Verslo automatizavimo sistemų tipai. Įmonės verslo procesų optimizavimas. Įmonės organizavimas

Apie terminą „verslo automatizavimas“ sklando daugybė mitų, stereotipų ir išankstinių nusistatymų. Pavyzdžiui, kad automatizavimas reikalingas tik apskaitai, o, tarkime, neįmanoma automatizuoti vadybinių verslo procesų. Arba kad automatizavimas reikalingas išskirtinai didelėms įmonėms, ir smulkaus verslo visai įmanoma apsieiti ir be jo. Arba kad automatizavimo sistemos yra itin brangios ir toli gražu nėra faktas, kad išlaidos kada nors atsipirks. Šiam straipsniui surinkome klausimus, kuriuos verslininkai dažnai užduoda apie automatizavimą, paruošėme aiškius atsakymus į juos ir iliustravome tikrais atvejais.

Tikra automatika – kas tai?

Verslo automatizavimas – tai įmonės perėjimas nuo daug laiko reikalaujančių rankinių operacijų prie modernių informacines technologijas operatyviniame darbe. Be to, automatizavimas reiškia įgyvendinimą šiuolaikinės technologijos kur anksčiau jie visai nebuvo naudojami.

Mažame versle automatizavimas paprastai naudojamas dviem atvejais:

    remiant procesus, kurie neturi tiesioginės įtakos pajamų didėjimui, bet yra privalomi verslui – pavyzdžiui, apskaita ir atskaitomybė;

    pagrindiniuose verslo procesuose - tai, pavyzdžiui, gali būti pardavimų automatizavimas arba sąveikos su klientais automatizavimas (tai taip pat yra CRM diegimas).

Atitinkamai, automatizavimo motyvai ir tikslai gali būti skirtingi – pirmuoju atveju reikia užtikrinti verslo stabilumą ir sumažinti sugaištą laiką bei išteklius, antruoju – padidinti verslo pelningumą, gauti konkurencinius pranašumus, gerinti aptarnavimą, pritraukti ir išlaikyti klientus, didinti efektyvumą ir kt.

„Vatraratis“ tarp šių dviejų verslo procesų grupių kaip tik parodo skirtumą tarp „buhalterinės apskaitos automatizavimo“ ir tikrosios automatizavimo: pirmasis padeda įvykdyti įmonės įsipareigojimus valstybei ir jos fiskalinėms institucijoms su minimaliomis sąnaudomis, antrasis – padeda įmonei išlaidauti. mažiau, uždirbkite daugiau ir tobulėkite efektyviau. Taigi, automatizavimas neapsiriboja vien apskaita, jos pritaikymo spektras kur kas platesnis.

Kas yra automatizavimo sistemos

Automatizavimo sistemos yra pačios programos ir paslaugos, kurios naudojamos pereinant nuo rankų darbo prie informacinių technologijų. Kitaip tariant, tiek integruota įmonės išteklių valdymo ERP sistema, tiek internetinės parduotuvės „debesų“ paslauga yra automatizavimo sistema.

Bet kuri verslo automatizavimo sistema numato kelis pagrindinius procesus: duomenų rinkimą (įvedimą), duomenų apdorojimą ir surinktos bei apdorojamos informacijos pateikimą tokia forma, apimtimi, formatu, kokiu jos reikia vadovui ar specializuotam specialistui.

Pavyzdžiui, jei sistemoje įvedate informaciją apie kontaktus su potencialiais klientais, tada nurodykite, kokiame etape vyksta derybos su kiekvienu iš jų, tiksliai įvedate duomenis apie derybų rezultatus ir įvykdytas operacijas, tada geroje pardavimo valdymo sistemoje galite akimirksniu gaukite „pardavimo piltuvą“, sukaupę tam tikrą statistiką ir pardavimų prognozę, priklausomai nuo to, kaip intensyviai šiandien dirbo jūsų vadovai.

Automatizavimo sistemos veikia panašiai ir kitus procesus. Vadovas gali akimirksniu gauti informaciją apie įmonės būklę: kiek pinigų yra sąskaitose, kiek esate skolingi ir kiek esate skolingi, kokia projekto sąnaudų struktūra ir pelningumas, kiek buvo atlikta šaltų skambučių. pagal darbuotojus, koks realus kiekvieno vadovo efektyvumas ir pan.


Kodėl mums apskritai reikia tikros automatikos,
ką ji duoda įmonei

Trumpai tariant, gerai atlikta automatizacija leidžia atlikti šiuos veiksmus:

    gerinti klientų aptarnavimo kokybę;

    optimizuoti logistikos kaštus, gerinti logistikos kokybę visuose etapuose – nuo ​​prekės gavimo sandėlyje iki jos pristatymo klientui;

    efektyviai planuoti lėšų gavimą, užkirsti kelią grynųjų pinigų spragoms;

    apskaičiuoti užsakymų pelningumą;

    greitai ir teisingai paruošti dokumentus klientams, rangovams ir partneriams – nuo ​​komercinio pasiūlymo iki susitaikymo akto;

    atleisti vadovą ir pagrindinius vadovus nuo įprastų darbų, efektyviau juos panaudoti darbo laikas už įmonės plėtrą;

    operatyviai gauti bet kokias ataskaitas apie realią įmonės padėtį;

    optimizuoti išlaidas personalui, efektyviau išnaudoti darbo laiką ir darbuotojų kompetencijas;

    kuo labiau sumažinti neigiamą „žmogiškojo faktoriaus“ įtaką verslui;

    saugoti informaciją saugiai – kiekvienas darbuotojas dirba tik su tais duomenimis, prie kurių jam suteikta prieiga;

    tobulinti ir pagreitinti verslo procesus įmonėje;

    efektyviai remti operatyvinę veiklą – organizuoti apskaitą ir kontrolę.

V smulkus verslasšis poveikis paprastai pastebimas po kelių savaičių.

Kokius verslo procesus galima ir reikia automatizuoti

Paprastai verslo automatizavimas prasideda nuo masinių darbui imlių rutininių operacijų, nuo procesų, kurie labiausiai įtakoja įmonės pajamas ir pelną, arba nuo problemiškiausių sričių.

Pirmiausia, galite automatizuoti užduotis, kurios užima labai daug laiko arba kurių neįmanoma atlikti rankiniu būdu – atsižvelgti į mažmeninės prekybos apyvartą, analizuoti prekių judėjimą, planuoti pinigų srautai, planuoti ir atsižvelgti į darbo valandas, skaičiuoti savikainą ir kt.

Antra, galite automatizuoti standartines įprastas operacijas atliekančių darbuotojų (telemarketingo specialistų, logistikų, pardavimų vadybininkų ir kt.) darbą arba iš viso pašalinti tam tikrus darbus iš darbuotojų (pavyzdžiui, nustatyti automatinį duomenų apie prekių prieinamumą sandėlyje ir antr. internetinės parduotuvės vitrinoje)...

Trečia, galite pasitelkti automatiką tam, kad „sutvarkyti reikalus namuose“ – kontroliuoti gautinas sumas, sandėlio atsargas, darbuotojų įdarbinimą, jų atitikimą skambučių ir susitikimų su klientais standartams ir kt.

Nebūtina automatizuoti visų verslo procesų vienu metu. Jei reikia, galite palaipsniui didinti savo įmonės automatizavimą. Ir kurti vieninga sistema valdymas nuosekliai.

Svarbiausia atsiminti tikslus, dėl kurių buvo pradėta automatizuoti. Automatizavimas dėl automatizavimo yra laiko ir išteklių švaistymas.

Kaip pasirinkti programinės įrangos produktą automatizavimui

Rinkdamiesi verslo automatizavimo sistemą galite rinktis dviem būdais:

    Naudokite standartinį („dėžutės“) produktą arba debesies paslaugą.

    Sukurti ir įdiegti individualų programinės įrangos sprendimą.

Standartinis sprendimas yra lengviau įgyvendinamas ir pigesnis. Tačiau reikia nepamiršti, kad ne kiekvienas įprastas produktas gali būti modifikuojamas, kad atitiktų jūsų užduotis - daugelyje programų pritaikymo galimybės yra labai apribotos arba visiškai pašalintos. Beje, tas pats pasakytina ir apie debesijos paslaugas.

Daugeliui mažų įmonių geriausias pasirinkimas yra pirkti paruoštas sprendimas su galimybe pritaikyti, greitai jį paleisti, kad nesulėtėtų gyvybiškai svarbūs verslo procesai, o esant reikalui pradėti dirbti prie produkto pritaikymo, t.y. jos pritaikymas konkrečioms jūsų įmonės užduotims.

Programos pasirinkimas yra gana atsakingas dalykas, reikia parengti gana nemažą informacijos masyvą. Rinkoje yra daug programinės įrangos produktų, kurių kiekvienas turi savo ypatybes ir privalumus. Turėtumėte gauti atsakymus į šiuos svarbius klausimus:

    kokias konkrečias užduotis ir procesus planuojama automatizuoti;

    ar sistemos funkcionalumas atitinka užduotis, kurias reikės išspręsti jos pagalba;

    ar galima sistemą pritaikyti savo verslo praktikai;

    ar bus galima, pasikeitus verslo procesams ar verslo sąlygoms, greitai pakeisti sistemą nestabdant jos veikimo;

    kaip lengva ir patogu naudotis sistema;

    ar galima sistemą integruoti su kitomis programomis ar paslaugomis;

    ar sistema palaikoma planšetiniuose kompiuteriuose, išmaniuosiuose telefonuose;

    kas ir kaip suteiks techninę pagalbą;

    kiek kainuoja įgyvendinimas ir parama.

Norint atsakyti į šiuos klausimus, patartina pasikonsultuoti su pardavėjų (t.y. programinės įrangos kūrimo įmonių) atstovais. Esant galimybei pabendraukite ir su kolegomis verslininkais, kurie sprendžia panašias problemas; jų patirtis suteiks jums vertingos informacijos, kuri padės pasirinkti tam tikro programinės įrangos produktą.

Kiek kainuoja automatikos sistema

Tai retorinis klausimas ir į jį nėra aiškaus atsakymo. Kiek kainuoja renovacija? Tai galima padaryti už 100 tūkstančių rublių arba už milijoną, viskas priklauso nuo patalpos ploto, užduočių, medžiagų kokybės ir kt. Konkretaus programinio sprendimo kaina taip pat priklausys nuo daugelio kintamųjų: kokios užduotys turi būti sprendžiamos naudojant sistemą, ar tai tipinis produktas ar pritaikomas, kokių resursų reikės diegti, kiek darbo vietų bus prijungta prie sistemos, ir tt

Automatizavimo kainą sudaro keli komponentai:

    pačios sistemos kaina (dėžutės kaina arba nuomos mokesčiai – naudojant „debesų“ programas);

    sistemos sukūrimo ir personalo mokymo išlaidos;

    reguliarios priežiūros išlaidos.

Prie to galima pridėti netiesiogines išlaidas – pavyzdžiui, laiką, kurį direktorius ir pagrindiniai vartotojai sugaišo dalyvaujant projekte.

Kaip sekasi įdiegti automatizavimo sistemą
ir kaip pasirinkti rangovą

Diegimas – tai programinės įrangos pritaikymo verslui ir iš dalies verslui – programinei įrangai procesas.

Paprastų užduočių ar procesų „įdiegimas“ apims tik programinės įrangos įdiegimą kompiuteryje (arba registraciją „debesų“ tarnyboje) ir pradinės informacijos įvedimą. Iš karto po to galite pradėti rašyti dokumentus, pildyti klientų bazę ar išduoti užduotis.

Atliekant sudėtingesnes užduotis (pavyzdžiui, apskaičiuojant planuojamą užsakymų pelningumą sandorio sudarymo metu – kad nedirbtumėte nuostolingai), gali prireikti modifikuoti sistemą pagal susidariusias sąlygas ir praktiką. įmonėje. Tinkamai parinkta sistema paprastai palaiko tam tikrą tipinį tokios užduoties procesą. Tačiau praktiškai kiekviena įmonė turi savo metodiką. Būtent ši įgyvendinimo proceso specifika turės atsispindėti.

Įgyvendinimas gali būti atliekamas savarankiškai arba galite pasikviesti specialistus. Tačiau nesitikėkite, kad rangovas viską padarys geriausiu įmanomu būdu be jūsų dalyvavimo; pagrindiniai darbuotojai ir įmonės vadovybė turės aktyviai dalyvauti beveik visuose etapuose, kuo giliau pasinersite į įgyvendinimo procesą, tuo didžiąja dalimi priklausys projekto sėkmė.

Pasirinkti įgyvendinimo partnerį yra maždaug tas pats, kas pasirinkti komandą buto remontui. Atlikite rinkos stebėseną ir nustatykite įmones, kurių kompetencijos pakanka Jūsų problemoms išspręsti, o sąlygos yra optimalios kainos ir kokybės santykio atžvilgiu. Labai pageidautina, kad jūsų potencialus partneris turėtų kokybės vadybos sistemos atitikties tarptautiniams sertifikatą ISO standartas 9001: 2008. Renkite susitikimus su įmonių specialistais iš šio sąrašo (įskaitant būtinai pasikalbėkite su darbuotoju, kuris lydės jūsų projektą). Ištirkite portfelį, ypač atkreipdami dėmesį į tai, ar rangovas turi patirties sėkmingai diegdamas automatizavimo sistemą įmonėse, kurių specialybės ir veiklos kryptys sutampa su jūsų. Taip pat patartina pasikalbėti su aukščiausiais šių įmonių pareigūnais ir sužinoti jų nuomonę apie potencialų partnerį – ar įgyvendinimas pavyko, ar esate patenkinti darbo rezultatais, ar gerai organizuotas garantinis aptarnavimas, su kokiais sunkumais susidūrėte, ir tt

Taip pat renkantis rangovą prasminga vadovautis proporcingumo principu: jei turite nedidelę įmonę, tuomet patartina daryti verslą ir su maža įmone - visi derinimai vyks greičiau, lengviau susitarti. ginčytinais klausimais su lygiaverčiu partneriu ir kt.

Kokios rizikos kyla diegiant automatizavimo sistemą

Žinoma, diegiant automatizavimo sistemą iškyla tam tikros rizikos – nuo ​​praleistų terminų ir biudžeto viršijimo, iki darbuotojų pasipriešinimo ir būtinybės keisti atskirus veiklos procesus, kad jie atitiktų sistemos reikalavimus. Tačiau daugumos problemų galima išvengti, jei teisingai nustatomos užduotys, reikalaujančios automatizavimo, o esamos yra stebimos. programinės įrangos produktai ir apgalvotai kreiptis į įgyvendinimo partnerio pasirinkimą. Taip pat svarbi sąlyga sėkmingas įgyvendinimas projekto dalis yra asmeninis pirmojo įmonės/įmonės savininko dalyvavimas, tokiu atveju ženkliai sumažėja rizika „pagauti ne tą dalyką“.

Kalbant apie personalo pasipriešinimą, čia labai svarbu, viena vertus, kokybiškai atlikti darbus, paaiškinančius automatizavimo naudą ir naudą įmonei ir visiems darbuotojams, o kita vertus – sukurti visi darbuotojai, įskaitant aukščiausią vadovybę, tvirtai jaučia pokyčių neišvengiamumą. Jei yra kokių nors procesų sutrikimo atvejų, būtina sutvarkyti ir pašalinti kliūtis persekiojant. Gera įgyvendinimo priemonė – apdovanoti darbuotojus už dalyvavimą projekte ir už tam tikrus pasiekimus – tai padės pasiekti likusios komandos lojalumo.

Įmonių vadovai dažnai deda daug pastangų tobulindami procesus, kuriais siekiama konkrečių tikslų ir didinti dalyvaujančių darbuotojų komandinio darbo efektyvumą. Jie tikrai supranta, kaip svarbu užtikrinti didesnį skyrių ar komandų bendravimą ir efektyvumą. Tokios optimalaus požiūrio į sąveiką paieškos yra susijusios su būtinybe spręsti gyvybiškai svarbias problemas, kurios neišvengiamai iškyla, kai skiriasi įmonės padaliniai ir sritys. Būtinų darbų atlikimas nepriklausomai nuo kitų įmonės dalių gali pridaryti daugiau žalos nei naudos, nes tokiu atveju darbuotojai yra orientuoti į konkrečių klausimų sprendimą, o ne bendro tikslo siekimą proceso metu. Verslo procesų automatizavimo programinė įranga – BPMS – suteikia įmonės darbuotojams galimybę vizualizuoti savo užduočių vaidmenį verslo procese, o tai padeda didinti darbuotojų produktyvumą, taip pat gali atnešti teigiamą efektą kitose įmonės srityse bei pasiekti svarbiausius tikslus. organizacijos.

Kas yra verslo procesų automatizavimas?

Sąvoka „verslo procesas“ vartojama apibūdinant tarpusavyje susijusių įmonės darbuotojų veiksmų organizavimą ir struktūrą, kurių vienintelis tikslas yra sėkmingai pasiekti užsibrėžtą tikslą. Verslo procesų automatizavimo esmė – nustatyti atsakomybės už proceso vykdymą, taigi ir tikslo pasiekimą, perdavimo struktūrą. Atskiriems darbuotojams verslo procesas reiškia žingsnius sėkmingiems rezultatams pasiekti. Kalbant apie mažas ir dideles grupes, verslo procesas suprantamas kaip pareigų, kurias turi atlikti kiekvienas grupės narys, paskyrimas, kad atliktų bendrą grupės užduotį. Yra daug automatizuotų verslo procesų pavyzdžių, pradedant patiekalo ruošimu pagal nurodytą receptą ir baigiant išsišakojusiu perėmimo iš vienos įmonės į kitą procesą. Įmonės, taikančios verslo procesų automatizavimą tokiose pramonės šakose kaip rinkodara ir kitose, pastebi teigiamus šio požiūrio į valdymą rezultatus dėl aukšto darbo organizavimo lygio, darbuotojų veiksmų tikslingumo ir drausmės vykdant pareigas.

Tam tikri nepakeičiami komponentai yra verslo proceso sėkmės raktas. Visų pirma, kiekvienam proceso etapui reikalingi duomenys ir medžiaga. Antra, jums reikia algoritmo – proceso – kuriuo galėtų vadovautis žmonės arba programinė įranga (verslo proceso automatizavimo atveju). Galiausiai turi būti apibrėžtas rezultatas, kad būtų pasiektos pastangos, sugaištas laikas ir naudojami duomenys. Svarbu pripažinti šių verslo procesų automatizavimo komponentų svarbą ir skirti laiko kiekvienam iš jų parinkti bei įforminti, nes tik padėjus tinkamus pamatus galima tikėtis teisingo rezultato.

Verslo procesų automatizavimas – istorija

Pirmą kartą šį terminą pavartojo Frederickas Tayloras ir Henry Gantas, mechanikos inžinieriai ir vadybos konsultantai, praėjusio amžiaus 2 dešimtmetyje. Iš pradžių šis terminas buvo siejamas su gamyba, tačiau akivaizdu, kad studijuojant ir permąstant terminą verslo procesas, jis tapo pritaikytas net veiklos šeimoje dinamikai apibūdinti. Devintojo dešimtmečio pradžioje, remiantis W. Edwardso Demingo ir Josepho M. Jurano darbais, buvo sukurta nauja verslo proceso koncepcija, o teorija buvo paremta technologijomis. Pavyzdžiui, visiškai nauji sąveikos, tikslų nustatymo ir rezultatų pasiekimo būdai atsirado atsiradus rašomosios mašinėlės, kopijavimo aparatai ir asmeniniai kompiuteriai. Internetas taip pat tapo pagrindiniu veiksniu kuriant naujus verslo procesų valdymo (BPM) metodus ir plėtojant verslo procesų automatizavimo praktiką.

Verslo procesų valdymo teorijai jau beveik šimtas metų, ji vis tobulėja, todėl kiekvienam verslui gali būti naudinga siekiant dabartinių tikslų organizuojant ir skirstant procesus į skirtingus žmonių atliekamus etapus bei verslo procesų automatizavimo sprendimus.

Verslo procesų automatizavimo pavyzdžiai ir idėjos

Yra daug pavyzdžių procesų, kurių sėkmingam vykdymui yra tikslinga naudoti verslo procesų automatizavimą. Veikla tokiose srityse kaip finansai, žmogiškieji ištekliai ir rinkodara gali būti suskirstyta į įvairius procesus, kai kurie iš jų gali būti automatizuoti. Pavyzdžiui, automatizuodami verslo procesus, skirtus samdyti ir įtraukti darbuotojus, apdoroti pirkimo užklausas ir klientų užsakymus, galite pasiekti puikių rezultatų gerindami atliekamo darbo kokybę ir sumažindami sandorių išlaidas.

Dokumento patvirtinimo verslo procesas sukurtas ir vykdomas sprendime, pagrįstame Comindware Business Application Platform

Pagrindiniai verslo procesų automatizavimo privalumai

Pagrindinė skaitmeninių įrankių naudojimo idėja yra efektyviai dirbti su visais duomenimis apie klientus, užduotis ir paslaugas / įmonės produktus, taip pat automatizuoti tam tikrus veiksmus, kuriuos galima atlikti be žmogaus pastangų. Verslo procesų automatizavimo tikslas nėra pakeisti pasikartojančias užduotis atliekančių darbuotojų programiniais robotais. Verslo procesų automatizavimo dėka įmonės darbuotojai atsikrato rutininių ir mechaninių užduočių bei įgyja galimybę susitelkti į naujų pareigų, tiriamųjų užduočių atlikimą ar bet kokią veiklą, kuriai reikia panaudoti darbuotojo patirtį ir žinias.


Comindware BPM sistema iš esmės supaprastina įmonės darbuotojų verslo procesų užduočių valdymą

Verslo procesų automatizavimas taip pat padeda žmonių grupėms geriau koordinuoti pastangas, todėl iš lygties galima pašalinti dezorganizaciją. Galiausiai, verslo procesų automatizavimas gali garantuoti didesnį rezultatų tikslumą. Visi šie privalumai yra priežastis, kodėl vis daugiau verslininkų, padalinių vadovų, taip pat mažų ir didelių įmonių savo darbe naudojasi verslo procesų automatizavimu.

Visi šie pranašumai aktualūs kiekvienai organizacijai, kuri nori išlikti konkurencinga ir augti. Kiekvienas verslas turi omenyje konkurentus, kurie siekia užkariauti esamą rinką, o požiūris į darbo valdymą įmonėje gali tapti lemiamu konkurencijos veiksniu. Dažnai būtent savalaikis verslo procesų automatizavimas lemia, kuris verslas pasiseks, o kuris balansuos ties egzistavimo riba.

Elena Gaidukova, rinkodaros analitikė, sprendimų, paremtų prekės ženklu, vadovė, partnerystės specialistė.

Nuolat kintančios rinkos sąlygos, dideliu greičiu priimant sprendimus, daugiafunkcinis turto valdymas ir poreikis sumažinti riziką modernūs požiūriai organizacijai ekonominė veikla... Išeitis vis sudėtingesnėje įmonės vidinėje ir išorinėje aplinkoje yra sudėtingas verslo procesų automatizavimas. Tai atlaisvina brangius išteklius Strateginis planavimas ir valdymo sutelkimas pagrindinėse įmonės srityse. Kalbėsime apie tai, kas yra automatizavimas ir ERP sistema, kodėl jums reikia proceso požiūrio ir kokia programinė įranga yra populiariausia pasaulyje ir Rusijoje.

Verslas ir automatizavimas: vakar, šiandien, rytoj

Verslo automatizavimas – tai dalinis arba visiškas stereotipinių operacijų ir verslo užduočių perdavimas kontroliuojant specializuotai informacinei sistemai arba techninės ir programinės įrangos kompleksui. Dėl to žmogaus ir finansiniai ištekliai didinti darbo našumą ir strateginio valdymo efektyvumą.

Automatika paprastai atliekama dviem kryptimis:

* Pagrindinių verslo procesų automatizavimas: pavyzdžiui, pardavimų ar klientų aptarnavimo valdymas. Šiuo atveju tai atliekama siekiant tiesiogiai padidinti pardavimų apimtį, produktų skaičių ir padidinti viso verslo pelningumą.
* Pagalbinių procesų automatizavimas pavyzdžiui, buhalterinė apskaita, atskaitomybė, darbas biure. Toks automatizavimas neturi tiesioginės įtakos pajamų didėjimui, tačiau padeda sumažinti laiką ir sąnaudas atliekant įprastinius darbus.

Pagrindinės verslo automatizavimo užduotys yra šios:

* veiksmingą įmonės operatyvinės veiklos palaikymą, apskaitos ir kontrolės organizavimą;
* bet kokių dokumentų partneriams rengimas, įskaitant važtaraščius, sąskaitas faktūras, derinimo aktus ir verslo pasiūlymus;
* greitas ataskaitų apie įmonės padėtį gavimas bet kokiam laikotarpiui;
* personalo sąnaudų optimizavimas, darbo laiko panaudojimo efektyvumo didinimas išlaisvinant darbuotojus nuo rutininių darbų;
* neigiamo „žmogiškojo faktoriaus“ poveikio svarbiausiems verslo procesams mažinimas;
* saugus informacijos saugojimas;
* gerinti klientų aptarnavimo kokybę.

Verslo procesų automatizavimas gali ženkliai pagerinti valdymo kokybę įmonėje ir jos produkto kokybę. Visai įmonei tai suteikia nemažai reikšmingų pranašumų.

* Padidinkite informacijos apdorojimo ir pasikartojančių užduočių sprendimo greitį.
* Verslo ir jo pagaminamumo skaidrumo didinimas.
* Didesnis personalo veiksmų nuoseklumas ir jų darbo kokybė.
* Gebėjimas valdyti didelius informacijos kiekius.
* Rankinio darbo automatizavimas.
* Sumažinti klaidų skaičių ir pagerinti valdymo tikslumą.
* Lygiagretus kelių užduočių sprendimas.
* Greitas sprendimų priėmimas stereotipinėse situacijose.

Dėl verslo procesų valdymo automatizavimo įmonės vadovas gauna daugiau informacijos verslo procesų analizei detalių analitinių ataskaitų forma ir geba efektyviai valdyti įmonę, atsižvelgiant į išorinius ir vidinius rodiklius.

Pavyzdžiui, naudojant First Form programinę įrangą pirmus šešis veiklos mėnesius, svarbiausi įmonės veiklos rodikliai išauga:

* planavimo tikslumas - 40%;
* bendras efektyvumas - 50%;
* taupant vadovo laiką – 80 proc.

Dauguma įmonių automatizavimą pradeda nuo įprastų daug darbo reikalaujančių procesų, taip pat nuo operacijų, kurios reikšmingai įtakoja pelną ir pajamas: finansų ir apskaitos, dokumentų srautų, gamybos ir sandėlio apskaitos. Daugumoje Rusijos įmonių dar tik pradedama automatizuoti tokias veiklos sritis kaip įmonės valdymas, rinkodara, kokybės vadyba ir išorinė komunikacija.

Ekonominės krizės kontekste verslo procesų automatizavimo srities prioritetai šiek tiek keičiasi. Pagrindinės dabartinio sezono tendencijos yra šios:

1. Debesų technologijų naudojimas... Pagrindinis skirtumas tarp šio automatizavimo metodo yra tai, kad įmonėje nėra savo serverio. Tokios sistemos yra labai populiarios mažose įmonėse, nes kainuoja žymiai pigiau nei tradicinė versija.
2. Aktyvus rinkodaros įrankių automatizavimas: CRM sistemų, automatizavimo sistemų diegimas kontekstinė reklama ir BI sistemos.
3. Mašinų tarpusavio ryšio technologijų kūrimas... Besiformuojanti M2M – Machine to Machine – tendencija, kur įmanoma, numato minimalų žmogaus dalyvavimą tuose procesuose, nes verslo procesų ir įrangos sudėtingumas ne visada leidžia žmogui tinkamai įvertinti ir reaguoti į besikeičiančią situaciją.
4. Didelių duomenų įrankių naudojimas... Kita verslo procesų automatizavimo plėtros tendencija – dėmesys dideliems duomenims ir su tuo susijusiam verslo intelektui. Jie reikalingi didelėms įmonėms, nes dideliems duomenims apdoroti reikalinga specializuota brangi įranga.
5. Duomenų analizė realiuoju laiku... Verslo automatizavimo sistemos vystysis link operacijų apdorojimo realiuoju laiku, todėl operacijos bus visiškai sinchronizuotos.

Pagrindinės verslo procesų automatizavimo sritys ir programinė įranga

Viena iš pagrindinių verslo automatizavimo sąlygų yra tai, kad įmonė naudoja procesų metodą. Šis terminas suprantamas kaip požiūris, apibrėžiantis įmonės veiklos vertinimą kaip verslo procesų tinklą, neatsiejamai susietą su pagrindiniais jos tikslais, uždaviniais ir misija. Proceso požiūris, priešingai nei daugelyje įmonių vyraujantis struktūrizuotas požiūris, nėra orientuotas į esamą organizacinė struktūraįmonėse, bet apie tikrus verslo procesus, kurių galutinis rezultatas yra paslaugos ar produkto sukūrimas.

Proceso metodas padeda padidinti verslo judrumą, sumažinti reakcijos į rinkos sąlygų pokyčius laiką ir pagerinti verslo rezultatus.

Kiekvienas verslo procesas įmonėje susideda iš atskirų operacijų rinkinio, kurių vykdymo tvarka nustatoma pagal technologijas ar instrukcijas. Būtinomis verslo proceso charakteristikomis laikomi maršrutai ir taisyklės, taip pat įvestis, rezultatai, sunaudoti ištekliai, dalyviai ir savininkai.

Prieš pradedant verslo procesų automatizavimą, būtina atlikti jų išskyrimo ir aprašymo darbus, taip pat priskirti juos pagrindinių ar pagalbinių procesų grupei. Tai gana ilga procedūra, praktiškai reikalaujanti, kad glaudžiai bendradarbiautų visi įmonės padaliniai.

Verslo procesų tipai ir skaičius kiekvienai įmonei yra individualūs. Tada visi diferencijuoti verslo procesai gali būti integruoti į kelias pagrindines sritis, kurių kiekviena gali būti automatizuota tiek kaip visuma, tiek atskirame procese:

1. Valdymas:

* strateginis valdymas;
* ekonominis saugumas;
* teisinė pagalba;
* Valdymo apskaita;
* biudžeto sudarymas;
* Informacijos saugumas.

Galite naudoti 1C: Enterprise programinės įrangos sistemą, valdymo modulį SAP sistemos R/3.

2. Rinkodara ir pardavimas:

* valdymas rinkodaros veikla;
* PR;
* valdymas reklaminė veikla;
* pardavimų vadyba;
* santykių su klientais valdymas (CRM).

Šiai krypčiai automatizuoti dažnai naudojama programinė įranga: CRM sistemos - Megaplan, 1C: Bitrix24, Clientbase.ru, reklamos valdymas - EFSOL: AMS Advertising management, SIZiF, svetainių valdymas (CMS) - Bitrix, UMI. CMS, NetCat, HostCMS, AMIRO.CMS, DataLife Engine (DLE) ir kt.

3. Gamyba:

* valdymas gamybos procesai;
* įmonės atsargų valdymas;
* medžiagų tiekimo valdymas;
* valdymas gamybos įranga;
* logistikos sistema.

Programinės įrangos produktai: Kraft sistemos, USU, gamybos modulis AVA ERP, VOGBIT, Sage, Super Warehouse, Warehouse and Sales.

4. Kokybės valdymas:

* kokybės vadybos sistema (KVS);
* gaminių kokybės ir gamybos rodiklių kontrolę;
* darbas su pretenzijomis.

Taikomoji programinė įranga: „Metrics Administrator“, „FINEX: Quality Management“, „Master: Quality Management“, Wonderware MES Software / Quality, ProdX.

5. Personalo valdymas:

* personalo atranka;
* personalo mokymas ir tobulinimas;
* personalo apskaita;
* motyvaciją ir atlygį

Programinės įrangos produktai: "E-Staff Recruiter" iš Datex Software, "1C: Algos ir personalo valdymas", Oracle / Personalo valdymas, "Faraonas", "BOSS-Kadrovik".

6. Finansai:

* Buhalterinė apskaita;
* mokesčių apskaita;
* finansų planavimas;
* atsiskaitymų su klientais valdymas;
* mokėjimas darbo užmokesčioįmonės darbuotojai.

Automatizavimo programinė įranga: 1C: apskaita, 1C: atlyginimas, audito ekspertas, finansų analizės magistras, Fingrand.

7. Įmonės organizavimas:

* dokumentų srautas;
* sekretoriatas.

Programinės įrangos produktai: „1C: dokumentų valdymas“, „E1 Eufratas“ iš „Cognitive Technologies“, „Master Dock“ iš „Master Group“, QPR 2014, Орн tekstas.

ERP: naujas automatizavimo sistemų evoliucijos etapas

„Sala“ atskirų įmonės verslo procesų automatizavimas anksčiau ar vėliau tampa neefektyvus, nes bandoma sujungti kelis skirtingos sistemos automatika dažniausiai sugenda. Įgyvendinant „salos“ metodą, tikslas gerinti bendrus įmonės veiklos rezultatus dažniausiai nekeliamas.

Priešingai, integruota verslo automatizavimo sistema yra įmonės finansinės ir ūkinės veiklos valdymo sistema, užtikrinanti veiklos, valdymo ir buhalterinė apskaita apskritai.

Integruotos įmonės valdymo sistemos – ERP – koncepcija buvo sukurta praėjusio amžiaus 80-ųjų pabaigoje. Dešimtojo dešimtmečio pradžioje jis pradėjo populiarėti, nes pradėjo atsirasti valdymo sistemos, galinčios įgyvendinti šią koncepciją. ERP sistema paremta vienos informacinės erdvės kūrimo principu, padedančiu realiu laiku sekti visą informaciją apie verslo procesus visuose įmonės padaliniuose.

ERP sistemos yra sukurtos moduliniu pagrindu, o jų struktūra reiškia, kad yra atskiri blokai, atsakingi už konkretų procesą. Šio organizavimo principo dėka, atsirandant naujoms technologijoms, keičiantis teisės aktams ar klientų poreikiams, galima išgryninti ir išplėsti visos sistemos funkcionalumą.

Daugumą ERP sistemų sudaro šios modulių grupės:

* logistika;
* gamyba;
* marketingas
* aprūpinti;
*pardavimai;
* kita.

Rusijoje ERP sistemos pasirodė tik praėjusio amžiaus pabaigoje ir iš pradžių jas naudojo tik didelės įmonės, tačiau šiandien jos diegiamos bet kokio dydžio įmonėse.

Įdiegus ERP sistemą, įmonė gali atsisakyti daugybės skirtingų programų, skirtų darbui su finansais, sandėliu, biuru, logistika. Tai savo ruožtu leis verslui gerokai sumažinti IT palaikymo išlaidas.

2016 metais pagal konsultacijų bendrovės „Panorama Consulting Solutions“ reitingą SAP pateko į pasaulinėje ERP sistemų rinkos lyderių trejetuką su 20% akcijų; „Oracle“ -13,9% ir „Microsoft“ -9,4%. Be to, mažėjančia tvarka yra šios įmonės: Infor, Epicor, Sage, NetSuite, IFS, IQMS, Syspro.

„Oracle“ tapo lyderiu pagal diegimo greitį, o SAP – pagal investicijų grąžą.

Rusijoje analitikos centro TAdviser duomenimis, 1C: Enterprise 2016 metais tapo populiariausia ERP sistema (žr. pav.). Tarp paklausiausių programinės įrangos yra tokie produktai kaip Galaktika ERP, SAP ERP, Microsoft Dynamics AX, Microsoft Dynamics NAV.


Ryžiai. Programinės įrangos produktų, naudojamų verslo automatizavimui Rusijoje, diagrama

Kaip pasirinkti programinės įrangos produktą

Renkantis programinė įranga verslo procesų automatizavimo sistemas galima paimti dviem būdais:

* tipinio produkto naudojimas;
* individualios programinės įrangos kūrimas ir diegimas.

Ant užrašo

Standartinis (supakuotas) produktas įmonei kainuos pigiau, be to, jį šiek tiek lengviau įdiegti. Tačiau nereikia pamiršti, kad ne kiekviena tipinė programinė įranga gali būti perprofiliuojama pagal individualias įmonės ypatybes, nes daugelyje programų papildomų nustatymų galimybės yra apribotos arba net neįtrauktos. Ta pati problema egzistuoja su debesijos paslaugomis.

Norint teisingai pasirinkti konkrečią programą, svarbu atsakyti į keletą labai rimtų klausimų:

1. Kokius verslo procesus planuojate automatizuoti?
2. Ar tos ar kitos programos funkcionalumas atitiks jai skirtas užduotis?
3. Ar galima jį pritaikyti konkrečiai verslo praktikai?
4. Ar pasikeitus verslo procesams ar verslo sąlygoms galima greitai pakeisti sistemą nenutraukiant veiklos?
5. Kaip paprasta naudoti sistemą?
6. Ar galima sistemą integruoti su esamomis paslaugomis ar automatizavimo programomis?
7. Kas ir kaip suteiks techninę pagalbą?
8. Kiek kainuos įgyvendinimas ir Techninė pagalba(turėjimas)?

Kadangi savarankiškai ir tuo pačiu kompetentingai atsakyti į šiuos klausimus beveik neįmanoma, patartina pasikonsultuoti su pardavėjais (programinės įrangos kūrėjais). Be to, reikėtų pasikalbėti su verslo kolegomis, nes jų patirtis kartais padeda apsispręsti. Tačiau svarbu suprasti, kad nuomonės verslo bendruomenėje gali būti labai subjektyvios dėl pramonės specifikos, įmonės dydžio, ribotos patirties turint įvairias ERP sistemas ir dėl to nesugebėjimo matyti visą vaizdą ir palyginkite visus produktus pagal jūsų sąlygas.

Kalbant apie tai, ar automatizuoti atskirus procesus, ar įdiegti ERP sistemą, viskas priklauso nuo konkrečios įmonės specifikos.

Programinės įrangos kaina ir jos diegimo kaina

Labai sunku vienareikšmiškai atsakyti į klausimą, kiek verslo automatizavimas kainuos konkrečiai įmonei, nes konkrečios programinės įrangos kaina priklauso nuo kelių veiksnių, įskaitant:

* užduotys kad programinė įranga skirta išspręsti;
* programos tipas: tipinis arba pritaikytas;
* išteklių reikalingas įgyvendinimui;
* prie sistemos prijungtų darbo vietų skaičius.

Pavyzdžiui, populiarios integruotos programos „1C: Enterprise“ licencijos kaina 100 darbų yra 432 000 rublių, 50 darbų - 187 200 rublių, 20 darbų - 41 400 rublių.

Automatizavimo kainą taip pat sudaro keli komponentai:

* pačios sistemos kaina, įskaitant „dėžutės“ kainą arba nuomos mokesčius, naudojant „debesies“ versiją;
* automatikos sistemos įrengimo ir personalo mokymo išlaidos;
* reguliarios techninės pagalbos kaina.

Prie verslo procesų automatizavimo kainos turėtų būti pridedamos ir netiesioginės išlaidos, pavyzdžiui, laikas, kurį vadovas ir pagrindiniai vartotojai sugaišta dalyvaujant projekte.

Verslo procesų automatizavimas vadovui kartais pateikiamas kaip burtų lazdelė. Tik kaip geriausiu būdu automatizuoti verslo procesus? Taip, kad darbas buvo ginčytas, popieriai nebuvo prarasti, reglamentai padėjo, komanda veikė kaip gerai suteptas mechanizmas?

Straipsnyje išanalizuosime verslo procesų kūrimo ir automatizavimo niuansus, apsvarstysime, kaip išvengti klaidų, kokie yra verslo procesų automatizavimo tikslai ir uždaviniai bei nuo ko pradėti. Jei galvojate apie verslo procesų tobulinimą ir, galbūt, įgyvendinimą elektronine sistema valdyti juos, atidžiai perskaitykite straipsnį. Ir paimk ant pieštuko!

Trys chaoso banginiai versle: kaip automatizuoti procesus, kurių nėra

Prieš kalbėdami apie verslo procesų automatizavimo teikiamas galimybes, pagalvokime apie sunkumus, su kuriais dabar susiduriate.

Trys blogi „banginiai“, kurie palaiko chaosą versle, yra universalūs. Greičiausiai jūs taip pat esate su jais susipažinę:

  • Įprastos klaidos. Petrovas padarė rašybos klaidą, Sidorovas pasirašė nepatikrintą dokumentą, Vasechkina išsiuntė sąskaitą faktūrą su neteisingais duomenimis. Tokios klaidos sukelia laikinus ir finansinius nuostolius, trūkčioja akis ir dirbama naktimis.
  • Prastova. Dokumentas tvirtinamas savaitę, po to antrą, darbas vertas. Pagrindinis darbuotojas atostogauja arba išeina iš darbo neperdavęs bylos.
  • Bendras sumišimas. Kur dingo reikalingas popierius? Kodėl sekretorė lapų krūvoje nematė skubaus dokumento? Kur specialistas turėtų bėgti klientui susisiekus, jei tinkamo žmogaus nėra? Ši painiava ir lakstymas koridoriais su popieriaus gniaužtais erzina ir tikrai nepadeda produktyviam darbui.

Dar prieš 10 metų verslo procesų modeliavimas daugumai įmonių atrodė brangus, daug laiko reikalaujantis ir todėl nereikalingas darbas. Kai kas taip galvoja ir dabar, perskaitę siaubo istorijas apie nebaigtus projektus ir išleistus milijonus ar net priartėję prie automatikos iš ne tos pusės. Tačiau paaiškėjo, kad įmonės, dirbančios su verslo procesų automatizavimu, auga greičiau, geriau įveikia krizes ir aplenkia konkurentus. Tokiose įmonėse darbuotojai jaučiasi patogiau, o tai sukuria tinkamą darbinę atmosferą kolektyve. Pavyzdžiui, Toyota, Amazon, McDonalds, taip pat – mūsų klientų, kurių atsiliepimai apie verslo procesų automatizavimą, istorijos.

Šiandien svarbiu konkurenciniu pranašumu tampa gebėjimas kurti verslo procesus ir žinios, kaip juos automatizuoti.

Verslo procesai: ką mes automatizuojame, bendražygiai?

Kartais strateginiais klausimais užsiėmusios įmonės vadovybė kliedi: pas mus viskas gerai. Bet jei Petrovas žino, kad iškilus rinkodaros problemai, būtina kreiptis į Ivanovą, tai nėra verslo procesas. Bet konkretus veiksmų žemėlapis, kuriame universaliai aprašomi žingsniai, kuriuos darbuotojai atlieka siekdami konkretaus rezultato, tai jau atrodo kaip verslo procesas.

Srauto diagramoje, norint ją pavadinti verslo procesu, reikia atsižvelgti į tris veiksnius:

  1. Apibūdintų jungčių stabilumas: atsižvelgiama į veiksmų, perėjimų, sąlygų pasirinkimo įvairovę.
  2. Veiksmų reguliavimas proceso eigoje: skambučiai, laiškai, priedai, kreipimaisi, pastebėjimai.
  3. Logiška išvada: konkretus pasiekiamas tikslas.

Aiškiai sumodeliuotas verslo procesas leis ir matyti rezultatą, ir kontroliuoti darbą visuose etapuose, kad išvengtumėte nuostolių ir klaidų „su žema pradžia“.

Atsižvelgiant į „plonų dėmių“ atsiradimą, keičiamas verslo procesas, koreguojami jo etapai, kurios grandys yra silpnos. Jei kyla sunkumų kuriant algoritmus, mes pasiruošę jums padėti. Juk verslo procesų plėtra yra pasiruošimas jų automatizavimo projektui.

Ar jūsų verslo širdis sveika?

Kreipkitės šiandien ir gaukite individualus pasiūlymas Verslo procesai yra įmonės širdis. Kaip sužinoti, ar jūsų verslas yra geros formos? Susisiekite su mumis ir sužinokite, kaip maksimaliai išnaudoti savo verslo procesus ir atskleisti visą įmonės potencialą.

Užsisakykite konsultaciją

Pagrindinis verslo procesų plėtros tikslas – chaotiškai susipynusias įmonės tarpusavio sąveikos grandines magiškai paversti tvarkingais, nuosekliais ir suprantamais algoritmais. Tegul būna tvarka darbe, biure, darbuotojų galvose ir vadovų galvose!

Uri, kur mygtukas? Verslo procesų automatizavimo tikslai

Dabar kyla klausimas: kaip visa tai suvaldyti? Na, o jums reikia viso kolektyvo darbuotojų – laikyti pirštą ant pulso ir atidžiai stebėti „plonas vietas“, „silpnas grandis“ ir visko, ką reikia atlikti, atlikimą!

Ketvirtadalis įmonių eina šiuo keliu, plečia kokybės skyrius, plečia vadovybę ir sekretorių personalą. Tačiau daug naudingiau užduoti klausimą, kaip automatizuoti verslo procesus ir perkelti jų valdymo funkciją į vieną erdvę. Tokia verslo procesų valdymo sistema bus ir projektuotojas, ir stebėjimo mechanizmas, ir valdiklis, duodantis signalus, kai kas nors ne taip. Tačiau norint, kad „stebuklingas mygtukas“ veiktų, vis tiek reikia sunkiai dirbti.

Žinoma, verslo procesų automatizavimo tikslai yra ne tik patogus valdymo būdas. Dėl to naudojant automatizuota sistema verslo procesų valdymas padės:

  • Sutvarkykite įprastas užduotis.
  • Sumažinkite žmogiškąjį faktorių.
  • Aiškiai paskirstomos atsakomybės sritys procesuose.
  • Kontroliuokite visas proceso detales.
  • Įtraukite į sąveikos su klientais schemą.
  • Sukurkite vieningą IT infrastruktūrą su skirtingomis prieigos teisėmis.
  • Taupykite savo ir darbuotojų laiką.
  • Dėl to – sutaupyti pinigų įmonės valdymui.

Kaip matote, verslo procesų automatizavimo tikslai iš esmės yra tokie patys kaip ir jūsų!

Verslo procesų valdymas – vienos įmonės sistema

Kad būtų dar aiškiau, panagrinėsime konkrečias verslo procesų valdymo sistemos – „1C: Document flow 8“ – funkcijas su pavyzdžiais.


Aiškiai matėme, kuo automatizuotas verslo procesas skiriasi nuo „sukurto ant kelių“. Belieka išsiaiškinti, kaip pasiekti tokį automatizavimo lygį.

Slaptas ingredientas: kaip automatizuoti verslo procesus be nuostolių

Tikriausiai esate girdėję istorijų apie kompaniją N, kuri įdiegė supersistemą, sukiojosi ir, spjaudydamasi, grįžo į „Excel“. Taip atsitinka, kai įmonė susiduria su nenumatytais sunkumais. Tada darbuotojai sabotuoja neįprastą darbo būdą. Tada nusistovėję procesai nėra tinkami reguliuoti. Tada įgyvendinimo biudžetas viršija norimą. Tada pati sistema sunki ir nesuprantama, bet reikia, kad „čia yra mygtukas, paspaudžiu, ir viskas veikia“.

Lyderiai dažnai pamiršta taisyklę: pirmasis etapas, iš kurio kuriamas verslo procesų automatizavimas, yra užduotys. Dokumentų valdymo sistema turi didžiulį funkcionalumą, galintį patenkinti įnoringiausio verslo reikalavimus. Tačiau pirmiausia reikia pateikti šiuos reikalavimus.

Mūsų tyrimai patvirtina, kad 70% verslo sunkumų kyla būtent reikalavimų ir rezultatų fiksavimo etape. Todėl teikiame pirmines konsultacijas, taip pat siūlome priešprojektinio tyrimo paslaugą. Šis žingsnis padeda:

  • nustatyti „kliūtis“ įmonėje,
  • nustatyti, kokie tikslai keliami automatizavimo sistemai,
  • suprasti, ar tipinės funkcijos tinka įmonei, ar reikia atlikti pakeitimus,
  • sužinoti, koks funkcijų rinkinys bus optimalus verslui,
  • nustatyti, kuriuos procesus pirmiausia reikia automatizuoti, o kuriuos galima atidėti. Pavyzdžiui, pirmenybė turėtų būti teikiama sritims, kurios trukdo visos įmonės darbui, net jei darbas jose nėra pats lengviausias.

Tinkamas sistemos reikalavimų ir rezultatų fiksavimas yra slaptas automatizavimo projekto sėkmės komponentas. Kartais šiame etape tampa aišku, kad yra verslo procesų problema. Tada turite juos modifikuoti arba kurti nuo nulio.

Apsisprendę dėl verslo procesų automatizavimo uždavinių, pereiname prie projekto komandos formavimo ir projekto įgyvendinimo.

Ar norite sužinoti, kokių rezultatų gali pasiekti jūsų konkretus verslas? Susisiekite su mumis dėl nemokama konsultacija- mes tau pasakysime!

Nesėkmingo įmonių automatizavimo atvejai yra gana dažni. Todėl prieš pradedant šį labai daug laiko ir brangų renginį, patartina suprasti, kam apskritai reikalinga automatika. Ir kokios problemos turėtų būti išspręstos jo pagalba.

Paprastai ekspertai įmonės automatizavimo procesą skirsto į kelis etapus:

1. Verslo procesų analizė, jų pritaikymas ar peržiūra.

2. Nustatykite realius automatizavimo poreikius.

3. Programinių sprendimų parinkimas arba specializuotos programinės įrangos kūrimas.

4. Programinės įrangos diegimas įmonėje ir personalo mokymas ja naudotis.

Be to, pirmieji du etapai jokiu būdu nėra prastesni už paskutinį.

Verta pradėti nuo apibrėžimo. Verslo procesas – tai nuoseklių, į tikslą orientuotų ir reguliuojamų veiklų sistema, kurioje, naudojant kontrolės veiksmus ir pasitelkiant išteklius, proceso įėjimai paverčiami išėjimais, proceso rezultatais, kurie turi vertę. vartotojams. Verslo procesas informacinių technologijų požiūriu – tai stabilus informacinis procesas (darbų seka), susijęs su įmonės gamybine ir ūkine veikla ir dažniausiai yra orientuotas į naujos vertės kūrimą. Verslo procesas apima hierarchiją tarpusavyje susijusių funkcinių veiksmų, kurie įgyvendina vieną (ar kelis) įmonės veiklos tikslus įmonės informacinėje sistemoje, pavyzdžiui, produkto produkcijos valdymas ir analizė arba resursų palaikymas produkto gamybai (produktai suprantami kaip prekės). , paslaugos, sprendimai, dokumentai ).

Pastaba: gana dažnai automatizavimo pagalba vadovai nori koordinuoti firmos darbą. tikrai, modernus valdymas sunku įsivaizduoti be Informacinės sistemos... Tačiau automatizavimas nepataisys klaidų organizuojant verslo procesus.

Pavyzdžiui, jei įmonė turi daug informacijos, kurios tapo neįmanoma apdoroti rankiniu būdu arba naudojant pasenusias sistemas, automatizavimas yra išeitis. Jeigu reikiamos informacijos tiesiog nėra arba ji nepatikima, vadovai klysta, padalinių darbas nesuderintas, tuomet reikia keisti valdymo sistemą – jokia automatika čia nepadės.

Taigi pirmiausia vadovas turi blaiviai įvertinti reikalų būklę ir pažiūrėkite, ar automatika išspręs jam nerimą keliančias problemas.

Verslo procesų automatizavimas dabartiniame vystymosi etape gali išspręsti šias užduotis:


  • Įmonės informacijos apdorojimo greičio didinimas (pavyzdžiui, greitesnis aplikacijos perėjimas iš pardavimo skyriaus į sandėlį).
  • Verslo skaidrumo didinimas (pavyzdžiui, greitai pamatysite sandorio šalių skolą).
  • Informacijos kiekio kontrolė (pavyzdžiui, klientai gali patys įvesti ir palikti užsakymus internetu).
  • Veiksmų derinimas (pavyzdžiui, vienam klientui jau rezervuota prekė nepateks kitam).
  • Verslo pagaminamumo gerinimas (pvz., kainos ir mokesčiai apskaičiuojami automatiškai) ir kt.

Automatizavimas neturi tiesioginės įtakos kitų užduočių sprendimui, pavyzdžiui, siekiant padidinti klientų srautus, laiku pateikti ataskaitas ar nustatyti plėtros perspektyvas!

Taigi automatizavimas paprastai reikalingas šiais atvejais:


  • persiorientavimas į naujas užduotis (kitų produktų išleidimas, įėjimas į naujas rinkas, techninė įranga);
  • reformos arba valdymo pokyčiai;
  • senos automatikos sistemos nesugebėjimas patenkinti įmonės poreikius;
  • įmonės paruošimas pardavimui (automatizacija turėtų padidinti jos rinkos vertę).

Kitas svarbus punktas: būtina aiškiai apibrėžti, kurią darbo dalį šiuo metu reikia automatizuoti. Be to, mažoms įmonėms tai padaryti nėra sunku. Jiems tereikia išanalizuoti, kieno veikla įmonėje susijusi su didelio kiekio informacijos apdorojimu ir saugojimu bei ataskaitų konstravimu. Paprastai tai yra padaliniai, užsiimantys apskaita ir mokesčių apskaita, yra atsakingi už atsargų judėjimą ir tt Egzistuoja "bendrai pripažinti" procesai, kurių automatizavimo poreikio klausimas dažniausiai nekyla. Tradiciškai tai yra apskaita, prekių ir medžiagų judėjimas, darbo užmokesčio ir personalo apskaita. Šie procesai iš pradžių yra automatizuoti, nes jų efektyvumo padidėjimas dėl automatizavimo buvo įrodytas daug kartų.

Kitas būdas sužinoti, ką tiksliai reikia automatizuoti: suprasti, kas tiksliai netinka vadovui dabartiniame organizacijos darbe. Nepasitenkinimo priežastis gali būti proceso laikas, jo kaina, kokybė (klaidų ir gedimų skaičius). Pavyzdžiui, gamybos planavimą galima atlikti rankiniu būdu, nenaudojant automatizavimo įrankių. Tačiau skaičiavimų tikslumas, kaip taisyklė, palieka daug norimų rezultatų, o vykdymo laikas yra apie savaitę. Be to, tokiame planavime yra daug klaidų. O finansinės išlaidos „rankiniam“ procesui pasirodo neprotingai didelės.

Tik tada galite pereiti tiesiai prie automatizuotos sistemos pasirinkimo.

Dažniausiai pirmenybė teikiama programai, kuri geriausiai atitinka techninius reikalavimus ir netaps kliūtimi informacijos augimui ateityje. Deja, beveik neįmanoma rasti paruoštos sistemos, kuri galėtų šimtu procentų patenkinti įmonės poreikius. Todėl belieka išsirinkti tinkamiausią programinės įrangos produktą pagal funkcionalumą ir kainą.

Visas automatizavimo sistemas galima suskirstyti į dvi klases: standūs, su standartinių nustatymų rinkiniu (pavyzdžiui, mySAP Business Suite, Oracle E-Business Suite, Galaxy) ir lankstūs, su galimybe keisti jų funkcijas (pavyzdžiui, 1C, Microsoft Axapta). Šis skirstymas galioja visoms programoms.- nuo paprastų vietinių užduočių sprendimų iki sudėtingų automatizavimo sistemų didelėms įmonėms.

Ekspertai rekomenduoja: norint nustatyti, ar konkrečiu atveju reikalinga standi ar lanksti sistema, būtina suprasti, kaip įmonė ir jos veiklos procesai keisis per ateinančius dvejus ar ketverius metus. Jei organizacija dirba stabiliai ir artimiausiu metu jos valdymo sistemoje neplanuojama esminių pokyčių, galima išbandyti standžias sistemas, tarp jų ir vakarietiškas. Jie turi neabejotiną pranašumą – tai išbaigti ir gerai sutepti sprendimai, apimantys geriausius valdymo pasiekimus. Tačiau pasirinkusi tokią sistemą, įmonė savo darbą turės „priderinti“ prie joje įdiegto verslo procesų modelio. Vidaus įmonėms tai ne visada įmanoma. Jei verslas dažnai reformuojamas, o valdymo sistema dar nesusiformavusi, įmonei reikia lanksčios sistemos, kurią būtų galima keisti be didelių išlaidų. Tokie produktai yra rinkoje. Be to, jų pagrindu galima įgyvendinti jau paruoštus sprendimus.

Panašūs leidiniai