Sarcini și definirea unui portal corporativ. Portal corporativ: cum, de ce și de ce Alegerea și implementarea unui portal corporativ

Multe companii mari au propriile lor portal corporativ. Aceasta nu înseamnă site-ul oficial creat pentru a comunica cu clienții și partenerii, ci site-ul intern al companiei, destinat exclusiv angajaților săi. Este un lux sau o necesitate reală?

Să începem cu faptul că portalul corporativ nu este tocmai un site web, deși arată ca unul. Funcții portal corporativ mai larg decât caracteristicile site-ului mediu. Un astfel de portal este o interfață web care combină funcțiile unei resurse de informații, a unei rețele sociale și a unui depozit de documente și alte fișiere. De obicei, un portal corporativ este disponibil numai în rețeaua internă a organizației (intranet) - o persoană „din afară” nu va intra în el.

De ce are nevoie o companie de un portal corporativ? În primul rând, el asigură comunicarea între diferitele departamente și divizii ale companiei reducerea timpului de transmisie Informații importante. Acest lucru este valabil mai ales pentru bănci și alte organizații care au multe divizii (în același oraș sau în orașe diferite). În loc să anunțați fiecare ramură cu privire la inovații, puteți posta informațiile pe portalul corporativ, astfel încât toată lumea să le primească la timp.

În al doilea rând, portalul corporativ asigura o comunicare eficienta a angajatilor. Acest lucru este deosebit de important atunci când lucrați la proiecte comune. Ca și în cazul precedent, fiecare angajat poate transfera rapid informațiile solicitate către destinatar. Personalul are acces ușor la datele necesare. În plus, rețeaua socială integrată în portal compensează lipsa de comunicare între angajați - este mai bine pentru ei să comunice pe portal pe probleme de muncă decât să stea pe Odnoklassniki.

În al treilea rând, portalul corporativ facilitează fluxul documentelor și raportarea. Găzduirea partajată a fișierelor vă permite să încărcați documente necesare direct la portal. Acest lucru facilitează editarea colaborativă a documentelor. În plus, o copie de rezervă a materialelor de lucru nu strică niciodată.

Portalul corporativ poate fi folosit și pentru a instrui și adapta personal nou, pentru a consolida legăturile orizontale între departamente și pentru a reduce nevoia de călătorii de afaceri. Procesul de lucru în organizație va deveni mai transparent. Acest lucru este necesar atât pentru angajați (cunoașterea specificului activităților companiei este o componentă importantă a motivației), cât și pentru autorități (este mai ușor de controlat procesul muncii angajaților).

Desigur, portalurile corporative au și dezavantajele lor. Dezvoltarea, configurarea și suportul și administrarea portalului trebuie efectuate de un specialist calificat care trebuie plătit. Adăugați temporar și cheltuieli de numerar pentru a instrui angajații să utilizeze portalul.

De asemenea, posibil scurgerea datelor corporative către concurențiîn cazul unui hack de portal. Uneori, concurenții nici măcar nu trebuie să folosească serviciile unui hacker - un angajat fără scrupule este suficient pentru a „scurge” informații din interior către concurenți contra cost. Așa că este foarte important să se asigure securitatea maximă a portalului - și aceasta este din nou o cheltuială.

Există mai multe abordări pentru crearea unui portal corporativ. Poate fi comandat dezvoltarea portalului de la zero atunci va satisface cel mai bine cerințele dumneavoastră individuale. Dar o astfel de dezvoltare nu este ieftină, necesită mult timp, plus va trebui să plătiți dezvoltatorilor pentru asistență continuă. Poate sa cumpărați o platformă gata, care va trebui finalizată pentru a se potrivi nevoilor dumneavoastră – dar pentru aceasta, cel mai probabil, va fi nevoie de specialiști cu profil îngust.

Prin urmare, majoritatea companiilor preferă Cumpără solutii la cheie sistem de management al conținutului (CMS). Astfel de sisteme au o interfață intuitivă, astfel încât după instalarea și configurarea sistemului de către specialiști, aproape orice angajat va putea administra portalul corporativ. El nu are nevoie de cunoștințe de programare sau HTML-layout. Dar asta nu înseamnă că portalul poate rămâne fără suport tehnic - doar în acest caz te va costa mai puțin.

Portalul corporativ este sistem eficient de comunicare intracorporală, permițându-vă să optimizați procesele de afaceri în companii mari cu mulți angajați, sucursale și afiliați. Dar dacă aveți o companie mică, al cărei întreg personal se încadrează în două birouri, un astfel de portal este puțin probabil să vă fie util - jocul nu va merita lumânarea.

2. Cu programare.

• B2C (Business-to-Consumer) -Sisteme automatizate comerțul electronic, în care o persoană juridică (întreprindere, organizație) acționează ca vânzător, iar o persoană fizică acționează ca cumpărător.
• B2B (Business-to-Business) - Sisteme automatizate de comerț electronic în care se află subiecții proceselor de vânzare și cumpărare entitati legale(întreprinderi, organizații).
• B2E (de la întreprindere la angajat) - Sisteme intracorporate de organizare a muncii personalului companiei, structurilor individuale sau diviziilor.

Portaluri corporative B2C, B2B, B2E includ portaluri corporative EAP, EIP, EKP, cu toate acestea, pe baza acestora din urmă, este posibil să se construiască alte sisteme foarte diferite.

Pe baza celor de mai sus, portalul corporativ este conceput pentru a rezolva următoarele sarcini principale:

1. Creare baza de informatii companii cu un sistem de clasificare şi extragere a informaţiilor.
2. Furnizarea unui browser unificat (obișnuit, care nu necesită niciun client special software) acces personalizat în timp real la informații și aplicații corporative pentru angajații companiei, precum și clienții autorizați, furnizorii și partenerii companiei, indiferent de localizarea lor teritorială.
3. Asigurarea muncii în echipă în timp real a angajaților companiei, precum și a clienților autorizați, furnizorilor și partenerilor companiei, indiferent de localizarea lor teritorială.

Primul punct rezolvă problema introducerii, stocării și regăsirii informațiilor. În multe companii, numărul de dulapuri și dosare cu informații diverse împrăștiate pe diferite departamente depășește limita atunci când este, în general, posibil să se găsească informațiile necesare (și să se găsească într-unul din dosarele unuia dintre dulapurile din unul dintre departamente) în timpul alocat. Și chiar mai rău, când poți găsi informații irelevante învechite, acceptă-le ca fiind relevante și folosește-le în luarea deciziilor.

Al doilea punct rezolvă problema accesului la informație, acces care nu depinde de teritoriu și ora din zi, ci este strict personalizat. Fiecare utilizator poate vedea și primi doar informațiile la care i s-a acordat acces.

Al treilea paragraf rezolvă sarcinile de lucru în comun, acele sarcini pe care sistemele corporative tradiționale nu le pot rezolva fără utilizarea tehnologiilor Internet, i.e. fără a utiliza portaluri corporative. Aceste portaluri corporative pot fi utilizate ca subsisteme separate sisteme corporative, și ca aplicații de sine stătătoare.

Singura limitare a portalului corporativ este disponibilitatea accesului la Internet, dar Internet mobilși internet prin satelit, practic elimină toate restricțiile teritoriale. În plus, portalul de informații corporative este o soluție multiplatformă care, de asemenea, nu depinde de hardware sau aplicații.

Definițiile de mai sus și problemele care decurg, practic, nu au limite. La urma urmei, în principiu, pe baza unui browser unificat, puteți crea o companie Sistem informatic companii de orice dimensiune. Mai mult, poate că așa ar fi fost dacă tehnologiile Internet ar fi apărut cu douăzeci de ani mai devreme.

Pe baza tuturor definițiilor cunoscute, a tipurilor de portaluri și a sarcinilor care sunt stabilite pentru acestea, vom oferi următoarea definiție generală și scurtă.

Portalul corporativ este web- un portal al companiei care conține informații și servicii corporative și oferă acces personalizat la acestea pentru angajații companiei și alți utilizatori autorizați.

De fapt, această definiție stabilește doar două criterii obligatorii după care o aplicație poate fi clasificată ca portal de companie:

1. Webinterfata
2. Acces personalizat

În toate celelalte privințe, este oferită libertate deplină, ceea ce explică numeroasele tipuri și dimensiuni ale portalurilor corporative.

În plus față de acest articol, puteți consulta subiectul secțiunii curente:
6 articoleîn secțiunea „Enciclopedie”
în secțiunea „Articole”.
în secțiunea „Istorie”.
__________________

Portal de informații corporative(Enterprise Information Portal, EIP) - cunoscut și sub numele de portal corporativ. Informațional sistem automatizat asigurarea angajatilor cu serviciile necesare intr-o maniera unitara. Portalul corporativ are atât acces limitat pentru angajați, cât și (dacă compania dorește) acces gratuit pentru toată lumea. În orice caz, sistemul EIP oferă acces securizat la o singură resursă (cel mai adesea printr-o interfață web), iar în general, portalul corporativ este un mijloc de agregare și personalizare a informațiilor.

Prima definiție a termenului vorbește fără echivoc despre scopul primelor portaluri: „Enterprise Information Portal (EIP) sunt aplicații care permit companiilor să dezvăluie informații stocate în interiorul și în afara organizației și să ofere fiecărui utilizator un singur punct de acces la informatii destinate lui.informatii necesare pentru a face rezonabil decizii de management» (Christopher C. Shilakes și Julie Tylman, „Enterprise Information Portals”, noiembrie 1998).

Portalurile din prima perioadă au fost folosite ca instrument de publicare a informațiilor de la conducere către angajații companiei. Erau un site cu informatii despre companie, pe una dintre paginile caruia se putea organiza un simplu forum intern. Portalul a oferit informații despre cele mai recente schimbare de organizare in companie, citeste stirile. În plus, portalul a servit ca un simplu depozit de fișiere.

Odată cu dezvoltarea tehnologiei, funcțiile portalurilor s-au extins. Începând cu anul 2000, angajații companiei au început să folosească portalul pentru a căuta informațiile necesare, pentru a obține răspunsuri la întrebările lor. Tehnologiile portalului au fost dezvoltate în direcția structurării și clasificării datelor, crescând viteza și eficiența căutării informațiilor necesare, precum și asigurarea formatului necesar pentru prezentarea rezultatelor. În această perioadă, portalurile corporative au început să funcționeze ca baze de cunoștințe în diverse domenii legate de activitățile companiei.

Definiții Gartner

EIP: Selectare și Implementare

Producători de portaluri și soluții corporative

Un portal corporativ este un sistem automat pentru gestionarea resurselor de informații interne ale unei organizații, precum și pentru lucrul colectiv pe proiecte, sarcini, documente și comunicare între angajați și clienții companiei.

Portalurile corporative pot fi instalate atât pe servere corporative, cât și în cloud. Deoarece portalul corporativ este o resursă unică pentru agregarea și lucrul cu informații, acesta poate fi numit în siguranță o rețea socială corporativă internă cu tot setul său inerent de funcții.

Principalele funcții ale portalului corporativ

Portalurile corporative au devenit larg răspândite datorită setului lor bogat de funcții care acoperă aproape toate domeniile necesare colaborării angajaților organizației. În primul rând, este:

• Comunicatii interne si externe

Portalurile vă permit să accelerați procesul de comunicare între angajați și cu clienții datorită mesagerilor obișnuiți și altor instrumente familiare nouă de la retele sociale. Cum ar fi „live feed”, alerte etc. Abilitatea de a crea diverse chat-uri de afaceri pentru zone de afaceri sau proiecte accelerează procesul de comunicare și luarea deciziilor corecte. Multe portaluri vă permit să efectuați apeluri telefonice către acei colegi care nu sunt online. De asemenea, portalurile corporative moderne vă permit să comunicați în grupuri de lucru și cu clienții companiei despre proiectele în derulare și să rezolvați problemele curente.

• Managementul sarcinilor și proiectelor

Sarcinile și proiectele sunt o parte integrantă a fluxului de lucru al oricărei organizații. În portalurile corporative, de regulă, există o gamă largă de instrumente convenabile pentru a lucra cu acestea. Pornind de la stabilirea unei sarcini, gestionarea termenelor calendaristice, mecanisme de delegare, liste de verificare, șabloane gata făcute terminând cu diverși constructori și filtre. Toate acestea vă permit să controlați finalizarea la timp a sarcinilor și să evaluați munca angajaților, primind rapoarte relevante de la aceștia.

• Colaborarea documentelor

Funcționalitatea multor portaluri corporative face ca lucrarea cu documente să fie foarte convenabilă. Creați, editați, stocați, configurați niveluri de acces pentru documente etc. În același timp, foarte des, pentru a lucra cu un document, nu trebuie să îl descărcați pe computer, dar după finalizare, încărcați versiunea actualizată înapoi. terț servicii on-line, precum Google Docs și MS Office vă permit să lucrați cu documente direct pe portal. Portalul corporativ vă permite să partajați convenabil documente cu colegii, să creați legături externe către documente, atât pentru accesul colegilor, cât și al clienților.

• Planificarea si contabilizarea timpului de lucru

Performanța unei organizații depinde în mare măsură de disciplina de lucru. Cu ajutorul portalurilor corporative, puteți urmări timpul de lucru al angajaților. Acestea vor marca începutul și sfârșitul zilei de lucru, precum și tot felul de pauze, absențe, călătorii de afaceri etc. Toate aceste informații vor ajuta la optimizarea timpului petrecut pe proiecte și sarcini. Multe portaluri conțin set bun instrumente de întâlnire. Trimiterea în masă a invitațiilor, programarea întâlnirilor în calendare, precum și notificarea tuturor participanților și a rezultatelor și sarcinilor întâlnirii.

• CRM:Clienți și vânzări

Multe portaluri corporative oferă funcții ale sistemelor CRM, care vă permit să mențineți o bază de date cu contactele clienților și partenerilor cu care colaborați. Capacitatea de a înregistra toate apelurile și scrisorile nu vă va permite să pierdeți cel mai mult Puncte importante, iar pâlnia de vânzări vă va ajuta să urmăriți performanța departamentului de vânzări.

• HR:Managementul personalului

Portalurile corporative facilitează prezentarea și gestionarea structurii unei companii. Toate informațiile necesare despre angajați, cum ar fi numerele de contact, numerele de extensie, e-mailul și așa mai departe, vor fi întotdeauna la îndemână. Este ușor să vezi cine este la locul de muncă, cine lipsește, cine se află într-o călătorie de afaceri și cine înlocuiește temporar pe cine și cine are ziua de naștere astăzi.

• Automatizarea proceselor de afaceri

Nimic nu accelerează munca companiei și economisește timp, deoarece se realizează prin procese automate de afaceri. Portalul corporativ oferă automatizarea proceselor cheie de afaceri disponibile în companie. Operațiunile de rutină precum călătoriile de afaceri, vacanțele, aprobarea și plata facturilor pot fi efectuate de multe ori mai rapid.

Cine are nevoie de un portal corporativ și de ce?

Portal corporativ, în primul rând foarte instrument la îndemână pentru companiile cu un număr mare de angajați la distanță sau cu o structură de sucursală. Acolo unde oamenii nu se află în același birou sau se mișcă mult din cauza naturii activităților lor. Portalul corporativ poate servi drept loc de muncă mobil pentru ei. Dar chiar și pentru companiile cu personal permanent și o singură locație, un portal corporativ va fi foarte util din următoarele motive:

1. Economisirea timpului de lucru

Găsiți și procesați mai rapid informațiile de care aveți nevoie. Comunicați mai eficient cu colegii și accelerați finalizarea sarcinilor.

1. Îmbunătățiți productivitatea angajaților

Cu ajutorul portalului corporativ, fiecare va fi mereu conștient de ce trebuie să facă și în ce interval de timp. Grupurile de lucru vor face posibilă acest lucru mai eficient, iar toate cunoștințele acumulate vor fi acumulate și transferate în cadrul companiei.

1. Optimizați procesele de afaceri

Lăsați documentele și informațiile să zboare literalmente în jurul organizației dvs., mai degrabă decât să se târască de la birou la birou.

1. Obțineți control și manevrabilitate

Puteți fi întotdeauna conștient de cine, unde sunt, la ce lucrează și pentru cât timp. Feedback-ul de la angajați va deveni mult mai rapid și mai eficient.

1. Îmbunătățiți calitatea deciziilor de management și eficiența afacerii

Raportarea cu privire la îndeplinirea sarcinilor și analizarea volumului de muncă al angajaților vă vor ajuta să luați decizii mai bune. Ca urmare, calitatea muncii companiei și competitivitatea acesteia se vor îmbunătăți.

Selectarea și implementarea unui portal corporativ

În acest moment, există probabil trei opțiuni din care să alegeți:

1. Cumpărarea unei soluții la cheie
2. Portal corporativ ca soluție cloud
3. Dezvoltare portal de la zero (soluție personalizată)

Fiecare dintre opțiuni are avantajele și dezavantajele sale, așa că decizia finală depinde de dimensiunea organizației, de obiectivele acesteia și de obiectivele de implementare.

Cauți instrumente pentru a colabora eficient cu echipa ta?

Trimiteți o cerere pentru o consultație gratuită