Повідомлення зміні назви посади зразок. Перейменування посади без зміни трудової функції: як оформити. Які документи оформити, якщо змінюється не тільки найменування посади, а й трудові обов'язки

Іноді керівники підприємств і організацій вважають за потрібне перейменувати посади деяких категорій працівників. Для того, щоб правильно провести цю процедуру, в числі інших заходів необхідно сповістити про це представників персоналу, яких таке перейменування стосується безпосередньо.

ФАЙЛИ

Для чого перейменовуються посади

Зміна назви тієї чи іншої посади може відбуватися з різних причин. наприклад:

• через більшу благозвучності нового найменування - в цілях нематеріального стимулювання працівника (замість прибиральник - менеджер з прибирання територій або фахівець з клінінгу);
• через кращої відповідності нового позначення суті виконуваних робіт (продавець-консультант або продавець-касир замість просто продавець).

Буває, що зміна назви відбувається внаслідок його морального старіння, наприклад, за історичними мотивами змінювалися найменування таких професій як «лікар» на доктор, «повірений» на адвокат, «цирульник» на перукар і т.д.

Порядок зміни назви

Щоб змінити назву посади, для початку необхідно видати на підприємстві відповідний наказ.

У ньому вказується:

• причина, по якій керівництво вирішило провести цю «реформу»;
• стара назва і нове;
• дата, з якої нововведення вступить в законну силу;
• вимога про внесення цих новацій і трудові договори з працівниками (за допомогою укладення з ними додаткових угод про зміну умов праці), а також їх трудові книжки.

Співробітники, яких зміна назви посади стосуються безпосередньо, повинні поставити під начальницьким розпорядженням свій підпис.

В який термін повідомляти працівника

Для оповіщення працівника про зміну назви його посади законодавцем встановлено стандартний термін - два місяці до вступу даних змін в законну силу.

При цьому співробітник зобов'язаний підписати отримане повідомлення - його автограф буде свідчити про те, що він ознайомлений з рішенням керівництва і згоден з такими метаморфозами.

Якщо співробітник відмовляється від зміни назви посади

У разі, якщо працівник відмовиться від зміни назви своєї посади (що все ж малоймовірно при збереженні інших умов праці), роботодавець повинен діяти відповідно до ст. 74 ТК РФ. У ній йдеться про те, що він зобов'язаний надати підлеглому варіанти вільних вакансій всередині підприємства, відповідні його кваліфікації, а в разі відсутності таких або відмови від них працівника має повне право звільнити його.

Повідомлення про перейменування посади, загальні моменти

Перш ніж перейти до докладного опису повідомлення, надамо загальні відомостіпро всі подібні сповіщувальної паперах.

Перше і головне, що потрібно сказати: повідомлення можна писати в довільній формі, оскільки на сьогодні встановленого на законодавчому рівні уніфікованого його зразка немає. Припустимо також використовувати розроблений і затверджений в організації власний шаблон документа - якщо такий, звичайно, має місце бути. У будь-якому випадку, формат повідомлення слід позначити в локальних актах підприємства (тому що представник інспекції з питань праці під час перевірки скарги працівника може поцікавитися цим питанням).

Документ обов'язково повинен бути підписаний або директором організації, або співробітником, який уповноважений візувати такі бланки від його імені (наприклад, керівником / фахівцем кадрового відділу).

У разі, якщо на підприємстві прийнято засвідчувати паперу за допомогою друку, бланк треба обов'язково проштампувати.

Повідомлення можна складати на простому чистому аркуші будь-якого відповідного формату (зазвичай застосовується А4 або А5) або ж на фірмовому бланку (знову ж якщо така умова прописано в обліковій політиці компанії). Писати його дозволяється вручну або набирати на комп'ютері з подальшим роздрукуванням - обидва ці варіанти цілком прийнятні.

Повідомлення краще сформувати в двох однакових примірниках. Один треба вручити працівнику, другий залишити в організації (попередньо отримавши на ньому підпис співробітника про вручення йому копії). Інформацію про повідомлення потрібно внести в спеціальний обліковий журнал (він зберігається або в відділі кадрів, або в секретаріаті).

Зразок повідомлення працівника про перейменування посади

На початку документа (праворуч або ліворуч) треба написати такі відомості:

• адресат - посада та ПІБ працівника, для якого призначене повідомлення;
• присвоєний вихідний номер документа;
• дата його складання;
• населений пункт, в якому здійснює свою роботу підприємство.

Потім йде власне послання. В основному розділі документа потрібно вказати:

• Найменування компанії;
• причину, по якій відбулася зміна назви посади працівника;
• колишнє і нову назву посади;
• дату, з якої зміни знайдуть законний статус;
• посилання на обгрунтовують дії роботодавця статті трудового кодексу(В даному випадку це ст. 74 ТК РФ);
• приписку про те, що інші умови праці співробітника, в тому числі по частині заробітної плати, не зміняться.

На завершення повідомлення підписується відповідальною особою і передається за призначенням.

Як віддати повідомлення

Для доставки повідомлення співробітнику існує кілька способів:

1. найпростіший і швидкий спосіб - передача документа на робочому місці з рук в руки;
2. відправити оповіщення заказним листомчерез звичайну пошту - цей метод також гарантує отримання послання адресатом;
3. можна відіслати бланк з кур'єром за місцем фактичного проживання працівника - але в цьому випадку потрібно також заручитися підписом останнього про те, що лист до нього було доставлено у встановлений час.

Штатним розкладом називають певну нормативну документацію організації, куди вносяться відомості про чисельність персоналу підприємства, одержувану заробітну плату співробітниками з урахуванням займаних посад. Форма цього документа затверджена 05.01.2004 постановою Держкомстату РФ № 1. З плином часу у організації може виникнути необхідність в залученні додаткових штатних одиниць, або необхідність перейменування посади чинного співробітника з тих чи інших причин.

Відповідно до законодавчою базоюподібні зміни повинні бути автоматично відображені в штатному розкладі. Яким чином відбувається перейменування посади в штатному розкладі, який порядок дій і зразок наказу - про це розповідається в даній статті.

Докладний алгоритм дій при перейменуванні посаді не розписаний в трудовому законодавстві, в зв'язку з чим викликає ряд питань у працівників кадрових служб. У відповідності до змісту статті 57 ТК РФ, відомості про функції працівника повинні бути включені в трудовий договір і будь-яка зміна умов, встановлених цим договором, допустимо лише за обопільною згодою сторін у письмовій формі, відповідно до статті 72 ТК РФ. Угода не буде потрібно в тому випадку, якщо мова йде про вакантної посади. Зі свого боку, роботодавцю всього лише досить внести корективи в чинне штатний розклад після видання супутнього наказу.

Але якщо позначена посада не є вакантною, ситуація в цілому буде виглядати інакше.Перш, ніж укласти угоду, роботодавцю необхідно виконати наступні дії:

1. Визначити обґрунтовані причини, згідно з якими потрібно провести зміни в штаті організації. Такими причинами можуть бути зміни технологічного процесу компанії, її реорганізація та інші обставини, які можуть бути розглянуті в якості необхідності, відповідно до статті 74 ТК РФ;
2. Направити повідомлення працівникові в термін, не пізніше, ніж за 2 місяці, що передує прийдешніх змін. Повідомлення може бути надіслано рекомендованим листом за місцем проживання працівника, або вручено йому особисто;
3. У тому випадку, якщо співробітник дав позитивну відповідь, укладається додаткова угода до діючого трудовим договором. При відмові працівника, відбувається його звільнення на підставі пункту 7, частини 1 статті 77 ТК РФ.

Зверніть увагу! Укладена угода не є окремим документом, будучи додатковим додатком до вже діючого між працівником і роботодавцем трудовим договором.

Міняємо назву в посадовій інструкції

Під посадовою інструкцією розуміється внутрішній розподільний документ організації нормативного характеру, в якому розписані посадові обов'язкипрацівника з урахуванням специфіки підприємства. При необхідності, якою є перейменування посади співробітника, в посадову інструкціювносяться зміни, так як основним призначенням цього документа є визначення кола обов'язків працівника, його повноважень і міри відповідальності.

Важливо! Якщо трудова діяльність громадянина відбувається без посадової інструкції, або не конкретизована в трудовому договорі, залучити працівника до дисциплінарної відповідальності за будь-які порушення на законних підставахпрактично неможливо.

Виходячи з того, що порядок внесення змін до посадової інструкції не регламентований чинним законодавством в сфері трудових відносин, Керівник сам приймає рішення про те, як її оформляти і яким чином вносити зміни в документацію. Багато в чому це залежить від того, яка форма спочатку обрана для цього документа:

• Якщо посадова інструкція є додатком до укладеного трудового договору, зміни вносяться в сам договір за допомогою укладення додаткової угоди;
• Якщо форма посадової інструкції є окремим документом, доцільніше затвердити новий документ, що виготовляється в двох примірниках, один з яких може бути надано працівнику за його бажанням.

Важливо! Внесення змін до посадової інструкції може бути зроблено тільки на підставі згоди, що надійшов від працівника, попередньо повідомленого належним чином.

Грунтуючись на постанову № 1 від 05.01.04, затвердження штатного розкладу організації відбувається на підставі винесеного наказу. Таким же чином, тобто, прийнявши відповідне наказу про внесення змін до штатного розпису, в даний документ заносяться нові дані.

Наказ виноситься безпосередньо керівником, або особою, на чию компетентність включена дана функція. З проведеними змінами в штатному розкладі необхідно ознайомити працівника, якого зазначені зміни зачіпають.

Наказ про переведення працівника на іншу роботу

Фактичний переклад співробітника на іншу посаду всередині організації, після того, як отримано згоду від самого працівника, відбувається на підставі наказу про переведення. Даний документ може бути як встановленого зразка, так і щодо вільної форми. Уніфіковану форму називають бланк № Т-5. працівник кадрової службиготує документ, після чого наказ завіряється керівником організації з проставленням особистого підпису та печатки. Основні вимоги, які висуваються до формі наказу про переведення працівника на іншу роботу:

• Складається на фірмовому бланку;
• Текст починається зі слова «перевести», далі за текстом вказується ПІБ перекладного громадянина і його посада;
• Пишеться нова посада, найменування підрозділу, філії, куди здійснюється переказ;
• Вносяться відомості про дату, з якої громадянину належить приступити до виконання нових поставлений обов'язків, Загальні умови трудової діяльності, Включаючи належну заробітну плату;
• Повинні бути вказані причини, на підставі яких здійснюється переклад.

Зміни в трудовій книжці

Після проведених змін в трудову книжкуспівробітника потрібно внести нові відомості. За аналогією подібна запис проставляється і в особистій картці працівника. Вноситься інформація виглядає наступним чином:

• У графі № 1, що відноситься до розділу «Відомості про роботу», вписується порядковий номер виробленої записи;
• У графі №2 вказується дата, відповідна перекладу на нову посаду;
• У графу № 3 вписується, що співробітник переведений на посаду (із зазначенням нової посади);
• У четверту графу вноситься номер наказу, на підставі якого здійснено переклад.

З виробленими в трудову книжку змінами працівника знайомлять під особистий розпис.Такі ж дані, які були внесені в трудову книжку перекладеного особи, відображаються і в особовій справі працівника.

На практиці часто трапляються ситуації, коли компанії потрібно перейменування посади без зміни трудової функції. Приклад - прагнення назвати позицію фахівця більш милозвучно, солідно, щоб виробляти найкраще враження на контрагентів, з якими взаємодіє цей працівник. Закон залишає фірмі право внести заплановані корективи до штатного розпису, але зобов'язує її отримати акцепт від фахівця і підписати з ним додаткову угоду, що відбиває суть змін, що відбулися.

Що таке посаду і трудова функція

Чинне законодавство залишає фірмі-наймачеві право називати посаду спеціаліста на свій розсуд, якщо вибране найменування не впливає на необхідність надання співробітнику преференцій і пільг. Щоб не помилитися, слід керуватися положеннями Довідника, затвердженого наказом Мінпраці №37, прийнятого в 1998 році.

На практиці фірми активно користуються свободою в назві посад. Наприклад, кадровик в різних компаніях може називатися hr-менеджером, фахівцем з підбору та адаптації персоналу, інспектором з кадрів і т.д.

Трудова функція працівника закріплюється в контракті, який підписують фахівцем, і штатному розкладі компанії. Її зміна тягне необхідність оформлення кадрових документів (наказ, додаткову угоду до трудового договору), пропорційного підвищення рівня заробітної плати.

Зміною трудової функції визнається наступне:

• розширення переліку функцій, які виконуються фахівцем;
• звуження кола вирішуваних завдань;
• зміна окремих обов'язків, покладених на працівника, на нові.

Будь-які модифікації в виконуваному функціонал здійснюються з письмової згоди найманого фахівця. Фірма зобов'язана попередити його про заплановані зміни не пізніше, ніж за два місяці до їх вступу в силу.

Як вчинити підприємству, якщо воно не бажає коригувати трудову функцію фахівця, а хоче назвати його позицію в «штатка» більш солідно або милозвучно? Закон залишає роботодавцю таке право, але зобов'язує отримати від найманого працівника згоду і підписати з ним додаткову угоду.

Читайте також Перерахування ПДФО при звільненні працівника в 2019 році

Порядок перейменування посади працівника

З точки зору ТК РФ, перейменування посади - це зміна істотних умов трудового договору. Воно може здійснюватися двома шляхами:

• за угодою сторін - діють положення ст. 72 Трудового кодексу РФ;
• з ініціативи фірми-наймача - ситуація регулюється правилами, викладеними в ст. 74 ТК РФ.

Якщо ініціатором зміни виступає роботодавець, він зобов'язаний направити працівнику письмове повідомлення не пізніше, ніж за два місяці до запланованих змін. Чинне законодавство не пропонує уніфікованої форми документа. Обумовлюється лише, що в ньому обов'язково вказується майбутнє назву позиції фахівця в компанії, причини вносяться корективів (наприклад, реорганізація відділу, внесення змін до штатного розпису, використання нових технологій виробництва і т.д.).

Спеціаліст, який одержав повідомлення, зазвичай погоджується з новими умовами. Щоб підтвердити свій акцепт, він пише на документі «Не заперечую» і проставляє власноручний підпис.

Інший варіант розвитку ситуації - відмова працівника. Треба відзначити, що такий результат вкрай малоймовірний: перейменування посад зазвичай проводяться в інтересах персоналу. Якщо співробітник все ж не згоден зі змінами, компанія зобов'язана письмово запропонувати йому позиції-альтернативи (включаючи менш оплачувану). Якщо жоден з варіантів не влаштує фахівця, трудовий договір буде припинений за п. 1 ч. 7 ст. 77 ТК РФ.

Якщо згода сторін досягнуто, через два місяці після отримання повідомлення підписується додаткова угода до трудового контракту. У ньому вказується:

• № і дата документа;
• Найменування компанії;
• ПІБ і поточна посада фахівця;
• № і дата контракту, куди вносяться корективи;
• № змінюваного пункту і його нова редакція;
• вказівка, що інші положення договору залишаються незмінними.

Додаткова угода обов'язково підписується обома сторонами. Воно готується в двох примірниках: один зберігається в кадровому відділі підприємства, другий видається «на руки» працівнику.

Поміняти назву посади співробітника без зміни трудової функції керівник юридичного лицяможе при правильному проведенні даної процедури.

При цьому умови виконання роботи залишаються колишніми. Обов'язковим є складання наказу, зразок якого можна скачати нижче.

Причини зміни назви

Існують різноманітні підстави для проведення процесу перейменування:

• неблагозвучность старого найменування;
• більш точне позначення вироблених дій;
• моральне старіння назви професій.

Керівник компанії вказати найменування посади може на свій розсуд, за винятком тих професій, для яких в законодавстві передбачено надання особливих гарантій і пільг.

В такому випадку найменування повинно повністю відповідати вимогам професійних стандартів та кваліфікаційного довідника. Зазвичай ці умови застосовуються до роботи, яка надає шкідливий і небезпечний вплив на здоров'я співробітника.

При зверненні до Пенсійного фонду за призначенням пенсії посаду працівника, позначена в трудовій книжці, звіряється з найменуванням в довіднику.

Процедура зміни назву без зміни трудової функції

У разі, коли трудові функції працівника залишаються колишніми, а назва піддається змінам, ця дія не є перекладом. У разі переведення слід оформляти.

Процедура зміни допускається за згодою обох сторін трудових відносин і з ініціативи керівника відповідно до ст.74 Трудового кодексу РФ (технологічні або організаційні зміни), Яке супроводжується оформленням повідомлення.

Документ повинен містити дані про нове найменування посади і причини проведення процедури. Повідомляти фахівця про перейменування необхідно не пізніше 2-х місяців до прийняття рішення, на бланку ставиться ознайомча підпис співробітника.

Якщо зустрітися з працівником особисто не вдається, то повідомлення надсилається рекомендованим листом або кур'єром.

• за згодою обох сторін угода підписується в будь-який зручний час;
• при одноосібне рішення керівника компанії угода затверджується після закінчення 2-х місяців з дня повідомлення фахівця.

Відмова від змін з боку працівника - явище вкрай рідкісне, але все-таки можливе. В такому випадку, роботодавець зобов'язаний рекомендувати аналогічну вакансію з урахуванням самопочуття і кваліфікації фахівця, при відсутності такої - менш оплачувану. Але ці заходи здійснюються найчастіше в інтересах співробітника, відмовлятися від них нерозумно.

Додаткова угода до діючого трудовим договором є базою для оформлення наказу.

Як оформляється розпорядження?

Документ видається на фірмовому бланку організації в довільній формі.

Основна інформація, що міститься в наказі:

• номер, заголовок документа;
• дата і місце підписання наказу;
• причина перейменування без зміни трудової функції (оптимізація виробництва, реорганізація компанії, зміни в кваліфікаційному довіднику);
• позначення назви старої і нової посади;
• дата введення змін в дію;
• основа прийнятого рішення(План оптимізації структури компанії, додаткова угода);
• підпис керівника юридичної особи і співробітника, чия назва посади зазнає змін.

Наказ є підставою для подальшого редагування особистої документації співробітника: особова картка, трудова книжка. А також поправки в зв'язку з перейменуванням вносяться до штатного розпису підприємства із зазначенням нового назви посади.

Даний порядок поширюється для організацій різної формвласності (комерційна, бюджетна).

зразок оформлення

Зразок наказу про перейменування посади за умови, що обов'язки не змінюються -

Поряд зі зміною трудової функції працівника, перейменуванням організації, в якій він працює, зміною розміру його зарплати, зміна назви посади співробітника означає зміну умов трудового договору. Такі перетворення, як перейменування посади, можуть відбуватися в зв'язку зі зміною певних умов роботи, для більш сучасного звучання і т.п.

До того, як внести нову назву до штатного розпису, працівника необхідно повідомити про майбутні зміни. Повідомлення про перейменування посади необхідно направити працівникові не пізніше, ніж за два місяці. Зробити це необхідно і в разі, якщо зміни відбуваються за згодою обох сторін, і в разі, якщо ініціатива внесення змін належить роботодавцю. Між сторонами трудового договору, навіть якщо нова назва посади не впливає на трудову функцію працівника, полягає додаткова угода.

Отже, оформляємо правильно зміна найменування посади: перш, ніж видавати наказ про те, що посада буде перейменована, і вносити зміни до штатного розпису, потрібно оповістити працівника про майбутні зміни (особисто або листом з повідомленням). Давайте розберемо, як правильно скласти повідомлення.

Повідомлення про перейменування посади (зразок)

Оскільки для повідомлення не передбачено затвердженої форми, даний документ роботодавець складає самостійно. У «шапці» документа необхідно позначити ПІБ працівника, якому він призначений, дату складання документа.

Повідомлення про зміну посади (зразок повідомлення дивіться нижче) в основній частині документа містить наступну інформацію:

• Колишнє найменування посади, нове найменування;
• Причину, що викликала необхідність змін;
• Дату вступу змін в силу;
• Відомості про те, що інші умови праці співробітника залишаються без змін;
• Підпис керівника або уповноваженої особи (наприклад, начальника відділу кадрів).

В основній частині документа доцільно передбачити рядок для вираження згоди або незгоди працівника з майбутніми нововведеннями.

Повідомлення працівнику про перейменування посади складається у двох примірниках, по одному для працівника і роботодавця. На примірнику роботодавця повинна стояти підпис працівника про те, що другий примірник документа ним отримано.

Після повідомлення працівника про нову назву його посади, роботодавцю необхідно перейменувати посаду в штатному розкладі. Наказ видається роботодавцем з обов'язковим обґрунтуванням перейменування.

Зразок повідомлення працівникові про перейменування посади

Наказ про зміну посади працівника (зразок)

Уніфікована форма документа не затверджена - роботодавець самостійно складає документ. У «шапці» наказу вказується найменування організації, дата оформлення документа і порядковий номер.

Наказ про перейменування посади в штатному розкладі обов'язково містить обґрунтування для виробленого перейменування. У наказі варто вказати наступну інформацію:

• Дата внесення змін до штатного розпису;
• Зміна посади: вказати колишнє найменування посади і найменування, на яке його хочуть змінити;
• Вказівка, що до трудового договору працівника буде укладено додаткову угоду про зміну посади;
• Вказівка ​​про те, що в трудову книжку, особову картку та інші кадрові документи(Якщо це необхідно) будуть внесені зміни.

Наказ про перейменування посади містить графу для проставлення працівником підпису, що підтверджує факт ознайомлення з наказом. Наказ повинен бути підписаний керівником організації або уповноваженим ним особою.

Коли наказ про зміну найменування посади працівника буде видано, а працівник з наказом ознайомлений, необхідно укласти з ним додаткову угоду. Зразок додаткової угоди про зміну посади, його повинен містити нову назву посади, реквізити наказу про внесення змін і трудового договору, дату початку дії змін.

Наказ про перейменування посади в штатному розкладі: зразок

Отже, посаду переіменована.Запісь у трудовій повинна бути зроблена чи ні? окремої порядкувнесення подібної записи не передбачено, тому можна діяти за аналогією із записом про перейменування організації.

Перейменування посади без зміни трудової функції, приклад:

«Посада" фахівець з маркетингу "з 01.08.2018 р перейменована в" менеджер з маркетингу "».

Щоб уникнути проблем з трудовою інспекцією, роботодавець повинен дотримуватися порядок перейменування посади. Отримавши повідомлення, працівник може відмовитися працювати в нових умовах. Тоді роботодавець зобов'язаний запропонувати йому іншу роботу (ст. 74 ТК РФ). У разі якщо вакантні місцявідсутні або працівник відмовляється від іншої роботи - роботодавець оформляє звільнення (п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ).