Portale aziendale: come, perché e perché. Portale di informazioni aziendali Produttori di portali e soluzioni aziendali

Portale di informazioni aziendali(Enterprise Information Portal, EIP) - noto anche come portale aziendale. Informativo sistema automatizzato fornire ai dipendenti i servizi necessari in modo unificato. Il portale aziendale ha sia un accesso limitato per i dipendenti che (se l'azienda stessa lo desidera) un accesso gratuito per tutti. In ogni caso, il sistema EIP fornisce un accesso sicuro ad un'unica risorsa (il più delle volte tramite un'interfaccia web) e in generale il portale aziendale è un mezzo di aggregazione e personalizzazione delle informazioni.

La prima definizione in assoluto del termine parla inequivocabilmente dello scopo dei primi portali: “I portali informativi aziendali (EIP) sono applicazioni che consentono alle aziende di divulgare le informazioni archiviate all'interno e all'esterno dell'organizzazione e forniscono a ciascun utente un unico punto di accesso al informazioni destinate a lui informazioni necessarie per rendere ragionevole decisioni di gestione» (Christopher C. Shilakes e Julie Tylman, "Enterprise Information Portals", novembre 1998).

I portali del primo periodo sono stati utilizzati come strumento di pubblicazione delle informazioni dal management ai dipendenti dell'azienda. Erano un sito con informazioni sull'azienda, su una delle pagine di cui si poteva organizzare un semplice forum interno. Il portale ha fornito informazioni sulle ultime novità cambiamento organizzativo in azienda, leggi la notizia. Inoltre, il portale fungeva da semplice archivio di file.

Con lo sviluppo della tecnologia, le funzioni dei portali si sono ampliate. A partire dal 2000, i dipendenti dell'azienda hanno iniziato ad utilizzare il portale per cercare le informazioni necessarie, per ottenere risposte alle loro domande. Le tecnologie del portale sono state sviluppate nella direzione della strutturazione e classificazione dei dati, aumentando la velocità e l'efficienza della ricerca delle informazioni necessarie, oltre a fornire il formato necessario per presentare i risultati. Durante questo periodo, i portali aziendali hanno iniziato a funzionare come basi di conoscenza in diverse aree tematiche legate alle attività dell'azienda.

Definizioni Gartner

EIP: selezione e attuazione

Produttori di portali e soluzioni aziendali

Intranet, una rete di informazione e comunicazione intraaziendale, offre opportunità uniche nel lavoro con il personale. È uno strumento efficace per modellare cultura aziendale, diffusione degli standard aziendali, gestione dei flussi informativi e dei processi aziendali. Questo articolo presenta la reale esperienza di creazione di un portale aziendale in una grande holding.

Perché abbiamo bisogno di un portale aziendale

L'azienda per cui sono venuto a lavorare un anno fa è una struttura che ha una rete di filiali in diverse regioni del Paese, oltre a società affiliate (anche all'estero). L'organizzazione è giovane, con una cultura aziendale in sviluppo dinamico, tradizioni emergenti e processi aziendali che devono essere sistematizzati.

Va bene per le aziende in cui il numero di dipendenti è ridotto. Si è spostato da un ufficio all'altro, ha riunito tutti festa aziendale, ha stretto la mano a tutti e ha risolto tutti i problemi nella comunicazione informale. E quando hai molti più di cento dipendenti? Esatto, non si può stringere la mano a tutti... Pertanto, una delle priorità del mio lavoro era lo sviluppo di una comunicazione intra-aziendale efficace. Naturalmente, gli obiettivi erano rendere gestibili i flussi informativi ei processi di sviluppo della cultura aziendale, diffondere standard e principi di attività uniformi, aumentare il grado di soddisfazione dei dipendenti per il lavoro, sviluppare i principi della partnership sociale tra dipendenti e amministrazione. E così, come uno degli strumenti per l'implementazione di questi compiti, abbiamo deciso di utilizzare il portale aziendale.

Secondo il piano, la base utente del portale doveva essere... la comunicazione e tutti gli altri processi potevano essere basati su questa. Probabilmente sei sorpreso, perché di solito la maggior parte delle aziende inizia a formare un "ambiente virtuale" aziendale solo con i processi aziendali. Ma se, nella prima fase, attraverso il portale, ad esempio, viene introdotto un flusso di documenti o un sistema di reporting, la maggior parte dei dipendenti lo considererà un "requisito obbligatorio" e un "aumento del volume delle transazioni". (Non è un caso che sia così difficile introdurre tutti i tipi di "APCS" - sistemi automatizzati di gestione del personale.) Se offri prima alle persone un analogo di un social network, il cui uso è incoraggiato in ogni modo possibile, allora il il processo andrà in modo completamente diverso.

Di per sé, la comunicazione, sia aziendale che informale, è estremamente importante per le persone. È nel nostro interesse rendere questa comunicazione strutturata e sicura. Dopotutto, se i dipendenti compensano la mancanza di comunicazione "parlando" di argomenti commerciali sul sito Web di Odnoklassniki (e non possiamo vietare loro di visitare i social network al di fuori dell'orario di lavoro), allora questo è un enorme rischio di fuga di informazioni commerciali .

La spesa non può essere salvata

Convinti dell'importanza di realizzare un portale aziendale, prima di passare al management con proposte di project financing, abbiamo deciso di analizzare le opzioni che il mercato ci offre. Si è scoperto che ce n'erano tre. Il primo è invitare gli sviluppatori web a creare da zero una shell accettabile; quindi assumi diversi programmatori per creare nuove sezioni del portale. Il termine per lo sviluppo di un sito interno in questo caso non è breve. Inoltre, un aumento delle buste paga, soprattutto durante una crisi, è un'impresa dubbia.

La seconda opzione è quella di acquistare una piattaforma in cui sono già state poste alcune basi per la creazione di un portale aziendale. Nella mia pratica in una delle organizzazioni, ho già dovuto affrontare una soluzione simile: hanno installato una piattaforma, il management ha richiesto la segnalazione attraverso questa risorsa, ma non era popolare perché non era socialmente orientata.

Sì, questa piattaforma sarà funzionale (ad esempio in termini di interazione con varie applicazioni per ufficio), ma ci vorrà un po' di lavoro per renderla un portale aziendale dal "volto umano". Saranno richiesti specialisti: "professionisti ristretti" e la loro giornata con il fuoco ... Loro stessi lo capiscono e l'azienda è costretta a pagarli in eccesso. Il costo per l'implementazione di tali soluzioni può essere di circa 1,3 milioni di rubli.

La terza opzione è quella di acquistare una soluzione di portale già pronta basata su una sorta di costruttore con un'interfaccia intuitiva che permetterebbe di gestire un portale aziendale senza particolari conoscenze di programmazione e layout html. Installa questo "costruttore" tu stesso (o con l'aiuto del supporto tecnico del fornitore), integra gli utenti e riempi e aggiorna gradualmente questa soluzione in base alle tue idee ed esigenze. Il costo di tale impresa costa da 35 mila rubli. e dipende dal numero di utenti delle risorse.

Siamo andati esattamente in questo modo: abbiamo scelto una soluzione di portale già pronta sviluppata sulla base di tecnologie web da un fornitore che si è dimostrato valido in questo settore.

Essenza tecnica

Non "caricherò" i miei colleghi con terminologia e dettagli tecnici. Posso solo dire che il "costruttore web" che abbiamo acquisito è costituito da elementi familiari a tutti gli utenti di Internet - come ricerca, tag, blog, servizi sociali, ecc. Questi sono strumenti semplici e familiari per quasi tutte le persone, ma nessuno non ha mai insegnato come lavorare con le reti di ricerca o i social network. Quindi si è scoperto che questi stessi principi sono facilmente trasferiti all'ambiente aziendale, aiutando a lavorare con le informazioni: accumularle, pubblicarle, cercarle, usarle.

In generale, le tecnologie utilizzate su Internet stanno ora entrando attivamente nel campo della gestione del personale e della gestione della conoscenza aziendale. A proposito, in Occidente questa direzione ha persino ricevuto un nome separato: Enterprise 2.0.

Giustificazione economica

1. Risparmiare tempo di lavoro:
   • il costo della ricerca delle informazioni di cui hai bisogno in un determinato momento sarà ridotto;
   • le perdite di informazioni aziendali sono ridotte al minimo;
   • i processi aziendali dell'azienda saranno notevolmente accelerati;
   • i problemi di comunicazione tra i dipendenti scompariranno;
   • il nuovo personale si adatterà più velocemente.
2. Ottimizzazione dei processi aziendali:
   • i dipendenti lavoreranno insieme sui documenti utilizzando il sistema di gestione dei documenti;
   • l'azienda risparmierà seriamente sulla velocità delle operazioni;
   • le comunicazioni orizzontali tra le divisioni diventeranno molto più efficaci;
   • la necessità di viaggi di lavoro è ridotta al minimo con la struttura geograficamente distribuita dell'azienda.
3. Migliorare la qualità delle decisioni di gestione:
   • nei gruppi di lavoro sarà possibile discutere e adeguare piani congiunti;
   • i risultati del lavoro dei dipendenti e dei reparti diventeranno trasparenti;
   • i dipendenti saranno in grado di trovare soluzioni ai tipici problemi aziendali nella knowledge base aziendale.
4. Migliorare l'efficienza dei dipendenti:
   • il personale sarà a conoscenza di ciò che sta accadendo all'interno dell'azienda e dei reparti;
   • l'esperienza lavorativa sarà accumulata nella base di conoscenza aziendale;
   • le conoscenze saranno riutilizzate e trasferite all'interno dell'azienda;
   • i gruppi di lavoro potranno lavorare insieme su progetti e documenti;
   • il personale sarà costantemente formato e sottoposto a riqualificazione professionale.
5. Garantire controllo e gestibilità:
   • il processo di lavoro di tutti i dipartimenti dell'azienda diventerà trasparente;
   • la corrispondenza interna dei dipendenti sarà sotto controllo;
   • L'accesso a Internet può essere limitato;
   • il sistema di messaggistica interna del portale sostituirà ICQ e altri cercapersone Internet;
   • l'occupazione e l'assenza di dipendenti possono essere controllate;
   • il feedback del personale diventerà più rapido ed efficace.
6. Le prestazioni di business:
   • migliorare la qualità del lavoro e il servizio clienti dell'azienda;
   • aumentare la competitività dell'azienda sul mercato;
   • l'immagine dell'azienda aumenterà agli occhi di dipendenti, clienti, partner e investitori.

Come alleati per l'implementazione del portale aziendale in azienda, abbiamo attratto gli sviluppatori del prodotto acquistato, nonché i loro metodi per calcolare l'efficienza.

I nostri colleghi hanno ragionato così: un portale aziendale è una soluzione per risparmiare risorse, per aumentare la produttività dei dipendenti. Come si misura il risparmio? In denaro, ovviamente. Il denaro risparmiato è denaro guadagnato. Se parliamo del lavoro dei dipendenti, il denaro è il loro tempo. Quando le persone trascorrono meno tempo a cercare le informazioni di cui hanno bisogno per portare a termine il lavoro e più tempo a svolgere il lavoro stesso, l'azienda vince. Quando ogni dipendente risparmia almeno 5 minuti di tempo al giorno grazie all'utilizzo delle funzionalità del portale ... Calcola tu stesso quanto costano 5 minuti di orario di lavoro, a seconda della busta paga.

Confronta quanto costerà implementare un portale aziendale con l'effetto di risparmiare solo 5 minuti di tempo di lavoro per tutti i dipendenti all'anno e puoi calcolare la redditività dell'implementazione di questa soluzione. Questa, ovviamente, è una casistica, ma è necessario parlare con il management e gli economisti nel linguaggio dei fatti e delle cifre.

All'incrocio delle professioni

Di quanto hanno bisogno i responsabili delle risorse umane - iniziatori dell'implementazione del portale per comprendere le questioni tecniche? Rispondo a questo: è necessario, almeno superficialmente. Ciò consentirà di aggirare possibili ostacoli sia dei propri servizi IT che dei propri fornitori. Dobbiamo in qualche modo resistere al loro "sciamanesimo". Immagina: arriva uno specialista, "batte il tamburello", pronuncia frasi in una lingua incomprensibile per l'ufficiale del personale, che ricorda più incantesimi e richieste soldi decenti secondo il principio - "non è chiaro - significa intelligente, e quindi costoso".

No, miei cari, tutto ciò che è geniale è semplice. I fornitori che si rispettano sono estremamente trasparenti. Inoltre, sviluppatori competenti cercano di semplificare il più possibile il compito per gli utenti futuri e, in particolare, le aziende professionali creano persino un laboratorio virtuale che consente di "sentire" il loro prodotto. Ma bisogna capire cosa “sentire”, giusto?

Un altro punto importante è il sistema di aggiornamento. Se acquisti un prodotto e ti viene detto che immediatamente dopo l'integrazione tutte le correzioni e gli aggiornamenti verranno pagati, allora è meglio rifiutare tale prodotto. Ciò comporterà sicuramente spese aggiuntive e insoddisfazione per la direzione. Un provider affidabile fornisce aggiornamenti gratuiti per un determinato periodo, di solito un anno.

* * * Per quanto riguarda l'ufficiale del personale, è meglio per lui dimenticare una vita tranquilla (se ne aveva una) per il periodo di introduzione di un portale aziendale. Questo processo richiede pazienza, interesse per l'innovazione, creatività e volontà di fare gli straordinari. A proposito, in cambio, puoi acquisire nuove abilità utili e ravvivare l'interesse per il lavoro.

Parliamo ora del "ripieno" della rete aziendale.

Buono per quelle aziende, il numero di dipendenti che è piccolo. Si è spostato da un ufficio all'altro, ha riunito tutti a una festa aziendale, ha stretto la mano a tutti e ha risolto tutti i problemi nella comunicazione informale. E quando il numero dei dipendenti ha superato il centinaio? E non è un segreto per nessuno che, oltre a esibirsi mansioni, la comunicazione è estremamente importante per le persone, sia informali che aziendali. È qui che l'Intranet viene in soccorso.

Sezioni e funzioni del portale aziendale possono essere combinate condizionatamente nei seguenti blocchi:

1. Introduzione dell'azienda:
   • informazioni generali sull'azienda, la sua storia, i compiti, i valori e la cultura aziendale;
   • ufficiale feed di notizie(ordini, istruzioni, regole);
   • calendario eventi aziendali;
   • reportage fotografici e video sulle attività dell'azienda;
   • feed di importanti novità del settore;
   • posti vacanti interni all'azienda;
   • contatti e dettagli per un rapido accesso.
2. Rappresentanza dei dipendenti dell'azienda:
   • un elenco unico dei dipendenti dell'azienda;
   • ricerca rapida di informazioni su un dipendente (in ordine alfabetico, per struttura, per parametri);
   • scheda dipendente personalizzabile (foto, contatti, campo di attività);
   • contatto rapido con un dipendente (web chat, e-mail);
   • monitorare la presenza di un dipendente sul portale;
   • informazioni sull'assenza dei dipendenti, calendario delle assenze;
   • elenchi di nuovi dipendenti e cambi di personale, consiglio d'onore, compleanni;
   • account personale di un dipendente con funzionalità avanzate (documenti personali, materiali fotografici e video, blog, calendario personale e così via.).
3. Gestione delle informazioni aziendali:
   • biblioteche di documenti d'ufficio con accesso collettivo e possibilità di lavorare tramite browser ed explorer;
   • lavorare con i documenti del portale aiuto da Microsoft ufficio;
   • sistema di gestione documentale dei materiali del portale;
   • controllo della versione dei documenti del portale;
   • controllo dell'accesso ai documenti;
   • gestione dei materiali multimediali (foto, video).
4. Ricerca aziendale:
   • ricerca full-text per tutte le informazioni pubblicate sul portale in russo e inglese;
   • ricerca di tag e nuvola di tag;
   • supporto per la morfologia russa e inglese;
   • indicizzazione istantanea di documenti aggiornati e nuovi;
   • contabilizzazione dei diritti di accesso dei dipendenti durante la visualizzazione dei risultati di ricerca;
   • linguaggio di query di ricerca avanzato;
   • ricerca federata: emissione di risultati di ricerca di diverso tipo per query (news, dipendenti, documenti, ecc.).
5. Lavoro di squadra e social network:
   • creazione di gruppi di lavoro o di progetto per la discussione congiunta e la soluzione di compiti di produzione e non;
   • utilizzare i principi di una rete sociale nell'organizzazione del lavoro congiunto;
   • configurazione flessibile delle funzionalità dei gruppi e dei diritti di accesso ad essi per diversi gruppi di dipendenti;
   • un calendario di eventi per il gruppo ei suoi membri;
   • organizzazione di riunioni di gruppo;
   • discussione di problematiche lavorative (forum, web messenger);
   • compiti e istruzioni ai membri del gruppo, pianificazione, controllo dell'esecuzione;
   • rapporti sul completamento delle attività dai membri del gruppo;
   • raccolta documenti per il gruppo, controllo della versione e delle modifiche, lavorare con la raccolta documenti del gruppo tramite Esplora risorse e applicazioni per ufficio;
   • fotografie di gruppo.
6. Processi di business:
   • flusso documentale dei contenuti sul portale;
   • moduli web personalizzati (creare richieste elettroniche con i campi obbligatori), nomina dei dipendenti preposti al trattamento;
   • automatizzare l'elaborazione delle domande nel sistema di Help Desk, controllo sul passaggio delle domande;
   • organizzazione di gruppi di lavoro (di progetto) con assegnazione di compiti e controllo sulla loro attuazione;
   • organizzazione di riunioni, distribuzione degli inviti e meccanismo di conferma, resoconti delle riunioni;
   • prenotazione sale riunioni (ed eventuali altri locali).
7. Comunicazione aziendale interna:
   • messaggistica istantanea all'interno del portale (simile a ICQ);
   • calendari di eventi di diverso livello con possibilità di integrazione reciproca;
   • riunioni/avvisi;
   • forum tematici aperti e chiusi;
   • gallerie fotografiche personali e pubbliche;
   • sondaggi e interrogatori dei dipendenti;
   • funzionalità interattive: sondaggi, report, feed RSS esterni al portale;
   • sistema automatizzato di ricezione ed elaborazione delle richieste con possibilità di visualizzarne lo stato.
8. Formazione e test dei dipendenti:
   • creazione di un numero illimitato di corsi di formazione;
   • domande a fine lezione, una prova di autoesame;
   • registro dei test del personale, tenendo conto dei punti segnati dall'utente al superamento del test, un elenco di tentativi;
   • determinazione automatica dei risultati;
   • sistema flessibile di distribuzione dei diritti di accesso ai corsi di formazione.

Naturalmente, ogni dipendente non ha bisogno di tutto questo in una volta, quindi il nostro portale aziendale contiene una funzione di configurazione flessibile: ogni utente può creare il proprio desktop individuale semplicemente trascinando o nascondendo i blocchi di informazioni.

Se l'azienda ha una struttura integrata verticalmente, allora sul portale è possibile creare sezioni per una struttura superiore e organizzativa-subordinata e delimitare l'accesso di ciascuna delle strutture alle sezioni del portale. È possibile posizionare il sistema di reporting sul portale, correggere i tempi e la qualità del reporting. L'ufficiale del personale che ha presentato un'idea del genere non avrà un prezzo.

Per il normale funzionamento del portale è necessario adottare misure atte a garantire la sicurezza e la protezione dei canali di accesso a questa risorsa informativa. Se i funzionari del personale non lo prevedono, avranno opposizione dal servizio di sicurezza e, se non ce n'è, rischiano semplicemente di danneggiare la loro azienda. Pertanto, se i fornitori esterni sono coinvolti nella realizzazione di questo progetto, al fine di ottenere remoto supporto tecnico, contestualmente alla stipula del contratto, dovresti sottoscrivere un accordo o un obbligo di riservatezza dei dati personali e delle informazioni pubblicate sul tuo portale.

Dopo l'approvazione di questo progetto, l'allocazione dei fondi e l'acquisizione di tutti i componenti necessari, abbiamo installato questa risorsa sul server e l'ulteriore lavoro è stato suddiviso in più fasi.

Nella prima fase, la struttura già pronta proposta dallo sviluppatore è stata da noi modernizzata utilizzando il costruttore integrato nel sistema e riempita di contenuti. Successivamente, gli utenti dell'organizzazione madre sono stati integrati nel sistema del portale.

Nella fase successiva, il portale aziendale ha funzionato in modalità test. Durante l'operazione di prova, le funzioni del portale sono state adattate in base alle esigenze divisioni strutturali aziende nell'ottimizzazione dei processi aziendali. Con la partecipazione di uno specialista IT, il portale è stato integrato con nuove funzionalità e soluzioni.

La terza fase consiste nel connettere gli utenti remoti dalle filiali. Pertanto, abbiamo voluto formare gradualmente una percezione olistica dei processi aziendali in corso tra tutti i dipendenti e aumentare il senso di appartenenza di ciascun dipendente ai compiti implementati dall'azienda.

Infatti, ora è in fase di creazione un ufficio virtuale dell'azienda, dove i dipendenti possono arrivare da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento.

Sei costantemente in ritardo? Te lo mostreremo!

Se qualcuno pensa che sia sufficiente ottenere l'attrezzatura, implementare un sistema di pagine, funzioni e servizi su di essa e tutto cambierà, tutti diventeranno felici proprietari di uno strumento da servizio del personale allora ha torto.

Oltre a vari problemi tecnici, potrebbero esserci difficoltà associate al cambiamento della cultura aziendale interna. Come ogni innovazione, il portale richiede di adattare la percezione dei dipendenti all'utilizzo delle proprie capacità sul lavoro. Tutti sono abituati a lavorare “come prima” e ci vorrà del tempo prima che più lavoratori comprendano i vantaggi del sistema implementato.

Poiché il processo di cambiamento della cultura aziendale è piuttosto lungo, anche ora stiamo cercando di utilizzare tutte le forme e i metodi per "incorporare" il portale nella vita dell'azienda. Evitiamo metodi "sotto il cofano", ma integriamo questa risorsa con servizi convenienti e integriamo gradualmente l'uso del portale nelle regole e nei regolamenti. Ad esempio, non molto tempo fa abbiamo inviato un messaggio dal portale a tutti i dipendenti: “Sei costantemente in ritardo? Te lo mostreremo!...” I rapporti hanno registrato un aumento delle visite. I dipendenti si sono affrettati a guardare: vengono introdotte misure punitive per il ritardo al lavoro? Seguendo il link, hanno trovato la notizia che un nuovo servizio è stato aggiunto al portale aziendale - le linee di trasporto pubblico, che mostrerà loro come arrivare dal punto A al punto B più velocemente.

Siamo giunti alla conclusione (per quanto ci abbia disgustato) che i dipendenti sarebbero stati più disposti ad andare sul portale aziendale per studiare il menu in mensa piuttosto che "la presentazione obbiettivi strategici estrapolati sullo sfondo della convergenza delle basi economiche, e un'analisi cluster-focus dei simboli esistenziali dell'economia moderna”, per esempio. I dipendenti sono persone e le persone vogliono il riconoscimento. Pertanto, abbiamo organizzato un'occasione per raccontare a coloro che desideravano i nostri hobby, abbiamo dato a tutti l'opportunità di esprimere "la loro autorevole opinione" su una serie di questioni, abbiamo affisso una bacheca d'onore con fotografie.

A poco a poco, insieme a tutti questi attributi esterni, il portale si riempie di componenti molto più importanti per lo sviluppo del business. I nostri partner si sono già interessati a questa soluzione: ci stanno attirando per scambiare esperienze per implementare lo stesso strumento.

• Cultura aziendale

Parole chiave:

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Un portale aziendale è un sistema automatizzato per la gestione delle risorse informative interne di un'organizzazione, nonché per il lavoro collettivo su progetti, attività, documenti e comunicazioni tra dipendenti e clienti dell'azienda.

I portali aziendali possono essere installati sia sui server aziendali che nel cloud. Poiché il portale aziendale è un'unica risorsa per aggregare e lavorare con le informazioni, può essere tranquillamente definito un social network aziendale interno con tutte le sue funzioni intrinseche.

Principali funzioni del portale aziendale

I portali aziendali si sono diffusi grazie al loro ricco insieme di funzioni che coprono quasi tutte le aree necessarie per la collaborazione dei dipendenti dell'organizzazione. Innanzitutto è:

• Comunicazioni interne ed esterne

I portali consentono di velocizzare il processo di comunicazione tra i dipendenti e con i clienti grazie ai soliti messenger e ad altri strumenti a noi familiari dai social network. Come "feed live", avvisi, ecc. La possibilità di creare varie chat aziendali per aree o progetti aziendali accelera il processo di comunicazione e prendere le decisioni giuste. Molti portali consentono di effettuare telefonate a quei colleghi che non sono online. Inoltre, i moderni portali aziendali consentono di comunicare in gruppi di lavoro e con i clienti dell'azienda su progetti in corso e risolvere problemi attuali.

• Gestione attività e progetti

Compiti e progetti sono parte integrante del flusso di lavoro di qualsiasi organizzazione. Nei portali aziendali, di norma, esiste un'ampia gamma di strumenti convenienti per lavorare con loro. A partire dall'impostazione di un'attività, dalla gestione delle scadenze del calendario, dei meccanismi di delega, delle liste di controllo, modelli già pronti terminando con vari costruttori e filtri. Tutto ciò consente di controllare il tempestivo completamento delle attività e valutare il lavoro dei dipendenti, ricevendo da loro rapporti pertinenti.

• Collaborazione documentale

La funzionalità di molti portali aziendali rende molto comodo lavorare con i documenti. Creare, modificare, archiviare, impostare livelli di accesso per documenti, ecc. Allo stesso tempo, molto spesso, per lavorare con un documento, non è necessario scaricarlo sul computer, ma dopo averlo completato, caricare nuovamente la versione aggiornata. terzo servizi online, come Google Docs e MS Office consentono di lavorare con i documenti direttamente sul portale. Il portale aziendale consente di condividere comodamente documenti con i colleghi, creare collegamenti esterni a documenti, sia per l'accesso da parte di colleghi che clienti.

• Pianificazione e contabilizzazione dell'orario di lavoro

Le prestazioni di un'organizzazione dipendono in gran parte dalla disciplina di lavoro. Con l'aiuto dei portali aziendali, puoi tenere traccia dell'orario di lavoro dei dipendenti. Segneranno l'inizio e la fine della giornata lavorativa, nonché tutti i tipi di pause, assenze, viaggi di lavoro, ecc. Tutte queste informazioni aiuteranno a ottimizzare il tempo dedicato a progetti e attività. Molti portali contengono buon set strumenti per riunioni. Invio di massa di inviti, pianificazione delle riunioni nei calendari, nonché notifica di tutti i partecipanti e dei risultati e delle attività della riunione.

• CRM:Clienti e vendite

Molti portali aziendali offrono funzionalità di sistemi CRM, che consentono di mantenere un database di contatti di clienti e partner con cui si collabora. La possibilità di registrare tutte le chiamate e le lettere non ti permetterà di perdere di più punti importanti e la canalizzazione di vendita ti aiuterà a tenere traccia delle prestazioni del reparto vendite.

• risorse umane:Gestione personale

I portali aziendali semplificano la presentazione e la gestione della struttura di un'azienda. Tutte le informazioni necessarie sui dipendenti, come numeri di contatto, numeri di interno, e-mail e così via, saranno sempre a portata di mano. È facile vedere chi è al lavoro, chi è assente, chi è in viaggio d'affari e chi sostituisce temporaneamente chi, e chi compie gli anni oggi.

• Automazione dei processi aziendali

Niente velocizza il lavoro dell'azienda e fa risparmiare tempo, come avviene con i processi aziendali automatizzati. Il portale aziendale offre l'automazione dei processi aziendali chiave disponibili in azienda. Le operazioni di routine come viaggi di lavoro, vacanze, approvazione e pagamento delle fatture possono essere eseguite molte volte più velocemente.

Chi ha bisogno di un portale aziendale e perché?

Portale aziendale, prima di tutto molto strumento utile per le aziende con un numero elevato di dipendenti remoti o una struttura di filiale. Dove le persone non si trovano all'interno dello stesso ufficio o si spostano molto a causa della natura delle loro attività. Il portale aziendale può fungere da luogo di lavoro mobile per loro. Ma anche per le aziende con personale a tempo indeterminato e un'unica sede, un portale aziendale sarà molto utile per i seguenti motivi:

1. Risparmiare tempo di lavoro

Trova ed elabora le informazioni di cui hai bisogno più velocemente. Comunica in modo più efficace con i colleghi e velocizza il completamento delle attività.

1. Migliora la produttività dei dipendenti

Con l'aiuto del portale aziendale, tutti saranno sempre consapevoli di ciò che devono fare e in quale lasso di tempo. I gruppi di lavoro consentiranno di farlo in modo più efficiente e tutte le conoscenze accumulate verranno accumulate e trasferite all'interno dell'azienda.

1. Ottimizza i processi aziendali

Lascia che i tuoi documenti e le tue informazioni volino letteralmente intorno alla tua organizzazione piuttosto che strisciare da un ufficio all'altro.

1. Ottieni controllo e gestibilità

Puoi sempre essere consapevole di chi, dove si trovano, a cosa stanno lavorando e per quanto tempo. Il feedback dei dipendenti diventerà molto più rapido ed efficace.

1. Migliorare la qualità delle decisioni di gestione e l'efficienza aziendale

Riferire sul fatto di completare le attività e analizzare il carico di lavoro dei dipendenti ti aiuterà a prendere decisioni migliori. Di conseguenza, la qualità del lavoro dell'azienda e la sua competitività aumenteranno.

Selezione e realizzazione di un portale aziendale

Al momento, ci sono forse tre opzioni tra cui scegliere:

1. Acquisto di una soluzione chiavi in ​​mano
2. Portale aziendale come soluzione cloud
3. Sviluppo del portale da zero (soluzione personalizzata)

Ciascuna delle opzioni ha i suoi pro e contro, quindi la decisione finale dipende dalle dimensioni dell'organizzazione, dai suoi obiettivi e dagli obiettivi di implementazione.

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Molte grandi aziende hanno le proprie portale aziendale. Questo non significa il sito ufficiale creato per comunicare con clienti e partner, ma il sito interno dell'azienda, destinato esclusivamente ai propri dipendenti. È un lusso o una vera necessità?

Partiamo dal fatto che il portale aziendale non è esattamente un sito web, sebbene sembri tale. Le funzioni del portale aziendale sono più ampie delle funzioni del sito medio. Tale portale è un'interfaccia web che combina le funzioni di una risorsa informativa, un social network e un repository di documenti e altri file. In genere, un portale aziendale è disponibile solo sulla rete interna dell'organizzazione (intranet) - una persona "dall'esterno" non vi accederà.

Perché un'azienda ha bisogno di un portale aziendale? Primo, lui fornisce la comunicazione tra i diversi dipartimenti e divisioni dell'azienda riducendo i tempi di trasmissione Informazioni importanti. Ciò è particolarmente vero per le banche e altre organizzazioni che hanno molte divisioni (all'interno della stessa città o in città diverse). Invece di notificare a ogni filiale le innovazioni, puoi pubblicare le informazioni sul portale aziendale in modo che tutti le ricevano in tempo.

In secondo luogo, il portale aziendale garantisce una comunicazione efficace dei dipendenti. Ciò è particolarmente importante quando si lavora su progetti comuni. Come nel caso precedente, ogni dipendente può trasferire rapidamente le informazioni richieste al destinatario. Il personale ha facile accesso ai dati necessari. Inoltre, integrato nel portale rete sociale compensa la mancanza di comunicazione tra i dipendenti: è meglio lasciarli comunicare sul portale su questioni di lavoro piuttosto che sedersi su Odnoklassniki.

Terzo, portale aziendale facilita il flusso dei documenti e il reporting. L'hosting di file condivisi ti consente di caricare documenti richiesti direttamente al portale. Ciò facilita la modifica collaborativa dei documenti. Inoltre, una copia di backup dei materiali di lavoro non fa mai male.

Il portale aziendale può essere utilizzato anche per formare e adattare nuovo personale, rafforzare i collegamenti orizzontali tra i dipartimenti e ridurre la necessità di trasferte di lavoro. Il processo di lavoro nell'organizzazione diventerà più trasparente. Ciò è necessario sia per i dipendenti (la conoscenza delle specificità delle attività dell'azienda è una componente importante della motivazione), sia per le autorità (è più facile controllare il processo di lavoro dei dipendenti).

Naturalmente, anche i portali aziendali hanno i loro svantaggi. Lo sviluppo, la configurazione e il supporto e l'amministrazione del portale devono essere effettuati da uno specialista qualificato che deve essere retribuito. Aggiungi temporaneo e spese in contanti per formare i dipendenti all'utilizzo del portale.

Possibile anche fughe di dati aziendali ai concorrenti in caso di hack del portale. A volte i concorrenti non devono nemmeno utilizzare i servizi di un hacker: un dipendente senza scrupoli è sufficiente per "far passare" informazioni privilegiate ai concorrenti a pagamento. Quindi è molto importante garantire la massima sicurezza del portale - e anche questa è una spesa.

Esistono diversi approcci per creare un portale aziendale. Può essere ordinato sviluppo del portale da zero allora soddisferà al meglio le vostre esigenze individuali. Ma tale sviluppo non è economico, richiede molto tempo, inoltre dovrai pagare gli sviluppatori per il supporto continuo. Può acquistare una piattaforma pronta, che dovrà essere finalizzato in base alle tue esigenze, ma per questo, molto probabilmente, saranno necessari specialisti di profilo ristretto.

Pertanto, la maggior parte delle aziende preferisce acquistare soluzioni chiavi in ​​mano sistema di gestione dei contenuti (CMS). Tali sistemi hanno un'interfaccia intuitiva, in modo che dopo l'installazione e la configurazione del sistema da parte di specialisti, quasi tutti i dipendenti saranno in grado di amministrare il portale aziendale. Non ha bisogno di conoscenze di programmazione o layout HTML. Ma questo non significa che il portale possa essere lasciato senza supporto tecnico: solo in questo caso ti costerà meno.

Il portale aziendale è efficace sistema di comunicazione intra-aziendale, consentendo di ottimizzare i processi aziendali in grandi aziende con molti dipendenti, filiali e affiliate. Ma se hai una piccola azienda, il cui intero staff si trova in due uffici, è improbabile che un tale portale ti sia utile: il gioco non varrà la candela.

2. Su appuntamento.

• B2C (Business-to-Consumer) -Sistemi automatizzati e-commerce, in cui una persona giuridica (impresa, organizzazione) agisce come venditore e un individuo agisce come acquirente.
• B2B (da impresa a impresa) - Sistemi automatizzati di e-commerce in cui si trovano i soggetti dei processi di compravendita persone giuridiche(imprese, organizzazioni).
• B2E (da azienda a dipendente) - Sistemi intrasocietari per l'organizzazione del lavoro del personale aziendale, singole strutture o divisioni.

Portali aziendali B2C, B2B, B2E includere portali aziendali EAP, EIP, EKP, tuttavia, sulla base di quest'ultimo, è possibile costruire altri sistemi molto diversi.

Sulla base di quanto sopra, il portale aziendale è progettato per risolvere i seguenti compiti principali:

1. Creazione base informativa aziende con un sistema di classificazione ed estrazione delle informazioni.
2. Fornire un browser unificato (normale che non richiede alcun client speciale Software) accesso personalizzato in tempo reale alle informazioni e alle applicazioni aziendali per i dipendenti dell'azienda, nonché per i clienti autorizzati, fornitori e partner dell'azienda, indipendentemente dalla loro ubicazione territoriale.
3. Fornire il lavoro di squadra in tempo reale dei dipendenti dell'azienda, nonché dei clienti autorizzati, fornitori e partner dell'azienda, indipendentemente dalla loro ubicazione territoriale.

Primo punto risolve il problema dell'input, della memorizzazione e del recupero delle informazioni. In molte aziende, il numero di armadi e cartelle con informazioni varie sparse nei diversi reparti supera il limite in cui è generalmente possibile trovare le informazioni richieste (e giacenti in una delle cartelle di uno degli armadi di uno dei reparti) in il tempo assegnato. E ancora peggio, quando puoi trovare informazioni irrilevanti obsolete, accettarle come rilevanti e usarle per prendere decisioni.

Secondo punto risolve il problema dell'accesso alle informazioni, accesso che non dipende dal territorio e dall'ora, ma è strettamente personalizzato. Ogni utente può vedere e ricevere solo le informazioni a cui è stato concesso l'accesso.

Terzo comma risolve i compiti del lavoro congiunto, quei compiti che i sistemi aziendali tradizionali non possono risolvere senza l'uso delle tecnologie Internet, ad es. senza utilizzare portali aziendali. Questi portali aziendali possono essere utilizzati come sottosistemi separati sistemi aziendali e come applicazioni autonome standalone.

L'unico limite del portale aziendale è la disponibilità dell'accesso a Internet, ma Internet mobile e Internet satellitare, praticamente eliminano tutte le restrizioni territoriali. Inoltre, il portale delle informazioni aziendali è una soluzione multipiattaforma che non dipende dall'hardware o dalle applicazioni.

Le definizioni di cui sopra ei problemi che ne derivano non hanno praticamente confini. Dopotutto, in linea di principio, sulla base di un browser unificato, puoi creare un'azienda sistema informativo aziende di qualsiasi dimensione. Inoltre, forse sarebbe stato così se le tecnologie Internet fossero apparse vent'anni prima.

Sulla base di tutte le definizioni conosciute, i tipi di portali e le attività per essi impostate, forniremo la seguente definizione generale e breve.

Il portale aziendale è ragnatela- un portale aziendale contenente informazioni e servizi aziendali e che fornisce un accesso personalizzato agli stessi per i dipendenti dell'azienda e altri utenti autorizzati.

Questa definizione, infatti, stabilisce solo due criteri obbligatori in base ai quali un'applicazione può essere classificata come portale aziendale:

1. ragnatelainterfaccia
2. Accesso personalizzato

Sotto tutti gli altri aspetti, viene fornita completa libertà, il che spiega i numerosi tipi e dimensioni dei portali aziendali.

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