Hujjat namunalari elektron shaklda. Elektron hujjat nima. Elektron hujjatning huquqiy ahamiyati

An'anaviy ofis ishlarini elektron hujjat aylanishi bilan bog'lash har doim ham oson emas. Ushbu maqolada siz elektron hujjatlar haqidagi eng mashhur beshta savolga javob topasiz. Sizga elektron hujjat nima ekanligini, u qachon qog'ozga o'tkazilishi va o'tkazilishi kerakligini, elektron hujjat almashinuvini qonuniy ahamiyatga ega qilish, qog'oz hujjatga ilova sifatida elektron hujjatni qanday berish va elektron hujjatlarni qanday saqlash kerakligini aytib beramiz.

1 -SAVOL: ELEKTRON HUJJAT NIMA?

Elektron hujjat o'z ichiga oladi hayot davrasi- yaratilishdan halokatga qadar - in elektron formatda... Bosilgan elektron hujjat - skanerdan o'tkazilgan qog'oz hujjati kabi - asl nusxasi.

IN oxirgi yillar ofis ishi nazariyasi va amaliyoti elektron oqim va qog'oz hujjatlari bilan "do'stlashishga" intiladi, shu bilan birga hujjat aylanishining Internet maydonidan tezda chiqib ketadi va shu bilan birga uning huquqiy ahamiyatini saqlab qoladi. Masalan, elektron pochtaning bir nechta variantlari mavjud, ulardan faqat bittasi haqiqiy elektron hujjatdir:

• elektron imzo bilan imzolangan xat haqiqiy elektron hujjatdir;
• elektron pochta orqali yuborilgan xabar hujjat emas, lekin agar aloqa ishtirokchilari bu borada kelishgan bo'lsa, bo'lishi mumkin;
• xatning qog'ozdagi skaner qilingan nusxasi elektron hujjat emas, lekin agar jo'natuvchi va oluvchi bunday nusxalarni almashtirishga rozi bo'lsa yuridik kuch, keyin elektron pochta orqali yuborilgan bunday nusxani elektron pochtaga tenglashtirish mumkin. Uchinchi savolga javobda biz bu haqda ko'proq gaplashamiz.

2 -SAVOL: ELEKTRON HUJJATLARNI QANDAY OVQAT QILISH UChUN?

Siz elektron hujjatlar bilan ham onlayn, ham qog'ozda ishlashingiz mumkin. Albatta, elektron hujjatlarni elektron pochta yoki elektron hujjat aylanish tizimi (bundan buyon matnda - EDMS) yordamida almashish osonroq va tezroq, lekin bu har doim ham mumkin emas. Natijada qog'oz nusxalari olinadi elektron hujjatlar.

Chop etish elektron pochta u ustida ishlash uchun siz qila olasiz, lekin unutmang: agar siz elektron platformada qabul qiluvchingiz bilan xat almashayotgan bo'lsangiz, bu xatning javobi elektron bo'lishi kerak. Bundan tashqari: fuqaro o'z murojaatiga elektron pochta orqali javob yuborishni talab qilishi mumkin.

Tashkilotning ichki qoidalari ma'lum bir hujjat faqat elektron shaklda mavjudligini belgilashi mumkin. Qoidaga ko'ra, xizmat ko'rsatuvlari onlayn maydonda birinchi bo'lib ko'rsatiladi. Xodimlar ularni EDMS, bulutli xizmatlar yoki elektron pochta orqali almashadilar.

Biroq, elektron hujjatlarni qog'ozga joylashtirish uchun ularni chop etishni belgilaydigan normalar mavjud.

3 -SAVOL: ELEKTRON HUJJATLARNI QO'LLANGAN HUJJATLARNING HUQUQI YUQORINI QANDAY QILISH KERAK?

Elektron hujjatlar elektron raqamli imzo (bundan keyin - ERI) bilan imzolanadi. Shu bilan birga, faqat mustahkamlangan malakali EDS, ya'ni Rossiya telekommunikatsiya va ommaviy kommunikatsiyalar vazirligida akkreditatsiyadan o'tgan sertifikatlashtirish markazida ro'yxatdan o'tgan, qo'lda yozilganning mutlaq analogidir. U davlat idoralari bilan muloqot qilishda ishlatilishi mumkin. Tashkilotlar bir -birlari bilan har qanday turdagi ERI imzolangan hujjatlar yordamida bog'lanishlari mumkin: takomillashtirilgan malakali, malakasiz yoki oddiy. Shartnomada qanday elektron raqamli imzo ishlatilishi ko'rsatilishi kerak.

Tomonlarning elektron imzodan foydalanish to'g'risidagi bitim parchasi 1 -misolda keltirilgan.

Agar xohlasa, tomonlar kelishuvda pochta mijozlari va messenjerlaridagi xabarlar, sms -xabarlar qonuniy kuchga ega bo'lishini belgilashi mumkin.

4 -SAVOL: Qog'ozli maktubga elektron hujjatni qanday yopishtirish kerak?

Hujjatlar paketlari tashkilotdan xatlar bilan yuboriladi. Elektron hujjatlar bundan mustasno emas. Lekin ba'zida siz bir nechta qog'oz va bir nechta elektron qo'shimchalari bo'lgan ilova xati yuborishingiz kerak bo'ladi. Bunday holda, avval siz elektron arizani tayyorlashingiz kerak: uni CD yoki flesh -kartaga yozib oling. Keyin muqova xati yozing. Nihoyat, qo'shimchani disk yoki flesh -disk bilan konvertga soling.

Asosiy rekvizitlar biriktirilgan xat- o'zgaruvchi 19 "Ilova eslatmasi".

Bu erda muqova xati (2 -misol) va disk qopqog'i (3 -misol) misollari keltirilgan.

5 -SAVOL: ELEKTRON HUJJATLARNI QANDAY SAQLASH KERAK?

Elektron hujjatlarni saqlashning asosiy printsipi - bu vosita tomonidan kamsitish emas! Qog'oz va elektron fayllarni arxivlash qoidalari bir xil. Biroq, elektron hujjatlarni saqlashning o'ziga xos xususiyatlari bor. Ular Arxiv fondidan hujjatlarni saqlash, olish, hisobga olish va ulardan foydalanishni tashkil etish Qoidalarida ko'rsatilgan. Rossiya Federatsiyasi va davlat hokimiyati organlarida, mahalliy hokimiyat va tashkilotlarda boshqa hujjatlar (bundan keyin - Qoidalar 2015).

Elektron hujjat saqlashga jo'natilishidan oldin u yaratilgan dasturdan tushiriladi va o'zgartirilmaydigan formatda saqlanadi: 2015 yilgi qoidalar PDF / A ni tavsiya qiladi, lekin tashkilot sotib olishi kerak bo'ladi. dasturiy ta'minot u bilan ishlash. Ko'p tashkilotlarga mos keladigan elektron hujjatlarni saqlashning eng maqbul formati PDF.

Elektron fayl alohida elektron tashuvchida qayd qilinadi. Eng yaxshi variant-bir marta yoziladigan CD. 2015 yilgi qoidalar elektron faylni ikkita diskka yozib qo'yishni talab qiladi: bitta nusxasi - ishchi, ikkinchisi - asosiysi. Bu faqat doimiy va uzoq muddatli (10 yildan ortiq) saqlash muddatlari uchun amal qiladi. Agar faylni saqlash muddati besh yil bo'lsa, uni arxivga o'tkazib bo'lmaydi, shunchaki uni o'zgarmaydigan formatda saqlash mumkin. Agar bunday holatni saqlashga o'tkazish kerak bo'lsa, uni bitta diskka yozish kifoya qiladi.

Har bir holat uchun qopqoq tuziladi (4 -misol).

Disklardagi elektron fayllar tashkilotda qabul qilingan tartibda arxivga o'tkaziladi.

Xulosa

1. Yaratilishdan halokatga qadar elektron hujjatlar elektron shaklda mavjud.
2. Siz istalgan muhitda elektron hujjatlar bilan ishlashingiz mumkin.
3. Tashkilot bir -biri bilan kelishilgan holda elektron hujjatlarni almashish qoidalarini o'rnatadi.
4. Qog'oz xatiga elektron hujjat ilova qilinishi mumkin. Ariza GOST R 7.0.97 ga muvofiq tuzilgan. Axborot, kutubxonachilik va nashriyot standartlari tizimi. Tashkiliy va ma'muriy hujjatlar. Hujjatlarni rasmiylashtirishga qo'yiladigan talablar.
5. Elektron hujjatlar 2015 yilgi Qoidalarga muvofiq tuzilgan CD-ROMlarda tashkilot arxiviga o'tkaziladi.

Bir paytlar, xizmatchilar o'tishga qarshilik ko'rsatgan qog'oz jurnallari elektron hujjat aylanishi tizimlarida ro'yxatdan o'tish. Endi, aksariyat tashkilotlarda, hujjatlarni ichki tasdiqlash allaqachon EDMSda (elektron hujjat aylanish tizimi) amalga oshirilgan va xavotirga solmaydi. Endi bizda to'liq elektron hujjatlarga o'tishning yanada istiqbollarini ta'minlaydigan yangi imkoniyatlar paydo bo'ldi. Biroq, ayni paytda, yangi qo'rquvlar bizni yengishni boshlaydi.

Ba'zi odamlar "elektron hujjat" iborasini o'qiyotganda noaniqlik va shubhalanish tuyg'usini boshdan kechirishlari mumkin. Ko'p savollar darhol aqlga keladi: bu ishonchlimi? Qanday saqlash kerak? Sudlar qabul qiladimi?

Lekin nima uchun hech kim qog'oz bilan ishlashda bir xil savollarni bermaydi, balki bu tanish va ishonchli ko'rinadi. Garchi "qog'oz" qonunchiligi nomukammal va siz kamchiliklarni topishingiz mumkin. Ha, normativ baza elektron hujjat aylanishi ham mukammal emas va hali ham oq dog'lar bor, lekin u rivojlanmoqda va doimiy ravishda takomillashib bormoqda, "qog'oz" qonunchiligi esa asta -sekin eskiradi.

Ammo bizning savollarimiz haqida nima deyish mumkin? Siz ularga javob izlashingiz kerak. Elektron hujjat -, uni saqlang va sudlar.

Endi elektron hujjatlarga o'tish to'g'risida qaror qabul qilish vaqti keldi va qog'oz bilan yoshini yashamaslik kerak. Savol va tashvishlaringizga javob olish vaqti keldi, shunda keyinroq ushlanib qolmaslik uchun.

Elektron hujjatning huquqiy ahamiyati

Qog'ozsiz qanday hujjatlar qilish mumkinligini tushunish uchun, birinchi navbatda, elektron hujjat huquqiy nuqtai nazardan qanday qaralishini aniqlash kerak.

Ammo elektron hujjatlar bu konservativ sohani ham zabt etmoqda. Hatto shunday ko'rinadigan, o'zgarmas qog'oz kabi Mehnat tarixi, tez orada qonunchilar elektron shaklga o'tishni rejalashtirmoqda.

Biroq, kadrlar yozuvlari mavjud bo'lib, ular to'liq elektron shaklga o'tkazilishi mumkin:

• mehnat shartnomalarini ro'yxatdan o'tkazish va ularga o'zgartirishlar kiritish jurnali;
• ishga joylashish uchun buyurtmalar reestri;
• T-60 shakli (xodimga ta'til berish to'g'risidagi eslatma-hisob-kitob);
• T-61 shakli (tugatilganda eslatma-hisoblash mehnat shartnomasi xodim bilan (ishdan bo'shatish));
• ish jadvali va boshqalar.

Ushbu hujjatlarni saqlashga kelsak, qonun hujjatlariga muvofiq, elektron hujjatlar ularning qog'ozdagi nusxalari uchun belgilangan muddat davomida saqlanadi. Ammo, bu shunchaki javondan qog'oz kabi olinadigan hujjat emasligi sababli, u ustma -ust joylashtirilgan. qo'shimcha depozit talabi elektron hujjatlarni, shuningdek elektron imzoning haqiqiyligini tekshirish vositalarini ko'paytirishni ta'minlaydi. Bu mablag'larni saqlash muddati hujjatning saqlash muddatiga teng.

Elektron hujjatlarga o'tishda, ular kontragentlar, nazorat qiluvchi organlar va agar kerak bo'lsa, sud orqali o'tkazishga tayyor bo'lishi kerakligini esdan chiqarmaslik kerak. Xususan, FTS almashish shakli va usuliga qattiq talablar qo'yadi. Kontragentlar bilan almashish osonroq.

Quyidagi jadvalda Federal Soliq xizmati tomonidan yozilgan vaqtda qabul qilinishi mumkin bo'lgan barcha hujjatlar ko'rsatilgan (Federal Soliq Xizmatining 2012 yil 29 iyundagi MM-7-6 / buyrug'iga binoan). [elektron pochta himoyalangan]). Hujjatlar aniq formatda (xml) yuborilishi kerak bo'lgan va skaner qilingan rasmlarda yuboriladigan hujjatlarga bo'linadi.

Xml faylida tekshiruvga topshirilishi mumkin bo'lgan tasdiqlangan formatlar bo'yicha yaratilgan elektron hujjatlar (rasmiylashtirilgan hujjatlar)

Internet orqali jpg, tif, pdf yoki pgn grafik formatida tekshiruvga yuborilishi mumkin bo'lgan har qanday shakldagi elektron hujjatlar (yoki qog'ozdagi hujjatlar) (rasmiylashtirilmagan hujjatlar)

Federal soliq xizmatining 2017 yil 18 yanvardagi MMV-7-6 / buyrug'i kuchga kirgandan keyin. [elektron pochta himoyalangan], hujjatlar ro'yxati uchun xml faylining yangi formatini tasdiqlagan, xml fayllarini ham, qog'ozli hujjatlarni ham skanerlangan tasvirlar ko'rinishida (jpg, tif, pdf formatida) TCS orqali yuborish mumkin bo'ldi. Yangi inventarizatsiya 2017 yil 1 iyundan amal qiladi. Shunday qilib, TCS orqali nafaqat elektron hujjatlar, balki dastlab qog'ozda tuzilgan hujjatlar ham yuborilishi mumkin.

Shuni esda tutish kerakki, idishda soliq organi xml kengaytmasi bo'lgan fayllarni ham, tegishli formatdagi skanerlangan fayllarni ham o'z ichiga olishi mumkin.

Yuqoridagi jadvalda keltirilgan hujjatlar ro'yxati to'liq (hozirda) va agar soliq to'lovchidan boshqa ma'lumotlar so'ralsa, ulardan ham foydalanish mumkin bo'lmaydi. shaxsiy hisob na soliq to'lovchi, na elektron hujjat aylanish tizimi. Bunday holda siz Rossiya Federatsiyasi Soliq kodeksining 93 -moddasida ko'rsatilgan boshqa usuldan foydalanishingiz kerak.

Chiqish o'rniga

Vaqtni kuzatib borish uchun siz doimo yurishingiz kerak, ba'zida esa yangi mahsulotlar bilan qo'lma -qo'l yugurishingiz kerak. Va bu yugurish oson yurishi uchun siz barcha mavjud vositalardan foydalanishingiz kerak. Bu holatda, eng ko'p muhim vosita elektron hujjat aylanish tizimi (ichki) va yuridik ahamiyatga ega bo'lgan elektron almashinuv xizmatlari (tashqi). Sotuvchilar va operatorlar barmog'ini qonunchilik va texnologiya zarbasida ushlab turadilar, qog'ozsiz ishni to'g'ri tuzishga maslahat va yordam bera oladilar. Aynan ularning yordami bilan sizning elektron hujjatlarga o'tishingiz og'riqsiz bo'ladi.

Savol 5. Hujjatlar tasnifi

Hujjatlar tasnifi- hujjatlarni ular bilan ishlashni tashkil etish va samaradorligini oshirish maqsadida mazmun belgilari, tayyorlash shakli va boshqalar bo'yicha guruhlarga (turlarga) taqsimlash.

Tasniflash sizga har bir hujjatlar guruhi bilan ishlashning muayyan usullarini ishlab chiqish, ularni yo'riqnomada tuzatish, hujjatlarni ish yuritishda tartibga solish imkonini beradi. 2. An'anaviy tarzda hujjatlarni quyidagi guruhlarga bo'lish mumkin: hujjatlashtirish yo'li bilan: qo'lda yozilgan; elektron;

Grafik;

film, foto, saundtrek;

foydalanish sohasi bo'yicha: tashkiliy va ma'muriy; moliyaviy va buxgalteriya; ilmiy va texnik; ishiga qarab; hisobot va statistika;

kompilyatsiya qilingan joyda:

Kiruvchi (tashkilot tomonidan qabul qilingan);

Chiquvchi (tashkilotdan yuborilgan);

Ichki (tashkilot ichida tuzilgan va ishlatilgan);

kirishni cheklash belgisi bilan:

ochiq (tasniflanmagan);

kirishni cheklash shtampi bilan. Hujjatlar quyidagi markalarga ega bo'lishi mumkin:

"Rasmiy foydalanish uchun" (faqat ma'lum bir tashkilot yoki sanoat xodimlari uchun mo'ljallangan rasmiy ma'lumotlar); "Maxfiylik", "Juda sir", "Maxsus ahamiyat" (davlat sirlarini o'z ichiga olgan ma'lumotlar); "Maxfiy" (Rossiya Federatsiyasi qonunchiligi bilan kirish cheklangan ma'lumotlar);

"Tijorat siri" (uchinchi shaxslarga noma'lum bo'lganligi sababli tijorat qiymatiga ega bo'lgan, unga erkin kirish imkoni bo'lmagan ma'lumotlar huquqiy asos va unga nisbatan bunday ma'lumot egasi himoya rejimiga kirgan);

kelib chiqishi bo'yicha:

rasmiy (xizmat) (tashkilot manfaatlariga ta'sir qiladigan, qonuniy yoki jismoniy shaxs belgilangan tartibda chiqarilgan); shaxsiy (ma'lum bir shaxsning manfaatlariga taalluqli va nominal);

th kulgili ahamiyatga ega:

asl yoki asl nusxalar (muallifning shaxsan imzosi bilan rasmiy hujjatlarning birinchi yoki bitta nusxalari);

nusxalar (hujjatning asl nusxasi va uning barcha tashqi xususiyatlarini yoki ularning bir qismi yuridik kuchga ega bo'lmagan ma'lumotni to'liq takrorlaydigan hujjatlar);

tasdiqlangan nusxalar (hujjatlar nusxalari, ularga muvofiq) belgilangan tartib ularga qonuniy kuch beradigan zarur ma'lumotlarni joylashtiring);

dublikatlar (hujjatning asl nusxasi qonuniy kuchga ega bo'lgan nusxalari);

taqdimot shaklida:

individual (mazmuni erkin shaklda berilgan);

shablon (hujjatning tuzilishi, qismi, standart iboralar oldindan tayyorlanganda, boshqa qismi esa, masalan, ish joyidan ma'lumotnoma tuzilganda) to'ldirilganda;

odatiy (standart vaziyatlarni hujjatlashtirish uchun yaratilgan, masalan, xizmat safarlari va barcha tashkilotlarda ishlatiladi);

saqlash muddati bo'yicha:

doimiy saqlash;

uzoq muddatli saqlash (10 yildan ortiq); vaqtincha saqlash (10 yilgacha).

1 . Elektron hujjat- ma'lumot elektron shaklda, uning haqiqiy deb tan olinishi uchun zarur bo'lgan rekvizitlar taqdim etiladigan hujjat.

Elektron hujjat quyidagi talablarga javob berishi kerak talablar:

dasturiy va texnik vositalar yordamida yaratilgan, qayta ishlangan, saqlangan, uzatilgan va qabul qilingan;

idrok qilish uchun tushunarli shaklda ko'rsatilishi (takrorlanishi).

Elektron hujjat balkim shaklda va shaklda takrorlanadi, tushunarli: displey ekranida; qog'ozda;

vizual tekshirish uchun qulay bo'lgan uskuna vositasidan ajratilishi mumkin bo'lgan boshqa moddiy ob'ekt. Elektron hujjatdan foydalanganda, uning nusxasini qog'ozda taqdim etish shart emas, qonun hujjatlarida nazarda tutilgan hollar bundan mustasno. huquqiy hujjatlar RF yoki tomonlarning kelishuvi bilan. Afzalliklarelektron hujjatlardan foydalanish:

kompyuter xotirasidagi tayyor namunalar yordamida kompyuter hujjatlar to'plami minimallashtiriladi; elektron hujjatlarni kompyuterda qayta ishlash (masalan, tovarlarga buyurtmalar) qog'ozli hujjatlarni qayta ishlashdan ancha tezroq;

hujjatlardan har qanday hujjat yoki ma'lumotlarni yig'ish, tizimlashtirish va qidirish tezlashtirilgan va soddalashtirilgan; elektron pochta yordamida hujjatlarni istalgan masofaga tezkor o'tkazish; elektron hujjatlarni saqlash sizga katta hajmdagi ma'lumotni kichik tashuvchilarda saqlash imkonini beradi va shuning uchun arxivlar uchun katta maydonlarni talab qilmaydi; hujjatlar bilan muntazam texnik operatsiyalar hajmi kamayadi, boshqaruv vazifalarini hal qilish uchun vaqt bo'shatiladi;

joylashuvi noma'lum bo'lgan hujjatlar yo'qotilishi kamayadi;

olingan ma'lumotlardan boshqa hujjatni (hisobot, xulosa, ko'rib chiqish va h.k.) tayyorlashda foydalanish mumkin bo'ladi, shu bilan tuzilayotgan hujjatning samaradorligi va sifatini oshiradi.

Elektron hujjat loyihasini tasdiqlash quyidagilarga ega Foyda:

hujjatni kompyuter ekranida qog'ozga chiqmasdan o'qish; hujjat loyihasiga tuzatishlar kiritildi;

Kamchiliklargaelektron hujjatlarni kiritish mumkin: qog'oz hujjatlar bilan solishtirganda saqlashning mo'rtligi;

o'qish uchun texnik vositalarga ehtiyoj; ruxsatsiz o'zgartirishlar kiritish imkoniyati (elektron raqamli imzo (ERI) yoki boshqa himoya vositalari bo'lmasa).

3. Elektron hujjat aylanishi- elektron hujjatlarni ko'chirish, qayta ishlash, saqlash va almashtirish jarayoni. Elektron hujjatlar almashinuvi ishtirokchilari - jismoniy va yuridik shaxslar, Rossiya Federatsiyasi davlat organlari, elektron hujjatlar almashinuvi bilan shug'ullanuvchi mahalliy davlat organlari.

Elektron hujjat yuboruvchi- elektron hujjat ayirboshlash ishtirokchisi, u elektron hujjatni tuzadi, uni ERI bilan imzolaydi va qabul qiluvchining manziliga to'g'ridan -to'g'ri yoki axborot vositachisi orqali yuboradi.

Elektron hujjatni oluvchi- elektron hujjat almashish ishtirokchisi, uning manziliga elektron hujjat qabul qilingan.

Elektron hujjatlar almashinuvi vositachisi (axborot vositachisi)- yuridik shaxs yoki yakka tartibdagi tadbirkor, elektron hujjatlarni yuboruvchilar va qabul qiluvchilar o'rtasida elektron hujjatlar almashinuvi bilan bog'liq xizmatlarni amalga oshiradi.

Elektron hujjatlar almashinuvida axborot xavfsizligi vositalari Rossiya Federatsiyasining normativ -huquqiy hujjatlari talablariga muvofiq ishlatilishi kerak.

Elektron hujjat haqiqiyligini tasdiqlash uchun tekshirilishi kerak EDS tekshiruvi... Elektron hujjatning haqiqiyligini tasdiqlash elektron hujjatni oluvchi tomonidan ERIni tekshirish vositalarini jo'natuvchi yoki tarqatuvchi tomonidan taqdim etilgan ERIni tekshirish asboblari yordamida amalga oshiriladi. Elektron hujjatning haqiqiyligi Agar qabul qiluvchining elektron hujjatni elektron raqamli imzoni tekshirishda ko'zda tutilgan protseduralarni bajarishi natijasida uning barcha tafsilotlarining o'zgarmasligi aniqlansa, u tasdiqlangan hisoblanadi. Elektron hujjat aylanishiqoidalar bilan tartibga solinadi:

davlat;

tarmoqlararo;

sohaga xos;

mahalliy (korxonalar).

Huquqiy tartibga solish elektron hujjatlar aylanishi sohasida yo'naltirilgan:

elektron hujjatlar aylanishi sohasida yagona davlat siyosatini amalga oshirish uchun;

axborotni yaratish, qayta ishlash, saqlash, uzatish va qabul qilish paytida uning xavfsizligi va himoyasini ta'minlash;

elektron hujjatlardan foydalanuvchilarning huquqlari va qonuniy manfaatlarini ta'minlash;

elektron hujjatlarni yaratish, qayta ishlash, saqlash, uzatish va qabul qilish texnologiyasini huquqiy qo'llab -quvvatlash. Elektron pochta orqali yuborilgan elektron hujjatlar bilan ishlash amalga oshiriladi xuddi shunday qog'oz hujjatlar bilan ishlash. Shuning uchun elektron hujjat aylanishi ham deyiladi avtomatlashtirilgan ofis ishi. Har bir elektron pochtadagi abonentga individual pochta qutisi tayinlanadi, unga foydalanuvchi kodi beriladi va elektron xabarlar almashish ushbu pochta qutilari orqali amalga oshiriladi.

Elektron hujjatni jo'natuvchi xabar faylini yaratadi, uning ismini, sanasini, yuborilish vaqtini ko'rsatadi va elektron pochta orqali yuborish dasturini ishga tushiradi.

Elektron hujjatlar pochta ro'yxati bo'yicha ko'rsatmalarga muvofiq qabul qiluvchilarga yuboriladi.

Qabul qiluvchi hujjatni kompyuter ekranida oladi, agar kerak bo'lsa, uni qog'ozga o'tkazish mumkin. Elektron hujjatlar shaxsiy kompyuter yordamida ro'yxatga olinadi.

Menejer elektron hujjatni qabul qilib, qaror qabul qiladi va hujjat ichki tarmoq orqali ijrochiga (ijrochilarga) kompyuterga yuboriladi.

Elektron hujjatlarni rasmiylashtirish jarayoni o'xshash qog'oz hujjatlarni rasmiylashtirish. Elektron hujjat aylanishi doimiy ravishda o'sib bormoqda, ayniqsa Internet -tijoratning rivojlanishi bilan bog'liq. Elektron hujjatlarni saqlash muddati huddi shunaqa, qog'ozda bo'lgani kabi (masalan, bank xabarnomalari va pul o'tkazish talablari - 5 yil). Fayllarni bunday muddatga saqlash ularning yo'qolishiga olib kelishi mumkin, shuning uchun CD-ROMlarda elektron hujjatlarning maxsus arxivlarini yaratish tavsiya etiladi.

Da elektron hujjatlarni saqlash ichida elektron arxiv ta'minlanishi kerak:

elektron hujjatlarni ruxsatsiz kirish va buzilishlardan himoya qilish;

normativ -huquqiy hujjatlarda belgilangan tartibda manfaatdor shaxslarga saqlanadigan elektron hujjatlarga kirishni ta'minlash imkoniyati;

elektron hujjatlarning saqlanishining butun muddati davomida ularning haqiqiyligini tasdiqlash imkoniyati;

saqlangan elektron hujjatlarni qog'oz shaklida taqdim etish qobiliyati.

Kelgusida elektron hujjat aylanishini rivojlantirish elektron hujjatlardan maksimal darajada foydalanishga qaratilgan bo'lib, bu ish yuritishning mavjud ichki an'analarini o'zgartirishni va qog'ozli axborot tashuvchilardan bosqichma -bosqich voz kechishni nazarda tutadi.

29.05.18 71 255 13

Hujjatlar qog'ozda yoki elektron shaklda imzolanishi mumkin. Qog'ozda uzoq vaqt, elektron tarzda - qanday qilib aniq emas.

Pavel Ovchinnikov

12 yil elektron hujjatlar bilan ishlash

Ammo men bu erda o'n ikki yildan beri elektron hujjatlar bilan shug'ullanaman va sizga aytaman: bu ajoyib hayajon. Sizga hamma narsa qanday ishlashini misollar bilan aytib beray.

Qisqacha aytganda

Elektron hujjat aylanishini boshlash uchun sizga kerak:

1. Kontragentlarni elektron hujjatlar almashinuvini boshlashga ishontirish.
2. Elektron imzo sertifikatini sotib oling.
3. Hujjatlarni yuborish usuli to'g'risida qaror qabul qiling: maxsus xizmat orqali yoki u holda.

Kimga elektron hujjatlar kerak

Qulaylik va zamonaviylikka qaramay, elektron hujjat aylanishini kam odam bajaradi. Agar soddalashtirilgan soliqqa tortiladigan tadbirkor yiliga bir nechta shartnoma tuzsa, bosma hujjatlarni bir necha marta yuborishi unchalik qo'rqinchli bo'lmasligi mumkin. Ammo elektron hujjatlarni boshqarish juda foydali bo'lgan holatlar mavjud.

Katta kompaniyalar elektron hujjatlar har oyda tashqi yozishmalar hajmi bir necha yuz hujjatdan oshsa, xarajatlarni kamaytirishga yordam beradi. Ular uchun qimmatli qog'ozlarni etkazib berish bitimlar tezligiga bevosita ta'sir qiladi. Hujjatlarni aylantirish xarajatlari yiliga yuz minglab rublni tashkil qilishi mumkin va soliq organlarining zararlari, xatolar va jarimalar bilan bog'liq xavflar xarajatlarni yanada oshiradi.

Agar siz har olti oyda bitta aktga imzo cheksangiz ham, bu sizning biznesingiz o'smaydi degani emas. Sizda elektron hujjatlar bilan ishlaydigan katta sheriklaringiz bo'lishi mumkin va ular sizdan ham shuni talab qilishadi.

Misol uchun

Internet -do'kon muntazam ravishda o'n millionlab debitorlik qarzlarni to'plab qo'ydi, chunki ular hisob -fakturada yana xato qilishdi: tovarlar yuk mashinasida, ularni omborga olib ketish mumkin emas. Ular etkazib beruvchidan tuzatilgan hujjat bilan kurer kelishini kutishar ekan, kunlar o'tadi. Biz elektron hujjatlarni joriy qildik va endi hujjatlardagi barcha tuzatishlar bir soatdan kam vaqtni oladi.

Va yirik elektr ta'minoti kompaniyasida, dala soliq tekshiruvlari paytida, inspektorlar har yili hujjatlardagi buzilishlar va xatolarni aniqladilar. Jarima uchun chek yiliga 120 ming rublga etdi. Moliya bo'limi bu pulni byudjetga qo'shimcha xarajatlar sifatida oldindan kiritgan. Biz elektron hujjat aylanishini joriy qildik, endi hujjatlarning to'g'riligini odamlar emas, balki dasturlar nazorat qiladi. Boshqa xatolar yo'q.

Elektron hujjat nima

Elektron hujjat - bu har qanday muharrirda yaratilishi va o'qilishi mumkin bo'lgan oddiy dock yoki pdf fayli. U maxsus elektron imzo bilan imzolanishi va alohida tarzda yuborilishi muhim.

Hamkor, advokat yoki sudya elektron hujjatni siz imzolaganingizga va hech kim uni o'zgartirmaganiga shubha qilmasligi uchun, raqamli xavfsizlik bo'yicha mutaxassislar elektron imzo bilan kelishdi. Bu sizning hujjatingizdagi noyob bit va baytlar to'plamiga o'rnatilgan barmoq iziga o'xshaydi. Qisqacha aytganda, elektron imzo bilan biror narsaga imzo chekayotganda siz: "Men ushbu bitlar to'plamining haqiqiyligini tasdiqlayman", deb aytasiz.

Elektron imzo har qanday hujjatga ilova qilinadi, shundan so'ng u imzolangan hisoblanadi. Hujjatni imzosiz o'qish mumkin. Bu faqat sizga yuborilgan shaklda o'zgarmagan hujjatga ega bo'lishingizni kafolatlaydi. Agar hujjatda biror narsani o'zgartirib, uni saqlasangiz, uning bitlar to'plami o'zgaradi - imzo haqiqiy emas.

Misol uchun

Ikki kompaniya elektron shartnoma tuzishga qaror qilishdi. Biz shartnoma tuzdik, shartlarni kelishib oldik. Endi bitta kompaniya o'z imzosi bilan shartnoma tuzadi va boshqasiga yuboradi. U shartnomani ochadi va hiyla -nayrangni tuzatishga qaror qiladi, masalan, jarima miqdori. Tuzatadi. Saqlaydi. Avval topshiradi. U qaraydi - voy! - bu shartnoma bo'yicha asl imzo buzilgan. Bu shuni anglatadiki, nimadir tuzatildi, yovuzlar. Keyin ular yuzni urish uchun borishadi, ehtimol.

Elektron imzoni qayerdan olish mumkin

Elektron imzo maxsus sertifikatlashtirish markazida sotib olinadi. Siz faqat o'z shahringizdan qulay markazni topishingiz kerak. Asosiysi, u Rossiya Federatsiyasi Aloqa vazirligining akkreditatsiyalangan markazlari ro'yxatiga kiritilgan.

Xuddi shu narsani sertifikatlashtirish markazining ofisida qilish mumkin: faqat barcha hujjatlar bilan keling va arizani to'ldiring. Ammo bu holda siz naqd pulsiz to'lov amalga oshishini kutishingizga to'g'ri keladi - bu bir necha soat davom etishi mumkin. Uzoqdan olishning iloji bo'lmagani kabi, kompaniya uchun sertifikatni naqd pul bilan to'lash mumkin emas.

Elektron imzo qanday ishlaydi

Elektron imzoning qonuniy kuchi "Elektron imzo to'g'risida" federal qonunida tasvirlangan.

Qonun imzo turlarini belgilaydi: oddiy, malakasiz va malakali. Siz ulardan istalganiga imzo chekishingiz mumkin, lekin rezervasyon bilan: malakali - soliq, savdo va ba'zi hollarda sud uchun; oddiy va malakasiz - hamma narsa uchun.

Oddiy yoki malakasiz imzo

Qulay va arzon variant, lekin cheklangan foydalanish bilan. Noma'lum imzo kriptografik algoritmlarni o'z ichiga oladi, lekin hech qanday sertifikatlashtirish organi tomonidan tasdiqlanmagan. Oddiy - bu foydalanuvchi nomi va parolning kombinatsiyasi, davlat xizmatlari veb -saytidagi hisob yoki kontragentning elektron pochta manzili.

Agar siz elektron auktsionlarda qatnashmasangiz, elektron birlamchi ma'lumotlar bilan almashmasangiz va soliq deklaratsiyasini yubormasangiz, bunday imzolar mos keladi. Oddiy imzo shartnomalar, hisoblar va harakatlar uchun ishlatilishi mumkin, lekin siz kontragent bilan alohida shartnoma tuzishingiz va tomonlarning bunday imzoga ishonishga roziligini yozib olishingiz kerak bo'ladi.

Agar sizda o'nlab pudratchilar va turli hujjatlar bo'lsa, sxema ishlamaydi. Siz hamma bilan bunday hujjatga imzo chekishingiz kerak bo'ladi va vaqt o'tishi bilan bu jarayon sekinlashadi, ishni tezlashtirmaydi. Keyin boshqa elektron imzo sertifikati haqida o'ylash yaxshiroqdir.

Oddiy elektron imzodan foydalanish uchun shartnomaning qog'oz versiyasini chop etish va imzolash yoki kontragent bilan shartnomaga maxsus bandni kiritish kerak - bu qonuniy talab.

Malakali imzo

Bu imzo hisob -faktura va soliq uchun mos keladi. Qonunga ko'ra, elektron hisob -fakturalar faqat shu imzo bilan imzolanishi mumkin. 1000 RUR dan malakali sertifikat bor, siz uni faqat FTS ishonch zonasi tarkibiga kiruvchi sertifikatlashtirish markazida sotib olishingiz mumkin.

Har yili malakali imzo sertifikati yangilanishi kerak, bu esa tashvishlarni kuchaytiradi: amal qilish muddatini kuzatib borish va o'z vaqtida qayta chiqarishga buyurtma berish kerak.

Malakali imzo bilan ishlash uchun siz maxsus dastur - axborotni kriptografik himoya vositasini o'rnatishingiz kerak. Dastur hujjatga elektron imzo qo'yadi va birjaning boshqa ishtirokchilarining imzosini tekshiradi.

Siz pulli dasturni ("CryptoPro CSP") yoki bepul ("Vipnet CSP") tanlashingiz mumkin. Funktsional jihatdan ular deyarli bir xil, lekin bepul bilan moslik bilan bog'liq muammolar bo'lishi mumkin. Ikkalasi ham Windows va Mac -da ishlaydi. To'lovchining narxi taxminan 1000 rublni tashkil qiladi, elektron imzo sertifikati uchun yillik to'lov taxminan 1000 rubl.

Ba'zi odamlar kriptografik himoya dasturini o'rnatishni talab qilmaydigan, bulutga asoslangan elektron imzodan foydalanadilar. Bulutli imzo ayirboshlash xizmatida saqlanadi va har safar hujjatga imzo qo'yganingizda, telefoningizda harakat tasdiqlangan SMS keladi. Bunday sertifikat foydalanish uchun arzonroq va qulayroq, lekin kriptografik himoya dasturiga qaraganda kamroq himoyalangan.

Nega sizga hujjat aylanish operatori kerak

Imzolangan elektron hujjat oddiy elektron pochta orqali yuborilishi mumkin, lekin bu xavfsiz emas. Agar pochta xakerlar tomonidan buzilgan bo'lsa, hujjatlar buzg'unchilar qo'liga o'tadi. Shuning uchun, masalan, soliq inspeksiyasi deklaratsiyani faqat maxsus xizmatlar orqali qabul qiladi. Xuddi shu xizmatlar orqali siz elektron hisob -fakturalarni almashtirishingiz kerak, aks holda siz Rossiya Moliya vazirligining buyrug'ini buzasiz. Bunday xizmatlar hujjat aylanishi operatorlari deb ataladi.

Oddiy foydalanuvchi uchun bu to'ldirilgan elektron pochta. Brauzer orqali ishlaydi, kiruvchi va chiquvchi papkalar, manzillar katalogi, o'rnatilgan qidiruv, hujjat muharriri mavjud. Ichkarida - hujjatlarni uzatish xavfsizligini ta'minlaydigan, xavfsiz aloqa kanallari va shifrlangan yuqori yuklangan xizmat.

Hatto elektron hujjat aylanishi operatori bilan ham shartnoma tuzish shart emas. Faqat ro'yxatdan o'ting, elektron imzo sertifikatini yuklab oling va hisob -faktura tarifini to'lang. Qolgan tashvishlarni operator o'z zimmasiga oladi: Federal Soliq Xizmatiga siz birjaga qo'shilganingiz haqida xabar beradi, formatlarni kuzatadi va Rossiya Federatsiyasi qonunchiligiga rioya etilishini kafolatlaydi.

Rossiyada bir necha o'nlab bunday xizmatlar mavjud. Narx, funksionallik, ishonchlilik va tezlik nuqtai nazaridan ular bir xil. Xizmat sifatiga qarab operatorlarni tanlash odatiy holdir: texnik yordam qanchalik tez ishlaydi, operator pudratchilarni ulashda yordam berishga tayyormi, u qanday imkoniyatlarni taklif qiladi va xizmatni ishga kiritishda sizga yordam beradigan analitik maslahatchilar bormi.

Sizning kontragentingiz ham operatorga ulanishi kerak bo'ladi. U siznikini yoki boshqasini tanlashi mumkin - shunda almashish rouming orqali o'tadi uyali.

Elektron hujjatlar qancha turadi?

Operator orqali ishlash, siz faqat har ikki tomon imzolagan hujjat uchun to'laysiz. O'rtacha, hujjatni yuborish narxi taxminan 6-8 R ni tashkil etadi va barcha kiruvchi hujjatlar bepul.

Odatda, yangi boshlanuvchilar 300 ta hujjatning minimal paketini sotib oladilar, bu juda tez tugaydi. Keyin keyingi paketni sotib olishingiz kerak. Cheksiz yillik paketni sotib olish yoki individual shartlar bo'yicha kelishish foydaliroq.

Elektron hujjatlarga o'tish, agar siz oyiga 100 yoki undan ortiq yoki yiliga kamida 1000 ta hujjatni yuborsangiz foydali bo'ladi. Keyin qog'oz va jo'natish xarajatlarini deyarli 5 barobar kamaytirasiz.

Ish oqimi qancha turadi

1000 qog'ozli hujjatlar