Portal corporativ: cum, de ce și de ce. Portal de informații corporative Producători de portaluri și soluții corporative

Portal de informații corporative(Enterprise Information Portal, EIP) - cunoscut și sub numele de portal corporativ. Informațional sistem automatizat asigurarea angajatilor cu serviciile necesare intr-o maniera unitara. Portalul corporativ are atât acces limitat pentru angajați, cât și (dacă compania dorește) acces gratuit pentru toată lumea. În orice caz, sistemul EIP oferă acces securizat la o singură resursă (cel mai adesea printr-o interfață web), iar în general, portalul corporativ este un mijloc de agregare și personalizare a informațiilor.

Prima definiție a termenului vorbește fără echivoc despre scopul primelor portaluri: „Enterprise Information Portal (EIP) sunt aplicații care permit companiilor să dezvăluie informații stocate în interiorul și în afara organizației și să ofere fiecărui utilizator un singur punct de acces la informatii destinate lui.informatii necesare pentru a face rezonabil decizii de management» (Christopher C. Shilakes și Julie Tylman, „Enterprise Information Portals”, noiembrie 1998).

Portalurile din prima perioadă au fost folosite ca instrument de publicare a informațiilor de la conducere către angajații companiei. Erau un site cu informatii despre companie, pe una dintre paginile caruia se putea organiza un simplu forum intern. Portalul a oferit informații despre cele mai recente schimbare de organizare in companie, citeste stirile. În plus, portalul a servit ca un simplu depozit de fișiere.

Odată cu dezvoltarea tehnologiei, funcțiile portalurilor s-au extins. Începând cu anul 2000, angajații companiei au început să folosească portalul pentru a căuta informațiile necesare, pentru a obține răspunsuri la întrebările lor. Tehnologiile portalului au fost dezvoltate în direcția structurării și clasificării datelor, crescând viteza și eficiența căutării informațiilor necesare, precum și asigurarea formatului necesar pentru prezentarea rezultatelor. În această perioadă, portalurile corporative au început să funcționeze ca baze de cunoștințe în diverse domenii legate de activitățile companiei.

Definiții Gartner

EIP: Selectare și Implementare

Producători de portaluri și soluții corporative

Intranet, o rețea de informare și comunicare intracompanii, oferă oportunități unice în lucrul cu personalul. Este un instrument eficient de modelare cultură corporatistă, difuzarea standardelor corporative, gestionarea fluxurilor de informații și a proceselor de afaceri. Acest articol prezintă experiența reală a creării unui portal corporativ într-un holding mare.

De ce avem nevoie de un portal corporativ

Firma pentru care am venit să lucrez în urmă cu un an este o structură care are o rețea de sucursale în mai multe regiuni ale țării, precum și companii afiliate (inclusiv cele din străinătate). Organizația este tânără, cu o cultură corporativă în dezvoltare dinamică, tradiții emergente și procese de afaceri care trebuie sistematizate.

Este bun pentru firmele în care numărul de angajați este mic. S-a mutat din birou în birou, i-a adunat pe toți petrecere corporativă, a dat mâna cu toată lumea și a rezolvat toate problemele în comunicarea informală. Și când ai mai mult de o sută de angajați? Așa e, nu poți da mâna cu toată lumea... Prin urmare, una dintre prioritățile în munca mea a fost dezvoltarea unei comunicări intra-corporate eficiente. Desigur, obiectivele au fost de a face gestionabile fluxurile informaționale și procesele de dezvoltare a culturii corporative, de a difuza standarde și principii de activitate uniforme, de a crește gradul de satisfacție a angajaților față de muncă, de a dezvolta principiile parteneriatului social între angajați și administrație. Și astfel, ca unul dintre instrumentele pentru implementarea acestor sarcini, am decis să folosim portalul corporativ.

Conform planului, baza de utilizare a portalului urma să fie... comunicarea, iar toate celelalte procese ar putea fi bazate pe aceasta. Probabil că ești surprins, pentru că de obicei majoritatea companiilor încep să formeze un „mediu virtual” corporativ doar cu procesele de afaceri. Dar dacă, în prima etapă, prin intermediul portalului, de exemplu, se introduce un flux de documente sau un sistem de raportare, atunci majoritatea angajaților vor considera aceasta o „cerință obligatorie” și o „creștere a volumului tranzacțiilor”. (Nu este o coincidență că este atât de dificil să introduci tot felul de „APCS” - sisteme automate de management al personalului.) Dacă mai întâi oferiți oamenilor un analog al unei rețele sociale, a cărei utilizare este încurajată în toate modurile posibile, atunci procesul va merge complet diferit.

În sine, comunicarea – atât de afaceri cât și informală – este extrem de importantă pentru oameni. Este în interesul nostru să facem această comunicare structurată și protejată. La urma urmei, dacă angajații compensează lipsa de comunicare „vorbind” pe subiecte de afaceri pe site-ul Odnoklassniki (și nu le putem interzice să viziteze rețelele sociale în afara orelor de lucru), atunci acesta este un risc uriaș de scurgere de informații comerciale. .

Cheltuielile nu pot economisi

Convinși de importanța implementării unui portal corporativ, înainte de a merge la management cu propuneri de finanțare de proiecte, am decis să analizăm opțiunile pe care ni le oferă piața. S-a dovedit că erau trei. Primul este de a invita dezvoltatorii web să creeze un shell acceptabil de la zero; apoi angajați mai mulți programatori pentru a crea noi secțiuni ale portalului. Termenul pentru dezvoltarea unui site intern în acest caz nu este scurt. În plus, o creștere a salariului, mai ales în timpul unei crize, este o întreprindere dubioasă.

A doua opțiune este să cumpărați o platformă în care au fost deja puse anumite baze pentru crearea unui portal corporativ. În practica mea într-una dintre organizații, am avut deja de a face cu o soluție similară: au instalat o platformă, conducerea a cerut raportare prin această resursă, dar nu era populară pentru că nu era orientată social.

Da, această platformă va fi funcțională (de exemplu, în ceea ce privește interacțiunea cu diverse aplicații de birou), dar va fi nevoie de ceva muncă pentru a face din ea un portal corporativ cu „față umană”. Vor fi solicitați specialiști - „profesioniști înguste”, și ziua lor cu foc ... Ei înșiși înțeleg acest lucru, iar compania este forțată să-i plătească în exces. Costul implementării unor astfel de soluții poate fi de aproximativ 1,3 milioane de ruble.

A treia opțiune este să cumpărați o soluție de portal gata făcută, bazată pe un fel de constructor cu o interfață intuitivă, care să vă permită să gestionați un portal corporativ fără cunoștințe speciale de programare și html-layout. Instalează singur acest „constructor” (sau cu ajutorul suportului tehnic al furnizorului), integrează utilizatorii și completează și upgrade treptat această soluție în conformitate cu ideile și nevoile tale. Costul unei astfel de întreprinderi costă de la 35 de mii de ruble. și depinde de numărul de utilizatori de resurse.

Am mers exact așa - am ales o soluție de portal gata făcută dezvoltată pe baza tehnologiilor web de la un furnizor care și-a dovedit a fi în acest domeniu.

Esența tehnică

Nu îmi voi „încărca” colegii cu terminologie și detalii tehnice. Pot doar să spun că „constructorul web” pe care l-am dobândit constă din elemente familiare tuturor utilizatorilor de internet - cum ar fi căutare, etichete, bloguri, servicii sociale etc. Acestea sunt instrumente simple și familiare pentru aproape orice persoană, dar nimeni. nu a învățat vreodată cum să lucrezi cu rețelele de căutare sau rețelele sociale. Așa că s-a dovedit că aceleași principii sunt ușor de transferat în mediul corporativ, ajutând să lucreze cu informații - să o acumuleze, să o publice, să o caute, să o folosească.

În general, tehnologiile utilizate pe Internet pătrund acum activ în domeniul managementului personalului și al managementului cunoștințelor corporative. Apropo, în Occident, această direcție a primit chiar și un nume separat - Enterprise 2.0.

Justificare economică

1. Economisirea timpului de lucru:
   • costul căutării informațiilor de care aveți nevoie la un anumit moment va fi redus;
   • pierderile de informații corporative sunt minimizate;
   • procesele de afaceri ale companiei vor fi accelerate semnificativ;
   • problemele de comunicare între angajați vor dispărea;
   • personalul nou se va adapta mai repede.
2. Optimizarea proceselor de afaceri:
   • angajații vor lucra împreună la documente folosind sistemul de management al documentelor;
   • compania va economisi serios pe viteza operațiunilor;
   • comunicațiile orizontale între divizii vor deveni mult mai eficiente;
   • necesitatea deplasărilor de afaceri este minimizată cu structura distribuită geografic a companiei.
3. Îmbunătățirea calității deciziilor de management:
   • în grupuri de lucru se va putea discuta și ajusta planuri comune;
   • rezultatele muncii angajaților și departamentelor vor deveni transparente;
   • angajații vor putea găsi soluții la probleme tipice de afaceri în baza de cunoștințe corporative.
4. Îmbunătățirea eficienței angajaților:
   • personalul va fi la curent cu ceea ce se întâmplă în companie și departamente;
   • experiența de lucru va fi acumulată în baza de cunoștințe corporative;
   • cunoștințele vor fi refolosite și transferate în cadrul companiei;
   • grupurile de lucru vor putea lucra împreună la proiecte și documente;
   • personalul va fi instruit în mod constant și va fi supus unei recalificări profesionale.
5. Asigurarea controlului și gestionabilității:
   • procesul de lucru al tuturor departamentelor companiei va deveni transparent;
   • corespondența internă a angajaților va fi sub control;
   • Accesul la internet poate fi limitat;
   • sistemul intern de mesagerie de pe portal va înlocui ICQ și alte pagini de internet;
   • angajarea și absența angajaților pot fi controlate;
   • feedback-ul personalului va deveni mai rapid și mai eficient.
6. Performanta in afaceri:
   • îmbunătățirea calității muncii și a serviciilor pentru clienți a companiei;
   • cresterea competitivitatii companiei pe piata;
   • imaginea companiei va crește în ochii angajaților, clienților, partenerilor și investitorilor.

În calitate de aliați pentru implementarea portalului corporativ în companie, am atras dezvoltatorii produsului achiziționat, precum și metodele acestora de calcul al eficienței.

Colegii noștri au motivat astfel: un portal corporativ este o soluție pentru economisirea resurselor, pentru creșterea productivității angajaților. Cum pot fi măsurate economiile? În bani, desigur. Banii economisiți sunt bani câștigați. Dacă vorbim despre munca angajaților, atunci banii sunt timpul lor. Atunci când oamenii petrec mai puțin timp căutând informațiile de care au nevoie pentru a-și îndeplini treaba și mai mult timp făcând treaba în sine, compania câștigă. Când fiecare angajat economisește cel puțin 5 minute de timp pe zi datorită utilizării capacităților portalului... Calculați singur cât costă 5 minute de timp de lucru, în funcție de statul de plată.

Comparați cât va costa implementarea unui portal corporativ cu efectul de a economisi doar 5 minute de timp de lucru pentru toți angajații pe an și puteți calcula profitabilitatea implementării acestei soluții. Aceasta, desigur, este cazuistică, dar trebuie să vorbiți cu managementul și economiștii în limbajul faptelor și cifrelor.

La intersecția profesiilor

Cât de mult au nevoie ofițerii de resurse umane - inițiatorii implementării portalului pentru a înțelege problemele tehnice? O să răspund: este necesar, cel puțin superficial. Acest lucru va ajuta la ocolirea posibilelor obstacole atât din partea propriilor dvs. servicii IT, cât și a furnizorilor. Trebuie să ne rezistăm cumva „șamanismului” lor. Imaginați-vă: vine un specialist, „bate tamburina”, pronunță fraze într-un limbaj de neînțeles pentru ofițerul de personal, care amintește mai mult de vrăji și solicită bani decenti conform principiului – „nu este clar – înseamnă inteligent și, prin urmare, scump”.

Nu, dragii mei, totul ingenios este simplu. Furnizorii care se respectă sunt extrem de transparenți. Mai mult, dezvoltatorii competenți încearcă să simplifice sarcina pentru viitorii utilizatori cât mai mult posibil și, în special, companiile profesioniste chiar creează un laborator virtual care vă permite să „simți” produsul lor. Dar trebuie să înțelegem ce să „simțim”, nu?

Un alt punct important este sistemul de actualizare. Dacă achiziționați un produs și vi se spune că imediat după integrare toate remedierile și actualizările vor fi plătite, atunci este mai bine să refuzați un astfel de produs. Acest lucru va implica cu siguranță cheltuieli suplimentare și nemulțumiri față de management. Un furnizor reputat oferă actualizări gratuite pentru o anumită perioadă - de obicei un an.

* * * În ceea ce privește ofițerul de personal, este mai bine ca acesta să uite de o viață liniștită (dacă a avut una) pentru perioada introducerii unui portal corporativ. Acest proces necesită răbdare, interes pentru inovație, creativitate și disponibilitate de a lucra peste ore. Apropo, în schimb, puteți dobândi noi abilități utile și puteți reactiva interesul pentru muncă.

Acum să vorbim despre „umplutura” rețelei corporative.

Bun pentru acele companii, numărul de angajați care este mic. S-a mutat din birou în birou, a adunat pe toți la o petrecere corporativă, a dat mâna cu toată lumea și a rezolvat toate problemele în comunicare informală. Și când numărul de angajați a depășit o sută? Și nu este un secret pentru nimeni că, pe lângă performanță sarcinile de serviciu, comunicarea este extrem de importantă pentru oameni - atât informal, cât și de afaceri. Aici vine Intranetul în ajutor.

Secțiunile și funcțiile portalului corporativ pot fi combinate condiționat în următoarele blocuri:

1. Prezentarea companiei:
   • informații generale despre companie, istoria acesteia, sarcini, valori și cultura corporativă;
   • oficial fluxuri de știri(comenzi, ordine, reguli);
   • calendarul evenimentelor companiei;
   • reportaje foto și video despre activitățile companiei;
   • alimentare cu știri importante din industrie;
   • posturi interne vacante ale companiei;
   • contacte și detalii pentru acces rapid.
2. Reprezentarea angajatilor firmei:
   • un singur director al angajaților companiei;
   • căutare rapidă a informațiilor despre un angajat (în ordine alfabetică, după structură, după parametri);
   • card personalizat de angajat (foto, contacte, domeniu de activitate);
   • contact rapid cu un angajat (chat web, e-mail);
   • monitorizarea prezenței unui angajat pe portal;
   • informatii despre absenta angajatilor, calendar absenta;
   • liste de noi angajați și modificări de personal, tablou de onoare, zile de naștere;
   • contul personal al unui angajat cu funcții avansate (documente personale, materiale foto și video, blog, calendar personal si etc.).
3. Managementul informațiilor întreprinderii:
   • biblioteci de documente de birou cu acces colectiv și capacitatea de a lucra printr-un browser și un explorator;
   • lucrul cu documente portal ajutor de la Microsoft birou;
   • sistem de management al documentelor materialelor portalului;
   • controlul versiunilor documentelor portalului;
   • controlul accesului la documente;
   • gestionarea materialelor multimedia (foto, video).
4. Căutare corporativă:
   • căutare full-text pentru toate informațiile postate pe portal în rusă și engleză;
   • căutare de etichete și cloud de etichete;
   • suport pentru morfologia rusă și engleză;
   • indexarea instantanee a documentelor actualizate și noi;
   • contabilizarea drepturilor de acces ale angajaților la afișarea rezultatelor căutării;
   • limbaj de căutare avansată;
   • căutare federată: emiterea de rezultate de căutare de diferite tipuri per interogare (știri, angajați, documente etc.).
5. Lucru în echipă și rețele sociale:
   • crearea de grupuri de lucru sau de proiect pentru discuții comune și soluționarea sarcinilor de producție și non-producție;
   • utilizarea principiilor unei rețele sociale în organizarea muncii în comun;
   • configurarea flexibilă a funcționalității grupurilor și a drepturilor de acces la acestea pentru diferite grupuri de angajați;
   • un calendar de evenimente pentru grup și membrii acestuia;
   • organizarea de întâlniri de grup;
   • discutarea problemelor de lucru (forumuri, mesagerie web);
   • sarcini și instrucțiuni către membrii grupului, planificare, control al execuției;
   • rapoarte de finalizare a sarcinilor de la membrii grupului;
   • biblioteca de documente pentru grup, controlul versiunilor și modificărilor, lucrul cu biblioteca de documente a grupului prin Windows Explorer și aplicații de birou;
   • fotografii de grup.
6. Procesele de afaceri:
   • fluxul documentelor de conținut pe portal;
   • formulare web personalizate (create cereri electronice cu câmpurile cerute), numirea angajaților responsabili cu prelucrarea;
   • automatizarea procesării aplicațiilor în sistemul Help Desk, control asupra trecerii aplicațiilor;
   • organizarea de grupuri de lucru (proiect) cu repartizarea sarcinilor și controlul implementării acestora;
   • organizarea de întâlniri, distribuirea invitațiilor și mecanismul de confirmare, rapoarte de întâlnire;
   • rezervarea de săli de ședințe (și orice alte locații).
7. Comunicatii interne corporative:
   • mesagerie instantanee în cadrul portalului (similar cu ICQ);
   • calendare de evenimente de diferite niveluri cu posibilitate de integrare reciprocă;
   • întâlniri/alerte;
   • forumuri tematice deschise și închise;
   • galerii foto personale si publice;
   • sondaje și chestionări ale angajaților;
   • caracteristici interactive: sondaje, rapoarte, fluxuri RSS externe pe portal;
   • sistem automat de primire și procesare a cererilor cu posibilitatea de a vizualiza starea.
8. Instruirea și testarea angajaților:
   • crearea unui număr nelimitat de cursuri de formare;
   • întrebări la sfârșitul lecției, un test de autoexaminare;
   • jurnalul de testare a personalului, ținând cont de punctele obținute de utilizator la trecerea testului, o listă de încercări;
   • determinarea automată a rezultatelor;
   • sistem flexibil de distribuire a drepturilor de acces la cursurile de formare.

Desigur, fiecare angajat nu are nevoie de toate acestea odată, așa că portalul nostru corporativ conține o funcție de configurare flexibilă - fiecare utilizator își poate crea propriul desktop individual prin simpla glisare sau ascunderea blocurilor de informații.

Dacă firma are o structură integrată pe verticală, atunci pe portal puteți crea secțiuni pentru o structură superioară și organizatorică-subordonată și delimitați accesul fiecăreia dintre structuri la secțiunile portalului. Puteți plasa sistemul de raportare pe portal, puteți fixa momentul și calitatea raportării. Ofițerul de personal care a depus o astfel de idee nu va primi preț.

Pentru funcționarea normală a portalului este necesar să se ia măsuri care să asigure securitatea și protecția canalelor de acces la această resursă de informații. Dacă ofițerii de personal nu prevăd acest lucru, vor avea opoziție din partea serviciului de securitate, iar dacă nu există, atunci pur și simplu riscă să-și facă rău companiei. Prin urmare, în cazul în care furnizorii externi sunt implicați în implementarea acestui proiect, pentru a obține de la distanță suport tehnic, concomitent cu semnarea contractului, ar trebui să semnați un acord sau obligație privind nedivulgarea datelor și informațiilor cu caracter personal postate pe portalul dumneavoastră.

După aprobarea acestui proiect, alocarea de fonduri și achiziția tuturor componentelor necesare, am instalat această resursă pe server, iar lucrările ulterioare au fost împărțite în mai multe etape.

În prima etapă, structura gata făcută propusă de dezvoltator a fost modernizată de noi folosind constructorul încorporat în sistem și umplut cu conținut. După aceea, utilizatorii organizației-mamă au fost integrați în sistemul portalului.

În etapa următoare, portalul corporativ a funcționat în modul de testare. În timpul operațiunii de probă, funcțiile portalului au fost adaptate în funcție de nevoi diviziuni structurale companiilor în optimizarea proceselor de afaceri. Cu participarea unui specialist IT, portalul a fost completat cu noi funcții și soluții.

A treia etapă este conectarea utilizatorilor la distanță din sucursale. Astfel, ne-am dorit să ne formăm treptat o percepție holistică a proceselor de afaceri în desfășurare în rândul tuturor angajaților și să creștem sentimentul de apartenență al fiecărui angajat la sarcinile implementate de companie.

De fapt, acum se creează un birou virtual al companiei, unde angajații pot ajunge de oriunde și oricând.

Întârzii mereu? Vă vom arăta!

Dacă cineva crede că este suficient să obțină echipamentul, să implementeze un sistem de pagini, funcții și servicii pe el și totul se va întoarce, toată lumea va deveni fericiți proprietari ai unui instrument din serviciul de personal atunci se înșeală.

Pe lângă diversele probleme tehnice, pot exista dificultăți asociate cu schimbarea culturii interne corporative. Ca orice inovație, portalul necesită adaptarea percepției angajaților de a-și folosi capacitățile la locul de muncă. Toată lumea este obișnuită să lucreze „ca înainte” și va fi nevoie de timp pentru ca mai mulți lucrători să înțeleagă beneficiile sistemului implementat.

Deoarece procesul de schimbare a culturii corporative este un lucru destul de lung, chiar și acum încercăm să folosim toate formele și metodele de „încorporare” a portalului în viața companiei. Evităm metodele „sub capotă”, dar completăm această resursă cu servicii convenabile și integrăm treptat utilizarea portalului în reguli și reglementări. De exemplu, nu cu mult timp în urmă am trimis un mesaj de pe portal tuturor angajaților: „Îți întârzii constant? Vă vom arăta!...” Rapoartele au înregistrat o creștere a vizitelor. Angajații s-au grăbit să caute - se introduc măsuri punitive pentru întârzierea la serviciu? Urmărind link-ul, au aflat vestea că pe portalul corporativ a fost adăugat un nou serviciu - rute de transport în comun, care le va arăta cum să ajungă mai repede din punctul A în punctul B.

Am ajuns la concluzia (oricât ne-a dezgustat) că angajații ar fi mai dispuși să meargă pe portalul corporativ pentru a studia meniul din cantină decât „prezentarea obiective strategice extrapolată pe fondul convergenței bazelor economice și o analiză focalizată pe cluster a simbolurilor existențiale ale economiei moderne”, de exemplu. Angajații sunt oameni, iar oamenii vor recunoaștere. Prin urmare, am organizat o oportunitate de a spune celor care și-au dorit despre hobby-urile noastre, le-am oferit tuturor posibilitatea de a-și exprima „opinia autorizată” cu privire la o serie de probleme, am postat o tablă de onoare cu fotografii.

Treptat, împreună cu toate aceste atribute externe, portalul este plin de componente care sunt mult mai importante pentru dezvoltarea afacerii. Partenerii noștri au devenit deja interesați de această soluție - ne atrag să facem schimb de experiență pentru a implementa același instrument.

• Cultură corporatistă

Cuvinte cheie:

1 -1

Un portal corporativ este un sistem automat pentru gestionarea resurselor de informații interne ale unei organizații, precum și pentru lucrul colectiv pe proiecte, sarcini, documente și comunicare între angajați și clienții companiei.

Portalurile corporative pot fi instalate atât pe servere corporative, cât și în cloud. Deoarece portalul corporativ este o resursă unică pentru agregarea și lucrul cu informații, acesta poate fi numit în siguranță o rețea socială corporativă internă cu tot setul său inerent de funcții.

Principalele funcții ale portalului corporativ

Portalurile corporative au devenit larg răspândite datorită setului lor bogat de funcții care acoperă aproape toate domeniile necesare colaborării angajaților organizației. În primul rând, este:

• Comunicatii interne si externe

Portalurile vă permit să accelerați procesul de comunicare între angajați și cu clienții datorită mesagerilor obișnuiți și altor instrumente familiare nouă din rețelele sociale. Cum ar fi „live feed”, alerte etc. Abilitatea de a crea diverse chat-uri de afaceri pentru zone de afaceri sau proiecte accelerează procesul de comunicare și luarea deciziilor corecte. Multe portaluri vă permit să efectuați apeluri telefonice către acei colegi care nu sunt online. De asemenea, portalurile corporative moderne vă permit să comunicați în grupuri de lucru și cu clienții companiei despre proiectele în derulare și să rezolvați problemele curente.

• Managementul sarcinilor și proiectelor

Sarcinile și proiectele sunt o parte integrantă a fluxului de lucru al oricărei organizații. În portalurile corporative, de regulă, există o gamă largă de instrumente convenabile pentru a lucra cu acestea. Pornind de la stabilirea unei sarcini, gestionarea termenelor calendaristice, mecanisme de delegare, liste de verificare, șabloane gata făcute terminând cu diverși constructori și filtre. Toate acestea vă permit să controlați finalizarea la timp a sarcinilor și să evaluați munca angajaților, primind rapoarte relevante de la aceștia.

• Colaborarea documentelor

Funcționalitatea multora portaluri corporative face foarte convenabil lucrul cu documente. Creați, editați, stocați, configurați niveluri de acces pentru documente etc. În același timp, foarte des, pentru a lucra cu un document, nu trebuie să îl descărcați pe computer, dar după finalizare, încărcați versiunea actualizată înapoi. terț servicii on-line, precum Google Docs și MS Office vă permit să lucrați cu documente direct pe portal. Portalul corporativ vă permite să partajați convenabil documente cu colegii, să creați legături externe către documente, atât pentru accesul colegilor, cât și al clienților.

• Planificarea si contabilizarea timpului de lucru

Performanța unei organizații depinde în mare măsură de disciplina de lucru. Cu ajutorul portalurilor corporative, puteți urmări timpul de lucru al angajaților. Acestea vor marca începutul și sfârșitul zilei de lucru, precum și tot felul de pauze, absențe, călătorii de afaceri etc. Toate aceste informații vor ajuta la optimizarea timpului petrecut pe proiecte și sarcini. Multe portaluri conțin set bun instrumente de întâlnire. Trimiterea în masă a invitațiilor, programarea întâlnirilor în calendare, precum și notificarea tuturor participanților și a rezultatelor și sarcinilor întâlnirii.

• CRM:Clienți și vânzări

Multe portaluri corporative oferă funcții ale sistemelor CRM, care vă permit să mențineți o bază de date cu contactele clienților și partenerilor cu care colaborați. Capacitatea de a înregistra toate apelurile și scrisorile nu vă va permite să pierdeți cel mai mult Puncte importante, iar pâlnia de vânzări vă va ajuta să urmăriți performanța departamentului de vânzări.

• HR:Managementul personalului

Portalurile corporative facilitează prezentarea și gestionarea structurii unei companii. Toate informațiile necesare despre angajați, cum ar fi numerele de contact, numerele de extensie, e-mailul și așa mai departe, vor fi întotdeauna la îndemână. Este ușor să vezi cine este la locul de muncă, cine lipsește, cine se află într-o călătorie de afaceri și cine înlocuiește temporar pe cine și cine are ziua de naștere astăzi.

• Automatizarea proceselor de afaceri

Nimic nu accelerează munca companiei și economisește timp, deoarece se realizează prin procese automate de afaceri. Portalul corporativ oferă automatizarea proceselor cheie de afaceri disponibile în companie. Operațiunile de rutină precum călătoriile de afaceri, vacanțele, aprobarea și plata facturilor pot fi efectuate de multe ori mai rapid.

Cine are nevoie de un portal corporativ și de ce?

Portal corporativ, în primul rând foarte instrument la îndemână pentru companiile cu un număr mare de angajați la distanță sau cu o structură de sucursală. Acolo unde oamenii nu se află în același birou sau se mișcă mult din cauza naturii activităților lor. Portalul corporativ poate servi drept loc de muncă mobil pentru ei. Dar chiar și pentru companiile cu personal permanent și o singură locație, un portal corporativ va fi foarte util din următoarele motive:

1. Economisirea timpului de lucru

Găsiți și procesați mai rapid informațiile de care aveți nevoie. Comunicați mai eficient cu colegii și accelerați finalizarea sarcinilor.

1. Îmbunătățiți productivitatea angajaților

Cu ajutorul portalului corporativ, fiecare va fi mereu conștient de ce trebuie să facă și în ce interval de timp. Grupurile de lucru vor face posibilă acest lucru mai eficient, iar toate cunoștințele acumulate vor fi acumulate și transferate în cadrul companiei.

1. Optimizați procesele de afaceri

Lăsați documentele și informațiile să zboare literalmente în jurul organizației dvs., mai degrabă decât să se târască de la birou la birou.

1. Obțineți control și manevrabilitate

Puteți fi întotdeauna conștient de cine, unde sunt, la ce lucrează și pentru cât timp. Feedback-ul de la angajați va deveni mult mai rapid și mai eficient.

1. Îmbunătățiți calitatea deciziilor de management și eficiența afacerii

Raportarea cu privire la îndeplinirea sarcinilor și analizarea volumului de muncă al angajaților vă vor ajuta să luați decizii mai bune. Ca urmare, calitatea muncii companiei și competitivitatea acesteia se vor îmbunătăți.

Selectarea și implementarea unui portal corporativ

În acest moment, există probabil trei opțiuni din care să alegeți:

1. Cumpărarea unei soluții la cheie
2. Portal corporativ ca soluție cloud
3. Dezvoltare portal de la zero (soluție personalizată)

Fiecare dintre opțiuni are avantajele și dezavantajele sale, așa că decizia finală depinde de dimensiunea organizației, de obiectivele acesteia și de obiectivele de implementare.

Cauți instrumente pentru a colabora eficient cu echipa ta?

Trimiteți o cerere pentru o consultație gratuită

Multe companii mari au propriile lor portal corporativ. Aceasta nu înseamnă site-ul oficial creat pentru a comunica cu clienții și partenerii, ci site-ul intern al companiei, destinat exclusiv angajaților săi. Este un lux sau o necesitate reală?

Să începem cu faptul că portalul corporativ nu este tocmai un site web, deși arată ca unul. Funcțiile portalului corporativ sunt mai largi decât funcțiile site-ului mediu. Un astfel de portal este o interfață web care combină funcțiile unei resurse de informații, a unei rețele sociale și a unui depozit de documente și alte fișiere. De obicei, un portal corporativ este disponibil numai în rețeaua internă a organizației (intranet) - o persoană „din afară” nu va intra în el.

De ce are nevoie o companie de un portal corporativ? În primul rând, el asigură comunicarea între diferitele departamente și divizii ale companiei reducerea timpului de transmisie Informații importante. Acest lucru este valabil mai ales pentru bănci și alte organizații care au multe divizii (în același oraș sau în orașe diferite). În loc să anunțați fiecare ramură cu privire la inovații, puteți posta informațiile pe portalul corporativ, astfel încât toată lumea să le primească la timp.

În al doilea rând, portalul corporativ asigura o comunicare eficienta a angajatilor. Acest lucru este deosebit de important atunci când lucrați la proiecte comune. Ca și în cazul precedent, fiecare angajat poate transfera rapid informațiile solicitate către destinatar. Personalul are acces ușor la datele necesare. În plus, integrat în portal rețea socială compensează lipsa de comunicare între angajați - este mai bine să-i lăsați să comunice pe portal pe probleme de muncă decât să stați pe Odnoklassniki.

În al treilea rând, portalul corporativ facilitează fluxul documentelor și raportarea. Găzduirea partajată a fișierelor vă permite să încărcați documente necesare direct la portal. Acest lucru facilitează editarea colaborativă a documentelor. În plus, o copie de rezervă a materialelor de lucru nu strică niciodată.

Portalul corporativ poate fi folosit și pentru a instrui și adapta personal nou, pentru a consolida legăturile orizontale între departamente și pentru a reduce nevoia de călătorii de afaceri. Procesul de lucru în organizație va deveni mai transparent. Acest lucru este necesar atât pentru angajați (cunoașterea specificului activităților companiei este o componentă importantă a motivației), cât și pentru autorități (este mai ușor de controlat procesul muncii angajaților).

Desigur, portalurile corporative au și dezavantajele lor. Dezvoltarea, configurarea și suportul și administrarea portalului trebuie efectuate de un specialist calificat care trebuie plătit. Adăugați temporar și cheltuieli de numerar pentru a instrui angajații să utilizeze portalul.

De asemenea, posibil scurgerea datelor corporative către concurențiîn cazul unui hack de portal. Uneori, concurenții nici măcar nu trebuie să folosească serviciile unui hacker - un angajat fără scrupule este suficient pentru a „scurge” informații din interior către concurenți contra cost. Așa că este foarte important să se asigure securitatea maximă a portalului - și aceasta este din nou o cheltuială.

Există mai multe abordări pentru crearea unui portal corporativ. Poate fi comandat dezvoltarea portalului de la zero atunci va satisface cel mai bine cerințele dumneavoastră individuale. Dar o astfel de dezvoltare nu este ieftină, necesită mult timp, plus va trebui să plătiți dezvoltatorilor pentru asistență continuă. Poate sa cumpărați o platformă gata, care va trebui finalizată pentru a se potrivi nevoilor dumneavoastră – dar pentru aceasta, cel mai probabil, va fi nevoie de specialiști cu profil îngust.

Prin urmare, majoritatea companiilor preferă Cumpără solutii la cheie sistem de management al conținutului (CMS). Astfel de sisteme au o interfață intuitivă, astfel încât după instalarea și configurarea sistemului de către specialiști, aproape orice angajat va putea administra portalul corporativ. El nu are nevoie de cunoștințe de programare sau HTML-layout. Dar asta nu înseamnă că portalul poate rămâne fără suport tehnic - doar în acest caz te va costa mai puțin.

Portalul corporativ este sistem eficient de comunicare intracorporală, permițându-vă să optimizați procesele de afaceri în companii mari cu mulți angajați, sucursale și afiliați. Dar dacă aveți o companie mică, al cărei întreg personal se încadrează în două birouri, un astfel de portal este puțin probabil să vă fie util - jocul nu va merita lumânarea.

2. Cu programare.

• B2C (Business-to-Consumer) -Sisteme automatizate comerțul electronic, în care o persoană juridică (întreprindere, organizație) acționează ca vânzător, iar o persoană fizică acționează ca cumpărător.
• B2B (Business-to-Business) - Sisteme automatizate de comerț electronic în care se află subiecții proceselor de vânzare și cumpărare entitati legale(întreprinderi, organizații).
• B2E (de la întreprindere la angajat) - Sisteme intracorporate de organizare a muncii personalului companiei, structurilor individuale sau diviziilor.

Portaluri corporative B2C, B2B, B2E includ portaluri corporative EAP, EIP, EKP, cu toate acestea, pe baza acestora din urmă, este posibil să se construiască alte sisteme foarte diferite.

Pe baza celor de mai sus, portalul corporativ este conceput pentru a rezolva următoarele sarcini principale:

1. Creare baza de informatii companii cu un sistem de clasificare şi extragere a informaţiilor.
2. Furnizarea unui browser unificat (obișnuit, care nu necesită niciun client special software) acces personalizat în timp real la informații și aplicații corporative pentru angajații companiei, precum și clienții autorizați, furnizorii și partenerii companiei, indiferent de localizarea lor teritorială.
3. Asigurarea muncii în echipă în timp real a angajaților companiei, precum și a clienților autorizați, furnizorilor și partenerilor companiei, indiferent de localizarea lor teritorială.

Primul punct rezolvă problema introducerii, stocării și regăsirii informațiilor. În multe companii, numărul de dulapuri și dosare cu informații diverse împrăștiate pe diferite departamente depășește limita atunci când este, în general, posibil să se găsească informațiile necesare (și să se găsească într-unul din dosarele unuia dintre dulapurile din unul dintre departamente) în timpul alocat. Și chiar mai rău, când poți găsi informații irelevante învechite, acceptă-le ca fiind relevante și folosește-le în luarea deciziilor.

Al doilea punct rezolvă problema accesului la informație, acces care nu depinde de teritoriu și ora din zi, ci este strict personalizat. Fiecare utilizator poate vedea și primi doar informațiile la care i s-a acordat acces.

Al treilea paragraf rezolvă sarcinile de lucru în comun, acele sarcini pe care sistemele corporative tradiționale nu le pot rezolva fără utilizarea tehnologiilor Internet, i.e. fără a utiliza portaluri corporative. Aceste portaluri corporative pot fi utilizate ca subsisteme separate sisteme corporative, și ca aplicații de sine stătătoare.

Singura limitare a portalului corporativ este disponibilitatea accesului la Internet, dar Internet mobilși internet prin satelit, practic elimină toate restricțiile teritoriale. În plus, portalul de informații corporative este o soluție multiplatformă care, de asemenea, nu depinde de hardware sau aplicații.

Definițiile de mai sus și problemele care decurg, practic, nu au limite. La urma urmei, în principiu, pe baza unui browser unificat, puteți crea o companie Sistem informatic companii de orice dimensiune. Mai mult, poate că așa ar fi fost dacă tehnologiile Internet ar fi apărut cu douăzeci de ani mai devreme.

Pe baza tuturor definițiilor cunoscute, a tipurilor de portaluri și a sarcinilor care sunt stabilite pentru acestea, vom oferi următoarea definiție generală și scurtă.

Portalul corporativ este web- un portal al companiei care conține informații și servicii corporative și oferă acces personalizat la acestea pentru angajații companiei și alți utilizatori autorizați.

De fapt, această definiție stabilește doar două criterii obligatorii după care o aplicație poate fi clasificată ca portal de companie:

1. Webinterfata
2. Acces personalizat

În toate celelalte privințe, este oferită libertate deplină, ceea ce explică numeroasele tipuri și dimensiuni ale portalurilor corporative.

În plus față de acest articol, puteți consulta subiectul secțiunii curente:
6 articoleîn secțiunea „Enciclopedie”
în secțiunea „Articole”.
în secțiunea „Istorie”.
__________________