ელექტრონული დოკუმენტების ნიმუშის სახით. რა არის ელექტრონული დოკუმენტი. ელექტრონული დოკუმენტის სამართლებრივი მნიშვნელობა

ყოველთვის არ არის ადვილი ტრადიციული საოფისე სამუშაოების დაკავშირება ელექტრონული დოკუმენტების მენეჯმენტთან. ამ სტატიაში თქვენ ნახავთ პასუხებს ხუთ ყველაზე პოპულარულ კითხვაზე ელექტრონული დოკუმენტების შესახებ. ჩვენ გეტყვით რა არის ელექტრონული დოკუმენტი, როდის შეიძლება და უნდა გადავიდეს ქაღალდზე, როგორ გავხადოთ დოკუმენტების ელექტრონული გაცვლა კანონიერად მნიშვნელოვანი, როგორ გავცემთ ელექტრონულ დოკუმენტს ქაღალდის წერილის დანართად და როგორ ვინახავთ ელექტრონულ დოკუმენტებს რა

კითხვა 1: რა არის ელექტრონული დოკუმენტი?

ელექტრონული დოკუმენტი შეიცავს მთელ მას ცხოვრების ციკლი- შექმნიდან განადგურებამდე - ში ელექტრონულ ფორმატში... დაბეჭდილი ელექტრონული დოკუმენტი - დასკანერებული ქაღალდის დოკუმენტის მსგავსად - მხოლოდ ორიგინალის ასლია.

ვ ბოლო წლებისაოფისე მუშაობის თეორია და პრაქტიკა ცდილობს "დაუმეგობრდეს" ელექტრონულ და ქაღალდულ დოკუმენტებს, რათა შეინარჩუნოს სწრაფად დატოვებული დოკუმენტების ნაკადის ონლაინ სივრცე და ამავე დროს შეინარჩუნოს მისი სამართლებრივი მნიშვნელობა. მაგალითად, არსებობს ელ.ფოსტის რამდენიმე ვარიანტი, რომელთაგან მხოლოდ ერთია ნამდვილი ელექტრონული დოკუმენტი:

• ელექტრონული ხელმოწერით ხელმოწერილი წერილი არის რეალური ელექტრონული დოკუმენტი;
• ელექტრონული ფოსტით გაგზავნილი შეტყობინება არ არის დოკუმენტი, მაგრამ შეიძლება იყოს, იმ პირობით, რომ კომუნიკაციის მონაწილეები შეთანხმდნენ ამაზე;
• წერილზე დასკანერებული ასლი არ არის ელექტრონული დოკუმენტი, მაგრამ თუ გამგზავნი და მიმღები შეთანხმდნენ, რომ ასეთი ასლების გაცვლა სამართლებრივი ძალა, მაშინ ელექტრონული ფოსტით გაგზავნილი ასეთი ასლი შეიძლება გაუტოლდეს ელ. ამაზე მეტს ვისაუბრებთ მესამე კითხვის პასუხში.

კითხვა 2: რა საშუალებებით გამოვიყენოთ ელექტრონული დოკუმენტები?

თქვენ შეგიძლიათ იმუშაოთ ელექტრონულ დოკუმენტებთან როგორც ონლაინ, ასევე ქაღალდზე. რა თქმა უნდა, უფრო ადვილი და სწრაფია ელექტრონული დოკუმენტების გაცვლა ელექტრონული ფოსტის ან ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემის გამოყენებით (შემდგომში - EDMS), მაგრამ ეს ყოველთვის არ არის შესაძლებელი. შედეგი არის ქაღალდის ასლები ელექტრონული დოკუმენტები.

ბეჭდვა ელფოსტამასზე მუშაობა, შეგიძლია, მაგრამ არ უნდა დაგვავიწყდეს: თუ წერილებს გაცვლით ადრესატთან ელექტრონულ პლატფორმაზე, მაშინ ამ წერილზე პასუხი უნდა იყოს ელექტრონული. უფრო მეტიც: მოქალაქეს შეუძლია მოითხოვოს ელ.წერილით გაუგზავნოს პასუხი მის მიმართვაზე.

ორგანიზაციის შიდა წესებმა შეიძლება დაადგინოს, რომ გარკვეული დოკუმენტი არსებობს მხოლოდ ელექტრონული ფორმით. როგორც წესი, მომსახურების ჩანაწერები პირველია ნაჩვენები ონლაინ სივრცეში. თანამშრომლები ცვლის მათ EDMS– ში, ღრუბლოვან სერვისებში ან ელექტრონული ფოსტით.

ამასთან, არსებობს ნორმები, რომლებიც განსაზღვრავს ელექტრონული დოკუმენტების დაბეჭდვას, რათა ისინი ქაღალდზე განთავსდეს.

კითხვა 3: როგორ შევინარჩუნოთ კანონიერად მნიშვნელოვანი დოკუმენტი, რომელიც გამოიყენება ელექტრონული დოკუმენტების გამოყენებით?

ელექტრონული დოკუმენტები ხელმოწერილია ელექტრონული ციფრული ხელმოწერებით (შემდგომში - EDS). ამავდროულად, მხოლოდ გაძლიერებული კვალიფიციური EDS, ანუ რეგისტრირებული სერტიფიკაციის ცენტრში, აკრედიტებული რუსეთის ტელეკომისა და მასობრივი კომუნიკაციების სამინისტროს მიერ, არის ხელნაწერის აბსოლუტური ანალოგი. ის შეიძლება გამოყენებულ იქნას სამთავრობო უწყებებთან ურთიერთობისას. ორგანიზაციებს შეუძლიათ ერთმანეთთან კომუნიკაცია ნებისმიერი სახის EDS ხელმოწერილი დოკუმენტების გამოყენებით: გაძლიერებული კვალიფიციური, გაძლიერებული არაკვალიფიციური ან მარტივი. რა სახის ციფრული ხელმოწერის გამოყენება უნდა იყოს მითითებული ხელშეკრულებაში.

მხარეთა მიერ ელექტრონული ხელმოწერების გამოყენების შესახებ შეთანხმების ფრაგმენტი მოცემულია მაგალით 1 -ში.

თუ სასურველია, მხარეებს შეუძლიათ შეთანხმდნენ ხელშეკრულებაში, რომ წერილებს კლიენტებსა და მესინჯერებში, sms შეტყობინებებს აქვთ იურიდიული ძალა.

კითხვა 4: როგორ დავამატოთ ელექტრონული დოკუმენტი ქაღალდის წერილში?

დოკუმენტების პაკეტები იგზავნება ორგანიზაციიდან სამოტივაციო წერილებით. ელექტრონული დოკუმენტები არ არის გამონაკლისი. მაგრამ ზოგჯერ თქვენ უნდა გამოაგზავნოთ სამოტივაციო წერილი რამდენიმე ქაღალდით და რამდენიმე ელექტრონული დანართით. ამ შემთხვევაში, თქვენ ჯერ უნდა მოამზადოთ ელექტრონული პროგრამა: ჩაწეროთ იგი CD ან ფლეშ ბარათზე. შემდეგ დაწერე სამოტივაციო წერილი. დაბოლოს, განათავსეთ ჩანართი კონვერტში დისკით ან ფლეშ დრაივით.

ძირითადი რეკვიზიტები სამოტივაციო წერილი- ცვლადი 19 "განაცხადის შენიშვნა".

აქ მოცემულია სამოტივაციო წერილის მაგალითები (მაგალითი 2) და დისკის ყდა (მაგალითი 3).

კითხვა 5: როგორ შეინახოთ ელექტრონული დოკუმენტები?

ელექტრონული დოკუმენტების შენახვის მთავარი პრინციპი არ არის საშუალო დისკრიმინაცია! არქივის წესები იგივეა როგორც ქაღალდის, ასევე ელექტრონული ფაილებისთვის. თუმცა, არსებობს გარკვეული თავისებურებები ელექტრონული დოკუმენტების შესანახად. ისინი განსაზღვრულია საარქივო ფონდიდან დოკუმენტების შენახვის, მოპოვების, აღრიცხვისა და გამოყენების ორგანიზაციის წესებში. რუსეთის ფედერაციადა სხვა დოკუმენტები საჯარო ორგანოებში, ადგილობრივ მმართველობებსა და ორგანიზაციებში (შემდგომში - წესები 2015).

ელექტრონული დოკუმენტი, სანამ იგზავნება შესანახად, გადმოტვირთულია პროგრამიდან, რომელშიც ის შეიქმნა და შენახულია უცვლელი ფორმატით: 2015 წლის წესები გირჩევთ PDF / A, მაგრამ ორგანიზაციას მოუწევს ყიდვა პროგრამული უზრუნველყოფამასთან მუშაობა. ელექტრონული დოკუმენტების შენახვის ოპტიმალური ფორმატი, რომელიც ბევრ ორგანიზაციას შეესაბამება, არის PDF.

ელექტრონული ფაილი ჩაწერილია ცალკეულ ელექტრონულ გადამზიდავზე. საუკეთესო ვარიანტია ჩაწერა ერთხელ CD. 2015 წლის წესები მოითხოვს თქვენ ჩაწეროთ ელექტრონული ფაილი ორ დისკზე: ერთი ასლი არის სამუშაო ასლი, მეორე არის მთავარი. ეს ეხება მხოლოდ მუდმივი და გრძელვადიანი (10 წელზე მეტი) შენახვის პერიოდის შემთხვევებს. თუ ფაილს აქვს ხუთწლიანი შენახვის ვადა, მაშინ მისი გადატანა არ შეიძლება არქივში, უბრალოდ მისი უცვლელი ფორმატით შენახვით. თუ ასეთი შემთხვევა კვლავ უნდა გადავიდეს საცავში, მაშინ საკმარისი იქნება მისი ჩაწერა ერთ დისკზე.

თითოეული შემთხვევისთვის შედგენილია საფარი (მაგალითი 4).

დისკებზე ელექტრონული ფაილები გადაეცემა არქივს ორგანიზაციაში მიღებული პროცედურის შესაბამისად.

ᲨᲔᲛᲐᲯᲐᲛᲔᲑᲔᲚᲘ

1. ელექტრონული დოკუმენტები შექმნიდან განადგურებამდე არსებობს ელექტრონული ფორმით.
2. თქვენ შეგიძლიათ იმუშაოთ ელექტრონულ დოკუმენტებთან ნებისმიერ საშუალებაზე.
3. ორგანიზაცია ადგენს ელექტრონული დოკუმენტების გაცვლის წესებს ერთმანეთთან შეთანხმებით.
4. ელექტრონული დოკუმენტი შეიძლება დაერთოს ქაღალდის წერილს. განაცხადი შედგენილია GOST R 7.0.97 შესაბამისად. ინფორმაციის, ბიბლიოთეკისა და გამოცემის სტანდარტების სისტემა. ორგანიზაციული და ადმინისტრაციული დოკუმენტაცია. მოთხოვნები საბუთებზე.
5. ელექტრონული დოკუმენტები გადაეცემა ორგანიზაციის არქივს CD– ებზე, შექმნილია 2015 წლის წესების შესაბამისად.

ერთხელ, კლერკებმა წინააღმდეგობა გაუწიეს გადასვლას ქაღალდის ჟურნალებირეგისტრაცია ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემებში. ახლა, უმეტეს ორგანიზაციებში, დოკუმენტების შიდა დამტკიცება უკვე ხორციელდება EDMS– ში (დოკუმენტების მართვის ელექტრონული სისტემა) და არ იწვევს შეშფოთებას. ახლა ჩვენ გვაქვს ახალი შესაძლებლობები, რომლებიც კიდევ უფრო მეტ პერსპექტივას იძლევა სრულად ელექტრონულ დოკუმენტებზე გადასვლისთვის. თუმცა, ამავე დროს, ახალი შიშები იწყებს ჩვენს დაძლევას.

ზოგიერთ ადამიანს შეიძლება ჰქონდეს გაურკვევლობის და ეჭვის უსიამოვნო შეგრძნება ფრაზის "ელექტრონული დოკუმენტის" კითხვისას. ამდენი კითხვა მაშინვე იბადება თავში: სანდოა ის? როგორ შეინახოთ? მიიღებენ თუ არა სასამართლოები?

მაგრამ რატომ არავინ სვამს ერთსა და იმავე კითხვებს ქაღალდზე მუშაობისას, არამედ მხოლოდ იმიტომ, რომ ის ნაცნობია და საიმედო ჩანს. მიუხედავად იმისა, რომ "ქაღალდის" კანონმდებლობა არასრულყოფილია და თქვენ შეგიძლიათ იპოვოთ ხარვეზები. დიახ, ნორმატიული ბაზაელექტრონული დოკუმენტების მართვა ასევე შორს არის სრულყოფილებისგან და ჯერ კიდევ არის თეთრი ლაქები, მაგრამ ის ვითარდება და მუდმივად უმჯობესდება, ხოლო "ქაღალდის" კანონმდებლობა თანდათან მოძველდება.

მაგრამ რაც შეეხება ჩვენს კითხვებს? ჩვენ უნდა ვეძებოთ პასუხები მათზე. ელექტრონული დოკუმენტი -შეინახეთ იგი და გაასამართლეთ სასამართლოში.

ახლა დროა გადავწყვიტოთ ელექტრონულ დოკუმენტებზე გადასვლა და არა ქაღალდზე მისი ასაკი. დროა მიიღოთ პასუხები თქვენს კითხვებზე და შეშფოთებებზე, რათა შემდგომში არ აღმოჩნდეთ დაჭერის როლში.

ელექტრონული დოკუმენტის სამართლებრივი მნიშვნელობა

იმისათვის, რომ გავიგოთ რისი გაკეთება შეუძლია დოკუმენტებს ქაღალდის გარეშე, აუცილებელია, პირველ რიგში, გაირკვეს, თუ როგორ განიხილება ელექტრონული დოკუმენტი სამართლებრივი თვალსაზრისით.

მაგრამ ელექტრონული დოკუმენტები იპყრობენ ამ კონსერვატიულ სფეროსაც. თუნდაც ერთი შეხედვით ურყევი ქაღალდის მსგავსი რამ დასაქმების ისტორია, მალე კანონმდებლები გეგმავენ ელექტრონულ ფორმაზე გადასვლას.

ამასთან, არსებობს პერსონალის ჩანაწერები, რომლებიც უკვე სრულად შეიძლება გადაკეთდეს ელექტრონულ ფორმაში:

• შრომითი ხელშეკრულებების რეგისტრაციის ჟურნალი და მათში ცვლილებები;
• დასაქმების ორდერების რეგისტრაცია;
• ფორმა T-60 (შენიშვნა-გაანგარიშება დასაქმებულზე შვებულების მინიჭების შესახებ);
• ფორმა T-61 (შენიშვნა-გაანგარიშება შეწყვეტისას (შეწყვეტა) შრომითი ხელშეკრულებადასაქმებულთან (გათავისუფლება));
• დროის ფურცელი და ა.შ.

რაც შეეხება ამ დოკუმენტების შენახვას, კანონმდებლობის თანახმად, ელექტრონული დოკუმენტები ინახება იმავე დროით, რაც განპირობებულია მათი ქაღალდის კოლეგებით. თუმცა, გამომდინარე იქიდან, რომ ეს არ არის მხოლოდ დოკუმენტი, რომლის თაროდან ქაღალდის მსგავსად უბრალოდ ამოღება შესაძლებელია, იგი გადახურულია დამატებითი ანაბრის მოთხოვნარომლებიც უზრუნველყოფენ ელექტრონული დოკუმენტების გამრავლებას, აგრეთვე ელექტრონული ხელმოწერის ნამდვილობის გადამოწმების საშუალებებს. ამ სახსრების შენახვის ვადა უდრის დოკუმენტის შენახვის პერიოდს.

ელექტრონულ დოკუმენტებზე გადასვლისას უნდა გვახსოვდეს, რომ ისინი მზად უნდა იყვნენ კონტრარგუმენტების, მარეგულირებელი ორგანოების და, საჭიროების შემთხვევაში, სასამართლოების გადასაცემად. კერძოდ, FTS აწესებს მკაცრ მოთხოვნებს გაცვლის ფორმატსა და მეთოდზე. კონტრაგენტებთან გაცვლა უფრო ადვილია.

ქვემოთ მოყვანილი ცხრილი აჩვენებს ყველა შესაძლო დოკუმენტს, რომელიც ამ წერის დროს მიიღება ფედერალური საგადასახადო სამსახურის მიერ (ფედერალური საგადასახადო სამსახურის 2012 წლის 29 ივნისის ბრძანების შესაბამისად No. ММВ-7-6 / [ელფოსტა დაცულია]). დოკუმენტები იყოფა ისეთებად, რომლებიც უნდა გაიგზავნოს მკაცრად კონკრეტული ფორმატით (xml) და ისეთებიც, რომელთა გაგზავნა შესაძლებელია დასკანერებულ სურათებში.

დამტკიცებული ფორმატების მიხედვით გენერირებული ელექტრონული დოკუმენტები, რომლებიც შეიძლება წარედგინოს შემოწმებას xml ფაილში (ფორმალიზებული დოკუმენტები)

ელექტრონული დოკუმენტები ნებისმიერი ფორმატით (ან დოკუმენტები ქაღალდზე), რომლებიც შეიძლება შემოწმდეს ინტერნეტით გრაფიკული ფორმატით jpg, tif, pdf ან pgn (არაფორმალური დოკუმენტები)

ფედერალური საგადასახადო სამსახურის ბრძანების 2017 წლის 18 იანვრის # NMV-7-6 ბრძანების ძალაში შესვლის შემდეგ [ელფოსტა დაცულია], რომელმაც დაამტკიცა xml ფაილის ახალი ფორმატი დოკუმენტების ჩამონათვალისთვის, შესაძლებელი გახდა როგორც xml ფაილების, ასევე ქაღალდის დოკუმენტების წარდგენა სურათების სკანირების სახით (jpg, tif, pdf ფორმატებში) TCS– ის საშუალებით. ახალი ინვენტარი ძალაშია 2017 წლის 1 ივნისიდან. ამრიგად, არა მხოლოდ ელექტრონული დოკუმენტების გაგზავნა შეიძლება TCS– ის საშუალებით, არამედ დოკუმენტებიც, რომლებიც თავდაპირველად შედგენილია ქაღალდზე.

უნდა გვახსოვდეს, რომ კონტეინერში გადავიდა საგადასახადო ორგანოშეიძლება შეიცავდეს ორივე ფაილს xml გაფართოებით და დასკანერებულ ფაილებს შესაბამისი ფორმატით.

ზემოთ მოცემულ ცხრილში მოცემული დოკუმენტების ჩამონათვალი ამომწურავია (ამ მომენტში) და თუ სხვა მონაცემები იქნება მოთხოვნილი გადასახადის გადამხდელისგან, მაშინ შეუძლებელი იქნება არც ერთი პირადი ანგარიშიგადასახადის გადამხდელი და არც დოკუმენტების მართვის ელექტრონული სისტემა. ამ შემთხვევაში, თქვენ უნდა გამოიყენოთ ნებისმიერი სხვა მეთოდი, რომელიც მითითებულია რუსეთის ფედერაციის საგადასახადო კოდექსის 93 -ე მუხლით.

გამომავალი ნაცვლად

იმისთვის, რომ დრომ შეინარჩუნოს, თქვენ ყოველთვის უნდა იაროთ და ხანდახან ხელი შეუწყოთ ახალ პროდუქტებს. და რომ ეს გარბენი იყოს მარტივი გასეირნება, თქვენ უნდა გამოიყენოთ ყველა არსებული ინსტრუმენტი. ამ შემთხვევაში, ყველაზე მეტად მნიშვნელოვანი ინსტრუმენტიარის დოკუმენტების მართვის ელექტრონული სისტემა (შიდა) და იურიდიულად მნიშვნელოვანი ელექტრონული გაცვლის სერვისები (გარე). გამყიდველები და ოპერატორები იცავენ თითს კანონმდებლობისა და ტექნოლოგიის იმპულსზე, შეუძლიათ გირჩიონ და დაგეხმარონ სწორად შექმნათ ქაღალდის გარეშე სამუშაო. სწორედ მათი მხარდაჭერით ხდება თქვენი გადასვლა ელექტრონულ დოკუმენტებზე უმტკივნეულო.

კითხვა 5. დოკუმენტების კლასიფიკაცია

დოკუმენტების კლასიფიკაცია- დოკუმენტების ჯგუფებად გადანაწილება (ტიპები) შინაარსის ნიშნებიდან, მომზადების ფორმიდან და ა.შ. მათთან მუშაობის ეფექტურობის ორგანიზებისა და გაუმჯობესების მიზნით.

კლასიფიკაცია საშუალებას გაძლევთ შეიმუშაოთ დოკუმენტების თითოეულ ჯგუფთან მუშაობის გარკვეული მეთოდები, დააფიქსიროთ ისინი ინსტრუქციებში, მოაწყოთ დოკუმენტები საოფისე სამუშაოებში. 2. პირობითად, დოკუმენტები შეიძლება დაიყოს შემდეგ ჯგუფებად: დოკუმენტაციის გზით: ხელით დაწერილი; ელექტრონული;

გრაფიკული;

ფილმი, ფოტო, საუნდტრეკი;

გამოყენების არეალის მიხედვით: ორგანიზაციული და ადმინისტრაციული; ფინანსური და საბუღალტრო; სამეცნიერო და ტექნიკური; სამუშაოს მიხედვით; ანგარიშგება და სტატისტიკა;

შედგენის ადგილას:

შემომავალი (მიღებული ორგანიზაციის მიერ);

გამავალი (ორგანიზაციიდან გაგზავნილი);

შიდა (შედგენილი და გამოიყენება თავად ორგანიზაციის შიგნით);

წვდომის შეზღუდვის მარკით:

ღია (არაკლასიფიცირებული);

დაშვების შეზღუდვის ბეჭდით. დოკუმენტებს შეიძლება ჰქონდეთ შემდეგი ბეჭდები:

"ოფიციალური გამოყენებისთვის" (ოფიციალური ინფორმაცია განკუთვნილია მხოლოდ კონკრეტული ორგანიზაციის ან ინდუსტრიის თანამშრომლებისთვის); "საიდუმლო", "საიდუმლო", "განსაკუთრებული მნიშვნელობა" (სახელმწიფო საიდუმლოების შემცველი ინფორმაცია); "კონფიდენციალური" (ინფორმაცია, რომლის ხელმისაწვდომობა შეზღუდულია რუსეთის ფედერაციის კანონმდებლობით);

"კომერციული საიდუმლო" (ინფორმაცია, რომელსაც აქვს კომერციული ღირებულება მესამე მხარისათვის უცნობი გამო, რომელზეც არ არის თავისუფალი წვდომა სამართლებრივი საფუძველიდა რომლის მიმართაც ასეთი ინფორმაციის მფლობელმა შემოიღო დაცვის რეჟიმი);

წარმოშობით:

ოფიციალური (სამსახური) (გავლენას ახდენს ორგანიზაციის ინტერესებზე, შედგენილი კანონიერი ან ფიზიკური პირიგაცემულია დადგენილი წესით); პირადი (კონკრეტული პირის ინტერესებთან დაკავშირებით და არის ნომინალური);

ე სასაცილო მნიშვნელობა:

ორიგინალები ან ორიგინალები (ოფიციალური დოკუმენტების პირველი ან ერთი ასლი, პირადად ხელმოწერილი ავტორის მიერ);

ასლები (დოკუმენტები, რომლებიც სრულად ასახავს ორიგინალური დოკუმენტის ინფორმაციას და მის ყველა გარე მახასიათებელს ან მათ ნაწილს, რომელსაც არა აქვს იურიდიული ძალა);

დამოწმებული ასლები (დოკუმენტების ასლები, რომლებზეც შესაბამისად დადგენილი წესრიგიჩამოაყალიბა საჭირო დეტალები, რომლებიც მათ იურიდიულ ძალას აძლევს);

დუბლიკატი (ორიგინალური დოკუმენტის დუბლიკატი ასლები, რომლებიც იურიდიულად სავალდებულოა);

პრეზენტაციის სახით:

ინდივიდუალური (რომლის შინაარსი წარმოდგენილია თავისუფალი ფორმით);

შაბლონი (როდესაც სტრუქტურა, დოკუმენტის ნაწილი, სტანდარტული ფრაზები წინასწარ არის მომზადებული, ხოლო მეორე ნაწილი ივსება შედგენისას, მაგალითად, სერთიფიკატი სამუშაო ადგილიდან);

ტიპიური (შექმნილია სტანდარტული სიტუაციების დოკუმენტირებისთვის, მაგალითად, მივლინებები და გამოიყენება ყველა ორგანიზაციაში);

შენახვის ვადით:

მუდმივი შენახვა;

გრძელვადიანი შენახვა (10 წელზე მეტი); დროებითი შენახვა (10 წლამდე).

1 . ელექტრონული დოკუმენტი- დოკუმენტი, რომელშიც ინფორმაცია წარმოდგენილია ელექტრონული ფორმით, რეკვიზიტებით, რომლებიც აუცილებელია მისი ნამდვილობის აღიარებისთვის.

ელექტრონული დოკუმენტი უნდა შეესაბამებოდეს შემდეგს მოთხოვნები:

შექმნილი, დამუშავებული, შენახული, გადაცემული და მიღებული პროგრამული უზრუნველყოფისა და ტექნიკის გამოყენებით;

გამოისახოს (გამრავლდეს) აღქმისათვის გასაგები ფორმით.

ელექტრონული დოკუმენტიშესაძლოა გამრავლებულია ფორმით და ფორმით, გასაგებია: ჩვენების ეკრანზე; ფურცელზე;

კიდევ ერთი მატერიალური ობიექტი, რომელიც შეიძლება გამოყოფილი იყოს მანქანათმცოდნეობიდან ვიზუალური შემოწმებისთვის ხელმისაწვდომი ფორმით. ელექტრონული დოკუმენტის გამოყენებისას, არ არის საჭირო მისი ასლის ქაღალდზე მიწოდება, გარდა მარეგულირებლის მიერ გათვალისწინებული შემთხვევებისა. სამართლებრივი აქტები RF ან მხარეთა შეთანხმებით. უპირატესობებიელექტრონული დოკუმენტების გამოყენება:

კომპიუტერის დოკუმენტების კომპლექტი მინიმუმამდეა დაყვანილი კომპიუტერის მეხსიერებაში შემავალი მზა ნიმუშების გამოყენებით; ელექტრონული დოკუმენტების კომპიუტერული დამუშავება (მაგალითად, საქონლის შეკვეთები) ბევრად უფრო სწრაფია ვიდრე ქაღალდის დოკუმენტების დამუშავება;

დოკუმენტების ნებისმიერი დოკუმენტის ან ინფორმაციის შეგროვება, სისტემატიზაცია და ძიება დაჩქარებულია და გამარტივებული; ელექტრონული ფოსტის საშუალებით ხდება დოკუმენტების სწრაფი გადატანა ნებისმიერ მანძილზე; ელექტრონული დოკუმენტების შენახვა საშუალებას გაძლევთ შეინახოთ დიდი რაოდენობით ინფორმაცია მცირე მედიაზე და, შესაბამისად, არ საჭიროებს არქივების დიდ ფართობებს; მცირდება რუტინული ტექნიკური ოპერაციების მოცულობა დოკუმენტებით, თავისუფლდება დრო მნიშვნელოვანი მენეჯმენტის ამოცანების გადასაჭრელად;

მცირდება დოკუმენტების დანაკარგების რაოდენობა, რომელთა ადგილმდებარეობა უცნობია;

შესაძლებელი ხდება მიღებული ინფორმაციის გამოყენება სხვა დოკუმენტის მოსამზადებლად (ანგარიში, შეჯამება, მიმოხილვა და ა.შ.), რითაც იზრდება შემდგენელი დოკუმენტის ეფექტურობა და ხარისხი.

ელექტრონული დოკუმენტის პროექტის დამტკიცებააქვს შემდეგი სარგებელი:

კომპიუტერის ეკრანზე დოკუმენტის წაკითხვა ქაღალდზე გადატანის გარეშე; შესწორებები ხდება დოკუმენტის პროექტში;

ნაკლოვანებებისკენელექტრონული დოკუმენტები შეიძლება მიეკუთვნებოდეს: შენახვის სისუსტე ქაღალდის დოკუმენტებთან შედარებით;

კითხვის ტექნიკური საშუალებების საჭიროება; უნებართვო ცვლილებების განხორციელების შესაძლებლობა (ელექტრონული ციფრული ხელმოწერის (EDS) ან დაცვის სხვა საშუალებების არარსებობის შემთხვევაში).

3. ელექტრონული დოკუმენტების მართვა- ელექტრონული დოკუმენტების გადაადგილების, დამუშავების, შენახვისა და გაცვლის პროცესი. მონაწილეები ელექტრონული დოკუმენტების გაცვლაში - ფიზიკური და იურიდიული პირები, რუსეთის ფედერაციის სამთავრობო ორგანოები, ადგილობრივი მმართველობის ორგანოები ჩართული ელექტრონული დოკუმენტების გაცვლაში.

ელექტრონული დოკუმენტის გამგზავნი- ელექტრონული დოკუმენტების გაცვლის მონაწილე, რომელიც ადგენს ელექტრონულ დოკუმენტს, ხელს აწერს მას თავისი EDS– ით და უგზავნის მას მიმღების მისამართს უშუალოდ ან საინფორმაციო შუამავლის საშუალებით.

ელექტრონული დოკუმენტის მიმღები- მონაწილე ელექტრონული დოკუმენტების გაცვლაში, რომლის მისამართიც მიიღეს ელექტრონული დოკუმენტი.

შუამავალი ელექტრონული დოკუმენტების გაცვლისას (ინფორმაციის შუამავალი)- იურიდიული პირი ან ინდივიდუალური მეწარმე, რომელიც ახორციელებს მომსახურებას ელექტრონული დოკუმენტების გამგზავნებსა და მიმღებებს შორის ელექტრონული დოკუმენტების გაცვლასთან დაკავშირებით.

ელექტრონული დოკუმენტების გაცვლისას ინფორმაციის უსაფრთხოების საშუალებები უნდა იქნას გამოყენებული რუსეთის ფედერაციის მარეგულირებელი სამართლებრივი აქტების მოთხოვნების შესაბამისად.

ელექტრონული დოკუმენტი ექვემდებარება გადამოწმებას, რათა დაადასტუროს მისი ნამდვილობა საშუალებით EDS გადამოწმება... ელექტრონული დოკუმენტის ნამდვილობის დადასტურება ხდება ელექტრონული დოკუმენტის მიმღების მიერ EDS გადამოწმების ინსტრუმენტების გამოყენებით, რომელიც მას მიეწოდება EDS გადამოწმების ინსტრუმენტების გამგზავნმა ან გამავრცელებელმა. ელექტრონული დოკუმენტის ნამდვილობადადასტურებულად ითვლება, თუ ციფრული ხელმოწერის გადამოწმებით გათვალისწინებული პროცედურების ელექტრონული დოკუმენტის მიმღების მიერ შესრულების შედეგად დადგინდება მისი ყველა დეტალის უცვლელობა. ელექტრონული დოკუმენტების მართვარეგულირდება რეგლამენტით:

სახელმწიფო;

ინტერსექტორული;

ინდუსტრიისთვის სპეციფიკური;

ადგილობრივი (საწარმოები).

სამართლებრივი რეგულირებაელექტრონული დოკუმენტების მიმოქცევის სფეროში მიმართული:

ელექტრონული დოკუმენტების მიმოქცევის სფეროში ერთიანი სახელმწიფო პოლიტიკის განხორციელებისათვის;

ინფორმაციის უსაფრთხოების და დაცვის უზრუნველყოფა მისი შექმნის, დამუშავების, შენახვის, გადაცემის და მიღების დროს;

ელექტრონული დოკუმენტების მომხმარებელთა უფლებებისა და ლეგიტიმური ინტერესების უზრუნველყოფა;

ელექტრონული დოკუმენტების შექმნის, დამუშავების, შენახვის, გადაცემის და მიღების ტექნოლოგიის სამართლებრივი მხარდაჭერა. ელექტრონული ფოსტით გაგზავნილი ელექტრონული დოკუმენტებით მუშაობა ხორციელდება ანალოგიურად ქაღალდის დოკუმენტებთან მუშაობა. ამიტომ, დოკუმენტების ელექტრონულ მენეჯმენტს ასევე უწოდებენ ავტომატური ოფისის მუშაობა.ელექტრონული ფოსტის თითოეულ აბონენტს ენიჭება ინდივიდუალური საფოსტო ყუთი, რომელსაც ენიჭება მომხმარებლის კოდი და ელექტრონული შეტყობინებების გაცვლა ხდება ამ საფოსტო ყუთების საშუალებით.

ელექტრონული დოკუმენტის გამგზავნი ქმნის შეტყობინების ფაილს, განსაზღვრავს მის სახელს, თარიღს, გაგზავნის დროს და იწყებს ელ.ფოსტის გაგზავნის პროგრამას.

ელექტრონული დოკუმენტები ადრესატებს ეგზავნებათ საფოსტო სიის ინსტრუქციის შესაბამისად.

ადრესატი იღებს დოკუმენტს კომპიუტერის ეკრანზე, რომელიც, საჭიროების შემთხვევაში, შეიძლება გადავიდეს ქაღალდზე. ელექტრონული დოკუმენტები რეგისტრირებულია კომპიუტერის გამოყენებით.

მენეჯერი, რომელმაც მიიღო ელექტრონული დოკუმენტი, აყენებს მასზე რეზოლუციას და დოკუმენტი ეგზავნება კომპიუტერს შემსრულებელს (შემსრულებლებს) შიდა ქსელის საშუალებით.

ელექტრონული დოკუმენტის შესრულების პროცესი მსგავსიქაღალდის დოკუმენტების შესრულება. ელექტრონული დოკუმენტების მიმოქცევა მუდმივად იზრდება, განსაკუთრებით ინტერნეტ კომერციის განვითარებასთან დაკავშირებით. ელექტრონული დოკუმენტების შენახვის ვადა იგივე,როგორც ქაღალდზე (მაგალითად, ბანკის შეტყობინებები და გადარიცხვის მოთხოვნები - 5 წელი). ასეთი პერიოდის განმავლობაში ფაილების შენახვა შეიძლება გამოიწვიოს მათი დაკარგვა, ამიტომ რეკომენდებულია ელექტრონული დოკუმენტების სპეციალური არქივების შექმნა CD-ROM– ზე.

ზე ელექტრონული დოკუმენტების შენახვა v ელექტრონული არქივი უნდა იყოს უზრუნველყოფილი:

ელექტრონული დოკუმენტების დაცვა უნებართვო წვდომისა და დამახინჯებისგან;

უნარი მიაწოდოს დაინტერესებულ პირებს შენახულ ელექტრონულ დოკუმენტებზე წვდომა მარეგულირებელი აქტებით დადგენილი წესით;

ელექტრონული დოკუმენტების ნამდვილობის დადასტურების შესაძლებლობა მათი შენახვის მთელი პერიოდის განმავლობაში;

უნარი წარმოადგინოს შენახული ელექტრონული დოკუმენტები მყარი ასლის სახით.

მომავალში, ელექტრონული დოკუმენტების მენეჯმენტის განვითარება ორიენტირებულია ელექტრონული დოკუმენტების მაქსიმალურ გამოყენებაზე, რაც გულისხმობს საოფისე მუშაობის არსებული შიდა ტრადიციების შეცვლას და ქაღალდის ინფორმაციის მატარებლების თანდათანობით მიტოვებას.

29.05.18 71 255 13

დოკუმენტები შეიძლება გაფორმდეს ქაღალდზე ან ელექტრონულად. ქაღალდზე დიდი ხანია, ელექტრონულად - გაუგებარია როგორ.

პაველ ოვჩინნიკოვი

12 წელია მუშაობს ელექტრონულ დოკუმენტებთან

მაგრამ აქ მე თორმეტი წელია ვმუშაობ ელექტრონულ დოკუმენტებთან და გეტყვით: ეს წარმოუდგენელი მღელვარებაა. ნება მომეცით გითხრათ, როგორ მუშაობს ეს ყველაფერი, მაგალითებით.

მოკლედ რომ ვთქვათ

ელექტრონული დოკუმენტების მართვის შესანარჩუნებლად გჭირდებათ:

1. დაარწმუნეთ პარტნიორები, რომ დაიწყონ ელექტრონული დოკუმენტების გაცვლა.
2. შეიძინეთ ელექტრონული ხელმოწერის სერთიფიკატი.
3. გადაწყვიტეთ დოკუმენტების გაგზავნის მეთოდი: სპეციალური სერვისის საშუალებით ან მის გარეშე.

ვის სჭირდება ელექტრონული დოკუმენტები

მიუხედავად მოხერხებულობისა და თანამედროვეობისა, რამდენიმე ადამიანი ახორციელებს დოკუმენტების ელექტრონულ მენეჯმენტს. თუ გამარტივებული დაბეგვრის მქონე მეწარმე დადებს წელიწადში რამდენიმე კონტრაქტს, შეიძლება მისთვის არც ისე საშინელი იყოს რამდენჯერმე დაბეჭდილი დოკუმენტების გაგზავნა. მაგრამ არის შემთხვევები, როდესაც ელექტრონული დოკუმენტების მართვა ძალზედ სასარგებლოა.

მსხვილ კომპანიებსელექტრონული დოკუმენტები ხელს უწყობს ხარჯების შემცირებას, თუ გარე მიმოწერის მოცულობა აღემატება რამდენიმე ასეულ დოკუმენტს თვეში. მათთვის ფასიანი ქაღალდების მიწოდება პირდაპირ მოქმედებს გარიგებების სიჩქარეზე. დოკუმენტების მიმოქცევის ხარჯები შეიძლება იყოს ასობით ათასი რუბლი წელიწადში, ხოლო საგადასახადო ორგანოების დანაკარგებთან, შეცდომებთან და ჯარიმებთან დაკავშირებული რისკები კიდევ უფრო გაზრდის ხარჯებს.

მაშინაც კი, თუ თქვენ ახლავე აწერთ ხელს ყოველ ექვს თვეში ერთხელ, ეს არ ნიშნავს რომ თქვენი ბიზნესი არ გაიზრდება. შეიძლება გყავდეთ მსხვილი პარტნიორები, რომლებიც მუშაობენ ელექტრონულ დოკუმენტებთან და ისინიც იგივეს მოითხოვენ თქვენგან.

Მაგალითად

ონლაინ მაღაზიამ რეგულარულად დააგროვა ათობით მილიონიანი დებიტორული დავალიანება იმის გამო, რომ მათ კიდევ ერთხელ დაუშვეს შეცდომა ინვოისში: საქონელი სატვირთო მანქანაშია, მათი გადატანა საწყობში შეუძლებელია. სანამ ელოდება კურიერი შესწორებული დოკუმენტით მომწოდებლისგან, ჩამოდის დღეები. ჩვენ შემოვიღეთ ელექტრონული დოკუმენტები და ახლა დოკუმენტებში ყველა შესწორებას ერთ საათზე ნაკლები დრო სჭირდება.

და ელექტროენერგიის მიწოდების დიდ კომპანიაში, საგადასახადო შემოწმების დროს, ინსპექტორებმა ყოველწლიურად აღმოაჩინეს დარღვევები და შეცდომები დოკუმენტებში. ჯარიმების შემოწმება წელიწადში 120,000 რუბლს აღწევდა. იქამდე მივიდა, რომ ფინანსთა დეპარტამენტმა ეს თანხა ბიუჯეტში წინასწარ ჩადო, როგორც ოვერჰედის ხარჯები. ჩვენ შემოვიღეთ ელექტრონული დოკუმენტების მართვა და ახლა დოკუმენტების სისწორე პროგრამებით კონტროლდება და არა ადამიანებით. აღარ არის შეცდომები.

რა არის ელექტრონული დოკუმენტი

ელექტრონული დოკუმენტი არის ჩვეულებრივი დოკი ან pdf ფაილი, რომლის შექმნა და წაკითხვა შესაძლებელია ნებისმიერ რედაქტორში. მნიშვნელოვანია, რომ ის იყოს ხელმოწერილი სპეციალური ელექტრონული ხელმოწერით და გაგზავნილი სპეციალური გზით.

იმისათვის, რომ პარტნიორს, იურისტს ან მოსამართლეს ეჭვი არ ეპარებოდეს, რომ თქვენ იყავით ელექტრონული დოკუმენტის ხელმომწერი და არავინ შეცვლილა, ციფრული უსაფრთხოების სპეციალისტებმა გამოიტანეს ელექტრონული ხელმოწერა. ეს არის თითის ანაბეჭდი, რომელიც გადატანილია თქვენს დოკუმენტში ბიტებისა და ბაიტების უნიკალურ ნაკრებზე. უხეშად რომ ვთქვათ, ელექტრონული ხელმოწერით რაღაცის ხელმოწერისას თქვენ ამბობთ: "მე ვადასტურებ ამ ნაკრებების ნამდვილობას".

ელექტრონული ხელმოწერა ერთვის ნებისმიერ დოკუმენტს, რის შემდეგაც იგი ითვლება ხელმოწერილად. დოკუმენტის წაკითხვა შესაძლებელია ხელმოწერის გარეშე. ეს მხოლოდ გარანტიას იძლევა, რომ თქვენ გაქვთ იგივე უცვლელი დოკუმენტი იმ ფორმით, რომელშიც ის გამოგიგზავნათ. თუ რამეს შეცვლით დოკუმენტში და შეინახავთ, მისი ბიტების ნაკრები შეიცვლება - ხელმოწერა არასწორი იქნება.

Მაგალითად

ორმა კომპანიამ გადაწყვიტა ელექტრონული კონტრაქტის გაფორმება. ჩვენ გავაფორმეთ კონტრაქტი, შევთანხმდით პირობებზე. ახლა ერთი კომპანია ხელს აწერს კონტრაქტს თავისი ხელმოწერით და უგზავნის მას მეორეს. ის ხსნის კონტრაქტს და გადაწყვეტს რაღაც ეშმაკურად დააფიქსიროს, მაგალითად, ჯარიმების ოდენობა. ასწორებს. ინახავს. წარადგენს პირველ რიგში. ის გამოიყურება - ოჰ! - ამ ხელშეკრულებაზე ორიგინალური ხელმოწერა დაირღვა. ეს ნიშნავს, რომ რაღაც გამოსწორდა, ბოროტმოქმედები. მერე მიდიან სახის დასაცემად, ალბათ.

სად მივიღოთ ელექტრონული ხელმოწერა

ელექტრონული ხელმოწერა შეძენილია სპეციალურ სასერთიფიკატო ცენტრში. თქვენ უბრალოდ უნდა იპოვოთ მოსახერხებელი ცენტრი თქვენს ქალაქში. მთავარი ის არის, რომ ის შედის რუსეთის ფედერაციის კომუნიკაციების სამინისტროს აკრედიტებული ცენტრების სიაში.

ერთი და იგივე შეიძლება გაკეთდეს სასერტიფიკაციო ცენტრის ოფისში: უბრალოდ მოდი ყველა დოკუმენტით და შეავსე განცხადება. მაგრამ ამ შემთხვევაში, თქვენ უნდა დაელოდოთ უნაღდო ანგარიშსწორებას - ამას შეიძლება რამდენიმე საათი დასჭირდეს. შეუძლებელია კომპანიის სერთიფიკატის გადახდა ნაღდი ანგარიშსწორებით, ისევე როგორც შეუძლებელია მისი დისტანციურად მიღება.

როგორ მუშაობს ელექტრონული ხელმოწერა

ელექტრონული ხელმოწერის იურიდიული ძალა აღწერილია ფედერალურ კანონში "ელექტრონული ხელმოწერების შესახებ".

კანონი განსაზღვრავს ხელმოწერების ტიპებს: მარტივ, არაკვალიფიციურ და კვალიფიციურ. თქვენ შეგიძლიათ მოაწეროთ ხელი ნებისმიერ მათგანს, მაგრამ დათქმებით: კვალიფიციური - საგადასახადო, სატენდერო და, ზოგიერთ შემთხვევაში, სასამართლოსთვის; მარტივი და არაკვალიფიციური - ყველაფრისთვის.

მარტივი ან არაკვალიფიციური ხელმოწერა

ხელმისაწვდომი და იაფი ვარიანტი, მაგრამ შეზღუდული გამოყენებით. არაკვალიფიციური ხელმოწერა შეიცავს კრიპტოგრაფიულ ალგორითმებს, მაგრამ არ არის დამოწმებული სერტიფიკაციის რომელიმე ორგანოს მიერ. მარტივი არის მხოლოდ მომხმარებლის სახელისა და პაროლის კომბინაცია, ანგარიში საჯარო სერვისების ვებსაიტზე ან კონტრაგენტის ელ.ფოსტის მისამართი.

ასეთი ხელმოწერები შესაფერისია, თუ არ მიიღებთ მონაწილეობას ელექტრონულ აუქციონებში, არ გაცვლით ელექტრონულ პირველადი მონაცემებს და არ აგზავნით საგადასახადო დეკლარაციებს. მარტივი ხელმოწერაშეიძლება გამოყენებულ იქნას კონტრაქტებისთვის, ანგარიშებისთვის და აქტებისთვის, მაგრამ თქვენ მოგიწევთ ცალკე ხელშეკრულების გაფორმება კონტრაგენტთან და ჩაწეროთ მხარეთა თანხმობა, რომ ენდოთ ასეთ ხელმოწერას.

თუ თქვენ გაქვთ ათობით კონტრაქტორი და სხვადასხვა დოკუმენტი, სქემა არ იმუშავებს. თქვენ მოგიწევთ ყველას ხელი მოაწეროთ ასეთ დოკუმენტს და დროთა განმავლობაში ეს პროცესი შენელდება და არ დააჩქარებს მუშაობას. მაშინ უმჯობესია ვიფიქროთ სხვა ელექტრონული ხელმოწერის სერტიფიკატზე.

მარტივი ელექტრონული ხელმოწერის გამოსაყენებლად, თქვენ უნდა დაბეჭდოთ და ხელი მოაწეროთ ხელშეკრულების ქაღალდის ვერსიას ან შეიტანოთ სპეციალური პუნქტი კონტრაქტთან კონტრაქტში - ეს არის სამართლებრივი მოთხოვნა.

კვალიფიციური ხელმოწერა

ეს ხელმოწერა შესაფერისია ინვოისებისა და გადასახადებისთვის. კანონის თანახმად, ელექტრონული ინვოისების ხელმოწერა შესაძლებელია მხოლოდ ამ ხელმოწერით. არსებობს კვალიფიციური სერთიფიკატი 1000 რუბლიდან, მისი ყიდვა შეგიძლიათ მხოლოდ სერტიფიკაციის ცენტრში, რომელიც ფედერალური საგადასახადო სამსახურის ნდობის ზონის ნაწილია.

ყოველწლიურად, კვალიფიცირებული ხელმოწერის სერტიფიკატი უნდა განახლდეს, რაც ამატებს შეშფოთებას: თქვენ უნდა აკონტროლოთ მოქმედების ვადა და შეუკვეთოთ ხელახლა გამოცემა დროულად.

კვალიფიციური ხელმოწერით სამუშაოდ, თქვენ უნდა დააინსტალიროთ სპეციალური პროგრამა - ინფორმაციის კრიპტოგრაფიული დაცვის საშუალება. პროგრამა ათავსებს დოკუმენტს ელექტრონულ ხელმოწერას და ამოწმებს გაცვლის სხვა მონაწილეების ხელმოწერებს.

თქვენ შეგიძლიათ აირჩიოთ ფასიანი პროგრამა ("CryptoPro CSP") ან უფასოდ ("Vipnet CSP"). ფუნქციურად, ისინი თითქმის ერთნაირია, მაგრამ უფასოთან შეიძლება იყოს თავსებადობის პრობლემები. ორივე მუშაობს Windows- ზე და Mac- ზე. ფასიანი ღირს დაახლოებით 1000 რუბლი, ელექტრონული ხელმოწერის სერტიფიკატის წლიური გადახდა არის დაახლოებით 1000 რუბლი.

ზოგი იყენებს ღრუბელზე დაფუძნებულ ელექტრონულ ხელმოწერას, რომელიც არ საჭიროებს კრიპტოგრაფიული დაცვის პროგრამის დაყენებას. ღრუბლის ხელმოწერა ინახება გაცვლის სერვისში და ყოველ ჯერზე, როდესაც ხელს აწერთ დოკუმენტს, თქვენ იღებთ SMS- ს, რომელიც ადასტურებს თქვენს ტელეფონზე მოქმედების შესრულებას. ასეთი სერთიფიკატი უფრო იაფი და მოსახერხებელია გამოსაყენებლად, მაგრამ ნაკლებად უსაფრთხო, ვიდრე კრიპტოგრაფიული დაცვის პროგრამა.

რატომ გჭირდებათ დოკუმენტის ნაკადის ოპერატორი

ხელმოწერილი ელექტრონული დოკუმენტი შეიძლება გაიგზავნოს რეგულარული ელექტრონული ფოსტით, მაგრამ ეს არ არის უსაფრთხო. თუ ფოსტა გატეხილია, დოკუმენტები დამთავრდება დამრღვევების მფლობელობაში. ამიტომ, მაგალითად, საგადასახადო ოფისიიღებს დეკლარაციებს მხოლოდ სპეციალური სერვისების საშუალებით. იმავე სერვისების საშუალებით, თქვენ უნდა გაცვალოთ ელექტრონული ინვოისები, წინააღმდეგ შემთხვევაში თქვენ დაარღვევთ რუსეთის ფინანსთა სამინისტროს ბრძანებას. ასეთ სერვისებს უწოდებენ დოკუმენტის ნაკადის ოპერატორებს.

უბრალო მომხმარებლისთვის, ეს არის გადატვირთული ელ.წერილი. მუშაობს ბრაუზერის საშუალებით, არის საქაღალდეები შემომავალი და გამავალი, მისამართების დირექტორია, ჩაშენებული ძებნა, დოკუმენტის რედაქტორი. შიგნით - უაღრესად დატვირთული სერვისი უსაფრთხო საკომუნიკაციო არხებით და დაშიფვრა, რაც უზრუნველყოფს დოკუმენტების გადაცემის უსაფრთხოებას.

არც კი არის აუცილებელი ელექტრონული დოკუმენტების მართვის ოპერატორთან ხელშეკრულების გაფორმება. უბრალოდ დარეგისტრირდით, გადმოწერეთ ელექტრონული ხელმოწერის სერთიფიკატი და გადაიხადეთ ინვოისის ტარიფი. დანარჩენ შეშფოთებას იღებს ოპერატორი: აცნობებს ფედერალურ საგადასახადო სამსახურს, რომ თქვენ შეუერთდით ბირჟას, აკონტროლებს ფორმატებს და გარანტიას უწევს რუსეთის ფედერაციის კანონმდებლობის შესაბამისობას.

რუსეთში რამდენიმე ათეული ასეთი სერვისია. ფასის, ფუნქციონალურობის, საიმედოობისა და სიჩქარის თვალსაზრისით, ისინი დაახლოებით იგივეა. ჩვეულებრივია ოპერატორების არჩევა მომსახურების ხარისხის მიხედვით: რამდენად სწრაფად მუშაობს ტექნიკური მხარდაჭერა, არის თუ არა ოპერატორი მზად კონტრაქტორების დასაკავშირებლად, რა შესაძლებლობებს სთავაზობს ის და ჰყავს თუ არა ანალიტიკური კონსულტანტები, რომლებიც დაგეხმარებიან სამსახურის განხორციელებაში.

თქვენს კონტრაგენტს ასევე მოუწევს ოპერატორთან დაკავშირება. მას შეუძლია აირჩიოს თქვენი ან სხვა - მაშინ გაცვლა როუმინგში მოხდება, როგორც აქ ფიჭური.

რა ღირს ელექტრონული დოკუმენტები

ოპერატორის საშუალებით მუშაობთ, თქვენ იხდით მხოლოდ ორივე მხარის მიერ ხელმოწერილ დოკუმენტს. საშუალოდ, დოკუმენტის გაგზავნის ღირებულება დაახლოებით 6-8 რუბლია და ყველა შემომავალი დოკუმენტი უფასოა.

ჩვეულებრივ, დამწყები ყიდულობენ 300 დოკუმენტის მინიმალურ პაკეტს, რომელიც მთავრდება ძალიან სწრაფად. შემდეგ თქვენ უნდა შეიძინოთ შემდეგი პაკეტი. უფრო მომგებიანია შეუზღუდავი წლიური პაკეტის ყიდვა ან ინდივიდუალური პირობების შეთანხმება.

ელექტრონულ დოკუმენტებზე გადასვლა მომგებიანია, თუ თქვენ აგზავნით 100 ან მეტ დოკუმენტს თვეში ან მინიმუმ 1000 დოკუმენტს წელიწადში. შემდეგ თქვენ შეამცირებთ თქვენს ქაღალდს და გადაზიდვის ხარჯებს 5 -ჯერ.

რა ღირს სამუშაო ნაკადი

1000 ქაღალდის დოკუმენტი