Verslo portalas: kaip, kodėl ir kodėl. Įmonės informacijos portalas Įmonės portalų ir sprendimų gamintojai

Įmonės informacijos portalas(Enterprise Information Portal, EIP) – taip pat žinomas kaip įmonių portalas. Informacinis automatizuota sistema vieningai teikiant darbuotojams reikiamas paslaugas. Įmonės portalas turi tiek ribotą prieigą darbuotojams, tiek (jei pati įmonė pageidauja) nemokamą prieigą visiems. Bet kuriuo atveju EIP sistema suteikia saugią prieigą prie vieno šaltinio (dažniausiai per žiniatinklio sąsają), o apskritai įmonės portalas yra informacijos kaupimo ir personalizavimo priemonė.

Pirmasis termino apibrėžimas nedviprasmiškai kalba apie pirmųjų portalų paskirtį: „Įmonių informacijos portalai (EIP) yra programos, leidžiančios įmonėms atskleisti informaciją, saugomą organizacijoje ir už jos ribų, ir kiekvienam vartotojui suteikti vieną prieigos tašką. jam skirta informacija.pagrįstai būtinos informacijos valdymo sprendimai» (Christopher C. Shilakes ir Julie Tylman, „Įmonių informacijos portalai“, 1998 m. lapkritis).

Pirmojo laikotarpio portalai buvo naudojami kaip vadovybės informacijos paskelbimo įmonės darbuotojams įrankis. Tai buvo svetainė su informacija apie įmonę, kurios viename iš puslapių buvo galima organizuoti paprastą vidinį forumą. Portalas pateikė informaciją apie naujausius organizacinis pasikeitimasįmonėje, skaitykite naujienas. Be to, portalas tarnavo kaip paprasta failų saugykla.

Tobulėjant technologijoms, išsiplėtė portalų funkcijos. Nuo 2000 m. įmonės darbuotojai portale pradėjo ieškoti reikalingos informacijos, gauti atsakymus į rūpimus klausimus. Portalų technologijos sukurtos duomenų struktūrizavimo ir klasifikavimo kryptimi, didinant reikalingos informacijos paieškos greitį ir efektyvumą, taip pat suteikiant reikiamą formatą rezultatams pateikti. Šiuo laikotarpiu įmonių portalai pradėjo funkcionuoti kaip žinių bazės įvairiose su įmonės veikla susijusių dalykų srityse.

Gartner apibrėžimai

EIP: atranka ir įgyvendinimas

Įmonių portalų ir sprendimų gamintojai

Intranetas – įmonės vidaus informacijos ir komunikacijos tinklas – suteikia unikalių galimybių dirbant su personalu. Tai efektyvi priemonė formuojant Firmos kultūra, transliuoti įmonių standartus, valdyti informacijos srautus ir verslo procesus. Šiame straipsnyje pristatoma tikroji verslo portalo kūrimo didelėje holdingo įmonėje patirtis.

Kodėl mums reikia įmonės portalo

Įmonė, į kurią atvykau dirbti prieš metus, yra struktūra, turinti filialų tinklą daugelyje šalies regionų, taip pat susijusias įmones (taip pat ir užsienyje). Organizacija jauna, su dinamiškai besivystančia verslo kultūra, besiformuojančiomis tradicijomis ir verslo procesais, kuriuos reikia sisteminti.

Tai naudinga įmonėms, kuriose darbuotojų skaičius yra mažas. Jis judėjo iš kabineto į kabinetą, subūrė visus į įmonių vakarėlis, spaudė visiems ranką ir visus klausimus išsprendė neformaliu bendravimu. O kai turi daug daugiau nei šimtą darbuotojų? Tai va, juk negalima visiems numoti ranka... Todėl vienas iš prioritetų mano darbe buvo efektyvios įmonės vidaus komunikacijos plėtra. Žinoma, buvo keliami tikslai, kad informacijos srautai ir įmonės kultūros plėtros procesai būtų valdomi, ištransliuotų vienodus standartus ir veiklos principus, didėtų darbuotojų pasitenkinimo darbu laipsnis, plėtojami darbuotojų ir administracijos socialinės partnerystės principai. Taigi, kaip vieną iš šių užduočių įgyvendinimo įrankių, nusprendėme naudoti įmonės portalą.

Pagal planą, portalo naudotojo bazė turėjo būti ... komunikacija, o visi kiti procesai galėtų remtis tuo. Tikriausiai nustebsite, nes dažniausiai dauguma įmonių korporacinę „virtualią aplinką“ pradeda formuoti vien su verslo procesais. Bet jei pirmame etape, pavyzdžiui, per portalą bus įdiegtas dokumentų srautas ar ataskaitų teikimo sistema, dauguma darbuotojų tai laikys „privalomu reikalavimu“ ir „operacijų apimties padidėjimu“. (Neatsitiktinai taip sunku įvesti visokias „APCS“ – automatizuotas personalo valdymo sistemas.) Jeigu pirmiausia pasiūlysite žmonėms socialinio tinklo analogą, kurio naudojimas yra visaip skatinamas, tuomet procesas vyks visiškai kitaip.

Pats savaime bendravimas – tiek dalykinis, tiek neformalus – žmonėms yra nepaprastai svarbus. Mes suinteresuoti, kad šis bendravimas būtų struktūrizuotas ir apsaugotas. Galų gale, jei darbuotojai kompensuoja komunikacijos trūkumą „kalbėdamiesi“ verslo temomis „Odnoklassniki“ svetainėje (ir mes negalime jiems uždrausti lankytis socialiniuose tinkluose ne darbo valandomis), tai yra didžiulė komercinės informacijos nutekėjimo rizika. .

Išlaidų sutaupyti nepavyks

Įsitikinę įmonių portalo diegimo svarba, prieš eidami į vadovybę su pasiūlymais dėl projektų finansavimo, nusprendėme išanalizuoti rinkos mums siūlomus variantus. Paaiškėjo, kad buvo trys. Pirmasis yra pakviesti interneto kūrėjus sukurti priimtiną apvalkalą nuo nulio; tada pasamdykite kelis programuotojus, kad sukurtų naujas portalo skiltis. Vidinės svetainės sukūrimo terminas šiuo atveju nėra trumpas. Be to, darbo užmokesčio didinimas, ypač krizės metu, yra abejotinas reikalas.

Antras variantas – pirkti platformą, kurioje jau padėti tam tikri pamatai įmonių portalo kūrimui. Savo praktikoje vienoje iš organizacijų jau teko susidurti su panašiu sprendimu: įrengė platformą, vadovybė reikalavo atsiskaityti per šį resursą, bet tai nebuvo populiaru, nes nebuvo socialiai orientuota.

Taip, ši platforma bus funkcionali (pavyzdžiui, kalbant apie sąveiką su įvairiomis biuro programomis), tačiau reikės šiek tiek padirbėti, kad ji taptų korporatyviniu portalu su „žmogaus veidu“. Reikės specialistų – „siaurų profesionalų“, o jų diena su ugnimi... Jie patys tai supranta, o įmonė priversta jiems permokėti. Tokių sprendimų įgyvendinimo kaina gali siekti apie 1,3 milijono rublių.

Trečias variantas – įsigyti paruoštą portalo sprendimą, pagrįstą savotišku konstruktoriumi su intuityvia sąsaja, kuri leistų valdyti įmonės portalą be specialių programavimo ir html maketavimo žinių. Įdiekite šį „konstruktorių“ patys (arba pasitelkę tiekėjo techninę pagalbą), integruokite vartotojus ir palaipsniui užpildykite bei atnaujinkite šį sprendimą pagal savo idėjas ir poreikius. Tokios įmonės kaina yra nuo 35 tūkstančių rublių. ir priklauso nuo išteklių vartotojų skaičiaus.

Ėjome būtent šiuo keliu – pasirinkome jau paruoštą portalo sprendimą, sukurtą web technologijų pagrindu iš šioje srityje pasiteisinusio tiekėjo.

Techninė esmė

Terminologijos ir techninių smulkmenų kolegų „neapkrausiu“. Galiu pasakyti tik tiek, kad mūsų įsigytas „web konstruktorius“ susideda iš elementų, žinomų visiems interneto vartotojams – tokių kaip paieška, žymos, tinklaraščiai, socialinės paslaugos ir tt Tai paprasti ir pažįstami įrankiai beveik kiekvienam žmogui, bet niekam. niekada nemokė dirbti su paieškos tinklais ar socialiniais tinklais. Taigi paaiškėjo, kad tie patys principai lengvai perkeliami į korporatyvinę aplinką, padedantys dirbti su informacija – ją kaupti, publikuoti, ieškoti, naudoti.

Apskritai internete naudojamos technologijos dabar aktyviai skverbiasi į personalo valdymo ir įmonių žinių valdymo sritį. Beje, Vakaruose ši kryptis netgi gavo atskirą pavadinimą – Enterprise 2.0.

Ekonominis pagrindimas

1. Taupomas darbo laikas:
   • sumažės tam tikru momentu reikalingos informacijos paieškos išlaidos;
   • sumažinami įmonės informacijos praradimai;
   • ženkliai paspartės įmonės verslo procesai;
   • išnyks bendravimo tarp darbuotojų problemos;
   • nauji darbuotojai prisitaikys greičiau.
2. Verslo procesų optimizavimas:
   • darbuotojai kartu dirbs su dokumentais naudodamiesi dokumentų valdymo sistema;
   • įmonė rimtai sutaupys operacijų greičiui;
   • horizontali komunikacija tarp padalinių taps daug efektyvesnė;
   • komandiruočių poreikis iki minimumo sumažinamas esant geografiškai paskirstytai įmonės struktūrai.
3. Valdymo sprendimų kokybės gerinimas:
   • darbo grupėse bus galima aptarti ir koreguoti bendrus planus;
   • darbuotojų ir skyrių darbo rezultatai taps skaidrūs;
   • darbuotojai galės rasti tipinių verslo problemų sprendimus įmonės žinių bazėje.
4. Darbuotojų efektyvumo gerinimas:
   • darbuotojai žinos, kas vyksta įmonėje ir padaliniuose;
   • bus kaupiama darbo patirtis įmonės žinių bazėje;
   • žinios bus panaudotos pakartotinai ir perduotos įmonės viduje;
   • darbo grupės galės kartu dirbti prie projektų ir dokumentų;
   • darbuotojai bus nuolat mokomi ir bus perkvalifikuojami.
5. Kontrolės ir valdomumo užtikrinimas:
   • visų įmonės padalinių darbo procesas taps skaidrus;
   • bus kontroliuojama vidinė darbuotojų korespondencija;
   • Prieiga prie interneto gali būti apribota;
   • portalo vidinė pranešimų sistema pakeis ICQ ir kitus interneto puslapius;
   • galima kontroliuoti užimtumą ir darbuotojų nebuvimą;
   • darbuotojų atsiliepimai taps greitesni ir efektyvesni.
6. Verslo našumas:
   • gerinti įmonės darbo ir klientų aptarnavimo kokybę;
   • padidinti įmonės konkurencingumą rinkoje;
   • įmonės įvaizdis kils darbuotojų, klientų, partnerių ir investuotojų akyse.

Kaip korporatyvinio portalo diegimo įmonėje sąjungininkai, pritraukėme perkamo produkto kūrėjus, taip pat jų efektyvumo skaičiavimo metodus.

Mūsų kolegos samprotavo taip: įmonių portalas – tai sprendimas taupyti išteklius, didinti darbuotojų produktyvumą. Kaip galima išmatuoti santaupas? Žinoma, pinigais. Sutaupyti pinigai yra uždirbti pinigai. Jeigu kalbėtume apie darbuotojų darbą, tai pinigai – jų laikas. Kai žmonės praleidžia mažiau laiko ieškodami informacijos, kurios jiems reikia darbui atlikti, ir daugiau laiko atlieka patys, įmonė laimi. Kai kiekvienas darbuotojas dėl portalo galimybių panaudojimo sutaupo bent 5 minutes laiko per dieną... Paskaičiuokite patys, kiek kainuoja 5 minutės darbo laiko, priklausomai nuo darbo užmokesčio.

Palyginkite, kiek kainuos įmonės portalo įdiegimas, sutaupantis tik 5 minutes visų darbuotojų darbo laiko per metus ir galėsite apskaičiuoti šio sprendimo diegimo pelningumą. Tai, žinoma, kazuistika, bet su vadovybe ir ekonomistais reikia kalbėti faktų ir skaičių kalba.

Profesijų sankirtoje

Kiek personalo pareigūnai – portalo diegimo iniciatoriai turi suprasti technines problemas? Atsakysiu taip: reikia, bent jau paviršutiniškai. Tai padės apeiti galimas kliūtis tiek iš jūsų pačių IT paslaugų, tiek iš tiekėjų. Turime kažkaip atsispirti jų „šamanizmui“. Įsivaizduokite: ateina specialistas, „muša tamburiną“, taria frazes personalo pareigūnui nesuprantama, labiau burtus primenančia kalba, ir reikalauja. padorūs pinigai pagal principą – „neaišku – reiškia protingas, todėl brangus“.

Ne, mano brangieji, viskas išradinga yra paprasta. Save gerbiantys paslaugų teikėjai yra itin skaidrūs. Negana to, kompetentingi kūrėjai stengiasi kuo labiau supaprastinti užduotį būsimiems vartotojams, o ypač profesionalios įmonės net sukuria virtualią laboratoriją, leidžiančią „pajusti“ jų produktą. Bet mes turime suprasti, ką „jausti“, tiesa?

Kitas svarbus dalykas yra atnaujinimo sistema. Jei perkate produktą ir jums sakoma, kad iškart po integracijos visi pataisymai ir atnaujinimai bus sumokėti, tada geriau atsisakyti tokio produkto. Tai tikrai pareikalaus papildomų išlaidų ir nepasitenkinimo vadovybe. Geros reputacijos teikėjas nemokamai atnaujina tam tikrą laikotarpį – paprastai vienerius metus.

* * * Kalbant apie personalo pareigūną, jam geriau pamiršti ramų gyvenimą (jei tokį turėjo) įmonės portalo įvedimo laikotarpiui. Šis procesas reikalauja kantrybės, domėjimosi naujovėmis, kūrybiškumo ir noro dirbti viršvalandžius. Beje, mainais galite įgyti naujų naudingų įgūdžių ir atgaivinti susidomėjimą darbu.

Dabar pakalbėkime apie įmonės tinklo „įdarą“.

Gerai toms įmonėms, kurių darbuotojų skaičius mažas. Jis judėjo iš biuro į biurą, visus subūrė į įmonės vakarėlį, visiems paspaudė ranką ir visus klausimus sprendė neformaliu būdu. O kai darbuotojų skaičius perkopė šimtą? Ir niekam ne paslaptis, kad, be pasirodymo Darbo pareigos, bendravimas žmonėms yra nepaprastai svarbus – tiek neformalus, tiek dalykinis. Čia į pagalbą ateina intranetas.

Įmonės portalo sekcijos ir funkcijos gali būti sąlyginai sujungtos į šiuos blokus:

1. Įmonės pristatymas:
   • bendra informacija apie įmonę, jos istoriją, užduotis, vertybes ir įmonės kultūrą;
   • pareigūnas naujienų kanalai(įsakymai, instrukcijos, taisyklės);
   • įmonės renginių kalendorius;
   • foto ir video reportažus apie įmonės veiklą;
   • svarbių pramonės naujienų kanalas;
   • laisvos įmonės vidaus darbo vietos;
   • kontaktai ir išsami informacija, kad galėtumėte greitai pasiekti.
2. Įmonės darbuotojų atstovavimas:
   • vienas įmonės darbuotojų žinynas;
   • greita informacijos apie darbuotoją paieška (abėcėlės tvarka, pagal struktūrą, pagal parametrus);
   • pritaikoma darbuotojo kortelė (nuotrauka, kontaktai, veiklos sritis);
   • greitas kontaktas su darbuotoju (internetinis pokalbis, el. paštas);
   • darbuotojo buvimo portale stebėjimas;
   • informacija apie darbuotojų nebuvimą, nebuvimo kalendorius;
   • naujų darbuotojų sąrašai ir personalo pasikeitimai, garbės lenta, gimtadieniai;
   • asmeninė darbuotojo paskyra su pažangiomis funkcijomis (asmeniniai dokumentai, foto ir vaizdo medžiaga, tinklaraštis, asmeninis kalendorius ir pan.).
3. Įmonės informacijos valdymas:
   • biuro dokumentų bibliotekos su kolektyvine prieiga ir galimybe dirbti per naršyklę ir naršyklę;
   • darbas su portalo dokumentais „Microsoft“ pagalba biuras;
   • portalo medžiagos dokumentų valdymo sistema;
   • portalo dokumentų versijų kontrolė;
   • prieigos prie dokumentų kontrolė;
   • daugialypės terpės medžiagos (nuotraukų, vaizdo įrašų) tvarkymas.
4. Įmonės paieška:
   • visos portale skelbiamos informacijos visatekste paieška rusų ir anglų kalbomis;
   • žymų paieška ir žymų debesis;
   • rusų ir anglų kalbos morfologijos palaikymas;
   • momentinis atnaujintų ir naujų dokumentų indeksavimas;
   • darbuotojų prieigos teisių apskaita rodant paieškos rezultatus;
   • išplėstinės paieškos užklausos kalba;
   • jungtinė paieška: skirtingų tipų paieškos rezultatų išdavimas pagal užklausą (naujienos, darbuotojai, dokumentai ir kt.).
5. Komandinis darbas ir socialiniai tinklai:
   • darbo ar projektų grupių kūrimas bendrai aptarimui ir gamybinių bei negamybinių užduočių sprendimui;
   • socialinio tinklo principų panaudojimas organizuojant bendrą darbą;
   • lanksti grupių funkcionalumo konfigūracija ir prieigos prie jų teisės skirtingoms darbuotojų grupėms;
   • grupės ir jos narių renginių kalendorius;
   • Grupių susitikimų organizavimas;
   • darbo klausimų aptarimas (forumai, web messenger);
   • užduotys ir nurodymai grupės nariams, planavimas, vykdymo kontrolė;
   • grupės narių užduočių atlikimo ataskaitos;
   • grupės dokumentų biblioteka, versijų ir pakeitimų valdymas, darbas su grupės dokumentų biblioteka per Windows Explorer ir biuro programas;
   • grupines nuotraukas.
6. Verslo procesas:
   • dokumentų turinio srautas portale;
   • pasirinktines žiniatinklio formas (sukurti elektroninius prašymus su privalomais laukeliais), už tvarkymą atsakingų darbuotojų paskyrimas;
   • automatizuoti paraiškų apdorojimą Help Desk sistemoje, kontroliuoti paraiškų perdavimą;
   • darbo (projektinių) grupių organizavimas su užduočių skyrimu ir jų vykdymo kontrole;
   • susirinkimų organizavimas, kvietimų paskirstymas ir patvirtinimo mechanizmas, posėdžių ataskaitos;
   • posėdžių salių (ir kitų patalpų) užsakymas.
7. Vidinė įmonės komunikacija:
   • momentinių pranešimų siuntimas portale (panašus į ICQ);
   • skirtingų lygių renginių kalendoriai su galimybe abipusiai integruoti;
   • susitikimai / įspėjimai;
   • atviri ir uždari teminiai forumai;
   • asmeninės ir viešos nuotraukų galerijos;
   • darbuotojų apklausos ir apklausos;
   • interaktyvios funkcijos: apklausos, ataskaitos, išoriniai portalo RSS kanalai;
   • automatizuota užklausų priėmimo ir apdorojimo sistema su galimybe peržiūrėti būseną.
8. Darbuotojų mokymas ir testavimas:
   • neriboto mokymo kursų skaičiaus sukūrimas;
   • klausimai pamokos pabaigoje, savęs patikrinimo testas;
   • personalo testavimo žurnalas, atsižvelgiant į balus, kuriuos vartotojas surinko išlaikydamas testą, bandymų sąrašas;
   • automatinis rezultatų nustatymas;
   • lanksti mokymo kursų prieigos teisių paskirstymo sistema.

Natūralu, kad kiekvienam darbuotojui viso to nereikia iš karto, todėl mūsų įmonės portale yra lanksti konfigūravimo funkcija – kiekvienas vartotojas gali susikurti savo individualų darbalaukį tiesiog nuvilkdamas arba paslėpdamas informacijos blokus.

Jei įmonė turi vertikaliai integruotą struktūrą, tuomet portale galite kurti aukštesnės ir organizacinės-pavaldžios struktūros skyrius ir atriboti kiekvienos iš struktūrų prieigą prie portalo skilčių. Portale galite patalpinti ataskaitų teikimo sistemą, pataisyti ataskaitų teikimo laiką ir kokybę. Tokią idėją pateikusiam personalo pareigūnui įkainota nebus.

Kad portalas veiktų normaliai, būtina imtis priemonių, užtikrinančių prieigos prie šio informacijos šaltinio kanalų saugumą ir apsaugą. Jei personalo pareigūnai to nenumatys, jie sulauks saugumo tarnybos pasipriešinimo, o jei jo nebus, tiesiog rizikuoja pakenkti savo įmonei. Todėl, jei į šio projekto įgyvendinimą įtraukiami išorės paslaugų teikėjai, norint gauti nuotolinį Techninė pagalba, kartu su sutarties pasirašymu turėtumėte pasirašyti susitarimą ar įsipareigojimą dėl savo portale paskelbtų asmens duomenų ir informacijos neatskleidimo.

Patvirtinus šį projektą, paskyrus lėšas ir įsigijus visus reikalingus komponentus, šį resursą įdiegėme serveryje, o tolesni darbai buvo suskirstyti į kelis etapus.

Pirmajame etape kūrėjo pasiūlytą paruoštą struktūrą modernizavome naudodami sistemoje įdėtą konstruktorių ir užpildėme turinį. Po to pagrindinės organizacijos vartotojai buvo integruoti į portalo sistemą.

Kitame etape įmonės portalas dirbo bandomuoju režimu. Bandomosios operacijos metu portalo funkcijos buvo pritaikytos pagal poreikius struktūriniai padaliniaiįmonėms optimizuoti verslo procesus. Dalyvaujant IT specialistui, portalas pasipildė naujomis funkcijomis ir sprendimais.

Trečiasis etapas yra nuotolinių vartotojų prijungimas iš filialų. Taip siekėme palaipsniui formuoti holistinį vykstančių verslo procesų suvokimą tarp visų darbuotojų ir didinti kiekvieno darbuotojo priklausymo įmonės vykdomoms užduotims jausmą.

Tiesą sakant, dabar kuriamas virtualus įmonės biuras, į kurį darbuotojai gali patekti iš bet kur ir bet kada.

Ar nuolat vėluojate? Mes jums parodysime!

Jei kas nors mano, kad užtenka įsigyti įrangą, įdiegti joje puslapių, funkcijų ir paslaugų sistemą ir viskas apsivers, apsisuks, visi taps laimingais įrankio savininkais nuo personalo aptarnavimas tada jis klysta.

Be įvairių techninių problemų, gali kilti sunkumų, susijusių su vidinės įmonės kultūros keitimu. Kaip ir bet kuri naujovė, portalas reikalauja pritaikyti darbuotojų suvokimą, kad jis išnaudotų savo galimybes darbe. Visi yra įpratę dirbti „kaip anksčiau“, ir prireiks laiko, kol daugiau darbuotojų supras diegiamos sistemos naudą.

Kadangi įmonės kultūros keitimo procesas yra gana ilgas dalykas, net ir dabar stengiamės išnaudoti visas portalo „įterpimo“ į įmonės gyvenimą formas ir metodus. Vengiame „po gaubtu“ metodų, tačiau papildome šį šaltinį patogiomis paslaugomis ir palaipsniui integruojame portalo naudojimą į taisykles ir nuostatas. Pavyzdžiui, ne taip seniai visiems darbuotojams iš portalo išsiuntėme žinutę: „Ar nuolat vėluojate? Mes jums parodysime!...“ Pranešimuose užfiksuotas apsilankymų padidėjimas. Darbuotojai puolė žiūrėti – ar įvedamos baudžiamosios priemonės už vėlavimą į darbą? Paspaudę nuorodą jie rado žinią, kad įmonių portalą papildė nauja paslauga – viešojo transporto maršrutai, kurie parodys, kaip greičiau nuvykti iš taško A į tašką B.

Priėjome išvados (kad ir bjaurėjomės), kad darbuotojai mieliau eitų į įmonių portalą pasidomėti valgiaraščio nei „pristatymas“. strateginius tikslus Pavyzdžiui, ekonominių pagrindų konvergencijos ir šiuolaikinės ekonomikos egzistencinių simbolių klasterinės analizės fone. Darbuotojai yra žmonės, ir žmonės nori pripažinimo. Todėl suorganizavome galimybę norintiems papasakoti apie savo pomėgius, suteikėme galimybę kiekvienam išsakyti „savo autoritetingą nuomonę“ daugeliu klausimų, iškabinome garbės lentą su nuotraukomis.

Pamažu kartu su visais šiais išoriniais atributais portalas pildosi daug svarbesnių verslo plėtrai komponentų. Šiuo sprendimu jau susidomėjo mūsų partneriai – jie traukia mus keistis patirtimi, kad galėtume įdiegti tą patį įrankį.

• Firmos kultūra

Raktiniai žodžiai:

1 -1

Įmonės portalas – tai automatizuota sistema, skirta vidiniams organizacijos informacijos ištekliams valdyti, taip pat kolektyviniam projektų, užduočių, dokumentų darbui ir darbuotojų bei įmonės klientų bendravimui.

Įmonių portalai gali būti diegiami tiek įmonės serveriuose, tiek debesyje. Kadangi įmonės portalas yra vienintelis informacijos kaupimo ir darbo su ja šaltinis, jį galima drąsiai vadinti vidiniu įmonės socialiniu tinklu su visomis jam būdingomis funkcijomis.

Pagrindinės įmonės portalo funkcijos

Įmonių portalai išplito dėl gausaus funkcijų rinkinio, apimančio beveik visas organizacijos darbuotojų bendradarbiavimui reikalingas sritis. Visų pirma, tai yra:

• Vidaus ir išorės komunikacijos

Portalai leidžia paspartinti bendravimo tarp darbuotojų ir su klientais procesą dėl įprastų pasiuntinių ir kitų mums pažįstamų iš socialinių tinklų įrankių. Tokie kaip „tiesioginis srautas“, įspėjimai ir kt. Galimybė kurti įvairius verslo pokalbius verslo sritims ar projektams pagreitina bendravimo procesą ir teisingų sprendimų priėmimą. Daugelis portalų leidžia skambinti tiems kolegoms, kurie nėra prisijungę. Taip pat modernūs įmonių portalai leidžia bendrauti darbo grupėse ir su įmonės klientais apie vykdomus projektus bei spręsti aktualius klausimus.

• Užduočių ir projektų valdymas

Užduotys ir projektai yra neatsiejama bet kurios organizacijos darbo eigos dalis. Įmonių portaluose, kaip taisyklė, yra daugybė patogių darbo su jais įrankių. Pradedant nuo užduoties nustatymo, kalendoriaus terminų valdymo, delegavimo mechanizmų, kontrolinių sąrašų, paruošti šablonai baigiant įvairiais konstruktoriais ir filtrais. Visa tai leidžia kontroliuoti užduočių atlikimą laiku ir įvertinti darbuotojų darbą, gaunant iš jų atitinkamas ataskaitas.

• Bendradarbiavimas su dokumentais

Daugelio funkcionalumas įmonių portalai labai patogu dirbti su dokumentais. Kurkite, redaguokite, saugokite, nustatykite dokumentų prieigos lygius ir pan. Tuo pačiu metu labai dažnai, norint dirbti su dokumentu, nereikia jo atsisiųsti į savo kompiuterį, o baigus įkelti atnaujintą versiją atgal. trečias vakarėlis internetines paslaugas, pvz., Google Docs ir MS Office leidžia dirbti su dokumentais tiesiai portale. Įmonių portalas leidžia patogiai dalytis dokumentais su kolegomis, kurti išorines nuorodas į dokumentus, kad juos galėtų pasiekti tiek kolegos, tiek klientai.

• Darbo laiko planavimas ir apskaita

Organizacijos veikla labai priklauso nuo darbo drausmės. Įmonių portalų pagalba galite sekti darbuotojų darbo laiką. Jie pažymės darbo dienos pradžią ir pabaigą, taip pat visokias pertraukas, nebuvimus, komandiruotes ir pan. Visa ši informacija padės optimizuoti projektams ir užduotims skirtą laiką. Daugelyje portalų yra geras komplektas susitikimo įrankiai. Masinis kvietimų siuntimas paštu, susitikimų planavimas kalendoriuose, taip pat visų dalyvių informavimas ir susitikimo rezultatai bei užduotys.

• CRM:Klientai ir pardavimai

Daugelis įmonių portalų siūlo CRM sistemų funkcijas, kurios leidžia tvarkyti klientų ir partnerių, su kuriais bendradarbiaujate, kontaktų duomenų bazę. Galimybė įrašyti visus skambučius ir laiškus neleis praleisti daugiausiai svarbius punktus, o pardavimo kanalas padės stebėti pardavimo skyriaus veiklą.

• HR:Personalo valdymas

Įmonių portalai leidžia lengvai pristatyti ir valdyti įmonės struktūrą. Visa reikalinga informacija apie darbuotojus, pvz., kontaktiniai numeriai, prailginimo numeriai, el. pašto adresas ir pan., visada bus po ranka. Nesunku suprasti, kas yra darbo vietoje, ko nėra, kas komandiruotėje ir kas kurį laikinai pavaduoja, o kam šiandien gimtadienis.

• Verslo procesų automatizavimas

Niekas nepagreitina įmonės darbo ir netaupo laiko, nes tai daro automatizuoti verslo procesai. Įmonės portalas siūlo automatizuoti pagrindinius įmonėje prieinamus verslo procesus. Įprastas operacijas, tokias kaip komandiruotės, atostogos, sąskaitų tvirtinimas ir apmokėjimas, galima atlikti daug kartų greičiau.

Kam reikalingas įmonės portalas ir kodėl?

Įmonių portalas, pirmiausia labai patogus įrankisįmonėms, turinčioms daug nuotolinių darbuotojų arba filialų struktūrą. Kur žmonės nėra tame pačiame biure arba daug juda dėl savo veiklos pobūdžio. Įmonės portalas jiems gali būti mobili darbo vieta. Tačiau net ir įmonėms, turinčioms nuolatinį personalą ir vieną vietą, įmonės portalas bus labai naudingas dėl šių priežasčių:

1. Taupomas darbo laikas

Raskite ir apdorokite reikiamą informaciją greičiau. Efektyviau bendraukite su kolegomis ir paspartinkite užduočių atlikimą.

1. Pagerinti darbuotojų produktyvumą

Verslo portalo pagalba kiekvienas visada žinos, ką ir per kokį laiką turi padaryti. Darbo grupės leis tai padaryti efektyviau, o visos sukauptos žinios bus kaupiamos ir perduodamos įmonės viduje.

1. Optimizuokite verslo procesus

Leiskite savo dokumentams ir informacijai tiesiogine prasme skraidyti po organizaciją, o ne šliaužti iš biuro į biurą.

1. Įgykite kontrolę ir valdymą

Visada galite žinoti, kas, kur jie yra, ką dirba ir kiek laiko. Atsiliepimai iš darbuotojų taps daug greitesni ir efektyvesni.

1. Pagerinti valdymo sprendimų kokybę ir verslo efektyvumą

Užduočių atlikimo fakto ataskaitos ir darbuotojų krūvio analizė padės priimti geresnius sprendimus. Dėl to pagerės įmonės darbo kokybė, jos konkurencingumas.

Įmonės portalo parinkimas ir įgyvendinimas

Šiuo metu galima rinktis iš trijų variantų:

1. Pirkti galutinį sprendimą
2. Įmonių portalas kaip debesies sprendimas
3. Portalo kūrimas nuo nulio (priskirtas sprendimas)

Kiekvienas iš variantų turi savo pliusų ir minusų, todėl galutinis sprendimas priklauso nuo organizacijos dydžio, jos tikslų ir įgyvendinimo tikslų.

Ieškote įrankių efektyviam bendradarbiavimui su savo komanda?

Siųskite užklausą nemokamai konsultacijai

Daugelis didelių įmonių turi savo įmonių portalas. Tai reiškia ne oficialią svetainę, sukurtą bendrauti su klientais ir partneriais, o vidinę įmonės svetainę, skirtą išskirtinai jos darbuotojams. Ar tai prabanga, ar tikra būtinybė?

Pradėkime nuo to, kad įmonės portalas nėra visiškai svetainė, nors ir atrodo kaip. Įmonės portalo funkcijos yra platesnės nei vidutinės svetainės. Toks portalas yra žiniatinklio sąsaja, apjungianti informacijos šaltinio, socialinio tinklo ir dokumentų bei kitų failų saugyklos funkcijas. Įprastai įmonės portalas pasiekiamas tik organizacijos vidiniame tinkle (intranete) – žmogus „iš išorės“ į jį neįeis.

Kodėl įmonei reikalingas įmonės portalas? Pirma, jis užtikrina ryšį tarp skirtingų įmonės padalinių ir padalinių sumažinant perdavimo laiką svarbi informacija. Tai ypač pasakytina apie bankus ir kitas organizacijas, turinčias daug padalinių (tame pačiame mieste arba skirtinguose miestuose). Užuot pranešę kiekvienai šakai apie naujoves, informaciją galite skelbti įmonių portale, kad visi ją gautų laiku.

Antra, įmonių portalas užtikrina efektyvų darbuotojų bendravimą. Tai ypač svarbu dirbant prie bendrų projektų. Kaip ir ankstesniu atveju, kiekvienas darbuotojas gali greitai perduoti reikiamą informaciją adresatui. Darbuotojai turi lengvą prieigą prie reikiamų duomenų. Be to, integruota į portalą Socialinis tinklas kompensuoja darbuotojų bendravimo trūkumą - geriau leiskite jiems bendrauti portale darbo klausimais, nei sėdėti „Odnoklassniki“.

Trečia, įmonių portalas palengvina dokumentų srautą ir ataskaitų teikimą. Bendrinamas failų priegloba leidžia įkelti reikalingi dokumentai tiesiai į portalą. Tai palengvina bendrai redaguoti dokumentus. Be to, atsarginės darbo medžiagos kopijos niekada nepakenks.

Įmonių portalu taip pat galima apmokyti ir pritaikyti naujus darbuotojus, stiprinti horizontalius ryšius tarp padalinių, sumažinti komandiruočių poreikį. Darbo organizacijoje procesas taps skaidresnis. Tai būtina ir darbuotojams (įmonės veiklos specifikos išmanymas yra svarbus motyvacijos komponentas), ir valdžios institucijoms (lengviau kontroliuoti darbuotojų darbo procesą).

Žinoma, įmonių portalai turi ir trūkumų. Portalo kūrimą, konfigūravimą ir palaikymą bei administravimą turi atlikti kvalifikuotas specialistas, kuriam reikia mokėti. Pridėti laikiną ir grynųjų pinigų išlaidos apmokyti darbuotojus naudotis portalu.

Taip pat galima įmonių duomenų nutekėjimas konkurentams portalo įsilaužimo atveju. Kartais konkurentams net nereikia naudotis įsilaužėlių paslaugomis – už tam tikrą mokestį užtenka vieno nesąžiningo darbuotojo, kad konkurentams būtų „nutekinama“ vidinė informacija. Taigi labai svarbu užtikrinti maksimalų portalo saugumą – ir tai vėlgi yra išlaidos.

Yra keletas būdų, kaip sukurti įmonės portalą. Galima užsisakyti portalo kūrimas nuo nulio tada jis geriausiai atitiks jūsų individualius reikalavimus. Tačiau toks kūrimas nėra pigus, užima daug laiko, be to, turėsite mokėti kūrėjams už nuolatinį palaikymą. Gali nusipirkite paruoštą platformą, kuris turės būti galutinai sutvarkytas, kad atitiktų jūsų poreikius – tačiau tam greičiausiai prireiks siauro profilio specialistų.

Todėl dauguma įmonių teikia pirmenybę pirkti raktų sprendimai turinio valdymo sistema (TVS). Tokios sistemos turi intuityvią sąsają, todėl specialistams įdiegus ir sukonfigūravus sistemą, beveik bet kuris darbuotojas galės administruoti įmonės portalą. Jam nereikia žinių apie programavimą ar HTML išdėstymą. Bet tai nereiškia, kad portalas gali likti be techninės pagalbos – tiesiog tokiu atveju tai jums kainuos pigiau.

Įmonės portalas yra efektyvi vidinio bendravimo sistema, leidžianti optimizuoti verslo procesus didelės įmonės su daugybe darbuotojų, filialų ir filialų. Bet jei turite nedidelę įmonę, kurios visas personalas telpa dviejuose biuruose, vargu ar toks portalas jums bus naudingas – žaidimas nebus vertas žvakės.

2. Pagal susitarimą.

• B2C (verslas vartotojui) –Automatizuotos sistemos elektroninė prekyba, kurioje juridinis asmuo (įmonė, organizacija) veikia kaip pardavėjas, o fizinis asmuo – kaip pirkėjas.
• B2B (verslas verslui) – Automatizuotos elektroninės prekybos sistemos, kuriose yra pardavimo ir pirkimo procesų subjektai juridiniai asmenys(įmonės, organizacijos).
• B2E (verslas darbuotojui) –Įmonės vidaus sistemos, skirtos įmonės personalo, atskirų struktūrų ar padalinių darbui organizuoti.

Įmonių portalai B2C, B2B, B2Eįtraukti įmonių portalus EAP, EIP, EKP, tačiau pastarųjų pagrindu galima sukurti kitas labai skirtingas sistemas.

Remiantis tuo, kas išdėstyta, įmonės portalas yra skirtas šioms pagrindinėms užduotims išspręsti:

1. Kūrimas informacinė bazėįmonės, turinčios informacijos klasifikavimo ir išgavimo sistemą.
2. Vieningos (įprastos naršyklės, kuriai nereikia specialaus kliento programinė įranga) personalizuota realiu laiku prieiga prie įmonės informacijos ir programų įmonės darbuotojams, taip pat įgaliotiems įmonės klientams, tiekėjams ir partneriams, nepriklausomai nuo jų teritorinės padėties.
3. Komandinio darbo realiu laiku užtikrinimas įmonės darbuotojams, taip pat įgaliotiems įmonės klientams, tiekėjams ir partneriams, nepriklausomai nuo jų teritorinės padėties.

Pirmas punktas sprendžia informacijos įvedimo, saugojimo ir gavimo klausimą. Daugelyje įmonių spintelių ir aplankų su įvairia informacija, išsibarsčiusių po skirtingus skyrius, skaičius viršija ribą, kai paprastai įmanoma rasti reikiamą informaciją (ir gulint viename iš vieno iš kabinetų viename iš skyrių aplankų) skirtą laiką. O dar blogiau, kai gali rasti pasenusią neaktualią informaciją, priimti ją kaip aktualią ir panaudoti priimdamas sprendimus.

Antras punktas sprendžia informacijos prieigos, nepriklausančios nuo teritorijos ir paros laiko, bet griežtai personalizuotos prieigos klausimą. Kiekvienas vartotojas gali matyti ir gauti tik tą informaciją, prie kurios jam suteikta prieiga.

Trečia pastraipa sprendžia bendro darbo uždavinius, tuos uždavinius, kurių tradicinės įmonių sistemos negali išspręsti be interneto technologijų naudojimo, t.y. nesinaudodami įmonių portalais. Šie įmonių portalai gali būti naudojami kaip atskiri posistemiai įmonių sistemos, ir kaip atskiras atskiras programas.

Vienintelis įmonės portalo apribojimas yra interneto prieigos, bet Mobilusis internetas ir palydovinio interneto, praktiškai panaikinti visus teritorinius apribojimus. Be to, įmonės informacijos portalas yra kelių platformų sprendimas, kuris taip pat nepriklauso nuo aparatinės įrangos ar taikomųjų programų.

Aukščiau pateikti apibrėžimai ir iš to kylančios problemos praktiškai neturi ribų. Galų gale, iš esmės, remiantis vieninga naršykle, galite sukurti įmonę informacinė sistema bet kokio dydžio įmonės. Be to, galbūt taip būtų, jei interneto technologijos būtų atsiradusios dvidešimt metų anksčiau.

Remdamiesi visais žinomais apibrėžimais, portalų tipais ir jiems keliamomis užduotimis, pateiksime tokį bendrą ir trumpą apibrėžimą.

Įmonės portalas yra žiniatinklio- įmonės portalas, kuriame pateikiama įmonės informacija ir paslaugos bei suteikiama personalizuota prieiga prie jų įmonės darbuotojams ir kitiems įgaliotiems vartotojams.

Tiesą sakant, šis apibrėžimas nustato tik du privalomus kriterijus, pagal kuriuos programa gali būti klasifikuojama kaip įmonės portalas:

1. Žiniatinklissąsaja
2. Personalizuota prieiga

Visais kitais atžvilgiais suteikiama visiška laisvė, o tai paaiškina daugybę įmonių portalų tipų ir mastelių.

Be šio straipsnio, galite pažvelgti į dabartinio skyriaus temą:
6 straipsniai skiltyje "Enciklopedija"
skiltyje „Straipsniai“.
skiltyje „Istorija“.
__________________