Інформація та комунікації в управлінні організацією. Роль комунікацій в управлінні. Інформації комунікації в управлінні організацією

Надіслати свою хорошу роботу в базу знань просто. Використовуйте форму, розташовану нижче

Студенти, аспіранти, молоді вчені, які використовують базу знань в своє навчання і роботи, будуть вам дуже вдячні.

Розміщено на http://www.allbest.ru/

Розміщено на http://www.allbest.ru/

Вступ

У сучасному суспільстві однією з ключових проблем є комунікації. В організаціях ця проблема обертається тим, що бракує розуміння того, що комунікації це не просто обмін інформацією, а динамічний міжособистісний процес обміну поведінкою. З усіх організаційних процесівкомунікації, мабуть, займають центральне, стрижневе місце, так як лежать в основі життєдіяльності організації. Ухвалення рішення часто визначають як вибір між двома або більше альтернативами. Однак на ділі це процес збору та обробки інформації, розробки альтернатив і вибору однієї з них, і найголовніше - це виконання рішення. Без останнього даний процес взагалі не має сенсу. Управлінська взаємодія здійснюється в організації на різних рівнях, і на кожному з них мають місце конфлікти. Конфлікти розглядаються сьогодні як джерело індивідуального і організаційного розвитку, так як в ході вирішення конфлікту народжується нова ситуація. Парадокс полягає в тому, що за наявністю конфлікту судять про зрілість індивіда, групи і організації. Конфлікт - це життєво важливе насіння, з якого виростає успіх.

метою курсової роботиє визначення місця інформації та комунікації в управлінні організацією.

Завдання роботи - з'ясувати, як саме інформація сприяє нормальному функціонуванню фірми, яку роль вона відіграє в управлінні, як за допомогою комунікації ефективно працювати менеджеру.

Об'єктом курсової роботи є інформація, що бере участь в процесі управління і комунікації.

1. Загальні поняття інформації та інформаційного обміну

1.1 Поняття інформації

Під інформацією розуміються відомості про навколишній світ, які мають форму символів, як доступних, зрозумілих людині, так і вимагають аналізу, осмислення, розшифровки.

Інформація - це відображення в свідомості людини навколишнього світу, зафіксоване будь-яким способом і тому володіє властивістю відтворюваності, що використовується як засіб комунікації людей, пізнання і усвідомлення світу, накопичення і збереження знань.

В управлінській діяльності інформація являє собою сукупність відомостей про стан керуючої і керованої підсистем, а також навколишнього середовища. Однак в практиці управління організацією інформація розуміється спрощено, як:

· Сукупність відомостей про стан керуючої, керованої систем і зовнішнього оточення їх функціонування;

· Нові відомості про стан цих об'єктів управління;

· Відомості, що знижують рівень невизначеності і ризику щодо майбутнього і т.п.

В сучасних умовахгосподарювання та управління організацією важливою областю стало інформаційне забезпечення, яке полягає в зборі та переробці інформації, необхідної для прийняття обґрунтованих управлінських рішень.

Організації зберігають і обробляють величезні обсяги даних, які можуть бути перетворені в корисну інформацію. Ефективність її використання залежить від здатності організації збирати первинні дані, що забезпечують менеджерів необхідної їм інформацією. На малюнку 1 представлений процес перетворення за допомогою інформаційної системи (ІС) первинних даних в управлінську інформацію.

Малюнок 1 Перетворення даних в інформацію за допомогою ІС

1.2 Властивості інформації

Якість інформації визначається відповідно до чотирма основними критеріями:

1) Надійність (точність).Якщо розклад руху поїздів зміниться хоча б на 10%, більшість пасажирів сприймуть старе розклад як виключно ненадійне. Якщо працівники виявлять помилки в міститься в документі інформації, вони будуть з недовірою ставитися до всіх одержуваних з її допомогою даними.

2) Своєчасність.Цінність має тільки своєчасно отримана інформація. Менеджер, відповідальний за виконання бюджету, потребує оперативної інформації про рівень витрат, що дозволяє йому адекватно реагувати на небажані зміни.

3) Необхідний обсяг.Багато менеджерів страждають від надлишку інформації, оскільки не в змозі розглянути і використовувати великі її масиви. Можливо, це означає, що невдало вибрати формат перетворення даних в управлінську інформацію.

4) Значимість.Багато що залежить від завдань і відповідальності конкретного співробітника. Менеджеру, відповідального за виробництво, необхідна інформація про обсяги виробництва, показниках простою обладнання; менеджеру вищої ланки потрібні більш великі цифри.

Для того щоб оцінити критерій значущості, звернемося до таблиці 1, на якому представлені відмінності в інформаційних потребах менеджерів вищої ланки і керівників відділів, відповідальних за поточну роботу організації (Gorry and Skott-Morton, 1971):

Таблиця 1 - Відмінності в інформаційних потребах менеджерів вищої ланки і керівників відділів

1.3 Інформаційний обмін

У діяльності великих фірм передача інформації є неодмінною першорядним фактором нормального функціонування фірми. При цьому набуває особливого значення забезпечення оперативності і достовірності відомостей. Для багатьох фірм внутріфірмова інформаційна система інформації вирішує завдання організації технологічного процесу і носить виробничий характер.

За допомогою інформації здійснюються циклічно повторюються стадії процесу управління - отримання, переробки відомостей про стан

керованого об'єкта і передачі йому керівників команд. Отже, за допомогою інформації реалізується зв'язок між суб'єктом і об'єктом і між керуючою і керованою частинами загальної системиуправління.

В ході спільної діяльності люди обмінюються різними уявленнями, ідеями, поглядами, пропозиціями, знаннями, установками. Все це можна розглядати як інформацію, а сам процес комунікації уявити як процес обміну інформацією. Саме тому, що обмін інформацією вбудований у всі основні види управлінської діяльності, ми називаємо комунікації сполучною процесом. А одним з найважливіших інструментівуправління в руках менеджера є що знаходиться в його розпорядженні інформація. Використовуючи і передаючи цю інформацію, а також отримуючи зворотні сигнали, він організовує, керує і мотивує підлеглих. Тому багато що залежить від його здатності передавати інформацію таким чином, щоб досягалося найбільш адекватне сприйняття даної інформації тими, кому вона призначена.

Комунікація - це обмін інформацією, на основі якого керівник отримує інформацію, необхідну для прийняття ефективних рішень, і доводить прийняті рішення до співробітників організації. Якщо комунікації налагоджені погано, рішення можуть надаватися помилковими, люди можуть невірно розуміти чого ж хоче від них керівництво, або, нарешті, від цього можуть страждати міжособистісні відносини. Ефективністю комунікацій часто визначається якість рішень і те, як вони в дійсності будуть реалізовані.

Майже неможливо переоцінити важливість комунікацій в управлінні. Чи не всі, що роблять керівники, щоб полегшити організації досягнення її цілей, вимагає ефективного обміну інформацією. Якщо люди не зможуть обмінюватися інформацією, вони не зуміють працювати разом, формулювати цілі і досягати їх. Однак комунікації - це складний процес, що складається з взаємозалежних кроків. Кожен з цих кроків дуже потрібний для того, щоб зробити наші думки зрозумілими іншій особі. Кожен крок - це пункт, в якому, якщо ми будемо недбалі, і не будемо думати про те, що робимо, сенс може бути втрачений.

Згідно з дослідженнями, керівник від 50 до 90% всього часу витрачає на комунікації. Це здається неймовірним, але стає зрозумілим, якщо врахувати, що керівник займається цим, щоб реалізувати свої ролі в міжособистісних відносинах, інформаційному обміні і процесах прийняття рішень, не кажучи про управлінські функції планування, організації, мотивації і контролю.

Саме тому, що обмін інформацією вбудований у всі основні види управлінської діяльності, ми називаємо комунікації сполучною процесом. Оскільки керівник виконує три свої ролі і здійснює чотири основні функції, з тим, щоб сформулювати цілі організації і досягти їх, якість обміну інформацією може прямо впливати на ступінь реалізації цілей.

Це означає, що для успіху індивідів і організацій необхідні ефективні комунікації. Неефективні комунікації - одна з головних сфер виникнення проблем. Глибоко осмислюючи комунікації на рівні особистості і організації, ми повинні вчитися знижувати частоту випадків неефективних комунікацій і ставати кращими, більш ефективними менеджерами. Ефективно працюючі керівники - це ті, хто ефективні в комунікаціях. Вони представляють суть комунікаційного процесу, мають добре розвиненим умінням усного та письмового спілкування і розуміють, як середовище впливає на обмін інформацією.

Здійснюються комунікації шляхом передачі ідей, фактів, думок, відчуттів або сприйнятті, почуттів і відносин від однієї особи іншій в усній або будь-якої іншої форми з метою отримання у відповідь бажаної реакції.

При розгляді комунікаційного процесу необхідно враховувати, що в умовах людського спілкування важливо не тільки те, як інформація передається, але і те, як формується, уточнюється, розвивається. Комунікація та інформація різні, але пов'язані між собою речі. Комунікація включає в себе і те, що передається, і те, як це «що» передається.

Для того щоб комунікація відбулася, необхідно, як мінімум, наявність двох людей. Тому кожен з учасників повинен володіти всіма або деякими здібностями: бачити, чути, відчувати, сприймати запах і смак.

Ефективна комунікація вимагає від кожної зі сторін певних навичок і вмінь. Спілкування потрібно розглядати не тільки як відправлення і прийом інформації, так як ми маємо справу з відношенням двох індивідів, кожен з яких є активним суб'єктом - взаємне інформування їх припускає налагодження спільної діяльності. Тому в комунікативному процесі відбувається не тільки рух інформації, а й активний обмін нею.

У специфічно людському обміні інформацією особливу роль для кожного учасника спілкування відіграє значущість інформації, так як люди не просто обмінюються словами, а прагнуть при цьому виробити загальний зміст. А це можливо за умови, що інформація не тільки прийнята, але і зрозуміла, осмислена.

2.Семіотіка і її розділи

комунікація менеджмент управління

Смуток - це наука, що досліджує способи передачі інформації, властивості знаків і знакових систем в людському суспільстві (головним чином природні та штучні мови, а також деякі явища культури, системи міфів, ритуалів), природі (комунікація у тваринному світі) або в самій людині ( зорове і слухове сприйняття і ін.). Іншими словами, семіотика - це теорія знаків і знакових систем.

Виділяються три розділи семіотики:

§ синтактика (або синтаксис, від грец. syntaxis- побудова, порядок) - вивчає закономірності побудови знакових систем безвідносно до їх інтерпретації, тобто співвідношення знаків один з одним;

§ семантика (від грец. semantikos- то, що позначає) - вивчає відношення між знаком і його змістом;

§ прагматика (від грец. pragmatos- дія) - вивчає відносини знаків з їх відправниками, одержувачами і контекстом знакової діяльності.

В сучасній науці виділяють кілька напрямків семіотичних досліджень.

Перший напрямок - біологічна семіотика, або біосеміотікі.

Цей напрямок займається вивченням систем сигналізації (комунікації) тварин, включаючи нижчих тварин і комах, тобто досліджує системи, засновані на природних знаках, або знаках, так чи інакше важливих для існування самого організму, тобто біологічно суттєвих (біологічно релевантних).

Другий напрямок - етносеміотіка, яка вивчає «неявний рівень» людської культури. Навіть коли окремим об'єктом спостереження для етносеміотікі виступає щось цілком відчутне, наприклад фольклорна весільна пісня або змова, точка зору семіотики на цей предмет відрізняється від точки зору; науки про фольклор: семіотика вивчає його як частину таких знакових систем даного суспільства, зміст і роль яких самими членами суспільства не зізнається.

Етносеміотіка - молода і швидко розвивається наука, в ній немає ще загальновизнаних узагальнюючих теорій. За кордоном, особливо в США, проводиться велика кількість окремих конкретних дослідженні в рамках етнографії (званої там «культурної та соціальної антропологією»).

Зупинимося перш на приватних дослідженнях, що ведуться в культурній та соціальній антропології, взявши в якості типового прикладу дослідження людських поз, які можуть бути частиною знакових систем. В рамках культурної і соціальної антропології дослідження поз може проводитися з різних сторін.

З одного боку, пози можуть вивчатися з точки зору фізіології людського організму (точно так само можна вивчати плач, сміх, фізіологічні відправлення і т. Д.), Це так звана етологічна точка зору. Опис поз важливо для інженерної психології, що полягає у вивченні людини в контакті з машиною: реакції і поведінку людини, розміщення людини перед машиною або верстатом, конструкція рукояток, пультів управління і т. Д .; знання типових поз для даної національності важливо при плануванні квартир, меблів і т. д .; для психіатрії: психіатричне спостереження над позами в свою чергу може пролити світло на фізичне поводження здорової людини.

З іншого боку, пози можуть вивчатися як положення людського тіла, типові для даної культури. Це етнологічна точка зору. Загальна кількість різних стійких положень, які здатне прийняти людське тіло, близько 1000. Але з них в силу культурної традиції кожного племені і народу деякі забороняються (табуируется), а інші закріплюються. Тому вивчення поз обов'язково повинно бути порівняльним, «міжкультурним». Для того щоб визначити, значима якась поза, наприклад, поза сидіння за їжею, т. Е. Має вона етнологічне значення, потрібно порівняти пози сидіння за їжею в різних культурах, наприклад у індіанців Північної Америки і аборигенів Нової Зеландії. Якщо пози виявляться стійко різними, то вони - факт культури.

Після цього може бути складений каталог етнологічних поз (малюнок 2). Після виділення найдрібніших, елементарних одиниць просторового поведінки людини - поз і складання каталогів - починається глибинне культурно-етнографічне їх вивчення, яке може проводитись за наступними лініями:

а) взаємозв'язок поз з іншими знаковими і незнакові системами культури: одяг, планування жител і т. д .;

б) культурно-історична традиція - стійкість деяких поз протягом тривалих періодівіснування народів.

Такі пози передаються за традицією і зберігаються протягом тривалих періодів часу. Передбачається, що вони можуть служити, подібно формам мови і предметів матеріальної культури, для встановлення найдавніших пересувань і контактів племен. Так, поза в третьому ряду зверху, четверта колонка зліва, характерна для населення островів Самоа в Тихому океані, мабуть, вказує на опосередковані контакти з Індією, де вона пов'язана з релігійними звичаями.

Малюнок 2 - Частина каталогу поз, які є значущими з етнологічної точки зору (по Г. Хьюзу)

Третій напрям - лінгвосеміотіка- орієнтується на вивчення природної мови з його стилістикою.

Природний звуковий мову людей є найбільш повної та досконалої з усіх систем зв'язку, що існують в відомому людинісвіті. Інші, штучні, створені людиною, системи і мови (наприклад, лист, сигналізація прапорцями, азбука Морзе, азбука Брайля для сліпих, штучні мови типу есперанто або волапюк, інформаційно-логічні мови та ін.) Втілюють лише деякі з властивостей природної мови. Ці системи можуть значно посилювати мову і перевершувати його в якому-небудь одному або декількох аспектах, але одночасно поступатися йому в інших, точно так же, як телефон, телебачення, радіо (взагалі будь-яке знаряддя, всякий інструмент) підсилюють деякі властивості окремих органів людини.

Лінгвосеміотіка досліджує інші суміжні знакові системи, які:

§ функціонують паралельно з мовою (наприклад, жести й міміка, які супроводжують мова);

§ компенсують мову (наприклад, виразна, стилістична інтонація; друкарські шрифти);

§ видозмінюють її функції і її знаковий характер (наприклад, художня мова).

В останні роки в зв'язку з бурхливим розвитком моделювання природної мови і появою різних типів штучних мов (інформаційних, інформаційно-логічних, як програмування і т.д.) розширився і об'єкт лінгвосеміотікі.

Четвертий напрямок - абстрактна семіотика- вивчає лише найбільш загальні властивості і відносини, що характеризують знакові системи, незалежно від їх матеріального втілення (Р. Карнап за кордоном; В.Б. Бірюков, Д.П. Горський, А.А. Зінов'єв, В.В. Мартинов та ін ., СРСР). В рамках цього напрямку створюється найбільш абстрактна, логіко-математична теорія знакових систем.

Предметом загальної семіотики є порівняння, зіставлення і узагальнення результатів приватних семиотик; розгляд того, як абстрактні мовні відносини проявляються в різних знакових системах; формулювання з'ясовується при цьому загальних семіотичних законів; дозвіл гносеологічних питань і т. д.

3.Ізмереніе інформації. ентропія

3.1 Роль інформації в управлінні

Суть і роль інформації в управлінні найкраще показує зв'язок поняття інформація з поняттям ентропія. Свого часу Н. Вінер висловив дуальність ентропія - інформаціянаступним чином: «Як кількість інформації в системі є міра організованості системи, точно так же ентропія є міра дезорганизованности системи; одне одно іншому, взятому з протилежним знаком ». Управління в системі залежить від наявної інформації. З усього розмаїття визначень інформації найбільш фундаментальним є те, що постулюється теорією інформації і пов'язане з кількістю інформації:

Інформація - зняття невизначеності. При цьому невизначеність знижується на ту кількість інформації, яке було отримано в процесі вибору або прийняття рішення з наявного числа альтернатив;

Однак в менеджменті інформація є також засобом комунікації (інформація передається у формі повідомлення, яке містить відомості в зміні змінних).

Інформація протидіє тенденціям системи до дезорганізації і зростання ентропії, а кількість інформації в системі є міра організованості системи (рисунок 3.1.).

Слід розрізняти такі поняття як дані і інформація. Дані - первинні відомості (сигнали) про зміну змінних (ступінь агрегації низька);

Проміжні відомості, отримані в результаті накопичення і агрегації первинних даних, що інформують про динаміку змін;

Заключні відомості (висока ступінь накопичення і агрегації), безпосередньо використовувані в процесі прийняття рішень.

3.2 Кількісні заходи інформації

Структурні заходи застосовуються для вимірювання тільки дискретної інформації. Основою використовуваних структурних заходів служать інформаційні елементи (кванти), під якими розуміють неподільні частини інформації.

Структурні заходи розподіляються на геометричні, комбінаторні і адитивні заходи інформації.

геометрична міравизначає кількість інформації як значення довжини, площі або обсягу геометричній моделі повідомлення, віднесене до кількості містяться в ньому квантів. Геометричним методом визначають потенційне, т. Е. Максимально можливе, кількість інформації в заданих структурних габаритах. Це кількість називають інформаційною ємністю.

Кількість інформації при використанні комбінаторної заходиобчислюється як кількість комбінацій, яке можна скласти з інформаційних елементів. Даною мірою вимірюється потенційне структурний різноманітність інформаційних комплексів. Комбінаторних міру доцільно використовувати тоді, коли потрібно оцінити можливості передачі різної інформації за допомогою алфавітно-цифрових елементів.

Перш ніж говорити про адитивної міру інформації, введемо поняття глибини h і довжини l слова.

глибиною hслова називають кількість різних елементів(Знаків), що містяться в прийнятому алфавіті.

довжиною lслова називають кількість знаків, необхідних і достатніх для подання заданого набору слів елементами даного алфавіту.

Глибина слова відповідає основи, а довжина слова - розрядності системи числення або кодування.

Загальна кількість слів, яке може бути представлено кодами довжиною l і глибиною h, визначається виразом

Це означає, що інформаційна ємність q при такому способі оцінювання експоненціально залежить від довжини слова l. Тому застосування цього заходу на практиці представляє велику незручність.

Для забезпечення можливості додавання кількості інформації при складанні слів і пропорційності кількості інформації довжині слова Хартлі ввів адитивну логарифмічну міру інформації

I = log 2 h l = l log 2 h.

Одиницею виміру інформації при застосуванні адитивної заходи служить біт, т. Е. Кількість інформації, що міститься в слові глибиною h = 2 і довжиною l= 1. Якщо інформація надходить від різних джерел, то при оцінюванні кількості інформації адитивної заходом справедливо

де I (A1, A2, ..., An) - загальна кількість інформації від джерел A1, A2, ..., An;

I (Ai), i = 1 (1) n - кількість інформації від джерела Ai, виміряний адитивної заходом.

Визначення кількості інформації за допомогою статистичних заходів вимагає залучення імовірнісного підходу. При такому підході інформація розглядається як повідомлення про результат випадкових подій, реалізації випадкових величин і функцій, а кількість інформації ставиться в залежність від апріорних ймовірностей цих подій, величин, функцій. Статистичні та структурні заходи інформації не дозволяють оцінити змістовність інформації, так як вони не враховують змісту повідомлення і цінності його для адресата. Семантичні заходи дають можливість уникнути цього недоліку.

3.3 Кількість інформації як міра організованості системи

Кількість інформації використовується для вираження ступеня організованості системи на основі вимірювання ступеня невизначеності (формула 3.1.):

К = -log2 p i, (3.1.),

де р i - ймовірність вибору i-тій альтернативи;

Ілюстрація цієї формули наводиться нижче на малюнку 3.2. Поняття кількості інформації інтерпретується нижче в зв'язку зі зниженням невизначеності при виборі з 8 альтернатив. При цьому невизначеність знизилася на 3 біта або на ту кількість інформації, яке було отримано в результаті вибору з 8 альтернатив.

К = -log2 pi = -log 2 18 = 3 біта.

де К - кількість інформації;

р i - ймовірність вибору i-тій альтернативи;

Малюнок 4 - Три такту вибору і зниження невизначеності на три біта при виборі з восьми варіантів.

4.Коммунікаціонние мережі організації

Управління організацією здійснюється через людей. Одним з найважливіших інструментів управління для менеджера є напрямок їм сигналівабо посланьсвоїм підлеглим про їх поведінку, необхідному для досягнення організаційних цілей. Використовуючи це і отримуючи від підлеглих зворотний зв'язок, менеджер організовує, мотивує і керує підлеглими. Багато що залежить від здатності менеджера ефективно передавати і отримувати такі сигнали і послання, щоб досягалося їх найбільш адекватне сприйняття тими, кому вони призначені. Багато менеджерів розуміють важливість цієї проблеми і приділяють цьому велику увагу.

У процесі комунікації сигнали або послання про поведінку передаються від одного суб'єкта до іншого і назад. Суб'єктами можуть виступати окремі особистості, групи і організації в цілому.

У першому випадку комунікація носить міжособистіснийхарактер. Вона здійснюється шляхом передачі ідей, фактів, думок, натяків, відчуттів або сприйнять, відчуттів і відносин від однієї особи іншій в вербальної(Усній або письмовій) формі, а також в невербальної(Пози, жести, тон голосу, час передачі та т.п.) формі з метою отримання бажаного відповіді.

У другому і третьому випадках мова йде про організаційноїкомунікації, тобто про те як, ким і коли посилаються сигнали в контексті груп та організації (наради, презентації, інструкції та процедури, ділова документація, накази і розпорядження, плани і т.п.) і як організовано отримання зворотного зв'язку (спостереження, звіти, оцінка та т.п.). Існуючі в організації комунікаційні зв'язки відображають її дійсну структуру, і завданням вищого керівництва в цьому випадку є приведення у відповідність того й іншого.

Розбіжність між затвердженої структурою і існуючим в організації процесом комунікації істотно знижує ефективність її діяльності.

Необхідно відзначити, що комунікація і інформація -це різні (два поняття, які дуже часто плутають), але пов'язані між собою поняття. Інформація - це природна і змістовна частина посилається або одержуваного сигналу або послання, що дає можливість надати їм певну значимість. Простіше кажучи, інформація - це внутрішня інтерпретація зовнішніх подій. Наприклад, крик від страху і є така інтерпретація інформації, яка може навіть бути виміряна в децибелах.

Комунікація включає в себе і те, щопередається, і те, якце «що» передається. Для того щоб комунікація відбулася в міжособистісному варіанті, необхідно, як мінімум, наявність двох людей.

Комунікація пред'являє вимоги до кожного з учасників управлінської взаємодії. Так, кожен з учасників повинен володіти всіма або деякими здібностями: бачити, чути, відчувати, сприймати запах, смак і т.п. Ефективна комунікація вимагає від кожної зі сторін певних навичок і вмінь, а також наявності певної міри взаємного розуміння.

Термін «комунікація» походить від латинського «communis», що означає «загальне»: передавальний сигнали або послання намагається встановити «спільність» з отримують їх.

Звідси комунікація може бути визначена як передача не просто інформації, а значення або сенсу за допомогою символів. Ефективна міжособистісна комунікація в силу ряду причин дуже важлива для успіху в управлінні. По-перше, рішення багатьох управлінських завдань будується на безпосередній взаємодії людей (начальник з підлеглим, підлеглі один з одним) в рамках різних подій.

По-друге, міжособистісна комунікація, можливо, є найкращим способомобговорення і вирішення питань, що характеризуються невизначеністю і двозначністю.

Комунікаційна мережа - це з'єднання певним чином беруть участь в комунікаційному процесі індивідів за допомогою інформаційних потоків (рисунок 5). В даному випадку розглядаються не індивіди як такі, а відносини комунікації між індивідами. Комунікаційна мережа включає потоки послань або сигналів між двома або більше індивідами. Комунікаційна мережа концентрується на вироблених в організації зразках цих потоків, а не на тому, чи вдалося передати значення або сенс послання. Однак комунікаційна мережа може впливати на скорочення або збільшення розриву між посланим і отриманим значенням.

Створювана керівником мережа складається з вертикальних, горизонтальних і діагональних зв'язків. вертикальні зв'язкубудуються по лінії керівництва від начальника до підлеглих. горизонтальні зв'язкуздійснюються між рівними за рівнями індивідами або частинами організації: між заступниками, між начальниками відділів, між підлеглими. діагональні зв'язку- це зв'язки з іншими начальниками і з іншими підлеглими. Мережа цих зв'язків створює реальну структуру організації. Завдання формальної організаційної структури полягає в тому, щоб надати комунікаційним потокам правильний напрямок. Розміри підрозділів в організації обмежують можливості розвитку комунікаційної мережі. Якщо розмір групи збільшується в арифметичній прогресії, то кількість можливих комунікаційних відносин зростає по експоненті. Звідси комунікаційна мережа в групі з 12 чоловік більше різноманітна і складна, ніж в групі з трьох осіб.

Залежно від того, як побудовані комунікаційні мережі, діяльність групи може відрізнятися більшою чи меншою ефективністю.

ЗОВНІШНЯ КОМУНІКАЦІЙНА МЕРЕЖА

Малюнок 5 - Міжособистісна комунікаційна мережу керівника групи в організації

Існують усталені зразки комунікаційних мереж для груп однієї і тієї ж або різної чисельності (рисунок 6). У мережах типу «гурток» члени групи можуть комунікувати тільки з тими, хто розташований поруч з ними. У мережах типу "колесо" представлена ​​формальна, централізована ієрархія влади, при якій підлеглі коммуницируют один з одним через свого начальника. Об'єктивною основою такої ситуації є те, що особа, яка знаходиться в центрі «колеса», має більше комунікаційних зв'язків, ніж інші члени групи. Він отримує більше послань, частіше визнається іншими членами групи як особа, яка виконує лідерські функції, більше надає соціального впливу на інших членів групи, зазвичай несе велику відповідальність за передачу інформації, від нього більше, ніж від інших, очікується остаточне рішення проблеми.

Аналогічна картина спостерігається в мережах типу «Y». Такі мережі називаються централізованими і можуть бути ефективні, якщо вирішуються прості проблеми. Інший тип владної ієрархії представляють мережі типу «ланцюжок», в яких з'являються горизонтальні зв'язки - елемент децентралізації. «Всеканальние» мережі представляють повністю децентралізовані групи. Зазвичай це потрібно, коли необхідна всіх у вирішенні складних проблем. Такий підхід називають ще відкритими комунікаціями.

Знання типів комунікаційних мереж особливо важливо для розуміння відносин влади і контролю в організації. Відомо, що приховування або централізація інформації підтримують владні відносини. Характер взаємозалежності робіт і людей в групі або організації буде визначати тип більш ефективної комунікаційної мережі. Проста взаємозалежність допускає використання централізованих мереж. Складна взаємозалежність вимагає «командного» підходу до побудови комунікаційних мереж. Однак складна мережа може і не вирішити просту задачу.

Малюнок 6 - Зразки комунікаційних мереж в групах

5.Технологія управління як інформаційний процес

Технологією називається будь-який засіб перетворення вихідних матеріалів для отримання бажаних результатів. Оскільки предметом і відповідно вихідним матеріалом управлінської праці виступає інформація, то технологію менеджменту, наприклад, можна визначити як комплекс методів по обробці управлінської інформації з метою вироблення, прийняття та реалізації управлінських рішень.

Технологія управління відображає зміст управління, характеризується процесами руху та обробки інформації і визначається складом і порядком виконання управлінських робіт, в ході яких ця інформація перетворюється і впливає на керований об'єкт. Звідси випливає основне призначення технології управління - встановлення раціональної схеми взаємодії структурних підрозділіві окремих виконавців в процесі управління.

Технологію управління визначають як систему операцій і процедур, що виконуються керівниками, фахівцями та технічними виконавцями в певній послідовності з використанням необхідних для цього методів і технічних засобів.

Метою технології управління є оптимізація управлінського процесу, раціоналізація його шляхом виключення таких видів діяльності і операцій, які не є необхідними для досягнення результату.

Основна функція технології управління складається в забезпеченні наукової та функціональної взаємозв'язку процесів управління з конкретними управлінськими технологіями, які сприяють реалізації функцій управління. У зв'язку з цим важливо формувати мислення нового типу менеджерів, орієнтація його на попереджувальну аналітичну та інноваційну діяльність.

Розробка технології управління передбачає визначення кількості, послідовності і характеру операцій, які становлять процес управління, розробку або підбір для кожної операції відповідних способів, прийомів і технічних засобів, виявлення оптимальних умов протікання процесу переведення об'єкта системи з початкового стану в бажане.

Чітке функціонування органу управління вимагає розчленування процесу управління на операції, а ефективна організаціяуправління - належного комбінування операцій. Кожну операцію необхідно пов'язати з попередніми операціями даного циклу процесу управління. Рятувальна операція має бути ув'язано з виконанням інших операцій. поняття « технологія управління»Тісно пов'язане з процесом алгоритмізації операцій в рамках тих чи інших функцій керуючої системи.

У ролі алгоритму (процедури) процесу управління виступає припис, що визначає зміст і послідовність дій в будь-якому інформаційному або організаційному процесі. Його алгоритм являє собою правила послідовного здійснення певних, пов'язаних один з одним операцій, на які цей процес може бути розкладений, і які повинні бути реалізовані для досягнення бажаної мети. Процедуру можна визначити як систему послідовно реалізованих розпоряджень про виконання в певному порядку операцій, що призводять до вирішення управлінських завдань.

Схематично технологія управління може бути представлена ​​у вигляді інформаційного та організаційного взаємодії трьох основних циклів або процесів, в рамках яких виконуються різні операції і процедури.

1. Інформаційний процес: пошук, збір, передача, обробка та зберігання різних видів інформації. Тут зайняті переважно творчі виконавці та фахівці.

2. Логіко-розумовий, або процес вироблення і прийняття управлінських рішень: дослідження, обробка, розрахунки, прогнози, вироблення рішень. Тут зайняті, в основному, фахівці і керівники організації.

3. Організаційний процес або організаційний вплив на об'єкт управління для реалізації управлінських рішень: підбір і розстановка кадрів, доведення завдань до виконавців, оперативне планування, організація праці, координація, контроль за виконанням тощо.

Суттєвими моментами в управлінській технології є дослідження і опис раціональних шляхів реалізації процесів управління за допомогою відповідних операцій і процедур. Проте, описати алгоритми функціонування систем управління і визначити всю сукупність методів виконання і впорядкування інформаційних перетворень і організаційних взаємодій, складових процес управління, досить складно, і сформулювати однозначно не вдається.

В даний час існує декілька підходів до формування управлінської технології. Так як технологія управління визначається складом управлінських робіт, то відповідно її побудова може здійснюватися в залежності від того, який підхід до розуміння управління узятий за основу, або яким стилем управління характеризується діяльність керівних працівників підприємства.

Найбільш розробленим і простим є традиційний, класичний функціональний підхід, в основі якого лежить розуміння управління як процесу щодо виконання певних функцій. Тут технологію управління можна визначити як регламентацію раціональних процедур і способів роботи з інформацією в процесі реалізації функцій управління. Суть функціонального підходу полягає в тому, що на кожному ієрархічному рівні систем управління виділяються відносно відособлені ділянки управлінських робіт або функцій, для кожного з яких будується певний набір процедур. Надалі виділяються подфункции і відповідні їм блоки процедур, деталізіруемая до рівня операції; визначаються види документів, необхідні технічні засоби та ін.

Такий підхід до технологізації процесів управління застосуємо для підприємств, що працюють стабільно, в мало мінливому середовищі. Так, в організації може існувати технологія планування, технологія контролю або (з урахуванням спеціальних функцій управління) технологія управління розробкою нового вироби, технологія маркетингових дослідженьі т.д.

Найбільш підходящим в умовах мінливого зовнішнього середовища є ситуаційний підхід, суть якого полягає в обґрунтуванні алгоритму вибору процедури на основі врахування ознак тієї чи іншої ситуації або проблеми. При ситуаційному підході технологію управління визначають як послідовність дій по вибору доцільних процедур і виконання які входять в них інформаційних перетворень і організаційних впливів. Схема управлінської технології включає:

· Діагноз проблеми і визначення шляхів її вирішення;

· Виявлення факторів, що впливають на рішення;

· Вироблення і оцінку альтернатив;

· Розробку тактики реалізації намічених шляхів розвитку.

І, нарешті, підхід до управління з точки зору прийняття рішень дозволяє розглядати технологію управління як певну послідовність дій, які використовуються при постановці цілей підприємства і розробці механізмів їх досягнення. При цьому виділяють два етапи:

1. вироблення цілей і стратегії розвитку підприємства;

2. формування технології прийняття і реалізації управлінських рішень.

Ефективність технології управління - це кінцевий результат, що виражається не тільки в економії часу і витрат, але і в забезпеченні стійкості і виживання організації в мінливого зовнішнього середовища.

До критеріїв ефективності технології управління відносяться:

· Простота (технологія управління не повинна бути надмірно ускладненою, містити проміжні етапи або операції);

· Гнучкість (адаптація до умов, що змінюються);

· Надійність (наявність певного запасу міцності, дублюючого механізму);

· Економічність (технологія може бути ефективною, але не економічної);

· Зручність експлуатації (прекрасно розроблена технологія виявиться марною, якщо вона незручна для людей, яким доведеться працювати).

Особливе місце в технології управління сьогодні займають техніка управління.

Техніка управління - це сукупність матеріальних засобів (оргтехніка, засоби зв'язку, обчислювальна техніка тощо), що дозволяють знизити трудомісткість управлінських робіт, терміни їх виконання, а також підвищить якість прийнятих рішень.

Розумові можливості окремого індивідуума мають межу, використання оперативної і довготривалої пам'яті обчислювальних машин дозволяє розширити інтелектуальні можливості фахівців для вирішення управлінських проблем. Розвиток засобів автоматизації сприяє поглибленню інформаційного характеру управлінської праці, а невід'ємною частиною технології управління сьогодні стають комп'ютеризовані системні технології.

На шляху комунікацій існують перешкоди, які можна розділити на дві групи: ті, які існують на індивідуальному рівні, і ті, які «виростають» на організаційному рівні.

Джерелами комунікативних бар'єрів виступають як індивіди, так і організації в цілому (таблиця 2).

Індивідуальні бар'єри, по-перше, можуть бути пов'язані з відмінностями в емоціях і типах сприйняття. Наприклад, якщо людина схильна розділяти людей на групи (класи), його думка буде важко змінити. Якщо людина жорстко визначає свою позицію ще до початку дискусії, можливості досягнення успіху в комунікації різко зменшуються. Більш того, люди з різним минулим або рівнем знань, як правило, по-різному інтерпретують одну і ту ж інформацію.

По-друге, проблема може полягати в неправильному виборі каналу або засоби комунікації. Наприклад, коли повідомлення має емоційне забарвлення, доцільно передавати її особисто, при зустрічі, а не в листі. Письмові повідомлення краще підходять для рутинних повідомлень, але вони не забезпечують досить швидкого зворотного зв'язку. Крім того, письмові повідомлення недоцільно використовувати для передачі множинних інформаційних сигналів.

По-третє, комунікативні труднощі часто пов'язані з семантичними відмінностями.

семантика- це сенс слів і контекст, в якому вони використовуються. Слово «ефективність» для директора фабрики може означати досягнення високих обсягів виробництва, а для фахівця з людських ресурсів - задоволення працівників. У багатьох абсолютно звичайних в англійській мові слів є в середньому 28 різних значень. Отже, успішні комунікації припускають ретельний підбір слів, які покликані точно відображати ваші думки.

По-четверте, одержувач може неправильно зрозуміти відправника, якщо той говорить одне, а невербальними повідомленнями вказує зовсім на інше. Якщо вираз обличчя людини не відповідає його словами, в комунікаціях будуть присутні «шум» і невизначеність. Інтонації, жести, дії - все це не повинно суперечити вимовному вголос.

Таблиця 2 - Комунікативні бар'єри і способи їх подолання

Організаційні бар'єри пов'язані з факторами, які притаманні організації в цілому. Перш за все, це проблема різного статусу і рівня повноважень. Наприклад, будь ви співробітником першої лінії, повідомили б ви менеджеру про будь-якої проблеми, якщо ваше звернення створить у менеджера негативне враження про вашу роботу? З іншого боку, наділені владою менеджери, нерідко сприймають рядових співробітників як нездатних до несерйозним думкам і вчинкам індивідів.

Значний вплив на комунікації надають відмінності в цілях і потребах відділів. У кожного з них свої проблеми. Для виробничого відділу головне - показники продуктивності, його співробітники досить далекі від інтересів працівників служби маркетингу.

Третя проблема полягає в тому, що комунікативні потоки можуть не відповідати завданню команди або всієї організації. Якщо при виконанні нестандартних завдань застосовується централізована структура комунікацій, обмін інформацією між працівниками буде явно недостатнім. Організація, відділ або команда максимально ефективні тільки тоді, коли обсяг комунікацій між працівниками відповідає поставленому завданню.

Негативний вплив на ефективність комунікацій надає відсутність в організації формальних каналів. У компанії завжди повинні бути адекватні поточній ситуації висхідні, низхідні і горизонтальні комунікації в різних формах: опитування працівників, політика відкритих дверей, інформаційні листи, записки, спеціальні команди, навіть установа спеціальних «зв'язуючих» посад. Відсутність формальних каналів означає відсутність в організації комунікацій як таких.

Для подолання комунікативних бар'єрів менеджмент повинен створити таку організаційну структуру, яка буде стимулювати позитивні, ефективні комунікації, що вимагає як індивідуальних навичок, так і організаційних дій.

Найбільш важливим індивідуальним навичкою є вміння слухати. Слухати активно - значить, ставити запитання, проявляти інтерес і час від часу перефразувати те, що сказав співрозмовник, щоб переконатися, щоб ви його правильно зрозуміли. Слухати активно - значить, забезпечувати зворотний зв'язок з відправником повідомлення.

По-друге, для передачі власних повідомлень необхідно вибирати відповідні канали. Складне повідомлення вимагає використання ємного комунікативного каналу (телефон, особиста бесіда), рутинні послання і дані можуть передаватися у вигляді записок, листів або по електронній пошті.

По-третє, і відправник, і одержувач повинні намагатися зрозуміти точку зору іншої сторони. При отриманні інформації менеджери повинні проявляти особливу увагу, що дозволить їм розпізнати наявність у співрозмовника будь-яких упереджень, уточнити те, що було зрозуміле неправильно, скорегувати власне повідомлення. Коли ми правильно оцінюємо погляди співрозмовників, ми більш точно тлумачимо семантичний сенс переданих слів, відчуттів і взагалі ставимося до них більш об'єктивно.

І, нарешті, управління, засноване на виходах в народ. Менеджер повинен періодично залишати свій офіс і самостійно перевіряти стан комунікативних каналів в фірмі. Коли менеджер бачить все своїми очима, зустрічається з людьми, він отримує набагато більш повне уявлення про організацію, отримує можливість безпосередньо донести до співробітників важливі ідеї і цінності.

Атмосфера довіри і відкритості в організації спонукає співробітників до чесної спілкуванню один з одним, коли співробітники безбоязно передають нагору як хороші, так і погані новини. Для створення такої атмосфери необхідні умови щодо розвитку міжособистісних якостей працівників.

По-друге, менеджери зобов'язані розробити і використовувати формальні канали комунікації, причому у всіх напрямках. У компанії Scandinavian Design для контакту з працівниками використовуються два різних інформаційних листи. На заводі Packard Electric, що належить General Motors, працівники мають доступ до всієї інформації про компанії: фінансовим відомостями, планам на майбутнє, оцінками якості, показниками діяльності. У Bank of America використовуються спеціальні програми по залученню працівників до висловлення ідей і зворотного зв'язку. Можуть застосовуватися й інші методи: пряма поштова розсилка, дошки оголошень, опитування.

По-третє, менеджери повинні стимулювати одночасне використання декількох каналів комунікації, формальних і неформальних. До числа таких множинних каналів належать письмові директиви, дискусії лицем до лиця, «виходи в народ» і «виноградна лоза». Наприклад, на тому ж заводі GM щомісяця видається газета, менеджери регулярно проводять зустрічі з робітниками командами, для передачі новин використовується електронний дисплей в кафетерії. Відправлення повідомлень через кілька каналів одночасно підвищує шанси на те, що вони будуть отримані і правильно зрозумілі.

По-четверте, структура організації повинна відповідати потребам в комунікаціях. Наприклад, в Casino / Holiday Inn (Лас-Вегас) функціонує спеціальна команда з комунікацій (як частина організаційної структури). До її складу входять представники кожного відділу. Команда займається самими терміновими проблемами компанії, покликана допомогти менеджерам оцінювати проблеми не тільки в рамках інтересів їх відділів. До вирішення проблем команда залучає всіх, хто здатний допомогти. Якщо в організації існує дефіцит горизонтальних каналів комунікацій, в ній можуть бути створені подібні команди, інші групи «швидкого реагування», введені посади менеджерів-інтеграторів, матричні структури. Організаційна структура, крім усього іншого, повинна відображати і потреби в інформації. Якщо відділ або команда виконують складні нестандартні завдання, необхідна децентралізація структур, що дозволяє інтенсифікувати дискусії і залучити співробітників в процес управління.

висновок

У цій роботі ми розглянули поняття інформації та значення комунікацій для ефективної діяльності менеджера організації. Без знань і спеціальних навичок неможливо управління людьми; на цьому шляху можуть зустрітися різні бар'єри, які ми висвітлили в п.5 роботи.

Талановиті керівники зацікавлені в тому, щоб підтримувати контакти з працівниками та покупцями і в формуванні напрямки діяльності своїх компаній. І такі контакти повинні здійснюватися безперервно, а значить, керівники повинні володіти розвинутими навичками міжособистісного спілкування. Ті, хто не знайомий з управлінською діяльністю, як правило, дивуються тому, скільки енергії вкладають в комунікації домоглися успіху менеджери.

Я вважаю, що інформація займає центральне місце в управлінні організацією. Інформацію, що надходить ззовні і яка циркулює всередині фірми, керівник і провідні менеджери акумулюють, аналізують і в результаті формують правильну стратегію роботи. «Хто володіє інформацією, той володіє світом», - так висловлювався Уїнстон Черчілль.

Ми визначили комунікації як процес, в ході якого два або більше осіб обмінюються і усвідомлюють отриману інформацію, мета якого полягає в мотивуванні певної поведінки або впливу на нього.

Ефективна діяльність менеджера передбачає чітке розмежування понять поділу і проголошення. Менеджер, який нікого не слухає, подібний до продавцеві старих машин, що заявляє: «Я-то продаю, - це вони не хочуть купувати». Керуючі комунікації - вулиця з двостороннім рухом, яка вимагає вміння слухати і інших форм зворотного зв'язку. Знання, отримані менеджерами з особистого спілкування з працівниками, формують їх розуміння життя компанії. Я вважаю, що володіючи цими знаннями, менеджери в процесі комунікації здатні впливати на свідомість підлеглих, а також ефективно працювати з покупцями.

Тому дуже важливо підтримувати «здоровий» корпоративний дух в організації за допомогою регулярних зустрічей, тренінгів, спільних заходів співробітників різних відділів. Адже тільки злагоджена робота всіх частин одного цілого здатна привести до успішного функціонування організації.

Список використаної літератури

1 Бодді Д., Пейтон Р. Основи менеджменту / Под ред. Ю.Н. Каптуревского. - СПб .: Пітер, 1999..

2 Виханский О.С., Наумов А.І. Менеджмент. - М .: Гардарика, 2001. - 528 с.

подібні документи

Сутність комунікації і визначення її значення в процесі управлінської діяльності менеджера. Різновиди комунікації і її основні етапи реалізації, ступеня протиріч. Шляхи взаємозв'язку комунікації та інформації в управлінні персоналом.

реферат, доданий 28.05.2010


Поняття, елементи, зміст, класифікація, типи та форми комунікації. Інформація як основний елемент комунікативних систем. Характеристика основних етапів комунікаційного процесу. аналіз інформаційних технологійі комунікацій в управлінні.

курсова робота, доданий 01.06.2010


Специфіка поняття комунікації: визначення, концепція, моделі. Різновид і функціональні особливості комунікації в управлінні. Специфіка протікання формальних та неформальних процесів спілкування в організації. Взаємодія індивідів в організації.

дипломна робота, доданий 16.06.2017


Менеджер, його місце і роль в управлінні організацією. Загальна характеристика ТОВ "ПЯАТ-3", особливості особистісних якостей менеджера в управлінні. Головні недоліки менеджера-флегматика. Основні складові в структурі індивідуальної діяльності.

курсова робота, доданий 08.11.2013


Комунікативна складова спілкування. формування ділової культурив західних країнах і в Росії. Особливості вербальних і невербальних міжособистісного спілкування. Ефективність комунікаційних процесів в управлінні, заповіді успішної комунікації.

реферат, доданий 21.01.2011


Сутність, проблеми і роль комунікації. Особливості процесу комунікації в організації. Рекомендації щодо вдосконалення комунікації в ВАТ "Башкіренерго". Взаємодія між елементами управлінської структури. Вербальна і невербальна комунікація.

курсова робота, доданий 05.11.2014


Вивчення поняття і особливостей комунікації як процесу. Розгляд принципів, етапів та змісту процесу комунікації в управлінні персоналом. Розгляд шляхів підвищення ефективності комунікацій в процесі управління людськими ресурсами.

курсова робота, доданий 24.05.2015


Визначення поняття інформації як основної умови конкурентної спроможності організації. Основні види управлінської інформації, її джерела і етапи обміну даними. Використання локальних комп'ютерних систем для роботи з даними і методи їх захисту.

реферат, доданий 19.02.2012


Ознаки класифікації інформації. Комунікації як процес передачі інформації від джерела до одержувача з метою зміни його знань установок або поведінки. Перешкоди міжособистісних комунікацій (Мікробарьери). Шляхи поліпшення системи комунікації.

презентація, доданий 12.03.2014


Поняття комунікацій, їх роль в менеджменті. Зміст комунікаційного процесу, його етапи. Характеристика ТОВ "Volga marketing family". Дослідження комунікаційного процесу в управлінні організацією. Рекомендації по комунікації всередині організації.

Надіслати свою хорошу роботу в базу знань просто. Використовуйте форму, розташовану нижче

Студенти, аспіранти, молоді вчені, які використовують базу знань в своє навчання і роботи, будуть вам дуже вдячні.

Розміщено на http://www.allbest.ru/

Ульяновський державний технічний університет

Інститут авіаційних технологій і управління

Кафедра економіки, управління та інформатики

КУРСОВА РОБОТА

Інформаційні та комунікаційні технології в управлінні організацією

Спеціальність: 08050765 "Менеджмент організації"

Предмет: "Теорія менеджменту"

Ульяновськ 2010 р

Зміст

• Вступ
• 1. Управління організацією
• 2.2 Комунікаційні стилі
• 3. Організаційні процеси
• 3.1 Комунікаційний процес
• 3.2 Комунікаційні мережі
• 3.3 Комунікаційні перешкоди
• висновок

Вступ

Кожна організація має штучну, створену людьми природу. Крім того, вона завжди прагне до ускладнення своєї структури і технології. Ці дві обставини унеможливлюють ефективно контролювати і координувати дії членів організації на неформальному рівні або на рівні самоврядування. Кожна більш-менш розвинена організація повинна мати в своїй структурі спеціальний орган, основним видом діяльності якого є виконання деякої сукупності функцій, спрямованих на забезпечення учасників організація цілями, координацію їх зусиль. Такий вид діяльності називається управлінням.

Щоб вижити, організація повинна зберігати стійкість по відношенню до дісінтеграціонному тиску на неї з зовнішнього середовища. Для цього організація розвиває і зберігає свої структуру і культуру. Однак рішення тільки проблем структури не є достатнім. Набір статусів (посад) і ролей складає формальну організаційну структуру. Однак не вони визначають життєвий потенціал організації, а люди, що займають ці посади або виконують ці ролі. Співробітники організації в різного ступеня виявляють свою індивідуальність в процесі виконання роботи. В результаті не тільки проявляються різні стилі у виконанні однієї і тієї ж роботи, але і виявляються різні зразки відносин між людьми в організації. Згодом такі зразки "типізуються", з них виростають традиції, що визначають характер і спрямованість того, як люди взаємодіють в організації.

Такого роду традиції не можуть бути виявлені і розглянуті тільки з позиції формальних організаційних відносин, що закріплюються в структурі організації. Тому, щоб зрозуміти характер неформальних відносин, традицій, культури, які оточують структуру організації, необхідно також вивчати і динаміку системи, тобто процеси, що відбуваються при взаємодії людей. Розуміння структури і процесів допомагає керівнику забезпечити досягнення цілей організації, визначити роль і місце кожної окремої людини в організації з точки зору задоволення його індивідуальних цілей.

Управління в організації здійснюється через людей. Одним з найважливіших інструментів управління в руках менеджера є що знаходиться в його розпорядженні інформація. Використовуючи і передаючи цю інформацію, а також отримуючи зворотні сигнали, він організовує, керує і мотивує підлеглих. Багато що залежить від його здатності передавати інформацію таким чином, щоб досягалося найбільш адекватне сприйняття даної інформації тими, кому вона призначена.

Процес передачі інформації та засоби для цієї передачі звуться комунікації. Одночасно під комунікацією розуміють зв'язок між об'єктами, а також сам процес взаємодії в організації та між організаціями. Комунікації відіграють в менеджменті величезну роль, є найважливішим засобом для досягнення цілей організації.

Розвиток нових комунікаційних технологій прямо і опосередковано впливає на економічні процеси. Фахівцями прогнозується значне зміна ринку праці, а в якості показників нової фази ринкового господарства визначаються глобалізації, прискорення і децентралізація.

Інформаційні та комунікаційні технології, внаслідок великого їх потенціалу в зростанні і розвитку, в усьому світі визнані в якості утворить і центральної ланки нової світової економіки. У США концепція нової економіки вже відіграє значну роль при формуванні бюджету і фінансової політики держави. Зростання уваги до інформаційних і комунікаційних напрямками в усьому світі зумовлений загальним збільшенням ролі інформаційних галузей в глобальній економічній системі.

1. Управління організацією

Управління - це функція специфічного органу організації, яка забезпечує напрям діяльності всіх без винятку елементів організації, утримує в допустимих межах відхилення окремих частин і організації в цілому від поставлених цілей. Наприклад, відділ у державній установі має норми і правила, за якими регулюється робочий часспівробітників, кількість і якість їх роботи, відносини з іншими відділами і т.п. Керівництво відділом, виконуючи функцію управління, контролює виконання цих норм і правил, застосовуючи методи винагороди або покарання.

Функціонування сучасних організацій стикається з безліччю проблем, частина з яких типові і можуть бути порівняно просто вирішені фахівцями за допомогою звичайних технологій розробки і реалізації рішень. Для вирішення нетипових проблем потрібні спеціальні технології-розробки рішень, і, нарешті, рішення частини проблем може бути не під силу як керівникам, так і фахівцям. Набір таких проблем характеризує організацію як один з найскладніших об'єктів для вивчення і пізнання. Особливий інтерес представляє система управління організацією. Її вивчення і вдосконалення - постійна задача керівника.

Система управління (СУ) - сукупність всіх елементів, підсистем і комунікацій між ними, а також процесів, що забезпечують заданий (цілеспрямоване) функціонування організації.

Для системи управління організацій необхідно:

- розробити місію організацій;

- розподілити функції виробництва і управління;

- розподілити завдання між працівниками;

- встановити порядок взаємодії працівників і послідовність виконуваних ними функцій;

- придбати або модернізувати технологію виробництва;

- налагодити систему стимулювання, постачання і збут;

- організувати виробництво.

Здійснення перерахованих заходів вимагає створення СУ, яка повинна бути узгоджена з системою виробництва організації (рис.1).

комунікаційний інформаційний управліннямережа

Мал.1 . системауправлінняорганізацій

СУ складається з чотирьох підсистем: методології, процесу, структури і техніки управління (рис.2).

Мал.2 . структураелементівсистемиуправлінняорганізацією

Методологія управління включає цілі і завдання, закони та принципи, функції, засоби і методи, школи управління.

Процес управління - частина управлінської діяльності, що включає формування системи комунікацій, розробку і реалізацію управлінських рішень, створення системи інформаційного забезпечення управління.

Структура управління - сукупність стійких зв'язків об'єктів і суб'єктів управління організації, реалізованих в конкретних організаційних формах. Структура управління включає функціональні структури, схеми організаційних відносин, організаційні структури і систему навчання або підвищення кваліфікації персоналу.

Техніка і технологія управління включають комп'ютерну та організаційну техніку, офісні меблі, мережі зв'язку, систему документообігу.

Методологія та процес управління характеризують управлінську діяльність як процес, а структура і техніка управління - як явище. Всі елементи, що входять до СУ, також повинні бути професійно організовані для ефективної роботи компанії в цілому.

Основними елементами, що складають систему управління компанією, є: мета, процес управління, метод, комунікації, завдання, закон, принцип, організаційні відносини, функція, технологія, рішення, характеристики інформаційного забезпечення, система документообігу, організаційна структура.

Мета - ідеальний образ бажаного, можливого, необхідного і історично прийнятного для компанії.

Процес управління - послідовність етапів формування і здійснення впливу для досягнення мети.

Метод - спосіб впливу на людину і колектив. Вибирається виходячи з пріоритетів потреб та інтересів людини або колективу.

Комунікації - процес взаємодії або протидії в системі "людина - людина", "людина - комп'ютер" за допомогою передачі інформації.

Завдання - конкретна проблема, що випливає з мети, що вимагає дозволу.

Закон - необхідне і стійке відношення між явищами. Бувають закони природи, суспільного розвитку та суспільних інститутів (держав). Закони не мають альтернатив.

Принцип - основне положення якої-небудь теорії, вчення, світогляду. Принципи мають альтернативи.

Організаційні відносини - різні види впливів на людину, в тому числі адміністративні, функціональні, патронажні.

Функція - доручена людині робота, послуга або обов'язок.

Технологія - сукупність способів і процесів для виконання заданих функцій.

Рішення - результат розумової діяльності людини, що призводить до висновку або дій Характеристики інформаційного забезпечення - параметри обсягу, цінності, достовірності, насиченості і відкритості інформації.

Функціональні структури - схеми взаємодії функцій, необхідних для успішної діяльності компанії. Система документообігу - прийнятий в організації порядок пересування вхідних, вихідних і внутрішніх документів.

Організаційна структура - схема взаємодії посад, функцій і підлеглих. Взаємозв'язок елементів системи управління схематично зображена на pіс.3.

Мал.3 . взаємозв'язокелементівсистемиуправління

Цілі компанії поділяють на групу конкретних завдань, які об'єднують по сфері діяльності: економічні, технічні, соціальні, екологічні завдання і т.д.

Для вирішення завдань формують набір функцій або операцій, які необхідно виконати. Так, для вирішення економічних завданьнеобхідно виконання таких функцій: бухгалтерський облік, праця і заробітня плата, Маркетинг і ін.

Для вирішення ряду різних завдань можуть знадобитися однакові функції. Тому весь набір функцій аналізується, групується і потім складається функціональна структура компанії. Залежно від умов функціонування компанії процес виконання функцій може бути циклічним і разовим, безперервним і дискретним, послідовним і паралельним.

Обрана схема процесу визначає пріоритет тих чи інших організаційних відносин. Виходячи з функціональної схеми, Процесу і організаційних відносин, визначають склад персоналу за чисельністю і кваліфікації. Цих даних достатньо, щоб побудувати організаційну структуру управління (лінійно-функціональну, ієрархічну, матричну і ін.).

Знаючи перелік усіх посад, виконуваних функцій і підпорядкованість, можна розрахувати технічне оснащення робочого місця персоналу. Після цього відповідно до делегованих повноважень працівники можуть розробляти, погоджувати, прийняти або затвердити і реалізовувати рішення. Крім того, практично на всі елементи поширюються закони і правила (принципи) професійної діяльності. З цього моменту компанія вважається приступила до роботи.

2. Комунікації в системі управління

2.1 Комунікації - поняття, види

Комунікація (лат.communicatio), буквально означає "загальне" або "поділяє вся". У практичному плані - це процес обміну ідеями та інформацією між двома і більше людьми, що веде до взаємного розуміння.

Цілі комунікацій:

· Забезпечення ефективного обміну інформацією між суб'єктами і об'єктами управління.

· Удосконалення міжособистісних відносин в процесі обміну інформацією.

· Створення інформаційних каналів для обміну інформацією між окремими працівниками та групами і координації їх завдань і дій.

· Регулювання та раціоналізація інформаційних потоків.

Комунікації поділяються на такі види:

· Міжособистісні або організаційні комунікації на основі усного спілкування;

· Комунікації на основі письмового обміну інформацією.

Міжособистісні комунікації в свою чергу поділяються на:

· Формальні або офіційні. Дані Комунікації визначаються політикою, правилами, посадовими інструкціямипевної організації і здійснюються за формальними каналами;

· Неформальні комунікації, які не дотримуються загальними правилами певної організації; вони здійснюються згідно з усталеною системі особистих відносин між працівниками організації.

Типова інформація, що передається по каналах неформальних комунікацій: майбутні скорочення виробничих робітників, нові заходи з покаранням за запізнення, зміна в структурі організації, прийдешні переміщення і підвищення, детальний виклад суперечки двох керівників на останній нараді зі збуту, хто кого призначає побачення після роботи і т . Д.

Серед формальних організаційних комунікацій виділяють:

· Вертикальні, коли інформація переміщується з одного рівня ієрархії на інший;

· Горизонтальні між різними підрозділами, які призначаються для координації діяльності різних підрозділів.

Вертикальні комунікації в свою чергу поділяються на:

· Висхідні, коли інформація передається від низу до верху (з нижчих рівнів на вищі). Цей тип комунікацій містить інформацію, необхідну для менеджерів для оцінки тієї сфери діяльності, за яку вони несуть відповідальність;

· Спадні, що здійснюються зверху вниз. Цей тип комунікацій безпосередньо пов'язаний з керівництвом і контролем за працівниками.

Міжособистісні комунікації ділять також на:

вербальні (словесні) і невербальні.

вербальні , тобто мовні, мовні засоби є основними. Уміння коротко, чітко і зрозуміло викласти основні думки - найважливіша професійна якість менеджера і фахівця з маркетингу.

Як невербальних ( немовних) засобів використовуються жести, зміни положення тіла виступаючого, особливості його зовнішнього вигляду, а також супроводжує його виступ оточення (наприклад, музичне, вокальне супровід, наявність поруч відомих, авторитетних людей і т.д.).

Інформація, послана відправником без використання слів як системи, утворює невербальне послання, яке лежить в основі невербальної комунікації. Останнім часом ця сфера міжособистісної комунікації все більше привертає увагу вчених і фахівців. Справа в тому, що ефект більшості послань створюється невербальною інформацією: 37% - тональністю голосу та 55% - виразом обличчя. Особливо це проявляється в тих випадках, коли словесна частина послання відправника суперечлива.

Вербальні і не вербальні форми комунікацій не завжди і не обов'язково виключають один одного. Як правило, інтерпретація одержувачем послання будується не тільки на словах, а й на таких елементах, як жест і виразу обличчя, які супроводжують слова передавальної сторони.

Комунікаційні завдання вирішуються в ході комунікаційних процесів, тобто процесів обміну інформацією.

2.2 Комунікаційні стилі

Комунікаційний стиль - це спосіб, за допомогою якого індивід вважає за краще будувати комунікаційне взаємодія з іншими. Існує багато різних стилів, використовуваних людьми в міжособистісної комунікації ,. так само як і багато підходів до визначення цих стилів. Знання стилів допомагає визначити те, як себе вести і чого можна очікувати від поведінки, пов'язаного, з певним стилем.

За основу виміру міжособистісної комунікації можна взяти такі дві змінні, як відкритість в комунікації і адекватність зворотного зв'язку. Перший вимір включає ступінь відкриття або розкриття себе в комунікації для інших з метою отримання відповідної реакції від них, особливо їх реакції, яка б показала те, як вони сприймають нас і наші дії. Другий вимір показує ступінь, з якою люди діляться з іншими своїми думками і почуттями про них. Побудувавши на цій основі матрицю, де по вертикалі буде відкладено перший вимір, а по горизонталі - друга, можна виділити п'ять стилів міжособистісної комунікації (рис.4).

Комунікаційний стиль індивідів у першому квадраті може бути визначений як відкриття себе. Цей стиль характеризується високим ступенем відкритості себе іншим, але низьким рівнем зворотного зв'язку з боку індивіда, що використовує цей стиль. Відкриття себе в цьому випадку вимірюється в діапазоні від середнього до максимального. Індивід йде на це, концентруючи тим самим увагу на собі, щоб викликати реакцію інших на свою поведінку. На жаль, даний стиль страждає тим, що реакція інших нерідко залишається без адекватної відповіді або зворотного зв'язку з боку викликає його індивіда. Беручи реакцію інших на свою поведінку близько до серця, що використовує даний стиль індивід може проявляти неприборкані емоції, мало сприяють встановленню ефективних відносин між коммуніцірующіх сторонами.

Рис.4. комунікаційні стилі

Комунікаційний стиль індивіда у другому квадраті визначається як реалізація себе і характеризується як максимальною відкритістю, так і максимальної зворотним зв'язком. В ідеальних умовах цей стиль є бажаним, але ситуаційні фактори (політика організації, різниця в статусі і т.п.) можуть спонукати індивіда, що володіє цим стилем, відмовитися від нього.

Комунікаційний стиль в третьому квадранті характеризується замикаючианям в собі, тобто одночасно низьким рівнем відкритості і низьким рівнем зворотного зв'язку. Індивід в цьому випадку як би ізолює себе, не даючи іншим пізнати його. Цей стиль часто використовують "інтроверти" - люди з тенденцією більше звертати свій розум всередину себе. Крайність в прояві цього стилю пов'язана з приховуванням своїх ідей, думок, розташувань і почуттів до інших.

Комунікаційний стиль в четвертому квадранті пов'язаний з захистом себе і, як видно з матриці, характеризується низьким рівнем відкритості, але високим рівнем зворотного зв'язку. Він широко використовується для того, щоб краще пізнати інших або більш правильно оцінити їх. Зазвичай індивіди, що використовують даний стиль, мало відкриті для інших, але люблять обговорювати інших. Вони люблять слухати про себе, але не люблять обговорювати свої якості, особливо погані, з іншими.

В середині матриці розташовуються індивіди, "продають" себе, якщо інші роблять те ж саме. Такий стиль називається " торгівля за себе" і характеризується помірними відкритістю і зворотним зв'язком, обмінюваними в процесі міжособистісної комунікації.

Було б невірно думати, що якийсь один з названих комунікаційних стилів є найбільш бажаним. Однак практика ефективної комунікації свідчить, що стиль, при якому індивід реалізує себе, більш бажаний і використовується в більшій кількості ситуацій. Володіння таким стилем є справжнім гідністю. Що стосується використання інших стилів важливо зрозуміти проблеми ефективного зворотного зв'язку, вміння "розкрити себе і вміння слухати інших.

3. Організаційні процеси

3.1 Комунікаційний процес

Комунікаційний процес - це процес обміну інформацією між двома або більш людьми. Його мета забезпечити передачу і розуміння інформації, що є предметом обміну. Якщо взаємне розуміння не досягається, то комунікація не відбулася, з чого випливає, що обидві сторони грають в ній активну роль.

Існує чотири базові елементи комунікаційного процесу:

1. Вантажовідправник - особа, що генерує ідею або збирає інформацію і передає її;

2. Повідомлення - безпосередньо інформація;

3. Канал засіб передачі інформації (усна передача, наради, телефонні переговори, письмова передача, службові записки, звіти, електронна пошта, комп'ютерні мережі);

4. Одержувач (адресат) - особа, якій призначена інформація і яке інтерпретує її.

Комунікаційний процес обміну інформацією включає взаємопов'язані етапи:

1. Зародження ідеї або відбір інформації;

2. Вибір каналу передачі інформації;

3. Передача повідомлення;

4. Інтерпретація повідомлення.

наприклад, генеральний директорторговельної фірм вирішив обговорити з менеджерами магазинів питання про стан і поліпшення якості торгового обслуговування населення на нараді. В даному випадку генеральний директор - відправник, у якого зародилася ідея; інформація про стан і поліпшення якості торгівлі - повідомлення; нараду - це канал інформації; одержувачі - менеджери магазинів, які інтерпретують повідомлення і за допомогою цього ж наради дають зворотний зв'язок генеральному директору.

Учасниками комунікаційних процессовявляются: джерело інформації; передана інформація; засіб передачі інформації; споживач інформації.

Як джерела інформації виступають згадані вище об'єкти внутрішнього і зовнішнього середовища організації: начальники і підлеглі, функціональні підрозділи даної організації, джерела ресурсів, споживачі, партнери, інші суб'єкти ринку, інфраструктури менеджменту, органи державного управління, громадськість, засоби масової інформації.

передана інформація характеризується змістом, обсягом, а також формою кодування:

за змістом інформація може бути змістовною, малосодержательной, беззмістовною. Ступінь змістовності інформації оцінюється виключно споживачем по тій кількості і якості корисних для досягнення цілей організації відомостей, які вона містить;

Об `єм інформації визначається в одиницях, що залежать від засобу її передачі. Так, це можуть бути сторінки для текстової інформації, час прочитання - для доповіді, байти - для комп'ютера

форма кодування інформації залежить від засобу її передачі і може бути у вигляді усного мовлення або друкованого тексту певною мовою, електронного сигналу і т.д.

засоби передачі інформації можуть бути паперові (друковані), голосові, електронні (телефон, факс, телевізор, радіо, комп'ютер).

Як споживачів інформації виступають органи і об'єкти управління, а також інші згадані вище джерела інформації.

Комунікаційний процес здійснюється в кілька етапів: виробництво інформації, кодування інформації, передача інформації, споживання інформації.

виробництво інформації є добування, складання відомостей, їх оцінку, відбір серед них необхідних, відповідне упорядкування.

кодування інформації полягає в наданні їй форми, необхідної для передачі (мовної, паперової, електронної), при необхідності - в засекречування інформації.

Передача інформації пов'язана з вибором і використанням каналу зв'язку. При цьому повинна враховуватися пропускна здатність каналу, його надійність, відповідність інформації, що передається, швидкодія, вартість.

Споживання інформації передбачає полегшення її в необхідну форму, приведення до вигляду, зручного для використання, здійснення реалізації інформації шляхом вироблення управлінських рішень.

Формування комунікаційних процесів, а також вибір засобів і каналів комунікацій здійснюються на підприємстві після проектування його організаційної структури відповідно до обраної сферою діяльності, прийнятої виробничою програмою і структурою менеджменту. Комунікаційні рішення, що містять регламент комунікаційних процедур, повинні встановлюватися для кожного ієрархічного рівня менеджменту і доводиться до конкретної посадової особи.

3.2 Комунікаційні мережі

комунікаційна мережа - це з'єднання певним чином беруть участь в комунікаційному процесі індивідів за допомогою інформаційних потоків (рис.5). В даному випадку розглядаються не індивіди як такі, а комунікаційні відносини між індивідами. Комунікаційна мережа включає потоки послань або сигналів між двома або більше індивідами. Комунікаційна мережа концентрується на вироблених в організації зразках цих потоків, а не на тому, чи вдалося передати значення або сенс послання. Однак комунікаційна мережа може впливати на скорочення або збільшення розриву між посланим і отриманим значенням.

Рис.5. Міжособистісна комунікаційна мережу керівника групи в організації

Створювана керівником мережа складається з вертикальних, горизонтальних і діагональних зв'язків. вертикальні зв'язку будуються по лінії керівництва від начальника до підлеглих. горизонтальні зв'язку здійснюються між рівними за рівнями індивідами або частинами організації: між заступниками, між начальниками відділів, між підлеглими . діагональні зв'язку - це зв'язки з іншими начальниками і з іншими підлеглими. Мережа цих зв'язків створює реальну структуру організації. Завдання формальної організаційної структури полягає в тому, щоб надати комунікаційним потокам правильний напрямок. Розміри підрозділів в організації обмежують можливості розвитку комунікаційної мережі. Якщо розмір групи збільшується в арифметичній прогресії, то кількість можливих комунікаційних відносин зростає по експоненті. Звідси комунікаційна мережа в групі з 12 чоловік більше різноманітна і складна, ніж в групі з трьох осіб. Залежно від того, як побудовані комунікаційні мережі, діяльність групи може відрізнятися більшою чи меншою ефективністю.

Існують усталені зразки комунікаційних мереж для груп однієї і тієї ж або різної чисельності (рис.6). У мережах типу "гурток" члени групи можуть комунікувати тільки з тими, хто розташований поруч з ними. У мережах типу "колесо" представлена ​​формальна, централізована ієрархія влади, при якій підлеглі коммуницируют один з одним через свого начальника. Об'єктивною основою такої ситуації є те, що особа, яка була ь центрі "колеса", має більше комунікаційних зв'язків, ніж інші члени групи. Він отримує більше послань, частіше визнається іншими членами групи як особа, яка виконує лідерські функції, більше надає соціального впливу на інших членів групи, зазвичай несе велику відповідальність за передачу інформації, від нього більше, ніж від інших, очікується остаточне рішення проблеми.

Рис.6. Зразки комунікаційних мереж в групах

Аналогічна картина спостерігається в мережах типу "Y". Такі мережі називаються централізованими і можуть бути ефективні, якщо вирішуються прості проблеми. Інший тип владної ієрархії представляють мережі типу "ланцюжок", в яких з'являються горизонтальні зв'язки - елемент децентралізації. "Всеканальние" мережі представляють повністю децентралізовані групи. Зазвичай це потрібно, коли необхідна всіх у вирішенні складних проблем. Такий підхід називають ще відкритими комунікаціями.

Знання типів комунікаційних мереж особливо важливо для розуміння відносин влади і контролю в організації. Відомо, що приховування або централізація інформації підтримують владні відносини.

Характер взаємозалежності робіт і людей в групі або організації буде визначати тип більш ефективної комунікаційної мережі. Проста взаємозалежність допускає використання централізованих мереж. Складна взаємозалежність вимагає "командного" підходу до побудови комунікаційних мереж. Однак складна мережа може і не вирішити просту задачу.

При організації комунікаційних мереж на підприємстві необхідно враховувати специфіку різних типів і каналів комунікацій на кожному з етапів комунікаційного процесу.

3.3 Комунікаційні перешкоди

Дуже важливою характеристикою будь-якої форми комунікації є її схильність до всіляких перешкод. Під перешкодами розуміються перешкоди, бар'єри, що виникають при формуванні, передачі та прийомі інформації та порушують комунікацію.

Основними комунікаційними бар'єрами є перешкоди, пов'язані з утриманням повідомлення, формою повідомлення, засобами повідомлення, організацією повідомлення.

Перешкоди, пов'язані з утриманням повідомлення:

1. Мовні вербальні (пов'язані з промовою, словами). Це перш за все семантичні перешкоди, викликані неправильним розумінням сенсу слів (наприклад, через погане перекладу), недостатньою професійною підготовкою(Нерозумінням спеціальних термінів), поганим вимовою і т.п.

2. Мовні невербальні (пов'язані з мовою жестів, рухами тіла, виразом обличчя). Це перешкоди, що виникають при веденні переговорів, коли різні сторони надають одним і тим же жестам різний зміст (наприклад, кивок голови у болгар означає не згоду, як у нас, а заперечення).

3. Логічні перешкоди . Тут бар'єром стає різна система доказів, яка приймається сторонами, різне бачення одних і тих же обставин, різні принципи і установки. Так, логіка багатого відрізняється від логіки бідного, логіка сміливого - від логіки обережного, логіка покупця - від логіки продавця і т.д.

4. Перешкоди сприйняття . Бар'єром може стати обстановка, в якій сприймається інформація (наприклад, недружня атмосфера), упереджене ставлення до одержуваної інформації, відсутність довіри, протиріччя з попередніми повідомленнями, неготовність до сприйняття (наприклад, через нехтування необхідної підготовчої роботою).

Перешкоди, пов'язані з утриманням повідомлення, можуть бути в значній мірі нейтралізовані шляхом:

ретельної підготовки до формування, передачі і прийому інформації;

залучення до створення повідомлення і до його прийому фахівців;

навчання персоналу організації комунікаційних процесів;

створення обстановки, яка сприяла комунікаційної діяльності.

Перешкоди, пов'язані з формою повідомлення:

1. Складність форми . Тут перешкоди виникають через труднощі розуміння повідомлення (наприклад, при зловживанні спеціальними термінами, достатку цифрових даних і т.п.).

2. Незвичність форми. Перешкоди з'являються, наприклад, тоді, коли розпорядження віддається нетрадиційним способом (наприклад, в незвичайної формулюванні).

3. Невідповідність форми змісту інформації . Наприклад, сигнал лиха повинен передаватися коротким повідомленням, а фінансова інформація повинна носити вичерпний характер.

4. Невиправдане посередництво в передачі та інтерпретації інформації. Перешкоди виникають через неминучих спотворень на кожному етапі прийому-передачі повідомлення (ефект "зіпсованого телефону").

Перешкоди, пов'язані з формою повідомлення, можуть бути подолані шляхом:

додання повідомлення зрозумілого вигляду і доступною форми;

дотримання встановлених і узгоджених правил подання інформації;

забезпечення відповідності форми повідомлення його змісту;

виключення невиправданих проміжних інстанцій при передачі і прийомі інформації.

Перешкоди, пов'язані із засобами повідомлення:

1. Низька оперативність передачі інформації . Наприклад, необхідну даними засобом кодування інформації, що викликає запізнювання її передачі.

2. Мала пропускна здатність кошти . Це викликає інформаційні перевантаження, наприклад при нестачі у організації необхідної для оформлення та передачі повідомлення оргтехніки.

3. Невідповідність кошти характеру переданої інформації. Наприклад, відсутність відеоапаратури змушує обмежуватися лише аудіотехнікою, можливості якої істотно нижче.

4. Слабка перешкодозахищеність і низька якість комунікаційних засобів. Це призводить до порушення комунікаційного процесу і різко знижує його якість.

Перешкоди, пов'язані із засобами повідомлення, можуть бути істотно знижені шляхом виділення додаткових коштів на оснащення комунікацій сучасною технікою.

Перешкоди, пов'язані з організацією повідомлення:

1. Погана зворотний зв'язок або її відсутність. Це збільшує шанси на спотворення інформації, позбавляє організацію можливості контролювати процес управління.

2. Запізнення інформації . Це різко знижує цінність інформації та ефективність її використання.

3. Невдалий підбір партнерів в комунікаційному процесі. Це збільшує можливість спотворення повідомлень, а в ряді випадків може привести до зриву комунікації.

4. Невдалий вибір часу і обстановки комунікації. Це знижує цінність повідомлення і ефективність його реалізації.

Перешкоди, пов'язані з організацією повідомлення, можуть бути істотно зменшені шляхом:

обов'язкового налагодження постійної та стійкого зворотного зв'язку;

забезпечення своєчасності передачі інформації;

ретельного підбору учасників комунікаційного процесу;

продуманого вибору часу і обстановки комунікації.

3.4 Ефективність комунікаційних процесів

Ефективність комунікаційних процесів залежить від багатьох факторів.

1. Необхідно визначити потребу в інформації. При цьому слід забезпечити розуміння працівниками, як буде використовуватися інформація, і правильний напрямок інформаційних запитів. Існує два основні підходи до пошуку інформації:

активний, коли певний набір даних шукається або безпосередньо, або опосередковано, наприклад за допомогою співробітника бібліотеки. Цей підхід на мові носіїв інформаційних технологій називається "pull " - "витягування";

пасивний, коли співробітник оповіщає свій підрозділ або організацію в цілому, яка йому потрібна інформація ( " push " - "виштовхування").

2. Персонал повинен бути обізнаний про наявність інформації, тобто повинні бути покажчики, каталоги, телефонні довідники, навігатори і т.д., а також можливість звернення до професіоналів для отримання відомостей про накопичені в організації знання.

3. Забезпечення доступу до інформації. Для отримання інформації методами "pull" і "push" необхідно забезпечити користувачеві найбільш зручні засоби і підтримувати баланс між цими методами.

4. Система комунікацій в організації повинна характеризуватися завершеністю і повнотою, що означає, що забезпечений доступ як до централізованої керованої, так і індивідуально створюваної інформації.

забезпечити управління інформаційними потоками в організації, тобто чітко уявляти потреби в інформації всіх рівнів управління і організувати потоки інформації відповідно до цих потреб;

використовувати при передачі повідомлень паралельно кілька каналів зв'язку (наприклад, письмову і усну мову);

проявляти постійну увагу до процесів обміну інформацією (зустрічі з підлеглими, обговорення майбутніх змін, звіти за результатами контролю);

організувати системи зворотних зв'язків (опитування працівників, система збору пропозицій від працівників, ротація кадрів);

практикувати випуск інформаційних бюлетенів;

забезпечити підвищення кваліфікації працівників управління;

використовувати сучасні інформаційні технології (відеоконференції і т.д.).

Для успішного здійснення комунікації менеджери повинні керуватися наступними правилами:

1. Перед комунікацією чітко визначити ідеї, що вкладаються в послання. Необхідно враховувати цілі і установки тих, кому направлено послання, і тих, кого воно стосується.

2. Проаналізувати справжню мету кожної комунікації. Слід визначити найважливішу мету, а потім адаптувати мову, інтонацію і підхід в цілому з тим, щоб всі вони сприяли досягненню поставленої мети. Не слід домагатися занадто багато однієї комунікацією.

3. Проаналізувати всі фізичне і людське оточення при будь-комунікації. Велике значення мають: вибір часу комунікації, особиста чи інша форма комунікації, соціальний клімат в організації, в підрозділі і т.д. Комунікація повинна постійно пристосовуватися до мінливих умов середовища.

4. При плануванні комунікації необхідно консультуватися з іншими співробітниками; часто важливо домагатися участі інших співробітників. Це може надати додаткову переконливість і об'єктивність повідомленням. Часто ті, хто надав допомогу в плануванні комунікації, нададуть їй активну підтримку.

5. Слід звернути найпильнішу увагу на інтонацію і основний зміст повідомлення. Це позначається на позиції людей, яким направлено повідомлення.

6. Слід скористатися можливостями, коли вони представляються, включити в повідомлення щось корисне і цінне для його одержувача. Підлеглі з більшою готовністю відгукуються на такі повідомлення.

7. Необхідно встановлювати комунікацію не тільки на сьогоднішній день, але і на майбутнє. Хоча комунікація направлена ​​на вирішення в першу чергу безпосередніх завдань, вона повинна бути організована з урахуванням минулого досвіду і відповідати довготривалим інтересам і цілям організації.

висновок

Майже неможливо переоцінити важливість комунікацій в управлінні. Чи не всі, що роблять керівники, щоб полегшити організації досягнення її цілей, вимагає ефективного обміну інформацією. Якщо люди не зможуть обмінюватися інформацією, вони не зуміють працювати разом, формулювати цілі і досягати їх. Однак комунікації - це складний процес, що складається з взаємозалежних кроків. Кожен з цих кроків дуже потрібний для того, щоб зробити наші думки зрозумілими іншій особі. Кожен крок - це пункт, в якому, якщо ми будемо недбалі і не будемо думати про те, що робимо, сенс може бути втрачений.

Згідно з дослідженнями, керівник від 50 до 90% всього часу витрачає на комунікації. Це здається неймовірним, але стає зрозумілим, якщо врахувати, що керівник займається цим, щоб реалізувати свої ролі в міжособистісних відносинах, інформаційному обміні і процесах прийняття рішень, не кажучи про управлінські функції планування, організації, мотивації і контролю. Саме тому, що обмін інформацією вбудований у всі основні види управлінської діяльності, ми називаємо комунікації сполучною процесом.

Оскільки керівник виконує три свої ролі і здійснює чотири основні функції, з тим щоб сформулювати цілі організації і досягти їх, якість обміну інформацією може прямо впливати на ступінь реалізації цілей.

Це означає, що для успіху індивідів і організацій необхідні ефективні комунікації.

Неефективні комунікації - одна з головних сфер виникнення проблем. Глибоко осмислюючи комунікації на рівні особистості і організації, треба намагатися знижувати частоту випадків неефективних комунікацій і ставати кращими, більш ефективними менеджерами. Ефективно працюючі керівники - це ті, хто ефективні в комунікаціях. Вони представляють суть Комунікаційного процесу, мають добре розвиненим умінням усного та письмового спілкування і розуміють, як середовище впливає на обмін інформацією.

Комунікативна структура в тій мірі, в якій вона розвинена, підвищує гнучкість і саморегуляціонние можливості організації. Вона є основним засобом навчання і вдосконалення менеджерів середньої ланки управління. Розвиток комунікативних структур в організаціях стимулюється технічним прогресом і використанням передових технологій.

Список використаних джерел

1. Абчук В.А. Менеджмент: Підручник. - СПб .: Видавництво "Союз", 2002. - 463 с

2. Большаков А.С. Менеджмент: Навчальний посібник. - СПб .: "Видавництво" Пітер "", 2000. - 160 с

3. Виханский О.С., Наумов А.І. Менеджмент: Підручник. - 3-е изд. - М .: Гардарики, 2003. - 528 с

4. Герчикова И.Н. Менеджмент: Підручник. - 3-е изд., Перераб. і доп. - М .: Банки і біржі, ЮНИТИ, 1997. - 501 с.

5. Крилов А.Н. Менеджмент комунікацій. Теорія і практика: - М .: Видавництво Національного інституту бізнесу, 2002. - 228 с.

Благовєщенськ 2016

ВСТУП.

1.1 Поняття інформації.

1.2 Властивості інформації.

1.3 Види інформації.

Семіотика ..

ЕНТРОПІЯ.

ВИСНОВОК.

ПРИКЛАДНА ПРОГРАМА.

ВСТУП

ЗАГАЛЬНІ ПОНЯТТЯ ІНФОРМАЦІЇ І ІНФОРМАЦІЙНОГО ОБМІНУ

поняття інформації

Під інформацією розуміються відомості про навколишній світ, які мають форму символів, як доступних, зрозумілих людині, так і вимагають аналізу, осмислення, розшифровки. Інформація грає важливу роль в управлінні. Інформація необхідна при підготовці і прийнятті управлінського рішення; інформація зворотного зв'язку необхідна для контролю за виконанням рішення; інформація так само потрібна при розробці стратегічних планів фірми досягнення її цілей. Тому розглянемо основні поняття теорії інформації. Зараз є багато визначень поняття «інформація» і жодне з них не є загальноприйнятим. Це природно, оскільки загальновизнане визначення з'являється в науці тоді, коли вона стає класичною і перестає розвиватися. Про науку про інформацію цього, на щастя, сказати не можна.

«Інформація 1) повідомлення, інформування про стан справ, відомості про що-небудь, що передаються людьми; 2) зменшується, що знімається невизначеність в результаті отримання повідомлення; 3) повідомлення, нерозривно пов'язане з управлінням, сигнали в єдності синтаксичних, семантичних і прагматичних характеристик; 4) передача, відображення розмаїття в будь-яких об'єктах і процесах (неживої і живої природи) ».

Паращенко І.П. в книзі «Інформація та інформатика». (Троїцьк, 2005 р.) Призводить для ілюстрації деякі з визначень, зібраних в роботі Мелік-Гайказян І.В. «Інформаційні процеси і реальність». (Москва, 1997р.)

- «Інформація є знання, передані кимось іншим або придбані шляхом власного дослідження чи вивчення».

- «Інформація - це відомості, що містяться в даному повідомленні і розглядаються як об'єкт передачі, зберігання і обробки».

- «Інформація в повсякденному сенсі - це відомості, звістки, в науково-технічних додатках - то, що несе на собі сигнал».

- «Інформація - це позначення змісту, отриманого з зовнішнього світу в процесі нашого пристосування до нього і пристосування до нього наших почуттів».

- «Інформація - це об'єктивний зміст зв'язку між взаємодіючими матеріальними об'єктами, які проявляються в зміні стану цих об'єктів».

- «Інформація є поточні дані про змінні величини в якійсь області діяльності, систематизовані відомості щодо основних причинних зв'язків, які містяться в знанні як понятті більш загального класу, по відношенню до яких інформація є підлеглою».

- «Інформація є знання про якомусь особливому подію, випадок або про що-небудь подібне».

Російський філософ В. Г. Афанасьєв у своїй праці «Соціальна інформація», який був перевиданий в 1994 р, так описав інформацію: «... Інформація в найзагальнішому сенсі слова є результат відображення різноманіття дійсності, повідомлення, відомості про неї. Вона не матеріальна, чи не енергетична по суті своїй, а розумова, ідеальна категорія. Вона властива не всієї природі, матерії, а тільки матерії живий і соціальної. Інформація - не просто результат відображення, не просто знання. Вона - саме повідомлення, відомості, тобто таке знання, яке потрібно було і у якого є споживач. Тільки взаємодіючи з споживачем, знання набувають характеру повідомлення, відомості, тобто стають інформацією. Інформація - це знання, що знаходяться в постійному обороті, русі, ті, що збираються, зберігаються, переробляються, передаються і використовуються (або можуть бути використані) системою. І не будь-який, а тільки самокерованої системою ... Інформація є там, де є управління ».

властивості інформації

Якість інформації визначається відповідно до чотирма основними критеріями:

1. Надійність - Якщо працівники виявлять помилки в міститься в документі інформації, вони будуть з недовірою ставитися до всіх одержуваних з її допомогою даними.

2. Своєчасність -цінності має тільки своєчасно отримана інформація. Менеджер, відповідальний за виконання бюджету, потребує оперативної інформації про рівень витрат, що дозволяє йому адекватно реагувати на небажані зміни.

3. Необхідний обсяг - Багато менеджерів страждають від надлишку інформації, оскільки не в змозі розглянути і використовувати великі її масиви. Можливо, це означає, що невдало вибрати формат перетворення даних в управлінську інформацію.

4.Значімость - Менеджеру відповідального за виробництво необхідна інформація про обсяги виробництва, показниках простою обладнання; менеджеру вищої ланки потрібні більш великі цифри. На малюнку 1 представлений процес перетворення за допомогою інформаційної системи (ІС) первинних даних в управлінську інформацію.

види інформації

Механічне відображення.

Камінь, натикаючись на стінку, залишає з одного боку, вм'ятину, слід, а з іншого боку, він відбивається під тим кутом, під яким він потрапив на стінку, тобто кут відбиття дорівнює куту падіння. Другим прикладом механічного відображення є дзеркальне відображення, тобто в дзеркалі ми бачимо копію, образ, знак, мітку того предмета, який відбивається в дзеркалі. Але, природно, ми бачимо тільки зовнішні риси, відображені в дзеркалі; дзеркальне відображення - це крок в сторону інших фізичних відображень. Є механічне відображення, є фізичне відображення.

фізичне відображення

Це як раз взаємодія елементарних частинок різних полів: електромагнітних та інших полів, і поява якихось нових явищ, отримання якихось нових взаємодій.

Хімічне відображення.

Атом кисню отримує сигнал від атома золота і «розуміє», що з золотом «каші не звариш», золото не піде на контакт з киснем, і взаємодії немає. Золото не окислюється киснем. А коли кисень отримує сигнал від водню, то відбувається досить бурхливий з'єднання. Наприклад, ця сполука може статися шляхом вибуху, якщо в ємності або в квартирі збереться відповідна пропорція водню і кисню, то виходить вибух. Або, водень і кисень з'єднуючись, дають високу температуру. На цій основі створюються киснево-водневі пальника, які дають температуру до 3000 градусів, плавлять і варять метали. Але, мабуть, такі ж сигнали або приблизно такі ж сигнали отримують будь-які інші атоми і молекули, в результаті чого відбуваються хімічні взаємодії.

Семіотика

Смуток знаходить свої об'єкти всюди - в мові, математиці, художній літературі, в окремому творі літератури, в архітектурі, плануванні квартири, в організації сім'ї, в процесах підсвідомого, в спілкуванні тварин, в житті рослин.

Але всюди її безпосереднім предметом є інформаційна система, т. Е. Система, що несе інформацію, і елементарне ядро ​​такої системи - знакова система.

Хоч би якими були такі системи - чи діють вони в суспільстві, в природі або людині (його організмі, мисленні і психіці), - вони предмет семіотики.

Три сторони трикутника Фреге дають три розділи семіотики, яким Ч. Морріс дав наступні назви:
1. Синтактика. Вивчає відносини між знаками, в тому числі й у мовній ціп (або сфера внутрішніх відносин між знаками). Синтактику можна охарактеризувати ставленням вираження, яке реалізується між словом і поняттям.
2. Семантика. Вивчає відносини між знаками і позначається предметом; або відносини між знаками і їх об'єктами. Тобто сфера інтересів семантики знаходиться в вивченні відносини між річчю і словом, реалізується через відношення позначення.
3. Прагматика (вивчає відносини між знаком і людиною, або відношення між знаками і тими, хто ними користується, відносини між річчю і поняттям, тобто прагматику можна охарактеризувати через ставлення «має сенс»).

Всю інформацію, яка циркулює в зовнішньому і внутрішньому контурі, можна розбити на три інформаційних потоку:

1. По виду упредметнених знань в наукомісткої продукції;

2. Людським професійних знань (патентів, ліцензій, винаходів, навичкам і прийомам);

3. Мистецтву, методам і технології практичного вирішення завдань управління сучасним підприємством.

У зарубіжній літературі третій інформаційний потік представляється сукупністю наступних складових:

o менеджмент (управління підприємством, персоналом і виробництвом);

o маркетинг (управління розробкою продукції і ринком збуту);

o таргетинг (довгострокові програми націлювання на завоювання ринків збуту в іншій країні).

Таким чином, інформаційні ресурси, в основі яких лежить сутність і закономірності розвитку поняття інформації, є стратегічним ресурсом і дозволяють:

o розробляти стратегічні і тактичні цілі;

o реалізовувати програми (плани) для досягнення поставлених цілей і завдань;

o приймати управлінські рішення з координації дій підрозділів на основі інформаційного моніторингу;

o удосконалювати систему управління на основі її діагностики;

o розвивати процеси інформатизації на основі вдосконалення її інфраструктури (рис. 2).

ЕНТРОПІЯ

Ентропія (інформаційна) міра хаотичності інформації, невизначеність появи будь-якого символу первинного алфавіту. При відсутності інформаціоннихпотерь чисельно дорівнює кількості інформації на символ переданого повідомлення

Наприклад, в послідовності букв, що становлять якесь речення російською мовою, разниебукви з'являються з різною частотою, тому невизначеність появи для деяких букв менше, ніж для інших. Якщо ж врахувати, що деякі поєднання букв (в цьому випадку го-ворят про ентропію n-огопорядка, див. Нижче) зустрічаються дуже рідко, то невизначеність ще більше зменшується.

Для ілюстрації поняття інформаційної ентропії можна також вдатися до прикладу з областітермодінаміческой ентропії, який отримав назву демона Максвелла. Концепції інформації іентропіі мають глибокі зв'язки один з одним, але, незважаючи на це, розробка теорій в статістіческоймеханіке і теорії інформації зайняла багато років, щоб зробити їх відповідними один одному.

ВИСНОВОК

У цій роботі ми розглянули поняття інформації та значення комунікацій для ефективної діяльності менеджера організації. Без знань і спеціальних навичок неможливо управління людьми; на цьому шляху можуть зустрітися різні бар'єри.

Талановиті керівники зацікавлені в тому, щоб підтримувати контакти з працівниками та покупцями і в формуванні напрямки діяльності своїх компаній. І такі контакти повинні здійснюватися безперервно, а значить, керівники повинні володіти розвинутими навичками міжособистісного спілкування

Я визначив (вважаю), що інформація займає центральне місце в управлінні організацією. Також що комунікації як процес, в ході якого два або більше осіб обмінюються і усвідомлюють отриману інформацію, мета якого полягає в мотивуванні певної поведінки або впливу на нього.

Менеджер, який нікого не слухає, подібний до продавцеві старих машин, що заявляє: «Я-то продаю !, - це вони ж не хочуть купувати». Керуючі комунікації - вулиця з двостороннім рухом, яка вимагає вміння слухати і інших форм зворотного зв'язку. Знання, отримані менеджерами з особистого спілкування з працівниками, формують їх розуміння життя компанії. Я вважаю, що володіючи цими знаннями, менеджери в процесі комунікації здатні впливати на свідомість підлеглих, а також ефективно працювати з покупцями.

Тому дуже важливо підтримувати «здоровий» корпоративний дух в організації за допомогою регулярних зустрічей, тренінгів, спільних заходів співробітників різних відділів. Адже тільки злагоджена робота всіх частин одного цілого здатна привести до успішного функціонування організації.

ПРИКЛАДНА ПРОГРАМА

глосарій

менеджмент- обов'язкове управління господарською діяльністю, яке є в свою чергу самостійним видом професійної діяльності.

Сфера менеджменту- це діяльність підприємств, які виступають в ринковому механізмі в якості самостійних економічних суб'єктів.

об'єкт менеджменту- господарська діяльність, підприємство в цілому або його відокремлений підрозділ.

Менеджер- спеціально підготовлений професійний управляючий, який є фахівцем у цій галузі. Це людина, що займає постійну управлінську посаду і наділений повноваженнями приймати рішення з конкретних видів діяльності організації, що діє в умовах ринкової економіки.

Стадії управління.

1.Стратегічне управління- вироблення цілей управління, прогнозування і перспективне планування дій з управління.

2.Оперативне управління- своєчасне прийняття рішень в зв'язку з мінливими умовами зовнішнього і внутрішнього середовища організації.

3.контроль- зіставлення досягнутих результатів з планом і вироблення коригувальних заходів для усунення помилкових дій і наслідків діяльності.

Сфери дії менеджменту:

-економічна;

-Соціально-психологічна;

-правова;

-Організаційно-технічна.

Економічна сфера діяльності- управління виробничим процесом. Діяльність менеджера полягає в координації матеріальних і трудових ресурсів для досягнення поставлених цілей при найменших витратах.

суб'єкт управління- фізична або юридична особа, яка здійснює владний вплив.

об'єкт управління- то, на що спрямовано вплив об'єкта управління. Об'єктом управління можуть бути фізичні та юридичні особи, соціальні, соціально-економічні системи та процеси.

механізм управління- це середовище, в якому реалізовується управлінська діяльність. Такий середовищем для управління є система управління і техніка управління.

Дві інтерпретації поняття «управління»:

1) як процес управління організацією - управлінська діяльність;

2) як механізм управління. процес управління та механізм управління повинні відповідати один одному і цілі управління як виду діяльності.

МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ Амурської області ДЕРЖАВНЕ ПРОФЕСІЙНЕ освітні АВТОНОМНОЕ УСТАНОВА Амурської області

«Амурська ПЕДАГОГІЧНИЙ КОЛЕДЖ»

Інформації комунікації в управлінні організацією

Курсова робота

Благовєщенськ 2016

ВСТУП.

ЗАГАЛЬНІ ПОНЯТТЯ ІНФОРМАЦІЇ І ІНФОРМАЦІЙНОГО ОБМІНУ ..

1.1 Поняття інформації.

1.2 Властивості інформації.

1.3 Види інформації.

1.4. Що таке інформаційний обмін.

1.5. Функції інформаційного обміну.

ЯКА ІНФОРМАЦІЯ НЕОБХІДНА СПІВРОБІТНИКІВ ДЛЯ УСПІШНОЇ ДІЯЛЬНОСТІ ВІДПОВІДНО ДО ЦІЛЯМИ КОМПАНІЇ ..

1.1. Мета компанії повинна бути відома всім співробітникам.Наявність генеральної мети визначає постановку проміжних цілей і тим самим задає структуру компанії, етапи роботи всієї компанії в цілому і її підрозділів.

1.2. Всі співробітники повинні розуміти мету компанії.Цілі повинні бути не тільки відомі, вони повинні усвідомлювати усіма співробітниками. Так як саме усвідомлення дозволяє побачити систему цільових пріоритетів, суб'єктивної корисності.

1.3. Співробітники повинні мати доступ до інформації про засоби досягнення мети.Мета може бути досягнута різноманітними засобами. Конкретні засоби визначаються не стільки метою, скільки умовами, обставинами і можливостями.

1.4. Співробітники повинні мати доступ до інформації, необхідної для самостійного прийняття рішень по досягненню мети. Усвідомлення мети і вибір засобів передують конкретної діяльності і поведінки.

Семіотика ..

ЕНТРОПІЯ.

КОМУНІКАЦІЇ МЕРЕЖІ В ОРГАНІЗАЦІЇ ..

ТЕХНОЛОГІЯ УПРАВЛІННЯ ЯК ІНФОРМАЦІЙНИЙ ПРОЦЕС.

ВИСНОВОК.

СПИСКИ використаних ЛІТІРЕТУРИ ..

ПРИКЛАДНА ПРОГРАМА.

ВСТУП

У сучасному суспільстві однією з ключових проблем є комунікації. В організаціях ця проблема обертається тим, що бракує розуміння того, що комунікації це не просто обмін інформацією, а динамічний міжособистісний процес обміну поведінкою. З усіх організаційних процесів комунікації, мабуть, займають центральне, стрижневе місце, так як лежать в основі життєдіяльності організації. Ухвалення рішення часто визначають як вибір між двома або більше альтернативами. Однак на ділі це процес збору та обробки інформації, розробки альтернатив і вибору однієї з них, і найголовніше - це виконання рішення. Управлінська взаємодія здійснюється в організації на різних рівнях, і на кожному з них мають місце конфлікти. Конфлікти розглядаються сьогодні як джерело індивідуального і організаційного розвитку, так як в ході вирішення конфлікту народжується нова ситуація.

Метою написання курсової роботи є визначення місця інформації та комунікації в управлінні організацією.

Завдання роботи полягають у з'ясуванні, як саме інформація сприяє нормальному функціонуванню фірми, яку роль вона відіграє в управлінні, як за допомогою комунікації ефективно працювати менеджеру.

Управління інформацією і комунікаціями проекту (Project Communications Management)

Забезпечення учасників та процесів проекту інформацією включає канали зв'язку, накопичення даних, обмін і актуалізацію даних, ведення баз даних, розподіл інформації по споживачам. Управління інформацією забезпечує надання, оцінку, переробку, моніторинг, аналіз інформації, інформаційних потоків протягом життєвого циклупроекту.

Комунікації і супутня їм інформація - свого роду фундамент для координації дій учасників проекту.

під інформацієюрозуміють зібрані, оброблені і розподілені дані. Щоб бути корисною для прийняття рішень, інформація повинна надаватися вчасно, за призначенням і в зручній формі. Це вирішується використанням сучасних інформаційних технологій в рамках системи управління проектом.

Управління комунікаціями проекту (управління взаємодією, інформаційними зв'язками) - управлінська функція, спрямована на забезпечення своєчасного збору, генерації, розподілу та зберігання необхідної проектної інформації.

управління комунікаціямипроекту включає процеси:

планування комунікацій(Communications Planning) - визначає інформаційні та комунікаційні потреби команди проекту (кому, коли і яка необхідна інформація).

розподіл інформації(Information Distribution) - своєчасне надання необхідної інформації учасникам проекту.

Звітність про виконання(Performance Reporting) - збір і поширення інформації про хід виконання проекту.

адміністративне завершення(Administrative Closure) - підготовка, збір і поширення інформації та матеріалів для офіційного завершення фази або проекту.

Основними споживачами інформації проекту виступають:

Менеджер проекту -для аналізу розбіжностей фактичних показників виконання робіт від запланованих і прийняття рішень по проекту.

Замовник -для обізнаності про хід виконання проектних робіт.

постачальники- при виникненні потреби в матеріалах, устаткуванні і т.п., необхідних для виконання робіт.

проектувальники -при необхідності внесення змін до проектної документації.

Безпосередні виконавці робіт.

Зміст управління комунікаціями проекту.Управління комунікаціями проекту забезпечує підтримку системи зв'язку (взаємодій) між учасниками проекту, передачу управлінської та звітної інформації, спрямованої на забезпечення досягнення цілей проекту. Кожен учасник проекту повинен бути підготовлений до взаємодії в рамках проекту відповідно до його функціональних обов'язків.

Управління комунікаціями включає наступні процеси.

Планування системи комунікацій - визначення інформаційних потреб учасників проекту (визначення складу інформації, термінів і способів її доставки).

Збір і поширення інформації - процеси регулярного збору і своєчасної доставки необхідної інформації учасникам проекту.

Підготовка звітів про хід виконання проекту - обробка фактичних результатів стану робіт проекту, порівняння їх з плановими показниками, аналіз тенденцій, прогнозування.

Документування ходу робіт - збір, обробка та організація зберігання документації по проекту.

Розглянемо перераховані процеси докладніше.

Планування системи комунікацій.План комунікацій - складова частина плану проекту. Він включає:

план збору інформації, в якому визначаються джерела інформації і методи її одержання;

план розподілу інформації, в якому визначаються споживачі інформації та способи її доставки;

детальний опис кожного документа, який повинен бути отриманий або переданий, включаючи формат, зміст, рівень детальності і використовувані визначення;

план введення в дію тих чи інших видів комунікацій;

методи оновлення і вдосконалення плану комунікацій.

План комунікацій формалізується і деталізується в залежності від потреб проекту.

Збір і поширення інформації.В рамках проекту існує потреба в здійсненні різних видів комунікацій:

• внутрішніх (усередині команди проекту) і зовнішніх (з керівництвом компанії, замовником, зовнішніми організаціями і т. д.);
• формальних (звіти, запити, наради) і неформальних (нагадування, обговорення);
• письмових та усних;
• вертикальних і горизонтальних.

Звітність про хід виконання проекту.Процеси збору і обробки даних про фактичні результати і відображення інформації про стан робіт у звітах забезпечують основу для координації робіт, оперативного планування і управління. Звітність про хід виконання робіт включає:

• інформацію про поточний стан проекту в цілому і в розрізі окремих показників;
• інформацію про відхилення від базових планів;
• прогнозування майбутнього стану проекту.

Системи збору і розподілу інформації повинні забезпечувати потреби різних видів комунікацій. Для цих цілей можуть використовуватися автоматизовані і неавтоматизовані методи збору, обробки і передачі інформації.

Неавтоматизовані методи включають збір і передачу даних на паперових носіях, проведення нарад.

Автоматизовані методи передбачають використання комп'ютерних технологій і сучасних засобівзв'язку для підвищення ефективності взаємодії: електронну пошту, системи документообігу та архівування даних.

Документування ходу робіт.Основні проміжні результати ходу робіт повинні бути формально задокументовані. Документування результатів ходу робіт включає:

• збір і верифікацію остаточних даних;
• аналіз і висновки про ступінь досягнення результатів проекту та ефективності виконаних робіт;
• архівування результатів з метою подальшого використання.

Комп'ютерні системи ведення електронних архівівдозволяють автоматизувати процеси зберігання і індексації текстових і графічних документів, значно полегшити доступ до архівної інформації.

опис

Мета курсової роботи - дослідження сутності комунікацій, а також того, що можна зробити, щоб більш ефективно обмінюватися інформацією як серед менеджерів, так і за межами їх кола.
Для досягнення поставленої мети необхідно вирішити ряд завдань:
1) Вивчити сутність, елементи та етапи комунікаційного процесу в сучасному підприємстві
2) Проаналізувати систему комунікацій на основі фірми «Trade Master»
3) Дати пропозиції та рекомендації щодо удосконалення комунікаційної політики підприємства

введення 3
1. Теоретичні основи і характеристика комунікацій в діяльності сучасного менеджера 5
1.1 Комунікаційний процес: поняття, основні елементи, етапи, їх характеристика 5
1.2 Види комунікацій 13
1.3 Комунікаційні бар'єри 17
1.4 Підвищення ефективності міжособистісної комунікації 23
2. Аналіз системи комунікацій управління фірми «Trade Master» 28
2.1 Організаційно-економічна характеристика підприємства 28
2.2 Аналіз техніко-економічних показників діяльності підприємства 31
2.3 Аналіз комунікативної політики фірми 33
3. Пропозиції та рекомендації щодо вдосконалення комунікативної політики підприємства 39
висновок 42
Список використаної літератури 45

Робота складається з 1 файл

Федеральне агентство з освіти РФ

Державна освітня установа

Вищої професійної освіти

«Казанський державний технологічний університет»

Нижньокамський хіміки- технологічний інститут

Факультет економіки і управління

Курсова робота

З ДИСЦИПЛІНИ "Менеджмент»

Тема: «Інформація та комунікації в управлінні організацією»

Студент групи __________________________ / /

(Підпис)

Науковий керівник ____________________________ / Е.С. Андрєєва /

(Підпис)

Робота захищена _____________ з оцінкою _______________

м Нижньокамськ 2013 р

введення 3

1. Теоретичні основи і характеристика комунікацій в діяльності сучасного менеджера 5

1.1 Комунікаційний процес: поняття, основні елементи, етапи, їх характеристика 5

1.2 Види комунікацій 13

1.3 Комунікаційні бар'єри 17

1.4 Підвищення ефективності міжособистісної комунікації 23

2. Аналіз системи комунікацій управління фірми «Trade Master» 28

2.1 Організаційно-економічна характеристика підприємства 28

2.2 Аналіз техніко-економічних показників діяльності підприємства 31

2.3 Аналіз комунікативної політики фірми 33

висновок 42

Список використаної літератури 45

Вступ

За загальним визнанням, комунікації мають величезне значення для успіху діяльності підприємств і представляють одну з складних проблем менеджменту. По суті це свого роду «кровоносна система» єдиного організму фірми. Ефективно працюють керівниками вважають тих, хто ефективний в комунікаціях. Менеджери повинні досконало володіти мистецтвом комунікації, так як, образно кажучи, вони виконують роботу «чужими руками».

Роль комунікацій очевидна як на малих фірмах, так і в потужних компаніях і корпораціях. Від ефективності комунікаційних зв'язків і взаємодій залежить майбутнє не тільки підприємства, як господарюючого суб'єкта на ринку, але також і людей, які працюють на даному підприємстві, а на глобальному рівні і благополуччя всієї країни в цілому.

Досвід як Російських, так і зарубіжних компаній показує, що ефективність комунікацій залежить, перш за все, від психологічного настрою колективу. Там де керівник використовує метод «батога і палиці» спостерігається нервозність і розрізненість колективу, а наслідком цього - погана продуктивність праці, висока плинність кадрів, відсутність ініціативності, постійні плітки, заздрість і т.п. Всі ці факти не можуть привести ні до чого іншого крім загасання підприємства і в кінцевому підсумку навіть банкрутства.

Однак якщо керівник проводить збори в колективі, де обговорюються ті чи інші проблеми розвитку, застосовує методи заохочення за ініціативу, працю і т. П., Створює умови для вільного вираження своєї думки, нехай навіть не збігається з думкою керівництва, то в цьому випадку персоналу легко працювати на даному підприємстві. Люди усвідомлюють в цьому випадку свою значимість і намагаються використовувати весь свій потенціал і інтелект для досягнення процвітання організації. На такому підприємстві співробітники впевнені в своєму майбутньому, в тому, що їхні проблеми можна відкрито обговорити на зборах, внести якісь ідеї, за які вони будуть морально і матеріально винагороджені. Таким підприємствам легше винести економічні та політичні кризи в країні, т. К. В згуртованому колективі співробітники будуть допомагати один одному пережити труднощі.

Все це вже давно усвідомили зарубіжні і багато вітчизняних менеджери. Але як домогтися ефективних комунікацій? Як набути навичок і вміння управляти комунікативними процесами? - ось головні питання, які турбують сучасних російських керівників.

В рамках вищесказаного актуальність обраної теми підкреслюється досвідом зарубіжних і вітчизняних керівників, їх зацікавленістю у вивченні комунікаційних зв'язків і їх ефективному розвитку, адже одним з найбільш важливих чинниківінтеграції управління є комунікація.

Оскільки в нашій країні поява і становлення комунікацій (як і всього менеджменту) відбулося не так давно (10 років - це невеликий період), то величезну роль в подальшому їх розвитку відіграє правильний підхід до вивчення досвіду компаній зарубіжних країн і сучасних російських підприємців.

У Росії комунікації зазнали докорінна зміна. Від адміністративно-командної системи країна різко перейшла до ринкових відносин. Якщо раніше управління підприємством в основному полягала в тому, що від керівництва до підлеглих надходили накази, які не можна було не уточнити, чи не обговорити, ініціативність каралася, а кмітливі працівники не могли просунутися по службі, то сьогодні керівники вважають за краще інший підхід до організації роботи з підлеглими . Ініціативність тепер вітається, проводяться загальні колективні збори, на яких обговорюються проблеми розвитку фірми, вислуховуються прохання, пропозиції підлеглих, застосовуються не тільки моральні, а й матеріальні заохочення. Так при командно-адміністративній системі були підприємства з налагодженими комунікаціями, але переважали в основному з розрізненими комунікативними потоками, без зворотного зв'язку і т.д. Так і зараз існують фірми, де організація керівництва знаходиться на низькому рівні, помилково побудовані комунікації.

Мета курсової роботи - дослідження сутності комунікацій, а також того, що можна зробити, щоб більш ефективно обмінюватися інформацією як серед менеджерів, так і за межами їх кола.

Для досягнення поставленої мети необхідно вирішити ряд завдань:

1) Вивчити сутність, елементи та етапи комунікаційного процесу в сучасному підприємстві

2) Проаналізувати систему комунікацій на основі фірми «Trade Master»

Об'єктом даної курсової роботи є комунікація як поведінкова активність суб'єктів, а предметом - вміле використання ефективних комунікацій менеджерами для досягнення цілей організації.

1. Теоретичні основи і характеристика комунікацій в діяльності сучасного менеджера

1.1 Комунікаційний процес: поняття, основні елементи, етапи, їх характеристика

Комунікації - це обмін інформацією, на основі якого керівник отримує інформацію, необхідну для прийняття ефективних рішень і доводить прийняті рішення до працівників організації. Якщо комунікації налагоджені погано, рішення можуть надаватися помилковими, люди можуть невірно розуміти, чого ж хоче від них керівництво, або, нарешті, від цього можуть страждати міжособистісні відносини. Ефективністю комунікацій часто визначають якість рішень і те, як вони в дійсності будуть реалізовані.

Інформація - це лише зовнішній прояв комунікації, її результат. Інформація грає центральну роль в комунікаційному існуванні людини і виступає як засіб комунікації.

У процесі комунікації інформація передається від одного суб'єкта до іншого. Суб'єктами можуть виступати окремі особистості, групи і навіть цілі організації.

У першому випадку комунікація носить міжособистісний характер і здійснюється шляхом передачі ідей, фактів, думок, натяків, відчуттів або сприйнять, відчуттів і відносин від однієї особи до іншої в усній або будь-якої іншої форми (письмово, жести, поза, тон голосу, час передачі, недомовленість і т.п.) з метою отримання у відповідь бажаної реакції.

Комунікація та інформація різні, але пов'язані між собою поняття. Комунікація включає в себе і те, що передається, і те, як це «що» передається. Для того щоб комунікація відбулася, необхідна наявність, як мінімум, двох людей.

Комунікація пред'являє вимоги до кожного з учасників управлінської взаємодії. Так, кожен з учасників повинен володіти всіма чи деякими здібностями: бачити, чути, відчувати, сприймати запах і смак. Ефективна комунікація вимагає від кожної зі сторін певних навичок і вмінь, а також наявності певної міри взаємного розуміння.

Термін «комунікація» походить від латинського «communis», що означає «загальне»: передає інформацію намагається встановити «спільність» з отримують інформацію. Звідси комунікація може бути визначена як передача не просто інформації, а значення або сенсу за допомогою символів.

Ефективна міжособистісна комунікація в силу ряду причин дуже важлива для успіху в управлінні. По-перше, рішення багатьох управлінських завдань будується на безпосередній взаємодії людей (начальник з підлеглим, підлеглі один з одним) в рамках різних подій.

По-друге, міжособистісна комунікація, можливо, є найкращим способом обговорення і вирішення питань, що характеризують невизначеністю і двозначністю.

Менеджери витрачають на комунікації 50-90% свого часу. Це може здатися неймовірним, але, якщо врахувати, що менеджеру доводиться спілкуватися, виконуючи ролі міжособистісного спілкування, інформаційні ролі і ролі, пов'язані з прийняттям рішень, а також для виконання всіх управлінських функцій, все стає на свої місця. Саме тому, що комунікації є невід'ємною частиною всіх основних видів діяльності менеджера, їх називають сполучною процесом.

Всі три основні рольові установки менеджерів і всі чотири основні управлінські функції націлені на формулювання організаційних цілей і їх досягнення, і ступінь реалізації цих цілей, як правило, безпосередньо залежить від якості комунікацій. Отже, ефективні комунікації просто необхідні для успіху, як окремого працівника, так і організації в цілому.

Однак, хоча найважливіша роль комунікацій в успіху організацій визнається всіма, опитування показують, що, на думку 73% американських, 63% англійських і 85% японських менеджерів, саме неефективні комунікації сьогодні стають основним бар'єром на шляху досягнення організаційних цілей. Ще одне опитування майже 250 тисяч працівників з двох тисяч компаній виявив, що комунікації - одна з найсерйозніших проблем організацій. Розібравшись в суті комунікацій на особистісному та організаційному рівнях, можна навчитися знижувати ймовірність неефективного спілкування і стати більш ефективним менеджером. Ефективний менеджер - це менеджер, який ефективний саме в сфері комунікацій. Такий керівник знайомий з природою комунікаційного процесу, володіє відмінними навичками усного та письмового спілкування і розуміє, як на якість комунікацій впливає середовище.

Основне завдання менеджменту - отримання прибутку, що безпосередньо залежить від уміння менеджера керувати справами. Можна побачити зв'язок між комунікацією, інформацією та вмінням менеджера працювати. Відомо, що обмін інформацією в організаціях не завжди так ефективний, як слід було б. На ділі люди спілкуються між собою менш ефективно, ніж їм це здається.

Цей факт добре проілюструвала дослідження Р. Лайкерта, який проаналізував діяльність бригадирів і їх підлеглих одного з підприємств комунального обслуговування.

У той час як 85% бригадирів вважали, що їхні підлеглі можуть вільно обговорювати важливі ділові проблеми, лише 5% зізналися, що дійсно це роблять. В ході іншого дослідження менеджер відділу повідомив, що дав інструкції і доніс до підлеглих рішення по 165 конкретних моментів. Однак, за даними підлеглих, вони знали лише про 84 його розпорядженнях. Ще один дослідник проаналізував діяльність каліфорнійської компанії в сфері охорони здоров'я і виявив серйозні розбіжності в оцінці ефективності комунікацій представниками менеджменту вищого, середнього і нижчого рівнів.

Крім того, часто передане повідомлення неправильно розуміється його одержувачем, що також є ознакою неефективних комунікацій. Дж. Майнер, видатний дослідник в сфері менеджменту, вважає, що лише 50% контактів в організації призводять в результаті до взаєморозуміння сторін. І, як правило, причиною цього є нездатність людей врахувати той факт, що комунікації є обмін.

В ході обміну активну роль грають обидві сторони. Наприклад, якщо ви, будучи менеджером, розповідаєте підлеглому про зміну його робочого завдання, то це лише початок процесу обміну. Щоб комунікації були ефективними, ваш співрозмовник повинен продемонструвати, що зрозумів своє завдання і те, яких результатів ви від нього очікуєте. Комунікації ефективні тільки за умови, що одна сторона пропонує інформацію, а інша її вірно сприймає, а для цього до даного процесу необхідно ставитися з великою увагою.