Информация и комуникация в управлението на организацията. Ролята на комуникациите в управлението. Комуникационна информация в управлението на организацията

Изпратете вашата добра работа в базата знания е проста. Използвайте формата по -долу

Студенти, аспиранти, млади учени, които използват базата знания в обучението и работата си, ще ви бъдат много благодарни.

публикувано на http://www.allbest.ru/

публикувано на http://www.allbest.ru/

Въведение

Комуникацията е един от ключовите проблеми в съвременното общество. В организациите този проблем се превръща в липса на разбиране, че комуникацията не е просто обмен на информация, а динамичен междуличностен процес на обмен на поведение. От всички организационни процесиможе би комуникациите заемат централно, ключово място, тъй като са в основата на живота на организацията. Вземането на решения често се определя като избор между две или повече алтернативи. В действителност обаче това е процесът на събиране и обработка на информация, разработване на алтернативи и избор на една от тях, а най -важното е изпълнението на решението. Без последния този процес изобщо няма смисъл. Управленското взаимодействие се осъществява в организацията на различни нива и на всяко от тях има конфликти. Днес конфликтите се разглеждат като източник на индивидуално и организационно развитие, тъй като в хода на разрешаването на конфликта се ражда нова ситуация. Парадоксът е, че наличието на конфликт се използва, за да се прецени зрелостта на индивид, група и организация. Конфликтът е жизненоважното семе, от което расте успехът.

Целта срочна писмена работае дефиницията на мястото на информацията и комуникацията в управлението на организацията.

Задачите на работата са да установи как точно информацията допринася за нормалното функциониране на компанията, каква роля играе в управлението, как да работи ефективно за мениджър с помощта на комуникация.

Обект на курсовата работа е информация, включена в процеса на управление и комуникация.

1. Общи понятия за информация и обмен на информация

1.1 Понятие за информация

Информацията се разбира като информация за околния свят, която е под формата на символи, както достъпни, разбираеми за човек, така и изискващи анализ, разбиране и декодиране.

Информацията е отражение в съзнанието на човек от околния свят, фиксирано по някакъв начин и следователно притежаващо свойството на възпроизводимост, използвано като средство за комуникация между хората, познание и осъзнаване на света, натрупване и запазване на знанието.

В управленската дейност информацията е съвкупност от информация за състоянието на контролиращите и контролирани подсистеми, както и за околната среда. В практиката на управление на организация обаче информацията се разбира по опростен начин, както следва:

· Набор от информация за състоянието на контролните, управляваните системи и външната среда на тяхното функциониране;

· Нова информация за състоянието на тези обекти за управление;

· Информация, която намалява нивото на несигурност и риск по отношение на бъдещето и т.н.

V съвременни условияуправлението и управлението на организацията се превърна във важна област на информационна подкрепа, която се състои в събирането и обработката на информация, необходима за вземане на информирани управленски решения.

Организациите съхраняват и обработват огромни количества данни, които могат да бъдат превърнати в полезна информация. Ефективността на използването му зависи от способността на организацията да събира първични данни, предоставяйки на мениджърите необходимата им информация. Фигура 1 показва процеса на преобразуване на първични данни в управленска информация посредством информационна система (IS).

Фигура 1 - Конвертиране на данни в информация посредством IS

1.2 Свойства на информацията

Качеството на информацията се определя в съответствие с четири основни критерия:

1) Надеждност (точност).Ако разписанията на влаковете се променят с поне 10%, повечето пътници ще възприемат старото разписание като изключително ненадеждно. Ако служителите открият грешки в информацията, съдържаща се в документа, те няма да се доверят на всички данни, получени с негова помощ.

2) Своевременност.Ценна е само информацията, получена своевременно. Мениджърът, отговорен за изпълнението на бюджета, се нуждае от оперативна информация за нивото на разходите, което му позволява да реагира адекватно на нежелани промени.

3) Необходимият обем.Много мениджъри страдат от излишък от информация, тъй като не могат да видят и използват големи количества от нея. Може би това означава, че е жалко да се избере формат за преобразуване на данни в информация за управление.

4) Значение.Много зависи от задачите и отговорностите на конкретен служител. Мениджърът, отговорен за производството, се нуждае от информация за обемите на производството, скоростите на престой на оборудването; висшият мениджър се нуждае от по -обобщени данни.

За да се оцени критерият за значимост, вижте таблица 1, която показва различията в информационните нужди на висшите мениджъри и ръководителите на отдели, отговорни за ежедневната работа на организацията (Gorry and Skott-Morton, 1971) :

Таблица 1 - Разлики в информационните нужди на висшите мениджъри и ръководителите на отдели

1.3 Обмен на информация

В дейността на големите фирми трансферът на информация е незаменим първостепенен фактор за нормалното функциониране на фирмата. В същото време гарантирането на ефективността и надеждността на информацията е от особено значение. За много фирми вътрешната информационна система от информация решава проблемите с организирането на технологичен процес и има производствен характер.

С помощта на информация се извършват циклично повтарящи се етапи от контролния процес - получаване, обработка на информация за състоянието

контролиран обект и прехвърляне на управляващи команди към него. Следователно с помощта на информация се осъществява връзка между субекта и обекта и между управляващите и контролирани части. обща системауправление.

В хода на съвместните дейности хората обменят различни възгледи, идеи, възгледи, предложения, знания, нагласи. Всичко това може да се разглежда като информация, а самият процес на комуникация може да бъде представен като процес на обмен на информация. Именно защото обменът на информация е вграден във всички основни видове управленски дейности, ние наричаме комуникацията свързващ процес. И един от основни инструментиуправлението в ръцете на мениджъра е информацията, с която той разполага. Използвайки и предавайки тази информация, както и получавайки обратна връзка, той организира, ръководи и мотивира подчинените си. Следователно много зависи от способността му да предава информация по такъв начин, че да се постигне най -адекватното възприемане на тази информация от тези, на които тя е предназначена.

Комуникацията е обмен на информация, въз основа на който мениджърът получава информацията, необходима за вземане на ефективни решения, и съобщава взетите решения на служителите на организацията. Ако комуникацията е лоша, решенията могат да бъдат грешни, хората могат да разберат погрешно какво иска мениджмънтът от тях или накрая междуличностните отношения могат да страдат от това. Ефективната комуникация често определя качеството на решенията и начина, по който те действително ще бъдат изпълнени.

Почти е невъзможно да се надцени значението на комуникацията в управлението. Почти всичко, което лидерите правят, за да улеснят постигането на целите на една организация, изисква ефективна комуникация. Ако хората не могат да обменят информация, те няма да могат да работят заедно, да формулират цели и да ги постигнат. Комуникацията обаче е сложен процес със взаимозависими стъпки. Всяка от тези стъпки е много необходима, за да направим мислите си разбираеми за друг човек. Всяка стъпка е момент, в който, ако сме небрежни и не мислим за това, което правим, смисълът може да се загуби.

Според изследванията мениджърите отделят от 50 до 90% от времето си за комуникации. Това изглежда невероятно, но става разбираемо, като се има предвид, че лидерът прави това, за да изпълнява своите роли в междуличностните отношения, обмена на информация и процесите на вземане на решения, да не говорим за управленските функции по планиране, организиране, мотивиране и контрол.

Именно защото обменът на информация е вграден във всички основни видове управленски дейности, ние наричаме комуникацията свързващ процес. Тъй като лидерът има три роли и четири основни функции, за да формулира целите на организацията и да ги постигне, качеството на комуникацията може пряко да повлияе на степента, в която целите са постигнати.

Това означава, че ефективната комуникация е от съществено значение за успеха на отделните лица и организации. Неефективната комуникация е една от основните области за проблеми. Чрез дълбоко разбиране на комуникацията на ниво отделен човек и организация, ние трябва да се научим да намаляваме честотата на неефективната комуникация и да станем по -добри, по -ефективни мениджъри. Ефективните лидери са тези, които са ефективни в комуникацията. Те представляват същността на комуникационния процес, имат добре развити устни и писмени комуникационни умения и разбират как средата влияе върху обмена на информация.

Комуникацията се осъществява чрез прехвърляне на идеи, факти, мнения, усещания или възприятия, чувства и взаимоотношения от един човек на друг устно или под каквато и да е друга форма, за да се получи желаният отговор в отговор.

При разглеждане на комуникационния процес е необходимо да се вземе предвид, че в условията на човешка комуникация е важно не само как се предава информацията, но и как тя се формира, уточнява и развива. Комуникацията и информацията са различни, но свързани неща. Комуникацията включва както това, което се предава, така и как се предава това „какво“.

За да се осъществи комуникация, са необходими поне двама души. Следователно всеки от участниците трябва да притежава всички или някои от способностите: да вижда, чува, докосва, възприема миризма и вкус.

Ефективната комуникация изисква определени умения и умения от всяка от страните. Комуникацията трябва да се разглежда не само като изпращане и получаване на информация, тъй като имаме работа с взаимоотношенията на двама индивида, всеки от които е активен субект - тяхното взаимно информиране включва установяването на съвместни дейности. Следователно в комуникативния процес има не само движението на информация, но и активен обмен на нея.

В специфично човешки обмен на информация значението на информацията играе специална роля за всеки участник в комуникацията, тъй като хората не просто обменят думи, но в същото време се стремят да развият общо значение. И това е възможно при условие, че информацията е не само приета, но и разбираема и разбрана.

2. Семиотика и нейните раздели

управление на комуникационното управление

Семиотиката е наука, която изучава начините за предаване на информация, свойствата на знаците и знаковите системи в човешкото общество (предимно естествени и изкуствени езици, както и някои културни явления, системи от митове, ритуали), природата (комуникацията в животинския свят) или в самия човек (визуално и слухово възприятие и др.). С други думи, семиотиката е теория на знаците и знаковите системи.

Разграничават се три семиотични секции:

§ синтактика (или синтаксис, от гръцки. синтаксис- конструкция, ред) - изучава моделите на изграждане на знакови системи независимо от тяхната интерпретация, тоест връзката на знаците помежду си;

§ семантика (от гръцки. semantikos- какво означава) - изучава връзката между знак и неговото значение;

§ прагматика (от гръцки. прагматос- действие) - изучава връзката на знаците с техните изпращачи, получатели и контекста на знаковата дейност.

В съвременната наука има няколко области на семиотични изследвания.

Първата посока е биологична семиотика, или биосемиотика.

Тази насока се занимава с изучаване на сигнални (комуникационни) системи на животни, включително низши животни и насекоми, тоест изучава системи, основани на естествени признаци, или знаци, по един или друг начин, важни за съществуването на самия организъм, т.е. , биологично есенциално (биологично значимо).

Второто направление е етносемиотиката, която изучава „имплицитното ниво“ на човешката култура. Дори когато нещо съвсем осезаемо, например фолклорна сватбена песен или заговор, се появи като отделен обект на наблюдение за етносемиотиката, гледната точка на семиотиката по тази тема се различава от гледната точка; наука за фолклора: семиотиката я изучава като част от такива знакови системи на дадено общество, чийто смисъл и роля не се признават от самите членове на обществото.

Етносемиотиката е млада и бързо развиваща се наука; в нея все още няма общоприети обобщаващи теории. В чужбина, особено в САЩ, в рамките на етнографията (наричана там „културна и социална антропология“) се извършват голям брой отделни конкретни изследвания.

Нека първо се спрем на частни изследвания, проведени в културната и социалната антропология, като вземем за типичен пример изследването на човешките пози, които могат да бъдат част от знаковите системи. В рамките на културната и социалната антропология изследването на позите може да се извършва от различни ъгли.

От една страна, позите могат да се изучават от гледна точка на физиологията на човешкото тяло (по същия начин може да се изучава плач, смях, физиологични функции и т.н.), това е т. Нар. Етологична точка на изглед. Описанието на позите е важно за инженерната психология, която се състои в изучаване на човек в контакт с машина: реакции и поведение на човек, поставяне на човек пред машина или машина, дизайн на дръжки, контролни панели, и др .; познаването на типични пози за дадена националност е важно при планирането на апартаменти, обзавеждане и др .; за психиатрия: психиатричното наблюдение на позите от своя страна може да хвърли светлина върху физическото поведение на здрав човек.

От друга страна, позите могат да се изучават като позиции на човешкото тяло, характерни за дадена култура. Това е етнологична гледна точка. Общият брой на различни стабилни позиции, които човешкото тяло е в състояние да приеме, е около 1000. Но от тях, поради културната традиция на всяко племе и народ, някои са забранени (табу), докато други са фиксирани. Следователно изучаването на позите задължително трябва да бъде сравнително, „междукултурно“. За да се определи дали определена поза е значима, например позата на седене на хранене, тоест дали има етнологично значение, е необходимо да се сравнят позите на седене на хранене в различни култури, например, индианците от Северна Америка и аборигените от Нова Зеландия. Ако позите се окажат постоянно различни, те са факт на културата.

След това може да бъде съставен каталог с етнологични пози (Фигура 2). След изолирането на най -малките, елементарни единици на човешкото пространствено поведение - пози и съставяне на каталози - започва тяхното задълбочено културно и етнографско проучване, което може да се извърши по следния начин:

а) връзката на позите с други символични и несимволични системи на културата: облекло, оформление на жилища и др.;

б) културно -историческа традиция - стабилността на някои пози през цялото време дълги периодисъществуването на народите.

Такива пози се предават традиционно и продължават дълго време. Предполага се, че те могат да служат, подобно на езикови форми и обекти на материалната култура, за установяване на най -древните движения и контакти на племената. Така позата в третия ред отгоре, четвъртата колона отляво, характерна за населението на Самоанските острови в Тихия океан, очевидно показва косвени контакти с Индия, където е свързана с религиозни обичаи.

Фигура 2 - Част от каталога на пози, които са значими от етнологична гледна точка (според G. Hughes)

Третото направление - лингвосемиотика- се фокусира върху изучаването на естествения език с неговата стилистика.

Естественият звуков език на хората е най -пълният и съвършен от всички системи за комуникация, които съществуват в на известна личностСветът. Други, изкуствени, изкуствени системи и езици (например писане, сигнализиране със знамена, азбука на Морз, брайлово писмо за слепи, изкуствени езици като есперанто или волапук, информационно-логически езици и др.) Въплъщават само някои от свойствата на естествения език. Тези системи могат значително да укрепят езика и да го надминат в едно или няколко аспекта, но в същото време да бъдат по -ниски от него в други, точно както телефонът, телевизията, радиото (като цяло всеки инструмент, всеки инструмент) подобряват някои свойства на отделни човешки органи.

Лингвосемиотиката изследва други свързани знакови системи, които:

§ функция паралелно с езика (например жестове и изражение на лицето, придружаващи речта);

§ компенсиране на езика (например изразителна, стилистична интонация; типографски шрифтове);

§ променя функциите и символичния му характер (например художествена реч).

През последните години, във връзка с бързото развитие на естественото езиково моделиране и появата на различни видове изкуствени езици (информационни, информационно-логически, като програмиране и др.), Обектът на лингвосемиотиката също се разшири.

Четвърто направление - абстрактна семиотика- изучава само най -общите свойства и отношения, характеризиращи знаковите системи, независимо от материалното им въплъщение (Р. Карнап в чужбина; В. Б. Бирюков, Д. П. Горски, А. А. Зиновиев, В. В. Мартинов и др., СССР). В рамките на това направление се създава най -абстрактната, логическа и математическа теория на знаковите системи.

Предметът на общата семиотика е сравняването, сравняването и обобщаването на резултатите от конкретна семиотика; разглеждане как абстрактните езикови отношения се проявяват в различни знакови системи; формулирането на общите семиотични закони, които се появяват в този случай; разрешаване на епистемологични проблеми и др.

3. Измерване на информацията. Ентропия

3.1 Ролята на информацията в управлението

Същността и ролята на информацията в управлението се показва най -добре от връзката между понятието информация и понятието ентропия. По едно време Н. Винер изрази двойственост ентропия - информациякакто следва: „Точно както количеството информация в системата е мярка за организацията на системата, по същия начин ентропията е мярка за дезорганизацията на системата; едното е равно на другото, взето с противоположния знак. " Управлението на системата зависи от наличната информация. От цялото разнообразие от определения на информацията, най -фундаменталната е тази, която се постулира от информационната теория и е свързана с количеството информация:

Информацията е премахване на несигурността. В този случай несигурността се намалява с количеството информация, получена в процеса на избор или вземане на решение от наличния брой алтернативи;

В управлението обаче информацията е и средство за комуникация (информацията се предава под формата на съобщение, което съдържа информация в променящи се променливи).

Информацията противодейства на тенденциите на системата към дезорганизация и нарастване на ентропията, а количеството информация в системата е мярка за организацията на системата (Фигура 3.1.).

Трябва да се прави разлика между понятия като данни и информация. Данни - първична информация (сигнали) за промени в променливите (степента на агрегиране е ниска);

Междинна информация, получена в резултат на натрупването и обобщаването на първични данни, информираща за динамиката на промените;

Крайна информация (висока степен на натрупване и обобщение), директно използвана в процеса на вземане на решения.

3.2 Количествени мерки за информация

Структурните мерки се използват за измерване само на дискретна информация. Използваните структурни мерки се основават на информационни елементи (кванти), които се разбират като неделими части от информацията.

Структурните мерки се подразделят на геометрични, комбинативни и адитивни мерки за информация.

Геометрична мяркаопределя количеството информация като стойността на дължината, площта или обема на геометричния модел на съобщението, свързано с броя на квантите, които съдържа. Потенциалът, т.е. максимално възможното количество информация в дадените структурни размери се определя от геометричния метод. Този номер се нарича информационен капацитет.

Количеството използвана информация комбинативна мяркасе изчислява като броя на комбинациите, които могат да бъдат направени от информационни елементи. Тази мярка измерва потенциалното структурно разнообразие на информационните системи. Комбинаторната мярка е препоръчително да се използва, когато е необходимо да се оценят възможностите за прехвърляне на различна информация с помощта на буквено -цифрови елементи.

Преди да говорим за адитивната мярка за информация, въвеждаме понятията за дълбочина h и дължина l на дума.

Дълбочина hдумите извикват сумата различни елементи(знаци), съдържащи се в приетата азбука.

Дължина lдумите са броят на знаците, необходими и достатъчни за представяне на даден набор от думи чрез елементи от дадена азбука.

Дълбочината на думата съответства на радикса, а дължината на думата съответства на числовата система или кодиращия капацитет.

Общият брой думи, които могат да бъдат представени с кодове с дължина l и дълбочина h, се определя от израза

Това означава, че информационният капацитет q с този метод за оценка зависи експоненциално от дължината на думата l. Следователно прилагането на тази мярка на практика представлява голямо неудобство.

За да се гарантира възможността за добавяне на количество информация при добавяне на думи и пропорционалност на количеството информация към дължината на думата, Хартли въвежда адитивна логаритмична мярка за информация

I = log 2 h л = лдневник 2 часа.

Единицата за измерване на информация при прилагане на адитивна мярка е малко, т.е. количеството информация, съдържащо се в дума с дълбочина h = 2 и дължина л= 1. Ако информацията идва от различни източници, тогава когато се оценява количеството информация чрез адитивна мярка, това е вярно

където I (A1, A2, ..., An) е общото количество информация от източници A1, A2, ..., An;

I (Ai), i = 1 (1) n - количеството информация от източника Ai, измерено чрез адитивна мярка.

Определянето на количеството информация с помощта на статистически мерки изисква вероятностен подход. С този подход информацията се разглежда като съобщение за резултата от случайни събития, изпълнението на случайни променливи и функции, а количеството информация се прави в зависимост от априорните вероятности на тези събития, количества, функции. Статистическите и структурните мерки за информация не позволяват да се оцени съдържанието на информацията, тъй като те не отчитат значението на съобщението и неговата стойност за адресата. Семантичните мерки дават възможност да се избегне този недостатък.

3.3 Количеството информация като мярка за организацията на системата

Количеството информация се използва за изразяване на степента на организация на системата въз основа на измерване на степента на несигурност (формула 3.1.):

K = -log2 p i, (3.1.),

където p i е вероятността за избор на i-та алтернатива;

Илюстрация на тази формула е показана по -долу на фигура 3.2. Концепцията за количеството информация се тълкува по -долу във връзка с намаляване на несигурността при избора между 8 алтернативи. В същото време несигурността намалява с 3 бита или с количеството информация, получена в резултат на избор от 8 алтернативи.

K = -log2 pi = -log 2 18 = 3 бита.

където K е количеството информация;

p i - вероятността за избор на i -та алтернатива;

Фигура 4 - Три отметки за избор и намаляване на несигурността с три бита при избор от осем опции.

4. Комуникационни мрежи на организацията

Организацията се управлява чрез хора. Един от най -важните инструменти за управление на мениджъра е тяхното насочване сигналиили съобщенияна подчинените си относно тяхното поведение, необходимо за постигане на организационни цели. Използвайки това и получавайки обратна връзка от подчинени, мениджърът организира, мотивира и ръководи подчинените. Много зависи от способността на мениджъра ефективно да предава и приема такива сигнали и съобщения, така че те да бъдат възприемани най -адекватно от тези, за които са предназначени. Много мениджъри разбират важността на този проблем и му обръщат голямо внимание.

В процеса на комуникация сигнали или съобщения за поведение се предават от един обект на друг и обратно. Субектите могат да бъдат отделни лица, групи и организации като цяло.

В първия случай комуникацията е междуличностнихарактер. Осъществява се чрез прехвърляне на идеи, факти, мнения, намеци, усещания или възприятия, чувства и взаимоотношения от един човек на друг в глаголен(устна или писмена) форма, както и в невербален(пози, жестове, тон на гласа, време на предаване и т.н.) се формират, за да се получи желаният отговор.

Във втория и третия случай говорим за организационникомуникация, т.е. как, от кого и кога се изпращат сигнали в контекста на групи и организация (срещи, презентации, инструкции и процедури, бизнес документи, поръчки и инструкции, планове и т.н.) и как се получава обратна връзка (наблюдения, доклади, оценка и т.н.) .) и др.). Съществуващите в организацията комуникационни връзки отразяват нейната действителна структура и задачата на висшето ръководство в този случай е да приведе и двете в съответствие.

Несъответствието между одобрената структура и съществуващия комуникационен процес в организацията значително намалява ефективността на нейните дейности.

Трябва да се отбележи, че комуникацията и информация -това са различни (две понятия, които много често се бъркат), но свързани понятия. Информацията е естествена и смислена част от изпратен или получен сигнал или съобщение, което дава възможност да им се придаде определено значение. Просто казано, информацията е вътрешна интерпретация на външни събития. Например писък на страх е интерпретация на информация, която дори може да бъде измерена в децибели.

Комуникацията включва също Каквопредадени, а след това кактова "какво" се предава. За да може комуникацията да се осъществи в междуличностна версия, са необходими поне двама души.

Комуникацията налага изисквания към всеки от участниците в управленското взаимодействие. Така че всеки от участниците трябва да притежава всички или някои от способностите: да вижда, чува, докосва, възприема миризма, вкус и т.н. Ефективната комуникация изисква определени умения и умения от всяка от страните, както и наличието на определена степен на взаимно разбиране.

Терминът "комуникация" идва от латинското "communis", което означава "общо": предавателят на сигнали или съобщения се опитва да установи "общност" с приемника.

Следователно комуникацията може да се дефинира като предаване не само на информация, но и на смисъл или смисъл чрез символи. Ефективната междуличностна комуникация е от решаващо значение за успеха на управлението по редица причини. Първо, решението на много управленски задачи се основава на пряко взаимодействие на хора (шеф с подчинени, подчинени помежду си) в рамките на различни събития.

Второ, междуличностната комуникация може да бъде по най-добрия начинобсъждане и решаване на проблеми, характеризиращи се с несигурност и неяснота.

Комуникационната мрежа е връзка на индивиди, участващи в комуникационния процес по определен начин, използвайки информационни потоци (Фигура 5). В този случай не се разглеждат личности като такива, а отношенията на общуване между индивидите. Комуникационната мрежа включва потоци от съобщения или сигнали между двама или повече лица. Комуникационната мрежа се фокусира върху моделите на тези потоци, разработени в организацията, а не върху това дали съобщението е предадено или има значение. Комуникационната мрежа обаче може да повлияе на стесняването или разширяването на пропастта между изпратената и получената стойност.

Мрежата, създадена от лидера, се състои от вертикални, хоризонтални и диагонални връзки. Вертикални връзкиса изградени по линията на ръководство от шефа до подчинените. Хоризонтално връзкисе извършват между отделни лица или части от организация на равни нива: между заместници, между началници на отдели, между подчинени. Диагонални връзки- това са връзки с други шефове и с други подчинени. Мрежата от тези връзки създава реалната структура на организацията. Задачата на официалната организационна структура е да насочи комуникационните потоци в правилната посока. Размерът на отделите в организацията ограничава възможностите за развитие на комуникационната мрежа. Ако размерът на групата се увеличава с аритметична прогресия, тогава броят на възможните комуникационни отношения се увеличава експоненциално. Следователно комуникационната мрежа в група от 12 души е по -разнообразна и сложна, отколкото в група от трима.

В зависимост от начина на изграждане на комуникационните мрежи, дейностите на групата могат да бъдат повече или по -малко ефективни.

ВЪНШНА КОМУНИКАЦИОННА МРЕЖА

Фигура 5 - Междуличностна комуникационна мрежа на ръководителя на екипа в организацията

Съществуват добре установени модели на комуникационни мрежи за групи със същия или различен размер (Фигура 6). В мрежите „кръг“ членовете на групата могат да общуват само с тези, които са разположени до тях. В мрежи от типа „колело“ е представена формална, централизирана йерархия на властта, в която подчинените комуникират помежду си чрез своя шеф. Обективната основа на тази ситуация е, че човекът в центъра на „колелото“ има повече комуникационни връзки от останалите членове на групата. Той получава повече съобщения, по -вероятно е да бъде разпознат от други членове на групата като лидер, има по -голямо социално влияние върху другите членове на групата, обикновено носи повече отговорност за предаването на информация, повече от него, отколкото от други, окончателното решение към проблема се очаква.

Подобна картина се наблюдава в мрежи от типа "Y". Такива мрежи се наричат ​​централизирани и могат да бъдат ефективни, ако бъдат решени прости проблеми... Друг тип йерархия на мощността е представен от мрежи тип „верига“, в които се появяват хоризонтални връзки - елемент на децентрализация. Общоканалните мрежи представляват напълно децентрализирани групи. Това обикновено се изисква, когато всеки трябва да участва в решаването на сложни проблеми. Този подход се нарича още отворена комуникация.

Познаването на видовете комуникационни мрежи е особено важно за разбиране на връзката на власт и контрол в една организация. Известно е, че скриването или централизирането на информация поддържа отношенията на властта. Характерът на взаимозависимостта на работата и хората в група или организация ще определи типа комуникационна мрежа, която е по -ефективна. Простата взаимозависимост позволява използването на централизирани мрежи. Сложните взаимозависимости изискват „екипен“ подход за изграждане на комуникационни мрежи. Сложната мрежа обаче може да не реши прост проблем.

Фигура 6 - Примери за комуникационни мрежи в групи

5. Технологията за управление като информационен процес

Технологията се отнася до всяко средство за преобразуване на суровини за постигане на желаните резултати. Тъй като субектът и съответно изходният материал на управленския труд е информацията, управленската технология например може да се определи като съвкупност от методи за обработка на управленска информация с цел разработване, вземане и изпълнение на управленски решения.

Контролната технология отразява съдържанието на контрола, характеризира се с процесите на движение и обработка на информация и се определя от състава и процедурата за извършване на управленска работа, по време на която тази информация се преобразува и засяга контролирания обект. Оттук следва основната цел на контролната технология - установяването на рационална схема на взаимодействие структурни единиции отделни изпълнители в процеса на управление.

Технологията за управление се определя като система от операции и процедури, извършвани от мениджъри, специалисти и технически изпълнители в определена последователност, използвайки необходимите методи и технически средства.

Целта на технологията за управление е да оптимизира процеса на управление, да го рационализира, като изключи дейности и операции, които не са необходими за постигане на резултата.

Основната функция на технологията за управление е да осигури научната и функционалната връзка на управленските процеси със специфични технологии за управление, които допринасят за изпълнението на управленските функции. В тази връзка е важно да се формира мисленето на нов тип мениджъри, неговата ориентация към проактивни аналитични и иновативни дейности.

Развитието на технологията за контрол включва определяне на броя, последователността и естеството на операциите, които съставляват процеса на контрол, разработването или избора на подходящи методи, техники и технически средства за всяка операция, идентифициране на оптимални условия за процеса на прехвърляне системния обект от първоначалното състояние до желаното състояние.

Прецизното функциониране на ръководния орган изисква разделяне на процеса на управление на операции, и ефективна организацияуправление - подходяща комбинация от операции. Всяка операция трябва да бъде свързана с предишни операции в този цикъл от контролния процес. Изпълнението на операцията трябва да бъде свързано с изпълнението на други операции. Концепцията " контролна технология»Тясно е свързана с процеса на алгоритмични операции в рамките на определени функции на системата за управление.

Ролята на алгоритъма (процедурата) на контролния процес е предписание, което определя съдържанието и последователността на действията във всеки информационен или организационен процес. Неговият алгоритъм представлява правилата за последователно изпълнение на определени, свързани операции, в които този процес може да се разложи и които трябва да бъдат приложени, за да се постигне желаната цел. Процедурата може да се определи като система от последователно изпълнени инструкции за изпълнение на операции в определен ред, водещи до решаване на управленски проблеми.

Схематично технологията за управление може да бъде представена под формата на информационно и организационно взаимодействие на три основни цикъла или процеси, в рамките на които се извършват различни операции и процедури.

1. Информационен процес: търсене, събиране, предаване, обработка и съхранение на различни видове информация. Тук работят предимно творчески изпълнители и специалисти.

2. Логическо мислене или процесът на разработване и вземане на управленски решения: проучване, обработка, изчисления, прогнози, вземане на решения. В него работят предимно специалисти и ръководители на организацията.

3. Организационен процес или организационно въздействие върху обекта на управление за изпълнение на управленските решения: подбор и настаняване на персонал, донасяне на задачи към изпълнителите, оперативно планиране, организация на работата, координация, контрол върху изпълнението и др.

Съществени моменти в технологиите за управление са изследването и описанието на рационалните начини за прилагане на управленските процеси, като се използват подходящи операции и процедури. Въпреки това е много трудно да се опишат алгоритмите за функционирането на системите за управление и да се определи целият набор от методи за извършване и подреждане на информационни трансформации и организационни взаимодействия, които съставляват процеса на управление, и не е възможно да се формулират еднозначно.

В момента има няколко подхода за формиране на технологията за управление. Тъй като технологията на управление се определя от състава на управленската работа, съответно нейното изграждане може да се извърши в зависимост от това кой подход за разбиране на управлението се взема като основа или какъв стил на управление се характеризира с дейността на ръководителите на компанията .

Най -развит и опростен е традиционният, класически функционален подход, който се основава на разбирането за управлението като процес за изпълнение на определени функции. Тук технологията за управление може да се определи като регулиране на рационални процедури и методи за работа с информация в процеса на изпълнение на управленски функции. Същността на функционалния подход е, че на всяко йерархично ниво на системите за управление се разпределят относително изолирани области на управленска работа или функции, за всяка от които се изгражда определен набор от процедури. В бъдеще се подчертават подфункции и съответните блокове процедури, детайлизирани до операционното ниво; се определят видовете документи, необходимите технически средства и др.

Този подход за технологизиране на процесите на управление е приложим за предприятия, които работят стабилно в леко променяща се среда. Така че една организация може да има технология за планиране, технология за контрол или (като се вземат предвид специалните функции за управление) технология за управление на разработването на нов продукт, технология маркетингово проучванеи т.н.

Най -подходящият в променящата се външна среда е ситуационният подход, чиято същност е да се обоснове алгоритъм за избор на процедура въз основа на отчитане на признаците на конкретна ситуация или проблем. Със ситуационния подход технологията за управление се определя като последователност от действия за избор на подходящи процедури и осъществяване на включените в тях информационни трансформации и организационни влияния. Схемата за управление на технологиите включва:

· Диагностика на проблема и определяне на начини за разрешаването му;

· Идентифициране на фактори, влияещи върху решението;

· Разработване и оценка на алтернативи;

· Разработване на тактика за изпълнение на планираните пътища за развитие.

И накрая, подходът към управлението от гледна точка на вземането на решения ни позволява да разглеждаме технологията за управление като определена последователност от действия, използвани при определяне на целите на предприятието и разработване на механизми за тяхното постигане. В този случай се разграничават два етапа:

1. разработване на цели и стратегии за развитие на предприятието;

2. формиране на технология за вземане и изпълнение на управленски решения.

Ефективността на технологията за управление е крайният резултат, който се изразява не само в спестяване на време и разходи, но и в осигуряване на устойчивост и оцеляване на организацията в променяща се среда.

Критериите за ефективност на контролната технология включват:

· Простота (технологията за управление не трябва да бъде прекалено сложна, да съдържа междинни етапи или операции);

· Гъвкавост (адаптиране към променящите се условия);

· Надеждност (наличието на определена граница на безопасност, дублиращ механизъм);

· Разходна ефективност (технологията може да бъде ефективна, но не и икономична);

· Лесна употреба (добре развита технология ще бъде безполезна, ако е неудобна за хората, които трябва да работят).

Контролната технология заема специално място в технологията за управление днес.

Технологията за управление е набор от материални ресурси (офис оборудване, комуникационни съоръжения, компютри и т.н.), които могат да намалят сложността на управленската работа, сроковете за тяхното изпълнение, а също така да повишат качеството на решенията.

Умствените способности на индивида имат ограничение, използването на оперативната и дългосрочната памет на компютрите позволява разширяване на интелектуалните възможности на специалистите за решаване проблеми с управлението... Разработването на инструменти за автоматизация допринася за задълбочаване на информационния характер на управленската работа, а компютърните системни технологии сега се превръщат в неразделна част от технологиите за управление.

Има пречки пред комуникацията, които могат да бъдат разделени на две групи: тези, които съществуват на индивидуално ниво, и тези, които „растат“ на организационно ниво.

Източниците на комуникационни бариери са както отделните лица, така и организациите като цяло (Таблица 2).

Отделните бариери, първо, могат да бъдат свързани с различия в емоциите и типовете възприятие. Например, ако човек е склонен да разделя хората на групи (класове), ще бъде трудно да промени мнението си. Ако човек твърдо определи позицията си още преди началото на дискусията, шансовете за постигане на успех в комуникацията се намаляват драстично. Нещо повече, хората с различен опит или нива на знания са склонни да тълкуват една и съща информация по различен начин.

Второ, проблемът може да се крие в неправилния избор на канал или средство за комуникация. Например, когато съобщението има емоционален оттенък, препоръчително е да го предадете лично, при среща, а не в писмо. Писмените съобщения са по -добри за рутинни съобщения, но не осигуряват достатъчно бърза обратна връзка. Освен това писмените съобщения са неподходящи за използване за предаване на множество информационни сигнали.

Трето, трудностите в общуването често са свързани със семантични различия.

Семантикае значението на думите и контекста, в който се използват. Думата „ефективност“ за фабричен мениджър може да означава постигане на големи обеми на производство, а за специалист по човешки ресурси - удовлетвореност на служителите. Много думи, които са напълно разпространени в английския, имат средно 28 различни значения. Следователно успешната комуникация изисква внимателен подбор на думи, за да отразява точно мислите ви.

Четвърто, получателят може да разбере неправилно подателя, ако каже едно, но невербалните съобщения показват нещо съвсем различно. Ако изражението на лицето на човек не съвпада с думите му, ще има "шум" и несигурност в комуникацията. Интонация, жестове, действия - всичко това не трябва да противоречи на изговореното на глас.

Таблица 2 - Комуникационни бариери и начини за тяхното преодоляване

Организационните бариери са свързани с фактори, присъщи на организацията като цяло. На първо място, това е проблемът с различния статус и нива на власт. Например, ако сте служител на първа линия, бихте ли докладвали за проблем на мениджъра, ако вашият контакт създава отрицателно впечатление за ръководителя на вашата работа? От друга страна, мениджърите, надарени с власт, често възприемат обикновените служители като неспособни за несериозните мисли и действия на отделните хора.

Разликите в целите и нуждите на отделите оказват значително влияние върху комуникацията. Всеки от тях има свои собствени проблеми. За производствения отдел основното са показателите за изпълнение, неговите служители са доста далеч от интересите на маркетинговия персонал.

Третият проблем е, че комуникационните потоци може да не са подходящи за задачата на екипа или на цялата организация. Ако се използва централизирана комуникационна структура за изпълнение на нестандартни задачи, обменът на информация между служителите ще бъде явно недостатъчен. Една организация, отдел или екип са най -ефективни само когато обемът на комуникация между служителите съответства на поставената задача.

Липсата на официални канали в организацията има отрицателно въздействие върху ефективността на комуникациите. Компанията винаги трябва да има възходящи, низходящи и хоризонтални комуникации, адекватни на текущата ситуация в различни форми: анкети на служители, политика на отворени врати, бюлетини, бележки, специални екипи, дори създаване на специални "свързващи" позиции. Липсата на официални канали означава липса на комуникация в организацията като такава.

За да преодолее комуникационните бариери, ръководството трябва да създаде организационна структура, която да стимулира положителна, ефективна комуникация, която изисква както индивидуални умения, така и организационни действия.

Най -важното индивидуално умение е слушането. Да слушаш активно означава да задаваш въпроси, да проявяваш интерес и от време на време да префразираш какво има да каже другият, за да се увериш, че ги разбираш правилно. Слушането активно означава предоставяне на обратна връзка на подателя на съобщението.

Второ, трябва да изберете правилните канали за изпращане на вашите собствени съобщения. Сложното съобщение изисква използването на обширен комуникационен канал (телефон, личен разговор), рутинните съобщения и данни могат да се предават под формата на бележки, писма или електронна поща.

Трето, и изпращачът, и получателят трябва да се опитат да разберат гледната точка на другата страна. При получаване на информация мениджърите трябва да проявят специално внимание, което ще им позволи да разпознаят, че събеседникът има някакви предразсъдъци, да изяснят това, което са разбрали погрешно, да коригират собственото си съобщение. Когато правилно оценяваме възгледите на събеседниците, ние по -точно интерпретираме смисловото значение на предаваните думи, усещания и като цяло се отнасяме към тях по -обективно.

И накрая, мениджмънт, основан на излизане пред хората. Мениджърът трябва периодично да напуска офиса си и независимо да проверява състоянието на комуникационните канали в компанията. Когато мениджърът вижда всичко със собствените си очи, среща хората, той получава много по -пълна представа за организацията, получава възможност директно да предаде важни идеи и ценности на служителите.

Атмосфера на доверие и откритост в организацията насърчава служителите да комуникират честно помежду си, когато служителите безстрашно съобщават както добри, така и лоши новини горе. За да се създаде такава атмосфера, са необходими условия за развитие на междуличностните качества на работниците.

Второ, от мениджърите се изисква да развиват и използват официални комуникационни канали във всички посоки. Скандинавският дизайн използва два различни бюлетина за връзка със служителите. В завода на Packard Electric на General Motors служителите имат достъп до цялата информация за компанията: финансова информация, бъдещи планове, оценки на качеството и показатели за изпълнение. Bank of America използва специални програми за ангажиране на служители за идеи и обратна връзка. Могат да се прилагат и други методи: директна поща, табла за съобщения, анкети.

Трето, мениджърите трябва да насърчават едновременното използване на множество канали за комуникация, официални и неформални. Тези множество канали включват писмени директиви, дискусии лице в лице, излизане и лоза. Например, същият завод на GM издава месечен вестник, мениджърите редовно се срещат с работни екипи, а електронният дисплей в кафенето се използва за излъчване на новини. Изпращането на съобщения по няколко канала едновременно увеличава шансовете те да бъдат получени и правилно разбрани.

Четвърто, структурата на организацията трябва да съответства на комуникационните нужди. Например, Casino / Holiday Inn (Лас Вегас) има специален комуникационен екип (като част от организационната структура). Той включва представители на всеки отдел. Екипът се занимава с най -належащите проблеми на компанията, предназначени да помогнат на мениджърите да оценят проблемите не само в рамките на интересите на техните отдели. Екипът включва всички, които могат да помогнат при решаването на проблеми. Ако в организацията има недостиг на хоризонтални комуникационни канали, в нея могат да се създадат подобни екипи, да се въведат други групи за „бърза реакция“, позиции на мениджъри-интегратори, матрични структури. Организационната структура, наред с други неща, трябва да отразява информационните нужди. Ако отдел или екип изпълнява сложни нестандартни задачи, е необходима децентрализация на структурите, което позволява засилване на дискусиите и включване на служителите в процеса на управление.

Заключение

В тази курсова работа разгледахме концепциите за информация и значението на комуникациите за ефективното представяне на мениджъра на организацията. Невъзможно е да се управляват хора без знания и специални умения; по този начин могат да се срещнат различни бариери, които подчертахме в параграф 5 от работата.

Талантливите лидери имат залог да поддържат връзка със служителите и клиентите и да оформят посоката на своите компании. И такива контакти трябва да се осъществяват непрекъснато, което означава, че мениджърите трябва да имат развити междуличностни умения. Тези, които не са запознати с мениджмънта, са склонни да бъдат изумени от това колко енергия успешните мениджъри влагат в комуникацията.

Вярвам, че информацията е централна за управлението на една организация. Информацията, идваща отвън и циркулираща в компанията, ръководителят и водещите мениджъри натрупват, анализират и в резултат на това формират правилната стратегия на работа. „Който притежава информация, притежава света“, казва Уинстън Чърчил.

Дефинирахме комуникацията като процес, в който двама или повече хора обменят и осъзнават информацията, която получават, чиято цел е да мотивира или повлияе на определено поведение.

Ефективната управленска дейност включва ясно разграничаване между концепциите за разделяне и прокламиране. Мениджър, който не слуша никого, е като продавач на употребявани автомобили, който казва: „Продавам нещо - те не искат да купуват“. Комуникацията за управление е двупосочна улица, която изисква слушане и други форми на обратна връзка. Знанията, придобити от мениджърите от личната комуникация със служителите, формират разбирането им за живота на компанията. Вярвам, че с тези знания мениджърите в процеса на комуникация са в състояние да повлияят на умовете на подчинените си, както и да работят ефективно с клиентите.

Ето защо е много важно да се поддържа „здрав“ корпоративен дух в организацията чрез редовни срещи, обучения, съвместни събития на служители от различни отдели. В крайна сметка само добре координираната работа на всички части на едно цяло може да доведе до успешното функциониране на една организация.

Списък на използваната литература

1 Боди Д., Пейтън Р. Основи на управлението / Под ред. Ю.Н. Каптуревски. - СПб.: Петър, 1999.

2 Вихански О.С., Наумов А.И. Управление. - М.: Гардарика, 2001.- 528 с.

Подобни документи

Същността на комуникацията и определянето на нейното значение в процеса на управленска дейност. Разновидности на комуникацията и основните й етапи на изпълнение, етапи на противоречия. Начини за взаимна връзка на комуникация и информация в управлението на персонала.

резюме, добавено на 28.05.2010 г.


Понятие, елементи, съдържание, класификация, видове и форми на комуникация. Информацията като основен елемент на комуникационните системи. Описание на основните етапи на комуникационния процес. Анализ информационни технологиии комуникации в управлението.

курсова работа, добавена на 01.06.2010 г.


Специфика на концепцията за комуникация: определение, концепция, модели. Разнообразието и функционалните характеристики на комуникацията в управлението. Спецификата на потока от официални и неформални комуникационни процеси в организацията. Взаимодействието на индивидите в организацията.

дипломна работа, добавена на 16.06.2017 г.


Мениджър, неговото място и роля в управлението на организацията. Обща характеристика на LLC "PYaAT-3", особености на личните качества на мениджъра в управлението. Основните недостатъци на флегматичния мениджър. Основните компоненти в структурата на индивидуалната дейност.

курсова работа, добавена на 11.08.2013 г.


Комуникативният компонент на комуникацията. Формиране бизнес културав западните страни и в Русия. Характеристики на вербалната и невербалната междуличностна комуникация. Ефективността на комуникационните процеси в управлението, заповедите за успешна комуникация.

резюме, добавено на 21.01.2011 г.


Същност, проблеми и роля на комуникацията. Характеристики на комуникационния процес в организацията. Препоръки за подобряване на комуникацията в ОАО „Башкиренерго“. Взаимодействие между елементите на управленската структура. Вербална и невербална комуникация.

курсова работа, добавена на 11.05.2014 г.


Изучаване на концепцията и особеностите на комуникацията като процес. Разглеждане на принципите, етапите и съдържанието на комуникационния процес в управлението на персонала. Разглеждане на начини за подобряване на ефективността на комуникациите в процеса на управление на човешките ресурси.

курсова работа, добавена на 24.05.2015 г.


Определяне на понятието информация като основно условие за конкурентоспособността на една организация. Основните видове управленска информация, нейните източници и етапи на обмен на данни. Използването на локални компютърни системи за работа с данни и методи за тяхната защита.

резюме, добавено на 19.02.2012 г.


Знаци за класификация на информацията. Комуникацията като процес на прехвърляне на информация от източник към получател с цел промяна на неговите познания за нагласите или поведението. Бариери за междуличностна комуникация (микро-бариери). Начини за подобряване на комуникационната система.

презентация, добавена на 12.03.2014 г.


Концепцията за комуникациите, тяхната роля в управлението. Съдържанието на комуникационния процес, неговите етапи. Характеристики на маркетинговото семейство на Волга LLC. Изследване на комуникационния процес в управлението на организацията. Препоръки за комуникация в рамките на организацията.

Изпратете вашата добра работа в базата знания е проста. Използвайте формата по -долу

Студенти, аспиранти, млади учени, които използват базата знания в обучението и работата си, ще ви бъдат много благодарни.

Публикувано на http://www.allbest.ru/

Уляновски държавен технически университет

Институт по авиационни технологии и управление

Катедра „Икономика, управление и информатика“

КУРСОВА РАБОТА

Информационни и комуникационни технологии в управлението на организацията

Специалност: 08050765 "Управление на организацията"

Тема: "Теория на управлението"

Уляновск 2010 г.

Съдържание

• Въведение
• 1. Управление на организацията
• 2.2 Стилове на комуникация
• 3. Организационни процеси
• 3.1 Процес на комуникация
• 3.2 Комуникационни мрежи
• 3.3 Комуникационни смущения
• Заключение

Въведение

Всяка организация има изкуствена, създадена от човека природа. Освен това винаги се стреми да усложни структурата и технологията си. Тези две обстоятелства правят невъзможно ефективен контрол и координиране на действията на членовете на организацията на неформално ниво или на ниво самоуправление. Всяка повече или по -малко развита организация трябва да има специален орган в своята структура, чиято основна дейност е изпълнението на определен набор от функции, насочени към осигуряване на целите на участниците в организацията, координиране на техните усилия. Този вид дейност се нарича мениджмънт.

За да оцелее, организацията трябва да поддържа стабилност по отношение на дезинтеграционния натиск върху нея от външната среда. За тази цел организацията развива и поддържа своята структура и култура. Решаването само на структурни проблеми обаче не е достатъчно. Набор от статуси (длъжности) и роли представлява официална организационна структура. Те обаче не определят жизнения потенциал на организацията, а хората, които заемат тези позиции или изпълняват тези роли. Служителите на организацията проявяват своята индивидуалност в различна степен в процеса на изпълнение на работата. В резултат на това не само се появяват различни стилове на извършване на една и съща работа, но и различни модели на взаимоотношения между хората в организацията. С течение на времето такива модели се "типизират", от тях израстват традиции, които определят естеството и посоката на взаимодействие на хората в една организация.

Традиции от този род не могат да бъдат идентифицирани и разглеждани само от гледна точка на формалните организационни отношения, фиксирани в структурата на организацията. Следователно, за да се разбере естеството на неформалните отношения, традиции, култура, които обграждат структурата на организацията, е необходимо също така да се проучи динамиката на системата, т.е. процеси, протичащи във взаимодействието на хората. Разбирането на структурата и процесите помага на лидера да гарантира постигането на целите на организацията, да определи ролята и мястото на всеки отделен човек в организацията по отношение на постигането на неговите индивидуални цели.

Организацията се управлява чрез хора. Един от най -важните инструменти за управление в ръцете на мениджъра е информацията, с която той разполага. Използвайки и предавайки тази информация, както и получавайки обратна връзка, той организира, ръководи и мотивира подчинените си. Много зависи от способността му да предава информация по такъв начин, че да се постигне най -адекватното възприемане на тази информация от тези, за които е предназначена.

Процесът на предаване на информация и средствата за този трансфер се наричат ​​комуникация. В същото време комуникацията се разбира като връзката между обектите, както и самият процес на взаимодействие в една организация и между организациите. Комуникацията играе огромна роля в управлението, е най -важното средство за постигане на целите на организацията.

Развитието на нови комуникационни технологии пряко и косвено засяга икономическите процеси. Експертите прогнозират значителна промяна на пазара на труда, а глобализацията, ускоряването и децентрализацията се определят като индикатори за новата фаза на пазарната икономика.

Информационните и комуникационните технологии, поради големия си потенциал за растеж и развитие, са признати в целия свят като образуваща и централна връзка на новата световна икономика. В Съединените щати концепцията за нова икономика вече играе значителна роля при формирането на бюджета и финансовата политика на държавата. Нарастващото внимание към информационните и комуникационни области по света се дължи на общото нарастване на ролята на информационните индустрии в световната икономическа система.

1. Управление на организацията

Управлението е функция на определен орган на организацията, която осигурява насоката на дейността на всички елементи на организацията, без изключение, поддържа в допустимите граници отклонението на отделните части и на организацията като цяло от поставените цели. Например отдел в правителствена агенция има правила и разпоредби, регулиращи работно времеслужители, количеството и качеството на тяхната работа, взаимоотношенията с други отдели и др. Ръководството на отдела, изпълняващо функцията на ръководител, следи за изпълнението на тези норми и правила, прилагайки методи за възнаграждение или наказание.

Функционирането на съвременните организации е изправено пред много проблеми, някои от които са типични и могат сравнително лесно да бъдат решени от специалисти, използващи конвенционални технологии за разработване и внедряване на решения. За решаването на нетипични проблеми са необходими специални технологии - разработването на решения и накрая, решаването на някои от проблемите може да е извън силите както на мениджърите, така и на специалистите. Набор от такива проблеми характеризира организацията като един от най -трудните обекти за изучаване и познаване. Системата за управление на организацията е от особен интерес. Неговото изучаване и усъвършенстване е постоянна задача на лидера.

Система за управление (CS) - съвкупност от всички елементи, подсистеми и комуникации между тях, както и процеси, които осигуряват определеното (целенасочено) функциониране на организацията.

За системата за управление на организациите е необходимо:

- да развиват мисията на организациите;

- да разпределя функциите на производство и управление;

- да разпределя задачите между служителите;

- да установи процедурата за взаимодействие на служителите и последователността на техните функции;

- да придобие или надгради производствената технология;

- да се създаде система за стимулиране, предлагане и продажби;

- да организира производството.

Изпълнението на изброените дейности изисква създаването на система за управление, която трябва да бъде съгласувана с производствената система на организацията (фиг. 1).

комуникативна управление на информациятамрежа

Ориз.1 . Системауправлениеорганизации

CS се състои от четири подсистеми: методология, процес, структура и техники за управление (фиг. 2).

Ориз.2 . Структураелементисистемиуправлениеорганизация

Методологията на управление включва цели и задачи, закони и принципи, функции, средства и методи, училища за управление.

Процесът на управление е част от управленските дейности, включително формиране на комуникационна система, разработване и изпълнение на управленски решения, създаване на система за поддръжка на управленска информация.

Структура на управление - набор от стабилни връзки между обекти и субекти на управление на организацията, реализирани в конкретни организационни форми... Структурата на управление включва функционални структури, схеми на организационни отношения, организационни структури и система за обучение или повишаване на квалификацията на персонала.

Техниката и технологиите за управление включват компютърни и организационни технологии, офис мебели, комуникационни мрежи, система за управление на документи.

Методологията и процесът на управление характеризират управленската дейност като процес, а структурата и техниката на управление като явление. Всички елементи, включени в SU, също трябва да бъдат професионално организирани за ефективното функциониране на компанията като цяло.

Основните елементи, които съставляват системата за управление на компанията, са: цел, процес на управление, метод, комуникация, задача, закон, принцип, организационни отношения, функция, технология, решение, характеристики на информационната подкрепа, система за управление на документи, организационна структура.

Целта е идеалният образ на желания, възможен, необходим и исторически приемлив за компанията.

Процесът на управление е последователност от етапи на формиране и изпълнение на въздействие за постигане на цел.

Метод - начин за въздействие върху човек и екип. Избира се въз основа на приоритетите на нуждите и интересите на човек или екип.

Комуникацията е процес на взаимодействие или реакция в системата "човек - човек", "човек - компютър" чрез трансфер на информация.

Задачата е специфичен проблем, произтичащ от цел, която изисква решение.

Правото е необходима и стабилна връзка между явленията. Има закони на природата, социалното развитие и социалните институции (държави). Законите нямат алтернативи.

Принцип - основната позиция на всяка теория, учение, мироглед. Принципите имат алтернативи.

Организационни отношения - различни видове влияния върху човек, включително административни, функционални, покровителствени.

Функцията е работа, услуга или задължение, поверено на дадено лице.

Технология - съвкупност от методи и процеси за изпълнение на определени функции.

Решението е резултат от умствената дейност на човека, водещо до заключение или действия.Характеристики на информационната подкрепа са параметрите на обем, стойност, надеждност, богатство и откритост на информацията.

Функционални структури - схеми на взаимодействие на функции, необходими за успешното функциониране на компанията. Система за управление на документи - приетата в организацията процедура за движение на входящи, изходящи и вътрешни документи.

Организационна структура - схемата на взаимодействие на позиции, функции и подчинение. Взаимовръзката на елементите на системата за управление е схематично показана на фиг. 3.

Ориз.3 . Взаимовръзкаелементисистемиуправление

Целите на компанията са разделени в група от специфични задачи, обединени от сферата на дейност: икономически, технически, социални, екологични задачи и др.

За да решат проблемите, те образуват набор от функции или операции, които трябва да бъдат изпълнени. И така, за решаване икономически предизвикателствае необходимо да се изпълняват следните функции: счетоводство, труд и заплата, маркетинг и др.

Редица различни задачи може да изискват една и съща функционалност. Следователно целият набор от функции се анализира, групира и след това се съставя функционалната структура на компанията. В зависимост от условията на работа на компанията, процесът на изпълнение на функции може да бъде цикличен и еднократен, непрекъснат и дискретен, последователен и паралелен.

Избраната схема на процеса определя приоритета на една или друга организационна връзка. Базиран функционална диаграма, процесни и организационни отношения, определят състава на персонала по отношение на числеността и квалификацията. Тези данни са достатъчни за изграждане на организационна структура на управление (линейно-функционална, йерархична, матрична и т.н.).

Познавайки списъка с всички позиции, изпълнявани функции и подчинение, е възможно да се изчисли техническото оборудване на работното място на персонала. След това, в съответствие с делегираните правомощия, служителите могат да разработват, съгласуват, приемат, одобряват и изпълняват решения. В допълнение, практически всички елементи са предмет на законите и разпоредбите (принципите) на професионалната дейност. От този момент нататък компанията се счита за започнала работа.

2. Комуникация в системата за управление

2.1 Комуникация - понятие, видове

Комуникация (лат. Communicatio), буквално означаваща „обща“ или „споделена от всички“. На практика това е процес на обмен на идеи и информация между двама или повече хора, водещ до взаимно разбирателство.

Комуникационни цели:

· Осигуряване на ефективен обмен на информация между субекти и обекти на управление.

· Подобряване на междуличностните отношения в процеса на обмен на информация.

· Създаване на информационни канали за обмен на информация между отделни служители и групи и координиране на техните задачи и действия.

· Регулиране и рационализиране на информационните потоци.

Комуникациите са разделени на следните видове:

· Междуличностна или организационна комуникация, базирана на устна комуникация;

· Комуникация, основана на писмен обмен на информация.

Междуличностните комуникации от своя страна са разделени на:

· Официално или официално. Тези съобщения се определят от политиката, правилата, длъжностни характеристикиопределена организация и се осъществяват по официални канали;

· Неформални комуникации, които не следват общите правила на определена организация; те се осъществяват в съответствие с установената система от лични отношения между служителите на организацията.

Типична информация, съобщена чрез неформални комуникационни канали: предстоящи съкращения на работници в производството, нови санкции за забавяне, промени в структурата на организацията, предстоящи прехвърляния и повишения, подробно изявление на спор между двама ръководители на последната среща по продажбите, който се среща кого след работа и др. .г.

Сред официалните организационни комуникации има:

· Вертикално, когато информацията се премества от едно ниво на йерархията на друго;

· Хоризонтално между различните отдели, предназначени да координират дейностите на различните отдели.

Вертикалните комуникации от своя страна се подразделят на:

· Възходящо, когато информацията се предава отдолу нагоре (от по -ниски нива към по -високи). Този вид комуникация съдържа информация, необходима на мениджърите за оценка на сферата на дейност, за която отговарят;

· Спускащо се, извършва се отгоре надолу. Този вид комуникация е пряко свързана с управлението и контрола на служителите.

Междуличностните комуникации също са разделени на:

вербални (вербални) и невербални.

Глаголен , тези. езикови, речевите средства са основни. Способността за кратко, ясно и ясно изразяване на основните идеи е най -важното професионално качество на мениджър и маркетинг специалист.

Като невербален ( неезикови) средства, използват се жестове, промени в положението на тялото на говорещия, особености на външния му вид, както и средата, съпътстваща изпълнението му (например музикален, вокален съпровод, наличието на редица известни, авторитетни хора и др.).

Информацията, изпратена от изпращача без използване на думи като кодираща система, формира невербалното съобщение, което стои в основата на невербалната комуникация. Напоследък тази област на междуличностна комуникация все повече привлича вниманието на учени и специалисти. Факт е, че ефектът от повечето съобщения се създава от невербална информация: 37% - от тона на гласа и 55% - от изражението на лицето. Това е особено очевидно в случаите, когато устната част на съобщението на изпращача е противоречива.

Вербалните и невербалните форми на комуникация не винаги и не е задължително да се изключват. По правило интерпретацията на съобщението на получателя се основава не само на думи, но и на елементи като жест и изражение на лицето, които съпътстват думите на предаващата страна.

Комуникационните задачи се решават в хода на комуникационните процеси, т.е. процеси на обмен на информация.

2.2 Стилове на комуникация

Стилът на комуникация е начинът, по който индивидът предпочита да изгражда комуникационни взаимодействия с другите. Има много различни стилове, използвани от хората в междуличностната комуникация. както и много подходи за определяне на тези стилове. Познаването на стилове помага да се определи как да се държим и какво да очакваме от поведение, свързано с определен стил.

Измерването на междуличностната комуникация може да се основава на две променливи, като напр откритост v комуникации и адекватност обратен връзки. Първото измерение включва степента на отваряне или разкриване на себе си в комуникацията с другите, за да получи отговор от тях, особено тяхната реакция, показваща как те възприемат нас и нашите действия. Второто измерение показва степента, в която хората споделят своите мисли и чувства към тях с другите. Като се изгради матрица на тази основа, където първото измерение ще бъде отложено вертикално, а второто хоризонтално, могат да се разграничат пет стила на междуличностна комуникация (фиг. 4).

Стилът на общуване на индивидите в първия квадрант може да се определи като отваряне себе си. Този стил се характеризира с висока степен на отвореност към другите, но ниско ниво на обратна връзка от индивида, използващ този стил. Самооткриването в този случай се измерва в диапазона от средното до максималното. Индивидът отива към това, като по този начин концентрира вниманието върху себе си, за да предизвика реакцията на другите към неговото поведение. За съжаление, този стил страда от факта, че реакцията на другите често остава без адекватен отговор или обратна връзка от индивида, който го нарича. Приемайки присърце реакциите на другите към поведението им, индивидът, използващ този стил, може да проявява необуздани емоции, които не правят много за установяване на ефективни взаимоотношения между общуващите страни.

Фиг. 4. Стилове на общуване

Стилът на общуване на индивид във втория квадрант се определя като осъзнавамация себе си и се характеризира както с максимална откритост, така и с максимална обратна връзка. В идеалния случай този стил е желателен, но ситуационните фактори (организационна политика, разлика в статуса и т.н.) могат да накарат човек, който притежава този стил, да се откаже от него.

Стилът на комуникация в третия квадрант се характеризира с закриванеаот v себе си, тези. в същото време ниско ниво на откритост и ниско ниво на обратна връзка. Индивидът в този случай сякаш се изолира, предотвратявайки другите да го познават. Този стил често се използва от „интроверти“ - хора с тенденция да обърнат ума си по -навътре. Крайността в проявлението на този стил е свързана със скриване на техните идеи, мнения, разположения и чувства към другите.

Стилът на комуникация в четвъртия квадрант е свързан с защита себе си и, както се вижда от матрицата, тя се характеризира с ниско ниво на отвореност, но високо ниво на обратна връзка. Той се използва широко, за да опознае другите или да ги оцени по -правилно. Обикновено хората, използващи този стил, не са отворени за другите, но обичат да обсъждат другите. Те обичат да чуват за себе си, но не обичат да обсъждат качествата си, особено лошите, с другите.

В средата на матрицата са индивиди, които „продават“ себе си, ако другите правят същото. Този стил се нарича " търговия на себе си" и се характеризира с умерена откритост и обратна връзка, обменяна в процеса на междуличностна комуникация.

Би било погрешно да се мисли, че някой от тези стилове на комуникация е най -желаният. Практиката на ефективна комуникация обаче показва, че стилът, в който индивидът се реализира, е по -желан и използван в повече ситуации. Този стил е истински актив. По отношение на използването на други стилове е важно да се разберат проблемите на ефективната обратна връзка, способността да се „разкрива себе си и способността да се изслушват другите.

3. Организационни процеси

3.1 Процес на комуникация

Процесът на комуникация е процес на обмен на информация между двама или повече хора. Неговата цел е да осигури предаването и разбирането на обменяната информация. Ако не се постигне взаимно разбирателство, значи комуникацията не се е състояла, от което следва, че и двете страни играят активна роля в нея.

Има четири основни елемента на комуникационния процес:

1. Изпращач - лице, което генерира идея или събира информация и я съобщава;

2. Съобщение - самата информация;

3. Канални средства за предаване на информация (устно предаване, срещи, телефонни разговори, писмено предаване, бележки, доклади, електронна поща, компютърни мрежи);

4. Получател (адресат) - лицето, за което е предназначена информацията и който я тълкува.

Комуникационният процес на обмен на информация включва взаимосвързани етапи:

1. Генериране на идея или подбор на информация;

2. Избор на канал за предаване на информация;

3. Прехвърляне на съобщението;

4. Тълкуване на съобщението.

Например, управителтърговските фирми решиха да обсъдят с мениджърите на магазините въпроса за състоянието и подобряването на качеството на търговските услуги за обществеността на среща. В този случай главният изпълнителен директор е подателят, който е получил идеята; информация за състоянието и подобряването на качеството на търговията - съобщения; срещата е канал за информация; Получателите са мениджъри на магазини, които интерпретират съобщението и използват същата среща, за да предоставят обратна връзка на главния изпълнителен директор.

Участниците в комуникационните процеси са: източник на информация; предадена информация; средства за предаване на информация; потребител на информация.

Като източници на информация Гореспоменатите обекти на вътрешната и външната среда на организацията са представени: ръководители и подчинени, функционални звена на тази организация, източници на ресурси, потребители, партньори, други участници на пазара, инфраструктура за управление, държавни органи, обществеността, медиите .

Предадена информация характеризиращ се със съдържание, обем, както и формата на кодиране:

по съдържание информацията може да бъде смислена, безсмислена, безсмислена. Степента на съдържание на информацията се оценява изключително от потребителя според количеството и качеството на информацията, полезна за постигане на целите на организацията;

сила на звука информацията се дефинира в единици в зависимост от начина на нейното предаване. Така че, това могат да бъдат страници за текстова информация, време за четене - за отчет, байтове - за компютър

кодираща форма информацията зависи от средствата за нейното предаване и може да бъде под формата на устна реч или отпечатан текст на определен език, електронен сигнал и т.н.

Средства за предаване информацията може да бъде хартиена (печатна), гласова, електронна (телефон, факс, телевизор, радио, компютър).

Като потребители на информация има органи и обекти на контрол, както и други източници на информация, споменати по -горе.

Процесът на комуникация се осъществява на няколко етапа: производство на информация, кодиране на информация, пренос на информация, потребление на информация.

Производство на информация представлява придобиване, компилиране на информация, тяхната оценка, избор на необходимото измежду тях, подходящо подреждане.

Кодиране на информация се състои в придаване на формата, необходима за предаване (речева, хартиена, електронна), ако е необходимо - в класифициране на информация.

Прехвърляне на информация свързани с избора и използването на комуникационния канал. В този случай трябва да се вземат предвид честотната лента на канала, неговата надеждност, съответствието на предаваната информация, скоростта и цената.

Потреблението на информация включва инвестиране в необходимата форма, привеждане в удобна за използване форма, прилагане на внедряването на информация чрез разработване на управленски решения.

Формирането на комуникационни процеси, както и изборът на средства и канали за комуникация се извършват в предприятието след проектиране на неговата организационна структура в съответствие с избраната сфера на дейност, приетата производствена програма и структурата на управление. Комуникационните решения, съдържащи регламентиране на комуникационните процедури, трябва да бъдат създадени за всяко йерархично ниво на управление и да бъдат съобщени на конкретно длъжностно лице.

3.2 Комуникационни мрежи

Комуникационна мрежа - това е връзка на индивиди, участващи в комуникационния процес по определен начин с помощта на информационни потоци (фиг. 5). В този случай не се разглеждат личности като такива, но комуникация връзка между индивиди. Комуникационната мрежа включва потоци от съобщения или сигнали между двама или повече лица. Комуникационната мрежа се фокусира върху моделите на тези потоци, разработени в организацията, а не върху това дали съобщението е предадено или има значение. Комуникационната мрежа обаче може да повлияе на стесняването или разширяването на пропастта между изпратената и получената стойност.

Фиг. 5. Междуличностната комуникационна мрежа на ръководителя на екипа в организацията

Мрежата, създадена от лидера, се състои от вертикални, хоризонтални и диагонални връзки. Вертикален връзки са изградени по линията на ръководство от шефа до подчинените. Хоризонтално връзки осъществява се между отделни лица или части от организацията на равни нива: между заместници, между началници на отдели, между подчинени . Диагонални връзки - това са връзки с други шефове и с други подчинени. Мрежата от тези връзки създава реалната структура на организацията. Задачата на официалната организационна структура е да насочи комуникационните потоци в правилната посока. Размерът на отделите в организацията ограничава възможностите за развитие на комуникационната мрежа. Ако размерът на групата се увеличава с аритметична прогресия, тогава броят на възможните комуникационни отношения се увеличава експоненциално. Следователно комуникационната мрежа в група от 12 души е по -разнообразна и сложна, отколкото в група от трима. В зависимост от начина на изграждане на комуникационните мрежи, дейностите на групата могат да бъдат повече или по -малко ефективни.

Съществуват добре установени модели на комуникационни мрежи за групи със същия или различен размер (фиг. 6). В мрежите „кръг“ членовете на групата могат да общуват само с тези, които са разположени до тях. В мрежи от типа „колело“ е представена формална, централизирана йерархия на властта, в която подчинените комуникират помежду си чрез своя шеф. Обективната основа на тази ситуация е, че човек, който е б центърът на „колелото“ има повече комуникационни връзки от останалите членове на групата. Той получава повече съобщения, по -вероятно е да бъде разпознат от други членове на групата като лидер, има по -голямо социално влияние върху другите членове на групата, обикновено носи повече отговорност за предаването на информация, повече от него, отколкото от други, окончателното решение към проблема се очаква.

Фиг. 6. Примерни комуникационни мрежи в групи

Подобна картина се наблюдава в мрежи от типа "Y". Тези мрежи се наричат ​​централизирани мрежи и могат да бъдат ефективни, ако се решат прости проблеми. Друг тип йерархия на мощността е представен от мрежи тип „верига“, в които се появяват хоризонтални връзки - елемент на децентрализация. Общоканалните мрежи представляват напълно децентрализирани групи. Това обикновено се изисква, когато всеки трябва да участва в решаването на сложни проблеми. Този подход се нарича още отворена комуникация.

Познаването на видовете комуникационни мрежи е особено важно за разбиране на връзката на власт и контрол в една организация. Известно е, че скриването или централизирането на информация поддържа отношенията на властта.

Характерът на взаимозависимостта на работата и хората в група или организация ще определи типа комуникационна мрежа, която е по -ефективна. Простата взаимозависимост позволява използването на централизирани мрежи. Сложните взаимозависимости изискват „екипен“ подход за изграждане на комуникационни мрежи. Сложната мрежа обаче може да не реши прост проблем.

При организирането на комуникационни мрежи в предприятие е необходимо да се вземат предвид спецификите на различните видове и канали на комуникация на всеки етап от комуникационния процес.

3.3 Комуникационни смущения

Много важна характеристика на всяка форма на комуникация е нейната податливост към всякакви смущения. Интерференцията се отнася до препятствия, бариери, които възникват по време на формирането, предаването и приемането на информация и прекъсват комуникацията.

Основните комуникационни бариери са намесата, свързана със съдържанието на съобщението, формата на съобщението, средствата за комуникация, организацията на съобщението.

Смущения, свързани със съдържанието на съобщението:

1. Езиков словесен (свързани с реч, думи). На първо място, това са семантични пречки, причинени от неразбиране на значението на думите (например поради лош превод), недостатъчни професионална тренировка(неразбиране на специални термини), лошо произношение и др.

2. Езиков невербален (свързани с езика на жестовете, движенията на тялото, изражението на лицето). Това са пречки, възникващи в хода на преговорите, когато различните страни придават различно значение на едни и същи жестове (например кимането с глава на българи означава не съгласие, както правим ние, а отричане).

3. Логическа намеса . Тук бариерата се превръща в различна система от доказателства, приета от страните, в различна визия за едни и същи обстоятелства, различни принципи и нагласи. И така, логиката на богатите е различна от логиката на бедните, логиката на смелите - от логиката на предпазливите, логиката на купувача - от логиката на продавача и т.н.

4. Интерференция на възприятието . Бариера може да бъде средата, в която се възприема информацията (например неприятелска атмосфера), пристрастие към получената информация, липса на доверие, противоречия с предишните съобщения, неподготвеност (например поради пренебрегване на необходимата подготвителна работа).

Смущенията, свързани със съдържанието, могат до голяма степен да бъдат смекчени чрез:

внимателна подготовка за формиране, предаване и приемане на информация;

привличане на специалисти, които да създадат съобщение и да го получат;

обучение на персонала на организацията за комуникационни процеси;

създаване на благоприятна среда за комуникация.

Смущения, свързани с формата:

1. Сложност на формата . Тук намесата възниква поради трудностите при разбирането на съобщението (например при злоупотреба със специални термини, изобилие от цифрови данни и т.н.).

2. Непривикнала форма. Намесата възниква например, когато поръчката е дадена по нетрадиционен начин (например в необичайна формулировка).

3. Несъответствие на формуляра със съдържанието на информацията . Например, повикване за бедствие трябва да бъде изпратено като кратко съобщение, а финансовата информация трябва да бъде изчерпателна.

4. Неоправдано посредничество при предаването и тълкуването на информация. Смущенията възникват поради неизбежни изкривявания на всеки етап от предаването и приемането на съобщението (ефектът от „счупен телефон“).

Смущенията, свързани с формата, могат да бъдат преодолени чрез:

прави съобщението разбираемо и достъпно;

спазване на установените и договорени правила за представяне на информация;

осигуряване на съответствие на формуляра за съобщение със съдържанието му;

изключване на неоправдани междинни инстанции при предаване и получаване на информация.

Комуникационни смущения:

1. Ниска ефективност на предаване на информация . Например, кодирането на информация, изисквана по този начин, причинявайки забавяне в предаването му.

2. Малък капацитет на съоръжението . Това причинява претоварване с информация, например, когато организацията няма необходимото офис оборудване за обработка и предаване на съобщение.

3. Несъответствие на носителя с характера на предаваната информация. Например липсата на видео оборудване ни принуждава да се ограничим само до аудио оборудване, чиито възможности са значително по -ниски.

4. Слаб шумов имунитет и ниско качество на комуникационните съоръжения. Това води до нарушаване на комуникационния процес и драстично намалява неговото качество.

Смущенията, свързани със средствата за комуникация, могат да бъдат значително намалени чрез отделяне на допълнителни средства за оборудване на комуникациите със съвременни технологии.

Смущения, свързани с организацията на съобщението:

1. Лоша обратна връзка или липсата им. Това увеличава шансовете за изкривяване на информацията, лишава организацията от способността да контролира процеса на управление.

2. Информационно изоставане . Това драстично намалява стойността на информацията и ефективността на нейното използване.

3. Неуспешен подбор на партньори в процеса на комуникация. Това увеличава възможността за изкривяване на съобщенията, а в някои случаи може да доведе до прекъсване на комуникацията.

4. Лошо време и настройка на комуникацията. Това намалява стойността на съобщението и ефективността на неговото изпълнение.

Смущенията, свързани с организацията на съобщението, могат да бъдат значително намалени чрез:

задължително установяване на постоянна и устойчива обратна връзка;

осигуряване на навременността на предаването на информация;

внимателен подбор на участниците в комуникационния процес;

обмислено време и настройка на комуникацията.

3.4 Ефективност на комуникационните процеси

Ефективността на комуникационните процеси зависи от много фактори.

1. Необходимо е да се определи необходимостта от информация. Това трябва да гарантира, че служителите разбират как ще се използва информацията и че исканията за информация са насочени правилно. Има два основни подхода за намиране на информация:

активен, когато конкретен набор от данни се търси директно или индиректно, например с помощта на служител в библиотеката. Този подход се нарича „дърпане " - "дърпане";

пасивен, когато служител уведоми своя отдел или организация като цяло, каква информация се нуждае ( " бутане " - "изтласкване").

2. Персоналът трябва да е наясно с наличието на информация, т.е. трябва да има указатели, каталози, телефонни указатели, навигатори и т.н., както и възможност да се свържете с професионалисти, за да получите информация за знанията, натрупани в организацията.

3. Предоставяне на достъп до информация. За получаване на информация с помощта на методите "издърпване" и "натискане" е необходимо да се предоставят на потребителя най -удобните средства и да се поддържа баланс между тези методи.

4. Системата за комуникация в организацията трябва да се характеризира с пълнота и пълнота, което означава, че се осигурява достъп както до централно контролирана, така и до индивидуално създадена информация.

осигуряват управлението на информационните потоци в организацията, т.е. ясно разбират информационните нужди на всички нива на управление и организират информационни потоци в съответствие с тези нужди;

използвайте няколко комуникационни канала паралелно при предаване на съобщения (например писмена и говорима реч);

да проявява постоянно внимание към процесите на обмен на информация (срещи с подчинени, обсъждане на предстоящи промени, доклади за резултатите от контрола);

организиране на системи за обратна връзка (интервюта със служители, система за събиране на предложения от служители, ротация на персонала);

практикувайте издаването на бюлетини;

да осигури усъвършенствано обучение за служители на ръководството;

използват съвременни информационни технологии (видеоконференции и др.).

За успешна комуникация мениджърите трябва да се придържат към следните правила:

1. Преди комуникация, ясно дефинирайте идеите, които да бъдат вложени в съобщенията. Необходимо е да се вземат предвид целите и нагласите на онези, до които се изпраща съобщението, и тези, за които се отнася.

2. Анализирайте истинската цел на всяко съобщение. Трябва да се определи най -важната цел, след което езикът, интонацията и подходът като цяло трябва да се адаптират така, че всички да допринесат за постигането на целта. Човек не трябва да постига твърде много с една комуникация.

3. Анализирайте цялата физическа и човешка среда при всяка комуникация. От голямо значение са: времето на комуникация, лична или друга форма на комуникация, социалният климат в организацията, в звеното и т.н. Комуникацията трябва постоянно да се адаптира към променящите се условия на околната среда.

4. Когато планирате комуникация, е необходимо да се консултирате с други служители; често е важно да се търси участието на други служители. Това може да придаде допълнителна достоверност и обективност на съобщението. Често тези, които са помогнали за планирането на комуникацията, ще я подкрепят активно.

5. Трябва да обърнете голямо внимание на интонацията и основното съдържание на съобщението. Това се отразява на позицията на хората, на които е изпратено съобщението.

6. Възползвайте се от възможностите, когато бъдат представени, включете нещо полезно и ценно за получателя в съобщението. По -вероятно е подчинените да отговорят на такива съобщения.

7. Необходимо е да се установи комуникация не само за днес, но и за бъдещето. Докато комуникацията е свързана предимно с непосредствени предизвикателства, тя трябва да бъде организирана около миналия опит и съобразена с дългосрочните интереси и цели на организацията.

Заключение

Почти е невъзможно да се надцени значението на комуникацията в управлението. Почти всичко, което лидерите правят, за да улеснят постигането на целите на една организация, изисква ефективна комуникация. Ако хората не могат да обменят информация, те няма да могат да работят заедно, да формулират цели и да ги постигнат. Комуникацията обаче е сложен процес със взаимозависими стъпки. Всяка от тези стъпки е много необходима, за да направим мислите си разбираеми за друг човек. Всяка стъпка е момент, в който, ако сме небрежни и не мислим за това, което правим, смисълът може да се загуби.

Според изследванията мениджърите отделят от 50 до 90% от времето си за комуникации. Това изглежда невероятно, но става разбираемо, като се има предвид, че лидерът прави това, за да изпълнява своите роли в междуличностните отношения, обмена на информация и процесите на вземане на решения, да не говорим за управленските функции по планиране, организиране, мотивиране и контрол. Именно защото обменът на информация е вграден във всички основни видове управленски дейности, ние наричаме комуникацията свързващ процес.

Тъй като лидерът има три роли и четири основни функции, за да формулира целите на организацията и да ги постигне, качеството на комуникацията може пряко да повлияе на степента, до която целите са постигнати.

Това означава, че ефективната комуникация е от съществено значение за успеха на отделните лица и организации.

Неефективната комуникация е една от основните области за проблеми. Дълбоко разбирайки комуникацията на ниво отделен човек и организация, човек трябва да се опита да намали честотата на неефективните комуникации и да стане по -добър, по -ефективен мениджър. Ефективните лидери са тези, които са ефективни в комуникацията. Те представляват същността на комуникационния процес, имат добре развити устни и писмени комуникационни умения и разбират как околната среда влияе върху обмена на информация.

Комуникативната структура, доколкото е развита, увеличава гъвкавостта и способностите за саморегулиране на организацията. Това е основният инструмент за обучение и подобряване на мениджърите на средно ниво. Развитието на комуникационните структури в организациите се стимулира от техническия прогрес и използването на съвременни технологии.

Списък на използваните източници

1. Абчук В.А. Управление: Учебник. - СПб.: Издателство „Союз“, 2002. - 463 с.

2. Болшаков А.С. Управление: Учебник. - СПб.: "Издателство" Петър "", 2000. - 160 с.

3. Вихански О.С., Наумов А.И. Управление: Учебник. - 3 -то изд. - М.: Гардарики, 2003.- 528 с

4. Герчикова И.Н. Управление: Учебник. - 3 -то издание, Rev. и добавете. - М.: Банки и борси, UNITI, 1997.- 501 стр.

5. Крилов А.Н. Управление на комуникациите. Теория и практика: - М.: Издателство на Националния институт по бизнес, 2002. - 228 с.

Благовещенск 2016

ВЪВЕДЕНИЕ

1.1 Понятие за информация.

1.2 Свойства на информацията.

1.3 Видове информация.

СЕМИОТИКА..

ЕНТРОПИЯ.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ.

ПРИЛОЖЕНИЕ.

ВЪВЕДЕНИЕ

ОБЩИ КОНЦЕПЦИИ НА ИНФОРМАЦИЯ И ОБМЕН НА ИНФОРМАЦИЯ

Информационна концепция

Информацията се разбира като информация за околния свят, която е под формата на символи, както достъпни, разбираеми за човек, така и изискващи анализ, разбиране и декодиране. Информацията играе важна роля в управлението. Информацията е необходима при подготовката и вземането на управленски решения; информация за обратна връзка е необходима за контрол на изпълнението на решението; информация е необходима и при разработването на стратегически планове на фирмата за постигане на нейните цели. Затова ще разгледаме основните понятия на теорията на информацията. Сега има много определения на понятието „информация“ и нито едно от тях не е общоприето. Това е естествено, тъй като общоприето определение се появява в науката, когато стане класическо и спре да се развива. За щастие това не може да се каже за науката за информацията.

„Информация 1) съобщение, осъзнаване на състоянието на нещата, информация за нещо, предадено от хората; 2) намалена, подвижна несигурност в резултат на получаване на съобщение; 3) съобщение, неразривно свързано с управлението, сигнали в единството на синтактични, семантични и прагматични характеристики; 4) предаване, отражение на разнообразието във всякакви обекти и процеси (неживата и живата природа) “.

Паращенко И.П. в книгата „Информация и информатика“. (Troitsk, 2005) цитира, за илюстрация, някои от определенията, събрани в работата на I.V. Melik-Gaikazyan. "Информационни процеси и реалност". (Москва, 1997)

- "Информацията е знание, предадено от някой друг или придобити чрез собствено изследване или проучване."

- "Информацията е информацията, съдържаща се в това съобщение и разглеждана като обект на предаване, съхранение и обработка."

- "Информацията в обикновения смисъл е информация, новини, в научни и технически приложения - тази, която носи сигнал."

- "Информацията е обозначение на съдържанието, получено от външния свят в процеса на адаптацията ни към него и сетивата ни към него."

- "Информацията е обективното съдържание на връзката между взаимодействащи материални обекти, проявяваща се в промяна в състоянието на тези обекти."

- "Информацията е текущи данни за променливи в определена област на дейност, систематизирана информация за основните причинно -следствени връзки, които се съдържат в знанието като концепция за по -общ клас, по отношение на който информацията е подчинена."

- "Информацията е познание за някакво специално събитие, инцидент или нещо подобно."

Руският философ В. Г. Афанасиев в своята работа „Социална информация“, която е преиздадена през 1994 г., описва информацията по следния начин: „... Информацията в най -общия смисъл на думата е резултат от отразяването на многообразието на реалността, съобщения, информация за това. Тя не е материална, не енергична по своята същност, а ментална, идеална категория. Той е присъщ не на цялата природа, материя, а само на живата и социалната материя. Информацията не е просто резултат от размисъл, не само от знания. Тя е точно съобщения, информация, т.е. такива знания, които се изискват и които имат потребител. Само чрез взаимодействие с потребителя знанието придобива характера на съобщение, информация, т.е. стане информация. Информацията е знание, което е в постоянно движение, движение, което се събира, съхранява, обработва, предава и използва (или може да се използва) от системата. И не каквато и да е, а само самоуправляваща се система ... Информацията е там, където има контрол. "

Информационни свойства

Качеството на информацията се определя в съответствие с четири основни критерия:

1. Надеждност - Ако служителите открият грешки в информацията, съдържаща се в документа, те ще бъдат подозрителни към всички данни, получени с негова помощ.

2. Навременност - Само навременната информация е ценна. Мениджърът, отговорен за изпълнението на бюджета, се нуждае от оперативна информация за нивото на разходите, което му позволява да реагира адекватно на нежелани промени.

3. Необходим обем - Много мениджъри страдат от излишък от информация, тъй като не могат да преглеждат и използват големи количества от нея. Може би това означава, че е жалко да се избере формат за преобразуване на данни в информация за управление.

4. Значение - Мениджърът, отговорен за производството, се нуждае от информация за обемите на производството, показателите за престой на оборудването; висшият мениджър се нуждае от по -обобщени данни. Фигура 1 показва процеса на преобразуване на първични данни в управленска информация посредством информационна система (IS).

Видове информация

Механично отражение.

Камък, блъскащ се в стена, оставя вдлъбнатина от едната страна, следа, а от друга страна, той се отразява под ъгъла, под който е ударил стената, тоест ъгълът на отражение е равен на ъгъла на честота. Втори пример за механично отражение е отражателно отражение, т.е. в огледалото виждаме копие, изображение, знак, знак на обекта, който се отразява в огледалото. Но, естествено, виждаме само външните характеристики, отразени в огледалото; огледалното отражение е стъпка към други физически отражения. Има механично отражение, има физическо отражение.

Физическо отражение

Това е точно взаимодействието на елементарни частици от различни полета: електромагнитни и други полета и появата на някои нови явления, получаването на някои нови взаимодействия.

Химическо отражение.

Кислородният атом получава сигнал от златния атом и „разбира“, че „не можете да готвите каша“ със злато, златото няма да влезе в контакт с кислорода и няма взаимодействие. Златото не се окислява от кислород. И когато кислородът получава сигнал от водород, възниква доста насилствена връзка. Например, тази връзка може да възникне чрез експлозия, ако подходяща част от водород и кислород се натрупа в контейнер или апартамент, тогава се получава експлозия. Или водородът и кислородът се комбинират, за да произвеждат топлина. На тази основа се създават кислородно-водородни горелки, които дават температури до 3000 градуса, топят и варят метали. Но очевидно всички други атоми и молекули получават същите сигнали или приблизително същите сигнали, в резултат на което възникват химически взаимодействия.

СЕМИОТИКА

Семиотиката намира своите обекти навсякъде - в езика, математиката, художествената литература, в отделна литературна творба, в архитектурата, планирането на апартаменти, в организацията на семейството, в процесите на подсъзнанието, в общуването на животни, в живота на растения.

Но навсякъде негов непосредствен предмет е информационна система, тоест система, която носи информация, а елементарното ядро ​​на такава система е знакова система.

Каквито и да са тези системи - независимо дали действат в обществото, в природата или в човека (неговото тяло, мислене и психика) - те са обект на семиотика.

Трите страни на триъгълника на Фреге дават три семиотични секции, на които К. Морис дава следните имена:
1. Синтактика. Изучаване на връзката между знаците, включително в речевата верига (или сферата на вътрешните отношения между знаците). Синтактиката може да се характеризира с отношението на изразяване, което се реализира между дума и понятие.
2. Семантика. Изследва връзката между знаците и посочения субект; или връзката между знаците и техните обекти. Тоест сферата на интереси на семантиката е в изучаването на връзката между нещо и дума, тя се реализира чрез връзката на обозначението.
3. Прагматика (изучаване на връзката между знак и човек или връзката между знаците и тези, които ги използват, връзката между нещо и понятие, т.е. прагматиката може да се характеризира чрез връзката „има смисъл“).

Цялата информация, циркулираща във външната и вътрешната верига, може да бъде разделена на три информационни потока:

1. По типа материализирано знание в високотехнологични продукти;

2. Човешки професионални знания (патенти, лицензи, изобретения, умения и техники);

3. Изкуство, методи и технология за практическо решаване на проблеми на съвременното управление на предприятието.

В чуждестранната литература третият информационен поток е представен от комбинация от следните компоненти:

o управление (управление на предприятията, персонала и производството);

o маркетинг (разработване на продукти и управление на пазара на продажби);

o насочване (програми за дългосрочно насочване за завладяване на пазарите за продажби в друга държава).

По този начин информационните ресурси, които се основават на същността и моделите на развитие на концепцията за информация, са стратегически ресурс и позволяват:

o разработване на стратегически и тактически цели;

o прилагане на програми (планове) за постигане на поставените цели и задачи;

o вземане на управленски решения за координиране на действията на отделите въз основа на мониторинг на информацията;

o подобряване на системата за управление въз основа на нейната диагностика;

o разработване на процеси на информатизация въз основа на подобряване на инфраструктурата му (фиг. 2).

ЕНТРОПИЯ

Ентропията (информационна) е мярка за случайността на информацията, несигурността на появата на който и да е символ от първичната азбука. При липса на загуба на информация, тя е числено равна на количеството информация за символ на предаденото съобщение

Например, в поредица от букви, които съставят изречение на руски, се появяват различни букви с различна честота, така че несигурността на външния вид за някои букви е по -малка, отколкото за други. Ако вземем предвид, че някои комбинации от букви (в този случай те говорят за ентропия от n-ред, вижте по-долу) са много редки, тогава несигурността намалява още повече.

За да се илюстрира концепцията за информационна ентропия, може да се използва и примерът от областта на термодинамичната ентропия, наречен демон на Максуел. Концепциите за информация и ентропия имат дълбоки връзки помежду си, но въпреки това развитието на теориите в статистическата механика и теорията на информацията отне много години, за да ги направи последователни една с друга.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В тази курсова работа разгледахме концепциите за информация и значението на комуникациите за ефективното представяне на мениджъра на организацията. Невъзможно е да се управляват хора без знания и специални умения; по пътя могат да се срещнат различни бариери.

Талантливите лидери имат залог да поддържат връзка със служителите и клиентите и да оформят посоката на своите компании. И такива контакти трябва да се осъществяват непрекъснато, което означава, че мениджърите трябва да имат развити междуличностни умения.

Установих (вярвам), че информацията е централна за управлението на една организация. Също така тази комуникация като процес, при който двама или повече хора обменят и осъзнават получената информация, чиято цел е да мотивира определено поведение или да му повлияе.

Мениджър, който не слуша никого, е като продавач на употребявани автомобили, който казва: "Продавам нещо! Те не искат да купуват." Комуникацията за управление е двупосочна улица, която изисква слушане и други форми на обратна връзка. Знанията, придобити от мениджърите от личната комуникация със служителите, формират разбирането им за живота на компанията. Вярвам, че с тези знания мениджърите в процеса на комуникация са в състояние да повлияят на умовете на подчинените си, както и да работят ефективно с клиентите.

Ето защо е много важно да се поддържа „здрав“ корпоративен дух в организацията чрез редовни срещи, обучения, съвместни събития на служители от различни отдели. В крайна сметка само добре координираната работа на всички части на едно цяло може да доведе до успешното функциониране на една организация.

ПРИЛОЖЕНИЕ

Терминологичен речник

Управление- задължително управление на икономическите дейности, което от своя страна е самостоятелен вид професионална дейност.

Област на управление- Това е дейността на предприятия, които действат в пазарния механизъм като независими икономически субекти.

Обект на управление- стопанска дейност, предприятието като цяло или неговото отделно подразделение.

Мениджър- специално обучен професионален мениджър, който е специалист в тази област. Това е човек, който заема постоянна ръководна длъжност и е оправомощен да взема решения относно специфични дейности на организация, работеща в условията на пазарна икономика.

Етапи на управление.

1.Стратегическо управление- разработване на управленски цели, прогнозиране и дългосрочно планиране на управленските действия.

2.Оперативно управление- своевременно вземане на решения във връзка с променящите се условия на външната и вътрешната среда на организацията.

3.Контрол- сравнение на постигнатите резултати с плана и разработване на коригиращи мерки за отстраняване на нежелани грешки и последствия от дейностите.

Области на управление:

-Икономически;

–Социални и психологически;

- Правни;

–Организационно -технически.

Икономическа сфера на дейност- управление на производствения процес. Дейността на мениджъра е да координира материалните и трудовите ресурси за постигане на поставените цели при най -ниска цена.

Субект на управление- физическо или юридическо лице, което упражнява влияние върху властта.

Контролен обект- към какво е насочен обектът на контрол. Обект на управление могат да бъдат физически и юридически лица, социални, социално-икономически системи и процеси.

Механизъм за управлениеТова е средата, в която се изпълняват управленски дейности. Тази среда за управление е системата за управление и технологията за управление.

Две интерпретации на понятието "контрол":

1) като процес на управление на организация - управленски дейности;

2) като механизъм за управление. процесът на управление и механизмът за управление трябва да са съгласувани помежду си и с целта на управлението като вид дейност.

МИНИСТЕРСТВО НА ОБРАЗОВАНИЕТО И НАУКАТА НА АМУРСКА ОБЛАСТ ДЪРЖАВНА ПРОФЕСИОНАЛНА ОБРАЗОВАТЕЛНА АВТОНОМНА ИНСТИТУЦИЯ НА АМУРСКА ОБЛАСТ

„АМУРСКИ ПЕДАГОГИЧЕН КОЛЕДЖ“

Комуникационна информация в управлението на организацията

Курсова работа

Благовещенск 2016

ВЪВЕДЕНИЕ

ОБЩИ КОНЦЕПЦИИ НА ИНФОРМАЦИЯ И ОБМЕН НА ИНФОРМАЦИЯ ..

1.1 Понятие за информация.

1.2 Свойства на информацията.

1.3 Видове информация.

1.4. Какво е обмен на информация.

1.5. Функции за обмен на информация.

КАКВА ИНФОРМАЦИЯ РАБОТНИЦИТЕ НУЖДАТ ЗА УСПЕШНО ПРЕДСТАВЛЯВАНЕ В СЪОТВЕТСТВИЕ С ЦЕЛИТЕ НА ДРУЖЕСТВОТО ..

1.1. Целта на компанията трябва да е известна на всички служители.Наличието на обща цел определя определянето на междинни цели и по този начин определя структурата на компанията, етапите на работа на цялата компания като цяло и нейните подразделения.

1.2. Всички служители трябва да разбират целта на компанията.Целите трябва не само да бъдат известни, те трябва да бъдат разбрани от всички служители. Тъй като именно осъзнаването ви позволява да видите системата на целевите приоритети, субективната полезност.

1.3. Служителите трябва да имат достъп до информация за средствата за постигане на целта.Целта може да бъде постигната по различни начини. Конкретните средства се определят не толкова от целта, колкото от условията, обстоятелствата и възможностите.

1.4. Служителите трябва да имат достъп до информацията, която им е необходима за самостоятелно вземане на решения за постигане на цел. Осъзнаването на целта и избора на средства предхождат конкретни дейности и поведение.

СЕМИОТИКА..

ЕНТРОПИЯ.

МРЕЖОВИ КОМУНИКАЦИИ В ОРГАНИЗАЦИЯТА ..

ТЕХНОЛОГИЯ ЗА УПРАВЛЕНИЕ КАТО ИНФОРМАЦИОНЕН ПРОЦЕС.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ.

СПИСЪКИ НА ИЗПОЛЗВАНА ЛИТЕРАТУРА ..

ПРИЛОЖЕНИЕ.

ВЪВЕДЕНИЕ

Комуникацията е един от ключовите проблеми в съвременното общество. В организациите този проблем се превръща в липса на разбиране, че комуникацията не е просто обмен на информация, а динамичен междуличностен процес на обмен на поведение. От всички организационни процеси комуникациите може би заемат централно, ключово място, тъй като те са в основата на живота на организацията. Вземането на решения често се определя като избор между две или повече алтернативи. В действителност обаче това е процесът на събиране и обработка на информация, разработване на алтернативи и избор на една от тях, а най -важното е изпълнението на решението. Управленското взаимодействие се осъществява в организацията на различни нива и на всяко от тях има конфликти. Днес конфликтите се разглеждат като източник на индивидуално и организационно развитие, тъй като в хода на разрешаването на конфликта се ражда нова ситуация.

Целта на писането на курсова работа е да се определи мястото на информацията и комуникацията в управлението на една организация.

Задачите на работата са да установи как точно информацията допринася за нормалното функциониране на компанията, каква роля играе в управлението, как да работи ефективно за мениджър с помощта на комуникация.

Управление на комуникациите на проекта

Предоставянето на информация на участниците и процесите по проекта включва комуникационни канали, натрупване на данни, обмен и актуализиране на данни, поддръжка на бази данни, разпространение на информация към потребителите. Управлението на информацията осигурява предоставянето, оценката, обработката, мониторинга, анализа на информацията, информационните потоци по време на кръговат на животапроект.

Комуникацията и свързаната с нея информация са своеобразна основа за координиране на действията на участниците в проекта.

Под информацияразбиране на събрани, обработени и разпределени данни. За да бъде полезна за вземане на решения, информацията трябва да бъде предоставена своевременно, по предназначение и в удобна форма. Това се решава чрез използване на съвременни информационни технологии в системата за управление на проекти.

Управлението на комуникациите по проекта (управление на взаимодействието, информационни връзки) е функция за управление, насочена към осигуряване на своевременно събиране, генериране, разпространение и съхранение на необходимата информация за проекта.

Управление на комуникациитепроектът включва процеси:

Комуникационно планиране(Планиране на комуникациите) - определя информационните и комуникационни нужди на екипа по проекта (на кого, кога и каква информация е необходима).

Разпространение на информация(Разпространение на информация) - своевременно предоставяне на необходимата информация на участниците в проекта.

Отчитане на резултатите(Отчитане на изпълнението) - събиране и разпространение на информация за напредъка на проекта.

Административно завършване(Административно закриване) - подготовка, събиране и разпространение на информация и материали за официалното завършване на фаза или проект.

Основните потребители на информацията за проекта са:

Ръководител проект -да анализира несъответствията между действителните показатели за изпълнение и планираните и да взема решения по проекта.

Клиент -за осведоменост за напредъка на проектантските работи.

Доставчици- когато има нужда от материали, оборудване и др., необходими за извършване на работа.

Дизайнери -ако е необходимо, направете промени в проектната документация.

Директни изпълнители на работа.

Съдържание на управлението на комуникациите по проекта.Управлението на комуникациите по проекта осигурява поддръжка за комуникационната система (взаимодействия) между участниците в проекта, прехвърляне на информация за управление и отчитане, насочена към осигуряване постигането на целите на проекта. Всеки участник в проекта трябва да бъде подготвен за взаимодействие в рамките на проекта в съответствие с функционалните си отговорности.

Управлението на комуникациите включва следните процеси.

Планиране на комуникационна система - определяне на информационните нужди на участниците в проекта (определяне на състава на информацията, срокове и методи за нейното предоставяне).

Събиране и разпространение на информация - процесите на редовно събиране и своевременно доставяне на необходимата информация на участниците в проекта.

Изготвяне на доклади за напредъка на проекта - обработка на действителните резултати от състоянието на работата по проекта, сравняване с планираните показатели, анализ на тенденциите, прогнозиране.

Документиране на напредъка на работата - събиране, обработка и организиране на съхранението на проектна документация.

Нека разгледаме изброените процеси по -подробно.

Планиране на комуникационната система.Комуникационният план е неразделна част от плана на проекта. Включва:

план за събиране на информация, който определя източниците на информация и методите за нейното получаване;

план за разпространение на информация, който определя потребителите на информация и методите за нейното предаване;

подробно описание на всеки документ, който трябва да бъде получен или предаден, включително формат, съдържание, ниво на детайлност и използвани определения;

план за въвеждане в експлоатация на определени видове комуникации;

методи за актуализиране и подобряване на комуникационния план.

Комуникационният план е формализиран и подробен в зависимост от нуждите на проекта.

Събиране и разпространение на информация.В рамките на проекта има нужда от внедряване на различни видове комуникации:

• вътрешни (в рамките на екипа по проекта) и външни (с ръководство на компанията, клиент, външни организации и т.н.);
• официални (доклади, запитвания, срещи) и неформални (напомняния, дискусии);
• писмени и устни;
• вертикални и хоризонтални.

Отчитане на напредъка на проекта.Процесите на събиране и обработка на данни за реални резултати и показване на информация за състоянието на работата в докладите осигуряват основа за координация на работата, оперативно планиране и управление. Отчитането на напредъка включва:

• информация за текущото състояние на проекта като цяло и в контекста на отделни показатели;
• информация за отклонения от базовите планове;
• прогнозиране на бъдещото състояние на проекта.

Системите за събиране и разпространение на информация трябва да отговарят на нуждите на различни видове комуникации. За тези цели могат да се използват автоматизирани и неавтоматизирани методи за събиране, обработка и предаване на информация.

Неавтоматизираните методи включват събиране и предаване на данни на хартия, провеждане на срещи.

Автоматизираните методи включват използването на компютърни технологии и съвременни средствакомуникации за подобряване на ефективността на взаимодействието: електронна поща, системи за управление на документи и архивиране на данни.

Документиране на напредъка на работата.Основните междинни резултати от напредъка на работата трябва да бъдат официално документирани. Документирането на резултатите от напредъка включва:

• събиране и проверка на крайни данни;
• анализ и заключения относно степента на постигане на резултатите от проекта и ефективността на извършената работа;
• архивиране на резултатите за по -нататъшна употреба.

Компютърни референтни системи електронни архививи позволяват да автоматизирате процесите на съхранение и индексиране на текстови и графични документи, значително улесняват достъпа до архивна информация.

Описание

Целта на курсовата работа е да изследва същността на комуникацията, както и какво може да се направи за по -ефективен обмен на информация както между мениджърите, така и извън техния кръг.
За да се постигне тази цел, е необходимо да се решат редица задачи:
1) Проучете същността, елементите и етапите на комуникационния процес в модерно предприятие
2) Анализирайте комуникационната система на базата на компанията "Trade Master"
3) Дайте предложения и препоръки за подобряване на комуникационната политика на предприятието

Въведение 3
1. Теоретични основи и характеристики на комуникациите в дейността на съвременен мениджър 5
1.1 Комуникационен процес: концепция, основни елементи, етапи, техните характеристики 5
1.2 Видове комуникация 13
1.3 Комуникационни бариери 17
1.4 Подобряване на ефективността на междуличностната комуникация 23
2. Анализ на комуникационната система за управление на фирма "Trade Master" 28
2.1 Организационни и икономически характеристики на предприятието 28
2.2 Анализ на технико -икономическите показатели на предприятието 31
2.3 Анализ на комуникационната политика на компанията 33
3. Предложения и препоръки за подобряване на комуникационната политика на предприятието 39
Заключение 42
Списък на използваната литература 45

Работата се състои от 1 файл

Федерална агенция по образованието на Руската федерация

Държавна образователна институция

Висше професионално образование

"Казански държавен технологичен университет"

Нижнекамски химици - Технологичен институт

Факултет по икономика и управление

Курсова работа

НА ДИСЦИПЛИНАТА "Управление"

Тема: "Информация и комуникации в управлението на организацията"

Студент от групата __________________________ / /

(подпис)

Научен ръководител ____________________________ / Е.С. Андреева /

(подпис)

Творбата е защитена от _____________ с оценка _______________

Нижнекамск 2013 г.

Въведение 3

1. Теоретични основи и характеристики на комуникациите в дейността на съвременен мениджър 5

1.1 Комуникационен процес: концепция, основни елементи, етапи, техните характеристики 5

1.2 Видове комуникация 13

1.3 Комуникационни бариери 17

1.4 Подобряване на ефективността на междуличностната комуникация 23

2. Анализ на комуникационната система за управление на фирма "Trade Master" 28

2.1 Организационни и икономически характеристики на предприятието 28

2.2 Анализ на технико -икономическите показатели на предприятието 31

2.3 Анализ на комуникационната политика на компанията 33

Заключение 42

Списък на използваната литература 45

Въведение

Общоприето е, че комуникацията е от решаващо значение за успеха на бизнеса и е един от най -предизвикателните управленски въпроси. По същество това е един вид „кръвоносна система“ на един -единствен организъм на компанията. Ефективно работещите лидери се считат за тези, които са ефективни в комуникацията. Мениджърите трябва да владеят умението за комуникация, тъй като, образно казано, те вършат работата „от ръцете на някой друг“.

Ролята на комуникацията е очевидна в малките фирми, както и в мощните компании и корпорации. Бъдещето не само на едно предприятие като икономически субект на пазара зависи от ефективността на комуникационните връзки и взаимодействия, но и от хората, работещи в това предприятие, и на световно ниво и от благосъстоянието на цялата страна като цяло .

Опитът както на руски, така и на чуждестранни компании показва, че ефективността на комуникациите зависи преди всичко от психологическото отношение на екипа. Там, където лидерът използва метода „стик и клечка“, има нервност и разпокъсаност на екипа, а резултатът е слаба производителност на труда, висока текучество на персонала, липса на инициатива, постоянни клюки, завист и т.н. Всички тези факти не могат да доведат до нищо друго освен до затихване на предприятието и в крайна сметка дори до фалит.

Въпреки това, ако лидерът провежда срещи в екип, на които се обсъждат определени проблеми в развитието, прилага методи за насърчаване на инициатива, работа и т.н., създава условия за свободно изразяване на мнението си, дори и да не съвпада с мнението на управление, тогава в този случай персоналът е лесен за работа в дадено предприятие. В този случай хората осъзнават важността си и се опитват да използват целия си потенциал и интелигентност, за да постигнат просперитета на организацията. В такова предприятие служителите са уверени в бъдещето си, че проблемите им могат да бъдат открито обсъждани на среща, могат да бъдат въведени някои идеи, за които те ще бъдат морално и финансово възнаградени. За такива предприятия е по-лесно да издържат на икономическата и политическата криза в страната, тъй като в сплотен екип служителите ще си помагат взаимно да се справят с трудностите.

Всичко това отдавна е осъзнато от чуждестранни и много местни мениджъри. Но как да постигнете ефективна комуникация? Как да придобием умения и способност за управление на комуникационните процеси? - това са основните въпроси, които притесняват днешните руски лидери.

В рамките на горното актуалността на избраната тема се подчертава от опита на чуждестранни и местни лидери, техния интерес към изучаването на комуникационните отношения и тяхното ефективно развитие, тъй като един от най - важни факториинтеграцията на управлението е комуникация.

Тъй като появата и формирането на комуникации (както и цялото управление) в нашата страна се случиха не толкова отдавна (10 години са кратък период), огромна роля в по -нататъшното им развитие играе правилният подход за изучаване на опита на компании от чужди страни и съвременни руски предприемачи.

В Русия комуникациите са претърпели радикална промяна. От административно-командната система страната рязко премина към пазарни отношения. Ако по -рано ръководството на предприятието основно се състоеше в това, че бяха получени заповеди от ръководството на подчинени, които не можеха да бъдат изяснени, не обсъдени, инициативата беше наказана и интелигентните работници не можеха да напредват в службата, днес мениджърите предпочитат различен подход за организиране на работа с подчинени ... Сега инициативата е приветствана, провеждат се общи колективни събрания, на които се обсъждат проблемите на развитието на компанията, изслушват се искания и предложения на подчинените, прилагат се не само морални, но и материални стимули. И така, при командно-административната система имаше предприятия с добре установени комуникации, но те преобладаваха главно с разпръснати комуникационни потоци, без обратна връзка и т.н. Така че сега има фирми, където организацията на управление е на ниско ниво, комуникациите са изградени погрешно.

Целта на курсовата работа е да изследва същността на комуникацията, както и какво може да се направи за по -ефективен обмен на информация както между мениджърите, така и извън техния кръг.

За да се постигне тази цел, е необходимо да се решат редица задачи:

1) Проучете същността, елементите и етапите на комуникационния процес в модерно предприятие

2) Анализирайте комуникационната система на базата на компанията "Trade Master"

Обектът на тази курсова работа е комуникацията като поведенческа дейност на субектите, а предметът е умелото използване на ефективни комуникации от мениджърите за постигане на целите на организацията.

1. Теоретични основи и характеристики на комуникациите в дейността на съвременен мениджър

1.1 Комуникационен процес: концепция, основни елементи, етапи, техните характеристики

Комуникацията е обмен на информация, въз основа на който мениджърът получава необходимата информация за вземане на ефективни решения и съобщава взетите решения на служителите на организацията. Ако комуникацията е лоша, решенията могат да бъдат грешни, хората могат да разберат погрешно какво иска мениджмънтът от тях или накрая междуличностните отношения могат да страдат от това. Ефективността на комуникациите често се определя от качеството на решенията и от това как те действително ще бъдат изпълнени.

Информацията е само външно проявление на комуникацията, нейният резултат. Информацията играе централна роля в комуникационното съществуване на човек и действа като средство за комуникация.

В процеса на комуникация информацията се прехвърля от един предмет на друг. Индивиди, групи и дори цели организации могат да действат като субекти.

В първия случай комуникацията е от междуличностно естество и се осъществява чрез прехвърляне на идеи, факти, мнения, намеци, усещания или възприятия, чувства и взаимоотношения от един човек на друг, устно или под някаква друга форма (в писмена форма, жестове, поза, тон на гласа, предаване на време, подценяване и т.н.), за да се получи желаният отговор в отговор.

Комуникацията и информацията са различни, но свързани понятия. Комуникацията включва както това, което се предава, така и как се предава това „какво“. За да може да се осъществи комуникация, трябва да присъстват поне двама души.

Комуникацията налага изисквания към всеки от участниците в управленското взаимодействие. Така че всеки от участниците трябва да притежава някои от способностите: да вижда, чува, докосва, възприема миризма и вкус. Ефективната комуникация изисква определени умения и умения от всяка от страните, както и наличието на определена степен на взаимно разбиране.

Терминът "комуникация" идва от латинското "communis", което означава "общо": предавателят на информацията се опитва да установи "общност" с получателя на информацията. Следователно комуникацията може да се дефинира като предаване не само на информация, но и на смисъл или смисъл чрез символи.

Ефективната междуличностна комуникация е от решаващо значение за успеха на управлението по редица причини. Първо, решението на много управленски задачи се основава на пряко взаимодействие на хора (шеф с подчинени, подчинени помежду си) в рамките на различни събития.

Второ, междуличностната комуникация е може би най -добрият начин за обсъждане и разрешаване на проблеми, характеризиращи се с несигурност и неяснота.

Мениджърите отделят 50-90% от времето си за комуникация. Може да изглежда невероятно, но когато смятате, че мениджърът трябва да комуникира, да играе междуличностни роли, информация и роли за вземане на решения, както и да изпълнява всички управленски функции, всичко си идва на мястото. Именно защото комуникацията е неразделна част от всички основни дейности на мениджъра, те се наричат ​​свързващ процес.

И трите основни ролеви нагласи на мениджърите и четирите основни управленски функции са насочени към формулирането на организационни цели и тяхното постигане, а степента на изпълнение на тези цели, като правило, пряко зависи от качеството на комуникациите. Следователно ефективната комуникация е от съществено значение за успеха както на отделния служител, така и на организацията като цяло.

Въпреки това, въпреки че критичната роля на комуникацията за успеха на организациите се признава от всички, проучванията показват, че според 73% от американските, 63% от английските и 85% от японските мениджъри, неефективната комуникация сега се превръща в основна бариера за постигане на организационни цели. Друго проучване на близо 250 000 работници от 2000 компании установи, че комуникацията е един от най -големите проблеми в организациите. Разбирайки същността на комуникацията на личностно и организационно ниво, можете да се научите да намалявате вероятността от неефективна комуникация и да станете по -ефективен мениджър. Ефективният мениджър е мениджър, който е ефективен именно в областта на комуникациите. Такъв мениджър е запознат с естеството на комуникационния процес, има отлични устни и писмени комуникационни умения и разбира как околната среда влияе върху качеството на комуникацията.

Основната задача на мениджмънта е да реализира печалба, която пряко зависи от способността на мениджъра да управлява делата. Можете да видите връзката между комуникацията, информацията и работоспособността на мениджъра. Известно е, че обменът на информация в организациите не винаги е толкова ефективен, колкото би трябвало да бъде. Всъщност хората общуват помежду си по -малко ефективно, отколкото си мислят.

Този факт е отлично илюстриран от изследването на Р. Лайкерт, който анализира дейността на бригадирите и техните подчинени на едно от предприятията за обществени услуги.

Докато 85% от надзорниците смятат, че техните подчинени са свободни да обсъждат важни бизнес въпроси, само 5% признават, че го правят. В друго проучване мениджър на отдел съобщава, че е давал инструкции и е съобщавал решения по 165 конкретни точки на подчинените си. Според подчинени обаче те са знаели само за 84 негови заповеди. Друг изследовател анализира дейността на базираната в Калифорния компания в сектора на здравеопазването и установи значителни несъответствия в оценката на ефективността на комуникациите от представители на висше, средно и по-ниско ниво на управление.

В допълнение, изпратеното съобщение често е неправилно разбрано от получателя, което също е знак за неефективна комуникация. J. Miner, изтъкнат изследовател в областта на управлението, смята, че само 50% от контактите в една организация водят до взаимно разбирателство между страните. И като правило причината за това е неспособността на хората да вземат предвид факта, че комуникацията е обмен.

И двете страни играят активна роля в обмена. Например, ако вие като мениджър кажете на подчинен за промяна в работния му ред, това е само началото на процеса на обмен. За да бъде комуникацията ефективна, вашият събеседник трябва да демонстрира, че е разбрал задачата си и какви резултати очаквате от него. Комуникацията е ефективна само ако едната страна предлага информация, а другата я възприема правилно и за това този процес трябва да се третира с голямо внимание.