Įmonės portalo užduotys ir apibrėžimas. Įmonės portalas: kaip, kodėl ir kodėl Įmonės portalo pasirinkimas ir įgyvendinimas

Daugelis didelių įmonių turi savo įmonių portalas. Tai reiškia ne oficialią svetainę, sukurtą bendrauti su klientais ir partneriais, o vidinę įmonės svetainę, skirtą išskirtinai jos darbuotojams. Ar tai prabanga, ar tikra būtinybė?

Pradėkime nuo to, kad įmonės portalas nėra visiškai svetainė, nors ir atrodo kaip. Funkcijos įmonių portalas platesnės nei vidutinės svetainės funkcijos. Toks portalas yra žiniatinklio sąsaja, apjungianti informacijos šaltinio, socialinio tinklo ir dokumentų bei kitų failų saugyklos funkcijas. Įprastai įmonės portalas pasiekiamas tik organizacijos vidiniame tinkle (intranete) – žmogus „iš išorės“ į jį neįeis.

Kodėl įmonei reikalingas įmonės portalas? Pirma, jis užtikrina ryšį tarp skirtingų įmonės padalinių ir padalinių sumažinant perdavimo laiką svarbi informacija. Tai ypač pasakytina apie bankus ir kitas organizacijas, turinčias daug padalinių (tame pačiame mieste arba skirtinguose miestuose). Užuot pranešę kiekvienai šakai apie naujoves, informaciją galite skelbti įmonių portale, kad visi ją gautų laiku.

Antra, įmonių portalas užtikrina efektyvų darbuotojų bendravimą. Tai ypač svarbu dirbant prie bendrų projektų. Kaip ir ankstesniu atveju, kiekvienas darbuotojas gali greitai perduoti reikiamą informaciją adresatui. Darbuotojai turi lengvą prieigą prie reikiamų duomenų. Be to, į portalą integruotas socialinis tinklas kompensuoja darbuotojų bendravimo trūkumą – jiems geriau bendrauti portale darbo klausimais, nei sėdėti „Odnoklassniki“.

Trečia, įmonių portalas palengvina dokumentų srautą ir ataskaitų teikimą. Bendrinamas failų priegloba leidžia įkelti reikalingi dokumentai tiesiai į portalą. Tai palengvina bendrai redaguoti dokumentus. Be to, atsarginės darbo medžiagos kopijos niekada nepakenks.

Įmonių portalu taip pat galima apmokyti ir pritaikyti naujus darbuotojus, stiprinti horizontalius ryšius tarp padalinių, sumažinti komandiruočių poreikį. Darbo organizacijoje procesas taps skaidresnis. Tai būtina ir darbuotojams (įmonės veiklos specifikos išmanymas yra svarbus motyvacijos komponentas), ir valdžios institucijoms (lengviau kontroliuoti darbuotojų darbo procesą).

Žinoma, įmonių portalai turi ir trūkumų. Portalo kūrimą, konfigūravimą ir palaikymą bei administravimą turi atlikti kvalifikuotas specialistas, kuriam reikia mokėti. Pridėti laikiną ir grynųjų pinigų išlaidos apmokyti darbuotojus naudotis portalu.

Taip pat galima įmonių duomenų nutekėjimas konkurentams portalo įsilaužimo atveju. Kartais konkurentams net nereikia naudotis programišių paslaugomis – už tam tikrą mokestį užtenka vieno nesąžiningo darbuotojo, kad „nutekėtų“ konkurentams vidinės informacijos. Taigi labai svarbu užtikrinti maksimalų portalo saugumą – ir tai vėlgi yra išlaidos.

Yra keletas būdų, kaip sukurti įmonės portalą. Galima užsisakyti portalo kūrimas nuo nulio tada jis geriausiai atitiks jūsų individualius reikalavimus. Tačiau toks kūrimas nėra pigus, užima daug laiko, be to, turėsite mokėti kūrėjams už nuolatinį palaikymą. Gali nusipirkite paruoštą platformą, kuris turės būti galutinai sutvarkytas, kad atitiktų jūsų poreikius – tačiau tam greičiausiai prireiks siauro profilio specialistų.

Todėl dauguma įmonių teikia pirmenybę pirkti raktų sprendimai turinio valdymo sistema (TVS). Tokios sistemos turi intuityvią sąsają, todėl specialistams įdiegus ir sukonfigūravus sistemą, beveik bet kuris darbuotojas galės administruoti įmonės portalą. Jam nereikia žinių apie programavimą ar HTML išdėstymą. Bet tai nereiškia, kad portalas gali likti be techninės pagalbos – tiesiog tokiu atveju tai jums kainuos pigiau.

Įmonės portalas yra efektyvi vidinio bendravimo sistema, leidžianti optimizuoti verslo procesus didelės įmonės su daugybe darbuotojų, filialų ir filialų. Bet jei turite nedidelę įmonę, kurios visas personalas telpa dviejuose biuruose, vargu ar toks portalas jums bus naudingas – žaidimas nebus vertas žvakės.

2. Pagal susitarimą.

• B2C (verslas vartotojui) –Automatizuotos sistemos elektroninė prekyba, kurioje juridinis asmuo (įmonė, organizacija) veikia kaip pardavėjas, o fizinis asmuo – kaip pirkėjas.
• B2B (verslas verslui) – Automatizuotos elektroninės prekybos sistemos, kuriose yra pardavimo ir pirkimo procesų subjektai juridiniai asmenys(įmonės, organizacijos).
• B2E (verslas darbuotojui) –Įmonės vidaus sistemos, skirtos įmonės personalo, atskirų struktūrų ar padalinių darbui organizuoti.

Įmonių portalai B2C, B2B, B2Eįtraukti įmonių portalus EAP, EIP, EKP, tačiau pastarųjų pagrindu galima sukurti kitas labai skirtingas sistemas.

Remiantis tuo, kas išdėstyta, įmonės portalas yra skirtas šioms pagrindinėms užduotims išspręsti:

1. Kūrimas informacinė bazėįmonės, turinčios informacijos klasifikavimo ir išgavimo sistemą.
2. Vieningos (įprastos naršyklės, kuriai nereikia specialaus kliento programinė įranga) personalizuota realiu laiku prieiga prie įmonės informacijos ir programų įmonės darbuotojams, taip pat įgaliotiems įmonės klientams, tiekėjams ir partneriams, nepriklausomai nuo jų teritorinės padėties.
3. Komandinio darbo realiu laiku užtikrinimas įmonės darbuotojams, taip pat įgaliotiems įmonės klientams, tiekėjams ir partneriams, nepriklausomai nuo jų teritorinės padėties.

Pirmas punktas sprendžia informacijos įvedimo, saugojimo ir gavimo klausimą. Daugelyje įmonių spintelių ir aplankų su įvairia informacija, išsibarsčiusių po skirtingus skyrius, skaičius viršija ribą, kai paprastai įmanoma rasti reikiamą informaciją (ir gulint viename iš vieno iš kabinetų viename iš skyrių aplankų) skirtą laiką. O dar blogiau, kai gali rasti pasenusią neaktualią informaciją, priimti ją kaip aktualią ir panaudoti priimdamas sprendimus.

Antras punktas sprendžia informacijos prieigos, nepriklausančios nuo teritorijos ir paros laiko, bet griežtai personalizuotos prieigos klausimą. Kiekvienas vartotojas gali matyti ir gauti tik tą informaciją, prie kurios jam suteikta prieiga.

Trečia pastraipa sprendžia bendro darbo uždavinius, tuos uždavinius, kurių tradicinės įmonių sistemos negali išspręsti be interneto technologijų naudojimo, t.y. nesinaudodami įmonių portalais. Šie įmonių portalai gali būti naudojami kaip atskiri posistemiai įmonių sistemos, ir kaip atskiras atskiras programas.

Vienintelis įmonės portalo apribojimas yra interneto prieigos, bet Mobilusis internetas ir palydovinio interneto, praktiškai panaikinti visus teritorinius apribojimus. Be to, įmonės informacijos portalas yra kelių platformų sprendimas, kuris taip pat nepriklauso nuo aparatinės įrangos ar taikomųjų programų.

Aukščiau pateikti apibrėžimai ir iš to kylančios problemos praktiškai neturi ribų. Galų gale, iš esmės, remiantis vieninga naršykle, galite sukurti įmonę informacinė sistema bet kokio dydžio įmonės. Be to, galbūt taip būtų, jei interneto technologijos būtų atsiradusios dvidešimt metų anksčiau.

Remdamiesi visais žinomais apibrėžimais, portalų tipais ir jiems keliamomis užduotimis, pateiksime tokį bendrą ir trumpą apibrėžimą.

Įmonės portalas yra žiniatinklio- įmonės portalas, kuriame pateikiama įmonės informacija ir paslaugos bei suteikiama personalizuota prieiga prie jų įmonės darbuotojams ir kitiems įgaliotiems vartotojams.

Tiesą sakant, šis apibrėžimas nustato tik du privalomus kriterijus, pagal kuriuos programa gali būti klasifikuojama kaip įmonės portalas:

1. Žiniatinklissąsaja
2. Personalizuota prieiga

Visais kitais atžvilgiais suteikiama visiška laisvė, o tai paaiškina daugybę įmonių portalų tipų ir mastelių.

Be šio straipsnio, galite pažvelgti į dabartinio skyriaus temą:
6 straipsniai skiltyje "Enciklopedija"
skiltyje „Straipsniai“.
skiltyje „Istorija“.
__________________

Įmonės informacijos portalas(Enterprise Information Portal, EIP) – taip pat žinomas kaip įmonių portalas. Informacinis automatizuota sistema vieningai teikiant darbuotojams reikiamas paslaugas. Įmonės portalas turi tiek ribotą prieigą darbuotojams, tiek (jei pati įmonė pageidauja) nemokamą prieigą visiems. Bet kuriuo atveju EIP sistema suteikia saugią prieigą prie vieno šaltinio (dažniausiai per žiniatinklio sąsają), o apskritai įmonės portalas yra informacijos kaupimo ir personalizavimo priemonė.

Pirmasis termino apibrėžimas nedviprasmiškai kalba apie pirmųjų portalų paskirtį: „Įmonių informacijos portalai (EIP) yra programos, leidžiančios įmonėms atskleisti informaciją, saugomą organizacijoje ir už jos ribų, ir kiekvienam vartotojui suteikti vieną prieigos tašką. jam skirta informacija.pagrįstai būtinos informacijos valdymo sprendimai» (Christopher C. Shilakes ir Julie Tylman, „Įmonių informacijos portalai“, 1998 m. lapkritis).

Pirmojo laikotarpio portalai buvo naudojami kaip vadovybės informacijos paskelbimo įmonės darbuotojams įrankis. Tai buvo svetainė su informacija apie įmonę, kurios viename iš puslapių buvo galima organizuoti paprastą vidinį forumą. Portalas pateikė informaciją apie naujausius organizacinis pasikeitimasįmonėje, skaitykite naujienas. Be to, portalas tarnavo kaip paprasta failų saugykla.

Tobulėjant technologijoms, išsiplėtė portalų funkcijos. Nuo 2000 m. įmonės darbuotojai portale pradėjo ieškoti reikalingos informacijos, gauti atsakymus į rūpimus klausimus. Portalų technologijos sukurtos duomenų struktūrizavimo ir klasifikavimo kryptimi, didinant reikalingos informacijos paieškos greitį ir efektyvumą, taip pat suteikiant reikiamą formatą rezultatams pateikti. Šiuo laikotarpiu įmonių portalai pradėjo funkcionuoti kaip žinių bazės įvairiose su įmonės veikla susijusių dalykų srityse.

Gartner apibrėžimai

EIP: atranka ir įgyvendinimas

Įmonių portalų ir sprendimų gamintojai

Įmonės portalas – tai automatizuota sistema, skirta vidiniams organizacijos informacijos ištekliams valdyti, taip pat kolektyviniam projektų, užduočių, dokumentų darbui ir darbuotojų bei įmonės klientų bendravimui.

Įmonių portalai gali būti diegiami tiek įmonės serveriuose, tiek debesyje. Kadangi įmonės portalas yra vienintelis informacijos kaupimo ir darbo su ja šaltinis, jį galima drąsiai vadinti vidiniu įmonės socialiniu tinklu su visomis jam būdingomis funkcijomis.

Pagrindinės įmonės portalo funkcijos

Įmonių portalai išplito dėl gausaus funkcijų rinkinio, apimančio beveik visas organizacijos darbuotojų bendradarbiavimui reikalingas sritis. Visų pirma, tai yra:

• Vidaus ir išorės komunikacijos

Portalai leidžia paspartinti bendravimo tarp darbuotojų ir su klientais procesą dėl įprastų pasiuntinių ir kitų mums žinomų įrankių. socialiniai tinklai. Tokie kaip „tiesioginis srautas“, įspėjimai ir kt. Galimybė kurti įvairius verslo pokalbius verslo sritims ar projektams pagreitina bendravimo procesą ir teisingų sprendimų priėmimą. Daugelis portalų leidžia skambinti tiems kolegoms, kurie nėra prisijungę. Taip pat modernūs įmonių portalai leidžia bendrauti darbo grupėse ir su įmonės klientais apie vykdomus projektus bei spręsti aktualius klausimus.

• Užduočių ir projektų valdymas

Užduotys ir projektai yra neatsiejama bet kurios organizacijos darbo eigos dalis. Įmonių portaluose, kaip taisyklė, yra daugybė patogių darbo su jais įrankių. Pradedant nuo užduoties nustatymo, kalendoriaus terminų valdymo, delegavimo mechanizmų, kontrolinių sąrašų, paruošti šablonai baigiant įvairiais konstruktoriais ir filtrais. Visa tai leidžia kontroliuoti užduočių atlikimą laiku ir įvertinti darbuotojų darbą, gaunant iš jų atitinkamas ataskaitas.

• Bendradarbiavimas su dokumentais

Daugelio įmonių portalų funkcionalumas leidžia labai patogiai dirbti su dokumentais. Kurkite, redaguokite, saugokite, nustatykite dokumentų prieigos lygius ir pan. Tuo pačiu metu labai dažnai, norint dirbti su dokumentu, nereikia jo atsisiųsti į savo kompiuterį, o baigus įkelti atnaujintą versiją atgal. trečias vakarėlis internetines paslaugas, pvz., Google Docs ir MS Office leidžia dirbti su dokumentais tiesiai portale. Įmonių portalas leidžia patogiai dalytis dokumentais su kolegomis, kurti išorines nuorodas į dokumentus, kad juos galėtų pasiekti tiek kolegos, tiek klientai.

• Darbo laiko planavimas ir apskaita

Organizacijos veikla labai priklauso nuo darbo drausmės. Įmonių portalų pagalba galite sekti darbuotojų darbo laiką. Jie pažymės darbo dienos pradžią ir pabaigą, taip pat visokias pertraukas, nebuvimus, komandiruotes ir pan. Visa ši informacija padės optimizuoti projektams ir užduotims skirtą laiką. Daugelyje portalų yra geras komplektas susitikimo įrankiai. Masinis kvietimų siuntimas paštu, susitikimų planavimas kalendoriuose, taip pat visų dalyvių informavimas ir susitikimo rezultatai bei užduotys.

• CRM:Klientai ir pardavimai

Daugelis įmonių portalų siūlo CRM sistemų funkcijas, kurios leidžia tvarkyti klientų ir partnerių, su kuriais bendradarbiaujate, kontaktų duomenų bazę. Galimybė įrašyti visus skambučius ir laiškus neleis praleisti daugiausiai svarbius punktus, o pardavimo kanalas padės stebėti pardavimo skyriaus veiklą.

• HR:Personalo valdymas

Įmonių portalai leidžia lengvai pristatyti ir valdyti įmonės struktūrą. Visa reikalinga informacija apie darbuotojus, pvz., kontaktiniai numeriai, prailginimo numeriai, el. pašto adresas ir pan., visada bus po ranka. Nesunku suprasti, kas yra darbo vietoje, ko nėra, kas komandiruotėje ir kas kurį laikinai pavaduoja, o kam šiandien gimtadienis.

• Verslo procesų automatizavimas

Niekas nepagreitina įmonės darbo ir netaupo laiko, nes tai daro automatizuoti verslo procesai. Įmonės portalas siūlo automatizuoti pagrindinius įmonėje prieinamus verslo procesus. Įprastas operacijas, tokias kaip komandiruotės, atostogos, sąskaitų tvirtinimas ir apmokėjimas, galima atlikti daug kartų greičiau.

Kam reikalingas įmonės portalas ir kodėl?

Įmonių portalas, pirmiausia labai patogus įrankisįmonėms, turinčioms daug nuotolinių darbuotojų arba filialų struktūrą. Kur žmonės nėra tame pačiame biure arba daug juda dėl savo veiklos pobūdžio. Įmonės portalas jiems gali būti mobili darbo vieta. Tačiau net ir įmonėms, turinčioms nuolatinį personalą ir vieną vietą, įmonės portalas bus labai naudingas dėl šių priežasčių:

1. Taupomas darbo laikas

Raskite ir apdorokite reikiamą informaciją greičiau. Efektyviau bendraukite su kolegomis ir paspartinkite užduočių atlikimą.

1. Pagerinti darbuotojų produktyvumą

Verslo portalo pagalba kiekvienas visada žinos, ką ir per kokį laiką turi padaryti. Darbo grupės leis tai padaryti efektyviau, o visos sukauptos žinios bus kaupiamos ir perduodamos įmonės viduje.

1. Optimizuokite verslo procesus

Leiskite savo dokumentams ir informacijai tiesiogine prasme skraidyti po organizaciją, o ne šliaužti iš biuro į biurą.

1. Įgykite kontrolę ir valdomumą

Visada galite žinoti, kas, kur jie yra, ką dirba ir kiek laiko. Atsiliepimai iš darbuotojų taps daug greitesni ir efektyvesni.

1. Pagerinti valdymo sprendimų kokybę ir verslo efektyvumą

Užduočių atlikimo fakto ataskaitos ir darbuotojų krūvio analizė padės priimti geresnius sprendimus. Dėl to pagerės įmonės darbo kokybė, jos konkurencingumas.

Įmonės portalo parinkimas ir įgyvendinimas

Šiuo metu galima rinktis iš trijų variantų:

1. Pirkti galutinį sprendimą
2. Įmonių portalas kaip debesies sprendimas
3. Portalo kūrimas nuo nulio (priskirtas sprendimas)

Kiekvienas iš variantų turi savo pliusų ir minusų, todėl galutinis sprendimas priklauso nuo organizacijos dydžio, jos tikslų ir įgyvendinimo tikslų.

Ieškote įrankių efektyviam bendradarbiavimui su savo komanda?

Atsiųskite užklausą nemokamai konsultacijai