ელექტრონული ოფისი. საბითუმო საკანცელარიო ნივთები დაბალ ფასებში. ყიდვა საკანცელარიო საბითუმო Tkz საკანცელარიო ნივთები

მსხვილ კომპანიებში, ყოველწლიურად ხდება მიმოწერა ათიათასობით კონტრაგენტთან და ათასობით თანამშრომელი ქმნის შიდა დოკუმენტებს. კორესპონდენციის ნაწილის მიღება და დამუშავება შესაძლებელია ქაღალდის ფორმით. ელექტრონული შევსების სისტემა ეხმარება კომპანიებს რამდენჯერმე გაზარდონ თავიანთი მუშაობის ეფექტურობა და შექმნან ყველა დოკუმენტის ერთი საცავი.

"კანცელარია" მოიცავს ქაღალდის დოკუმენტებით მუშაობის მთელ ციკლს: შესვლიდან და რეგისტრაციიდან არქივში ჩაბარებამდე. ფუნქციონალურობა სრულად შეესაბამება რუსული საოფისე სამუშაოების სტანდარტებს, რაც საშუალებას გაძლევთ ავტომატიზიროთ "მექანიკური" ოპერაციების უმეტესობა.

საქმეებისა და სარეგისტრაციო ჟურნალების ნომენკლატურის შენარჩუნება

საქმეთა ნომენკლატურის დამტკიცებული შემადგენლობა ინახება სისტემის სპეციალურ საცნობარო წიგნში. დოკუმენტების დეცენტრალიზებული აღრიცხვის შემთხვევაში, რეგისტრაციის ადგილები გათვალისწინებულია სტრუქტურულ განყოფილებებში.

საქმეების ნომენკლატურა

თითოეული ნომენკლატურის საქმის არქივში გადასატანად დოკუმენტების მომზადებისას შეგიძლიათ ავტომატურად დაბეჭდოთ საქმის გარეკანი, ასევე დოკუმენტების სია. საარქივო შესანახად მომზადებისა და არქივში ძიების დრო რამდენჯერმე მცირდება.

დოკუმენტების რეგისტრაცია

დოკუმენტის DIRECTUM- ში შესასვლელად, შეავსეთ სარეგისტრაციო საკონტროლო ბარათის (RCC) საჭირო ველები და რეგისტრაციის ნომერი ავტომატურად გადაეცემა. ნუმერაციის მოქნილი სისტემა გაძლევთ საშუალებას მიანიჭოთ ნომერი დოკუმენტს თითოეული სარეგისტრაციო ჟურნალის კონტექსტში თვითნებურად და ავტომატურად. ნომერი შეიძლება შეიცავდეს განყოფილების კოდს, ჟურნალის კოდს და ნებისმიერ საჭირო დეტალს. გამოსავლის განხორციელებით, დოკუმენტების რეგისტრაციის საშუალო დრო მცირდება 35-50%-ით.

მაგალითი RKK

RKK შეიცავს ძირითად მონაცემებს (განყოფილება, რეგისტრაციის თარიღი, რეგისტრაციის ნომერი და სხვა), ასევე ინფორმაციას ნებისმიერი ქაღალდის დოკუმენტის მდგომარეობის შესახებ, მაგალითად, მისი ადგილმდებარეობის შესახებ. როდესაც დოკუმენტი გადადის განყოფილებებს შორის, რეგისტრაციის თითოეულ ადგილზე იქმნება საკუთარი RKK. შესაძლებელია თვალყური ადევნოთ კომპანიის შიგნით ქაღალდის დოკუმენტის მოძრაობას შექმნილი RCK– ების ჯაჭვის გასწვრივ.

თქვენ ასევე შეგიძლიათ დაურთოთ დოკუმენტი ან მისი დასკანერებული სურათი RKK- ს. DIRECTUM Capture სერვისი გამოიყენება დოკუმენტების დიდი მოცულობის სწრაფად შესასვლელად. ის მხარს უჭერს სხვადასხვა გზებიდოკუმენტების შეყვანა: გადაღება ელექტრონული ფოსტიდან ან ფაილური სისტემიდან (მაგალითად, სკანერიდან).

ALS– ის შექმნისა და მონაცემების შევსების ფუნქცია შეიძლება გადავიდეს არიოს ინტელექტუალურ მექანიზმებზე. დოკუმენტის მიღების შემდეგ, ისინი დამოუკიდებლად ალაგებენ მას, აღიარებენ ტექსტს და ავსებენ RKK- ს მოპოვებული მნიშვნელოვანი ინფორმაციით. კლერკს შეუძლია მხოლოდ შევსების სისწორის შემოწმება. ეს საშუალებას გაძლევთ კიდევ უფრო შეამციროთ რეგისტრაციის დრო და შეამციროთ რუტინული ოპერაციების რაოდენობა.

შემომავალი დოკუმენტების განხილვა და შესრულება

შემომავალი დოკუმენტის რეგისტრაციის შემდეგ, კლერკი რამდენიმე დაწკაპუნებით აგზავნის მას მენეჯერთან განსახილველად. დოკუმენტის განხილვის შედეგების საფუძველზე, მდივანი ან თავად ხელმძღვანელი ადგენს დოკუმენტის მითითებებს.

თუ ლიდერს ჰყავს თანაშემწე, მისი თანაშემწე ასრულებს დოკუმენტის წინასწარ განხილვას დადგენილების პროექტის მომზადებით. უფროსმა მხოლოდ უნდა დაამტკიცოს დადგენილების პროექტი და გაუგზავნოს მითითებები შესრულებისათვის.

ბრძანებების შესრულების პროცესში გათვალისწინებულია შემდეგი:

• კორესპონდენციის დაფიქსირება აღსრულებაზე;
• დელეგირების და გადასინჯვის მიზნით გაგზავნის უნარი;
• დროის კონტროლი, ახალი ვადის მოთხოვნა.

ხელმძღვანელები თვალყურს ადევნებენ შესრულებას ვიზუალურად. სამუშაოს ყველა მონაწილეს აქვს წვდომა მოკლე შინაარსზე, რომელიც ასახავს სიტუაციას დაკავშირებულ დავალებებთან დაკავშირებით.

მისიის ხე

წერილების გაგზავნა კორესპონდენტებისთვის

გამოსავალი მჭიდროდ არის ინტეგრირებული "გაცვლა კონტრაგენტებთან" მოდულთან. მას შემდეგ, რაც გამავალი წერილი დამტკიცდება, ადვილია მისი მიმღებებისთვის გაგზავნა დოკუმენტების გაცვლის სისტემებით - ეს გამორიცხავს დოკუმენტის მრავალჯერადი დაბეჭდვის საჭიროებას და ამცირებს მიწოდების ხარჯებს.

გარდა ამისა, გამავალი დოკუმენტებისათვის შეგიძლიათ მიუთითოთ ორგანიზაციებისათვის დაგზავნის სია და ავტომატურად გაუგზავნოთ ელექტრონული ფოსტა მიმღებებს ან დაბეჭდოთ კონვერტები, რომლებიც აკმაყოფილებენ რუსული ფოსტის სტანდარტებს.

კონვერტების ბეჭდვა

ორგანიზაციული და ადმინისტრაციული დოკუმენტების რეგისტრაცია და გაცნობა

რეგისტრაცია და ადმინისტრაციული დოკუმენტების დასამტკიცებლად გაგზავნა სრულად ავტომატიზირებულია. საკმარისია შეავსოთ საჭირო მონაცემები სამოქმედო ოსტატში, რის შემდეგაც სისტემა შექმნის დოკუმენტს და გაუგზავნის საჭირო თანამშრომლებს დასამტკიცებლად და ხელმოსაწერად:

ხელმოწერის შემდეგ ორგანიზაციული და ადმინისტრაციული დოკუმენტი შეიძლება გადაეგზავნოს დაინტერესებულ თანამშრომლებს განსახილველად. ამისათვის თქვენ უნდა შეავსოთ RKK საფოსტო სია. ეს სია ასევე შეიძლება გამოყენებულ იქნას მომავალში სხვა დოკუმენტის გასავრცელებლად.

დაგზავნის სიის თანამშრომლები იღებენ დავალებებს დოკუმენტის გაცნობის მიზნით. DIRECTUM სისტემაში, გაცნობის დასადასტურებლად, საკმარისია დავალების დასრულება. და თუ ამოცანა იგზავნება სისტემაში შეტანილი დოკუმენტის გასაცნობად, მაშინ ეს მითითებულია დავალების ტექსტში და შემსრულებლები გაეცნობიან დოკუმენტს ქაღალდის სახით.

ძებნა და ანალიზი

ცნობილი დეტალების თანახმად, როგორც ელექტრონული დოკუმენტი, ასევე მისი RKK შეგიძლიათ იხილოთ ინფორმაციას დოკუმენტის ადგილმდებარეობისა და ეტაპის შესახებ.

ძებნა RKK– ით

ასევე შესაძლებელია სწრაფად იპოვოთ საჭირო დოკუმენტი RKK– სთან ერთად შტრიხკოდით დოკუმენტის ქაღალდის ანალოგზე. სწრაფი იდენტიფიკაციის ტექნოლოგიის წყალობით, შტრიხკოდი იკითხება სპეციალური სკანერის მიერ, რის შემდეგაც სისტემა ავტომატურად პოულობს დოკუმენტს და მასთან დაკავშირებულ სამუშაოებს.

მოქმედების ფანჯარა ნაპოვნი დოკუმენტისთვის

მომხმარებელთა მუშაობის ეფექტურობის გასაანალიზებლად, სისტემა გთავაზობთ სპეციალურ ანგარიშებს: "მიმოხილვის სია", "ბრძანებების შესრულების დროის კონტროლი", "შეკვეთების შესრულების სტატისტიკა", "დასაბრუნებელი დოკუმენტები" და ა.

ნიმუშის ანგარიში

ვებ კლიენტი შეიძლება გამოყენებულ იქნას გეოგრაფიულად განაწილებული ორგანიზაციის დისტანციურ ოფისებში ან როგორც მთავარი კლიენტი, რომელიც უზრუნველყოფს მრავალ პლატფორმას და ადმინისტრირების სიმარტივეს. სამუშაოდ, თქვენ გჭირდებათ მხოლოდ ინტერნეტი.

შემომავალი RKK ვებ ოფისში

განხორციელების ეფექტი

გამოსავლის გამოყენებით, თანამშრომლები მიიღებენ ბრძანებებს და ბრძანებებს დროულად შესრულებისთვის. მენეჯერული გადაწყვეტილებების შესრულებაზე კონტროლი სრულიად გამჭვირვალე გახდება.

• მინიმუმამდემცირდება დოკუმენტების დაკარგვის რისკი
• 2 ჯერშემცირდება გამავალი წერილის მომზადებისა და დამტკიცების დრო
• 12 -ჯერქაღალდის დოკუმენტების ადგილმდებარეობის ძებნა უფრო სწრაფი იქნება
• 2 ჯერდაჩქარდება მენეჯმენტისთვის ინფორმაციის მომზადება ბრძანებების შესრულების შესახებ
• 20%მენეჯმენტისგან მითითებების შესრულება გაიზრდება

სოტოვიკ-მ მაღაზიაში მობილური და სამომხმარებლო ელექტრონიკის სხვადასხვა აქსესუარების შეძენისას, ჩვენ ასევე გირჩევთ საოფისე მარაგების შენახვას-ისინი აუცილებელია ნებისმიერი ბიზნესის ან არაკომერციული ინსტიტუტის სამუშაო პროცესებისთვის. თუ გსურთ შეიძინოთ საბითუმო საკანცელარიო ნივთები, მაშინ დაათვალიერეთ ჩვენი ასორტიმენტი.

მწარმოებლისგან საკანცელარიო ნაწარმის ყიდვა (საკანცელარიო ნაწარმის საბითუმო, საკანცელარიო საბითუმო გაყიდვები მოსკოვი) არის ეფექტური გზა მნიშვნელოვნად დაზოგოთ კომპანიის ოფისის მუდმივი უზრუნველყოფით საკანცელარიო ნივთებით. გსურთ საბითუმო საკანცელარიო ნივთები იაფი? კალმების, ფანქრების, ქაღალდის სამაგრების, რვეულებისა და სხვა წვრილმანების დიდი პარტიის შეკვეთით კვარტალში ან ექვს თვეში ერთხელ, თქვენ არ გჭირდებათ დროის დაკარგვა მომდევნო ყოველთვიური მიწოდების რეგისტრაციაზე. საბითუმო შესყიდვებისაბითუმო საოფისე მასალები ასევე სასარგებლოა სამთავრობო ორგანიზაციებისთვის - მრავალი ადმინისტრაციისთვის საგანმანათლებო ინსტიტუტებიიყიდეთ საკანცელარიო ნივთები სკოლისთვის, საბავშვო ბაღიან უნივერსიტეტი. საბითუმო საკანცელარიო კომპანიები ინარჩუნებენ ადექვატურს საფასო პოლიტიკაამიტომ, "სოტოვიკ -მ" ყიდის საწერი ნივთებს ხელსაყრელ ფასად - საბითუმო საკანცელარიო ნივთები იაფია. საკანცელარიო საბითუმო გაყიდვები მოსკოვში (საკანცელარიო საბითუმო გაყიდვები მოსკოვი, საბითუმო საკანცელარიო ნივთები მოსკოვი) ჩვენს ონლაინ მაღაზიაში.

საბითუმო საკანცელარიო ნივთები ძალიან იაფია. საბითუმო საკანცელარიო ნივთები მოსკოვში

საბითუმო საკანცელარიო ნივთები ჩვენს მაღაზიაში ერთ -ერთ ყველაზე ხელსაყრელ ფასად. თუ თქვენ აპირებთ შეიძინოთ საბითუმო სასკოლო საკანცელარიო ნივთები, საბითუმო საკანცელარიო ნივთები დაბალი ფასებიან შეუკვეთოთ უჩვეულო საკანცელარიო ნივთები სასაჩუქრე მაღაზიისთვის საბითუმოდ, "Sotovik-M" არის ის, რაც გჭირდებათ! შეიძინეთ საკანცელარიო მასალები ნაყარი, ჩვეულებრივი ნოუთბუქებიდან დაწყებული პროდუქტებითა და სავიზიტო ბარათებით, მიმზიდველ ფასად, სწრაფი მიწოდებით რუსეთში. ჩვენ გვაქვს საბითუმო საკანცელარიო ნივთები ძალიან იაფად!

როგორც წესი, "ქაღალდის" დოკუმენტის ნაკადის უზრუნველყოფისა და ბრძანებების შესრულების კონტროლის ტვირთი ეკისრება საოფისე სამუშაოების შემსწავლელ ორგანიზაციებს: ოფისს, საქმისწარმოებას, აგრეთვე სტრუქტურულ განყოფილებებში საოფისე სამუშაოების პასუხისმგებელ პირებს. სწორედ მათთვის არის განკუთვნილი DIRECTUM დოკუმენტის მართვისა და ურთიერთქმედების მართვის სისტემის "ოფისის" მოდული. ეს მოდული ხელს უწყობს ქაღალდის დოკუმენტების დამუშავების რუტინული ოპერაციების განხორციელებას განათლების სახელმწიფო საგანმანათლებლო დაწესებულების მოთხოვნების შესაბამისად, რომელზედაც დაფუძნებულია საოფისე მუშაობის ტრადიციული რუსული ტექნოლოგია:

• ყველა შემომავალი და გამავალი კორესპონდენციის, ასევე შიდა დოკუმენტების ერთიანი რეგისტრაცია რეგისტრაციის საკონტროლო ბარათების (RCC) გამოყენებით;
• ქაღალდის დოკუმენტის ადგილმდებარეობის რეგისტრაცია მისი ნებისმიერ ეტაპზე ცხოვრების ციკლი: მენეჯმენტის განხილვა, დოკუმენტის პროექტის დამტკიცება, შესრულება და სხვა;
• მენეჯმენტის ბრძანებების, დადგენილებებისა და მითითებების დროული შესრულების კონტროლი;
• ორგანიზაციაში მიღებული საქმეების ნომენკლატურის შესაბამისად საქმისათვის დოკუმენტების ჩამოწერა;
• მდგომარეობის, ხელმისაწვდომობის, ქაღალდის დოკუმენტების გადაადგილების შესახებ საჭირო ინფორმაციის სწრაფი ძებნა;
• საჭირო სტანდარტული ფორმებისა და ჟურნალების მოპოვება და სტატისტიკური ანგარიშებიორგანიზაციის დოკუმენტების ნაკადის შესახებ.

გარდა ამისა, "ოფისის" მოდული საშუალებას გაძლევთ მოაწყოთ გაცვლა სხვადასხვა ორგანიზაციებს შორის. ასეთი გაცვლით, შესაძლებელია მისი გამოყენება ელექტრონული ხელმოწერა(ES) და სისტემის სპეციალური მექანიზმები საშუალებას გაძლევთ გააკონტროლოთ დოკუმენტების მიწოდება. გაცვლის პრინციპები ემყარება ინდუსტრიის გაცვლის სტანდარტს ელექტრონული დოკუმენტები"დოკუმენტაციის მენეჯმენტის მხარდაჭერის ავტომატიზაციის სისტემების ურთიერთქმედება", დამტკიცებულია დოკუმენტაციის მენეჯერთა გილდიის მიერ.

საქმეებისა და სარეგისტრაციო ჟურნალების ნომენკლატურის შენარჩუნება

ნუმერაციის მოქნილი სისტემა გაძლევთ საშუალებას მიანიჭოთ ნომერი დოკუმენტს კონტექსტში ელექტრონული ჟურნალირეგისტრაცია. თითოეული ჟურნალისთვის დადგენილია ჟურნალში დოკუმენტების ავტომატური ნუმერაციის თვითნებური მეთოდი. ნომერი შეიძლება შეიცავდეს დეპარტამენტის კოდს, ჟურნალის კოდს, ასევე ნებისმიერ სხვა საჭირო დეტალს.

თითოეული ნომენკლატურის საქმის არქივში გადასატანად დოკუმენტების მომზადებისას შეგიძლიათ დაბეჭდოთ საქმის გარეკანი, ასევე საქმეში არსებული დოკუმენტების ინვენტარიზაცია, რაც მნიშვნელოვნად ამცირებს საარქივო შესანახად დოკუმენტების მომზადების დროს.

დოკუმენტების რეგისტრაცია

"ოფისის" მოდულში დოკუმენტების რეგისტრაციისთვის გამოიყენება რეგისტრაციისა და კონტროლის ბარათები (RCC), რომლებიც შეიცავს ყველა ძირითად მონაცემს (კორესპონდენტი, ორგანიზაციული ერთეული, ორგანიზაციის წარმომადგენელი, რეგისტრაციის თარიღი, რეგისტრაციის ნომერი, საგანი და შემაჯამებელიდოკუმენტი, მიწოდების მეთოდი და სხვა), ასევე საჭირო ინფორმაცია ორგანიზაციის ნებისმიერი ქაღალდის დოკუმენტის სტატუსის შესახებ (ადგილმდებარეობა, შესრულების სტატუსი და სხვა). გამავალი დოკუმენტებისათვის შეგიძლიათ მიუთითოთ საფოსტო სია ორგანიზაციის მიხედვით.

სისტემა ახორციელებს როგორც ორგანიზაციების, ასევე მოქალაქეების დოკუმენტების რეგისტრაციის შესაძლებლობას.

ორგანიზაციებისთვის, რომლებიც იყენებენ დოკუმენტების დეცენტრალიზებულ რეგისტრაციას, სისტემა იყენებს რეგისტრაციის ადგილებს - მდივნებისა და ოფისის თანამშრომლების სამუშაო ადგილებს. თითოეული შემოწმების ადგილს შეიძლება ემსახურებოდეს ერთი ან მეტი განყოფილება. რეგისტრაციის ადგილების მიხედვით, შესაძლებელია მონაცემებზე წვდომის უფლების დიფერენცირება.

როდესაც დოკუმენტი გადადის დეპარტამენტებს შორის, რეგისტრაციის თითოეულ ადგილზე, შეიძლება დაიწყოს საკუთარი RKK. ამრიგად, ჩნდება RKK– ის ჯაჭვი, რომლის გასწვრივ შესაძლებელია თვალყური ადევნოთ ქაღალდის დოკუმენტის მოძრაობას არა მხოლოდ თანამშრომლებს შორის განყოფილების შიგნით, არამედ განყოფილებებს შორისაც. გარდა ამისა, RKK– ს საშუალებით სისტემის რეგისტრირებულ დოკუმენტებს შორის ურთიერთობა ხორციელდება ერთმანეთთან, როგორიცაა: "საპასუხოდ", "შესრულებაში" და ა.

რეგისტრაციის პროცედურა მარტივია და მოიცავს RKK– ის აუცილებელი ველების შევსებას, ხოლო რეგისტრაციის ნომერი ავტომატურად არის მინიჭებული.

RKK– დან უშუალოდ რეგისტრაციისას შესაძლებელია დასკანერებული (ელექტრონული) დოკუმენტის შეყვანა „ელექტრონული დოკუმენტების მართვის“ მოდულში მისი ავტომატური კავშირით RKK– თან. დიდი მოცულობის დოკუმენტების სწრაფი შეყვანისთვის გამოიყენება სისტემის შეყვანის სერვისები, რომლებიც უზრუნველყოფენ დოკუმენტების სტრიმინგ შეყვანას მოდულში. მომავალში, RKK, ისევე როგორც შეყვანილი ელექტრონული დოკუმენტი, ადვილად მოიძებნება შტრიხკოდით დოკუმენტის ქაღალდის ანალოგზე, სისტემაში ჩამონტაჟებული სწრაფი იდენტიფიკაციის ტექნოლოგიის წყალობით.

RKK მონაცემების თანახმად, იბეჭდება შემომავალი და გამავალი დოკუმენტების ჟურნალები. გამავალი დოკუმენტებისათვის შეგიძლიათ ავტომატურად შექმნათ და დაბეჭდოთ კონვერტის სტიკერი.

დოკუმენტების გადაადგილება და შესრულება

რეგისტრაციის შემდეგ შემომავალი დოკუმენტი გადის განხილვის, გადაწყვეტის, დოკუმენტის კონტროლისა და შესრულების ეტაპებს. ამავდროულად, შემსრულებლების შემდგომი მუშაობა დოკუმენტთან ერთად შეიძლება მთლიანად განხორციელდეს ელექტრონულ ფორმატში... ეს მნიშვნელოვნად ამცირებს შემსრულებლებისათვის საჭირო დროს და ხელს უშლის ორიგინალის შემთხვევით დაკარგვას.

მენეჯერის მუშაობის სტილიდან გამომდინარე, დოკუმენტი განიხილება მის მიერ ქაღალდზე ან ელექტრონული ფორმით.

ხელმძღვანელის მიერ გაცემული დადგენილების საფუძველზე, დოკუმენტის კონტროლი შესაძლებელია შემსრულებლების დანიშვნით, მითითებებითა და ვადებით. შემსრულებლებისთვის, რომლებიც მუშაობენ მოდულით "ბიზნეს პროცესის მენეჯმენტი", მდივანს ან თავად მენეჯერს შეუძლია სწრაფად შექმნას დავალება უშუალოდ ALAC– დან. ამოცანებთან მუშაობა საშუალებას გაძლევთ მაქსიმალურად გამოიყენოთ სისტემის შესაძლებლობები ბრძანებების შესრულების გასაკონტროლებლად, როგორიცაა: შეკვეთების შესრულებაზე სრული კორესპონდენციის ჩაწერა; შესამოწმებლად გაგზავნის შესაძლებლობა; მარშრუტიზაციის მოქნილი კონფიგურაცია და ა.

შემდგომში, RKK– სთან დაკავშირებული ამოცანების მიხედვით, თქვენ შეგიძლიათ სწრაფად აღადგინოთ დოკუმენტზე მუშაობის ისტორია, დამტკიცების პროცედურა და გადაწყვეტილების დასაბუთება.

თუ "ოფისის" მოდული გამოიყენება დამოუკიდებლად, შემსრულებლებისთვის გაცემული ყველა ინსტრუქცია მდივანმა შეიტანა დოკუმენტის RKK- ში, რის შემდეგაც ხდება მათი დროული შესრულების მონიტორინგი. ამავდროულად, შეკვეთების დაბეჭდვა შესაძლებელია არა ავტომატური მომხმარებლებისთვის.

ელექტრონულ დოკუმენტებთან მუშაობისას, დოკუმენტების ყველა მოძრაობა ხორციელდება ამოცანების საშუალებით, ხოლო RKK– ის სპეციალურ ჩანართზე ქაღალდის დოკუმენტის ადგილმდებარეობა ნებისმიერ დროს არის ჩაწერილი. ეს საშუალებას გაძლევთ სწრაფად იპოვოთ დოკუმენტის ორიგინალი RKK– ს საშუალებით. გამავალი და შიდა დოკუმენტებთან მუშაობა ემყარება იმავე პრინციპებს.

სისტემებს შორის ელექტრონული დოკუმენტების გაცვლა

სისტემის დახმარებით შესაძლებელია ორგანიზაციებს შორის ოფიციალური, იურიდიულად მნიშვნელოვანი ელექტრონული დოკუმენტების გაცვლის ორგანიზება. დოკუმენტების გაცვლა ემყარება ინდუსტრიის სტანდარტის გამოყენებას ელექტრონული დოკუმენტების გაცვლისათვის "დოკუმენტაციის მენეჯერთა გილდიის მიერ დამტკიცებული დოკუმენტაციის მენეჯერთა გილდიის მიერ ავტომატიზაციის სისტემების ურთიერთქმედება".

დოკუმენტების გაცვლა შესაძლებელია როგორც მათ შორის სტრუქტურული ერთეულებიერთი კომპანია (ჰოლდინგი) და დამოუკიდებელ პარტნიორ ორგანიზაციებს შორის. ამ შემთხვევაში, ბირჟის მხარეებს შეუძლიათ გამოიყენონ სხვადასხვა სისტემებიელექტრონული დოკუმენტების მართვა ან საერთოდ არ მუშაობს ასეთ სისტემებთან.

თუ გაცვლა ხორციელდება ერთი კომპანიის განყოფილებებს შორის (ჰოლდინგი), მაშინ დოკუმენტებთან მუშაობა ხდება მოდულებში "ელექტრონული დოკუმენტების მენეჯმენტი", "ბიზნეს პროცესების მენეჯმენტი" და "ოფისი". თუ გაცვლა ხდება შორის გარე ორგანიზაციებს, შემდეგ ელექტრონული დოკუმენტი ექსპორტირდება სისტემიდან ESD ფაილში. მეორე მხარეს შეუძლია ან შეიტანოს ESD დოკუმენტი მათი ელექტრონული დოკუმენტების მართვის სისტემაში (იმ პირობით, რომ ეს ფორმატი მხარს უჭერს ამ სისტემას; ESD ფორმატი ღიაა), ან გამოიყენოს უფასო DIRECTUM OverDoc პროგრამა ESD დოკუმენტთან სამუშაოდ. DIRECTUM OverDoc გაძლევთ საშუალებას ნახოთ დოკუმენტი, მისი ატრიბუტები და ყველა ელექტრონული ხელმოწერა, რომლითაც დოკუმენტი ხელმოწერილია, მათ შორის მოქმედების ნიშანი.

ინფორმაციის ძებნა და ანალიზი

სისტემაში ნებისმიერი დოკუმენტის რეგისტრაციის მომენტიდან შეგიძლიათ იპოვოთ როგორც მისი სარეგისტრაციო ბარათი, ასევე ინფორმაცია დოკუმენტის ადგილმდებარეობისა და პროცესის შესახებ, ასევე თავად ელექტრონული დოკუმენტი.

სისტემა ეძებს სარეგისტრაციო ნომრებს, კორესპონდენტს, რეზოლუციის ავტორს, ასევე RKK– ს ყველა დეტალს და მათ თვითნებურ კომბინაციას.

გარდა ამისა, სისტემა გთავაზობთ სპეციალიზებულ ანგარიშებს, რომლებიც მნიშვნელოვნად ზრდის მომხმარებელთა მუშაობის ეფექტურობას: განსახილველი დოკუმენტები, ვადაგადაცილებული შეკვეთები, დასაბრუნებელი დოკუმენტები და ა.

ვებ მოდული "საკანცელარიო ნივთები"

"ოფისის" ვებ -მოდული შექმნილია ოფიციალური ქაღალდის დოკუმენტებთან მუშაობის ავტომატიზაციისთვის, მაგალითად, ადმინისტრაციული დოკუმენტებით, შემომავალი და გამავალი წერილებით, ინსტრუქციებით, ანგარიშებითა და ჩანაწერებით. ხელს უწყობს ქაღალდის დოკუმენტების დამუშავებას.

ქაღალდის დოკუმენტების დამუშავება ხორციელდება განათლების სახელმწიფო საგანმანათლებლო დაწესებულების მოთხოვნების შესაბამისად, რომელსაც ემყარება საოფისე მუშაობის ტრადიციული რუსული ტექნოლოგია.

"ოფისის" ვებ მოდული მიზნად ისახავს პრობლემების გადაჭრას:

• ყველა შემომავალი და გამავალი კორესპონდენციის, ასევე შიდა დოკუმენტების ერთიანი რეგისტრაცია რეგისტრაციისა და საკონტროლო ბარათების გამოყენებით;
• მენეჯმენტის ბრძანებების, დადგენილებებისა და მითითებების დროული შესრულების კონტროლი;
• ქაღალდის დოკუმენტების მდგომარეობის, ხელმისაწვდომობის, გადაადგილების შესახებ საჭირო ინფორმაციის სწრაფი ძებნა;
• საჭირო სტანდარტული ფორმებისა და ჟურნალების მოპოვება, ასევე სტატისტიკური ანგარიშები ორგანიზაციის მუშაობის მიმდინარეობის შესახებ.

"ოფისის" ვებ მოდულის საფუძველია საცნობარო წიგნები "რეგისტრაციისა და საკონტროლო ბარათები", "ინსტრუქციები RKK", "საქმეების ნომენკლატურა".

"საკანცელარიო" მოდულის სისტემის სხვა მოდულებთან ინტეგრაციის უპირატესობები

ამრიგად, მოდულების "ელექტრონული დოკუმენტების მენეჯმენტი", "ბიზნეს პროცესების მენეჯმენტი" და "ოფისი" ფარგლებში ურთიერთქმედების წყალობით ერთიანი სისტემაორგანიზაციის ეფექტურობის ზრდა უზრუნველყოფილია შიდა ტრადიციებისა და საოფისე სამუშაოების სტანდარტების სრული დაცვით. ყველა მოდულით გათვალისწინებული ყველა მექანიზმი შეიძლება გამოყენებულ იქნას დოკუმენტებთან მუშაობის "ქაღალდის" და "ელექტრონული" ეტაპების სხვადასხვა კომბინაციაში. ამავე დროს, ტრადიციული "ქაღალდის" საოფისე სამუშაოები ჰარმონიულად ჯდება ელექტრონული დოკუმენტების მართვაჰორიზონტალური კავშირების მქონე ორგანიზაციები.

გამორჩეული თვისება Olympus ელექტრონული ოფისი არის მისი მდიდარი ფუნქციონირება, რომელიც წარმოიშვა კლასიკური საოფისე მუშაობის შედეგად.

დიდზე სამრეწველო საწარმომდივნის (კლერკის) ამოცანები არ არის მხოლოდ დოკუმენტების რეგისტრაცია, არამედ მრავალი სხვა ამოცანა:

• ხელმძღვანელის განსაზღვრა, ვის გადასცემს შემომავალი დოკუმენტი რეზოლუციას
• წინასწარი რეზოლუციების მომზადება
• კონტრაქტორისათვის დოკუმენტის მიწოდება
• ორიგინალის დაბრუნებაზე კონტროლი
• დავალების შესრულების შემაჯამებელი ანალიზი
• ბრძანებების შესრულების კონტროლი
• შეუსრულებელი ამოცანების შესახებ საბოლოო ანგარიშის ფორმირება
• გამავალი დოკუმენტების გაგზავნა
• მოძებნეთ საჭირო დოკუმენტი მოთხოვნით
• დაბეჭდვა, სკანირება
• და კიდევ უზარმაზარი რაოდენობის დოკუმენტების შენახვა. ამ ყველაფერზე პასუხისმგებელია კარგი კლერკი.

ელექტრონული ოფისი Olympus შეუძლია სამუშაოს შესრულება კარგი ხალხიუფრო ადვილი და ეფექტური!

ავტომატური რეგისტრაცია:

ხელახლა მიღებული დოკუმენტების ავტომატური კონტროლი

სისტემა თავად იჭერს დოკუმენტებს, რომლებიც ხელახლა შემოდიან ორგანიზაციაში და აფრთხილებს ამის შესახებ.

ავტომატური შეტყობინებები ორიგინალის დაბრუნების შესახებ

სისტემა ითვალისწინებს ორიგინალის გადაადგილების სქემას და თუ ის დროულად არ დაბრუნდება, ის აცნობებს რეგისტრატორს.

მოსახერხებელი საკომუნიკაციო სისტემა

დოკუმენტების ბმულები ოლიმპში გულისხმობს ყველა ურთიერთდაკავშირებული დოკუმენტის, მათ შორის საარქივო დოკუმენტების, დეტალური ისტორიის მოპოვების შესაძლებლობას, გაუქმების ან შეცვლისას.

მოხსენების დიზაინერი

Olympus სისტემის მოხსენების დიზაინერის გამოყენებით, თანამშრომელს შეუძლია შექმნას ანგარიშები, რომლებიც მას სჭირდება ადმინისტრატორის ან პროგრამისტის დახმარების გარეშე. ასე ხშირად იქმნება ანგარიშები გამოჩენილ ან საკონტროლო დოკუმენტებზე.

მოქნილი ფილტრაციის სისტემა

ოლიმპი სისტემა უზრუნველყოფს დოკუმენტის ძებნის მოთხოვნის შესრულების შესაძლებლობას ფილტრის სტრიქონის გამოყენებით. გაფილტვრის ხაზი გაძლევთ საშუალებას ჩამოაყალიბოთ მრავალ ცვლადი საძიებო ტერმინები სასურველი დოკუმენტისათვის.

ელექტრონული ოფისი Olympus სისტემაშიარის ციფრული საოფისე სამუშაოების ორგანიზების ინსტრუმენტი. ეს სეგმენტი გროვდება კომპანიის დოკუმენტებთან დაკავშირებულ ყველა ინფორმაციას. იგი შეიცავს მომხმარებელთა მუშაობის ისტორიას; ინახავს ყველა დოკუმენტის ბმულს; აცნობებს ვადის გასვლის შესახებ; მოიცავს დოკუმენტთან ერთად შექმნილ ყველა ფაილს; აძლევს პასუხს შემსრულებლებისა და დოკუმენტზე პასუხისმგებელი პირების შეკითხვებს, ასევე მათი მუშაობის შედეგებს.

აღსრულების კონტროლი

შესრულების კონტროლი Olympus სისტემაშიარის ღრმა ფუნქციონირება, რომელიც იძლევა ინფორმაციას შეკვეთების შესრულების დროზე, ეტაპებზე და შედეგებზე. ეს ფუნქციონირება არსებობს მთელ სისტემაში, ელექტრონული ოფისიდან დაწყებული სტრუქტურირებული შენახვით. ფუნქციონალურობა ემყარება დოკუმენტისა და მითითებების შესრულების დროსა და ამ ვადების დარღვევის შესახებ ინფორმირებას.

შესრულების კონტროლის ვიზუალიზაცია

1. ფერადი მითითება და შეტყობინებები Olympus სისტემისგან ვადის დარღვევის შესახებ.
2. სპეციალიზებული რეჟიმი მიღებული დავალებების საერთო რაოდენობით, მიღებული სამუშაოსთვის, შესრულებული დროულად, დასრულებული პერიოდების დაგვიანებით, დროულად შეუსრულებელი.
3. დოკუმენტების, შემსრულებლების, მაკონტროლებლების შეკვეთების შესრულების შესახებ ანგარიშების მთელი სისტემა.

სპეციალური კონტროლი

დავალებების დროული და მაღალი ხარისხის შესასრულებლად, Olympus– ს აქვს სპეციალური კონტროლის სისტემა. მისი არსი მდგომარეობს იმაში, რომ კონტროლისათვის დადგენილი ყველა უმნიშვნელოვანესი ამოცანა უნდა გაიაროს კონტროლიდან მოხსნის პროცედურა ე.ი. დახურვა. ზოგიერთ შემთხვევაში, ამოცანის კონტროლიდან ამოღების მიზნით, საჭიროა შეაფასოს კომპეტენტური სპეციალისტის მიერ შესრულებული სამუშაოს ხარისხი. შემდეგ სისტემას შეუძლია დამატებით გამოიყენოს დადასტურების პროცედურა.

საკონტროლო ორდერის ფორმირება

1. საკონტროლო ბრძანებების გაცემას თან ახლავს ზედამხედველის და საჭიროების შემთხვევაში თანამშრომლის დანიშვნა მაღალი ხარისხის შესრულებაზე.
2. შესრულების დისციპლინის თანაფარდობა ავტომატურად გამოითვლება სატესტო შეკვეთებისთვის.
3. სპეციალური რეჟიმი "საკონტროლო ამოცანების შესრულების ანალიზი" აჩვენებს ინფორმაციას საკონტროლო დავალებების შესრულების დროულობის შესახებ.
4. დესკტოპის დაფები გარდაიქმნება ეს ინფორმაციაგრაფიკულ ხედში.

დოკუმენტების მართვა

დოკუმენტების კომპეტენტური მართვა არის დაპირება ეფექტური მუშაობაგანყოფილება, განყოფილება, მომსახურება და ორგანიზაცია მთლიანად. "დოკუმენტების მენეჯმენტი" ოლიმპოს სისტემაშიარის თანამედროვე ინსტრუმენტი ფართომასშტაბიანი საწარმოს მართვისთვის, სპეციალურად ორიენტირებული მაღალი დონის ბიზნეს პროცესებზე.

"დოკუმენტის მენეჯმენტი" არის დოკუმენტების მენეჯმენტის სეგმენტი - Olympus მოდული, რომელიც აგებულია დამგეგმავის პრინციპზე, ე.ი. თანამშრომლის მიერ მიღებული ყველა დავალება და დოკუმენტი მოთავსებულია ერთ სიაში.

ჩამონათვალში ნაჩვენებია დავალების ტიპი, საგანი, შინაარსი, მიღების თარიღი, ვადა, რომლისგანაც იგი მოვიდა. ეს სია ადვილად შეიძლება შეავსოთ საჭირო სვეტით.

წითელი ფონი მიუთითებს ვადაგადაცილებულ ამოცანას, რაც დაგეხმარებათ არ დაივიწყოთ მისი დასრულება. სისტემას გააჩნია მოწინავე კონტროლი, როდესაც ფერის აღნიშვნა აცნობებს დოკუმენტის შესრულების მოახლოებული თარიღის შესახებ.

ქვემოთ ჩამოთვლილია ყველა ჩანართზე დამატებითი ინფორმაცია, რომელიც საჭირო იქნება გადაწყვეტილების მისაღებად. ეს არის დოკუმენტის ტექსტი, დეტალური დავალება, მოძრაობის ისტორია და მასთან დაკავშირებული დოკუმენტები.

ადვილია პროგრამაში სასურველი დოკუმენტის პოვნა, ასევე მასთან მუშაობის ისტორიის ამაღლება. უფრო მეტიც, ისტორია გვიჩვენებს, რამდენი წრეა ცირკულირებული დოკუმენტი, ვინ დაიწყო მუშაობა და ვინ ჯერ არა.

ინფორმაციის დაუყოვნებელი მიღება:

• ვინ არის დოკუმენტის ინიციატორი;
• ვინც დათანხმდა;
• ვისაც აქვს ამ მომენტში;
• რა კომენტარი და ვინ მისცა დოკუმენტს;
• არის თუ არა ეს დოკუმენტი დაკავშირებული სხვა დოკუმენტებთან და როგორ, გახსნის უნარით, მათ შორის დაკავშირებული დოკუმენტებით;
• თანამშრომლის, სამსახურის, დეპარტამენტის ან მთლიანად საწარმოსთვის, იხილეთ დასრულებული და შეუსრულებელი შეკვეთების სურათი.

დოკუმენტების ფართო სპექტრთან მუშაობის მოხერხებულობა:

• სისტემა თავად ქმნის დოკუმენტების ჩამონათვალს განსახილველად;
• სისტემა ითხოვს რომელი დოკუმენტები გჭირდებათ სასწრაფოდ გადაწყვეტილების მისაღებად;
• სისტემა აცნობებს პერიოდს, რომელიც დასასრულს უახლოვდება;
• სისტემა შესაძლებელს გახდის თქვენი სამუშაოს დელეგირებას და ადვილად აკონტროლებს დროულად შესრულებას;
• სისტემა საშუალებას გაძლევთ მიიღოთ ნებისმიერი დოკუმენტის მუშაობის ისტორია;
• სისტემა საშუალებას მოგცემთ დანიშნოთ მოადგილეები მისი არყოფნის დროს და ნახოთ როგორ მუშაობდა მოადგილე.

დოკუმენტების მართვის სიმარტივე:

• ინფორმაციის გაცვლის სიჩქარის გაზრდა;
• თანამშრომელთა აღმასრულებელი დისციპლინის დონის ამაღლება;
• ხელშეკრულებების შესრულების ვადების დაცვა;
• საჭირო ინფორმაციის მიღების უნარი, სწრაფად სამუშაო ადგილიდან ადგომის გარეშე.

შენახვის სტრუქტურა

Olympus სისტემის დოკუმენტების სტრუქტურირებული შენახვა არ არის მხოლოდ ბიბლიოთეკა, რომელსაც აქვს შეზღუდული წვდომა საქაღალდეებზე, ეს არის თითოეული თანამშრომლის ინდივიდუალური "ცოდნის ბაზა". Olympus საცავის აგების პრინციპი ემყარება მომხმარებლის წვდომას სექციებზე, საქაღალდეებზე, დოკუმენტებზე, ფაილებზე. სისტემა ავტომატურად აშენებს ინდივიდუალურ საარქივო სტრუქტურას თითოეული თანამშრომლისთვის. მომხმარებელი ხედავს მხოლოდ იმ განყოფილებებსა და დოკუმენტებს, რომლებზეც მას აქვს უფლებები.

უფრო მეტიც, დასაქმებულს აქვს შესაძლებლობა დააკოპიროს არქივის სტრუქტურის ნაწილი, საქაღალდეები, დოკუმენტები პირად შესანახად. ასეთი შესაძლებლობა საშუალებას მისცემს მომხმარებელს მიიღოს საჭირო ინფორმაცია, დოკუმენტი კიდევ უფრო სწრაფად.

საცავის შევსება

ოლიმპუსის სისტემაში შენახვა ივსება დოკუმენტებით ავტომატურად დოკუმენტთან მუშაობის ციკლის დასრულების შედეგების საფუძველზე. ეს ტექნოლოგია საშუალებას გაძლევთ დაგროვოთ საჭირო საბუთებიშესაბამის მონაკვეთებში, კონკრეტულად ამ სამუშაოსთვის დროის გამოყოფის გარეშე.

როდესაც ახალი დოკუმენტი გამოჩნდება საცავში, სისტემა აცნობებს თანამშრომელს, თუ ის არის ხელმოწერილი ასეთ შეტყობინებებში.

დოკუმენტებთან მუშაობის მოხერხებულობა

ოლიმპიური საცავი გამოირჩევა ფუნქციონალური სერვისებით, რომლებიც განსაზღვრავენ დოკუმენტებთან მუშაობის მოხერხებულობას:

• ვერსია;
• ურთიერთობის დოკუმენტები (გაუქმებულია, ბათილია, დამატებით);
• ამონაწერი არქივიდან;
• ორიგინალის გაცემა;
• შენახვის ატრიბუტები (ინვენტარის ნომერი, საცავი, თარო, თარო, ასლების რაოდენობა).