pagal situaciją (kanceliarinių prekių pirkimas neatsižvelgiant į jų išlaidas);

Pagal prašymus (poreikiai nustatomi renkant užklausas);

Sistemingas (atsižvelgiama ne tik į personalo prašymus, bet ir į faktinę padėtį);

Švaros ir tvarkos palaikymas

Biuro administratorius yra darbuotojas, kurio darbo pareigos apima sutarčių su valymo įmonėmis sudarymą ir persiderėjimą, paslaugų personalo darbo koordinavimą. Jis turi apsvarstyti pasiūlymus, susitarti su vadovybe dėl įmonės pasirinkimo, parengti dokumentus, būtinus sutarties sudarymui. Vadovas turi pasirinkti tinkamą valymo dažnumą, susitarti dėl jo laiko ir trukmės.

Kontaktai su eksploatavimo tarnybomis

Dažnai viena iš pareigų, numatytų darbo aprašymas biuro administratorius, turi užmegzti ryšius su eksploatacinėmis ir komunalinėmis paslaugomis. Nuo to priklauso išteklių aprūpinimas patalpomis, savalaikis remonto darbas, ... Jis yra atsakingas už patalpų būklės atitikimą pramoninės sanitarijos ir priešgaisrinės saugos taisyklėms ir nuostatoms.

Transporto siuntimas

Jei organizacija turi valdymo kambarį ir , transporto departamentas, jie dažnai perduodami biuro administratoriui. Kai kuriose įmonėse šias pareigas einantis darbuotojas yra atsakingas už greitą informacijos perdavimą, maršrutų optimizavimą, krovinio būklės ir pasiskirstymo stebėjimą, t.y. iš dalies vykdo logistiko pareigas.

Biuro darbo organizavimas

Patyrusio vadovo atsakomybės sritis dažnai apima biuro darbo organizavimą, t.y. optimalių sąlygų judėti, ieškoti ir saugoti dokumentus sukūrimas. Skirtingai nuo sekretoriaus, jis ne tik užsiima ir išeinančių skambučių valdymas. Jis sistemina, registruoja, stebi oficialios dokumentacijos vykdymą.

Biuro administratorius nuolat bendradarbiauja su biuro valdymo tarnyba, o kai kuriais atvejais netgi yra jos vadovas.

Lankytojų aptarnavimas

„Office“ administratoriaus darbas dažnai apima lankytojų aptarnavimą. Jis yra atsakingas už vizito laiko suderinimą su lankytojais, , priimti visus atėjusius, organizuoti priėmimą pagal vadovybės nurodymus.

Biuro personalo valdymas

Biuro administratorius turi daugybę pareigų, susijusių su jo vadovaujamo personalo valdymu. Jis užsiima sekretoriato specialistų atranka ir įdarbinimu, planuoja darbo strategiją ir taktiką, stato organizacinė struktūra... Vadovas turi turėti personalo motyvacijos metodus, išmanyti produktyvumo didinimo metodus, būti profesinės etikos pavyzdys

Vidinė kontrolė

Biuro administratorius ne tik priima nemažai svarbių valdymo sprendimų, bet ir stebi jų įgyvendinimą. Jo pareigos apima darbo grafiko įvedimą ir palaikymą, taip pat įmonių komunikacijos standartų laikymąsi. Bendraudamas su lankytojais jis kontroliuoja pavaldinių kalbos kultūrą, laikantis verslo etiketo taisyklių.