Elektron hujjat aylanishining avtomatlashtirilgan tizimi SED. Elektron hujjat aylanishi tizimi (EDMS): bu nima, xususiyatlari va tavsiyalari. “Elektron hujjat” boʻyicha hukumat tashabbuslari

"," Tezis "va 1C: Hujjatlar oqimi. TAdviser bazasida ushbu yechimlarning ulushi 60% dan oshadi.

Bundan tashqari, uchun O'tgan yili unda 600 ta yangi loyiha haqida ma'lumotlar paydo bo'ldi. 2019 yilda TAdviser bazasi ko'pincha Elma, Tezis, DirectumRX va 1C: Hujjatlarni boshqarish tizimlarini joriy etish to'g'risidagi ma'lumotlar bilan to'ldirildi.

Agar biz ma'lum bir kompaniyaning EDMS / ECM bilan bog'liq barcha qarorlarini inobatga olgan holda sotuvchi tomonidan amalga oshirishni ko'rib chiqsak, bu holda 2019 yil oxirida Top 5 quyidagicha ko'rinadi: Directum, Elma, Doxvision va Haulmont ...

2018

2018 yil dekabr oyidagi ma'lumotlarga ko'ra, TAdviser kompaniyasining EDMS/ECM loyihalari ma'lumotlar bazasiga 5,1 mingdan ortiq amalga oshirish to'g'risidagi ma'lumotlar kiritilgan. 2017 yil dekabr oyidan boshlab, ya'ni. oldingi hisobot nashr etilgandan beri u deyarli 700 ta yangi va arxivlangan loyihalarga ko'paydi.

Saytda mavjud bo'lgan barcha loyihalarning yarmi 5 ga to'g'ri keladi maishiy tizimlar- Directum, Elma, Docsvision, Delo va Tezis.

Agar biz ma'lum sotuvchilarning barcha EDMS / ECM toifali mahsulotlarini amalga oshirishni ko'rib chiqsak, loyihalar soni bo'yicha eng yaxshi beshta etakchilar quyidagicha ko'rinadi: Directum, Elma, Electronic Office Systems (EOS), Doxvision va Haulmont.

2017

Eng mashhur EDMS / ECM tizimlari

2017-yil dekabr oyi boshidagi maʼlumotlarga koʻra, TAdviser kompaniyasining EDMS/ECM loyihalari maʼlumotlar bazasiga 4440 mingga yaqin tatbiq haqida maʼlumotlar kiritilgan. 2016 yil noyabr oyidan boshlab, ya'ni. Oldingi hisobot chop etilgandan beri u 460 ta yangi va arxivlangan loyihalar bilan kengaytirildi.

Saytda ma'lumotlar mavjud bo'lgan barcha loyihalarning yarmidan ko'pi 5 ta mahalliy tizimlarga to'g'ri keladi - Directum, Docsvision, ELMA, Delo va 1C: Hujjatlarni boshqarish.

Agar ma'lum sotuvchilarning barcha EDMS / ECM toifali mahsulotlarini amalga oshirishni ko'rib chiqsak, u holda loyihalar soni bo'yicha beshta etakchi, bir yil oldingi kabi, quyidagicha ko'rinadi: Directum, Electronic Office Systems (EOS), ELMA, Doxvision va 1C.

2016

Eng mashhur EDMS / ECM tizimlari

2016 yil noyabr oyining boshiga kelib, TAdviser loyihalari bazasi turli sohalarda EDMS/ECM tizimlarining 3980 ta joriy etilishi toʻgʻrisidagi maʼlumotlarni oʻz ichiga oladi. Ushbu ma'lumotlarga ko'ra, eng ko'p loyihalar Directum (677 loyiha), ELMA (446), Delo (430), DocsVision (428) va 1C: Hujjatlarni boshqarish (164) yordamida amalga oshirilgan.

Albatta, bu raqamlar real realizatsiya sonidan uzoqdir, chunki, masalan, faqat 1C veb-saytida 1C: Hujjatlarni boshqarish dasturining 1,5 mingdan ortiq ilovalari haqida ma'lumot mavjud. Shunga qaramay, ovozli ma'lumotlar Rossiyada qaysi tizimlar tez-tez ishlatilishini tushunishga imkon beradi.

Eng tez-tez qo'llaniladigan tizimlarning birinchi o'ntaligida faqat ikkita xorijiy echim taqdim etilgan - Documentum va SharePoint. Bu, birinchi navbatda, xorijiy mahsulotlar qo‘llanilayotgan loyihalar miqdori bo‘yicha emas, balki hajmi bo‘yicha olinayotgani bilan izohlanadi.

EDMS / ECM ilovalari soni bo'yicha sotuvchilar

Yuqoridagi grafik EDMS / ECM sinfiga tegishli bo'lgan ma'lum sotuvchilarning barcha tizimlarining umumiy ilovalarini ko'rsatadi. Agar bitta loyihada TAdviser ma'lumotlar bazasida EDMS (ECM) sifatida tasniflangan bir xil sotuvchining ikkita yoki undan ortiq echimlari ishlatilgan bo'lsa, unda har bir yechimning amalga oshirilishi alohida hisobga olingan.

2015

Eng mashhur EDMS / ECM tizimlari

TAdviser ma'lumotlariga ko'ra, Delo elektron hujjat aylanishi tizimi joriy etishlar soni bo'yicha yetakchi hisoblanadi. Butun kuzatuv davri uchun TAdviser bazasida ushbu yechim yordamida amalga oshirilgan 418 ta loyiha mavjud. DocsVision - 416 ta amaliyot bilan bir oz kamroq loyihalar amalga oshirildi. Shuningdek, miqdoriy jihatdan beshta yetakchiga ELMA, Directum va 1C: Hujjatlarni boshqarish 8 tizimlari kiradi - mos ravishda 393, 368 va 124. Hammasi bo'lib, TAdviser bazasi, 2015 yil noyabr holatiga ko'ra, 3,3 mingdan ortiq loyihalar haqida ma'lumotni o'z ichiga oladi.

2014 yilda yakunlangan va TAdviser ma'lumotlar bazasida ularning 500 ga yaqini mavjud bo'lgan barcha loyihalar orasida eng ko'p amalga oshirilganlar ELMA, Directum, Delo, DocsVision va.

Hujjatlar bilan ishlash har qanday tashkilotning vaqt va resurslarining asosiy qismini oladi, chunki hujjatlar barcha bosqichlarga hamroh bo'ladi. tadbirkorlik faoliyati... Ish jarayonlarini tartibga solish boshqaruv va buxgalteriya hisobining samaradorligini darhol keskin oshiradi, hujjat aylanish tizimining kamchiliklari biznes uchun ko'plab muammolarni keltirib chiqaradi.

Avtomatlashtirish tadbirkorlikning bu tomoniga ham ta'sir ko'rsatdi.

  • Korxonada hujjatlarning elektron shaklda harakatlanishini ta'minlaydigan yagona tashkiliy tizimni yaratish va faoliyat ko'rsatish xususiyatlarini ko'rib chiqing;
  • Biz eng mos tizimni qanday tanlashni muhokama qilamiz,
  • keling, eng mashhur EDMS bilan tanishamiz.

EDMS tizimlarining mohiyati

Hujjatlar oqimi- turli xil aktlarni hujjat shaklida belgilash bilan bog'liq korxonadagi barcha jarayonlarni tavsiflovchi atama:

  • dastlabki yozish yoki qabul qilish;
  • ro'yxatga olish;
  • hujjat bo'yicha tegishli harakatlarning bajarilishini ta'minlash;
  • bajarilishini nazorat qilish;
  • buxgalteriya hisobi;
  • arxivlash;
  • saqlash;
  • qayta ishlatmoq;
  • so'rov;
  • pochta jo'natmalari.

MA'LUMOT! Ish jarayoni yuqoridagi barcha tadbirlarni tashkil etish jarayonini ham o'z ichiga oladi. Qog'oz va ish yuritishni farqlash muhim: oxirgi tushuncha kengroq bo'lib, u hujjatlar bilan bog'liq bo'lgan butun biznes sohasini bildiradi va birinchisini o'z ichiga oladi.

Uzoq vaqt davomida ish jarayoni faqat qog'oz shaklida amalga oshirildi, ammo zamonaviy texnologiyalar ushbu tizimni avtomatlashtirish va butunlay qog'ozsiz variantga o'tish yoki qog'ozdagi hujjatlar oqimini sezilarli darajada kamaytirish imkonini beradi.

Bunday avtomatlashtirilgan nom berishning bir nechta variantlari mavjud elektron tizim hujjatlar bilan ishlash:

  • EDMS - elektron hujjat aylanish tizimi;
  • SEDD - elektron hujjat aylanishi va ish yuritish tizimi;
  • SAD - ofisni avtomatlashtirish tizimi;
  • SEDO - elektron hujjat aylanish tizimi;
  • SADO - bu hujjat aylanishini avtomatlashtirish tizimi.

Eng keng tarqalgan qisqartma - SED.

EDMS ning majburiy komponenti foydalanish hisoblanadi elektron imzo- elektron hujjatning identifikatori, uning haqiqiyligini kafolatlaydi (qog'oz hujjatda shaxsiy viza rolini o'ynaydi).

EDMSni amalga oshirishning afzalliklari

Korxonada elektron hujjat aylanishidan foydalanishning eng aniq afzalligi - an'anaviy qog'ozga asoslangan ish yuritishda deyarli muqarrar bo'lgan ko'plab muammolardan mamnuniyat bilan qochish qobiliyati. Bularga quyidagilar kiradi:

  • inson xatosi;
  • kerakli hujjatning yo'qolishi;
  • kerakli qog'ozni qidirishga sarflangan vaqt;
  • hujjatlarni jo'natish, topshirish va qabul qilish bilan bog'liq muammolar;
  • qiyinchiliklar, agar kerak bo'lsa, dublikat qilish;
  • to'plangan qog'ozlarni saqlash, arxivlash va yo'q qilish bilan bog'liq qo'shimcha harakatlar;
  • ish yuritish xarajatlari;
  • qalbakilashtirishdan va mumkin bo'lgan zarardan himoya qilishning past darajasi va boshqalar.

Biznes jarayonlarining samaradorligiga keskin ta'sir ko'rsatadigan EDMSning ijobiy fazilatlari ushbu tizimdan foydalanish tamoyillaridan kelib chiqadi.

  1. Noyob identifikatsiya- elektron shaklda hujjat bir marta ro'yxatga olinadi, shundan so'ng uni avtomatik ravishda osongina aniqlash mumkin.
  2. Parallel operatsiyalar- elektron shaklda siz bir vaqtning o'zida bir nechta hujjatlar bilan ishlashingiz mumkin, bu esa samaradorlikni oshiradi va vaqt xarajatlarini kamaytiradi.
  3. Hujjat bazasining birligi- barcha hujjatlar kelishilgan tizimda birlashtiriladi, buning natijasida ular takrorlanmaydi va yo'qolmaydi.
  4. Oson qidiruv- avtomatik identifikatsiya tizimi tezda topish imkonini beradi zarur hujjat minimal dastlabki ma'lumotlarga.
  5. Qo'shish imkoniyati- elektron shaklda istalgan hujjatga bir yoki bir nechta fayl ilova qilinishi mumkin, bu esa uni zarur ilovalar va atributlar bilan ta’minlash imkonini beradi.
  6. Kengaytirilgan hisobot- elektron shakl hujjatlarni zarur asoslar bo‘yicha guruhlash imkonini beradi, bu esa hujjatlar harakatining barcha bosqichlarini nazorat qilish hamda zarur omillarning to‘liq va ishonchli hisobini ta’minlash imkonini beradi.
  7. Moslashuvchan moslashish- elektron hujjat aylanishini har qanday ishlab chiqarish ehtiyojlariga tezda moslashtirish oson.

ESLATMA! EDMSning barcha qayd etilgan afzalliklarini ta'minlash uchun hujjatlar bilan ishlaydigan xodimlar qayta tayyorlash va yangi ko'nikmalarni o'rganishlari kerak.

EDMS nima

Hujjat aylanishini avtomatlashtirish funktsiyalarini bajarish uchun mo'ljallangan dasturiy mahsulot unga kiritilgan funktsiyalar to'plami bilan farqlanadi.

  1. Universal EDMS(ular "qadoqlangan" yoki "qutili" deb ham ataladi - asosiy ofis ish funktsiyalarini ta'minlaydigan standartlashtirilgan tizimlar.
    • nisbatan kichik funksionallik;
    • kompaniyaning o'ziga xos xususiyatlariga moslashmaslik;
    • mavjudligi va o'rnatish va amalga oshirish qulayligi;
    • narxi bo'yicha eng arzon.

    2. DIQQAT! Korxonada universal EDMSni joriy qilishda ish beruvchi joriy etilayotgan yangi ish o'rinlari uchun litsenziya olishi kerak bo'ladi.

  2. Shaxsiy rivojlanishning EDMS- ma'lum bir mijozning ehtiyojlarini qondirish uchun maxsus ishlab chiqarilgan tizimlar. Ushbu mahsulotlar quyidagilar bilan ajralib turadi:
    • maksimal shaxslashtirish;
    • xodimlarni qayta tayyorlash va asbob-uskunalar sotib olish uchun qo'shimcha xarajatlar;
    • yuqori narx;
    • ishlab chiqish, o'rnatish va amalga oshirish uchun ko'proq vaqt talab etiladi.
  3. Birlashtirilgan EDMS- universal platforma asosida qo'shimcha individual qo'shimchalar kiritiladi. Bunday tizimni o'rnatish quyidagi vazifalarni hal qilishga imkon beradi:
    • tashkilot ehtiyojlarini qondirish uchun to'liq mos;
    • ishlab chiqish, o'rnatish va ishga tushirish xarajatlari kamayadi;
    • asosiy modullar tizimni tezda o'zlashtirish va xodimlarni tayyorlash imkonini beradi;
    • boshqa dasturiy mahsulotlar bilan o'zaro aloqada bo'lishi mumkin;
    • mijoz dasturiy mahsulotga to'liq huquqlarni oladi.

Konfiguratsiyaga qarab, u yoki bu EDMSning imkoniyatlari turli yo'llar bilan birlashtirilishi mumkin bo'lgan ishlab chiqarish faoliyatining turli sohalarini avtomatlashtirishni ta'minlaydi:

  1. Ofis ishi.
  2. Hujjatlarning umumiy aylanishi.
  3. Shartnoma boshqaruvi.
  4. Arxivlash.
  5. Loyiha boshqaruvi.
  6. Maxsus hujjatlar.
  7. Kiruvchi hujjatlar bilan o'zaro aloqa.

Muvofiq EDMSni qanday tanlash mumkin

Bozordagi juda keng turdagi mahsulotlardan tashkilotning hujjat aylanishini avtomatlashtirishning eng yaxshi variantini tanlash uchun siz qaysi parametrlarga e'tibor berish kerakligini bilishingiz kerak.

Tanlashda asosiy omillar tashkilotga xos bo'lgan quyidagi fikrlardir:

  • qog'oz hujjatlarini elektron muqobili bilan almashtirishga tayyorligi ("hujjat aylanishining etukligi");
  • maqsadlar EDMSni amalga oshirish;
  • keyingi rivojlanish imkoniyati;
  • amalga oshirish uchun ajratilgan resurslar (vaqt va pul).

Keling, har bir omilni batafsil ko'rib chiqaylik:

  1. Asl ish jarayonining etukligi. Kompaniyada qog'oz bilan ishlash jarayoni qanchalik yaxshi tashkil etilgan bo'lsa, EDMSni amalga oshirish shunchalik oson bo'ladi, chunki u barcha qiyinchiliklarni darhol bartaraf qiladi va buning evaziga yanada samarali ofis ishining afzalliklarini beradi. Tizimni o'rnatish va xodimlarni o'qitish uchun nisbatan kichik vaqt va moliyaviy xarajatlar talab etiladi. Hujjatlarni boshqarishning quyi darajalarida siz avval hujjat aylanishining asosiy jarayonlarini rasmiylashtirishga kuch sarflashingiz, so'ngra ularni elektron shaklga o'tkazishingiz kerak bo'ladi.
  2. Amalga oshirish maqsadlari. Tanlov u yoki bu EDMS tomonidan taqdim etiladigan funktsiyalar to'plami bilan belgilanadi. Har bir holatda, elaklarni boshqarish, asosiy xususiyatlar etarli bo'ladimi yoki shaxsiylashtirish talab qilinadi.
  3. Zaxiralar... Agar allaqachon rasmiylashtirilgan jarayonlar uchun avtomatlashtirish zarur bo'lsa, ularning o'ziga xosligi ehtimoli yuqori. Tashkilotning rivojlanishi tizim potentsial ravishda qodir bo'lishi kerak bo'lgan ish oqimidagi o'zgarishlarni ta'minlaydi. Shuning uchun, rivojlanish uchun zaxiralarni hisobga olgan holda, amalga oshirilgan EDMS imkon qadar moslashuvchan bo'lishi kerak.
  4. Resurslar... Vaqt va pul nuqtai nazaridan qiymat oxir-oqibat investitsiya komponentidir. Shuning uchun, siz nafaqat narxni hisobga olishingiz kerak. dasturiy ta'minot va uning o'rnatilishi, shuningdek, ushbu tizimga egalik qilish qancha turadi. Qo'shimcha xarajatlar allaqachon ishlayotgan EDMSni "yangilash", xodimlarni qayta tayyorlash va boshqalar uchun mablag'lar bo'lishi mumkin.

Bir nechta mashhur EDMS haqida qisqacha ma'lumot

Bugungi kunda Rossiyaning zamonaviy bozorida 20 ga yaqin turli xil EDMS qo'llaniladi. Keling, korxona boshqaruvi samaradorligini oshirishda o'zini muvaffaqiyatli isbotlagan ulardan eng ko'p foydalaniladiganlarini tahlil qilaylik.

  1. "Mashq qilish". 2012 yilda Telekommunikatsiya va ommaviy kommunikatsiyalar vazirligi ushbu tizimni hujjat aylanishi uchun asosiy tizim sifatida joriy qildi, uning 4 mingga yaqin mijozi bor. Tizim ko'pchilik tomonidan qo'llaniladi davlat organlari Moskva shahri. Ushbu dastur bulutli yoki server versiyasida ishlatilishi mumkin. Tashkilot uchun abonent to'lovi narxi nisbatan past, har bir qo'shimcha foydalanuvchi uchun qo'shimcha to'lov amalga oshiriladi.
  2. "Naumen DMS"- NauDoc asosida ishlab chiqish (yaqin o'tmishda eng mashhur EDMSlardan biri), ammo takomillashtirilgan va kengaytirilgan versiyada. Yana bir qismi keng tizim biznes jarayonlarini boshqarish.
  3. "To'g'ridan-to'g'ri"- jamoaviy o'zaro ta'sir tamoyillariga yo'naltirilgan tizim. Hujjatlar uchun ma'lumotlar bazalarini yaratish, konferentsiyalar, intervyular, uchrashuvlar va boshqalarni tashkil qilish uchun qulay mexanizmlarni o'z ichiga oladi.
  4. Kompaniya Media- aksincha, u maksimal shaxsni ta'minlaydi. Ushbu EDMS yordamida shaxsiy ish o'rinlarini yaratish va ularning ishlashini ta'minlash oson.
  5. "Biznes"- Markaziy bank, Sberbank, Rostelekom va boshqa yirik tashkilotlar tomonidan qo'llaniladigan Rossiya Federatsiyasida EDMS bozorining deyarli yarmini egallagan etakchi mahsulot.

Bugungi kunda ko'pchilik kompaniyalar qog'ozdan elektron ish jarayoniga o'tmoqda. Bu tashkilot uchun ham vaqt, ham pulni tejaydi. Elektron hujjat aylanishi qog'ozbozlikni yo'q qiladi. Siz ofis yoki boshqa joydan kuniga 24 soat ma'lumot almashishingiz mumkin. Buning uchun faqat kompyuterga ega bo'lish kifoya elektron imzo va internetga kirish. Bundan tashqari, elektron hujjat aylanish tizimi ishlarning borishini real vaqt rejimida kuzatish imkonini beradi.

Elektron hujjat aylanishi nima

Agar gaplashsak oddiy so'zlar bilan, elektron hujjat aylanishi orqali elektron hujjatlar almashinuvi mahalliy tarmoq, Internet yoki boshqa kanallar. Elektron hujjat aylanishi tashkilot ichida ham, kompaniyalar o'rtasida ham sodir bo'lishi mumkin.

EDM nafaqat hujjatlarni almashish, balki qog'oz tashuvchilardan foydalanmasdan ishni tashkil qilish imkonini beradi: hujjatlarni qidirish, hisobotlarni tuzish, arxivni saqlash va boshqalar.

Elektron hujjat aylanishi Rossiya Federal Soliq xizmati ishonchli tarmog'iga kiritilgan EDM operatori tizimi orqali amalga oshiriladi. Bir kompaniya boshqa elektron hujjat yuboradi. Qabul qiluvchi uni bir necha soniya ichida shaxsiy kompyuterida oladi. Bu vaqtda operator hujjat tasdiqlangan elektron imzoni va hujjat formati qonuniy talablarga mos kelishini avtomatik ravishda tekshiradi. Statuslar yordamida jo'natuvchi hujjat qanday harakatlanayotganini ko'rishi mumkin.

Elektron hujjatlar turlari

Deyarli har bir hujjatni tarjima qilish mumkin elektron ko'rinish... Odatda, kompaniyalar elektron shartnomalar, hisob-fakturalar, turli hisob-fakturalar, hisobotlar va boshqalarga o'tmoqda.

Elektron hujjatlar rasmiylashtirilmagan hujjatlar va rasmiylashtirilgan hujjatlarga bo'linadi.

Rasmiylashtirilmagan hujjatlar - xatlar, shartnomalar, ishonchnomalar, texnik hujjatlar va boshqa hujjatlar, ular davlat tomonidan qat'iy tartibga solishdan ozod qilinadi.

Rasmiylashtirilgan hujjatlar formati va o'tkazish qoidalariga qat'iy talablarga ega. Rasmiylashtirilgan hujjat - Federal Soliq xizmati formatida yaratilgan hujjat, masalan, ishni qabul qilish dalolatnomasi. Rasmiylashtirilgan hujjatlar soliq hisob-kitoblarining to'g'riligiga ta'sir qiladi, shuning uchun ular uchun barcha o'tkazish tartib-qoidalariga rioya qilish juda muhimdir.

E'tibor bering, rasmiylashtirilmagan elektron hujjatlar har qanday formatda bo'lishi mumkin: doc, xlsx, pdf, jpg va boshqalar, rasmiylashtirilgan hujjatlar esa faqat xml kengaytmali fayl shaklida bo'lishi mumkin.

Elektron hujjat aylanishi tizimining funktsiyalari

Elektron hujjat aylanishi tizimi quyidagi funktsiyalarni bajaradi:

  • hujjatni ro'yxatdan o'tkazish;
  • hujjatlarning bajarilishini nazorat qilish;
  • ma'lumotnomalar yaratish;
  • qog'oz va elektron hujjatlarning harakatlanishini nazorat qilish, hujjatlar bilan ishlash tarixini yuritish;
  • hujjatlar tafsilotlarini yaratish va tahrirlash;
  • korxonaning hujjat aylanishi bo'yicha hisobotlarni shakllantirish;
  • fayl tizimi va Internetdan hujjatlarni import qilish;
  • shablon yordamida to'g'ridan-to'g'ri tizimdan hujjat yaratish;
  • hujjat versiyalari, murakkab ko'p komponentli va ko'p formatli hujjatlar, qo'shimchalar bilan ishlash;
  • hujjatlarni elektron tarqatish;
  • papkalardagi hujjatlar bilan ishlash;
  • skanerlash va tanib olish yordamida hujjatlarni olish;
  • ma'lumotlarga kirish va hujjatlarni qayta ishlash xarajatlarini kamaytirish.

EDF imkoniyatlari

Elektron hujjat aylanish tizimini tashkil etishning ikki yo'li mavjud. Birinchidan, kontragentlar bilan elektron hujjat aylanishi to'g'risida shartnoma tuzish va elektron pochta orqali elektron imzo bilan imzolanadigan hujjatlarni almashish mumkin.

Ikkinchidan, EDMni maxsus operator orqali tashkil qilish mumkin. Bunday holda, siz elektron hujjatlar almashinuvi qoidalariga qo'shilishingiz kerak. Shundan so'ng, rasmiylashtirilgan va rasmiylashtirilmagan kontragentlar bilan almashinuv mavjud.

Elektron hujjat aylanishini avtomatlashtirish. EDF ning ijobiy va salbiy tomonlari

Elektron hujjat aylanishi - bu ixtisoslashtirilgan dasturiy ta'minot, elektron pochta, Internet, mahalliy tarmoq va boshqalarni o'z ichiga olgan butun axborot tizimi.

Elektron hujjat aylanishi qog'ozga nisbatan ancha jozibali ko'rinadi. Keling, EDI ning asosiy afzalliklarini ajratib ko'rsatamiz.

  • eng oddiy - qog'oz xarajatlari bilan bog'liq xarajatlar kamayadi;
  • vaqtni tejaydi - xodimlar qog'oz hujjatni topish uchun kamroq vaqt sarflashadi;
  • kompaniya ichki ishining shaffofligi oshadi - elektron hujjat aylanish tizimi hujjatning holatini kuzatish imkonini beradi;
  • har bir fayl va unga qo'shilgan hujjatlarning shaxsiy tarixi saqlanadi - istalgan vaqtda barchasini ochishingiz mumkin Kerakli hujjatlar kompaniya va tashqi shaxslar o'rtasidagi har xil turdagi munosabatlarga oid talablarni o'z ichiga olgan;
  • tashkilotning hisobotlari tezda tayyorlanadi;
  • ma'lumotlar xavfsizligini oshirdi.

Minuslar orasida dasturiy ta'minotning yuqori narxini va xodimlarni o'qitish va barcha mavjud hujjatlarni raqamlashtirish bilan bog'liq xarajatlarni qayd etish mumkin.

Elektron hujjat aylanishiga o'tish uchun nima kerak

Elektron hujjat aylanishini joriy etish maqsadida elektron hujjat aylanishi tartibini ishlab chiqish va tasdiqlash zarur; uni saqlash uchun mas'ul shaxslarni nomlash; qabul qilingan va yuborilgan hujjatlarning elektron arxivini tashkil etish; hisob siyosatida elektron hujjatlarni yaratish, qabul qilish va saqlash qoidalarini belgilash; elektron hujjatlarni shakllantirish va imzolash uchun mas'ul shaxslarni tayinlaydi.

Hujjatlarni imzolash huquqiga ega bo'lgan barcha xodimlar elektron imzoga ega bo'lishi kerak.

Harakatlarning taxminiy algoritmi:

  • texnik topshiriq ishlab chiqilmoqda;
  • AT yechimi tanlanadi;
  • biznes jarayonlari tavsiflanadi;
  • smetalar, jadvallar, zarur resurslar ro'yxati va umumiy ish rejasi tuziladi;
  • EDF joriy etilmoqda;
  • dastur sinovdan o'tkazilmoqda;
  • elektron hujjat aylanish tizimi ishga tushirildi;
  • tizimdan foydalanish nazorat qilinadi.

Elektron hujjat aylanish tizimi

Har qanday EDI tizimi quyida sanab o'tilgan toifalarning xususiyatlarini o'z ichiga olishi mumkin, ammo ularning aksariyati mahsulotni joylashtirish bilan bog'liq bo'lgan o'ziga xos yo'nalishga ega.

1. Elektron arxiv - EDM tizimi bo'lib, u ma'lumotlarni samarali saqlash va qidirishga qaratilgan.

2. Ish jarayonining ilg'or vositalariga ega elektron hujjat aylanishi tizimlari - ayrim ob'ektlarning oldindan belgilab qo'yilgan ma'lum bir yo'l bo'ylab harakatlanishini ta'minlaydi. Har bir bosqichda ob'ekt o'zgarishi mumkin, shuning uchun u "ish" umumiy so'zi deb ataladi. Hujjatlar ishga biriktirilgan, ammo bu erda ular asosiy ob'ektlar emas. Ushbu tizimlar tufayli muayyan ishlar tashkil etiladi.

3. Tashkilotni boshqarish va bilimlarni to'plashni qo'llab-quvvatlashga qaratilgan EDI tizimlari. Bular yuqorida tavsiflangan tizimlarning xususiyatlarini birlashtirgan tizimlardir. Bu erda asosiy element har qanday narsa bo'lishi mumkin - ish yoki hujjat. Bu tizimlar davlat organlari, yirik kompaniyalar tomonidan qo'llaniladi, bu erda hujjatlarning harakatlanishi uchun ma'lum qoidalar va tartiblar mavjud.

4. Hamkorlikni qo'llab-quvvatlashga qaratilgan EDF tizimlari - bunday tizimlar oldingilaridan farq qiladi va ish oqimini tashkil etish va rasmiylashtirishda aniq ierarxiyaga ega emas. Bunday EDFning vazifasi xodimlarning qaerda bo'lishidan qat'i nazar, kompaniyadagi ishini ta'minlash va bajarilgan ish natijalarini saqlab qolishdir.

5. Qo'shimcha xizmatlarni ishlab chiqqan EDM tizimlari. Bunga misol qilib, mijozlar bilan munosabatlarni boshqarish (CRM) xizmatini keltirish mumkin. Ushbu turdagi xizmatlar xilma-xil bo'lib, turli xizmatlar to'plamini o'z ichiga olishi mumkin.

Har qanday kompaniya ertami-kechmi elektron hujjat aylanish tizimlari (EDMS) yordamida tashkil etilishi mumkin bo'lgan biznes jarayonlarini optimallashtirish va samaradorligini oshirish haqida o'ylaydi.

EDMS turli o'lchamdagi va faoliyat sohalari, shu jumladan geografik jihatdan taqsimlangan korxonalarning hujjatlari bilan ishlashni avtomatlashtirish muammolarini hal qilishga imkon beradi. Ushbu toifadagi dasturiy ta'minot tizimlari kompaniyaning yuridik ahamiyatga ega ish jarayonini tashkil etishni, hujjatlar arxivini yuritishni, ofis ishini avtomatlashtirishni (kiruvchi va chiquvchi yozishmalarni ro'yxatga olish, hujjatlarni skanerlash va ijrochilarga elektron shaklda etkazish), ijro intizomi monitoringini ta'minlaydi, shartnomalar va to'lovlarni kelishish, tashkiliy-ma'muriy hujjatlarning bajarilishini muvofiqlashtirish va nazorat qilish, birlamchi buxgalteriya hujjatlarini qayta ishlash va saqlash, shuningdek, biznesning turli sohalariga ixtisoslashgan jarayonlarni avtomatlashtirish. Bundan tashqari, ko'pgina zamonaviy EDMS ning o'ziga xos xususiyati mobil qurilmalarni qo'llab-quvvatlash va korxonaning mavjud axborot platformalari bilan integratsiya qilish qobiliyatidir.

Rossiya bozorida juda ko'p turli xil elektron hujjat aylanish tizimlari mavjud va kompaniyalar uchun tanlov qilishni osonlashtirish uchun biz bunday echimlar tanlovini tuzdik. Ularning barchasi faqat mahalliy ishlab chiqarish bo'lib, ular Rossiya sifatida hujjat aylanishi sohasidagi qonunchilik va me'yoriy-uslubiy talablarga javob beradi. normativ-huquqiy baza va xalqaro standartlar shuningdek, AT xavfsizligi talablari. Alohida ta'kidlash joizki, quyida sanab o'tilgan deyarli barcha mahsulotlar mahalliy dasturiy ta'minot reestriga kiritilgan va Rossiya Federatsiyasining davlat idoralari va tashkilotlarida, shuningdek, dasturiy ta'minot importini almashtirish dasturi bo'yicha loyihalarni amalga oshiruvchi kompaniyalarda foydalanish uchun tavsiya etiladi. .

  1. "Dialog". Ishlab chiquvchi: "Qrim texnologiyalari" davlat unitar korxonasi (Qrim Respublikasi Ichki siyosat, axborot va kommunikatsiyalar vazirligi ko'magida).
  2. Korporativ elektron hujjat aylanish tizimi CSED 3.0. Ishlab chiquvchi: KROK mintaqasi.
  3. Elektron hujjat aylanish tizimi "SED-Sirius". Ishlab chiquvchi: Markaz axborot texnologiyalari va ijro etuvchi hokimiyat tizimlari (CITiS).
  4. "Epyura" yo'l qurilish tashkilotlari uchun jarayonlarni avtomatlashtirish tizimi ("1C: Enterprise" platformasi asosida qurilgan). Tuzuvchi: Armen Rafikovich Arakelyan.
  5. EDMS "Sinkopa-hujjat". Ishlab chiquvchi: Kuban-Inform-Xolding-Yug kompaniyasi.
  6. “Elektron hujjat aylanishi va buyurtmalar bajarilishini nazorat qilishning ochiq modulli tizimi” dasturiy majmuasi (SEDKP). Ishlab chiquvchi: FGAU GNII ITT "Informika".
  7. Elektron hujjat aylanish tizimi Directum. Ishlab chiquvchi: Directum kompaniyasi.
  8. "STEK - Hujjatlarni boshqarish" dasturiy mahsuloti. Ishlab chiquvchi: OAJ STC STEK.
  9. "Hujjatlarni boshqarishning qizil platformasi". Tuzuvchi: Red Soft kompaniyasi.
  10. "Byurokrat" tizimi. Ishlab chiqaruvchi: "Byurokrat" MChJ
  11. “Elektron ish yuritish va hujjat aylanishi” axborot tizimi. Ishlab chiquvchi: Breeze Plus kompaniyasi.
  12. Komita Courier JE tizimi. Dasturchi: AKSIADORLIK jamiyati"Comita".
  13. "Hujjatlar oqimi" moduli ("Kompas" ERP-tizimining bir qismi sifatida taqdim etilgan). Tuzuvchi: Compass kompaniyasi.
  14. EDMS WSS Docs (Microsoft SharePoint platformasi asosida). Ishlab chiquvchi: WSS-Consulting kompaniyasi.
  15. SDP AS maxfiy ofis ishlarining avtomatlashtirilgan tizimi. Ishlab chiquvchi: MChJ "Yangi texnologiyalar markazi" Impulse ".
  16. "Lotsman: ORD" korxonalarining tashkiliy-ma'muriy hujjat aylanishini (ofis ishi) avtomatlashtirish tizimi. Ishlab chiquvchi: ASKON-Design Systems MChJ.
  17. SharePoint tizimi uchun EOS (Microsoft SharePoint platformasi asosida qurilgan). Ishlab chiquvchi: Electronic Office Systems (EOS) kompaniyasi.
  18. EtaxReport axborot tizimi. Ishlab chiquvchi: Electronic Business Systems kompaniyasi.
  19. EDMS "Aurora: Hujjatlar oqimi". Ishlab chiquvchi: Aurora Digital Group MChJ.
  20. Comsoft Docs elektron hujjat aylanish tizimi. Ishlab chiquvchi: Komsoft OAJ.
  21. EDS-tizimi Comindware (Comindware Business Application Platformasi asosida qurilgan). Ishlab chiquvchi: Comindware kompaniyasi.
  22. Ekspress hujjat tizimi. Ishlab chiquvchi: Electronic Express MChJ.
  23. Codex: Hujjatlarni boshqarish dasturlari to'plami. Ishlab chiquvchi: Kodeks Konsorsiumi.
  24. "Davlat ekspertizasi" avtomatlashtirilgan tizimi. Ishlab chiquvchi: Ekomash info MChJ.
  25. Xavfsiz elektron hujjat aylanish tizimi "Stack-Trust". Tuzuvchi: Stack kompaniyalar guruhi.
  26. EDMS OPTIMA-WorkFlow. Ishlab chiquvchi: Optima kompaniyalar guruhi.
  27. EDMS LanDocs. Ishlab chiquvchi: Lanit kompaniyalar guruhi.
  28. "Hujjatlar oqimi" dasturiy kompleksi. Ishlab chiquvchi: Prezident devonining "Bosh tadqiqot hisoblash markazi" Federal davlat unitar korxonasi Rossiya Federatsiyasi(FSUE "GlavNIVTs").
  29. SEDO yechimi. Ishlab chiquvchi: ID - Management Technologies MChJ.
  30. "Praktika" davlat tashkilotlari va biznes uchun elektron hujjat aylanish tizimi. Ishlab chiquvchi: "Hujjatlarni boshqarish tizimlari" kompaniyasi.
  31. EDMS DoXLogic. Ishlab chiquvchi: BFT kompaniyasi.
  32. Alpha Dock tizimi. Ishlab chiquvchi: "Alpha Doc".
  33. "Tashqi" tizim. Tuzuvchi: SKB Kontur.
  34. Xavfsiz elektron hujjat aylanishi tizimi

Elektron hujjat aylanish tizimini tanlashda zamonaviy kompaniyalar umumiy rivojlanish strategiyasi, maqsadlari, raqobat muhitining mavjudligi, kerakli tuzilma va kutilayotgan narsalarga asoslanadi iqtisodiy ta'sir bunday yechimni amalga oshirishdan. EDMSni joriy etish maqsadlariga ishlash intizomi ustidan nazoratni yaxshilash, yo'qolgan hujjatlar sonini kamaytirish kiradi; tasdiqlash vaqtini qisqartirish; standart hujjatlar bilan ishlashda xatolar sonini kamaytirish.

ECM funktsiyalari uchun bir qator asosiy talablar mavjud. Kompaniyaning ish jarayonini optimallashtirishning keyingi muvaffaqiyati tizimning ushbu talablarga muvofiqligiga bog'liq. Hujjatlarni tasdiqlash va topshiriqlar berish jarayonlari ular “qog‘oz”dan elektron shaklga o‘tkazilganda tezroq amalga oshiriladi, hujjatlar va buyurtmalarni ko‘rib chiqish vaqti ham qisqaradi, hujjat bilan ishlash jarayonini kuzatish mumkin bo‘ladi. Tizim bilan ishlashda ijrochilar yangi hujjatlar haqida avtomatik ravishda xabardor qilinadi va ularni qayta ishlash muddati nazorat ostida bo'ladi. Hujjatlarga tezkor kirish, hujjatlarni oson qidirish va saqlanishi uchun elektron xotira tashkil etilgan.

Himoyalangan ma'lumotlarga kirish huquqlari chegaralangan bo'lishi muhimdir. Ish vaqtini sezilarli darajada qisqartiradi va avtomatik to'ldirish mavjud ma'lumotnoma ma'lumotlari bo'yicha standart hujjatlarning bo'limlari. Menejer uchun vazifalarni bajarish muddatlari va konsolidatsiyalangan hisobotlarni kuzatishning qulay vositalariga ega bo'lishi muhimdir. Kompaniya ishida ma'lumotlar mazmunini saqlab qolish uchun EDMS mavjud pochta tizimi va kompaniyadagi mavjud buxgalteriya tizimlari (kadrlar, moliyaviy, buxgalteriya hisobi va ishlab chiqarishni boshqarish tizimlari) bilan osongina integratsiyalangan bo'lishi kerak.

Shuningdek, tobora ko'proq tashkilotlar tizimda masofaviy ishlash imkoniyatiga e'tibor qaratmoqda. Tizimni baholashning muhim mezonlari hujjatlar, ijrochilar, hujjat holati va boshqalar bo'yicha hisobotlarni yaratish qobiliyatini o'z ichiga oladi; tizimni tezkor joriy etish; tizimni o'rnatish va texnik xizmat ko'rsatish xarajatlari; tizimni ishlab chiqish qulayligi; qo'shimcha vazifalarni hal qilish uchun tizim dasturiy ta'minotidan foydalanish qobiliyati.

Va qo'shimcha talablar:

  • tizimga hujjatlarni oqimli kiritish mavjudligi, skaner bilan ishlash imkoniyati;
  • oldindan tuzilgan shartnoma boshqaruv moduli;
  • planshet versiyasi;
  • mobil mijozlar.

Taqqoslash

Keling, ushbu funktsiyalar Docsvision, Directum, ELMA ECM+, Optima WorkFlow va 1C: Hujjatlarni boshqarish tizimlarida qanday amalga oshirilishini ko'rib chiqaylik 8. Bu tizimlarning barchasi klassik EDMS va biznes jarayonlarini boshqarish vositalarining kombinatsiyasiga asoslangan umumiy kontseptsiya bilan birlashtirilgan. Elektron hujjat aylanishi va BPM tizimlarining afzalliklarini birlashtirgan holda, kompaniyalar jarayonlarni rivojlantirmoqda va operatsion faoliyat samaradorligini oshirmoqda.

Funktsionallik va integratsiya imkoniyatlari

Direkt

Directum tizimining funktsional afzalliklari biznes yechimlarining kengaytirilgan katalogidan ko'proq narsani o'z ichiga oladi. Har kuni ishda ishlatiladigan funktsiyalardan qulay eslatmalarni, hisoblagichlarni sozlash va shtrix-kod belgilari bilan ishlash qobiliyatini ajratib ko'rsatish mumkin. Biriktirilgan fayllarni oldindan ko'rish, fayllarni saqlash joylari, asosiy konfiguratsiyada to'ldirilgan ma'lumotnomalarning katta tanlovi, hujjatlarni yaratish uchun interaktiv sehrgarlar mavjudligi.

Ushbu EDMSning salbiy tomonlari: hujjatlar ro'yxatida va qidiruv natijalarida ob'ektlarning sahifama-sahifa chiqmasligi, hujjat ro'yxatida qo'shimcha uslublardan foydalana olmaslik.

Ushbu funktsiyalar Docsvision-da amalga oshiriladi. Har qanday veb-sahifalar va moslashtirilgan hisobotlar asosiy dastur oynasida ko'rsatiladi. Arxivlangan hujjatlar ma'lumotlar bazasidagi alohida jadvallarga ko'chiriladi. Tizim foydalanuvchilari autentifikatsiya variantini tanlashlari mumkin. XSLT transformatsiyasi ro'yxatga olish kartasining XML tavsifiga qo'llaniladi.

ELMA

ELMA tizimi biznes yechimlarining kengaytirilgan qatori bilan ajralib turadi. Ular orasida ECM + moduli (BPM tizimi va klassik EDMS funktsiyalarining kombinatsiyasi), Projects + - loyihalarni boshqarish uchun standart funktsiyalar va jarayonni boshqarish; ELMA CRM + - yakuniy jarayonlarni amalga oshirish orqali mijozga yo'naltirilgan yondashuvni amalga oshiradi. Va Directum tizimida mavjud bo'lmagan KPI yechimi.

Integratsiya imkoniyatlari masalasida - ELMA ECM + va boshqa ikkita yechim MS Outlook bilan ishlash uchun plaginga ega. Bundan tashqari, ELMA 1C: Enterprise bilan osongina integratsiya qilinishi mumkin (barcha joriy versiyalar bilan).

O'zgartirishlar va o'zgartirishlar bilan ko'p sonli fayllarni chalkashtirib yubormaslik uchun ilovadagi hujjatlar cheksiz ko'p versiyalarga ega bo'lishi mumkin, ammo faqat bittasi joriy deb belgilanishi mumkin. Hujjatlarni o'zgartirishning butun tarixi hujjat kartasida to'planadi.

Hamma narsa zarur vositalar hujjat ustida ishlash va ushbu hujjatlar bilan ishlashda ishlash intizomini nazorat qilish foydalanuvchining qo'lida.

Agar hujjat kompaniya tomonidan qog'oz shaklida olingan bo'lsa, u skanerdan so'ng avtomatik ravishda saqlanadi.

Menejer joriy ishlash holati to'g'risidagi hisobotni ko'rishi mumkin va foydalanuvchilarga natijalarni o'zlari xohlagancha shakllantirish uchun bir qator filtrlar taqdim etiladi.

ECM + ilovasi individual korxona va uning tashkiliy tuzilmasi ehtiyojlariga ko'ra moslashtirilishi mumkin.

Hujjatlarni yaratishni tezlashtirish uchun siz shablonlarni yaratishingiz mumkin. U har qanday foydalanuvchi uchun mavjud, hatto dasturlash qobiliyatisiz ham.

Tizimda tezda tanib olish uchun shablonga shtrix-kodni avtomatik kiritishni sozlashingiz mumkin.

Ushbu sharhda ko'rib chiqilgan barcha tizimlar o'zlariga ega mobil ilova planshet kompyuter yoki mobil qurilma orqali tizim funktsiyalarini boshqarish uchun. Bu top-menejerlarga internetga ulangan istalgan joydan kompaniyaning operativ faoliyatida ishtirok etish imkonini beradi. Mobil mijozlar barcha mobil OS bilan mos keladi.

Optima WorkFlow

Tizimning afzalliklari hujjatlar ro'yxatida qo'shimcha uslublardan foydalanish, hujjatlar ro'yxati va ko'rish maydonida tasvirlarni ko'rsatish imkoniyatini o'z ichiga oladi. Yuklangan hujjatlar ro'yxatini filtrlash mumkin. Optima WorkFlow hujjat jurnallarida rubrikalar o'rnatishni, hujjatlar ro'yxatida tanlangan yozuvni ko'rish maydonini sozlashni qo'llab-quvvatlaydi. Buyurtmani ro'yxatga olish kartasini moslashtirish ishlamoqda. Uchinchi tomon veb-ilovalari asosiy oynaga joylashtirilishi mumkin. IBM WebSphere MQ bilan integratsiya mavjud. Arxiv bo‘limlari faoliyatini avtomatlashtirish uchun maxsus “Arxiv” moduli ishlab chiqilgan.

1C: Hujjatlar aylanishi 8

Ushbu yechim ishining asosiy yo'nalishlari ish yuritish, umumiy hujjat aylanishi, shartnoma faoliyatini boshqarish, elektron arxiv va so'rovlar bilan ishlashdir. Funktsionallik plaginlar yordamida kengaytirilishi mumkin. Hujjat yo'nalishlarini qayta ishlashda siz fayllarni biriktirishingiz va keyinchalik ularni o'zgartirishingiz mumkin. Windows Explorer-da ro'yxatdan o'tish mavjud.

Siz turli manbalardan (papka, elektron pochta, veb) hujjatlarni avtomatik yaratish, ro'yxatdan o'tkazish va yo'nalish bo'ylab yuborishni sozlashingiz mumkin.

Kamchiliklari: ichki pochta yo'q. Buyurtmali guruh va papkalar uchun vazifalar yarata olmaysiz. Bundan tashqari, ushbu yechimda loyihani boshqarish moduli mavjud emas. MS Office, Open Office'dan ro'yxatdan o'tish mumkin emas. QMS hujjatlari bilan ishlash qo'llab-quvvatlanmaydi. Bundan tashqari, foydalanuvchining shaxsiy papkalarini saqlashning hech qanday usuli yo'q.

Interfeyslar

Direkt

Directum tizimidagi barcha ish rejimlarining interfeyslari birlashtirilgan, siz hujjatlar va vazifalarni qayta ishlash qoidalarini sozlashingiz mumkin. O'zgartirish rejimida tizim o'zining axborot tarkibini saqlab qoladi. Internetda fayllar bilan ishlash mumkin. Alohida faylga kirish huquqlari taqsimlanadi, ularning har biri o'ziga xos tarzda tavsiflanadi. Ish jarayoni jarayonlarining shaffofligini ham qayd etishingiz mumkin. Vazifalar MS Outlook kalendariga qo'shiladi. Tizimning afzalligi - moslashtirilgan qidiruv shablonlari va ro'yxat ustunlari bo'yicha qulay filtrlash mexanizmlari.

Ammo bir qator kamchiliklar mavjud: elementlarni sahifalash imkoniyati yo'q (Win32 da). Minimal vizual effektlarni sozlash. Turli tillardagi rekvizitlarning nomlarini mahalliylashtirish mumkin emas. Karta hajmini o'zgartirib bo'lmaydi. Elektron hujjatlar o'rtasida havolalar yaratishda siz munosabatlarni tavsiflash uchun izoh qo'sha olmaysiz. Interfeys haddan tashqari yuklangan.

Guruch. 1. Directum tizim interfeysi

Docsvision

Docsvision oldindan sozlangan mavzulardan foydalanadi va buyruq tasmasi moslashtiriladi. Hujjatlar orasidagi havolalar daraxt ko'rinishida ko'rsatiladi. Havolalar izohlanishi mumkin. Vazifa kartalarini loyihalash imkoniyati mavjud. Asboblar paneli moslashtirilgan. Bitta satrdan to'liq matnli qidiruv ishlaydi, moslashtirilgan qidiruv shablonlari mavjud, qidiruv shakllarining dizayni ham moslashtirilgan.

Shu bilan birga, tizimning kamchiliklari - hujjatni topshiriqga avtomatik ravishda biriktirish mumkin emas. Jarayonlar shaffof emas, eslatmalar faqat MS Outlook yoqilganda ishlaydi.

Guruch. 2. Docsvision tizimi interfeysi

ELMA

Tashqi tomondan, ELMA ECM + interfeysi standart fayllarni saqlash joyi bo'lib, bunday tizimlarda tajribasiz foydalanuvchi mustaqil ravishda osongina harakatlanishi mumkin.

Hujjatlarni ro'yxatga olish maxsus sehrgarda bir necha ketma-ket bosqichlarda amalga oshiriladi. Tizimga kirishda siz hujjatning kerakli ma'lumotlarini ko'rsatishingiz va elektron versiyasini ilova qilishingiz kerak, tizim avtomatik ravishda barcha ma'lumotlar bilan hujjat kartasini yaratadi.

Tashkilot haqidagi barcha ma'lumotlar ichki portalda joylashgan. Ishlash uchun zarur bo'lgan barcha vositalar bir joyda: hujjatlar arxivi, vazifalar, kalendar, xabarlar tasmasi, hisobotlar, veb-hujjatlar.

Moslashtirish jarayonida operatsiyalar soddalashtirilishi yoki kengaytirilishi mumkin.

Guruch. 3. ELMA interfeysi

Optima WorkFlow

Tizim intuitiv interfeysga ega. Tizim ilovalarni loyihalash uslublarini sozlaydi, hujjatlar ro'yxatiga chiqish va atributlar va tasvirlarni ko'rish maydoni mavjud, hujjatlar ro'yxatini chizish uslublari (shrift, to'ldirish, belgi) qo'llaniladi.

Ro'yxatga olish kartalari ro'yxatlaridagi maydonlardagi qulay qidiruvlarni, maydonlarni majburiy to'ldirishni vizual nazorat qilishning mavjudligini, bitta oynada fayllar, havolalar va hujjatlar bilan ishlash qobiliyatini ta'kidlash kerak.

Qo'shilgan fayllar bilan ishlash qulay - ish onlayn rejimda bitta oynada, ro'yxatdan o'tish va chiqish rejimida amalga oshiriladi. Hujjatlar orasidagi bog'lanishlar daraxt shaklida ko'rsatiladi.

Topshiriq yaratishda siz topshiriq kartasini loyihalashingiz mumkin.

Kamchiliklari: foydalanuvchilar yangi jurnallar yarata olmaydi, hujjatlar to'plami, sozlamalar ma'lumotlar bazasiga saqlanmaydi. Ro'yxatga olish kartasidagi asboblar panelini sozlash, rekvizitlar nomlarini mahalliylashtirish mumkin emas. Kartaning o'lchami o'zgarmasdir. Drag & drop mexanizmlari amalga oshirilmagan. Aloqa uchun kartalar interfeysini tanlashning asosiy funktsiyalari yo'q. Yana bir kamchilik - topshiriqni yaratishda jarayonning shaffofligi, siz ijrochilar uchun eslatmalarni o'rnatolmaysiz.

Guruch. 4. Optima WorkFlow interfeysi

1C: Hujjatlar aylanishi 8

Interfeys foydalanuvchi turlari uchun moslashtirilgan. Siz hozirda tizimga kirgan foydalanuvchilar ro'yxatini ko'rishingiz mumkin. RKK (dizayner) uchun dizayn vositalari mavjud, RKKni kengaytirish va sozlash imkoniyati mavjud, shu bilan birga siz murakkab elementlardan - jadvallardan, tuzilmalardan foydalanishingiz mumkin.

Kamchiliklari: biriktirilgan fayllar uchun o'rnatilgan tomoshabinlar, guruh vazifalarini ko'rish, guruhdan etakchi sifatida ijrochini tayinlash yo'q.

Guruch. 5. Interfeys 1C: Hujjatlarni boshqarish 8

Qidiruv funksiyalari

Direkt

Tizimning afzalliklari hujjatlarni to'liq matnli qidirish va ro'yxatga olish kartalari (RK) rekvizitlarining mavjudligini o'z ichiga oladi. Qidiruv shablonlari RK tafsilotlariga ko'ra moslashtirilishi mumkin. Hujjatlar ro'yxatining ustun qiymatlari bo'yicha filtri amal qiladi. Qidiruv shablonlarini sozlash uchun qulay funksiyalar. Qidiruv papkalarini yaratish mumkin.

Salbiy fazilatlar: konfiguratsiya qilingan qidiruvlarga kirish huquqlarini taqsimlash mumkin emas; hech qanday veb-mijoz qidiruvi sozlanmagan; murakkab qidiruv so'rovlarini yaratish imkoniyati yo'q, hujjatlar ro'yxatida va qidiruv natijalarida ob'ektlarni sahifama-sahifa ko'rsatish mavjud emas, hujjatlar ro'yxatida qo'shimcha uslublar qo'llanilmaydi.

Docsvision

Docsvision XML yordamida murakkab qidiruv so‘rovlarini yaratish va qidiruvga kirish huquqlarini taqsimlashni qo‘llab-quvvatlaydi.

Kamchilik- tomoshabinlar panelining sekin ishlashi.

ELMA

ELMA ECM + yagona elektron arxivda hujjatlarni to'playdi. Hujjatlarni qidirish nafaqat nom bo'yicha, balki hujjat kartasi yoki RK rekvizitlari bo'yicha ham tez va qulay tarzda amalga oshiriladi. Qidiruv natijalari faqat hujjatlarga kirish uchun ruxsatingiz bo'lsa ko'rsatiladi. Qidiruv parametrlari filtr formatida saqlanadi, kelajakda saqlangan parametrlar bo'yicha hujjatlarni tezda qidirishingiz mumkin.

Kamchilik: hujjatlarda to'liq matnli qidiruvning yo'qligi.

Optima WorkFlow

Hujjat jurnallarida murakkab qidiruv so'rovini shakllantirish uchun to'g'ridan-to'g'ri ma'lumotlar bazasi so'rovi qo'llaniladi. Hujjat mazmuni bo'yicha to'liq matnli qidiruv amalga oshiriladi va qidiruv ro'yxatga olish kartasi namunasi yordamida amalga oshiriladi (qidiruv shablonlarini sozlashning hojati yo'q). Siz ro'yxatga olish kartalari tafsilotlari bo'yicha qidiruv so'rovlarini kiritishingiz mumkin. Filtrlar barcha mavjud hujjat jurnallariga qo'llaniladi.

Tizimning kamchiliklari - maxsus qidiruv shablonlarini saqlashning mumkin emasligi. Hujjatlarni ro'yxatga olish kartalari tafsilotlari uchun to'liq matnli qidiruv mavjud emas. Foydalanuvchilar qidiruv papkalarini va murakkab qidiruvlarni yarata olmaydi. Ro'yxatga olish kartasi ma'lumotlarini to'liq matnli qidirish mavjud emas.

1C: Hujjatlar aylanishi 8

Hujjatning tafsilotlari bo'yicha atributiv qidiruv o'tkaziladi. Qidiruv naqshlarini yaratishingiz mumkin, ularni saqlash ierarxik va toifalarga bo'linadi. Qidiruv natijalari asosida hisobotlar tuziladi.

Bitta so'rovda buni amalga oshirish mumkin emas har xil turlari qidirmoq. Ro'yxatdan o'tish paytida ikki nusxadagi hujjatlarni avtomatik qidirish uchun rekvizitlar to'plami o'rnatilmagan.

Ma'muriy sozlamalar

Direkt

Tizim bir vaqtning o'zida bir nechta kompaniyalarning tashkiliy va shtat tarkibini saqlashga imkon beradi. Bo'limlar va xodimlar haqida batafsil ma'lumot berilgan, uni kengaytirish mumkin. Agar almashtirish kerak bo'lsa (to'liq yoki yordamchi tomonidan), "kirish / chiqish" papkalari avtomatik ravishda yaratiladi. Substring filtri va skanerlash orqali qidiruv ishlaydi.

Kamchiliklari: OShS displeyi vizual emas, elementlarni ma'lum tartibda saralash imkoniyati yo'q, kataloglarni yaratish va to'ldirish qiyin, katalog yozuvlarini lokalizatsiya qilish yo'q. Minimal sozlamalar ko'rinish va RKning xatti-harakati.

Guruch. 6. Directum tizimida ro'yxatga olish kartalarining ko'rinishi

Docsvision

Docsvision bir vaqtning o'zida bir nechta kompaniyalarning OShS tizimlariga texnik xizmat ko'rsatishni qo'llab-quvvatlaydi. O'zgartirish funktsiyalari mavjud (doimiy yoki vaqtinchalik o'rinbosar). Substring filtri ishlaydi. Kamchiliklar qisman Directum xususiyatlarini takrorlaydi: OSH ning vizual ko'rinishi emas, ma'lum tartibda elementlarni tartiblash yo'q, siz katalog tarixini saqlay olmaysiz, terilgan kataloglarni yarata olmaysiz, ierarxik kataloglarni yarata olmaysiz, o'rnatilgan "Nomenklatura" yo'q. holatlar" katalogi. Dizaynerning past ishlashi.

Guruch. 7. Docsvision tizimidagi xodimlar katalogi

ELMA

Yirik kompaniyalarning filiallarida vaziyatni kuzatish qulay. Bir nechta tizimlar bitta oynada birlashtirilib, bitta tizimni tashkil qiladi axborot tizimi bo'linmalar va yuqori sifatli axborot almashinuvi. Foydalanuvchi o'z sahifasidan chiqmasdan tashqi tizim haqida barcha kerakli ma'lumotlarga ega. Kompaniya bo'linmalari sahifalari o'rtasida almashish qulay. Bundan tashqari, faoliyatni amalga oshirish, dolzarb yangiliklar, hujjatlarni ko'rish, biznes-jarayonlarni bajarishni boshlash haqida ma'lumotlar mavjud.

Guruch. sakkiz. ELMA-da filial sahifalarini o'rnatish

Barcha filiallar va bo'limlar to'g'risida umumiy ma'lumot rahbarga taqdim etiladi. Bo'limlar va xodimlar to'g'risidagi ma'lumotlar kengaytirilishi mumkin.

Xodimlarni almashtirish maxsus bo'limda amalga oshiriladi. Muddat oxirida almashtirishlar avtomatik ravishda bekor qilinadi. O'rnini bosuvchi jarayon o'rnatilganda, jarayon bo'yicha vazifalar avtomatik ravishda unga o'tkaziladi. Tizim bir martalik vazifa haqida va boshqa ijrochini tanlashni taklif qilib, ushbu xodimning yo'qligi haqida xabar beradi.

Guruch. to'qqiz. ELMA da "Almashtirish" bo'limini sozlash

"Yo'qlik jadvali" maxsus bo'limida ma'lum vaqt davomida ish joyida bo'lmagan xodimlar ro'yxati ko'rsatiladi.

Optima WorkFlow

Tizim bir nechta kompaniyalarning OShS xizmatini qo'llab-quvvatlaydi, tuzilmasi aniq ko'rsatilgan. O'zgartirish funktsiyalari (doimiy / vaqtinchalik almashtirish) amalga oshiriladi, birinchi harflar bo'yicha qidiruv mavjud. Elementlarni belgilangan tartibda saralash mumkin; ma'lumotnomani juda oddiy to'ldirish, ierarxik ma'lumotnomalarni yaratish, ma'lumotnoma yozuvining amal qilish muddatini belgilash.

Ro'yxatga olish kartalari uchun shablonlarning dizayneri mavjud, sozlanishi o'lchamlar, fonlar, xatcho'plar, maydonlar, shriftlar, ro'yxatga olish kartalari voqealari uchun skriptlar ishlatiladi.

Kamchiliklari: katalog tarixini saqlab qolish imkoniyati yo'q, almashtirish haqida ko'zgu ma'lumoti yo'q. Bo'limlar va xodimlar to'g'risidagi ma'lumotlar minimaldir. Siz terilgan ma'lumotnomalarni yarata olmaysiz, ma'lumotnomalar tarixini saqlay olmaysiz, ma'lumotnoma yozuvlarini lokalizatsiya qila olmaysiz. Skript kodining sintaksisini tekshirish funktsiyasi mavjud emas, "radio tugmasi" turidagi maydonlar mavjud emas.

Guruch. o'n. Optima WorkFlow-da tashkiliy jadvalga yangi xodimni qo'shish

1C: Hujjatlar aylanishi 8

Foydalanuvchining ish stoli ularning roliga qarab moslashtirilgan. Xodimlar haqidagi ma'lumotlarga, telefon raqamlari ro'yxatiga, yozishmalarni yozish bo'yicha tavsiyalarga va hokazolarga tezkor kirishni ta'minlaydi. Bo'lim boshlig'i uchun siz istalgan maqsaddagi hujjatlarni to'liq matnli qidirish panelini o'rnatishingiz mumkin, menejer bilan ta'minlanadi. hisobotlarga tezkor kirish uchun panel. Ma'lumotlar kirish huquqlariga muvofiq taqsimlanadi. Tashkiliy tuzilma Tashkilotlar va ijrochi rollari biznes jarayonlari ijrochilarini tanlash uchun ishlatilishi mumkin.

"Xodimlarning vazifalari va jarayonlari" kichik tizimi biznes-jarayonlarni yaratish va boshqarish vositalarini o'z ichiga oladi, shuningdek vazifalarni rolga asoslangan hal qilishni o'rnatish, xodimlarni almashtirish / almashtirish uchun matritsani o'rnatish.

Biznes jarayonlarini modellashtirish

Direkt

Tizim qulay modellashtirish funktsiyalarini amalga oshiradi. Marshrut diagrammasini tuzatish bosqichma-bosqich amalga oshiriladi. Platformada o'rnatilgan yuqori darajadagi dasturlash tili IS-Builder mavjud. O'zingizning API-dan foydalanib, o'zingizning funksiyalaringiz va skriptlaringizni yaratishingiz mumkin. Hisobot muharriri IS-Builder tilida amalga oshiriladi. Minus: asosiy bloklar soni etarli emas.

Guruch. o'n bir. Directum tizimida biznes jarayonlarini modellashtirish

Docsvision

Tizim dasturiy vositalardan foydalanmasdan marshrut sxemasini modellashtirish va loyihalash uchun qulay funksiyalarga ega. Siz o'zingizning funktsiyalaringizni ishlab chiqishingiz mumkin. O'zining API-dan foydalangan holda skriptlarni yaratish, veb-xizmatlarni chaqirish mumkin. Asboblar - MS Reporting.

Kamchilik: optimallashtirish uchun oddiy bloklar guruhini bitta skript blokiga almashtirish kerak.

Guruch. 12. Docsvision tizimida biznes jarayonlarini modellashtirish

ELMA

Biznes-jarayonlarni modellashtirish oddiy va intuitiv grafik interfeysga ega maxsus “ELMA Designer” grafik muharririda amalga oshiriladi. Biznes-jarayonlarni tavsiflash uchun belgi BPMN 2.0 bo'lib, u ish oqimlarini tavsiflash uchun qulay va deyarli barcha kerakli primitivlarni o'z ichiga oladi. Biznes-tahlilchi dasturchi yordamisiz biznes jarayonlarini loyihalashtira oladi. Siz kompaniyada boshqaruv modelini ishlab chiqishingiz va tizimni to'xtatmasdan turib, jarayonlarga o'zgartirishlar kiritishingiz mumkin.

Kompaniyada hujjatlar harakati har qanday murakkablikdagi marshrutlar bo'ylab tashkil etilishi mumkin. Hujjatning yo'nalishi ushbu hujjat qaysi xodimlar orqali o'tishini, shuningdek, unda rejalashtirilgan ishlarning tartibi va xarakterini aks ettiradi. Jarayonning grafik modeli sichqoncha yordamida palitradan kerakli operatsiyalar bloklarini sudrab olish orqali yaratiladi, shundan so'ng operatsiyalar o'tishlar bilan bog'lanadi. O'tishlarga sharhlar qo'shishingiz mumkin.

Guruch. 13. Hujjat marshruti ELMA EDMS da biznes jarayoni sifatida tasvirlangan

Optima WorkFlow

Tizimda biznes jarayonlari modellari dizayneri mavjud, skriptlardan foydalaniladi.

Guruch. o'n to'rt. Optima WorkFlow-da biznes jarayonlarini modellashtirish

Blok xususiyatlarini o'rnatish juda oddiy. O'z API yordamida skriptlarni yaratish, o'z funktsiyalari va bloklarini yaratish, almashinuv formatida ob'ektlarni tushirish amalga oshiriladi. Asboblar - Crystal Reports 11.0.

Ilovaning ko'rinishini sozlash, hujjatlar ro'yxatini sozlash (ustunlarning ko'rinishi va tartibi, saralash), bildirishnomalarni sozlash mumkin.

Modellashtirish mexanizmlari noqulay, biznes mantiqini o'rnatish funktsiyalari minimal, hujjatlarni qayta ishlash uchun skriptlarni yozish kerak bo'ladi, dizayner yo'q. hayot davrlari hujjatlar.

1C: Hujjatlar aylanishi 8

Tizim hujjatlar harakati uchun standart marshrutlarni yaratadi, marshrut tarmoqlari va shartli o'tishlarni qo'llab-quvvatlash mavjud. Hisobot shakllarining dizayneri ham mavjud.

Guruch. 15. 1C da biznes jarayonining blok diagrammasi: Hujjatlar aylanishi 8

Ma'lumotlar va harakat xavfsizligi

Direkt

Tizimdagi ma'lumotlarni himoya qilish login-parol va Windows hisob qaydnomalari yordamida amalga oshiriladi. Siz foydalanuvchilar guruhlari va rollarini yaratishingiz mumkin. Diskret va rolga asoslangan kirishni boshqarish modeli, shuningdek, ruxsat va imtiyozlarni berish imkoniyati mavjud. Kirish huquqlarini farqlash papka, RK, fayl va ma'lumotnoma darajasida amalga oshiriladi. Huquqlarni uzatishni sozlashingiz mumkin. Shifrlash va EDS qo'llaniladi.

Tizimning kamchiliklari: moslashtirilgan qidiruvlarga kirish huquqlarini taqsimlash mavjud emas, veb-mijozda moslashtirilgan qidiruvlar mavjud emas va murakkab qidiruv so'rovlarini yaratib bo'lmaydi.

Ko'rish panellarining ishlashi ancha sekin.

Docsvision

Ma'lumotlar xavfsizligi nuqtai nazaridan tizimning afzalliklari quyidagilardan iborat: kirishni majburiy nazorat qilishning mavjudligi, barcha darajadagi kirish huquqlarini differentsiallashtirish; huquqlarning o'tkazilishini belgilash. Shifrlash va raqamli imzoni qo'llash.

ELMA

Internetga ulangan istalgan joydan istalgan foydalanuvchi o‘z foydalanuvchi nomi va parolini kiritib, ELMA tizimiga kirishi mumkin. Ushbu login barcha foydalanuvchilar uchun sukut bo'yicha sozlangan, ammo loginni himoya qilishning uchta asosiy usuli mavjud:

  1. Faqat ishonchli qurilmalar orqali kiring. Agar siz kompyuterdan kirayotgan bo'lsangiz yoki mobil qurilma, ishonchli ro'yxatda bo'lmagan tizim tizimga kirishning mumkin emasligi haqida xabar beradi.
  2. Token orqali kiring. Token - bu foydalanuvchi hisobi bilan bog'langan va faqat unga mos keladigan qurilma. Bundan tashqari, individual foydalanuvchi o'z PIN-kodiga ega. Bir vaqtning o'zida bir nechta elektron kalit-konteynerlar tokenga yozilishi mumkin - kiritish uchun turli tizimlar, va nafaqat ELMA-da, shuning uchun foydalanuvchi bir nechta kalitlarni olib yurmaydi.
  3. Sertifikat orqali tizimga kiring. Mexanizm deyarli bir xil ishlaydi. Foydalanuvchi sertifikatni o'z hisobiga bog'laydi. Siz tizimga faqat ma'lum bir ish joyidan sertifikat bilan kirishingiz mumkin. Bu xususiyat faqat brauzerlarda mavjud. Mozilla Firefox va Internet Explorer.

Hujjatni yoki uning versiyasini tasdiqlash, imzolash uchun elektron raqamli imzo qo'llaniladi. Bunday holda, boshqa hech qanday foydalanuvchi, hatto parolni o'rgangan bo'lsa ham, hujjatga rozi bo'lolmaydi yoki imzolay olmaydi.

ELMA tizimning turli ob'ektlariga kirish huquqlarini sozlashni ta'minlaydi. Huquqlarni boshqarish markazida tashkiliy tuzilma elementlari va tizimning individual foydalanuvchilari roli bo'lib, konfiguratsiya jarayoni lavozimlar, bo'limlar va bo'limlarning grafik ko'rinishi va mas'uliyatni taqsimlashdan iborat.

Optima WorkFlow

Ma'lumotlarni himoya qilish login / parol, Windows hisob qaydnomasi yordamida amalga oshiriladi. Foydalanuvchi guruhlari va rollari, shuningdek, diskret va rolga asoslangan kirishni boshqarish modeli yaratiladi. Vakolatlarni berish, papkalar darajasida kirish huquqlarini farqlash, tashkilotning tashkiliy tuzilmasi bo'yicha nisbiy kirish huquqlarini o'rnatish, ERI dan foydalanish mumkin.

Bitta faylga kirish huquqini bera olmaysiz. Faylni oldindan ko'rish mavjud emas.

1C: Hujjatlar aylanishi 8

Lar bor dasturiy ta'minot hujjat yaxlitligini nazorat qilish, qo'llab-quvvatlash turli yo'llar bilan autentifikatsiya. Foydalanuvchiga buyurtma yoki hujjatni bajarish vaqti uchun huquqlar beriladi. ERI tomonidan imzolangan hujjatlar imzolar to'g'risidagi ma'lumotlarni saqlash bilan yuboriladi. Kirish huquqlari foydalanuvchining pozitsiyasiga, uning roliga, biznes-jarayonlarda ishtirok etish darajasiga, muhrga yoki individual ravishda belgilanadi. Huquqlar papkalar va hujjatlar turlari uchun o'rnatiladi va biriktirilgan fayllarga ham tegishli bo'lib, ular o'qish yoki yozish uchun cheklovlarni o'z ichiga olishi mumkin. Hisobotlarga kirish ham cheklangan - faqat uning hisobotlari xodimga, uning bo'limi hisobotlari esa menejerga taqdim etiladi.

Hujjat qismlariga kirish huquqlarini farqlash yo'q (ro'yxatga olish shaklining maydonlari, biriktirilgan fayllar). Ma'lumotlarni zaxiralash va tiklash vositalari tizimi mavjud emas.

Xulosa

EDMS ni tanlagan kompaniyalar bir xil muammoga duch kelishadi - ular uzoq vaqt davomida sotib olingan tizim va tashkilotning mavjud biznes jarayonlarini birlashtirishi kerak. Butun kompaniyaning ishini optimallashtirish uchun ish jarayonlarini asosiy - oxirigacha bo'lgan jarayonlarga qurish muhimdir va bunday birlashish qanchalik tez sodir bo'lsa, shuncha yaxshi bo'ladi. Biroq, bu vaqt talab qiladigan faoliyat vaqt, tajriba va ishi hujjatlar bilan bog'liq bo'lgan barcha xodimlarning doimiy muloqotini talab qiladi. U yoki bu darajada tizimlar o'z funktsiyalaridan foydalangan holda bu jarayonni tezlashtirishi mumkin. Natijalarni sarhisob qilish va baholash, keyin ELMA ECM +, 1C: Document Management 8 va Directum asosiy talablarga eng mos keladi.

Shunga o'xshash nashrlar