Kūrybos veiksmų planas. Suplanuokite Naujųjų metų įmonės šventę. Kur jie sudaryti

Veiksmų plano rengimas projektų valdymo specialistui yra nesudėtingas. Tačiau autorius ne kartą pastebėjo, kaip autoritetingi vadovai kūrė gana chaotiškus planus, iš kurių nebuvo galima spręsti, kaip bus pasiektas tikslas didinti krypties, padalinio ar visos įmonės efektyvumą. Vietoj konkrečių veiksmų planuose buvo pateiktos tik deklaracijos su neapibrėžtais terminais ir rezultatais.

Veiksmų planas tai dokumentas, kuriame apibrėžiami tikslai, konkretūs veiksmai (darbas ar veikla), reikalavimai jų rezultatams, terminai ir šių veiksmų vykdytojai.

Veiklų visuma (nurodyta prasme) yra projektas – laikina įmonė, kuria siekiama sukurti unikalius produktus, paslaugas ar rezultatus arba programa – eilė susijusių projektų, kurių valdymas derinamas siekiant naudos ir kontrolės laipsnio. kurių nėra, kai jie tvarkomi atskirai.

Taigi veiksmų planas yra vienas iš projekto ar programos dokumentų, apibrėžiančių lūkesčius dėl jų įgyvendinimo laiko, reikalingų išteklių ir gaunamų rezultatų. Apgaulingai paprasta forma veiksmų planas reikalauja (jei, žinoma, klientas yra suinteresuotas gauti realų rezultatą) kruopštaus ir apgalvoto darbo. Nereikia nė sakyti, kad „gamyboje svarbiausia yra išankstinė gamyba“ ir kad gerai apgalvotas ir susistemintas planas labai prisidės prie sėkmingo projekto.

Rekomendacijos, kaip organizuoti darbą prieš sukuriant veiksmų planą, yra pateiktos daugybėje verslo efektyvumo gerinimo vadovų, tarp kurių galime paminėti ir kaip artimiausią mūsų straipsnio temai.

Šiame straipsnyje parodysime, kaip, atlikus reikiamą analitinį darbą, parengti kryptingą ir gerai pagrįstą veiksmų planą. Norėdami tai padaryti, atsižvelgiame į vieną pamokantį pavyzdį iš autoriaus praktikos, kuriame KPI naudojimas derinamas su priežasties-pasekmės diagramos technika, „5 kodėl“ ir įprastu projekto vadovo gebėjimu sudaryti projektų grafikus. Šis pavyzdys naudingas ir tuo, kad būdingas daugeliui paslaugų įmonių.

Plano struktūra

Aukščiau pateiktas veiksmų plano apibrėžimas leidžia apibrėžti tik pačius bendriausius reikalavimus dokumento struktūrai (skyriams):

• vardas
• Veiklos tikslai
• Renginių atlikėjai
• Suplanuotos renginių datos
• Veiklos pagrindimas
• Tvarkaraštis
• Reikalavimai rezultatams
• Ataskaitų teikimas ir kontrolė
• Programos

Plano forma

Veiksmų plano privalomi rekvizitai yra: organizacijos pavadinimas, patvirtinimo dokumento tipo pavadinimas, data ir numeris, rengimo vieta, patvirtinimo antspaudas. Jie dedami dokumento teksto pradžioje.

Veiksmų plano projektui pritariančių asmenų parašai dedami arba dokumento teksto pabaigoje, arba atskirame tvirtinimo lape, kurio duomenys turi nedviprasmiškai nustatyti, kuris dokumentas buvo patvirtintas. Veiksmų plano teksto pabaigoje arba atskirame pažinties lape suinteresuoti darbuotojai pasirašo susipažinę su dokumentu ir į rankas paėmę jo kopiją.

Veiksmų plano turinio rengimas

Metodo idėja

Problemos teiginys: yra organizacijos veiklos produktas ar kryptis, kurios kokybės rodiklius reikia tobulinti.

Siūloma problemą spręsti keliais etapais.

• 1 žingsnis. Tiksliai apibūdinkite atitinkamos verslo linijos produktą (-us).
• 2 žingsnis. Nustatyti pagrindinius prekės (produkcijos) kokybės rodiklius.
• 3 veiksmas. Klasifikuokite kokybės pablogėjimo priežastis.
• 4 veiksmas.Įvertinti nustatytų priežasčių įtakos kokybės pažeidimui laipsnį.
• 5 veiksmas. Pasiūlyti priemones, skirtas pašalinti ar kompensuoti nustatytas priežastis.
• 6 veiksmas.Įvertinti siūlomų priemonių įtakos kokybės rodiklių gerinimui laipsnį.
• 7 veiksmas. Rikiuoti veiklas pagal prioritetus, sutelkiant dėmesį į jų įtakos rezultatui laipsnį, laiką ir sąnaudas; pasirinkti efektyviausią veiklą.
• 8 veiksmas. Sudarykite tinklinį renginių tvarkaraštį.
• 9 veiksmas. Sudarykite renginių tvarkaraštį, nustatykite atlikėjus.

Pirmasis žingsnis įtraukiamas į veiksmų seką, nes prekės aprašymas (reikalavimai jam) yra lemiamas visam tolesniam planavimo procesui. Jei nesudaroma pakankamai tikslios produkto idėjos, tolesni veiksmai yra pasmerkti būti neišsamūs arba neveiksmingi.

Aprašyto metodo taikymą iliustruosime pavyzdžiu.

pradinė situacija

Paslaugų įmonė (toliau – SK) teikia įrangos ir įrankių nuomą remontui naftos gręžiniai, kurią atlieka specializuota šulinių apdirbimo įmonė (toliau – workover) (žr. 1 pav.). Įranga pristatoma laukuose dirbančioms darbo komandoms pagal darbo užklausas internetu. Programoje pateikiami įrangos konfigūracijos reikalavimai. Kartu su visa įranga turi būti pateiktas dokumentų rinkinys, patvirtinantis jos tinkamumą naudoti ir naudojimo galimybę. SK užtikrina įrangos tinkamumą eksploatuoti, atlikdama jos techninę priežiūrą ir remontą grįžus iš darbo. Pristatymas vykdomas transporto įmonė(toliau – TC), dirbantis SK pagal subrangos sutartį. Dalį remonto ir bandymų atlieka ir JK subrangovai. Darbuotojas sumoka už nuomos laiką arba sėkmingų sandorių, atliktų su nuomojama įranga, skaičių. Neproduktyvus darbo brigados laikas dėl nuomojamos įrangos nėra apmokamas.

Aprašyta veiklos kryptis JK yra gana nauja, todėl kai kuriuos klausimus teks spręsti „nuo nulio“.

Ryžiai. 1. NK, KRS, SK ir jos subrangovai

Tolesnė informacija apie pradinę situaciją pateikiama toliau vykstant diskusijai.

Būtina parengti metinį veiksmų planą, skirtą įmonės veiklos efektyvumui gerinti.

1 veiksmas. Produkto aprašymas

SK gaminys yra įranga, atitinkanti reikalavimus:

1. techninės charakteristikos (tipas, markė, dydis, galia, skersmuo ir kt.) – nustatomos pagal paraišką;
2. ištekliai arba patikimumas – nustatomas pagal darbo taisykles, įrangos eksploatavimo vadovus arba susitarimą tarp darbuotojo ir SK;
3. išsamumas – nustatomas pagal įrangos eksploatavimo vadovus arba taikomąją programą;
4. lydinčių dokumentų buvimas – nustatytas pagal darbo taisykles ir (arba) susitarimą tarp darbuotojo ir JK;
5. pristatymo vieta ir laikas – nustatoma pagal prašymą.

Pažeidus bent vieną iš išvardytų reikalavimų, neįmanoma naudoti įrangos gręžinio darbo metu. Atitikties kontrolę atlieka remonto brigados meistras arba vadovas naftos kompanija(toliau – NK), kuri yra gręžinio darbo užsakovas.

Išvardytų reikalavimų įvykdymą turi užtikrinti atitinkamai šie IC veiklos procesai:

1. atnaujinamo įrangos fondo formavimas;
2. techninės parengties užtikrinimas (apima subprocesus: peržiūrą, priežiūrą, einamąjį remontą, kapitalinį remontą, testavimą);
3. įranga;
4. dokumentų valdymas;
5. pristatymas.

Taigi reikalavimai SK produktui išskaidomi į reikalavimus atskirų verslo procesų produktams.

2 žingsnis. Pagrindinis kokybės rodiklis

Primename, kad produkto kokybė reiškia gaminio atitiktį kliento reikalavimams. Kokybės rodikliai yra kiekybiniai šio atitikimo matai.

Naivus požiūris į kokybės rodiklių apibrėžimą mūsų atveju lemtų paprastas rinkimas keleto neatitikimų rodiklių. Pavyzdžiui, tokio tipo įrangai reikia turėti 5 lydinčius dokumentus, realiai atnešė 3, todėl įvykdžius dokumentams keliamus reikalavimus dedame "minusą" ir t.t.

Teisingas požiūris į procesą (ne SC produkto vartotojo, o NDT - darbo produkto vartotojo požiūriu) lemia vieną rodiklį - produktyvaus laiko praradimą. darbo komanda šulinio darbo proceso metu. Iš tiesų NK suinteresuota minimalia gręžinio prastovomis dėl darbo. Reikalingas remonto laikas nustatomas pagal darbo planą; laikas, praleistas viršijant standartą, ir dar daugiau prastovų už darbą, nėra apmokamas. Vadinasi, darbuotojas taip pat yra suinteresuotas kuo labiau sumažinti produktyvaus laiko švaistymą. Domina tai, per atsiskaitymo sistemą, ir JK.

Taigi SK gaminio kokybės rodiklio pagrindas yra produktyvaus darbo laiko (toliau – PPV) nuostolių, atsiradusių dėl nuomojamos įrangos naudojimo, dydis. Šis rodiklis matuojamas brigados valandomis. Tikslas yra jį sumažinti.

3 žingsnis. Kokybės pažeidimo priežasčių klasifikavimas

PPV yra susiję tiek su paties gaminio (t. y. brigadai pristatomos įrangos) kokybe, tiek su jos eksploatavimu brigadoje. Todėl pirmasis PPV klasifikavimo žingsnis yra nustatyti kaltą dėl nuostolių šalį, kuri gali būti:

• JK subrangovai,

Kitas klasifikavimo žingsnis parodytas fig. 2.

Ryžiai. 2. Gamybos laiko praradimo priežasčių klasifikacija.

Atkreipkite dėmesį, kad mūsų klasifikacijoje nuostolių priežastys atitinka IC verslo procesus, kurie savo ruožtu atitinka IC produkto kokybės reikalavimus (žr. 0 veiksmą).

Žingsnio rezultatas – kokybės pažeidimų priežastinė diagrama, kuri primena Ishikawa diagramą ir yra sukonstruota pagal „5 kodėl“ metodą.

4 žingsnis. Kokybės pažeidimo priežasčių įtakos rezultatui laipsnis

Norint įvertinti mūsų nustatytų priežasčių įtakos rezultatui laipsnį, reikalinga analitinė apskaita pagal priežasčių tipus. Paprastai tokia apskaita yra vedama JK – bent jau tam, kad būtų teisingai pateiktos pretenzijos subrangovams ar užsakovui (KRS). Fig. 2 pavaizduoti atitinkami skaičiai.

Didžiausia nuostolių dalis (80 %) tenka JK; savo ruožtu didžiausios problemos (60%) yra susijusios su procesu Priežiūra ir remontas, skirtas užtikrinti klientui pateiktos įrangos tinkamumą eksploatuoti ir pakankamus išteklius.

Pabandykime išsiaiškinti remonto problemas giliau. Kaip ir visi gamybos procesas, remontas atliekamas naudojant šiuos išteklius:

• technologija,
• gamybos patalpos,
• atsarginės dalys ir medžiagos,
• personalas,
• bendrosios gamybinės organizacijos.

Kiekvienam iš išvardintų išteklių tipų nustatysime tokį „kodėl? (trečias iš eilės).

Reikia pripažinti, kad retos įmonės teisingai analizuoja kokybės nuostolių, susijusių su gamybos ištekliais, apskaitą. Aptariamas SC nebuvo išimtis. Todėl norint įvertinti gamybos išteklių įtakos gaminio kokybei laipsnį, reikėjo pasitelkti ekspertų nuomones. Pagal juos, atsižvelgiant į problemiškumo laipsnį, ištekliai buvo išdėstyti taip:

• nepakankamas gamybos įrengimas (20%),
• remonto technologijų nebuvimas arba netinkamumas (10 proc.),
• neracionalus gamybos organizavimas (10%),
• nepakankama personalo kvalifikacija (10 proc.),
• nepakankama darbuotojų motyvacija (5 proc.),
• nekokybiškų atsarginių dalių (5%).

Šio žingsnio rezultatas – išplėstinė kokybės pažeidimų priežastinė diagrama, kurioje pateikiami kiekybiniai nustatytų priežasčių įtakos kokybės pažeidimams įverčiai.

5 žingsnis. Veiklos pasiūlymas

Visų pirma, kaip matyti iš aukščiau pateiktų sąmatų, būtina pradėti didinti gamybos pajėgumus. Tačiau tai brangus ir daug laiko reikalaujantis verslas. Todėl šiame žingsnyje mes, nesulaikydami fantazijos, stengsimės pasiūlyti kuo įvairesnių veiklų, padedančių išspręsti tam tikras problemas (žr. 3 pav.).

Norėdami padidinti paveikslėlį, spustelėkite jį pele

Ryžiai. 3. Veikla.

Praktiškai, norėdami sukurti tokį modelį kaip Fig. 3, naudinga naudoti lentą arba kokią nors programinę aplinką, tokią kaip MS Visio, nes teks pridėti ir pertvarkyti įvykius bei kurti priežastines jų „grupes“. Kiekvienas įvykis „įveiks“ vieną ar kelias problemas arba logiškai įvyks prieš vieną ar kelis įvykius (tuo pačiu pasirodo tinklo įvykių tvarkaraščio prototipas).

Pažymėtina, kad problemų kategorijoje „kita“ nesiūloma imtis jokių priemonių, nes tam tikro procento pažeidimų priskyrimas šiai kategorijai reiškia, kad problemos arba nėra tokios kritinės, arba jų pobūdis neaiškus. Galutinėje veiksmų plano versijoje „kitos“ kategorijos gali būti skirtos veiksmams, kuriais siekiama išsiaiškinti tokių nuostolių priežastis, jei, žinoma, tokie veiksmai yra ekonomiškai pagrįsti.

Jau šiame žingsnyje visiškai galima įvertinti, kiek „lengva“ ar „sudėtinga“ planuojama veikla bus pagal jos kainą, trukmę ar kitus veiksnius (pavyzdžiui, atsparumo jos įgyvendinimui laipsnį). Nepaisant to, kartojame, kad šiame žingsnyje reikia atsikratyti išankstinių nusistatymų ir maksimaliai padidinti naudojamų priemonių spektrą.

Žingsnio rezultatas – diagrama, kurioje į kokybės praradimo priežastis atsako veikla, kuri sudaro priežastinį tinklą.

Galutinėje tokios schemos versijoje, žinoma, lieka ne visos protų mūšio metu pasiūlytos veiklos, o tik tos, kurias planuojama atlikti. Bendras veiklų įgyvendinimo laikas gali būti nustatomas arba pagal poreikį pasiekti užsibrėžtą tikslą, arba kaip fiksuotas laikotarpis (pavyzdžiui, metai). Prisiminkite, kad mūsų pavyzdyje veiklai įgyvendinti yra skirti vieneri metai.

6 žingsnis. Priemonių įtakos rezultatui laipsnio įvertinimas

Šiame žingsnyje turite suprasti, kaip tam tikros veiklos įgyvendinimas paveikia rezultatą. Mūsų atveju – kiek tam tikros priemonės sumažins PPV.

Tobulėjimo balas skaičiuojamas atsižvelgiant į tai, kad visos diagramoje nurodytos veiklos bus baigtos.

Prie reikiamo balo galima priartėti dviem būdais: arba nustatome, koks patobulinimas galimas, ir apskaičiuojame tikslinę reikšmę, arba nustatoma tikslinė vertė ir apskaičiuojamas patobulinimo dydis. Situacijoje, kuri buvo nagrinėjamo pavyzdžio prototipas, buvo naudojami abu būdai. Išsamiai apsvarstykime kai kurias detales.

Imkime PPV dėl įrangos užsakovo kaltės – galvijų. Pagrindiniai nuostoliai yra susiję su neteisingu paraiškos padavimu ir netinkamu įrangos eksploatavimu darbuotojų komandose.

Neteisingas pritaikymas reiškia neteisingą standartinio dydžio arba įrangos konfigūracijos nurodymą. Savo ruožtu neteisingas standartinio dydžio nurodymas gali būti dėl vieningo įrangos katalogo nebuvimo (arba sąmoningo nenaudojimo) arba paraišką rengiančio technologo klaidos.

Pirmoji priežastis pašalinama pirmuosiuose aiškinamojo darbo su technologais etapuose, kuriant „popierinį“ vieningą žinyną, kurį būtina naudoti, o paskutiniuose etapuose – automatizuojant užsakymo procesą, kai vieningas katalogas bus naudojamas per vieną automatizuotą informacinė sistema.

Antrosios priežasties greičiausiai nepavyks pašalinti JK turimomis priemonėmis. Klaidų bus, juolab, kad dalis jų realybėje yra dėl Mokesčių kodekso veiksmų išduodant galvijus konkretus planas gerai dirbk.

Dėl to tikrasis įvertinimas bus nuostolių „neteisingos tvarkos“ kategorijoje sumažinimas per pusę, tai yra, 1% visos PPW apimties.

Taip pat bus galima maždaug perpus sumažinti nuostolius, susijusius su netinkamu įrangos naudojimu. Čia pagrindiniai įtakos įrankiai yra nusistovėjęs žalų atlyginimas, pagrįstas darbuotojo įrangos veikimo stebėjimo duomenimis. Tačiau operacijos valdymas vis tiek nebus visiškas, nes tam reikia žymiai padidinti erdvėlaivio išteklius.

Kiti nuostoliai dėl galvijų nesikeičia.

Dabar panagrinėkime nuostolius, susijusius su pačios JK gamybos veikla.

Optimizuoti įrangos apyvartines lėšas (pirkimas reikalinga įranga, nereikalingų konservavimas, pardavimas ar likvidavimas), reikalingas išankstinis analitinis darbas optimalaus apyvartinio kapitalo diapazonui ir apimčiai apskaičiuoti. Tam reikalingi duomenys apie įrangos paklausos atsitiktinių dydžių elgseną iš darbinės pusės ir apyvartos laiką, kurį sudaro įrangos eksploatavimo laikas, kurį atlieka darbininkų komanda prie šulinio, įrangos remonto laikas pagal SC. , įrangos transportavimo laikas ir laikas, kai įranga yra techninės parengties SC sandėlyje. Reikalinga statistinė informacija turi būti renkama ne trumpiau kaip šešis mėnesius. Finansinis suvaržymas taip pat neleis visiškai išspręsti apyvartinių lėšų optimizavimo problemos. Pagrįstas įvertinimas būtų šio rodiklio pagerėjimas 5 % bendro PPV.

Tikslinė remonto kokybės gerinimo vertė (tris kartus santykinai ir 40 % PPV absoliučiais dydžiais) mūsų pavyzdyje buvo nustatyta „autoritarinė“. Nepaisant to, šią vertę sustiprino blaivūs galimybių vertinimai. Būtent:

Susumavus pagal nuostolių priežastinės diagramos rodykles gautus įverčius, pastebime, kad dėl numatytų priemonių PPV per metus gali (ir turėtų) sumažėti 60 proc.

Rezultatas yra tikslinė vertė pagrindinis indikatorius kokybę ir atitinkamai pagrindinį veiklos tikslą. Diagrama parodo, kaip pasiekiamas tikslas.

Sudarius veiklų grafiką (žr. 8 žingsnį), bus galima kalbėti apie tikslinio rodiklio reikšmes, kurios turėtų būti pasiekiamos etapais. Jei daroma prielaida, kad tikslinė vertė turėtų būti pasiekta tolygiai, tai naudojant žinomas formules, tikslinės vertės turėtų būti skaičiuojamos kas mėnesį arba kas ketvirtį.

7 veiksmas. Įvykių reitingavimas

Šiame žingsnyje siūlomos veiklos turėtų būti suskirstytos pagal prioritetus, atsižvelgiant į jų poveikio veiklos tikslams laipsnį.

Tiesą sakant, 4, 5 ir 6 žingsniai atliekami vienu metu arba cikliškai braižant problemą ir veiklos diagramą. Suteikdami prioritetą konkrečiam įvykiui, pirmenybę teikiame visoms susijusioms veikloms (pagal loginius ryšius, kurie rodomi diagramoje). Tačiau nepriklausomiems renginiams prioritetas turi būti nustatytas remiantis tiek kiekybiniais, tiek „politiniais“ sumetimais.

Veiksmo išvestis turėtų būti nepriklausomų veiklos grupių sąrašas, išdėstytas pagal svarbą.

Mūsų pavyzdyje visų priemonių grupių svarba buvo pripažinta vienoda, kitaip tariant, buvo nuspręsta „pulti“ nuostolius „visais frontais“ vienu metu.

8 žingsnis. Tinklinio renginių tvarkaraščio sudarymas

Mūsų tikslams skirtas tinklo grafikas yra diagrama, rodanti loginę veiklų priklausomybę. Diagramoje veiklos vaizduojamos grafo viršūnėmis ir yra sujungtos rodyklėmis, jei vienos veiklos rezultatai yra kitos veiklos įvesties objektai.

Grafiko viršūnėse – ir anksčiau išvardintos veiklos, ir papildomos veiklos, kurių poreikį diktuoja logika.

Taigi, pridėta veikla, susijusi su statistinės informacijos, reikalingos optimaliam įrangos apyvartinio kapitalo kiekiui ir resursų sunaudojimo remontui normoms apskaičiuoti, rinkimu. Prieš pradedant SC procesų automatizavimą, pateikiamas problemos pareiškimas (kūrimas įgaliojimai) ir programinės įrangos sprendimų teikėjo pasirinkimas.

Norėdami padidinti paveikslėlį, spustelėkite jį pele

Ryžiai. 4. Tinklo renginių tvarkaraštis.

9 žingsnis. Laiko grafiko sudarymas

Laiko juosta parodo, kaip laikui bėgant turėtų klostytis veiklų įgyvendinimas.

Norėdami sudaryti laiko grafiką, turite:

• turėti renginių tinklą,
• įvertinti kiekvieno įvykio išteklių intensyvumą,
• įvertinkite kiekvieno įvykio trukmę pagal išteklių apribojimus,
• susieti įvykius su laiko ašimi,
• nustatyti vykdytojus ir kitus reikalingus išteklius.

Laiko juostos sudarymas yra sudėtinga užduotis (sveiko skaičiaus optimizavimo problema), todėl praktiškai ji sprendžiama keliomis iteracijomis. Įvykių vieta laike neturėtų prieštarauti tinklo schemoje nurodytiems „prieš – sekti“ santykiams. Veiklos, kuriose dalyvauja tam tikri ištekliai, apimtis neturi viršyti šio ištekliaus apimties (pralaidumo). Veiklos, kurioje dalyvauja išorės veikėjai, trukmė turėtų būti nustatyta atsižvelgiant į vėlavimo dėl kitos šalies riziką. Įvykių lygiagretinimas turėtų būti naudojamas kuo plačiau.

Būtina atidžiai apsvarstyti renginių laiką ir trukmę. Būtent įvykis gali būti:

• vienkartinis (pvz.: techninių specifikacijų parengimas arba tam tikros rūšies įrangos pirkimas);
• periodinis (pvz.: mokymas);
• dabartinis (pavyzdžiui: statistinės informacijos rinkimas).

Vienkartinio renginio trukmę aiškiai riboja pradžios ir pabaigos datos. Periodiškas įvykis apibūdinamas kiekvieno įgyvendinimo dažnumu ir trukme. Dabartinis įvykis taip pat yra ribojamas, paprastai pagal pradžios ir pabaigos datas, bet tęsiasi nuo renginio planavimo laikotarpio pradžios iki pabaigos. Norėdami išsiaiškinti skirtumus tarp šių įvykių tipų, taip pat nurodyti taisykles, pagal kurias vykdomi periodiniai ar pasikartojantys įvykiai, veiksmų plane naudokite lauką „Pastabos“.

Neretai į veiksmų planą įtraukiamos veiklos, susijusios su tam tikro paprojekčio plėtra ir jo įgyvendinimu. Tokiais atvejais paprastai paprojekčio plano rengimas yra susijęs su tiksliai apibrėžtu laikotarpiu, o paprojekčio įgyvendinimo trukmė gali būti nustatyta tik apytiksliai arba iš viso nenustatyta iš anksto. Tokiu atveju bendrame renginių tvarkaraštyje turėtų būti nurodytas apytikslis intervalas, kartu su renginiu pažymint, kad jis vykdomas pagal ankstesniame etape patvirtintą planą (užduotį) (duoti nuorodą į punktą). plano) ir kad jo trukmė tikslinama pagal nurodytą planą.

Panašią rekomendaciją galima pateikti dėl periodinės ir nuolatinės veiklos racionalizavimo. Jeigu jų vykdymo tvarka iš anksto nenustatyta, tai numatytų veiklų ribose turėtų būti numatytos priemonės tokiai tvarkai nustatyti. Pavyzdžiui, periodiniams daugiašaliams techniniams susitikimams pirmiausia priimamos tokių susitikimų taisyklės: nustatomas dažnumas (tarkim, kartą per mėnesį), darbotvarkės formavimo, svarstymo ir sprendimų priėmimo tvarka. Be to, į planą įtrauktas periodiškas renginys „techninių susirinkimų rengimas“, o pastaboje nurodoma: „pagal reglamentą žr. veiksmų plano ... dalį“; tuo pat metu minėtas reglamentas veiksmų plane atsiranda dėl įvykio, į kurį pateikiama nuoroda.

Jei į veiksmų planą įtrauktas vienkartinis įvykis, dėl kurio pradedamas kitas projektas ar einamieji darbai, tai nurodoma pastaboje.

Mūsų pavyzdžio mėnesio įvykių tvarkaraštis parodytas lentelėje. 1.

1 lentelė. Renginių tvarkaraštis.

Norėdami padidinti paveikslėlį, spustelėkite jį pele

Sukūrę esminę veiksmų plano dalį, sukūrę diagramas ir grafikus, atlikę skaičiavimus, galite pradėti rengti dokumentą.

vardas

Dokumento pavadinimas paprastai atrodo taip:

Veiksmų planas, skirtas...

Renginių programa skirta...

kai reikia daug sistemingo darbo.

Bet kuriuo atveju pavadinimas turi būti trumpas, tiksliai nusakantis pagrindinį veiklos tikslą, o prireikus – ir veiklos vietą bei laikotarpį. Pavyzdžiui:

Naftos telkinių įrangos paslaugų plėtros programa Nižnevartovsko srityje 201X.

Veiklos tikslai

Šioje dokumento dalyje apibendrinami pagrindiniai veiklos tikslai.

Tikslų surašymo tvarka nustatoma pagal tikslų prioritetą; kiekybiniai tikslai yra pirmesni už kokybinius. Abiejų tipų rodikliai turi būti objektyviai išmatuojami. Formuluojant tikslus galimas trumpas paaiškinimas, dėl kurio daroma prielaida, kad šis tikslas bus pasiektas. Nurodytų tikslų skaičius neturėtų viršyti 3 - 5. Tikslų gausa apsunkina jų pasiekimo patikrinimą.

Pavyzdžiui:

Renginių tikslai yra šie:

1. Nižnevartovsko srities klientų produktyvaus laiko nuostolių sumažinimas mažiausiai 60% nuo 201X-1 lygio iki 201X pabaigos ir kas mėnesį per 201X mažiausiai 8%, palyginti su praėjusiu mėnesiu.

2. Naftos telkinių įrangos aptarnavimo krypties pelningumo pasiekimas 201X ne mažiau kaip 5%, optimizuojant krypties verslo organizavimą.

3. Naftos telkinių įrangos aptarnavimo linijos pajamų didinimas, priimant aptarnauti naujus klientus 201X m.

Priemonių tikslas – parengti vieningus reglamentus dėl struktūriniai padaliniai ir pareigybių aprašymai UAB „AAA“, UAB „BBB“, UAB „VVV“ darbuotojai.

Tikslų nebuvimas, grynai deklaratyvių tikslų nurodymas, tikslų nenustačius objektyviai išmatuojamų kiekybinių ar kokybinių rodiklių yra nepriimtinas.

Renginių atlikėjai

Šiame skyriuje pateikiami veiklos vykdytojai pagal 8 veiksme sukurtą laiko juostą.

Vykdytojai grupuojami pagal organizacijas, jei renginiuose dalyvauja kelios organizacijos. Tokiu atveju nurodoma vadovaujanti organizacija (ji yra pirmoji sąraše), renginių vadovas, darbo grupių vadovai pagal organizacijas, renginių kuratoriai ir kt.

Jei reikia, turi būti nurodyta, kad:

Renginio vadovo nurodymu darbuotojai gali dalyvauti renginiuose.<указываются наименования организаций и/или их подразделений>susitarus su tiesioginiais vadovais.

Jeigu kai kurie atlikėjai turi būti skiriami ar atrenkami remiantis tam tikrų veiklos etapų įgyvendinimo rezultatais, tuomet tokių atlikėjų pavadinimas nurodomas sąlygiškai (glaustai aprašomas jo vaidmuo įgyvendinant veiklą) ir paaiškinama, kaip o kai nustatomas konkretus atlikėjas. Pavyzdžiui:

AIS rangovas-tiekėjas - Bendrovės rangovas, tiekiantis programinė įranga; nustatoma pagal konkurso rezultatus 7 etape.

Suplanuotos renginių datos

Šiame skyriuje nurodomos planuojamos veiklos pradžios ir pabaigos datos, remiantis 8 veiksme gautu grafiku.

Veiklos pagrindimas

Ši veiksmų plano dalis nėra būtina, tačiau naudinga pagrįsti keliamus tikslus ir siūlomas priemones jiems pasiekti. Šią dalį galima perkelti į veiksmų plano priedą.

Atsižvelgiant į veiklos temą, šioje dalyje gali būti situacijos „tokia, kokia yra“ (prieš veiklos įgyvendinimą) ir „tokia, kokia bus“ (įgyvendinus veiklą) aprašymai, įskaitant kiekybinius vertinimus tikslų kontekste. paminėta skyriuje „Veiklos tikslai“.

Tvarkaraštis

Šis skyrius yra pagrindinis veiksmų plano skyrius. Jame įvykiai sugrupuoti į etapus (pagal laiką) arba kitus skyrius, o kiekvienam atskiram įvykiui nurodoma:

• serijos numeris arba simbolis;
• visas renginio pavadinimas;
• reikiamo rezultato;
• terminai (pradžia, finišas arba dažnis);
• vykdymo vieta;
• vykdytojai (įskaitant atsakingą vykdytoją);
• Pastabos.

Informacijos apie įvykius pateikimo forma šioje skiltyje gali būti skirtinga. Renkantis formą reikia vadovautis informacijos išsamumo ir aiškumo principais.

Ši kombinuota forma, kurią jau naudojome aukščiau, yra labai patogi (1 lentelė).

Jei tos pačios rūšies veiklos vykdytojai yra skirtingose ​​organizacijose, tuomet galite naudoti dvi lenteles – bendrąjį darbo planą (2 lentelė) ir tradicinį laiko grafiką (3 lentelė).

Skirtukas. 2. Bendrojo darbo plano pavyzdys.

Skirtukas. 3. Laiko juostos pavyzdys.

Renginio pavadinimas turi būti trumpas ir tiksliai apibrėžti renginio esmę. Leidžiamos apibendrintos formuluotės renginių blokų pavadinimams – plano skyriams. Renginio pavadinimas, kaip taisyklė, prasideda žodiniu daiktavardžiu, nurodnčiu atliekamą veiksmą (pavyzdžiui: plėtra, statyba, kūrimas, įgyvendinimas, įsigijimas ir kt.); veiksmo objektą apibūdina šie žodžiai (pvz.: licencijų pirkimas, atskyrimo balanso sudarymas, statistinės informacijos rinkimas ir kt.). Pageidautina, kad veiklų pavadinimai, kai jie minimi ne visame darbo plano kontekste, leistų identifikuoti vykdomas veiklas (pvz.: vietoj dviejų veiklų su pavadinimu „licencijos įsigijimas“ dviejose). Skirtinguose plano skyriuose geriau rašyti „apskaitos programinės įrangos licencijų įsigijimas“ ir „suvirinimo darbų technologijos įsigijimo licencijos“).

Veiklos rezultatų pavadinimai taip pat turėtų būti labai konkretūs. Nesvarbu, ar rezultato pavadinime reikia pakartoti dalį įvykio pavadinimo (pvz.: įvykis - "atsarginių dalių tiekimo sutarties sudarymas", rezultatas - "sudaryta sutartis dėl atsarginių dalių tiekimas“; atkreipkite dėmesį, kad trumpa formuluotė „sudaryta sutartis“ neidentifikuos rezultato, jei veiklos rezultatų sąrašas nurodytas kitame dokumente, nenurodant veiklų pavadinimų).

Būtina atskirti veiklą, duodančią skirtingus rezultatus. Savo ruožtu rezultatų skirtumai gali atsirasti atitinkamų objektų būsenose. Pavyzdžiui, bendrąją veiklą „sutarties sudarymas“ patartina skirstyti į „sutarties projekto rengimą“ su rezultatu „sutarties projektas“, „sutarties projekto su sandorio šalimi tvirtinimas“ su rezultatu „sutarties projektas“. susitarta su sandorio šalimi“ ir „sutarties pasirašymas“ su rezultatu „pasirašyta sutartis“. To tikslingumą lemia atlikėjų skirtumas (sutarties projektą rengia viena šalis, susitaria ir pasirašo abi), taip pat būtinybė skirstyti terminus (sutarties projekto rengimas yra procesas, kurį visiškai kontroliuoja viena šalis). Šalis; patvirtinimas yra dvipusis procesas, dėl kurio kyla rizika vėluoti dėl kitos šalies kaltės).

Reikalavimai rezultatams

Šiame skyriuje pateikiami reikalavimai veiklos rezultatams arba nuorodos į tokių reikalavimų šaltinius (pavyzdžiui, pramonės standartai arba organizacijos vietiniai reglamentai).

Skyrius, kuriame aprašomi reikalavimai rezultatams, yra privaloma, jei tokie reikalavimai nėra visuotinai žinomi arba nėra nustatyti galiojančių teisės aktų ar organizacijos vietinių taisyklių. Visų pirma, šioje dokumento dalyje gali būti suformuluoti konkretūs reikalavimai paskirtiems ar išrinktiems vykdytojams.

Ataskaitų teikimas ir kontrolė

Šis skyrius skirtas veiklų įgyvendinimo stebėsenos formoms ir metodams.

Jei organizacija turi vietinį norminį aktą, nustatantį projektų valdymo tvarką, kuriame tinkamai detaliai aprašomos projektų įgyvendinimo stebėsenos formos ir metodai, tai šioje veiksmų plano dalyje pakanka pateikti nuorodą į atitinkamus skirsnius norminis aktas su asmenybių specifikacija.

Kitu atveju į šį veiksmų plano skyrių būtina įtraukti minimalų nuostatų rinkinį, užtikrinantį veiksmų įgyvendinimo kontrolę.

Ataskaitos apie veiklos vykdymą paprastai rengiamos per visą veiklos valdymo vertikalę – nuo ​​eilinių atlikėjų iki renginių kuratoriaus, atsiskaitančio planą patvirtinusiai institucijai. Tuo pačiu metu ataskaitų teikimo dažnis mažėja judant išilgai valdymo vertikalios iš apačios į viršų. Pagrindinę valdymo funkciją atlieka renginio kuratorius; galutinius sprendimus dėl veiklos priima veiksmų planą patvirtinusi institucija. Pavyzdžiui:

Darbo grupės vadovas kas savaitę (savaitės, einančios po ataskaitinės, pirmadienį, iki 10.00 val. Maskvos laiku) nustatyta forma praneša apie projekto eigą renginių kuratoriui.

Renginio kuratorė praneša apie renginių įgyvendinimą anksčiau generalinis direktorius bent kartą per dvi savaites.

Veiklos kontrolė, įskaitant darbo planų tvirtinimą, veiklos vykdymo terminų laikymosi patikrinimą, veiklos rezultatų atitikties patikrą (tikrinimą). nustatytų reikalavimų, kurią vykdo renginių kuratorė.

Ataskaitų formose gali būti pateikta informacija apie projekto tikslų įgyvendinimą ir administracinė informacija apie veiklos įgyvendinimo terminų laikymąsi, vykdytojų paskyrimą, planuojamus veiksmus (išsamiai nurodant plano veiklas), veiklos įgyvendinimo problemas. .

• Veiksmai, kuriuos reikia atlikti.
• Rezultatai.
• Suplanuoti veiksmai.
• Problemos.
• Pasiūlymai.

Programos

Veiksmų plano prieduose gali būti pateikta visa informacija, kuri reikalinga veiksmams įgyvendinti, tačiau neatsispindėjo minėtuose pagrindiniuose plano skyriuose.

Tokia informacija gali būti:

• išteklių, įskaitant finansinius (kitaip tariant, veiklos biudžetą), naudojimo planus;
• komunikacijų ir kitų veiksmų, susijusių su veiklos įgyvendinimu, planas;
• įvykių rizikos analizė.

Literatūra

1. Pyzdek Th. „Six Sigma“ projekto planuotojas: nuoseklus vadovas, kaip vadovauti „Six Sigma“ projektui per DMAIC – McGraw-Hill. - 2003 .-- 232 p.
2. Pyzdek Th., Keller P. Šešių sigmų vadovas. - McGraw-Hillas. - 2010 .-- 548 p.
3. Andersenas B. Verslo procesai. Tobulinimo priemonės. - M .: RIA "Standartai ir kokybė". - 2005 .-- 272 p.
4. GOST R 6.30-2003 „Vieningos dokumentacijos sistemos. Vieninga organizacinės ir administracinės dokumentacijos sistema. Reikalavimai popierizmui “(įsigaliojo Rusijos Gosstandart 2003-03-03 nutarimu Nr. 65-st).
5. Demidovas E.E. Sukurti valdymo sistemą paslaugų įmonė... - Kontroliuoti. - 2007. - Nr. 22. - p. 40-50.
6. Demidovas E.E. Efektyvus atnaujinamo fondo naudojimas. / Ekonomisto vadovas. - 2013. - Nr. 1. - p. 80-87.
7. Michael J.L. Lean Six Sigma: Six Sigma kokybės ir Lean Speed ​​derinimas. - M .: Alpina Business Books. - 2005 .-- 360 p.
8. Projektų valdymo žinių įstaigos vadovas (PMBOK® vadovas). Ketvirtasis leidimas. (vertimas į rusų k.) – Projektų valdymo institutas. - 2008 .-- 463 p.

Tai taip pat yra „Ishikawa diagrama“ ir „žuvies kaulų diagrama“.

Jie taip pat yra „laiko diagramos“, „grupių diagramos“ arba „Ganto diagramos“.

Apibrėžti – apibrėžti, išmatuoti – išmatuoti, analizuoti – analizuoti, tobulinti – tobulinti, kontroliuoti – patikrinti.

Prie tokių nuostolių priskiriami: prastovos (įskaitant laukimą), nelaimingi atsitikimai, pakartotinės operacijos (operacijos, kurios nenumatytos darbų plane, bet atliekamos dėl suplanuotų operacijų nesėkmės), darbo greičio normų nesilaikymas ir kiti panašaus pobūdžio nuostoliai. .

Kaip tai galima padaryti, aprašyta.

Gauta informacija bus pagrindas kovoti su šių atsitiktinių dydžių kintamumo mažėjimu Six Sigma dvasia, kuri turėtų būti pilnai išvystyta kitais projekto metais.

Gamintojai visais įmanomais būdais riboja priežiūros ir remonto technologijų plitimą, siekdami išvengti konkurentų atsiradimo.

Idealiu atveju, žinoma, nuostoliai turėtų būti sumažinti iki nulio, tačiau, atsižvelgiant į esamus apribojimus, įskaitant laiko apribojimus, mūsų nustatyti 60% yra tikras tikslas. Nurodant nerealius tikslus nuvertinamas ir planas, ir visas projektas.

Tiesinis (aritmetinė progresija) arba nelinijinis (geometrinė progresija) metodas. Mūsų pavyzdyje buvo siekiama kas mėnesį sumažinti PSI bent 8 %, palyginti su praėjusio mėnesio lygiu – su nedideliu padidėjimu, nes 100 x (1 – 8/100) 12 = 36,8.

Realiame plane nurodytas visas vardas. atlikėjai.

NPO – naftos telkinių įranga.

Naudinga iš karto apriboti tokios ataskaitos apimtį, tarkime, iki vieno puslapio – tuomet projekto vadovas turės teikti pirmenybę reikšmingiausiems pasiekimams, planams ir problemoms.

Kaip sudaryti planą. Renginių, žingsnių planavimas (10+)

Planavimas. Veiksmų plano sudarymas

Planavimas (plano sudarymas)– svarbiausias tikslo pasiekimo komponentas. Didelė užduotis savaime yra baisu. Neaišku, iš kurios pusės prie to kreiptis. Tai demotyvuoja ir slegia. Suprantamo vykdomo plano buvimas savaime įtikina tikslo pasiekiamumą ir motyvuoja. Vienintelis būdas suvalgyti dramblį – valgyti jį po gabalėlį.

Patogiausia planą sudaryti teksto rengyklėje arba lentelės rengyklėje, nes vykdymo metu turėsime perkelti eilutes, įterpti komentarus ir koreguoti planą. Ant popieriaus to padaryti neįmanoma. Planavimui bandžiau naudoti specializuotas programas, bet nusivyliau, jose neradau jokių papildomų privalumų lyginant su įprastu lentelių redaktoriumi.

Veiksmų plano struktūra

Planas susideda iš žingsnių, sugrupuotų į etapus. Mažas scenas galima sugrupuoti į didesnes. Kiekviename plano punkte turi būti nurodytos etapo pradžios ir pabaigos datos.

Aš planuoju taip. Aš užsibrėžiau tikslą. Kaip teisingai išsikelti tikslus, rasite čia. Pirmiausia mano plane yra tik dvi eilutės (pirma ir paskutinė): esama padėtis ir norimas rezultatas (tikslas). Tada einu į plano vidurį iš abiejų galų. Viena vertus, rašau žingsnius, kuriuos galima žengti pradedant nuo esamos būsenos (vadinkime juos tikrais žingsniais). Kita vertus, aš rašau sąlygas pasiekti Pagrindinis tikslas kurios, mano nuomone, yra arčiau nei pats tikslas (geidžiami etapai). Įterpiu šias eilutes tarp pirmos ir paskutinės. Stengiuosi surasti tokius etapus, kad jie galų gale susitiktų, tai yra, iš paskutinės tikrosios stadijos sektų pirmasis norimas. Dažniausiai tai pavyksta, nors ne visada pirmą kartą. Gali tekti pastudijuoti kitų žmonių, jau išsprendusių panašias problemas, patirtį, pasikonsultuoti. Jei tikslas yra toks, kurio niekas anksčiau nepasiekė, tai vis tiek jo pasiekimas susideda iš etapų, kurių daugelį jau praėjo kiti žmonės. Taigi, planuojant šiuos etapus reikia pasikliauti kažkieno patirtimi, o unikalius žingsnius teks apgalvoti pačiam.

Pavyzdžiui, apsvarstykite plėtros planą užsienio kalba... Skliausteliuose parodyta seka, kuria pridėjau veiksmus.

• Aš nemoku užsienio kalbos (1)
• klausiu savo draugų kurie moka kalbą kaip jie to išmoko (3)
• Išsirenku ir perku kalbos vadovą (7)
• Kalbą įvaldau savarankiško mokymosi vadovu iki „skaitymo su žodynu“ lygio (8)
• Registruojuosi į kursus su gimtąja kalba, mokausi tarimo ir klausymo supratimo (9)
• Mokausi žodžių, plečia savo žodyną (10)
• Skaitau literatūrą kalba (11)
• Per internetą skaitau periodinius leidinius šia kalba (6)
• Žiūriu palydovinės televizijos programas šia kalba (5)
• Aš lankausi šalyje, kurioje jie kalba šia kalba praktikos tikslais (4)
• Žinau užsienio kalbą pokalbio lygiu (2)

Planuoti veiklą planui patikslinti. Valdymas ir reguliavimas

Plano punktus pridedu po trečio po trečiojo rezultatų, tai yra, draugų klausimo apie kalbos įvaldymo būdus. Tai yra gerai. Neretai į planus įtraukiami tam tikri tyrimai, kurių pagrindu vėliau tęsiamas planavimas. Tačiau svarbu atsiminti tikslą ir terminą, iki kurio jis turi būti pasiektas. Gavę reikiamus duomenis, stengiamės tinkamu laiku sudaryti planą, vedantį į tikslą.

Sudėtinguose planuose beveik neįmanoma visko suplanuoti iš anksto. Dėl kai kurių veiksmų gali pasirodyti informacijos, kuri turi įtakos kitiems. Patariu planuoti visus veiksmus pagal turimą informaciją. Planui įgyvendinant, pasirodžius naujai informacijai, atlikti koregavimus. Tačiau tuo pat metu nuolat atkreipkite dėmesį į galutinį tikslą ir laiką. Visada reikia stengtis koreguoti planą taip, kad terminai nebūtų perkeliami. Lengva pradėti keisti terminus, beveik neįmanoma sustoti. Termino koregavimas yra paskutinė riba, kai nieko daugiau negalima pasiūlyti. Mano patirtis rodo, kad jei nuolatos stebi plano įgyvendinimą, supranti, kad viskas vyksta ne taip, kaip planuota, iškart po to, kai iškyla problemos, o ne etapo pabaigoje, tuomet galima koreguoti ir planą užbaigti laiku, nepaisant iškilusių sunkumų.

Taigi svarbiausias plano įgyvendinimo elementas – įvertinti jo įgyvendinimo laipsnį. Turite reguliariai tikrinti, ar planas atitinka tvarkaraštį. Tai svarbu tiek kolektyviniam, tiek individualiam planui. Kaip įvertinti įgyvendinimo laipsnį? Tam reikia pakankamai detalių.

Plano detalumo lygis

Dabar detalizuojau etapus iki tokios būsenos, kad kiekvieno žingsnio atlikimas būtų akivaizdus ir trunka daugiausiai kelias valandas. Jei detalizavimas atliktas teisingai, nesunku įvertinti kiekvieno žingsnio įgyvendinamumą ir galima kontroliuoti, kaip įgyvendinamas planas.

Pavyzdžiui, etapas „Išmok 3000 svetimžodžių per metus“ nėra pakankamai detalus. Neaišku, ar tai realu, kaip prie to priartėti, neįmanoma kontroliuoti vykdymo. Metų pabaigoje paaiškės, kad planas žlugo, tačiau imtis veiksmų bus per vėlu.

Toks detalizavimas ištaisys situaciją: „Kasdien mokykitės dešimt žodžių, kartokite žodžius iš paskutinių dešimties dienų, kartokite žodžius iš tos dienos, kuri buvo prieš mėnesį, kartokite žodžius iš dienos, buvusios prieš du mėnesius“. Aišku, kaip atlikti šiuos veiksmus. Šiuos veiksmus lengva atlikti. Šiuos veiksmus atlikote per dieną arba to nepadarėte. Šie žingsniai veda prie norimo rezultato – 3000 žodžių įsisavinimo per metus.

Dėmesio!

Yra nuomonė, kad tam tikram projektui įgyvendinti skiriamas laikas yra fiksuotas dydis. Skirtumas yra tai, kiek laiko praleidžiate ruošdamiesi ir planuodami. Pabandykime tai pavaizduoti grafiškai.

Klausimas: kuris variantas geresnis?

Akivaizdu, kad antrasis: jis yra pigesnis, ir tokiu atveju bus mažiau klaidų. Stenkitės skirti pakankamai laiko planavimui ir pasiruošimui.

Ypatingas dėmesys skiriamas tam, kad būtina atkreipti ypatingą dėmesį į plano vykdymo tikslumą – kitu atveju kam tai daryti? Jei jį paruošėte, būtinai turite tai įgyvendinti.

Pagrindiniai planavimo elementai:

- renginio tikslai ir uždaviniai;

- renginio koncepcija;

- renginio laikas ir vieta;

- atlikimo laikas ir tempas;

- tikslų siekimo būdai;

- būtini ištekliai ir darbų paskirstymas:

a) personalas;

b) mašinos ir įrenginiai;

c) biudžetas;

- darbas su tiekėjais ir subrangovais.

Rengdami planą apsvarstykite, kaip renginio tikslai skambės dalyviams. Jie turi būti suprantami, turi atitikti pasirinktos auditorijos interesus, išspręsti jų problemas ar padaryti gyvenimą geresnį, patogesnį.

Suformuluotas tikslas turi būti vidutiniškai kilnus, teisingas, realus ir įgyvendinamas. Jums gali būti lengviau suformuluoti tikslą, jei turite priežastį. Įvykio priežastis gali būti:

- valstybinės ar religinės šventės;

- metiniai ciklai (pavyzdžiui, fiskalinių metų pabaiga, vasaros sezono pradžia);

- jubiliejai, jubiliejai, įsimintinos datos;

- svarbūs įvykiai, naujienos;

- tradicijos;

- naujo produkto pristatymas.

Įsitikinkite, kad visi jūsų komandos nariai gali aiškiai ir maždaug vienodai atsakyti į klausimą apie renginio tikslą. Tai svarbu tiek jums pačiam, tiek Klientams, nes į renginius neturėtų ateiti žmonės su visiškai kitokiais lūkesčiais, kurie gavo skirtingą informaciją iš organizatorių.

Jei jūsų renginys yra net šiek tiek sudėtingesnis nei vidinis planavimo susirinkimas, turėtumėte parašyti jo koncepciją. Tai turėtų būti dokumentas, apibūdinantis jūsų viziją apie įvykį: koks jis bus, kai jis įvyks. Galbūt tikrasis įvykis skirsis nuo jūsų išankstinių lūkesčių. Atsipalaiduok. Tai savotiškas pasiūlymas rinkai. Net jei galiausiai viskas klostysis ne taip, kaip planavote, vis tiek turėtumėte turėti išankstinę idėją.

„Jei tau nesvarbu, kur nori eiti, mergaite, tau nesvarbu, kur eini“, – šypsosi Češyro katė Alisai.

Ši koncepcija padės suprasti, kur norite eiti. Į koncepcijos projektą įtraukite, ką galėtumėte pasakyti potencialiam dalyviui prie arbatos puodelio. Tai nebūtinai turi būti visa informacija apie įvykį, įskaitant biudžetą ir susijusius išteklius. Tai vis dar yra vidiniai duomenys. Įtraukite į koncepciją, ką galėtumėte ir norėtumėte pasakyti dalyviams.

Sąvoka gali apibūdinti renginio tikslus ir uždavinius, jo tikslinę auditoriją... Pateikite savo argumentus: kodėl jums reikia dalyvauti renginyje. Ten pateikite techninę informaciją: datą ir vietą, informaciją apie organizatorius ir remiančias organizacijas, partnerius ir rėmėjus, nurodykite produktų kainą, kontaktinę informaciją ir kt.

Ateityje koncepcija gali būti naudojama kaip pagrindas renginio svetainei, informaciniams lankstinukams ir kt.

Ruošiantis renginiui gali prireikti kelių įvairaus dydžio laiko planų.

Planavimo patogumui galite naudoti laiko intervalus: mėnesį, savaitę, dieną. Kuo daugiau laiko iki įvykio, tuo ilgesnius laikotarpius galite operuoti.

Paprastai, jei renginys pradedamas ruošti prieš kelis mėnesius, jums reikės trijų planų:

- bendras darbo planas - savaitinis arba mėnesinis;

- finalinio etapo planas: paskutinėmis dienomis prieš renginį, kai sueis visi terminai (iš anglų k. terminas- galutinis, terminai), visų laikinųjų komponentų prijungimas turi būti filigraniškas;

- paties įvykio scenarijus. Tai bus gana teisinga, jei ji yra per minutę.

Jei tarnas galvoja tik apie tai, ką turi veikti per dieną, jis gali padaryti viską. Jums tereikia susitaikyti su tuo, ką galite užbaigti per vieną dieną. Rytoj irgi bus tik viena diena.

Yamamoto Tsunetomo, „Hagakurė (paslėpta lapijoje)“, XVIII a.

Kaip sudaryti planą?

Geriausia, jei jau turite planą ankstesniam renginiui, kuris buvo itin sėkmingas ir tereikia koreguoti. Net jei renginys nebuvo labai sėkmingas, vis tiek gerai, jei planas yra išsaugotas. Tai reiškia, kad galite juo naudotis, nes žinote, kur ir ką reikia taisyti.

Jei tokio plano nėra, jį teks sudaryti pirmą kartą.

Štai keletas patarimų.

- Sudarykite bendrą visų darbų, kuriuos reikia atlikti prieš renginį, sąrašą. Tiesiog užsirašykite juos į stulpelį ant popieriaus. Stenkitės tai daryti itin kruopščiai.

- Turėdami darbų sąrašą, išdėliokite juos logiška atvirkštine tvarka, pradedant nuo būsimo renginio dienos ir iki dabarties momento.

- Išvardykite pagrindines datas. Tai savotiški kontroliniai taškai – kontroliniai taškai, kuriuose tikrinama, kaip sėkmingai vykdomas planas. Šiomis pagrindinėmis datomis turėtų vykti pagrindiniai renginio rengimo įvykiai: kvietimų siuntimas, salės užsakymas, kviesto pranešėjo lėktuvo bilietų apmokėjimas ir pan., reikalingos bukletui atspausdinti), bei su tam tikromis kalendorinėmis datomis. (šventės, konkuruojančių renginių, parodų dienos ir kt.).

- Patikrinkite, kaip datos sutampa su kalendoriumi, atsižvelkite į šventes, savaitgalius ir pan. Pažiūrėkite, kaip datos siejasi su visos įmonės darbo planais: ar planuojami veiksmai nesutampa su vadovybės atostogomis, dalyvavimu įmonė parodose, visos turimos įmonės komandos dalyvavimas dideliuose projektuose ...

- Parodykite savo planą kolegoms, rangovams (visai ar su jais susijusia dalimi) ir atlikite jų nurodytus pataisymus.

Planas paruoštas, tęskite jo įgyvendinimą.

Didžiąją šio darbo dalį galima atlikti naudojant „Microsoft Project“ paketą.

Kaip planas turėtų būti įgyvendintas?

Galite iš karto pasirinkti norimą tempą ir sekti tikslą arba dirbti kitu greičiu.

Diagrama iliustruoja trumpiausią atstumą tarp pradžios taško ir rezultato. Tai yra, darbų atlikimas pagal šį grafiką prisiima minimalias darbo sąnaudas ir optimalų darbo krūvį.

Jei dirbsite lėčiau, tai norint pasiekti suplanuotą rezultatą, paskutiniame etape turėsite arba daug intensyviau (tai yra su perkrovomis) dirbti, arba susitaikyti su tuo, kad rezultatai bus daug kuklesni.

Jei planą pradėjote vykdyti greičiau nei planavote, tai gali nutikti dėl šių priežasčių.

– Iškėlėte sau per daug paprastas užduotis, todėl nesunkiai jas atliekate. Tai blogai, nes reiškia, kad arba klydote atlikdami užduotis, kai galėjote veikti ambicingiau, arba tiesiog nenorite prisiimti atsakomybės už planavimą.

– Į darbą ėmėtės entuziastingai, sulaukėte pirmųjų rezultatų, jie jus įkvėpė, ir manote, kad viskas bus gerai. Kyla pavojus, kad netrukus dėl nusiraminimo ar tiesiog praradę deginantį susidomėjimą projektu galite atpalaiduoti darbo intensyvumą, o rezultatai bus kur kas kuklesni, nei atrodė projekto viduryje.

Plano komponentų sujungimas į vieną visumą

Taip pat svarbu, kad komponentai būtų sujungti. Viena komandos dalis neturi aplenkti kitos. Kai kuriais atvejais dalyvaujate ruošiant tik vieną renginį, kitais atvejais esate atsakingas už kelis renginius skirtinguose pasiruošimo etapuose. Jeigu žmogus nežino, kad nuo jo veiksmų priklauso kiti veiksmai, tai jis gali nesuvokti darbo svarbos, savo atsakomybės masto ir kažką kažkur praleisti, arba atvirkščiai – bėgti į priekį.

Pavyzdžiui, kalbiesi su dizaineriu ir pasakai jam antradienį, 1 d., kad reikia padaryti knygelės maketą, tarkime, ketvirtadienį, 3 d. Dizaineris sako: „O, kay.“ Yra visa pradinė bukleto medžiaga ir atrodo, kad užtenka laiko atlikti užduotį. Šiuo metu...

Sutariate su spaustuve, kad penktadienio rytą, 4 d., turėsite maketą ir būsite pasiruošę jį pateikti spausdinti. Spaustuvė parengia, suplanuoja spaudos įkrovimo laikus, laiką prie repro spalvų atskyrimui ir pan. Jei praleisite laiką, jis bus perduotas kitam klientui ir teks iš naujo stoti į eilę.

Spaustuvė žada, kad knygeles atspausdins per keturias darbo dienas, tai yra penktadienio vakarą, 11 d., knygelę turėsite. Tai normalu, nes pirmadienį, 14 d., atidaroma jūsų paroda, kurioje įsigijote stendą ir už jį sumokėjote 5000 USD, susitarėte susitikti su keliais labai svarbiais klientais, pasamdėte reklaminius darbuotojus, kurie platins brošiūras ...

Visi šie pinigai iššvaistomi, jei dizaineris darbų neatliko laiku. Bet jis nežino, kokia svarbi ši diena... Suprasdamas, kad jam reikia padaryti šį maketą ir nuo jo greičio priklauso dešimties žmonių darbas, o biudžetas dešimt kartų didesnis už jo darbo kainą, atlikėjas turi daugiau atsakingas požiūris į darbą, jis supranta motyvaciją ir supranta, kodėl iš jo reikalaujama ją perduoti šiandien, o ne kitą dieną.

Tikiuosi, kad jums niekada nebus tokios situacijos.

Kai kurios renginio dalys (pavyzdžiui, atidarymo ir uždarymo ceremonijos) turės būti apgalvotos ir užrašytos kas sekundę, nurodant, kurie veiksmai vyksta tuo pačiu metu, kurie yra signalas kitiems veiksmams ir pan.

Taip pat, rengdami tokį planą, turite atkreipti dėmesį į tai, kad jūsų planas būtų suprantamas kitiems žmonėms. Patikrinkite, kaip aiškiai viską paaiškinate. Pavyzdžiui, pakalbėję apie savo planą, paprašykite komandos parašyti scenarijų. Ir tada palyginkite ją su savo versija.

Laikas yra vienintelis visiškai nepakeičiamas išteklius, kurį turime. Ne tik skaitykite šį skyrių. Sužinokite daugiau apie tai, kaip kurti tokius planus, kaip valdyti savo laiką. Galiu patarti perskaityti Glebo Archangelskio, vieno geriausių šiandienos Rusijos laiko valdymo specialistų, „Time Drive“. Tai gali padėti planuoti asmeninius ir profesinius tikslus. Ko, tiesą sakant, mums reikia.

Stebėkite savo išteklius. Būtinai. Tai, ko nelaikysite savo ištekliais, bus palikta be priežiūros ir laikui bėgant bus prarasta. Atlikite vidinę inventorizaciją ir įvertinkite turimus išteklius.

Ištekliai labai įvairūs. Žinoma, galime pavadinti šiuos dalykus.

– Laikas. Kaip galite valdyti savo laiką ir kokios yra alternatyvos? Ar turite pakankamai laiko planuoti, parengti ir įgyvendinti projektą?

Ar laikotės terminų? Kokie yra laiko taupymo būdai?

Išteklių plėtra: galite sutaupyti laiko planuodami, planuodami, planuodami. Deleguoti uždavinių ir galių sprendimą, maksimaliai išnaudoti kompiuterį, internetą, kitas technines priemones (jos sukurtos būtent tam).

Atminkite, kad laikas yra vienas vertingiausių išteklių. Be to, kaip ir aliejus, jis neatsinaujinantis.

– Žinios. Taip pat pagrindinis šaltinis. Koks tavo išsilavinimas? Kiek tu esi eruditas? Kokių specifinių ir unikalių žinių turite? Kiek knygų esi perskaitęs? Kiek dabar skaitai? Kokius laikraščius ir žurnalus skaitote? Kiek kalbu tu kalbi? Kaip tobulinate savo žinias? Ar dalinatės savo žiniomis su kitais? Kaip perteikiate šias žinias? Ar nesėdi ant jų kaip geidžiamasis riteris?

Išteklių plėtra: skaityti knygas, žurnalus, interneto svetaines, lankyti edukacines programas ir seminarus, dalyvauti pramonės konferencijose, šiems tikslams naudoti bendravimą su kolegomis. Buda išmoko net iš elgetos vežėjo prie kalnų upės ...

– Finansai. Kokias finansines galimybes turi jūsų įmonė? Kiek rimtai sugebate įgyvendinti projektus? Kokie yra šio šaltinio naudojimo apribojimai? Kiek tai kainuoja įmonei?

Išteklių plėtra:šaltinis finansiniai ištekliai gali būti paskolos, investuotojų ir kai kurių jūsų tiekėjų lėšos, atidėti mokėjimai, rėmimo mokesčiai ir, žinoma, mokūs ir dėkingi Klientai.

– Personalas. Ar turite pakankamai darbuotojų šiam projektui vykdyti? Ar jo kvalifikacija, įgūdžiai ir gebėjimai yra pakankami? Kiek jis apmokytas ir kiek jis dalijasi įmonės vertybėmis? Koks lojalus jūsų personalas įmonei ir klientams (!). Ar jūsų komanda yra glaudi ir gerai suderinta, kaip sunku dirbti? Kokių žvaigždžių, unikalių talentų turite savo komandoje?

Išteklių plėtra: Jūsų darbuotojai gali nuolat tobulėti profesionaliai, per specializuotas agentūras (galvų medžiotojus) galite pritraukti talentingus ir kompetentingus žmones. Tačiau galite samdyti ir laikinus darbuotojus – studentus, savanorius, specialistus iš savo tiekėjų ir partnerių.

– Techninė bazė. Kokias savo technines priemones galite naudoti dabartiniame projekte? Ką reikėtų pirkti ateityje? Kokias užduotis leidžia spręsti jūsų techninė bazė ir kokios jos būklės?

Išteklių plėtra: sekite naujienas. Jūsų techninė, programinė įranga nuolat reikalauja priežiūros ir modernizavimo. Techninės plėtros greitis yra nuostabus. Sekite pažangą!

Tai yra akivaizdžiausi ištekliai, naudojami rengiant renginį. Tačiau neapsiribokite jais. Renginių organizavimo srityje taip pat yra specifinių ir vertingų išteklių.

– Jūsų patirtis. Esate dalyvavęs panašiuose renginiuose ir jau viską žinote siauros vietos, jūs turite statistiką ir įžvalgą apie visą procesą.

– Jūsų ryšiai. Ar turite puikių patarėjų kiekvienai progai? Ar gali būti rekomenduotas? Ar galite greitai ir lengvai rasti reikiamą specialistą?

– Duomenų bazė. Mūsų regione šio ištekliaus svarbą vargu ar galima pervertinti. Tai daržas, kurį reikia kruopščiai ravėti ir auginti. Kartais metų metus. Tai labai svarbu, nes ten saugoma informacija apie Klientus.

– Jūsų produktai. Kokie jie geri? Ar jie geriausi? Ar jie unikalūs? Ar jie naudingi? Ar jie keičiasi?

– Jūsų požiūris į darbą. Kiek detaliai apgalvota ir atlikta jūsų veikla? Kodėl tai darai, kam?

– Tavo šlovė. Kai esi žinomas, tau daug kas lengviau nei mažiau žinomiems kolegoms. Jūs esate laisvesnis ir vertingesnis. Žinoma, turiu omenyje ne tuos, apie kuriuos sakoma: „liūdna garsus p N ".

Labai patogu būti žinomam. Jums gali būti nuobodu ir nuobodu kalbėti nuo pakylos, bet auditorija manys, kad jiems trūksta išsilavinimo jus suprasti.

(G. Kissingeris)

Nustatykite savo išteklius ir pagalvokite, ar tinkamai juos naudojate savo darbe. Gali būti daug išteklių, daugiau nei atrodo iš pirmo žvilgsnio. Įsimintinas telefono numeris arba svetainės adresas gali tapti jūsų šaltiniu. Tai gali būti įspūdinga verslo ar specializuotos literatūros biblioteka, naudingas hobis darbuotojui, gera biuro vieta, unikali klientų bazė su hiperlojalumu ir tt Sąrašas yra beveik begalinis.

Kaip pasirinkome spaustuvę, kuri spausdina mūsų brošiūras? Neieškojome geriausio kainos ir kokybės santykio. Jie yra tik viename aukšte po mumis tame pačiame verslo centre. Įtikinome juos, kad esame nuolatinis ir tikslus Klientas, pasiekėme mums tinkantį kainos sumažinimą ir esame patenkinti kokybe. Biuras verslo centre tapo ištekliu. Mūsų įmonė turi brošiūrų kolekciją, skirtą kitų organizatorių rengiamiems renginiams – konferencijų brošiūras iš Anglijos, JAV, Vokietijos, Šveicarijos, Prancūzijos... Tai nuolatinio įkvėpimo šaltinis ieškant temų, dekoruojant brošiūras ir kt. Priimkite kolekciją medžiaga panašiems renginiams.

Kai nustatysite savo išteklius, pabandykite rasti būdų, kaip juos plėtoti.

Kad renginys vyktų gerai, šią dieną reikia tinkamai valdyti procese dalyvaujančius darbuotojus, „diriguoti“ visoms savo „renginio-orkestro“ dalims. Tam reikės vidinio scenarijaus, suplanuoto minutėmis. Nė vienas iš dalyvių net neįtars tokio dokumento egzistavimo, tačiau organizatoriai sutelks dėmesį į tai. Čia turėtų būti parašyta, kas, kada ir kur turi būti, ką daryti ir už ką atsakyti. Rašydami šį dokumentą ir skirstydami darbus bei atsakomybės sritis turėsite du būdus, kaip sutelkti dėmesį į:

- 1 požiūris - kas yra;

- 2 metodas - ko jums reikia.

Pavyzdžiui, pirmiausia galite į stulpelį užrašyti savo žinioje esančių žmonių vardus ir visus darbus paskirstyti tik tarp jų. Tokiu atveju jūsų darbuotojai gali būti perkrauti, tačiau, kita vertus, neperžengsite biudžeto ribų – bus naudojami tik tie ištekliai (šiuo atveju žmogiškieji ištekliai), kurie yra. Tai pirmasis požiūris – remtis tuo, kas yra.

Priešingai, rašydami renginio scenarijų, galite apibūdinti idealų modelį, kaip jį surengti, paskirstyti vaidmenis pagal tai, ką reikia pasiekti, ir duoti kiekvienam po vieną užduotį (vienas asmuo dalyvauja tik koordinuojant rangovų darbą). , kitas – tik transportas nuo 15.30 iki 19.00 ir pan.). Tokiu atveju galite kuo efektyviau įgyvendinti suplanuotą renginio eigą, tačiau gali pasirodyti, kad norint įvykdyti šį planą teks įtraukti papildomų darbuotojų. Šis antrasis metodas yra remtis tuo, ko reikia.

Rašydami scenarijų pagalvokite, kaip skirtingos jūsų komandos dalys bus sujungtos viena su kita, kaip tarp jų vyks bendravimas. Organizuojant didelio masto renginį geras sprendimas gali būti operatyvinės būstinės įtraukimas į planą. Tai leis rangovams, užsakovams ir jūsų darbuotojams dirbant naudoti „vieno langelio“ principą – tai yra, norint išspręsti problemą, jums nereikės ieškoti, kas konkrečiai sprendžia šią problemą, kur yra šis asmuo ir kas gali jį pakeisti – tereikia informuoti operatyvinį štabą apie problemos buvimą, o jo darbuotojas pats susisieks su reikiamu asmeniu, duos reikiamus nurodymus. Tačiau operatyvinis štabas pats neužsiima problemos sprendimu, todėl negaišta laiko niekam nereikalingam. Jo užduotis – nuolat stebėti įvykio pulsą, neatsilikti nuo to, kas vyksta, kuo greičiau keistis informacija ir užtikrinti, kad įvykio scenarijus būtų įgyvendintas.

Be to, operatyvinėje būstinėje nebūtina naudotis biuru su šimtais įeinančių telefono linijų. Tai gali būti tiesiog darbuotojas, atleistas nuo kitų pareigų ir kuris iškviečiamas nelaimės atveju. Jis, kaip ir šachmatininkas, savo galvoje laiko dabartinę įvykio padėtį.

Ruošdami renginį, pasinaudokite preliminaria investicija į projektą. Investuoti į plačiąja prasme... Reikalingi ištekliai turėtų būti skiriami net projekto tvirtinimo metu, o ne tapti derybų objektu jį įgyvendinant. Deja, tai taip pat nutinka gana dažnai.

Jei klientas (ar vadovybė) jums patiki tam tikrą projektą, tuomet nurodykite, kiek laiko galite skirti jo įgyvendinimui. Ir sutikite, kad galite suvaldyti šį laiką ir jis nebus sumažintas.

Jei apkrovoje jums būtų suteikta kažkas papildomo, gali kilti pavojus visam projektui. Tiesiog todėl, kad pritrūksta laiko. Geriau, teisingiau ir toliaregiškiau šiuo atveju pasakyti „ne“.

Tas pats pasakytina ir apie jūsų komandos laiką. Pavyzdžiui, suplanavote visus darbus ir matote, kad jums reikia trijų etatinių darbuotojų komandos dviem mėnesiams. Pagal preliminarų planą šiam laikotarpiui jų laikas jau suplanuotas. Užtikrinkite, kad į jūsų grupės darbo krūvį būtų žiūrima kuo rimčiau ir jūsų darbuotojams nebūtų skiriamas papildomas darbas.

Jei jums buvo skirtas tam tikras biudžetas, stenkitės užtikrinti, kad jums nereikės eikvoti energijos, kad išmuštumėte kitą finansavimo dalį.

Laikas turi vertę. Iš naujo derantis ir susitarus dėl biudžeto to laiko atims. Ta, kurią planavote kitai veiklai ir kurią turite išleisti tinkamiems dalykams, kad galėtumėte organizuoti projektą.

Renginio užsakovai (arba įmonės vadovai, jei renginys vidinis) pirmiausia turi suprasti svetimo laiko vertę. Pasistenkite, kad jie būtų bendraminčiais, stenkitės perteikti jiems mintį, kad išankstinis investavimas yra teisingas požiūris ir tam yra pateisinimas. Pasakykite jiems, kad visi esate vienoje valtyje ir kad visi esate vienodai suinteresuoti renginio sėkme (turiu galvoje, jūs tikrai turėtumėte sakyti „Visi toje pačioje valtyje“).

Kaip planuoti personalo darbo krūvį ir pinigų srautai, kalbėsime kituose skyriuose.

Dabar pažvelkime į skirtingų įmonių parengtų veiksmų planų pavyzdžius.

Dokumentas 1. Pavyzdys kalendorinis planas darbai

Tęsinys doc. 1

Tęsinys doc. 2

Tęsinys doc. 2

Tęsinys doc. 2

3 dokumentas.

Vidinės konferencijos scenarijaus pavyzdys (fragmentas).

Tai mato tik organizatoriai.

Bendrosios taisyklės

- Susitikimo vieta yra registracijos stalas, 1 salė, 4 aukštas. Jei jūsų darbas su scenarijumi baigtas arba yra pauzė, visi grįžta prie registracijos stalo.

– Registracijos lange turi būti tobula tvarka. Yra visada.

- Neatidėliotinų klausimų, viskas organizacinių pokyčių o apie papildymus pranešama Anna (8-xxx-xxx-xx-xx).

– Jei konferencijos dalyvis užduoda klausimą, į kurį negalite atsakyti, pasakykite, kad viską sužinosite per minutę, o atsakymą pateikite tiksliai per minutę, kaip žadėjote.

– Parodykite visiems, kad esate profesionalas, galintis susitvarkyti su savo darbu. Ir tobula.

– Visi dalyvaujantys asmenys – konferencijos organizatoriai turi žinoti, kur ir kokia salė yra, kas joje vyks ir kokiu laiku. Ši informacija yra programoje.

Grafiko tęsinys

Tvarkaraščio pabaiga

Šiame plane detaliai aprašoma, kurie darbuotojai už ką atsakingi. Tai ypač svarbu, jei vienas darbuotojas atsakingas už skirtingų renginio etapų įgyvendinimą. Kad nieko nepraleistų, prieš akis turi turėti dokumentą, kuriame būtų nurodyta, kur jis turi būti konkrečiu momentu.

Naujieji metai... Visi susitinkame ir švenčiame juos labai įvairiai. Tačiau iki gruodžio 31 d., laikrodis išmuš dvyliktą, gali būti dar kur kas daugiau treniruočių švenčių: susitikimai su draugais iš anksto apsikeisti dovanomis, vaikiški vakarėliai, taip pat įmonių darbo vakarėliai dirbantiems komandoje.

Stambios korporacijos, kuriose dirba šimtai ar net tūkstančiai darbuotojų, šventėms organizuoti dažniausiai naudojasi specializuotų įmonių paslaugomis. O klientai gali tik susitarti ir sumokėti. Mažesnėse, bet gana didelėse įmonėse paprastai yra kūrybinis skyrius, atsakingas už tokius reikalus. Mažose įmonėse Naujųjų metų šventės organizavimas dažniausiai krenta ant trapių kokios nors sekretorės pečių ir reikalas apsiriboja triukšminga ar nelabai puota.

Jei nestokojate entuziazmo ir įkvėpimo, ne, ne, taip apsilankymų, tuomet jūs puikiai sugebate suorganizuoti linksmybes. Naujųjų metų šventė savo kolegoms, o pirmiausia sau.

INICIATYVIŲ GRUPĖ

Vienas lauke nėra karys, o tuo labiau, kai reikia organizuoti šventę. Jums tikrai reikia savanorių. Tačiau ne per daug, kad daugumai komandos išlaikytų vakaro intrigą. Renkantis padėjėjus, turėtumėte remtis jais stiprybės... Idealiu atveju iniciatyvinėje grupėje turėtų būti bent vienas „kūrybininkas“, vienas organizacinių gabumų turintis žmogus ir vienas „aktorius“, gebantis nedvejodamas visos komandos akivaizdoje (nors ir ne per daug nepriekaištingai) įkūnyti bet kokį sugalvotą įvaizdį. Jei jūs ir jūsų kolega turite viską tinkamas savybes- tada pirmyn!

BIUDŽETAS IR IDĖJA

Vienas sugeba provokuoti kitą. Vadovybė gali iš karto pasakyti pinigų limitą, ir tai paskatins jus bet kokią atostogų idėją. Arba gali nutikti ir atvirkščiai: jūsų idėja taip patiks vadovybei, kad ji skirs reikiamų lėšų jai įgyvendinti.

Taigi idėja. Bene svarbiausiu dalyku, kuris gali tapti ir plyta, kuri visą šventę nutemps į dugną, ir sparnu, kuris iškels virš žemės ne tik jus, bet ir patenkintus kolegas. Idėjos gimsta ne nuo nulio. Jums tikrai reikia peno apmąstymams, kurie neabejotinai prives prie sėkmingos minties, kuri bus visko pradžia. Išanalizuokite savo komandą, jos darbuotojus, bendrą nuotaiką, šiuo metu aktyviai diskutuojamus gandus, įmonės vykdomos veiklos pobūdį, pagrindinius partnerius, gaminį, kurį gaminate ir pan. Viskas gali įkvėpti idėją. Ir dažniau eini visą kelią iki rezultato ir viena mintis limpa prie kitos, ir nei viena mintis nėra atsitiktinė ar kvaila. Kalbėk garsiai. Balsas iniciatyvinėje grupėje net labiausiai, iš pirmo žvilgsnio, kvailų minčių. Nes net ir pats nereikšmingiausias gali staiga virsti „ko reikia“!

Taip atsitinka, kad ir kaip kovotum, nieko originalaus nesugalvosi. Viskas gerai! Pradėkite nuo akivaizdžių dalykų, pamatysite, tada atsiras kažkas įdomesnio ir tinkamesnio jūsų komandai.

Galite surengti karnavalą ar spalvotą vakarėlį. Kvieskite visus ateiti apsirengę tam tikros spalvos drabužiais ar su kokiu nors privalomu atributu, pavyzdžiui, su galvos apdangalu, ir visi jau išsirinks patys. O jei šalyje ištiks krizė? Galite tai atiduoti komiškai, jei visi į vakarėlį ateina su skylėtais drabužiais arba visiškai nesandariais ir suplyšusiais drabužiais. Bus puikios nuotraukos!

Įsivaizduokite ir tegul jūsų vaizduotė neturi ribų!

ATOSTOGŲ VIETA

Svarbu. Šis niuansas taip pat gali paskatinti idėją. Tai gali būti kaip atskiras biuras Jūsų biure, jo salėje ar specialiai nuomojamas kambarys... Viską apgalvokite iš anksto, taip pat kaip papuošite. Tai priklauso nuo patalpos dydžio: ar bus galima surengti vaišes, ar teks apsieiti su švediško stalo stalu, kad vietos užtektų visiems. Nepamirškite skirti vietos šokiams, pasirodymams (jei yra) ir organizacijos dovanoms (jei yra). Taip pat paskirkite kampelį savo rekvizitų, greičiausiai jums jo prireiks.

Lentelė

Šiam punktui yra du variantai: visus užkandžius ir karštus patiekalus užsisakyti jau paruoštus su pristatymu arba viską, ko reikia, nusipirkti parduotuvėje patiems, o išdėlioti ir gaminti vietoje. Viskas daug lengviau, jei atostogos vyksta kavinėje ar restorane. Jei ne, tuomet pirkiniai gali būti atliekami iš anksto internetu, kad nereikėtų vargti su pristatymu, bet gali būti paskirstomi kolegoms: vienas perka saldumynus, kitas – alkoholį, trečias – gabalėlius, ketvirtas – vaisius ir t.t. Pasirinkus šią parinktį, būtina iš anksto sudaryti „šventinį meniu“. Ir nepamirškite, kad užkandis turi būti proporcingas alkoholiui. Bet kurią šventę galima sugadinti ant stalo padėjus menką maistą su dideliu alkoholio kiekiu.

Taip atsitinka, kad atostogas finansuoja patys darbuotojai. Galite surengti naminių patiekalų paradą: kiekvienas iš namų atsineša iš anksto paruoštą patiekalą (salotas, užkandį, pyragus ar pyragą). Beje, geriausius galima išrinkti slaptu balsavimu ir pažymėti kokiu nors įsimintinu suvenyru.

Ruošdami vaišes nepamirškite parūpinti: indų, iš kurių valgysite ir gersite, taip pat į kuriuos išdėsite vaisius ir saldumynus, servetėlių ar popierinių rankšluosčių, šiukšlių maišų, jei specialiai neperkate. Netoli nuo stalo turi būti šiukšliadėžės, kad prireikus nereikėtų tyčia kur nors bėgti.

OFICIALI DALIS

Visada skirkite tam laiko. Pagrindinis tostas, pasak įmonės vadovo, skirtas įvertinti ir nustatyti judėjimo kryptį kitais metais – būtinas! Iš anksto galite surengti slaptą balsavimą dėl kelių komiškų ir nelabai nominacijų: maloniausias darbuotojas, iškalbingiausias, reprezentatyviausias ir kt. Galite paruošti garbės lentą, kurioje draugiško animacinio filmo pavidalu vaizduojami visi nugalėtojai.

PRAMOGOS

Be maisto, skrebučio ir šokių, galite sugalvoti įvairių veiklų, kurios padarys jūsų šventę nepakartojamą. Norint juos atlikti, nereikia laukti, kol kolegos jau pakankamai išgers: rizikuojate sugadinti tinkamą nuotaiką!
Taurė ar dvi šampano ir galite pradėti linksmintis. Pramogos turėtų būti skirtos jūsų kolegoms. Tačiau su tinkama atmosfera net patys kukliausi taps jūsų šventinio maratono dalyviais. Visuomet pirmiausia kvieskite drąsiausius savanorius, jei norite, galite dalyvauti ir patys, kad parodytumėte pavyzdį. Nebijokite būti juokingi: atrodyti kvailai puikiai nuima stresą! Iš pradžių nepatogu? Bet tada juoksitės kartu su visa kompanija! Ir kokie prisiminimai išliks!

Galbūt visokie konkursai kažkam jau sukirto dantis, bet jie yra universalūs. Surengęs visiškai vaikiškas varžybas, staiga pagauni save galvojant, kad suaugęs dėdė su kaklaraiščiu, šaukšte neša kiaušinį, yra baisiai juokinga!
Surengti estafetes, kuriose gali dalyvauti maksimalus skaičius žmonių. Ir nenusimink, jei kas nors nepasiduoda vakaro žavesiui ir užsispyręs sėdi kamputyje, su abejone žiūri į viską, kas vyksta.... vadinasi, jo valanda dar neatėjo!

Linksmybės nutrūksta, kai du žmonės vienas kitą užrištomis akimis pavaišina kokiu nors aplaistu maistu, pavyzdžiui, kreminiais pyragais. Nepamirškite pagalvoti, kaip pridengti elegantiškus svečių drabužius, kad išsipurvintų tik veidas, na, rankos...na gal ir plaukai, bet labai juokinga! Galite suskirstyti svečius į poras ir surengti varžybas, kurios bus tikslesnės, todėl po tokio maitinimo išliks švaresnės. Ir primintina poros nuotrauka, kurią būtina turėti! Anekdotas prizas nugalėtojams.

Užrištomis akimis galima ne tik maitinti, bet ir piešti, apsirengti. Daug erdvės vaizduotei!

Pasiūlykite vyrams ledo ritulio golfą ant kilimo. Duokite jiems mažytes ledo ritulio lazdas ar ką nors panašaus (pvz., šluostės) ir leiskite kamuoliukui subėgti į stiklinę, kuri guli ant šono. Tiesiog pailginkite trasą, kad kelias būtų aiškesnis, o žiūrovai tribūnose turėtų laiko pasidžiaugti.

Lenktynės ant kėdžių su ratukais atgal. Bus juoko!

Kartu su aktyviais žaidimais turi būti ir reginys. Tai atokvėpio akimirka kolegoms, bet ne jums.
Tai gali būti šarados. Arba galite sugalvoti ką nors kūrybiškesnio. Galite sugalvoti istoriją, kurioje aktoriai bus visi arba pagrindiniai įmonės darbuotojai, jie turėtų būti paslėpti, bet atpažįstami. Pavyzdžiui, kai kurie pasakos personažas, kuris turi išskirtinis bruožas konkretus darbuotojas. Sugalvokite juokingą nuotykių istoriją su gera pabaiga. Jei sunku sugalvoti, galite naudoti kai kuriuos paruoštas tekstas, perdirbdami jį sau ir savo įmonei.

Prie jo galite pridėti detalę, pasikartojančias frazes ar garsus, kuriuos tam tikru momentu patikėsite prabilti konkrečiam darbuotojui iš norinčiųjų. Kuo daugiau tokių akimirkų ir frazių, tuo įdomiau ir smagiau. O gal tai bus veiksmas? Pavyzdžiui, tai gali būti avies pūtimas. Bet tai turėtų kažkaip smagiai įsilieti į siužetą. Prisiminkite Janą Arlazorovą, jis mėgo scenas, kuriose įtraukė publiką.

Jei turite galimybę sukurti juokingą įmonės vaizdo įrašą, pasinaudokite! Ir visada su juokingais komentarais. Galite iškirpti ankstesnius įmonės įvykius, kad prisimintumėte „kaip buvo“.

Galite perdaryti garsią dainą savo žodžiais ir priminti visus joje esančius skyrius ar darbuotojus, jei jų nėra per daug. O gal smulkmenos? Apie kiekvieną galite galvoti ne įžeidžiančias, o humoristines keturias eilutes. Ir kad juose kolega tikrai būtų atpažįstama. Spektaklio metu galima puoštis su bet kuo, bet kaip muzikinis akompanimentas naudokite žaislinį muzikos instrumentą ar dangčius iš įprastų puodų, kurių garsu apsvaigsite visus po kiekvienos smulkmenos.

Galite nusipirkti daugybę juokingų dovanų ir surengti loteriją. Tuo pačiu metu kiekvienai dovanai sugalvokite juokingą eilėraštį, nurodantį dovanos apimtį. Rašykite eilėraščius ant popieriaus lapų ir įdėkite į maišelį, leiskite kolegoms nežiūrėdami traukti ir garsiai perskaityti (arba jūs už juos). Labai juokinga išeina, kai plikas išsitraukia šukas, o ramus skyriaus vedėjas yra seilinukas. Ir taikymo sritį galime sugalvoti patys, ir visai nebūtina, kad ji būtų akivaizdi. Tai dar smagiau!

Nors internete gausu idėjų, visada galite sugalvoti ką nors savo. Svarbi sąlyga – atsipalaiduoti ir smagiai praleisti laiką, mėgautis procesu.
Prisiminkite žaidimą iš vaikystės ir pritaikykite jį suaugusiems, šiek tiek pakeisdami sąlygas. Kurdami šventės scenarijų, būtinai keiskite visus komponentus: puotą, tostus, sveikinimus, aktyvius žaidimus ir reginius. Ir įsitikinkite, kad jie per daug neišsitemps. Tada niekam nebus nuobodu, ir yra tikimybė, kad visi kolegos, kad ir kokie skirtingi būtų, bus patenkinti!
Ir džiaugsitės ne tik rezultatu, bet ir šventės ruošimo procesu.
Pasilinksmink!