Електронний документообіг малому підприємстві. Електронний документообіг для середнього та малого бізнесу: поради початківцям. Угода про конфіденційність

Відповіді на запитання «Навіщо вашій компанії потрібен електронний документообіг?» залежить, як мінімум, половина успіху проекту щодо впровадження системи електронного документообігу (СЕД). Як не дивно, дуже часто можна почути відповідь на кшталт: «У конкурента/партнера вже є - чим ми гірші?» Але якщо поставити таку мету запровадження СЕД, результати навряд чи будуть вражаючими.

Отже, які цілі можуть стояти перед компанією при впровадженні СЕД? Розглянемо можливі варіанти.

Оскільки досягнення кожної з цих цілей послідовно збільшує як бюджет проекту автоматизації, так і ризики того, що проект успішно не завершиться, до постановки завищених цілей слід ставитись з максимальною обережністю.

Ще однією поширеною помилкою при впровадженні системи є очікування того, що автоматизація сама по собі допоможе оптимізувати процес документообігу. Але як кажуть програмісти у таких випадках: «При автоматизації хаосу вийде лише "автоматизований хаос"».

До речі, важливе зауваження щодо формування бюджету проекту: його треба розраховувати, виходячи з повної кількості співробітників компанії. Пілотні проекти типу «на одному відділі спробуємо» здебільшого не допоможуть навіть зрозуміти, чи потрібен електронний документообіг компанії чи ні.

Коли мету поставлено, а завдання автоматизації визначено, можна переходити до наступного етапу - вибору системи електронного документообігу.

Як вибрати?

Майже до другої половини 2000-х років ринок СЕД в Росії був спрямований виключно на великих клієнтів, у малих і середніх компаній не було вибору: існувало дуже мале коло «коробкових» СЕД, придатних для впровадження в компаніях такого розміру. Причому в більшості випадків ці СЕД були лише урізаними версіями «великих» систем, а значить, вартість купівлі та супроводу, складність використання були не цілком адекватні очікуванням невеликих та середніх компаній.

У останні рокиринок СЕД для малих та середніх фірм значно розширився: у постачальників сформувалося бачення автоматизації документообігу середнього та малого бізнесу, з'явилося багато нових рішень, орієнтованих саме на цей сегмент ринку. Тому вибір системи електронного документообігу зараз є досить непростим завданням. Спробуємо систематизувати процес вибору СЕД з тих цілей, які ставить собі компанія, впроваджуючи електронний документообіг.

Усі системи електронного документообігу можна умовно поділити на 3 великі групи:

Системи організації архіву (сховища) документів.
Системи автоматизації діловодства з елементами документообігу.
Комплексні системи автоматизації документообігу.

Більшість сучасних СЕД містить елементи кожної із трьох груп, але «повноцінні універсали» зустрічаються рідко. Як правило, кожна система орієнтована на автоматизацію певної групи процесів.

1. Системи організації архіву документів

Термін «архів (сховище) документів» має два значення. Під такими системами розуміють:

Спеціалізовані системи зберігання та обробки надвеликих обсягів документів.Такі системи необхідні вузькому колу компаній, наприклад, організаціям масового обслуговування ( комунальні послуги, Держсектор, страхування, кредитно-банківський сектор). Таких систем не так вже й багато, вони вирішують досить вузьке коло завдань, і ми їх у цій статті не розглядатимемо.
«Полегшені» системи документообігу, які забезпечують тільки базову функціональністьроботи з документами: централізоване зберігання файлів документів та організацію доступу співробітників до них.

Якщо говорити про архів документів як про «полегшену» систему документообігу, то в даному підході до автоматизації документообігу найбільш популярні такі рішення:

У цілому нині організація документообігу як «архіву документів» має сенс або малих підприємств (з управлінським штатом менше 10 людина), або підприємств із невеликим обсягом документообігу (до 10-20 документів на місяць). Основним бонусом таких систем є лише їхня дешевизна та простота використання.

2. Системи автоматизації діловодства з елементами документообігу

Системи автоматизації діловодства з елементами документообігу становлять зараз більшість СЕД, що пропонуються на російському ринку. Типові функціїсистем цієї групи:

Архів документів:

зберігання та архівування документів,
пошук за реквізитами реєстраційно-контрольних карток документів, повнотекстовий пошук за документами,
сканування та розпізнавання документів;

Діловодство(У цій групі систем блок автоматизації діловодства найбільш розвинений):

реєстрація документів,
організація номенклатури справ,
розмежування прав доступу.

Документообіг:

маршрутизація документів,
видача доручень,
візуалізація бізнес-процесів.

Всі системи мають практично ідентичні характеристики, але у кожної, зрозуміло, є свої конкурентні переваги. Детальну інформацію про системи можна отримати на сайті http://www.doc-online.ru та на сайтах виробників СЕД.

3. Комплексні системи автоматизації документообігу

Ця група систем найбільш «сильна» в автоматизації процесів, пов'язаних з документообігом та оперативним управлінням підприємства, - видача та контроль виконання доручень, маршрутизація документів та ін.

Впровадження подібних СЕД, швидше за все, виправдане у великих організаціях (холдингах) за рахунок того, що системи такого класу розробляються тільки на замовлення, а отже, мають високу вартість, досить складні в освоєнні, при впровадженні вимагають участі ІТ-фахівців. Однак вибір СЕД цієї групи надає також великі можливостіпо модифікації системи під потреби компанії, можна створити систему, збалансовану за функціями як у сфері діловодства, і у сфері документообігу.

Що далі?

Після того як визначилися лідери на покупку, не забудьте врахувати наступні нюанси, які обов'язково позначаться на успішності проекту застосування СЕД:

Поцікавтеся, які у системи можливості «на виріст», щоб не довелося із зростанням масштабу бізнесу витрачати гроші на впровадження нової СЕД
При порівнянні вартості систем оцінюйте повну вартість проекту. Дуже часто значна частина вартості прихована у додаткових модулях, інфраструктурному програмному забезпеченні, послугах з обстеження, впровадження та супроводу системи.
Перед покупкою подивіться на систему «наживо», а ще краще – у клієнтів постачальника рішення. Жодна гарна презентація чи «лабораторна» демонстрація системи не покажуть реальних особливостей роботи з нею.
Деякі з представлених на ринку систем належать до так званих «коробковим»СЕД. Під цим мається на увазі можливість встановити та налаштувати систему власними силами. Порахуйте, такий варіант може бути вигіднішим, навіть якщо доведеться відправити на навчання ваших ІТ-фахівців.
Переконайтеся, що співробітники вашої компанії «потягнуть» систему- Будь-яка автоматизація зазвичай призводить до збільшення обсягу роботи, особливо на етапі впровадження. Якщо у компанії брак персоналу - треба або збільшити його кількість, або вибрати СЕД із більш простими функціями.
Процедура впровадження системи– важливий елемент успішності проекту. Перед покупкою системи обов'язково сплануйте цей етап і обговоріть його особливості з постачальником рішення! Дуже часто без ретельного опрацювання цього етапу СЕД повисає «мертвим вантажем» на компанії.

Використання системи електронного документообігу - відповідальний крок для підприємства, особливо середніх і малих підприємств, де будь-які витрати помітно позначаються «життєвому тонусі». Тому правильність вибору СЕД та постачальника рішення, що враховують особливості роботи компаній середнього та малого бізнесу, - дуже важливий фактор. У цій статті ми постаралися дати уявлення про сучасному станіринку СЕД для компаній середнього та малого бізнесу та допомогти у правильному виборі системи електронного документообігу. Успіхів вам.

Згорнути Показати

При підборі СЕД ви можете звернутися за аналітичною інформацією на сайти http://www.doc-online.ru та http://www.docflow.ru, а також безпосередньо до розробників:

Система "БОС-Референт" компанії "Ай-Ті". Сайт http://www.boss-referent.ru
Система «СПРАВА» компанії «ЕОС». Сайт http://www.eos.ru
Система "Евфрат-документообіг" компанії "Cognitive Technologies". Сайт http://www.evfrat.ru
Система "CompanyMedia" компанії "ІнтерТраст". Сайт http://www.intertrust.ru
Система "NauDoc" компанії "Наумен". Сайт http://www.naumen.ru
Система "Акту" компанії "DuxSoft". Сайт http://www.duxsoft.ru

Сектор середнього та малого бізнесу, який набрав обертів ще до кризи, незважаючи ні на що залишається найшвидшим і найперспективнішим у вітчизняній економіці. Звичайно ж, у період активного розвитку електронних сервісів і переходу до електронної держави компанії сектора СМБ, як і їх великі колеги, набагато впевненіше і комфортніше почуваються, будучи «в темі» щодо застосування сучасних ІТ-рішень. Відповідних пропозицій на ІТ-ринку більш ніж достатньо, у тому числі розробники систем електронного документообігу. Однак в умовах кризи та економії як бюджетів, так і трудових ресурсів, питання про доцільність розгортання СЕД у невеликих компаніях все ж таки виникає. Що ж варто зважити, вирішуючи його?

СЕД - це розумне документування

Почнемо з незаперечного факту: документування своєї роботи – це більше ніж просто обов'язок будь-якої організації, незалежно від її розміру та форми власності. Нерідко грамотно складені, оформлені, акуратно збережені документи відіграють важливу роль як у досягненні успіху компанії на ринку, так і, у ряді випадків – у її виживанні. Понад те, грамотне документування саме собою здатне стати механізмом підвищення якості бізнес-процесів. А в якому ІТ-рішенні спочатку закладено таку грамотність? Звісно ж, у системі електронного документообігу. Саме СЕД може не тільки створювати, оформляти, надсилати, приймати та зберігати документи, але й навчити тому, як робити це красиво, правильно, раціонально.

СЕД – це ефективні витрати

Успішними та конкурентоспроможними на сучасному ринку є компанії, які використовують усі резерви для підвищення ефективності своєї діяльності та зменшення неефективних витрат. До компанії малого та середнього бізнесу це також відноситься! Автоматизація документообігу дозволяє усунути такі похибки ведення бізнесу, як відсутність належного контролю та виконавчої дисципліни, інструментів для колективної роботи та управління знаннями, зрив термінів виконання завдань та проектів, «непрозорість» того, що відбувається в компанії, зайві витрати робочого часу на погодження документів, пересилання листів, пошук інформації, обробку даних. Від них навіть найменша фірма не застрахована. Але навіть найбільший холдинг здатний з ними впоратися – у тому числі за допомогою СЕД.

СЕД – це швидка взаємодія з партнерами

Трапляється, що невеликі компанії, впроваджуючи СЕД, роблять це «заради іміджу»: «Конкурент СЕД вже має, нехай буде й у нас». І якщо витрачати сили на те, щоб бути під стать конкурентам, не завжди розумно, то про партнерів і контрагентів подбати варто. Для більшості компаній, не виключаючи малі та середні фірми, важливо правильно організувати управління взаємодією з клієнтами, партнерами та іншими організаціями, з якими підприємство веде активну роботу, тобто налагодити зовнішній документообіг. І в цьому ключі запуск тієї ж СЕД, що й у ключових контрагентів або сумісного рішення, істотно полегшує процес комунікацій. Час кур'єрів із папками паперових документів у портфелях минув!

СЕД – це зручна взаємодія з електронним урядом

Малому та середньому бізнесу влада нині приділяє досить пильну увагу. Зокрема, Мінекономрозвитку продовжує розвивати систему надання держпослуг за принципом одного вікна на базі МФЦ згідно з відповідною програмою на 2016-2018 роки. Особливий акцент зроблено на створення МФЦ, орієнтованих на надання держпослуг суб'єктам СМБ: наприклад, передбачено розробку спеціального інформаційного сервісу, що забезпечує взаємодію АТ «Федеральна корпорація з розвитку малого та середнього підприємництва» та МФЦ електронному вигляді. Багато СЕД, як відомо, закладено механізми взаємодії з електронними сервісами. А значить - у кого СЕД, у того і більше зручний інструментдля підтримки контакту як з колегами по ринку, а й регуляторами.

На що звернути увагу під час вибору СЕД для СМБ?

Більшість аналітиків сходяться на думці, що головних параметрів, які мають враховуватися при виборі СЕД для СМБ, загалом лише два. І перш за все, зрозуміло, це цінове питання, причому треба враховувати не тільки ціну ліцензій, а й вартість володіння.

По-друге, це простота в установці, налаштуванні та адмініструванні. Звичайно, якщо користувачем буде компанія, яка сама працює на ринку ІТ і повністю складається з висококваліфікованих ІТ-зубрів, то цей фактор не актуальний. У тих випадках, коли ІТ-служба представлена одним-двома адміністраторами, перефразовуючи відоме твердження, можна сказати, що «простота – запорука здоров'я!». Причому здоров'я не лише ІТ-системи, а й нервової системи користувача. Не дивно, що й статистика підтверджує: особливо часто запит на «просту СЕД» спостерігається серед замовників із сектору СМБ.

Чи є життя без СЕД?

Є, але її якість суттєво нижча, ніж у користувачів правильно обраної та успішно впровадженої СЕД. Взагалі, ще кілька років тому була думка, що невеликим компаніям СЕД не потрібна взагалі - достатньо MS Office. Воно й досі зустрічається, хоча вже й не так часто – перераховані вище плюси, загалом, не є ні для кого секретом.

Однак, не секрет і те, що в малій компанії через її невеликі масштаби ефект від використання СЕД буде не такий очевидний, як у великого побратима. І що, в принципі, якщо в організації всього пара десятків співробітників, реєстрацію та облік документів цілком можна налагодити в Excel, зберігати образи документів у хмарі - наприклад, Google Apps або Microsoft Office 365, а маршрутизувати в Outlook. Так, вижити і таким чином можна - щоправда, ціною автоматизації основи, діловодства.

Ну і, звичайно ж, завжди є охочі заощадити за рахунок використання неліцензійного ПЗ. І тут паралельно із зростанням економії зростає і небезпека інформаційної вразливості. Статистика говорить про те, що майже половина малих та середніх підприємств не вживають елементарних заходів щодо захисту своїх інформаційних ресурсів, і що саме СМБ – найлегша мета для інформаційних шпигунів. А також нагадує, що вірусна атака, спрямована на обчислювальні машиниКомпанії малого бізнесу можуть вивести їх з ладу на кілька днів. Що росту і без того невеликого підприємствабуде, зрозуміло, не на користь.

Шираз Ахмед
29 листопада 2011 р. 11:46

Поінформованість у питаннях електронного документообігу зросла за останні кілька років, але багато його аспектів досі не зрозумілі широкому загалу. Його часто плутають із управлінням файлами, управлінням інформаційними ресурсами підприємства (частиною якого електронний документообіг і є), організацією діловодства тощо.

Тут ми спробуємо розвінчати п'ять міфів про електронний документообіг з погляду малого бізнесу.

Міф №1: У мене є ПроCWindowsдля керування файлами, і мені не потрібна окрема система електронного документообігу.

Реальність:Провідник Windows, звичайно, допомагає вам керувати файлами/документами, але це лише базовий інструмент, який значною мірою обмежений зберіганням файлів в ієрархічній структурі папок. З іншого боку, хороша система документообігу дозволить вам зберігати метадані документів, які стосуються їх типу та засновані на унікальних вимогах вашої організації. Так, для кожного відсканованого зображення рахунку можна визначити метадані для зберігання: Дату рахунку, Суму рахунку, Компанію, Статус (Оплачений/Не сплачений) і т.д. Це збільшує кількість способів, за допомогою яких ви можете шукати і групувати документи. Крім цього, системи електронного документообігу часто дозволяють встановлювати зв'язки між документами, створювати анотації до них і задавати різні права доступу до документів (наприклад, користувач може переглядати, але не редагувати). Як бачите, це набагато більше ніж те, що може запропонувати ваша операційна система.

Міф 2: Малому бізнесу не потрібний електронний документообіг

Реальність: Це, мабуть, найбільша помилка Власники малого бізнесу керують обмеженими ресурсамиі тому часто не можуть найняти персонал для виконання рутинної паперової роботи: штампування, реєстрації, створення архіву, пошуку та повернення документів, повторної реєстрації після кожного розгляду. Вже найняті співробітники невеликої компанії витрачають додатковий час на вирішення цих завдань понад ті, для виконання яких вони були найняті. Володіння ж гарною системою електронного документообігу забезпечує доступ до всіх документів натисканням миші.

Міф 3: Електронний документообіг надто складно впроваджуватиу невеликих компаніях.

Реальність:Як представник малого бізнесу ви повинні чітко усвідомлювати основні потреби вашої фірми, пов'язані з документообігом. Як тільки ці потреби будуть визначені, відразу будуть очевидні доступні рішення, що легко реалізуються. Самий кращий спосібвпровадити рішення - «обкатати» його для початку на одному з підрозділів компанії або на вирішенні одного з бізнес-завдань (наприклад, організувати управління вхідними та вихідними рахунками). Проведіть аналіз через місяць чи два і подивіться, наскільки збільшилася ефективність роботи ваших співробітників у галузі управління документами. Коли ви побачите вигоди в одному підрозділі, ви зможете тиражувати рішення на іншу частину організації.

Необхідно подбати про те, щоб рішення мало наступні властивості: було нескладним в установці та налаштуванні, мало простий інтерфейс користувача, докладний посібник користувача і технічну підтримку, доступну електронною поштою або телефоном.

Міф 4: Електронний документообіг занадто дорогий для малого бізнесу

Реальність:Малий бізнес може не потребувати просунутих, комплексних можливостей СЕД, які зазвичай необхідні великим підприємствам. А також і кількість користувачів, які працюватимуть з цим програмним продуктом, ймовірно, буде меншою, ніж у більших організаціях. Тим не менш, існують програмні продукти для управління електронним документообігом, які є рентабельними для підприємств малого бізнесу. До того ж, перехід на електронний документообіг дозволяє скоротити споживання паперу та іншого канцелярського приладдя, тим самим суттєво скорочуючи ваші поточні витрати. Насправді, коли ви порахуєте повернення інвестицій (ROI) для системи електронного документообігу для малого підприємства, ви побачите, що інвестиції в неї справді можуть стати одним із найвигідніших вкладень вашої фірми в середньостроковій та довгостроковій перспективі.

Міф 5: Я можу ліквідувати всі паперові документи, як тільки маю систему електронного документообігу.

Реальність:Ви вирішили впровадити систему управління документообігом. Вітаю! Але не треба одразу бігти до шредера! Багато з цих документів ви повиннізберігати у паперовому вигляді.

Розділіть усі ваші документи на 3 групи:

1. Ті документи, які мають зберігатися у паперовому вигляді згідно із законом, наприклад, оригінали договорів із підписами.

2. Документи, які все ще можуть вам знадобитися у паперовому вигляді під час рутинної роботи.

3. Ті документи, які вам більше в паперовому вигляді не знадобляться.

Перш ніж рухатися до шредера, ви можете захопити тільки останню з цих трьох груп. Після місяців/років у вас зникне необхідність зберігати у паперовому вигляді документи і з третьої та другої груп, що ще більше наблизить вас до безпаперового документообігу.

Переклад: Ананіна Анна (DIRECTUM).

) NauDoc - якісно покращити процес роботи з документами керівників та предметних фахівців усіх рівнів, скоротити час рутинної роботи з документами, іншими словами, автоматизація документообігу на підприємстві

NAUDOC - програмний продуктдля автоматизації діловодства, документообігу та бізнес-процесів, розроблений фірмою NAUMEN. NAUDOC дозволяє керувати процесами обробки документів та здійснювати контроль виконавчої дисципліни, отримуючи вичерпну інформацію про хід виконання завдань.

Система електронного документообігу NauDoc оптимально підходить для автоматизації документообігу підприємств середнього та малого бізнесу, керуючих компаній, проектних організацій, підрозділів холдингових структур, а також для вирішення конкретних завдань з автоматизації документообігу, що постають перед підрозділами великих компаній (забезпечення роботи з нормативною документацією у відповідність до вимогами ISO 9001:2000, взаємодія між співробітниками та службою персоналу та ін.).

Використовуючи NAUDOC, є можливість організувати єдине сховище документів з розмежуванням прав доступу на підставі ролей, що дозволяє співробітникам у будь-який час отримати доступ до документів та найкоротший термінЗнайти всю необхідну інформацію незалежно від присутності на робочому місці власника документів. Журнали реєстрації дозволяють реєструвати вхідні, внутрішні та вихідні папери, відстежуючи переміщення паперових копій документів усередині підприємства.

Наявність у NAUDOC засобів контролю виконавчої дисципліни дозволяє призначати співробітникам завдання у системі, контролювати їх виконання, відстежувати терміни виконання, спрямовувати папери на погодження та розсилати узгоджені папери для ознайомлення іншим користувачам системи. Налаштування життєвого циклудля категорій документів дозволяє вказати типові маршрути руху документів, налаштувати їх автоматичну маршрутизацію та призначення завдань.

Всі дії з документами та завданнями виконуються за допомогою web-інтерфейсу, підключаючись до системи з будь-якої точки світу, створюючи єдиний інформаційний простір організації, включаючи віддалені філії та мобільних працівників.

Переваги, які надасть використання системи електронного документообігу NauDoc:

Спрощення процедури візування документів посадовими особами

Після того, як документ створено, співробітник відправляє його на візування певному колу осіб згідно з порядком узгодження документів, прийнятим в організації.
Під час колективної роботи всі дії виконуються над одним екземпляром документа. Користувачі NauDoc, які узгоджують документ, отримують доступ до нього в процесі роботи.
На будь-якому етапі може бути створено звіт про погодження (із зазначенням імені та посади візуючої особи та точного часу візування документа).

Можливість реєстрації електронних та паперових документів у системі

Реєстрація документа в журналі реєстрації відбувається автоматично на певному етапі роботи з документом.
Для паперових документів у системі створюється спеціальна електронна картка, до картки може бути приєднана копія документа.

Прискорення пошуку документів з реквізитів та змісту

Система NauDoc надасть Вам можливість миттєво знайти всі документи за певним реквізитом (наприклад, реєстраційним номером або коротким описом).

Спрощення роботи з організаційно-розпорядчими документами

Користувач створює документ у системі NauDoc, за наперед визначеним шаблоном. Для створення документа необхідно змінити в його реєстраційній картці значення реквізитів, вони будуть автоматично проставлені до тексту документа. При необхідності можна дозволити користувачеві змінювати текст шаблону.
Після того, як документ створено, співробітник відправляє його в роботу певному колу осіб згідно з порядком, прийнятим в організації.
Порядок узгодження «знає» система: вона контролює регламентні терміни на етапах, повідомляє відповідальних осіб, система також надсилає повідомлення про переміщення документа з етапу на етап.
Реєстрація документа в журналі реєстрації відбувається автоматично на певному етапі роботи з документом. При цьому документу надається реєстраційний номерта встановлюється дата реєстрації.

Управління процесами

Система NauDoc дозволяє автоматизувати виробничі чи управлінські процеси компанії. Дозволяє виділити етапи, відповідальних осіб, регламентні терміни. Це дозволяє коштувати звіти з того, на якому етапі знаходиться кожен з екземплярів процесу, знаходити «вузькі місця» та відповідальних осіб, через які відбувається зрив контрольних термінів, зробити процесу перед внесенням змін.

Спрощення роботи з вхідною та вихідною кореспонденцією

NauDoc може бути налаштований як поштовий клієнт, надаючи можливість роботи з вхідною та вихідною документацією, як із звичайними документами у системі.
При обробці вхідної кореспонденції листи приймає секретар, реєструє листи в Журналі реєстрації Вхідної кореспонденції, документу автоматично присвоюється реєстраційний номер. Після підготовки документ відправляється на резолюцію керівнику відповідно до порядку, прийнятого в організації. Після розгляду документ вирушає на ознайомлення чи виконання працівникам організації.
При обробці вихідної кореспонденції співробітник створює лист за шаблоном прийнятим в організації, відправляє його на погодження керівнику, згідно порядку, прийнятому в організації. Після узгодження документа він автоматично надсилається секретареві. Секретар реєструє лист у Журналі реєстрації та надсилає його електронною поштою. При цьому всі документи зберігаються в системі та доступні для пошуку.

Створення корпоративного веб-порталу та інтернет-ресурсу компанії

NAUDOC дозволяє створювати інтернет- та інтранет-сайти та керувати розміщенням контенту (функціонал РУХІВ). Як контент можуть виступати папери, графічні зображення та інші об'єкти NAUDOC.
Зручна розробка та редагування сторінок ресурсу у вбудованому WISYWIG-редакторі, контроль версій.
Управління публікацією звісток, анкет та голосувань.
Вбудовані можливості розробки та зміни дизайну сторінок ресурсу.
Централізоване керування доступом у розділах ресурсу, можливість проведення погодження документів перед публікацією на веб-ресурсі.

Технологічні особливості системи

100%-ний web-інтерфейс дозволяє підключатися до системи з будь-якої точки світу, створюючи єдиний інформаційний простір для організації, її віддалених філій та мобільних працівників.
система вбудована з програмним забезпеченнямдля сканування та розпізнавання тексту ABBYY FINEREADER Scripting Edition;
система дозволяє проводити аутентифікацію та авторизацію людей у зовнішніх службах каталогів, наприклад LDAP чи Microsoft Active Directory;
в системі є модуль роботи з електронно-цифровим підписом () та закладена можливість експлуатації ЕЦП будь-якого криптопровайдера, що підтримує інтерфейс Microsoft CRYPTOAPI.

Система електронного документообігу NauDoc призначена для комфортної роботи до 50 користувачів, які можуть створювати до 5000 документів на рік. Це технологічні обмеження програмної платформи Zope, де розроблено продукт.

З практичних зауважень можна назвати такі факторы:

Висока надійність системи. За чотири роки експлуатації не єдиного збою.
Високий ступінь захищеності системи від атак хакерів
Непоганий функціонал для безкоштовної системи, але вкрай мізерний для платної
Високе навантаження на сервер навіть за невеликої бази даних. Очевидно винна погана оптимізація потоків. Звідси повільна робота із документами.
Незручність внесення даних до бази.
Юзабіліті як таке відсутнє , таке враження, що програмісти писали систему для себе, а не на продаж.
Враження недоопрацьованості системи.
Поганий (повільний) технічний та інформаційний супровід на форумі, навіть для платних клієнтів
У безкоштовній версії, починаючи з певної кількості накопичених завдань, пошук видає невірні відповіді.
У платній версії, починаючи з певної кількості накопичених завдань – пошук починає помилятися при виборі області пошуку, шукає документи не там, не розуміє стандартних логічних умов пошуку.
Код системи відкритий, але змінити вручну щось неможливо.

Платформа: Windows, Linux/Unix, Solaris, FreeBSD

NAUDOC є у 2-х редакціях: NAUDOC Free та NAUDOC Enterprise

Залишіть свій коментар!

Малий бізнес здається мені важливим для ринку, оскільки кількість великих федеральних замовників звичайно і майже всі вони визначилися з вибором платформ та ів. Та й механізми там працюють не надто ринкові.

Тож якщо говорити саме про ринок, то основний потенціал розширення клієнтської базице якраз малий бізнес. Коли малий бізнес побачить реальні переваги від електронного документообігу і коли функціональність СЕД почне відображати його реальні потреби, а не відтворювати міністерство в мініатюрі, цей ринок стане таким же масовим, як бухгалтерія. Може хтось із вендорів СЕД повторить успіх 1С?

Отже, 5 міфів про СЕД для малого бізнесу:

Хоча готовність до електронного документообігу зросла за останні кілька років, люди ще недостатньо розуміють деякі аспекти технологій. Він часто приймає керування файлами за Enterprise Content Management або СЕД, який можна розглядати як частину ECM. Тут спробуємо розвіяти п'ять міфів, особливо у фокусі завдань малого бізнесу.

Міф №1: У мене є Провідник для керування файлами, тому окрема СЕД мені не потрібна
Дійсно, Провідник Windows дозволяє керувати файлами, але це лише базовий інструмент, його суттєвим обмеженням є ієрархічна структура папок.

Навіть елементарне завдання, коли вам хочеться групувати документи по продуктам і клієнтам за допомогою папок не вирішується — клієнт А замовляє продукти X та Y. Клієнт B - продукти X і Z. Excel це дозволяє зробити. Але розкласти документи з папок таким чином не вийде.

Теоретично можна використовувати ярлики та зв'язки, але реально це незручно. Виходить, що за допомогою файлової системи неможливо побудувати зручну систему класифікації та пошуку документів.

Міф №2. Малому бізнесу СЕД не потрібна
Немає нічого далекого від істини. Малий бізнес діє в умовах жорстких ресурсних обмежень, ніхто не найматиме додаткових співробітників для виконання рутинних операцій з документами, для їх розміщення, класифікації та пошуку. Навіть ті співробітники, які є, мають працювати продуктивніше. Наявність в організації СЕД може гарантувати, що потрібні документибудуть доступні по одному кліку миші.
(Ну або двом-трьом, що все одно швидше, ніж копатися в паперах або файлових сховищах.)

Міф №3. СЕД – це надто складно для малого бізнесу
Вимоги до документообігу в малому бізнесі зазвичай простіші і власники можуть їх сформулювати перед виконавцем. На ринку достатньо продуктів, які є простими у впровадженні. Можна розпочати з одного відділу або функції, наприклад, управління рахунками. Подивіться, як це вплине на ефективність. Згодом можна розширити на всю організацію. Подбайте про те, щоб СЕД відповідала наступним вимогам: простий інтерфейс користувача, простота установки та налаштування, зрозуміле і повне керівництвота наявність якісної технічної підтримки.
(Від себе додам - не намагайтеся уподібнитися великій бюрократичній конторі! Збережіть свій стиль роботи. Співробітників краще навчити, на цьому не варто економити. Краще заощадити на аналізі та малюванні бізнес-процесів. Ви їх і так розумієте. А якщо ні - швидше за все бізнес вже не малий.)

Міф №4. СЕД – це занадто дорого для малого бізнесу
Малому бізнесу не потрібні надто просунуті комплексні інтегровані рішення, які зазвичай запроваджують у великих корпораціях. І не потрібна велика масштабованість, адже користувачів буде небагато. Керуючись цим, можна підібрати рішення, яке буде цілком розумно за ціною. Крім того, перехід на електронний документообіг допоможе зменшити витрати на друк. (Але до цього потрібно підходити усвідомлено та керувати процесом, інакше витрати на папір тільки зростуть.)
(І знову скажу від себе - розрахунок ROI при впровадженні СЕД - справа темна. Аналітики вам нарахують будь-що. Довіряйте інтуїції. Загалом СЕД повинна сприяти скороченню витрат і підвищенню продуктивності.)

Міф №5. Можна зовсім позбавиться паперових документів після впровадження СЕД
Отже, ви запровадили СЕД у своєму малому бізнесі. Вітаємо! Але не поспішайте за новим шредером. Паперові документи досі потрібні. Давайте розділимо їх на три групи:
1) Документи, які мають бути у паперовій формі згідно із законом. Наприклад, договори та ін. Офіційні документи.
2) Документи, які залишаються у паперовій формі, бо так вибудовані бізнес-процеси. Поки ваші кур'єри не забезпечені iPad, папери їм потрібні.
3) Документи, які точно не повинні бути в паперовій формі. Будь-які звіти, службові записки, заявки та ін. - все, що не потрапило в перші дві групи. Їх можна сміливо нести у шердер.

Після місяців і років поступово документи з перших двох груп переходитимуть до третьої. Змінюється законодавство та розвиваються технології, можливо скоро простіше буде дати кожному кур'єру за планшетом і не морочитися з папером. Так ми колись прийдемо до безпаперового офісу.