Compiti e definizione di un portale aziendale. Portale aziendale: come, perché e perché Scegliere e realizzare un portale aziendale

Molte grandi aziende hanno le proprie portale aziendale. Questo non significa il sito ufficiale creato per comunicare con clienti e partner, ma il sito interno dell'azienda, destinato esclusivamente ai propri dipendenti. È un lusso o una vera necessità?

Partiamo dal fatto che il portale aziendale non è esattamente un sito web, sebbene sembri tale. Funzioni portale aziendale più ampio delle caratteristiche del sito medio. Tale portale è un'interfaccia web che combina le funzioni di una risorsa informativa, un social network e un repository di documenti e altri file. In genere, un portale aziendale è disponibile solo sulla rete interna dell'organizzazione (intranet) - una persona "dall'esterno" non vi accederà.

Perché un'azienda ha bisogno di un portale aziendale? Primo, lui fornisce la comunicazione tra i diversi dipartimenti e divisioni dell'azienda riducendo i tempi di trasmissione Informazioni importanti. Ciò è particolarmente vero per le banche e altre organizzazioni che hanno molte divisioni (all'interno della stessa città o in città diverse). Invece di notificare a ogni filiale le innovazioni, puoi pubblicare le informazioni sul portale aziendale in modo che tutti le ricevano in tempo.

In secondo luogo, il portale aziendale garantisce una comunicazione efficace dei dipendenti. Ciò è particolarmente importante quando si lavora su progetti comuni. Come nel caso precedente, ogni dipendente può trasferire rapidamente le informazioni richieste al destinatario. Il personale ha facile accesso ai dati necessari. Inoltre, il social network integrato nel portale compensa la mancanza di comunicazione tra i dipendenti: è meglio per loro comunicare sul portale su questioni di lavoro piuttosto che sedersi su Odnoklassniki.

Terzo, portale aziendale facilita il flusso dei documenti e il reporting. L'hosting di file condivisi ti consente di caricare documenti richiesti direttamente al portale. Ciò facilita la modifica collaborativa dei documenti. Inoltre, una copia di backup dei materiali di lavoro non fa mai male.

Il portale aziendale può essere utilizzato anche per formare e adattare nuovo personale, rafforzare i collegamenti orizzontali tra i dipartimenti e ridurre la necessità di trasferte di lavoro. Il processo di lavoro nell'organizzazione diventerà più trasparente. Ciò è necessario sia per i dipendenti (la conoscenza delle specificità delle attività dell'azienda è una componente importante della motivazione), sia per le autorità (è più facile controllare il processo di lavoro dei dipendenti).

Naturalmente, anche i portali aziendali hanno i loro svantaggi. Lo sviluppo, la configurazione e il supporto e l'amministrazione del portale devono essere effettuati da uno specialista qualificato che deve essere retribuito. Aggiungi temporaneo e spese in contanti per formare i dipendenti all'utilizzo del portale.

Possibile anche fughe di dati aziendali ai concorrenti in caso di hack del portale. A volte i concorrenti non devono nemmeno utilizzare i servizi di un hacker: un dipendente senza scrupoli è sufficiente per "far passare" informazioni privilegiate ai concorrenti a pagamento. Quindi è molto importante garantire la massima sicurezza del portale - e anche questa è una spesa.

Esistono diversi approcci per creare un portale aziendale. Può essere ordinato sviluppo del portale da zero allora soddisferà al meglio le vostre esigenze individuali. Ma tale sviluppo non è economico, richiede molto tempo, inoltre dovrai pagare gli sviluppatori per il supporto continuo. Può acquista una piattaforma pronta, che dovrà essere finalizzato in base alle tue esigenze, ma per questo, molto probabilmente, saranno necessari specialisti di profilo ristretto.

Pertanto, la maggior parte delle aziende preferisce acquistare soluzioni chiavi in ​​mano sistema di gestione dei contenuti (CMS). Tali sistemi hanno un'interfaccia intuitiva, in modo che dopo l'installazione e la configurazione del sistema da parte di specialisti, quasi tutti i dipendenti saranno in grado di amministrare il portale aziendale. Non ha bisogno di conoscenze di programmazione o layout HTML. Ma questo non significa che il portale possa essere lasciato senza supporto tecnico: solo in questo caso ti costerà meno.

Il portale aziendale è efficace sistema di comunicazione intra-aziendale, consentendo di ottimizzare i processi aziendali in grandi aziende con molti dipendenti, filiali e affiliate. Ma se hai una piccola azienda, il cui intero staff si trova in due uffici, è improbabile che un tale portale ti sia utile: il gioco non varrà la candela.

2. Su appuntamento.

• B2C (Business-to-Consumer) -Sistemi automatizzati e-commerce, in cui una persona giuridica (impresa, organizzazione) agisce come venditore e un individuo agisce come acquirente.
• B2B (da impresa a impresa) - Sistemi automatizzati di e-commerce in cui si trovano i soggetti dei processi di compravendita persone giuridiche(imprese, organizzazioni).
• B2E (da azienda a dipendente) - Sistemi intrasocietari per l'organizzazione del lavoro del personale aziendale, singole strutture o divisioni.

Portali aziendali B2C, B2B, B2E includere portali aziendali EAP, EIP, EKP, tuttavia, sulla base di quest'ultimo, è possibile costruire altri sistemi molto diversi.

Sulla base di quanto sopra, il portale aziendale è progettato per risolvere i seguenti compiti principali:

1. Creazione base informativa aziende con un sistema di classificazione ed estrazione delle informazioni.
2. Fornire un browser unificato (normale che non richiede alcun client speciale Software) accesso personalizzato in tempo reale alle informazioni e alle applicazioni aziendali per i dipendenti dell'azienda, nonché per i clienti autorizzati, fornitori e partner dell'azienda, indipendentemente dalla loro ubicazione territoriale.
3. Fornire il lavoro di squadra in tempo reale dei dipendenti dell'azienda, nonché dei clienti autorizzati, fornitori e partner dell'azienda, indipendentemente dalla loro ubicazione territoriale.

Primo punto risolve il problema dell'input, della memorizzazione e del recupero delle informazioni. In molte aziende, il numero di armadi e cartelle con informazioni varie sparse nei diversi reparti supera il limite in cui è generalmente possibile trovare le informazioni richieste (e giacenti in una delle cartelle di uno degli armadi di uno dei reparti) in il tempo assegnato. E ancora peggio, quando puoi trovare informazioni irrilevanti obsolete, accettarle come rilevanti e usarle per prendere decisioni.

Secondo comma risolve il problema dell'accesso alle informazioni, accesso che non dipende dal territorio e dall'ora, ma è strettamente personalizzato. Ogni utente può vedere e ricevere solo le informazioni a cui è stato concesso l'accesso.

Terzo comma risolve i compiti del lavoro congiunto, quei compiti che i sistemi aziendali tradizionali non possono risolvere senza l'uso delle tecnologie Internet, ad es. senza utilizzare portali aziendali. Questi portali aziendali possono essere utilizzati come sottosistemi separati sistemi aziendali e come applicazioni autonome standalone.

L'unico limite del portale aziendale è la disponibilità dell'accesso a Internet, ma Internet mobile e Internet satellitare, praticamente eliminano tutte le restrizioni territoriali. Inoltre, il portale delle informazioni aziendali è una soluzione multipiattaforma che non dipende dall'hardware o dalle applicazioni.

Le definizioni di cui sopra ei problemi che ne derivano non hanno praticamente confini. Dopotutto, in linea di principio, sulla base di un browser unificato, puoi creare un'azienda sistema informativo aziende di qualsiasi dimensione. Inoltre, forse sarebbe stato così se le tecnologie Internet fossero apparse vent'anni prima.

Sulla base di tutte le definizioni conosciute, i tipi di portali e le attività per essi impostate, forniremo la seguente definizione generale e breve.

Il portale aziendale è ragnatela- un portale aziendale contenente informazioni e servizi aziendali e che fornisce un accesso personalizzato agli stessi per i dipendenti dell'azienda e altri utenti autorizzati.

Questa definizione, infatti, stabilisce solo due criteri obbligatori in base ai quali un'applicazione può essere classificata come portale aziendale:

1. ragnatelainterfaccia
2. Accesso personalizzato

Sotto tutti gli altri aspetti, viene fornita completa libertà, il che spiega i numerosi tipi e dimensioni dei portali aziendali.

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Portale di informazioni aziendali(Enterprise Information Portal, EIP) - noto anche come portale aziendale. Informativo sistema automatizzato fornire ai dipendenti i servizi necessari in modo unificato. Il portale aziendale ha sia un accesso limitato per i dipendenti che (se l'azienda stessa lo desidera) un accesso gratuito per tutti. In ogni caso, il sistema EIP fornisce un accesso sicuro ad un'unica risorsa (il più delle volte tramite un'interfaccia web) e in generale il portale aziendale è un mezzo di aggregazione e personalizzazione delle informazioni.

La prima definizione in assoluto del termine parla inequivocabilmente dello scopo dei primi portali: “I portali informativi aziendali (EIP) sono applicazioni che consentono alle aziende di divulgare le informazioni archiviate all'interno e all'esterno dell'organizzazione e forniscono a ciascun utente un unico punto di accesso al informazioni destinate a lui informazioni necessarie per rendere ragionevole decisioni di gestione» (Christopher C. Shilakes e Julie Tylman, "Enterprise Information Portals", novembre 1998).

I portali del primo periodo sono stati utilizzati come strumento di pubblicazione delle informazioni dal management ai dipendenti dell'azienda. Erano un sito con informazioni sull'azienda, su una delle pagine di cui si poteva organizzare un semplice forum interno. Il portale ha fornito informazioni sulle ultime novità cambiamento organizzativo in azienda, leggi la notizia. Inoltre, il portale fungeva da semplice archivio di file.

Con lo sviluppo della tecnologia, le funzioni dei portali si sono ampliate. A partire dal 2000, i dipendenti dell'azienda hanno iniziato ad utilizzare il portale per cercare le informazioni necessarie, per ottenere risposte alle loro domande. Le tecnologie del portale sono state sviluppate nella direzione della strutturazione e classificazione dei dati, aumentando la velocità e l'efficienza della ricerca delle informazioni necessarie, oltre a fornire il formato necessario per presentare i risultati. Durante questo periodo, i portali aziendali hanno iniziato a funzionare come basi di conoscenza in diverse aree tematiche legate alle attività dell'azienda.

Definizioni Gartner

EIP: selezione e attuazione

Produttori di portali e soluzioni aziendali

Un portale aziendale è un sistema automatizzato per la gestione delle risorse informative interne di un'organizzazione, nonché per il lavoro collettivo su progetti, attività, documenti e comunicazioni tra dipendenti e clienti dell'azienda.

I portali aziendali possono essere installati sia sui server aziendali che nel cloud. Poiché il portale aziendale è un'unica risorsa per aggregare e lavorare con le informazioni, può essere tranquillamente definito un social network aziendale interno con tutte le sue funzioni intrinseche.

Principali funzioni del portale aziendale

I portali aziendali si sono diffusi grazie al loro ricco insieme di funzioni che coprono quasi tutte le aree necessarie per la collaborazione dei dipendenti dell'organizzazione. Innanzitutto è:

• Comunicazioni interne ed esterne

I portali consentono di velocizzare il processo di comunicazione tra i dipendenti e con i clienti grazie ai consueti messenger e ad altri strumenti a noi familiari da social networks. Come "feed live", avvisi, ecc. La possibilità di creare varie chat aziendali per aree o progetti aziendali accelera il processo di comunicazione e prendere le decisioni giuste. Molti portali consentono di effettuare telefonate a quei colleghi che non sono online. Inoltre, i moderni portali aziendali consentono di comunicare in gruppi di lavoro e con i clienti dell'azienda su progetti in corso e risolvere problemi attuali.

• Gestione attività e progetti

Compiti e progetti sono parte integrante del flusso di lavoro di qualsiasi organizzazione. Nei portali aziendali, di norma, esiste un'ampia gamma di strumenti convenienti per lavorare con loro. A partire dall'impostazione di un'attività, dalla gestione delle scadenze del calendario, dei meccanismi di delega, delle liste di controllo, modelli già pronti terminando con vari costruttori e filtri. Tutto ciò consente di controllare il tempestivo completamento delle attività e valutare il lavoro dei dipendenti, ricevendo da loro rapporti pertinenti.

• Collaborazione documentale

La funzionalità di molti portali aziendali rende molto comodo lavorare con i documenti. Creare, modificare, archiviare, impostare livelli di accesso per documenti, ecc. Allo stesso tempo, molto spesso, per lavorare con un documento, non è necessario scaricarlo sul computer, ma dopo averlo completato, caricare nuovamente la versione aggiornata. terzo servizi online, come Google Docs e MS Office consentono di lavorare con i documenti direttamente sul portale. Il portale aziendale consente di condividere comodamente documenti con i colleghi, creare collegamenti esterni a documenti, sia per l'accesso da parte di colleghi che clienti.

• Pianificazione e contabilizzazione dell'orario di lavoro

Le prestazioni di un'organizzazione dipendono in gran parte dalla disciplina di lavoro. Con l'aiuto dei portali aziendali, puoi tenere traccia dell'orario di lavoro dei dipendenti. Segneranno l'inizio e la fine della giornata lavorativa, nonché tutti i tipi di pause, assenze, viaggi di lavoro, ecc. Tutte queste informazioni aiuteranno a ottimizzare il tempo dedicato a progetti e attività. Molti portali contengono buon set strumenti per riunioni. Invio di massa di inviti, pianificazione delle riunioni nei calendari, nonché notifica di tutti i partecipanti e dei risultati e delle attività della riunione.

• CRM:Clienti e vendite

Molti portali aziendali offrono funzionalità di sistemi CRM, che consentono di mantenere un database di contatti di clienti e partner con cui si collabora. La possibilità di registrare tutte le chiamate e le lettere non ti permetterà di perdere di più punti importanti e la canalizzazione di vendita ti aiuterà a tenere traccia delle prestazioni del reparto vendite.

• risorse umane:Gestione personale

I portali aziendali semplificano la presentazione e la gestione della struttura di un'azienda. Tutte le informazioni necessarie sui dipendenti, come numeri di contatto, numeri di interno, e-mail e così via, saranno sempre a portata di mano. È facile vedere chi è al lavoro, chi è assente, chi è in viaggio d'affari e chi sostituisce temporaneamente chi, e chi compie gli anni oggi.

• Automazione dei processi aziendali

Niente velocizza il lavoro dell'azienda e fa risparmiare tempo, come avviene con i processi aziendali automatizzati. Il portale aziendale offre l'automazione dei processi aziendali chiave disponibili in azienda. Le operazioni di routine come viaggi di lavoro, vacanze, approvazione e pagamento delle fatture possono essere eseguite molte volte più velocemente.

Chi ha bisogno di un portale aziendale e perché?

Portale aziendale, prima di tutto molto strumento utile per le aziende con un numero elevato di dipendenti remoti o una struttura di filiale. Dove le persone non si trovano all'interno dello stesso ufficio o si spostano molto a causa della natura delle loro attività. Il portale aziendale può fungere da luogo di lavoro mobile per loro. Ma anche per le aziende con personale a tempo indeterminato e un'unica sede, un portale aziendale sarà molto utile per i seguenti motivi:

1. Risparmiare tempo di lavoro

Trova ed elabora le informazioni di cui hai bisogno più velocemente. Comunica in modo più efficace con i colleghi e velocizza il completamento delle attività.

1. Migliora la produttività dei dipendenti

Con l'aiuto del portale aziendale, tutti saranno sempre consapevoli di ciò che devono fare e in quale lasso di tempo. I gruppi di lavoro consentiranno di farlo in modo più efficiente e tutte le conoscenze accumulate verranno accumulate e trasferite all'interno dell'azienda.

1. Ottimizza i processi aziendali

Lascia che i tuoi documenti e le tue informazioni volino letteralmente intorno alla tua organizzazione piuttosto che strisciare da un ufficio all'altro.

1. Ottieni controllo e gestibilità

Puoi sempre essere consapevole di chi, dove si trovano, a cosa stanno lavorando e per quanto tempo. Il feedback dei dipendenti diventerà molto più rapido ed efficace.

1. Migliorare la qualità delle decisioni di gestione e l'efficienza aziendale

Riferire sul fatto di completare le attività e analizzare il carico di lavoro dei dipendenti ti aiuterà a prendere decisioni migliori. Di conseguenza, la qualità del lavoro dell'azienda e la sua competitività miglioreranno.

Selezione e realizzazione di un portale aziendale

Al momento, ci sono forse tre opzioni tra cui scegliere:

1. Acquisto di una soluzione chiavi in ​​mano
2. Portale aziendale come soluzione cloud
3. Sviluppo del portale da zero (soluzione personalizzata)

Ciascuna delle opzioni ha i suoi pro e contro, quindi la decisione finale dipende dalle dimensioni dell'organizzazione, dai suoi obiettivi e dagli obiettivi di implementazione.

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